Secretaria de Administración Urbana Dirección de Catastro
MANUAL DE ORGANIZACION
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Manual de Organización
SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN URBANA DIRECCIÓN DE CATASTRO
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INDICE PÁGINA
INTRODUCCIÓN 3
NATURALEZA 4
MISÓN Y VISIÓN 5
ATRIBUCIONES 6
ORGANIGRAMA GENERAL 8
FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN DE CATASTRO 10
OBJETIVOS GENERALES Y ESPECIFICOS 11
NORMATIVIDAD VIGENTE Y MARCO LEGAL 12
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES 13
ANEXOS 29
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INTRODUCCIÓN
La intención de desarrollar el presente manual es fincar bases sólidas para la mejora de la función
pública, buscando contribuir a la transformación del Gobierno Municipal, particularmente de la Secretaría de
Administración Urbana en una organización más eficiente, transparente, responsable y menos burocratizada,
mediante el fortalecimiento de su gestión interna y por lo tanto con mayor capacidad de dar resultados
satisfactorios y eficientes a la sociedad.
Este manual propone alinear estratégicamente la misión de cada uno de las partes que componen
esta dependencia con la misión global del Gobierno Municipal, definiendo aquellos procesos sustantivos que
le dan cumplimiento a dicha misión, identificando la interacción entre procesos de distintas entidades, áreas y
organismos, eliminando aquellos procesos ó actividades que no agregan valor e incluyendo aquellos que
permitan tener un control efectivo de todos los procesos que aquí se realizan.
El establecimiento del marco de actuación a través de una red de procesos y la descripción de los
procedimientos busca dar soporte a la operación y orden a la información que se obtiene para saber:
qué es lo que cada elemento realiza y debe realizar según sus facultades;
cómo se concreta una función con actividades y pasos;
quién es el responsable del desarrollo de esas actividades;
dónde están los puntos clave de control de cada procedimiento para facilitar su planeación,
organización, dirección, integración, supervisión, evaluación y mejora.
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NATURALEZA
Se considera al manual de procedimientos como el instrumento que establece los mecanismos
esenciales para el desempeño organizacional de las unidades administrativas que componen a cualquier
entidad pública o privada. En él se definen las actividades necesarias que deben desarrollar las unidades, su
intervención en las diferentes etapas de los diferentes procesos de operación, sus responsabilidades y
formas de participación así como proporcionar información básica para orientar al personal respecto a la
dinámica funcional de la organización.
Es por ello que se considera también como un instrumento imprescindible para guiar y conducir en
forma ordenada el desarrollo de las actividades, evitando la duplicidad de esfuerzos, todo ello con la finalidad
optimizar el aprovechamiento de los recursos y agilizar los trámites que realiza el usuario.
En este sentido, se pretende que la estructuración adecuada del manual, refleje fielmente las
actividades específicas que se llevan a cabo, así como los medios utilizados para la consecución de los
fines, facilitando al mismo tiempo, la ejecución, seguimiento y evaluación del desempeño organizacional.
Éste debe constituirse en un instrumento ágil que apoye el proceso de actualización y mejora, mediante la
simplificación de los procedimientos que permitan el desempeño adecuado y eficiente de las funciones
asignadas.
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MISIÓN Y VISIÓN
MISIÓN
Tener actualizada la información con todas las
características cuantitativas y cualitativas de todos y
cada uno de los bienes inmuebles ubicados en el
Municipio, con el fin de proporcionar con eficacia y
eficiencia los servicios que en materia fiscal,
desarrollo urbano y ordenamiento territorial demandan
la sociedad y el gobierno con equidad y justicia social.
VISION
Obtener la información territorial relativa a la
propiedad raíz en el Municipio, que incluya sus
características físicas, legales, fiscales y
administrativas de manera tal que se permita la
utilización de un padrón catastral actualizado con
información confiable.
