8/20/2019 Manual de Producción de Eventos
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PRESENTACIÓN PROPUEST
1. REQUERIMIENTOS PR
2. ESTRUCTURA ORGA
3.
ESTRUCTURA FINAN
4. ETAPA PROMOCION
5. ETAPA OPERATIVA
6. ETAPA DE CIERRE
7. CONCLUSIONES Y R
8.
ANEXOS
MANUAL PARA PLANEAR YEVENTOS DE
ÍNDICE
EVIOS
IZACIONAL
IERA
AL
ECOMENDACIONES
ORGANIZARREUNIONES
2
3
14
35
42
46
53
55
55
8/20/2019 Manual de Producción de Eventos
2/57
PRE
La siguiente metodología es un
Eventos de Reuniones.
Pretende ser un apoyo de
principalmente para los organiz
profesionales en organización
convenciones, ferias y viajes de i
El Buró de Convenciones de Mic
apoyo y asesoramiento de Aso
de sus eventos, presenta la si
planeación y organización, eta
Para su aplicación, es importa
objetivos, alcances, número,
participantes y oferta adecuad
adaptabilidad que se tenga
organización de eventos.
MANUAL PARA PLANEAR YEVENTOS DE
SENTACIÓN PROPUESTA
sugerencia de pasos a seguir, para la o
parte del Buró de Convenciones d
adores de eventos que no cuentan con l
, de gran valor para el éxito de
incentivos.
hoacán cumpliendo con uno de sus objeti
iaciones, Corporativos e Intermediarios e
uiente herramienta que está situada pa
as criticas para el éxito de un evento.
nte analizar aspectos especiales como:
perfil y origen de los asistentes, fec
a; puesto que en medida de sus requeri
que realizar de esta propuesta de
ORGANIZARREUNIONES
rganización de
e Michoacán,
los servicios de
los congresos,
vos respecto al
la realización
ra la parte de
características,
as, instancias
ientos será la
planeación y
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3/57
1.
1.1.
Enfoque, objetivo
Estos aspectos están totalment
de ellos para tener un panoram
a)
Enfoque: se refiere al ca
dirigido el evento.
b) Objetivos del evento: aq
puede partir de un objet
objetivos deben ser claro
c) Nombre: esté debe indic
• La Edición del eve
•
El tipo de Evento q
•
El área de estudio
Se debe tomar en cuenta para
problemática que se abordar
enfoque y objetivo del evento.
Se sugiere que por cuestiones m
el interés de la persona que lo e
de mercado al cual está dirigid
El nombre tiene que vender el
sobre el evento. Por lo que se c
Ambos atractivos y breves.
MANUAL PARA PLANEAR YEVENTOS DE
EQUERIMIENTOS PREVIOS.
s y nombre del evento.
relacionados por lo que es necesario d
claro de la definición del evento.
po de estudio tanto general como partic
í se va a definir que se pretende al realiz
ivo general y después enunciar algunos p
, alcanzables y medibles.
r ciertas características, como las siguient
to.
ue se llevará a cabo.
general al que está enfocado el evento.
la selección del nombre, saber cuál será
en el evento. Esto debe tener congr
ercadológicas, que el nombre sea breve
scuche. Es por lo tanto importante identific
el evento.
roducto, o al menos, que a la persona le
ree conveniente dos frases; una como tit
ORGANIZARREUNIONES
finir cada uno
lar al que está
r el evento, se
articulares. Los
s:
la temática o
uencia con el
que despierte
ar el segmento
é por indagar
lo y un slogan.
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1.2. Determinar Lugar
a) Lugar: esté se debe co
evento. Además de c
albergar el evento, de n
algunos aspectos se pue
b)
Fecha: es un factor det
tomar en cuenta lo siguie
•
Tomar en cuenta
evento, este pued
del evento.
• Hacer una refle
suspensiones, peri
destino, etc.
• Se sugiere progra
Octubre o Novi
vacacionales, co
presupuesto aún
1.3.
Personal de apo
a)
Personal de apoyo: Para
personas para las distint
coordinación de logístic
tener en cuenta los diferdiferentes departamento
a participar a lo largo d
el mando del responsabl
MANUAL PARA PLANEAR YEVENTOS DE
y Fechas tentativas.
templar en base al número de asistente
ntar con una infraestructura adecuad
tener con todo lo necesario, cabe dest
e hacer uso de los proveedores que el ev
rminante para el éxito del evento, por l
nte:
el tiempo que se va a requerir para la or
e variar de 3 a 8 meses, dependiendo de l
ión del calendario escolar, para tom
odos vacacionales, eventos propios de l
ar la fecha, durante los semestres pares
mbre, ya que no se ve interrumpido
siderando que la gestión de los patrocini
ara otorgar apoyo.
o y equipo de asesores.
eventos de entre 800-1500 personas se req
as áreas en las que se dividirá el pers
a, promoción, finanzas y relaciones púb
ntes perfiles que se necesitan para estar, además de que estas personas deben
l proceso del evento. Todos estarán bajo l
principal.
ORGANIZARREUNIONES
s esperados al
a que pueda
acar que para
nto requiera.
que hay que
ganización del
la complejidad
ar en cuenta
la institución o
n los meses de
por periodos
os cuenta con
uerirá de 4 a 6
nal, que son:
licas. Se debe
a cargo de losomprometerse
la supervisión y
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b) Equipo de asesores: se re
de debe analizar los p
mencionadas anteriorme
tienen una involucraciónpersonas responsables, p
1.4. Costo aproximad
Es necesario presentar a las dif
nos refleje el costo aproximado
Para esto es necesario, estimar
organización de un Evento, los c
Dichos rubros son:
•
Instalaciones: teatro, eve
espectáculo).
