LANZAMIENTO SUIT 3.0 DISTRITO
AGENDA 8:30 am – 9:00 am - Registro
9:00 am a 10:30 am – Implementación SUIT 3.0 y unificación con Guía de trámites y servicios
10:30 am a 11:00 am – Plan anticorrupción y de atención al ciudadano componente 2
11:00 am a 12:00 m – Preguntas
POLÍTICA DE RACIONALIZACIÓN DE
TRÁMITES
2005 2010 2009 1998
INSTRUMENTOS TECNOLOGICOS
NORMATIVA
POLITICA
2011 2012
Ley 489
Decreto Ley 019 Decretos
053,734,2482,2641, 1450,2717 de 2012
1991 1995
Constitución Decreto
2150
Ley 962 y Decreto
Reglamentario 4669
2008
Institucionalidad
Fases de la política
V1.0
V2.0
Diseño SUIT V3.0
PEC
PEC
Separación
Cambio Visualización
ASESORIA DAFP
Apoyo Distrito
Convenio Gobernaciones
Objetivos Política
Modelo de Operación
Capacitación y Levantamiento Trámites nación
Apoyo Publicación de Trámites orden nacional
Cruzada antitrámites Aplicación Decreto 19
Capacitación Gobernaciones y ciudades capitales
Apoyo Publicación de Trámites orden territorial
2013
Lanzamiento V3.0
Migración Depuración
Migración
Diseño Niveles
De Madurez
HISTORIA DE LA POLÍTICA DE RACIONALIZACIÓN
Órgano coordinador de la política
Responsables de racionalización y
Registro en el SUIT
ENTIDADES
Apoyo Tecnológico
MINTICS Lineamientos política y
Seguimiento
DAPRE, Altas Consejeras
Secretaría Transparencia
GRAT
COMITÉS SECTORIALES
OTRAS
INSTANCIAS
Actores Mecanismos de Coordinación
INSTITUCIONALIDAD
2. Facilitar y promover uso de las TICs
OBJETIVOS DE LA POLÍTICA
1. Racionalizar trámites
Simplificación
Estandarización
Optimización
Automatización
Eliminación
Mejora participación ciudadana
Transparencia de actuaciones administrativas
Facilita el acceso de la ciudadanía a la información de los trámites
Ejecución de trámites por medios electrónicos, creando confianza en el uso de las TICs
3. Hacer más eficiente la gestión de las entidades públicas
Facilitar la vida a los ciudadanos
OBJETIVOS DE LA POLÍTICA
Agilizar respuesta a las solicitudes
Mejora de los procesos y procedimientos internos
Mejor uso de los recursos
4. Promover en las entidades la confianza en el ciudadano
Aplicación del principio de la buena
fe
Excelencia en la prestación de los
servicios a la ciudadanía
Identificación
De Trámites
Racionalización
de Trámites
Interoperabilidad
ESTRATEGIAS DE LA POLÍTICA DE RACIONALIZACIÓN
Priorización
De Trámites
• Revision de procesos • Análisis normativo
• Diagnóstico de trámites a intervenir
• Simplificación
• Estandarización
• Eliminación
• Optimización
• Automatización
• Interoperabilidad
Inventario de Trámites Trámites en el Sistema
Cadenas de Trámites Ventanillas Únicas
Cronograma de Actividades
Trámites Optimizados
Identificación de escenarios y aplicación
del marco de interoperabilidad de GEL
Fases
Actividades
Resultados
Actividades entre entidades
ACTIVIDADES AL INTERIOR DE LAS ENTIDADES ENCAMINADAS A PRESTAR MEJOR SERVICIO AL
CIUDADANO
SUIT
Audiencias
ENTIDADES
Adm. Trámites Directivo
Indicadores i/Impacto i/Productividad i/Cumplimiento
CIUDADANOS – EMPLEADOS - EMPRESAS
i/Impacto – Satisfacción del usuario
Trámites, cadenas de tramites, formularios Productos Información
CANALES
Punto Informació
n de Tramites
Call Center
TV Ip
Radio Ip
Portal de Trámites y servicios
PORTAL ENTIDADES
Redes sociales
Mesa de ayuda
Motor de búsqueda - Filtros Motor de búsqueda - Filtros
PROCESO OPERATIVO
Ciclo de publicación Taxonomía
PROCESO APOYO
Reglamentación Mejores prácticas Integración con otros
sistemas Apoyo E-Learning
PROCESO ESTRATÉGICO
Madurez de trámites Capacidad entidades
