Gobierno del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave
El Colegio de Veracruz
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Xalapa-Enríquez, Veracruz abril de 2004
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS El Colegio de Veracruz
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Autorizó: Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
ÍNDICE
Presentación .............................................................................4
Estructura Orgánica ..................................................................6
Simbología ................................................................................7
Descripción de Procedimientos...............................................10
Subdirección Académica...................................................11
Departamento de Servicios Escolares ................................11 Selección y registro de aspirantes a nuevo ingreso.............11 Elaboración de boletas de calificaciones ............................16 Control de asistencia del profesorado................................20
Departamento de Docencia ..............................................23 Contratación de personal académico.................................23 Evaluación académica......................................................28
Subdirección de Investigación..........................................31 Reunión de Consejo Técnico ............................................31 Presentación, control y seguimiento de los proyectos de investigación y otras actividades. ..................34
Departamento de Biblioteca .............................................39 Adquisición, control y préstamo de libros...........................39
Subdirección de Vinculación .............................................43 Elaboración de Proyectos de contratos y convenios de intercambio académico................................................43
Subdirección de Planeación..............................................47
Departamento de Programación y Evaluación ....................47 Elaboración y avance del Programa Operativo Anual .............................................................................47
Departamento de Cómputo ..............................................52 Asignación de direcciones de red ......................................52 Solicitud de soporte técnico..............................................55
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Subdirección de Administración .......................................58
Departamento de Recursos Financieros y Humanos............58 Elaboración del Estado del Ejercicio del Presupuesto....................................................................58 Elaboración del Estado Económico de los Ingresos y Egresos. ......................................................................61 Elaboración de la nómina.................................................64
Departamento de Recursos Materiales y de Servicios..........67 Solicitud y control de bienes de consumo ..........................67 Adquisición de bienes muebles y de consumo....................71 Control y actualización de resguardos de mobiliario y equipo. ........................................................................75
Departamento de Contabilidad .........................................78 Registro Contable de las Operaciones Financieras y Elaboración de los Estados Financieros..............................78 Elaboración de conciliaciones bancarias.............................83
Directorio ................................................................................86
Firmas de Autorización ...........................................................88
Créditos...................................................................................89
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Elaboración Autorización
PRESENTACIÓN
El Colegio de Veracruz, como toda entidad pública, requiere contar con una
estructura de organización adecuada y realizar sus operaciones apegadas a
la normatividad vigente, con la finalidad de cumplir con sus objetivos y
metas propuestas. Para ello es necesario tener dentro de los documentos
normativos que rigen las actividades internas de la Institución, los manuales
administrativos respectivos, los cuales tienen como propósito fundamental el
apoyar el funcionamiento institucional, coadyuvando a la correcta ejecución
de las labores encomendadas al personal y propiciar uniformidad en el
desempeño del trabajo.
Es por eso que se desarrolló para este fin el documento denominado
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS”, siendo de suma
importancia para El Colegio de Veracruz en virtud que propiciará la
optimización de las tareas de la administración pública en general, teniendo
como propósitos específicos los siguientes:
Presentar ordenada y detalladamente las operaciones que se realizan
en cada área y los puestos que intervienen en ellas.
Puntualizar las responsabilidades operativas en la ejecución, control y
evaluación de las actividades.
Establecer normas, métodos y técnicas formales de trabajo.
Contar con un soporte documental que permita el análisis y la
detección de duplicidades y omisiones, y que constituya la base para
la implementación de acciones modernizadoras y de simplificación.
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La integración de este documento, parte de los cuestionarios aplicados
durante el proceso de elaboración del Proyecto de Manual de Organización y
de la recopilación de información adicional directamente con las áreas
involucradas a través de entrevistas y observaciones; los diagramas y
descripciones de procedimientos resultantes fueron validados por el personal
responsable de efectuarlos.
Es importante destacar que para la elaboración tanto de este manual como
el de organización, se contó con la ayuda incondicional de la Dirección
General de Desarrollo Administrativo, adscrita a la Contraloría General.
El documento se conforma de ocho apartados: Presentación, Estructura
Orgánica, Simbología, Descripción de Procedimientos, Diagramas de Flujo,
Directorio, Firmas de Autorización y Créditos.
Cabe señalar que para cumplir adecuadamente los propósitos del presente
manual, tomando en cuenta que la administración es por naturaleza
dinámica, es conveniente revisar periódicamente las actividades que
requiere la operación institucional para adecuarlas a los nuevos enfoques
administrativos y la modernización tecnológica y, en consecuencia, llevar a
cabo las actualizaciones necesarias en el presente manual.
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ESTRUCTURA ORGÁNICA
Director General
Subdirector de Planeación
Subdirector Académico
Subdirector de Administración
Jefe del Departamento de Programación y Evaluación
Jefe del Departamento de Publicaciones y Difusión
Jefe del Departamento de Cómputo
Jefe del Departamento
de Contabilidad
Jefe del Departamento de Recursos Financieros y
Humanos
Jefe del Departamento deRecursos Materiales y
de Servicios
Jefe del Departamento de Registro y Certificaciones
Jefe del Departamento de Servicios Escolares
Jefe del Departamento de Docencia
Subdirector de Vinculación
Área de Apoyo del C. Director General
Subdirector de Investigación
Jefe del Departamento de
Biblioteca
Junta de Gobierno
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SIMBOLOGÍA
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Elaboración Autorización
Terminal
Indica el inicio del procedimiento y el final del mismo.
Operación
Representa la ejecución de una actividad operativa o acciones a realizar con excepción de decisiones o alternativas.
Decisión y/o alternativa
Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos o alternativas (preguntas o verificación de condiciones).
Documento
Representa cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genere o salga del procedimiento, los cuales pueden identificarse anotando en el interior del símbolo la clave o nombre correspondiente; así como el número de copias.
Archivo definitivo
Indica que se guarda un documento en forma permanente. Se usa generalmente combinado con el símbolo "Documento" y se le pueden agregar en su interior las siguientes instrucciones:
A = Alfabético
N = Numérico
C = Cronológico
Archivo Provisional
Indica que el documento se guarda en forma eventual o provisional. Se rige por las mismas condiciones del archivo permanente.
Conector
Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.
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Elaboración Autorización
Conector de página
Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo.
Dirección de flujo o Líneas de unión
Conecta los símbolos señalando el orden en que deben realizarse las distintas operaciones.
Preparación
Indica conexión del procedimiento con otro que se realiza de principio a fin para poder continuar con el descrito.
Pasa el tiempo
Representa una interrupción del proceso.
Sistema Informático
Indica el uso de un sistema informático en el procedimiento.
Efectivo o Cheque
Representa el efectivo o cheque que se reciba, genere o salga del procedimiento
Aclaración
Se utiliza para hacer una aclaración correspondiente a una actividad del procedimiento.
Disquete
Representa la acción de respaldar la información generada en el procedimiento en una unidad magnética.
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DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
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Elaboración Autorización
SUBDIRECCIÓN ACADÉMICA
Departamento de Servicios Escolares
PROCEDIMIENTO
Nombre: Selección y registro de aspirantes a nuevo ingreso.
Objetivo: Integrar y controlar la base de datos de los aspirantes a ingresar
a El Colegio.
Frecuencia: Anual.
NORMAS
La convocatoria de aspirantes a nuevo ingreso se publicará en los medios de comunicación impresos y se subirá a la página de internet de El Colegio.
El Colegio integrará un Comité de Evaluación con personal académico y de la plantilla de investigadores, de preferencia con grado de Doctor, el cual evaluará a los aspirantes a nuevo ingreso, debiendo emitir fallo en el tiempo establecido el cual será inapelable.
La Subdirección Académica verificará que la documentación presentada por los aspirantes a ingresar a El Colegio cumpla invariablemente los requisitos establecidos en la convocatoria.
La Subdirección Académica remitirá al Comité de Evaluación los expedientes y fichas técnicas de los aspirantes, dentro de los siguientes cinco días hábiles posteriores a la conclusión del periodo de entrega de solicitudes.
La Subdirección Académica, una vez entrevistados los aspirantes por el Comité de Evaluación, notificará los resultados a los aspirantes admitidos y aspirantes rechazados.
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Elaboración Autorización
DESCRIPCION NARRATIVA
ÁREA ACT. DESCRIPCIÓN Departamento de Servicios Escolares.
1 2
2A
2A.1 3 4 5
5A
Elabora en un tanto, el proyecto de convocatoria a nuevo ingreso y la presenta a la autorización del Director General. Pasa el tiempo. Recibe del Director General el Proyecto de Convocatoria de Nuevo Ingreso y revisa si indicó modificaciones a la misma. ¿Indica modificaciones? En caso de haber indicado modificaciones: Elabora el Proyecto de convocatoria para entrega de solicitudes a nuevo ingreso en un tanto y desecha el documento incorrecto. Presenta al Director General el Proyecto de Convocatoria a nuevo ingreso para la autorización respectiva. Pasa el tiempo. Continúa la actividad número 3. En caso de no haber modificaciones: Elabora a original y dos copias el oficio dirigido a la Coordinación General de Comunicación Social para la publicación de la convocatoria y recaba en éste la firma del Director General. Envía a la Coordinación General de Comunicación Social la convocatoria original para su publicación a través del oficio original y distribuye la primera copia al Director General, la segunda al Subdirector Académico. Pasa el tiempo. Una vez publicada la convocatoria e iniciado el periodo establecido para la recepción de solicitudes, recibe de los aspirantes la documentación curricular solicitada y verifica que este correcta y completa. ¿Esta correcta y completa? En caso de no estar correcta y completa: Devuelve al aspirante la documentación curricular. Fin.
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Elaboración Autorización
ÁREA ACT. DESCRIPCIÓN 6 7
8
9
9A
10
11
12
En caso de estar correcta y completa: Elabora la ficha técnica en original con los datos del aspirante. Turna ficha técnica y documentación curricular al Comité de Evaluación para su valoración y selección, realizándolo a través de entrevistas, exámenes y ensayos, así como considerando los antecedentes escolares de los aspirantes.
Pasa el tiempo.
Recibe del Comité de Evaluación las fichas técnicas de los aspirantes y la documentación curricular de cada aspirante y los archiva de manera cronológica temporal. Pasa el tiempo.