•
Conferencistas (honorario
• Kit de trabajo (reconocim
• Promoción: interna y exte
1.5. Requerimiento d
Este paso consiste en preparar
del evento, para que sea someti
Este documento debe ser reali
contener todo lo establecido ha
La metodología establecida e
recorrer, su duración, objetivos y
MANUAL PARA PLANEAR YEVENTOS DE
omienda que solo sean 4 participantes, d
rfiles, ya que trabajaran en cada una
nte. A pesar de que solo se limitan a la
directa con la organización del evento,r la magnitud del Evento.
o del evento.
rentes autoridades de la Institución, un pr
ue tendría el evento.
el presupuesto, cotizando los principales
uales resultan ser el 70% del total del presu
ntos sociales (renta de sonido, banquetes
s, hospedaje y/o traslados).
iento, carpeta, playera, lapicero, material
rna (carteles, trípticos, publicidad en medi
recursos para iniciar operaciones.
el documento que se debe presentar a l
ido a un análisis y evaluación.
ado por el equipo de trabajo, dicho do
sta este punto, de una manera ordenada
este documento, debe señalar las disti
requerimientos.
ORGANIZARREUNIONES
igual manera
de las áreas,
onsejería y no
se requiere de
esupuesto que
rubros, para la
uesto.
, algún tipo de
de apuntes).
s).
as autoridades
umento debe
y resumida.
intas etapas a
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1.6. Planteamiento o
Ya que se ha presentado el doc
se han hecho las correcciones
reunión con las personas que es
Se sugiere estén presentes todos
Es importante entregar a ca
elaborado.
En esta reunión se debe determi
Ya contando con la aprobació
1.7. Etapa Estructural.
Es necesaria la mecánica de la
que se realizaran las conferenci
En el programa se dirá el nombr
el día y la hora determinada.
Se incluirá además la agenda
acompañantes.
1.8. Diseño de la ima
El concepto de imagen del Ev
mente a los congresistas el objenombre, fecha y recinto en algu
MANUAL PARA PLANEAR YEVENTOS DE
icial.
umento ante todo comité organizador o
necesarias, se procede a poner fecha p
arán involucradas en el proyecto.
los involucrados.
a uno de los presentes una copia d
nar si se tendrá la aprobación del proyect
, se puede comenzar con las actividades
Elaboración del Programa.
elaboración del evento para determinar
s y las actividades.
e de las conferencias y del ponente que s
alterna social y cultural y en su caso el
gen y concepto.
ento debe ser innovador. Con el propósi
tivo que deseamos, debe de identificarsenos casos.
ORGANIZARREUNIONES
esa directiva y
ra realizar una
el documento
.
laneadas.
los tiempos en
impartirán en
rograma para
o de dejar en
a la institución,
8/20/2019 Manual de Producción de Eventos
7/57
Para la imagen se recomiend
concepto del Evento o bien a la
Para esto se deberá de contr
propuestas, en varios tamaños y
1.9. Diseño y cotizaci
Se debe cumplir dos objetivos:
1.-Proporcionar un material de tr
2.-Otorgamiento de un presente
Para la determinación del kit, e
en el presupuesto. Una vez e
posibles proveedores.
Se recomienda que dentro del
siguiente:
a) Bienvenida
b)
Logotipoc)
Mapa
d) Restaurantes patrocinad
e) Teléfonos de emergencia
f)
Patrocinadores
Para la impresión de esta inform
1.10. Reservación de in
actividades a reali
Se recomiendan los siguiente
MANUAL PARA PLANEAR YEVENTOS DE
poner colores con significado y que v
marca de la Asociación o Corporativo.
tar a un diseñador de imagen que pla
aplicaciones.
n del kit del trabajo.
abajo para las notas de los congresistas.
al evento.
s necesario ver la partida asignada para
stablecido lo anterior, se deberá buscar
it de trabajo se agreguen unas hojas con
res
ción es recomendable se utilicen hojas m
talaciones para conferencias, eventos so
ar.
s pasos:
ORGANIZARREUNIONES
ya acorde al
tee diferentes
este concepto
opciones con
la información
embretadas.
iales y demás
8/20/2019 Manual de Producción de Eventos
8/57
1. Definir lugar de las c
un evento se debe
esperado, necesidad
marca el recinto en d•
Capacidad
• Ubicación y vías d
• Comodidad
•
Equipo técnico
• Equipo humano
2. Definición de lugar o l
las cosas más buscad
y convivencia, estos p• Sociales
•
Culturales
1.11. Contactar y confi
Una vez que se haya definido el
de manera formal, a los posibles
Para esto se recomienda lo sigui
a) La elaboración de una li
telefónico, página de int
b)
Realización de las l lama
donde se les hace sabe
grupo de conferencistas
c)
Una vez realizado los
candidatos para ir reduatraer.
d)
Para confirmar, en algun
o enviarle un kit represent
MANUAL PARA PLANEAR YEVENTOS DE
nferencias: cuando se visualiza la posibili
ensar en diversos temas como: númer
es de espacios acordes a lo deseado
nde realizar el evento y con qué horarios.
acceso
ugares para eventos sociales : los eventos
s en el Evento y eventos dado que es part
ueden ser clasificados de la siguiente man
rmar conferencias.
nombre y la temática del evento se pued
conferencistas.
ente:
sta de candidatos potenciales que inclu
rnet si la tiene y su correo electrónico.
das correspondientes y enviar correos el
r la intención de que formen parte de l
ue habrá para dicho evento.
untos anteriores se procede a una
iendo la lista del número de personajes
s casos es oportuno viajar a donde está e
ativo del evento y del destino, aparte del
ORGANIZARREUNIONES
ad de realizar
de asistentes
imagen; esto
ociales son de
e de descanso
ra :
e contactar ya
a sus números
lectrónicos, en
selección del
epuración de
ue se desean
l conferencista
ficio formal.
8/20/2019 Manual de Producción de Eventos
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1.12. Promoción del e
Es necesario recalcar que los p
gastos del Evento y por ello de l
A los patrocinadores es necesari
forma parte de la lista de patro
Las personas encargadas para
Asociaciones, los Directores
Coordinadores Generales de l
públicas. Además que deberánpalabra. Los integrantes de las
esta actividad, siempre y cuand
mencionadas. Se recomienda h
Evento para la muestra con los
Al momento de llevar a cabo es
1. Llamar a las inst
2. Conseguir el n
con poder de
3. Hacer un escrit
4.
Concertar una
5.
