PRESENTACIN PROPUESTA
1. REQUERIMIENTOS PREVIOS
2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
3. ESTRUCTURA FINANCIERA
4. ETAPA PROMOCIONAL
5. ETAPA OPERATIVA
6. ETAPA DE CIERRE
7. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
8. ANEXOS
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES
NDICE
PROPUESTA
REQUERIMIENTOS PREVIOS
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
ESTRUCTURA FINANCIERA
ETAPA PROMOCIONAL
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES
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55
PRESENTACIN
La siguiente metodologa es una
Eventos de Reuniones.
Pretende ser un apoyo de parte del
principalmente para los organiza
profesionales en organizacin
convenciones, ferias y viajes de incentivos.
El Bur de Convenciones de Michoacn
apoyo y asesoramiento de Asociaciones
de sus eventos, presenta la siguiente herramienta
planeacin y organizacin, etapas cr
Para su aplicacin, es importante analizar aspectos especiales como: caractersticas,
objetivos, alcances, nmero,
participantes y oferta adecuada
adaptabilidad que se tenga que realizar de
organizacin de eventos.
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES
PRESENTACIN PROPUESTA
La siguiente metodologa es una sugerencia de pasos a seguir, para la organizacin
Pretende ser un apoyo de parte del Bur de Convenciones de Michoacn,
para los organizadores de eventos que no cuentan con los servicios
profesionales en organizacin, de gran valor para el xito de los congresos,
viajes de incentivos.
Bur de Convenciones de Michoacn cumpliendo con uno de sus objetivos
asesoramiento de Asociaciones, Corporativos e Intermediarios en la realizacin
de sus eventos, presenta la siguiente herramienta que est situada para la par
planeacin y organizacin, etapas criticas para el xito de un evento.
Para su aplicacin, es importante analizar aspectos especiales como: caractersticas,
perfil y origen de los asistentes, fechas, instancias
participantes y oferta adecuada; puesto que en medida de sus requerimientos ser
adaptabilidad que se tenga que realizar de esta propuesta de planeacin y
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES
de pasos a seguir, para la organizacin de
Bur de Convenciones de Michoacn,
dores de eventos que no cuentan con los servicios de
de gran valor para el xito de los congresos,
objetivos respecto al
, Corporativos e Intermediarios en la realizacin
st situada para la parte de
Para su aplicacin, es importante analizar aspectos especiales como: caractersticas,
de los asistentes, fechas, instancias
da de sus requerimientos ser la
esta propuesta de planeacin y
1. REQUERIMIENTOS PREVIOS.
1.1. Enfoque, objetivos y nombre del evento.
Estos aspectos estn totalmente relacionados por
de ellos para tener un panorama claro de la definicin del evento.
a) Enfoque: se refiere al campo de estudio tanto general como particular al que est
dirigido el evento.
b) Objetivos del evento: aqu se va a definir que s
puede partir de un objetivo general y despus enunciar algunos particulares. Los
objetivos deben ser claros, alcanzables y medibles.
c) Nombre: est debe indicar ciertas caractersticas, como las siguientes:
La Edicin del evento.
El tipo de Evento que se llevar a cabo.
El rea de estudio general
Se debe tomar en cuenta para la seleccin del nombre, saber cul ser la temtica o
problemtica que se abordar
enfoque y objetivo del evento.
Se sugiere que por cuestiones mercadolgicas, que el nombre sea breve y que despierte
el inters de la persona que lo escuche.
de mercado al cual est dirigido el evento.
El nombre tiene que vender el producto, o al menos, que a la persona le d por indagar
sobre el evento. Por lo que se cree conveniente dos frases; una como titulo y un slogan.
Ambos atractivos y breves.
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES
REQUERIMIENTOS PREVIOS.
Enfoque, objetivos y nombre del evento.
Estos aspectos estn totalmente relacionados por lo que es necesario definir cada uno
de ellos para tener un panorama claro de la definicin del evento.
Enfoque: se refiere al campo de estudio tanto general como particular al que est
Objetivos del evento: aqu se va a definir que se pretende al realizar el evento, se
puede partir de un objetivo general y despus enunciar algunos particulares. Los
objetivos deben ser claros, alcanzables y medibles.
Nombre: est debe indicar ciertas caractersticas, como las siguientes:
evento.
que se llevar a cabo.
El rea de estudio general al que est enfocado el evento.
Se debe tomar en cuenta para la seleccin del nombre, saber cul ser la temtica o
que se abordar en el evento. Esto debe tener congruencia con el
Se sugiere que por cuestiones mercadolgicas, que el nombre sea breve y que despierte
el inters de la persona que lo escuche. Es por lo tanto importante identificar el segmento
al cual est dirigido el evento.
El nombre tiene que vender el producto, o al menos, que a la persona le d por indagar
sobre el evento. Por lo que se cree conveniente dos frases; una como titulo y un slogan.
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES
lo que es necesario definir cada uno
Enfoque: se refiere al campo de estudio tanto general como particular al que est
e pretende al realizar el evento, se
puede partir de un objetivo general y despus enunciar algunos particulares. Los
Nombre: est debe indicar ciertas caractersticas, como las siguientes:
Se debe tomar en cuenta para la seleccin del nombre, saber cul ser la temtica o
Esto debe tener congruencia con el
Se sugiere que por cuestiones mercadolgicas, que el nombre sea breve y que despierte
dentificar el segmento
El nombre tiene que vender el producto, o al menos, que a la persona le d por indagar
sobre el evento. Por lo que se cree conveniente dos frases; una como titulo y un slogan.
1.2. Determinar Lugar
a) Lugar: est se debe contemplar en base al nmero de asistentes esperados al
evento. Adems de contar con una infraestructura adecuada que pueda
albergar el evento, de no tener con todo lo necesario, cabe destacar que para
algunos aspectos se puede hacer uso de los proveedores que el evento requiera.
b) Fecha: es un factor determinante para el xito del evento, por lo que hay que
tomar en cuenta lo siguiente:
Tomar en cuenta el tiempo que se va a requerir para la organizacin del
evento, este puede variar de 3 a 8 meses, dependiendo de la complejidad
del evento.
Hacer una reflexin del calendario escolar, para tomar en cuenta
suspensiones, periodos vacacionales, ev
destino, etc.
Se sugiere programar la
Octubre o Noviembre, ya que no se ve interrumpido por periodos
vacacionales, considerando que
presupuesto an para otorgar apoyo.
1.3. Personal de apoyo y equipo de as
a) Personal de apoyo: Para eventos de entre 800
personas para las distintas reas en las que se dividir el personal, que son:
coordinacin de logstica, promocin, finanzas y relaciones pblicas. Se debe
tener en cuenta los diferentes perfiles que se necesitan para estar a cargo d
diferentes departamentos, adems de que
a participar a lo largo del proceso del evento. Todos estarn bajo la supervisin y
el mando del responsable principal.
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES
y Fechas tentativas.
Lugar: est se debe contemplar en base al nmero de asistentes esperados al
evento. Adems de contar con una infraestructura adecuada que pueda
albergar el evento, de no tener con todo lo necesario, cabe destacar que para
aspectos se puede hacer uso de los proveedores que el evento requiera.
Fecha: es un factor determinante para el xito del evento, por lo que hay que
tomar en cuenta lo siguiente:
omar en cuenta el tiempo que se va a requerir para la organizacin del
o, este puede variar de 3 a 8 meses, dependiendo de la complejidad
Hacer una reflexin del calendario escolar, para tomar en cuenta
suspensiones, periodos vacacionales, eventos propios de la institucin o
Se sugiere programar la fecha, durante los semestres pares en los meses de
Octubre o Noviembre, ya que no se ve interrumpido por periodos
considerando que la gestin de los patrocinios cuenta con
para otorgar apoyo.
Personal de apoyo y equipo de asesores.
Para eventos de entre 800-1500 personas se requerir de 4 a 6
personas para las distintas reas en las que se dividir el personal, que son:
coordinacin de logstica, promocin, finanzas y relaciones pblicas. Se debe
tener en cuenta los diferentes perfiles que se necesitan para estar a cargo d
diferentes departamentos, adems de que estas personas deben comprometerse
a participar a lo largo del proceso del evento. Todos estarn bajo la supervisin y
el mando del responsable principal.
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES
Lugar: est se debe contemplar en base al nmero de asistentes esperados al
evento. Adems de contar con una infraestructura adecuada que pueda
albergar el evento, de no tener con todo lo necesario, cabe destacar que para
aspectos se puede hacer uso de los proveedores que el evento requiera.
Fecha: es un factor determinante para el xito del evento, por lo que hay que
omar en cuenta el tiempo que se va a requerir para la organizacin del
o, este puede variar de 3 a 8 meses, dependiendo de la complejidad
Hacer una reflexin del calendario escolar, para tomar en cuenta
entos propios de la institucin o
fecha, durante los semestres pares en los meses de
Octubre o Noviembre, ya que no se ve interrumpido por periodos
la gestin de los patrocinios cuenta con
se requerir de 4 a 6
personas para las distintas reas en las que se dividir el personal, que son:
coordinacin de logstica, promocin, finanzas y relaciones pblicas. Se debe
tener en cuenta los diferentes perfiles que se necesitan para estar a cargo de los
estas personas deben comprometerse
a participar a lo largo del proceso del evento. Todos estarn bajo la supervisin y
b) Equipo de asesores: se recomienda que solo sean 4 participantes, de igual manera
de debe analizar los perfiles, ya que trabajaran en cada una de las reas,
mencionadas anteriormente. A pesar de que solo se limitan a la consejera y no
tienen una involucracin directa con la organizacin del evento, se requiere de
personas responsables, por la magnitud del
1.4. Costo aproximado del evento.
Es necesario presentar a las diferentes autoridades de la Institucin, un presupuesto que
nos refleje el costo aproximado que tendra el evento.
