REGISTRAR EGRESOS POR PAGO A PROVEEDORES CON ADMINISTRACIÓN DE
CONTRATO O ACUERDO DE OBLIGACIONES
CÓDIGO: AP-01.2.7.4
FECHA: 08/05/12
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ÍNDICE
OBJETO .......................................................................................................................4
ALCANCE ....................................................................................................................4
NORMATIVA ................................................................................................................4
GLOSARIO ...................................................................................................................5
CARACTERIZACIÓN ...................................................................................................7
RESPONSABILIDADES ...............................................................................................9
PROCEDIMIENTO .......................................................................................................9
FLUJOGRAMA ........................................................................................................... 17
FORMULARIOS ......................................................................................................... 21
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OBJETO
Describir el procedimiento para el registro contable de los egresos por pago a proveedores con administración de contrato, estableciendo la documentación soporte que se debe archivar, a efecto de dar cumplimiento a la normativa establecida.
ALCANCE
El procedimiento inicia desde la recepción de los contratos y documentación soporte hasta la liquidación o devengamiento total del contrato o acuerdo de obligaciones.
NORMATIVA
Legislación:
Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas.
Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su reglamento.
Ley Orgánica de Servicio Público.
Ley de Transformación Económica.
Ley de Transparencia y Libre Acceso a la Información Pública.
Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y su reglamento.
Ley de Régimen Tributario Interno y su reglamento.
Directrices emitidas por el Ministerio de Finanzas, para la clausura del presupuesto y cierre contable del año vigente y apertura del siguiente año.
Normativa de Origen Externo:
Normas Técnicas de Presupuesto.
Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental.
Normas Técnicas de Tesorería.
Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos
Catálogo General de Cuentas.
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Procedimientos emitidos por el Ministerio de Finanzas para regular cuentas de activo y pasivo de los informes financieros.
Normas de Control Interno para Entidades, Organismos del Sector Público y de las Personas Jurídicas de Derecho Privado que Dispongan de Recursos Públicos.
Herramienta informática eSIGEF sus instructivos, directrices y consultas realizadas y absueltas en materia contable y presupuestaria por parte del Ministerio de Finanzas.
Normativa de Origen Interno:
Reglamento de Delegación y Ejecución del Gasto del Presupuesto de la Superintendencia de Compañías y su instructivo de aplicación.
Manual de Administración de Bienes de la Superintendencia de Compañías.
Y más normativa interna vigente; así como las instrucciones impartidas por la autoridad competente.
GLOSARIO
Contabilidad Gubernamental.- La característica principal de la Contabilidad aplicada en el ámbito “gubernamental” está dada por la integración de las operaciones patrimoniales con las presupuestarias, al momento en que suceden los hechos económicos; los instrumentos que hacen posible la interconexión entre el Presupuesto y la Contabilidad, son el Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos y el Catálogo General de Cuentas.
Presupuesto.- El presupuesto es el instrumento en el cual constan las estimaciones de ingresos a obtener, así como de los gastos que podrán realizarse en función del financiamiento previsto. Es decir, constan por una parte el origen de sus fuentes de financiamiento a través de la identificación de las diversas fuentes tributarias y no tributarias y por otra, el destino que se dará a los recursos financieros durante su vigencia.
CUR.- Comprobante Único de Registro.
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COM (Compromiso).- Acto administrativo mediante el cual se conviene a contratar formalmente con un tercero la realización de obras, provisión de bienes o prestación de servicios.
DEV (Devengado).- Registro de los hechos económicos en el momento que ocurran, haya o no movimiento de dinero.
