Juzgados de Oralidad
Manual de Procedimientos
Consejo Dirección de Gestión de Juzgados de Oralidad 31/08/2011
Versión 2.0
Agosto de 2011
Poder Judicial del Estado de Guanajuato Consejo Dirección de Gestión de Juzgados de Oralidad Coordinación de Proyectos Estratégicos
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Contenido
1. Introducción .................................................................................................................................... 3
1.1 Objetivos ............................................................................................................................. 4
1.1.1 Objetivo General ......................................................................................................... 4
1.1.2 Objetivos Específicos ................................................................................................... 4
1.2 Modelo de Procesos ............................................................................................................ 4
2. Sistema Integral de Gestión Operativa ........................................................................................... 6
2.1 Interrelación entre procesos ................................................................................................... 11
2.2 Los usuarios de los Juzgados de Oralidad Penal ..................................................................... 11
2.3 Mapa de procesos ................................................................................................................... 12
3. Procesos Estratégicos .................................................................................................................... 15
3.1 Procesos de mejora continua con liderazgo ........................................................................... 15
Ejemplo: 5.1.5.8 Tramitación de amparos ............................................................................ 16
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1. Introducción
El presente Manual de Procedimientos de los Juzgados de Oralidad es una acción
concreta del Plan Estratégico de los Juzgados de Oralidad 2011 – 2016, el cual tiene la finalidad de
precisar y documentar los procedimientos que se van a llevar a cabo en los Juzgado de Oralidad.
Asimismo, el manual es una guía para las actividades a realizar por cada una de las
distintas unidades que conforman los Juzgados, lo cual es de suma importancia, ya que al dotar de
este instrumento se establecerá idóneamente cada uno de los pasos a seguir por los operadores
que atienden y laboran en los Juzgados; con ello se tendrá un control sobre el desempeño de los
roles de los trabajadores y se podrá analizar qué tan eficiente es la distribución de las diversas
tareas asignadas por puesto.
Por otro lado, y atendiendo lo anterior, la estructura del documento inicia con el Modelo
de Procesos el cual está dividido en tres tipos de procesos: procesos estratégicos, los cuales están
orientados al funcionamiento de la alta dirección; los procesos de apoyo, que contemplan
cuestiones administrativas y de soporte; y por último los procesos claves, que son los
procedimientos operativos de los Juzgados de Oralidad.
Cabe mencionar que el presente manual es producto del trabajo conjunto entre los
operadores que laborarán en los Juzgados de Oralidad de la Región 1, esta coordinación
estratégica servirá para ordenar los lineamientos jurídicos y administrativos con la finalidad de
alcanzar la visión y misión planteados en el Plan Estratégico de los Juzgados de Oralidad 2011 –
2016 y dotar de una herramienta de verdadera utilidad para el personal que labora en los
Juzgados de Oralidad, lo cual permitirá plantear un esquema de mejora continua en el Poder
Judicial del Estado de Guanajuato en beneficio de los usuarios del sistema de impartición de
justicia.
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1.1 Objetivos
1.1.1 Objetivo General
Describir la operación de los Juzgados de Oralidad de una forma estructurada y sencilla bajo un
modelo de procesos.
1.1.2 Objetivos Específicos
Ser una guía rápida para identificar la participación de cada usuario dentro de los procesos
organizacionales.
Simplificar las tareas y homogenizar los procedimientos de los Juzgados de Oralidad.
Plantear un esquema de mejora continua basada en procesos.
Ayudar a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.
Ayudar en la capacitación de los operadores del Sistema de Justicia Penal.
Analizar los procesos de la Dirección de Gestión de Juzgados de Oralidad.
Identificar los procedimientos y funciones por puesto.
1.2 Modelo de Procesos
Un modelo de procesos se refiere a la descripción de una secuencia de actividades ordenadas por
grupos de trabajo, en el cual para el modelo de procesos de los Juzgados de Oralidad, se optó por
seguir una estructura de macroprocesos y procesos a fin de facilitar el entendimiento del manual y
que considera dentro de cada proceso lo siguiente:
Ficha del proceso
SIPOC (Proveedores, Entradas, Procesos, Salidas, Clientes)
Diagrama de flujo (procedimiento)
o Entradas/Salidas
o Toma de decisiones
o Actividades
o Responsables
o Secuencia
Formatos/Plantillas enlazados al proceso
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Es necesario mencionar que los diagramas de flujo están elaborados en la Notación para el
Modelado de Procesos de Negocio (BPMN), misma que promueve por el Object Management
Group (OMG, institución dedicada al modelado de sistemas desde 1989 y se encuentra constituida
por 11 compañías entre las que se encuentran: IBM, HP, Apple Computer y American Airlines) y
fue elegida por el éxito de esta notación en el sector empresarial e industrial y su reciente
utilización en el sector gobierno así como su fácil lectura (figura 1).