Para esto es necesario, estimar el presupuesto, cotizando los principales rubros, para la
organizacin de un Evento, los cuales resultan ser el 70% del total del presupuesto.
Dichos rubros son:
Instalaciones: teatro, even
espectculo).
Conferencistas (honorarios, hospedaje y/o traslados).
Kit de trabajo (reconocimiento, carpeta, playera, lapicero, material de apuntes)
Promocin: interna y externa (carteles, trpticos,
1.5. Requerimiento de recursos para iniciar operaciones.
Este paso consiste en preparar el documento que se debe
del evento, para que sea sometido a un anlisis y evaluacin.
Este documento debe ser realizado por el equipo de trabajo, dicho documento debe
contener todo lo establecido hasta este punto, de una manera ordenada y resumida.
La metodologa establecida en este documento, debe sealar las distintas etapas a
recorrer, su duracin, objetivos y
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES
Equipo de asesores: se recomienda que solo sean 4 participantes, de igual manera
de debe analizar los perfiles, ya que trabajaran en cada una de las reas,
mencionadas anteriormente. A pesar de que solo se limitan a la consejera y no
in directa con la organizacin del evento, se requiere de
personas responsables, por la magnitud del Evento.
Costo aproximado del evento.
Es necesario presentar a las diferentes autoridades de la Institucin, un presupuesto que
aproximado que tendra el evento.
Para esto es necesario, estimar el presupuesto, cotizando los principales rubros, para la
, los cuales resultan ser el 70% del total del presupuesto.
Instalaciones: teatro, eventos sociales (renta de sonido, banquetes, algn tipo de
Conferencistas (honorarios, hospedaje y/o traslados).
Kit de trabajo (reconocimiento, carpeta, playera, lapicero, material de apuntes)
Promocin: interna y externa (carteles, trpticos, publicidad en medios).
Requerimiento de recursos para iniciar operaciones.
Este paso consiste en preparar el documento que se debe presentar a las autoridades
, para que sea sometido a un anlisis y evaluacin.
realizado por el equipo de trabajo, dicho documento debe
contener todo lo establecido hasta este punto, de una manera ordenada y resumida.
La metodologa establecida en este documento, debe sealar las distintas etapas a
recorrer, su duracin, objetivos y requerimientos.
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES
Equipo de asesores: se recomienda que solo sean 4 participantes, de igual manera
de debe analizar los perfiles, ya que trabajaran en cada una de las reas,
mencionadas anteriormente. A pesar de que solo se limitan a la consejera y no
in directa con la organizacin del evento, se requiere de
Es necesario presentar a las diferentes autoridades de la Institucin, un presupuesto que
Para esto es necesario, estimar el presupuesto, cotizando los principales rubros, para la
, los cuales resultan ser el 70% del total del presupuesto.
tos sociales (renta de sonido, banquetes, algn tipo de
Kit de trabajo (reconocimiento, carpeta, playera, lapicero, material de apuntes).
publicidad en medios).
presentar a las autoridades
realizado por el equipo de trabajo, dicho documento debe
contener todo lo establecido hasta este punto, de una manera ordenada y resumida.
La metodologa establecida en este documento, debe sealar las distintas etapas a
1.6. Planteamiento oficial.
Ya que se ha presentado el documento
se han hecho las correcciones neces
reunin con las personas que estarn involucradas en el proyecto.
Se sugiere estn presentes todos los involucrados.
Es importante entregar a cada uno de los presentes una copia del documento
elaborado.
En esta reunin se debe determina
Ya contando con la aprobacin, se puede comenzar con las actividades planeadas.
1.7. Etapa Estructural.
Es necesaria la mecnica de la elaboracin del evento para determinar los tiempos en
que se realizaran las conferencias y las actividades.
En el programa se dir el nombre de las conferencias y del ponente que se impartirn en
el da y la hora determinada.
Se incluir adems la agenda alterna social y cultural y en su caso el programa para
acompaantes.
1.8. Diseo de la imagen y concepto.
El concepto de imagen del Evento
mente a los congresistas el objetivo que deseamos, debe de identificarse a la institucin,
nombre, fecha y recinto en algunos casos.
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Planteamiento oficial.
Ya que se ha presentado el documento ante todo comit organizador o mesa directiva
hecho las correcciones necesarias, se procede a poner fecha para realizar una
reunin con las personas que estarn involucradas en el proyecto.
todos los involucrados.
Es importante entregar a cada uno de los presentes una copia del documento
En esta reunin se debe determinar si se tendr la aprobacin del proyecto
Ya contando con la aprobacin, se puede comenzar con las actividades planeadas.
Elaboracin del Programa.
Es necesaria la mecnica de la elaboracin del evento para determinar los tiempos en
conferencias y las actividades.
En el programa se dir el nombre de las conferencias y del ponente que se impartirn en
Se incluir adems la agenda alterna social y cultural y en su caso el programa para
Diseo de la imagen y concepto.
Evento debe ser innovador. Con el propsito de dejar en
el objetivo que deseamos, debe de identificarse a la institucin,
algunos casos.
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o mesa directiva y
para realizar una
Es importante entregar a cada uno de los presentes una copia del documento
si se tendr la aprobacin del proyecto.
Ya contando con la aprobacin, se puede comenzar con las actividades planeadas.
Es necesaria la mecnica de la elaboracin del evento para determinar los tiempos en
En el programa se dir el nombre de las conferencias y del ponente que se impartirn en
Se incluir adems la agenda alterna social y cultural y en su caso el programa para
debe ser innovador. Con el propsito de dejar en
el objetivo que deseamos, debe de identificarse a la institucin,
Para la imagen se recomienda poner colores con significado y que vaya acorde al
concepto del Evento o bien a la marca de la Asociacin o Corporativo.
Para esto se deber de contratar
propuestas, en varios tamaos y aplicaciones.
1.9. Diseo y cotizacin del kit del trabajo.
Se debe cumplir dos objetivos:
1.-Proporcionar un material de trabajo para las notas de los congresistas
2.-Otorgamiento de un presente al evento
Para la determinacin del kit, es necesario ver la partida asignada para este concepto
en el presupuesto. Una vez establecido lo
posibles proveedores.
Se recomienda que dentro del kit de trabajo se agreguen
siguiente:
a) Bienvenida
b) Logotipo
c) Mapa
d) Restaurantes patrocinadores
e) Telfonos de emergencia
f) Patrocinadores
Para la impresin de esta informacin
1.10. Reservacin de instalaciones para conferencias, eventos sociales y dems
actividades a realizar.
Se recomiendan los siguientes
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES
Para la imagen se recomienda poner colores con significado y que vaya acorde al
o bien a la marca de la Asociacin o Corporativo.
de contratar a un diseador de imagen que plantee diferentes
tas, en varios tamaos y aplicaciones.
Diseo y cotizacin del kit del trabajo.
oporcionar un material de trabajo para las notas de los congresistas.
torgamiento de un presente al evento.
es necesario ver la partida asignada para este concepto
en el presupuesto. Una vez establecido lo anterior, se deber buscar opciones con
Se recomienda que dentro del kit de trabajo se agreguen unas hojas con la informacin
Restaurantes patrocinadores
Telfonos de emergencia
informacin es recomendable se utilicen hojas mem
Reservacin de instalaciones para conferencias, eventos sociales y dems
actividades a realizar.
Se recomiendan los siguientes pasos:
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES
Para la imagen se recomienda poner colores con significado y que vaya acorde al
que plantee diferentes
es necesario ver la partida asignada para este concepto
se deber buscar opciones con
con la informacin
hojas membretadas.
Reservacin de instalaciones para conferencias, eventos sociales y dems
1. Definir lugar de las conferencias: cuando se visualiza la posibilidad de realizar
un evento se debe pensar en
esperado, necesidades de espacio
marca el recinto en donde realizar
Capacidad
Ubicacin y vas de acceso
Comodidad
Equipo tcnico
Equipo humano
2. Definicin de lugar o lugares para eventos sociales
las cosas ms buscadas en el
y convivencia, estos pueden ser clasificados de la siguiente manera :
Sociales
Culturales
1.11. Contactar y confirmar conferencias.
Una vez que se haya definido el nombre y la temtica del evento se puede contactar ya
de manera formal, a los posibles conferencistas.
Para esto se recomienda lo siguiente:
a) La elaboracin de una lista de candidatos pote
telefnico, pgina de internet si la tiene y su correo electrnico.
b) Realizacin de las llamadas correspondientes y enviar correos electrnicos, en
donde se les hace saber la intencin de que formen parte de la seleccin del
grupo de conferencistas que habr para dicho evento.
c) Una vez realizado los puntos anteriores se procede a una depuracin de
candidatos para ir reduciendo la lista del nmero de personajes que se desean
atraer.
d) Para confirmar, en algunos casos es oportuno
o enviarle un kit representativo del evento y del destino, aparte
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES
Definir lugar de las conferencias: cuando se visualiza la posibilidad de realizar
se debe pensar en diversos temas como: nmero
esperado, necesidades de espacios acordes a lo deseado e imagen
donde realizar el evento y con qu horarios.
Ubicacin y vas de acceso
Definicin de lugar o lugares para eventos sociales : los eventos sociales son de
buscadas en el Evento y eventos dado que es parte de descanso
y convivencia, estos pueden ser clasificados de la siguiente manera :
Contactar y confirmar conferencias.
