ControlWin versión 5.2MANUAL DEL USUARIOINDICE
1. Aspectos generales importantes
1.1. Requerimientos de hardware y software 1
1.2. Precauciones especiales 1
2. Operación inicial del sistema
2.1. Instalación 3
2.2. Puesta en marcha 4
2.3. Procedimientos iniciales 5
2.4. Procedimientos rutinarios 10
2.5. Otros procedimientos iniciales de utilidad 15
3. Todas las opciones del programa
3.1. Menú de Archivos 20
3.2. Menú de Datos de alumnos 36
3.3. Menú de Reportes 50
3.4. Menú de Utilidades 76
4. Anexos
4.1. Anexo 1. Preguntas y respuestas frecuentes 87
4.2. Anexo 2. Problema en Promedio de área 90
4.3. Observación para Ciencias Integradas 92
4.4. Contrato de Licencia de usuario 93
4.5. Copia de archivos en Windows 94
ASPECTOS GENERALES1. ASPECTOS GENERALES IMPORTANTES
Esta sección detalla algunos aspectos importantes antes de entrar en la explicación a cerca de la forma de operar el sistema ControlWin. Si ya tiene el sistema funcionando en su computadora, probablemente no le sea de mucho interés el primer punto, pero el segundo punto contiene recomendaciones muy importantes.
1.1 REQUERIMIENTOS DE HARDWARE Y SOFTWARE
Los requerimientos mínimos de hardware y software del sistema ControlWin son los siguientes:
16 MB en memoria RAM Pentium I de 233 MHz 7 MB de espacio libre en disco Sistema operativo Windows 95
1.2. PRECAUCIONES ESPECIALES
En el diseño del programa se ha tratado de minimizar las probabilidades de fallas debido a errores del usuario, fallas de hardware o de energía. Sin embargo, para evitar cualquier inconveniente es aconsejable que siga las siguientes recomendaciones:
Siempre efectúe copias de seguridad después de realizar tareas como inscripciones, registro de notas, historial, etc. De esta manera, si alguna falla de energía descompusiera los archivos, sólo perdería lo último que estuviera efectuando.
Siempre debe abandonar el programa con la opción Archivo / Salir y no apagar el computador estando en ejecución el programa. Asimismo, es una buena práctica suspender la sesión ante probables fallas de energía, como en el caso de tormentas eléctricas.
Si después de algún corte del suministro eléctrico nota algún desajuste, realice la REORGANIZACION de archivos usando la correspondiente opción del menú de Utilidades.
Es muy conveniente que antes de realizar la función de “Fin de gestión” realice una copia de seguridad. Aunque el riesgo se limita a un caso de interrupción de energía durante el desarrollo del proceso.
Ante cualquier emergencia, no dude en ponerse en contacto con el autor usando alguno de los medios registrados en las primeras páginas de este manual o en la opción “Acerca de” del menú de Ayuda del sistema.
2. OPERACIÓN INICIAL DEL SISTEMA
Este capítulo del manual intenta introducir rápidamente al usuario en los procedimientos iniciales de la operación del sistema ControlWin. Concretamente se explican los siguientes aspectos:
instalación puesta en marcha del sistema procedimientos iniciales
procedimentos rutinarios otros procedimientos iniciales de utilidad
2.1. INSTALACIÓN.
Para instalar el sistema debe ejecutar el archivo “Setup.exe”. Deberá tener una ventana como la de la figura de abajo:
Después de aceptar esta y otra ventana de presentación, el programa de instalación le solicitará ubicar la carpeta en la que se instalará el programa (por defecto: Archivos de programa):
Si desea aceptar la carpeta presentada por defecto, sólo tiene que hacer clic en el botón Siguiente, caso contrario puede señalar el destino que le parezca mejor (se aconseja mantener la opción por defecto).
Después de esto ya no necesita proporcionar mayor información, de manera que sólo deberá continuar con el proceso hasta que el programa de instalación le informe que ya concluyó. Seguramente tendrá un nuevo icono de acceso directo en el escritorio de Windows y otro en el menú de Programas.
El programa de instalación copia los archivos necesarios para que el sistema se ejecute adecuadamente y también copia un grupo de datos de ejemplo con aproximadamente 750.
2.2. PUESTA EN MARCHA DEL SISTEMA
Después de la instalación descrita arriba y cuando ejecute el programa, verá una ventana similar a la siguiente
Esta es la ventana principal de ControlWin y. Notará que en la parte central existe la identificación de un colegio denominado “10 de octubre”. Esta información
cambiaremos, sólo se trata de un ejemplo. Para que aparezcan los datos de nuestro colegio debemos pasar a siguiente punto.
2.3. PROCEDIMIENTOS INICIALES (MENÚ ARCHIVO)
Ya que sabemos que no le gusta leer un manual le trataremos de ser breves y directos. Por eso aprenderá en esta sección el uso del menú ARCHIVO, que comprende:
1. Creación de un grupo de datos2. Abrir base de datos3. Copia de seguridad4. Configurar la impresión5. Configurar operación
2.3.1. CREACIÓN DE UN GRUPO DE DATOS.
Tenemos dos opciones:
1. Crear una nueva base de datos (si es este su caso siga al inciso a)2. Usar una base de datos existente. (si es este su caso pase al inciso b)
A) CREAR UNA NUEVA BASE DE DATOS
Un grupo de datos son los archivos que contienen toda la información que el sistema mantiene de un establecimiento, como por ejemplo, los datos personales de los alumnos, sus notas, historial, pagos efectuados, etc.
Para una nueva base de datos (sin ningún dato de inicio) deberá hacer en Archivo - Nuevo
El programa le pedirá información sobre dónde quiere almacenar la nueva base de datos y el nombre que tendrá, mediante una ventana como esta
Luego, podemos poner el nombre de nuestra unidad en
Presione el botón marcado con '...' para señalar el lugar donde se creará la nueva base de datos (se recomienda que sea en un disco unidad diferente a la C).
Cree una nueva carpeta con el nombre de la gestión de la base de datos, así por ejemplo “Gestión 2009”.
Cuando haya terminado presione el botón Aceptar y el programa indicará que se ha creado un nuevo grupo y, al mismo tiempo,
preguntará si desea abrirlo. Responda afirmativamente para continuar. Verá que regresa a la ventana principal del programa con el cuadro celeste de identificación vacío.
B) USAR UNA BASE DE DATOS EXISTENTE (IMPORTACIÓN)
Entre los instaladores hay un programa que no se auto instala pues no lo necesita. Este programa se llama
Haciendo doble clic en él se abrirá una ventana como esta
Lea atentamente el cuadro amarillo. La base de datos debe estar en Excel de la siguiente manera
Nombre en una celda (sin comas), luego curso, paralelo, domicilio y teléfono (si se dispone de estos datos)
Identifique el curso con un número de 0 a 12 (0 para pre-escolar, 1 para 1ro. de primaria…, 9 para 1ro de secundaria, etc)
Identifique el paralelo con un número de 1 a 9 (1 será A, 2 será B, etc.)
Al final, en Excel tendrá un hoja de cálculo con datos como estos:
Aramayo Cuellar Stefany Raquel 1 1
Arancibia Cardozo Nicole 1 1
Ardaya Hurtado Flavia Andrea 1 1
Ahora Haga clic en el recuadro Marcado con ‘…’ (de arriba) para indicar el archivo Excel que contienen los datos a usar. Clik encima del archivo Excel y clik en ABRIR
Ahora Haga clic en el recuadro Marcado con ‘…’ (de abajo) para indicar la carpeta en la cual se depositará la nueva base de datos ya transformada. Recuerde, es aconsejable hacerlo en una Unidad de disco diferente.
Xls-ctw.exe
Por ultimo, la casillita “Aumentar a los datos existentes”debe estar libre. Y debemos hacer clik en “importar datos del Excel”, el proceso tardará poco y cuando finalice nos sadrá un aviso y estaremos listos para usar la base de datos con ControlWin.
Cierre todo y abra ControlWin.
2.3.2. ABRIR BASE DE DATOS
Abierto ControlWin, haga clic en Archivo/abrir. Le aparecerá un recuadro como este
Seleccione la base de datos de su interés y clic en aceptar
Ahora, ControlWin, está listo para trabajar.
2.3.3. COPIA DE SEGURIDAD
El siguiente programa es una versión NO COMPLETA, por lo que algunas opciones están desactivadas. Así por ejemplo la copia de seguridad funciona, pero la recuperación (abrir) una copia de seguridad está desactivada. Por lo que se aconseja copiar la carpeta de la base de datos en una carpeta diferente con regularidad.
2.3.4 CONFIGURAR LA IMPRESORA
Seleccione la impresora que usará así como las características del papel.
2.3.5 CONFIGURAR OPERACIÓN
Acá tenemos diferentes opciones que decidir para que nuestras listas, notas, impresiones, etc. salgan correctamente. Estos cambios sólo se suelen hacer al inicio pues serán para toda la gestión. Veamos punto por punto
A) COLEGIO MIXTO
Seleccione si su colegio es Mixto, de solo hombres o mujeres.
B) GENERACIÓN DE CÓDIGOS
Seleccione si desea que el programa asigne códigos automáticamente a los alumnos o si lo hará usted
C) ANOTACIÓN EN BOLETINES
Los boletines trimestrales pueden salir con una lema en la parte inferior de la notas. Puede aprovecharse este campo para poner avisos tales como: “Sr. Padre de Familia, no olvide cancelar las cuotas hasta el …” u otra información pertinente no muy extenso.
D) PARALELOS POR CURSO
En la tabla que le aparezca, usted puede modificar la cantidad de paralelos por curso anotando una cantidad (haga doble click en la casilla numérica, modifique y clic en ACEPTAR)
E) DATOS DE CALIFICACIONES
Marque las casillas: reprobado, aprobado. Seleccionar color rojo y marque la casilla “Círculo alrededor de reprobaciones” (esta última opción facilitará la lectura de los boletines)
La casilla “nota máxima de PC1” debe tener una puntuación de 60 ya que el DPS2 tiene 10 como máximo. Y sumados hacen la nota de 70.