Enviar la carta
distancias y de
6. Darle seguimie
instalaciones d
7. Tomar o no en
puntualizar el
logos y el recib
todo lo anterior
MANUAL PARA PLANEAR YEVENTOS DE
ento con posibles patrocinadores.
trocinadores pueden llegar a costear la t
debida atención que los responsables de
o presentarles los beneficios que podrían t
inadores
esempeñar esta tarea deberán ser los Pr
e los Corporativos según correspond
s eventos, en coordinación con el área
contar con una buena presentación y tendiferentes coordinaciones también pue
o se hagan acompañar de alguna de las
acer una carpeta que contenga toda la i
osibles patrocinadores.
ta tarea se aconseja seguir la siguiente me
alaciones.
mbre, teléfono y demás información útil
ecisión sobre dicho patrocinio.
dirigido a la empresa y personas del punt
cita.
por e-mail, fax o llevarla personalmente
tiempo.
to por medio de llamadas telefónicas o
la empresa al posible patrocinador.
cuenta al patrocinador , en caso de tom
onto del patrocinio y la propaganda q
oficial de cobro.se recomienda que se h
.
ORGANIZARREUNIONES
otalidad de los
ben de dar.
ner si deciden
sidentes de las
o bien, los
de relaciones
er facilidad deen apoyar en
personas antes
formación del
todología:
de la persona
o anterior.
en función de
isitando en las
rlo en cuenta,
e incluirán sus
ago por escrito
8/20/2019 Manual de Producción de Eventos
10/57
Ejemplo de Tabulador de patro
PATROCINIO
Donaciones en especie
Patrocinio de $50,000.00 a
$100,000.00
Patrocinio de $30,000.00 a $49,0
MANUAL PARA PLANEAR YEVENTOS DE
inios:
CREDITOS
Cada patrocinio en especie se tra
comercial de acuerdo a lo siguient
• Inclusión de logo en progra
cuadernillos para asistentes.•
Inserción del logo en los
evento.
• Inclusión del logo en
patrocinadores.
• Inclusión del logo en la es
recinto sede.
• Inclusión del logo en la pá
evento.• Mención periódica durante
del programa.
0.00
• Inclusión de logo en program
• Inserción del logo en los
evento.
•
Inclusión del logo en
patrocinadores.
• Inclusión del logo en la pá
evento.
ORGANIZARREUNIONES
ucirá en valor
:
ma general y
gafetes del
pendón de
enografía del
gina web del
el transcurso
a general.
gafetes del
pendón de
gina web del
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Patrocinio de $15,000.00 a $29,0
Patrocinio de $8,000.00 a $14,0
Patrocinio de $3,000.00 a $7,00
1.13. Cotización de
congresistas.
Se debe brindar información a t
y con qué costo se puede hosp
toma de decisión de asistir al ev
Para lograr esto debemos de:
a)
Acercarnos a la oficina
que hoteles están cerca
b) Realizar una depuración
costo de esto.
c)
Elaborar una lista de por l
para que se enteren de
hoteles del evento.d)
De los hoteles seleccion
todavía seguir negociar
se recomienda que no ex
MANUAL PARA PLANEAR YEVENTOS DE
0.00
• Inclusión de logo en program
• Inclusión del logo en
patrocinadores.
• Inclusión del logo en la pá
evento.
0.00
• Inclusión del logo en
patrocinadores.
• Inclusión del logo en la pá
evento.
.00• Inclusión del logo en la pá
evento.
hoteles tanto para conferencistas
oda persona que vaya asistir al evento ac
dar para que tengan mayor certidumbre
ento que estamos organizando.
e Eventos y Convenciones de la ciudad,
el lugar donde se va a llevar a cabo el Ev
n base a calidad de instalaciones, servici
o menos 10 candidatos potenciales y proc
l evento y de la atención de incluirlos
dos y con los que ya se llegó a un arr
seleccionar el hotel sede o hoteles sede
cedan más de dos hoteles.
ORGANIZARREUNIONES
a general.
pendón de
gina web del
pendón de
gina web del
gina web del
como para
rca de dónde
a la hora de la
para investigar
nto.
s ofrecidos y el
eder a visitarlos
n las listas de
glo se puede
que en su total
8/20/2019 Manual de Producción de Eventos
12/57
e) En este o estos hoteles s
primera mano a los asiste
f)
IMPORTANTE: Los hoteles
donde se realice el event
1.14. Llevar a cabo la
La publicidad ayuda en buena
la estructuración del Evento p
conferencistas, entre otros.
A continuación se enuncian y d
una planeación de la publicida
a)
Tipo de publicidad a utiliz
En este apartado se necesita
promoción del Evento, por ej
utilizar, las pancartas, carteles,
entre otros.
Para desarrollar este punto es n
el evento.
b) Cantidad de la publicida
El número de carteles, mails, in
demás medios de publicidad
Comité Organizador.
Es muy importante determinar e
puede llegar a desperdiciarse e
invitaciones en redes sociales, e
todo tipo de gente de publicida
MANUAL PARA PLANEAR YEVENTOS DE
ede, se hospedará a los conferencistas y
tes potenciales a que se hospeden en est
sede no deberán estar a más de 15 minu
o y esto con transito considerable.
planeación de la publicidad.
medida a la promoción, y contar con ella
ede llegar a servir para atraer a más
escriben cuales deben ser los pasos a seg
;
arse.
specificarse qué tipo de publicidad va a
mplo los medios de comunicación que
ublicidad en mobiliario urbano, los tríptico
ecesario contar con el programa buen d
d.
itaciones en redes sociales, spots en radi
que se vayan a utilizar, se determinarán
l número aproximado de la publicidad a u
n el caso de lo material. Por parte de lo in
tc.) es mejor dirigirse al target en lugar de
d.
ORGANIZARREUNIONES
se invitará de
os hoteles.
tos en auto de
a principios de
atrocinadores,
ir para realizar
utilizarse en la
se pretenden
s, separadores,
finido de todo
y televisión, y
por parte del
tilizarse ya que
tangible (mails,
sobresaturar a
8/20/2019 Manual de Producción de Eventos
13/57
c) Búsqueda de proveedor
Los proveedores que trabajen
servicios de calidad. Esto incluy
prima, y una buena atención al
Es determinante encontrar prov
que los precios sean justos en r
mismo material con diferentes p
d) Contratación con el prov
Una vez determinado cual e
contratación con el proveedo
cualquier contingencia que
puntualizar, así como la fech
contratar.
e) Papelería.
