Manual de Procedimientos
Índice
Presentación I
Organigrama II
Simbología III
Descripción de Procedimientos IV
1 Área de Caja
1.1 Emisión y Entrega de Cheques de Fondo Revolvente. 1
1.2 Pago y Comprobación de Vales de Caja y Gastos Menores. 6
1.3 Reposición de Fondo Revolvente de Caja. 10
1.4 Recepción de Recursos no Ejercidos. 14
2 Oficina de Programación y Presupuesto
2.1 Recepción de Solicitudes-Comprobación de Recursos para la Afectación Presupuestal en el Sistema Integral de Administración Financiera del Estado de Veracruz (SIAFEV).
19
2.2 Afectaciones de Nóminas para Personal de Base, Contrato, Compensación e Impuesto Sobre la Renta.
24
2.3 Elaboración del Proyecto de Presupuesto. 30 2.4 Control Presupuestal. 38 2.5 Captura del Avance del Programa Operativo Anual de la Contraloría General. 43 2.6 Elaboración de los Informes Presupuestales y Contables de la Contraloría General. 46
3 Oficina de Control Financiero
3.1 Recepción y Revisión de la Solicitud y Comprobación de Viáticos. 51
3.2 Recepción y Revisión de Trámites de Pagos Directos a Proveedores y Prestadores de Servicios.
57
3.3 Revisión de Documentos para la Asignación y Reposición de Fondo Revolvente. 62
4 Oficina de Contabilidad
4.1 Elaboración de Estados Financieros del Gasto Corriente. 67 4.2 Elaboración de Estados Financieros (Internos del Fondo Revolvente). 71 4.3 Registro de Solicitudes de Recursos y Reembolso de Gastos del Fondo Revolvente. 76 4.4 Registro de Comprobación de Recursos. 79 4.5 Registro de Reintegro de Recursos. 82
4.6 Elaboración de Conciliaciones Bancarias de Cuentas de Nómina para Personal de Base y Contrato y Compensación.
85
4.7 Elaboración de Conciliaciones Bancarias. 88
Manual de Procedimientos I
Presentación
Para consolidar un modelo de gobierno que opere y sea eficiente se requiere de una Administración
Pública que procure alcanzar la visión de un mejor Veracruz. Entre los objetivos establecidos en
este Plan Veracruzano de Desarrollo 2011-2016, en su conjunto, buscan atender las expectativas
que demanda un Gobierno ordenado, honesto y transparente.
En este sentido, se estableció como estrategia: “elevar la calidad de la gestión”, y entre sus
acciones se incluye la actualización de las disposiciones administrativas; así como incentivar una
mayor eficiencia interinstitucional.
Para dar cumplimiento a estas acciones, la Contraloría General llevó a cabo la actualización de su
marco administrativo, el cual detalla las actividades que de manera sistemática realizan cada una
de las áreas que la integran.
En este contexto, el presente Manual de Procedimientos es el resultado del proceso de
actualización, realizado conjuntamente por el Departamento de Recursos Financieros de la Unidad
Administrativa y la Dirección General de Desarrollo Administrativo.
El Manual de Procedimientos tiene como objetivo ser un instrumento administrativo de apoyo, para
identificar quién y cómo se realizan las actividades que dan cumplimiento a las atribuciones que el
Reglamento Interior de la Contraloría General le confiere a la Unidad Administrativa, y contiene los
siguientes apartados:
Organigrama, que muestra las áreas que integran el área.
Simbología, indica el nombre y significado de los símbolos utilizados en los diagramas de flujo
de cada procedimiento.
Descripción de procedimientos, incluye el nombre, objetivo, normas, descripción narrativa y
diagrama de flujo de las actividades que efectúan las áreas que integran el Departamento de
Recursos Financieros.
Directorio, con los nombres de los principales servidores públicos del área.
Firmas de autorización, a través de las cuales se precisa la responsabilidad de cada área en la
elaboración, revisión y autorización del documento.
Manual de Procedimientos
1
Organigrama
DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍAS DE LA
INFORMACIÓN
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
DEPARTAMENTO DE RECURSOS
FINANCIEROS
DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES
Y SERVICIOS GENERALES
UNIDAD ADMINISTRATIVA
CONTRALOR
GENERAL
OFICINA DE CONTROL
FINANCIERO
OFICINA DE CONTABILIDAD
OFICINA DE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTO
II
Manual de Procedimientos III
Simbología
Terminal Indica el inicio y término del procedimiento. Operación Representa la ejecución de una actividad o acciones a realizar con excepción de decisiones o alternativas. Decisión y/o alternativa Indica el punto dentro del flujo en el que son posibles varios caminos o alternativas (preguntas o verificación de decisiones). Documento Representa cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genere o salga del procedimiento. Archivo permanente Indica que se guarda un documento de forma definitiva. Archivo temporal Indica que el documento se guarda en forma eventual o provisional. Sistema informático Indica el uso de un sistema informático en el procedimiento. Pasa el tiempo Representa una interrupción del proceso. Conector de actividad Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo. Conector de página Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo. Dirección de flujo o líneas de unión Conecta los símbolos señalando el orden en que deben realizarse las distintas operaciones. Aclaración Se utiliza para realizar una aclaración correspondiente a una actividad del procedimiento.
Manual de Procedimientos
Disquete Representa la acción de respaldar la información generada en el procedimiento en una unidad magnética. Disco compacto Representa la acción de respaldar la información generada en el procedimiento en una unidad de lectura óptica. Preparación o Conector de procedimiento Indica conexión del procedimiento con otro que se realiza de principio a fin para poder continuar el descrito. Dirección de flujo de actividades simultáneas Conecta los símbolos señalando el orden simultáneo de dos o más actividades que se desarrollan en diferente dirección. Objeto Es la representación gráfica de un objeto tangible descrito dentro del procedimiento. Efectivo o Cheque Representa el efectivo o cheque que se reciba, genere o salga del procedimiento.
III
CG/UA
1
Procedimiento
Nombre: Emisión y Entrega de Cheques de Fondo Revolvente.
Objetivo: Cumplir oportunamente con la entrega de cheques a los beneficiarios para la atención de los compromisos establecidos por las áreas de la Contraloría General.
Frecuencia: Diaria.
Normas
- Los Cheques deberán emitirse nominativos, por el monto y concepto que se indican en la Solicitud-comprobación de recursos o en la Solicitud de fondos a comprobar. - La Documentación soporte del pago de los Cheques con recursos del fondo revolvente deberá integrarse con la copia de la Solicitud-comprobación de recursos y/o el original de la Solicitud de fondos a comprobar, por concepto de viáticos y gastos a comprobar. - Los Cheques para pago a beneficiarios deberán elaborarse y emitir las pólizas de egresos de las cuentas bancarias correspondientes para la administración de los recursos de fondo revolvente. - El registro y firma de Cheques deberá contar con dos firmas mancomunadas para su protección y control. - La entrega de Cheques se realizará previa identificación del beneficiario, misma que deberá contar con vigencia, nombre, firma y fotografía. - En la Póliza cheque deberá registrarse nombre y firma del beneficiario y la fecha que corresponda a la entrega del Cheque. - En el Sistema Interno de Caja deberá registrarse la entrega de Cheques para control de recursos pagados. - El Informe de bancos deberá emitirse diariamente para control de disponibilidad, egresos y saldos en las cuentas bancarias de la Contraloría General.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Agosto/2011 Agosto/2011
Dirección General de Desarrollo Administrativo
Unidad Administrativa
Contralor General
CG/UA
2
Área Actividad Descripción
Caja
1
2
2A
3
4
5
6
7
8
Recibe de la Oficina de Contabilidad a través del Sistema Interno de Caja la Póliza de egresos en trámite, el Seguimiento de documentación interno en un tanto y la Documentación soporte, en fotocopia si se trata de una Solicitud-comprobación de recursos y en original si es una Solicitud de fondos a comprobar. Verifica que los datos relevantes del Seguimiento de documentación interno en un tanto y la Documentación soporte que correspondan a los datos de la Póliza de egresos recibida vía Sistema Interno de Caja. ¿Coinciden los datos de los documentos recibidos? En caso de no coincidir los datos de los documentos: Devuelve a la Oficina de Contabilidad la Póliza de egresos en trámite, a través del Sistema Interno de Caja, así como el Seguimiento de documentación interno en un tanto y la Documentación soporte, en original si es una Solicitud de fondos a comprobar y en fotocopia, si se trata de una Solicitud-comprobación de recursos. Continúa con la actividad número 1. En caso de coincidir los datos de los documentos: Revisa en el Sistema Interno de Caja el número de cheque consecutivo contra el Cheque que corresponda. Emite el Cheque nominativo original.
Emite del Sistema Interno de Caja la Póliza de egresos en dos tantos. Recaba del Jefe de la Unidad Administrativa y del Jefe del Departamento de Recursos Financieros, la firma de autorización en el Cheque en original, y en la Póliza de egresos en dos tantos. Registra en el Sistema Interno de Caja como autorizado elCheque en original. Resguarda de manera cronológica temporal la documentación siguiente: - Cheque en original. - Seguimiento de documentación interno, en un tanto. - Documentación soporte en original y/o fotocopia según sea el caso. - Póliza de egresos en dos tantos.
CG/UA
3
Área Actividad Descripción
Caja
9
10
11
12
13
14
15
16
Pasa el tiempo.
Recibe del beneficiario y revisa la Identificación oficial en original que lo acredita para recibir el Cheque. Obtiene del archivo de resguardo cronológico temporal el Cheque en original y la Póliza de egresos en dos tantos, que corresponda al beneficiario que se presenta a cobrar. Recaba del beneficiario el nombre completo, firma y fecha de entrega en la Póliza de egresos en dos tantos. Entrega al beneficiario el Cheque en original y la Identificación oficial en original. Accesa al Sistema Interno de Caja y con base en la Póliza de egresos en dos tantos registra la entrega del Cheque. Pasa el tiempo. Emite a través del Sistema Interno de Caja, el Informe de bancos, en tres tantos con el registro del importe de los cheques emitidos en el día y recaba la firma del Jefe de la Unidad Administrativa y del Jefe del Departamento de Recursos Financieros. Obtiene del archivo de resguardo cronológico temporal el Seguimiento de documentación interno en un tanto, la Documentación soporte, en original si es una Solicitud de fondos a comprobar y en fotocopia si se trata de una Solicitud-comprobación de recursos así como la Póliza de egresos en dos tantos. Distribuye los documentos en el orden siguiente: - A la Oficina de Contabilidad: el Informe de bancos, en untanto, la Póliza de egresos en un tanto, el Seguimiento de documentación interno en un tanto y la Documentación soporte en original si es una Solicitud de fondos a comprobar y en fotocopia si se trata de una Solicitud- comprobación de recursos para que proceda a integrar el archivo contable. - Al Jefe del Departamento de Recursos Financieros el Informe de bancos en un tanto. - Archiva el Informe de bancos en un tanto en la Carpeta de informes de bancos y la Póliza de egresos en un tanto en la Carpeta de pólizas de egresos, en ambos casos de manera cronológica permanente.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Financieros/CajaEmisión y Entrega de Cheques de Fondo Revolvente
REGISTRA COMOAUTORIZADO
SISTEMA INTERNO DE CAJA
INICIO
EMITE
RECABA FIRMA
PÓLIZA DE EGRESOS
OFICINA DE CONTABILIDAD
OFICINA DE CONTABILIDAD
SEGUIMIENTO DEDOCUMENTA-CIÓNINTERNO
T
RECIBE
SISTEMA INTERNO DE CAJA
PÓLIZA DE EGRESOS EN
TRÁMITE
SEGUIMIENTO DEDOCUMENTA-CIÓN iNTERNO
T
VERIFICA DATOS RELEVANTES
SISTEMA INTERNO DE CAJA
¿COINCIDEN LOS DATOS DE LOS
DOCUMENTOS RECIBIDOS?
NODEVUELVE
PÓLIZA DE EGRESOS EN
TRÁMITE
SEGUIMIENTO DE DOCUMENTACIÓNINTERNO T
SISTEMA INTERNO DE CAJA
1
1
REVISA
SISTEMA INTERNO DE CAJA
SI
NÚMERO DE CHEQUE
PÓLIZA DE EGRESOS
2T
EMITE
SISTEMA INTERNO DE CAJA
-JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA Y
- JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
BENEFICIARIO
RECIBE Y REVISA
1
DOCUMENTA-CIÓN SOPORTE
DOCUMENTA-CIÓN SOPORTE
2T
2T
RESGUARDA
PÓLIZA DE EGRESOS C
DOCUMENTA-CIÓNSOPORTE
T
IDENTIFICACIÓNOFICIAL
O
OBTIENE
2T
PÓLIZA DEEGRESOS
C
BENEFICIARIO
RECABA
2TPÓLIZAEGRESOS
PÓLIZA DEEGRESOS EN
TRÁMITE
SEGUIMIENTO DEDOCUMENTACIÓNINTERNO
CHEQUE
CHEQUE
CHEQUEO
O
O
CHEQUE O
CHEQUE O
CHEQUE O
NOMBRE COMPLETO,
FIRMA Y FECHA DE ENTREGA
DOCUMENTA-CIÓN
SOPORTE
CARPETA DEENTREGA DE CHECQUES
Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Financieros/CajaEmisión y Entrega de Cheques de Fondo Revolvente
INFORME DEBANCOS
T
T
PÓLIZA DE EGRESOS
T
FIN
PÓLIZA DE EGRESOS
2T
ACCESA Y REGISTRA
SISTEMA INTERNO DE CAJA
DISTRIBUYE
INFORME DE BANCOS
T
T
SEGUIMIEN-TO DE DOCU-MENTACIÓNINTERNO
PÓLIZADE
EGRESOS
DOCUMENTA-CIÓN SOPORTE
1
INFORME DE BANCOS
3T
EMITE Y RECABA FIRMA
SISTEMA INTERNO DE CAJA
- JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
- JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
OFICINA DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
C
ENTREGA
CHEQUE
OIDENTIFICACIÓNOFICIAL
BENEFICIARIO
OBTIENE
SEGUIMIENTO DEDOCUMENTACIÓN INTERNO
T
2T
DOCUMENTA-CIÓNSOPORTE
PÓLIZADEEGRESOS
C
PARA INTEGRAR EL ARCHIVO CONTABLE
CON EL REGISTRO DE LOS CHEQUES EMITIDOS EN EL DÍA
INFORME DEBANCOS
CARPETA DEPOLIZAS DEEGRESOS
CARPETA DEINFORMES DE
BANCOS
T
CG/UA 6
Procedimiento
Nombre: Pago y Comprobación de Vales de Caja y Gastos Menores
Objetivo: Realizar el pago en efectivo de los compromisos establecidos por las diferentes áreas de la Contraloría General, previa autorización del Titular de la Unidad Administrativa, y/o el Jefe del Departamento de Recursos Financieros
Frecuencia: Periódica.
Normas
- El pago en efectivo de Vales de caja o de Solicitudes-comprobación de recursos se realizará hasta por un importe de $700.00 (setecientos pesos 00/100 M.N.). - El Jefe del Departamento de Recursos Financieros, o en su caso el Jefe de la Unidad Administrativa deberá autorizar el recurso en efectivo que se entrega al personal de las áreas de la Contraloría General, a través de Vales de caja o de Solicitudes-comprobación de recursos. - Todo documento presentado para pago o comprobación de Vales de caja a través de la Solicitud-comprobación de recursos deberá revisarse previamente por la Oficina de Control Financiero. - Los Vales de caja deberán registrar el folio de la Oficina de Control Financiero. - Todo documento presentado al área de Caja para su pago o comprobación deberá sellarse con la leyenda de PAGADO para evitar la duplicidad en el pago.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Agosto/2011 Agosto/2011
Dirección General de Desarrollo Administrativo
Unidad Administrativa
Contralor General
CG/UA 7
Área Actividad Descripción
Caja
1
1A
2
3 4
5
6
Recibe de las áreas de la Contraloría General el Vale de caja en original y en caso de gastos hasta por $700.00 (setecientos pesos 00/100 M.N.) la Solicitud-comprobación de recursos en original y dos copias y la Documentación soporte en original que corresponde a los pagos realizados y verifica que los documentos tengan la rúbrica de la Oficina de Control Financiero. ¿Cumplen con la revisión de la Oficina de Control Financiero? En caso de que no cumplan con la revisión: Informa de la inconsistencia y devuelve a las áreas de la Contraloría General el Vale de caja en original o en su caso la Solicitud-comprobación de recursos en original y dos copias y la Documentación soporte en original. Continúa con la actividad número 1. En caso de que cumpla con la revisión: Obtiene del área del resguardo el efectivo solicitado en el Vale de caja original o en su caso en la Solicitud-Comprobación de recursos en original y dos copias. Entrega a las áreas de la Contraloría General el efectivo por concepto de pago de comisiones o gastos oficiales. Archiva el Vale de caja original de manera cronológica temporal hasta su comprobación en la Carpeta de vales de caja. Obtiene una fotocopia de la Solicitud-comprobación de recursos original. Entrega a la Oficina de Control Financiero la Solicitud-comprobación de recursos en original y dos copias con la Documentación soporte original. Recaba acuse de recibo en la tercera copia de la Solicitud-comprobación de recursos y la archiva de manera cronológica temporal en la Carpeta de órdenes de pago para su reembolso. Pasa el tiempo. Recibe de las áreas de la Contraloría General y revisa la Solicitud-Comprobación de recursos en original y dos copias y la Documentación soporte original que corresponde a los recursos solicitados a través del Vale de caja. Sella como cancelado y entrega el Vale de caja en original a las áreas de la Contraloría General que obtiene de la Carpeta de vales de caja. Pasa el tiempo.
CG/UA 8
Área Actividad Descripción
Caja
7 Realiza el corte de caja diariamente para determinar la disposición de efectivo y archiva de manera cronológica temporal las Solicitudes-comprobación de recursos en original y dos copias y la Documentación soporte original. FIN DEL PROCEDIMIENTO. Conecta con el procedimiento:
- Reposición de Fondo Revolvente de Caja.
Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Financieros/CajaPago y Comprobación de Vales de Caja y Gastos Menores
VALE DECAJA O
SOLICITUD-COMPROBACIÓN DE RE-CURSOS
COMPROBANTES
O-2
INICIO
RECIBE YVERIFICA
VALE DECAJA O
ÁREAS DE LACONTRALORÍA
GENERAL
1
INFORMA YDEVUELVE
OBTIENE DELRESGUARDO
ENTREGA Y ARCHIVA
¿CUMPLEN CONLA REVISIÓN DE LA
OFICINA DECONTROL
FINANCIERO?