Una vez que se haya definido el nombre y la temtica del evento se puede contactar ya
de manera formal, a los posibles conferencistas.
Para esto se recomienda lo siguiente:
La elaboracin de una lista de candidatos potenciales que incluya sus nmeros
de internet si la tiene y su correo electrnico.
Realizacin de las llamadas correspondientes y enviar correos electrnicos, en
donde se les hace saber la intencin de que formen parte de la seleccin del
grupo de conferencistas que habr para dicho evento.
Una vez realizado los puntos anteriores se procede a una depuracin de
candidatos para ir reduciendo la lista del nmero de personajes que se desean
Para confirmar, en algunos casos es oportuno viajar a donde est el conferencista
o enviarle un kit representativo del evento y del destino, aparte del oficio formal.
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES
Definir lugar de las conferencias: cuando se visualiza la posibilidad de realizar
nmero de asistentes
s acordes a lo deseado e imagen; esto
ntos sociales son de
y eventos dado que es parte de descanso
y convivencia, estos pueden ser clasificados de la siguiente manera :
Una vez que se haya definido el nombre y la temtica del evento se puede contactar ya
nciales que incluya sus nmeros
Realizacin de las llamadas correspondientes y enviar correos electrnicos, en
donde se les hace saber la intencin de que formen parte de la seleccin del
Una vez realizado los puntos anteriores se procede a una depuracin de
candidatos para ir reduciendo la lista del nmero de personajes que se desean
viajar a donde est el conferencista
el oficio formal.
1.12. Promocin del evento con posibles patrocinadores.
Es necesario recalcar que los patrocinadores pueden llegar a costear la totalidad de los
gastos del Evento y por ello de la debida atencin que los responsables deben de dar.
A los patrocinadores es necesario presentarles los beneficios que podran tener s
forma parte de la lista de patrocinadores
Las personas encargadas para desempear esta tarea debern ser
Asociaciones, los Directores de los Corporativos segn corresponda
Coordinadores Generales de los eventos,
pblicas. Adems que debern contar con una buena presentacin y tener facilidad de
palabra. Los integrantes de las diferentes coordinaciones tambin pueden apoyar en
esta actividad, siempre y cuando se hagan acompaar de alguna de las personas antes
mencionadas. Se recomienda hacer una carpeta que contenga toda la informacin del
Evento para la muestra con los posibles patrocinadores.
Al momento de llevar a cabo esta tarea se aconseja seguir la siguiente metodologa:
1. Llamar a las instalaciones
2. Conseguir el nombre,
con poder de decisin sobre dicho patrocinio
3. Hacer un escrito dirigido a la empresa y personas del punto anterior
4. Concertar una cita
5. Enviar la carta por e
distancias y de tiempo
6. Darle seguimiento por medio de llamadas telefnicas o visitando en las
instalaciones de la empresa al posible patrocinador
7. Tomar o no en cuenta al patrocinador , en caso de tomarlo en cuenta,
puntualizar el monto del patrocinio y la
logos y el recibo oficial de cobro.se recomienda que se hago por escrito
todo lo anterior.
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES
Promocin del evento con posibles patrocinadores.
Es necesario recalcar que los patrocinadores pueden llegar a costear la totalidad de los
y por ello de la debida atencin que los responsables deben de dar.
A los patrocinadores es necesario presentarles los beneficios que podran tener s
forma parte de la lista de patrocinadores
Las personas encargadas para desempear esta tarea debern ser los Presidentes de las
, los Directores de los Corporativos segn corresponda
Coordinadores Generales de los eventos, en coordinacin con el rea de
que debern contar con una buena presentacin y tener facilidad de
palabra. Los integrantes de las diferentes coordinaciones tambin pueden apoyar en
esta actividad, siempre y cuando se hagan acompaar de alguna de las personas antes
ienda hacer una carpeta que contenga toda la informacin del
para la muestra con los posibles patrocinadores.
Al momento de llevar a cabo esta tarea se aconseja seguir la siguiente metodologa:
Llamar a las instalaciones.
Conseguir el nombre, telfono y dems informacin til de la persona
con poder de decisin sobre dicho patrocinio.
un escrito dirigido a la empresa y personas del punto anterior
Concertar una cita.
Enviar la carta por e-mail, fax o llevarla personalmente en funcin de
istancias y de tiempo.
Darle seguimiento por medio de llamadas telefnicas o visitando en las
instalaciones de la empresa al posible patrocinador.
Tomar o no en cuenta al patrocinador , en caso de tomarlo en cuenta,
puntualizar el monto del patrocinio y la propaganda que incluirn sus
logos y el recibo oficial de cobro.se recomienda que se hago por escrito
todo lo anterior.
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Es necesario recalcar que los patrocinadores pueden llegar a costear la totalidad de los
y por ello de la debida atencin que los responsables deben de dar.
A los patrocinadores es necesario presentarles los beneficios que podran tener si deciden
los Presidentes de las
, los Directores de los Corporativos segn corresponda o bien, los
con el rea de relaciones
que debern contar con una buena presentacin y tener facilidad de
palabra. Los integrantes de las diferentes coordinaciones tambin pueden apoyar en
esta actividad, siempre y cuando se hagan acompaar de alguna de las personas antes
ienda hacer una carpeta que contenga toda la informacin del
Al momento de llevar a cabo esta tarea se aconseja seguir la siguiente metodologa:
telfono y dems informacin til de la persona
un escrito dirigido a la empresa y personas del punto anterior.
mail, fax o llevarla personalmente en funcin de
Darle seguimiento por medio de llamadas telefnicas o visitando en las
Tomar o no en cuenta al patrocinador , en caso de tomarlo en cuenta,
propaganda que incluirn sus
logos y el recibo oficial de cobro.se recomienda que se hago por escrito
Ejemplo de Tabulador de patrocinios:
PATROCINIO
Donaciones en especie
Patrocinio de $50,000.00 a
$100,000.00
Patrocinio de $30,000.00 a $49,000.00
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Ejemplo de Tabulador de patrocinios:
CREDITOS
Cada patrocinio en especie se traducir en valor
comercial de acuerdo a lo siguiente:
0 a
Inclusin de logo en programa general
cuadernillos para asistentes.
Insercin del logo en los gafetes del
evento.
Inclusin del logo en pendn de
patrocinadores.
Inclusin del logo en la escenografa del
recinto sede.
Inclusin del logo en la pgina web del
evento.
Mencin peridica durante el transcurso
del programa.
Patrocinio de $30,000.00 a $49,000.00
Inclusin de logo en programa general.
Insercin del logo en los gafetes
evento.
Inclusin del logo en pendn de
patrocinadores.
Inclusin del logo en la pgina web del
evento.
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES
Cada patrocinio en especie se traducir en valor
comercial de acuerdo a lo siguiente:
Inclusin de logo en programa general y
Insercin del logo en los gafetes del
Inclusin del logo en pendn de
logo en la escenografa del
Inclusin del logo en la pgina web del
Mencin peridica durante el transcurso
Inclusin de logo en programa general.
Insercin del logo en los gafetes del
Inclusin del logo en pendn de
Inclusin del logo en la pgina web del
Patrocinio de $15,000.00 a $29,000.00
Patrocinio de $8,000.00 a $14,000.00
Patrocinio de $3,000.00 a $7,000.00
1.13. Cotizacin de hoteles tanto para conferencistas como para
congresistas.
Se debe brindar informacin a toda persona que vaya asistir al evento acerca de
y con qu costo se puede hospedar para que tengan mayor certidumbre a la hora de la
toma de decisin de asistir al evento que estamos organizando.
Para lograr esto debemos de:
a) Acercarnos a la oficina de
que hoteles estn cerca del lugar donde se va a llevar a cabo el
b) Realizar una depuracin en base a calidad de instalaciones, servicios ofrecidos y el
costo de esto.
c) Elaborar una lista de por lo menos 10 candidatos potenciales y proceder a visitarlos
para que se enteren del evento y de la atencin de incluirlos en las listas de
hoteles del evento.
d) De los hoteles seleccionados y con los que ya se lleg a un arreglo se puede
todava seguir negociar y seleccionar el hotel sede o hoteles sede que en su total
se recomienda que no excedan ms de dos hoteles.
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES
Patrocinio de $15,000.00 a $29,000.00
Inclusin de logo en programa general.
Inclusin del logo en pendn de
patrocinadores.
Inclusin del logo en la pgina web del
evento.
Patrocinio de $8,000.00 a $14,000.00
Inclusin del logo en pendn de
patrocinadores.
Inclusin del logo en la pgina web del
evento.
Patrocinio de $3,000.00 a $7,000.00 Inclusin del logo en la pgina web del
evento.
Cotizacin de hoteles tanto para conferencistas como para
Se debe brindar informacin a toda persona que vaya asistir al evento acerca de
costo se puede hospedar para que tengan mayor certidumbre a la hora de la
toma de decisin de asistir al evento que estamos organizando.
Acercarnos a la oficina de Eventos y Convenciones de la ciudad, para i
es estn cerca del lugar donde se va a llevar a cabo el Evento
Realizar una depuracin en base a calidad de instalaciones, servicios ofrecidos y el
Elaborar una lista de por lo menos 10 candidatos potenciales y proceder a visitarlos
e se enteren del evento y de la atencin de incluirlos en las listas de
De los hoteles seleccionados y con los que ya se lleg a un arreglo se puede
negociar y seleccionar el hotel sede o hoteles sede que en su total
se recomienda que no excedan ms de dos hoteles.
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES
Inclusin de logo en programa general.
