Procedimiento: Edición de libros y publicaciones periódicas (revistas, boletines,
planes de desarrollo, informes, documentos oficiales)
Secretaría de Difusión Cultural Dirección de Divulgación Cultural Departamento Editorial
Fecha: 03/06/09
Versión Vigente No. 00
Versión vigente No. 04 Fecha: 21/06/10
C O N T E N I D O
1. Propósito
2. Alcance
3. Responsabilidad y autoridad
4. Normatividad aplicable
5. Políticas
6. Diagrama de bloque del procedimiento
7. Glosario
8. Anexos (formatos y registros)
9. Revisión Histórica
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planes de desarrollo, informes, documentos oficiales)
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Fecha: 03/06/09
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1. Propósito
Describir los lineamientos y actividades para la edición de libros y publicaciones periódicas que
se realizan dentro del Departamento Editorial tales como libros, revistas, boletines, planes de
desarrollo, informes de actividades anuales y documentos oficiales.
2. Alcance
El proceso “Edición de libros y publicaciones periódicas”, y los procedimientos que de él
emanen, está dirigido, en primer lugar, al personal que labora en el Departamento Editorial
(áreas de corrección de estilo y edición automatizada); sin embargo, está también direccionado
a los implicados externos a él, que son autores de libros (académicos, investigadores,
intelectuales, etc.), coordinadores y/o compiladores de obra y ediciones diversas así como a
otras instancias de la Universidad que intervienen en tales ediciones (espacios académicos y
administrativos en general).
3. Responsabilidad y autoridad
A continuación se mencionan los responsables de la edición de los libros y publicaciones
periódicas, así como su participación dentro del proceso
Responsable Responsabilidad Autoridad
Director (a) de la Dirección de Divulgación Cultural
Dirigir las actividades de edición de libros y publicaciones periódicas editadas a través del Departamento Editorial, cumpliendo con el manual de calidad, lo que implica establecer, definir, gestionar y controlar los procesos de operación de la edición.
Cumplir con los requisitos necesarios establecidos para la edición de libros y publicaciones periódicas.
Jefe del Departamento Editorial
Programar, coordinar y supervisar los procesos de edición de los libros y publicaciones periódicas que se realizan en el Departamento Editorial, así como mantener informada a la Dirección de Divulgación Cultural acerca de los resultados, logros y cumplimiento de objetivos.
Corrector de estilo Eliminar del escrito las palabras y locuciones mal empleadas y sustituirlas por vocablos y giros correctos, así como cuidar y dar uniformidad ortotipográfica a la obra.
Responsable Responsabilidad Autoridad
Edición Automatizada (Formador)
Realizar la diagramación y formación tipográfica de los libros y publicaciones periódicas, así como el diseño de
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portadas y adecuar las características tipográficas de acuerdo con los lineamientos establecidos para cada colección y serie, revista, informe, plan de desarrollo o documento oficial así como supervisar los procesos de impresión de las obras.
4. Normatividad aplicable Ecdótica de la UAEM, normatividad de uso corriente en editoriales del país y políticas editoriales vigentes. Ley Federal de Derechos de Autor.
5. Políticas
1. Las ideas y puntos de vista manifestados en los libros y publicaciones periódicas son
responsabilidad de los autores, directores, y/o encargados de la publicación de los
planteles u organismos académicos, así como de intelectuales, investigadores o
personas que se dediquen a la difusión de la cultura.
2. Antes de dar inicio al proceso de producción editorial toda obra o publicación deberá
contar con la requisición respectiva, generada por la propia Dirección de Divulgación
Cultural, Secretaría de Difusión Cultural, dependencia u organismo académico del cual
proviene.
3. El Departamento Editorial contará, en todos los casos de coedición interinstitucional,
con una copia del convenio correspondiente.
4. Cuando se acepte el trabajo impreso se elaborará el oficio de liberación en el cual se
especificará que la edición cumple con los estándares de calidad establecidos con la
finalidad de asegurar la realización del trabajo.
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¿Existen
observación?
¿Se realiza
corrección?
6. Diagrama de bloque del procedimiento
Departamento Editorial Responsable General Corrector de Estilo
INICIO
1
Recibe de la Dirección, memorándum (O) y los requisitos (requisición, dictámenes y registro de obra) (3) así como el material para su procedimiento. Revisa y evalúa los requisitos mínimos establecidos en los criterios editoriales. Analiza los requisitos y determina: Si existen observaciones: se le hace saber al Director de Divulgación Cultural. No existen observaciones: Canaliza con el responsable General.