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ATRIBUCIONES Ley del Catastro Inmobiliario del Estado de Baja California, artículo 2. Son atribuciones de la Dirección de Catastro:
Identificar y deslindar los bienes inmuebles, los derechos de vía y espacios públicos;
Integrar y mantener actualizada la información relativa a los registros, padrones y documentos
referentes a las características cualitativas y cuantitativas de los bienes inmuebles y aspectos
asociados a ellos;
Determinar los valores catastrales de los bienes inmuebles;
Integrar la cartografía catastral de los bienes inmuebles en el territorio del Estado;
Aportar la información técnica en relación a los límites del territorio del Estado, de sus Municipios, de
los centros de población y demás localidades;
Llevar a cabo las operaciones catastrales de identificación, localización, descripción, deslinde,
registro, cartografía, valuación, actualización de valores de los bienes inmuebles ubicados dentro de
su Municipio, ya sea que los mismos se definan como urbanos o rústicos, en los términos del
presente ordenamiento y de las normas, especificaciones técnicas y principios homogéneos que al
efecto expida el Gobernador del Estado;
II. Elaborar e integrar los Registros, Padrones y Archivos Documentales Catastrales
III. Practicar los levantamientos de los diferentes mapas y planos catastrales, así como todo lo
relacionado con trabajos técnicos sobre la fijación o rectificación de los límites de la propiedad
pública y privada en el ámbito de su competencia;
IV. Registrar oportunamente los cambios que se operen en la propiedad raíz y que por cualquier
concepto modifiquen los datos contenidos en los registros, padrones y archivos documentales
catastrales, con el propósito de mantener actualizada la información catastral inmobiliaria;
V. Intervenir en la determinación de los limites Municipales, en los términos de las disposiciones
legales vigentes.
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VI. Intervenir en la delimitación de los centros de población, su perímetro urbano, reserva territorial
para su crecimiento y área de preservación ecológica, así como provisiones para la fundación de
centros de población
VII. Apoyar a los organismos, oficinas o instituciones cuyas atribuciones en materia de obras
públicas, servicios, planificación, desarrollo urbano y otros proyectos, requieran de los datos
contenidos en el Catastro Inmobiliario;
VIII. Determinar la localización de cada bien inmueble, mediante su deslinde y mensura, y recabar
los elementos físicos, geométricos, jurídicos, económicos, sociales y estadísticos que lo constituyen;
IX. Elaborar las propuestas de zonificación y sectorización catastral y de valores unitarios del suelo y
de construcción y remitirlas, para su revisión y opinión del Consejo Municipal del Catastro
Inmobiliario;
X. Aplicar los valores catastrales unitarios que apruebe el Congreso del Estado;
XI. Practicar la valuación catastral de los bienes inmuebles en particular, con base a los valores
unitarios y normas técnicas que se emitan.
XII. Determinar valores catastrales provisionales a los bienes inmuebles, de acuerdo a los valores
asignados a sectores catastrales de características semejantes;
XIII. Emitir avalúos catastrales de bienes Inmuebles ubicados en su jurisdicción territorial, en los
casos en que así se le requiera y en todo tipo de contratos o juicios civiles, penales, laborales,
administrativos y fiscales;
XIV. Participar en cuanto a la identificación, apeo o deslinde de bienes raíces, en los dictámenes
periciales que sobre inmuebles deban practicarse y rendirse ante las autoridades competentes;
XV. Revisar y autorizar, para efectos catastrales, los avalúos practicados por peritos autorizados, si
el bien inmueble se ubica en la jurisdicción del Municipio;
XVI. Establecer el control de todos los bienes inmuebles asignándoles la clave catastral que las
identifique y ubique claramente;
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XVII. Auxiliar a las autoridades competentes en la fijación de la nomenclatura de calles y numeración
oficial de los bienes inmuebles;
XVIII. Obtener de las autoridades, dependencias o instituciones de carácter Federal, Estatal o
Municipal, y de las personas físicas o morales, los datos, documentos o informes que sean
necesarios para la formación y actualización de los registros, padrones y documentos catastrales;
XIX. Auxiliar a las autoridades competentes en la elaboración de los Planes y Programas de
Desarrollo Urbano Municipal, de Centros de Población y demás Programas relativos al Desarrollo
Urbano;
XX. Formular y proponer los instructivos y manuales administrativos para su aprobación;
XXI. Notificar a los interesados las operaciones catastrales y expedir las constancias relativas a ellas,
que se le soliciten;
XXII. Imponer las sanciones que procedan;
XXIII. Expedir los acuerdos delegatorios de facultades correspondientes;
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ORGANIGRAMA GENERAL:
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ORGANIGRAMA DE LA DIRECCIÓN.