Inclusin del logo en pendn de
la pgina web del
Inclusin del logo en pendn de
Inclusin del logo en la pgina web del
Inclusin del logo en la pgina web del
Cotizacin de hoteles tanto para conferencistas como para
Se debe brindar informacin a toda persona que vaya asistir al evento acerca de dnde
costo se puede hospedar para que tengan mayor certidumbre a la hora de la
s y Convenciones de la ciudad, para investigar
Evento.
Realizar una depuracin en base a calidad de instalaciones, servicios ofrecidos y el
Elaborar una lista de por lo menos 10 candidatos potenciales y proceder a visitarlos
e se enteren del evento y de la atencin de incluirlos en las listas de
De los hoteles seleccionados y con los que ya se lleg a un arreglo se puede
negociar y seleccionar el hotel sede o hoteles sede que en su total
e) En este o estos hoteles sede, se hospedar a los conferencistas y se invitar
primera mano a los asistentes potenciales a que se hosp
f) IMPORTANTE: Los hoteles sede no debern estar a ms de 15 minutos en auto de
donde se realice el evento y esto con t
1.14. Llevar a cabo la planeacin de la publicidad.
La publicidad ayuda en buena medida a la promocin, y contar con ella a principios de
la estructuracin del Evento puede llegar a servir para atraer a ms patrocinadores,
conferencistas, entre otros.
A continuacin se enuncian y describen cuales deben ser
una planeacin de la publicidad;
a) Tipo de publicidad a utilizarse.
En este apartado se necesita especificarse qu tipo de publicidad va a utilizarse en la
promocin del Evento, por ejemplo los medios de comunicacin que se p
utilizar, las pancartas, carteles, publicidad en mobiliario urbano, los trpticos, separadores,
entre otros.
Para desarrollar este punto es necesario contar con el programa buen definido de todo
el evento.
b) Cantidad de la publicidad.
El nmero de carteles, mails, invitaciones en redes sociales, spots en radio y televisin, y
dems medios de publicidad que se vayan a utilizar, se determinarn por parte del
Comit Organizador.
Es muy importante determinar el nmero aproximado de la publicidad a utiliz
puede llegar a desperdiciarse en el caso de lo material. Por parte de lo intangible (mails,
invitaciones en redes sociales, etc.) es mejor dirigirse al target en lugar de sobresaturar a
todo tipo de gente de publicidad.
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES
En este o estos hoteles sede, se hospedar a los conferencistas y se invitar
a los asistentes potenciales a que se hospeden en estos hoteles.
Los hoteles sede no debern estar a ms de 15 minutos en auto de
donde se realice el evento y esto con transito considerable.
Llevar a cabo la planeacin de la publicidad.
La publicidad ayuda en buena medida a la promocin, y contar con ella a principios de
puede llegar a servir para atraer a ms patrocinadores,
A continuacin se enuncian y describen cuales deben ser los pasos a seguir para realizar
una planeacin de la publicidad;
Tipo de publicidad a utilizarse.
En este apartado se necesita especificarse qu tipo de publicidad va a utilizarse en la
, por ejemplo los medios de comunicacin que se p
utilizar, las pancartas, carteles, publicidad en mobiliario urbano, los trpticos, separadores,
Para desarrollar este punto es necesario contar con el programa buen definido de todo
Cantidad de la publicidad.
arteles, mails, invitaciones en redes sociales, spots en radio y televisin, y
dems medios de publicidad que se vayan a utilizar, se determinarn por parte del
Es muy importante determinar el nmero aproximado de la publicidad a utiliz
puede llegar a desperdiciarse en el caso de lo material. Por parte de lo intangible (mails,
invitaciones en redes sociales, etc.) es mejor dirigirse al target en lugar de sobresaturar a
todo tipo de gente de publicidad.
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES
En este o estos hoteles sede, se hospedar a los conferencistas y se invitar de
eden en estos hoteles.
Los hoteles sede no debern estar a ms de 15 minutos en auto de
La publicidad ayuda en buena medida a la promocin, y contar con ella a principios de
puede llegar a servir para atraer a ms patrocinadores,
los pasos a seguir para realizar
En este apartado se necesita especificarse qu tipo de publicidad va a utilizarse en la
, por ejemplo los medios de comunicacin que se pretenden
utilizar, las pancartas, carteles, publicidad en mobiliario urbano, los trpticos, separadores,
Para desarrollar este punto es necesario contar con el programa buen definido de todo
arteles, mails, invitaciones en redes sociales, spots en radio y televisin, y
dems medios de publicidad que se vayan a utilizar, se determinarn por parte del
Es muy importante determinar el nmero aproximado de la publicidad a utilizarse ya que
puede llegar a desperdiciarse en el caso de lo material. Por parte de lo intangible (mails,
invitaciones en redes sociales, etc.) es mejor dirigirse al target en lugar de sobresaturar a
c) Bsqueda de proveedore
Los proveedores que trabajen con el comit organizador deben otorgar productos o
servicios de calidad. Esto incluye un tiempo de entrega razonable, calidad de la materia
prima, y una buena atencin al cliente.
Es determinante encontrar proveedores que garanticen el producto/servicio, adems de
que los precios sean justos en relacin con lo otorgado. Se recomienda presupuestar el
mismo material con diferentes proveedores y elegir el que ms convenga al
d) Contratacin con el proveedor
Una vez determinado cual es el proveedor ms conveniente, se proceder a la
contratacin con el proveedor. Se recomienda mantener una lista de contactos por
cualquier contingencia que pudiera suscitarse. La forma de pago se deber de
puntualizar, as como la fecha de entrega y condiciones del producto/servicio a
contratar.
e) Papelera.
El proveedor asignado para la elaboracin de la publicidad impresa y digital (carteles,
trpticos, separadores, invitaciones especiales, entre otros) puede tambin
realizacin de los reconocimientos (de los conferencistas y patrocinadores) y los gafetes.
Los reconocimientos, se recomienda que tengan por lo menos dos firmas. Las firmas
pueden ser del Presidente de la Asociacin,
corresponda o bien, del Coordinador General del Evento.
Los gafetes se sugieren que estn foliados y que se dividan en cuatro categoras:
1. Comit organizador (no ms de 50).
2. Conferencistas (el nmero de conferencistas ms 5).
3. Congresistas (nmero esperado ms 200).
4. Prensa (no ms de 20).
Nota.- (cantidad recomendada de elaboracin).
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES
Bsqueda de proveedores del producto o servicio
Los proveedores que trabajen con el comit organizador deben otorgar productos o
servicios de calidad. Esto incluye un tiempo de entrega razonable, calidad de la materia
prima, y una buena atencin al cliente.
ntrar proveedores que garanticen el producto/servicio, adems de
que los precios sean justos en relacin con lo otorgado. Se recomienda presupuestar el
mismo material con diferentes proveedores y elegir el que ms convenga al
oveedor
Una vez determinado cual es el proveedor ms conveniente, se proceder a la
contratacin con el proveedor. Se recomienda mantener una lista de contactos por
cualquier contingencia que pudiera suscitarse. La forma de pago se deber de
s como la fecha de entrega y condiciones del producto/servicio a
El proveedor asignado para la elaboracin de la publicidad impresa y digital (carteles,
trpticos, separadores, invitaciones especiales, entre otros) puede tambin
realizacin de los reconocimientos (de los conferencistas y patrocinadores) y los gafetes.
Los reconocimientos, se recomienda que tengan por lo menos dos firmas. Las firmas
del Presidente de la Asociacin, del Director del Corpora
corresponda o bien, del Coordinador General del Evento.
Los gafetes se sugieren que estn foliados y que se dividan en cuatro categoras:
Comit organizador (no ms de 50).
Conferencistas (el nmero de conferencistas ms 5).
esperado ms 200).
(cantidad recomendada de elaboracin).
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES
Los proveedores que trabajen con el comit organizador deben otorgar productos o
servicios de calidad. Esto incluye un tiempo de entrega razonable, calidad de la materia
ntrar proveedores que garanticen el producto/servicio, adems de
que los precios sean justos en relacin con lo otorgado. Se recomienda presupuestar el
mismo material con diferentes proveedores y elegir el que ms convenga al Evento.
Una vez determinado cual es el proveedor ms conveniente, se proceder a la
contratacin con el proveedor. Se recomienda mantener una lista de contactos por
cualquier contingencia que pudiera suscitarse. La forma de pago se deber de
s como la fecha de entrega y condiciones del producto/servicio a
El proveedor asignado para la elaboracin de la publicidad impresa y digital (carteles,
trpticos, separadores, invitaciones especiales, entre otros) puede tambin trabajar en la
realizacin de los reconocimientos (de los conferencistas y patrocinadores) y los gafetes.
Los reconocimientos, se recomienda que tengan por lo menos dos firmas. Las firmas
Director del Corporativo que
Los gafetes se sugieren que estn foliados y que se dividan en cuatro categoras:
Adems se recomienda que en los gafetes se imprima informacin sobre los eventos
sociales y culturales (si es que los hay) para que puedan ser perforados al
dichos eventos, igualmente se puede
cuenta en materia de registro y accesos a eventos
2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
2.1. Planeacin de necesidades humanas en el comit organizador
El contar con una buena planeacin para lograr una eficiente divisin del trabajo es muy
importante para evitar anomalas en los procesos, en las tareas y en los objetivos.
Para efectos de los congresos y convenciones
coordinaciones, las cuales a su vez conformarn un comit organizador:
Coordinacin General.
Coordinacin de Finanzas.
Coordinacin de Logstica.
Coordinacin de Promocin.
Coordinacin de Relaciones Pblicas (RR. PP.).