No
Si
Conecta con paso 1
Recibe memorándum, requisitos dictámenes y registro de obra (O-3), asigna y coordina los trabajos de corrección de estilo y edición automatizada y lo archiva para su control y determina lo siguiente: Si se realiza corrección de estilo: asigna un trabajo impreso (1 e) y la bitácora de seguimiento (O) con el corrector de estilo para los cambios necesarios. No se realiza corrección de estilo: se sigue en el paso número 4.
No
Si
Conecta con el paso 4.
2
3
Recibe el trabajo impreso (1 e) junto con la bitácora de seguimiento (O), revisa la obra y hace los cambios necesarios. Determinar si requiere la obra una edición automatizada. Si se requiere: pasa el trabajo con el formador. No se requiere: Se pasa el trabajo con el Responsable General.
A
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¿Requiere
edición
automatizada?
Corrector de Estilo Formador Responsable General Departamento Editorial
A
Si
No
Conectar con el paso 5
4
Recibe el trabajo impreso (1 e) así
como el archivo electrónico
original(O), realiza la edición
automatizada y lo remite al
Responsable General.
5
Recibe y verifica el trabajo impreso (e1), el respaldo magnético (O) el cual archiva para su control y la bitácora de seguimiento (O) para verificar que se haya efectuado el trabajo adecuadamente. Realiza la encuesta de satisfacción de usuario (O). Posteriormente se canaliza al Departamento de Editorial la hoja de Conformidad del Autor (O), la bitácora de seguimiento (O) y la encuesta de satisfacción del usuario (O) para que posteriormente sea aplicada.
Recibe trabajo impreso (1 e) y la
bitácora (O), la hoja de
conformidad (O) y la encuesta
de satisfacción de usuario (O) y
archiva para su control. Se da el
visto bueno al trabajo realizado
firmando la bitácora de
seguimiento, y acuerda una
reunión con el autor/coordinador
de la obra para su revisión y
aprobación.
6
B
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¿Aprueba la
Obra?
Departamento Editorial Autor / Coordinador Dirección de Divulgación Cultural
Recursos Materiales
B 7
Recibe el trabajo impreso (1 e) y realiza las observaciones necesarias a la obra. Determina si la obra puede ser aprobada: Si se aprueba la obra: se sigue con el procedimiento. No es aprobada la obra: se debe de regresar con el Responsable General.
No
Si
Conecta con paso 2
Firma de conformidad (1 e), lo envía al Departamento Editorial para realizar las especificaciones necesarias. Contesta la encuesta de satisfacción del usuario (O) y envía la encuesta de satisfacción del usuario y posteriormente debe de realizar el pago de ISBN.
8
Recibe el trabajo impreso (1 e) junto con la encuesta de satisfacción del usuario (O) y elabora en coordinación con el Responsable Generar el documento con las especificaciones técnicas (O) para cotización de la obra, ya concluido lo remite a la Dirección de Divulgación para firma.
Conecta con paso 9
9
Recibe comprobante de pago (O-1), la copia la archiva para su control. Posteriormente le solicita al Abogado General el número de ISBN enviándole el recibo de pago (O) y la ficha catalografica (O-1) para la asignación del número correspondiente, transcurre un tiempo en tanto envía especificaciones técnicas (O) a Recursos Materiales con un oficio de solicitud de cotización y asignación de imprenta (O-3) con copia para la Secretaría de Divulgación Cutural, el Departamento Editorial donde se avisa de la asignación de imprenta y el costo que se tendrá.
11
Recibe el oficio (O) y las especificaciones técnicas (O) y asigna la imprenta. Genera cuadro comparativo con las cotizaciones de las imprentas (O), firma de asignación y envía el cuadro comparativo a la Dirección (O).
10
Recibe la orden de trabajo (O) con el cuadro comparativo (O) ya asignando el nombre de la imprenta para realizar el trabajo de impresión de la obra el cual archiva para su control. Envía la obra en archivo electrónico(O) a la imprenta asignada. Firma en la orden de trabajo (O) la autorización que la cual envía (O-3) a la imprenta, a la Dirección y al Responsable General.
C D
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¿Se aprueba
la impresión?