Dirección de Catastro
Departamento de Registro
Inmobiliario
Departamento de Valuación
Departamento de Cartografía
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FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN DE CATASTRO.
Mantener un registro actualizado de todos los bienes inmuebles del municipio.
Gestionar las bases de datos y archivos catastrales.
Elaborar la propuesta de tabla de valores base para el cobro del impuesto predial.
Ofrecer los servicios catastrales a la Ciudadanía.
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OBJETIVO GENERALES Y ESPECÍFICOS
Objetivo general:
Obtener una regla que garantice la uniformidad de tratamiento
de todas las operaciones (sean periódicas o no) que se
realizan en esta entidad administrativa y que en consecuencia
permita:
Asegurar que las políticas de le entidad administrativa se respeten.
Reducir errores operativos
Evitar que se produzcan cambios en el funcionamiento sistémico de la entidad administrativa como
consecuencia de la toma de decisiones precipitadas y arbitrarias.
Facilitar el sostenimiento de un buen nivel organizacional.
Reducir el periodo de capacitación de los nuevos empleados y
Facilitar la introducción de los nuevos empleados en los puestos (existentes y de nueva creación)
Facilitar las labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación.
Construir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas,
procedimientos y métodos.
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NORMATIVIDAD VIGENTE Y MARCO LEGAL
Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado.
Ley de Acceso a la información Pública para el Estado de Baja California.
Ley del Catastro Inmobiliario del Estado De Baja California.
Ley General de Administración Documental para el Estado De Baja California.
Reglamento del Catastro Inmobiliario para el Municipio de Ensenada.
Reglamento de Transparencia y Acceso a la información Pública para el Municipio de Ensenada.
Reglamento de la Administración Pública para el Municipio de Ensenada
Reglamento para el Archivo Municipal del Ayuntamiento de Ensenada.
Reglamento interior para el Ayuntamiento de Ensenada
Anteproyecto de Reglamento interno de la Dirección de Catastro de Ensenada.
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Denominación de la unidad administrativa: DIRECCIÓN
Objetivo general de la unidad administrativa Dirigir, organizar, adaptar y controlar las políticas, funciones, acciones y prácticas de los diferentes departamentos que integran la Dirección Catastral.
Funciones generales que realiza
Recibir, analizar y evaluar informes administrativos y de operación de los departamentos que conforman la Dirección.
Atender la correspondencia oficial relacionada con la dirección. Mantener relación con instancias de todos los niveles de gobierno sobre los problemas
correspondientes con la naturaleza de esta Dirección para su solución y coordinación. Llevar a cabo reuniones periódicas con sus jefes de departamento para buscar solución en
común acuerdo con las problemáticas que surjan en los mismos. Participar en la elaboración de los planes de desarrollo urbano del municipio; así como
vigilar, con las entidades participantes, su aplicación y seguimiento. Exponer los nuevos proyectos, los logros y los avances de las actividades desarrolladas
por la Dirección ante Presidencia y en su caso ante los miembros del cabildo y gabinete. Representar al Ayuntamiento en foros, eventos o reuniones de trabajo de naturaleza
catastral. Integrar consejos, comisiones, comités o subcomités emanados de la reglamentación o
acuerdos vigentes. Impulsar, promover, fomentar, y participar en la elaboración de programas o proyectos de
la dirección; que incidan y afecten la planeación municipal. Coordinar las reuniones de la comisión de desarrollo urbano y catastro, informando sobre
los avances de acuerdo a estrategias y líneas de acción plasmadas en el plan municipal de desarrollo
Realizar las demás actividades que se deriven de la naturaleza de su cargo, y/o que le sean encomendadas por el Secretario de Administración Urbana.
Relaciones internas y externas Internas: Jefes de departamento que conforman la Dirección y con
empleados de los departamentos. Externas: Con los usuarios, con representantes legales y personal de
otras instancias de los diferentes niveles de gobierno (Municipal, estatal y federal), con integrantes de los consejos, comisiones, comités o subcomités de los que forme parte por la naturaleza de su puesto.
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Denominación de la unidad administrativa: ÁREA SECRETARIAL Es necesario redimensionar el área de soporte secretarial debido al incremento de las actividades ya que atiende las actividades inherentes a su puesto así como la atención de las diferentes Jefaturas.
