Introducción
Por organizar entendemos que es establecer o reformar algo, sujetando a
reglas el número, orden, armonía y dependencia de sus partes.
Las organizaciones son entes complejos que requieren un ordenamiento
jerárquico que especifique la función que cada uno debe ejecutar en la empresa.
Por ello la funcionalidad de ésta, recae en la buena estructuración del
organigrama, el cual indica la línea de autoridad y responsabilidad, así como también
los canales de comunicación y supervisión que acoplan las diversas partes de un
componente organizacional.
Por tal razón, se especificaran en el presente trabajo, diversos tópicos que
están referidos al organigrama y su función en la organización de una empresa, lo que
permitirá conocer la correcta elaboración del mismo, para posteriores ocasiones.
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Organigramas
El organigrama es una representación gráfica de la estructura organizacional
de una empresa, o de cualquier entidad productiva, comercial, administrativa,
política, etc., en la que se indica y muestra, en forma esquemática, la posición de la
áreas que la integran, sus líneas de autoridad, relaciones de personal, comités
permanentes, líneas de comunicación y de asesoría.
Un organigrama es un esquema de la organización de una empresa, entidad o
de una actividad. El término también se utiliza para nombrar a la representación
gráfica de las operaciones que se realizan en el marco de un proceso industrial o
informático.
Un organigrama permite analizar la estructura de la organización representada
y cumple con un rol informativo, al ofrecer datos sobre las características generales
de la organización.
Los organigramas pueden incluir los nombres de las personas que dirigen cada
departamento o división de la entidad, para explicitar las relaciones jerárquicas y
competencias vigentes.
De esta manera, los organigramas deben representar de forma gráfica o
esquemática los distintos niveles de jerarquía y la relación existente entre ellos. No
tienen que abundar en detalles, sino que su misión es ofrecer información fácil de
comprender y sencilla de utilizar.
Un organigrama es necesario para el buen funcionamiento de una empresa, ya
que depende de la organización, si la empresa no está organizada esta así mismo
tendrá conflictos innecesarios y cada vez más problemas, entonces es necesario
otorgar responsabilidades para así tener un mejor control de los procesos.
Dentro de una empresa, y la expresión gráfica de esta organización se da
mediante un organigrama, el cual es como una pirámide en donde los gerentes
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generales, presidentes o dueños de una compañía ocupan la punta de la pirámide y
luego vienen encargados de departamentos, luego el personal que está bajo mando de
estos y así hasta completar dicha pirámide. Puedes conseguir en el buscador Gráficas
de organigramas para que veas más o menos como se forma un organigrama.
Un autor considera que los organigramas son útiles instrumentos de
organización y nos revelan: "La división de funciones, los niveles jerárquicos, las
líneas de autoridad y responsabilidad, los canales formales de la comunicación, la
naturaleza lineal o asesoramiento del departamento, los jefes de cada grupo de
empleados, trabajadores, entre otros; y las relaciones que existen entre los diversos
puestos de la empresa en cada departamento o sección de la misma."
Según el concepto de organigrama, este muestra:
Un elemento (figuras) La estructura de la organización.
Los aspectos más importantes de la organización.
Las funciones.
Las relaciones entre las unidades estructurales.
Los puestos de mayor y aun los de menor importancia.
Las comunicaciones y sus vías.
Las vías de supervisión.
Los niveles y los estratos jerárquicos.
Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organización.
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Las unidades de categoría especial.
El organigrama tiene alcances mayores y otros propósitos, por ejemplo, para
relaciones públicas, para formación de personal, fiscalización e inspección de la
organización, evaluación de la estructura, reorganización, evaluación de cargos, entre
otros.
Objetivo del Organigrama:
El organigrama consiste en hojas o cartulinas en las que se muestran
gráficamente las funciones departamentos o posiciones de la organización y cómo
están relacionados, mostrando el nombre del puesto y en ocasiones de quien lo ocupa.