Figura 1. Ejemplo de procedimiento en BPMN.
Asimismo, lo que se pretende con el manual es que sirva de ayuda a todos los operadores del
sistema, sin importar la formación profesional. Lo anterior, con la finalidad de optimizar los
procedimientos y ayudar a alinear tanto a usuarios externos como internos del poder judicial en el
funcionamiento operativo de los Juzgados de Oralidad.
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2. Sistema Integral de Gestión Operativa
El Sistema Integral de Gestión Operativa o simplemente SIGO, es el modelo de procesos de los
Juzgados de Oralidad, el cual integra una visión general que permite representar los tipos de
procesos que operarán en las sedes judiciales (figura 2).
Para atender el funcionamiento de los Juzgados de Oralidad su operación se dividió en tres tipos
de procedimientos, considerando toda la información generada con la metodología de Seis Sigma,
y los cuales son los siguientes:
PROCESOS ESTRATÉGICOS
PR
OC
ESO
S C
LAV
E
PROCESOS DE APOYO
USU
AR
IOS
Planeación estratégica
Tecnologías de la información y la
comunicación
Mejora continua con liderazgo
Gestión del conocimiento
Recurso humano y formación del
talento humano
Recursos financieros, materiales e
infraestructura
PROCESO PENAL
Investigación Intermedia Juicio Oral
Impugnación
PROCESOS OPERATIVOS
Figura 2. Sistema Integral de Gestión Operativa.
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1. Procesos Estratégicos. Con el propósito de identificar este tipo de procesos se han
adoptado tres macroprocesos relevantes:
a. Procesos de planeación estratégica
Consiste en establecer sistemáticamente la misión, visión, valores y objetivos estratégicos
para que estén alineados con las políticas, estrategias y los planes operativos que den
soporte a la organización.
Figura 3. Planeación Estratégica.
b. Procesos de mejora continua con liderazgo
Consiste en desarrollar la capacidad de liderazgo en el cual la alta dirección podrá influir en
un grupo de personas, haciendo que estos trabajen con entusiasmo, motivación y trabajo en
equipo, con la finalidad de lograr los objetivos comunes.
Figura 4. Mejora continua con liderazgo.
Elaboración del
Plan Estratégico
Elaboración del
Plan Operativo
Seguimiento del
Plan Estratégico y
Operativo
Capacidad a nivel
gerencial
Medir y
retroalimentar al
nivel gerencial
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c. Procesos de gestión del conocimiento
Consiste en el establecer, implementar, dar seguimiento y mejorar el conocimiento que
como organización se adquiere al realizar la ejecución de los macroprocesos del sistema de
gestión operativa del poder judicial.
Figura 5.Gestión del conocimiento.
2. Procesos de Apoyo. Con el propósito de identificar este tipo de procesos se han adoptado
tres macroprocesos relevantes:
a. Procesos de tecnologías de la información y la comunicación
Consiste en la gestión del soporte tecnológico (hardware, software, comunicaciones y
seguridad de datos) y administración de wikis (aprendizaje y retroalimentación de
audiencias orales), que nos permita obtener un mejor desempeño del sistema integral
de gestión operativa.
Ilustración 6. Tecnologías de la información y la comunicación.
b. Procesos de recurso humano y formación del talento humano
Consiste en la selección, evaluación y seguimiento del personal con base en el diseño
de las competencias y procesos buscando la motivación del personal en el Poder
Judicial del Estado de Guanajuato.
Cuadro de
mando integral
Estadística y
reportes
Medir y
retroalimentar al
nivel gerencial
Soporte
Tecnológico
Administración
de Wikis
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Figura 7. Recurso humano y formación del talento humano.
c. Procesos de recursos financieros, materiales e infraestructura
Consiste en obtener oportunamente los recursos necesarios para ejecutar el proceso
principal (audiencias orales), que mantengan la eficiencia en las operaciones y se
satisfagan los requerimientos de las partes interesadas. Estos son recursos financieros,
materiales y tecnológicos.
Ilustración 8. Recursos financieros, materiales e infraestructura.
3. Procesos Clave. Con el propósito de identificar este tipo de procesos se han adoptado dos
macroprocesos relevantes:
a. Proceso penal y procesos operativos
Consiste en gestionar un sistema predominantemente oral llamado Sistema Acusatorio y
Oral, siendo sus diferentes etapas procesales: investigación preliminar, investigación
complementaria, preparación para juicio oral y juicio oral. Con una etapa posterior de
seguimiento y monitoreo del sentenciado llamada ejecución de la sentencia, y con la
posibilidad de impugnar en una segunda instancia en todas sus etapas.
Reclutamiento y
selección Formación
Retroalimentación
del desempeño
Requerimiento
de recursos Fondo Auxiliar
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Figura 9. Proceso Penal.