El proveedor asignado para la
trípticos, separadores, invitacion
realización de los reconocimient
Los reconocimientos, se recompueden ser del Presidente
corresponda o bien, del Coordi
Los gafetes se sugieren que esté
1. Comité organizador (no
2.
Conferencistas (el númer
3. Congresistas (número esp
4. Prensa (no más de 20).
Nota.- (cantidad recomendada
MANUAL PARA PLANEAR YEVENTOS DE
s del producto o servicio
con el comité organizador deben otorg
un tiempo de entrega razonable, calida
cliente.
edores que garanticen el producto/servi
lación con lo otorgado. Se recomienda
roveedores y elegir el que más convenga
eedor
el proveedor más conveniente, se p
. Se recomienda mantener una lista de
udiera suscitarse. La forma de pago
a de entrega y condiciones del prod
elaboración de la publicidad impresa y d
es especiales, entre otros) puede tambié
os (de los conferencistas y patrocinadores)
ienda que tengan por lo menos dos fire la Asociación, del Director del C
ador General del Evento.
n foliados y que se dividan en cuatro cate
ás de 50).
de conferencistas más 5).
erado más 200).
de elaboración).
ORGANIZARREUNIONES
r productos o
de la materia
io, además de
resupuestar el
l Evento.
ocederá a la
contactos por
e deberá de
cto/servicio a
igital (carteles,
trabajar en la
y los gafetes.
as. Las firmasrporativo que
orías:
8/20/2019 Manual de Producción de Eventos
14/57
Además se recomienda que e
sociales y culturales (si es que lo
dichos eventos, igualmente se
cuenta en materia de registro y
2. EST
2.1. Planeación de n
El contar con una buena plane
importante para evitar anomalí
Para efectos de los congresos
coordinaciones, las cuales a su
•
Coordinación General.
• Coordinación de Finanza
• Coordinación de Logístic
• Coordinación de Promoci
•
Coordinación de Relacio
Cada coordinación contará co
MANUAL PARA PLANEAR YEVENTOS DE
n los gafetes se imprima información so
hay) para que puedan ser perforados al
puede hacer uso de la tecnología con
accesos a eventos.
RUCTURA ORGANIZACIONAL
cesidades humanas en el comité orga
ción para lograr una eficiente división del
s en los procesos, en las tareas y en los obj
convenciones es conveniente utilizarse l
ez conformarán un comité organizador:
.
.
ión.
es Públicas (RR. PP.).
un jefe y auxiliares.
ORGANIZARREUNIONES
re los eventos
ener acceso a
la que hoy se
nizador.
trabajo es muy
etivos.
estructura de
8/20/2019 Manual de Producción de Eventos
15/57
2.2. Organigrama del
2.3. Conformación d
El número de integrantes del co
y circunstancias que cada eve
tener 5 integrantes que encabe
Coordinadorde
Promoción
C
MANUAL PARA PLANEAR YEVENTOS DE
comité organizador.
l comité organizador.
mité organizador estará dado en base a l
to trae consigo aunque de base se reco
arán cada una de las coordinaciones.
COMITÉNACIONAL
COMITÉLOCAL
Presidente delComité
Organizador
ordinadorde
Finanzas
Coordinadorde
Logística
C
ORGANIZARREUNIONES
s necesidades
ienda siempre
oordinadorde
R.P.
8/20/2019 Manual de Producción de Eventos
16/57
El proyecto cuenta con un anál
requerir durante el desarrollo
auxiliar a las coordinaciones,
universitarios de preferencia dese puede hacerse de manera m
1.
Anuncio escrito y coloca
2. Invitación directa a las Un
3. Apoyarse de la oficina d
El número de integrantes del c
función de los siguientes factore
• Número de asistentes esp
•
Cantidad de tareas a rea
Es importante señalar que por l
cada coordinación, exceptuan
2.3.1. Coordinador
Resumen
Se encarga de planear, organi
antes, durante y después de ést
área.; asiste a reuniones y repo
los resultados globales de la org
Deberes y responsabilidades
1.- Planear, organizar, dirigir y co
del Evento.
2.- Revisar y autorizar los planes
MANUAL PARA PLANEAR YEVENTOS DE
isis específico y detallado de cada puesto
e un evento. Para hacerse llegar de re
lo recomendable a hacer, es reclu
las carreras a las que se refiere el tema duy sencilla utilizando dos vías:
o visiblemente dentro de las instancias pa
iversidades.
Congresos y Convenciones de la localida
mité organizador del Evento en cuestión
s:
erados al evento.
lizar.
o menos debe haber tres personas auxili
o la presidencia de la coordinación del c
eneral.
ar, dirigir y coordinar las actividades prop
. Dirige juntas de trabajo con los coordina
ta a Comité Local del evento, cuando és
nización.
ntrolar las actividades de las Organizacion
e trabajo de los coordinadores de cada á
ORGANIZARREUNIONES
que se llega a
curso humano
tar voluntarios
l evento. Esto
rticipantes.
d.
stará dado en
res integrando
mité.
ias del evento,
dores de cada
e se lo solicite,
es y ejecución
rea.
8/20/2019 Manual de Producción de Eventos
17/57
3.- Organizar juntas de trabajo
relacionados con el funciona
surjan en ellas.
4.- Analizar y verificar los estados
5.- Reunirse con la Asociación
reporte de los avances y proble
6.- Formular reporte final de acti
Relaciones de trabajo
Reporta a: Comité Local del Eve
Supervisa a: CoordinaciónCoordinación de Promoción e I
Trabajo con: Coordinadores de
Fuera de la organización: Aso
Organizaciones de iniciativa p
organizaciones con las que se
beneficio económico o en espe
Autoridad
Tiene el derecho de tomar decis
siempre y cuando este sea justi
órdenes a los Coordinadores de
sanciones en caso de no cumpli
Criterios de desempeño
1.- Organiza, dirija y coordine la
2.- Revisa al 100% los planequincenalmente.