Las unidades individuales suelen aparecer dentro de casillas que están conectadas
unas a otras mediante líneas llenas, las cuales indican la cadena de mando y los
canales oficiales de comunicación.
Finalidad del Organigrama
Un organigrama es el instrumento que proporciona la representación gráfica
de los aspectos fundamentales de una organización, y permite entender un esquema
general, así como el grado de diferenciación e integración funcional de los elementos
que lo componen. En un organigrama se localiza el tipo de unidades que conforma la
estructura de una organización, sus relaciones, las características de la dependencia o
entidad y sus funciones básicas, entre otras.
De donde se infiere que los organigramas:
- Constituyen una fuente autorizada de consulta con fines de información.
- Indican la relación de jerarquía que guardan entre sí los principales órganos
que integran una dependencia o entidad.
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- Facilitan al personal el conocimiento de su ubicación y relaciones dentro de la
Organización.
- Ayudan a descubrir posibles dispersiones, lagunas, duplicidad de funciones,
múltiples relaciones de dependencia y de niveles y tramos insuficientes o
excesivos de supervisión y control.
- Representa las diferentes unidades que constituyen la compañía con sus
respectivos niveles jerárquicos.
- Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la
empresa debidamente asignados por área de responsabilidad o función.
- Muestra una representación de la división de trabajo, indicando: Los cargos
existentes en la compañía.
- Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas.
- Como la autoridad se le asigna a los mismos.
Funciones:
a) Para la ciencia de la administración: Sirve de asistencia y orientación de
todas las unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura
organizativa y sus características gráficas y actualizaciones.
b) Para el área de organización y sistema: Sirve para reflejar la estructura así
como velar por su permanente revisión y actualización (en las empresas
pequeñas y medianas, generalmente la unidad de personal asume esta
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función), la cual se da a conocer a toda la compañía a través de los manuales
de organización.
c) Para el área de administración de personal: El analista de personal requiere
de este instrumento para los estudios de descripción y análisis de cargos, los
planes de administración de sueldos y salarios y en general como elemento de
apoyo para la implementación, seguimiento y actualización de todos los
sistemas de personal.
d) Y en forma general sirve para : Descubrir y eliminar defectos o fallas de
organización. Comunicar la estructura organizativa. Reflejar los cambios
organizativos.
Ventajas Del Organigrama
El uso de los organigramas ofrece varias ventajas precisas entre las que
sobresalen las siguientes:
Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de
trabajo en la compañía, mejor de lo que podría hacerse por medio de una larga
descripción.
Muestra quién depende de quién.
Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de una
compañía, sus puntos fuertes y débiles.
Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseñanza y medio de
información al público acerca de las relaciones de trabajo de la compañía.
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Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como se integran a
la organización.
Desventajas de los Organigramas
No obstante las múltiples ventajas que ofrece el uso de los organigramas, al
usarlos no se deben pasar por alto sus principales defectos que son:
Ellos muestran solamente las relaciones formales de autoridad dejando por
fuera muchas relaciones informales significativas y las relaciones de
información.
No señalan el grado de autoridad disponible a distintos niveles, aunque sería
posible construirlo con líneas de diferentes intensidades para indicar
diferentes grados de autoridad, ésta en realidad no se puede someter a esta
forma de medición. Además si se dibujaran las distintas líneas indicativas de
relaciones informales y de canales de información, el organigrama se haría tan
complejo que perdería su utilidad.
Con frecuencia indican la organización tal como debería ser o como era, más
bien como es en realidad. Algunos administradores descuidan actualizarlos,
olvidando que la organización es dinámica y permiten que los organigramas
se vuelvan obsoletos.
Puede ocasionar que el personal confunda las relaciones de autoridad con el
status.
Limitaciones de los Organigramas
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Si bien es cierto que uno de los elementos más importantes de la organización
lo constituyen sus recursos humanos y las relaciones informales que entre individuos
y grupos se producen, el intentar la representación gráfica de dichas relaciones,
dinámicas y subjetivas, forzaría a que los organigramas se tornaran complejos, de
aquí que una de las limitaciones de éstos es que expresan únicamente las relaciones
formales entre los órganos que integran las dependencias o entidades. Tampoco
puede representarse en los organigramas el flujo y las cargas de trabajo y mucho
menos las relaciones de comunicación que existen entre los diversos órganos que
componen la dependencia.