Una vez realizada la valoración de los aspirantes a nuevo ingreso por parte del Comité de Evaluación, recibe del propio Comité la relación de los aceptados y rechazados.
¿Aprueba la evaluación? En caso de no aprobar la evaluación: Notifica al aspirante su descalificación en el proceso de evaluación, elaborando oficio en original y dos copias, entregando el original al aspirante anexando la documentación curricular, la cual toma del archivo cronológico temporal, la primera copia al Director General y la segunda copia al Subdirector Académico.
Fin. En caso de aprobar la evaluación: Notifica al aspirante su aprobación y derecho a inscribirse a El Colegio, a través de oficio en original y dos copias, entregando el original al aspirante, la primera copia al Director General y la segunda al Subdirector Académico. Pasa el tiempo. Realiza la inscripción de los alumnos a nuevo ingreso de El Colegio, tomando la documentación curricular del archivo cronológico temporal. Registra en el formato Kardex los datos de los alumnos inscritos y archiva la documentación curricular de manera cronológica permanente en los expedientes de cada alumno. Fin del procedimiento.
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Elaboración Autorización
DIAGRAMA DE FLUJO
Área responsable: Departamento de Servicios Escolares.
Nombre del procedimiento: Selección y registro de aspirantes a nuevo ingreso.
INICIO
Elabora
Proyecto de convocatoria
Recibe y revisa
Recibe y verifica
Proyecto de convocatoria
Director General
Director General
¿Indica modificaciones?
Elabora y recaba firma
Elabora y desecha
No
Si
Envía
− Coordinación General de Comunicación Social
− Director General − Subdirector Académico
Documentación curricular
1
Presenta
Director General
Proyecto incorrecto
Proyecto
Proyecto convocatoria
Devuelve
Documentación curricular
¿Esta correcta y completa? No
Si Aspirante
Oficio O-2
Convocatoria
Director General
1
1
Oficio O-2
Aspirantes
FIN
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Elaboración Autorización
− Aspirante − Director General − Subdirector Académico
Recibe
Relación
Comité de Evaluación
Notifica y entrega
Oficio O-2 documentación
curricular
¿Aprueba evaluación?
No
Notifica
Si
− Aspirante − Director General − Subdirector
Académico
C
Oficio O-2
1
Realiza
Documentación curricular
Registra
C
C
FIN
Comité de Evaluación
Recibe
Turna
Ficha técnica y Documentación
curricular
C
Ficha técnica y Documentación
curricular
Comité de Evaluación
C
Elabora
C
Ficha técnica Documentación
curricular
FIN
Kardex
Documentación curricular
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PROCEDIMIENTO
Nombre: Elaboración de boletas de calificaciones.
Objetivo: Registrar en un documento oficial las calificaciones de los
alumnos obtenidas de las evaluaciones semestrales realizadas
por los profesores de asignatura.
Frecuencia: Semestral.
NORMAS
Los registros de las evaluaciones se realizarán invariablemente en los
formatos establecidos por la Subdirección Académica.
Los profesores de asignatura entregarán las calificaciones a la
Subdirección Académica a más tardar tres días hábiles posteriores a la
Evaluación correspondiente.
Los alumnos se sujetarán a las formas de evaluación que al inicio del
semestre, instruyan los profesores de cada asignatura.
Las calificaciones serán proporcionadas a los alumnos por la
Subdirección Académica, a través del Departamento de Servicios
Escolares.
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Elaboración Autorización
DESCRIPCION NARRATIVA
ÁREA ACT DESCRIPCIÓN Departamento de Servicios Escolares.
1 2 3
3A 4 5 6
Entrega al inicio del semestre a los profesores de asignatura el formato identificado como “concentrado semestral de calificaciones” en un tanto, el cual deberá ser llenado conforme a la norma establecidas. Pasa el tiempo. En el periodo de evaluaciones, recaba los formatos “concentrado semestral de calificaciones” debidamente requisitados de los profesores de asignatura en original y copia en los cuales están asentadas las calificaciones de los alumnos. Revisa el correcto llenado de los formatos, atendiendo las instrucciones de llenado y las normas establecidas. ¿Está correcto? En caso de no estar correcto: Devuelve al profesor responsable el concentrado semestral de calificaciones en original y copia para su correcto llenado. Pasa el tiempo. Continúa con la actividad número 2. En caso de estar correcto: Sella de recibido la copia del concentrado semestral de calificaciones y la entrega al profesor de asignatura. Obtiene del archivo cronológico permanente el kardex de cada alumno y registra las calificaciones de los alumnos de acuerdo con el concentrado semestral de calificaciones original. Elabora la boleta de calificaciones por cada alumno en original y copia y recaba la firma de validación del Subdirector Académico en las boletas y el sello correspondiente de El Colegio, archiva de manera cronológica permanente con el kardex y el concentrado semestral de calificaciones y la boleta de calificaciones original y copia. Pasa el tiempo.
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ÁREA ACT DESCRIPCIÓN 7 8
Entrega a los estudiantes en el momento que lo soliciten la boleta de calificaciones correspondiente que obtiene previamente del archivo cronológico temporal y recaba la firma en la copia de la boleta de calificaciones por parte del alumno. Archiva la copia de la boleta de calificaciones de manera cronológica permanente. Fin del procedimiento.
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DIAGRAMAS DE FLUJO
Área responsable : Departamento de Servicios Escolares.
Nombre del procedimiento: Elaboración de boletas de calificaciones.
INICIO
Entrega
Recaba
Sella de recibido y entrega
Devuelve
¿Está correcto?
Concentrado semestral de calificaciones
O-1
Revisa
No
Si
Entrega
FIN
Boleta de calificaciones
O
C
Obtiene y registra
C Elabora
C
Subdirector Académico
Estudiantes
Concentrado semestral de calificaciones
O-1
1
1
Concentrado semestral de calificaciones
O-1
Profesor de Asignatura
Concentrado semestral de calificaciones
O-1
Boleta de calificaciones
Concentrado
semestral de calificaciones
Boleta calificaciones O-1
Archiva
Copia boleta de calificaciones
C
Kardex
Concentrado semestral de calificaciones
O-1
Profesor de Asignatura
Concentrado semestral de calificaciones
O-1
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PROCEDIMIENTO
Nombre: Control de asistencia del profesorado.
Objetivo: Verificar que se cumpla con las horas de enseñanza-aprendizaje
establecidas en el programa de estudios correspondiente, dando
seguimiento al desarrollo de todas y cada una de las
asignaturas, a través de un registro y control de la asistencia del
cuerpo docente a sus clases.
Frecuencia: Diario.
NORMAS
El registro de asistencia de los profesores de asignatura se realizará en
los formatos establecidos por la Subdirección de Administración.
El control de asistencia se realizará en forma diaria y puntual,
debiéndose presentar a los Subdirectores Académico y de
Administración, un reporte mensual por las incidencias.
Los profesores de asignatura se sujetarán a los lineamientos
establecidos para la asistencia a las cátedras impartidas.
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Elaboración Autorización
DESCRIPCION NARRATIVA
ÁREA ACT. DESCRIPCIÓN Subdirector de Administración. Profesores de asignatura. Departamento de Servicios Escolares.
1 2 3 4
Elabora las tarjetas de control de asistencia de los profesores de asignatura y las coloca en el reloj checador. Registran su asistencia cada vez que asistan a El Colegio a impartir su cátedra. Pasa el tiempo. Cada mes concluido, registra las incidencias en el reporte de control de asistencia, elaborando oficio en original y tres copias. Turna el reporte de control de asistencia, a través del oficio original, a la Subdirección de Administración y distribuye la primera copia al Director General, la segunda copia al Subdirector Académico y archiva la tercera copia de manera cronológica permanente en el expediente de control de asistencia. Fin de procedimiento. (Conecta con el procedimiento “elaboración de la nómina”).
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Elaboración Autorización
DIAGRAMA DE FLUJO
Área responsable : Departamento de Servicios Escolares.
Nombre del procedimiento: Control de asistencia del profesorado.
INICIO
Elabora y coloca
Registran
FIN
Tarjeta de asistencia
Tarjeta de asistencia
C
Registra y elabora
Turna
− Director General − Subdirector de
Administración − Subdirector Académico
Oficio
Reporte
Control de asistencia
Oficio O-3
Conecta con el procedimiento “Elaboración de Nómina”
Subdirector de Administración
Profesor de Asignatura Departamento de Servicios Escolares
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Elaboración Autorización
Departamento de Docencia
PROCEDIMIENTO
Nombre: Contratación de personal académico.
Objetivo: Contratar nuevos catedráticos en sus tres niveles o en su caso
recontratarlos para futuros semestres, tomando en cuenta su
profesionalidad y responsabilidad.
Frecuencia: Semestral.
NORMAS
La Subdirección Académica publicará una convocatoria en los medios
impresos y se subirá en la página de internet para invitar a los
aspirantes y elegir los que tengan mejor perfil académico.
La Subdirección Académica será la responsable de evaluar la posibilidad
de contratación de profesores de asignatura, cumpliendo siempre con
los perfiles académicos requeridos.
La contratación de profesores de asignatura se sujetará a los
lineamientos establecidos en las leyes laborales, estatutos internos y el
contrato individual de trabajo.
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Elaboración Autorización
DESCRIPCION NARRATIVA
ÁREA ACT. DESCRIPCIÓN Departamento de Docencia.
1 2
2A
2A.1 3 4 5
Elabora en un tanto, el proyecto de Convocatoria para Contratación de Profesores de asignatura y la presenta a la autorización del Director General. Pasa el tiempo. Recibe del Director General el Proyecto de Convocatoria de Contratación de Profesores de asignatura y revisa si indicó modificaciones a la misma. ¿Indica modificaciones? En caso de haber indicado modificaciones: Elabora el Proyecto de Convocatoria para Contratación de Profesores en un tanto y desecha el documento incorrecto. Presenta al Director General el Proyecto de Convocatoria para contratación de profesores para la autorización respectiva. Pasa el tiempo. Continúa la actividad número 3. En caso de no haber modificaciones: Elabora en original y dos copias el oficio dirigido a la Coordinación General de Comunicación Social para la publicación de la convocatoria y recaba en éste la firma del Director General. Envía a la Coordinación General de Comunicación Social la convocatoria original para su publicación a través del oficio origina y distribuye la primera copia al Director General, la segunda al Subdirector Académico. Pasa el tiempo. Una vez publicada la convocatoria e iniciado el procedimiento establecido para la recepción de solicitudes, recibe de los aspirantes a profesores de asignatura la documentación curricular solicitada y verifica que esta completa y correcta.
