LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
ROSA QUISPE ARNAO
Unidad de Administración Documentaria y Archivo
Índice:
I. SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
II. SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVO
II.1 ARCHIVO DE GESTION
II.2 ARCHIVO PERIFERICO
II.3 ARCHIVO CENTRAL
III. TRANSFERENCIAS AL ARCHIVO CENTRAL
IV. SOLICITUD DE PRESTAMO
V. TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS DE UNA INSTITUCION A OTRA
VI. SANCIONES IMPUESTAS POR EL A.G.N.
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
Ley No 25323 FIN:
• Normar, organizar, uniformar y coordinar el funcionamiento de los archivos públicosintegrándolos al SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS.
• Defensa , Conservación , organización y servicio del PDN.
• Promover la accesibilidad a la información existente en los documentos públicos delpaís.
FUNCIONES:
• Definir políticas y emitir normas sobre protección y defensa
• Contribuir a optimizar la gestión pública y privada en apoyo al desarrollo nacional.
• Promover y participar en el fomento de la identidad nacional a través del PDN.
• Propender a la adopción de normas que aseguren la uniformidad y ejecución de losprocesos técnicos archivísticos.
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SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
Ley No 25323
Conjunto coordinado de centrosarchivísticos distribuidos en un espacioterritorial concreto.
Brinda servicio a la comunidad enmateria de información documental.
SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVO
Sistema propio de una institución, parallevar a efecto la planificación,organización y gestión de su fondodocumental, con el objetivo de servirde fuente de información y sustentode sus actividades.
SNA
AGN AR AP
SIA
AG AP AC AH
Lo conforman los archivos secretarialesde las diferentes direcciones y/o áreasdonde se generan los documentos en eldesarrollo de sus actividades de formanecesaria e inevitable.
ARCHIVO DE GESTION
Deben ubicarse en instalaciones que prevengan sudaño, deterioro y que eviten su pérdida.
ARCHIVO DE GESTION
Los documentos deben archivarse y conservarse de tal forma que puedan ubicarse fácilmente.
Ejm.:
Para el caso de Correspondencia:
• Documentación interna: por Direcciones u Oficinas, Asunto, Nº de Documento, Alfabéticamente, Cronológico u otro tipo de identificación que permita su ubicación.
Información externa:
� Por Institución, proyecto, asunto u otro tipo de identificación.
� Orden cronológico.
� Asunto u otro tipo de identificación inequívoca.
ARCHIVO DE GESTION
Para el caso de EXPEDIENTES:
Número de código único:
010020111
010020211
Estado actual del expediente
título, trámite, extinguido
Ubicación geográfica
Arequipa
Ayacucho
Cajamarca
Cerro de Pasco
ARCHIVO DE GESTION
� La organización no la crea el archivo.
� Esta viene impuesta por la Persona o Administración que la produjo.
� Cuando sea transferido conservará el principio de procedencia
ARCHIVO DE GESTION
� Organizar los documentos pensando en las necesidades futuras.
� Optar por un sistema de archivo ágil.
� No todas las oficinas producen y archivan documentos de igual contenido, volumen ni tienen las mismas necesidades de consulta.
� Observar que las demás oficinas no producen expedientes, sin embargo generan y reciben mucha correspondencia.
� El método que se use debe ser conocido por todos.
A fin de descongestionar los archivos de gestión deben indicarse los plazos respectivos de conservación a efectos de realizar las transferencias al archivo central.
El tiempo de conservación será determinado en función a la importancia y necesidad de los asuntos.
TIEMPO DE CONSERVACION
Consiste en enviar la documentación de un archivo de manera ordenada, al vencimiento del plazo establecido.
También es entendido como el ingreso periódico de los documentos al archivo central o entidad archivística.
FIN:
• Conservar la documentación administrativa mientras sustenta decisiones.
• Descongestionar espacios y equipos disponibles.
TRANSFERENCIA AL ARCHIVO CENTRAL
TRANSFERENCIA AL ARCHIVO CENTRAL
Otros fines:
Garantizar la integridad física del patrimonio documental
• Facilitar a los ciudadanos el acceso a la información (administrativas y jurídicas o para la investigación)
• Asegurar el control efectivo de los documentos siguiendo el principio de procedencia.
• Proporcionar evidencias de las actividades que se realizaron.
• Suministrar pruebas en caso de litigios.
� Resolución Jefatural No 374-2008-AGN/J publicada el 04 de octubre de 2008
� INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS
TRANSFERENCIA DEL ACERVO A LAS REGIONES
Diferencias ARCHIVOS BIBLIOTECAS
OBJETO: DOCUMENTO ARCHIVISTICO
� Coproducto o subproducto
administrativo
� Son escritos de acción o decisión.
OBJETO: LIBRO� Son escritos de ideas
FIN: PRACTICO Y LUEGO CULTURAL� Práctico: Son producidos en razón de
las funciones y actividades de las instituciones
� Cultural: Sirven a la investigación.
FIN: CULTURAL� Ser leído por muchas personas� Ser estudiado por los investigadores.
Método: Reunir, conservar, ordenar, describir y utilizar los documentos
Método: Coleccionar, clasificar, catalogar y utilizar los libros.
ARCHIVISTICA BIBLIOTECOLOGIA
SERVICIO
� Los préstamos de documentos debenefectuarse con los registros respectivos,lo que permitirá controlar el movimientoy asegurar el retorno del documento allugar de origen.
� No es necesario que el documento seasolicitado con memorando, bastará unformato de préstamo, firmado por elsolicitante.
SERVICIO
2010 2011 2010 2011 2010 2011
ENERO 8400 9820 60 107 60 125
FEBRERO 7105 7418 193 99 49 45
MARZO 8700 9108 91 42 36 86
SUBTOTAL 24205 26346 344 248 145 256
ARCHIVO CENTRAL
1° TRIMESTRE 2010 VS 1° TRIMESTRE 2011
Mes
Expedientes Documentos
Administrativos
Cajas para
Custodia
0
5000
10000
ENEROFEBRERO
MARZO
ENERO FEBRERO MARZO
2011 9820 7418 9108
2010 8400 7105 8700
ATENCION DE EXPEDIENTES 1 TRIMESTRE 2010 VS.1 TRIMESTRE 2011
2011 2010Cajas para CustodiaDocumentos Administrativos
0
100
200
300
400
20102011
2010 2011
Cajas para Custodia 145 256
DocumentosAdministrativos
344 248
DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS, CAJAS RECIBIDAS (ENERO- MARZO)2010 VS. 2011
REGLAMENTO DE APLICACIÓN DE SANCIONESADMINISTRATIVAS POR INFRACCION
Resolución Jefatural No 076-2008-AGN/J
INFRACCIONES:
LEVES : cuando afecten a obligaciones de lagestión documental o al ámbito formal
GRAVES: cuando sean contrarios a La legislaciónarchivística.
MUY GRAVES: cuando afecten al PatrimonioDocumental de la Nación
REGLAMENTO DE APLICACIÓN DE SANCIONES ADMINISTRATIVAS POR INFRACCION
• Art. 11: Eliminación del Patrimonio Documental Archivístico o incumplimiento de las disposiciones legales ………………………………….MUY GRAVE
• Art. 10: Apropiación ilícita de documentos por parte de funcionarios y servidores públicos………………………………...MUY GRAVE
• Art. 9: Daño al Patrimonio Documental archivístico…….........……….GRAVE, MUY GRAVE
INFRACCIONES TIPIFICADAS
SANCIONES IMPUESTAS POR EL
AGN
FIN
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