SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
MANUAL DE RESPONSABILIDAD, PERFILES Y CARGOS
CÓDIGO: S-M-03
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RESPONSABILIDAD, PERFILES Y CARGOS PÁGINA 2 de 33
CONTENIDO
Pág.
1. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL…………………………………………………………. 4 2. GERENTE………………………………………………………………………………………………… 5 3. CONTADOR…………………………………………………………………………………………….. 9 4. ASESOR JURÍDICO………………………………………………………………………………… 12 5. REVISOR FISCAL…………………………………………………………………………………… 15 6. COORDINADOR DE CALIDAD………………………………………………………………… 18 7. COORDINADOR SI&SO………………………………………………………………………….. 21 8. ASISTENTE ADMINISTRATIVO………………………………………………………………. 23 9. SUPERVISOR DE RED DE RECAUDO……………………………………………………… 27 10. AUXILIAR CONTABLE Y ADMINISTRATIVO………………………………………… 30 11. CAJERO PRINCIAL………………………………………………………………………………… 33 12. CAJERO AUXILIAR………………………………………………………………………………… 36 13. AUXILIAR DE SISTEMAS……………………………………………………………………… 39 14. MENSAJERO…………………………………………………………………………………………. 42 15. SUBGERENTE ADMINISTRATIVO Y OPERATIVO…………………………………. 45 16. COORDINADOR RED DE RECAUDO…………………………………………………….. 48 17. AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES………………………………………………..
51
18. CONTROL DE CAMBIOS………………………………………………………………………. 54
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INTRODUCCION
SERVICER es una empresa dedicada al recaudo de servicios públicos y privados, para lo cual cuenta con una red de puntos de pago en los departamentos de Sucre, Bolívar y Córdoba, reconocida en la región por su excelente gestión de recaudo, posicionándose como empresa líder en el mercado, con una alta visión y proyección, debido al crecimiento mostrado desde su creación. SERVICER LTDA considera necesario fortalecer la gestión del talento humano para mantener un servicio de óptima calidad, a través de la creación de un manual de responsabilidades, perfiles y cargos. En el siguiente manual de responsabilidades perfiles y cargos de la empresa SERVICER LTDA encontraremos las referencias necesarias para la selección, formación y evaluación del talento humano, haciendo una descripción del perfil requerido para cada cargo y las funciones principales, las cuales serán objeto de calificación en la evaluación de desempeño de las personas que se desarrollen en los cargos. Es importante aclarar que las responsabilidades y funciones del talento humano no se limitan solo a lo contenido en el manual, ya que es fundamental el cumplimiento de la misión de cada cargo, para así contribuir al desarrollo y alcance de los objetivos de la organización.
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1. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Junta de Socios
Subgerente Administrativo y
Operativo
Asesor Jurídico Contador
Coordinador de Calidad
Coordinador de red de recaudo
Supervisor de red de recaudo
Jefe administrativo y de recursos
Cajero Principal
Cajero Auxiliar
Auxiliar de sistemas
Auxiliar Administrativo
Auxiliar de servicios generales
Auxiliar Contable
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2. GERENTE
2.1 IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
� NOMBRE DEL CARGO: Gerente. � JEFE INMEDIATO: Junta de Socios. � PERSONAL A CARGO: Todo el personal. � MISIÓN DEL CARGO: Brindar el servicio de proyección, planificación y gestión de las actividades para obtener los resultados propuestos en la organización. Aplicar estrategias que velen por el cumplimiento de los requerimientos del cliente.
2.2 ASPECTOS TÉCNICOS
� FUNCIONES:
• Representar legalmente a la empresa para la realización de trámites legales y gubernamentales.
• Velar por el cumplimiento y aplicación de las normas de recaudo • Contribuir con el desarrollo del proceso de selección del personal idóneo para la compañía.
• Mantener comunicaciones efectivas, con el fin de lograr la motivación del personal y contribuir al crecimiento y mejoramiento continuo de la empresa por medio de charlas y comunicados a todo el personal.
• Planear, coordinar y controlar la documentación necesaria de operación de la empresa, cuando lo exijan las entidades del gobierno para que ésta no tenga inconvenientes legales.
• Dirigir las actividades financieras con el fin de buscar el mejor manejo del dinero que maximice las utilidades de la empresa.