Cada coordinacin contar con un jefe y auxiliares.
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES
Adems se recomienda que en los gafetes se imprima informacin sobre los eventos
(si es que los hay) para que puedan ser perforados al tener ac
se puede hacer uso de la tecnologa con la que hoy se
en materia de registro y accesos a eventos.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
de necesidades humanas en el comit organizador
planeacin para lograr una eficiente divisin del trabajo es muy
importante para evitar anomalas en los procesos, en las tareas y en los objetivos.
los congresos y convenciones es conveniente utilizarse la estructura de
las cuales a su vez conformarn un comit organizador:
Coordinacin de Finanzas.
Coordinacin de Logstica.
Coordinacin de Promocin.
Coordinacin de Relaciones Pblicas (RR. PP.).
Cada coordinacin contar con un jefe y auxiliares.
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES
Adems se recomienda que en los gafetes se imprima informacin sobre los eventos
tener acceso a
con la que hoy se
de necesidades humanas en el comit organizador.
planeacin para lograr una eficiente divisin del trabajo es muy
importante para evitar anomalas en los procesos, en las tareas y en los objetivos.
es conveniente utilizarse la estructura de
2.2. Organigrama del comit organizador
2.3. Conformacin del comit organizador
El nmero de integrantes del comit organizador estar dado en base a las necesidades
y circunstancias que cada evento trae consigo aunque de base se recomienda siempre
tener 5 integrantes que encabezarn cada una de l
Coordinador de
Promocin
Coordinador
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES
Organigrama del comit organizador.
Conformacin del comit organizador.
El nmero de integrantes del comit organizador estar dado en base a las necesidades
y circunstancias que cada evento trae consigo aunque de base se recomienda siempre
tener 5 integrantes que encabezarn cada una de las coordinaciones.
COMIT NACIONAL
COMIT LOCAL
Presidente del Comit
Organizador
Coordinador de
Finanzas
Coordinador de
Logstica
Coordinador
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES
El nmero de integrantes del comit organizador estar dado en base a las necesidades
y circunstancias que cada evento trae consigo aunque de base se recomienda siempre
Coordinador de R.P.
El proyecto cuenta con un anlisis especfico y detallado de cada puesto que se llega a
requerir durante el desarrollo de un
auxiliar a las coordinaciones, lo recomendable a hacer, es reclutar
universitarios de preferencia de
se puede hacerse de manera muy sencilla utilizando dos vas:
1. Anuncio escrito y colocado visiblemente dentro
2. Invitacin directa a las Universidades.
3. Apoyarse de la oficina de Congresos y Convenciones de la localidad.
El nmero de integrantes del comit organizador del
funcin de los siguientes factores:
Nmero de asistentes esperados al evento.
Cantidad de tareas a realizar.
Es importante sealar que por lo menos debe haber tres personas auxiliares integrando
cada coordinacin, exceptuando la
2.3.1. Coordinador general.
Resumen
Se encarga de planear, organizar, dirigir y coordinar las actividades propias del
antes, durante y despus de ste. Dirige juntas de trabajo con los coordinadores de cada
rea.; asiste a reuniones y reporta a Comit Local del evento
los resultados globales de la organizacin.
Deberes y responsabilidades
1.- Planear, organizar, dirigir y controlar las actividades de las Organizaciones y ejecuci
del Evento.
2.- Revisar y autorizar los planes de trabajo de los coordinadores de cada rea.
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES
El proyecto cuenta con un anlisis especfico y detallado de cada puesto que se llega a
requerir durante el desarrollo de un evento. Para hacerse llegar de recurso humano
, lo recomendable a hacer, es reclutar
las carreras a las que se refiere el tema del evento.
de manera muy sencilla utilizando dos vas:
Anuncio escrito y colocado visiblemente dentro de las instancias participantes.
a las Universidades.
Apoyarse de la oficina de Congresos y Convenciones de la localidad.
El nmero de integrantes del comit organizador del Evento en cuestin estar dado en
funcin de los siguientes factores:
Nmero de asistentes esperados al evento.
Cantidad de tareas a realizar.
sealar que por lo menos debe haber tres personas auxiliares integrando
cada coordinacin, exceptuando la presidencia de la coordinacin del comit.
Coordinador general.
Se encarga de planear, organizar, dirigir y coordinar las actividades propias del
antes, durante y despus de ste. Dirige juntas de trabajo con los coordinadores de cada
s y reporta a Comit Local del evento, cuando ste se lo solicite,
los resultados globales de la organizacin.
Planear, organizar, dirigir y controlar las actividades de las Organizaciones y ejecuci
Revisar y autorizar los planes de trabajo de los coordinadores de cada rea.
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES
El proyecto cuenta con un anlisis especfico y detallado de cada puesto que se llega a
Para hacerse llegar de recurso humano
, lo recomendable a hacer, es reclutar voluntarios
a las que se refiere el tema del evento. Esto
participantes.
Apoyarse de la oficina de Congresos y Convenciones de la localidad.
en cuestin estar dado en
sealar que por lo menos debe haber tres personas auxiliares integrando
presidencia de la coordinacin del comit.
Se encarga de planear, organizar, dirigir y coordinar las actividades propias del evento,
antes, durante y despus de ste. Dirige juntas de trabajo con los coordinadores de cada
, cuando ste se lo solicite,
Planear, organizar, dirigir y controlar las actividades de las Organizaciones y ejecucin
Revisar y autorizar los planes de trabajo de los coordinadores de cada rea.
3.- Organizar juntas de trabajo con los Coordinadores de cada rea para tratar asuntos
relacionados con el funcionamiento de las mismas as como resolver
surjan en ellas.
4.- Analizar y verificar los estados financieros.
5.- Reunirse con la Asociacin o Corporativo
reporte de los avances y problemas que se hayan presentado.
6.- Formular reporte final de actividades al trmino del
Relaciones de trabajo
Reporta a: Comit Local del Evento.
Supervisa a: Coordinacin de Logstica, Coordinacin de Relaciones Pblicas,
Coordinacin de Promocin e Imagen y Coordinacin de Fin
Trabajo con: Coordinadores de todas las reas.
Fuera de la organizacin: Asociaciones relacionadas,
Organizaciones de iniciativa privada y no gubernamentales y dems agrupaciones u
organizaciones con las que se pueda e
beneficio econmico o en especie para la realizacin del
Autoridad
Tiene el derecho de tomar decisiones de la organizacin por el monto que sea necesario,
siempre y cuando este sea justificado debidame
rdenes a los Coordinadores de rea sobre las actividades a realizar; adems de aplicar
sanciones en caso de no cumplir con las tareas asignadas.
Criterios de desempeo
1.- Organiza, dirija y coordine la totalidad de
2.- Revisa al 100% los planes de trabajo de los Coordinadores de cada rea,
quincenalmente.
3.- Se renen semanalmente con
conjuntas a los problemas que se hayan
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES
Organizar juntas de trabajo con los Coordinadores de cada rea para tratar asuntos
relacionados con el funcionamiento de las mismas as como resolver problemas que
Analizar y verificar los estados financieros.
la Asociacin o Corporativo (comit local) semanalmente y hacerle un
reporte de los avances y problemas que se hayan presentado.
Formular reporte final de actividades al trmino del Evento.
Comit Local del Evento.
Coordinacin de Logstica, Coordinacin de Relaciones Pblicas,
Coordinacin de Promocin e Imagen y Coordinacin de Finanzas.
Coordinadores de todas las reas.
Asociaciones relacionadas, Instituciones Gubernamentales,
Organizaciones de iniciativa privada y no gubernamentales y dems agrupaciones u
organizaciones con las que se pueda entablar cierta relacin buscando algn tipo de
beneficio econmico o en especie para la realizacin del Evento.
Tiene el derecho de tomar decisiones de la organizacin por el monto que sea necesario,
siempre y cuando este sea justificado debidamente y este tenga fondos suficientes. Da
rdenes a los Coordinadores de rea sobre las actividades a realizar; adems de aplicar
sanciones en caso de no cumplir con las tareas asignadas.
, dirija y coordine la totalidad de las actividades de la organizacin.
al 100% los planes de trabajo de los Coordinadores de cada rea,
Se renen semanalmente con el comit local para dialogar y encontrar soluciones
conjuntas a los problemas que se hayan presentado.
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES
Organizar juntas de trabajo con los Coordinadores de cada rea para tratar asuntos
problemas que
semanalmente y hacerle un
Coordinacin de Logstica, Coordinacin de Relaciones Pblicas,
Instituciones Gubernamentales,
Organizaciones de iniciativa privada y no gubernamentales y dems agrupaciones u
ntablar cierta relacin buscando algn tipo de
Tiene el derecho de tomar decisiones de la organizacin por el monto que sea necesario,
nte y este tenga fondos suficientes. Da
rdenes a los Coordinadores de rea sobre las actividades a realizar; adems de aplicar
las actividades de la organizacin.
al 100% los planes de trabajo de los Coordinadores de cada rea,
para dialogar y encontrar soluciones
4.- Vigila el correcto uso de todo el equipo y material que haya solicitado a prstamo.
5.- Reporta cualquier problema mayor
6.- Supervisa que se elabore y ejecuten todas las estrategias de promocin.
7.- Realiza las estrategias y planes necesarios para lograr los objetivos del evento y el xito
de los trabajos.
Condiciones de trabajo
Debido a la naturaleza del puesto la responsabilidad de gran parte del evento es
inherente al mismo. El ambiente de trabajo es de pr
debe estar tratando con personas as que debe mostrar criterio y visin para poder
resolver todo tipo de circunstancia especial que se le presente.
