MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y
MANUAL DE FUNCIONES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PASOS PARA ELABORAR EL MANUAL DE PROCEDIMIENTO
1. Conocer la empresa (Diagnostico).
Razón social Actividad económica Clientes Tamaño de la empresa Participación de
mercado
PASOS PARA ELABORAR EL MANUAL DE PROCEDIMIENTO
2. Análisis Interno Organigrama Dependencias o dptos Organigramas
suplementarios Relación de autoridad
(Lineal, funcional, asesoría, colaboración, etc).
Identificación de procesos
PASOS PARA ELABORAR EL MANUAL DE PROCEDIMIENTO
3. Seleccionar el área donde se va a trabajar
Organigrama especifico Identificar los procesos
core o claves del área. Clasificar y seleccionar
los procesos mas importantes.
Evaluar el/los procedimiento actual
PASOS PARA ELABORAR EL MANUAL DE PROCEDIMIENTO
4. Seleccionar los procedimientos fundamentales
Importancia relativa de los procedimientos de acuerdo a:
- Generación de beneficios económicos a la empresa.
- Utilización de recurso económico, materiales, tiempo, información, métodos, maquinaria, equipos, insumos, etc.
PASOS PARA ELABORAR EL MANUAL DE PROCEDIMIENTO
5. Analizar y documentar los procedimientos de cada área o de la organización en general
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Un proceso es la transformación de un conjunto de insumos (personas, materiales, energía, equipo, procedimientos) en resultados (producto, servicio o terminación de una tarea).
PROCESOENTRADAS SALIDAS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Un proceso consiste en:• Observar y registrar pasos importantes para el logro de resultados.• Colocar cada paso en la secuencia apropiada.• Identificar cada tipo de paso y su aportación al resultado.• Registrar toda la información que se considere importante.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Un procedimiento es la sucesión cronológica y detallada de las operaciones en su orden lógico y su método de ejecución.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
El proceso contiene los pasos importantes para llevar a cabo la implantación del sistema.Ejemplo: Corte de lámina
El procedimiento contiene el detalle de actividades a realizar por cada uno de los pasos determinados en el proceso.Ejemplo: Situar la lámina en la mesa de trabajo, Colocar soporte sobre la lámina, etc.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS¿Qué es un Manual de Procedimientos?Es un instrumento de información en el cual se describen en forma secuencial y cronológica, las operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones de una Dependencia o Entidad, o varias de ellas.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS¿Porqué es importante el Manual de Procedimientos?La necesidad de contar con un Manual de Procedimientos se presenta cuando:
• Existen trámites complejos que requieren descripciones precisas y de fácil consulta;
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS¿Porqué es importante el Manual de Procedimientos?
• Se requiere uniformar el desarrollo de los trámites.
• Se deben simplificar el o los procedimientos.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS¿Porqué es importante el Manual de Procedimientos?
• Es importante apoyar la capacitación del personal; y Procede automatizar los métodos y sistemas de trabajo.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS¿Porqué es importante el Manual de Procedimientos?
• Evitar perdidas de materiales, tiempo y recursos en el puesto de trabajo.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Contenido del Manual:
Portada de identificaciónÍndice del ManualIntroducciónBase LegalObjetivo del ManualProcedimientosGlosario de términosÍndice temático
MANUAL DE PROCEDIMIENTOSContenido del Manual:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOSPortada de identificación:
1. Logotipo de la Empresa.2. Nombre de la Empresa.3. Nombre o siglas de la unidad administrativa responsable de su elaboración o actualización.4. Título del Manual de Procedimientos.5. Fecha de elaboración o en su caso, de actualización.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOSPortada de identificación:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOSÍndice:
Se establece un índice para el Manual en General y un índice para cada procedimiento.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOSÍndice:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOSÍndice del Manual:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOSÍndice del Manual:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOSIntroducción del manual de procedimientos:
Panorama general del contenido del
manual, de su utilidad y de los fines y
propósitos que se pretenden cumplir a
través de él.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Base Legal del manual de procedimientos:
ReglamentosDecretosAcuerdosCircularesDocumentos normativos
MANUAL DE PROCEDIMIENTOSObjetivos del manual de procedimientos:
El objetivo deberá ser lo más concreto posible, y su
redacción clara y en párrafos breves; además, la primera
parte de su contenido deberá expresar QUÉ SE HACE; y la
segunda, PARA QUÉ SE HACE.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOSProcedimientos:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOSDescripción del Procedimiento:
En éste apartado deben presentarse en forma secuencial cada una de las operaciones que
deben realizarse dentro de un procedimiento, al explicar en que
consisten y señalar la Unidad Administrativa o puesto
responsable de su ejecución, el texto debe ser claro, y de manera narrativa, explicando cada paso
en que consisten, cuándo, cómo, con qué, dónde y en qué tiempo
se llevan a cabo.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Diagrama del Procedimiento:
Los diagramas de flujo, representan la manera de visualizar el desarrollo de las actividades a desarrollar, para un determinado procedimiento; así como de los sujetos responsables de su ejecución.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ACTIVIDAD
DECISION
DIAGRAMAS DE FLUJO
INICIO/ FIN
SIMBOLO ACTIVIDAD COMO USARAbrir o cerrar el flujograma. Indica terminacion proceso Anterior o inicio siguiente Para nombrar actividades. Indica una actividad específica. Escribir verbo dentro de la actividad.