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ÁREA ACT. DESCRIPCIÓN
5A 6 7 8 9
10
11
¿Esta correcta y completa? En caso de no estar correcta y completa: Devuelve al aspirante la documentación curricular. Pasa el tiempo. Fin. En caso de estar correcta y completa: Realiza las entrevistas a los aspirantes a profesores de asignatura y archiva de manera cronológica temporal la documentación curricular de cada aspirante. Pasa el tiempo. Elabora y turna reporte al Subdirector Académico, informando de los aspirantes que cumplen el perfil académico requerido, el cual autoriza la contratación de los profesores de asignatura una vez analizada la documentación curricular, la cual es tomada del archivo cronológico temporal. Devuelve a los aspirantes no aceptados la documentación curricular, la cual es tomada del archivo cronológico temporal. Notifica a los aspirantes a profesores de asignatura su aceptación a El Colegio, a través de oficio en original y dos copias, entregando el original al aspirante, la primera copia al Director General y la segunda al Subdirector Académico. Pasa el tiempo. Elabora los contratos laborales a los profesores de asignatura, tomando la documentación curricular del archivo cronológico temporal. Realiza la contratación de los profesores de asignatura, archivando conjuntamente con la documentación curricular de manera cronológica permanente. Fin del procedimiento.
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DIAGRAMA DE FLUJO
Área responsable : Departamento de Docencia.
Nombre del procedimiento: Contratación de personal académico.
INICIO
Elabora
Recibe
Proyecto de Convocatoria
Envía
Proyecto de Convocatoria
Director General
Director General
¿Indicó modificaciones?
Elabora y desecha
Elabora y recaba firma
Oficio O-2
Oficio O-2 y convocatoria
− Coordinación General de Comunicación Social
− Director General − Subdirector Académico
No
Si 1
Documentación
Incorrecta
Proyecto de Convocatoria
Presenta
Proyecto de Convocatoria
Recibe y verifica
Documentación curricular
Director General
1
1
Aspirantes
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1
Notifica
Oficio O-2
Elabora
− Aspirante − Director General − Subdirector Académico
Realiza
Contratos y Documentación
curricular
C
C
FIN
Realiza entrevista
Documentación curricular
C
Si
¿Está completa y correcta?
No Devuelve
Documentación curricular
Elabora y turna
Subdirector Académico
Reporte
Devuelve Aspirantes
Documentación curricular
C
Aspirantes
FIN
Documentación curricular
Contratos
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PROCEDIMIENTO
Nombre: Evaluación académica.
Objetivo: Realizar evaluaciones a la plantilla de profesores de asignatura,
incluyendo a los profesores investigadores a fin de mejorar la
calidad académica de la institución.
Frecuencia: Mensual.
NORMAS
La evaluación a la plantilla de profesores de asignatura la realizará la
Subdirección Académica.
Se aplicará de manera general a los profesores de asignatura
incluyendo a los profesores-investigadores.
Las respuestas deberán ser con veracidad y certeza por parte de los
profesores, a fin de contar con elementos de análisis para una auto-
evaluación.
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DESCRIPCION NARRATIVA
ÁREA ACT. DESCRIPCIÓN Departamento de Docencia.
1 2 3 4 5 6
Al final de cada semestre, aplica cuestionario a los catedráticos utilizando el formato elaborado para tal fin, el cual contiene preguntas relativas a la cátedra impartida, índice temático, horario asignado, entre otras cosas. Registra las respuestas formuladas por los profesores, anotando tácitamente en el cuestionario, el cual es aplicado de manera individual en el Departamento de Docencia. Evalúa y analiza la información asentada en los cuestionarios y determina las fallas que pudieran presentarse en la impartición de la docencia. Elabora reporte global original para presentarlo al Subdirector Académico, realizando las sugerencias de mejoras que se consideren pertinentes. Recibe instrucciones del Subdirector Académico, a fin de realizar actividades de mejora a la impartición de la docencia. Archiva el reporte de manera cronológica permanente en el expediente de evaluaciones académicas, conjuntamente con los cuestionarios aplicados. Fin del procedimiento.
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DIAGRAMA DE FLUJO
Área responsable : Departamento de Docencia.
Nombre del procedimiento: Evaluación académica.
INICIO
Aplica
Registra
Elabora
Archiva
FIN
Cuestionarios
Cuestionarios
Evalúa y analiza
Cuestionarios
Reporte O
Subdirección Académica Profesores de
Asignatura
Al final del semestre
Recibe instrucciones
Subdirección Académica
C
Reporte O
Expediente Evaluaciones Académicas
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SUBDIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN
PROCEDIMIENTO
Nombre: Reunión de Consejo Técnico.
Objetivo: Reunir a los integrantes del Consejo Técnico a fin de tratar
asuntos académicos y de investigación de El Colegio.
Frecuencia: Mensual.
NORMAS
El Director General convocará mediante oficio a reunión a cada uno de
los integrantes del Consejo Técnico, con una anticipación de por lo
menos tres días a la celebración de la misma.
El Secretario del Consejo levantará el acta correspondiente con las
incidencias y acuerdos que sean tomados.
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Fecha: Elaboró: Dirección General Subdirección de Planeación
Autorizó: Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
DESCRIPCION NARRATIVA
ÁREA ACT. DESCRIPCIÓN Dirección General. Subdirección de investigación.
1 2 3 4 5
Convoca a reunión a los miembros del Consejo Técnico, solicitando al Subdirector de Investigación, quien funge como Secretario, elabore oficio de convocatoria. Elabora oficio para convocar a reunión, señalando fecha, hora y orden del día y anexando al mismo los documentos de los asuntos a tratar para cada miembro del Consejo. Pasa el tiempo. Una vez celebrada la reunión del Consejo Técnico, se formula el acta en un tanto con las incidencias, acuerdos y recaba las firmas correspondientes en cada hoja del acta respectiva, presentándola al Director General para su conocimiento y archiva el acta de manera cronológica permanente en el expediente de reuniones de Consejo Técnico. Consulta el acta y da seguimiento a los acuerdos tomados, solicitando a los miembros del Consejo, informen de los avances de los asuntos tratados para presentarlos en la próxima reunión. Pasa el tiempo. Informa al Director General y a los miembros del Consejo Técnico en la siguiente reunión del seguimiento realizado a los acuerdos. Fin del procedimiento.
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Fecha: Elaboró: Dirección General Subdirección de Planeación
Autorizó: Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
DIAGRAMA DE FLUJO
Área responsable : Subdirección de Investigación.
Nombre del procedimiento: Reunión de Consejo Técnico.
INICIO
Convoca y solicita
Elabora
Informa
FIN
Dirección General
Oficio O
Formula, recaba firmas y
presenta
Subdirección de Investigación
Consejo Técnico
Consulta y da seguimiento a
asuntos
Subdirector de Investigación
Consejo Técnico
Dirección General
C
Acta O
Acta
C
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Fecha: Elaboró: Dirección General Subdirección de Planeación
Autorizó: Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
PROCEDIMIENTO
Nombre: Presentación, control y seguimiento de los proyectos de investigación y otras actividades.
Objetivo: Presentar ante el Consejo Técnico los proyectos de investigación
de los investigadores contratados por El Colegio, a fin de que
sean autorizados para su realización; así como llevar un
seguimiento de los mismos.
Frecuencia: Bimestral.
NORMAS
Los investigadores presentarán los proyectos de investigación para
someterlos ante el Consejo Técnico para su revisión y aprobación, así
como el reporte de avance bimestral para conocimiento detallando
además las actividades realizadas.
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Fecha: Elaboró: Dirección General Subdirección de Planeación
Autorizó: Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
DESCRIPCION NARRATIVA
ÁREA ACT. DESCRIPCIÓN Subdirección de Investigación.
1 2 3
3A 4
4A 5
Elabora en original y copia oficio de solicitud de proyectos de investigación, dirigido a los investigadores. Turna oficio original a cada uno de los investigadores solicitando sus proyectos de investigación y entrega copia al Director General, estipulando fecha de recepción de los mismos. Pasa el tiempo. Recibe de los investigadores los proyectos de investigación en un tanto y analiza que cumpla las líneas establecidas. ¿Cumple líneas de investigación? En caso de no cumplir : Presenta el Proyecto de Investigación al Consejo Técnico para su autorización respectiva, por caso de excepción, considerando la importancia del trabajo a desarrollar por el investigador. Continúa actividad número 4. En caso de cumplir: Presenta al Consejo Técnico para su análisis y aprobación en la reunión convocada para tal fin, el cual somete a la consideración de los integrantes la aprobación del proyecto. ¿Aprueba el proyecto? En caso de no aprobar: Turna el proyecto al investigador para su corrección y posterior presentación. Pasa el tiempo. Continúa con la actividad número 3. En caso de aprobar: Notifica al investigador para que inicie el desarrollo del trabajo en base al proyecto de investigación autorizado y archiva el proyecto de manera cronológica permanente. Pasa el tiempo.
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Fecha: Elaboró: Dirección General Subdirección de Planeación
Autorizó: Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
ÁREA ACT. DESCRIPCIÓN 6
7
7A
8
8A
9
10
Presenta bimestralmente al Consejo Técnico los reportes de seguimiento de los investigadores, elaborando el formato denominando “Reporte Bimestral” y archiva los mismos de manera cronológica permanente.
Pasa el tiempo.
Recibe de los investigadores el documento final y lo presenta al Consejo Técnico para su revisión, en el cual plasma el trabajo de investigación desarrollado, analizando los integrantes el contenido y realizando la aprobación respectiva.
¿Aprueba el Consejo Técnico la investigación?
En caso de no aprobar el Consejo Técnico la investigación: Turna el trabajo de investigación al investigador para su corrección y posterior presentación.
