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UNIVERSIDAD YACAMBÚ
VICERRECTORADO DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO
INSTITUTO DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO
ANÁLISIS DE LOS RECURSOS NO DECLARADOS REFERIDOS A LA
DISMINUCIÓN DE INVENTARIOS DE MATERIALES Y SUMINISTROS ENLA FORMULACIÓN DEL PRESUPUESTO DE LOS INSTITUTO Y
COLEGIOS UNIVERSITARIOS ADSCRITOS AL MINISTERIO DEL PODER
POPULAR PARA LA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA,
ENTRE LOS AÑOS 2006 – 2010
Autor: Lcdo. Iván Ernesto Lira Casañas
Tutor: Econ. Msc. Oswaldo José Márquez González
Caracas, marzo de 2012
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ii
UNIVERSIDAD YACAMBÚ
VICERRECTORADO DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO
INSTITUTO DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO
LÍNEA DE INVESTIGACIÓN: LA EMPRESA Y SUS PROCESOSOPERATIVOS
ANÁLISIS DE LOS RECURSOS NO DECLARADOS REFERIDOS A LA
DISMINUCIÓN DE INVENTARIOS DE MATERIALES Y SUMINISTROS ENLA FORMULACIÓN DEL PRESUPUESTO DE LOS INSTITUTO Y
COLEGIOS UNIVERSITARIOS ADSCRITOS AL MINISTERIO DEL PODER
POPULAR PARA LA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA,
ENTRE LOS AÑOS 2006 – 2010
Trabajo de Grado presentado como requisito parcial para optar al grado de
Magíster en Gerencia de las Finanzas y de Negocios
Autor: Lcdo. Iván Ernesto Lira CasañasTutor: Econ. Msc. Oswaldo José Márquez González
Caracas, marzo de 2012
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iii
APROBACIÓN DEL TUTOR
En mi carácter de tutor del trabajo de grado titulado: ANÁLISIS DE LOS
RECURSOS NO DECLARADOS REFERIDOS A LA DISMINUCIÓN DE
INVENTARIOS DE MATERIALES Y SUMINISTROS EN LA
FORMULACIÓN DEL PRESUPUESTO DE LOS INSTITUTO Y COLEGIOS
UNIVERSITARIOS ADSCRITOS AL MINISTERIO DEL PODER POPULAR
PARA LA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA, ENTRE LOS AÑOS 2006 –2010, trabajo de grado presentado por el ciudadano Lcdo. IVAN ERNESTO
LIRA CASAÑAS, titular de la cédula de identidad V-6.322.806, para optar al
grado de Magíster en Gerencias se las Finanzas y de los Negocios, hago
constar que el mencionado trabajo reúne los requisitos exigidos por la
Universidad Yacambú para ser sometido a la presentación pública y
evaluación por parte de la comisión que al respecto sea designada por el
vicerrectorado de estudios a distancia.
En la ciudad de Caracas, a los un días del mes de marzo de dos mil doce.
Econ. Msc. OSWALDO JOSE MARQUEZ GONZÁLEZC.I. V-2.634.236
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iv
DECLARACIÓN DE AUTORÍA
Quien suscribe Lcdo. IVAN ERNESTO LIRA CASAÑAS, titular de la cédula
de identidad V-6.322.806, hace constar que es el autor del trabajo de grado
titulado ANÁLISIS DE LOS RECURSOS NO DECLARADOS REFERIDOS A
LA DISMINUCIÓN DE INVENTARIOS DE MATERIALES Y SUMINISTROS
EN LA FORMULACIÓN DEL PRESUPUESTO DE LOS INSTITUTO Y
COLEGIOS UNIVERSITARIOS ADSCRITOS AL MINISTERIO DEL PODERPOPULAR PARA LA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA, ENTRE LOS AÑOS
2006 – 2010, el cual constituye una elaboración personal realizada
únicamente con la dirección del asesor de dicho trabajo, profesor OSWALDO
JOSE MARQUEZ GONZÁLEZ, titular de la cédula de identidad V-2.634.236.
En tal sentido, manifiesto la originalidad de la conceptualización del trabajo,
interpretación de datos y la elaboración de las conclusiones, dejando
establecido que aquellos aportes intelectuales de otros autores se han
referenciado debidamente en el texto de dicho trabajo.
En la ciudad de Caracas, a los un días del mes de marzo de dos mil doce.
Lcdo. IVÁN ERNESTO LIRA CASAÑASC.I. V-6.322.806
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v
INDICE GENERAL
Pág.
APROBACIÓN DEL TUTOR iii
DECLARACIÓN DE AUTORIA iv
LISTADO DE CUADROS viii
LISTADO DE GRAFICOS ix
RESUMEN xINTRODUCCIÓN 1
CAPÍTULO 3
I EL PROBLEMA 3
Planteamiento del Problema 3
Objetivos 8
Justificación 9
Delimitación de la Investigación 11
Limitaciones 11
II MARCO TEÓRICO 12
Antecedentes de la Investigación 13
La Organización Objeto de Estudio: Colegio UniversitarioFrancisco de Miranda
13
El Tratamiento Contable - Presupuestario del CUFM al
Control de los Movimientos Relacionados Con la Cuenta
Inventario de Materiales y Suministros
16
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vi
Tratamiento Contable - Presupuestario de los
Movimientos Relacionados con la Cuenta Inventario de
Materiales y Suministros en Otras Instituciones de
Educación Universitaria
18
Bases Teóricas 19
Bases Legales 29
Sistema de Variables 30
III MARCO METODOLÓGICO 35
Naturaleza de la Investigación 35Población y Muestra 39
Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos 40
Validez y Confiabilidad de los Instrumentos 42
Análisis de Datos 42
IV INTERPRETACIÓN Y ANÁLISIS DE RESULTADOS 44
V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 50
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 52
ANEXOS 55
A CUESTIONARIO ANALISTAS 56
B CUESTIONARIO SUPERVISORES 61C GUIA DE VALIDACIÓN CUESTIONARIO ANALISTAS 65
D GUIA DE VALIDACIÓN CUESTIONARIO
SUPERVISORES
68
E TABULACION DE RESULTADOS CUESTIONARIO 72
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vii
ANALISTAS
F TABULACION DE RESULTADOS CUESTIONARIO
SUPERVISORES
79
G TABULACION DE RESULTADOS CONSOLIDADO 84H SALDOS DE MATERIALES Y SUMINISTROS EN
ALMACEN81
I ESTADOS FINANCIEROS 2006 – 2010 91
CURRICULUM VITAE 96
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viii
LISTA DE CUADROS
CUADRO Pág.
1 Definición Teórica de Variables 32
2 Operacionalización de Variables 33
3 Muestra 40
4 Saldos del Inventario de Materiales y Suministro 48
5 Recursos no Declarados en el Presupuesto Institucional 48
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ix
LISTA DE GRÁFICOS
GRÁFICO Pág.
1 Estructura Organizativa 15
2 Diagrama de Flujo proceso de adquisición de materiales
y suministros
17
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x
UNIVERSIDAD YACAMBÚVICERRECTORADO DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO
INSTITUTO DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADOLínea de Investigación: La Empresa y sus Procesos Operativos
ANÁLISIS DE LOS RECURSOS NO DECLARADOS REFERIDOS A LADISMINUCIÓN DE INVENTARIOS DE MATERIALES Y SUMINISTROS EN
LA FORMULACIÓN DEL PRESUPUESTO DE LOS INSTITUTO YCOLEGIOS UNIVERSITARIOS ADSCRITOS AL MINISTERIO DEL PODER
POPULAR PARA LA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA,ENTRE LOS AÑOS 2006 – 2010
Autor: Lcdo. Iván Ernesto Lira CasañasTutor: Econ. Msc. Oswaldo José Márquez GonzálezMes y Año: marzo 2012
RESUMENEsta investigación pretende demostrar la cantidad de recursos financieros noincorporados en los presupuestos anuales de los Institutos y ColegiosUniversitarios Públicos adscritos al Ministerio del Poder Popular para laEducación Universitaria, años 2006 – 2010, tomando como muestra alColegio Universitario Francisco de Miranda (CUFM). Dada la importancia deltema y su impacto en la gestión contable – financiera de dicho Colegio lucepertinente desarrollar la investigación, la cual serviría para sincerar el montode la asignación presupuestaria orientada a cubrir los gastos de materiales ysuministros en general. El estudio esta basado en un tipo de investigación
descriptiva, para lo cual se utilizaron criterios sistemáticos que permitieronevidenciar el comportamiento del saldo de los inventarios de materiales ysuministros durante el periodo de estudio. Además, el investigador dedicósus esfuerzos a la búsqueda, interpretación y análisis de datos secundarioscontenidos en los Estados Financieros del CUFM, así como en los informesprovenientes del Área de Almacén, combinado con obtención de informaciónde tipo primaria por medio de instrumentos adecuados para recolectarla. Delmismo modo, se utilizaron los diseños documental y de campo. Una vezfinalizada la investigación, se concluyó que la Unidad de Contabilidad de lainstitución objeto de estudio no registra como activos la adquisición de losmateriales y suministros, llevando la totalidad del monto comprado a lacuenta de gasto. En cuanto a la inclusión de los saldos de los inventarios demateriales y suministros se percibe que en ningún momento la OficinaNacional de Presupuesto establece los tratamientos que se le dará comofuente de financiamiento para el ejercicio fiscal presupuestado. Por lo cual,se recomienda aplicar en su totalidad y de forma inmediata las sugerenciasespecificadas.Descriptores: cantidad, recursos, registro, materiales, suministros, fuente,presupuesto.
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1
INTRODUCCION
La Administración Pública es un sistema de instituciones del Estado
Venezolano encargadas de garantizar el cumplimiento de las demandassociales del colectivo. Para que esto ocurra, el Estado debe proporcionar los
ingresos suficientes a fin de cubrir con estas exigencias, estos ingresos
provienen tradicionalmente de la comercialización de los hidrocarburos y el
cobro de los impuestos nacionales, entre otros.
Dentro de la Administración Pública se encuentran adscritas instituciones
que sirven de apoyo para la consecución de los objetivos propuestos en los
planes del Estado, entre ellas se encuentra los Ministerios y sus Entes
Adscritos, los cuales deben formular sus presupuestos anuales apegados a
las normas establecidas por las instituciones responsables de dictar las
políticas financieras, fiscales y presupuestarias.
Ahora bien, en el caso de esta investigación, se encuentran los Institutos
y Colegios Universitarios Públicos adscritos al Ministerio del Poder Popular
para la Educación Universitaria, quienes siguiendo lineamientos de este
Ministerio y de la Oficina Nacional de Presupuesto formulan sus
Presupuestos Anuales Institucionales bajo los parámetros establecidos,dejando a un lado los recursos provenientes de los saldos monetarios de los
inventarios de materiales y suministros depositados en los almacenes de
cada uno de ellos al 31 de diciembre de cada año, no reflejando
completamente las fuentes de financiamientos en los presupuestos
respectivos.
Hoy en día, con la situación presupuestaria existente en el sector
universitario, sería interesante conocer estas cifras a nivel nacional, ya que
en la mayor parte de las ocasiones se destinan más recursos para la
adquisición de materiales y suministros sin tener en cuenta qué cantidad de
materiales reposa en los almacenes de este tipo de instituciones.
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2
Ahora bien, con la presente investigación se pretende demostrar que
cantidad de recursos financieros no han sido incorporados en los
presupuestos anuales institucionales de los Institutos y Colegios
Universitarios Públicos adscritos al Ministerio del Poder Popular para laEducación Universitaria, tomando como muestra al Colegio Universitario
Francisco de Miranda. Para ello se desarrollaron los siguientes capítulos:
a) El Problema, en donde se describe la realidad del objeto de estudios,
explicando la situación actual de la problemática planteada para llegar la
formulación de los objetivos de la investigación, su justificación, delimitación
del tema y limitaciones encontradas al momento de realizarla.
b) Marco Teórico, producto de la verificación teórica que fundamenta lainvestigación en cuanto a la revisión documental y bibliográfica. Aquí se
esbozan posturas teóricas, definiciones, conceptualizaciones (entre otras) de
algunos autores que servirán de base para el sustento teórico de la
investigación.
c) Marco Metodológico, indica el conjunto de métodos, técnicas y
procedimientos que fueron utilizados de manera sistemática para procesar
los datos, extraer la información y producir el conocimiento, es decir, explica
el tipo y diseño de investigación, los métodos y procedimientos que se
siguieron para lograr los datos precisos y el análisis de los mismos con la
finalidad de alcanzar los objetivos propuestos.
d) Análisis e Interpretación de Resultados, señala los resultados obtenidos
después de realizar la investigación, además el autor emite su opinión
referente a estos.
e) Conclusiones y Recomendaciones, indica la opinión del investigador
con respecto a los resultados obtenidos.
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3
CAPITULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema
Hoy en día, en Venezuela, se conoce a la educación universitaria al
sistema integrado por instituciones públicas y privadas dedicadas a laformación de profesionales universitarios atendiendo a los procesos de
diversificación y diferenciación contenidos en las políticas que han formulado
los diferentes gobiernos a partir de la primera mitad de la década del setenta.
En esa década, el desarrollo de Venezuela exigió la transformación del
sector educativo a nivel nacional lo que presionó a la educación universitaria
a realizar los cambios correspondientes orientados a responder a la política
de masificación de la educación.
Es así como nacen los Institutos y Colegios Universitarios Públicos,
orientados a satisfacer las necesidades tecnocráticas, en donde se dictarían
carreras técnicas de corta duración, adscritos al otrora Ministerio de
Educación.