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CARACTERIZACIÓN
TIPO DE PROCESO: Habilitante de Apoyo FECHA: 08/06/12 MACROPROCESO: Gestión Administrativa Financiera VERSIÓN: 01 PROCESO: Administración Financiera ELABORADO POR: Mary Vozmediano SUBPROCESO: Contabilidad APROBADO POR: Ing. Daniel Morales
PROCEDIMIENTO: Registrar egresos por pago a proveedores con administración de contrato o acuerdo de obligaciones
CONTROLES
INDICADORES:
- Ingreso de Contratos
- Ingreso de Garantías
ENTRADAS
- Solicitud de Pago - Contrato
- Garantías
- Documentación Soporte
REGISTRAR EGRESOS
POR PAGO A
PROVEEDORES CON
ADMINISTRACIÓN DE
CONTRATO O
ACUERDO DE
OBLIGACIONES
SALIDAS
- CUR Contable
- CUR de Devengado
- Comprobante de Pago
- Confirmación de Pago PROVEEDORES
Área de
Adquisiciones
CLIENTES
Proveedores de la
Superintendencia de
Compañías
TECNOLOGICOS: - Sistema eSIGEF
- Microsoft Excel
HUMANOS:
- Director Nacional Financiero/Coordinador
Financiero
- Director/Coordinador de Planificación y Presupuesto
- Personal de Control Previo
- Jefe de Caja - Contador General/Regional
- Analista Financiero - Contabilidad
RECURSOS
NORMATIVA:
- Legislación Vigente
- Normativa de Origen Externo
- Normativa de Origen Interno
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RESPONSABILIDAD
DIRECTOR NACIONAL FINANCIERO/COORDINADOR FINANCIERO
Revisar, autorizar y firmar la Solicitud de Pago.
Revisar y aprobar en el sistema eSIGEF los CUR´s Contables por los anticipos concedidos.
Revisar y firmar los CUR´s de pago.
Presentar información financiera a las autoridades de la Institución.
CONTADOR GENERAL/CONTADOR REGIONAL
Aplicar las normas, políticas y demás procedimientos contables.
Definir procedimientos y clases de registro que permitan el registro y control de las operaciones contables y financieras.
Revisar los documentos soporte relacionados con CUR´s contables y/o de pago, asientos de diario para luego autorizarlos en el sistema eSIGEF.
Presentar información financiera a las autoridades de la Institución.
CONTROL PREVIO
Verificar la legalidad, propiedad, veracidad, conformidad, confiabilidad de los documentos soportes que respaldan los egresos a realizar por la Institución.
Verificar la existencia de la certificación presupuestaria para la realización de los pagos conforme a lo estipulado en los contratos o acuerdos de obligaciones.
Suscribir los formularios de solicitud de pago.
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ANALISTA FINANCIERO - CONTABILIDAD
Verificar la legalidad, propiedad, veracidad, conformidad, confiabilidad de los documentos soportes que respaldan los egresos a realizar por la Institución previo al registro en el sistema eSIGEF.
Registrar, el contrato, las garantías, el anticipo y el devengado de contratos según corresponda en el sistema eSIGEF.
Mantener un control de los contratos y garantías suscritos por la Institución.
JEFE DE CAJA
Revisar y aprobar diariamente la documentación soporte y CUR´s de pago previo a las transferencias de pagos a través del sistema eSIGEF.
Solicitar al Ministerio de Finanzas las autorizaciones de pago a favor de los beneficiarios.
Recibir, custodiar y controlar la vigencia de las garantías de los contratos de la Institución.
Informar al Director Nacional Financiero/Coordinador Financiero y a los Administradores de Contrato sobre los vencimientos de las garantías de los contratos de la Institución.
Informar al Director Nacional Financiero/Coordinador Financiero sobre los anticipos concedidos a contratistas, para efecto de notificación a los proveedores y a los Administradores de Contratos y/o Delegados.
Revisar y firmar los comprobantes de retención en la fuente por impuesto a la renta e IVA de proveedores de bienes y servicios.
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PROCEDIMIENTO
La certificación presupuestaria debe ser actualizada por la Dirección de Planificación y Presupuesto previo a la firma del contrato, con el objeto de actualizar la afectación presupuestaria a cada una de las partidas de conformidad a los valores especificados en la Tabla de Cantidades y Precios. ADQUISICIONES
1. Distribuye contrato y garantías originales al Director Nacional Financiero/Coordinador Financiero. VER PROCEDIMIENTO ADMINISTRAR CONTRATOS.
DIRECTOR NACIONAL FINANCIERO/COORDINADOR FINANCIERO
2. Sumilla y remite el contrato original y copias de las garantías a la Unidad de Contabilidad.
3. Sumilla y remite garantías originales y una copia del contrato al Jefe de Caja
JEFE DE CAJA
4. Archiva copia del contrato y garantías originales en expediente para su control y custodia.
5. Comunica al Director Nacional Financiero/Coordinador Financiero y al Administrador del Contrato cuando las garantías están por vencer.