Continúa con la actividad número 8.
En caso de aprobar el Consejo Técnico la investigación : Envía a la Comisión Dictaminadora el documento final del trabajo de investigación desarrollado, a fin de obtener el dictamen de autorización para la publicación del libro respectivo.
¿Autoriza la Comisión Dictaminadora?
En caso de no autorizar la Comisión Dictaminadora: Turna el trabajo de investigación al investigador para su corrección y posterior presentación.
Pasa el tiempo.
Continúa actividad número 8.
En caso de autorizar la Comisión Dictaminadora: Elabora en original y dos copias el oficio dirigido a la editorial para la impresión y publicación del libro y recaba en este la firma del Director General.
Envía a la editorial el documento final del trabajo de investigación desarrollado para llevar a cabo la impresión del libro correspondiente, a través del oficio original y distribuye la primera copia al Director General y la segunda copia al Investigador.
Fin del procedimiento.
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Fecha: Elaboró: Dirección General Subdirección de Planeación
Autorizó: Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
DIAGRAMA DE FLUJO
Área responsable : Subdirección de Investigación.
Nombre del procedimiento: Presentación, control y seguimiento de los proyectos de investigación y otras actividades.
Investigador
INICIO
Elabora
Turna
1
Recibe y analiza
Oficio O-1
Proyectos Investigadores
¿Cumple líneas de
investigación?
Presenta Bimestralmente
Reporte de seguimiento
No
Si
Proyectos Investigadores
Oficio O-1
− Investigadores − Dirección General
Presenta autorización por
excepción
¿Aprueba el proyecto?
No
Si
Consejo Técnico
C
Consejo Técnico
Autorización
Notifica
Presenta y somete
Investigadores
2
Proyectos Investigadores
Investigadores
2
Proyectos Investigadores
1
1
Turna para corrección
C
Proyectos Investigadores
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Fecha: Elaboró: Dirección General Subdirección de Planeación
Autorizó: Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
Recibe y Presenta
Documento final
No
1
¿Aprueba El Consejo Técnico
investigación?
Turna para corrección
Trabajo de investigación
Investigador
Si
Envía
Comisión Dictaminadora
¿Autoriza dictamen?
Si
Elabora
Envía
Investigador
Turna para corrección
No
Oficio O-2
− Editorial − Director General − Investigador
FIN
Investigador
2
Consejo Técnico
2
Documento final
3
3
Documento final
Documento final
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Fecha: Elaboró: Dirección General Subdirección de Planeación
Autorizó: Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
Departamento de Biblioteca
PROCEDIMIENTO
Nombre: Adquisición, control y préstamo de libros.
Objetivo: Establecer un control adecuado del material bibliográfico
propiedad de El Colegio, realizando un registro de los libros
adquiridos y prestados a los alumnos y público en general.
Frecuencia: Diaria.
NORMAS
El Departamento de Biblioteca será responsable del uso del material
bibliográfico, solicitando invariablemente identificación oficial del
alumno para el préstamo de los libros.
El préstamo del material bibliográfico se sujetará a la disponibilidad de
ejemplares.
El tiempo para consulta fuera de la biblioteca será de acuerdo a la
demanda que exista de los ejemplares por parte de los alumnos de El
Colegio.
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Fecha: Elaboró: Dirección General Subdirección de Planeación
Autorizó: Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
DESCRIPCION NARRATIVA
ÁREA ACT. DESCRIPCIÓN Departamento de Biblioteca.
1 2 3 4 5 6 7
7A
Realiza inventario de existencias de material bibliográfico en la biblioteca de El Colegio y clasifica los libros por temas, materias y autores en los anaqueles o libreros. Analiza el inventario de existencias y detecta la inexistencia de libros a través de la demanda por parte de los estudiantes y profesores de asignatura, cuando realizan la visita a la biblioteca para consulta del material que sea de su interés y archiva el inventario de manera cronológica permanente. Elabora requisición en original y una copia para enviarla al Subdirector de Administración para la adquisición de libros, recabando en esta la firma del Subdirector de Investigación. Turna a la Subdirección de Administración la requisición original para su adquisición y distribuye la copia al Director General para su conocimiento. Pasa el tiempo. Recibe de la Subdirección de Administración la adquisición de los libros solicitados, ya sea por el presupuesto autorizado para tal fin o por medio de donaciones de casas editoriales, por el sector público o privado o por particulares. Ordena y clasifica la adquisición de los libros para consulta en los libreros respectivos. Pasa el tiempo. Los usuarios de la biblioteca solicitan los libros de su interés y verifica que existan en el acervo bibliográfico. ¿Existen libros? En caso de no existir : Informa al usuario que se carece del libro solicitado. Fin.
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Fecha: Elaboró: Dirección General Subdirección de Planeación
Autorizó: Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
ÁREA ACT. DESCRIPCIÓN 8 9
10
En caso de existir : Entrega el libro solicitado al usuario y elabora vale de préstamo, recaba la firma de este en el vale de préstamo y archiva de manera cronológica temporal. Pasa el tiempo. Devuelve el usuario el libro solicitado, cancela el vale de préstamo, el cual toma del archivo cronológico temporal y ordena el libro en el casillero correspondiente. Archiva el vale de préstamo de libro de manera cronológica permanente, el cual servirá para tener un antecedente del uso del acervo bibliográfico. Fin del procedimiento.
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Fecha: Elaboró: Dirección General Subdirección de Planeación
Autorizó: Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
DIAGRAMA DE FLUJO
Área responsable : Departamento de Biblioteca.
Nombre del procedimiento: Adquisición, control y préstamo de libros.
INICIO
Realiza y clasifica
Analiza y Detecta
inexistencia
Inventario de existencias
Elabora y recaba firma
Requisición O-1
Turna
Requisición O-1
− Subdirección de Administración
− Director General
Recibe
Libros
Subdirección de Administración
Ordena y clasifica
Libros
Inventario de existencias
C
Subdirección de Investigación
Solicitan y verifica
¿Existen libros?
Libros
Usuarios
Informa
No
Si
Usuarios
FIN
Entrega libro y recaba firma
Vale de préstamo
Devuelve libro, cancela y ordena
Vale de préstamo
Archiva
Vale de préstamo
C
C
C
FIN Usuarios
Usuarios
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Fecha: Elaboró: Dirección General Subdirección de Planeación
Autorizó: Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
SUBDIRECCIÓN DE VINCULACIÓN
PROCEDIMIENTO
Nombre: Elaboración de Proyectos de contratos y convenios de intercambio académico.
Objetivo: Celebrar convenios de intercambio con Instituciones de
educación superior para vincular a El Colegio, en materia de
docencia, investigación, y demás actividades afines a las líneas
de la institución.
Frecuencia: Esporádica.
NORMAS
El Director General será la persona facultada para la firma de contratos
y convenios, de acuerdo con las atribuciones que le confiere el Decreto
de Creación de El Colegio.
La Subdirección de Vinculación verificará que las instituciones de
educación superior con las cuales promueve convenios, sean de amplia
solvencia académica.
La Subdirección de Vinculación dará seguimiento al desarrollo de los
convenios firmados con dichas instituciones.
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Fecha: Elaboró: Dirección General Subdirección de Planeación
Autorizó: Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
DESCRIPCION NARRATIVA
ÁREA ACT. DESCRIPCIÓN Subdirector de Vinculación.
1 2 3 4
4A 5 6
6A
Realiza la vinculación con las instituciones de educación superior, a través de la investigación y consulta en los directorios de universidades de las escuelas afines a las actividades de El Colegio, las cuales podrán ser nacionales o extranjeras, efectuando la difusión de las actividades que realiza la Institución. Elabora borrador de convenio para presentarlo al Director General y a la Institución con que se vincula, a fin de dar a conocer las cláusulas de derechos y obligaciones. Turna al Director el borrador de convenio o contrato para su conocimiento y aprobación respectiva. Pasa el tiempo. Recibe del Director General el borrador de convenio y verifica si lo aprobó. ¿Aprueba el Director General el borrador de convenio? En caso de no aprobar el Director General el borrador de convenio : Realiza las correcciones al borrador de convenio y turna nuevamente el documento corregido y desecha el documento incorrecto. Continúa con actividad número 5. En caso de aprobar el Director General el borrador de convenio : Envía borrador de convenio o contrato a la institución con quien se vincula, a fin de recibir su aprobación respectiva. Recibe de la institución el borrador de convenio y verifica si lo aprobó. Pasa el tiempo. ¿Aprueba la institución borrador de convenio? En caso de no aprobar la institución el borrador de convenio : Realiza las correcciones correspondientes, envía nuevamente el documento corregido y desecha el documento incorrecto.
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Fecha: Elaboró: Dirección General Subdirección de Planeación
Autorizó: Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
ÁREA ACT. DESCRIPCIÓN 7 8 9
Continúa con actividad número 7. En caso de aprobar la institución el borrador de convenio : Concerta a través de llamada telefónica fecha de firma de convenio entre El Colegio y la institución vinculada, a fin de preparar el acto protocolario, el cual se desarrollara en el lugar que hayan convenido las partes involucradas. Pasa el tiempo. En pleno del acto protocolario recaba la firma del Director General y el representante de las instituciones académicas, comprometiéndose a llevar a cabo actividades para el mejoramiento recíproco y archiva de manera cronológica permanente en el expediente de convenios celebrados. Pasa el tiempo. Da seguimiento al convenio a través de solicitar a las áreas de El Colegio, vía económica, las actividades desarrolladas en el ámbito de los acuerdos celebrados e informa al director General mediante tarjeta informativa del desarrollo del convenio. Fin del procedimiento.
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Fecha: Elaboró: Dirección General Subdirección de Planeación
Autorizó: Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
DIAGRAMA DE FLUJO
Área responsable :
Subdirección de Vinculación.
Nombre del procedimiento:
Elaboración de Proyectos de contratos y convenios de intercambio académico.
INICIO
Elabora
Realiza y consulta
Borrador convenio
Instituciones de educación superior
nacionales y extranjeras
Turna
Dirección General
Dirección General
Borrador convenio
¿Aprueba el Director General
borrador?