F) HISTORIAL MÍNIMO
En esta opción usted puede definir a partir de cuantas anotaciones en el historial se imprimirá en el historial. La cantidad por defecto es 1, que significa que se imprimirán historiales con 1 o más anotaciones.
G) LOGO INSTITUCIONAL
En la ventana principal usted puede añadir mediante esta opción el logo del colegio
H) DATOS DE IMPRESIÓN
Especifique el departamento en que está el colegio
Marque ambas casillas de
En “espacio interlineal” anote 1 para que se imprima una línea entre las listas de los alumnos, las materias, notas, etc.
Selección tipo de letra grande
Clic en aceptar
I) DATOS DE LIBRETA
1 Promedio de Conocimientos2 Desarrollo Personal Social
Tenemos cuatro pestañas: Anverso, reverso, opcionales, otros.
EN EL ANVERSO:
Anote el nombre de la unidad
El núcleo y la localidad (puede dejar libre núcleo)
Anote el distrito y el Departamento (Puede dejar libre distrito)
Rellene las fechas para la entrega de libretas
Clic en Aceptar
NOTA: El formato de las libretas no coincide por los muchos cambios dados. Así que es preferible hacerlo desde Excel.
EN EL REVERSO
Las libretas tienen un campo para numerar cada alumno, se puede indicar desde qué numero iniciar el conteo de los alumnos o que no se imprima ninguna cantidad anotando “0” (cero) en la casilla.
Marcar las opciones “imprimir Ciencias integradas” y “verificar retrasos y ausencias con historial” (NO modificar los códigos (3 y 1)
Seleccionar las fechas de finalización de Primer y segundo trimestre
En “Informe de asistencia” tenemos sólo una opción: Anotar la cantidad de Días Trabajados (DT). Los demás datos de Retrasos (Rt) y Ausencias (Aus), se rellenarán automáticamente en la libreta. -->
Imprimir Ciencias Integradas: Esta opción sólo se aplica a primero y segundo de secundaria y en caso de estar activada, promediará las notas de Ciencias Naturales, Física y Química y mostrará estos promedios en las libretas y centralizadores de la documentación de fin de gestión
Verificar retrasos y ausencias con historial: Si está tikeado, el programa se encargará de anotar el numero de veces que hay retrasos o ausencias en las libretas y boletines,. Si, en cambio, desea que simplemente se imprima una cantidad fija de días trabajados, puede desactivar esta casilla y llenar manualmente la cantidad de retrasos y faltas para cada curso.
EN OPCIONALES
En el caso de tener materias opcionales (ya sea para Primaria I, II o secundaria) podemos determinar si queremos que figuren en la libreta y el orden que aparecerá con respecto a las demás materias.
EN OTROS
Acá tenemos la opción de añadir la materia de francés
J) DATOS DE PREIMPRESIÓN BOLETÍN
Podemos determinar la impresión de los boletines trimestrales. Marque todas las opciones, no modifique los códigos de retraso e inasistencia
Acomode las fechas finales de trimestre
No modifique el margen.
K) DATOS DE FACTURACIÓN
Si usara este programa para facturación rellene los datos. Caso contrario no lo haga.
L) NOMBRES DEL CURSO
El programa está configurado para auto nombrar los cursos paralelos de manera alfabética. Pero si necesita renombrar los paralelos con otros nombres como muestra el ejemplo (Biológicas, Exactas, Sociales)
Debe marcar la casilla “Usar nombres alternos para los paralelos”, sólo así podrá modificar el nombre de los paralelos haciendo doble clic sobre ellos.
Terminada la operación, no olvide hacer clic en ACEPTAR
M) TIPO DE ORDENAMIENTO
No sirve de mucha utilidad este programa, a menos que su educación sea bilingüe (español – inglés)
N) VARIOS
Acá puede dar permiso para incrustar fotografías (tipo carnet) en los datos de cada alumno.
2.4. INGRESAR Y MANIPULAR INFORMACIÓN EN CONTROLWIN (MENÚ DATOS ALUMNOS)
En el Menú principal tenemos la opción DATOS ALUMNOS. En este menú aprenderemos a:
2.4.1. MODIFICAR O CONSULTAR DATOS DE UN ALUMNO
Para modificar o consultar los datos de los alumnos podemos acceder a las opciones de tres maneras:
a) Apretando Ctrl+mb) Clic en el botón “Modificar/consulta de alumnos c) Clic en el menú: DatosAlumnos/ModificaciónConsulta
Con ello se abrirá una ventana con los diferentes cursos y sus respectivos paralelos. Seleccionamos el curso y paralelo deseado haciendo doble clic.
Se nos ofrecerá la lista de alumnos del curso y hacemos doble clic sobre el alumno que deseamos modificar o consultar sus datos. Se abrirá una nueva ventana con la información deseada y la información que falta rellenar.
CÓDIGO: se puede o no modificar el código del alumno según lo que haya decidido en el inciso b) de 2.3.5
En el CURSO y PARALELO selecciona la opción pertinente
Rellena/revisa los NOMBRES Y APELLIDOS de los alumnos, ya que al importar los datos de Excel puede que algunos apellidos compuestos hayan quedado como nombre.
Selección el SEXO. En LUGAR escribe el departamento, si se tratara de un extranjero anota el país, en FECHA anota en el formato dd/mm/aaaa, por ejemplo 31/02/2006. Si anota 31/2/2006 le saldrá error.
Rellena la demás información. De PADRES Y OCUPACIÓN.
En la DIRECCIÓN se aconseja seguir este formato: UV/xx-B/xxxxx-C/xxxxNºxx, remplazando las X por el valor verdadero (UV=Unidad Vecinal, B=Barrio, CóA= Calle o Avenida) separando la información por un guión corto (-). Esto ayudará a trabajar en Excel los datos con mayor facilidad.
Rellena la demás información sobre FECHA DE INSCRIPCIÓN, PROCEDENCIA (unidad educativa de donde viene) y demás datos.
En los apartados de OBSEVACIONES (1 y 2) se puede determinar a nivel institucional añadir otra información relevante. Por ejemplo, si se dese saber religión, y datos sobre familia-pareja podemos anotar algo así:
Donde en Obs.1 tenemos que su papá es católico, su mamá es evangélica, y el es católico.
En Obs.2 tenemos que sus papás son divorciados, vive con la tía, y tiene 3 hermanos.
Pero recuerde el orden de los datos, en el caso de no tenerse un dato, debe respetarse las comas.
Una vez realizados los cambios o consulta, hacer clic en ACEPTAR
Además están los botones, RETIRO Y BORRAR, la diferencia entre estos botones es que: RETIRO, quita al alumno de la gestión pero se mantiene en la base de datos por si volviera, y BORRAR. Elimina totalmente la información del alumno.
2.4.2. MODIFICAR RÁPIDAMENTE DATOS
Para acceder a esta opción, clic en el menú Datos Alumno/Modificación Rápida
Selección el curso que desea con doble clic En la tabla que aparezca modifique los datos con doble clic Clic en aceptar y salir
2.4.3. INSCRIBIR UN ALUMNO NUEVO
Para acceder a esta opción, clic en el menú Datos Alumno/Inscripción o tecleé CTRL+I ó clic sobre el
botón (registro de nuevo alumno) y le
aparecer la ventana
Ya aprendimos su uso en el apartado 2.4.1. Sólo queda decir que por defecto la ventana aparecerá con el primer curso del colegio.
Para pasar de casilla en casilla puede usar ENTER o TAB y para grabar la información apreté en aceptar o F10
2.4.4. INSCRIBIR UN HERMANO
Si está al tanto que se inscribirá al hermano de un alumno, el programa le facilitará la inscripción recuperando la información de alumno para su hermano.
Para esto haga clic en el menú Datos Alumno/Inscripción de hermano. Le aparecerá una tabla con los diferentes cursos y deberá seleccionar con un doble clic el curso del alumno. Luego, busque en la nómina el alumno y haga doble clic encima e inmediatamente le aparecerá la ficha de inscripción con datos rellenados a excepción del nombre y fecha de nacimiento.
2.4.5. REGISTRAR EL NIT DE FACTURACIÓN DEL ALUMNO
Se puede añadir a cada alumno el NIT para facturación haciendo uso de una tabla según cursos que facilita el programa.
2.4.5. INGRESAR Y MODIFICAR OBSERVACIONES AL HISTORIAL DELOS ALUMNOS
También conocido como SEGUIMIENTO.
En el menú Datos de Alumnos/Historial, tiene 3 opciones, la primera es para registrar en el historial del alumno situaciones como faltas, retrasos no traída de materiales, etc.
Una vez seleccionado el curso y el alumno, aparecerá una ventana como esta
Donde se nos ofrece información del alumno
La fecha a elegir para hacer anotaciones del historial
Opciones sobre historial: ausencias, retrasos, otros
Un campo para anotar alguna observación (25 caracteres)
La opción de repetir esta falta a lo largo del día
Aceptar las observaciones historiales
Podemos añadir más información sobre el alumno a lo largo del día de diferente índole. Las opciones sobre el historial (Anotación) pueden ser modificadas o remplazadas por otras, como lo veremos más adelante en el punto
Podemos hacer modificaciones al historial seleccionando la segunda opción del Datos Alumnos/Historial.
Después de seleccionar al alumno nos aparecerá una Tabla como esta
Haciendo doble clic en el comentario podemos modificar la observación o simplemente podemos optar por eliminar el historial que se seleccione
2.4.6. REGISTRAR NOTAS
En el menú datos Alumnos/Registro notas, se añade la puntación de los alumnos obtenidas para las diferentes asignaturas:
Seleccione el curso Seleccione el paralelo Seleccione la asignatura Introduzca las notas
según trimestre que corresponda
2.4.7. REINSCRIPCIÓN DE ALUMNOS (ABANDONO)
La reinscripción de alumnos está habilitada sólo para aquellos alumnos que se retiraron o abandonaron el colegio en la gestión presente.