Al plasmar tan solo la estructura formal de la dependencia pueden los
organigramas presentar información incompleta en cuanto a la realidad, por lo que
resulta conveniente señalar que, si lo que se requiere realizar es un análisis
minucioso, debe recurrirse siempre al auxilio de información en instrumentos
complementarios.
Contenido
Un organigrama puede contener diversos datos, pero según el criterio de un
autor, estos son sus principales contenidos: Títulos de descripción condensada de las
actividades. Esto incluye generalmente el nombre de la compañía y la actividad que
se defina. Nombre del funcionario que formuló las cartas. Fecha de formulación.
Aprobación (del presidente, vicepresidente ejecutivo, consejo de organización, etc.).
Leyenda (explicación de líneas y símbolos especiales).
Requisitos:
o Precisión: En los organigramas, los órganos de la dependencia y sus
interrelaciones deben aparecer perfectamente definidos, destacando sus
niveles jerárquicos y mostrando las relaciones de dependencia entre ellos.
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o Vigencia: Es importante que reflejen la situación presente y por ello sean
constantemente actualizados; por lo que se aconseja indicar en el margen
inferior derecho la fecha de actualización, así como también el nombre de la
unidad responsable de su elaboración.
o Uniformidad: Para facilitar la interpretación de un organigrama, referido a
cualquier dependencia o unidad administrativa, resulta conveniente uniformar
el empleo de las líneas y figuras utilizadas en el diseño.
Criterios fundamentales para la preparación de los Organigramas
Los organigramas deben ser muy claros; se recomienda que no contengan un
número excesivo de cuadros y puestos; no deben comprender ordinariamente a los
trabajadores o empleados, lo más frecuente es hacerlos del Director o Gerente
General y terminarlos con los jefes o supervisores del último nivel.
Los organigramas deben contener nombres de funciones y no de personas;
cuando se desea que estos últimos figuren, conviene colocar dentro del mismo
cuadro, con una letra mayor el nombre del puesto y con letra menor el nombre de la
persona que lo ocupe. Los organigramas no pueden representar un número muy
grande de elementos de organización... Los colores, líneas gruesas, etc., los hace
confusos.
El organigrama debe contener principalmente los siguientes datos:
Títulos de descripción condensada de las actividades.
Nombre del funcionario que formuló las cartas.
Fecha de formulación.
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Aprobación (del presidente, vicepresidente ejecutivo, etc.).
Leyenda, (explicación de líneas y símbolos especiales).
Los organigramas u organogramas serán departamentales; se usará el formato
vertical en el que las líneas de autoridad van de arriba hacia abajo. Los puestos se
agruparán por secciones, que serán las divisiones de la oficina. Cada puesto se
indicará con su rectángulo, que llevará adentro el nombre del puesto. Las oficinas o
secciones se indicarán por medio de dos líneas horizontales paralelas, que llevarán en
medio el nombre de la oficina o sección. En la parte superior del organograma, va el
nombre de la Institución seguido del nombre del departamento y el título:
organograma; así como en el ángulo superior derecho, la fecha de elaboración.
Entre las técnicas reales para la elaboración de un organograma se deben
considerar:
Los datos que deben recogerse.
Las fuentes de información.
Los métodos de recogerlos.
Lo primero que debe determinarse es el tipo de organograma que se va a
elaborar y el área de la institución que vaya a representarse para recoger sólo la
información que a ambas cosas se ajuste.
Para la elaboración de un organigrama se debe recoger principalmente la
siguiente información:
Información sobre unidades:
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El primer dato a obtener será el número de personas que trabajan en la
institución. Ésta será una cifra de control.
Un segundo dato será el número de niveles, partiendo del órgano en que
radique la autoridad total y los órganos que comprenden cada nivel.
