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Capítulo IV. Resultado de la Investigación
2.- DISCUSION DE LOS RESULTADOS
• PROCEDIMIENTO PARA EL ALMACENAMIENTO DE
PRODUCTOS FARMACÉUTICOS.
Con referencia a los resultados obtenidos por los encuestadores,
se pudo observar que no existen en la empresa notas de pedidos
(facturas) para obtener faltantes de medicamentos, al igual que no existe
un libro de notas donde se registren estos, y de este modo mencionan la
necesidad de un sistema computarizado para tener un mejor control en el
sistema de inventario de medicamentos.
Sin embargo, según una observación directa, se pude determinar
que no solo se debe automatizar el proceso, debería existir un personal
preparado para el despacho de medicamentos, ya que estos auxiliares
que se encuentran trabajando en esta actividad han aprendido de él con
la constancia con que la realizan, más no por estudios realizados o por la
experiencia que se requiere para un cargo como el que desempeñan.
A pesar de esto, los procedimientos son dirigidos y controlados por
la persona encargada de esta actividad (Farmacéutica), por lo que es
indispensable incorporar más personal, para que de esta manera pueda
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Capítulo IV. Resultado de la Investigación
haber mayor supervisión y control, pudiendo evitar que exista fugas de
medicamentos y un descontrol en el manejo del inventario.
Estas actividades requieren de mayor atención, en lo que se
refiere a la codificación de medicamentos utilizados, o algún genérico
recomendado por en farmacéutico, para luego ofrecer una información
útil a los pacientes que acuden a este centro asistencial, en cuanto a la
existencia de los medicamentos.
Es importante determinar la modernización de este sistema de
control de inventario ya que este reduce el trabajo, facilita el mismo al
momento de realizar el inventario, cuantificar fallas o determinar las
necesidades de los materiales y de este modo saber o constatar las
fechas de vencimientos de estos medicamentos.
De este mismo modo, existe mayor control en la procedencia o
destino de los medicamentos y equipos, estimando un consumo diario
semanal, mensual y anualmente en cada servicio, para lograr mayor
eficacia en el trabajo y conseguir la eficiencia en el control.
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Capítulo IV. Resultado de la Investigación
Según Boscan (1997. p,8) define el almacenaje como lo
fundamental para adoptar los controles estrictos necesarios para el
manejo de todo tipo de producto, así como también para lograr la
adaptación a este importante proceso que sé esta suscitando
actualmente, puesto que sirve de base para el desarrollo de la
organización.
Los almacenistas son personas que dentro de una empresa
llevan a cabo todos los movimientos físicos, que se realizan dentro del
almacén tales como: empacar, etiquetar, descargar y desempacar los
empaques. Estas personas deben estar preparado para dar
mantenimiento a los equipos disponibles y deben cumplir procedimientos
formales de seguridad.
• PROCEDIMIENTO PARA EL DESPACHO DE PRODUCTOS
FAMACÉUTICOS.
Con referencia a los procedimientos para el despacho de
medicamentos y equipos la mayoría de los encuestados coincidieron que
estos deben ser retirados mediante un formulario denominado proforma
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Capítulo IV. Resultado de la Investigación
de pedidos, en el que se identifica la unidad que realiza el
pedido, firmada y sellada por una persona autorizada en cada uno de
estos servicios, para luego poder ser despachado el pedido.
En cuanto a los ingresos de medicamentos, equipos y enseres se
reciben mediante normas preestablecidas por la contraloría general de la
república, a través de una licitación realizada en la junta de compra,
donde los proveedores deben traer su respectiva cotización, para que de
esta manera pueda realizar el pedido de acuerdo el precio ajustado en
cada uno de ellos.
Analizando este procedimiento, se puede mencionar que esta
actividad requiere de un personal amable, cordial y sobre todo, personas
capacitadas para estar en puestos tan importantes como lo es la atención
al público, ya que esta característica es indispensable para la atención al
paciente que busca una ayuda e información indispensable, para que
pueda ser atendido en mejores condiciones física y pueda sentirse
orgulloso de la organización hospitalaria.