Especificaciones del puesto
a) Requisitos:
Facilidad de palabra, ser observador y analtico, poseer el don de mando, trato
agradable y un control en situaciones de presin dados los requerimientos del puesto,
alto grado de responsabilidad y dinmico. Conocimiento en
2.3.2. Coordinador de log
Resumen
Tiene como tarea principal la planeacin del
en cuanto al recurso humano, fijacin de tiempos y estructuracin de programa general
del evento. Asiste a reuniones y reporta al Coordinador General, c
solicite, los resultados parciales de la organizacin. Los aspectos tcnicos son de especial
observacin para este puesto.
Deberes y responsabilidades
1.- Planeacin detallada antes, durante y despus del evento de las actividades del
Comit Organizador y los recursos materiales as como el requerimiento de estos.
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES
el correcto uso de todo el equipo y material que haya solicitado a prstamo.
cualquier problema mayor al comit local en ese orden.
que se elabore y ejecuten todas las estrategias de promocin.
las estrategias y planes necesarios para lograr los objetivos del evento y el xito
Debido a la naturaleza del puesto la responsabilidad de gran parte del evento es
inherente al mismo. El ambiente de trabajo es de presin constante y continuamente
debe estar tratando con personas as que debe mostrar criterio y visin para poder
resolver todo tipo de circunstancia especial que se le presente.
Facilidad de palabra, ser observador y analtico, poseer el don de mando, trato
agradable y un control en situaciones de presin dados los requerimientos del puesto,
alto grado de responsabilidad y dinmico. Conocimiento en computacin.
Coordinador de logstica
Tiene como tarea principal la planeacin del Evento antes, durante y despus del evento
en cuanto al recurso humano, fijacin de tiempos y estructuracin de programa general
del evento. Asiste a reuniones y reporta al Coordinador General, cuando este se lo
solicite, los resultados parciales de la organizacin. Los aspectos tcnicos son de especial
Planeacin detallada antes, durante y despus del evento de las actividades del
t Organizador y los recursos materiales as como el requerimiento de estos.
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES
el correcto uso de todo el equipo y material que haya solicitado a prstamo.
que se elabore y ejecuten todas las estrategias de promocin.
las estrategias y planes necesarios para lograr los objetivos del evento y el xito
Debido a la naturaleza del puesto la responsabilidad de gran parte del evento es
esin constante y continuamente
debe estar tratando con personas as que debe mostrar criterio y visin para poder
Facilidad de palabra, ser observador y analtico, poseer el don de mando, trato
agradable y un control en situaciones de presin dados los requerimientos del puesto,
computacin.
antes, durante y despus del evento
en cuanto al recurso humano, fijacin de tiempos y estructuracin de programa general
uando este se lo
solicite, los resultados parciales de la organizacin. Los aspectos tcnicos son de especial
Planeacin detallada antes, durante y despus del evento de las actividades del
t Organizador y los recursos materiales as como el requerimiento de estos.
2.- Organizar juntas de trabajo con el comit organizador para tratar asuntos
relacionados con el funcionamiento dentro de sus Coordinaciones.
3.- Elaborar documento global a man
profesores, etctera).
4.- Dar de alta una pgina de internet donde describa el evento a realizarse con fechas,
horarios, lugares relevantes del evento, listado de conferencistas y sus currculums.
5.- Formular un programa de capacitacin, para el comit organizador.
6.- Elaborar un anlisis de puestos de la organizacin del
7.- Hacer invitaciones a profesores
8.- Definir las necesidades materiales y tcnicas del evento y elaborar un listado de estas
as como el programa de abastecimiento para el evento y las Coordinaciones.
9.- Creacin e implementacin de un sistema de registro de asistentes al evento en
donde se desglose los ingresos tanto humanos como financieros en lo que a inscripciones
y registros se refiera. Este registro ser de uso exclusivo, por cuestiones de seguridad, del
Coordinador General, la persona encargada de las finanzas del evento y el Coordinador
de Logstica.
10.- Elaborar un condensado de toda la informacin esencial del evento
al Comit Organizador. Este condensado debe de ser de fcil acceso para quien lo
solicite en el momento en que lo solicite.
11.- Responsabilizarse junto con el Coordinador General de la
evento durante los tres das que dura este.
12.- Coordinar el Centro de Control que har las veces de Centro de Mando para los tres
das que dura el evento.
Relaciones de trabajo
Reporta a: Coordinador General.
Supervisa a: Auxiliares de la Coordinador de Logstica y rea de registro.
Trabajo con: Coordinador General y Coordinadores de todas las reas
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES
Organizar juntas de trabajo con el comit organizador para tratar asuntos
relacionados con el funcionamiento dentro de sus Coordinaciones.
Elaborar documento global a manera de archivo (conferencistas, congresistas,
Dar de alta una pgina de internet donde describa el evento a realizarse con fechas,
horarios, lugares relevantes del evento, listado de conferencistas y sus currculums.
un programa de capacitacin, para el comit organizador.
Elaborar un anlisis de puestos de la organizacin del Evento.
Hacer invitaciones a profesores.
Definir las necesidades materiales y tcnicas del evento y elaborar un listado de estas
as como el programa de abastecimiento para el evento y las Coordinaciones.
Creacin e implementacin de un sistema de registro de asistentes al evento en
donde se desglose los ingresos tanto humanos como financieros en lo que a inscripciones
ros se refiera. Este registro ser de uso exclusivo, por cuestiones de seguridad, del
Coordinador General, la persona encargada de las finanzas del evento y el Coordinador
Elaborar un condensado de toda la informacin esencial del evento y promocionarlo
al Comit Organizador. Este condensado debe de ser de fcil acceso para quien lo
solicite en el momento en que lo solicite.
Responsabilizarse junto con el Coordinador General de la ptima continuidad del
ue dura este.
Coordinar el Centro de Control que har las veces de Centro de Mando para los tres
Coordinador General.
Coordinador de Logstica y rea de registro.
Coordinador General y Coordinadores de todas las reas.
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES
Organizar juntas de trabajo con el comit organizador para tratar asuntos
era de archivo (conferencistas, congresistas,
Dar de alta una pgina de internet donde describa el evento a realizarse con fechas,
horarios, lugares relevantes del evento, listado de conferencistas y sus currculums.
Definir las necesidades materiales y tcnicas del evento y elaborar un listado de estas
as como el programa de abastecimiento para el evento y las Coordinaciones.
Creacin e implementacin de un sistema de registro de asistentes al evento en
donde se desglose los ingresos tanto humanos como financieros en lo que a inscripciones
ros se refiera. Este registro ser de uso exclusivo, por cuestiones de seguridad, del
Coordinador General, la persona encargada de las finanzas del evento y el Coordinador
y promocionarlo
al Comit Organizador. Este condensado debe de ser de fcil acceso para quien lo
continuidad del
Coordinar el Centro de Control que har las veces de Centro de Mando para los tres
Fuera de la organizacin: Instituciones Gubernamentales, Organizaciones de iniciativa
privada y no gubernamentales y dems agrupaciones u organizaciones con las que se
pueda entablar cierta relacin buscando algn tipo de beneficio econmico o en
especie para la realizacin del Evento
Autoridad
Tiene la autoridad de acomodar u organizar a cualquier miembro del Comit
Organizador para solventar alguna necesidad o problema que se presente
sin perturbar las actividades que hayan sido previamente asignadas a estos elementos.
Ordena al personal de su rea sobre las actividades a realizar; adems de aplicar
sanciones en caso de aplicar sanciones en caso de no cumplir con las tare
Tambin tiene la autoridad de disponer de los recursos materiales y tcnicos para lograr
el xito del evento.
Criterios de desempeo
1.- Organiza y coordina lo que integra su coordinacin.
2.- Formula planes de trabajo con los dems coordinadores de las dems reas para
reportar resultados ante las autoridades pertinentes.
3.- Establece canales eficientes para la correcta comunicacin del Comit Organizador;
se puede valerse de medios impresos o electr
4.- Elabora un registro de asignacin de tareas y responsabilidades y de seguimiento del
cumplimiento de ste.
5.- Supervisa la creacin de la pgina de Internet y la actualizacin de la misma.
6.- Supervisa el registro de congresistas, maestros y
7.- Supervise la elaboracin de los reconocimientos de los participantes al
8.- Elabore las memorias del Evento
9.- Elabore en conjunto con el Presidente y los Coordinadores del Comit el reporte final
del Evento.
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES
Instituciones Gubernamentales, Organizaciones de iniciativa
privada y no gubernamentales y dems agrupaciones u organizaciones con las que se
rta relacin buscando algn tipo de beneficio econmico o en
Evento.
Tiene la autoridad de acomodar u organizar a cualquier miembro del Comit
Organizador para solventar alguna necesidad o problema que se presente
sin perturbar las actividades que hayan sido previamente asignadas a estos elementos.
Ordena al personal de su rea sobre las actividades a realizar; adems de aplicar
sanciones en caso de aplicar sanciones en caso de no cumplir con las tare
Tambin tiene la autoridad de disponer de los recursos materiales y tcnicos para lograr
que integra su coordinacin.
planes de trabajo con los dems coordinadores de las dems reas para
reportar resultados ante las autoridades pertinentes.
canales eficientes para la correcta comunicacin del Comit Organizador;
se puede valerse de medios impresos o electrnicos.
un registro de asignacin de tareas y responsabilidades y de seguimiento del
la creacin de la pgina de Internet y la actualizacin de la misma.
el registro de congresistas, maestros y conferencistas.
Supervise la elaboracin de los reconocimientos de los participantes al Evento
Evento.