Se investigarán los puestos que corresponden a cada órgano y las plazas que
comprenden cada puesto.
Información sobre relaciones:
Debe precisarse con que otros órganos y qué tipo de relaciones tienen cada
uno de los órganos de cada uno de los niveles de la estructura administrativa.
Información sobre funciones o labores:
Para el caso de elaborar organigramas funcionales, se requiere información
sobre las funciones o labores que realice cada una de las unidades que vayan a quedar
representadas en el organograma.
¿Organización futura o actual?:
- La elaboración de un organigrama puede deberse a dos situaciones:
Planeación de una organización nueva.
Representación de una organización existente.
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Planeación de la organización:
En el caso de planeación de una organización nueva, las únicas fuentes de
información las constituyen los estudios y proyectos realizados.
Fuentes de información:
- En el caso de una organización existente, las fuentes de información pueden
ser:
Los archivos de la institución.
Los empleados y funcionarios.
Los locales de oficinas y talleres en donde se realiza el trabajo.
Métodos de recolección de datos:
Investigación documental (a través de leyes, reglamentos, reformas, boletines,
etc.).
Cuestionarios escritos.
Entrevistas con jefes y empleados.
Observación directa de los locales en donde se desarrolla el trabajo (se
observa de las oficinas y talleres donde se labora).
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- NOTA: Lo ideal es usar una combinación de los cuatro.
Registro de datos:
Los datos recogidos deberán quedar registrados de tal manera que permitan su
análisis, y su tabulación en su caso.
Análisis de datos:
La información recogida debe ser sometida a un procedimiento de análisis e
interpretación. Analizada, interpretada y confirmada toda la información, se está en
condiciones de proceder a la elaboración del organigrama.
Clasificación de los Organigramas
Los organigramas ce pueden clasificar dentro de cuatro grandes grupos de
acuerdo a diferentes criterios que son: Por su naturaleza, por su ámbito, por su
contenido, por su finalidad y por su presentación.
Por su naturaleza:
o Micro-administrativos: Corresponden a una sola organización, pero pueden
referirse a ella en forma global o a alguna de las unidades que la conforman.
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o Macro-administrativos: Involucran a más de una organización.
o Meso-administrativos: Contemplan a todo un sector administrativo, o a dos
o más organizaciones de un mismo Sector.
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Por su ámbito:
o Generales: Contienen información representativa de una organización hasta
determinado nivel jerárquico, dependiendo de su magnitud y características,
por lo tanto, presentan toda la organización y sus interrelaciones; se llaman
también carta maestra.
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o Específicos: Muestran en forma particular la estructura de una unidad
administrativa o área de la organización, por lo tanto, representan la
organización de un departamento o sección de una empresa.
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Por su Contenido:
Estos organigramas representan por un lado las posibles relaciones,
funcionalidades, obligaciones o áreas de trabajo y la jerarquía de las distintas áreas de
la organización pero de un modo general, es decir toda la empresa sin restricción
alguna, por otro lado permiten observar desde una perspectiva cualitativa a la
organización.
o Integrales: Estos tipos de organigramas presentan a la organización de forma
global, es por ello que existe la consenso de que son similares a los
organigrama General, pues ella al igual que su similar expresan la relaciones
de jerarquía o dependencia que existe en la empresa, sin duda es algo
abrumador entonces describirlo, pero la explicación de este organigrama es
que presenta la empresa de una forma integrada, presentando su jerarquía; yo
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lo entiendo así: existen manzanas unas más deliciosas que otras, unas dulces
otras menos dulces pero al final que expresan la variedad de ellas :manzanas
Por su Finalidad:
Como bien se ha expresado de manera tácita líneas arriba el organigrama tiene
diferentes consecuencias. Esta clasificación toma como referencia el beneficio que
proporciona el organigrama a los diferentes actores de la empresa. Estos son los
siguientes:
o Informativo: Es llamado así porque su estructura tiene como objetivo ser
presentado al público en general, este tipo de organigrama es accesible a
personas no muy familiarizadas con ellos, de esta manera estos organigramas
debe ser de manera general o mostrando una estructura global de la
organización, así como también mostrarse sencilla para su comprensión.