Cumplimiento entidades (ANS)
Inteligencia de negocios
Sistema de indicadores
PROCESO
BASE DE DATOS
*
L
Cadenas de trámites y racionalización
L
L L L
L
L L
L L
MODELO DE GESTIÓN DE TRÁMITES
Entidades DAFP Ciudadanos
Inscripción de tramites y servicios
Validación y aprobación de los tramites y servicios
Consulta de tramites y servicios
Administrador de trámites Aprobador de trámites
Administración tecnológica Administración
tecnológicaY funcional
GEL
Centro de Datos, Centro de Contacto Ciudadano, Líder
técnico de Solución
SUIT- PROCESO ACTUAL
Dificultades funcionales: Validaciones de campos
limitadas
Falta de reportes operativos y de gestión
Definición estática de roles Aplicación fría para el usuario
Dificultades técnicas: Obsolescencia tecnológica Problemas de cobertura,
desempeño
Dificultades para implementar mejoras
Demora en el soporte y corrección de fallas
¿QUÉ SE TIENE HOY EN SUIT 2.0?
Estadísticas e
indicadores:
Optimización de búsquedas
Diferentes canales
de Soporte y
atención
Comunicación
(push) de
cambios y
eventos en los en
los trámites o
servicios:
Registro FÁCIL y ÁGIL del trámite con un nuevo FORMATO INTEGRADO DEL
TRÁMITE - FIT
Se promueve la AUTOGESTIÓN,
AUTOCONTROL y AUTOREGULACIÓN de las Entidades
Sistema
ESTRUCTURADO Y
NORMALIZADO
Se promueve el NIVEL de
MADUREZ y ACUERDOS DE
NIVEL DE SERVICIOS
Menor tiempo en la publicación de
trámites mejorando la oportunidad
de la información de cara al
ciudadano
¿QUÉ OFRECE EL SUIT 3.0?
Integración con otros sistemas de información (Administración de Instituciones)
Implementación de sinónimos para búsqueda por lenguaje común para el ciudadano
Estandarización de documentos
Construcción del nombre del trámite
estandarizado Manejo de trámites regionales con un único FIT
MODELO Actualizaciones automáticas (SMLMV - SMLDV)
Priorizar la información sujeta a revisión del DAFP
Herramienta para la asignación de trámites a
revisar y/o aprobar
Reportes y estadísticas
ALGUNAS SUGERENCIAS DE MEJORAS APLICADAS AL SUIT 3.0
Integración con Sistemas de
información para la administración de
Entidades
Portal de cara a las Entidades
Entidades
Registro de FIT único
Registro de trámites transversales
FIT
Registro de FIT Modelo
Asignación automática
Asignación para revisión
Asignación manual
Integración con sistemas
externos
Suscripción para notificaciones sobre
temas de interés
Identificación de cadenas de trámites
Fose I Fase II
Administración de usuarios y roles
Componente de notificaciones
(envió de mensajes y alertas)
Administración de la
tecnología
Migración preliminar de datos
Línea de tiempo
Gestión Ciclo Trámite
Revisión
Gestión acciones a implementar
Seguimiento A Resultados
Gestión Racionalización
Gestión de Formularios
Integración con Modelo de Madurez
Indicadores
Evaluación de Política
Nueva Funcionalidad
Módulo seguimiento a Migración y control
estrategia despliegue
Registro otros procedimientos
Georeferenciación
Máquina de Estados
Integración con Distrito
Búsquedas Google
Reportes estandarizados
Reportes
Reportes parametrizables
Seguimiento línea de tiempo
Búsqueda y Visualización de
trámites
Integración con modelo integrado
Integración con PEC
Postulación Nuevos
Auditoría y Trazabilidad
SISTEMA GESTIÓN DE TRÁMITES-SUIT 3.0
Racionalizar los trámites y procedimientos administrativos, a
través de la simplificación, estandarización, eliminación,
optimización y automatización, mejorando la participación
ciudadana y la transparencia en las actuaciones
administrativas.