En este orden de ideas, el 3 de abril de 2002, mediante Decreto
Presidencial N°1.634, Publicado en Gaceta Oficial N°37.359 se crea el
Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria, hoy en día para
la Educación Universitaria (MPPEU), órgano del Ejecutivo Nacionalencargado de la dirección estratégica de la educación universitaria
venezolana, ejerciendo la rectoría del Sistema Nacional de Educación
Universitaria y le corresponde la formulación, adopción, seguimiento y
evaluación de las políticas y acciones dirigidas a garantizar una educación
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4
universitaria de calidad para todas y todos, que se constituya en factor
estratégico para el fortalecimiento del poder popular y la construcción de una
sociedad socialista, democrática, participativa y protagónica.
Adicionalmente, y con el fin de coadyuvar en la ejecución de las políticasnacionales en materia financiera, se constituye en Venezuela la Oficina
Nacional de Presupuesto (ONAPRE), quien es la encargada de coordinar,
controlar y evaluar la ejecución del presupuesto público nacional, y asesorar
a la Presidencia de la República y a los Organismos con o sin fines
empresariales, sujetos a la Ley Orgánica de Administración Financiera del
Sector Público (LOAFSP), y que actúan en el sistema presupuestario, en su
procesos de formulación; ejecución; seguimiento; liquidación y en laevaluación de su ejecución física y financiera, así como en la rendición de
cuentas a través de la consolidación anual de la gestión presupuestaria
pública.
Adicionalmente, se crea la Oficina Nacional de Contabilidad Pública
(ONCOP), la cual le corresponde dictar las normas técnicas de contabilidad y
los procedimientos específicos que considere necesario para el adecuado
funcionamiento del Sistema de Contabilidad Pública; es decir, es la
encargada de dictar las normas técnicas de contabilidad y los procedimientos
específicos que considere necesario para el adecuado funcionamiento del
Sistema de Contabilidad Pública,
En este contexto, opera el Colegio Universitario Francisco de Miranda
(CUFM), objeto del estudio, institución venezolana, adscrita al MPPEU,
creada el 20 de febrero de 1974, según Decreto Presidencial Nº 1.620,
publicado en Gaceta Oficial Nº 30.336, el 29 de febrero del mismo año.
Constituye el objetivo central de esta institución, la formación profesionalesuniversitarios competentes con sensibilidad social e identidad nacional y
latinoamericana que se incorporen al proceso de transformación del país
para aportar soluciones. Así como generar y difundir conocimientos y realizar
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5
acciones hacia la comunidad local, regional, nacional e internacional para
contribuir a mejorar la calidad de vida de profesionales universitarios.
En sus operaciones el CUFM se rige por lo indicado en la Constitución de
la Republica Bolivariana de Venezuela, la Ley Orgánica de la AdministraciónPública, la Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público y
sus Reglamentos, la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República
y del Sistema del Control Fiscal, La Ley Anual de Presupuesto, La Ley del
Estatuto de la Función Pública, entre otras.
Anualmente, la ONAPRE, le asigna al CUFM recursos presupuestarios
con la finalidad que realice actividades académicas durante un determinado
ejercicio fiscal. Al cierre de cada uno de ellos, quedan excedentes tanto derecursos financieros representados por saldos positivos en bancos, así como
de recursos materiales caracterizados por las existencias de suministros en
el almacén.
Es pertinente señalar que en la actualidad, la ONAPRE no considera
como fuente de financiamiento, las existencias de materiales depositados en
el almacén del Colegio Universitario Francisco de Miranda al 31 de diciembre
de cada año. Sin embargo, esa Oficina en su Plan Único de Cuentas del Año
2005, indica que el concepto recursos considera cuentas tales como el
incremento de la depreciación acumulada, la disminución de las existencias,
las disminuciones de activos financieros y los aumentos de pasivos
financieros.
Ese mismo documento señala que la metodología de los flujos
financieros, aplicada para el funcionamiento adecuado del Sistema de
Información Contable Presupuestario, es la razón de la existencia de las
partidas que se denominan incremento de.... o disminución de....; las cualesno constituyen autorizaciones para gastar; sino que su finalidad está en
relación con el procesamiento de la información interrelacionada que es
incorporada en los diferentes estados presupuestarios y contables y operan
solamente para la confección de los estados de origen y aplicación de
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6
fondos. Seguidamente, se define la disminución de inventarios como una
fuente financiera que se originaba cuando el saldo final de la cuenta que
representa las existencias del organismo es menor que el saldo inicial, en el
período considerado.Adicionalmente, en el año 2006, el Ministerio del Poder Popular para las
Finanzas, conocido hoy en día como Ministerio del Poder Popular para la
Planificación y Finanzas, a través del Programa de Modernización de la
Administración Financiera del Estado (PROMAFE); diseñó el Plan de
Cuentas Patrimoniales, el cual constituye la enumeración de cuentas
ordenadas sistemáticamente e identificadas con nombres para distinguir una
clase de partidas de otras, a los fines del registro contable de lastransacciones. También, este documento señala que las cuentas que lo
integran deben ser utilizadas con el objeto de generar información para la
toma de decisiones en los niveles de la gerencia, para garantizar el control
del patrimonio y para medir los resultados de la gestión pública.
Es pertinente señalar que uno de los conceptos del Plan de Cuentas es el
denominado Inventario de Materiales y Suministros, la cual comprende las
existencias de materiales y suministros de uso general, propiedad del ente
contable representado en este caso por el CUFM, destinados para ser
utilizados en las operaciones que ejecute, ya sea para su uso directo o
mediante transformación o incorporación como componente de los productos
que elabora.
Asimismo, la Contraloría General de la República en el año 1996 dictó las
normas generales de contabilidad para los Órganos y Entes de la
Administración Pública con el fin de regular el registro sistemático de todas
las transacciones económicas y financieras; la producción de los estadosfinancieros básicos que muestren los activos, pasivos, patrimonio, ingresos y
gastos. A su vez, la ONCOP, ha iniciado el estudio y análisis de las Normas
Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP) y su
aplicabilidad en el ámbito venezolano.
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7
En vista a lo anteriormente expuesto, existe una contradicción aparente
entre el enfoque relacionado con la administración de los inventarios de
materiales y suministros como fuente de financiamiento y los Principios de
Contabilidad Generalmente Aceptados contenidos en la DPC 0, la cualestablece que las transacciones y eventos deben registrarse y revelarse de
acuerdo con su realidad y sentido financiero y no meramente en su forma
legal; la contabilidad cuantifica las operaciones que una entidad efectúa con
otros participantes en la actividad económica, estas actividades deben
reconocerse en el momento que ocurran y registrarse en ella; de igual forma,
cuando en una partida se realicen cambios relativos a su presentación,
valuación, descripción o cualquiera de sus elementos que pudiera modificarla decisión de algunos de los usuarios de los estados financieros; y, también,
indique que la información suministrada en los estados financieros debe
evidenciar elementos de juicio y material básico para que las decisiones de
los interesados estén suficientemente fundadas.
Asimismo, no se cumple con lo pautado en la NICSP 12, que indica que
los inventarios son activos en la forma de materiales y suministros para ser
consumidos o distribuidos en prestación de servicios; éstos deben ser
revelados en los estados financieros según el valor total señalado en los
libros; siendo de utilidad a los usuarios de los estados financieros, la
información de los saldos de las diferentes clases inventarios, así como la
variación de dichos saldos en un periodo determinado.
Esta situación tiene su origen en el hecho que durante el proceso de
contable – financiero solo se maneja como fuente de financiamiento lo
relativo a Aportes de la República, Intereses por Dinero en Depósito,
Ingresos por Matrícula y Disminución de Bancos.Dada la importancia del tema por sus impactos en la gestión contable –
financiera del Colegio Universitario Francisco de Miranda, luce pertinente
desarrollar una investigación orientada al análisis de los recursos no
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declarados en la formulación del presupuesto del Colegio Universitario
Francisco de Miranda.
Con base a los planteamientos a los anteriormente expuestos, surgen las
siguientes interrogantes:1. ¿Cómo reflejan los Órganos y Entes de la Administración Pública en sus
presupuestos de recursos los saldos de existencias de materiales y
suministros al 31 de diciembre de cada año?
2. ¿Cuáles son los lineamientos de la ONAPRE en materia de tratamiento a
los saldos de existencias de materiales y suministros al 31 de diciembre de
cada año?
3. ¿Que volumen de recursos no han sido declarados por el CUFM comofuente de financiamiento durante los años 2006 – 2010?
Objetivos
General
Analizar los recursos no declarados referidos a la Disminución de
Inventarios de Materiales y Suministros en la formulación del presupuesto del
de los Institutos y Colegios Universitarios adscritos al Ministerio del Poder
Popular de Educación Universitaria, entre los años 2006 – 2010.
Específicos
1. Describir el tratamiento que los Órganos y Entes de la Administración
Pública le dan en sus presupuestos de recursos a los saldos de existenciasde materiales y suministros al 31 de diciembre de cada año.
2. Identificar los lineamientos de la ONAPRE en materia de tratamiento de
los saldos de existencias de materiales y suministros al 31 de diciembre de
cada año.
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3. Determinar el volumen de recursos que no han sido declarados por el
CUFM como fuente de financiamiento durante los años 2006 – 2010.
4. Sugerir a las Instituciones encargadas de dictar los lineamientos para la
formulación presupuestaria, la incorporación de los recursos referidos a laDisminución de Inventarios de Materiales y Suministros en la formulación del
presupuesto del de los Institutos y Colegios Universitarios adscritos al
Ministerio del Poder Popular de Educación Universitaria.
Justificación
Para Balestrini (2002), en la justificación se trata “de presentar de manaracoherente las razones que desde el punto de vista teórico practico justifican
la vigencia del problema.” (p. 56).
En este sentido, todo investigador debe centrar sus esfuerzos en la
ubicación y solución de problemas que tengan impacto en la sociedad. En el
caso de la República Bolivariana de Venezuela, los funcionarios públicos y
administradores de Fondos del Estado están en la obligación de velar por el
correcto y buen uso de los recursos y bienes que integran el Patrimonio
Público.
Dado a que existe una contradicción aparente entre el enfoque
relacionado con la disminución de inventarios como una fuente de
financiamiento de la cual no escapa la Administración del CUFM y los
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados contenidos en la DPC 0
y en las NICSP 12; los resultados de esta investigación podrían servir de
marco de referencia al Estado Venezolano en cuanto a conocer como se está
considerando el inventario de materiales y suministros en el contextopresupuestario con el fin de generar correctivos que permita mejorar la
maximización de la asignación de la cuota presupuestaria a través del
apropiado tratamiento del tema.
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10
Adicionalmente, estos resultados podrían ser extrapolados a otras
instituciones universitarias similares a la institución objeto de estudio; de tal
forma que contribuiría a homogenizar el tratamiento a los inventarios de
materiales y suministros en los contextos presupuestario – contable. Asícomo también, servir de modelo para otros investigadores que quisieran
profundizar sobre el tema.
En lo particular, esta investigación contribuiría con el Colegio Universitario
Francisco de Miranda a los fines que el tratamiento del inventario de
materiales y suministros se haga de manera apropiada, lo cual beneficiaria a
la administración de los recursos presupuestarios asignados.
En general, esta investigación generará aportes conceptuales ymetodológicos en la administración de los inventarios de materiales y
suministros, en cuanto a su apropiada consideración en el contexto
presupuestario y metodológico en cuanto a su tratamiento contable en
atención a las normativas establecidas por la República Bolivariana de
Venezuela, la DPC 0 y en las NICSP 12; que permitan homogeneizar el
enfoque de este tema a nivel universitario.
El autor de esta investigación como funcionario público está en la
obligación de cumplir y hacer cumplir el ordenamiento legal vigente en las
áreas que le competen. Por esta razón, seleccionó este tema de estudio con
la finalidad de aportar otra perspectiva al análisis de situaciones contables –
financieras- presupuestarias en cuanto al tratamiento del stock de materiales
y suministros depositados en el Almacén del CUFM, el cual sirve como
fuente de financiamiento para el próximo ejercicio fiscal.
En consecuencia, se contribuye a sincerar el monto de la asignación
presupuestaria orientada a cubrir los gastos de materiales y suministros engeneral y a su vez los estados financieros estarían acordes a los principios
contables generalmente aceptados.
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Delimitación de la Investigación
Esta investigación, orientada a analizar los recursos no declarados en la
formulación del presupuesto del Colegio Universitario Francisco de Miranda,entre los años 2006 – 2010, fue realizada tomando en consideración la
información documental y de campo existente en la organización objeto de
estudio. Para ello se describió el tratamiento que los Órganos y Entes de la
Administración Pública le dan en sus presupuestos de recursos los saldos de
existencias de materiales y suministros al 31 de diciembre de cada año;
serán identificados los lineamientos de la ONAPRE en materia de tratamiento
a los saldos de existencias de materiales y suministros al 31 de diciembre decada año; se analizó el tratamiento contable del CUFM al control de los
movimientos contables relacionados con la cuenta inventario de materiales y
suministros; y se determinó el volumen de recursos que no han sido
declarados por el CUFM como fuente de financiamiento durante los años
2006 – 2010.
Limitaciones
La única limitación existente fue que el investigador no pudo obtener
cifras del cierre del inventario al año 2005; por lo demás no se confrontaron
limitaciones durante el desarrollo de esta investigación debido a que la
información estuvo disponible y la Directiva del Colegio Universitario
Francisco de Miranda y los funcionarios encuestados suministraron la
información que les fue requerida.