• Supervisar el trabajo del personal que está a su cargo para que las actividades se desarrollen de acuerdo a lo planeado.
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• Resolver los problemas y/o situaciones especiales con todas las áreas de la empresa.
• Mantener excelentes comunicaciones con los clientes y proveedores para mantener las relaciones y/u obtener futuros contratos con los mismos.
• Gestionar la vinculación de nuevos clientes.
• Ser parte integral en el proceso de planificación del sistema de gestión de la calidad con el fin de cumplir la política y los objetivos de la calidad y los requisitos de la norma ISO 9001.
• Administrar los recursos de la empresa, garantizando la optimización de los procesos de la misma.
• Ejecutar acciones que conlleven al crecimiento de la empresa, teniendo como base la transparencia del desarrollo de los procesos necesarios para tal fin.
2.3 COMPETENCIAS DEL CARGO � EDUCACIÓN: Contador Público, Economista, Administrador de
Empresas, Ingeniero Industrial y Afines
� FORMACIÓN: Fundamentos de ISO 9001:2008, Gerencia Estratégica,
Mercadeo.
� EXPERIENCIA: 2 años en dirección de proyectos y/o administración de
recursos.
� HABILIDADES: Comunicación efectiva, Sensibilidad interpersonal,
Trabajo en equipo, Toma de decisiones, Pensamiento creativo,
Disposición de aprendizaje, Manejo de la información, Adaptabilidad,
perseverancia, vitalidad, Tolerancia, Obtención de resultados, Iniciativa,
Planeación y Organización, Orientación, Innovación, Servicio, Trabajo
bajo presión, Calidad integral, Sentido de pertenencia, Delegación,
Promover el desarrollo, Retroalimentación Oportuna, Coherencia,
Persuación.
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3. CONTADOR
3.1 IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
� JEFE INMEDIATO: Gerente. � PERSONAL A CARGO: Auxiliar contable. � MISIÓN DEL CARGO: Asegurar que la información contable y financiera de la empresa se encuentre clara y oportunamente, aplicando la normatividad legal vigente para el campo contable y tributario.
3.2 ASPECTOS TÉCNICOS
� FUNCIONES:
• Actualizar de la información contable en sistema, garantizando que la misma cuente con las especificaciones dadas.
• Revisar y aprobar los diferentes impuestos que está obligado a presentar la empresa.
• Elaborar el estado de resultados y el balance general de la empresa.
• Ser parte integral en el proceso de implementación de gestión de calidad con el fin de cumplir la política y objetivos de calidad de la empresa.
• Efectuar de acuerdo con las órdenes e instrucciones de Gerente, otras labores que le sean asignadas relacionadas con su perfil.
3.3 COMPETENCIAS DEL CARGO � EDUCACIÓN: Contador Público.
� FORMACIÓN: Fundamentos de ISO 9001:2008, Reformas Tributarias.
� EXPERIENCIA: 1 año.
� HABILIDADES: Comunicación efectiva, Concentración, Sensibilidad
interpersonal, Trabajo en equipo, Toma de decisiones, Pensamiento
creativo, Disposición de aprendizaje, Manejo de la información,
Adaptabilidad, perseverancia, vitalidad, Tolerancia, Obtención de
resultados, Iniciativa, Planeación y Organización, Orientación, Innovación,
Servicio, Trabajo bajo presión, Calidad integral, Sentido de pertenencia.
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4. JEFE ADMINISTRATIVO Y DE RECURSOS
4.1 IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
� JEFE INMEDIATO: Gerente � PERSONAL A CARGO: Auxiliar administrativo, Auxiliar contable, Auxiliar de servicios generales.
� MISIÓN DEL CARGO: Apoyar al gerente general a realizar las actividades del ciclo administrativo (planear, hacer, verificar y actuar) en el desempeño del objeto social de la empresa.
4.2 ASPECTOS TÉCNICOS
� FUNCIONES:
� Velar por el cumplimiento del reglamento interno de trabajo.
� Mantener información y documentación actualizada sobre las últimas disposiciones laborales.
� Garantizar la realización de la nómina del personal de acuerdo a las novedades generadas en el periodo.
� Velar por la logística, asignación y correcta utilización de los equipos, materiales, insumos y dotación de las diferentes áreas de la empresa.