1
SI
NO
EFECTIVO
ÁREAS DE LACONTRALORÍA
GENERAL
ÁREAS DE LACONTRALORÍA
GENERAL
SOLICITUD-COMPROBA-CIÓN DE RE-CURSOS
DOCUMENTA-CIÓN
SOPORTE
EN CASO DE GASTOS
MENORES A $ 700.00
O-2
VALE DECAJA O
SOLICITUD-COMPROBA-CIÓN DE RE-CURSOS
O-2
O
EFECTIVO
VALE DE CAJA
O
C
CARPETA DEVALES DE
CAJA
O-2SOLICITUD-COMPROBACIÓN DE RE-CURSOS
O
OBTIENE
DOCUMENTOSDE SOPORTE
SOLICITUD-COMPROBACIÓN DE RE-CURSOS
3
C
CARPETA DEORDENES DE
PAGO
OFICINADE
CONTROL FINANCIERO
1
Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Financieros/CajaPago y Comprobación de Vales de Caja y Gastos Menores
SOLICITUDES-COMPROBA-CIÓN DE RE-CURSOS
DOCUMENTA-CIÓNSOPORTE
O-2
REALIZACORTE DE CAJA
FIN
RECIBE YREVISA
SELLA YENTREGA
ÁREAS DE LACONTRALORÍA
GENERAL
SOLICITUD-COMPROBACIONDE RECURSOS
DOCUMENTA-CIÓN SOPORTE
VALE DECAJA
O
O-2
C
C
CARPETA DEVALES DE
CAJA
ÁREAS DE LACONTRALORÍA
GENERAL
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:REPOSICIÓN DE FONDO REVOLVENTE DE CAJA
1
Procedimiento
Nombre: Reposición de Fondo Revolvente de Caja
Objetivo: Contar con la disponibilidad de recursos en efectivo para la atención de pagos inmediatos hasta por $700.00 (setecientos pesos 00/100 M.N.).
Frecuencia: Variable.
Normas
- Todos los documentos presentados para pago o comprobación de Vales de caja para hacerlos efectivos, deberán estar autorizados por el Jefe del Departamento de Recursos Financieros. - Toda la documentación deberá revisarla previamente la Oficina de Control Financiero. - La Solicitud-comprobación de recursos deberá rubricarse por el Jefe de la Oficina de Control Financiero, para validar la revisión previa del documento.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Agosto/2011 Agosto/2011
Dirección General de Desarrollo Administrativo
Unidad Administrativa
Contralor General
CG/UA 10
Área Actividad Descripción
Caja
1
2
3 4
5
6
7
8
9
10
Obtiene del archivo cronológico temporal la Solicitud-comprobación de recursos en original y dos copias y la Documentación soporte en original que previamente fueron revisadas por la Oficina de Control Financiero. Determina el importe total de la Solicitud-comprobación de recursos en original de los gastos que permitan solicitar la reposición del fondo revolvente de la Caja. Fotocopia la Solicitud-comprobación de recursos en original para obtener el acuse de recibo sobre la documentación que entrega a la Oficina de Control Financiero. Entrega a la Oficina de Control Financiero la Solicitud-comprobación de recursos en original y dos copias con su respectiva Documentación soporte en original y archiva la fotocopia de la Solicitud-comprobación de recursos como acuse de recibo de manera cronológica temporal en la Carpeta de órdenes de pago para reembolso. Pasa el tiempo. Conecta con el procedimiento: Revisión de Documentos para la Asignación y Reposición de Fondo Revolvente. Recibe de la Oficina de Contabilidad a través del Sistema Interno de Caja la póliza de trámite, y de forma económica, la Solicitud-comprobación de recursos en copia y el Seguimiento de documentación interno en dos tantos. Accesa al Sistema Interno de Caja, emite la Póliza de egresos en dos tantos, emite Cheque en original y revisa que los datos estén correctos. Recaba del Jefe de la Unidad Administrativa y del Jefe del Departamento de Recursos Financieros autorización en el Cheque en original, y en la Póliza de egresos en dos tantos. Accesa al Sistema Interno de Caja y registra el Cheque en original en el control de cheques autorizados. Firma la Póliza de egresos en dos tantos y registra la entrega del cheque en el Sistema Interno de Caja. Realiza el cobro del Cheque en original en la institución bancaria correspondiente, recibe el Efectivo y lo resguarda en la Caja.
CG/UA 11
CG/UA
12
Área Actividad Descripción
Caja
11
Entrega a la Oficina de Contabilidad la Solicitud-comprobación de recursos en copia, el Seguimiento de documentación interno en dos tantos y la Póliza de egresos en un tanto, para que proceda a su archivo contable y archiva la Póliza de egresos en un tanto de manera cronológica permanente en la Carpeta de pólizas de egresos. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Financieros/CajaReposición de Fondo Revolvente de Caja
C
SOLICITUD-COMPROBACIONDE RECURSOS
SEGUIMIENTO
INTERNO
ENTREGA
SOLICITUD-COMPROBACIONDE RECURSOS
O
O-2
OBTIENE
INICIO
DETERMINAIMPORTE
FOTOCOPIA
SOLICITUD-COMPROBACIONDE RECURSOS
DOCUMENTA-CIÓNSOPORTE
SOLICITUD-COMPROBACIONDE RECURSOS
SOLICITUD-COMPROBACIONDE RECURSOS
O
O
O-2
O
F
SOLICITUD-COMPROBACIONDE RECUR-SOS
F
OFICINA DE CONTROL
FINANCIERO
C
C
RECIBE POLIZADE TRAMITE Y
REVISA
OFICINA DECONTABILIDAD
SISTEMA INTERNODE CAJA
1
2T
REVISIÓN DE DOCUMENTOS
PARA LA ASIGNACIÓNY REPOSICIÓN. DE
FONDO REVOLVENTE
ACCESA, EMITEY REVISA
RECABAAUTORIZACION
- JEFE DE LA UNIDADADMINISTRATIVA
- JEFE DEL DEPARTAMENTODE RECURSOS FINANCIEROS
ACCESA YREGISTRA
SISTEMA INTERNODE CAJA
CHEQUE
FIRMA Y REGISTRAENTREGA
DEL CHEQUE
PÓLIZADE EGRESOS 2T
EFECTIVO
INSTITUCIÓNBANCARIA
FIN
ENTREGA
OFICINA DECONTABILIDAD
SOLICITUD-COMPROBACIONDE RECURSOS 1
T
SEGUIMIEN-TO DE DOCU-
MENTACIIÓNINTERNO
PÓLIZA DEEGRESOS
2T
DOCUMENTOSSOPORTE
PÓLIZA DE
EGRESOS2T
T
CARPETA DEPOLIZAS DE
EGRESOS
O
SISTEMA INTERNODE CAJA
CAJA
REALIZACOBRO, RECIBE Y
RESGUARDA
CHEQUEO
INSTITUCIÓNBANCARIA
PÓLIZA DEEGRESOS
CHEQUE
O
O
POLIZA DEEGRESOS
SISTEMA INTERNODE CAJA
CARPETA DEORDENES DEPAGO PARA
REMBBOLSO
O
CHEQUE
Procedimiento
Nombre: Recepción de Recursos no Ejercidos
Objetivo: Efectuar la captación y control de los recursos no ejercidos por los servidores públicos en los gastos a comprobar solicitados; así como llevar a cabo el depósito de dichos recursos en las cuentas bancarias correspondientes.
Frecuencia: Diaria.
Normas
- El horario de atención en el área de Caja será de 9:00 a 15:00 horas y de 16:00 a 17:30 horas. - El depósito bancario de recursos se efectuará a primera hora del día hábil siguiente y en la cuenta bancaria correspondiente. - El Informe de bancos deberá emitirse diariamente para el control de disponibilidad, el registro de ingresos y egresos.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Agosto/2011 Agosto/2011
Dirección General de Desarrollo Administrativo
Unidad Administrativa
Contralor General
CG/UA
14
Área Actividad Descripción
Caja
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Recibe del servidor público de la Contraloría General el Formato de reintegro en original y el Efectivo a reintegrar por concepto de recursos no ejercidos. Accesa al Sistema Interno de Caja y captura los datos generales del servidor público y la cantidad que reintegra, número de cheque y cuenta bancaria de acuerdo con el Formato de reintegro original. Resguarda en la caja el Efectivo reintegrado por el servidor público. Emite del Sistema Interno de Caja el Recibo de ingresos en tres tantos. Entrega al servidor público un tanto del Recibo de ingresos y archiva de manera cronológica temporal el Formato de reintegro en original y el Recibo de ingresos en dos tantos en la Carpeta de reintegros. Pasa el tiempo. Obtiene de la Carpeta de reintegros los Recibos de ingresos en dos tantos, obtiene de la caja el Efectivo, realiza el depósito en la cuenta bancaria correspondiente de la Contraloría General y recibe del Banco el Comprobante de depósito en original, con el sello que comprueba el depósito realizado. Fotocopia el Comprobante de depósito original sellado y entrega el Recibo de ingresos en un tanto y la copia del Comprobante de depósito para que se efectúen los registros contables que procedan a la Oficina de Contabilidad. Accesa al Sistema Interno de Caja y con el Comprobante dedepósito original registra el alta de los reintegros de efectivo realizados. Emite a través del Sistema Interno de Caja, el Informe de bancos en un tanto con el registro del importe de los recibos de ingresos y egresos del día y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa y del Jefe del Departamento de Recursos Financieros. Obtiene dos fotocopias del Informe de bancos en un tanto firmado. Entrega a la Oficina de Contabilidad el Informe de bancos en copia y al Jefe del Departamento de Recursos Financieros la otra copia.
CG/UA
15
CG/UA
16
Área Actividad Descripción
Caja
11
Archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta de recibos de ingresos la documentación siguiente: - Comprobante de depósito en original. - Formato de reintegro en original. - Recibo de ingresos en un tanto. - Informe de bancos en un tanto. FIN DEL PROCEDIMIENTO. Conecta con el Procedimiento: - Registro de Reintegro de Recursos.
Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Financieros/CajaRecepción de Recursos No Ejercidos
EFECTIVO
EFECTIVO
INICIO
CAJA
FORMATO DE REINTEGRO
O
RECIBE
ACCESA YCAPTURA
SISTEMA INTERNO DE CAJA
ENTREGA Y ARCHIVA
T
O
RECIBO DE
INGRESOS
EFECTIVO
SERVIDOR PÚBLICO
OBTIENE Y REALIZA
DEPOSITO
RECIBO DE
INGRESOS
2T
OC
RECIBO
DE
INGRESOCOMPRO-
BANTE
DE DEPO-
SITO
T
2T
C
SERVIDORPÚBLICO
RECIBO DEINGRESOS
FORMATODE
REINTEGRO
COMPRO-BANTE DEDEPOSITO
O
FOTOCOPIA
COMPROBTANTEDE DEPO-SITO
1
O
ACCESA YREGISTRA
SISTEMA INTERNO DE CAJA
COMPROBANTEDE DEPOSITO
RESGUARDA
3T
EMITE
RECIBO DEINGRESOS
SISTEMA INTERNODE CAJA
1
T
EMITE YRECABA FIRMA
SISTEMA INTERNO DE CAJA
INFORME DEBANCOS
- JEFE DE LA UNIDADADMINISTRATIVA
- JEFE DEL DEPARTAMENTODE RECURSOS FINANCIEROS
FORMATO DE REINTEGRO O
CARPETA DE
REINTEGROS
CARPETA DE
REINTEGROS
CAJA
BANCO
RECIBO
DE
INGRESO
T
OFICINADE
CONTABILIDAD1
OBTIENE
INFORMEDE BANCOS T
OFICINA DECONTABILIDAD
JEFE DELDEPARTAMENTODE RECURSOSFINANCIEROS
2
Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Financieros/CajaRecepción de Recursos No Ejercidos
C
ARCHIVA
O
O
RECIBO DE
INGRESOS
T
FIN
COMPROBANTEDEDEPÓSITO FORMATO
DEREINTEGRO
1
INFORMEDE BANCOS
T
CARPETA DERECIBOS DEINGRESOS
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO.--REGISTRO DE REINTEGRO DE RECURSOS
CG/UA
19
Procedimiento
Nombre: Recepción de Solicitudes-comprobación de Recursos para la Afectación Presupuestal en el Sistema Integral de Administración Financiera del Estado de Veracruz (SIAFEV).
Objetivo: Realizar las afectaciones presupuestales de gasto corriente para actual izar ladisponibi lidad presupuestal.
Frecuencia: Diaria.
Normas
- En las Solicitudes-comprobación de recursos (S.C.R.) deberá registrarse la autorización deltitular de las áreas y del J efe de la Unidad Administrativa. - Las Solicitudes-comprobación de recursos que reciba la Oficina de Programación y Presupuestopara la afectación del presupuesto y la l iberación de los recursos correspondiente s, deberá iracompañada de la Documentación soporte en original que compruebe el gasto. - La Documentación soporte que se presente para comprobar el gasto, deberá contar con los requisitos necesarios que para efectos fiscales establezca el Código Fiscal de la Federación en suartículo 29A y su Reglamento. - Las Solicitudes-comprobación de recursos que se reciban por concepto de capacitación,deberán ir acompañadas de un Oficio de autorización firmado por el grupo de trabajo integradopor la Contraloría General, con el visto bueno de la Dirección General de Desarrol lo Administrativoy por la Secretaría de Finanzas y Planeación, con el visto bueno de la Dirección General de Administración y Subdirección de Servicio Público de Carrera. - Las Solicitudes-comprobación de recursos que se presenten por conceptos de promoción son responsabilidad de la D i recc ión General de Comunicación Social para trámite de pago ante la Secretaría de Finanzas y Planeación, posteriormente se recibirá de la SEFIPLAN oficio donde se informe del monto afectado al presupuesto, conteniendo una relación donde se indica proveedor,
R.F.C., factura y monto pagado. De dicho oficio el original se archiva cronológicamente í y la copias e anexa en la S.C.R. - Las Solicitudes-comprobación de recursos por conceptos de pago de telefonía convencional,deberán ser enviadas a la Secretaría de Finanzas y Planeación para su trámite de pago para lasafectaciones al presupuesto por concepto de telefonía convencional y energía eléctrica, la SEFIPLAN envía un oficio donde sol icita se realice la afectación presupuestal correspondiente, posteriormente el área de recursos materiales val ida y recaba la documentación soporte. - La Secretaría de Finanzas y Planeación realiza el pago a proveedores y/o prestadores de servicios por transmisión electrónica.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Agosto/2011 Agosto/2011
Dirección General de Desarrollo Administrativo
Unidad Administrativa
Contralor General
CG/UA
20
Área Actividad Descripción
Oficina de Programación y Presupuesto
1
2
2A 3
4
4A
4A.1
Recibe de la Oficina de Control Financiero la Solicitud-comprobación de recursos en original, la Documentación soporte en original y el formato de Seguimiento de documentación desconcentrado en tres tantos. Revisa que el formato de Seguimiento de documentación desconcentrado en t res tan tos se encuentre autorizado por el Jefe del Departamento de Recursos Financieros y que losdatos relevantes coincidan con los presentados en la Solicitud-comprobación de recursos en original. ¿Coinciden los datos de los documentos presentados? En caso de no coincidir los datos de los documentos: Devuelve a la Oficina de Control Financiero la Solicitud-comprobación de recursos en original, la Documentaciónsoporte en original y el formato de Seguimiento de documentación desconcentrado en tres tantos para que sean corregidos. Continúa con la actividad número 1. En caso de coincidir los datos de los documentos: Sella un tanto del formato de Seguimiento de documentacióndesconcentrado y la devuelve a la Oficina de ControlFinanciero, y la segunda copia la archiva de maneracronológica permanente en el Expediente de seguimiento. Revisa detalladamente que coincida la información de la Solicitud-comprobación de recursos con la Documentación soporte ambas en orig inal para que se cumpla con la normatividad vigente. ¿Coinciden los datos y se aplica la normatividad vigente? En caso de no coinc id ir los datos y de no apl icar la normatividad: Devuelve a la Oficina de Control Financiero la Solicitud-comprobación de recursos en original y la Documentaciónsoporte en original para su corrección por el área que tramitay archiva el formato de Seguimiento de documentacióndesconcentrado en un tanto de manera cronológicapermanente en el Expediente de seguimiento. Pasa el tiempo. Recibe de la Oficina de Control Financiero la Solicitud- comprobación de recursos en original y la Documentaciónsoporte en original, corregidos. Continúa con la actividad número 5.
CG/UA
21
Área Actividad Descripción
Oficina de Programación y Presupuesto
5 6 7 8 9
10
11
En caso de coincidir los datos y de aplicar la normatividad: Accesa al Módulo de Órdenes de Pago del SIAFEV y captura los datos de la Solicitud-comprobación de recursos en original y realiza la afectación al presupuesto. Asigna el número de folio que corresponde del SIAFEV para control en la Solicitud-comprobación de recursos en original. Integra y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente contable, la Solicitud-comprobación de recursos en original, la Documentación soporte en original y el formato de Seguimiento de documentación desconcentrado en un tanto. Accesa al Módulo de Órdenes de Pago del SIAFEV y emite el Listado de órdenes de pago EP-CGE en dos tantos. Recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa y del Jefe del Departamento de Recursos Financieros en el Listado de órdenes de pago EP-CGE, en dos tantos. Envía al Departamento de Órdenes de Pago de la Secretaría de Finanzas y Planeación el Listado de órdenes de pago EP-CGE, en un tanto y archiva de manera cronológica permanente como acuse de recibo un tanto del mismo documento en el Expediente de listado de órdenes de pago, el cual utilizará como consulta de pagos tramitados. Accesa al Módulo de Órdenes de Pago del SIAFEV y emite el reporte Orden de pago EP-PO en un tanto que utilizará como consulta analítica del pago programado y el reporte Pago a proveedores EP-CGE, en un tanto, que permite revisar los pagos diarios a proveedores y archiva de manera cronológica permanente ambos reportes en el Expediente de pago a proveedores. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Financieros/Oficina de Programación y PresupuestoRecepción de Solicitudes-Comprobación de Recursos para la Afectación Presupuestal en el Sistema Integral de Administración Financiera del Estado de Veracruz (SIAFEV).