2.4.8. REINSCRIPCIÓN AUTOMÁTICA (PROMOCIÓN)
Esta función está deshabilitada en el programa por tratarse de una muestra, por lo que para la reinscripción automática se debe proceder como en el punto 2.3.1. Con la salvedad de que la base de datos de Excel debe ser elaborada de la siguiente manera:
a) Cierre ControlWin
b) De la carpeta original en que esta grabada la base de datos, copie el archivo Alumnos.bct a una nueva carpeta
c) Ábralo usando el Exceld) Modifique la columna P (Curso) añadiendo un valor superior, con ello promoverá al alumno a un
superior inmediato, la columna Q(Paralelo) puede modificarla si es que se moverá un alumno de un paralelo a otro
e) Grabe el documento y ciérrelo
Una ves terminado el proceso proceda tal cual se indica en el punto 2.3.1.
2.5 DEVOLUCIÓN DE DATOS PARA IMPRESIONES
2.5.1. LISTAS POR CURSO O ALUMNO
Existe dos maneras de obtener las listas. La primera le dará un lista rápida realizada por el programa que no podrá modificar, y la segunda lista le ofrece una lista en Excel modificable.
A) LISTA RÁPIDA
En el menú haga clic en Reportes/Datos personales/Nombre, seleccione el cursos de su predilección y aceptar. Inmediatamente tendrá la lista visible para enviar a imprimir.
B) LISTA EN EXCEL
Cree un documento Excel (versión 97 o 2003) en la carpeta deseada y con el nombre deseado.
En el menú haga clic en Reportes/Reps.para exportación/Nóminas Excel, seguidamente aparecerá un ventana con una casilla
Usando el botón examinar de la casilla, ubique el documento Excel creado.
Haga clic en Aceptar y le aparecerá un listado de los cursos. Elija el curso que desee convertir a Excel y haga clic en aceptar y nuevamente clic en sobreescribir.
Se abrirá la hoja Excel en la que puede trabajar y que se aconseja para LISTAS DE ASISTENCIA
C) LISTAS CON INFORMACIÓN
En el mismo menú Reportes/Datos personales, puede observan diferentes combinaciones de datos que puede requerir:
Código, Nombre: código asignado o no por el sistema según lo que eligió en Generación de códigos Nombre, Teléfono: información metida al Inscribir un alumno nuevo Nombre, Dirección: información metida al Inscribir un alumno nuevo Nombre, Nombre Padre: información metida al Inscribir un alumno nuevo Nombre, Nombre Madre: información metida al Inscribir un alumno nuevo Nombre, Lugar/fecha nac. : información metida al Inscribir un alumno nuevo Nombre, Otros datos: referente a si es traspasado, repitente o becado, según lo anotado al Inscribir un
alumno nuevo Nombre, Observación 1 Nombre, Observación 2
Nómina de varones Nómina de mujeres
D) HISTORIAL PERSONAL DEL ALUMNO
En el menú Reportes/Historial del alumno, puede seleccionar el curso y alumno para obtener un listado de las inasistencias, retrasos, olvido de materiales, etc. Con sus respectivas fechas y observaciones.
Estos datos están en función a la información que se introdujo en 2.4.5
E) NOTAS
En Reportes/ Notas, tenemos infinidad de listas para imprimir
1. Boletín
2. Boletín e historial
3. Centralizador trimestral
4. Centralizador de promedios
5. Centralizador de promedios anuales
6. Centralizador de promedios finales
7. Centralizador de promedios de área
8. Mejores /peores promedios
9. Promedios por curso
10. Registro de notas
11. Reprobados (anual)
12. Reforzamiento anual
13. Boletín de promoción
14. Boletín de Ciencias Integradas
15. Boletines pre-impresos
16. Reporte de inconsistencia
BOLETÍN
Seleccionando el curso, y alumno, obtendrá un boletín rápido del alumno para imprimir
BOLETÍN E HISTORIAL
Seleccionando el curso, y alumno, obtendrá un boletín seguido de un historial con fechas de los sucesos.
CENTRALIZADOR TRIMESTRAL
Selecciona el curso y el trimestre, y obtendrás un centralizador de notas finales del trimestre según sus asignaturas.
CENTRALIZADOR DE PROMEDIOS
Selecciona el curso y obtendrás un centralizador de los alumnos con sus notas promedio (1º Trim+2ºTrim+…) de sus asignaturas
CENTRALIZADOR DE PROMEDIOS ANUALES
Ofrece un listado de los alumnos de un curso con sus notas promedio del año, según asignatura
CENTRALIZADOR DE PROMEDIOS DE ÁREA
Se obtiene un listado de los alumnos de un curso con sus respectivas notas de Aprobación, Reforzamiento y Nota Final, según áreas (matemáticas, lenguaje, ciencias de la vida, etc).
MEJORES / PEÓRES PROMEDIOS
Puede obtener fácilmente un listado de los alumnos (sin tomar en cuenta el curso) con mayor rendimiento o peor, según trimestre o anualizado
PROMEDIOS POR CURSO
Se trata de una lista de los alumnos por curso en los cuales se aprecia la nota promedio final de cada uno.
REGISTRO DE NOTAS
Puede obtener un lista de cada curso con respecto a una asignatura y las notas de los alumnos en PC, DPS y PT.
REPROBADOS
Puede obtener el listado de alumnos que tienen una o varias asignaturas reprobadas. Para ello debe especificar el rango en aplazos que requiere.
REFORZAMIENTO ANUAL
Nos ofrece una lista de un curso a elegir y los alumnos cuyas notas los califica para reforzamiento.
BOLETÍN DE PROMOCIÓN
Puede obtener una lista de los alumnos de un curso con respecto a una asignatura, donde se señale su Promedio de Aprobación, de Reforzamiento y final tanto numérico como literal.
BOLETÍN DE CIENCIAS INTEGRADAS
Al igual que el anterior, tan sólo que se aplica a 1º y 2º de secundaria.
BOLETINES PRE-IMPRESOS
A excepción de los anteriores, este boletín es adecuado para imprimir para los ALUMNOS, o PADRES DE FAMILIA ya que contempla la información de cada alumno en referencia a sus asignaturas y notas
REPORTE DE INCONSISTENCIA
2.5.4. Reorganización de datos
Los archivos de la base de datos que maneja el programa poseen archivosauxiliares conocidos como archivos índices. Estos deben estar estrictamentecoordinados con los primeros, sin embargo, algunos percances (corte de energía,bloqueo de la computadora, etc.) en ocasiones provocan ciertos desfases en lamencionada coordinación.
Esta opción, que puede llevar algunos minutos, reconstruye los archivosíndices y debería ser utilizada cuando la información parezca haberse perdido omezclado de alguna manera. Si esta operación no soluciona el problema, deberíarestaurar de su ultimo backup.Verificar retrasos y ausencias con historial: Si usted desea que la informaciónimpresa en el informe de asistencia de la libreta sea extraida del registro de historialde alumnos, debe activar esta opción, y la cantidad de retrasos y faltas se generaráindividualmente para cada alumno. Para proceder de esta manera necesita que: 1) elregistro haya sido alimentado con esa información; 2) indicar los códigos de historialcorrespondientes a atrasos y faltas; 3) indicar la fecha en que termina el primer y elsegundo trimestre; y, 4) los días trabajados de cada trimestre.
3.1.18. Archivos / Configurar Operación / Datos de facturación
Todas las opciones
34
Completar con ceros los números de factura: Si desea que el programa complete
los números de facturas con ceros a la izquierda hasta totalizar una cantidad
especificada de dígitos, utilice esta opción.
Por ejemplo, si decide completar a 6 dígitos e ingresa 1230, el número será
convertido en 001230, lo cual es muy conveniente para la impresión de reportes
ordenados por número de factura.
Imprimir factura o comprobante: Con el sistema ControlWin usted puede imprimir
un comprobante de pago o llenar datos en una factura pre-impresa. Esta opción
define cual de estas alternativas será usuada. En caso de optar por la última podrá
llenar datos en una factura preimpresa que deberá diseñar adecuadamente en la
opción Diseño de factura del menú de Utilidades.
Iniciar numeración de factura en: Esta opción sólo pide el último número de
factura utilizado para que la numeración interna del programa continue a partir del
siguiente número. Así, si registra 1000 en esta opción, el programa colocará la
próxima vez que registre algún pago el número 1001 y consecutivamente para los
próximos registros de cuotas o pagos.
3.1.19. Archivos / Propiedades
Esta opción presenta información relativa al sistema, al grupo de datos actualmente
en uso y al hardware y software de la computadora. En caso de asistencia técnica
por teléfono, esta información podría ser solicitada al usuario.
Note que dispone de una ventana con tres pestañas rotuladas ‘ControlWin’, ‘Grupo
de datos’ y ‘Computadora’.
Todas las opciones
35
3.1.20. Archivos / Salir
Para salir del sistema DEBE usar esta opción. NO apague el equipo estando en
ejecución el programa, pues corre el riesgo de perder información. Aunque
ControlWin tiene un módulo de recuperación ante fallas de energía, por lo que es
improbable que tenga problemas, no es una buena práctica abortar el sistema de
forma anormal.
Todas las opciones
36
Materias adicionales del menú de Utilidades. Las materias oficiales son las
siguientes:
Primaria inferior:
1. LENGUAJE
2. MATEMATICA
3. CIENCIAS NATURALES
4. STUDIOS SOCIALES
5. RELIGION Y MORAL
6. MUSICA
7. ACTIVIDADES MANUALES
8. ED. FISICA E HIGIENE
Primaria superior:
1. MATEMATICA
2. LENGUAJE
3. CIENCIAS NATURALES
4. ESTUDIOS SOCIALES
5. INGLES
6. FRANCES
7. ED. FISICA E HIGIENE
8. MUSICA
9. ARTES PLASTICAS
10. RELIGION Y MORAL
Todas las opciones
44
11. TECNICA VOCACIONAL
1ro. de secundaria:
1. MATEMATICA
2. LENGUAJE-LITERATURA
3. PSICOLOGIA
4. CIENCIAS NATURALES
5. FISICA
6. QUIMICA
7. ESTUDIOS SOCIALES
8. INGLES
9. FRANCES
10. ED. FISICA E HIGIENE
11. MUSICA
12. ARTES PLASTICAS
13. RELIGION Y MORAL
2do. de secundaria:
1. MATEMATICA
2. LENGUAJE-LITERATURA
3. FILOSOFIA
4. PSICOLOGIA
5. CIENCIAS NATURALES
6. FISICA
7. QUIMICA
8. ESTUDIOS SOCIALES
9. INGLES
10. FRANCES
11. ED. FISICA E HIGIENE
12. MUSICA
13. ARTES PLASTICAS
14. RELIGION Y MORAL
3ro. y 4to de secundaria:
1. MATEMATICA
2. LENGUAJE-LITERATURA
3. FILOSOFIA
4. CIENCIAS NATURALES
5. FISICA
6. QUIMICA
7. HISTORIA
8. GEOGRAFIA
9. CIVICA
10. INGLES
11. FRANCES
12. ED. FISICA E HIGIENE
13. MUSICA
14. ARTES PLASTICAS
Todas las opciones
45
15. RELIGION Y MORAL
3.3. Menú de Reportes
Reportes para exportación
Los reportes para exportación engloban a aquellos reportes que el sistema genera,
pero que no son impresos directamente, sino que hacen uso de otro programa para
su impresión definitiva. Actualmente ese segundo programa es el muy popular MS
Excel. La documentación de fin de año es procesada de esa manera, es decir que
los boletines por asignatura y los centralizadores son escritos en libros Excel. La
excepción son las libretas que se imprimen directamente desde el sistema aunque
por el momento la opción correspondiente figura en esta sección en un intento por
facilitar el cambio de versión de usuarios antiguos. En las siguientes versiones de
ControlWin, esta opción será cambiada de lugar en la estructura de menús.