� Mantener actualizados los contratos de los diferentes clientes.
� Realizar compras de dotación, insumos y demás recursos necesarios en la empresa.
� Seleccionar, evaluar y clasificar periódicamente los proveedores de servicios y productos.
� Realizar todas las labores de logística necesarias en la empresa.
� Asegurarse de que se establecen, implementan y mantienen los
programas necesarios para la seguridad y salud ocupacional.
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� Informar a la alta dirección sobre el desempeño de los programas de
seguridad y salud ocupacional y cualquier necesidad de mejora.
� Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia acerca de la
importancia de cumplir con los programas de seguridad y salud
ocupacional.
� Elaborar análisis de riesgos de salud ocupacional de todos los puestos
de trabajo, en coordinación con el comité paritario de salud ocupacional.
� Todas aquellas asignadas por su jefe inmediato.
4.3 PERFIL DEL CARGO
� EDUCACIÓN: Administrador de empresas, Contador público, Ingeniero
Industrial y a fines.
� FORMACIÓN: Fundamentos de ISO 9001:2008, Recursos humanos,
Seguridad Industrial y Salud Ocupacional.
� EXPERIENCIA: 1 año.
� HABILIDADES: Comunicación efectiva, Sensibilidad interpersonal,
Trabajo en equipo, Toma de decisiones, Pensamiento creativo,
Disposición de aprendizaje, Manejo de la información, Adaptabilidad,
perseverancia, vitalidad, Tolerancia, Obtención de resultados, Iniciativa,
Planeación y Organización, Orientación, Innovación, Servicio, Trabajo
bajo presión, Calidad integral, Sentido de pertenencia, Delegación,
Promover el desarrollo, Retroalimentación Oportuna, Coherencia,
Persuación.
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5. SUPERVISOR DE RED DE RECAUDO
5.1 IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
� JEFE INMEDIATO: Subgerente administrativo y operativo. � PERSONAL A CARGO: NO APLICA � MISIÓN DEL CARGO: Inspeccionar y evaluar el proceso de recaudo en todos los puntos.
5.2 ASPECTOS TÉCNICOS
� FUNCIONES:
• Realizar programación de los turnos del personal en ausencia del coordinador.
• Supervisar la labor diaria en cada uno de los puntos de pago de la red de recado Servicer.
• Llevar estricto control de las anomalías detectadas o desviación de procesos.
• Reportar el informe diario de las visitas realizadas a los puntos de pago, con copia al coordinador de cada Departamento.
• Hacer arqueos sorpresivos en las visitas hechas a cada punto de pago. • Apoyar incondicionalmente en todo los procesos en los que se requiera. • Conocer las condiciones contractuales del cliente, aplicarlas y velar por su debido cumplimiento.
• Y todas aquellas funciones que le asigne el Jefe Inmediato. • Identificar los posibles fraudes que se puedan presentar en el proceso y establecer estrategias que ayuden a eliminarlos.
• Realizar visitas a los puntos subcontratados y propios.
5.3 PERFIL DEL CARGO
� EDUCACIÓN: Técnico o tecnólogo.
� FORMACIÓN: Fundamentos de ISO 9001:2008, manejo de aplicativos
de cobro, manejo de caja.
� EXPERIENCIA: 6 meses.
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� HABILIDADES: Comunicación efectiva, Sensibilidad interpersonal,
Trabajo en equipo, Toma de decisiones, Pensamiento creativo,
Disposición de aprendizaje, Manejo de la información, Adaptabilidad,
perseverancia, vitalidad, Tolerancia, Obtención de resultados, Iniciativa,
Planeación y Organización, Orientación, Innovación, Servicio, Trabajo
bajo presión, Calidad integral, Sentido de pertenencia, Delegación,
Promover el desarrollo, Retroalimentación Oportuna, Coherencia,
Persuación.
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6. AUXILIAR CONTABLE Y ADMINISTRATIVO
6.1 IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
� JEFE INMEDIATO: Jefe administrativo y de Recursos � PERSONAL A CARGO: no � MISIÓN DEL CARGO: Procesar y actualizar la información contable de la empresa a través del programa contable. Apoyar al desarrollo efectivo de las actividades administrativas de la empresa.
6.2 ASPECTOS TÉCNICOS
� FUNCIONES: • Archivar información generada en los procesos contable y administrativo.