Objetivo general de la unidad administrativa Cumplir funciones de soporte secretarial a la Dirección así como a las Jefaturas existentes, aplicando técnicas secretariales, a fin de lograr un eficaz y eficiente desempeño acorde con los objetivos de la Dirección.
Funciones generales que realizan Atiende al público en general. Estructura la agenda del titular de Dirección. Anuncia ante el titular del Dirección los visitantes a ser atendidos. Redacta, transcribe, despacha, recibe y clasifica correspondencia. Realiza y recibe llamadas telefónicas. Mantiene informados al Personal de la Dirección sobre las disposiciones del Director. Elabora informes de trabajos realizados cada mes. Brinda apoyo logístico en la organización y ejecución de reuniones y eventos. Asegura el suministro de materiales de oficina y papelería de la Dirección. Asegura el cumplimiento adecuado del programa de aseo y de cafetería Las demás que le sean asignadas o delegadas y que correspondan a la naturaleza de la unidad
administrativa. En el caso de la secretaría de apoyo a las 3 jefaturas, se enumeran las mismas actividades
anteriores pero únicamente para apoyo a las Jefaturas de Departamento.
Relaciones internas y externas Internas: El cargo mantiene relaciones continuas con el personal de la unidad
administrativa a la que pertenece y/o frecuentes con los integrantes de las otras Direcciones que componen la Secretaría, a fin de ejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello una normal habilidad para obtener cooperación.
Externas: El cargo mantiene relaciones frecuentes con instituciones públicas y/o privadas y público en general, a fin de ejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello una normal habilidad para obtener cooperación.
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Denominación de la unidad administrativa: ÁREA DE ATENCIÓN AL PÚBLICO
Objetivo general de la unidad administrativa Brindar atención amable y cortés al usuario de servicios catastrales durante todo el proceso de solicitud de información.
Funciones generales que realizan Recepción y trámite de toda solicitud de información por parte de los usuarios. Entregar la documentación solicitada. Proporcionar información oportuna, confiable y completa que ayude a los usuarios de los
servicios catastrales a solucionar de manera pronta y expedita. Tratar de manera amable y cortés al usuario. Verificar que los muebles, equipo y utensilios de trabajo estén en óptimas condiciones para la
prestación de los servicios a los usuarios. Evitar cualquier enfrentamiento con los usuarios inconformes y canalizarlos con el personal
indicado. Las demás que le sean asignadas o delegadas y que correspondan a la naturaleza de la
unidad administrativa.
Relaciones internas y externas Internas: Como son quienes reciben las solicitudes de información, estas se
turnan y se canalizan con el área competente. Externas: Con los usuarios, representantes legales personal de otras instancias
de los diferentes niveles de gobierno (Municipal, estatal y federal)
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Denominación de la unidad administrativa: DEPARTAMENTO DE REGISTRO INMOBILIARIO
Objetivo general de la unidad administrativa Dar seguridad jurídica y publicidad catastral a la inscripción y anotación de los actos jurídicos relativos al dominio y demás derechos reales, que afecten los bienes inmuebles del municipio.
Funciones generales que realizan Determinar el inventario actual de los bienes inmuebles del municipio y su situación jurídica
actual con la documentación comprobatoria respectiva, de tal manera que con esto se integre el archivo documental de catastro.
Servir como medio de consulta en materia de propiedad inmobiliaria. Preservar físicamente la documentación legal a través de su conservación en expedientes
físicos además de tenerlos clasificados y ordenados adecuadamente, así como a través de su conservación, clasificación y ordenación por medios electrónicos.
Contar con medios de consulta multiopcionales para la identificación de los bienes inmuebles. Las demás que le sean asignadas o delegadas y que correspondan a la naturaleza de la unidad
administrativa.
Relaciones internas y externas Internas: El cargo mantiene relaciones continuas con el personal de la Dirección
de Control Urbano y la Dirección de Ecología, (Direcciones que se encuentran dentro de la misma Secretaria) para intercambios de información. De igual forma se tiene contacto para intercambio de información con el área de Cartografía (áreas dentro de la misma Dirección).