Elabore en conjunto con el Presidente y los Coordinadores del Comit el reporte final
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES
Instituciones Gubernamentales, Organizaciones de iniciativa
privada y no gubernamentales y dems agrupaciones u organizaciones con las que se
rta relacin buscando algn tipo de beneficio econmico o en
Tiene la autoridad de acomodar u organizar a cualquier miembro del Comit
Organizador para solventar alguna necesidad o problema que se presente, este lo har
sin perturbar las actividades que hayan sido previamente asignadas a estos elementos.
Ordena al personal de su rea sobre las actividades a realizar; adems de aplicar
sanciones en caso de aplicar sanciones en caso de no cumplir con las tareas asignadas.
Tambin tiene la autoridad de disponer de los recursos materiales y tcnicos para lograr
planes de trabajo con los dems coordinadores de las dems reas para
canales eficientes para la correcta comunicacin del Comit Organizador;
un registro de asignacin de tareas y responsabilidades y de seguimiento del
la creacin de la pgina de Internet y la actualizacin de la misma.
Evento.
Elabore en conjunto con el Presidente y los Coordinadores del Comit el reporte final
Condiciones de trabajo
Parte de este trabajo lo realiza en las oficinas del comit organizador y en el recinto sede,
porque l es el responsable directo de la logstica del evento en cuanto a los tiempos y
eficacia del personal.
Cuenta con un cubculo con la iluminaci
como equipo de cmputo con acceso a internet.
Especificaciones del puesto
a) Requisitos
Excelente presentacin
b) Aptitudes y Habilidades
Facilidad de palabra, ser observador y analtico, poseer el don de mando,
agradable y un control en situaciones de presin dados los requerimientos del puesto,
alto grado de responsabilidad y dinmico. Conocimiento en computadoras.
2.3.2.1. Registro
Resumen
Tiene como tarea principal el buscar un servicio de programacin de base
una persona de servicio social del rea de sistemas o informtica para elaborar lo antes
mencionado. Como segunda prioridad tiene la correcta captura de informacin de
todos los asistentes al evento, as como la impresin, organizacin, acomodo
de reconocimientos. Tambin tienen a su cargo labores de oficina.
Deberes y responsabilidades
1.- Buscar que se elabore la base de datos para efectuar el registro de asistentes al
evento.
2.- Prever lo necesario para efectuar el registro en el l
formatos y gafetes).
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES
en las oficinas del comit organizador y en el recinto sede,
es el responsable directo de la logstica del evento en cuanto a los tiempos y
Cuenta con un cubculo con la iluminacin adecuada y el mobiliario adecuado, as
como equipo de cmputo con acceso a internet.
Facilidad de palabra, ser observador y analtico, poseer el don de mando,
agradable y un control en situaciones de presin dados los requerimientos del puesto,
alto grado de responsabilidad y dinmico. Conocimiento en computadoras.
Tiene como tarea principal el buscar un servicio de programacin de base
una persona de servicio social del rea de sistemas o informtica para elaborar lo antes
mencionado. Como segunda prioridad tiene la correcta captura de informacin de
todos los asistentes al evento, as como la impresin, organizacin, acomodo
de reconocimientos. Tambin tienen a su cargo labores de oficina.
Buscar que se elabore la base de datos para efectuar el registro de asistentes al
Prever lo necesario para efectuar el registro en el lugar que se indique (mobiliario,
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES
en las oficinas del comit organizador y en el recinto sede,
es el responsable directo de la logstica del evento en cuanto a los tiempos y
ecuada y el mobiliario adecuado, as
Facilidad de palabra, ser observador y analtico, poseer el don de mando, trato
agradable y un control en situaciones de presin dados los requerimientos del puesto,
alto grado de responsabilidad y dinmico. Conocimiento en computadoras.
Tiene como tarea principal el buscar un servicio de programacin de base de datos o
una persona de servicio social del rea de sistemas o informtica para elaborar lo antes
mencionado. Como segunda prioridad tiene la correcta captura de informacin de
todos los asistentes al evento, as como la impresin, organizacin, acomodo y entrega
Buscar que se elabore la base de datos para efectuar el registro de asistentes al
ugar que se indique (mobiliario,
3.- Realizar una correcta y efectiva captura de todos los datos de los asistentes
mostrando disponibilidad y buen trato en todo momento.
4.- No abandonar su rea de trabajo.
5.- Imprimir, organizar y acomodar los reconocimientos para su entrega.
Relaciones de trabajo
Reporta a: Coordinador de Logstica.
Supervisa: Auxiliares de registro.
Trabaja con: Auxiliar de Logstica, coordinador general y dems coordinaciones.
Fuera de la organizacin: Empresas
Autoridad
No aplica.
Criterios de desempeo
1.- Organiza y coordina las actividades del personal encargado del registro.
2.- Utiliza en todo momento una actitud de servicio en la atencin de asistentes al
evento.
3.- Mantiene el orden en todo lo concerniente a su rea de trabajo.
4.- Hace empleo de sentido comn para la solucin de problemas
5.- Reportar a su Jefe inmediato cualquier falla o anomala en el sistema de registro o en
el flujo de personas.
6.- Elabore los reconocimientos de los participantes y conferencistas del
Organice la entrega de reconocimientos por orden alfabtico y en grupos de no ms de
50 reconocimientos.
Especificaciones del puesto
a) Requisitos
Experiencia: Preferentemente.
Buena presentacin.
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES
Realizar una correcta y efectiva captura de todos los datos de los asistentes
mostrando disponibilidad y buen trato en todo momento.
No abandonar su rea de trabajo.
acomodar los reconocimientos para su entrega.
Coordinador de Logstica.
Auxiliar de Logstica, coordinador general y dems coordinaciones.
Empresas que otorguen software para la base de datos.
las actividades del personal encargado del registro.
en todo momento una actitud de servicio en la atencin de asistentes al
orden en todo lo concerniente a su rea de trabajo.
empleo de sentido comn para la solucin de problemas
Reportar a su Jefe inmediato cualquier falla o anomala en el sistema de registro o en
ore los reconocimientos de los participantes y conferencistas del Evento
Organice la entrega de reconocimientos por orden alfabtico y en grupos de no ms de
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES
Realizar una correcta y efectiva captura de todos los datos de los asistentes
Auxiliar de Logstica, coordinador general y dems coordinaciones.
que otorguen software para la base de datos.
las actividades del personal encargado del registro.
en todo momento una actitud de servicio en la atencin de asistentes al
Reportar a su Jefe inmediato cualquier falla o anomala en el sistema de registro o en
Evento.
Organice la entrega de reconocimientos por orden alfabtico y en grupos de no ms de
b) Aptitudes y Habilidades
Facilidad de palabra, ser observador y analtico, trato agradable y un control en
situaciones de presin dados los requerimientos del puesto, alto grado de responsabilidad
y dinmico.
2.3.3. Coordinador de relaciones
Resumen
Se encarga de planear, organizar, dirigir y coordinar las actividades las actividades de la
Coordinacin de Relaciones Publicas. Es responsable de la imagen real y favorable de la
organizacin y el logro de los objetivos del
para fortalecer y respaldar el evento. Colabora en la elaboracin de planes para la
organizacin del evento e informa al Gerente General sobre sus actividades.
Deberes y responsabilidades
1.- Planear, organizar, dirigir y controlar las actividades de la Coordinacin.
2.- Elaborar lista de patrocinadores potenciales y darle seguimiento.
3.- Redactar los oficios de peticin de patrocinio.
4.- Organizar las visitas a los posibles patrocinadores.
5.- Revisar la publicidad del evento y su estado.
6.- Organizar las actividades de difusin de la informacin.
7.- Atender quejas y sugerencias cualquier tipo de persona interesada en el
8.- Organizar promociones junto con el Coordinador de Promocin.
9.- Asistir a las juntas que se realicen para la organizacin del evento.
10.- Velar por la existencia de buenas y cordiales relaciones entre la organizacin del
evento y las personas o empresas relacionadas con ella.
11.- Elaborar protocolo de inauguracin y clausura del evento.
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES
Facilidad de palabra, ser observador y analtico, trato agradable y un control en
situaciones de presin dados los requerimientos del puesto, alto grado de responsabilidad
Coordinador de relaciones pblicas.
Se encarga de planear, organizar, dirigir y coordinar las actividades las actividades de la
Coordinacin de Relaciones Publicas. Es responsable de la imagen real y favorable de la
organizacin y el logro de los objetivos del Evento as como de buscar patrocinadores
para fortalecer y respaldar el evento. Colabora en la elaboracin de planes para la
organizacin del evento e informa al Gerente General sobre sus actividades.
controlar las actividades de la Coordinacin.
Elaborar lista de patrocinadores potenciales y darle seguimiento.
Redactar los oficios de peticin de patrocinio.
Organizar las visitas a los posibles patrocinadores.
evento y su estado.
Organizar las actividades de difusin de la informacin.
Atender quejas y sugerencias cualquier tipo de persona interesada en el
Organizar promociones junto con el Coordinador de Promocin.
ue se realicen para la organizacin del evento.
Velar por la existencia de buenas y cordiales relaciones entre la organizacin del
evento y las personas o empresas relacionadas con ella.
Elaborar protocolo de inauguracin y clausura del evento.
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES
Facilidad de palabra, ser observador y analtico, trato agradable y un control en
situaciones de presin dados los requerimientos del puesto, alto grado de responsabilidad
Se encarga de planear, organizar, dirigir y coordinar las actividades las actividades de la
Coordinacin de Relaciones Publicas. Es responsable de la imagen real y favorable de la
as como de buscar patrocinadores
para fortalecer y respaldar el evento. Colabora en la elaboracin de planes para la
organizacin del evento e informa al Gerente General sobre sus actividades.