Promover en las entidades la confianza en el ciudadano
aplicando el principio de la buena fe, así como la excelencia
en la prestación de sus servicios a la ciudadanía, con el fin de
hacerle más fácil y amable la vida a los ciudadanos.
Facilitar y promover el uso de las tecnologías de la
información y las comunicaciones con el fin de facilitar el
acceso de la ciudadanía a la información sobre trámites y a
su ejecución por medios electrónicos, creando condiciones
de confianza en el uso de las TIC.
Hacer más eficiente la gestión de los las entidades públicas
para dar una ágil respuesta a las solicitudes de servicio de la
ciudadanía, a través de la mejora de los procesos y
procedimientos internos de las entidades y el mejor uso de los
recursos.
• Cuenta con un nuevo Formulario
Integrado de Trámite – FIT
orientado a ser FÁCIL y ÁGIL
• Facilita las búsquedas con el uso
de información estandarizada.
• Cuenta con funcionalidades que
permiten monitorear las labores
de simplificación y/o eliminación
de trámites.
• Ofrece reportes para medir
gestión de forma periódica
• Incluye un portal de gestión de
información de entidades
• Empodera a las Entidades de la
gestión de sus trámites
• Implementa el concepto de
Trámites MODELO
Provee indicadores de gestión para:
Ciudadano (Impacto y
satisfacción)
Entidad (Impacto, productividad y
cumplimiento)
POLÍTICA DE RACIONALIZACIÓN Y SUIT 3.0 COMO INSTRUMENTO DE APOYO
ESTADO ACTUAL SUIT Vs GUÍA DE TRÁMITES
GUIA DE TRÁMITES Y SERVICIOS
SUIT ESTAN EN GTS Y NO
EN SUIT ESTAN EN SUIT Y NO
EN GUÍA
Servicios 378 270 203 126
Trámites 562 488 257 195
TOTAL 940 758 460 321
Observación: Difieren en el nombre tanto en la Guía como en el SUIT 282 registros.
Fuente: Alcaldía Mayor de Bogotá - DAFP
Nombre
SUIT 2.0
En que consiste
A quien está dirigido
Lugares y fechas
requisitos
Documentos
Respuesta
Pasos Externos
Pagos
Pasos internos
Normas
Estadísticas
Racionalización
Clasifica. Temática
Nombre estandarizado y se
conoce como
Dirigido a
Clasifica. Temática
Puntos de atención
Tiempo de obtención
Fundamento legal
MOMENTOS
SUIT 3.0
Propósito
Estadísticas que relacionaba la entidad
respecto al trámite
SUIT 2.0 SUIT 3.0
requisitos
Documentos
Pasos Externos
Pagos
Pasos internos
MOMENTOS ¿Qué
actividades generales
debe realizar
el usuario para ejecutar
el trámite? DEBE TENER UN
VERBO Y UN SUSTANTIVO
COMPARATIVO SUIT 2,0 Vs 3,0
INFORMACIÓN QUE NO VA EN EL APLICATIVO
SUIT 3.0
Racionalización
CONCEPTOS BÁSICOS
Procedimiento administrativo con requisitos regulados
Es el mecanismo o medio requerido para que un usuario (persona natural o
jurídica), mediante la actuación de una o varias entidades de la Administración
Pública, acceda a un producto o un servicio mediante el cumplimiento de uno
o varios requisitos (acciones y/o condiciones).
Los procedimientos administrativos que se encuentran establecidos por ley y
que están orientados al usuario se conocen como “Tramites”
Un procedimiento administrativo se constituye en trámite si cumple con las
siguientes características:
Se encuentra creado o autorizado por la Ley
El usuario solicita un producto o servicio con el fin de cumplir una obligación
o ejercer un derecho
El usuario debe aportar uno o varios requisitos (acciones y/o condiciones)
que se establezcan en el procedimiento.
Otros procedimientos
No se describe necesariamente por lo opuesto a lo que es un
procedimiento administrativo con requisitos regulados.
Son otros procedimientos administrativos que se encuentran relacionados
con la misión de la Entidad y facilita al usuario la interacción con esta.
Estos procedimientos administrativos se identifican porque cumple con las
siguientes características:
No son oponibles ni exigibles al usuario. No están dados para que se
cumpla una obligación o se ejerza un derecho.