Realiza, envía y desecha
No
Envía
Institución Educación Superior
Si
Recaba firmas
FIN
Concerta
¿Aprueba la institución borrador?
Realiza, envía y desecha
Borrador convenio
Da seguimiento
No
Si
Recibe
Borrador convenio
Dirección General
Dirección General
1
Borrador corregido
Borrador convenio
1
Recibe
Borrador convenio
2
− Dirección General − Institución de Educación
Superior
2
Dirección General
Institución de Educación
Superior
C
Convenio
Actividades de las áreas
Borrador convenio
Institución Educación Superior
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Fecha: Elaboró: Dirección General Subdirección de Planeación
Autorizó: Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
SUBDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN
Departamento de Programación y Evaluación
PROCEDIMIENTO
Nombre: Elaboración y avance del Programa Operativo Anual.
Objetivo: Integrar de manera calendarizada las actividades a realizar por
las áreas de El Colegio, a fin de presentarlo a la Junta de
Gobierno para su autorización respectiva.
Frecuencia: Anual.
NORMAS
El Departamento de Programación y Evaluación recabará las
actividades programadas por las áreas al momento de elaborar el
proyecto de presupuesto del ejercicio siguiente.
La elaboración del Programa Operativo Anual se apegará a los
lineamientos establecidos por la Secretaría de Finanzas y Planeación y
la Contraloría General en materia de elaboración del Presupuesto de
Egresos.
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Fecha: Elaboró: Dirección General Subdirección de Planeación
Autorizó: Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
DESCRIPCION NARRATIVA
ÁREA ACT. DESCRIPCIÓN Departamento de Programación y Evaluación.
1 2
2A 3 4 5
5A
Solicita a las áreas a través de oficio en original y dos copias las actividades programadas para el ejercicio siguiente, considerando los criterios emitidos por la Secretaría de Finanzas y Planeación y la Controlaría General, distribuyendo el oficio original al área respectiva, la primera copia al Director General y la segunda copia al Subdirector de Planeación. Recibe de las diversas áreas la información programática, la analiza y concentra y verifica que las metas planteadas sean correctas y congruentes con el presupuesto programado. ¿Es congruente? En caso de no ser Congruente : Devuelve la información programática al área respectiva para su corrección correspondiente. Pasa el tiempo. Continúa con la actividad número 2. En caso de ser congruente : Elabora el Programa Operativo Anual en original con base en la información programática, determina las metas anuales y los porcentajes mensuales por cada actividad y presenta al Subdirector de Planeación para su conocimiento. Turna al Director General para someterlo a la autorización de la Junta de Gobierno. Pasa el tiempo. Recibe del Director General el Programa Operativo Anual y verifica si fue autorizado por la Junta de Gobierno. ¿Autoriza la Junta de Gobierno? En caso de no haber autorizado la Junta de Gobierno : Recibe para las modificaciones correspondientes, desecha el documento incorrecto y posterior presentación. Continúa con la actividad número 6.
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Fecha: Elaboró: Dirección General Subdirección de Planeación
Autorizó: Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
ÁREA ACT. DESCRIPCIÓN 6 7 8 9
9A
10
En caso de haber autorizado la Junta de Gobierno : Turna al Subdirector de Administración para integrarlo al proyecto de Presupuesto de Egresos del año correspondiente. Pasa el tiempo. Realiza en hoja de cálculo de excel, de manera mensual, el análisis de las metas programadas contra las actividades efectivamente realizadas por El Colegio. Elabora el reporte de avance mensual en un tanto y presenta al Subdirector de Planeación para su conocimiento y aprobación. Recibe del Subdirector de Planeación el reporte de avance mensual y verifica si lo aprobó. ¿Aprueba el reporte de avance mensual? En caso de no aprobar : Realiza correcciones del reporte de avance mensual del Programa Operativo Anual y desecha el documento incorrecto. Continúa con la actividad número 9. En caso de aprobar : Turna el reporte de avance mensual al Subdirector de Administración vía económica, para anexarlo al reporte del ejercicio de presupuesto, el cual será presentado a la Secretaría de Finanzas y Planeación. Fin del procedimiento.
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Fecha: Elaboró: Dirección General Subdirección de Planeación
Autorizó: Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
DIAGRAMA DE FLUJO
Área responsable : Departamento de Programación y Evaluación.
Nombre del procedimiento: Elaboración y avance del Programa Operativo Anual.
INICIO
Recibe, analiza, concentra y
verifica
Información programática
Elabora, determina y
presenta
Turna
Solicita información
− Director General − Subdirector de
Planeación − Áreas diversas
Oficio O-2
¿Es congruente?
Información programática
No
Si
Subdirector de Planeación
Programa Operativo Anual
O
− Director General − Junta de
Gobierno
¿Autoriza?
No
Si Modifica y desecha
Turna
Subdirector Administrativo
Realiza
Devuelve
1
1
Área
2 Programa Operativo Anual
O
Documento Incorrecto
Programa Operativo Anual
O2
Programa Operativo Anual
O
Elabora y presenta
Reporte de avance
Hoja de cálculo
3
Subdirector de Planeación
1
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Fecha: Elaboró: Dirección General Subdirección de Planeación
Autorizó: Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
FIN
¿Aprueba?
No
Si
Realiza correcciones y
desecha
Turna
Subdirector Administrativo
Reporte de avance
Recibe y verifica
Reporte de avance
Subdirector de Planeación
1
3 Reporte incorrecto
Reporte de avance
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Fecha: Elaboró: Dirección General Subdirección de Planeación
Autorizó: Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
Departamento de Cómputo
PROCEDIMIENTO
Nombre: Asignación de direcciones de red.
Objetivo: Verificar la asignación y detección del funcionamiento de la red
inalámbrica local.
Frecuencia: Diario.
NORMAS
Se hará el cambio de posición del ordenador o direcciones de red, a
menos que en realidad no funcionen los equipos de cómputo dentro de
la Red.
Se deberá solicitar al Departamento de Informática el chequeo del mal
funcionamiento de los equipos de cómputo, para la reasignación de las
direcciones en su debido caso.
La actividad únicamente lo podrá hacer el área de informática.
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Fecha: Elaboró: Dirección General Subdirección de Planeación
Autorizó: Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
DESCRIPCION NARRATIVA
ÁREA ACT. DESCRIPCIÓN Departamento de Cómputo.
1 2
2A
2A.1 3
Recibe del área solicitante la tarjeta de notificación y el formato de soporte técnico original y le asigna turno de reparación. Pasa el tiempo. Verifica el funcionamiento de la dirección de la red en el equipo. ¿Funciona la dirección? En caso de no funcionar: Reasigna la dirección de red, en el debido caso de que esta no cumpla con los estándares de operación. Elabora reporte en original y copia, turna a la Subdirección de Planeación el original para conocimiento, y archiva copia de manera cronológica permanente en el expediente de apoyo técnico. Fin. En caso de funcionar: No se realiza cambio en la dirección de red. Fin del procedimiento.
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Fecha: Elaboró: Dirección General Subdirección de Planeación
Autorizó: Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
DIAGRAMA DE FLUJO
Área responsable : Departamento de Cómputo.
Nombre del procedimiento: Asignación de direcciones de red.
INICIO
Verifica funcionamiento
Direcciones de red
Recibe y asigna turno
Elabora
Reasigna
¿Funciona dirección de red?
No se realizan cambios
FIN
Reporte
C
Subdirección de Planeación
Si
No
Áreas solicitantes
Formato
Tarjeta de notificación
O
Direcciones de red
FIN
Direcciones de red
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Fecha: Elaboró: Dirección General Subdirección de Planeación
Autorizó: Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
PROCEDIMIENTO
Nombre: Solicitud de soporte técnico.
Objetivo: Organizar y/o reparar los equipos o señales de red, a fin de
mantenerlos en óptimas condiciones de uso.
Frecuencia: Eventual.
NORMAS
El solicitante deberá llenar un formato de solicitud del mismo, el cual
deberá ser llenado lo más específicamente posible.
Este proceso deberá llevarse a cabo cada vez que ocurra un
desperfecto en su equipo de cómputo.
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Fecha: Elaboró: Dirección General Subdirección de Planeación
Autorizó: Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
DESCRIPCION NARRATIVA
ÁREA ACT. DESCRIPCIÓN Departamento de Cómputo.
1 2
2A
2A.1 3 4 5
Recibe del área solicitante de El Colegio, el reporte de reparación en un tanto, donde solicita la reparación y/o mantenimiento de su equipo de cómputo, el cual es ordenado de manera cronológica temporal para su posterior reparación. Pasa el tiempo. Analiza el reporte de reparación, que obtuvo del archivo cronológico temporal y determina el tipo de reparación ya sea de software o hardware, así como si es de su competencia. ¿Es de su competencia? En caso que no sea de su competencia : Envía equipo de cómputo al proveedor, especificando el tipo de falla para su reparación y archiva el reporte de reparación en un tanto de manera cronológica temporal. Pasa el tiempo. Recibe del proveedor el equipo de cómputo reparado para su posterior entrega al usuario. Continúa con la actividad número 4. En caso que sea de su competencia : Realiza la reparación del equipo de cómputo, ya sea en el software y/o hardware, verificando el uso adecuado del mismo. Entrega el equipo de cómputo al área solicitante, recaba la firma de recepción en el reporte de reparación y archiva manera cronológica permanente en el expediente de soporte técnico. Elabora reporte de servicio en original y copia, informando al Subdirector de Planeación de las incidencias detectadas para su conocimiento, archiva la copia del reporte de servicio de manera cronológica permanente en el expediente de soporte técnico. Fin del procedimiento.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS El Colegio de Veracruz
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Fecha: Elaboró: Dirección General Subdirección de Planeación
Autorizó: Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
DIAGRAMA DE FLUJO
Área responsable : Departamento de Cómputo.
Nombre del procedimiento: Solicitud de soporte técnico.
INICIO
Analiza
FIN
Recibe y asigna turno
C
Área solicitante
C
Reporte de reparación
¿Es de su competencia?