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CAPITULO II
MARCO TEÓRICO
Balestrini (2002) señala que al momento de elaborar el proyecto de
investigación “una vez que se ha reducido el problema a términos precisos y
explicito; es decir, restringido y delimitado a unas dimensiones manejables,
es necesario situar el marco de referencia teórica que orienta el estudio entodos sus aspectos”. (p. 91)
Es decir, que el autor de la investigación debe ubicar al lector dentro del
campo conceptual del objeto de estudio por medio de reseñas que le den
idea de lo que se está abordando, de tal manera que tenga una idea clara
sobre el alcance de la investigación que se desarrolla
Adicionalmente, Sabino (2007) plantea que el propósito del marco teórico
es el de “encuadrar el problema en estudio en un conjunto de conocimientos
previos, a fin de brindar una guía para la indagación y puntualizar los
conceptos con los cuales trabajaremos”. (p. 48)
La finalidad de este capítulo es presentar la literatura que sirvió de base
para el estudio, su organización contempla:
1. Antecedentes de la investigación,
2. La organización objeto de estudio: Colegio Universitario Francisco de
Miranda,
3. Bases teóricas,4. Bases legales, y
5. Sistema de variables
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Antecedentes de la investigación
Según Arias (2006), “Los antecedentes reflejan los avances y el estado
actual del conocimiento en un área determinada y sirve de modelo o ejemplopara futuras investigaciones.”(p. 106).
En cuanto a esta investigación, es pertinente señalar que realizadas las
indagaciones correspondientes en instituciones universitarias públicas, no
fueron encontradas evidencias documentadas sobre la existencia de
Trabajos (Especiales) de Grado referidos al tema objeto de esta
investigación.
En este sentido, en lo que respecta al presente estudio, se indagó en losmedios informativos de la Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE), de la
Oficina Nacional de Contabilidad Pública (ONCOP), del Ministerio del Poder
Popular para la Educación Universitaria (MPPEU) y en los Registros del
Colegio Universitario Francisco de Miranda (CUFM) la presencia de normas o
instrucciones relativas a la incorporación de los recursos materiales
depositados en el Almacén de los Institutos y Colegios Universitarios
adscritos al MPPEU al Presupuesto Institucional de cada uno de ellos, lo cual
arrojó la inexistencia de tal información.
La organización objeto de estudio: Colegio Universitario Francisco
de Miranda
Objeto de la Institución
El Colegio Universitario “Francisco de Miranda”, es una institución deeducación del Estado Venezolano cuya misión es formar profesionales
universitarios competentes con el área técnico profesional, con gran
sensibilidad social e identidad nacional y latinoamericana que se incorporen
al proceso de transformación del país para aportar soluciones. Así como
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generar y difundir conocimientos y realizar acciones hacia la comunidad local,
regional, nacional e internacional para contribuir a mejorar la calidad de vida.
Fue creado el 20/02/1974, por el Gobierno del Dr. Rafael Caldera, según
Decreto Presidencial Nº 1620, de la misma fecha, el cual se publicado enGaceta Oficial Nº 30.336 del 29 de febrero de 1974. Se encuentra localizado
en la Esquina de Mijares, Parroquia Altagracia, Municipio Libertador del
Distrito Capital. Es una institución pública adscrita al Ministerio del Poder
Popular para la Educación Universitaria.
El CUFM tiene como objetivo ser a mediano plazo una institución
universitaria de excelencia en el plano docente, de investigación, de
extensión y gestión. En estrecha correspondencia con la sociedad delconocimiento que exige el siglo XXI y con los valores de equidad y justicia
que plantea la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela en aras
de la construcción de una sociedad independiente y democrática.
Estructura Organizativa
Su estructura organizativa responde a una organización funcional con sus
diferentes unidades alineadas de manera horizontal y vertical; representada
de la forma siguiente:
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Gráfico Nº 1Estructura Organizativa
Fuente: Colegio Universitario Francisco de Miranda (2010)
En esta estructura se observan la Subdirección Administrativa, la Oficina
de Planificación y Desarrollo Institucional, la Coordinación de Contabilidad y
el Área de Almacén; dependencias en las cuales se desarrolló esta
investigación; y cuyas funciones se señalan a continuación.
1. Subdirección Administrativa: unidad encargada de garantizar la
adquisición de bienes y servicios, coordinar la regulación o administración de
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las existencias de materiales en el almacén, así como la revisión de los
estados financieros de la Institución.
2. Oficina de Planificación y Desarrollo Institucional: responsable de la
formulación, reformulación, control y evaluación del Plan Operativo yPresupuesto Institucional.
3. Coordinación de Contabilidad: encargada de generar los estados
financieros de la Institución por medio de la aplicación de los criterios
establecidos en la contabilidad financiera.
4. Área de Almacén General: cuya función es la administración del
inventario de materiales y suministros bajo su custodia.
El tratamiento contable - presupuestario del CUFM al control de los
movimientos relacionados con la cuenta inventario de materiales y
suministros
En el CUFM, los registros generados por la incorporación de materiales y
suministros se originan en la Coordinación de Presupuesto, estableciéndose,
en consecuencia, el compromiso presupuestario correspondiente, el cual no
tiene ninguna afectación contable.
Posteriormente, al hecho de entrega de la mercancía por el proveedor, y
sea elaborada la correspondiente acta de recepción, se establece la
conformidad de los materiales y suministros que se están recibiendo por el
Área de Almacén. A esta altura del proceso aun cuando se genera un gasto
causado; no se origina el asiento contable de cuentas por pagar al
proveedor. Almacén, a su vez, le remite la factura a la Coordinación de
Finanzas, dependencia que procede a solicitar la elaboración del chequepara el pago de la factura, generándose el movimiento contable respectivo.
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A continuación, se detalla flujograma del proceso para la adquisición de materiales y
CUFM:
Gráfico Nº 2
Diagrama de Flujo proceso de adquisición de materiales y sumin
Fuente: Elaborado por el Autor (2011)
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Como se puede observar, la contabilidad del inventario de materiales y
suministros no es aplicada siguiendo los principios contables de aceptación
general, establecidos por la Federación de Colegios de Contadores Públicos
de Venezuela, en su DPC 0 y en las NICSP 12.No obstante la situación expuesta anteriormente, se destaca el hecho que
el Área de Almacén se lleva el control de los materiales depositados en
cuanto a sus entradas y salidas, en un sistema que no guarda ninguna
relación con los registros del libro diario. En consecuencia, los saldos
generados por estos movimientos no son reflejados en los estados
financieros.
Tratamiento contable - presupuestario de los movimientos relacionados
con la cuenta inventario de materiales y suministros en otras
Instituciones de Educación Universitaria
Los procesos administrativos realizados por otras Instituciones de
Educación Universitaria, en cuanto al tratamiento contable – presupuestario
de los movimiento, relacionados con la cuenta inventario de materiales y
suministros, según la investigación realizada, son desarrollados en la misma
forma que los genera el CUFM. En este sentido, el proceso comienza en la
Unidad de Presupuesto con el establecimiento del compromiso respectivo a
la orden de compra, lo cual no afecta la contabilidad de la institución, siendo
causado el gasto y afectada esta contabilidad al momento que la Unidad de
Alcancen conforme la factura relacionada con la compra de los materiales y
suministros, siendo notificada posteriormente la Unidad Administrativa
respectiva sobre esta recepción.Del mismo modo, la Unidad de Contabilidad no registra en sus activos la
adquisición de los materiales y suministros, llevando la totalidad del monto
comprado a la cuenta de gasto, estableciendo la deuda respectiva o
registrando el pago de la factura en cuestión.
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Esto indica que, al igual que el CUFM, los registros de las adquisiciones
de materiales y suministros no son efectuados a la cuenta de activos
circulantes para que los mismos sean reflejados en el Balance General como
inventario, sino son vistos como un gasto, afectando directamente elresultado del ejercicio económico en un momento determinado,
contradiciendo lo establecido en los principios contables de aceptación
general, determinados por la Federación de Colegios de Contadores Públicos
de Venezuela, en su DPC 0 y en las NICSP 12 descritas anteriormente.
Bases Teóricas
Las bases teóricas son todas aquellas definiciones que sustentan la
investigación y que aplica diferentes aspectos del tema en estudio;
igualmente amplia la descripción del problema; es decir, integra la teoría con
la investigación y sus relaciones mutuas.
Balestrini (2002), señala que “Todo proyecto de investigación, debe
contener dentro del Marco Teórico, una sección especialmente dedicada a la
definición de los elementos básicos que conforman la estructura teórica de la
misma, que permiten orientar el sentido de la investigación: los conceptos.”
(p. 107).
A tal fin, para abordar las bases teóricas que sustentan la presente
investigación, se analizaron algunas fuentes bibliográficas que permitieron
aclarar la interpretación del tema en cuestión, seguidamente se comentarán
éstas.
Los sistemas de información financieros, conceptualización y alcance.
Los sistemas de información de una organización comprenden, entre
otros, los correspondientes a la información financiera. Entre ellos se
encuentran los estados financieros, que son un conjunto de documentos
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contables que reflejan la situación económica y financiera de una entidad
económica en un periodo determinado. Estos están representados
principalmente por; el balance general y el estado de resultados, con sus
correspondientes estados auxiliares entre los cuales se encuentra el auxiliarde inventarios; así como también, el flujo de efectivo.
En este mismo orden de ideas y basado en el objeto de estudio, el
Balance General se corresponde con un estado financiero básico en el que
se presenta de manera sistematizada y a una fecha determinada, la situación
financiera y patrimonial de un ente, indicando la totalidad de las cuentas que
comprende el activo, pasivo y patrimonio.
Adicionalmente, el Estado de Resultados refleja las cuentas de ingresos ygastos, así como el resultado obtenido durante la gestión de un ejercicio
económico financiero, como consecuencia de las distintas operaciones que
se realizan. En la Administración Pública al resultado económico se le
denomina desahorro cuando los gastos totales superan a los ingresos
totales; y ahorro cuando sucede lo contrario.
Entre tanto, el Flujo de Efectivo proporciona información sobre los
ingresos y erogaciones de efectivo o su equivalente, por las actividades de
operación, inversión y financiamiento de una organización, que le permita a
los directivos de la empresa, accionistas, inversionistas y proveedores
conocer la capacidad de generar efectivo en un periodo determinado.
Con respecto al auxiliar de inventarios conviene señalar que juega un
papel fundamental en las organizaciones debido a que tiene un impacto
importante en el comportamiento de los estados financieros anteriormente
descritos. Por esta razón, las organizaciones definen en planta estrategias
orientadas al manejo apropiado de esa variable. Es por ello que han surgidoteóricos y herramientas contables – financieras orientadas al control y
seguimiento del comportamiento de esta variable. Tal es el caso de la
cantidad económica de pedido, con la cual se busca encontrar el monto de
pedido ideal que optimice el costo total del inventario de la organización.
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En cuanto al balance general, una de las variables para cualquier
organización está representada por los activos, los cuales comprende las
cuentas representativas de los bienes y derechos patrimoniales derivados en
transacciones o hechos contables propios del ente contable, que contribuyendirecta o indirectamente al cumplimiento de sus objetivos.
Dentro de los activos se encuentran el circulante, el cual agrupa el
conjunto de cuentas representativas de los bienes y derechos que, por su
naturaleza, se espera convertir en efectivo o consumir dentro de los doce
meses siguientes de realizada la transacción.
Lo hasta aquí descrito converge en lo que se conoce como hechos
contables, que representan actos o transacciones que teniendoconsecuencias de contenido económico, afectan al patrimonio de la unidad
económica de forma directa y concreta. Este concepto está muy ligado al de
momentos contables, que son etapas o fases del procedimiento
administrativo y financiero que afectan al patrimonio, las cuales se deben
registrar a los fines del control y toma de decisiones.
Los inventarios y el flujo de caja
Es importante considerar, que la variación en los inventarios de
materiales y suministros en una organización puede ser vista en los estados
financieros antes nombrados de forma que, en el balance general todo
aumento en el inventario de materiales y suministros disminuye las cuentas
de efectivo o banco y su disminución (en el inventario) provocaran una
disminución en el resultado del ejercicio. Entre tanto, el estado de resultados
no es afectado por el incremento en los inventarios, al contrario, por sudisminución provocan incremento en los gastos y por ende disminución del
resultado del ejercicio. Con respecto al flujo de efectivo, un aumento en los
inventarios disminuye el efectivo al final del periodo económico y la
disminución en los inventarios incrementa dicho efectivo.
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El Presupuesto Público, herramienta del Estado
La actividad financiera pública es la gestión que realiza el Estado para
proveerse de los medios necesarios que le permitan luego cubrir los gastosde servicios públicos, es como el Estado, trata de conseguir los recursos
financieros que necesita, para luego convertirlos en bienes y servicios, de tal
forma para satisfacer las necesidades básicas de la sociedad.
Del mismo modo, la política fiscal es el uso de ciertas actividades y
acciones del Gobierno para desarrollar y estabilizar la economía, utilizando
para ello como instrumentos los impuestos, los gastos y la deuda pública.
Ésta da los lineamientos que orientan la acción del Gobierno, para lograrfines de desarrollo social y económico.