Además, existen procesos operativos que serán utilizados en los Juzgados de Oralidad de
forma asíncrona en los procesos penales, y que atienden al funcionamiento operativo de las
Sedes y Bases Judiciales de las cuatro regiones del Estado.
Investigación
preliminar
Investigación
complementaria
Preparación
para juicio oral Juicio oral
Impugnación
Procesos operativos
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2.1 Interrelación entre procesos
2.2 Los usuarios de los Juzgados de Oralidad Penal
Los usuarios que presentan solicitudes al Sistema de Justicia Penal y por ende a los Juzgados de
Oralidad son los siguientes:
Figura 10. Usuarios de los Juzgados de Oralidad Penal.
Usuarios
Pro
ceso
Pen
al e
n S
ede
Jud
icia
l (im
par
tici
ón
de
just
icia
)
Normatividad y Legislación
Salida alterna y/o sobreseimiento
Sentenciado
y/o
Absuelto
Inculpado
Víctima u ofendido
Acusador
Defensor
Tercero civilmente responsable
Tercero involucrado
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2.3 Mapa de procesos
A continuación se presentan los procesos acomodados conforme a la norma ISO 9000:2008, con lo
cual se alinea el Sistema Integral de Gestión Operativa a estándares internacionales:
Tabla 1. Listado de macroprocesos y procesos
Macroprocesos Procesos
1.0 Procesos de mejora
continua con liderazgo
1.1 Capacitación a nivel gerencial
1.2 Medir y retroalimentar el nivel gerencial
2.0 Procesos de planeación
estratégica
2.1 Elaboración del Plan Estratégico
2.2 Elaboración del Plan Operativo
2.3 Seguimiento del Plan Estratégico y el Plan Operativo
3.0 Proceso penal y procesos
operativos
3.1 Etapa de investigación preliminar
3.2 Etapa de investigación complementaria
3.3 Etapa de preparación para Juicio Oral
3.4 Etapa de Juicio Oral
3.5 Etapa de Impugnación
3.6 Procesos operativos
4.0 Procesos de recurso
humano y formación del
talento humano
4.1 Reclutamiento y selección
4.2 Formación
4.3 Retroalimentación del desempeño
5.0 Procesos de tecnologías
de la información y la
comunicación
5.1 Soporte técnico
5.2 Administración de wikis
6.0 Procesos de recursos
financieros, materiales e
infraestructura
6.1 Requerimiento de recursos
6.2 Fondo Auxiliar
7.0 Procesos de gestión del
conocimiento
7.1 Cuadro de mando integral
7.2 Estadísticas y reportes
7.3 Auditorias de mejora
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Tabla 2. Listado de subprocesos operativos.
Proceso Subprocesos
3.6 Procesos
operativos
Unidad de Atención al Público
3.6.1 Proceso de recepción de promociones y anexos
3.6.2 Proceso de recepción y envío de correspondencia
3.6.3 Proceso de recepción de solicitudes de información
3.6.4 Proceso de solicitud de copias de la causa
3.6.5 Proceso de presentación voluntaria del inculpado
Unidad de Causa
3.6.6 Proceso de promociones recibidas por atención al público
3.6.7 Proceso de manejo de notificaciones a los intervinientes
3.6.8 Proceso de tramitación de amparos
3.6.9 Proceso de tramitación de exhortos, requisitorias y rogatorias
3.6.10 Proceso de trascripción judicial
3.6.11 Proceso de monitoreo de plazos
3.6.12 Proceso de tramitación de acuerdos reparatorios y restaurativos
3.6.13 Proceso para tramitación de medios de impugnación
Unidad de Sala
3.6.14 Proceso de detención de inculpados en sala
3.6.15 Proceso de liberación de encausados
3.6.16 Proceso de manejo de garantías económicas en sala
3.6.17 Proceso de videograbación de la audiencia
3.6.18 Proceso de manejo de la prueba en los juicio orales y la prueba anticipada
3.6.19 Proceso de manejo de multas como medida disciplinaria
3.6.20 Proceso de comunicación de resoluciones a la unidad de causa
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3.6.21 Proceso de manejo de testigos y testigos protegidos
3.6.22 Proceso de contingencia en caso de falla en dispositivos electrónicos
Administración Sede
3.6.23 Proceso de manejo de la audiencia móvil
3.6.24 Proceso de una solicitud orden judicial
3.6.25 Proceso de una solicitud de audiencias
3.6.26 Proceso de traslado de inculpados
3.6.27 Proceso de devolución de garantías económicas
3.6.28 Proceso de manejo de prensa
3.6.29 Proceso de contingencias de seguridad
3.6.30 Proceso de contingencias de salud
3.6.31 Proceso de contingencias ambientales
3.6.32 Proceso de visitas guiadas
3.6.33 Proceso de recepción de promociones después del horario laboral
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3. Procesos Estratégicos
3.1 Procesos de mejora continua con liderazgo
Los procesos de mejora continua con liderazgo están identificados en un esquema administrativo
llamado Proveedores, Entradas, Procesos, Salidas y Clientes (SIPOC, por sus siglas en inglés), y su
representación es la siguiente:
Figura 11. SIPOC de mejora continua con liderazgo.