• Digitar comprobantes de egreso en el programa contable. • Causar pagos mensualmente. • Elaborar comprobantes de egreso generados por los diferentes pagos de las sucursales.
• Verificar fechas y valores de las facturas para informar a la asistente administrativa y así realizar pagos oportunamente evitando sanciones por vencimiento.
• Atender todas las recomendaciones dadas por el contador. • Presentar y colaborar al contador con toda la información necesaria. • Mantener debidamente actualizados y archivadas las hojas de vida del personal.
• Apoyar la gestión de proveedores y compras de la empresa. • Realizar pagos a proveedores, acreedores y demás obligaciones de la empresa.
• Manejar la correspondencia de la empresa y mantener absoluta confidencialidad sobre la misma.
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6.3 PERFIL DEL CARGO
� EDUCACIÓN: Estudiante de Contaduría o afines./Técnico en contaduría
� FORMACIÓN: Fundamentos de ISO 9001:2008, manejo de software
contable.
� EXPERIENCIA: 1 año.
� HABILIDADES: Comunicación efectiva, Sensibilidad interpersonal,
Trabajo en equipo, Toma de decisiones, Pensamiento creativo,
Disposición de aprendizaje, Manejo de la información, Adaptabilidad,
perseverancia, vitalidad, Tolerancia, Obtención de resultados, Iniciativa,
Planeación y Organización, Orientación, Innovación, Servicio, Trabajo
bajo presión, Calidad integral, Sentido de pertenencia.
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7. CAJERO PRINCIPAL
7.1 IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
� JEFE INMEDIATO: Coordinador Red de Recaudo � PERSONAL A CARGO: No aplica � MISIÓN DEL CARGO: Custodiar los dineros de los clientes hasta ser efectiva la entrega de los soportes de los depósitos bancarios realizados a estas.
7.2 ASPECTOS TÉCNICOS
� FUNCIONES
� Conocer claramente las condiciones contractuales establecidas por los clientes.
• Custodiar en caja fuerte los dineros recaudados.
• Verificar el dinero recibido por las cajas auxiliares. • Realizar cierre a cajas auxiliares y evidenciar en las tarjetas de arqueo.
• Realizar el cierre general del punto de pago.
• Registrar diariamente las diferencias reflejadas en los cierres diarios (Faltantes, sobrantes y gastos que se vayan generando) e informar a la empresa cualquier novedad.
• Preparar consignaciones bancarias.
• Provisional a las cajas auxiliares, según las necesidades que surjan en función de la labor realizada.
• Todas aquellas asignadas por su jefe inmediato.
7.3 PERFIL DEL CARGO
� EDUCACIÓN: Bachiller o Tecnólogo.
� FORMACIÓN: Fundamentos de ISO 9001:2008, Nociones básicas de
sistema y habilidades numéricas, Manejo aplicativos de cobro.
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� EXPERIENCIA: 1 año en manejo de caja.
� HABILIDADES: Comunicación efectiva, Sensibilidad interpersonal,
Trabajo en equipo, Toma de decisiones, Pensamiento creativo,
Disposición de aprendizaje, Manejo de la información, Adaptabilidad,
perseverancia, vitalidad, Tolerancia, Obtención de resultados, Iniciativa,
Planeación y Organización, Orientación, Innovación, Servicio, Trabajo
bajo presión, Calidad integral, Sentido de pertenencia, Delegación,
Promover el desarrollo, Retroalimentación Oportuna, Coherencia,
Persuasión, Nivel de compromiso, Responsabilidad y concentración.
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8. CAJERO AUXILIAR
8.1 IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
� JEFE INMEDIATO: Coordinador red de recaudo � PERSONAL A CARGO: No Aplica � MISIÓN DEL CARGO: Recaudar el dinero de las diferentes empresas con las cuales SERVICER LTDA, estableció vinculo comercial.
8.2 ASPECTOS TÉCNICOS
� FUNCIONES:
� Conocer claramente las condiciones contractuales establecidas por los clientes.
� Atender amable y cordialmente a todos los usuarios que ingresan al punto de pago.
� Recibir la(s) factura(s) de los clientes. Tener en cuenta las condiciones comerciales establecidas por la empresa y así identificar las características de cada tipo de recaudo en cuanto a valores y fechas.