3.- Se reúnen semanalmente c
conjuntas a los problemas que s
MANUAL PARA PLANEAR YEVENTOS DE
on los Coordinadores de cada área par
iento de las mismas así como resolver
financieros.
Corporativo (comité local) semanalment
as que se hayan presentado.
idades al término del Evento.
nto.
e Logística, Coordinación de Relaciagen y Coordinación de Finanzas.
odas las áreas.
ciaciones relacionadas, Instituciones Gu
ivada y no gubernamentales y demás a
pueda entablar cierta relación buscando
cie para la realización del Evento.
iones de la organización por el monto que
ficado debidamente y este tenga fondos
área sobre las actividades a realizar; ade
r con las tareas asignadas.
totalidad de las actividades de la organiza
s de trabajo de los Coordinadores d
n el comité local para dialogar y enco
hayan presentado.
ORGANIZARREUNIONES
tratar asuntos
roblemas que
e y hacerle un
nes Públicas,
ernamentales,
grupaciones u
algún tipo de
sea necesario,
suficientes. Da
más de aplicar
ción.
cada área,
trar soluciones
8/20/2019 Manual de Producción de Eventos
18/57
4.- Vigila el correcto uso de tod
5.- Reporta cualquier problema
6.- Supervisa que se elabore y ej
7.- Realiza las estrategias y plan
de los trabajos.
Condiciones de trabajo
Debido a la naturaleza del p
inherente al mismo. El ambient
debe estar tratando con pers
resolver todo tipo de circunstan
Especificaciones del puesto
a) Requisitos:
Facilidad de palabra, ser obs
agradable y un control en situ
alto grado de responsabilidad y
2.3.2.
Coordinador
Resumen
Tiene como tarea principal la pl
en cuanto al recurso humano, fi
del evento. Asiste a reuniones
solicite, los resultados parciales
observación para este puesto.
Deberes y responsabilidades
1.- Planeación detallada antes
Comité Organizador y los recurs
MANUAL PARA PLANEAR YEVENTOS DE
el equipo y material que haya solicitado
ayor al comité local en ese orden.
ecuten todas las estrategias de promoción
s necesarios para lograr los objetivos del e
esto la responsabilidad de gran parte
e de trabajo es de presión constante y
nas así que debe mostrar criterio y visi
ia especial que se le presente.
ervador y analítico, poseer el don de
ciones de presión dados los requerimien
dinámico. Conocimiento en computación
e logística
neación del Evento antes, durante y desp
ijación de tiempos y estructuración de pro
y reporta al Coordinador General, cua
e la organización. Los aspectos técnicos s
, durante y después del evento de las
s materiales así como el requerimiento de
ORGANIZARREUNIONES
préstamo.
.
vento y el éxito
del evento es
ontinuamente
n para poder
mando, trato
tos del puesto,
.
ués del evento
grama general
do este se lo
on de especial
ctividades del
estos.
8/20/2019 Manual de Producción de Eventos
19/57
2.- Organizar juntas de trab
relacionados con el funcionami
3.- Elaborar documento glob
profesores, etcétera).
4.- Dar de alta una página de i
horarios, lugares relevantes del
5.- Formular un programa de ca
6.- Elaborar un análisis de puesto
7.- Hacer invitaciones a profesor
8.- Definir las necesidades mateasí como el programa de abast
9.- Creación e implementació
donde se desglose los ingresos t
y registros se refiera. Este registr
Coordinador General, la person
de Logística.
10.- Elaborar un condensado de
al Comité Organizador. Este c
solicite en el momento en que l
11.- Responsabilizarse junto con
evento durante los tres días que
12.- Coordinar el Centro de Con
días que dura el evento.
Relaciones de trabajo
Reporta a: Coordinador Genera
Supervisa a: Auxiliares de la Coo
Trabajo con: Coordinador Gene
MANUAL PARA PLANEAR YEVENTOS DE
jo con el comité organizador para
nto dentro de sus Coordinaciones.
l a manera de archivo (conferencista
ternet donde describa el evento a realiza
vento, listado de conferencistas y sus currí
acitación, para el comité organizador.
s de la organización del Evento.
es.
riales y técnicas del evento y elaborar un licimiento para el evento y las Coordinacio
de un sistema de registro de asistente
nto humanos como financieros en lo que
será de uso exclusivo, por cuestiones de
a encargada de las finanzas del evento y
toda la información esencial del evento y
ndensado debe de ser de fácil acceso
solicite.
el Coordinador General de la óptima c
dura este.
trol que hará las veces de Centro de Man
l.
rdinador de Logística y área de registro.
ral y Coordinadores de todas las áreas.
ORGANIZARREUNIONES
tratar asuntos
, congresistas,
se con fechas,
ulums.
istado de estasnes.
al evento en
a inscripciones
seguridad, del
el Coordinador
promocionarlo
para quien lo
ontinuidad del
o para los tres
8/20/2019 Manual de Producción de Eventos
20/57
Fuera de la organización: Instit
privada y no gubernamentales
pueda entablar cierta relació
especie para la realización del E
Autoridad
Tiene la autoridad de aco
Organizador para solventar alg
sin perturbar las actividades qu
Ordena al personal de su áre
sanciones en caso de aplicar s
También tiene la autoridad de
el éxito del evento.
Criterios de desempeño
1.- Organiza y coordina lo que in
2.- Formula planes de trabajo
reportar resultados ante las auto
3.- Establece canales eficientes
se puede valerse de medios imp4.- Elabora un registro de asign
cumplimiento de éste.
5.- Supervisa la creación de la p
6.- Supervisa el registro de congr
7.- Supervise la elaboración de l
8.- Elabore las memorias del Eve
9.- Elabore en conjunto con el
del Evento.