Según Polimeni (1994.p,76) establece, que los aspectos en una
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Capítulo IV. Resultado de la Investigación
orden de compra son: Nombre impreso y dirección de la compañía que
hace el pedido, número de la orden de compra, nombre y dirección del
proveedor, fecha del pedido, fecha de entrega requerida, términos de
entrega y de pago, cantidad de artículos solicitados, número de catálogo,
descripción precio unitario y total, costos de envío, de manejo de seguro y
relacionados, costos total de todas las ordenes y firma autorizada.
El original se envía al proveedor (para situar el pedido) las copias
van al departamento de contabilidad (para futuro registro en el libro diario
de compras, en los libros mayores generales y auxiliares) a cuenta por
pagar(pago eventual, pago en el periodo de descuento)al departamento
de recepción para advertirle de la entrega de la factura y otra copia al
departamento de compra para mantener un archivo de todas las ordenes
de compras expedidas).
• PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE
PRODUCTOS FARMACÉUTICOS.
En lo que se refiere a los procedimientos para la recepción de
medicamentos se pudo conocer a través de los encuestados, que la
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Capítulo IV. Resultado de la Investigación
forma de recibir los ingresos de medicamentos, equipos y enseres es a
través de una orden de compra, siendo este una norma establecida por el
departamento administrativo, para que esta pueda luego ser verificada por
la controlaría general de la república y realizar su respectivo informe,
para así poder ser despachada, a través de una codificación ya
establecida por la doctora encargada, para que de está manera se pueda
realizar la búsqueda de los medicamentos con mayor facilidad al
momento de ser despachada y llevada al control de inventario (Kardex).
Por esto la recepción se realiza en una junta de compra efectuada
antes de finalizar el mes, elaborándose un formato que contiene nombre
del proveedor, número de orden de compra, fecha en que se recibe el
pedido, cantidad recibida, descripción de los artículos, diferencias con la
orden de compra y forma autorizada. Las copias se envían al
departamento de cuentas por pagar para confrontar con la orden de
compra y la factura del proveedor, si esto esta en regla entonces se
autoriza el pago.
Esta recepción de pedidos no se realiza en lo servicios que presta
la farmacia, ya que cada uno de los servicios que necesita algún
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Capítulo IV. Resultado de la Investigación
pedido, elabora la proforma para realizar el pedido por día. Si el pedido
efectuado no llega a la farmacia, por ser pedidos para un sólo servicio
especial, este realiza dicho pedido en hojas de fallas sólo para sus
necesidades y es llevada a la junta de compra para su elaboración.
Es de suma importancia realizar la recepción de medicamentos
porque a través de esta se compran los medicamentos mas económicos,
ya que en la junta de compra gana el articulo que tenga menor costo y
que reúna las necesidades exigidas por el experto.
Es por esto que al utilizar la proforma de pedido para el despacho
de medicamentos y equipos, se puede llevar un mejor control de la salida
conociendo el destino y estimando la cantidad que se usa en cada
servicio, o realizando estas según las necesidades de cada uno de ellos o
según la existencia de medicamentos en la farmacia.
En tal sentido Polimeni (1994.p,77) pude definir este proceso
“cuando se despachan los artículos ordenados, el departamento de
recepción, los desempaca y los cuenta (es interesante tener en cuenta
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Capítulo IV. Resultado de la Investigación
que la cantidad solicitada no apárese en la copia de la orden de compra
enviada a este departamento. Esta omisión intencional garantiza que los
artículos entregados sean realmente contados). Se revisan los artículos
para tener la seguridad de que no estén dañados y cumplan con las
especificaciones de compras y de la lista de empaque (una lista
preparada por el proveedor que adjunta al pedido y que detalla lo que hay
en el envío), luego el departamento recepción emite un informe de
recepción.
• NIVELES DE INVENTARIO MAXIMO
En relación con los niveles de inventario máximo se observó
que la mayoría de los encuestados respondieron que si se llevan un
control máximo por productos farmacéuticos por pacientes, en donde
existen medicamentos muy costosos y con poca existencia. En cuanto a
los métodos para facilitar este nivel de inventario se puede decir que un
buen método para facilitar éste nivel es el sistema computarizado, pero
según ellos no existe ningún otro método.