� Sumar valor total de las facturas. � Verificar al inicio y cierre del día, los dineros entregados como base por la caja principal.
� Controlar, organizar y entregar los desprendibles de pago recibidos, clasificarlos por empresa y entregar a sistemas.
� Evacuar constantemente los dineros, organizados y debidamente fajados a la caja principal y mantener el mínimo de efectivo en caja.
� Registrar los dineros entregados a caja principal en los formatos de control de recaudo.
� Organizar los sellos con las fechas de cada día.
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� Ingresar al sistema de cada empresa cliente los pagos recibidos.
� Todas aquellas asignadas por su jefe inmediato. 8.3 PERFIL DEL CARGO
� EDUCACIÓN: Bachiller.
� FORMACIÓN: Fundamentos de ISO 9001:2008, Nociones básicas de
sistema y habilidades numéricas, Manejo aplicativos de cobro, manejo
de caja.
� EXPERIENCIA: 6 meses o no requerida.
� HABILIDADES: Comunicación efectiva, Sensibilidad interpersonal,
Trabajo en equipo, Concentración, Pensamiento creativo, Disposición de
aprendizaje, Manejo de la información, Adaptabilidad, perseverancia,
vitalidad, Tolerancia, Obtención de resultados, Iniciativa, Planeación y
Organización, Orientación, Innovación, Servicio, Trabajo bajo presión,
Calidad integral, Sentido de pertenencia.
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9. AUXILIAR DE SISTEMAS 9.1 IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
� JEFE INMEDIATO: Coordinador Red de Recaudos � PERSONAL A CARGO: No Aplica � MISIÓN DEL CARGO: Procesar la información que se genere por los pagos en la red de recaudo.
9.2 ASPECTOS TÉCNICOS
� FUNCIONES:
• Preparar informe OPEN (sistema en línea).
• Preparar, revisar y enviar gestiones de recaudo del día anterior.
• Organización sistémica y cronológica de la información de cada uno de los clientes (empresas).
• Recibir la información de los diferentes puntos de pago (otras zonas) en medio magnético y físico para así evidenciar la gestión ante el cliente; procesar esta información de los puntos que no tienen sistema o lector de barras, esto se debe hacer a primera hora para enviar el consolidado.
• Realizar revisión de los cupones de pago entregados por los cajeros, ingresarlos al sistema a través del lector de código de barras.
• Con base en los cupones ingresados el sistema genera un informe consolidado con el valor de dinero recaudado.
• Sacar duplicado de los cupones y ajuntarlos al informe. Realizar siempre verificación la información ingresada para evitar errores.
• Enviar a los cliente archivo de consolidado, correo electrónico y cupones físicos.
• Entregar en el formato de entrega de recaudo la información a cada empresa.
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9.3 PERFIL DEL CARGO � EDUCACIÓN: Técnico o Tecnólogo en sistemas.
� FORMACIÓN: Fundamentos de ISO 9001:2008, manejo aplicativo de
cobro, manejo Internet.
� EXPERIENCIA: 1 año
� HABILIDADES: Comunicación efectiva, Sensibilidad interpersonal,
Trabajo en equipo, Toma de decisiones, Pensamiento creativo,
Disposición de aprendizaje, Manejo de la información, Adaptabilidad,
perseverancia, vitalidad, Tolerancia, Obtención de resultados, Iniciativa,
Planeación y Organización, Orientación, Innovación, Servicio, Trabajo
bajo presión, Calidad integral, Sentido de pertenencia.
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10. MENSAJERO
10.1 IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
� JEFE INMEDIATO: Coordinador Red de Recaudo � PERSONAL A CARGO: No � MISIÓN DEL CARGO: transportar correspondencia
10.2 ASPECTOS TÉCNICOS
� FUNCIONES:
• Hacer consignaciones.
• Recolectar dinero de puntos de recaudo.
• Recolectar información de los puntos de recaudo.
• Transporte de correspondencia e implementos de oficina.
• Efectuar de acuerdo con las órdenes e instrucciones de su jefe inmediato, otras labores que le sean asignadas.
10.3 PERFIL DEL CARGO
� EDUCACIÓN: Bachiller.