SOLICITUD/ COMPROBACIÓN DE RECURSOS
O
SOLICITUD-COMPROBACIÓN DE RECURSOS
O
O
SEGUIMIENTODE DOC.DESCON-CENTRADO
3T
DOCUMEN-TACIÓNSOPORTE
O
RECIBE
SOLICITUD-COMPROBACIÓN DE RECURSOS O
INICIO
OFICINA DE CONTROL FINANCIERO
O
REVISA
O
¿COINCIDEN LOS DATOS Y SE
APLICA LA NORMATIVIDAD
VIGENTE?
¿COINCIDEN LOS DATOS DE LOS
DOCUMENTOS PRESENTA-
DOS?
NO
1
SI
ACCESA,CAPTURA DATOS Y
REALIZAAFECTACIÓN
MÓDULO DE ÓRDENES DE
PAGO
NO
SÍ
OFICINA DE CONTROL
FINANCIERO
1
REVISA
3TSEGUIMIENTO DE DOC.DESCON-CENTRADO
SOLICITUDCOMPROBA-
CIÓN DE RECURSOS
3T
DOCUMENTA-CIÓN SOPORTE
O
DEVUELVE
SOLICITUD-COMPROBACION DE RECURSOS
O
OFICINA DE CONTROL
FINANCIERO
SELLA YDEVUELVE
T
T
C
SOLICITUD-COMPROBACIÓN DE RECURSOS
DOCUMENTA-CIÓN SOPORTE
1
OFICINA DE CONTROL
FINANCIERO
T
DOCUMENTA-CIÓNSOPORTE
O
DEVUELVE
SOLICITUD-COMPROBACIÓN DE RECURSOS O
DOCUMENTA-CIÓNSOPORTE
O
RECIBE
SOLICITUD-COMPROBACIÓN DE RECURSOS O
OFICINA DE CONTROL
FINANCIERO
2
2
ASIGNA FOLIO PARA CONTROL
C
EXPEDIENTE DE SEGUIMIENTO
EXPEDIENTE DE SEGUIMIENTO
SEGUIMIENTO DE DOC.DESCON-CENTRADO
SEGUIMIENTO DE DOC.DESCON-CENTRADO
SEGUIMIENTODE DOCTOS.DESCON-CENTRADO
Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Financieros/Oficina de Programación y PresupuestoRecepción de Solicitudes-Comprobación de Recursos para la Afectación Presupuestal en el Sistema Integral de Administración Financiera del Estado de Veracruz (SIAFEV).
LISTADO DE ÓRDENES DE PAGOEP-CGE
1
LISTADO DE ÓRDENES DE PAGO EP-CGE
2T
ACCESA Y EMITE
MODULO DE ORDENES DE
PAGO
EXPEDIENTE CONTABLE
T
DOCUMENTA-CIÓN SOPORTE
O
INTEGRA Y ARCHIVA
SOLICITUD-COMPROBACIÓN DE RECURSOS O
C
RECABA FIRMA
ACCESA Y EMITE
- JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA- JEFE DEL DEPARTAMENTO DE
RECURSOS FINANCIEROS
2T
T
ENVÍA
LISTADO DE ÓRDENES DE PAGO EP-CGE
T
C
ORDEN DE PAGOEP-PO T
MÓDULO DE ÓRDENES DE
PAGO
ACCESA Y EMITE
DEPARTAMENTO DE ÓRDENES DE PAGO DE LA SEFIPLAN
PAGO A PROVEEDORESEP-CGE
T
C
FIN
EXPEDIENTE DE LISTADO DE ÓRDENES DE
PAGO
EXPEDIENTE DE PAGO A
PROVEEDORES
SEGUIMIENTO DE DOCTOS.DESCON-CENTRADO
CG/UA
24
Procedimiento
Nombre: Afectaciones de Nóminas para Personal de Base, Contrato, Compensación e Impuesto Sobre la Renta.
Objetivo: Realizar la afectación presupuestal y contable de las nóminas de esta dependencia e informar a la Secretaría de Finanzas y Planeación para su contabilización.
Frecuencia: Quincenal
Normas
- Las afectaciones de las Pólizas de nómina para el personal de Base y de Contrato se realizarán quincenalmente en el Módulo denominado AFECTANOMINA.EXE - Las afectaciones de las Pólizas de nómina para el personal de Compensación se realizarán mensualmente en el Módulo denominado SNCSIAF.EXE - Las afectaciones por concepto de Impuesto Sobre la Renta (ISR) del personal de Compensación se realizarán mensualmente en el Módulo denominado SNCSIAF.EXE
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Agosto/2011 Agosto/2011
Dirección General de Desarrollo Administrativo
Unidad Administrativa
Contralor General
CG/UA
25
Área Actividad Descripción
Oficina de Programación y Presupuesto
1
2
3 4
4A
5
Recibe quincenalmente, de la Oficina de Nómina del Departamento de Recursos Humanos, a través del Jefe del Departamento de Recursos Financieros, la Tarjeta informativa en original, con la que remite de manera documental y en diskette, los Archivos de afectación en un tanto, las Cifras control quincenales en un tanto, Reportes programáticos de percepciones y deducciones por unidad presupuestal en un tanto, Listados alfabéticos de pensiones alimenticias en un tanto, para realizar las afectaciones presupuestales de la nómina de base y contrato. Recibe mensualmente, de la Oficina de Nómina del Departamento de Recursos Humanos, a través del Jefe del Departamento de Recursos Financieros, Tarjeta en original con la que remite de manera documental la Póliza de afectación en un tanto, emitido del Módulo de Póliza del Sistema de Administración Financiera del Estado de Veracruz (SIAFEV); para realizar las afectaciones presupuestales de la nómina de compensación. Recibe mensualmente, de la Oficina de Nómina del Departamento de Recursos Humanos, a través del Jefe del Departamento de Recursos Financieros, Oficio en original con el que remite de manera documental y en diskette los Archivos de afectación del ISR contenidos en el Anexo 7-A definitivo (Resumen mensual de sueldos y percepciones gravables y exentas) en un tanto, para realizar la afectación presupuestal del ISR de la nómina de compensación. Accesa al Módulo de AFECTANOMINA.EXE y carga los Archivos de afectación de la nómina de base y contrato contenidos en el diskette; accesa al Módulo SNCSIAF.EXE captura la Póliza de afectación en un tanto y carga los Archivos de afectación del ISR contenidos en el Anexo 7-A definitivo de la nómina de compensación. Revisa si existe presupuesto para cada una de las partidas a afectar. ¿Existe presupuesto para cada partida? En caso de no existir presupuesto para alguna partida: Solicita y recibe del Jefe del Departamento de Recursos Humanos las transferencias de recursos para la afectación a través del Módulo correspondiente. Continúa con la actividad número 4. En caso de existir presupuesto: Realiza la afectación en el Módulo correspondiente e informa vía telefónica, a la Subdirección de Registro y Consolidación Contable de la Secretaría de Finanzas y Planeación para su contabilización.
CG/UA
26
Área Actividad Descripción
Oficina de Programación y Presupuesto
6 7
8
9
10
Imprime del Módulo de AFECTANOMINA.EXE los Reportes de la nómina de base y contrato en dos tantos: - Resumen de nómina. - Resumen de partidas no facturables. - Relación de facturas a terceros. Recaba la firma del Jefe de la Unidad Administrativa en los Reportes. Elabora Oficio en original y cuatro copias dirigido al Jefe del Departamento de Órdenes de Pago de la Tesorería de la SEFIPLAN, recaba en éste la firma del Jefe de la Unidad Administrativa. Envía el original con un tanto de los Reportes. Distribuye las copias del Oficio de la siguiente manera: Primera: al Tesorero. Segunda: al Director General de Contabilidad Gubernamental. Tercera: al Subdirector de Recursos Humanos de la SEFIPLAN. Cuarta: con un tanto de los Reportes recaba acuse de recibo y los archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de afectaciones de nóminas. Archiva la Tarjeta informativa original, los Archivos de Afectación en un tanto, los Reportes programáticos de percepciones y deducciones por unidad presupuestal en un tanto, los Listados alfabéticos en un tanto, de la nómina de base y contrato; recibidos de la Oficina de Nómina, en el Expediente de afectaciones de nóminas, de manera cronológica permanente. Respalda el contenido del diskette en disco duro. Elabora Oficio en original y copia dirigido al Subdirector de Registro y Consolidación Contable del SEFIPLAN, en el que especifica las afectaciones de la nómina de compensación y del Impuesto Sobre la Renta, recaba en éste la firma del Jefe de la Unidad Administrativa. Envía el original, recaba acuse de recibo en la copia y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de afectaciones de nóminas. Archiva la Tarjeta original, la Póliza de afectación en un tanto, el Oficio original, los Archivos de afectación del ISR contenidos en el Anexo 7-A en un tanto, de la nómina de compensación; recibidos de la Oficina de Nómina, en el Expediente de afectaciones de nóminas, de manera cronológica permanente. Respalda el contenido del diskette en disco duro. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Unidad Administrativa/ Departamento de Recursos Financieros/Oficina de Programación y PresupuestoAfectación de Nóminas para Personal de Base, Contrato, Compensación e ISR.
RECIBE
O
REPORTESPROGRA-MATICOS
RECIBE
T
T
OFICIO
LISTADOSALFABETICOS
T
TARJETA
POLIZA DEAFECTACIÓN
ARCHIVO DEAFECTACIÓN
O
T
OFICINA DENOMINA
DE LA NÓMINA DECOMPENSACIÓN
INICIO
RECIBE
TARJETAINFORMATIVA O
1
¿EXISTE PRESUPUESTOPARA CADAPARTIDA?
SI
1ACCESA, CARGA,
CAPTURA YREVISA
ARCHIVO DE AFECTACIÓNDE LA NOMINA BASE Y
CONTRATO
NO
OFICINA DENOMINA
1
ARCHIVO DEAFECTACIONDEL ISR
T
SOLICITA Y RECIBE
DE LA NÓMINA DE BASE Y CONTRATO
OFICINA DENOMINA
MODULO DEAFECTANOMINA.EXE
DE LA NÓMINA DECOMPENSACIÓN
MODULO DESNCSIAF.EXE
POLIZA DEAFECTACIÓN T
ARCHIVO DE AFECTACIÓNDEL ISR DE LA NÓMINA
DE COMPENSACIÓN
MODULO DEAFECTANOMINA.EXE
MODULO DESNCSIAF.EXE
REALIZA AFECTACIÓN E INFORMA
MODULO DEAFECTANOMINA.EXE
MODULO DESNCSIAF.EXE
IMPRIME Y RECABAFIRME
MODULO DEAFECTANOMINA.EXE
RESUMEN DENÓMINA
RESUMENDE PARTIDAS NO
FACTURABLES
RELACIÓNDE FACTURAS A TERCEROS
2T
2T
2T
JEFE DEL DEPTO. DE RECURSOS HUMANOS
JEFE DE LA UNIDADADMINISTRATIVA
Unidad Administrativa/ Departamento de Recursos Financieros/Oficina de Programación y PresupuestoAfectación de Nóminas para Personal de Base, Contrato, Compensación e ISR.
1
T
REPORTESPROGRAMÁTI-COS
T
T
1
ARCHIVA Y RESPALDA
TARJETAINFORMATIVA
O
FIN
ARCHIVA Y RESPALDA
TARJETA
PÓLIZA DEAFECTA-
CIÓN
T
O
SUBDIRECTOR DE REGISTRO YCONSOLIDACIÓN CONTABLE
DE LA SEFIPLAN
ARCHIVO DE AFECTA-CIÓN
OFICIOO
ARCHIVOS DEAFECTACIÓN
LISTADOSALFABÉTI-
COS
T
C
OFICIOO
ELABORA, RECABAENVÍA Y ARCHIVA
EXPEDIENTE DEAFECTACIONES
DE NÓMINAS
CEXPEDIENTE DEAFECTACIONES
DE NÓMINAS
C
EXPEDIENTE DEAFECTACIONES
DE NÓMINAS
TESRORERO
O
T
RESUMENDE NÓMINA
2
1
RESUMENDE NÓMINA
RESUMEN DE PARTIDAS
NO FACTU-RABLES
OFICIO
C
JEFE DE LAUNIDAD
ADMINISTRATIVA
T
T
1
RELACIÓNDE PARTIDAS
A TERCEROS
T
ELABORA, RECABAENVIA, DISTRIBUYE
Y ARCHIVA
T
T
OOFICIO
3
4
RESUMEN DE PARTIDAS
NO FACTU-RABLES
RELACIÓNDE PARTIDAS
A TERCEROS
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ORDENES DE PAGO
DE LA TESORERÍA DE LA SEFIPLAN
DIRECTOR GENERAL DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
SUBDIRECTOR DERH DE LA SEFIPLAN
EXPEDIENTE DE AFECTACIONES DE
NÓMINAS
JEFE DE LAUNIDAD
ADMINISTRATIVA
1
CG/UA
30
Procedimiento
Nombre: Elaboración del Proyecto de Presupuesto.
Objetivo: Programar la disponibilidad presupuestal para el ejercicio anual con base en los criterios de racionalidad, disciplina y austeridad presupuestal y en apego a la normatividad emitida por la Secretaría de Finanzas y Planeación, considerando los programas de trabajo y las metas a alcanzar de cada una de las Unidades Presupuestales de la Contraloría General.
Frecuencia: Anual.
Normas
- Las unidades presupuestales de la Contraloría General, deberán apegarse para la elaboración del Proyecto de presupuesto a los Lineamientos de Presupuestación y Programación emitidos por la Secretaría de Finanzas y Planeación. - La Oficina de Programación y Presupuesto asignará las claves necesarias a los usuarios, a fin de que cuenten con acceso directo al Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto y así poder realizar la captura de las partidas autorizadas. - La Unidad Administrativa convocará a las unidades presupuestales a reunión, para definir la integración y captura del Proyecto de presupuesto de la Dependencia y coordinar las actividades a seguir. - La Oficina de Programación y Presupuesto, proporcionará a las unidades presupuestales la capacitación y asesoría para el manejo del Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto. - La captura de las partidas correspondientes al Proyecto del presupuesto de las Unidades Presupuestales deberá realizarse en el período establecido por el Titular de la Unidad Administrativa para cumplir en tiempo y forma con la programación emitida por la Contraloría General.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Agosto/2011 Agosto/2011
Dirección General de Desarrollo Administrativo
Unidad Administrativa
Contralor General
CG/UA
31
Área Actividad Descripción
Oficina de Programación y Presupuesto
1
2 3
4
5
6
7 8
Recibe del Jefe de la Unidad Administrativa a través del Jefe del Departamento de Recursos Financieros, copia del Oficio circular para acudir a la Secretaría de Finanzas y Planeación y conocer los Lineamientos de programación y presupuestación y lo archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de lineamientos. Pasa el tiempo. Acude a la Secretaría de Finanzas y Planeación y recibe los Lineamientos de programación y presupuestación y el Manual de operación para el Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto, en original. Pasa el tiempo. Participa en reunión convocada por el Titular de la Unidad Administrativa con los Jefes de Departamento de la Unidad y analizan los Lineamientos de programación y presupuestación en original para acordar fechas de reunión con las Unidades Presupuestales de la Contraloría General. Pasa el tiempo. Recibe de la Unidad Administrativa a través del Jefe del Departamento de Recursos Financieros, copia del Oficio Circular donde detalla fecha, lugar y número de áreas participantes en la reunión programada para dar a conocer a las Unidades Presupuestales los Lineamientos de programación y presupuestación. Fotocopia los Lineamientos de programación y presupuestación y el Manual de operación ambos en original para cada una de las áreas que participarán en la reunión programada por la Unidad Administrativa. Elabora Cronograma en los tantos necesarios para las unidades presupuestales de la Contraloría General, de fechas de elaboración y entrega del proyecto de presupuesto. Integra Paquetes de documentos con los Lineamientos de programación y presupuestación, el Manual de operación y el Cronograma de fechas para cada una de las áreas que participarán en la reunión convocada por el Jefe de la Unidad Administrativa. Acude a la reunión y entrega los Paquetes de documentos a cada una de las Unidades Presupuestales de la Contraloría General que participan donde se expl icarán los Lineamientos para integrar el Proyecto de Presupuesto y la coordinación conel Departamento de Recursos Financieros y la Oficina de Programación y Presupuesto para asignar claves de acceso alMódulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto.
CG/UA
32
Área Actividad Descripción
Oficina de Programación y Presupuesto
9
10 10A
10A.1
11
12
12A
13
P asa el tiempo. Recibe de las Unidades Presupuestales la Tarjeta u Oficio en original y firmado por cada titular en el cual indican los usuarios que operarán el Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto. Determina las claves para cada uno de los usuarios del Módulo deElaboración del Proyecto de Presupuesto y les informa vía telefónica las claves asignadas, para que inicien la captura en el Módulo del Proyecto de Presupuesto y archiva en el Expediente de correspondencia enviada de manera cronológica temporal la Tarjeta u Oficio en original, en el cual se indicaron los usuarios que operarán el Módulo. ¿Los usuarios tienen dudas para operar el Módulo? En caso de tener dudas para operar el Módulo: Recibe vía telefónica de las Unidades Presupuestales la solicitud de asesoría para el manejo del Módulo. Acude a las áreas de las Unidades Presupuestales y proporciona la asesoría sobre el manejo del Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto. Continúa con la actividad número 11. En caso de no tener dudas para operar el Módulo: Monitorea en el Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto la captura que las Unidades Presupuestales de la Contraloría General realizaron en las partidas autorizadas. Verifica en el Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto la captura de las partidas autorizadas y determina si las Unidades Presupuestales se apegaron a los montos autorizados. ¿La captura de las partidas exceden los montos autorizados? En caso de exceder los montos autorizados: Solicita vía telefónica a las Unidades Presupuestales queefectúen los ajustes correspondientes a cada una de las partidas que exceden los montos autorizados. Continúa con la actividad número 12. En caso de no exceder los montos autorizados: Recibe de las Unidades Presupuestales la Tarjeta informativa en original para notificar la conclusión de la captura del Proyecto de presupuesto y la archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de correspondencia recibida.