De allí es de donde nace el Presupuesto Público, el cual se puede definir
como un sistema mediante el cual se elabora, coordina la ejecución, controla
y evalúa la producción pública (bien o servicio) de una institución, sector o
región, en función de las políticas de desarrollo previstas en los planes. Éste
debe contar con clasificaciones de Ingresos y Gastos así como las
operaciones de financiamiento sin compensaciones entre sí, para el
correspondiente Ejercicio Económico Financiero, que combinados y
consolidados de tal forma indiquen la magnitud y naturaleza de la acción y el
financiamiento público.
En Venezuela, la técnica para la presupuestación es la del Presupuesto
por Proyectos, el cual es un instrumento para asignar y distribuir los recursos
públicos a través de proyectos presupuestarios, a los entes u organismos
nacionales, estadales y municipales en función de las políticas y objetivos
estratégicos de la Nación, expresados en los respectivos Planes Anuales;además coordinar, controlar y evaluar su ejecución. Tiene su base legal en
la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela y en la Ley
Orgánica de Administración Financiera del Sector Público con sus
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respectivos reglamentos. Su órgano rector es la Oficina Nacional de
Presupuesto.
En el mismo orden de ideas, el Proyecto Presupuestario es la expresión
sistematizada de un conjunto delimitado de acción y recursos que permiten,en un tiempo determinado, el logro de un resultado específico para el cual
fue concebido. Este resultado puede estar dirigido a satisfacer las
necesidades y demandas de la población o mejorar los procesos y sistemas
de trabajo de la Institución o del Sector Público. Representa la categoría
presupuestaria de mayor nivel en la asignación de los recursos financieros
públicos. Está identificado por los siguientes elementos:
1. Objetivo Especifico: situación a alcanzar como consecuencia de suejecución
2. Resultado: producto, bien o servicio que se materializa con su ejecución
3. Metas: determinación cualitativa y cuantitativa del bien, servicio o
indicador que se espera obtener
Entre tanto, las Acciones Centralizadas son actividades que no es posible
definir en términos de proyectos, pero necesaria para garantizar el
funcionamiento de las Instituciones Públicas, así como el cumplimiento de
otros compromisos del Estado. Sus recursos no son directamente asociables
a un único proyecto. Se constituye como una categoría presupuestaria al
mismo nivel de los proyectos
También, se encuentran las Acciones Especificas que son la
desagregación de los Proyectos y las Acciones Centralizadas, éstas se
definen como:
1. En los Proyectos: operaciones concretas, suficientes, medibles y
cuantificables anualmente para lograr el resultado esperado.2. En la Acción Centralizada: actividades que realiza la Institución en pro
de su funcionamiento, así como el cumplimiento de otros compromisos del
Estado
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Ahora bien, las metas de las Acciones Especificas vienen dadas por la
determinación cualitativa y cuantitativa del bien, servicio o indicador que se
espera obtener.
Plan de Cuentas Presupuestarias
Es un conjunto de cuentas que la Administración Pública utilizar para el
registro de sus operaciones contables y presupuestarias; fue dictado por
primera vez en el año 1993, el cual indicaba que todas las transacciones
contables y presupuestarias se registraran por partida simple y por partida
doble las transacciones contables y presupuestarias. Su finalidad fue launificación de cuentas en ámbito nacional, para la consolidación eficaz de las
Cuentas del Tesoro Nacional; y debe emplearse en la formulación, ejecución
y control del Presupuesto del Sector Público, siendo en su esencia un valioso
avance técnico en la administración presupuestaria.
Recientemente, en el año 2006, el Programa de Modernización de las
Finanzas del Estado, creó en materia presupuestaria un nuevo Clasificador
de Recursos y Egresos, los cual busca mejorar el proceso de reorganización
del Sistema Integrado de Gestión y Control de las Finanzas Públicas, a
través de la interrelación de los sistemas que participan en la Administración
Financiera del Sector Público.
Los inventarios en los contextos contable - presupuestario
Conviene señalar que los materiales y suministros pueden manejarse en
dos contextos, el contable y el presupuestario. El contexto contable es elreferido a las existencias de materiales y suministros de uso general,
propiedad de la organización, destinados para ser utilizados en las
operaciones que ejecute, ya sea para su uso directo o mediante
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transformación o incorporación como componente de los productos que
elabora.
En cuanto al presupuestario, se consideran como materiales de consumo
los cuales tienen un periodo corto de uso, muestran un rápido desgaste,pierden su característica de identidad al ser aplicados o transformados en
otros y su costo unitario es relativamente bajo.
La adquisición de estos materiales a nivel presupuestario, es considerada
como un gasto causado, momento presupuestario que nace cuando la
administración pública adquiere un bien, material o servicio y está conforme
con la entrega, en donde al mismo tiempo, en la contabilidad de la
organización, se registra una deuda motivado a que nace la obligación depago a un tercero.
Los recursos presupuestarios
En el tratamiento de la información financiera para instituciones similares
a la del objeto de estudio, surge el concepto de recursos los cuales son los
medios de financiamiento generados por Estado para cubrir los egresos
producto de las actividades que se desarrolla en la Administración Pública.
Se asume como premisa que las actividades que desarrolla la Administración
Pública están orientadas a la satisfacción de las necesidades de la
población, en atención a los objetivos y metas contenidas en los planes
estratégicos de la nación.
En este orden de ideas, los recursos se clasifican en ingresos y
operaciones de financiamiento. Los ingresos ordinarios son aquellos
generados durante el mismo periodo económico, entre los cuales seencuentran los impuestos, la renta petrolera, tasas; entre otros. En cuanto a
las operaciones financieras, ellas comprenden todas las fuentes financieras
bien sean a través de la Ley de Crédito Público o aquellas que no generan
movimientos monetarios durante el ejercicio económico financiero.
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Principios Contables de la Administración Pública en Venezuela
En Venezuela existen una serie de principios contables asociados a la
Administración Pública, entre ellos se encuentran:1. Registro: Los hechos contables deben reconocerse y registrarse
oportunamente, de una sola vez, en orden cronológico, consecutivo, sin que
existan vacíos u omisiones en la información y en moneda de curso legal,
conforme a los sistemas, métodos y procedimientos que se estimen
adecuados, a fin de garantizar la coherencia de la información.
2. Revelación suficiente: Los estados financieros deben contener en forma
clara y comprensible toda la información necesaria que exprese losresultados y la situación económica financiera del ente, de manera tal que
facilite a los usuarios la toma de decisiones pertinentes, igualmente, deben
revelarse las políticas contables más importantes seguidas por el ente.
3. Importancia relativa: La información procesada y presentada por la
contabilidad incluirá aquellos aspectos cuya revelación sea importante. Una
partida contable tendrá importancia relativa cuando un cambio en su
presentación, evaluación, descripción o en cualquiera de sus elementos
pudiera modificar el análisis o la toma de decisiones basadas en los estados
financieros. La aplicación de este principio no podrá implicar en ningún caso
la trasgresión de normas legales.
4. Prudencia: Al efectuar el registro de una transacción o hecho financiero
se debe adoptar la alternativa que ofrezca resultados más prudentes o
conservadores. Se deben contabilizar los ingresos y gastos efectivamente
realizados, así como también los gastos que supongan riesgos previsibles o
pérdidas eventuales.5. Causado y devengado: Los gastos e ingresos serán reconocidos para su
registro en el momento en que se causen o se devenguen respectivamente,
haya o no movimiento de efectivo. Un gasto se considera causado al hacerse
exigible el pago de la obligación correspondiente y un ingreso se considera
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devengado cuando se adquiere el derecho a percibir una determinada
cantidad de recursos.
6. Principios contables supletorios: En caso de situaciones no previstas en
los anteriores principios, se tomará como marco de referencia los Principiosde Contabilidad de Aceptación General emitidos por la Federación de
Colegios de Contadores Públicos de Venezuela.
Normas y Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados
Es importante destacar que la información contable – financiera debe ser
manejada siguiendo pautas o reglas que ayudan al manejo y presentaciónuniforme de la situación económica de una organización. Una de ellas son
las normas técnicas de contabilidad, que responderá a un conjunto de reglas
y disposiciones a las que se debe someter el tratamiento y desarrollo de los
procesos contables.
Es pertinente señalar que, existen normas de transcendencia
internacional como lo son la Normas Internacionales de Contabilidad (NIC),
las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) y las Normas
Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP)
Cada una de ellas son pautas orientadas a estandarizar la preparación,
presentación y tratamiento de la información financiera tanto en el sector
privado como en el público, teniendo su origen en las Normas Generales de
Contabilidad (NGC), que vienen a ser supuestos fundamentales, conceptos
básicos o postulados que tienen por propósito que la contabilidad de las
organizaciones logren el objetivo de producir sistemática y estructural mente
información cuantitativa y cualitativa, veraz, útil y oportuna sobre lastransacciones que realizan los órganos de la República y sus entes
descentralizados funcionalmente.
Vale mencionar la existencia de los Principios de Contabilidad
Generalmente Aceptados (PCGA), que es un cuerpo de doctrinas que rigen
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al Sistema de Contabilidad Pública, conforme a la legislación venezolana.
Entre ellos y relacionados con el objeto de estudio, encontramos:
1. Principio énfasis en el aspecto económico: Las transacciones y eventos
deben registrarse y revelarse de acuerdo con su realidad y sentido financieroy no meramente en su forma legal.
2. Principio de realización contable: la contabilidad cuantifica las
operaciones que una entidad efectúa con otros participantes en la actividad
económica. Estas actividades deben reconocerse en el momento que
ocurran y registrarse en la contabilidad.
3. Principio de importancia relativa: cuando en una partida se realicen
cambios relativos a su presentación, valuación, descripción o cualquiera desus elementos que pudiera modificar la decisión de algunos de los usuarios
de los estados financieros.
4. Principio de revelación suficiente: referido a la importancia que debe
tener la información suministrada en la cual se debe evidenciar elementos
de juicio y material básico para que las decisiones de los interesados estén
suficientemente fundadas.
Normas Internacionales de Contabilidad para Sector Público.
En el ámbito internacional, la Federación Internacional de Contadores
Público por medio de la Junta de Normas Internacionales para el Sector
Público ha venido desarrollando una serie de normas orientadas a la
estandarización de la preparación, presentación y tratamiento de la
información financiera del sector público; existiendo en la actualidad 27
normas cuya implementación busca mejorar la calidad de la información yarmonizar su presentación a nivel mundial.
En Venezuela la Oficina Nacional de Contabilidad Pública, como máximo
organismo para dictar las normas técnicas de contabilidad y los
procedimientos específicos que considere necesario para el adecuado
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funcionamiento del Sistema de Contabilidad Pública, ha dado inicio al estudio
y análisis de las NICSP y su aplicación en el ámbito nacional
Bases Legales
Las bases legales es un subtitulo adicional en las investigaciones, se
utilizan cuando éstas tienen implicaciones legales; se corresponde con los
aspectos de orden legal (leyes, reglamentos y resoluciones) relacionados con
el tema objeto de estudios.
En el caso de esta investigación se tiene como referencia lo establecido
en la Ley Orgánica de Administración Pública, la cual indica en su articuladoque las asignaciones de recursos para el uso de la Administración Pública se
deben ajustar al requerimiento para el logro de los objetivos y metas
establecidos; y, además, deben ser utilizados racionalmente.
De igual manera, la Ley Orgánica de la Administración Financiera del
Sector Público (LOAFSP), indica que la administración financiera del sector
público es un conjunto de órganos, normas y procedimientos que participan
en la generación de recursos para ser utilizados en el cumplimiento de los
fines del Estado, guiados por los principios de la legalidad, transparencia,
responsabilidad, entre otros.
Además, establece que todos los ingresos y operaciones de
financiamiento (fuentes financieras) forman parte del presupuesto público.
Asimismo, la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del
Sistema Nacional de Control Fiscal, define el objeto del Sistema Nacional de
Control Fiscal, el cual es el fortalecimiento de la capacidad del Estado para
ejecutar eficazmente su función de gobierno, logrando la transparencia y laeficiencia en el manejo de los recursos del sector público.
También, esta misma Ley señala que el control interno es el conjunto de
planes, políticas, normas, métodos y procedimientos encaminados a
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resguardar los recursos y verificar la exactitud y veracidad de información
financiera y administrativa.
Ahora bien, la Ley Contra la Corrupción norma lo relativo al cumplimiento
los principios de honestidad, transparencia, participación, eficiencia, eficacia,legalidad, rendición de cuentas y responsabilidad, por parte de los
funcionarios y empleados públicos; además, indica el deber de éstos de
administrar y custodiar el patrimonio público con decencia, decoro, probidad
y honradez.
En lo que respecta al Reglamento Nº 1 de la LOAFSP, del Sistema
Presupuestario, se indica que los órganos y entes de la Administración
Pública deben incluir en su presupuesto la relación de recursos reales paralograr los objetivos y metas planteadas.
De igual forma, el Reglamento Nº 4, LOAFSP, del Sistema de
Contabilidad Pública, desarrolla los principios contables y establece las
normas y procedimientos técnicos que conforman el Sistema de Contabilidad
Pública, que permiten valorar, procesar y exponer los hechos económicos
financieros que afecten o puedan llegar a afectar el patrimonio de la
República o de sus entes descentralizados funcionalmente.
Como también, en la Resolución Nº 01-00-00-032 de fecha 28/11/1996,
suscrita por el Contralor General de la República Bolivariana de Venezuela,
señala los principios que contables que sirven de guía para el registro de los
hechos económicos financieros, entre los cuales se encuentran:
Sistema de variables
Para Sabino (2007), “Una vez que alcanzamos un conocimientorelativamente amplio del tema a investigar, de sus antecedentes, aspectos
principales y enfoques mas usuales, debemos abocarnos a aislar, dentro del
problema, los factores mas importantes que en él intervienen.” (p. 52)
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Asimismo, Balestrini (2002), comenta que “En el proyecto de investigación
relacionado con estudios descriptivos, evaluativos, diagnósticos, formulación
de hipótesis causales o experimentales, se hace necesario presentar el
sistema de variables, como un importante aspecto del Marco Teórico.”(p.113).