No tiene costo hacia el usuario
No necesariamente se encuentra establecido por ley
Producto o servicio
Es el resultado que obtiene el usuario por parte de la Entidad al
ejecutar el procedimiento administrativo, los cuales pueden ser
tangibles e intangibles.
Lo que no se registra en el SUIT
Los siguientes temas no son tratados como trámites, por lo que
no debe ir dentro del SUIT:
1. Contravenciones
2. Las denuncias
3. Las querellas civiles de policía
4. Contratación
5. Gravámenes por estampillas
Inscribirse en SIGEP QUE SE INTEGRÁ A
SUIT
Entidades
TAREAS SUIT v3.0
Dicha integración consta en que los datos básicos de la Entidad, como lo son:
Nombre, sigla, identificación, clasificación orgánica, orden, departamento,
municipio, sector, nivel, naturaleza jurídica, entre otros, son suministrados por
el SIGEP al SUIT de forma automática.
Si la Entidad no se encuentra registrada en el SIGEP, puede solicitar información del proceso de inclusión al Correo electrónico: [email protected] Teléfonos en Bogotá: Directo: 3360710 Conmutador: 3344080 Ext 176 o 212 A nivel nacional: 018000917770
ENTIDADES
Inventario
de
Trámites
TAREAS SUIT v3.0
NOMBRE REQUISITOS COSTO TRÁMITE NORMA (S) DE LEY
QUE LO SUSTENTAN
Proceso de
actualización
TRAMITES PUBLICADOS DEBEN ESTAR ACTUALIZADOS BAJO LOS PARÁMETROS DEL
019 Y COSTOS TARIFARIOS
Guía de
trámites
INTEGRACIÓN SUIT 3.0 Y GUÍA DE TRÁMITES DISTRITAL
ALCALDIA -DAFP
SUIT V3.0
FORMATO INTEGRADO DEL TRÁMITE
Diligenciamiento del formato de un trámite que solo le compete su producto o resultado a una única Entidad
SUIT V3.0
SUIT V3.0
SUIT V3.0
SUIT V3.0
SUIT V3.0
SUIT V3.0
SUIT V3.0
SUIT V3.0
SUIT V3.0
SUIT V3.0
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
GRUPOS MIGRACIÓN TRÁMITES INSCRITOS
Grupo 1 De acuerdo al cronograma de
migración 08 de Mayo – 31 de Julio
Grupo 2 De acuerdo al cronograma de
migración 06 de Junio – 30 de Septiembre
Las entidades deberán solicitar en el formato establecido al DAFP a través del correo electrónico [email protected], la creación del usuario Coordinador de AT.
CAPACITACIÓN AT - 07 DE MAYO DE 2013
RED P – Carrera 28ª No 62-46
Hora: 8:00 A.M
1-SECRETARÍA DE CULTURA REC Y DEP 2-SECRETARÍA DE AMBIENTE 3-SECRETARÍA DE ALCALDÍA MAYOR 4-SECRETARÍA DE EDUCACIÓN 5-SECRETARÍA DISTRITAL DE HACIENDA 6-SECRETARÍA DISTRITAL DE PLANEACIÓN 7-SECRETARÍA DISTRITAL DE HABITAT 8-SECRETARÍA DISTRITAL DE MOVILIDAD 9-SECRETARÍA DISTRITAL DE SALUD 10-INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO-IDU 11-INSTITUTO DISTRITAL DE RECEACIÓN Y DEPORTE-IDRD 12-UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE CATASTRO DISTRITAL 13-UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE SERVICIOS PUBLICOS UAESP 14-FONDO FONCEP 15-FONDO FOPAE 16-UNIVERSIDAD DISTRITAL FJC 17-CAJA DE VIVIENDA POPULAR HOSPITALES 1-HOSPITAL CENTRO ORIENTE 2-HOSPITAL DE SUBA 3-HOSPITAL RAFAEL URIBE URIBE
ACCIONES DE LAS ENTIDADES EN EL
CUMPLIMIENTO DE LA POLÍTICA DE
RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES
ACCIONES DE RACIONALIZACIÓN
Motivo de la Racionalización
Decreto 19/2012
Iniciativa
propia
GRAT
Administrativa
(Simplificación, Optimización o Eliminación del trámite)
Tecnológica
Tipo de Acción
1 Eliminación del trámite
2 Aumento en puntos de atención
3 Fusión de trámites
4 Reducción de costos operativos en la entidad
5 Reducción de costos para el usuario
6 Reducción de documentos 7 Reducción de pasos del usuario
8 Reducción de pasos en procedimientos internos
9 Reducción de requisitos
10 Reducción de tiempo de duración del trámite
11 Aumento de vigencia del trámite
Tipo de racionalización
Automatización
(uso de tecnologías de información)
Interoperabilidad
(Aplica para Cadenas
de Trámites y Ventanillas Únicas )