Cabe destacar que este nivel máximo solo esta establecido
entre dos (02) y tres (03) medicamentos de un solo uso por paciente,
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Capítulo IV. Resultado de la Investigación
tomando en cuenta que la existencia de estos productos es muy escasos
por el presupuesto que se obtiene en el hospital. Analizando las
respuestas de los encuestados se puede decir que estos pueden
ocasionar costo en cuento a la especialización del personal en el manejo
del sistema computarizado.
Según Patón (1.966 p. 478) establece que la cantidad máximo que
se almacena para un periodo dado, no debe exceder de la cantidad
prevista en el presupuesto de ventas mas cierta cantidad que se conservé
para mayor seguridad. Así mismo Gómez R.(1968.p,6-6) afirma que “el
nivel de inventario máximo ha de constituir un limite para evitar el producir
el exceso y el abaratamiento de productos en los almacenes, los riesgos y
costos que lo conllevan al producir cualquier tipo de materiales.
• NIVELES DE INVENTARIO MÍNIMO
Con referencias al nivel de inventario mínimo se observó que
gran parte de los encuestados respondieron que el nivel de inventario
mínimo lo realiza la doctora encargada de la farmacia, siendo esta, la que
establece la distribución de los medicamentos por paciente y por pisos.
En cuento a las fallas obtenido durante el mes, se elaboran un formato
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Capítulo IV. Resultado de la Investigación
estableciendo y comparando la cantidad suministrada a los pacientes
por mes para luego realizar el pedido para el siguiente mes.
Este nivel mínimo es utilizado con muy poca frecuencia, ya que
sólo se lleva cuando la existencia es insuficiente y falta mucho tiempo
para el abastecimiento de los mismos. Cuando esto sucede el mínimo
de medicamentos establecidos en la proforma es uno por medicamento.
Según Francisco Gómez Rondón (1989, p.6-5) define el nivel de
inventario mínimo como el volumen de la existencia, por debajo de las
cuales no debe encontrarse nunca en la empresa por correr los riesgos de
poder satisfacer, en un momento dada los pedidos de su clientela. Este
mínimo ha de ser determinado por la gerencia de ventas, tomando en
consideración los hábitos de la clientela, posibilidades de los pedidos
extraordinarios, urgencias de las entregas, etc.
Del análisis realizado se puede decir que los niveles de inventario
inciden notablemente en el funcionamiento de una empresa y sus costos,
puesto que si mantiene inventarios en exceso, acarrearían la
inmovilización innecesaria de gran parte del capital de trabajo, con el
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Capítulo IV. Resultado de la Investigación
aumento consiguiente de los costos, tanto de mantener tales inventarios,
como de los intereses del capital invertido.
• CONTROL DE DESPERDICIO DE PRODUCTOS FARMACEUTICOS
Con relación a los desperdicios de productos farmacéuticos la
mayoría respondió que no existen desperdicios de productos
farmacéuticos, debido que los medicamentos son comprados
mensualmente verificando que estos no estén vencidos o en mal estado.
Para tener un control de desperdicio estos utiliza el Kardex y un conteo
físico como método para obtener un Stock del total de la existencia de
los medicamentos, utilizando notas de fallas como registro interno, para
llevar el control de medicamentos existente y tratar en lo posible el
desperdicio, teniendo como equipos obsoletos el Kardex, máquina de
escribir y máquina sumadoras.
Del mismo modo estos coincidieron que no existen irregularidades
en el control de inventario en la farmacia, pero pudieran existir estas fugas
de medicamentos en los servicios, dotados de materiales médicos, en
ellos no existe un control o una supervisión constante.
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Capítulo IV. Resultado de la Investigación
En cuento a una observación directa se pudo notar, que los
desperdicios realizados son en cuento a ampollas rotas, lesiones en las
pipas del alcohol, entre otros, es decir que existe un mínimo de
desperdicios pero controlado inmediatamente. Con referencia a las
irregularidades de los medicamentos, pudieran establecer una vigilancia
estricta en cada piso, para poder tener un mejor control de los
medicamentos o equipos y de esta manera poder evitar que esto ocurra.
De hechos es indispensable que exista un control y supervisión,
para evitar la fuga de medicamentos ya que esto ocasiona pérdida de
materiales, de dinero tanto para el hospital como para el país.