De la misma forma, Arias (2006), indica que “Un sistema de variables es
el conjunto de características cambiantes que se relacionan según su
dependencia o función en una investigación”. (p. 109)
Por lo tanto, el investigador necesita traducir los conceptos (variables) a
hechos observables para lograr su medición. Las definiciones señalan las
operaciones que se tienen que realizar para medir la variable, de forma tal,que sean susceptibles de observación y cuantificación.
Dentro de este proceso es necesario tener en cuenta la definición
nominal, la real y la operacional de la variable a medir; en donde la primera
se refiere al significado que ha de tener un termino determinado dentro de la
investigación; la definición real es aquella que está relacionada con las
dimensiones o propiedades fundamentales del objeto referido en la
definición, los elementos característicos de una variable que poseen cierta
autonomía; y por último, la operacional, viene relacionada con los indicadores
establecidos según el significado que se le ha dado a las variables a través
de sus dimensiones, es la unidad de medida que permite estudiar una
variable.
En tal sentido, se decidió realizar la operacionalización de variables
objetivos específicos de la investigación planteada, con la finalidad de lograr
una mejor observación y comprensión en cuanto la obtención de la
información necesaria para el desarrollo de la investigación, las cuales sedetallan en el cuadro expuesto.
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CUADRO N°1DEFINICION TEORICA DE VARIABLES
Fuente: Elaborado por el autor (2011)
OBJETIVOS ESPECÍFICOS VARIABLES DEFINICION TEORICA
Describir el tratamiento que losÓrganos y Entes de laAdministración Pública le dan ensus presupuestos de recursoslos saldos de existencias demateriales y suministros al 31 dediciembre de cada año.
Tratamientopresupuestario de lasexistencias demateriales ysuministros
Permite conocer la manera comlos Órganos y Entes del EstadVenezolano administran, custodiacontabilizan los inventarios dmateriales y suministros al 31 ddiciembre de cada añdepositados en sus almacenes
Identificar los lineamientos de laONAPRE en materia detratamiento a los saldos deexistencias de materiales ysuministros al 31 de diciembrede cada año.
LineamientosONAPRE
Se refiere a identificar lainstrucciones emitidas por ONAPRE con respecto al inventarde materiales y suministros, para formulación del presupuesinstitucional
Determinar el volumen derecursos que no han sidodeclarados por el CUFM comofuente de financiamiento durantelos años 2006 – 2010
Volumen de recursosno declarados comofuente definanciamiento
Permite conocer la cantidad drecursos provenientes de laexistencias de materiales suministros depositadas en almacén al final de cada ejercicfiscal
Sugerir a las Institucionesencargadas de dictar loslineamientos para la formulaciónpresupuestaria, la incorporaciónde los recursos referidos a laDisminución de Inventarios deMateriales y Suministros en laformulación del presupuesto delde los Institutos y ColegiosUniversitarios adscritos alMinisterio del Poder Popular deEducación Universitaria
SUGERENCIAS DELINEAMIENTOS
Por medio de ellas se podrá dictnuevos lineamientos para incorporación en la formulación dpresupuesto, de los saldos al 31 d
diciembre de cada año de loinventarios de materiales suministros
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CUADRO N°2OPERACIONALIZACION DE VARIABLES
VARIABLESDIMENSIÓN
DEFINICIONOPERACIONAL(indicadores)
TECNICA E INSTRDE RECOLECC
INFORMACI
Tratamiento de lasexistencias demateriales ysuministros Ciencias fácticas
administrativas -presupuestarias
Representa lasdiferentes opciones enel tratamiento de lossaldos de existencia demateriales ysuministros, comogasto o inversión, en elColegio Universitario
Francisco de Miranda
Se realizó documental y de cla normativa emala ONAPRE metodología aplicCUFM; se utilizó como herramientarecolección de dat
LineamientosONAPRE
Ciencias fácticasadministrativas -presupuestarias
Mide lacorrespondencia entrelos lineamientosgenerados por laONAPRE sobre eltratamiento de losinventarios demateriales ysuministros y laformulación
presupuestaria en elCUFM
Se realizó documental y de cla normativa emala ONAPRE metodología aplicCUFM; se utilizócomo herramientarecolección de dat
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CUADRO N°2 (cont.)
Fuente: Elaborado por el autor (2010)
Volumen derecursos nodeclarados comofuente definanciamiento
Ciencias fácticasadministrativas -presupuestarias
Determina los saldosde existencia demateriales ysuministros en el Áreade Almacén al final decada periodo encorrespondencia alpresupuesto asignado
Esta informacirecopilada a travaplicación de una a una representativa personas responsmanejo contapresupuestario inventario de masuministros
SUGERENCIASDELINEAMIENTOS
Ciencias fácticasadministrativas -presupuestarias
Indica los saldos deexistencia demateriales ysuministros en el Áreade Almacén al final decada periodo quedeben serconsiderados en elpresupuestoinstitucional del añoinmediatamenteposterior al del cierredel ejercicio fiscal
Esta información sen los robtenidos einvestigación
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CAPITULO III
MARCO METODOLÓGICO
En todo proyecto de investigación el marco metodológico indica el
conjunto de métodos, técnicas y procedimientos que serán utilizados de
manera sistemática para procesar los datos, extraer la información y producir
el conocimiento.En tal sentido Arias (2006), indica que “La metodología del proyecto
incluye el tipo o tipos de investigación, las técnicas y los instrumentos que
serán utilizados para llevar a cabo la indagación. Es el “cómo” se realizará el
estudio para responder al problema planteado.” (p. 110)
Del planteamiento de Arias (Ob. cit.), se desprende el hecho que el marco
metodológico se debe indicar todos aquellos elementos que den la idea de
cómo vamos a realizar el estudio: tipo (s) de investigación, técnicas e
instrumentos par la recolección de datos, entre otros.
Asimismo, Balestrini (2002), señala que “El Marco Metodológico, está
referido al momento que alude al conjunto de procedimientos lógicos, tecno-
operacionales implícitos en todo el proceso de investigación.” (p. 125).
Por tal motivo, el marco metodológico de la presente investigación:
“Análisis de los recursos no declarados referidos a la Disminución de
Inventarios en la formulación del presupuesto de los Institutos y Colegios
Universitarios adscritos al Ministerio del Poder Popular para la EducaciónUniversitaria, entre los años 2006 – 2010 (Caso Colegio Universitario
Francisco de Miranda)”, explica el tipo y diseño de investigación, los métodos
y procedimientos que se siguieron para lograr los datos precisos y el análisis
de los mismos con la finalidad de alcanzar los objetivos propuestos.
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Naturaleza de la Investigación
El objetivo de cualquier ciencia es adquirir conocimientos mediante la
elección del método adecuado que nos permita conocer la realidad, pero estono es tan sencillo ya que se debe aceptar como ciertos los conocimientos
erróneos o viceversa. Para ello, existen los métodos inductivos y deductivos,
los cuales tienen objetivos diferentes y podrían ser resumidos como
desarrollo de la teoría y análisis de la teoría respectivamente. Los métodos
inductivos están generalmente asociados con la investigación cualitativa
mientras que el método deductivo está asociado frecuentemente con la
investigación cuantitativa.En el mismo orden de ideas, la investigación cuantitativa es una
metodología de investigación que busca ponderar los datos/información y,
por lo regular, aplica una forma de análisis estadístico. Se define como un
tipo de investigación que utiliza métodos totalmente estructurados o formales,
realizando un cuestionamiento a través de preguntas principalmente cerradas
y concretas para explorar y entender las motivaciones y comportamientos de
individuos o grupos de individuos. Una de sus principales características es
la posibilidad de hacer sus hallazgos proyectables en un sentido estadístico,
mediante la implementación de metodologías de muestreo adecuadas.
Ahora bien, el “Análisis de los recursos no declarados referidos a la
Disminución de Inventarios en la formulación del presupuesto de los Instituto
y Colegios Universitarios adscritos al Ministerio del Poder Popular para la
Educación Universitaria, entre los años 2006 – 2010 (Caso Colegio
Universitario Francisco de Miranda)”, requiere que el investigador asegure
con precisión los datos objeto de estudio así como también, utilizar métodosestadísticos o matemáticos, los cuales caracterizan esta metodología.
Asimismo, se puede indicar que existen tipos de investigaciones
cuantitativas que resultan de la aplicación de uno o más criterios de
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clasificación, entre ellas se encuentran las descriptivas, las explicativas, las
sincrónicas o transversales y las diacrónicas o longitudinales.
Ahora bien, Arias (2006), indica que la investigación descriptiva “consiste
en la caracterización de un hecho, fenómeno o grupo con el fin de establecersu estructura o comportamiento.” (p. 24)
De lo anteriormente expuesto se desprende que la investigación
clasificada descriptiva se orienta al análisis de un fenómeno existente con el
fin de establecer su característica fundamental.
Del mismo modo, Hernández, Fernández y Baptista (2006), indican que
las investigaciones descriptivas “miden, evalúan y recolectan datos sobre
diversos conceptos (variables), aspectos, dimensiones o componentes delfenómeno a investigar.” (p. 103)
Por consiguiente, este estudio esta basado en un tipo de investigación
descriptiva, motivado a que se analizaran los recursos no declarados
referidos a la Disminución de Inventarios en la formulación del presupuesto
de los Instituto y Colegios Universitarios adscritos al Ministerio del Poder
Popular para la Educación Universitaria, entre los años 2006 – 2010 (Caso
Colegio Universitario Francisco de Miranda), utilizando criterios sistemáticos
que permitieron evidenciar el comportamiento del saldo de los inventarios de
materiales y suministros durante el periodo de estudio y, a su vez, se
proporcionó información comparable con otras fuentes; es decir, se midieron,
evaluaron y recolectaron datos sobre los saldos de las existencias de los
inventarios al 31 de diciembre de los años 2006, 2007, 2008, 2009 y 2010 en
el Colegio Universitario Francisco de Miranda.
Adicionalmente, Balestrini (2002), establece que de establecer el tipo de
investigación que caracteriza al estudio “seguidamente se debe definir en elMarco Metodológico, ¿Cuál es el diseño de investigación que se adecua al
tipo de investigación que ha sido definido, en función de los objetivos
generales y específicos? (p. 131)
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De esta forma el investigador puede abordar de lleno la forma en que se
va a presentar la resolución de las incógnitas planteadas según los objetivos
propuestos.
Asimismo, Sabino (2002), señala que “en función del tipo de datos a serrecogidos para llevar a cabo la investigación es posible categorizar a los
diseños en dos tipos básicos: diseños bibliográficos y diseños de campo.” (p.
64).
Esto es debido a que los datos a recolectar se originan de fuentes
primarias, en el caso de los diseños de campo, como también de fuentes de
tipo secundario, relacionadas con los diseños bibliográficos.
Del mismo modo, Arias (2006), indica que “La investigación documentales un proceso basado en la búsqueda, recuperación, análisis, critica e
interpretación de datos secundarios,…” (p. 27), definiendo que “La
investigación de campo es aquella que consiste en la recolección de datos
directamente de los sujetos investigados, o de la realidad donde ocurren los
hechos (datos primarios)…” (p. 31)
En vista a lo anterior planteado y a que el investigador dedicó sus
esfuerzos a la búsqueda, interpretación y análisis de datos secundarios
contenidos en los Estados Financieros del CUFM, así como en los informes
provenientes del Área de Almacén, combinado con obtención de información
de tipo primaria por medio de instrumentos adecuados para recolectarla y sin
tener la posibilidad de modificar las condiciones existentes en dicha
información, se planteó que se utilizarán los dos diseños en este estudio:
documental y de campo.
Es decir, el investigador trabajó con información ya procesada por el
CUFM, con los lineamientos e instrucciones emanadas por el MPPES, por laONAPRE y por la Contraloría General de la República Bolivariana de
Venezuela, los cuales los analizó y sistematizó mediante las técnicas
adecuadas para este fin. Como también, medió el comportamiento de las
personas relacionadas con los procesos de registro, control y custodia de los
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inventarios de materiales y suministros, mediante la aplicación directa de
instrumentos para posteriormente general las conclusiones respectivas.
Población y Muestra
Arias (2006), define a población como “el conjunto finito o infinito de
elementos con características comunes para los cuales serán extensivas las
conclusiones de la investigación. Esta queda delimitada por el problema y
por los objetivos del estudio.” (p. 81)
Es decir, la población está representada por todos los elementos del
objeto de estudio, estos sean cuantificables o no, los cuales poseencaracterísticas idénticas.
Asimismo, Hernández, Fernández y Baptista (2004), “Para el enfoque
cuantitativo, las poblaciones deben situarse claramente en torno a sus
características de contenido, de lugar y en el tiempo.” (p. 304)
En el caso del presente estudio la población está integrada por todos los
Institutos y Colegios Universitarios Públicos, adscritos al Ministerio del Poder
Popular para la Educación Universitaria.
Seguidamente, una vez definido el universo del estudio se seleccionó la
muestra, la cual, según Arias (2006), “es un subconjunto representativo y
finito que se extrae de la población accesible.” (p. 83).