� FORMACIÓN: Fundamentos de ISO 9001:2008, habilidades numéricas
� EXPERIENCIA: 6 meses
� HABILIDADES: Comunicación efectiva, Sensibilidad interpersonal,
Trabajo en equipo, Toma de decisiones, Pensamiento creativo,
Disposición de aprendizaje, Manejo de la información, Adaptabilidad,
perseverancia, vitalidad, Tolerancia, Obtención de resultados, Iniciativa,
Planeación y Organización, Orientación, Innovación, Servicio, Trabajo
bajo presión, Calidad integral, Sentido de pertenencia.
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11. SUBGERENTE ADMINISTRATIVO Y OPERATIVO 11.1 IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
� JEFE INMEDIATO: Gerente � PERSONAL A CARGO: SI � MISIÓN DEL CARGO: Trabajar de forma coordinada con la gerencia en el desempeño administrativo y operativo de la empresa.
11.2 ASPECTOS TÉCNICOS
� FUNCIONES: • Velar por el cumplimiento y aplicación de todas las normas y procesos de la empresa
• Contribuir con el desarrollo del proceso de selección del personal idóneo para la compañía.
• Mantener comunicaciones efectivas, con el fin de lograr la motivación del personal y contribuir al crecimiento y mejoramiento continuo de la empresa por medio de charlas y comunicados a todo el personal.
• Supervisar el trabajo del personal que está a su cargo para que las actividades se desarrollen de acuerdo a lo planeado.
• Resolver los problemas y/o situaciones especiales con todas las áreas de la empresa.
• Mantener excelentes comunicaciones con los clientes y proveedores para mantener las relaciones y/u obtener futuros contratos con los mismos.
• Ser parte integral en el proceso de planificación del sistema de gestión de la calidad con el fin de cumplir la política y los objetivos de la calidad y los requisitos de la norma ISO 9001.
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• Ejecutar acciones que conlleven al crecimiento de la empresa, teniendo como base la transparencia del desarrollo de los procesos necesarios para tal fin.
• Velar por las condiciones de trabajo del personal a cargo.
• Conocer las condiciones comerciales establecidas contractualmente con los clientes, aplicarlas y hacerle seguimiento constante. y apoyarse con los coordinadores para que los procesos sean totalmente transparentes en todos nuestros puntos
• Informar constantemente las novedades y desviaciones de los procesos al gerente y al personal a cargo.
11.3 PERFIL DEL CARGO � EDUCACIÓN: Contador Público, Administrador de Empresa, Ingeniero
Industrial, economista o afines.
� FORMACIÓN: Fundamentos de ISO 9001:2008, Gestión Comercial,
Planeacion Estratégica.
� EXPERIENCIA: 1 año
� HABILIDADES: Comunicación efectiva, Sensibilidad interpersonal,
Trabajo en equipo, Toma de decisiones, Pensamiento creativo,
Disposición de aprendizaje, Manejo de la información, Adaptabilidad,
perseverancia, vitalidad, Tolerancia, Obtención de resultados, Iniciativa,
Planeación y Organización, Orientación, Innovación, Servicio, Trabajo
bajo presión, Calidad integral, Sentido de pertenencia, Delegación,
Promover el desarrollo, Retroalimentación Oportuna, Coherencia,
Persuación.
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12. COORDINADOR DE RED DE RECAUDO
12.1 IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
� JEFE INMEDIATO: Subgerente Administrativo y Operativo � PERSONAL A CARGO: Cajero principal, Cajeros Auxiliares, Auxiliar de Sistemas, Mensajero.
� MISIÓN DEL CARGO: Coordinar la labor de recaudo en todos los puntos que estén a su cargo.
12.2 ASPECTOS TÉCNICOS
� FUNCIONES:
• Velar por el cumplimiento y aplicación de todas las normas y procesos de la empresa.
• Coordinar el proceso de recaudo en su área de trabajo.
• Gestionar el suministro de personal necesario para la labor de recaudo diario.
• Velar por el cumplimiento en el reporte diario de recaudo a cada uno de los clientes; esta información debe ser oportuna tal como se establece en el contrato de recaudo.
• Realizar conciliaciones del recaudo diario, donde todos los depósitos de dineros sean consignados a las cuentas respectivas de cada cliente coherente siempre con la información recepcionada y procesada.
• Hacer seguimiento diario al reporte de la información que se envía por correo electrónico al cliente, Verificando siempre que sea oportuna y coherente con la información física procesada para que no se presenten diferencias.