Munch Galindo (1992 p-178) establece la corrección, como la
utilidad concreta y tangible del control en una acción correctiva para
integrar las desviaciones en relación con los estándares. El tomar una
acción correctiva es función de carácter netamente ejecutivo, no obstante,
antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer si la desviación es un
síntoma o una causa.
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Capítulo IV. Resultado de la Investigación
Este mismo autor (p,186) establece que un buen sistema de control
de inventario permite, disponer de cantidades adecuadas de materiales
y/o productos para hacer frente a las necesidades de la empresa, evitar
perdidas considerables en las ventas, evitar perdidas innecesarias por
deterioro u obsolencia o por exceso de material almacenado, reducir al
mínimo las interrupciones de la producción, reducir costos (en materiales
ociosos, retraso de producción, entre otros).
• CANTIDAD DE PEDIDO PARA EL INVENTARIO DE
PRODUCTOS FARMACÉUTICOS
La mayoría de los encuestados respondieron que si se lleva un
control de la cantidad en los diferentes fármacos y equipos ya que esta
cantidad a pedir lo establece la doctora encargada al realizar la hoja de
fallas y las realiza por la cantidad de medicamentos que salieron durante
el mes, para luego ser llevadas a la junta de compra y ser discutida de
acuerdo al presupuesto establecido, pero por lo general se efectúa
alrededor de un 60% del pedido de medicamentos realizando un control
primero en el Kardex, luego un conteo físico para ver si ambas
concuerdan, si esto no concuerdan inmediatamente se busca la razón de
la existencia.
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Capítulo IV. Resultado de la Investigación
Al analizar la cantidad de pedido para el inventario se observó que
estas cantidades en algunos medicamentos son muy pocas, con relación
a los pacientes que acuden a este centro hospitalario, pero tomando en
cuenta las respuestas de los encuestados se pudo notar que la doctora
encargada efectúa esta actividad con mucha eficiencia, ya que es una
persona responsable que le gusta su trabajo y lo defiende para poder
cubrir con las metas establecidas.
Esta cantidad de pedido se realiza a los distintos laboratorios que
acuden a esta junta de compra con sus respectivas cotizaciones y el
pedido se realiza al laboratorio de menor costo.
Según Patón (1996. P, 39) que la cantidad de pedido en “el
presupuesto de compras para el año o la temporada depende
principalmente de los análisis y los programas de ventas, mas bien que de
la contabilidad de almacenes”.
Este autor afirma que saber comprar la mercancía y tener bien
abastecido los almacenes, son dos aspectos importantes en una buena
administración, y la organización de los métodos y los registros para el
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Capítulo IV. Resultado de la Investigación
Al analizar estos consumos se observa la necesidad tan urgente que
tienen las personas que trabajan en la farmacia, como los pacientes que
acuden a este centro asistencial pudiéndose visualizar que estos son
pacientes de bajo recursos que necesidad la ayuda inmediata y
desinteresada que le puedan brindar en este hospital.
Es necesario, realizar correcciones en el prepuesto tomando en
cuenta los resultados de la investigación, debido a que este representa un
elemento importante que influye en la adquisición de medicamentos y
equipos.
Según Munch Galindo (1992 p.178) desarrolla el establecimiento de
estándares como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o
patrón con base en la cual se efectúa el control.
Este mismo autor hace énfasis en la retroalimentación, que es el
proceso de control, ya que a través de la retroalimentación, la información
obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo.
Al analizar las mismas, es indispensable el establecimiento de los
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Capítulo IV. Resultado de la Investigación
estándares que sirve como un seguimiento de un modelo para que se
efectúe un control, dando una sucesión a la medición de los resultados
definidos por un estándar, para la corrección e integración de las
desviaciones en relación con los estándares en donde es importante
conocer si es un sistema o una causa.
• METAS PARA EL CONTROL DE INVENTARIO
Según la población encuestada se observó que no existen
metas para el control de inventario, ya que estos no están en su alcance
sino en manos de las personas encargadas de elaborar el presupuesto,
el cual es insuficiente y no se logra lo que se quiere, teniendo siempre en
cuenta mantener el Stock establecido para los medicamentos y tratando
de utilizar en lo posible el método PEPS, pero este es tomado en cuenta
con muy poca frecuencia por los despachadores al momento de ser
retirados los medicamentos.