CG/UA
33
Área Actividad Descripción
Oficina de Programación y Presupuesto
14
15
16
17
18
18A
18A.1
18A.2
18A.3
Accesa al Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto y revisa cada una de las partidas capturadas por las Unidades Presupuestales y realiza los últimos ajustes. Emite del Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto los reportes del Proyecto de presupuesto en original. Elabora Reporte de presupuesto concentrado comparativo a nivel sector por Unidad Presupuestal, partida y programa y el Reporte por capítulo de gasto comparativo con el ejercicio anterior, ambos documentos en original. Entrega a la Unidad Administrativa a través del Jefe del Departamento de Recursos Financieros para revisión los siguientes documentos: Reporte de presupuesto concentrado comparativo a nivel sector en original, Reporte por capítulo de gasto en original y Proyecto de presupuesto en original. Pasa el tiempo. Recibe de la Unidad Administrativa los documentos siguientes: Reporte de presupuesto concentrado comparativo a nivel sector, en original, Reporte por capítulo de gasto, en original y Proyecto de presupuesto, en original. ¿Existen ajustes a los reportes? En caso de existir ajustes a los reportes: Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Financieros los ajustes correspondientes a los reportes siguientes: Reporte de presupuesto concentrado comparativo a nivel sector, en original, Reporte por capítulo de gasto en original y Proyecto de presupuesto, en original. Accesa al Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto y efectúa los ajustes a las partidas correspondientes, en el proyecto de presupuesto. Ajusta el Reporte de presupuesto concentrado comparativo a nivel sector por Unidad Presupuestal, partida y programa y el Reporte por capítulo de gasto comparativo, ambos documentos en original. Emite del Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto el Proyecto de Presupuesto en original.
CG/UA
34
Área Actividad Descripción
Oficina de Programación y Presupuesto
18A.4
19
20
Entrega a la Unidad Administrativa, a través del Jefe del Departamento de Recursos Financieros para que sean remitidos a la Secretaría de Finanzas y Planeación, los documentos siguientes: Reporte de presupuesto concentrado comparativo a nivel sector en original, Proyecto de presupuesto en original, Reporte por capítulo de gasto en original. Continúa con la actividad número 19. En caso de no existir ajustes a los reportes: Emite del Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto dos tantos de los reportes del Proyecto de presupuesto y entrega un tanto a la Unidad Administrativa para que se remita a la Secretaría de Finanzas y Planeación y un tanto lo archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de proyecto de presupuesto. Pasa el tiempo. Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Financieros, una copia del Oficio de autorización del presupuesto, para que con base en este se realicen en el transcurso del año los ajustes que procedan y la archiva de manera cronológica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Financieros/Oficina de Programación y PresupuestoElaboración del Proyecto de Presupuesto
CRONO-GRAMA
OMANUAL DE
OPERA-CIÓN
OLINEAMIENTOS DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTA-CIÓN
RECIBE
OFICIO CIRCULAR 1
INICIO
ACUDE Y RECIBE
JEFE DELDEPARTAMENTODE RECURSOSFINANCIEROS
O
FOTOCOPIA
LINEAMIENTOS DE PROGRAMA-CIÓN Y PRESUPUES-TACIÓN
MANUAL DE OPERACIÓN
O
DETERMINA CLAVES,INFORMA Y ARCHIVA
¿LOS USUARIOS TIENEN DUDAS PARA OPERAR EL MÓDULO?
ACUDE A REUNION Y ENTREGA
PAQUETE DEDOCUMENTOS
ACUDE Y PROPORCIONA
ASESORÍA
SI
C
SECRETARÍADE FINANZAS
Y PLANEACIÓN
OLINEAMIENTOS DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUES-TACIÓN
PARTICIPA EN REUNIÓN
1OFICIO CIRCULAR
RECIBE
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
ELABORA
CRONOGRAMA
INTEGRA
LINEAMIENTOS DE PROGRAMACION PRESUPUES-TACION MANUAL
DE OPERACIÓN
PAQUETE DE DOCUMENTOS
RECIBE
RECIBE SOLICITUDDE ASESORÍA
UNIDADESPRESUPUESTALES
1
NO
MONITOREA LACAPTURA
MÓDULO DE ELABORACIÓN DE
PROYECTO DE PRESUPUESTO
VERIFICA, CAPTURA Y DETERMINA
MÓDULO DE ELABORACIÓN DE
PROYECTO DE PRESUPUESTO
1
2
TARJETA UOFICIO O
UNIDADES PRESUPUESTALES
UNIDADES PRESUPUESTALES
UNIDADES PRESUPUESTALES
VÍA TELEFÓNICA
TARJETA UOFICIO O
C
PARA CADA UNO DE LOS USUARIOSDEL MÓDULO DE ELABORACIÓN
DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO
VÍA TELEFÓNICA
1
EXPEDIENTE DELINEAMIENTOS
T
T
EXPEDIENTE DE CORRESPONDENCIA
ENVIADA
Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Financieros/Oficina de Programación y PresupuestoElaboración del Proyecto de Presupuesto
C
TARJETA INFORMATIVA
O
¿LA CAPTURADE
LAS PARTIDAS EXCEDEN LOS
MONTOS AUTORIZADOS?
SOLICITAAJUSTES
VÍA TELEFÓNICA
2
SÍ
NO
RECIBE
UNIDADES PRESUPUESTALES
1
OPROYECTO DE PRESUPUESTO
EMITE
MÓDULO DE ELABORACIÓN DE
PROYECTO DE PRESUPUESTO
OREPORTE
POR CAPÍTULODE GASTO
O
REPORTE DE PRESUPUESTO CONCENTRADO COMPARATIVO A NIVEL SECTOR
ELABORA
ACCESA Y REALIZAAJUSTES
MÓDULO DE ELABORACIÓN DE
PROYECTO DE PPTO
O
OREPORTE POR CAPÍTULO DE GASTO
O
REPORTE DE PRESUPUESTO CONCENTRADO COMPARATIVO A NIVEL SECTOR
ENTREGA
PROYECTODE
PRESUPUESTO
JEFE DEL DEPARTAMENTODE RECURSOS FINANCIEROS
O
OREPORTE POR
CAPÍTULODE GASTO
O
REPORTE DE PRESUPUESTO CONCENTRADO COMPARATIVO A NIVEL SECTOR
RECIBE
PROYECTO DE
PRESUPUESTO
UNIDAD ADMINISTRATIVA
¿EXISTEN AJUSTES A LOS REPORTES?
NO
SI
O
O
CAPITULODE GASTO
O
REPORTE DE PRESUPUESTO CONCENTRADO COMPARATIVO A NIVEL SECTOR
RECIBE AJUSTES
PROYECTO DE
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
PRESUPUESTO
REPORTE POR2
ACCESA Y EFECTUA AJUSTES
MODULO DE ELABORACION DE
PROYECTO DE PRESUPUESTO
O
CAPITULODE GASTO
OREPORTE DE PRESUPUESTO CONCENTRADO COMPARAT. NIVEL SECTOR
AJUSTA
REPORTE POR
O
OREPORTE DE PRESUPUESTO CONCENTRADO COMPARAT. NIVEL SECTOR
ENTREGA
JEFE DEL
DEPARTA-MENTO DE RECURSOS
FINAN-CIEROS
3
EMITE
MODULO DE ELABORACION DE
PROYECTO DE PRESUPUESTO
PROYECTO DEPRESUPUESTO O
O
CAPITULODE GASTO
REPORTE POR
PROYECTO DE
PRESUPUES-TO
EXPEDIENTE DE CORRESPONDENCIA
RECIBIDA
Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Financieros/Oficina de Programación y PresupuestoElaboración del Proyecto de Presupuesto
1OFICIO DE AUTORIZACION
RECIBE
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
FIN
C
TPROYECTO DE PRESUPUESTO
EMITE
MODULO DE ELABORACION DE
PROYECTO DE PRESUPUESTO
UNIDAD ADMINISTRATIVA
C
T
3
2
EXPEDIENTE DE PROYECTO DE PRESUPUESTO
CG/UA
38
Procedimiento
Nombre: Control Presupuestal.
Objetivo: Verificar que las partidas cuenten con disponibilidad presupuestal en tiempo y en forma para que la Contraloría General cumpla con los compromisos establecidos.
Frecuencia: Diaria.
Normas
- El Control Presupuestal se realizará en apego a lo establecido en el Código Financiero para el Estado de Veracruz y en el Decreto del Presupuesto de Egresos. - El Departamento de Recursos Financieros entregará a fin de cada mes a las áreas de la Contraloría General un avance presupuestal de las partidas a efecto de que conozcan su disponibilidad y concilien sus cifras en los Sistemas internos de control presupuestal.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Agosto/2011 Agosto/2011
Dirección General de Desarrollo Administrativo
Unidad Administrativa
Contralor General
CG/UA
39
Área Actividad Descripción
Oficina de Programación y Presupuesto
1
2
2A
2A.1 3
4
5 6
Recibe de las diversas áreas de la Contraloría General Tarjeta de solicitud en original y el Anexo de solicitud de transferencias y recalendarizaciones presupuestales en original. Analiza el Anexo de solicitud de transferencias y recalendarizaciones presupuestales en original, verifica que se apeguen a las normas establecidas para el control presupuestal. ¿Proceden las transferencias y recalendarizaciones? En caso de que no procedan las transferencias y recalendarizaciones: Elabora Tarjeta informativa en original y copia para notificar al área de la Contraloría General los motivos por los cuales no proceden las transferencias y las recalendarizaciones y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Financieros. Entrega la Tarjeta informativa en original al área de la Contraloría General que solicitó las transferencias y las recalendarizaciones presupuestales y archiva como acuse de recibo la copia, de manera cronológica permanente con la Tarjeta de solicitud original y el Anexo de solicitud de transferencias y recalendarizaciones presupuestales en original, en el Expediente de correspondencia enviada. Fin. En caso de que proceden las transferencias y recalendarizaciones:Envía por correo electrónico a la Dirección General de Programación y Presupuesto de la Secretaría de Finanzas y Planeación el archivo de transferencias y recalendarizaciones, previamente revisado para que se realice la afectación presupuestal correspondiente. Elabora Tarjeta informativa en original y copia para notificar a las áreas de la Contraloría General de las transferencias que proceden. Recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Financieros en la Tarjeta informativa en original y copia y entrega el original al área de la Contraloría General que solicita las transferencias y las recalendarizaciones presupuestales y archiva la copia como acuse de recibo de manera cronológica permanente junto con la Tarjeta de solicitud original, en el Expediente de correspondencia enviada. Obtiene Fotocopia del Anexo de solicitud de transferencias y recalendarizaciones presupuestales en original y archiva la fotocopia de manera cronológica permanente en el Expediente de transferencias y recalendarizaciones.
CG/UA
40
Área Actividad Descripción
Oficina de Programación y Presupuesto
7 8
9
10
11
Elabora el Oficio de solicitud de transferencias y recalendarizaciones en original y copia para que sean remitidos a la Secretaría de Finanzas y Planeación para su autorización y recaba la firma del Jefe de la Unidad Administrativa a través del Jefe del Departamento de Recursos Financieros. Remite a la Secretaría de Finanzas y Planeación el Oficio de solicitud original y el Anexo de solicitud de transferencias y recalendarizaciones presupuestales en original y archiva la copia del Oficio de solicitud como acuse de recibo de manera cronológica permanente en el Expediente de correspondencia enviada a SEFIPLAN. Pasa el tiempo. Accesa al Módulo de Consultas y Reportes de Presupuesto y Contabilidad del SIAFEV y verifica que las transferencias y las recalendarizaciones se encuentren autorizadas y emite el Reporte de avance presupuestal en los tantos necesarios para informar a las Unidades Presupuestales, del mismo módulo emite el Reporte de transferencias por unidad presupuestal y programa en los tantos necesarios. Elabora Tarjeta en original y copia para enviar a las Unidades Presupuestales el Reporte del avance presupuestal y el Reporte de transferencias y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa. Turna a las Unidades Presupuestales la Tarjeta en original con el Reporte de avance presupuestal y el Reporte de transferencias en un tanto, para informar de los movimientos registrados en el mes, a la Oficina de Control Financiero el Reporte de avance presupuestal y el Reporte de transferencias en un tanto y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de correspondencia enviada (a las áreas internas) la Tarjeta en copia y el Reporte de avance presupuestal y el Reporte de transferencias en un tanto. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Financieros/Oficina de Programación y PresupuestoControl Presupuestal.
1OFICIO DE SOLI-
CITUD
O
ANEXO DE SOLIC. DE
TRANS. Y RECALEN. PPTS.
C
ÁREA DE LA CONTRALORÍA
GENERAL
1
O
RECIBE
TARJETA DE SOLICITUD
O
INICIO
ANALIZA
ÁREAS DE LA CONTRALORÍA
GENERAL
ANEXO DE SOL. DE O
¿PROCEDENLAS TRANSFERENCIAS
Y RECALENDARIZ.
NO
SI
1
TRANS. Y RECAL. PPTS.
ANEXO DE SOL. DE TRANS. Y RECAL. PPTS.
ARCHIVO DE TRANSFERENCIAS Y
RECALENDARIZA-CIONES
ENVÍA
O-1TARJETAINFORMATIVA
ELABORA
RECABAFIRMA Y ENTREGA
TARJETAINFORMATIVA
O
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE
RECURSOS FINANCIEROS
OTARJETA
DE SOLICITUD
OBTIENE FOTOCOPIA
OANEXO DE SOLIC. DE TRANSF. Y RECALEN.PPTALES.
C
ELABORA YRECABA FIRMA
O-1OFICIO DE SOLICITUD
JEFE DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA
REMITE
OOFICIO DE SOLICITUD
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
F
C
DIRECCIÓN GENERALDE PROGRAMACIÓN
Y PRESUPUESTODE LA SEFIPLAN
CORREOELECTRÓNICO
TARJETAINFORMATIVA
O-1
ELABORA YRECABA FIRMA
JEFE DEL DEPARTAMENTODE RECURSOS FINANCIEROS
C
1
ENTREGA
TARJETAINFORMATIVA
O
OTARJETA
DE SOLI-CITUD
ANEXO DESOLICITUD DE
TRANSFER. YRECALEN. PPTS.
O
FIN
AREA DE LA CONTRALORÍA GENERAL
EXPEDIENTE DE CORRESPONDENCIA
ENVIADA
EXPEDIENTE DE CORRESPONDENCIA
ENVIADA
EXPEDIENTE DE TRANSFERENCIAS Y
RECALENDARIZACIONES
EXPEDIENTE DE CORRESPONDENCIA
ENVIADA A SEFIPLAN
Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Financieros/Oficina de Programación y PresupuestoControl Presupuestal.
C
TARJETA
1
REPORTEDE AVANCE
PRESUPUESTALT
REPORTEDE
TRANSFER.T
T
REPORTEDE AVANCE
PRESUPUES-TAL
TREPORTEDE
TRANSFER.
TARJETA O-1
1
MÓD. DE CONSULTAS Y REP. DE PPTO. Y CONTAB.
DEL SIAFEV
ACCESA, VERIFICA TRANSFERENCIAS
Y EMITE
ELABORA YRECABA FIRMA
NECESARIOS PARA INFORMAR A LAS
UNIDADES PRESUPUESTALES
FIN
T
TURNA
TARJETAO
JEFE DE LA UNIDADADMINISTRATIVA
REPORTEDE AVANCE
PRESUPUES-TAL
UNIDADESPRESUPUESTALES
REPORTEDE AVANCEPRESUPUESTAL T
REP. DE TRANSFER.
T
REPORTEDE AVANCEPPTAL.
T
REP. DE TRANSFER.
T
TREPORTEDE
TRANSFER.
EXPEDIENTE DE CORRESPONDENCIA
ENVIADA (ÁREAS INTERNAS)
OFICINA DE CONTROL
FINANCIERO
CG/UA
43
Procedimiento
Nombre: Captura del Avance del Programa Operativo Anual de la Contraloría General
Objetivo: Contar con la información necesaria que permita medir el cumplimiento de los programas de trabajo establecidos por las áreas de la Contraloría General.
Frecuencia: Mensual.
Normas
- El seguimiento a los avances del Programa Operativo Anual, se realizará en apego a lo establecido en el Código Financiero para el Estado de Veracruz. - La captura y seguimiento a los avances del Programa Operativo Anual, se efectuarán considerando los Lineamientos internos para el Ejercicio del Gasto.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Agosto/2011 Agosto/2011
Dirección General de Desarrollo Administrativo
Unidad Administrativa
Contralor General
CG/UA
44
Área Actividad Descripción
Oficina de Programación y Presupuesto
1
2
3
3A 4
5
Informa vía telefónica a las áreas de la Contraloría General, el periodo para la captura del avance del Programa Operativo Anual en el Módulo del SIAFEV en base a indicadores. Recibe de las áreas de la Contraloría General, la Tarjeta informativa en original en la que informan de la captura del Programa Operativo Anual en el Módulo del SIAFEV. Realiza el cierre mensual del Programa Operativo Anual en el Módulo de POA del SIAFEV, emite en dos tantos el Informe de avance físico de actividades. Valida la información que refleja este Informe con la Tarjeta informativa en original. ¿Coincide la información? En caso de no coincidir: Solicita vía telefónica a las áreas de la Contraloría General, que envíen nuevamente la información actualizada. Continúa con la actividad número 2. En caso de coincidir: Entrega al Jefe del Departamento de Recursos Financieros el Informe de avance físico de actividades por área, en un tanto, a fin de que se remita a la Secretaría de Finanzas y Planeación. Elabora Tarjeta en original y copia, con la que envía un tanto del Informe a la Dirección General de Control y Evaluación para su análisis y consulta. Recaba acuse de recibo en la copia de la Tarjeta y la archiva con la Tarjeta informativa original en el Expediente del programa operativo anual de manera cronológica permanente. Pasa el tiempo. Imprime del Módulo de POA del SIAFEV, dos tantos del Informe de avance físico por actividades no concluidas, no realizadas o no iniciadas, a más tardar el 30 de enero de cada ejercicio, entrega un tanto al Jefe del Departamento de Recursos Financieros, a fin de que se remita a la Secretaría de Finanzas y Planeación y archiva el segundo tanto en el Expediente del programa operativo anual de manera cronológica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Financieros/Oficina de Programación y PresupuestoCaptura del Avance del Programa Operativo Anual de la Contraloría General.
T
JEFE DE DEPARTAMENTO DERECURSOS FINANCIEROS
REALIZA, EMITE Y VALIDA
2T
INFORME DE AVANCE FISICO DEACTIVIDADES
TARJETAINFORMATIVA
O
ÁREA DE LACG
INICIO
INFORMA
1
¿COINCIDE LA INFORMACIÓN?