De acuerdo a la experiencia del autor, por conocer de cerca la realidad a
estudiar, se aplicó el muestreo intencional u opinático, que no es mas que la
selección de los elementos y la determinación del tamaño de dicha muestra
según criterios del investigador, mediante la inclusión en la muestra de
grupos que son típicos.En este caso, se seleccionaron dentro del Colegio Universitario Francisco
de Miranda a las Coordinaciones de Contabilidad, Financiera y Presupuesto,
así como también, el Área de Almacén del CUFM. La misma está
conformada por trece empleados (as): cuatro del nivel supervisorio y nueve
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del nivel técnico. En la tabla que sigue a continuación se refleja la
distribución de la población por áreas.
En este caso, y por ser una población pequeña (15 personas), se decidió
tomar el total de ésta como espacio muestral.
Cuadro N°3Muestra
Áreas Tipo de Personal Muestra
Financiero 3
Coordinador 1
Técnicos 2
Contabilidad 3Coordinador 1
Técnicos 2
Presupuesto 4
Coordinador 1
Técnicos 3
Almacén 3
Jefe 1Técnicos 2
Total 13
Fuente: Elaborado por el autor (2011)
Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos
Arias (2006), menciona que “Las técnicas de recolección de datos son las
distintas formas o manera de obtener la información.” (p.111); o sea, es cómo
el investigador piensa efectuar la recolección de los datos.
En lo que respecta a los instrumentos, Sabino (2002), indica que “Un
instrumento de recolección de datos es, en principio, cualquier recurso de
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que se vale el investigador para acercarse a los fenómenos y extraer de ellos
información.” (p. 99).
Ahora bien, con lo que respecta a esta investigación referida al “Análisis
de los recursos no declarados referidos a la Disminución de Inventarios en laformulación del presupuesto de los Institutos y Colegios Universitarios
adscritos al Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria,
entre los años 2006 – 2010”, como se indicó anteriormente, el investigador
dedicó sus esfuerzos a la búsqueda, interpretación y análisis de datos
secundarios combinado con obtención de datas de tipo primario por medio de
instrumentos adecuados para recolectarla. Por tal motivo, en esta
investigación se utilizó fundamentalmente la técnica documental y decontenido, asociada a una serie de instrumentos orientados de manera
esencial a alcanzar los objetivos propuestos.
En primera instancia se aplicó el análisis de documentos, el cual permitió
abordar los requisitos de carácter teórico de la investigación, en donde se
utilizaron el subrayado, el fichaje de citas y notas bibliográfica, construcción y
presentación de cuadros y gráficos, entre otras.
Adicional a esta técnica, se utilizó el censo bajo la modalidad de
cuestionario, el cual, como lo indica Bernal (2006), “es un conjunto de
precuentas diseñadas para generar los datos necesarios para alcanzar los
objetivos del proyecto de investigación.” (p. 217); en donde se obtuvo
información suministrada por el grupo de personas pertenecientes a las
áreas relacionadas con el objeto de estudio.
Para ello se elaboraron dos tipos de cuestionarios: uno orientado a los
supervisores de área y el otro para los analistas; el primero es de tipo abierto
para que cada encuestado exprese sus propias palabras al momento decontestarlo, no limitándose a criterios del investigador; y el segundo, de tipo
mixto, el cual contiene preguntas abiertas y cerradas de carácter dicotómico.
En este último, el encuestado solo se limitó a dar respuesta según el listado
establecido.
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Validez y Confiabilidad de los Instrumentos
Arias (2006), establece que “La validez del cuestionario significa que las
preguntas o ítems deben tener una correspondencia directa con los objetivosde la investigación. Es decir, las interrogantes consultarán solo aquello que
se pretende conocer o medir.” (p. 79).
En este sentido, se validaron las preguntas de cada cuestionario
relacionadas con las variables en estudio, a fin de verificar si sus respuestas
satisfacen los requerimientos para dar respuesta a los objetivos de la
investigación.
Con respecto a la confiabilidad de los instrumentos, Hernández,Fernández y Baptista (2003), indican que “La confiabilidad de un instrumento
de medición se refiere al grado en que su aplicación repetida al mismo sujeto
u objeto produce resultados iguales.” (p. 346).
En el caso de los instrumentos de esta investigación fueron aplicados a
un grupo de dos profesionales del área contable presupuestaria en tres
oportunidades distintas, obteniendo las mismas respuestas en cada caso.
Análisis de Datos
Una vez concluidas las etapas de recolección y procesamiento de datos
se inicia el proceso de análisis de datos, para lo cual, según Balestrini (2002),
“han de ser sometidos a un proceso de elaboración técnica, que permite
recontarlos y resumirlos:” (p. 169)
Ahora bien, con lo que respecta a la presente investigación, el análisis de
las variables se realizó por medio de técnicas graficas relacionadas concuadros estadísticos o ilustraciones que permitieron abordar los hechos
estudiados atendiendo a las características de cada variable que se
analizaron como lo son: el tratamiento presupuestario de las existencias de
materiales y suministros, los lineamientos ONAPRE para el uso de las
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existencias de materiales y suministros, los registros contables en el CUFM
en la cuenta inventario de materiales y el volumen de recursos no declarados
como fuente de financiamiento.
La elaboración de las graficas, ilustraciones, tablas, cuadros, entre otrosde la presente investigación se elaboró de manera sistemática por medio del
computador, utilizando las aplicaciones Ms Word y Ms Excel.
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CAPITULO IV
ANALISIS E INTERPRETACION DE LOS RESULTADOS
A continuación se presentan los resultados del análisis de la información
documental y de campo que dan respuesta al problema formulado y a los
objetivos de esta investigación.
Con respecto al objetivo, “Describir el tratamiento que los Órganos yEntes de la Administración Pública le dan en sus presupuestos de recursos
los saldos de existencias de materiales y suministros al 31 de diciembre de
cada año”, se observó que los procesos administrativos realizados por las
Instituciones de Educación Universitaria al igual que los Entes y Órganos de
la Administración Pública, en cuanto al tratamiento contable – presupuestario
de los movimiento relacionado con la cuenta inventario de materiales y
suministros son desarrollados de la misma forma, en donde el proceso
comienza en la Unidad de Presupuesto con el establecimiento del
compromiso respectivo a la orden de compra, lo cual no afecta la
contabilidad de la institución, siendo causado el gasto y afectada esta
contabilidad al momento que la Unidad de Alcancen conforme la factura
relacionada con la compra de los materiales y suministros, en donde se
notificada posteriormente la Unidad Administrativa respectiva sobre esta
recepción a fin de procesar el pago respectivo.
Del mismo modo, la Unidad de Contabilidad no registra en sus activos laadquisición de los materiales y suministros, llevando la totalidad del monto
comprado a la cuenta de gasto, estableciendo la deuda respectiva o
registrando el pago de la factura en cuestión.
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Entre tanto, en el CUFM, los registros generados por la adicción de
materiales y suministros nacen en la Coordinación de Presupuesto,
estableciéndose el compromiso presupuestario respectivo, el cual no tiene
ninguna afectación contable.Posterior a que el proveedor entregue la mercancía y sea elaborada la
correspondiente acta de recepción en donde se establece la conformidad de
los materiales y suministros que se están recibiendo, el Área de Almacén le
envía la factura a la Coordinación de Financiero, quien procede a solicitar la
elaboración del cheque de rigor para el pago de la factura.
Como se puede observar, en este caso, la contabilidad del inventario de
materiales y suministros no es aplicada siguiendo los principios contables deaceptación general, establecidos por la Federación de Colegios de
Contadores Públicos de Venezuela, en su DPC 0 y en las NICSP 12. No
obstante, se destaca que en el Área de Almacén se lleva el control de los
materiales depositados en cuanto a sus entradas y salidas, en un sistema
que no guarda ninguna relación con los registros del libro diario. En
consecuencia, los saldos generados por estos movimientos no son reflejados
en los estados financieros.
Esto indica que los registros de las adquisiciones de materiales y
suministros no son efectuados a la cuenta de activos circulantes para que los
mismos sean reflejados en el Balance General como inventario, sino son
vistos como un gasto, afectando directamente el resultado del ejercicio
económico en un momento determinado.
En cuanto al objetivo, “Identificar los lineamientos de la ONAPRE en
materia de tratamiento a los saldos de existencias de materiales y
suministros al 31 de diciembre de cada año”, se observó del análisis de lainformación bibliográfica generada por los órganos y entes de la
Administración Pública que los presupuestos públicos se corresponden por
todos los ingresos y todos los gastos, así como las operaciones de
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financiamiento sin compensaciones entre sí, para el correspondiente ejercicio
económico financiero.
Adicionalmente, las operaciones de financiamiento se refieren a aquellas
fuentes y aplicaciones financieras, sea que originen o no movimientosmonetarios durante el ejercicio económico financiero.
De igual manera, el Sistema Nacional de Control Fiscal tiene la
responsabilidad de fortalecer la capacidad del Estado para lograr la
transparencia y la eficiencia en el manejo de los recursos del sector público.
Todo esto es logrado a través del Control Interno, que no es más que un
sistema que comprende el plan de organización, las políticas, normas, así
como los métodos y procedimientos adoptados dentro de las instituciones delEstado para el logro de sus objetivos y metas.
Seguidamente se observó que para la formulación presupuestaria las
instituciones del Estado deben incluir dentro de su presupuesto información
de los recursos reales a emplear en la consecución de los objetivos y metas,
así como cualquier otra información económica-financiera y administrativa
que sea útil para la elaboración del presupuesto institucional.
Del mismo modo, se indica que los hechos contables deben reconocerse
y registrarse oportunamente conforme a los sistemas, métodos y
procedimientos que se estimen adecuados, a fin de garantizar la coherencia
de la información.
También, se establece que los estados financieros deben contener en
forma clara y comprensible toda la información necesaria que exprese los
resultados y la situación económica financiera de las instituciones públicas,
de tal forma que aseguren a los usuarios la toma de decisiones pertinentes.
De igual forma, se establece que la información procesada y presentadapor la contabilidad incluirá aquellos aspectos cuya revelación sea importante.
Una partida contable tendrá importancia relativa cuando un cambio en su
presentación, evaluación, descripción o en cualquiera de sus elementos
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pudiera modificar el análisis o la toma de decisiones basadas en los estados
financieros.
Asimismo, se indica que al efectuar el registro de una transacción o hecho
financiero se debe adoptar la alternativa que ofrezca resultados másprudentes o conservadores. Por lo cual, los gastos son registrados en el
momento en que se causen, haya o no movimiento de efectivo,
considerándose un gasto causado al hacerse exigible el pago de la
obligación correspondiente
Finalmente, se apunta que en caso de situaciones no previstas en los
anteriores lineamientos se tomará como marco de referencia los Principios
de Contabilidad de Aceptación General emitidos por la Federación deColegios de Contadores Públicos de Venezuela.
En vista a todo esto, se percibe que en ningún momento se establecen
los tratamientos que se le dará a los saldos de los inventarios de materiales y
suministros al 31 de diciembre de cada año como fuente de financiamiento
para el ejercicio fiscal presupuestado. Además, existe contradicción entre la
definición de causación de gasto y lo establecido en los principios contables
de aceptación general, establecidos por la Federación de Colegios de
Contadores Públicos de Venezuela, en su DPC 0 y en las NICSP 12.
Con respecto al objetivo “Determinar el volumen de recursos que no han
sido declarados por el CUFM como fuente de financiamiento durante los
años 2006 – 2010”, se pudo observar que en el caso del Colegio
Universitario Francisco de Miranda quedaron al cierre de cada ejercicio fiscal
objeto de estudio los siguientes saldos:
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Cuadro N°4Saldos del Inventario de Materiales y Suministro
(En Bolívares)Año Saldo
2005 Sin información2006 262.350,77
2007 351.541,23
2008 550.262,96
2009 607.498,15
Total 1.834.653,11
Fuente: Sección de Almacén del CUFM (2010)
Por consiguiente, en la formulación del Presupuesto Institucional del Ente
tomado como muestra, se dejaron de incluir recursos provenientes de los
saldos de los inventarios de materiales y suministros depositados en el Área
de Almacén, la cantidad de recursos financieros que abajo se indican:
Cuadro N°5Recursos no declarados en el Presupuesto Institucional
(En Bolívares)Año Saldo
2006 Sin información
2007 262.350,77
2008 351.541,23
2009 550.262,96
2010 607.498,15
Total 1.834.653,11
Fuente: Sección de Almacén del CUFM (2010)
En cuanto al objetivo “Sugerir a las Instituciones encargadas de dictar los
lineamientos para la formulación presupuestaria, la incorporación de los
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recursos referidos a la Disminución de Inventarios de Materiales y
Suministros en la formulación del presupuesto del de los Institutos y Colegios
Universitarios adscritos al Ministerio del Poder Popular de Educación
Universitaria”, se recomienda lo siguiente:1. Actualizar la Resolución N°01-00-00-032 de la C ontraloría General de
la República en donde indica los criterios para el registro contable del gasto
público, en cuanto al tratamiento de las compras relacionadas con materiales
y suministros, los cuales quedan depositados en los almacén de los Institutos
y Colegios Universitarios Públicos adscritos al Ministerio del Poder Popular
para la Educación Universitaria (IUT CU).
2. Aplicar lo establecido por los Principios de Contabilidad de AceptaciónGeneral, a fin de llevar registro contable de la existencia de materiales y
suministros depositados en los almacenes de los IUT CU. Los materiales y
suministros adquiridos no deben llevarse directamente a cuentas de gastos,
sino a la de activos circulantes.