Envía equipo
Recibe y obtiene
Repara y verifica uso
Entrega equipo y recaba firma
Reporte de reparación
No
Si
C
Reporte de reparación
C
Elabora informe
Reporte de servicio
O-1
Área solicitante
C
Reporte de reparación
Proveedor
Proveedor
C1
1
Reporte de servicio
O-1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS El Colegio de Veracruz
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Fecha: Elaboró: Dirección General Subdirección de Planeación
Autorizó: Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN
Departamento de Recursos Financieros y Humanos
PROCEDIMIENTO
Nombre: Elaboración del Estado del Ejercicio del Presupuesto.
Objetivo: Determinar la disponibilidad de recursos con que cuenta El
Colegio a una fecha determinada, a fin de ejercer el uso racional
del presupuesto autorizado por la Secretaría de Finanzas y
Planeación.
Frecuencia: Mensual.
NORMAS
La determinación del ejercicio del presupuesto se realiza con base en la
Balanza de Comprobación del mes.
Para el ejercicio del presupuesto las áreas considerarán las políticas
emitidas por la Secretaría de Finanzas y Planeación y la Contraloría
General.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS El Colegio de Veracruz
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Fecha: Elaboró: Dirección General Subdirección de Planeación
Autorizó: Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
DESCRIPCION NARRATIVA
ÁREA ACT. DESCRIPCIÓN Departamento de Recursos Financieros y Humanos.
1 2 3 4 5 6 7
Recibe del Departamento de Contabilidad la balanza de comprobación del mes en un tanto, la cual contiene los movimientos y saldos de las cuentas de gasto. Determina el reporte del Estado del Ejercicio del Presupuesto en original, entre el presupuesto ejercido y comprometido por capítulo del gasto, reflejando la disponibilidad de recursos por partida y capítulo para ejercer en el mes y por el resto del ejercicio y archiva la balanza de comprobación de manera cronológica permanente. Coteja del reporte del Estado del Ejercicio del Presupuesto la partida 1000 de servicios personales contra la nómina del mes y los honorarios erogados, la cual obtiene del archivo cronológico permanente del expediente mensual de nómina, así como los demás capítulos de gasto corriente observando las políticas para el uso del gasto emitida por la Secretaría de Finanzas y Planeación. Realiza en el reporte del Estado del Ejercicio del Presupuesto, las transferencias presupuéstales que sean necesarias, dando la suficiencia presupuestal a las partidas de gasto que se vayan a ejercer en el periodo. Elabora en un tanto el Estado del Ejercicio del Presupuesto presentándolo al Subdirector de Administración para conocimiento y recaba la firma respectiva. Integra al documento que contiene los Estados Financieros, para ser enviados a la Secretaría de Finanzas y Planeación. Archiva el reporte del Estado del Ejercicio del Presupuesto de manera cronológica permanente en el expediente de Estados Financieros. Fin del procedimiento.
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Fecha: Elaboró: Dirección General Subdirección de Planeación
Autorizó: Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
DIAGRAMA DE FLUJO
Área responsable : Departamento de Recursos Financieros y Humanos.
Nombre del procedimiento: Elaboración del Estado del Ejercicio del Presupuesto.
INICIO
FIN
Determina
Coteja
Realiza transferencias
Elabora y recaba firmas
Archiva
Integra
Balanza de comprobación
Departamento de contabilidad
Recibe
Subdirector de Administración
Secretaría de Finanzas y Planeación
Expediente de Estados
Financieros
C
Nómina
C
Balanza de comprobación
C
Reporte del estado del Ejercicio del
presupuesto
Reporte del estado del Ejercicio del
presupuesto
Reporte del estado del Ejercicio del
presupuesto
Reporte del estado del Ejercicio del
presupuesto
Reporte del estado del Ejercicio del
presupuesto
Estados Financieros
Reporte del estado del Ejercicio del
presupuesto
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Fecha: Elaboró: Dirección General Subdirección de Planeación
Autorizó: Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
PROCEDIMIENTO
Nombre: Elaboración del Estado Económico de los Ingresos y Egresos.
Objetivo: Determinar los ingresos y egresos del ejercicio.
Frecuencia: Trimestral.
NORMAS
La determinación del estado se efectúa con base en el Estado
Económico de los Ingresos y Egresos del año anterior, el Estado del
Ejercicio del Presupuesto mensual, la Balanza de Comprobación y el
Estado de Resultados.
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Fecha: Elaboró: Dirección General Subdirección de Planeación
Autorizó: Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
DESCRIPCION NARRATIVA
ÁREA ACT. DESCRIPCIÓN Departamento de Recursos Financieros y Humanos.
1 2 3 4 5
Realiza el vaciado en el formato de reporte del Estado Económico de los Ingresos y Egresos, tomando como base los ingresos o el presupuesto ejercido en el año anterior, los cuales toma del archivo cronológico permanente del expediente de Estados Financieros. Analiza los ingresos aprobados y egresos ejercidos del documento de presupuesto del año, el cual toma del archivo cronológico permanente. Determina las variaciones de la Ley de ingresos o presupuesto de egresos ejercidos respecto al período anterior y actual y elabora en original el Estado Económico de los Ingresos y Egresos. Turna de manera económica, el Estado Económico de los Ingresos y Egresos original, a la Subdirección de Administración para su conocimiento. Envía, a través de oficio, original del Estado Económico de los Ingresos y Egresos a la Secretaría de Finanzas y Planeación y previo acuse de recibido, archiva una copia de manera cronológica permanente en el expediente de los Estados Financieros. Fin del procedimiento.
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Fecha: Elaboró: Dirección General Subdirección de Planeación
Autorizó: Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
DIAGRAMA DE FLUJO
Área responsable: Departamento de Recursos Financieros y Humanos.
Nombre del procedimiento: Elaboración del Estado Económico de los Ingresos y Egresos.
INICIO
Realiza
Analiza
Turna
Envía
FIN
Subdirector de Administración
Determina y elabora
Secretaría de Finanzas y Planeación
C Expediente de Estados
Financieros
Presupuesto del año
C
Reporte del Estado Económico de
Ingresos y Egresos
Estado Económico de Ingresos y Egresos
O
Oficio O
C
Estado Económico de Ingresos y Egresos
O
Estado Económico de Ingresos y Egresos
O
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Fecha: Elaboró: Dirección General Subdirección de Planeación
Autorizó: Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
PROCEDIMIENTO
Nombre: Elaboración de la nómina.
Objetivo: Determinar los sueldos mensuales del personal realizando los
cálculos de impuestos y retenciones que por Ley deben ser
efectuados.
Frecuencia: Mensual.
NORMAS
La nómina de pago se elaborará de acuerdo a los criterios establecidos
por la Secretaría de Finanzas y Planeación en la ley de Egresos del año
correspondiente y a la normatividad fiscal vigente.
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Fecha: Elaboró: Dirección General Subdirección de Planeación
Autorizó: Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
DESCRIPCION NARRATIVA
ÁREA ACT. DESCRIPCIÓN Departamento de Recursos Financieros y Humanos.
1 2 3 4 5 6
Analiza la asistencia mensual del personal para lo cual vacía la información en un formato auxiliar de nómina, utilizando para ello las tarjetas del reloj checador, archiva de manera cronológica permanente en el expediente de tarjetas. Determina, en el formato auxiliar de la nómina, los días laborados y en caso de ser necesario, realiza los descuentos por inasistencia no justificada. Realiza, mediante una hoja de cálculo de excel, los cálculos fiscales para determinar el impuesto a retener o en su caso, el subsidio a otorgar. Elabora el reporte de nómina y turna al Subdirector de Administración para su conocimiento. Recibe, de manera telefónica, el aviso del depósito de recurso económico por parte de la Secretaría de Finanzas y Planeación y dispersa la nómina a través del sistema informático contratado con la institución bancaria. Elabora los recibos de nómina y recaba la firma de los empleados y archiva de manera cronológica permanente en el expediente de nómina mensual. Fin del procedimiento.
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Fecha: Elaboró: Dirección General Subdirección de Planeación
Autorizó: Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
DIAGRAMA DE FLUJO
Área responsable : Departamento de Recursos Financieros y Humanos.
Nombre del procedimiento: Elaboración de la nómina.
INICIO
Realiza cálculos fiscales
Analiza
Elabora y turna
Recibe y dispersa
Elabora y recaba
FIN
Determina los días laborados y descuentos
C
C
Recibos de nómina
Subdirector Administrativo
Reporte nómina
Formato auxiliar de nómina
Tarjeta de asistencia
Formato auxiliar de nómina
Hoja de cálculo
Secretaría de Finanzas y Planeación
Sistema Institución Bancaria
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Fecha: Elaboró: Dirección General Subdirección de Planeación
Autorizó: Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
Departamento de Recursos Materiales y de Servicios
PROCEDIMIENTO
Nombre: Solicitud y control de bienes de consumo.
Objetivo: Realizar la entrega a las áreas de El Colegio de los bienes de
consumo para llevar a cabo sus actividades asignadas.
Frecuencia: Diaria.
NORMAS
El Departamento de Recursos Materiales y de Servicios será el
responsable de entregar los bienes de consumo.
El inventario físico de existencias de almacén se realizará de manera
semestral, tal y como lo establece la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo
del Estado y el Código Financiero para el Estado de Veracruz.
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Autorizó: Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
DESCRIPCION NARRATIVA
ÁREA ACT. DESCRIPCIÓN Departamento de Recursos Materiales y de Servicios.
1 2
2A
2A.1
2A.2 3 4 5 6
Recibe del área, de manera económica, la solicitud de los bienes consumibles de papelería o de cómputo. Verifica de manera física la existencia del artículo solicitado. ¿Existe artículo? En caso de no existir : Solicita vía telefónica al proveedor la mercancía, realizando de esta manera la compra directa del bien o bienes. Recibe del proveedor la mercancía y la factura en original y copia y elabora vale de entrada al almacén de bienes y archiva de manera cronológica permanente el vale de entrada al almacén. Sella de recibido la factura original y copia, devuelve al proveedor la factura original y archiva de manera cronológica permanente la copia de la misma. Continúa con la actividad número 3. En caso de existir : Entrega bien o bienes al área solicitante, elabora vale de salida y recaba firma respectiva de la persona que recibe la mercancía y archiva de manera cronológica permanente el vale de salida. Registra en el kardex individual de artículos la salida del almacén de la mercancía entregada. Pasa el tiempo. Elabora reporte mensual de salidas de almacén, turnando mediante oficio original al Departamento de Contabilidad para la afectación contable respectiva de la cuenta de almacén, previo acuse de recibido archiva copia del mismo de manera cronológica permanente. Pasa el tiempo. Realiza inventario físico de existencias de artículos de consumo, cuantifica en cantidad e importe de manera individual y total la mercancía.