SI
TARJETAINFORMATIVA
C
JEFE DE DEPARTAMENTO DERECURSOS FINANCIEROS
NO
T
T
O
IMPRIME, ENTREGAY ARCHIVA
SOLICITA
T
VÍA TELEFONICA
SIAFEV
ENTREGA, TURNAY ARCHIVA
INFORME DEAVANCE FISICODE ACTIVIDADES
DIRECCIÓN GENERAL DE CONTROL YEVALUACIÓN
EXPEDIENTE DE LPROGRAMA OPERATIVO
ANUAL
RECIBE
TARJETAINFORMATIVA
O
1
INFORME DEAVANCE FISICODE ACTIVIDADES
EXPEDIENTE DE LPROGRAMA OPERATIVO
ANUAL
FIN
C
CG/UA
46
Procedimiento
Nombre: Elaboración de los Informes Presupuestales y Contables de la Contraloría General
Objetivo: Contar con la información presupuestal y contable que permita conocer la situación de la Contraloría General en un trimestre para la toma de decisiones y remitirla en el tiempo establecido a la Secretaría de Finanzas y Planeación.
Frecuencia: Trimestral.
Normas
- Los Reportes trimestrales (REPTRIM) que deberán realizarse y remitirse a la Subdirección de Registro y Consolidación Contable de la Secretaría de Finanzas y Planeación son los siguientes:
Estado del ejercicio del presupuesto. Detalle de ampliaciones y reducciones. Estado económico de los ingresos y gastos. Estado de situación financiera.
- Los Reportes trimestrales deberán elaborarse de acuerdo al Manual de operación para la elaboración de los reportes trimestrales, emitido por la Secretaría de Finanzas y Planeación. - El Departamento de Recursos Financieros deberá respaldar los Reportes trimestrales y conservarlos bajo su resguardo.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Agosto/2011 Agosto/2011
Dirección General de Desarrollo Administrativo
Unidad Administrativa
Contralor General
CG/UA
47
Área Actividad Descripción
Oficina de Programación y Presupuesto
1
2
3 4
5
6
7
8
Recibe de la Oficina de Contabilidad, a través del Jefe del Departamento de Recursos Financieros, un Paquete de documentos que contiene los siguientes estados financieros: - INF Balance general nivel 4 y 6 sector 111, en un tanto. - INF Balanza de comprobación nivel 4 y 6 sector 111, en un
tanto. - INF Estado de ingresos y egresos nivel 4 y 6 sector 111, en
un tanto. - INF avance por sector a nivel partida, en un tanto. - Notas a los estados financieros con sus anexos
correspondientes, en un tanto. Accesa al Módulo correspondiente del Sistema REPTRIM: - Estado del ejercicio del presupuesto. - Detalle de ampliaciones y reducciones. - Estado económico de los ingresos y gastos. - Estado de situación financiera. Captura la información del Paquete de documentos en los conceptos del Módulo REPTRIM correspondientes, de acuerdo al Manual de operación para la elaboración de los Reportes Trimestrales, valida y en su caso corrige la información en el Sistema que automáticamente genera los Reportes trimestrales. Imprime del Módulo REPTRIM los Reportes trimestrales siguientes, en dos tantos cada uno: - Estado del ejercicio del presupuesto. - Detalle de ampliaciones y reducciones. - Estado económico de los ingresos y gastos. - Estado de situación financiera. Respalda los Reportes trimestrales en equipo de cómputo y envía por correo electrónico a la Subdirección de Registro y Consolidación Contable de la SEFIPLAN. Recaba las firmas del Jefe del Departamento de Recursos Financieros, del Jefe de la Unidad Administrativa y del Contralor General en los Reportes trimestrales en dos tantos. Integra en un sobre, los Informes de avance físico de actividades en un tanto, obtenidos previamente del SIAFEV de la Captura del avance del POA en base a indicadores; el Paquete de documentos que contiene los estados financieros con sus respectivos anexos, recibidos de la Oficina de Contabilidad y los Reportes trimestrales en un tanto. Elabora Oficio en original y cuatro copias dirigido a la Subdirección de Registro y Consolidación Contable de la SEFIPLAN, recaba en éste la firma del Jefe de la Unidad Administrativa.
CG/UA
48
Área Actividad Descripción
Oficina de Programación y Presupuesto
9
10
Envía a la Subdirección de Registro y Consolidación Contable de la SEFIPLAN, los Informes de avance físico de actividades en un tanto, obtenidos previamente del SIAFEV de la Captura del avance del POA en base a indicadores; el Paquete de documentos que contiene los estados financieros con sus respectivos anexos, recibidos de la Oficina de Contabilidad y los Reportes trimestrales en un tanto, con el Oficio original. Distribuye las copias del Oficio de la siguiente manera: Primera: al Contralor General. Segunda: al Secretario de Finanzas y Planeación. Tercera: al Director General de Contabilidad Gubernamental. Cuarta: Recaba acuse de recibo y archiva en el Expediente de correspondencia enviada de manera cronológica permanente. Archiva un tanto de los Reportes trimestrales en el Expediente de reportes trimestrales de manera cronológica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Financieros/Oficina de Programación y PresupuestoElaboración de los Informes Presupuestales y Contables de la Contraloría General.
ACCESA
2T
CAPTURA, VALIDAY GENERA
EDO. DE EJERCICIODEL PPTO.
EDO. ECONDE LOS INGY GTOS.
PAQUETE DEDOCUMENTOS
2T
DE ACUERDO AL MANUAL DEOPERACIÓN PARA LA
ELABORACIÓN DE LOSREPORTES TRIMESTRALES
INICIO
RECIBE
PAQUETE DEDOCUMENTOS
RESPALDA YENVÍA
POR CORREOELECTRONICO
OFICINA DECONTABILIDAD
DETALLE DEAMPLIAC Y. REDUCC. 2T
IMPRIME
REPORTESTRIMESTRALES
MODULO REPTRIM
SITEMAREPTRIM
MODULOREPTRIM
EDO. DESIT. FINANC.
SUBDIRECCIÓN DEREGISTRO Y CONSOLIDACIÓNCONTABLE DE LA SEFIPLAN
2T
EDO. DE EJERC.DEL DPTO.
EDO. ECONDE LOS INGY GTOS.
2T
DETALLEDE
AMPLIAC. YREDUCCC.
2T
RECABA FIRMA
EDO. DESIT.FINANC.
2T
O
T
PAQUTE DE
DOCUMENTOS
EDO.DEL EJERC.
DELPPTO..
T
T
DETALLE DEAMPLIA.
Y REDUCC.
T
INTEGRA
TINFORMES DEAVANCE FISICO
EDO. ECONDE LOS INGY GTOS.
EDO. DESIT. FINANC.
ELABORA Y RECABA FIRMA
O-4OFICIO
O
T
PAQUETE DE
DOCUMEN-TOS
EDO.DEL EJERC.
DELDEPTO..
T
T
DETALLE DEAMPLIACIONES
Y REDUCCI-ONES
T
ENVÍA
TINFORMES DEAVANCE FISICO
EDO. ECONDE LOS INGY GTOS.
EDO. DESIT. FINANC.
OFICIO.
O
1
SUBDIRECCIÓN DE REGISTRO Y CONSOLIDACIÓ
N CONTABLEDE LA SEFIPLAN
2T
-JEFE DEL DEPTO. DE RECURSOS FINANCIEROS-JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA-CONTRALOR GENERAL
JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Financieros/Oficina de Programación y PresupuestoElaboración de los Informes Presupuestales y Contables de la Contraloría General.
C
T
EDO. DE EJERC. DEL PPTO.
EDO. ECONDE LOS INGY GTOS.
DETALLE DEAMPLIACIONESY REDUC-CIONES
T
EDO. DESIT. FINANC.
T
T
1
FIN
DISTRIBUYE, RECABAY ARCHIVA
1
2
3
4
EXPEDIENTE DEREPORTES
TRIMESTRALES
CONTRALORIAGENERAL
SECRETARIO DE FINANZAS YPLANEACIÓN
DIRECTOR GENERAL DECONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
C
EXPEDIENTE DECORRESPONDENCIA
ENVIADA
CG/UA
51
Procedimiento
Nombre: Recepción y Revisión de la Solicitud y Comprobación de Viáticos.
Objetivo: Verificar que el trámite de solicitud de recursos para comisiones oficiales, se realice con apego a los lineamientos establecidos en el Manual de Políticas para el Trámite y Control de Viáticos y Pasajes, y cuente con la disponibilidad presupuestal que permita la entrega oportuna de recursos.
Frecuencia: Diaria.
Normas
Para tramitar recursos por viáticos, dependerá del importe a solicitar, el cual es de la siguiente manera: - En el caso de que el monto de los viáticos para comisión oficial corresponda a una cantidad menor o igual de $700.00 (setecientos pesos 00/100 M. N.), el trámite se realizará con el formato: Vale de caja. Ypara una cantidad mayor a $700.00 (setecientos pesos 00/100 M. N.), se utilizará el formato: Solicitud de fondos a comprobar. - Los recursos para comisión oficial tramitados a través del Vale de caja deberán contar con la autorización del Jefe del Departamento de Recursos Financieros, para la entrega del efectivo en la Caja. - En la Solicitud de fondos a comprobar y en el Vale de caja deberán registrarse el lugar, período y objetivo de la comisión, además de la tarifa y nivel del comisionado con base en el Manual de Políticas para el Trámite y Control de Viáticos y Pasajes. - Para que proceda el trámite de autorización de viáticos deberá presentarse la Solicitud de fondos a comprobar o el Vale de caja con copia del Oficio de comisión debidamente firmado por el Titular de la Unidad presupuestal correspondiente. - La comprobación de recursos deberá integrarse con documentos originales de las Facturas, Notas de venta (Regimen de Pequeños Contribuyentes o Regimen Intermedio), Boletos o Recibos que comprueben los gastos realizados durante la comisión oficial.
- La comprobación de recursos se presentará de acuerdo a los Lineamientos del Manual de Políticas para el Trámite y Control de Viáticos y Pasajes, Código Financiero y Lineamientos Internos de la Contraloría General para el Ejercicio del Presupuesto.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Agosto/2011 Agosto/2011
Dirección General de Desarrollo Administrativo
Unidad Administrativa
Contralor General
CG/UA
52
Área Actividad Descripción
Oficina de Control Financiero
1
1A
2
3
4
5
6
6A
Recibe de las áreas de la Contraloría General la Solicitud de fondos a comprobar en original y dos copias y el Oficio de comisión en copia, o en su caso el Vale de caja en original y dos copias y Oficio de comisión en copia, verifica que los documentos cumplan con los requisitos para su elaboración.
¿Cumple con los requisitos?
En caso de no cumplir con los requisitos: Indica los ajustes y devuelve a las áreas de la Contraloría General la Solicitud de fondos a comprobar, en original y dos copias, el Oficio de comisión en copia, o el Vale de caja en original y dos copias y Oficio de comisión en copia.
Pasa el tiempo.
Continúa con la actividad número 1. En caso de cumplir con los requisitos: Recaba firma del Jefe de Departamento de Recursos Financieros en la Solicitud de fondos a comprobar, en original y dos copias, o en el Vale de caja, en original y dos copias para autorizar el gasto.
Sella y asigna folio de control interno a la Solicitud de fondos a comprobar en original y dos copias, o al Vale de caja en original y dos copias.
Distribuye los documentos de la siguiente manera: - La Solicitud de fondos a comprobar en original, a la Oficina de Contabilidad, para solicitar la emisión del Cheque. - El Vale de caja en original a la Caja para solicitar el recurso. - Archiva de manera cronológica permanente mensual la Solicitud de fondos a comprobar en copia, o el Vale de caja en copia, ambos con la copia del Oficio de comisión en el Expediente del mes. Recibe de las áreas de la Contraloría General los documentos comprobatorios siguientes: - Solicitud-comprobación de recursos en original y dos copias. - Registro único de comisiones al personal en original, - Oficio de comisión en original, - Documentación soporte en original. Verifica que los documentos estén completos y correctos. ¿Está completa y correcta la comprobación? En caso de no estar completa y correcta: Elabora el formato Devolución/disminución de documentos, en original y copia, y firma el documento la persona que revisó la comprobación.
CG/UA
53
Área Actividad Descripción
Oficina de Control Financiero
6A.1
6A.2
6A.3
7
8
9
10
Informa y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Financieros en el formato Devolución/disminución de documentos en original y copia. Recaba firma del área solicitante de la Contraloría General en el formato Devolución/disminución de documentos en original y copia. Informa de las inconsistencias en la comprobación y devuelve a las áreas de la Contraloría General los documentos siguientes: - Devolución/disminución de documentos en original. - Solicitud-comprobación de recursos en original y dos copias. - Registro único de comisiones al personal en original. - Oficio de comisión en original. - Documentación soporte en original. Archiva de manera cronológica permanente mensual el formato Devolución/disminución de documentos en copia en el Expediente del mes. Continúa con la actividad número 6. En caso de estar completa y correcta: Recaba la firma del Jefe de la Unidad Administrativa en la Solicitud-comprobación de recursos en original. Elabora el Seguimiento de documentación interno en tres tantos, recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Financieros, elabora el Seguimiento de documentación desconcentrado en dos tantos, con el registro de las solicitudes comprobación de recursos correspondientes.
Asigna folio para control interno en el Seguimiento de documentación interno en tres tantos, en el Seguimiento de documentación desconcentrado en dos tantos y en la Solicitud-comprobación de recursos en original y dos copias y en toda la Documentación soporte original de esa comisión. Entrega a la Oficina de Contabilidad para el registro de la comprobación de recursos los siguientes documentos: - Seguimiento de documentación interno en dos tantos. - Solicitud-comprobación de recursos una copia. Entrega a la Oficina de Programación y Presupuesto para el registro de la comprobación de recursos los siguientes documentos: - Seguimiento de documentación desconcentrado en un tanto. - Solicitud-comprobación de recursos en original. - Registro único de comisiones al personal en original. - Oficio de comisión en original y - Documentación soporte en original.
CG/UA
54
Área Actividad Descripción
Oficina de Control Financiero
11
Recaba acuse de recibo en un tanto del Seguimiento de documentación interno y en un tanto del Seguimiento de documentación desconcentrado y los archiva con la segunda copia de la Solicitud-comprobación de recursos de manera cronológica permanente en el Expediente del mes. FIN DEL PROCEDIMIENTO. Conecta con los procedimientos: - Registro de Comprobación de Recursos. - Recepción de Solicitudes-Comprobación de Recursos para la Afectación Presupuestal en el Sistema de Administración Financiera del Estado de Veracruz (SIAFEV).
Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Financieros/Oficina de Control FinancieroRecepción y Revisión de la Solicitud y Comprobación de Viáticos.
SELLA YASIGNA FOLIO
INICIO
RECIBE
SOLICITUD DEFONDOS A COMPROBAR
OFICIO DECOMISIÓN
O-2
O-2
O-2
INDICAY DEVUELVE
¿ CUMPLE CON LOS REQUISITOS ?
NO
OFICIO DECOMISIÓNRECABA
FIRMA
SIO-2
1
VALE DECAJA
1
EN SU CASO
SOLICITUD DEFONDOS A COMPROBAR
VALE DECAJA
O-2
ÁREAS DE LACONTRALORIA
SOLICITUD DEFONDOS A COMPROBAR
VALE DECAJA
DISTRIBUYE
SOLICITUD DEFONDOS A COMPROBAR
VALE DECAJA SOLICITUD
DE FONDOS A COMPRO-BAR
OFICIO DE COMISIÓN
C
OFICINA DECONTABILIDAD
CAJA
EXPEDIENTE DEL MES
O
O
1
1
ÁREAS DE LACONTRALORÍA
1
VALE DECAJA
1
SOLICITUD DEFONDOS A COMPROBAR
VALE DECAJA
O-2
O-2
O-2
RECIBE
SOLICITUDCOMPROBACIÓNDE RECURSOS
REGISTROUNICO DECOMISIO-NES
OFICIO DECOMISIÓN
O-2
O
O
ODOCUMENTA-
CIÓNSOPORTE
VERIFICA
REGISTROÚNICO DE
COMISIONES
OFICIO DECOMISIÓN
DOCUMENTA-CIÓN
SOPORTE
SOLICITUD -COMPROBACIÓNDE RECURSOS O-2
O
O
2
O
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
1
1
ÁREAS DE LACONTRALORÍA
Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Financieros/Oficina de Control FinancieroRecepción y Revisión de la Solicitud y Comprobación de Viáticos.
REGISTROÚNICO DE
COMISIONES
DOCUMENTA-CIÓNSOPORTE
O
O
OFICINA DECONTROL
PRESUPUESTAL
SOLICITUDCOMPROBA-
CIÓNDE RE-CURSOS
O-2
2T
1
¿ESTÁCOMPLETA
Y CORRECTALA COMPROBACIÓN?
SI
RECABAFIRMA
NO ELABORAY FIRMA
DEVOLUCIÓN/DISMINUCIÓN DEDOCUMENTOS
O-1
O
ASIGNAFOLIO
SEGUIMIENTO DE DOCUMENTA-CIÓN INTERNO 3T
FIN
ENTREGA
SEGUIMIENTODE DOCUMENTA-CIÓN INTERNO
SOLICITUD-COMPROBA-
CIÓN DE RECURSOS
1
2T
OFICINA DECONTABILIDAD
SOLICITUD-COMPROBA-
CIÓN DE RECURSOS
SEGUIMIENTODE DOCUMEN-
TACIÓNDESCONCEN-TRADO
CO
INFORMA YRECABA FIRMA
DEVOLUCIÓN/DISMINUCIÓN DEDOCUMENTOS
O-1
RECABA FIRMA
DEVOLUCIÓN/DISMINUCIÓN DEDOCUMENTOS
O-1
JEFE DELDEPARTAMENTODE RECURSOSFINANCIEROS
ÁREAS DE LACONTRALORÍA
GENERAL
INFORMA YDEVUELVE
REGISTROÚNICO DE
COMISIONES
OFICIO DECOMISIÓN
DOCUMENTA-CIÓNSOPORTE
SOLICITUD-COMPROBA-
CIÓN DE RE-CURSOS
O -2
O
O
2
ÁREAS DE LACONTRALORÍA
DEVOLUCIÓN/DISMINUCIÓN DEDOCUMENTOS
O
DEVOLU-CIÓN/
DISMINU-CIÓN DEDOCUMEN-TOS
1
SEGUIMIEN-TO DE DOCU-
MENTACIÓNDESCONCEN-TRADO
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- REGISTRO DE COMPROBACIÓN DE RECURSOS
O
SOLICITUD-COMPROBA-CIÓN DE RECURSOS
ELABORA
3T
SEGUIMIENTODE DOCUMENTA-CIÓN DES-CONCEN-TRADO
2T
SEGUIMIENTO DEDOCUMENTACIÓNINTERNO
DOCUMENTA-CIÓN
SOPORTEO
SOLICITUD-COMPROBA-
CIÓN DEDE RECUR-SOS
2
C
SEGUIMIENTODE DOCUMEN-TACIÓN
DESCONCENTRADO
SEGUIMIENTODE DOCU-MENTACIÓNINERNO T
T
O
OFICIO DE COMISIÓN
RECABA ACUSEY ARCHIVA
EXPEDIENTE DELMES
EXPEDIENTE DELMES
JEFE DE LAUNIDAD
ADMINISTRATIVA
JEFE DEL DEPARTAMENTODE RECURSOSFINANCIEROS
T
CG/UA
57
Procedimiento
Nombre: Recepción y Revisión de Trámites de Pagos Directos a Proveedores y Prestadores de Servicios.