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o Analítico: Este tipo de organigrama permite observar diferentes aspectos del
comportamiento organizacional, por otra parte refleja una visión macro o
global de la misma, con la finalidad por ejemplo de análisis para un
presupuesto, para distribuir los trabajadores a las diferentes áreas, etc. Estos
modelos de organigramas van dirigidos a personas muy familiarizadas o
especializadas en sus aplicaciones.
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o Formal: Este modelo es denominado formal por el hecho que se encuentra
aprobada por la Columna vertebral de la organización, es decir por la
dirección o por la cabeza de la organización, de cualquier modo expresado
cuenta con el instrumento escrito de su aprobación. Por mencionar un
ejemplo, el organigrama de una Sociedad Anónima Cerrada (S.A.C.) es
considerado organigrama de tipo formal cuando este fuese aprobado por la
Junta general de accionistas.
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o Informal: Este tipo de organigrama es todo lo contrario al mencionado con
anterioridad (FORMAL), este Se forma a partir de las relaciones de amistad o
de antagonismo o del surgimiento de grupos informales, la diferencia con los
organigramas formales; radica, que este tipo de organigrama no se encuentra
representados en un documento formal aprobado por la cabeza de la
organización.
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Por su Presentación o Disposición Gráfica:
Estos tipos de organigramas son calificados según su dirección geométrica,
teniendo en cuenta siempre la Jerarquía.
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o Verticales: Estos tipos de organigramas hacen representación de una
administración vertical, es decir empezamos en la parte superior del
organigrama con la cabeza de la empresa, llegando a si a los puestos menos
jerárquicos de la organización, a mi parecer estos tipos de organigramas
presentan muy poca o escasa comunicación entre sus miembros sin embargo
son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual, los
especialistas en organización recomiendan su empleo.
o Horizontales: Este tipo de organigrama representan a una organización de
una manera singular, son muy poco usados, en este tipo de organigrama se
presenta a la cabeza de la organización a un extremo izquierdo, al(o los)
inmediatos jerárquicos des le coloca del mismo modo, todos como columnas
que representa un mismo nivel jerárquica.
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o Mixtos: Este tipo de organigramas surgen por las combinación de
organigramas verticales y horizontales de este modo da mucha mayor
posibilidad de plasmar la estructura de una empresa, estos organigramas son
muy utilizados cuando se una organización cuenta con un gran número de
áreas con un mismo nivel jerárquico.
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Elementos del Organigrama
Tenerse en consideración la utilización de los siguientes elementos y pautas
convencionales.
Las casillas: Son figuras geométricas rectangulares que hacen representación
de unidades de la organización. Al interior de ella se debe colocar el nombre
de la unidad o área que representa.
Las líneas: Son figuras geométricas que representan: orden, relaciones de
dirección, asesoramiento, subordinación, apoyo, control y relaciones
consultivas que se presentan al interior de la organización. La línea principal
de la organización se diferenciará de las demás por ser de mayor espesor.
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Líneas Punteadas : Entre dos unidades de igual nivel señalan existencia de
relaciones de coordinación entre ambas.
Los puentes : Son líneas con un realce semicírculo que son utilizados cuando
se cruza una línea entre dos unidades que se relacionan.
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Órganos de Apoyo
Los órganos de apoyo son aquellas áreas de la empresa los encargadas de
normar, ejecutar y evaluar la organización y gestión de las acciones inherentes a los
procesos técnicos de los sistemas administrativos. Entre las más comunes tenemos:
1. Contabilidad.
2. Tesorería.
3. Personal.
4. Abastecimiento (logística).
5. Ejecución presupuestal.
6. Seguridad.
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7. Mantenimiento de la infraestructura institucional.