Para monitorear los puntos principales del proceso. Preguntar si las actividades A o B son correctos.
CONECTOR
ALMACENAMIENTO
DIAGRAMAS DE FLUJO
DOCUMENTO
SIMBOLO ACTIVIDAD COMO USAR
En un punto del proceso se generó un documento.
Indica seccionamiento del flujograma. Hace conexión entre las partes del flujograma.
Documento archivado u objeto almacenado.
LINEA DE FLUJO Visualiza el itinerario del proceso.
PROCEDIMIENTO: VERSION:
FECHA:
CODIGO:
PÁGINA: ____ DE ____
OBJETIVO
ALCANCE
AREA RESPONSABLE DESCRIPCION
PROCEDIMIENTOACTIVIDADES REQUERIMIENTOS DOCUMENTOS REGISTROS
REVISÓ: APROBÓ:
AREA
VERSION:
FECHA:
CODIGO:
PÁGINA: ____ DE ____
PROCEDIMIENTO:EMPRESA
ACTIVIDAD
OBJTIVO: ALCANCE:
PRODUCCIÓN
FINANCIERA
MERCADEO
ESTANDAR DE SISTEMAFLUJOGRAMA QUIEN CUANDO DONDE PORQUE COMO
Definir período y horario
Hacer lista de documentos requeridos
Comunicar a los padres de familia
Entrenar al personal
Recibir al interesado
ESTANDAR DE SISTEMAFLUJOGRAMA QUIEN CUANDO DONDE PORQUE COMO
Recibir al interesado
Revisar los formularios
Archivar
Efectuar la matrícula
EMPRESAABC
PROCEDIMIENTO:
Norma Fundamental
VERSIÓN:
CODIGO:
PÁGINA: DE:
1. OBJETO:
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES
4. CLASIFICACION
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
FECHA FECHAFECHA
EMPRESA PROCEDIMIENTO:VERSIÓN:
CODIGO:
PÁGINA: DE:
5. CONDICIONES GENERALES: Capítulo obligatorio . Protección de las normas. No debe llevar enmendaduras. Elaborarse mediante consenso. Redacción clara, precisa y coherente.. Formular objeto de manera clara y concisa.
6. CONTENIDO
6.1 Título: Identificación
6.2 Objeto
6.3 Alcance
EMPRESA PROCEDIMIENTO:VERSIÓN:
CODIGO:
PÁGINA: DE:
6.7 ANEXOS: planos, IT
Diagramas flujo
6. 5 CONTENIDO: Descripción actividad
6.6 EQUIPOS O ELEMENTOS UTILIZADOS
6.4. DEFINICIONES: Relación de términos
6.8 APENDICE: Referencia
bibliográfica
EMPRESA PROCEDIMIENTO:VERSIÓN:
CODIGO:
PÁGINA: DE:
8. ANEXOS
7. PRESENTACION DE DOCUMENTACION: Tipo de redacción. Título, negrillas, fuente, codificación, fecha elaboración, fecha revisión, fecha aprobación
INSTRUCTIVOS
Cuando se requiere especificar la forma de desarrollar una actividad se desagrega en tareas.
Para esto se utiliza el diagrama de operaciones, el cual permite hacer un análisis detallado y buscar la reducción de aquellas operaciones que no agregan valor.
A continuación se presenta la simbología ASME utilizada.
OPERACION
TRANSPORTE
INSPECCION
DEMORA
ALMACENAMI
ENTO
Pasos para crear, cambiar o anadir
Desplazamiento de materiales o equipos
Verificacion o auditoria
Espera ociosa
Almacenar o archivar para
posterior utilizacion
DIAGRAMA DE OPERACIONES - SIMBOLOGIA (ASME)
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOSFINALMENTE SE ESTABLECEN:
Glosario de Términos
Índice temático
MANUAL DE FUNCIONES
MANUAL DE FUNCIONES Delimitar las responsabilidades y las funciones de los empleados de una compañía.
Describir con claridad todas las actividades de una empresa y distribuir las responsabilidades en cada uno de los cargos de la organización.
Evitar funciones y responsabilidades compartidas que no solo redunda en pérdidas de tiempo sino también en la dilución de responsabilidades entre los funcionarios de la empresa, o peor aun de una misma sección.
MANUAL DE FUNCIONES
PRESENTACIÓN DESCRIPCIÓN DEL MANUAL NORMAS DE USO UTILIDAD DEL MANUAL BASE LEGAL ESTRUCTURA ORGÁNICA DESCRIPCION DE FUNCIONES PARA CADA CARGO
MANUAL DE FUNCIONES
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PARA CADA
CARGO
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