Los reportes que ofrece esta opción son:
1. Boletín por asignatura
2. Centralizador de secundaria
3. Centralizador de primaria
4. Libretas oficiales
3.3.32. Reportes / Reportes para exportación / Boletín por asignatura
Todas las opciones
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Ventana de “Boletín por asignatura”
Esta forma de generación de la documentación de fin de año, consiste en exportar
los datos hacia un Libro Excel cuyo nombre podemos escribir en la casilla rotulada
“Nombre del libro Excel”. Este libro será llenado con la información del boletín por
asignatura para cada una de las materias del curso seleccionado. Si las hojas del
libro indicado están adecuadamente formateadas, el trabajo de impresión de los
boletines por asignatura será simplemente cuestión de cambiar algunos datos
relativos al curso y materia.
El nombre del libro Excel puede ser dejado en blanco, en cuyo caso se creará un
libro con una hoja en blanco y con el ancho de algunas columnas ajustado para los
datos que contendrán. Luego, esta hoja será copiada tantas veces como sea
necesario para la cantidad de materias del curso seleccionado y la cantidad de
alumnos por curso. Aunque esto es posible, no es recomendable pues usted ya
dispone de hojas Excel formateadas para minimizar el trabajo de generación de la
documentación.
La casilla de fila inicial se refiere a la fila de la planilla electrónica a partir de la cual
se insertarán los datos, es decir en que fila estarán los datos del primer alumno del
boletín.
La casilla ‘Registros por página’ se refiere a cuantas filas con datos de alumnos se
imprimirán en cada hoja de la planilla electrónica. Una vez alcanzado este número, el
sistema creará una nueva hoja con el mismo formato y continuará insertando mel
resto de los registros del curso.
Tal como se dijo en un párrafo anterior, usted seguramente ya dispone de hojas
formateadas para boletines de promoción y centralizadores. Existen hojas con el
Todas las opciones
68
mismo rayado, títulos y formato general de las hojas impresas enviadas por las
Direcciones Distritales, y también existen hojas sin rayado ni títulos, pero con los
anchos de columna y altos de filas adecuadamente colocados para que su impresión
llene los espacios correspondientes en las hojas recogidas de las Direcciones
Distritales. Sin embargo, aunque usted disponga de estas hojas seguramente deberá
hacer algunos ajustes debido a que diferentes impresoras suelen imprimir diferente
las mismas hojas.
Una vez que termine de hacer los ajustes necesarios en su hoja de boletín o
centralizador, debe almacenarla (también conviene que grabe una copia en otro
lugar o con nombre distinto) y luego la utilizará en esta opción del sistema,
específicamente en la casilla ‘Nombre del Libro Excel’.
Después que seleccione el curso, el sistema llenará los datos de nombres, notas
numéricas, literales y observaciones de cada materia del curso escogido en sendas
hojas que conservarán el formato de la primera, por lo que su labor a partir de ese
punto consistirá simplemente en cambiar el nombre de la materia en cada hoja.
Recuerde que si desea grabar los boletines generados de esta manera, debe hacerlo
con otro nombre usando la opción ‘Guardar como...’, aunque esto no parece ser
necesario ya que podrá generar estos boletines en cualquier momento.
3.3.33. Reportes / Reportes para exportación / Centralizador de primaria
Esta forma de generación de la documentación de fin de año, consiste en exportar
los datos hacia un Libro Excel cuyo nombre podemos escribir en la casilla rotulada
“Nombre del libro Excel”. Este libro será llenado con la información del centralizador
de primaria. Si las hojas del libro indicado están adecuadamente formateadas, el
trabajo de impresión de los boletines por asignatura será simplemente cuestión de
cambiar algunos datos relativos al curso.
La ventana que se nos presenta al ingresar a esta opción es similar a la del punto
anterior. De la misma manera, la casilla de nombre de Libro Excel puede dejarse
vacío, aunque seguramente lo más conveniente será tener ya una planilla con un
formato adecuado para usarlo con todos los cursos del ciclo. Los campos de ‘Fila
inicial’ y ‘Registros por página’ tiene los mismos propósitos descritos arriba.
Seguramente usted ya dispone de hojas formateadas para centralizadores de
primaria inferior, primaria superior y secundaria. Existen hojas con el mismo rayado,
títulos y formato general de las hojas impresas enviadas por las Direcciones
Distritales, y también existen hojas sin rayado ni títulos, pero con los anchos de
columna y altos de filas adecuadamente colocados para que su impresión llene los
espacios correspondientes en las hojas recogidas de las Direcciones Distritales. Sin
embargo, aunque usted disponga de estas hojas seguramente deberá hacer algunos
ajustes debido a que diferentes impresoras suelen imprimir diferente las mismas
hojas.
Todas las opciones
69
Una vez que termine de hacer los ajustes necesarios en su hoja de centralizador,
debe almacenarla (también conviene que grabe una copia en otro lugar o con
nombre distinto) y luego utilizará ese nombre de archivo en esta opción del sistema,
específicamente en la casilla ‘Nombre del Libro Excel’.
Después que seleccione el curso, el sistema llenará los datos de nombres, notas y
observaciones y en caso necesario creará nuevas hojas para que sean incluidos
todos los alumnos. Para una de estas nuevas hojas creadas conservarán el formato
de la primera. Recuerde que debe cambiar algunos datos como el nombre del curso
en cada hoja del libro Excel.
Recuerde que si desea grabar los centralizadores generados de esta manera,
debería hacerlo con otro nombre usando la opción ‘Guardar como...’ de Excel,
aunque esto no parece ser necesario ya que podrá generar estos centralizadores en
cualquier momento.
3.3.34. Reportes / Reportes para exportación / Centralizador de secundaria
Esta forma de generación de la documentación de fin de año, consiste en exportar
los datos hacia un Libro Excel cuyo nombre podemos escribir en la casilla rotulada
“Nombre del libro Excel”. Este libro será llenado con la información del centralizador
de secundaria. Si las hojas del libro indicado están adecuadamente formateadas, el
trabajo de impresión de los centralizadores será simplemente cuestión de cambiar
algunos datos relativos al curso y estadísticas.
La ventana que se nos presenta al ingresar a esta opción es similar a la del punto
anterior. De la misma manera, la casilla de nombre de Libro Excel puede dejarse
vacío, aunque seguramente lo más conveniente será tener ya una planilla con un
formato adecuado para usarlo con todos los cursos del ciclo. Los campos de ‘Fila
inicial’ y ‘Registros por página’ tiene los mismos propósitos descritos arriba.
Debe tomar en cuenta que los centralizadores de primero y segundo de secundaria
pueden presentar las calificaciones de las materias de Ciencias Naturales, Física y
Química o el promedio de las tres para conformar una nota de Ciencias Integradas.
Esta decisión se establece en Archivos – Configurar operación – Datos Libreta y
también se aplica a las libretas de manera que existan consistencia entre
centralizadores y libretas.
Seguramente usted ya dispone de hojas formateadas para centralizadores de
primaria inferior, primaria superior y secundaria. Existen hojas con el mismo rayado,
títulos y formato general de las hojas impresas enviadas por las Direcciones
Distritales, y también existen hojas sin rayado ni títulos, pero con los anchos de
columna y altos de filas adecuadamente colocados para que su impresión llene los
espacios correspondientes en las hojas recogidas de las Direcciones Distritales. Sin
embargo, aunque usted disponga de estas hojas seguramente deberá hacer algunos
ajustes debido a que diferentes impresoras suelen imprimir diferente las mismas
hojas.
Todas las opciones
70
Una vez que termine de hacer los ajustes necesarios en la hoja del centralizador,
debe almacenarla (también conviene que grabe una copia en otro lugar o con
nombre distinto) y luego utilizará ese nombre de archivo en esta opción del sistema,
específicamente en la casilla ‘Nombre del Libro Excel’.
Después que seleccione el curso, el sistema llenará los datos de nombres, notas y
observaciones y en caso necesario creará nuevas hojas para que sean incluidos
todos los alumnos. Para una de estas nuevas hojas creadas conservarán el formato
de la primera. Recuerde que debe cambiar algunos datos como el nombre del curso
en cada hoja del libro Excel.
Recuerde que si desea grabar los centralizadores generados de esta manera,
debería hacerlo con otro nombre usando la opción ‘Guardar como...’ de Excel,
aunque esto no parece ser necesario ya que podrá generar estos centralizadores en
cualquier momento.
3.3.35. Reportes / Reportes para exportación / Libretas oficiales
Esta opción está claramente fuera de lugar debido a que este reporte no es
exportado sino que las libretas se imprimen directamente en la libreta oficial, pero ha
sido mantenida en este sitio de la estructura de menús para hacer más fácil la
adaptación de los usuarios de versiones anteriores. Esto será modificado en las
siguientes versiones del sistema. Consulte el sitio web de S.I. Yupan
(http://yupan.netfirms.com) para conocer las fechas de liberación de las próximas
versiones o escriba a [email protected] pidiendo información de novedades.