Externas: Se recibe información y se tiene trato con personal del Registro Publico de la Propiedad, Notarias, Corett, Inmobiliaria del Estado y otras instancias relacionadas con la tenencia de la tierra y con cuestiones de vivienda.
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Denominación de la unidad administrativa: DEPARTAMENTO DE CARTOGRAFÍA
Objetivo general de la unidad administrativa Procesar, actualizar, normar, revisar, certificar y dictaminar sobre toda la información cartográfica, en la cual se represente al territorio municipal en forma general o parcial, de índole topográfica o temática.
Funciones generales que realizan Recabar y organizar la información cartográfica básica que sobre el municipio genere la propia
dependencia así como otras Dependencias de los tres niveles de Gobierno y organismos públicos y privados (peritos)
Coordinar y controlar el proceso de actualización cartográfica del municipio. Dirigir, coordinar y controlar las actividades de actualización cartográfica y velar porque sean
atendidas eficaz y oportunamente las solicitudes de los solicitantes Colaborar con la solución de conflictos de linderos entre predios vecinos por solicitud de los
particulares o del juzgado que tenga a cargo la respectiva querella. Coordinarse con las autoridades competentes en materia de desarrollo urbano, con el objeto
de dar la adecuada atención a las solicitudes de autorización de fraccionamientos, condominios, subdivisiones, lotificaciones, fusiones y cualquier otra autorización en materia de desarrollo urbano que modifique los registros catastrales, con la finalidad de establecer y mantener el registro cartográfico de los predios que surjan de tales autorizaciones.
Integrar, ordenar y depurar el archivo cartográfico (en papel y digital) del municipio. Las demás que le sean asignadas o delegadas y que correspondan a la naturaleza de la
unidad administrativa.
Relaciones internas y externas
Internas: El cargo mantiene relaciones continuas con el resto del personal de la Dirección para intercambios de información y asignación de trabajos específicos.
Externas: Con las autoridades competentes en materia de desarrollo urbano, vivienda, obras públicas, infraestructura así como cuestiones legales para la consulta e intercambio de información.
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Denominación de la unidad administrativa: DEPARTAMENTO DE VALUACION INMOBILIARIA
Objetivo general de la unidad administrativa Conocer el valor de cada predio registrado reconociendo en cada uno de ellos las características particulares que fundamentan su valor.
Funciones generales que realizan Conocer las relaciones numéricas o factores de homologación necesarios para establecer, a
partir de un análisis pormenorizado respectivo, los valores unitarios correspondientes a predios, áreas de valor o corredores de valor.
Llevar el control y registro de Peritos Valuadores en la especialidad de bienes inmuebles. Actualizar el valor catastral total o de una fracción de un predio, ya sea por vencimiento o de
vigencia, nueva publicación de valores catastrales unitarios de suelo y construcción, nuevas construcciones o por variación en la superficie afectada en los casos de expropiación.
Revisar y aplicar los avalúos elaborados y presentados para efectos fiscales, así como realizar los análisis y comprobaciones que se estimen pertinentes.
Practicar los avalúos de los inmuebles que carecen de valores actualizados. Mantener las relaciones institucionales con las autoridades y agrupaciones pertinentes en lo
relativo a la valuación inmobiliaria. Producir escenarios para medir el impacto recaudatorio a través de modificaciones a los
valores y tarifas. Elaborar y mantener actualizado el manual técnico de valuación catastral de predios rústicos y
urbanos, con base en las disposiciones catastrales vigentes y brindar asesoría a las autoridades municipales para su aplicación en los casos que corresponda a su competencia
Las demás que le sean asignadas o delegadas y que correspondan a la naturaleza de la unidad administrativa
Relaciones internas y externas Internas: El cargo tiene relación con Registro Inmobiliario y con Cartografía
para efectos de cotejar datos que permitan la correcta valuación de los bienes inmuebles.
Externas: En lo que se refiere a instancias externas, debe proporcionar la información catastral que en su caso requieran las instituciones oficiales, en apoyo al cumplimiento de sus funciones
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Denominación de la unidad administrativa: COORDINACION JURÍDICA
Objetivo general de la unidad administrativa Representar a la Dirección de Catastro mediante poder legal, así como orientar, asesorar y dar seguimiento a los asuntos de carácter jurídico ante las diversas instancias judiciales, administrativas, laborales, agrarias, fiscales y demás autoridades en donde sea parte o autoridad responsable a fin de que los actos realizados en la Dirección se encuentren apegados a la legalidad.