Objetivo: Verificar que las áreas de trabajo de la Contraloría General cumplan con la normatividad establecida para afectar el presupuesto y tramitar pagos.
Frecuencia: Diaria.
Normas
- La Documentación soporte del trámite de Pago Directo que las áreas de la Contraloría General presenten, deberá integrarse por: Factura en original, Justificación de la adquisición y/o contratación de servicios y el Oficio de autorización en original, a través del cual el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales autoriza que se realice la compra o contratación del servicio. - La Documentación soporte del trámite de Pago Directo que el Departamento de Recursos Materiales y la Oficina de Adquisiciones presente, deberá integrarse por: Factura en original, Pedido en un tanto, Contra recibo en un tanto, Cuadro comparativo en un tanto, Cotizaciones en copia; y en el caso de derivarse de un evento de Licitación Pública o Simplificada, anexar el Acta de Subcomité de Adquisiciones y Obras Públicas y el Acta de fallo correspondiente en copia. - La Documentación soporte del Pago Directo que se tramite, deberá cumplir con lo establecido en el Código Fiscal de la Federación en su artículo 29A y con los Lineamientos Internos establecidos por el Departamento de Recursos Financieros para liberación de recursos. - La recepción de trámites del Pago Directo procederá sólo si se cuenta con disponibilidad presupuestal. Será responsabilidad del área que tramita, solicitar en la Oficina de Programación y Presupuesto los movimientos que permitan liberar recursos. - Para el trámite de pago al proveedor con recurso de Gasto Corriente lo realizará la Oficina de Programación y Presupuesto. - Para el trámite de pago al proveedor con Recurso de 2 y 5 al Millar Federal lo realizará la Oficina de Contabilidad.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Agosto/2011 Agosto/ 2011
Dirección General de Desarrollo Administrativo
Unidad Administrativa
Contralor General
CG/UA
58
Área Actividad Descripción
Oficina de Control Financiero
1
2
2A
2A.1
2A.2
2A.3
3
4
4A
Recibe de las áreas de la Contraloría General y del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales la Solicitud-comprobación de recursos en original y dos copias, y la Documentación soporte en original, debidamente integrada. Revisa que la Documentación soporte cumpla con los requisitos establecidos por el Departamento de Recursos Financieros para la recepción de documentos para pago en la Solicitud- comprobación de recursos en original y dos copias y en la Documentación soporte original. ¿Cumple con los requisitos? En caso de no cumplir con los requisitos: Completa el formato Devolución/disminución de documentos en original y copia y firma el documento la persona que revisó. Informa y recaba firma del Jefe de Departamento de Recursos Financieros en el formato Devolución/disminución de documentos en original y copia. Recaba firma de recibido de las áreas de la Contraloría General y/o del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales en el formato Devolución/disminución de documentos en original y copia. Entrega a las áreas de la Contraloría y/o al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales el formato Devolución/disminución de documentos en original, Documentación soporte en original, solicita los ajustes que correspondan y archiva de manera cronológica permanente mensual el formato Devolución/disminución de documentos en copia en el Expediente del mes. Continúa con la actividad Número 3. En caso de cumplir con los requisitos: Recaba la firma del Jefe de la Unidad Administrativa en la Solicitud-comprobación de recursos en original. Verifica en la Solicitud-comprobación de recursos en original y dos copias, qué tipo de recurso es; si es de Gasto Corriente o Recurso de 2 y 5 al Millar Federal. ¿Qué tipo de recurso es? Para recurso de Gasto Corriente: Elabora Seguimiento de documentación desconcentrado en dos tantos con el registro de las Solicitudes-comprobación de recursos en original y dos copias, de recursos correspondiente para tramitar el pago.
CG/UA
59
Área Actividad Descripción
Oficina de Control Financiero
4A.1
5
6
7
8
Asigna para control, el número de folio en el Seguimiento de documentación desconcentrado en dos tantos y en Solicitud comprobación de recursos en original y dos copias. Continúa con la actividad número 7. Para Recurso de 2 y 5 al Millar Federal: Elabora el Seguimiento de documentación interno en tres tantos, recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Financieros. Elabora el Seguimiento de documentación desconcentrado en dos tantos, con el registro de las solicitudes comprobación de recursos correspondientes. Asigna para control, el número de folio en: - El Seguimiento de documentación interno en tres tantos. - El Seguimiento de documentación desconcentrado en dos tantos. - La Solicitud-comprobación de recursos en original y dos copias. - Toda la Documentación soporte en original. Entrega a la Oficina de Contabilidad para el registro de la comprobación de recursos, los siguientes documentos: - Seguimiento de documentación interno en dos tantos. - Solicitud-comprobación de recursos una copia. Entrega a la Oficina de Programación y Presupuesto para el registro de la comprobación de recursos, los siguientes documentos en original: - Seguimiento de documentación desconcentrado un tanto. - Solicitud-comprobación de recursos en original. - Documentación soporte en original. Recaba acuse de recibo en un tanto del Seguimiento de documentación interno y en un tanto del Seguimiento de documentación desconcentrado y los archiva con la segunda copia de la Solicitud-comprobación de recursos de manera cronológica permanente mensual en el Expediente del mes.
FIN DEL PROCEDIMIENTO. Conecta con los procedimientos: - Registro de Comprobación de Recursos. - Recepción de Solicitudes-Comprobación de Recursos para la Afectación Presupuestal en el Sistema de Administración Financiera del Estado de Veracruz (SIAFEV).
Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Financieros/Oficina de Control FinancieroRecepción y Revisión de Trámites de Pagos Directos a Proveedores y Prestadores de Servicios.
DEVOLUCIÓN/DISMINUCIÓN DEDOCUMENTOS
DOCUMENTACIÓN SOPORTE
SOLICITUDCOMPROBACIÓN DE RECURSOS
O-2
INICIO
RECIBE
SOLICITUDCOMPROBACIÓN DE RECURSOS
DOCUMENTACIÓN SOPORTE
O-2
JEFE DEL DEPARTAMENTODE RECURSOSFINANCIEROS
REVISA
¿ CUMPLE CON LOS
REQUISITOS?COMPLETA
Y FIRMA
O-1
DEVOLUCIÓN/DISMINUCIÓN DEDOCUMENTOS
SI
RECABAFIRMA
1
-ÁREAS DE LA CONTRALORÍA GENERAL-DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES
NO
1
O-1DEVOLUCIÓN/DISMINUCIÓN DEDOCUMENTOS
INFORMA YRECABA FIRMA
O-1DEVOLUCIÓN/DISMINUCIÓN DEDOCUMENTOS
RECABA FIRMA
-ÁREAS DE LA CONTRALORÍAGENERAL Y/O-JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES
ODEVOLUCIÓN/DISMINUCIÓN DEDOCUMENTOS
DOCUMENTACIÓN SOPORTE
ENTREGA, SOLICITA YARCHIVA
-ÁREAS DE LA CONTRALORÍAGENERAL Y/O-JEFE DE DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES
1
C1
ELABORA
SOLICITUDCOMPROBA-
CIÓNDE
RECURSOS
2T
O-2
2
SEGUIMIENTO DEDOCUMENTACIÓNDESCONCEN-TRADO
SOLICITUDCOMPROBACIÓN DE RECURSOS
O
O
O
O
EXPEDIENTE DEL MES
JEFE DE LA UNIDADADMINISTRATIVA
ASIGNAFOLIO
2T
O-2
SEGUIMIENTO DEDOCUMENTACIÓNDESCONCEN-TRADO
3
Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Financieros/Oficina de Control FinancieroRecepción y Revisión de Trámites de Pagos Directos a Proveedores y Prestadores de Servicios.
SOLICITUDCOMPROBA-
CIÓN DERECURSOS
O-2
DOCUMENTA-CIÓN SOPORTE
O
SOLICITUDCOMPROBA-
CIÓN DERECURSOS
O-2
SEGUIMIEN-TO DE DO-
CUMENTA-CIÓN DESCONCEN-TRADO
SOLICITUD-COMPROBA-
CIÓN DEDE RECUR-SOS
O
OFICINA DE CONTABLIDAD
2T
1
¿QUE TIPO DE RECURSO ES?
ELABORAY RECABA
FIRMA
ASIGNA FOLIO
SEGUIMIENTOINTERNO DEDOCUMENTOS
3T
FIN
ENTREGA
SOLICITUD-COMPROBA-
CIÓN DE RECURSOS
1
2T
SEGUIMIENTODE DOCUMEN-TACIÓNINTERNO
3T
SEGUIMIENTODE DOCUMEN-TACIÓN INTERNO
SEGUIMIENTODE DOCUMEN-TACIÓN
O
SEGUIMIENTODE DOCUMENTA-CIÓNDESCON-CENTRA-DO
DOCUMENTA-CIÓNSOPORTE
RECABE ACUSE
SOLICITUD-COMPROBA-
CIÓN DE RECURSOS
T
TSEGUIMIENTOINTERNO DE DOCUMENTOS
2T
3
T
OFICINA DPROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTO
SEGUIMIENTODE DOCUMEN-TACIÓN
2
VERIFICA
SOLICITUDCOMPROBACIÓN DE RECURSOS O-2
GASTOCORRIENTE
RECURSOS DE 2 Y 5AL MILLAR FEDERAL
2
JEFE DEL DEPARTAMENTODE RECURSOSFINANCIEROS
C EXPEDIENTE DEL MES
Procedimiento
Nombre: Revisión de Documentos para la Asignación y Reposición de Fondo Revolvente.
Objetivo: Verificar que los documentos que se presentan para asignación y reposición de fondorevolvente cumplan con la normatividad establecida y corroborar la disponibilidadpresupuestal.
Frecuencia: Periódica.
Normas
La asignación de Fondo Revolvente procederá solo si se autoriza por el Jefe de la Unidad Administrativa y/o por el Jefe del Departamento de Recursos Financieros, en la Solicitud de fondos a comprobar previamente presentada a la Dirección de Operación Regional para el Fondo Revolvente de cada Delegación Regional. La Documentación soporte que debe presentarse para reposición de Fondo Revolvente se integra por Facturas, Notas de venta, Boletos, Recibos autorizados y documentos que se especifiquen en el Manual de Políticas para el Trámite y Control de Viáticos y Pasajes y en los Lineamientos Internosdel Departamento de Recursos Financieros.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Agosto/2011 Agosto/2011
Dirección General de Desarrollo Administrativo
Unidad Administrativa
Contralor General
CG/UA 62
Área Actividad Descripción
Oficina de Control Financiero
1
1A 2
2A
2A.1
2A.2
2A.3
3
3
Recibe de la Dirección de Operación Regional, o en su caso dela Caja, la Solicitud-comprobación de recursos en original y dos copias y la Documentación soporte en original y revisa losdocumentos para determinar el trámite que corresponde. ¿Cuál es el trámite que corresponde? En caso de que corresponda asignación de fondo: Revisa la Solicitud-comprobación de recursos en original y dos copias y la Documentación soporte en original. Continúa con la actividad número 5. En caso de que corresponda reposición de fondo: Verifica que se cumpla con los requisitos en la Solicitud-comprobación de recursos, en original y dos copias y la Documentación soporte original. ¿Está completa y correcta la comprobación? En caso de no estar completa y correcta: Elabora el formato Devolución/disminución de documentos en original y copia, y firma el documento la persona que revisó la comprobación. Informa y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Financieros en el formato Devolución/disminución dedocumentos en original y copia. Recaba firma de la Dirección de Operación Regional en el formato Devolución/disminución de documentos en original y copia. Informa de las inconsistencias en la comprobación y devuelve a la Dirección de Operación Regional los siguientes documentos: - Devolución/disminución de documentos en original. - Solicitud-comprobación de recursos en original y dos
copias. - Documentación soporte en original. Archiva de manera cronológica permanente mensual el formato Devolución/disminución de documentos en copia en el Expediente del mes. Fin. En caso de estar completa y correcta: Recaba la firma del Jefe de la Unidad Administrativa en la Solicitud-comprobación de recursos en original.
CG/UA 63
CG/UA
64
Área Actividad Descripción
Oficina de Control Financiero
4
5
6
7
Elabora el Seguimiento de documentación interno en tres tantos, recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Financieros, elabora el Seguimiento de documentación desconcentrado en dos tantos, con el registro de las solicitudes comprobación de recursos correspondientes. Asigna para control interno, el número de folio en el Seguimiento de documentación interno en tres tantos, Seguimiento de documentación desconcentrado en dos tantos, en la Solicitud-comprobación de recursos, en original y dos copias y en toda la Documentación soporte original. Entrega a la Oficina de Contabilidad para el registro de la comprobación de recursos los siguientes documentos: - Seguimiento de documentación interno en dos tantos. - Solicitud-comprobación de recursos una copia. Entrega a la Oficina de Programación y Presupuesto para el registro de la comprobación de recursos los siguientes documentos: - Seguimiento de documentación desconcentrado en un
tanto. - Solicitud-Comprobación de recursos en original. - Documentación soporte en original. Recaba acuse de recibo en un tanto del Seguimiento de documentación interno y en un tanto del Seguimiento de documentación desconcentrado y los archiva con la segunda copia de la Solicitud-comprobación de recursos de manera cronológica permanente mensual en el Expediente del mes. FIN DEL PROCEDIMIENTO. Conecta con los procedimientos: - Registro de Comprobación de Recursos. - Recepción de Solicitudes-Comprobación de Recursos para la Afectación Presupuestal en el Sistema de Administración Financiera del Estado de Veracruz (SIAFEV).
Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Financieros/Oficina de Control FinancieroRevisión de Documentos para la Asignación y Reposición de Fondo Revolvente.
O-2
DOCUMEN-TACIÓNSOPORTE
SOLICITUD-COMPRO-
BACIÓNDE RECUR-SOS
1
INICIO
RECIBE YREVISA
-DIRECCIÓNDE OPERACIÓN REGIONAL
- CAJA
SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECUR-SOS
DOCUMENTA-CIÓNSOPORTE
O-2
REVISA
RECABAFIRMA
2
¿ CUÁL ES EL TRÁMITE QUE
CORRESPONDE ?
REPOSICIÓNDE FONDO
¿ ESTA COMPLETAY CORRECTA LA
COMPROBACION ?
ASIGNACIÓNDE FONDO
SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS
O-2
DOCTOS.DE SOPOR-
TE
O
NO
SI
VERIFICA
DOCUMENTACIÓNSOPORTE
O-2SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS
INFORMA DEVUELVE Y
ARCHIVA
- DIRECCIÓNDE OPERACIÓNREGIONAL
ELABORA YFIRMA
O-1
DEVOLUCIÓN/DISMINUCIÓN DEDOCUMENTOS
INFORMA YRECABA FIRMA
O-1
DEVOLUCIÓN/DISMINUCIÓN DEDOCUMENTOS
RECABAFIRMA
O-1
DEVOLUCIÓN/DISMINUCIÓN DEDOCUMENTOS
JEFE DELDEPARTAMENTODE RECURSOSFINANCIEROS
- DIRECCIÓN DE OPERACIÓN REGIONAL
DEVOLUCIÓN/DISMINUCIÓN DEDOCUMENTOS
DEVOLUCIÓN/DISMINUCIÓN DE DOCTOS.
1
O
EXPEDIENTE DELMES
SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS
2T
DOCUMENTA-CIÓNSOPORTE
SOLICITUD-COMPRO-BACIÓN
DE RECUR-SOS
ASIGNA NÚMERO DE FOLIO
3T
O
ELABORA YRECABA FIRMA
SEGUIMIENTO DEDOCUMENTACIÓNINTERNO 3T
SEGUIMIENTODOCUMENTA-CIÓNDESCON-CENTRA-DO
2T
SEGUIMIENTO DEDOCUMENTACIÓNINTERNO
SEGUIMIENTODOCUMENTA-
CIÓN DESCON-CENTRA-DO
O-2
1
JEFE DE LAUNIDAD
ADMINISTRATIVA
JEFE DELDEPARTAMENTODE RECURSOSFINANCIEROS
C
O
FIN
Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Financieros/Oficina de Control FinancieroRevisión de Documentos para la Asignación y Reposición de Fondo Revolvente.
RECABA ACUSSEY ARCHIVA
SEGUIMIENTOINTERNO DEDOCUMEN-TOS
T
O
FIN
SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECUR-SOS
1
CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:- REGISTRO DE COMPROBACION DE RECURSOS- RECEPCION DE SOLICITUDES-COMPROBACION DE RECURSOS PARA LA EFECTACION PRESUPUESTAL EN EL SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACION FINANCIERA DEL ESTADO DE VERACRUZ (SIAFEV)
ENTREGA
SEGUIMIENTOINTERNO DEDOCUMEN-TOS
SEGUIMIEN-TO DE DOCUMEN-TACIÓN DESCON-CENTRA-DO
T
DOCUMEN-TACIÓNSOPORTE
O
OFICINA DECONTABILIDAD
OFICINA DEPROGRAMACIÓNY PRESUPUESTO
2T
1SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECUR-SOS
SOLICITUD-COMPRO-
BACIÓN DERECURSOS
O
TSEGUIMIENTO
DE DOCUMEN-TACIÓNDESCON-CENTRA-DO
C EXPEDIENTEDEL MES
CG/UA
67
Procedimiento
Nombre: Elaboración de Estados Financieros del Gasto Corriente.
Objetivo: Generar información financiera veraz y oportuna que permita analizar los registros contables realizados durante el ejercicio, facilitar la toma de decisiones e integrar la cuenta pública del Gobierno del Estado de Veracruz.
