LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN COMO
HERRAMIENTAS DE GESTION DE RR. HH.
HOSPITALES VIRGEN DE LAS NIEVES Y SAN CECILIO
DE GRANADA
Autores: Mónica Arenas López, María Pérez Muñoz, J. Luis Vílchez Rojas; Mª Carmen Ballesteros Olmo, Mª Ángeles Muñoz Barrios ,Diego Robles Fernández
INTRODUCCIÓN:
• Los Recursos Humanos por su magnitud y complejidad, suponen un área clave y fundamental en la Gestión de centros hospitalarios.
• Se valoró la “creación” de una unidad innovadora y especifica de apoyo a la Gestión a través de la explotación de datos dentro de la Subdirección de Recursos Humanos. Finalidad
La situación sobrevenida por el contexto de crisis económica actual
Disponer de Información a priori como instrumento de gestión antes de proceder a la toma de decisiones
Descentralización de la Gestión. La información como herramienta de apoyo desde la Subdirección de RRHH a la UGC
Facilitar un conjunto de actuaciones destinadas a la consecución de un objetivo concreto: Cumplimiento del Presupuesto del Contrato Programa
Apoyar y dar respuesta a la alta demanda de información desde la UGC y los Servicios no asistenciales.
LA INFORMACIÓN COMO RECURSO ESTRATÉGICO, TÁCTICO,
TÉCNICO Y OPERATIVO. (I)
La creación de Unidad especifica para la explotación de datos dentro de la Subdirección de RRHH. tiene como objetivo:
Disponer de información que permita realizar el Seguimiento y control del Capitulo I, a fin de facilitar la toma de decisiones estratégicas
Poner en conocimiento cualquier circunstancia o incidencia de la gestión que pueda afectar a actuaciones futuras
Seguimiento y análisis de las actuaciones realizadas, de forma que permitan adaptar las decisiones a la situación real, así como evaluar el impacto de las mismas sobre el presupuesto Anual del Contrato Programa.
Seguimiento físico, mediante “indicadores” que permitan comprobar los objetivos cuantificados y el estado de los mismos
LA INFORMACIÓN COMO RECURSO ESTRATÉGICO,
TÁCTICO, TÉCNICO Y OPERATIVO. (2)
OBJETIVOS:
Disponer y facilitar información sobre la gestión y gasto de los distintas UGC y Servicios de la Institución .
Información siempre disponible , actualizada y desagregada por UGC de forma que permita la toma de decisiones a priori de una forma eficaz y efectiva con el fin de conseguir los objetivos propuestos.
Prevenir la duplicidad de información, eliminación del error, además de regular el control de salida de información confiable.
Alcanzar criterios de homogenización de todas las fuentes y registros manteniendo los mismos indicadores estandarizados a lo largo del tiempo.
Dar respuesta rápida y completa a la alta demanda de información desde las UGC. Información contrastada y armonizada con las demás fuentes internas
SEGUIMIENTO Y ANÁLISIS DEL GASTO CAPITULO I (I):
Desegregación de la nómina (ordinaria/complementaria) desglosándose por conceptos presupuestarios, devengos, duplicidades conceptos variables, servicio de nómina, etc. Informe Mensual
Seguimiento de la evolución de la Plantilla por vinculación: Propietarios, Interinos, Sustitutos, Eventuales ,Estructurales, etc. Informe Mensual
Seguimiento de la Jornada Laboral (Ordinaria y complementaria) por categoría , servicios y UGC. Informe Trimestral y Anual,
Seguimiento y análisis del Cumplimiento de la Jornada Laboral Ordinaria según la normativa vigente,. Informe Trimestral donde se informa a todos los servicios y UGC de forma detallada de los excesos y defectos de jornada de cada profesional (individualmente) con el fin de facilitar el reajuste trimestral de la misma evitando acumular excesos o defectos para final de año.
Seguimiento de indicadores sobre Incapacidad/Accidentabilidad Laboral. En estos indicadores se mide: Indicador mensual de incapacidad Laboral Transitoria; Prevalencia mensual de incapacidad Transitoria; Duración media de los procesos abiertos de Incapacidad Transitoria; Duración media de los procesos cerrados de Incapacidad Transitoria; etc.
Informe semanal a cada servicio y UGC sobre la situación de aquellos profesionales que inician o finalizan un proceso de Incapacidad.