3. La ONCOP, como Ente rector en materia contable de la Administración
Pública debería pronunciarse al respecto, e iniciar los estudios conducentes
a la adaptación de los principios contables establecidos en la Resolución N°
01-00-00-032 de la Contraloría General de la República a los actuales
escenarios económico – financieros que atraviesa el país.
4. Incorporar en el Plan de Cuentas Presupuestarios cuentas de fuentes
financieras referidas a disminución de inventarios de materiales y
suministros, con la cual se podría incorporar dentro del presupuesto
institucional estos recursos como fuentes de financiamiento.
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CAPITULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Una vez finalizada la investigación, se puede concluir que la Unidad de
Contabilidad del Colegio Universitario Francisco de Miranda no registra como
activos la adquisición de los materiales y suministros, llevando la totalidad del
monto comprado a la cuenta de gasto. Lo que indica que este registrocumple con los principios contables de aceptación general, establecidos por
la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela, en su DPC
0 y en las NICSP 12. No obstante, se destaca que en el Área de Almacén
se lleva el control de los materiales depositados en cuanto a sus entradas y
salidas, en un sistema que no guarda ninguna relación con los registros del
libro diario. En consecuencia, los saldos generados por estos movimientos
no son reflejados en los estados financieros.
Esto indica que los registros de las adquisiciones de materiales y
suministros no son efectuados a la cuenta de activos circulantes para que los
mismos sean reflejados en el Balance General como inventario, sino son
vistos como un gasto, afectando directamente el resultado del ejercicio
económico en un momento determinado.
En cuanto a la inclusión de los saldos de los inventarios de materiales y
suministros depositados en el almacén al 31 de diciembre de cada año, se
percibe que en ningún momento la ONAPRE establecen los tratamientos quese le dará como fuente de financiamiento para el ejercicio fiscal
presupuestado. Además, existe contradicción entre la definición de
causación de gasto y lo establecido en los principios contables de aceptación
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general, establecidos por la Federación de Colegios de Contadores Públicos
de Venezuela, en su DPC 0 y en las NICSP 12.
Lo hasta aquí descrito iría en detrimento de las decisiones administrativas
que se pudieran tomar en un momento determinado en cuanto a las gestiónfinanciera y presupuestaria de la Institución.
Del mismo modo, es importante señalar que los montos de los recursos,
provenientes de los saldos de los inventarios de materiales y suministros
custodiados en el almacén no declarados como fuentes de financiamiento
para la presupuestación del periodo siguiente, representan una cantidad
significativa en estos momentos de austeridad de los recursos
presupuestarios, la misma, acumulada en los periodos objeto a estudio, llegóen su totalidad a la suma de UN MILLON OCHOCIENTOS TREINTA Y
CUATRO MIL SEISCIENTOS CINCUENTA Y TRES BOLIVARES CON
ONCE CENTIMOS (Bs. 1.834.653,11).
Por consiguiente, se recomienda aplicar en su totalidad y de forma
inmediata, lo indicado al final del capítulo anterior, referido a las sugerencias
para las Instituciones encargadas de dictar los lineamientos para la
formulación presupuestaria.
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ANEXOS
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ANEXO ACUESTIONARIO ANALISTAS
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El presente instrumento está dirigido al Personal Analista relacionado con losmovimientos contables de la cuenta inventario de materiales y suministros,tiene como objetivo recopilar información base para el desarrollo de unainvestigación denominada Análisis de los recursos no declarados referidos a
la Disminución de Inventarios en la formulación del presupuesto de losInstituto y Colegios Universitarios adscritos al Ministerio del Poder Popularpara la Educación Superior, entre los años 2006 – 2010 (Caso ColegioUniversitario Francisco de Miranda), como requisito parcial para optar elTitulo de Magíster Scientiarum en Gerencia de las Finanzas y de losNegocios, en la Universidad Yacambú. La información será tratada demanera confidencial y para fines académicos. Agradecemos su colaboración
Posición que ocupa: _____________________________________________
Tiempo en la posición: _________________
Tiempo en la Institución: ________________
1.- ¿Existe algún procedimiento escrito sobre el tratamiento contable a los
inventarios de materiales y suministros?
SI ____ NO ____
Si su respuesta es afirmativa, ¿podría describir el procedimiento?
_____________________________________________________________ _____________________________________________________________
_____________________________________________________________
2.- ¿Cree usted, en caso de existir, que el procedimiento requiere mejoras?
SI ____ NO ____
En caso de que su respuesta sea afirmativa, ¿podría describir las mejoras?
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
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3.- ¿Conoce usted el tratamiento contable del CUFM al control de los
movimientos contables relacionados con la cuenta inventario de materiales y
suministros?
SI ____ NO ____
Si la respuesta es afirmativa, ¿podría explicar el enfoque?
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
4.- ¿Conoce usted en que se utilizan los saldos del inventario de materiales ysuministros al 31 de de diciembre de cada año?
SI ____ NO ____
Si la respuesta es afirmativa, ¿podría explicar en que utilizan?
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
5.- ¿Conoce usted si el Área de Almacén le notifica a la Coordinación de
Contabilidad el saldo de las existencias de materiales y suministros al 31 de
diciembre de cada año?
SI ____ NO ____
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________ _____________________________________________________________
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6.- ¿Conoce usted si el Área de Almacén le notifica a la Coordinación de
Presupuesto el saldo de las existencias de materiales y suministros al 31 de
diciembre de cada año?
SI ____ NO ____
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
7.- ¿Conoce usted si la Coordinación de Presupuesto incluye en la
formulación del presupuesto institucional el saldo de las existencias demateriales y suministros al 31 de diciembre de cada año como una fuente de
financiamiento?
SI ____ NO ____
Si su respuesta es positiva, ¿sabe usted como se denomina la cuenta
presupuestaria asociada a estos saldos?
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
8.- ¿Cuál es su opinión sobre el impacto que podría causar el no considerar
los saldos de inventarios de materiales y suministros en los Estados
Financieros y en el Presupuesto del CUFM?
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________ _____________________________________________________________
9.- ¿Cuál es su opinión sobre las disposiciones legales sobre el tratamiento
contable del inventario de materiales y suministros?
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_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
10.- ¿Cómo compara el tratamiento contable del inventario de materiales y
suministros dado en el CUFM con respecto a otras experiencias en otros
Institutos y Colegios?
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
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ANEXO BCUESTIONARIO SUPERVISORES
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El presente instrumento está dirigido al Personal Supervisorio relacionadocon los movimientos contables de la cuenta inventario de materiales ysuministros, tiene como objetivo recopilar información base para el desarrollode una investigación denominada Análisis de los recursos no declarados
referidos a la Disminución de Inventarios en la formulación del presupuestode los Instituto y Colegios Universitarios adscritos al Ministerio del PoderPopular para la Educación Superior, entre los años 2006 – 2010 (CasoColegio Universitario Francisco de Miranda), como requisito parcial paraoptar el Titulo de Magíster Scientiarum en Gerencia de las Finanzas y de losNegocios, en la Universidad Yacambú. La información será tratada demanera confidencial y para fines académicos. Agradecemos su colaboración
Posición que ocupa: _____________________________________________
Tiempo en la posición: _________________
Tiempo en la Institución: ________________
1.- ¿Podría usted describir el procedimiento que existe en el CUFM para el
tratamiento contable a los inventarios de materiales y suministros?
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
2.- ¿Qué mejoras considera usted que pueden ser incorporadas al
procedimiento descritas por usted?
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
3.- ¿Cuál es el tratamiento contable del CUFM para el control de los
movimientos relacionados con la cuenta inventario de materiales y
suministros?
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
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4.- ¿Cómo se utilizan los saldos del inventario de materiales y suministros al
31 de de diciembre de cada año?
_____________________________________________________________ _____________________________________________________________
_____________________________________________________________
5.- ¿Cómo el Área de Almacén le notifica a la Coordinación de Contabilidad
el saldo de las existencias de materiales y suministros al 31 de diciembre de
cada año?
_____________________________________________________________ _____________________________________________________________
_____________________________________________________________
6.- ¿Cómo el Área de Almacén le notifica a la Coordinación de Presupuesto
el saldo de las existencias de materiales y suministros al 31 de diciembre de
cada año?
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
7.- ¿En su opinión, como considera la Coordinación de Presupuesto en la
formulación del presupuesto institucional el saldo de las existencias de
materiales y suministros al 31 de diciembre de cada año como una fuente de
financiamiento?
_____________________________________________________________ _____________________________________________________________
_____________________________________________________________
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8.- ¿Cuál sería el impacto que podría causar el no considerar los saldos de
inventarios de materiales y suministros en los Estados Financieros y en el
Presupuesto del CUFM?
_____________________________________________________________ _____________________________________________________________
_____________________________________________________________
9.- ¿Cuál es su opinión sobre las disposiciones legales sobre el tratamiento
contable del inventario de materiales y suministros?
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________ _____________________________________________________________
10.- ¿Cómo compara el tratamiento contable del inventario de materiales y
suministros dado en el CUFM con respecto a otras experiencias en otros
Institutos y Colegios?
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
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ANEXO CGUIA DE VALIDACIÓN CUESTIONARIO ANALISTAS
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Guía de Validación del InstrumentoCuestionario Personal Analista
Criterio: validez de contenido por medio de la claridad y congruencia de cada unade las interrogantes.
Instrucciones: en las columnas Claridad e Congruencia indique con una “C” siconsidera correcta, o con una “I” si considera incorrecta la relación de cada una delas preguntas en función del objetivo general y los objetivos específicos planteadosen la investigación, si lo cree conveniente adiciones sus observaciones.
CONTEDIDOITEMSN°
DESARROLLOCLARIDAD CONGRUENCIA
OBSERVACIONES
1 ¿Existe algúnprocedimiento escritosobre el tratamientocontable a los inventarios
de materiales ysuministros?2 ¿Cree usted, en caso de
existir, que elprocedimiento requieremejoras?
3 ¿Conoce usted eltratamiento contable delCUFM al control de losmovimientos contablesrelacionados con lacuenta inventario demateriales y suministros?
4 ¿Conoce usted en quese utilizan los saldos delinventario de materialesy suministros al 31 de dediciembre de cada año?
5 ¿Conoce usted si el Áreade Almacén le notifica ala Coordinación deContabilidad el saldo delas existencias demateriales y suministrosal 31 de diciembre decada año?
6 ¿Conoce usted si el Áreade Almacén le notifica ala Coordinación dePresupuesto el saldo delas existencias demateriales y suministrosal 31 de diciembre decada año?
7 ¿Conoce usted si la
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Coordinación dePresupuesto incluye enla formulación delpresupuesto institucionalel saldo de las
existencias de materialesy suministros al 31 dediciembre de cada añocomo una fuente definanciamiento?
8 ¿Cuál es su opiniónsobre el impacto quepodría causar el noconsiderar los saldos deinventarios de materialesy suministros en losEstados Financieros y enel Presupuesto delCUFM?
9 ¿Cuál es su opiniónsobre las disposicioneslegales sobre eltratamiento contable delinventario de materialesy suministros?
10 ¿Cómo compara eltratamiento contable delinventario de materialesy suministros dado en elCUFM con respecto aotras experiencias enotros Institutos yColegios?
Fuente: Elaborado por el autor (2010)
Datos del especialista:
Nombre y Apellido: ______________________________________________
Cargo que ocupa: _____________________________
Fecha: __________ Hora: _______
Firma: _______________
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ANEXO DGUIA DE VALIDACIÓN CUESTIONARIO SUPERVISORES
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“Análisis de los recursos no declarados referidos a la Disminución deInventarios en la formulación del presupuesto de los Instituto y
Colegios Universitarios adscritos al Ministerio del Poder Popular para laEducación Superior, entre los años 2006 – 2010 (Caso Colegio
Universitario Francisco de Miranda)”Objetivos
General
Analizar los recursos no declarados en la formulación del presupuesto delColegio Universitario Francisco de Miranda, entre los años 2006 – 2010.
Específicos
1. Describir el tratamiento que los Órganos y Entes de la AdministraciónPública le dan en sus presupuestos de recursos los saldos de existencias demateriales y suministros al 31 de diciembre de cada año.
2. Identificar los lineamientos de la ONAPRE en materia de tratamiento a lossaldos de existencias de materiales y suministros al 31 de diciembre de cadaaño.
3. Analizar el tratamiento contable del CUFM al control de los movimientoscontables relacionados con la cuenta inventario de materiales y suministros.
4. Determinar el volumen de recursos que no han sido declarados por elCUFM como fuente de financiamiento durante los años 2006 – 2010
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Guía de Validación del InstrumentoCuestionario Personal Supervisorio
Criterio: validez de contenido por medio de la claridad y congruencia de cada unade las interrogantes.
Instrucciones: en las columnas Claridad e Congruencia indique con una “C” siconsidera correcta, o con una “I” si considera incorrecta la relación de cada una delas preguntas en función del objetivo general y los objetivos específicos planteadosen la investigación, si lo cree conveniente adiciones sus observaciones.
CONTEDIDOITEMSN°
DESARROLLOCALRIDAD CONGRUENCIA
OBSERVACIONES
1 ¿Podría usted describir elprocedimiento que existeen el CUFM para eltratamiento contable a los
inventarios de materialesy suministros?2 ¿Qué mejoras considera
usted que pueden serincorporadas alprocedimiento descritaspor usted?
3 ¿Cuál es el tratamientocontable del CUFM parael control de losmovimientos relacionadoscon la cuenta inventariode materiales ysuministros?
4 ¿Cómo se utilizan lossaldos del inventario demateriales y suministrosal 31 de de diciembre decada año?