8. Proyección de la imagen institucional (relaciones públicas).
9. Informática.
10. Secretaria general mesa de partes.
Órganos de Asesoría
Los órganos de asesoría son los responsable de asesorar a la Dirección, a las
Áreas de Gestión y a las Comisiones de Proceso administrativo en los asuntos de su
competencia.
Entre ellas tenemos:
- Planeamiento.
- Presupuesto.
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- Asesoría legal.
- Tributaria racionalización.
- Racionalización.
- Otras asesorías.
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Unidades con Diferentes Jerarquías
Es importante tener en cuenta que un mismo nivel jerárquico son graficados
con un rectángulo del mismo tamaño y a la misma altura. Órganos de diferente nivel
se graficarán como rectángulos de distinto tamaño(a mayor jerarquía, el rectángulo
será mayor, a menor jerarquía la dimensión del rectángulo será menor), y a distinta
altura.
Organigramas con Órganos Territoriales
En estos tipos de organigramas es necesario utilizar las denominadas líneas
quebradas cuyo propósito es señalar los órganos desconcentrados con relativa
autonomía del nivel central.
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Departamentalización
Un aspecto de la actividad de organizar es el establecimiento de
departamentos. Según Koontz y Weihrich (1990 p. 186), la palabra "departamento"
designa un área bien delimitada, una división o sucursal de una organización sobre la
cual un gerente tiene autoridad para el desempeño de actividades especificadas. Es así
como un departamento, como el término se usa en general, puede ser la división de
producción, el departamento de ventas, la sucursal de la costa oeste, la sección de
investigación de mercados o la unidad de cuentas por cobrar.
En algunas empresas, la terminología departamental se usa en una forma muy
vaga; en otras, especialmente las grandes, una terminología más estricta indica
relaciones jerárquicas. Por lo tanto, un vicepresidente puede encabezar una división;
un director, un departamento; un gerente, una sucursal; y un jefe, una sección.
Sobre la base de las consideraciones anteriores, las limitaciones del número de
subordinados que se pueden manejar directamente restringiría el tamaño de las
empresas si no fuera por la técnica de la departamentalización. El agrupamiento de
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actividades y personas en departamentos hace posible ampliar las organizaciones (al
menos en teoría) en un grado indeterminado. Sin embargo, los departamentos difieren
en lo tocante a los patrones básicos usados para agrupar las actividades. Es por ello
que en la siguiente monografía, se estudiará la naturaleza de esos patrones,
desarrollados a partir de la lógica y de la práctica, y sus méritos relativos.
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Conclusión
El organigrama es un instrumento metodológico de la ciencia administrativa.
Este tiene una virtud dual, por una parte trae ventajas, debido a que permite observar
la estructura interna de una organización; y por otra parte trae desventajas que esa
estructura de adecue a algo escrito y no a lo que es en realidad.
El organigrama es el resultado de la creación de la estructura de una
organización la cual hay que representar. Estos muestran los niveles jerárquicos
existentes en una empresa u organización.
En cuanto a los tipos de organigramas, los verticales con los que se utilizan
con más frecuencias, mientras que los de tipo escalar y circular son los menos
conocidos.
Entre la ventaja más resaltante de un organigrama es que muestra quien depende de
quién y tiene la particularidad de indicar a los administradores y al personal nuevo la
forma como se integra la organización.
Así como existen múltiples factores positivos, también se detallan las
desventajas, considerándose muy desfavorable de aspecto que con frecuencia indican
la organización como era antes y no como actualmente es, ya que algunos
administradores olvidan actualizarlos y descuidan el dinamismo de la organización lo
cual hace que un organigrama sea obsoleto.
La jerarquía constituye un principio básico de la organización y también lo es
de la dirección.
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Anexo
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Bibliografía
Este trabajo fue investigado mediante las siguientes fuentes:
o MELINKOFF, Ramón V.: La Estructura de la Organización. Universidad
Central de Venezuela, Caracas, 1969.
o TERRY, George: Principios de Administración. México, 1961.
o RICCARDI, Ricardo: El Manual del Director, Madrid, 1965.
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