Informe mensual a UGC de la situación de aquellos profesionales que superando los 18 meses de Incapacidad pasan a depender del INSS dejando en la Institución una Plaza Reservada
SEGUIMIENTO Y ANÁLISIS DEL GASTO CAPITULO I (2): Seguimiento de Jornadas Contratadas por categoría y tipo de vinculación por
UGC, llevando a cabo una comparativa de número de jornada activas por categoría y porcentaje en relación al año anterior de forma que permita la autorización de contratación dentro de los márgenes previamente establecidos. Página Web (límites contratación) Informe Mensual
Seguimiento de Reducciones de Jornada /Contratos a tiempo Parcial
Seguimiento y análisis de Permisos y Licencias autorizados y disfrutados por los profesionales (por Régimen de Personal, UGC, Servicio, sexo, etc.). Informe Trimestral
Seguimiento de Jubilaciones (por edad y anticipada). Pirámide de previsión de jubilaciones por edad hasta el 2020, por UGC, servicio y categoría.
Seguimiento de Vacaciones ( disfrutadas, pendientes) facilitando información mensual a las UGC y servicios de aquellos profesionales con fecha fin próxima de nombramiento , de forma qué se asegure el disfrute de las mismas.
METODOLOGÍA:
Planificación previa
Conocimiento de las necesidades de información cuantitativa y de los criterios de calidad que las UGC y servicios demandan
Calidad representativa de los indicadores (interpretabilidad, facilidad de comprensión, concisa y coherente).
Definiciones estratégicas como referente para la medición, entre las cuales se encuentren:
Establecimiento de las áreas de actividad relevante a medir
Formulación de los indicadores y descripción de la fórmula para el cálculo
Validación de los indicadores aplicando criterios técnicos.
Recopilación de los datos de las distintas fuentes disponibles y señalar los medios de verificación
Establecer el indicador y la periodicidad de la medición.
Establecer supuestos (observaciones) que faciliten la lectura de la evolución de dicho análisis
PLANIFICACIÓN ANUAL PARA LA EXPLOTACIÓN DE DATOS E INFORMES:
GERHONTE/ MICROESTRATEGY-DATAWAREHOUSE
SEGUIMIENTO Y ANÁLISIS DEL GASTO DESAGREGADO POR CONCEPTOS
PRESUPUESTARIOS, DEVENGOS, DUPLICIDADES CONCEPTOS VARIABLES, SERVICIO DE
NÓMINA, ETC. INFORME MENSUAL
Indicadores: Prevalencia de Procesos Incapacidad y Duración Media
0,00
1,00
2,00
3,00
4,00
5,00
6,00
7,00
8,00
9,00
INCIDENCIA MENSUAL DE BAJAS HVN
2012
0,00
20,00
40,00
60,00
80,00
100,00
120,00
Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agosto
Septiem
…
Octubre
Noviem
b…
Diciembre
DURACIÓN MEDIA DE LOS PROCESOS ABIERTOS HVN
2012
0,000,501,001,502,002,503,003,504,004,505,00
Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agosto
Septiem
bre
Octubre
Noviem
bre
Diciembre
PREVALENCIA MENSUAL DE BAJAS HVN
2012
0,00
10,00
20,00
30,00
40,00
50,00
60,00
70,00
Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agosto
Septiem
…
Octubre
Noviem
b…
Diciembre
DURACIÓN MEDIA DE LOS PROCESOS CERRADOS HVN
2012
Gráficos: Prevalencia de Procesos Incapacidad y Duración Media
SEGUIMIENTO JORNADAS POR CATEGORIAS
PAG. WEB. SEGUIMIENTO, INFORMACIÓN Y LIMITES DE
JORNADAS CONTRATADAS
PIRAMIDE JUBILACIONES. UGC, SERVICIO Y CATEGORIA
RECURSOS HUMANOS POR SERVICIO Y CATEGORÍA
SEGUIMIENTO JORNADA LABORAL TRIMESTRAL INDIVIDUALIZADA
POR PROFESIONAL , UGC Y SERVICIO
APOYO A OTRAS ÁREAS
Memoria Anual
Memoria de Sostenibilidad
Memoria de Responsabilidad Social Empresarial
Plan de Igualdad
Acreditación Unidades de Gestión Clínicas.
Memorias de las UGC
Auditorías Externas e Internas
Estudios y creación de Secuencias de Turnos
CONCLUSIÓN:
La metodología descrita ha permitido:
Alcanzar los objetivos previstos: Cumplimiento con el Presupuesto del Contrato Programa
Descentralizar la Gestión. Apoyo a la Gestión de las UGC
Adquirir un conocimiento en profundidad y de calidad de todos los aspectos relevantes que facilitan la Gestión económica
Optimización de los Recursos Humanos
Conocimiento de las principales necesidades y demandas de información de cara a futuras estrategias.
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