Frecuencia: Mensual.
Normas
- La preparación de los Estados Financieros se realizará con base en los principios de Contabilidad Gubernamental Generalmente Aceptados, así como en los Lineamientos para el ejercicio del presupuesto de la Secretaría de Finanzas y Planeación. - Los Estados Financieros deberán elaborarse de acuerdo a lo establecido en el Código Financiero para el Estado de Veracruz. - Para el registro de las operaciones contables se deberá considerar el Catálogo general de cuentas establecido por la Secretaría de Finanzas y Planeación.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Agosto/2011 Agosto/2011
Dirección General de Desarrollo Administrativo
Unidad Administrativa
Contralor General
CG/UA
68
Área Actividad Descripción
Oficina de Contabilidad
1 2
3 4 5
5A
5A.1 6
7
Accesa al Módulo de Consultas y Reportes de Presupuesto y Contabilidad del Siafev y emite el Reporte INF balanza de comprobación nivel 6 sector 111, en un tanto, para su análisis. Accesa al Módulo de Creación de Asientos Contraloría del Siafev y elabora las pólizas manuales que corresponden a los movimientos realizados. Accesa al Módulo de Creación de Asientos Contraloría del Siafev y revisa que las pólizas elaboradas hayan sido contabilizadas por el área de Contabilidad Gubernamental de la Secretaría de Finanzas y Planeación. Accesa y emite del Módulo de Consultas y Reportes de Presupuesto y Contabilidad del Siafev el Reporte de avance presupuestal por partida y a nivel sector, en un tanto y el Reporte INF balanza de comprobación nivel 6 sector 111, en un tanto. Valida el importe del presupuesto ejercido en el Reporte de avance presupuestal por partida y a nivel sector en un tanto y en el Reporte INF balanza de comprobación nivel 6 sector 111, en un tanto. ¿Es correcta la información? En caso de no estar correcta la información: Accesa al Módulo de Creación de Asientos Contraloría del Siafev, realiza ajustes a las pólizas manuales. Accesa al Módulo de Consultas y Reportes de Presupuesto y Contabilidad del Siafev y emite el Reporte de avance presupuestal por partida y a nivel sector, en un tanto y el Reporte INF Balanza de comprobación nivel 6 sector 111 en un tanto para sustituir a los reportes anteriores que presentan ajustes. Continúa con la actividad número 6. En caso de estar correcta la información: Elabora y captura en Programa word las Notas a los estados financieros que permitan dar una interpretación amplia y clara sobre la aplicación de los recursos presentados en los estados financieros. Emite los reportes financieros siguientes: - INF Balance general nivel 4 y 6 sector 111, en dos tantos, - INF Balanza de comprobación nivel 4 y 6 sector 111, en dos tantos, - INF Estado de ingresos y egresos nivel 4 y 6 sector 111 en dos tantos, - INF Avance por sector a nivel partida en dos tantos. - Notas a los estados financieros con sus anexos
CG/UA
69
Área Actividad Descripción
Oficina de Contabilidad
8 9
10
correspondientes, en dos tantos. Integra dos Paquetes con los estados financieros cada uno con los documentos siguientes: -INF Balance general nivel 4 y 6 sector 111, en un tanto, -INF Balanza de comprobación nivel 4 y 6 sector 111, en un tanto, -INF Estado de ingresos y egresos nivel 4 y 6 sector 111 en un tanto, -INF avance por sector a nivel partida en un tanto. -Notas a los estados financieros con sus anexos correspondientes, en un tanto. Entrega al Jefe del Departamento de Recursos Financieros los dos Paquetes de estados financieros, a fin de que se recabe la firma de autorización del Jefe de la Unidad Administrativa y del Contralor General y se remita un Paquete de estados financieros a la Secretaría de Finanzas y Planeación. Pasa el tiempo. Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Financieros un Paquete de los estados financieros y lo archiva como acuse de recibo de la Secretaría de Finanzas y Planeación de manera cronológica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Financieros/Oficina de ContabilidadElaboración de Estados Financieros del Gasto Corriente
INICIO
ACCESAY
EMITE
MODULO DE CONSULTAS Y
REP. DE PPTO. Y CONTABILIDAD
REPORTE INF BALANZA DE COMPROBACIÓN T
ACCESA Y ELABORA POLIZAS
MÓDULO CREACIÓN DE
ASIENTOS CONTRALORÍA
ACCESA Y REVISA
POLIZAS
MÓDULO CREACIÓN ASIENTOS
CONTRALORÍA
T
T
ACCESA Y EMITE
MODULO DE CONSULTAS Y
REP. DE PPTO. Y CONTABILIDAD
REPORTE DE AVANCE PPTAL.
POR PARTIDA Y A NIVEL SECTOR
1
ELABORA Y CAPTURA
NOTAS
PROGRAMA WORD
EMITEREPORTES
FINANCIEROS
REPORTE INFBALANCE GENERALNIVEL 4 Y 6
2T
REPORTE INF BALANZA
DE COMPROBA-CIÓN
2T
2T
2T
2T
INTEGRA LOSESTADOS
FINANCIEROS
ESTADOS FINANCIEROS T
ESTADOSFINANCIEROS
T
ENTREGA PARAAUTORIZACION
ESTADOS FINANCIEROS 2T
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
JEFE DEL DEPARTAMENTODE RECURSOSFINANCIEROS
C
FIN
RECIBE
ESTADOS FINANCIEROS T
1ACCESA Y
EMITE
MODULO DE CONSULTAS Y
REPORTESREPORTEAVANCEPRESUPUESTAL
T
T
¿ES CORRECTA LA
INFORMACION?
NO
SI
ACCESA Y REALIZA AJUSTES
A PÓLIZAS
MODULO CREACION ASIENTOS
CONTRALORIA
VALIDA IMPORTEPRESUPUESTO
EJERCIDO
REPORTEAVANCEPRESUPUESTAL
T
T
REPORTE INFBALANZA DE
COMPROB.
REPORTE INFBALANZA DE
COMPRO-BACIÓN
BALANZA DECOMPRO-BACIÓN
REPORTE INF EDO.
DE INGRESOS Y EGRESOS REPORTE
INF AVANCE
PORSECTOR
NOTAS ALOS EDOS.
FINANCIEROS
REPORTE INF
CG/UA
71
Procedimiento
Nombre: Elaboración de Estados Financieros (Internos del Fondo Revolvente).
Objetivo: Analizar el registro de las operaciones financieras y contables, realizadas durante el ejercicio mensual de los recursos asignados a la Contraloría General para coadyuvar a la toma de decisiones, así como a la verificación y evaluación de las actividades realizadas.
Frecuencia: Mensual.
Normas
- La integración y preparación de los Estados financieros se realizará con base en los principios de Contabilidad Gubernamental, así como en las normas, políticas y lineamientos establecidos por la Secretaría de Finanzas y Planeación. - La confiabilidad en la presentación de las cifras contables es responsabilidad de la Unidad Administrativa. - Los Estados financieros permitirán analizar el registro de operaciones financieras, así como el control de deudores, con la finalidad de apoyar la toma de decisiones, la verificación y evaluación de las actividades realizadas. - La información financiera que se reporta mensualmente a la Unidad Administrativa deberá integrar la Balanza de comprobación, el Balance general, el Estado de ingresos y egresos, el Estado de origen y aplicación de recursos, el Arqueo de fondo revolvente, la Conciliación bancaria y las Notas a los estados financieros.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Agosto/2011 Agosto/2011
Dirección General de Desarrollo Administrativo
Unidad Administrativa
Contralor General
CG/UA
72
Área Actividad Descripción
Oficina de Contabilidad
1
1A
1A.1 2 3 4
5
Accesa al Sistema de Contabilidad, procesa la información del mes, emite la Balanza de comprobación en un tanto y verifica que las cifras estén correctas. ¿Están correctas las cifras? En caso de que las cifras no estén correctas: Revisa y analiza las cifras y saldos en la Balanza de comprobación en un tanto, para determinar los ajustes a realizar. Accesa al Sistema de Contabilidad y elabora la Póliza de ajuste por la inconsistencia y la emite en un tanto, y la archiva en el Consecutivo de Pólizas de diario de manera cronológica permanente. Continúa con la actividad No. 1. En caso de que las cifras estén correctas: Accesa al Programa Excel y elabora Estado de origen y aplicación de recursos en un tanto y el Arqueo del fondo de gasto corriente en tres tantos para mostrar un análisis de la aplicación del fondo revolvente. Integra dos tantos del Arqueo a los Estados Financieros del SIAFEV. Imprime la Balanza de comprobación correcta, en un tanto, el Balance General, en un tanto y el Estado de resultados en un tanto. Obtiene del archivo cronológico temporal la Conciliación bancaria en un tanto, previamente realizada, para integrarla a la información financiera mensual. Analiza las partidas más relevantes de acuerdo al monto ejercido en el mes en la Balanza de comprobación en un tanto, para explicar la representatividad de los saldos. Accesa al Programa Word y captura e imprime las Notas a los estados financieros que indiquen la integración de recursos Informa y entrega al Jefe del Departamento de Recursos Financieros para su revisión y autorización los documentos siguientes: - Balanza de comprobación, en un tanto, - Balance general en un tanto, - Estado de resultados en un tanto y - Notas a los estados financieros en un tanto. - Arqueo al fondo revolvente en un tanto. - Estado de origen y aplicación de recursos en un tanto. - Conciliación bancaria en un tanto. Pasa el tiempo.
CG/UA
73
Àrea Actividad Descripción
Oficina de Contabilidad
6
6A
7
8 9
Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Financieros las indicaciones relativas a los Estados financieros en un tanto. ¿Proceden los Estados financieros? En caso de que no procedan: Accesa al Sistema correspondiente y realiza las Pólizas en un tanto, necesarias para modificar los Estados financieros en un tanto, de acuerdo a la validación realizada por el Jefe del Departamento de Recursos Financieros. Emite las Notas y los Estados financieros corregidos en un tanto y destruye el tanto de los anteriores. Continúa con la actividad número 7. En caso de que procedan: Integra en los Estados financieros en un tanto, los reportes de la Balanza de comprobación, en un tanto, el Balance general en un tanto, el Estado de resultados en un tanto, el Estado de origen y aplicación de recursos en un tanto, Arqueo al fondo revolvente en un tanto, la Conciliación bancaria y las Notas a los estados financieros en un tanto. Firma los Estados Financieros en un tanto y entrega al Jefe del Departamento de Recursos Financieros para que firme y recabe las firmas del Jefe de la Unidad Administrativa y del Contralor General para la autorización de los Estados financieros en un tanto. Resguarda de manera cronológica permanente los Estados financieros en un tanto. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Financieros/Oficina de ContabilidadElaboración de Estados Financieros (Internos del Fondo Revolvente)
ESTADO DE RESULTA-DOS
T
T
T
¿PROCEDEN LOS
ESTADOS FINANCIEROS?
SI
NO
ACCESA Y ELABORA
PÓLIZA DEAJUSTE T
INICIO
ACCESA, PROCESA,EMITE Y VERIFICA
SISTEMA DE CONTABILIDAD
BALANZA DECOMPROBACIÓN
¿ESTÁN CORRECTASLAS CIFRAS ?
NO
T
CONSECUTIVODE PÓLIZASDE DIARIO
1
SI
2
1
ACCESA, ELABORAINTEGRA E IMPRIME
ESTADO DE ORIGENY APLICACIÓNDE RECURSOS
ARQUEO DEL FONDO
DE GASTOCORRIENTE
T
T
2T
BALANZA DECOMPROBACIÓN
REVISA Y ANALIZA
T
1
C
A LOS ESTADOSFINANCIEROS
DEL SIAFEV
CONCILIACIÓN BANCARIA
OBTIENE
C
BALANZA DECOMPROBACIÓN
ANALIZA, ACCESAY CAPTURA
ESTADO DEORIGEN Y
APLICACIÓNDE RECUR-SOS
T
T
T
T
INFORMA YENTREGA
BALANZA DECOMPROBACIÓN
BALANCEGENERAL
NOTAS A LOS ESTA-
DOSFINANCI-
EROS
T
T
T
RECIBE INDICACIONES
JEFE DELDEPARTAMENTODE RECURSOSFINANCIEROS
JEFE DEL DEPARTAMENTODE RECURSOSFINANCIEROS
ESTADOSFINANCIEROS
INTEGRA
ESTADOSFINANCIEROS
FIRMA Y ENTREGA
ESTADOSFINANCIEROS
RESGUARDA
FIN
JEFE DEL DEPARTAMENTO
DE RECURSOSFINANCIEROS
BALANZA DE COMPRO-BACIÓN
BALANCEGENERAL
T
T
ESTADO DERESULTADOS
ARQUEO ALFONDO
REVOL-VENTE
CONCILIACIÓN BANCARIA
T
T
T
Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Financieros/Oficina de ContabilidadElaboración de Estados Financieros (Internos del Fondo Revolvente)
T
ESTADO DEORIGEN Y
APLICACIÓNDE RECUR-SOS
T
T
T
T
BALANZA DECOMPROBACIÓN
BALANCEGENERAL
NOTAS A LOS ESTA-
DOSFINANCI-
EROS
T
T
TESTADO DE
RESULTADOS
ARQUEO ALFONDO
REVOL-VENTE
CONCILIACIÓN BANCARIA
1
ACCESA, MODIFICA,EMITE Y DESTRUYE
2
PÓLIZAS
CG/UA
76
Procedimiento
Nombre: Registro de Solicitudes de Recursos y Reembolso de Gastos del Fondo Revolvente.
Objetivo: Controlar los recursos otorgados mediante las Solicitudes de Gastos a comprobar, así como el Reembolso de Gastos en cumplimiento de las funciones propias de la Contraloría General.
Frecuencia: Diaria.
Normas
- Los recursos de gastos a comprobar pueden otorgarse siempre y cuando el solicitante no cuente con adeudos pendientes de liquidar. - La Documentación comprobatoria por recursos otorgados que presenten las áreas a la Oficina de Contabilidad deberá corresponder a la naturaleza del evento para el cual fue solicitado el recurso. - La Comprobación de recursos deberá realizarse en un periodo máximo de tres días posteriores al término de la comisión oficial o a la fecha en que se realizó el gasto. - Para realizar el trámite del Reembolso de Gastos, este debe ser superior a un importe de $700.00(setecientos pesos 00/100 M.N.), en caso contrario se pagará directo en la Caja.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Agosto/2011 Agosto/2011
Dirección General de Desarrollo Administrativo
Unidad Administrativa
Contralor General
CG/UA
77
Área Actividad Descripción
Oficina de Contabilidad
1
2
3
4
5
6
Recibe de la Oficina de Control Financiero el Seguimiento de documentación interno en tres tantos, la Solicitud- comprobación de recursos en copia en caso de tratarse de reembolso de gastos, o la Solicitud de fondos a comprobar en original y una copia. Sella de recibido el Seguimiento de documentación interno en tres tantos y entrega a la Oficina de Control Financiero el primer tanto como acuse de recibo, en caso de tratarse de reembolso de gastos. En caso de tratarse de Solicitud de fondos a comprobar, sella de recibido la original y copia, devuelve la copia a la Oficina de Control Financiero como acuse de recibo. Archiva un tanto del Seguimiento de documentación interno en la Carpeta de seguimiento interno de manera cronológica permanente. Accesa al Programa Excel y actualiza el Listado de deudores en caso de tratarse de gastos a comprobar y el Listado de folios en caso de tratarse de reembolso de gastos. Accesa al Sistema de Contabilidad y captura la Póliza de egresos en trámite que contiene los datos del beneficiario, el importe para la elaboración del cheque, la fecha de elaboración, concepto del trámite y asientos contables. De acuerdo con el Seguimiento de documentación interno en un tanto y la Solicitud- comprobación de recursos en copia en caso de reembolso de gastos. En caso de gastos a comprobar con base a la Solicitud de fondos a comprobar en original. Envía a Caja la Póliza de egresos en trámite a través del Sistema de Contabilidad y entrega el Seguimiento de documentación interno en un tanto, la Solicitud-comprobación de recursos en copia en caso de tratarse de reembolso de gastos o la Solicitud de fondos a comprobar en original en caso de tratarse de gastos a comprobar para que emita el cheque. Pasa el tiempo. Recibe de la Caja la Póliza de egresos en un tanto, el Seguimiento de documentación interno en un tanto, la Solicitud-comprobación de recursos en copia en caso de tratarse de reembolso de gastos, o Solicitud de fondos a comprobar en original en caso de tratarse de gastos a comprobar, les asigna el folio de la Póliza de egresos en un tanto, y los archiva de manera cronológica permanente en el Consecutivo de pólizas. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Financieros/Oficina de ContabilidadRegistro de Solicitudes de Recursos de Fondo Revolvente.
O
FIN
C
CONSECUTIVODE PÓLIZAS
SOLICITUDDE FONDOS A
COMPROBAR
1
INICIO
RECIBE
SEGUIMIENTO DEDOCUMENTACIÓN INTERNO
1
3T
SOLICITUDDE FONDOS ACOMPROBAR
O-1
ACCESA Y CAPTURA
SISTEMA DECONTABILIDAD
SEGUIMIENTO DEDOCUMENTACIÓNINTERNO
T
1
RECIBEASIGNA YARCHIVA
T
SELLA, DEVUELVEY ARCHIVA
SEGUIMIENTODOCUMENTACIÓNINTERNO
T
T
SOLICITUD-COMPROBACIÓN DE RECUR-SOS
OFICINA DE CONTROLFINANCIERO
OFICINA DE CONTROLFINANCIERO
SOLICITUD-COMPROBACIÓN DE RECUR-SOS
PÓLIZA DE EGRESOS
SOLICITUD-COMPROBA-
CIÓN DE RECURSOS
T
ACCESA Y ACTUALIZA
PROGRAMAEXCEL
SOLICITUDDE FONDOS A
COMPROBAR
O
T
ENVIA Y ENTREGA
SEGUIMIENTO DE DOCUMENTACIÓNINTERNO
1
O
PÓLIZADE EGRESOSEN TRÁMITE
SOLICITUD-COMPROBA-
CIÓN DE RECURSOS
SOLICITUDDE FONDOS ACOMPRO-BAR
SOLICITUDDE FONDOSA COM-PROBAR
T
0
1
CCARPETA DESEGUIMIENTO
INTERNO
OFICINA DE CONTROL
FINANCIERO
SISTEMA DECONTABILIDAD
PÓLIZADE EGRESOSEN TRÁMITE
CAJA
SEGUI-MIENTO
DE DOCUMEN-TACIÓNINTERNO
SEGUI-MIENTO DE
DOCUMEN-TACIÓN
INTERNO
T
CAJA
CG/UA
79
Procedimiento
Nombre: Registro de Comprobación de Recursos.