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Fecha: Elaboró: Dirección General Subdirección de Planeación
Autorizó: Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
ÁREA ACT. DESCRIPCIÓN 7 8
Elabora en original y copia, reporte de existencias o inventario físico de almacén y turna de manera económica reporte original al Subdirector de Administración para su conocimiento. Archiva de manera cronológica permanente copia del reporte de existencias de almacén. Fin del procedimiento.
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Fecha: Elaboró: Dirección General Subdirección de Planeación
Autorizó: Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
DIAGRAMA DE FLUJO
Área responsable : Departamento de Recursos Materiales y de Servicios.
Nombre del procedimiento: Solicitud y control de bienes de consumo.
INICIO
Verifica existencia artículo
FIN
Recibe solicitud
C
Área
¿Existe artículo?
Registra
Kardex
No
Recibe y elabora
Solicita
Proveedor
Entrega y recaba firma
Elabora
Reporte
Elabora
Realiza inventario
Reporte O-1
Departamento de Contabilidad
Subdirector de Administración
Archiva
Reporte
C
Si
Manera económica
Vía telefónica
Proveedor
Sella y devuelve Proveedor
1
Vale entrada
Factura O-1
1
Factura O
C
Persona que recibe
1
Área
C
Vale de salida
C
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Fecha: Elaboró: Dirección General Subdirección de Planeación
Autorizó: Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
PROCEDIMIENTO
Nombre: Adquisición de bienes muebles y de consumo.
Objetivo: Realizar la adquisición de materiales y suministros que
requieren las diversas áreas del Colegio para el desarrollo de
sus actividades cotidianas.
Frecuencia: Anual.
NORMAS
La licitación de los bienes o servicios se apegarán al procedimiento
estipulado en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración
y Enajenación de Bienes Muebles de Veracruz.
Los montos a adquirir deberán contar con partida y suficiencia
presupuestal debidamente autorizada por la Secretaría de Finanzas y
Planeación.
Los contratos para la adquisición o prestación de servicios deberán ser
firmadas por el Subdirector de Administración.
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Fecha: Elaboró: Dirección General Subdirección de Planeación
Autorizó: Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
DESCRIPCION NARRATIVA
ÁREA ACT. DESCRIPCIÓN Departamento de Recursos Materiales y de Servicios.
1 2 3 4 5 6 7 8
Determina los requerimientos a licitar con base al Programa Anual de Adquisiciones, que obtiene del archivo cronológico permanente. Elabora el oficio de invitación y las bases de licitación, especificando el número de licitación, la descripción del bien o servicio a adquirir, así como las condiciones de entrega, presentación de propuestas y pago de las adquisiciones, de igual manera el anexo técnico donde se describen las características de los bienes o servicios. Envía el oficio original de invitación acompañado de las bases de licitación y el anexo técnico a cuando menos tres proveedores, a las cámaras de comercio y a la Dirección General de Control y Evaluación de la Contraloría General y archiva copia del oficio previo acuse de recibido de manera cronológica permanente en el expediente de licitaciones. Pasa el tiempo. Elabora la lista de asistencia, una vez recibidas las propuestas técnicas y económicas de los participantes, e inicia el acto de apertura de propuestas y realiza el registro de participantes. Recibe de los proveedores o participantes una propuesta técnica y una propuesta económica por cada uno. Realiza la apertura de propuestas técnicas y económicas, da lectura al contenido de estas, verifica y determina que cumplan con lo solicitado en las bases de licitación y el anexo técnico. Elabora el acta de apertura con el registro técnico y económico de las propuestas, en la cual asienta la descalificación de los participantes que no cumplan con las especificaciones solicitadas así como con los que continúen en el proceso de licitación por cumplir con lo solicitado. Obtiene la firma de los participantes en el acta de apertura de propuestas, fotocopia la misma y proporciona a los participantes un tanto de la misma acta y sus respectivos anexos.
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Fecha: Elaboró: Dirección General Subdirección de Planeación
Autorizó: Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
9
10
11
Pasa el tiempo. Analiza las propuestas técnicas y económicas y elabora el dictamen, con un análisis detallado de las propuestas presentadas, indicando las propuestas solventes que mas convienen a la convocante. Pasa el tiempo. Notifica, ya sea en un acto público o por medio de oficio, al participante que se ha hecho acreedor a la adjudicación del contrato del bien o servicio y archiva copia previo acuse de recibido de manera cronológica permanente en el expediente de licitación. Integra en el expediente de licitación que archiva de manera cronológica permanente los documentos siguientes :
Oficio de invitación en original. Antecedentes (Programa Anual de Adquisiciones) en
copia. Registro de participantes en original. Propuestas técnicas en original. Propuestas económicas en original. Acta de apertura de propuestas en original con sus
respectivos cuadros. Dictamen en original, incluyendo el cuadro comparativo
de análisis. Oficio de notificación en original.
Fin de procedimiento.
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Fecha: Elaboró: Dirección General Subdirección de Planeación
Autorizó: Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
DIAGRAMA DE FLUJO
Área responsable : Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales.
Nombre del procedimiento: Adquisición de bienes muebles y de consumo.
INICIO
Determina
Elabora
Requerimientos
Elabora
Oficio, bases de licitación, anexo
técnico
Envía
− Proveedores − Contraloría
General − Cámaras de
comercio
Elabora e inicia acto
Recibe
Propuestas técnicas y económicas
Acta
Obtiene firma
Acta
Analiza y elabora
Dictamen
Oficio, bases de licitación, anexo
técnico
Notifica y archiva
FIN
C Programa Anual de
Adquisiciones
C
Oficio
Realiza apertura
Integra
C
Expediente
− Oficio de invitación − Antecedentes − Registro participantes − Propuestas técnicas y
económicas − Acta de apertura − Dictamen − Oficio de notificación
Lista de asistencia
Participantes
Participantes
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Fecha: Elaboró: Dirección General Subdirección de Planeación
Autorizó: Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
PROCEDIMIENTO
Nombre: Control y actualización de resguardos de mobiliario y equipo.
Objetivo: Realizar verificación física de los bienes propiedad de El Colegio
a fin de elaborar y/o actualizar los resguardos respectivos.
Frecuencia: Semestral.
NORMAS
Se realizara el levantamiento de inventario de mobiliario y equipo de El
Colegio de manera semestral, tal y como lo señala la Ley Orgánica del
Poder Ejecutivo del Estado y el Código Financiero para el Estado de
Veracruz.
El levantamiento del inventario se realizará de acuerdo a los resguardos
firmados por los responsables.
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Fecha: Elaboró: Dirección General Subdirección de Planeación
Autorizó: Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
DESCRIPCION NARRATIVA
ÁREA ACT. DESCRIPCIÓN Departamento Recursos Materiales y de servicios.
1 2
2A
2A.1 3 4
Realiza inventario físico de los bienes de mobiliario y equipo, llevando a cabo una revisión general a las áreas de El Colegio, así como al almacén general. Coteja la existencia física de los bienes contra los resguardos previamente firmados por los responsables del mobiliario y equipo asignado y determina, en caso de existir, diferencias de lo físico contra los resguardos. ¿Existe diferencia? En caso de existir diferencia : Solicita al responsable del bien, informe vía económica la situación de la diferencia, pudiendo encontrarse sobrantes o faltantes de bienes. Elabora resguardos por los bienes sobrantes y cancela por el mobiliario y equipo enviado a otras áreas de El Colegio y archiva de manera cronológica permanente. Continúa con la actividad número 3. En caso de no existir diferencia : Elabora en original reporte de la existencia de los bienes, cuantificando en cantidad e importe y turna mediante oficio original al Departamento de Contabilidad para su registro en los Estados Financieros. Archiva copia del oficio previo acuse de recibido de manera cronológica permanente. Fin del procedimiento.
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Fecha: Elaboró: Dirección General Subdirección de Planeación
Autorizó: Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
DIAGRAMA DE FLUJO
Área responsable : Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales.
Nombre del procedimiento: Control y actualización de resguardos de mobiliario y equipo.
INICIO
Realiza inventario
Coteja estancia física
Elabora y turna
FIN
Departamento de Contabilidad
¿Existe diferencia?
Solicita
Elabora
Resguardos
Si
No
Reporte
Archiva
Oficio
1
1
C
C
Responsable del bien
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Fecha: Elaboró: Dirección General Subdirección de Planeación
Autorizó: Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
Departamento de Contabilidad
PROCEDIMIENTO
Nombre: Registro Contable de las Operaciones Financieras y Elaboración de los Estados Financieros.
Objetivo: Presentar la posición Financiera de El Colegio a una fecha
determinada.
Frecuencia: Mensual.
NORMAS
Los Estados Financieros se integrarán con los siguientes documentos: Balance General, Estado de Resultados, Origen y Aplicación de Recursos, Flujo de Efectivo, Balance General Consolidado, Balanza de Comprobación, Notas a los Estados Financieros y Conciliaciones Bancarias.
La información contable-presupuestal se integrará con los Estados Financieros, Avance del Programa Operativo Anual y el Estado del Ejercicio del Presupuesto.
El registro contable de las operaciones financieras se realizarán en las pólizas de ingresos, egresos, cheques y diario.
El registro de las operaciones de los egresos se apegarán a lo
estipulado en el catálogo clasificador por objeto del gasto emitido por la
Secretaría de Finanzas y Planeación y al Código Financiero para el
Estado de Veracruz.
La emisión de los Estados Financieros se efectuarán dentro de los diez primeros días del mes siguiente del que se registran las operaciones.
El cierre del Ejercicio Fiscal y la emisión de los Estados Financieros correspondientes se llevarán a cabo dentro del primer mes del año siguiente a su conclusión.
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Fecha: Elaboró: Dirección General Subdirección de Planeación
Autorizó: Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
DESCRIPCION NARRATIVA
ÁREA ACT. DESCRIPCIÓN Departamento de Contabilidad.