MANUAL PARA PLANEAR YEVENTOS DE
uciones Gubernamentales, Organizacion
y demás agrupaciones u organizaciones
buscando algún tipo de beneficio ec
vento.
odar u organizar a cualquier miembr
na necesidad o problema que se presen
e hayan sido previamente asignadas a e
a sobre las actividades a realizar; ade
nciones en caso de no cumplir con las tar
isponer de los recursos materiales y técni
tegra su coordinación.
on los demás coordinadores de las de
ridades pertinentes.
para la correcta comunicación del Comit
resos o electrónicos.ción de tareas y responsabilidades y de s
ágina de Internet y la actualización de la
esistas, maestros y conferencistas.
s reconocimientos de los participantes al
to.
residente y los Coordinadores del Comité
ORGANIZARREUNIONES
s de iniciativa
con las que se
onómico o en
o del Comité
e, este lo hará
tos elementos.
ás de aplicar
eas asignadas.
os para lograr
ás áreas para
é Organizador;
eguimiento del
isma.
vento.
el reporte final
8/20/2019 Manual de Producción de Eventos
21/57
Condiciones de trabajo
Parte de este trabajo lo realiza
porque él es el responsable dir
eficacia del personal.
Cuenta con un cubículo con l
como equipo de cómputo con
Especificaciones del puesto
a) Requisitos
Excelente presentación
b) Aptitudes y Habilidades
Facilidad de palabra, ser obs
agradable y un control en situ
alto grado de responsabilidad y
2.3.2.1. Registro
Resumen
Tiene como tarea principal el
una persona de servicio social
mencionado. Como segunda
todos los asistentes al evento, a
de reconocimientos. También ti
Deberes y responsabilidades
1.- Buscar que se elabore la
evento.
2.- Prever lo necesario para ef
formatos y gafetes).
MANUAL PARA PLANEAR YEVENTOS DE
n las oficinas del comité organizador y en
cto de la logística del evento en cuanto
a iluminación adecuada y el mobiliario
cceso a internet.
ervador y analítico, poseer el don de
ciones de presión dados los requerimien
dinámico. Conocimiento en computador
uscar un servicio de programación de b
el área de sistemas o informática para el
prioridad tiene la correcta captura de i
sí como la impresión, organización, acom
nen a su cargo labores de oficina.
ase de datos para efectuar el registro
ctuar el registro en el lugar que se indi
ORGANIZARREUNIONES
l recinto sede,
a los tiempos y
adecuado, así
mando, trato
tos del puesto,
s.
se de datos o
borar lo antes
formación de
odo y entrega
e asistentes al
ue (mobiliario,
8/20/2019 Manual de Producción de Eventos
22/57
3.- Realizar una correcta y e
mostrando disponibilidad y bue
4.- No abandonar su área de tra
5.- Imprimir, organizar y acomod
Relaciones de trabajo
Reporta a: Coordinador de Logí
Supervisa: Auxiliares de registro.
Trabaja con: Auxiliar de Logístic
Fuera de la organización: Empre
Autoridad
No aplica.
Criterios de desempeño
1.- Organiza y coordina las activ
2.- Utiliza en todo momento u
evento.
3.- Mantiene el orden en todo lo
4.- Hace empleo de “sentido co
5.- Reportar a su Jefe inmediato
el flujo de personas.
6.- Elabore los reconocimientos
Organice la entrega de recono
50 reconocimientos.
Especificaciones del puesto
a) Requisitos
Experiencia: Preferentemente.
Buena presentación.
MANUAL PARA PLANEAR YEVENTOS DE
fectiva captura de todos los datos de
trato en todo momento.
bajo.
ar los reconocimientos para su entrega.
tica.
, coordinador general y demás coordinaci
sas que otorguen software para la base d
idades del personal encargado del registr
na actitud de servicio en la atención d
concerniente a su área de trabajo.
mún para la solución de problemas”
cualquier falla o anomalía en el sistema
e los participantes y conferencistas del Ev
imientos por orden alfabético y en grupo
ORGANIZARREUNIONES
los asistentes
iones.
datos.
.
e asistentes al
e registro o en
nto.
de no más de
8/20/2019 Manual de Producción de Eventos
23/57
b) Aptitudes y Habilidades
Facilidad de palabra, ser obs
situaciones de presión dados los
y dinámico.
2.3.3. Coordinador
Resumen
Se encarga de planear, organiz
Coordinación de Relaciones Puorganización y el logro de los
para fortalecer y respaldar el
organización del evento e infor
Deberes y responsabilidades
1.- Planear, organizar, dirigir y co
2.- Elaborar lista de patrocinado
3.- Redactar los oficios de petici
4.- Organizar las visitas a los posi
5.- Revisar la publicidad del eve
6.- Organizar las actividades de
7.- Atender quejas y sugerencias
8.- Organizar promociones junto
9.- Asistir a las juntas que se reali
10.- Velar por la existencia de
evento y las personas o empres
11.- Elaborar protocolo de inaug
MANUAL PARA PLANEAR YEVENTOS DE
ervador y analítico, trato agradable y
requerimientos del puesto, alto grado de r
e relaciones públicas.
ar, dirigir y coordinar las actividades las ac
licas. Es responsable de la imagen real ybjetivos del Evento así como de buscar
vento. Colabora en la elaboración de
a al Gerente General sobre sus actividad
ntrolar las actividades de la Coordinación.
res potenciales y darle seguimiento.
n de patrocinio.
les patrocinadores.
to y su estado.
difusión de la información.
cualquier tipo de persona interesada en e
con el Coordinador de Promoción.
en para la organización del evento.
buenas y cordiales relaciones entre la or
s relacionadas con ella.
uración y clausura del evento.
ORGANIZARREUNIONES
un control en
esponsabilidad
tividades de la
avorable de laatrocinadores
planes para la
s.
l Evento.
ganización del
8/20/2019 Manual de Producción de Eventos
24/57
12.- Organizar en conjunto con
para la óptima distribución de e
13.- Conseguir y entregar obseq
14.- Realizar reporte final de acti
Relaciones de trabajo
Reporta a: Coordinador Genera
Supervisa a: Auxiliar de R
Conferencistas y Guías.
Trabajo con: Departamento de
todas las áreas. Fuera de la organización: I
Organizaciones de iniciativa p
organizaciones con las que se
beneficio económico o en espe
Autoridad
Tiene autoridad para manten
Coordinación con lo que esto i
Criterios de desempeño
1.- Elabora un plan de trabajo y
2.- Organiza, dirige y coordina l
éxito del Evento.