5 ¿Cómo el Área deAlmacén le notifica a laCoordinación deContabilidad el saldo delas existencias demateriales y suministrosal 31 de diciembre decada año?
6 ¿Cómo el Área deAlmacén le notifica a laCoordinación dePresupuesto el saldo delas existencias demateriales y suministrosal 31 de diciembre decada año?
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7 ¿En su opinión, comoconsidera la Coordinaciónde Presupuesto en laformulación delpresupuesto institucional
el saldo de lasexistencias de materialesy suministros al 31 dediciembre de cada añocomo una fuente definanciamiento?
8 ¿Cuál sería el impactoque podría causar el noconsiderar los saldos deinventarios de materialesy suministros en losEstados Financieros y enel Presupuesto delCUFM?
9 ¿Cuál es su opiniónsobre las disposicioneslegales sobre eltratamiento contable delinventario de materiales ysuministros?
10 ¿Cómo compara eltratamiento contable delinventario de materiales ysuministros dado en elCUFM con respecto aotras experiencias enotros Institutos yColegios?
Fuente: Elaborado por el autor (2010)
Datos del especialista:
Nombre y Apellido: ______________________________________________
Cargo que ocupa: _____________________________
Fecha: __________ Hora: _______
Firma: _______________
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ANEXO ETABULACION DE RESULTADOS
CUESTIONARIO ANALISTAS
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TABULACION DE RESULTADOSCUESTIONARIO ANALISTA
ITEMS RESPUESTA1.- ¿Existe
algúnprocedimiento escritosobre eltratamientocontable alosinventariosdemateriales ysuministros?Si surespuesta esafirmativa,¿podríadescribir elprocedimiento?
No No No No No No NP
R
E
G
U
N
T
A
S
2.- ¿Creeusted, encaso deexistir, queelprocedimiento requieremejoras? Encaso de quesu respuestaseaafirmativa,¿podría
No No No Si, sellevaría unmejor controllo quepermitiríasincerar losinventariosde maneraque seadquiera loindispensable haciendouso racional,
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describir lasmejoras?
eficiente yeficaz de losrecursos
3.- ¿Conoce
usted eltratamientocontable delCUFM alcontrol delosmovimientoscontablesrelacionadoscon lacuentainventario demateriales ysuministros?Si larespuesta esafirmativa,¿podríaexplicar elenfoque?
No Si,
actualmentesecontabilizancomo gastossolo laSección deAlmacén llevael control deinventariosentradas ysalidas
Si,
actualmentesecontabilizancomo gastos
No No No N
4.- ¿Conoceusted enque seutilizan lossaldos delinventario demateriales ysuministrosal 31 de dediciembre decada año?
No No No No No Si, se utilizanal siguienteaño
Ses
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Si larespuesta esafirmativa,¿podría
explicar enque utilizan?5.- ¿Conoceusted si elÁrea deAlmacén lenotifica a laCoordinación deContabilidadel saldo delasexistencias
demateriales ysuministrosal 31 dediciembre decada año?
No no no No No No n
6.- ¿Conoceusted si elÁrea deAlmacén lenotifica a laCoordinación dePresupuestoel saldo delasexistenciasde
No No No No No Si, no notificaa presupuestolas existenciasde materialesy suministrosal 31/12 decada año
N
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materiales ysuministrosal 31 dediciembre de
cada año?7.- ¿Conoceusted si laCoordinación dePresupuestoincluye en laformulacióndelpresupuestoinstitucionalel saldo delas
existenciasdemateriales ysuministrosal 31 dediciembre decada añocomo unafuente definanciamiento? Si surespuesta espositiva,¿sabe ustedcomo sedenomina lacuentapresupuesta
No No No No No No N
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ria asociadaa estossaldos?8.- ¿Cuál es
su opiniónsobre elimpacto quepodríacausar el noconsiderarlos saldosdeinventariosdemateriales ysuministrosen los
EstadosFinancierosy en elPresupuestodel CUFM?
El impacto
que esocausa sonestadosfinancierosno realespara lainstitución yunpresupuestomalformuladodebido a lafalta de
informaciónsobre estossaldos
Tanto el
presupuestocomo losestadosfinancierosdeben partirde uninventarioinicial demateriales
En el estado
financiero sedebe incluirinventarioinicial ya quees un actinoy no ungasto,disminuyendo elimpuesto
En los
estadosfinancieroslainformaciónsuministradano cumpliríacon losprincipioscontablesgeneralmente aceptados
No se está
presentandoinformaciónconfiable yoportuna
Se puede
presentar unasubestimacióno sobreestimación delpresupuesto
N
cqcdfnprdffd
9.- ¿Cuál essu opiniónsobre lasdisposiciones legalessobre eltratamientocontable delinventario demateriales ysuministros?
Desconozcolasdisposiciones legalessobre eltratamientocontable delinventariodemateriales ysuministros
No se si hayunreglamentolegal para losinventarios desuministros ymercancíasen laAdministración Pública.
Desconozcocual es eltratamientocontable
Establecerlas y/ adecuarlasal CUFM
Se debenactualizar lasleyespertinentes(Ley deContrataciones)
10.- ¿Cómocompara el
No tengoexperiencia
No tengoinformación.
No poseoinformación.
No poseoinformación
No puedodar opinión
Se desconoceel tratamiento
Ne
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tratamientocontable delinventario demateriales y
suministrosdado en elCUFM conrespecto aotrasexperienciasen otrosInstitutos yColegios?
conrespecto aestapregunta.
al respecto debido a queno manejoesainformación
contable enotros institutos
sI
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ANEXO FTABULACION DE RESULTADOSCUESTIONARIO SUPERVISORES
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TABULACION DE RESULTADOSCUESTIONARIO ANALISTA
ITEMS RESPUESTAS
1.- ¿Podría usted describir elprocedimiento que existe en elCUFM para el tratamientocontable a los inventarios demateriales y suministros?
No Desconozco talprocedimiento, por lotanto no puedo emitiruna opinión al respecto
En este colegexisten procedipara los inventamateriales y sumya que los mismllevados a cuengastos al momentadquisición
P
R
E
G
U
N
T
A
S 2.- ¿Qué mejoras considerausted que pueden serincorporadas al procedimientodescritas por usted?
Lo desconozco Por el desconocimientoque tengo al respecto,no puedo emitirninguna opinión alrespecto
Debido a la inexde dicho procedno considero quemejoras a realizar
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3.- ¿Cuál es el tratamientocontable del CUFM para elcontrol de los movimientos
relacionados con la cuentainventario de materiales ysuministros?
No lo conozco No se maneja dichacuenta
No hay tratcontable en estadebido a que
relacionado se directamente acuentas de correspondientes
4.- ¿Cómo se utilizan lossaldos del inventario demateriales y suministros al 31de de diciembre de cada año?
No estoy seguro (NO RESPONDIDA) Hasta la fecha utilizan los saldinventarios al cieno existir procedrelacionado
5.- ¿Cómo el Área deAlmacén le notifica a laCoordinación de Contabilidadel saldo de las existencias demateriales y suministros al 31
No le notificadirectamente a laCoordinación deContabilidad, lo haceante la Subdirección
No se utiliza talherramienta
Por no procedimientos inventario nonotificado dicho saCoordinación
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de diciembre de cada año? Administrativa Contabilidad6.- ¿Cómo el Área deAlmacén le notifica a laCoordinación de Presupuesto
el saldo de las existencias demateriales y suministros al 31de diciembre de cada año?
El saldo se le informa ala SubdirecciónAdministrativa
únicamente
En ningún momento elÁrea de almacén lehace tal notificación
Idem
7.- ¿En su opinión, comoconsidera la Coordinación dePresupuesto en la formulacióndel presupuesto institucionalel saldo de las existencias demateriales y suministros al 31de diciembre de cada añocomo una fuente definanciamiento?
No lo se, creo que no lohace
De ninguna manera serefleja en laformulación delpresupuesto el saldode estas existencias demateriales ysuministros
Para el Universitario el inde existir no sefuente de financiadebido a su activservicios y nproducción
8.- ¿Cuál sería el impacto que
podría causar el no considerarlos saldos de inventarios demateriales y suministros enlos Estados Financieros y enel Presupuesto del CUFM?
Resta veracidad a los
estados financieros y elpresupuesto. Losestados no reflejan ensu totalidad la situaciónfinanciera. Elpresupuesto se elaborasobre una baseincompleta.
El no considerar estos
saldos no ha afectadoal presupuesto ni a losestados financieros.
El impacto en los
Financieros es cantidad de gastoque en el Presuademás de nocontrol sobre en de inventario.
9.- ¿Cuál es su opinión sobrelas disposiciones legalessobre el tratamiento contabledel inventario de materiales ysuministros?
No las domino al gradode evaluarlas
Desconozco talesdisposiciones
(NO RESPONDID
10.- ¿Cómo compara eltratamiento contable delinventario de materiales ysuministros dado en el CUFM
Yo desconozco larealidad de estasinstituciones hermanas
Hasta el momentodesconozco talcomparación
No tengo bascomparación conInstitutos y Caunque pienso qu
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con respecto a otrasexperiencias en otrosInstitutos y Colegios?
ser el mismo tratcontable usado CUFM
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ANEXO GTABULACION DE RESULTADOS
CONSOLIDADO
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TABULACION DE RESULTADOSCONSOLIDADOPREGUNTAS OBJETIVO
ESPECIFICO
ASOCIADO
ANÁLISIS DELINVESTIGADOR
(ANALISTAS)
1 3 100% respondieron NO existe algún procedimiento escritosobre el tratamiento contable a los inventarios demateriales y suministros
75% de desconoinventarmas sinson regadquisic
2 3 12% respondió que SI, en caso de existir el procedimientose permitiría sincerar y llevar un mejor control de losinventarios a fin de racionalizar su uso; 44% respondió
NO y 44% NO CONTESTÓ
El ÁreaCoordininventar
saldos incluidoscon lo cacorde a
3 3 22% respondieron SI, actualmente se contabilizan comogasto y 78% respondieron NO conocen el tratamientocontable del CUFM al control de los movimientoscontables relacionados con la cuenta inventario demateriales y suministros
No existcontrol inventar
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4 4 78% respondió NO conocen en que se usan los saldosdel inventario de materiales y suministros y 12%respondió SI, en el ejercicio fiscal siguiente
El 50%saldos responduso de l
5 4 100% respondieron NO conocen si el Área de Almacén lenotifica a la Coordinación de Contabilidad el saldo de lasexistencias de materiales y suministros al 31 de diciembrede cada año
Se pueencuestla Cooexistenc31 de di
6 4 78% respondió NO conocen si el Área de Almacén lenotifica a la Coordinación de Contabilidad el saldo de lasexistencias de materiales y suministros al 31 de diciembrede cada año y 12% respondió SI, cuando la Coordinaciónde Presupuesto lo solicitó (enero de 2010)
Se pueencuestla Cooexistenc31 de dinotar qua la Sudel inven
7 4 100% respondieron NO conocen si la Coordinación dePresupuesto incluye en la formulación del presupuestoinstitucional el saldo de las existencias de materiales ysuministros al 31 de diciembre de cada año como unafuente de financiamiento
El 100%Presupudel invecomo fuformular
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8 4 La información financiera del CUFM no sería la masadecuada al no considerar los saldos del inventario demateriales y suministros, lo cual evidencia que no secumple con los Principios Contables de Aceptación
General; trayendo como consecuencia la sobre o subestimación de los gastos presupuestados relacionadoscon esta cuenta.
El 50%financieadecuaddel inve
lo cual ePrincipioGenerallos estacantidadexistiría financie
9 2 44% desconocen si existen disposiciones legales sobre lamateria; 33% NO RESPONDIÓ y el resto opina quedeben ajustarse la leyes vigentes para normal mejor estamateria
10 1 100% respondieron que no tienen conocimiento deltratamiento contable del inventario de materiales ysuministros dado en el CUFM con respecto a otrasexperiencias en otros Institutos y Colegios
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ANEXO HSALDOS DE MATERIALES Y SUMINISTROS
EN ALMACEN
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ANEXO IESTADOS FINANCIEROS
2006 – 2010
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CURRICULUM VITAE
Nombres y Apellidos:
Iván Ernesto Lira CasañasCédula de Identidad:V - 6.322.806
Dirección de Oficina:Colegio Universitario Francisco de Miranda, Oficina de Planificación yDesarrollo Institucional. Esquina Luneta, Edificio Centro Valores, Piso 9,Oficina 93, Parroquia Altagracia, Municipio Libertador, Caracas, D.C.
Teléfonos:
Celular: 0416-612.51.03; Oficina: 0212-564.82.84 / 0416-608.64.50Correos Electrónico:[email protected] (personal); [email protected] (institucional)
Estudios Universitarios:• Pregrado:
o T.S.U. en Administración, Mención Transporte y Distribución deBienes. Colegio Universitario Francisco de Miranda (Caracas).
o Lcdo. en Contaduría Pública. Universidad Nacional Abierta(Caracas).
•
Postgradoo Maestría en Gerencia de las Finanzas y de los Negocios.Universidad Yacambú (Barquisimeto).
Experiencia Profesional (últimos cargos)• Colegio Universitario Francisco de Miranda
o Funciones Administrativas Jefe Oficina de Planificación y Desarrollo Institucional.
(Abril 2009 a la fecha)o Funciones Docentes
Docente de las asignaturas relacionadas con las
Ciencias Contables y las Finanzas Públicas. (septiembre2008 a la fecha)
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