Este reporte, después de la selección de curso y alumno, mostrará un reporte de dos
hojas: el anverso y el reverso de la libreta con los datos acomodados según la
definición por defecto o la que se haya efectuado a través de la opción Datos de
libreta del submenú de Configurar operación del menú de Utilidades. Consulte
esta opción para un completa referencia acerca del trabajo de preparación previo a
la impresión de libretas.
3.3.36. Reportes / Búsqueda
Cuando sólo se conocen algunos datos de un alumno y se desea averiguar el resto
de sus datos personales a través de una búsqueda en el archivo de alumnos, utilice
esta opción que formará un criterio de búsqueda con los datos ingresados. Por
ejemplo, si usted ingresa un código existente y hace clic en el botón Aceptar o
presiona F10, el programa inmediatamente mostrará todos los datos del alumno
correspondiente, puesto que los códigos son únicos. Por supuesto, también puede
ser que sólo vea un mensaje de error indicando que no existe ningún alumno con
dicho código.
Otro ejemplo: si ingresa un apellido, digamos 'Vera', el sistema presentará una lista
Todas las opciones
71
con todos aquellos alumnos de apellido ‘Vera’, pero si sólo existiera uno, entonces
se presentará directamente la ventana de consulta/modificación de datos.
En realidad, la búsqueda se efectúa de manera que si existieran alumnos de apellido
‘Veramendi’ o ‘Verastegui’ también serían incluidos como resultados de la búsqueda.
Esta característica permite, entre muchas otras posibilidades, que usted pueda
averiguar qué alumnos cumplen años en determinada fecha. Para esto sólo tendría
que registrar el día y mes en la casilla ‘Fecha de nacimiento’.
Además es posible buscar bajo criterios múltiples, es decir, que, por ejemplo,
podríamos buscar a los alumnos con cierto apellido, que además tengan un lugar de
nacimiento específico y que sean repitentes.
Por favor tome en cuenta que los cuadros de verificación de Traspaso, Repitente y
Becado aceptan los estados de “marcado”, “no marcado” e “indiferente”.
3.3.37. Reportes / Estadísticas
Las opciones de este menú son las siguientes:
1. Distribución de alumnos
2. Porcentaje de aprobación
3. Notas promedio
4. Frecuencia en historial
5. Alumnos retirados
6. Gráficos
Todas las opciones
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3.3.38. Reportes / Estadísticas / Distribución
Este reporte muestra la cantidad de alumnos existente en cada curso y paralelo y el
porcentaje que resulta respecto al total en el establecimiento.
En caso de ser un colegio mixto, el reporte muestra, además, la cantidad de varones
y mujeres existente en cada paralelo.
Ejemplo del reporte de distribución de alumnos
3.3.39. Reportes / Estadísticas / Porcentaje de aprobación
Muestra la cantidad de alumnos del curso escogido, la cantidad de aprobados,
reprobados y alumnos sin nota en cada materia del curso escogido; además los
porcentajes que representan respecto al total de alumnos en el curso. Esta opción
reúne todos los paralelos del curso escogido.
Ejemplo del reporte de Porcentaje de aprobación
Todas las opciones
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3.3.40. Reportes / Estadísticas / Notas promedio
Escoja el curso y paralelo deseado y el trimestre de desee analizar para que el
programa genere un reporte que muestra cada materia del curso y el promedio de
aprobación en dicha materia, así como el de reprobación y, finalmente, el promedio
general, considerando aprobados y reprobados.
Ejemplo del reporte de Notas promedio
3.3.41. Reportes / Estadísticas / Frecuencia en historial
Este reporte, que podría demorar unos minutos en estar listo, muestra la cantidad de
anotaciones para cada código de observación en el archivo de historial de alumnos.
Debe escoger el rango de fechas a considerar y se generará un reporte que muestra
la cantidad de veces que se empleó ese código dentro del período señalado y el
porcentaje que resulta del total.
Todas las opciones
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Ejemplo del reporte de distirbución de frecuencia en historial
3.3.42. Reportes / Estadísticas / Alumnos retirados
Los alumnos que se registran como retirados son eliminados de los archivos
principales del sistema, pero se conservan los datos de la fecha de su retiro, el
nombre y el curso al que pertenecía. Recuerde que para registrar el retiro de un
alumno, debe utilizar la opción apropiada dentro de Modificación/consulta de
alumnos en el menú de Datos de alumnos.
Ejemplo del reporte de alumnos retirados
Gráficos estadísticos
3.3.43. Reportes / Estadísticas / Gráficos / Trimestre-nota asignatura
Este gráfico de barras muestra el promedio general de los alumnos del curso y
materias seleccionados durante cada uno de los tres trimestres de una gestión.
Todas las opciones
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3.3.44. Reportes / Estadísticas / Gráficos / Trimestre-nota asignatura
Este gráfico de líneas muestra la distribución de frecuencia de las notas de los
alumnos del curso y de la materia seleccionada. En el eje X están las calificaciones y
en el eje Y la cantidad de alumnos.
Otros listados
Los reportes que se pueden generar a través de este menú son los siguientes:
1. Alumnos becados
2. Hermanos inscritos
3. Registro de notas vacio
3.3.45. Reportes / Otros listados / Alumnos becados
Este reporte muestra para todos los cursos, una lista de los alumnos que posean
una beca y que esté así identificado en el campo BECADO que se presenta al
momento de inscribir o de editar las fichas de alumnos.
Adicionalmente, usted puede escoger si desea que al lado de cada alumno aparezca
la descripción del campo OBS.1 u OBS. 2.
Todas las opciones
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3.3.46. Reportes / Otros listados / Hermanos inscritos
Este reporte se basa en los campos de apellido PATERNO y apellido MATERNO
para generar un listado en el que aparecen juntos aquellos alumnos con los mismos
apellidos y que presumiblemente son hermanos.
El reporte es generado para todos los cursos y muestra además el curso al que
pertenece para alumno de la lista. Por supuesto sólo son incluidos los alumnos que
tienen uno o más hermanos (presumiblemente).
3.3.47. Reportes / Otros listados / Registro de notas vacío
Utilice esta opción para generar un listado de alumnos con el rayado para llenar las
notas correspondientes a los tres trimestres en cualquier materia. Para esto el
programa deja espacio para colocar el nombre de la materia y del docente.
Ejemplo de registro de notas vacio
Todas las opciones
77
1.4. Menú de Utilidades
Las opciones de este menú son:
1. Identificación de los datos
2. Administrador de usuarios
3. Reorganizar datos
4. Códigos de historial
5. Materias adicionales
6. Montos de mensualidades
7. Textos para cuotas/pagos
8. Diseño de factura
9. Diseño de libreta
3.4.1. Utilidades / Identificación de los datos
Dispone de tres líneas para registrar el nombre de su establecimiento. El programa
centrará automáticamente cada línea para presentarla en el cuadro de identificación
del menú principal o a la cabecera de todos los reportes impresos, aunque esto
último puede ser evitado utilizando la opción apropiada del menú de Configurar
operación en Archivos.
Si maneja más de una gestión conviene identificar en esta parte la gestión a que
pertenecen los datos para así tener una indicación rápida del grupo con el que se
está trabajando en cualquier momento.
3.4.2. Utilidades / Administrador de usuarios
El administrador de usuarios le permite configurar 'cuentas' para cada persona que
deba usar el sistema ControlWin. Notará que después de la instalación cualquier
persona que ejecute el sistema podrá ingresar a cualquier opción sin restricciones.
Según se ha visto, esta es la forma más frecuente de trabajo cuando pocas
personas tienen acceso físico a las computadoras de la secretaria o dirección del
Todas las opciones
78
establecimiento. Sin embargo, si usted desea puede usar esta poderosa
característica del sistema para evitar o limitar el acceso a la información del
establecimiento.
Al ingresar al Administrador de usuarios verá una ventana similar a la siguiente:
La lista de la izquierda en la figura está vacia, lo que significa que no hay usuarios
definidos y cualquier persona tiene acceso a todas las opciones. Si ahora presiona el
botón rotulado Nuevo verá una ventana que solicita un nombre para el usuario y una
contraseña (es pedida 2 veces con propósitos de confirmación).
Tanto el nombre del usuario como la contraseña deben tener por lo menos 4
caracteres que pueden ser números, letras o combinaciones y no importa si son
mayúsculas o minúsculas.
Si es el primer usuario que define obtendrá un mensaje como el mostrado abajo.
Todas las opciones
79
Esto es importante. La primera cuenta de usuario debe tener acceso a la opción del
Administrador de usuarios, pues de lo contrario el sistema quedaría bloqueado sin
ninguna persona con acceso a las opciones de creación, eliminación y modificación
de usuarios. La siguiente pantalla le muestra cómo habilitar esa u otras opciones.
Cuando termine de definir el o los usuarios, el sistema estará preparado para que la
siguiente vez que se ejecute pida un nombre de usuario y la correspondiente
contraseña, tal como muestra la siguiente figura:
Todas las opciones
80
Después que el usuario coloque su nombre y contraseña, el sistema deshabilitará las
opciones a las que no se le haya dado explicitamente acceso. El menú de reportes,
por ejemplo, podría verse de la siguiente manera:
La figura muestra que el supuesto usuario actual sólo tiene acceso a los reportes de
Datos personales, notas y a la función de búsqueda.
3.4.3. Utilidades / Reorganizar datos
Los archivos de la base de datos que maneja el programa poseen archivos auxiliares
conocidos como archivos índices. Estos deben estar estrictamente coordinados con
los primeros, sin embargo, algunos percances (corte de energía, bloqueo de la
computadora, etc.) en ocasiones provocan ciertos desfases en la mencionada
coordinación.
Esta opción, que puede llevar algunos minutos, reconstruye los archivos índices y
debería ser utilizada cuando la información parezca haberse perdido o mezclado de
alguna manera. Si esta operación no soluciona el problema, debería restaurar de su
Todas las opciones
81
última copia de seguridad. Sin embargo, recuerde que dispone de soporte técnico
gratuito a través de teléfono o correo electrónico.