Funciones generales que realizan Asesorar al Director en los asuntos de carácter jurídico que le solicite. Asesorar jurídicamente a las unidades administrativas y demás entidades del sistema, así
como sistematizar y difundir los criterios de interpretación y aplicación de las disposiciones jurídicas que normen su funcionamiento.
Proponer las bases y requisitos legales a que se deban ajustar los convenios, concesiones, permisos y licencias de la competencia del sistema, así como intervenir en el estudio, formulación, otorgamiento, revocación o modificación de los mismos, vigilando la constitución de las garantías que procedan.
Intervenir en el levantamiento de actas por abandono de empleo circunstanciadas y de responsabilidad de los trabajadores administrativos.
Informar periódicamente a la Dirección, las actividades desarrolladas y proponer los cambios que mejoren los sistemas para el ejercicio de las funciones de su competencia.
Formular el Programa Operativo Anual de la Coordinación Jurídica. Las demás que le confieran las leyes, reglamentos y decretos. Las demás que le sean asignadas o delegadas y que correspondan a la naturaleza de la
unidad administrativa.
Relaciones internas y externas
Internas: Por las características del cargo, se tienen relaciones con todas las unidades administrativas en cuanto a la asesoría legal.
Externas: En lo que se refiere a instancias externas, debe proporcionar la información catastral que en su caso requieran las instituciones oficiales, en apoyo al cumplimiento de sus funciones y sujeto a las normas, disposiciones y leyes pertinentes.
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Denominación de la unidad administrativa:
COORDINACION SISTEMA DE INFORMACIÓN GEOGRAFICA CATASTRAL
Objetivo general de la unidad administrativa Administrar el Sistema de Información Geográfica Catastral a partir de lineamientos técnicos que permitan generar, uniformar y homologar la información catastral desde su levantamiento hasta su presentación en formato electrónico y por escrito para los fines a que haya lugar.
Funciones generales que realizan Diseñar, programar, probar, documentar y poner en marcha el Sistema de Información
Geográfica Catastral Asesorar a la Dirección en la formulación y adopción de planes, políticas y programas,
relacionados con la gestión informática, necesarios para el cumplimiento de los objetivos de la Dirección.
Fomentar el desarrollo de la cultura informática en la Dirección. Desarrollar las políticas, metodologías y procedimientos que garanticen la buena
administración y uso de los recursos informáticos, así como condiciones óptimas de seguridad y prevención de riesgos en todos sus componentes.
Verificar que el software utilizado por las diferentes áreas de la Dirección esté debidamente implementado bajo parámetros y procedimientos legales de compra y adquisición en cuanto a licencias, permisos y patentes.
Coordinar la ejecución de las actividades de sistematización y procesamiento de datos de la Dirección.
Coordinar la ejecución de las actividades de apoyo técnico para el mantenimiento de los equipos y de actualización de los programas y las bases de datos.
Velar por la seguridad y confidencialidad de la información que se procesa de manera automatizada, teniendo en cuenta los niveles de acceso y seguridad determinados.
Elaborar los instructivos y manuales de procedimiento y manejo de los programas y aplicaciones de acuerdo a los sistemas desarrollados, así como proyectar y presentar el Plan de Sistemas e Informática velando por su correcta ejecución.
Las demás que le sean asignadas o delegadas y que correspondan a la naturaleza de la unidad administrativa
Relaciones internas y externas Internas: Por las características del cargo, se tienen relaciones con todas las
unidades administrativas en cuanto a la asesoría legal. Externas: En lo que se refiere a instancias externas, debe proporcionar la
información catastral que en su caso requieran las instituciones oficiales, en apoyo al cumplimiento de sus funciones y sujeto a las normas, disposiciones y leyes pertinentes.
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DEPENDENCIA DIRECCIÓN DE CATASTRO
NOMBRE DEL
DEPARTAMENTO: ÁREA SECRETARIAL
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO: TAREAS SECRETARIALES BÁSICAS
TIPO DE PROCEDIMIENTO: PROCEDIMIENTOS PRODUCTIVOS
La necesidad de mostrar los procedimientos del Área Secretarial en dos diferentes formatos
obedece a la naturaleza, a veces repetitiva de las actividades a realizar.