1 2
2A
2A.1 3 4 5
Recibe del Departamentos de Recursos Financieros y Humanos los documentos comprobatorios originales de los ingresos y egresos efectuados en el mes que se realizan. Verifica que los comprobantes cumplan con los requisitos fiscales y normativos que señalan la Secretaría de Finanzas y Planeación y la Contraloría General y asigna el número de cuenta a afectar de acuerdo al catálogo clasificador por objeto del gasto para las operaciones de egresos y al catálogo de cuentas contables para los ingresos. ¿Cumplen requisitos? En caso de no cumplir: Devuelve comprobantes originales de ingresos y egresos al Departamento de Recursos Financieros y Humanos para recabar entre los proveedores y prestadores de servicios. Pasa el tiempo. Recibe del Departamento de Recursos Financieros y Humanos los documentos que cumplan la normatividad y los requisitos fiscales. Continúa con la actividad número 3. En caso de cumplir: Elabora póliza respectiva por las operaciones diarias que se generan en El Colegio y clasifica las pólizas por cheques, ingresos y diario. Registra y captura las pólizas respectivas en el Sistema Informático de Contabilidad Integral, afectando sistemáticamente las partidas contables correspondientes y archiva de manera cronológica permanente en los expedientes correspondientes de pólizas. Genera del Sistema Informático de Contabilidad Integral la balanza de comprobación, colocando en forma ordenada los saldos de las cuentas, obteniendo la sumatoria de las mismas y verifica que la información esté correcta.
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Fecha: Elaboró: Dirección General Subdirección de Planeación
Autorizó: Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
5A 6 7 8
¿Esta correcta? En caso de no estar correcta: Revisa los registros de las pólizas en el Sistema Informático de Contabilidad Integral y realiza las correcciones que sean necesarias. Continúa con la actividad número 6. En caso de estar correcta: Elabora hoja de cálculo de excel y clasifica las cuentas de activo, pasivo, patrimonio, ingresos y gastos, tomando los saldos que muestra la balanza de comprobación. Emite de la hoja de cálculo de Excel los Estados Financieros respectivos y recaba firmas del Director General y del Subdirector de Administración. Envía, a través de oficio original, los Estados Financieros a la Secretaría de Finanzas y Planeación previo acuse de recibido, archiva de manera cronológica permanente en el expediente de Estados Financieros. Fin del procedimiento.
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Fecha: Elaboró: Dirección General Subdirección de Planeación
Autorizó: Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
DIAGRAMA DE FLUJO
Área responsable : Departamento de Contabilidad.
Nombre del procedimiento: Registro Contable de las Operaciones y Financieras y Elaboración de los Estados Financieros.
INICIO
Recibe
Verifica y asigna número de cta a afectar
Comprobantes de ingresos y egresos
O
Elabora y clasifica
Registra y captura
Archivo de pólizas de ingresos,
cheques y diario
C
Sistema Informático de Contabilidad
Integral
Departamento de Recursos Financieros y
Humanos
¿Cumple requisitos?
Devuelve
Recibe
No
Si
¿Esta correcta?
Elabora y clasifica
Revisa y realiza correcciones
No
Si
Balanza de comprobación
Genera y verifica
Comprobantes de ingresos y egresos
O
Departamento de Recursos Financieros y
Humanos
Comprobantes de ingresos y egresos
O
Departamento de Recursos Financieros y
Humanos
Comprobantes de ingresos y egresos
O
1
Pólizas
Sistema Informático de Contabilidad
Integral
Hoja de cálculo excel
1
1
22
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS El Colegio de Veracruz
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Fecha: Elaboró: Dirección General Subdirección de Planeación
Autorizó: Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
Subdirector de Administración
Emite y recaba firmas
FIN
Estados Financieros
Envía
Secretaría de Finanzas y Planeación
C
1
Director General
Oficio O-1
Estados Financieros
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS El Colegio de Veracruz
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Fecha: Elaboró: Dirección General Subdirección de Planeación
Autorizó: Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
PROCEDIMIENTO
Nombre: Elaboración de conciliaciones bancarias.
Objetivo: Verificar de manera sistemática que los registros contables de
las cuentas bancarias que se tienen aperturadas, coincidan con
los movimientos que se presentan en los estados de cuenta
proporcionados por las diversas instituciones bancarias.
Frecuencia: Mensual.
NORMAS
Se determinará la diferencia de los saldos en las cuentas bancarias con
base en el estado de cuenta de la institución bancaria y el auxiliar de
bancos, observando siempre principios de contabilidad generalmente
aceptados.
La conciliación bancaria se realizará al cierre contable del mes
correspondiente.
Las diferencias detectadas se notificarán inmediatamente a la
institución bancaria para su bonificación.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS El Colegio de Veracruz
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Fecha: Elaboró: Dirección General Subdirección de Planeación
Autorizó: Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
DESCRIPCION NARRATIVA
ÁREA ACT DESCRIPCIÓN Departamento de Contabilidad.
1 2 3
3A
3A.1 4
Recibe de la institución bancaria el estado de cuenta en el cual se encuentra asentados los movimientos bancarios del mes. Genera del Sistema Informático de Contabilidad Integral el reporte auxiliar de la cuenta de bancos. Realiza la conciliación bancaria entre el reporte auxiliar de bancos y el estado de cuenta, verifica que no existan diferencias. ¿Existen diferencias? En caso que existan diferencias : Envía oficio original de notificación a la institución bancaria para la bonificación respectiva, previo acuse de recibido, archiva de manera cronológica permanente copia del mismo. Recibe notificación vía económica del banco de la bonificación del cargo indebido. Continúa con la actividad número 4. En caso que no exista diferencias : Elabora reporte en un tanto de la conciliación bancaria y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de Estados Financieros. Fin del procedimiento.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS El Colegio de Veracruz
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Fecha: Elaboró: Dirección General Subdirección de Planeación
Autorizó: Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
DIAGRAMA DE FLUJO
Área responsable : Departamento de Contabilidad.
Nombre del procedimiento: Elaboración de conciliaciones bancarias.
INICIO
Recibe
Genera
¿Existen
diferencias?
Envía
Estado de cuenta
FIN
Reporte bancario
Elabora
C
No
Si
Reporte de conciliación
Institución Bancaria
Realiza y verifica
Recibe vía económica
C
Oficio O-1
Sistema Informático de Contabilidad
Integral
Conciliación bancaria
Institución Bancaria
1
Institución bancaria
1
Expediente de Estados Financieros
PROYECTO DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS El Colegio de Veracruz Página 86 de 89
Fecha: Elaboró: Dirección General Subdirección de Planeación
Autorizó: Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
DIRECTORIO
Área Responsable
Junta de Gobierno
Titulares / Suplentes Lic. Juan Maldonado Pereda Mtro. Miguel de la Madrid Hurtado/ Dr. Fernando Serrano Migallón / Dr. Fernando Pérez Correa / Lic. Emilio Gidi Villarreal /
Lic. Luis Arturo Ugalde Álvarez Dr. Carlos Sirvent Gutiérrez Mtra. Beatriz Rodríguez Villafuerte Mtro. Arnaldo Platas Martínez Lic. Luis Espinosa Gorozpe
Consejo Técnico
Dr. Francisco Berlín Valenzuela Lic. Rogelio García González Lic. Héctor Carreón Rojano Lic. Lorenzo Antonio Hernández García Dr. Alejandro de la Fuente Alonso Mtro. Evaristo Ovando Ramírez
Patronato de El Colegio de Veracruz
1.-Dirección General
Dr. Francisco Berlín Valenzuela
Asesor
Mtro. Héctor Amezcua Cardiel
2.-Subdirección Académica
Lic. Rogelio García González
Departamento de Servicios Escolares
L.E. Icaro Juárez Flores
Departamento Docencia
Lic. Javier Delgadillo Cortina
Departamento de Registro y Certificaciones
Lic. Gilberto E. Díaz Castro
3.-Subdirección de Investigación
Lic. Héctor Carreón Rojano
Departamento de Biblioteca
Lic. Heriberto Morales Tirado
4.-Subdirección de Vinculación
Lic. Lorenzo Antonio Hernández García
Departamento de Publicación y Difusión
Lic. Alma Delia Hernández Sánchez
PROYECTO DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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Fecha: Elaboró: Dirección General Subdirección de Planeación
Autorizó: Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
Área Responsable
5.-Subdirección de Planeación
Lic. Raúl Vázquez Montoya
Departamento de Programación y Evaluación Institucional
C.P. Juan Antonio Aparicio Reveles
Departamento de Cómputo
Lic. Donato Adolfo Vázquez Juárez
6.-Subdirección de Administración
C.P. Gastón Álvarez Fernández
Departamento de Recursos Financieros y Humanos
C.P. Carlos Jáuregui Rubalcava
Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales
C. Rodolfo Ortega Knapp
Departamento de Contabilidad C.P. Osvaldo Meneses Hernández
PROYECTO DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS El Colegio de Veracruz Página 88 de 89
Fecha: Elaboró: Dirección General Subdirección de Planeación
Autorizó: Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
FIRMAS DE AUTORIZACIÓN
Elaboró: Dr. Francisco Berlín Valenzuela _________________
Director General
Lic. Raúl Vázquez Montoya _________________
Subdirector de Planeación
Autorizó: Junta de Gobierno
Manual autorizado por la Junta de Gobierno en la octava sesión ordinaria, celebrada el día 26 de marzo de 2004.
PROYECTO DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS El Colegio de Veracruz Página 89 de 89
Fecha: Elaboró: Dirección General Subdirección de Planeación
Autorizó: Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004
Elaboración Autorización
CRÉDITOS
Coordinación General Dr. Francisco Berlín Valenzuela
Coordinación Operativa Lic. Raúl Vázquez Montoya
Análisis de la Información
C.P. Juan Antonio Aparicio Reveles L.A.E. Miguel Ángel Cortez Alarcón
Captura y Diseño
Lic. Francisco Gener de la Torre
Gobierno del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave El Colegio de Veracruz
Carrillo Puerto No. 26; Zona Centro; C.P. 91000
Tel. 8-41-51-00 al 02 Xalapa-Enríquez, Veracruz de Ignacio de la Llave.
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