3.4.4. Utilidades / Códigos de historial
Los códigos que se emplearán para registrar el historial de los alumnos deben ser
especificados a través de esta opción. Una vez que lo haga, dispondrá de menús
que los mostrarán y permitirán escogerlos sin necesidad de recordarlos.
En caso de disponer de espacio, puede aumentar otros códigos aunque ya hubiera
realizado registros en el historial de los alumnos, sin embargo deberá tener cuidado
al cambiarlos, ya que el programa utilizará las descripciones en el momento de la
impresión de los reportes.
Si decide cambiar las categorias de observaciones que el sistema trae por defecto
tenga en cuenta que en el informe de asistencia de las libretas es posible utilizar la
información registrada en el historial de alumnos acerca de las faltas y atrasos, por lo
que seguramente necesitará incluir categorias para estos conceptos.
3.4.5. Utilidades / Materias adicionales
En esta opción usted puede registrar las materias que no están contempladas
actualmente en las disposiciones oficiales y que, sin embargo, son impartidas en su
establecimiento.
Puede registrar hasta tres materias adicionales por cada curso y también puede
borrar alguna materia registrada anteriormente, pero tenga cuidado de no hacerlo
después de haber ingresado las notas correspondientes, ya que dichas calificaciones
Todas las opciones
82
no aparecerían en los reportes de notas pero se conservan internamente y
deformarían la información de ciertos reportes como el cuadro de honor, reportes
estadísticos, etc.
Estas materias adicionales se imprimen en los boletines generados por el sistema
(Reportes – Notas - Boletín) y opcionalmente pueden imprimirse también en la
libreta oficial.
3.4.6. Utilidades / Montos de mensualidades
Con esta opción es posible registrar los montos establecidos como pagos mensuales
para cada curso. Esta información es utilizada por el programa al registrar el pago de
mensualidad de un alumno, donde se presenta este monto por defecto. De esta
manera no necesita recordar el monto que el alumno debe pagar.
En caso de estar registrando el pago de un alumno becado, el programa calcula el
monto que el alumno debería pagar considerando el porcentaje de beca señalado al
registrar al alumno. La fórmula utilizada para este cálculo es:
pago = monto - %beca*monto
Por supuesto, este monto puede cambiarse para registrar pagos parciales o
adelantados, por lo que esta opción sólo tiene el propósito de agilizar la entrada de
datos y de hacer posible el cálculo de cuotas pagadas por el alumno para el reporte
del mismo nombre y para el reporte de mora. Estos reportes (Reportes – Reportes
de cuotas – Cuotas pagadas/Alumnos en mora) no se pueden generar si no ha
incluido la información de esta opción.
Todas las opciones
83
La columna rotulada con 'Inicial' es algún monto (si lo hubiera) que se cobrará a
principios de gestión (matrícula, aporte, etc.). El efecto de registrar este monto es
que el programa utilizará esa información cuando tenga que calcular la cantidad de
cuotas pagadas por un alumno. En este caso el sistema previamente disminuirá del
monto total el importe inicial aquí registrado para después recien dividir entre el
monto de la columna 'Cuota', lo cual dará la cantidad de cuotas canceladas por el
alumno.
Finalmente, note que existe un cuadro de verificación para establecer si los
porcentajes de beca se deben aplicar también al monto inicial.
3.4.7. Utilidades / Textos para cuotas/pagos
Como una forma de facilitar y agilizar la entrada de datos, se ha incluido esta función
que consiste en la asignación de textos a los botones 1 a 10 de las ventanas de
registro de cuotas y pagos.
La siguiente figura muestra la parte de la ventana en que se encuentran estos
botones.
Todas las opciones
84
Una vez definidos estos textos, la presión sobre alguno de estos botones hará que
en el campo de descripción aparezca el texto definido para este número. Por
supuesto también podrá modificar este texto automáticamente escrito.
Esta funcionalidad es la misma tanto en el registro de cuotas como en el registro de
pagos.
3.4.8. Utilidades / Diseño de factura
El sistema ControlWin puede imprimir sobre las facturas pre-impresas autorizadas
por el Servicio de Impuestos Nacionales y para esto ofrece esta función que permite
al usuario diseñar la factura ubicando adecuadamente los cuadros que representan
cierta información que se imprimirá en la factura, como por ejemplo, la fecha, el
nombre para la factura, número de RUC, importes, etc.
Sólo tiene que usar la técnica de “arrastrar y soltar” cada uno de los cuadros
blancos.
Todas las opciones
85
Para que verifique fácilmente el diseño, puede emplear el botón 'Probar' para
imprimir sobre una hoja en blanco que a trasluz hará coincidir con una factura.
Recuerde que el sistema de sacar fotocopias e imprimir en estas no es muy
adecuado pues las fotocopias no suelen coincidir exactamente con el original en
cuanto a la posición en el papel.
Los cuadros R.U.C. y Nombre son registrados para cada alumno en la opción Datos
de Alumnos – Registro de R.U.C. La fecha es la que tiene registrada la
computadora al momento de la impresión.
El cuadro rotulado ‘Líneas de detalle’ y ‘Montos’ en la parte derecha muestran los
nombres, cursos, conceptos e importes cancelados para cada uno de los pagos
realizados con el mismo número de factura. Queda a la responsabilidad del usuario
el mantener esta cantidad menor o igual al número de líneas que el formato de su
factura permite. En otras palabras, si usted ha registrado 4 pagos con el mismo
número de factura y su forma pre-impresa sólo tiene espacio para tres líneas, el
sistema simplemente imprimirá fuera del lugar adecuado.
El total en letras es el literal del monto total y tiene el fomato del siguiente ejemplo:
“trescientos cuarenta y dos, 00/100”, es decir, el formato normal de importes en
literal.
3.4.9. Utilidades / Diseño de libreta
Al igual que con las facturas descrita en el punto anterior, el Sistema ControlWin
permite imprimir sobre las libretas oficiales, pero previamente debe diseñar la libreta
en cuanto a las posiciones de los diferentes campos de información que se
imprimen, como por ejemplo, nombres, distrito escolar, departamento, las columnas
de notas, la fila de asistencia, etc. Para esto dispone de dos opciones que sirven
para el diseño del anverso de la libreta y otras dos para el diseño del reverso de la
libreta. Estas opciones están referidas a las libretas de primaria y a las de
secundaria. De manera que deberá diseñar el anverso de la libreta de primaria y
también el anverso de la libreta de secundaria y lo mismo con los reversos (la cara
donde van las notas).
Para el anverso, debe llenar los datos adecuados en la opción Archivos –
Configurar operación – Datos de libreta que solicita la siguiente información :
Unidad educativa, Núcleo, Localidad, Distrito escolar, Departamento, Día, mes, año
para la parte central de la libreta y año para la parte derecha y, finalmente, el número
inicial para la matrícula.
Si desea efectuar un “ajuste fino” de las posiciones de los campos puede hacer clic
derecho sobre alguno de los cuadros y obtendrá un menú con las opciones: Subir,
Bajar, Derecha e Izquierda. Cada una de estas opcioines moverá en la dirección
indicada el cuadro en cuestión el mínimo espacio posible.
Todas las opciones
86
Diseño del anverso de una libreta
El diseño del reverso de la libreta requiere un poco más de cuidado pero suele
efectuarse mucho más rápido. La alineación a los espacios correspondientes sobre
la libreta debe ser efectuada siempre de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha.
No alinee filas del medio mientras aún no estén correctamente acomodadas las filas
superiores. Lo mismo es valedero para las columnas, aunque se ha visto que estas
representan menos problema.
Diseño del reverso de una libreta
También debe tomar en cuenta que no siempre las ubicaciones definidas utilizando
Todas las opciones
87
una impresora serán exactamente las mismas cuando utilice otra. Conviene que
efectue todas las pruebas utilizando la impresora que usará en la impresión definitiva
de las libretas. Además, al igual que en el caso de las facturas, para que verifique
fácilmente el diseño, puede emplear el botón 'Probar' para imprimir sobre una hoja
en blanco que a trasluz hará coincidir con una libreta. Recuerde que el sistema de
sacar fotocopias e imprimir en estas no es muy adecuado pues las fotocopias no
suelen coincidir exactamente con el original en cuanto a la posición en el papel. Por
otra parte, las libretas oficiales suelen tener tamaños no estándares y será
conveniente que recorte papel del mismo tamaño para sus pruebas. También se ha
comprobado experimentalmente que, en general, las impresoras a tinta son mucho
más apropiadas que las de cinta para esta tarea.
Respecto a las opciones de configuración para el reverso de las libretas, la opción
opción Archivos – Configurar operación – Datos de libreta presenta una sección
rotulada ‘Reverso’ que solicita información acerca de: la numeraicón de la esquina
superior izquierda, la impresión de Ciencias Integradas o materias sueltas, el cruce
de información con el historial de alumnos para el informe de asistencia y la cantidad
de días trabajados para cada trimeste.
Dentro de la misma opción de configuración, existe una sección para las materias
adicionales en la que se especifica si se desea su impresión en las libretas y la fila
en caso afirmativo.
Para no empezar desde cero, el diseño de su libreta, podría primero verificar en el
sitio web de S.I. Yupan la existencia de un archivo de diseño de libreta para el mismo
modelo de impresora que usted empleará en la impresión de las libretas de su
establecimiento. En caso de encontrar uno que le parezca más adecuado que el
presentado por defecto, debe descargarlo, cambarle en nombre a Libreta.dct y
copiarlo en la carpeta del sistema (por defecto C:\Archivos de
programa\Yupan\ControlW). Si hace seguramente deberá registrar los datos de
identificación del establecimiento (Unidad, Distrito, Núcleo, etc.) y otras opciones
previstas en Archivos – Configuración de operación – Datos de Libreta.
Anexos
88
ANEXO 1. Preguntas y Repuestas frecuentes
En las hojas que siguen encontrará respuestas a algunas de las preguntas que se
han realizado con mayor frecuencia respecto al Sistema ControlWin.
¿Es posible manejar varias gestiones con este sistema?
Si. ControlWin dispone de las opciones necesarias para que usted pueda abrir,
cuando lo necesite, gestiones pasadas o incluso grupos de datos de otros
establecimientos educativos. Esta información es mantenida íntegramente, de
manera que cualquier momento podrá generar libretas, historiales o simples nóminas
de alumnos de cualquier grupo de datos almacenado en su disco.