Esta primera parte comprende los procesos que no requieren una explicación tan a detalle
por tratarse de actividades comunes a la profesión. La segunda parte de los procedimientos
explicados se muestra en los formatos utilizados para el resto de los procedimientos de las otras
áreas.
Cabe hacer mención que mas que un listado de procedimientos comunes a toda área
secretarial, lo que se hace a continuación es un listado de recomendaciones simples para el buen
logro de las tareas secretariales básicas.
Entre las actividades enlistadas en este manual de procedimientos se encuentran:
El manejo del teléfono.
El dar y pedir citas.
Recordatorio de actividades y compromisos.
Manejo de agenda.
Archivo y correspondencia.
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EL MANEJO DEL TELÉFONO.
No dejarlo sonar mucho tiempo, contestar lo más rápido posible.
Contestar con amabilidad.
Identificar a la entidad de donde se contesta.
No gritar ni hablar demasiado bajo, procurar además hablar con buena dicción.
Aislar la llamada cuando sea necesario transferirla, dar una información o atender a alguien
presente.
Atender bien a quien llama.
Utilizar siempre un lenguaje positivo.
Utilizar los tiempos en el teléfono de manera racional.
Usar y mantener a mano los directorios de la ciudad, páginas blancas y amarillas.
Usar y actualizar de manera permanente los directorios especializados de la entidad y del resto
de las entidades relacionadas. Se recomienda la utilización de la opción disponible en Microsoft
Outlook (Ver anexo 1)
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EL DAR Y PEDIR CITAS.
Al dar citas es necesario:
Verificar nombre completo y datos del visitante y de la empresa o dependencia que representa.
Consultar la agenda.
Especificar el motivo concreto de la visita.
Resaltar la importancia que ese motivo tiene para la dependencia.
Determinar y avisar a quien le corresponde recibir ese visitante.
Establecer de cuanto tiempo se dispone para atenderlo.
Preguntar qué otras personas deberían participar en la reunión
Enlistar y preparar los documentos que se deben traer a la reunión.
Consultar sobre qué servicios se le pueden ofrecer.
Al solicitar citas conviene:
Dar toda la información relacionada con el motivo de la cita que se pide.
Ser cordial y amable.
Prever los desplazamientos que deban realizarse, ya sea dentro o fuera de la ciudad.
Asegurarse mediante confirmación del día, hora y lugar de reunión así como la manera de
llegar.
Consultar sobre quién o con quienes hay que dirigirse.
Para cancelar o aplazar citas.
Se debe mostrar mucho tacto.
Tratar de comunicarse con anticipación para presentar disculpas y/o explicar las razones de la
cancelación o aplazamiento.
Ser flexibles, si es el caso, para acomodarse a la nueva fecha, que deberá ser propuesta
siempre por la parte afectada.
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RECORDATORIO DE ACTIVIDADES Y COMPROMISOS.
Las citas como las actividades y compromisos adquiridos deben recordarse y confirmarse con la
anticipación necesaria para que no se presenten contratiempos.
Igualmente, si hay que pasar por escrito datos e información que pueda requerirse al cumplir
con un compromiso, ésta debe prepararse con anticipación.
Avisar con tiempo cuando se presente algún imprevisto para la realización de una cita o
compromiso.
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MANEJO DE AGENDA.
Puede utilizarse tanto una agenda en papel o una agenda electrónica. Si es el caso de una
agenda en papel, asegúrese de usar lápiz para evitar el uso de correctores líquidos o tachones
si surgiera algún cambio de última hora. En el caso de agendas electrónicas, pueden
programarse avisos o alarmas con anticipación.
Cerciorarse de anotar los días festivos así como de que la agenda corresponda al año en curso
para no programar citas o adquirir compromisos en días no laborables.
Debe manejarse una sola agenda para citas y compromisos de la oficina y tener en cuenta las
indicaciones y el tiempo disponible del Director o del Jefe del Departamento.
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ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA.
Archivo:
No dejar acumular los documentos por archivar.
Mantener en buen estado las carpetas.