Atender quejas y sugerencias cualquier tipo de persona interesada en el Evento.
Velar por la existencia de buenas y cordiales relaciones entre la organizacin del
12.- Organizar en conjunto con la Coordinacin de Promocin, al personal a su Cargo
para la ptima distribucin de este durante los 3 das del evento.
13.- Conseguir y entregar obsequios y reconocimientos a conferencistas.
14.- Realizar reporte final de actividades.
Relaciones de trabajo
Reporta a: Coordinador General.
Supervisa a: Auxiliar de Relaciones Publicas, Edecanes teatro, Edecanes de
Conferencistas y Guas.
Trabajo con: Departamento de Comunicacin y Difusin de la Latino y Coordinadores de
todas las reas.
Fuera de la organizacin: Instituciones bancarias, Instituciones Gubernamentales,
Organizaciones de iniciativa privada y no gubernamentales y dems agrupaciones u
organizaciones con las que se pueda entablar cierta relacin buscando algn tipo
beneficio econmico o en especie para la realizacin del
Autoridad
Tiene autoridad para mantener la organizacin y el buen funcionamiento de su
Coordinacin con lo que esto implique.
Criterios de desempeo
1.- Elabora un plan de trabajo y ver que los objetivos se cumplan.
2.- Organiza, dirige y coordina las actividades de Relaciones Publicas necesarias para el
xito del Evento.
3.- Busca patrocinios para fortalecer y respaldar el evento.
4.- Hace reportes quincenales de su trabajo y el de su Coordinacin.
5.- Realiza rol de funciones de los integrantes de su Coordinacin para antes, durante y
despus de Evento.
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES
Organizar en conjunto con la Coordinacin de Promocin, al personal a su Cargo
para la ptima distribucin de este durante los 3 das del evento.
Conseguir y entregar obsequios y reconocimientos a conferencistas.
actividades.
Coordinador General.
Auxiliar de Relaciones Publicas, Edecanes teatro, Edecanes de
Departamento de Comunicacin y Difusin de la Latino y Coordinadores de
Instituciones bancarias, Instituciones Gubernamentales,
Organizaciones de iniciativa privada y no gubernamentales y dems agrupaciones u
organizaciones con las que se pueda entablar cierta relacin buscando algn tipo
beneficio econmico o en especie para la realizacin del Evento.
Tiene autoridad para mantener la organizacin y el buen funcionamiento de su
Coordinacin con lo que esto implique.
un plan de trabajo y ver que los objetivos se cumplan.
las actividades de Relaciones Publicas necesarias para el
patrocinios para fortalecer y respaldar el evento.
e su trabajo y el de su Coordinacin.
rol de funciones de los integrantes de su Coordinacin para antes, durante y
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES
Organizar en conjunto con la Coordinacin de Promocin, al personal a su Cargo
Auxiliar de Relaciones Publicas, Edecanes teatro, Edecanes de
Departamento de Comunicacin y Difusin de la Latino y Coordinadores de
Instituciones bancarias, Instituciones Gubernamentales,
Organizaciones de iniciativa privada y no gubernamentales y dems agrupaciones u
organizaciones con las que se pueda entablar cierta relacin buscando algn tipo de
Tiene autoridad para mantener la organizacin y el buen funcionamiento de su
las actividades de Relaciones Publicas necesarias para el
rol de funciones de los integrantes de su Coordinacin para antes, durante y
6.- Elabora junto con el Jefe de Departamento y el Coordinador General, el programa
relativo a la inauguracin y clausura del evento y ver que este lo necesario para la
realizacin de este.
7.- Hace un plan de atencin a Prensa.
8.- Define hotel u hoteles sede.
9.- Mantiene contacto con todos los hoteles involucrados en el hospedaje de
conferencistas y congresistas.
10.- Prev lo necesario para cada evento social.
Condiciones de trabajo
Labora en una oficina en donde esta una computadora con impresora, escritorio,
telfono, fax y archivero.
a) Requisitos
Excelente presentacin.
b) Aptitudes y Habilidades
Amplio sentido de la responsabilidad.
Trato amable.
Capacidad para la toma de decisiones.
Dinmico y creativo.
Amplio vocabulario.
Manejo de PC.
Conocimiento de administracin y finanzas
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES
junto con el Jefe de Departamento y el Coordinador General, el programa
relativo a la inauguracin y clausura del evento y ver que este lo necesario para la
un plan de atencin a Prensa.
contacto con todos los hoteles involucrados en el hospedaje de
lo necesario para cada evento social.
Labora en una oficina en donde esta una computadora con impresora, escritorio,
Amplio sentido de la responsabilidad.
Capacidad para la toma de decisiones.
administracin y finanzas.
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES
junto con el Jefe de Departamento y el Coordinador General, el programa
relativo a la inauguracin y clausura del evento y ver que este lo necesario para la
contacto con todos los hoteles involucrados en el hospedaje de
Labora en una oficina en donde esta una computadora con impresora, escritorio,
2.3.3.1. Edecanes
Resumen
Tiene como tarea principal, recibir a los conferencistas a congresistas y prensa que
arriban al recinto de conferencias y mostrarles el camino, coordinar junto con la persona
de rea tcnica todo lo necesario para la imparticin de sus ponencias, atenderlos,
guiarlos y colocarlos en un lugar adecuado antes, durante y despus de su conferencia.
Tambin auxilia en lo necesario mientras sus actividades originales no se lo demanden.
Deberes y responsabilidades
1.- Atender a los conferencistas cordial y servicialmente.
2.- Checar que todos los implementos necesarios para la imparticin de las conferencias
se encuentren a disposicin del conferencista.
3.- Colocar a los conferencistas en un lugar adecuado.
4.- Portar su gafete en todo momento.
5.- Supervisar todo lo necesario para que se mantenga el rea de congresistas en orden y
silencio mientras se desarrollan las conferencias.
6.- Facilitar micrfonos cuando estos se requieran.
7.- Ayudar a acomodar personas en sus sitios correspondientes.
8.- Proporcionar informacin general a quien lo solicite.
Relaciones de trabajo
Reporta a: Coordinador de Relaciones Pblicas.
Supervisa a: No aplica.
Trabaja con: Coordinador de Relaciones Pblicas y Promocin.
Fuera de la organizacin: Toda persona que est involucrada con el evento.
Autoridad
No aplica.
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES
Edecanes
Tiene como tarea principal, recibir a los conferencistas a congresistas y prensa que
arriban al recinto de conferencias y mostrarles el camino, coordinar junto con la persona
necesario para la imparticin de sus ponencias, atenderlos,
guiarlos y colocarlos en un lugar adecuado antes, durante y despus de su conferencia.
Tambin auxilia en lo necesario mientras sus actividades originales no se lo demanden.
Atender a los conferencistas cordial y servicialmente.
Checar que todos los implementos necesarios para la imparticin de las conferencias
se encuentren a disposicin del conferencista.
Colocar a los conferencistas en un lugar adecuado.
Portar su gafete en todo momento.
Supervisar todo lo necesario para que se mantenga el rea de congresistas en orden y
silencio mientras se desarrollan las conferencias.
Facilitar micrfonos cuando estos se requieran.
onas en sus sitios correspondientes.
Proporcionar informacin general a quien lo solicite.
Coordinador de Relaciones Pblicas.
Coordinador de Relaciones Pblicas y Promocin.
Toda persona que est involucrada con el evento.
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR EVENTOS DE REUNIONES
Tiene como tarea principal, recibir a los conferencistas a congresistas y prensa que
arriban al recinto de conferencias y mostrarles el camino, coordinar junto con la persona
necesario para la imparticin de sus ponencias, atenderlos,
guiarlos y colocarlos en un lugar adecuado antes, durante y despus de su conferencia.
Tambin auxilia en lo necesario mientras sus actividades originales no se lo demanden.
Checar que todos los implementos necesarios para la imparticin de las conferencias
Supervisar todo lo necesario para que se mantenga el rea de congresistas en orden y
Toda persona que est involucrada con el evento.
Criterios de desempeo
1.- Encargarse de todo lo relacionado con los conferencistas, desde su llegada al teatro
hasta su salida, esto es, recibimiento, colocacin y
2.- Mostrarse en todo momento con un trato cordial, servicial y accesible.
4.- Conocer el programa del evento.
5.- Cuidar el buen desarrollo de las conferencias.
6.- Notifique inmediatamente al coordinador de relaciones
contingencia que pongan en peligro el correcto desempeo de las conferencias.
7.- Conocer a los integrantes del comit organizador perfectamente.
Condiciones de trabajo
El tiempo ser factor determinante de sus actividades y esto ocasionar mome
presin. La capacidad de respuesta jugara un papel importante para la solucin de
problemas. La mayor parte de sus labores son dentro del lugar donde se desarrollaran las
conferencias, y en la mayora del tiempo est de pie e informando a los asist
evento.
2.3.3.2. Guas
Resumen
Tiene como tarea principal, brindar informacin a los congresistas acerca de los hoteles,
restaurantes y lugares tursticos de la ciudad y del Estado.
Deberes y responsabilidades
1.- Tener contacto con los restaurantes y ho
2.- Encargarse de los cupones de descuentos de los restaurantes para las comidas de los
congresistas. Estos sern proporciona
patrocinadores del evento y hayan otor
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAREVENTOS DE REUNIONES
Encargarse de todo lo relacionado con los conferencistas, desde su llegada al teatro
hasta su sali
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