¿Podré imprimir libretas y centralizadores?
Definitivamente si. El sistema ofrece una muy amplia variedad de reportes que
puede consultar en pantalla o imprimir en papel y los reportes de notas constituyen
una buena parte del total de reportes. Por supuesto, también podrá generar la
documentación de fin de gestión escolar consistente en boletines por asignatura,
centralizadores de primaria y secundaria y también las libretas oficiales.
¿Los cálculos de promedios de área se realizan correctamente?
Todos los cálculos se han diseñado cuidadosamente y no olvide que el sistema ha
funcionado y está en funcionamiento en muchos establecimientos educativos, por lo
que se ha verificado muchas veces la validez de los promedios.
Probablemente usted se refiera a la especificación del Reglamento de Evaluación
que indica que deben calcularse los promedios verticales y horizontales y que la nota
definitiva será la mayor. En ese caso específico, la respuesta es sí, pues el sistema
realiza precisamente eso: calcular ambos promedios y colocar el mayor. Por
supuesto, en el resto de los casos que son simples sumas o redondeos, los cálculos
del sistema también son correctamente efectuados.
¿Este sistema trabaja en red?
La versión disponible a la fecha (enero-2004) es monousuario y no está diseñada
para trabajar en una red local. Sin embargo, actualmente está en desarrollo la
versión cliente/servidor que tiene una fecha de lanzamiento de marzo-2004. Como
ha ocurrido antes, la actualización de una versión anterior a la nueva tendrá un costo
relativamente bajo y podrá conservar la totalidad de sus datos.
Tengo varias computadoras, ¿debo comprar varias licencias?
Una vez que usted tiene una licencia de uso del sistema, puede adquirir nuevas
licencias para computadoras adicionales por un costo que aproximadamente
Anexos
89
representa un 10% del inicialmente cancelado. Por ejemplo, actualmente, y en la
ciudad de La Paz, si usted desea instalar el software en 3 computadoras de su
establecimiento educativo, deberá pagar Bs. 600.- por la primera y Bs. 140.- por las
dos restantes (Bs.70.- por cada una). Esto sólo se aplica cuando las computadoras
adicionales son de la misma institución.
No entiendo el término licencia de uso, ¿a qué se refiere?
En el caso de los programas para computadoras, los usuarios no adquieren
derechos sobre el software sino que el titular del sistema otorga autorizaciones a
personas naturales o jurídicas para que usen su software a cambio de cierto pago.
Eso se conoce como una licencia de uso. Esto implica también que el usuario que ha
adquirido una licencia de uso no puede modificar los ejecutables del sistema o
revenderlo.
Si adquiero un licencia, ¿qué servicios obtendré?
El programa de instalación del sistema en CD o disquetes.
El manual del usuario
Hasta 3 sesiones de capacitación (en el Departamento de La Paz)
Soporte técnico a través de teléfono o correo electrónico por tiempo indefinido
Actualizaciones menores sin costo adicional
Mi computadora es un poco antigua, ¿funcionará ControlWin?
La recomendación mínima para el sistema es una Pentium I de 233 MHz con 16 MB
de memoria RAM, pero también se lo ha visto funcionar aceptablemente en una 486
DX con 16 de memoria. Si la configuración de su equipo es más baja aún, podría
instalar la antigua versión para D.O.S. que funciona incluso en máquinas con
microprocesador 80286 y que tiene una buena parte de la funcionalidad de la versión
actual.
Mi computadora es lo último que hay, ¿funcionará ControlWin?
El sistema ControlWin ha sido probado satisfactoriamente en computadoras con
microprocesadores Pentium I, II, III y IV con los sistemas operativos Windows 95, 98,
Millenium, 2000 y XP, por lo que es muy probable que también funcione en su
equipo.
¿Cómo cambio la identificación de mi establecimiento?
Si está usando la versión no registrada, no puede cambiar esta identificación. En
cambio si ha registrado su programa, simplemente escoja la opción 'Identificación de
los datos' del menú de Utilidades.
¿Cómo obtengo una copia registrada?
Anexos
90
Primero descargue el archivo de instalación de la página principal (enlace 'Descargar
ahora') o de la sección 'Descargas', también en la página principal.
Después instale el programa en su computador, con lo que obtendrá ya una copia
funcional del programa.
Para tener acceso a todas las funciones del software, utilizarlo de forma legal y tener
derecho a la asistencia técnica, manual, Cd de instalación y otros, debe seleccionar
la opción 'Código de registro' del menú de Ayuda. El programa le presentará una
explicación y los medios para obtener un código de registro que le será enviado
después de confirmar el depósito o giro bancario.
Probablemente necesitaré características que éste sistema no tiene. ¿Podrán
ser implementadas?
En realidad es más probable que no necesite otras funciones, pero de ser así existen
tres posibilidades: 1) que sean modificaciones, adiciones o reportes fácilmente
implementables; 2) que las funciones necesitadas requieran cierto tiempo y/o
esfuerzo; 3) que requieran excesivos cambios en la estructura del programa como
para ser factibles. El primer caso, que se ha producido muchas veces, generalmente
es implementado sin costo adicional si el autor considera que enriquece el sistema.
El segundo caso, mucho menos frecuente, se resuelve negociando un costo para la
modificación; y en el tercer caso, que nunca se ha producido, el autor se reserva el
derecho de negarse a efectuarlo.
¿Podré efectuar control de caja chica, intereses y multas?
No. El módulo económico del sistema ControlWin no es propiamente un sistema
contable y todo el procesamiento que puede efectuar está limitado a la información
que puede extraerse de los pagos registrados y que incluyen datos de fecha, monto,
número de factura y descripción. Sin embargo, con el sistema puede generar
reportes individuales de pagos de mensualidades o por otros conceptos, cuotas
pagadas, reportes de mora, arqueos de caja, etc.
Mis profesores, ¿podrán entregar sus notas en disquete?
Para que los docentes de su establecimiento puedan registrar las notas en sus
propias computadoras y entregar estas en disquete, usted necesita el programa
denominado “Renos” que es vendido aparte aunque por una fracción del costo de
ControlWin. Con este programa usted podrá crear discos de instalación para
entregar a los docentes y recoger las notas que estos le envíen para integrarlas a la
base de datos del sistema.
Anexos
91
ANEXO 2. Problema en Promedios de área
Es un hecho conocido que los promedios de área (en primaria) calculados de forma
horizontal pueden ser diferentes a los calculados en forma vertical y el Reglamento
de Evaluación dice al respecto: “Si los promedios de área anual y final, obtenidos de
forma vertical y en forma horizontal fueran diferentes en un punto, debido al efecto
del redondeo, se tomará el puntaje mayor para favorecer al alumno”.
Veamos cómo se produce esta diferencia con un ejemplo reportado por el sistema
ControlWin:
1r. Trimestre 2o.
Trimestre
3r. Trimestre PA
Ciencias Nat. 20 7 27 40 7 47 43 7 50 41
Est. Sociales 50 7 57 39 7 46 32 7 39 47
Prom.área 42 47 45 ?
El promedio extraido horizontalmente es 45 y el extraido verticalmente es 44. La
causa de esta diferencia se ve más fácilmente si dejamos los decimales sin
redondear como en la siguiente tabla:
1r. Trimestre 2o. Trimestre 3r. Trimestre PA
Ciencias
Nat.
20 7 27 40 7 47 43 7 50 41,3
Est. Sociales 50 7 57 39 7 46 32 7 39 47,3
Prom.área 42,0 46,5 44,5 ?
En los promedios de área del segundo y tercer trimeste el redondeo tiene que
efectuarse hacia 47 y 45, respectivamente (Artículo 37, Capítulo III, del Reglamento
de Evaluación), mientras que los promedios anuales son 41 y 47 para Ciencias
Naturales y Estudios Sociales respectivamente, es decir, tuvieron que ser
redondeados hacia abajo.
Básicamente ahí se encuentra la raiz de la diferencia entre ambos promedios, pero
no el problema, pues el Reglamento considera este caso y en nuestro ejemplo el
promedio de área correcto es 45 (“la nota mayor para favorecer al alumno”).
El problema se ha presentado en la revisión de la documentación que se efectúa en
las Direcciones Distritales. Allí el procedimiento es tomar los boletines por
asignatura, calcular el promedio de área y comparar este resultado con el promedio
registrado en el centralizador. Reproduzcamos este procedimiento con los datos de
nuestro ejemplo. El técnico de la Dirección Distrital lee el boletín por asignatura de
Ciencias Naturales y halla que el promedio anual es 41 y que Estudios Sociales
muestra un promedio anual de 47, probablemente otro técnico calcula el promedio y
obtiene 44. Pero el centralizador muestra 45 y según me indicaron, es inutil cualquier
intento de explicación. Simplemente hay que rehacer el boletín o el centralizador.
Para el sistema ControlWin se consideraron propuestas de solución tales como:
Anexos
92
1. Que el centralizador muestre la nota menor. Obviamente, esto no resuelve el
asunto, pues podría ser que el promedio obtenido a través de los boletines
sea mayor, con lo cual estamos en la misma situación.
2. Que muestre el mismo promedio que el obtenido a través de los boletines.
Esto resolvería el cuestionamiento de los técnicos que revisan la
documentación, pero en este caso el alumno tendría una nota en su libreta y
otra en el centralizador presentado a la Dirección Distrital. Claro que también
se prodría colocar la misma nota (falseada) en la libreta y en el centralizador,
pero allí el truco queda totalmente expuesto pues en la libreta es fácil calcular
ambos promedios. En todo caso, la mayor objección es que estariamos
actuando contrariamente a lo que dice el Reglamento de Evaluación.
Por estas razones se decidió incorporar un reporte que muestre todos los casos en
que el promedio obtenido de forma vertical sea menor al promedio horizontal (el caso
contrario no sería observado en Dirección Distrital), de manera que, probablemente
los directores tengan que sugerir a los profesores de ciertas materias que alteren en
uno o dos puntos las calificaciones de ciertos alumnos para no tener posteriores
problemas. Es decir, el problema simplemente se recorre hacia atrás, hasta que
queda limitado al ámbito interno del establecimiento educativo, donde el docente
tendrá que inventarse un punto, aumentando o sustrayendo. Este reporte fue
denominado “Reporte de Inconsistencia”, y se encuentra en el submenú de Reportes
de notas.