Al analizar los resultados obtenidos, se pudo observar la
necesidad de diseñar un sistema de control de inventario automatizado,
de tal manera que los procedimientos puedan ser coordinados de una
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Capítulo IV. Resultado de la Investigación
manera eficaz y eficiente en el desenvolvimiento de los procesos.
Para Tawfit (1987 p.64) define un sistema de control como la
función de administrar eficazmente los recursos materiales, humanos
y financieros de una unidad productiva. Esto significa aplicar los cincos
grandes principios administrativos: Prever, planificar, organizar, dirigir,
controlar.
Puede considerarse el control como un sistema administrativo. Se
trata aquí de definir los objetivos, establecer los medios para alcanzarlo,
medir los resultados, evaluar las variaciones y tomar las medidas
correctivas que sean necesarias.
• REGISTROS DE PEDIDOS
De acuerdo con los encuestados los registros de
pedidos son elaborados en forma manual en el Kardex, teniendo como
soporte un informe elaborado con todos los datos de la mercancía,
considerando que el mecanismo utilizado para este control de inventario
se encuentra muy obsoleto, en lo que se propone que éste sistema
pueda ser computarizado o automatizado.
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Capítulo IV. Resultado de la Investigación
Al analizar estos registros se puede observar que es una forma
inadecuada de llevar el control, pero este trabajo es elaborado sólo en las
partes donde existe todo el manejo de materiales y equipos, porque existe
un único piso denominado departamento de informática encargado de
llevar el control de las entradas de medicamentos de la forma
computarizada, tomando en cuenta que únicamente se llevan las
entradas, más no las salidas.
Según J.M. Rosemberg, (1994, p.356) los registros de pedidos
son descripciones escritas de los cargos de un embarque y de las
mercancías.
Karold Koontz y Heinz Weihrich (1.990, p.32) define un sistema
mecanista como el apropiado para el ambiente organizacional
relativamente estable. Este sistema se caracteriza por una diferenciación
especializada de tareas, por individuos que consideran que sus tareas
son distintas de la mayoría por derecho y obligaciones definidos con
precisión, por unas estructuras jerárquicas por una interacción vertical
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Capítulo IV. Resultado de la Investigación
entre el superior y los subordinado y por tener instrucciones y
decisiones que provienen del superior.
Del mismo modo define un sistema de administración orgánico,
como aquello que se caracteriza por el desempeño individual basado
en los conocimientos de las tareas de todos los interesados, una
redefinición continua de las tareas mediante interacción con otros,
mucha interacción y consulta laterales. Este sistema es más adecuado
para enfrentar condiciones inestables y cambiantes y problemas que
no pueden predecirse.
Tomando en cuenta lo planteado los mismo autores coincide en
que un sistema es algo que se visualiza para controlar, medir, tomar
decisiones gerenciales para el logro de los objetivos planeados, así
como también es un sistema de computo o de información sencilla que
ayuda a los gerentes, supervisores y persona para el almacenamiento
de cualquier información que sirva de apoyo para la toma de
decisiones.
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Capítulo IV. Resultado de la Investigación
manejo de los costos de la mercancía y materiales, se deben basar en el
reconocimiento de su hecho.
De todo lo anterior expuesto por los diferentes autores se puede
decir que la adquisición de materiales, el abastecimiento y servicios esta
estimulado por la necesidad y usos, en la que es indispensable
pronosticar las compras abarcando aspectos como programar la demanda
futura, determinar las oportunidades de los procesos mas económicos,
cálculos, los niveles de inventarios, planear la utilización de espacios para
el almacenamiento, supervisar las cantidades de mercancías, el tiempo
de reposición y el manejo de materiales.
• CONSUMO DE MATERIALES Y EQUIPOS
Tomando en cuenta los parámetros establecido, por la doctora para el
retiro de materiales de consumo, esta va de acuerdo a las necesidades de
los paciente, con un pedido autorizado por el jefe de cada unidad de
servicio, pero siempre cumpliendo con lo establecido. Este parámetro
abarca entre (1 ó 3) medicamentos por paciente, pudiéndose notar que no
existe metas para el control de inventario, ya que se trabaja a base de un
presupuesto insuficiente.
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