3.- Busca patrocinios para fortal
4.- Hace reportes quincenales d
5.- Realiza rol de funciones de l
después de Evento.
MANUAL PARA PLANEAR YEVENTOS DE
la Coordinación de Promoción, al perso
te durante los 3 días del evento.
ios y reconocimientos a conferencistas.
vidades.
l.
laciones Publicas, Edecanes teatro,
Comunicación y Difusión de la Latino y Co
stituciones bancarias, Instituciones Gu
ivada y no gubernamentales y demás a
pueda entablar cierta relación buscando
cie para la realización del Evento.
er la organización y el buen funciona
plique.
ver que los objetivos se cumplan.
s actividades de Relaciones Publicas nec
cer y respaldar el evento.
su trabajo y el de su Coordinación.
os integrantes de su Coordinación para a
ORGANIZARREUNIONES
al a su Cargo
Edecanes de
rdinadores de
ernamentales,
grupaciones u
algún tipo de
miento de su
esarias para el
ntes, durante y
8/20/2019 Manual de Producción de Eventos
25/57
6.- Elabora junto con el Jefe d
relativo a la inauguración y cl
realización de este.
7.- Hace un plan de atención a
8.- Define hotel u hoteles sede.
9.- Mantiene contacto con
conferencistas y congresistas.
10.- Prevé lo necesario para ca
Condiciones de trabajo
Labora en una oficina en doteléfono, fax y archivero.
a) Requisitos
Excelente presentación.
b) Aptitudes y Habilidades
Amplio sentido de la responsabil
Trato amable.
Capacidad para la toma de de
Dinámico y creativo.
Amplio vocabulario.
Manejo de PC.
Conocimiento de administració
MANUAL PARA PLANEAR YEVENTOS DE
Departamento y el Coordinador Gener
ausura del evento y ver que este lo ne
Prensa.
todos los hoteles involucrados en el
a evento social.
nde esta una computadora con impre
idad.
cisiones.
y finanzas.
ORGANIZARREUNIONES
l, el programa
esario para la
hospedaje de
ora, escritorio,
8/20/2019 Manual de Producción de Eventos
26/57
2.3.3.1. Edecan
Resumen
Tiene como tarea principal, rearriban al recinto de conferenci
de área técnica todo lo nece
guiarlos y colocarlos en un luga
También auxilia en lo necesario
Deberes y responsabilidades
1.- Atender a los conferencistas
2.- Checar que todos los imple
se encuentren a disposición del
3.- Colocar a los conferencistas
4.- Portar su gafete en todo mo
5.- Supervisar todo lo necesario
silencio mientras se desarrollan l
6.- Facilitar micrófonos cuando
7.- Ayudar a acomodar persona
8.- Proporcionar información ge
Relaciones de trabajo
Reporta a: Coordinador de Rela
Supervisa a: No aplica.
Trabaja con: Coordinador de Re
Fuera de la organización: TodaAutoridad
No aplica.
MANUAL PARA PLANEAR YEVENTOS DE
s
cibir a los conferencistas a congresistasas y mostrarles el camino, coordinar junto
sario para la impartición de sus ponenci
r adecuado antes, durante y después de s
ientras sus actividades originales no se lo
ordial y servicialmente.
entos necesarios para la impartición de l
conferencista.
n un lugar adecuado.
ento.
ara que se mantenga el área de congresi
s conferencias.
stos se requieran.
s en sus sitios correspondientes.
eral a quien lo solicite.
ciones Públicas.
laciones Públicas y Promoción.
ersona que esté involucrada con el event
ORGANIZARREUNIONES
y prensa quecon la persona
as, atenderlos,
u conferencia.
demanden.
s conferencias
stas en orden y
o.
8/20/2019 Manual de Producción de Eventos
27/57
Criterios de desempeño
1.- Encargarse de todo lo relaci
hasta su salida, esto es, recibimi
2.- Mostrarse en todo momento
4.- Conocer el programa del ev
5.- Cuidar el buen desarrollo de l
6.- Notifique inmediatamente al
contingencia que pongan en p
7.- Conocer a los integrantes del
Condiciones de trabajo
El tiempo será factor determin
presión. La capacidad de res
problemas. La mayor parte de s
conferencias, y en la mayoría
evento.
2.3.3.2.
Guías
Resumen
Tiene como tarea principal, brin
restaurantes y lugares turísticos d
Deberes y responsabilidades
1.- Tener contacto con los resta
2.- Encargarse de los cupones d
congresistas. Estos serán propor
patrocinadores del evento y ha
MANUAL PARA PLANEAR YEVENTOS DE
onado con los conferencistas, desde su lle
nto, colocación y atención.
on un trato cordial, servicial y accesible.
nto.
as conferencias.
coordinador de relaciones públicas cualq
ligro el correcto desempeño de las confer
l comité organizador perfectamente.
nte de sus actividades y esto ocasionará
uesta jugara un papel importante para
us labores son dentro del lugar donde se d
del tiempo está de pie e informando a l
dar información a los congresistas acerca
e la ciudad y del Estado.
rantes y hoteles para la recepción de los c
e descuentos de los restaurantes para las
cionados por los restaurantes que hayan
an otorgado descuentos.
ORGANIZARREUNIONES
gada al teatro
ier anomalía o
encias.
momentos de
la solución de
esarrollaran las
s asistentes al
de los hoteles,
ongresistas.
comidas de los
entrado como
8/20/2019 Manual de Producción de Eventos
28/57
3.- Acordar con el coordinado
camiones que trasladarán a los
4.- Reportar cualquier anomalía
Relaciones de trabajo
Reporta a: Coordinador de Rela
Supervisa a: No aplica.
Trabajo con: Coordinador de Re
Fuera de la organización: Hotel
evento (si se cuenta con ellos).
Autoridad
No aplica.
Criterios de desempeño
1.- Será una persona que trab
recepción.
2.- Contactará a los restauran
principalmente o según marque
3.- Tendrá vínculo con los chófe
traslado.
Condiciones de trabajo
a) Requisitos
Experiencia: No necesaria.