CONTADOR GENERAL/REGIONAL
6. Recibe el original del contrato, copias de las garantías.
7. Revisa y sumilla el original del contrato y copias de las garantías para el registro en el sistema eSIGEF.
7.1. En caso de contrato con pago de anticipo:
7.1.1. Remite documentación al Analista Financiero – Contabilidad y solicita el registro del contrato en el sistema eSIGEF.
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ANALISTA FINANCIERO - CONTABILIDAD
7.1.2. Registra la información del contrato en el sistema eSIGEF. VER INSTRUCTIVO DE MANEJO DE CONTRATO DE OBRAS Y/O SERVICIOS.
El sistema genera automáticamente un número secuencial por cada contrato.
7.1.3. Comunica al Contador General/Regional, vía correo electrónico, el registro del contrato en el sistema eSIGEF.
CONTADOR GENERAL/REGIONAL
7.1.4. Informa, vía correo electrónico, al Director/Coordinador de Planificación y Presupuesto el registro del contrato en el sistema eSIGEF para su conocimiento.
DIRECTOR NACIONAL FINANCIERO/COORDINADOR FINANCIERO
7.1.5. Recibe del Administrador del Contrato la Solicitud de Pago con la respectiva documentación soporte.
7.1.6. Sumilla y remite la Solicitud de Pago y documentación soporte a Control Previo.
CONTROL PREVIO
7.1.7. Revisa la legalidad, propiedad, veracidad, conformidad, confiabilidad de la Solicitud de Pago con su documentación soporte.
7.1.8. Remite la documentación y solicita al Director/Coordinador de Planificación y Presupuesto el CUR de Compromiso.
DIRECTOR/COORDINADOR DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO
7.1.9. Recibe la documentación, registra y aprueba el CUR de Compromiso en el sistema eSIGEF.
7.1.10. Imprime el CUR de Compromiso y lo adjunta a la documentación.
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7.1.11. Remite la documentación y el CUR de Compromiso al Contador General/Regional.
CONTADOR GENERAL/REGIONAL
7.1.12. Recibe la Solicitud de Pago, CUR de Compromiso y su documentación soporte y la remite al Analista Financiero para el registro del anticipo en el sistema eSIGEF.
ANALISTA FINANCIERO - CONTABILIDAD
7.1.13. Recibe la Solicitud de Pago, CUR de Compromiso y su documentación soporte.
7.1.14. Registra en el sistema eSIGEF el valor del anticipo.
7.1.15. Remite la documentación al Contador General/Regional para su aprobación.
CONTADOR GENERAL/REGIONAL
7.1.16. Recibe la documentación.
7.1.17. Revisa el valor registrado como anticipo en el sistema eSIGEF y convalida con los valores del contrato.
7.1.17.1. Si existen errores: Devuelve el contrato al Analista Financiero para corrección.
7.1.17.2. Si no existen errores: Continúa con la actividad 7.1.18.
7.1.18. Aprueba el CUR Contable del anticipo en el sistema eSIGEF.
7.1.19. Imprime dos copias del CUR Contable.
7.1.20. Firma el CUR contable y remite la documentación al Director Nacional Financiero/Coordinador Financiero para su aprobación.
DIRECTOR NACIONAL FINANCIERO/COORDINADOR FINANCIERO
7.1.21. Firma CUR contable.
7.1.22. Aprueba CUR contable en el sistema eSIGEF.
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7.1.23. Remite copia del CUR contable a Contabilidad para archivo y original más documentación al Jefe de Caja para la aprobación del pago.
JEFE DE CAJA
7.1.24. Revisa contrato y CUR contable en el sistema eSIGEF.
7.1.25. Autoriza al Ministerio de Finanzas el pago del anticipo al beneficiario en sistema eSIGEF.
7.1.26. Confirma el pago en el sistema eSIGEF e imprime el Comprobante de Pago.
7.1.27. Informa al Director Nacional Financiero/Coordinador Financiero el pago del anticipo para que proceda a su notificación al beneficiario.
DIRECTOR NACIONAL FINANCIERO/COORDINADOR FINANCIERO
7.1.28. Elabora comunicación de pago de anticipo para notificación al beneficiario con copia al Administrador del Contrato. Continúa con la actividad 7.2.