1 Formularios diligenciados en línea
2 Pago en línea
3 Envío de documentos electrónicos
4 Disponer de mecanismos de seguimiento al estado del trámite
5 Firma electrónica
6 Respuesta electrónica
7 Trámite total en línea
1 Suministro de información en medio electrónico
2 Acceso directo a la información a través de la Web con clave
3 Acceso directo a la información a través de la Web abierto
4 Servicio de web (Web service)
1. Conozca los CONCEPTOS BÁSICOS
2. Racionalice los trámites de acuerdo con la siguiente metodología señalada por el DAFP:
– Elimine: todos los trámites que no tengan sustento normativo e identifique aquellos que obstaculizan innecesariamente las actividades de ciudadanos y empresarios para promover su eliminación.
– Simplifique: los trámites, establezca estrategias, tales como:
• Elimine pasos y requisitos. Deje el mínimo de requisitos (el número de requisitos deberá ser proporcional a la complejidad del trámite)
• Amplíe la vigencia de duración del trámite
– Estandarice los trámites:
• Con otras entidades: Establezca los trámites equivalentes frente a pretensiones iguales o similares que pueda presentar una persona ante diferentes autoridades, de acuerdo con los lineamientos señalados por el Departamento Administrativo de la Función Pública en ejercicio de la competencia de unificación otorgada por el artículo 41, con énfasis en el territorio (Trámites modelo).
• Unifique los formatos (formularios) en trámites estandarizados.
- Fusione los trámites al interior de su entidad: Identifique posibilidades de fusión (unificación) con otros trámites existentes en su entidad de características similares.
LINEAMIENTOS GENERALES
– Optimice el servicio: Establezca estrategias de mejora del servicio, tales como:
• Aumente los puntos de atención al usuario, presencial y no presencial
• Establezca digiturnos
• Establezca estrategias de seguimiento del estado en que se encuentra el trámite, por canales tales como internet y teléfonos móviles
– Automatice los procesos y procedimientos: al interior de su entidad a través del uso de las TIC para apoyar y optimizar los procesos que soportan los trámites
3. Establezca estrategias de interoperabilidad: Identifique de los requisitos de trámites de su entidad cuáles existen o pertenecen a otra entidad y establezca diferentes estrategias para requerir en línea a la otra entidad los documentos.
4. Cadenas de Trámites: Identifique si los trámites hacen parte de una cadena de trámites para así intervenirla y defina si la entidad liderará o participará en la cadena. Establezca las acciones de intervención y automatización de la misma
5. Ventanillas Únicas: Identifique los trámites que pueden ser parte de una ventanilla única y realice las acciones de mejora para su desarrollo e implementación
LINEAMIENTOS GENERALES
6. Expida los actos administrativos derivados del Decreto Ley 019 e identificados por el DAFP (decretos reglamentarios, circulares o instructivos) 7. Analice las propuestas de unificación (fusión) de trámites planteados por el DAFP en el proceso
de asesoría.
8. Incluya dentro del Plan de Acción del Modelo Integrado de Planeación y Gestión las acciones concretas de la estrategia de Racionalización de Trámites.
9. Actualice la información registrada en el SUIT
• Dé cumplimiento a las disposiciones del Decreto 019 (ejemplo: eliminación de autenticaciones de firmas, huella dactilar, reconocimientos, cobro de formularios etc.)
• Utilice lenguaje simple, de fácil comprensión. • Siga el instructivo de diligenciamiento de trámites en el Sistema Único de Información de
Trámites -SUIT para su registro en dicho sistema.
LINEAMIENTOS GENERALES
¡Gracias!
TEL: 3340037 DAFP BOGOTÁ
CRA 6 No.12-62-6º PISO