Objetivo: Registrar la afectación contable por concepto de comprobación de los recursos otorgadoscomo gastos a comprobar.
Frecuencia: Diaria.
Normas
- Los recursos otorgados como gastos a comprobar que no se ejerzan en su totalidad, deberán reintegrarse a la Caja, a través del Recibo de Ingresos. - La documentación comprobatoria por recursos otorgados que presenten las áreas a la Oficina de Contabilidad deberá corresponder a la naturaleza del evento para el cual fue solicitado el recurso. - La comprobación de recursos deberá realizarse en un período máximo de tres días posteriores al término de la comisión oficial o a la fecha en que se realizó el gasto.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Agosto/2011 Agosto/2011
Dirección General de Desarrollo Administrativo
Unidad Administrativa
Contralor General
CG/UA
80
Área Actividad Descripción
Oficina de Contabilidad
1 2 3 4 5 6 7
Recibe de la Oficina de Control Financiero la Solicitud-Comprobación de recursos en un tanto y el Seguimiento interno de documentos en tres tantos y revisa que registre los datos generales como son nombre del servidor público, importe, folio consecutivo, así como la firma de autorización del Jefe del Departamento de Recursos Financieros. Sella de recibido el Seguimiento interno de documentos en tres tantos y entrega un tanto a la Oficina de Control Financiero. Accesa al Programa Excel y captura la información en el archivo de Listado de deudores y Listado de folios de la Contraloría General, por el importe comprobado documentalmente por el servidor público. Accesa al Sistema de Contabilidad y captura los datos que corresponden al servidor público establecido como deudor de los recursos, para realizar el registro contable de la comprobación a través de la Póliza de diario. Emite a través del Sistema de Contabilidad la Póliza de diario en un tanto y le asigna el folio que le corresponde a través del sistema.
Archiva de manera cronológica permanente en el Consecutivo de pólizas de diario, la Póliza de diario en un tanto, la Solicitud-Comprobación de recursos en un tanto y el Seguimiento interno de documentos en un tanto y en la Carpeta de seguimiento interno, el Seguimiento interno de documentos en un tanto.
Verifica que haya comprobado la totalidad de los recursos asignados. ¿Comprobó la totalidad de los recursos?
En caso de no comprobar la totalidad de los recursos: Conecta con el procedimiento: Registro de Reintegro de Recursos. Fin.
En caso de comprobar la totalidad de los recursos:
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Financieros/Oficina de ContabilidadRegistro de Comprobación de Recursos
SEGUIMIENTOINTERNO DEDOCUMENTOS
INICIO
RECIBE YREVISA
SELLA YENTREGA
ACCESA YCAPTURA
ACCESA YCAPTURA
OFICINA DECONTROLFINANCIERO
SEGUIMIENTO INTERNO DE
DOCUMENTOS
T
3T
2T
T
PROGRAMAEXCEL
FIN
SI
SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS
SISTEMA DECONTABILIDAD
OFICINA DE CONTROLFINANCIERO
¿COMPROBÓLA TOTALIDAD DE LOS RECURSOS?
ARCHIVA
C
C
PÓLIZADE DIARIO
SEGUIMIENTOINTERNO DE
DOCUMENTOS
T
T
T
CARPETA DESEGUIMIENTO
INTERNO
CONSECUTIVO DE PÓLIZASDE DIARIO
SOLICITUD-COMPROBACIÓN
DE RECURSOS
T
VERIFICA
FIN
NO REGISTRO DE REINTEGRO DE
RECURSOS
EMITE Y ASIGNA
PÓLIZADE DIARIO T
SISTEMA DECONTABILIDAD
CG/UA
82
Procedimiento
Nombre: Registro de Reintegro de Recursos.
Objetivo: Registrar contablemente los reintegros de los recursos no ejercidos de las solicitudes de gastos a comprobar.
Frecuencia: Diaria.
Normas
- El Recibo de ingresos en un tanto, deberá anexarse a la Póliza de ingresos del día, junto con la fotocopia de la Ficha de depósito de efectivo del banco. - El registro de reintegro de recursos permitirá mantener actualizado el Listado de deudores. - En el caso de existir adeudos pendientes de comprobar deberá requerirse al personal el reintegro inmediato, de lo contrario no se le otorgarán más recursos.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Agosto/2011 Agosto/2011
Dirección General de Desarrollo Administrativo
Unidad Administrativa
Contralor General
CG/UA
83
Área Actividad Descripción
Oficina de Contabilidad
1 2 3 4 5 6
Recibe de la Caja el Recibo de ingresos en un tanto y la Ficha de depósito en fotocopia que corresponde al reintegro de recursos para realizar el registro contable correspondiente. Accesa al Programa Excel, actualiza el Listado de deudores de la Contraloría General, imprime un tanto semanalmente y turna a la Oficina de Control Financiero. Accesa al Sistema de Contabilidad y captura los datos del servidor público deudor que reintegra el recurso, para registrar el importe reintegrado y cancelar el adeudo registrado por los recursos otorgados y no comprobados en su totalidad. Emite la Póliza de ingresos en un tanto con su respectivo folio de control asignado a través del Sistema de Contabilidad. Asigna el número de folio a la Ficha de depósito en fotocopia y al Recibo de ingresos en un tanto. Archiva la Póliza de ingresos en un tanto, la Ficha de depósito en fotocopia y el Recibo de ingresos en un tanto en el consecutivo de Pólizas de ingresos, de manera cronológica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Financieros/Oficina de ContabilidadRegistro de Reintegro de Recursos
INICIO
RECIBE
CAJA
RECIBO DEINGRESOS
FICHA DEDEPÓSITO
1
T
ACCESA Y CAPTURA
SISTEMA DE CONTABILIDAD
ARCHIVA
PÓLIZA DEINGRESOS
FICHA DEDEPÓSITO
RECIBO DEINGRESOS
FIN
T
1
T
CONSECUTIVODE PÓLIZAS DE
INGRESOS
C
LISTADO DE DEUDORES T
PROGRAMA EXCEL
ACCESA, ACTUALIZAIMPRIME Y TURNA
PÓLIZA DEINGRESOS
T
SISTEMA DE CONTABILIDAD
EMITE
ASIGNA
RECIBO DEINGRESOS
FICHA DEDEPÓSITO
1
T
OFICINA DE CONTROL
FINANCIERO
CG/UA
85
Procedimiento
Nombre: Elaboración de Conciliaciones Bancarias de Cuentas de Nómina para personal de Base y Contrato y Compensación.
Objetivo: Verificar los saldos de las cuentas bancarias contra los auxiliares de la cuenta de nómina que se generen en la Contraloría General.
Frecuencia: Mensual.
Normas
- Las Conciliaciones bancarias se realizarán en apego a lo establecido en el Código Financiero para el Estado de Veracruz y en los Lineamientos Internos para el Ejercicio del Gasto.
- Las Conciliaciones bancarias, deberán elaborarse los primeros cinco días hábiles de cada mes a fin de que sean entregados con oportunidad al Jefe del Departamento de Recursos Financieros.
- Los archivos de nómina que el Departamento de Recursos Humanos entregue en medio magnético al Departamento de Recursos Financieros, deberán ser cargados en el Sistema de Conciliaciones Bancarias, a fin de que sean conciliados contra los Estados de cuenta bancarios.
- Los archivos de nómina correspondientes al personal de base y contrato se recibirán del Departamento de Recursos Humanos en medio magnético quincenalmente y mensualmente para personal de compensación.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Agosto/2011 Agosto/2011
Dirección General de Desarrollo Administrativo
Unidad Administrativa
Contralor General
CG/UA
86
Área Actividad Descripción
Oficina de Contabilidad
1
2
3
4
5
6
7
8
Recibe del Departamento de Recursos Humanos a través del Jefe del Departamento de Recursos Financieros, Tarjeta informativa en original, el Reporte de cifras control de nómina en original y en medio magnético con los archivos de nómina para que sean cargados en el Sistema de Conciliaciones Bancarias. Respalda en el equipo de cómputo, los archivos de nómina contenidos en el medio magnético, archiva de manera cronológica permanente la Tarjeta informativa original y el Reporte de cifras control en original. Requiere directamente a la Institución Bancaria un tanto de los Estados de cuenta bancarios y obtiene una fotocopia. Accesa al Sistema de Conciliaciones Bancarias el Reporte de cheques emitidos del período, a fin de conciliarlos con los Estados de cuenta bancarios. Captura las cantidades de los cheques pagados de acuerdo a los Estados de cuenta bancarios en un tanto, requeridos con anterioridad. Emite del Sistema de Conciliaciones Bancarias el Reporte de cheques pagados en dos tantos, el Reporte de cheques vigentes o en tránsito en dos tantos y el Reporte de cheques cancelados en su caso, en dos tantos, para respaldar el soporte de la conciliación. Elabora en Sistema Excel la Conciliación bancaria en dos tantos, integra en dos Paquetes de documentos el Reporte de cheques pagados, el Reporte de cheques vigentes o en tránsito, el Reporte de cheques cancelados, en su caso, el Estado de cuenta bancario, y la Conciliación bancaria, en un tanto de cada documento, cada Paquete. Recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Financieros y del Jefe de la Unidad Administrativa en la Conciliación bancaria en un tanto, integrada en los dos Paquetes de documentos. Remite a la Secretaría de Finanzas y Planeación, un Paquete de documentos y archiva el otro de manera cronológica permanente en el Expediente de bancos. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Financieros/Oficina de ContabilidadElaboración de Conciliaciones Bancarias de Cuentas de Nómina para Personal de Base y Contrato y Compensación
2T
REPORTESDE CHEQUES
VIGENTESO EN TRÁNSITO
2T
REPORTES DE CHEQUESCANCELA-DOS
REPORTE DE CIFRAS CONTROL
O
REQUIERE
ESTADO DE CUENTABANCARIOS
T
1
INICIO
EMITE
SISTEMA DECONCILIACIONES
BANCARIAS
REPORTE DE CHEQUESPAGADOS
2T
JEFE DEL DEPARTAMENTODE RECURSOSFINANCIEROS
RECABA FIRMA, REMITE YARCHIVA
PAQUETE DE DOCUMENTOS T
T
T
RECIBE
TARJETAINFORMATIVA
REPORTE DECIFRAS CONTROL
O
O
RESPALDA Y ARCHIVA
TARJETA INFORMATIVA O
CAPTURA
ESTADOS DE CUENTA BANCARIOS
T
ELABORA E INTEGRA
SISTEMAEXCEL
PAQUETES DEDOCUMENTOS 2T
ACCESA Y CARGA
SISTEMA DECONCILIACIONES
BANCARIAS
ESTADOS DE CUENTA BANCARIOS
FIN
EN SU CASO
C
T
SECRETARÍADE FINANZAS
Y PLANEACIÓN
CEXPEDIENTE
DE BANCOS
CG/UA
88
Procedimiento
Nombre: Elaboración de Conciliaciones Bancarias.
Objetivo: Verificar que los movimientos de ingresos y egresos de los recursos registrados en el Sistema de Contabilidad concilien con los movimientos registrados en el Estado de cuenta bancario mensual emitido por el banco.
Frecuencia: Mensual.
Normas
- Todo ingreso o egreso de recursos en las cuentas bancarias deberá ser registrado en el Sistema de Contabilidad para su validación mensual contra los Estados de cuenta emitidos por el banco. - Las aclaraciones de movimientos registrados por el banco deberán solicitarse por escrito para integrar la Conciliación bancaria. - La Conciliación bancaria de la cuenta de fondo revolvente deberá enviarse a la Secretaría de Finanzas y Planeación, dentro de los primeros diez días de cada mes, con el arqueo de Fondo Revolvente, como anexos a los Estados financieros de fondo revolvente. - La Conciliación bancaria contará con la aprobación del Jefe del Departamento de Recursos Financieros y del Jefe de la Unidad Administrativa.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Agosto/2011 Agosto/2011
Dirección General de Desarrollo Administrativo
Unidad Administrativa
Contralor General
CG/UA
89
Área Actividad Descripción
Oficina de Contabilidad
1
2
3
3A
3A.1
4
5
6
7
8
Recibe de la institución bancaria el Estado de cuenta bancario mensual en un tanto, de las cuentas bancarias utilizadas para la administración del gasto público de la Contraloría General. Accesa al Sistema de Contabilidad y emite el Auxiliar de bancos mensual en un tanto. Verifica el registro de movimientos contables en el Auxiliar debancos mensual en un tanto contra el registro de movimientos en el Estado de cuenta bancario mensual en un tanto, para determinar la procedencia de las paridas no correspondidas. ¿Procede conciliar partidas con el banco? En caso de ser partidas para conciliar con el banco: Elabora el Oficio de solicitud de aclaración en original y copia para solicitar al banco la aclaración y/o corrección de las partidas no correspondidas, y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa. Envía el Oficio de solicitud de aclaración de las partidas no correspondidas en original a la institución bancaria y archiva la copia como acuse de recibo de manera cronológica temporal permanente en el Expediente de varios. Conecta con la actividad número 4. En caso de no ser partidas para conciliar con el banco: Accesa al Sistema de Contabilidad, realiza ajustes y emite la Póliza de ajuste en un tanto. Archiva la Póliza de ajuste en un tanto de manera cronológica permanente en el Expediente de pólizas de diario. Emite, a través del Programa Excel, la Conciliación bancaria, en tres tantos con base en el Auxiliar de bancos mensual en un tanto y el Estado de cuenta bancario mensual en un tanto, obtiene dos fotocopias de éste último documento. Resguarda en disco duro la información de la Conciliaciónbancaria, a través del Programa Excel. Integra a los Estados financieros internos en un tanto previamente impresos, los siguientes documentos: - Conciliación bancaria en un tanto. - Estado de cuenta bancario mensual en un tanto. - Auxiliar de bancos mensual en un tanto. A dos tantos previamente impresos, de los Estados financieros del SIAFEV, respectivamente: - Conciliación bancaria en un tanto. - Estado de cuenta bancario mensual en un tanto.
CG/UA
90
Área Actividad Descripción
Oficina de Contabilidad
9
10
Recaba la firma del Jefe del Departamento de Recursos Financieros y del Jefe de la Unidad Administrativa en la Conciliación bancaria en tres tantos, que están integradas en los Estados financieros respectivos. Pasa el tiempo. Recibe de la institución bancaria el Aviso de movimiento y/o aclaración de partidas en original, solicita al área de Caja la impresión del Estado de cuenta bancario al día en un tanto, para verificar los movimientos que reporta al banco. Archiva ambos documentos en el Expediente de varios de manera cronológica permanente.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento: - Elaboración de Estados Financieros.
Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Financieros/Oficina de ContabilidadElaboración de Conciliaciones Bancarias
C
INICIO
RECIBE
EDO. DE CUENTA BANCARIOMENSUAL
T
ACCESA Y EMITE
AUXILIAR DE BANCOSMENSUAL T
VERIFICA
SISTEMA DE CONTABILIDAD
AUXILIAR DE BANCOSMENSUAL
T
EDO. DE CUENTA BANCARIO MENSUAL
T
¿PROCEDE CONCILIAR PARTIDAS
CON EL BANCO?
ACCESA,REALIZA Y
EMITE
PÓLIZA DEAJUSTE T
ARCHIVA
TPÓLIZA DEAJUSTE
CEXPENDIENTE DE PÓLIZASDE DIARIO
NO
SI ELABORA YRECABA
FIRMA
OFICIO DESOLICITUD O-2
ENVÍA
OFICIO DE SOLICITUD
0
1
EXPEDIENTE DE VARIOS
SISTEMA DE CONTABILIDAD
JEFE DE LA UNIDADADMINISTRATIVA
INSTITUCIÓNBANCARIA
1
1
EMITE YOBTIENE
CONCILIACIONBANCARIA
AUXILIAR DE BANCOS
MENSUALEDO.
DE CUENTABANCARIOMENSUAL
3T
3T
T
1
Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Financieros/Oficina de ContabilidadElaboración de Conciliaciones Bancarias
EDO. DE CUENTABANCARIO MENSUAL
CONCILIACIÓNBANCARIA
T
T
INTEGRA
CONCILIACIÓNBANCARIA
AUXILIAR DEBANCOS
T
T
CONCILIACIÓNBANCARIA
EDO. DE CUENTA BANCARIOMENSUAL
T
EDO. DECUENTA
BANCARIOMENSUAL
T
T
A LOS ESTADOSFINANCIEROSINTERNOS EN
UN TANTO
A LOS ESTADOSFINANCIEROSDEL SIAFEV
A LOS ESTADOSFINANCIEROSDEL SIAFEV
EXPEDIENTEDE VARIOS
INTEGRADAS EN LOS ESTDOS FINANCIEROS
RESPECTIVOS
JEFE DEL DEPARTAMENTODE RECURSOS FINANCIEROS
INSTITUCIÓN BANCARIA
CAJA
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
RECABAFIRMA
CONCILIACIÓNBANCARIA
3T
RECIBE YSOLICITA
AVISO DE MOVIMIENTO
T
O
EDO. DE CUENTABANCARIO MENSUAL
C
FIN
RESGUARDA
CONCILIACIÓNBANCARIA
1
1
Manual de Procedimientos V
Directorio
Lic. Héctor Eugenio Mancisidor Rebolledo Jefe de la Unidad Administrativa
C.P. Sandra Torres López Jefa del Departamento de Recursos Financieros
L.C. Víctor Hugo Villegas Pérez Jefe de la Oficina de Programación y Presupuesto
L. E. Margarita Hernández López Jefa de la Oficina de Control Financiero
L.C. Gloria Leticia Adad Dorantes Jefa de la Oficina de Contabilidad
Firmas de Autorización
ELABORACIÓN
LIC. JOSÉ ANTONIO FLORES VARGAS DIRECTOR GENERAL DE DESARROLLO
ADMINISTRATIVO
REVISIÓN
LIC. HÉCTOR EUGENIO MANCISIDOR REBOLLEDO JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
AUTORIZACIÓN
C.P.C. IVÀN LÒPEZ FERNÀNDEZ CONTRALOR GENERAL
Xalapa, Veracruz de Ignacio de la Llave.
Agosto del año 2011.
Manual de Procedimientos
VI
Top Related