CONTADOR GENERAL/REGIONAL
7.2. En caso de pago de contrato, parcial o total:
7.2.1. Remite la documentación al Analista Financiero – Contabilidad.
ANALISTA FINANCIERO – CONTABILIDAD
7.2.2. Registra la información del contrato en el formulario AP-01.2.7.4-F1 Control de Contrato.
7.2.3. Registra la información del pago, total o parcial, en el sistema eSIGEF, tomando como número de referencia el CUR de Compromiso.
7.2.4. Genera el CUR de Devengado en el sistema eSIGEF.
7.2.5. Imprime el CUR de Devengado y firma.
7.2.6. Remite la documentación al Director Nacional Financiero/Coordinador Financiero para la autorización del pago.
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DIRECTOR NACIONAL FINANCIERO/COORDINADOR FINANCIERO
7.2.7. Revisa la documentación de respaldo y firma Solicitud de Pago y el CUR de Devengado.
7.2.8. Remite la documentación al Contador General/Regional para su aprobación en el sistema eSIGEF.
CONTADOR GENERAL/REGIONAL
7.2.9. Aprueba en el sistema eSIGEF el registro contable del CUR de Devengado.
7.2.10. Remite el CUR de Devengado más la documentación soporte al Jefe de Caja para su pago respectivo.
JEFE DE CAJA
7.2.11. Autoriza al Ministerio de Finanzas el pago en el sistema eSIGEF.
7.2.12. Confirma e imprime el Comprobante de Pago en el sistema eSIGEF.
7.2.13. Remite mensualmente a Contabilidad el reporte de Garantías Vigentes para su conciliación.
7.2.14. Entrega las transferencias generadas en el día al Contador General/Regional para su confirmación con el mayor auxiliar de la cuenta 111.02.01 Recursos Fiscales del sistema eSIGEF.
CONTADOR GENERAL/REGIONAL
7.2.15. Recibe, revisa y firma el CUR de Pago.
7.2.16. Recibe las transferencias generadas en el día e imprime el mayor auxiliar de la cuenta 111.02.01 Recursos Fiscales correspondiente en el sistema eSIGEF para respaldar todos los valores debitados.
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7.2.17. En caso de presentarse novedades las informa por escrito al Director Nacional Financiero/Coordinación Financiero.
7.2.18. Archiva la documentación.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
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Registrar egresos por pago a proveedores con administración de contrato o acuerdo de obligaciones
Contabilidad
Administración Financiera
Gestión Administrativa FinancieraMACROPROCESO:
PROCESO:
SUBPROCESO:
FECHA:
VERSIÓN:
ELABORADO POR: Gabriela García Martínez
APROBADO POR: Ing. Daniel Morales
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PROCEDIMIENTO:
TIPO DE PROCESO:
Sumillar y remitir el contrato original y
copias de las garantías a la unidad de Contabilidad
Archivar copia del contrato y garantías
originales en expedientes para su control y custodia
Recibir el original del contrato y copias de las
garantías
Recibir contrato, garantías y
documentación soporte
Sumillar y remitir garantías originales
y una copia del contrato al Jefe de
Caja
Comunicar al Director Nacional Financiero/
Coordinador Financiero y al administrador del contrato
cuando vencen las garantías.
Revisar y sumillar el original del contrato
y copias de las garantías
¿Pago con anticipo?