Proveedores Entradas Procesos Salidas Clientes
Consejo
Visión, Misión,
Mapa
Estratégico,
Planeación
Estratégica
1. Capacitación a
nivel gerencial
2. Medir y
retroalimentar
al nivel
gerencial
Cumplimiento
de objetivos
establecidos con
eficacia y
eficiencia
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Oralidad
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Ejemplo: 5.1.5.8 Tramitación de amparos
Ficha 1. Proceso de tramitación de amparos.
Tramitación de amparos Código: CAU-PR-3.6.8-00
Generales
Propietario del proceso:
Jefe de la Unidad de Causa
Departamento responsable:
Unidad de Causa
Objetivo:
Dar el correcto trámite al amparo en los tiempos establecidos por los Juzgados Federales.
Fecha de elaboración:
22/08/2011
Versión:
00
Alcance
Descripción:
El juicio de amparo es un proceso que inicia con la solicitud de un inculpado para ampararse por una posible violación de una o varias garantías individuales establecidas en la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
El proceso conlleva a determinar por parte de los Juzgados de Oralidad si el acto reclamado es atendido en alguna de sus bases y la posible suspensión del proceso que se lleva en alguna de las instancias del fuero común mientras la autoridad federal resuelve.
En el caso que el acto reclamado no sea cierto, el Juez con apoyo de la Unidad de Causa (auxiliar de comunicación judicial) enviará respuesta al Juzgado de Distrito con esa motivación.
Una vez afirmado que el acto reclamado es cierto, los Juzgados de Oralidad deberán enviar copia de la causa, así como el informe previo y justificado con la finalidad que la autoridad federal pueda tomar una decisión.
Proveedores:
Juzgados Federales
Jefe de la Unidad de Atención al Público
Clientes:
Juzgados Federales
Inculpado
Defensor
Víctima u ofendido
Entrada:
Solicitud de un informe previo al Juzgado de Oralidad.
Salida:
Envío del informe previo y justificado en tiempo y forma.
Actividades y responsables
No. Responsable Actividad Observación
1 Notificador de los Juzgados de Distrito
Entregar notificación al Juzgado de Oralidad
2 Jefe de la Unidad de Atención al Pública
Recibe el aviso del juicio de amparo y entrega al Jefe de la Unidad de Causa
Por la urgencia que supone esto deberá pasar de forma inmediata al Jefe de la Unidad de Causa.
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3 Jefe de la Unidad de Causa
Prepara el proyecto de informe previo y justificado
En caso que la autoridad federal solicite la suspensión del proceso y exista una audiencia, el Jefe de Causa debe dar aviso al Encargado de Sala o al Juez de Control directamente que esté llevando la audiencia.
4 Juez de Control Revisar y firmar el informe previo El Juez de Control debe afirmar si es cierto o no el acto reclamado, para ello consultará con el Jefe de la Unidad de Causa y con el Administrador Regional para saber si existe o no el acto reclamado en el Juzgado de Oralidad de la Región 1.
Jefe de la Unidad de Causa
Digitalizar los informes Digitaliza los informes y los anexa a la causa.
5 Jefe de la Unidad de Causa
Turnar a un notificador La causa electrónica o física deberá contener los amparos relativos al caso.
6 Notificador Entregar a los Juzgados Federales Las vías para entregar este documento pueden ser por alguno de los siguientes medios:
1. Fax y correo certificado 2. En Oficialía de Partes de
los Federales 3. Correo certificado
Complementos
Normas aplicables:
Ley de Amparo
Registros y formatos:
CAU-FT-3.6.8-1-00 (registro de amparos atendidos)
Código del diagrama de flujo:
CAU-BPMN-3.6.8-1-00
Herramientas:
Manual de Puestos
Manual de Procedimientos
Observaciones:
Indicadores
Causas donde se amparo
Definición:
Causas donde se estableció cierto el acto reclamado
Fórmula:
Periodicidad:
Mensual
Control
Elaborado:
Unidad de Causa
Revisado:
Director de Gestión de Juzgados de Oralidad
Aprobado:
Consejo
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Fecha: 22/08/2011 Fecha: 31/08/2011 Fecha:
Historial de cambios
Versión Fecha Modificaciones
00 Agosto 2011 Diseño inicial del proceso
Figura 12. CAU-BPMN.3.6.8-1-00.
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