Sólo para algún análisis posterior que usted desee hacer, abajo está otro ejemplo,
esta vez en el área de Expresión y Creatividad:
1r. Trimestre 2o. Trimestre 3r. Trimestre PA
Música 45 7 52 50 8 58 24 5 29 46,3
Artes plásticas 33 6 39 45 7 52 45 8 53 48,0
Ed. Fisica 44 6 50 50 8 58 56 8 64 57,3
Prom.área 47,0 56,0 48,7 ?
Una cuestión importante es que no siempre el problema se soluciona con la
modificación en un punto en cualquier nota, a veces es necesario aumentar o
disminuir 2 puntos para que los promedios coincidan. Por ejemplo en el cuadro
anterior, una modificación en dos puntos sumados o restados en cualquier nota
solucionan el problema. Por esta razón está en estudio un procedimiento para que
ControlWin pueda sugerir las mínimas modificaciones necesarias, aunque sólo será
una prioridad al acercarse el fin de la presente gestión escolar.
Anexos
93
ANEXO 3. Observación para Ciencias Integradas
Tal como usted sabe, en primero y segundo de secundaria, lo que aparentemente en
un inicio fue la materia de Ciencias Integradas, actualmente se ha convertido en un
área, pues las materias de Ciencias Naturales, Física y Química se imparten
separadamente, cada una con su propio horario y docente, y sólo a efectos de
documentación de fin de año es que se elabora un boletín de promoción con los
promedios de estas materias y en los centralizadores estos promedios se colocan en
las columnas correspondientes a la asignatura de Ciencias Naturales. Es interesante
observar que no siempre sucede esto, pues algunos establecimientos educativos no
presentan documentación de Ciencias Integradas sino que presentan boletines
separados y centralizadores con las notas de cada una de las tres materias.
Si el usuario de ControlWin decide que la libreta y los centralizadores de fin de
gestión presenten los promedios de las tres materias para mostrar las notas de
Ciencias Integradas sólo debe activar la opción correspondiente del menú de
Configuración de Operación. Pero también debería conocer lo que se expone a
continuación.
Considere el siguiente ejemplo:
PC DPS PT
Ciencias Nat. 44 7 51
Física 33 6 39
Química 44 6 50
Ciencias Integr. 40,3 6,3 46,7
Los promedios que se muestran en la fila inferior deben redondearse y tenemos
PC DPS PT
Ciencias Nat. 44 7 51
Física 33 6 39
Química 44 6 50
Ciencias Integr. 40 6 47
Pero aunque aparentemente hemos efectuado todos los cálculos de la manera
correcta, vemos que la suma del promedio de conocimiento (PC) y del DPS no dan
los 47 que muestra la columna de promedio trimestral. Entonces, en el caso anterior,
¿debería colocarse como promedio trimestral de Ciencias Integradas, la nota de 46 o
47?.
Puesto que en el Reglamento de Evaluación no hay indicación alguna acerca de
esto, se hizo un análisis con directores de diferentes colegios y la desición fue que el
promedio de área debe ser la suma de los promedios de conocimientos y DPS y no
el promedio de las notas trimestrales de cada materia. El argumento más fuerte fue
que esta última forma de cálculo podría ser interpretada como un error en la libreta y
provocar problemas al alumno o descrédito del establecimiento educativo.
Anexos
94
ANEXO 4. Contrato de Licencia de Uso
1. El autor le otorga a usted [el Cliente] una licencia no exclusiva e intransferible
para uso interno exclusivamente, de los programas software y documentacion
correspondiente. Usted no tiene autorizacion para distribuir el Software.
2. La Propiedad Intelectual y todos los derechos de propiedad intelectual que se
relacionen con este sistema informático son exclusividad del autor y se hallan
protegidos por la Resolución Administrativa Nro. 6-001-438/2002 de la Dirección
Nacional de Derechos de Autor. Usted [el Cliente] no podra modificar, desarmar,
decodificar o de cualquier otro modo aplicar ingenieria inversa al Software.
3. El autor le garantiza que el soporte electrónico en el que se le proporciona el
Software (de existir) se encuentra libre de defectos en cuanto a materiales para
su uso normal por un período de treinta (30) días desde la fecha de compra,
evidenciada con el recibo.
4. Todas las funciones habilitadas del sistema a la fecha de la adquisición de la
licencia de uso son plenamente operables y cumplen la función indicada en el
manual de operación. Esta aseveración se limita a la gestión escolar en curso a
la fecha de la compra de la licencia. No se garantiza que el programa en general,
sirva para otros propósitos específicos además de los descritos en el manual de
operación.
5. Las claúsulas de esta licencia de uso y su aceptación por las partes del contrato
se refieren al software en el estado en que se encuentra a la fecha de la
adquisición de la licencia. Modificaciones, ampliaciones o mejoras al software
podrán ser solicitadas al autor, quien previo análisis podrá aceptarlas o no. En
ningún caso el autor se obliga a realizarlas si por aspectos técnicos u otros no las
considera factibles. En caso de aceptación, los términos, plazos y montos serán
convenidos independientemente de los estipulados originalmente.
6. Esta licencia de uso del sistema software se otorga para un sólo computador,
aunque el usuario podrá manejar diferentes grupos de datos. Nuevas copias para
diferentes computadoras que sirvan los propósitos del mismo establecimiento
educativo, serán ofrecidas a fracciones del precio según arreglos entre partes.
7. Las nuevas versiones, cuando estén disponibles, serán ofrecidas al usuario
registrado a un precio inferior al establecido para una licencia nueva.
Anexos
95
ANEXO 5. Copia de archivos en Windows
El Sistema Administrativo y Académico ControlWin constantemente es mejorado,
modificado y/o corrregido. Estas modificaciones normalmente son colocadas en el
sitio web http://yupan.netfirms.com para que los usuarios interesados lo descarguen
a voluntad, aunque también puede ser enviado por correo electrónico y muchas
veces ha sido enviado en disquetes por algún medio terrestre o aéreo.
Una vez que el usuario tiene el archivo necesario, debe copiarlo al sitio correcto
dentro del disco duro de su computadora, lo cual, a veces, parece no ser tan fácil
cuando uno no está muy familiarizado con estas tareas. Por esta razón este anexo
describe paso a paso el procedimiento de copiar un archivo que se encuentra en
disquete al disco duro de una máquina con Windows 98, aunque el procedimiento en
otros sistemas operativos como Windows 95, Millenium, 2000 o XP es similar..
Debajo de los pasos enumerados encontrará una explicación aún más detallada.
En vista de que el caso típico que los usuarios de ControlWin deberán afrontar es la
copia de un archivo denominado ControlW.exe (en disquete) a la carpeta en la que
está instalado el sistema, es precisamente ese caso el descrito en las siguientes
líneas.
En pocas palabras el procedimiento consiste en copiar el archivo A:ControlW.exe a
la carpeta C:\Archivos de programa\Yupan\ControlW.
La tarea anterior descrita paso a paso:
1. Insertar el disquete en su unidad.
2. Presionar la combinación de teclas Windows + E. Esta operación abrirá el
Explorador de Windows. En vez de Windows+E puede escoger la opción Inicio –
Programas – Explorador de Windows.
3. Hacer clic en Disco de 3 ½ (A:). Esto mostrará en la parte derecha de la ventana
el contenido del disquete.
4. Hacer clic sobre el signo más de la unidad C: para desplegar las carpetas
contenidas en él.
5. Hacer clic sobre el signo más de la carpeta Archivos de programa para
desplegar las carpetas contenidas.
6. Hacer clic sobre el signo más de la carpeta Yupan. Probablemente la encontrará
al final de las subcarpetas desplegadas. Después de esto seguramente ya podrá
ver la carpeta ControlW
7. Ahora, verifique que en el lado derecho aún puede ver el archivo ControlW del
disquete. Haga clic sobre el nombre de éste y sin soltar el botón del ratón
desplácelo hacia la carpeta ControlW.
Anexos
96
8. Cuando esté sobre esta carpeta suelte el botón del ratón y probablemente
Windows le pedirá confirmación para sobreescribir el archivo existente. Confirme
positivamente esta consulta y el proceso estará concluido.
Si no entendió el procedimiento, ahora vienen algunas aclaraciones respecto a la
explicación anterior:
Windows + E es la presión simultánea de la tecla marcada con una banderita de
Windows (hay una en la parte izquierda del teclado y otra a la derecha) y la letra E.
Esta combinación abre el Explorador de Windows que, a mi parecer, es la mejor
forma de ver los archivos, pues a un lado tenemos las carpetas y a la derecha
podemos ver el contenido de la que seleccionemos.
Cuando haga clic en la unidad A: probablemente verá algo como lo mostrado en
alguna de la figuras de abajo dependiendo de su configuración particular:
La indicación de Hacer clic sobre el signo más de la unidad C: para desplegar las
carpetas contenidas en él se refiere a un signo + que hay a la izquierda de cada
carpeta con subcarpetas (para replegar la rama que se abre se presiona el signo
menos que aparece cuando se abrió la carpeta).
Cuando se tiene localizada la carpeta Archivos de programa\Yupan\ControlW, se
procede a la acción de arrastrar y soltar que consiste en hacer clic en el archivo de
nombre controlW y no soltar el botón del ratón, sino más bien mover el cursor hacia
la carpeta destino y soltar el botón cuando se halle sobre la carpeta destino, con lo
cual la copia se iniciará. La figura de abajo muestra el momento en que se soltará el
botón para iniciar la copia.
Anexos
97
Pero un detalle importantísmo: Si al momento de soltar el documento no vemos un
signo más debajo del nombre, sino una flecha, entonces estaríamos creando un
acceso directo que no servirá para nuestros propósitos, por lo que deberemos
presionar la tecla Control y entonces aparecerá el signo más y recien soltar. Si no se
siente seguro realice unas cuantas pruebas y verá que es una forma fácil y rápida de
copiar archivos o carpetas.
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