Se recomienda el uso de carpetas para 250 hojas, y cada vez que se completen y una vez que
se asegure que son documentos que ya no van a utilizarse, entonces se vacía el contenido de
las carpetas y se mandan empastar o encuadernar, debidamente etiquetadas, clasificadas1 y
archivadas.
No usar grapas, ligas o broches para almacenar las hojas en las carpetas. En el caso de las
hojas rotas, no pegarlas con cinta adhesiva. Es mejor obtener una fotocopia, a no ser que sea
algún original que requiera sello.
No rayar ni utilizar marcadores de texto para resaltar algo del documento.
No dejar documentos sueltos.
No prestar documentos sin un control adecuado.
Establecer una rutina de archivo.
Correspondencia:
Llevar un control de la correspondencia recibida2, despachada y atendida, así como el
seguimiento que se le da a cada recepción y envío. (Ver Anexo 2).
Utilizar cubiertas o sobres adecuados para el envío de correspondencia.
Cerciorarse de embalar correctamente los documentos y paquetes.
Los envíos deben incluir identificación clara y legible de datos del destinatario y remitente.
1 En la clasificación es recomendable distinguir entre documentos activos o de gestión, semiactivos o intermedios e históricos. 2 En el caso de la correspondencia recibida se debe llevar el control de la fecha en que se recibió
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Copias
Reunir varios documentos para fotocopiar en un mismo momento.
En vista del punto anterior, avisar al jefe que se va a trabajar por algún tiempo en la
fotocopiadora.
Utilizar racionalmente el papel.
Evitar las copias inútiles adicionales.
Aplicar todas las recomendaciones dadas por el proveedor del equipo en cuanto a
mantenimiento y uso.
No realizar reparaciones correctivas que puedan dañar al equipo.
Envíos por fax
Los documentos deben ser legibles y no presentar borrones, tachones o enmendaduras. Así
mismo deben evitarse reducciones y tipos de letra muy pequeñas pues se afecta la nitidez del
fax.
Si se utiliza papel térmico, se recomienda fotocopiar el documento.
Confirmar la recepción sin problemas del documento.
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PREPARACIÓN DE REUNIONES
Es necesario tomar en cuenta todos los aspectos que correspondan a la organización de
reuniones, y es preferible que se haga en equipos, mediante la asignación de funciones y tareas
para coordinar, ejecutar y evaluar.
El primer paso, entonces es formar grupos para la asignación de tareas. Si el tamaño de la
oficina y las características de la reunión lo amerita; estas tareas se pueden asignar a personas
y no grupos.
Elaborar la lista de los asistentes de acuerdo con los objetivos de la reunión.
Determinar y acondicionar el sitio, de acuerdo con el número de participantes.
Disponer de todos los elementos necesarios (mobiliario, papelería, suministros etc.)
Asegurarse del aseo previo y después a la reunión del lugar elegido.
Si se tomó acta de la reunión, se debe elaborar un listado por separado de las acciones que
deben seguirse.
Enviar el borrador a las personas encargadas de su revisión, en este caso el acta debe
escribirse a doble interlinea con el fin de dejar espacio para hacer correcciones, si es necesario.
En caso de que el Titular haya sostenido su reunión fuera de la oficina, se requiere elaborar un
resumen detallado de lo sucedido en su ausencia: correspondencia, llamadas y visitantes.
Si se generaron documentos de estas reuniones, se deben clasificar, etiquetar y archivar.
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30
ANEXOS
Anexo 1
La opción disponible para el manejo de los contactos en Microsoft Outlook constituye una valiosa
herramienta para mantener actualizada y a la mano a los contactos de la dependencia.
Secretaria de Administración Urbana Dirección de Catastro
MANUAL DE ORGANIZACION
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Se recomienda una hoja por
mes
Al manejar una hoja por mes, solo se captura el día
Se puede llevar un archivo por correspondencia recibida y uno por correspondencia
despachada.
Anexo 2
Este control de correspondencia se puede llevar de manera simple y ordenada en una hoja de
cálculo como las del Excel. A continuación se muestra un ejemplo.
Secretaria de Administración Urbana Dirección de Catastro
MANUAL DE ORGANIZACION
32
La ventaja de hacerlo en Excel es que puede utilizarse la opción de Formulario dentro del menú
Datos para facilitar la captura de los datos al presentar la tabla como una mascara de captura.
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