Dirección de Divulgación Cultural
Imprenta Departamento Editorial
C
13
Recibe la orden de trabajo (O) acompañado del trabajo impreso (1 e) y el respaldo magnético. Realiza la edición e impresión bajo la supervisión del Departamento Editorial. Una vez que se realiza la impresión lo envía al Departamento Editorial (10 e).
Recibe la impresión (10 e) para revisión y determina lo siguiente: Si se acepta: emite oficio de
liberación (O-3) dirigido a la
Dirección de Divulgación Cultural ,la Secretaría de Difusión Cultural y al Departamento de Comercialización, los cuales se archivan para su control. No se Acepta: la vuelve a enviar a la imprenta para realizar otra prueba.
14
No
Si
Conecta a paso 13
FIN
Recibe el cuadro
comparativo (O) y archiva
para su control.
D
12
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7. Glosario
Edición automatizada: área encargada de la diagramación y formación tipográfica de los libros, así como el diseño de portadas. Corrección de estilo: área que tiene como propósito eliminar del escrito las palabras y locuciones mal empleadas y sustituirlas por vocablos y giros correctos, así como cuidar y dar uniformidad ortotipográfica a la obra. Formador: diseño de creación de plantillas o retículas que sirven para la distribución de los elementos que compongan la publicación. Ortotipográfica: conjunto de reglas de estética y escritura tipográfica que se aplican a la presentación de los elementos gráficos. Indautor: Instituto Nacional de Derechos de Autor
ISBN: por sus siglas en ingles International Standard Book Number (Norma ISO 2108) es un número creado para dotar a cada libro de un código numérico que lo identifique; este numero permite coordinar y normalizar la identificación de cualquier libro, utilizar herramientas informáticas para localizarlo y facilitar su circulación en el mercado editorial.
Dictamen: Opinión y juicio que se forma o emite sobre algo, especialmente el que hace un especialista. Edición Automatizada: área de creación de imagen gráfica y/o diseño gráfico, diagramación y formateo de textos. Diagramación: diseñar el formato de una publicación.
8. Anexos
1. Bitácora de seguimiento.
2. Hoja de conformidad del autor.
3. Especificaciones técnicas para cotización.
4. Encuesta de satisfacción del cliente.
Anexo 1.- Bitácora de seguimiento
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Anexo 2.-Hoja de conformidad del autor
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Toluca; México, día de mes de 2010
Revisados los originales mecánicos del Título del
libro, procedente de la dependencia, se aprueban
los mismos para su impresión inmediata y asumo
cualquier responsabilidad en su contenido.
De conformidad
________________________
Nombre del responsable de la edición
Anexo 3.-Especificaciones técnicas para cotización
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Versión Vigente No. 00
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE MÉXICO
Secretaría de Difusión Cultural
Dirección de Divulgación Cultural
Programa Editorial
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
PARA COTIZACIÓN
Título:_______________________________________________________________________
Autor:_______________________________________ Formato: ________________________
No. de págs: ___________________ Papel interiores:_________________________________
Tintas interiores: ___________________________ Forros: _____________________________
Tintas forros:_____________________________ Solapas:______________________________
Barniz: __________________________ Tintas camisa protectora: _______________________
Encuadernado:_________________________________________________________________
Acabado:________________________ Retractilado SI___ NO____ Tiraje:___________
No. de Requisición:_____________________ Centro de Costo:_________________________
Observaciones:_________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Se requiere entrega de negativos o archivo electrónico al final de la edición.
Anexo 4.-Encuesta de satisfacción del cliente
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9. Revisión Histórica
Número de
revisión
Fecha de
revisión
Revisó
(Puesto)
Reaprobado
(Puesto) Descripción del cambio
01 15/10/07 Responsable
del área
Jefa del
Departamento
Editorial
Se adecuó el procedimiento en los apartados 1, 2, 3, 4, 5,
6, 7, 8 y 9.
02 30/11/07
Responsable
del área
Jefa del
Departamento
Editorial
Se adecuó el procedimiento en los apartados 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 y 9.
03 30/09/09 Responsable
del área
Jefa del
Departamento
Editorial
Cambio del nombre del procedimiento
04 21/06/10 Responsable
del área
Jefa del
Departamento
Editorial
TOC: actualización de
objetivos
TRS: se complemento la
información
TSNC: actualización en la
etapa final del procedimiento
TEP: modificación de la
medición del servicio
Actualización de los anexos
del procedimiento de Edición
de Libros
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