• Identificar los posibles fraudes que se puedan presentar en el proceso y establecer estrategias que ayuden a eliminarlos.
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• Trabajar en coordinación con el subgerente y Supervisor para tener total control y seguimiento de todos los procesos de recaudo en nuestros puntos.
• Cumplir con los informes exigidos por la gerencia en las fechas estipuladas.
• Hacer constante seguimiento a los descuadres (faltantes, sobrantes y reclamos) que se puedan generar en los arqueos diarios.
• Reportar las novedades que surjan con el personal al área administrativa.
• Velar por el buen manejo de los equipos de trabajo en todos nuestros puntos de pago y atención al cliente.
• Mantener constante comunicación con todos los encargados en nuestros puntos de pago y atención al cliente.
• Velar por que todos los puntos tengan las herramientas de trabajo necesarias para el desarrollo de las actividades diarias y también la dotación de útiles de aseo.
• Hacer visitas sorpresivas aleatorias en todos los puntos de pago. • Auditar todos los arqueos hechos a los cajeros principales.
12.3 PERFIL DEL CARGO � EDUCACIÓN: Técnico o Tecnólogo.
� FORMACIÓN: Fundamentos de ISO 9001:2008, Manejo office, Manejo
de caja.
� EXPERIENCIA: 1 año.
� HABILIDADES: Comunicación efectiva, Sensibilidad interpersonal,
Trabajo en equipo, Toma de decisiones, Pensamiento creativo,
Disposición de aprendizaje, Manejo de la información, Adaptabilidad,
perseverancia, vitalidad, Tolerancia, Obtención de resultados, Iniciativa,
Planeación y Organización, Orientación, Innovación, Servicio, Trabajo
bajo presión, Calidad integral, Sentido de pertenencia, Delegación,
Promover el desarrollo, Retroalimentación Oportuna, Coherencia,
Persuación.
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RESPONSABILIDAD, PERFILES Y CARGOS PÁGINA 25 de 33
13. AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES 13.1 IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
� JEFE INMEDIATO: Jefe administrativo y de Recursos. � PERSONAL A CARGO: No � MISIÓN DEL CARGO: Contribuir a la conservación de la excelente imagen de las instalaciones de la empresa.
13.2 ASPECTOS TÉCNICOS
� FUNCIONES:
• Mantener limpio las instalaciones de las oficinas de Servicer.
• Colaborar con la mensajería en las oficinas de la empresa.
• Efectuar de acuerdo con las órdenes e instrucciones de su jefe inmediato, otras labores que le sean asignadas.
13.3 PERFIL DEL CARGO
� EDUCACIÓN: Primaria.
� FORMACIÓN: Fundamentos de ISO 9001:2008.
� EXPERIENCIA: 6 meses
� HABILIDADES: Comunicación efectiva, Sensibilidad interpersonal,
Trabajo en equipo, Toma de decisiones, Pensamiento creativo,
Disposición de aprendizaje, Manejo de la información, Adaptabilidad,
perseverancia, vitalidad, Tolerancia, Obtención de resultados, Iniciativa,
Planeación y Organización, Orientación, Innovación, Servicio, Trabajo
bajo presión, Calidad integral, Sentido de pertenencia.
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14. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA DE
ACTUALIZACIÓN CAMBIO REALIZADO
00 09/10/2009 Se modificó el cargo de Auxiliar
Contable a Auxiliar Contable y
Administrativo, adecuando sus funciones, puesto a que se creó la necesidad de contar con una persona de apoyo en las actividades administrativas de la empresa. Se adecuó estructura organizacional con el cargo de Auxiliar Contable y
administrativo.
El cargo Asistente Administrativo, fue adaptado como jefe inmediato de Auxiliar Contable y Administrativo.
01 24/02/2010 Se ajustaron las habilidades del personal, según las establecidas en la evaluación de desempeño y se agregó la formación necesaria para desarrollar las funciones de cada cargo. Se cambio estructura organizacional.
REVISÓ: APROBÓ: FIRMA EN DOCUMENTO ORIGINAL
Aledys Astrid Anaya Padilla
Jefe Administrativo y de Recursos
FIRMA EN DOCUMENTO ORIGINAL
Franklin Hernández Sánchez
Gerente
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