Remitir documentación al Analista Financiero – Contabilidad y
solicitar el registro del contrato en el
sistema eSIGEF
Si
Registrar la información del contrato en el sistema eSIGEF
Comunicar al Contador General/Regional el registro del contrato en el
sistema eSIGEF
Informar al Director/
Coordinador de Planificación y Presupuesto el
registro del contrato en el sistema eSIGEF
Recibir del Administrador del
Contrato la Solicitud de Pago con su documentación
soporte
Sumillar y remitir la Solicitud de Pago
más documentación soporte a Control
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Remitir la documentación al
Analista Financiero - Contabilidad
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Registrar egresos por pago a proveedores con administración de contrato o acuerdo de obligaciones
Contabilidad
Administración Financiera
Gestión Administrativa FinancieraMACROPROCESO:
PROCESO:
SUBPROCESO:
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VERSIÓN:
ELABORADO POR: Gabriela García Martínez
APROBADO POR: Ing. Daniel Morales
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PROCEDIMIENTO:
TIPO DE PROCESO:
Revisar la documentación
Solicitar al Director/Coordinador de Planificación y
Presupuesto el CUR de Compromiso
Registrar y aprobar el CUR de
Compromiso en el sistema eSIGEF
Imprimir el CUR de Compromiso y adjuntar a la
documentación
Remitir la documentación al Contador General/
Regional
Recibir la Solicitud de Pago, CUR de Compromiso y
documentación soporte
Remitir la documentación al Analista Financiero – Contabilidad para
el registro del anticipo en el
sistema eSIGEF
Recibir la documentación
Registrar en el sistema eSIGEF el valor del anticipo
Remitir la documentación al Contador General/
Regional para su aprobación
Revisar el valor registrado como
anticipo en el sistema eSIGEF y
convalidar con los valores del contrato
Aprobar el CUR Contable del anticipo en el
sistema eSIGEF
Imprimir el CUR Contable y firmar
Remitir la documentación al Director Nacional
Financiero/Coordinador Financiero
Firmar el CUR Contable
Aprobar CUR Contable en el sistema eSIGEF
Remitir CUR Contable y
documentación a Contabilidad para su
archivo y original caja para su aprobación
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Registrar egresos por pago a proveedores con administración de contrato o acuerdo de obligaciones
Contabilidad
Administración Financiera
Gestión Administrativa FinancieraMACROPROCESO:
PROCESO:
SUBPROCESO:
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VERSIÓN:
ELABORADO POR: Gabriela García Martínez
APROBADO POR: Ing. Daniel Morales
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PROCEDIMIENTO:
TIPO DE PROCESO:
Revisar contrato y CUR Contable en el
sistema eSIGEF
Autorizar al Ministerio de
Finanzas el pago del anticipo al
beneficiario en el sistema eSIGEF
Confirmar el pago en el sistema eSIGEF
e imprimir el Comprobante de
Pago
Informar al Director Nacional
Financiero/Coordinador
Financiero el pago del anticipo
Registrar la información del contrato en el
formulario Control de Contrato
Registrar la información del
pago parcial o total en el sistema eSIGEF
Generar el CUR de Devengado en el sistema eSIGEF
Imprimir el CUR de Devengado y firmar
Remitir la documentación al Director Nacional
Financiero/Coordinador Financiero para la
autorización del pago
Revisar la documentación de
respaldo
Firmar la Solicitud de Pago y el CUR de
Devengado
Remitir la documentación al Contador General/
Regional para su aprobación en el sistema eSIGEF
Aprobar el CUR de Devengado en el sistema eSIGEF
Remitir la documentación al
Jefe de Caja para su pago respectivo
Autorizar al Ministerio de
Finanzas el pago en el sistema eSIGEF
Confirmar e imprimir el
Comprobante de Pago en el sistema
eSIGEF
Remitir mensualmente a Contabilidad el
reporte de Garantías Vigentes para su conciliación
Entregar las transferencias generadas en el día al
Contador General/Regional para su confirmación con el mayor auxiliar de la cuenta
111.02.01 Recursos Fiscales en el sistema eSIGEF
Recibir y firmar el CUR de Pago
Recibir las transferencias generadas en el día e
imprimir el mayor auxiliar de la cuenta Recursos Fiscales para respaldar
todos los valores debitados
Informar las novedades presentadas al Director
Nacional Financiero/Coordinador Financiero
Archivar la documentación
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Prohibida su reproducción parcial o total
Dirección de Organización y Métodos
FORMULARIOS
CUR de Compromiso
CUR Contable
Fecha:
No. CONTRATISTA ADMINISTRADOR DE
CONTRATOOBJETO DEL CONTRATO
VALOR DE
CONTRATOPLAZO
FECHAS
VIGENCIAVENCIMIENTO. OBSERVACIONES
ELABORADO POR REVISADO POR
CONTROL DE CONTRATOS DE LA SUPERINTENDENCIA DE COMPAÑÍAS
AP-01.2.7.4-F1 Control de Contratos de la Superintendencia de Compañías
Fecha:
No. NOMBRE DEL CONTRATO GARANTÍA DEL CONTRATO VALOR $ ESTADO
ELABORADO POR
CONTROL DE GARANTÍAS DE CONTRATOS DE LA SUPERINTENDENCIA DE COMPAÑÍAS
TOTAL DE VALOR EN GARANTIAS
REVISADO POR
AP-01.2.7.4-F2 Control de Garantías de Contratos de la Superintendencia de Compañías
FECHA DE VENCIMIENTO
CUR de Devengado
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