Excelente presentación.
Conocimiento de la ciudad.
b) Aptitudes y Habilidades
Facilidad de palabra.
Observador.
MANUAL PARA PLANEAR YEVENTOS DE
r de relaciones públicas, hora de salida
congresistas.
que se presente a su supervisor inmediato.
ciones Públicas.
laciones Públicas y demás Coordinadores.
s, Restaurantes y Camiones de traslado p
jará desde un día antes los diferentes
es para que esperen al grupo en al ho
el programa.
es de los diferentes autobuses para coordi
ORGANIZARREUNIONES
y rutas de los
ra asistentes al
oteles para la
ra de comida
nar las rutas de
8/20/2019 Manual de Producción de Eventos
29/57
Trato agradable.
Control en situaciones de presió
Responsable.
Dinámico.
2.3.4. Coordinador
Resumen
Tiene como tarea principal la
Evento antes y durante la re
estructurar las estrategias prom
sea posible, haciendo gestión
promoción directa. También es
de impresión de publicidad.
Deberes y responsabilidades
1.- Elaborar un plan de trabajo.
2.- Realizar gestiones de patroci
organizaciones que puedan ap
3.- Estructurar el programa prom
información acerca del evento.
4.- Organizar a los integrantes d
5.- Planear y ejecutar las visitas
del evento.
6.- Organizar a la Coordinación
8.- Definir la ubicación del Stan
del recurso humano adecuado.
MANUAL PARA PLANEAR YEVENTOS DE
.
e promoción
difusión y proyección de la información
alización de este. Es su responsabilidad
ocionales que den a conocer, a tantas
y uso de medios impresos y electrónico
el encargado de conseguir la mejor opci
nio, económicos o en especie, con todas
rtar capital para fortalecer el evento.
ocional en todos los lugares que sea posi
la Coordinación en tareas específicas.
promocionales en todos los lugares clien
a su cargo para las tareas durante los 3 día
de información para los 3 días del event
ORGANIZARREUNIONES
e imagen del
el planear y
ersonas como
así como de
ión en trabajos
las empresas y
le hacer llegar
es potenciales
s del evento.
y promoverlo
8/20/2019 Manual de Producción de Eventos
30/57
9.- En coordinación con Relaci
los Guías para los camiones que
10.- Hacer reporte final de sus a
Relaciones de trabajo
Reporta a: Coordinador Genera
Supervisa a: Auxiliares de la Co
de información.
Trabajo con: Coordinador Gene
Fuera de la organización: Medi
entablar relación buscando alrealización del Evento, llámese
Autoridad
Tiene la autoridad de delegar f
la coordinación. Su opinión pue
Criterios de desempeño
1.- Elaborar un plan de trabajo.
2.- Informa, organiza y coordina
3.- Desarrolla planes estratégic
mejor resultado mediante activi
4.- Estructura un cronograma d
calendarización de otras activid
5.- Contribuye al diseño de ima
6.- Gestiona el apoyo para pro
7.- Monta Stand de información
8.- Colabore con la Coordinaci
a su cargo, para la distribución
Logística para los 3 días del eve
MANUAL PARA PLANEAR YEVENTOS DE
nes Publicas, formular la planeación y la
se tendrán a disposición para el evento.
tividades.
l
rdinador de Promoción y persona encar
ral y Coordinador de Logística y Relacione
os de información, agrupaciones con las
ún tipo de beneficio económico o en eatrocinio o asistencia.
nciones y obligaciones a cada uno de l
e definir el curso de la estrategia promoci
las actividades de personal que integra su
os en conjunto con las Coordinaciones
ades de promoción.
e actividades en donde incluyen giras pr
ades de promoción.
en del evento.
over el evento en diferentes sedes.
y lo dota del personal para los 3 días del e
n de Relaciones Publicas en la organizaci
el mismo en las áreas asignadas por la C
to, tanto en edecanes como en guías.
ORGANIZARREUNIONES
distribución de
ada del stand
Públicas.
que se pueda
specie para la
s miembros de
onal.
coordinación.
para lograr un
mocionales, y
ento.
n del personal
ordinación de
8/20/2019 Manual de Producción de Eventos
31/57
9.-Reporte al Coordinador G
contratiempo que pueda poner
Condiciones de trabajo
Las condiciones en que se des
uso de tiempos extraordinario
estrategias promocionales. Dura
Especificaciones del puesto
a) Requisitos
Excelente presentación.
b) Aptitudes y Habilidades
Alto sentido de la responsabilid
persuasión, ser observador, pos
situaciones de presión dados los
2.3.4.1. Stand d
Resumen
Es uno de los puntos de infor
evento tales como conferenci
comerciales, farmacias, transpo
Deberes y responsabilidades
1.- Atender a todas las dudas d
2.- Conocer el puesto de cada
instalaciones donde se esté lle
que se necesitara de ellos.
3.- Tener la mayor información
lo relacionado con él, a la ciud
MANUAL PARA PLANEAR YEVENTOS DE
neral y a la Coordinación de la Logí
en riesgo el evento durante el transcurso d
rrolla este puesto son con carga de trab
y presión constante para lograr los o
nte los 3 días del evento su ritmo de trabaj
d, facilidad de palabra, capacidad orga
eer el don de mando, trato agradable y
requerimientos del puesto.
información
ación sobre todas las actividades relaci
s, eventos sociales, ubicación de restau
tación y teléfonos de emergencia.
las personas que se acerquen al stand de
uno de los Coordinadores y su ubicació
ando a cabo el evento por si se suscitara
eneral posible. Esta debe ser en cuanto al
d y sus servicios turísticos y gastronómicos.
ORGANIZARREUNIONES
tica cualquier
el mismo.
jo moderada,
jetivos de las
disminuye.
nizacional y de
un control en
nadas con el
rantes, centros
información.
dentro de las
un caso en el
evento y todo
8/20/2019 Manual de Producción de Eventos
32/57
Relaciones de trabajo
Reporta a: Coordinador de Pro
Supervisa a: No aplica.
Trabaja con: Coordinador de Pr
Autoridad
No aplica.
Criterios de desempeño
1.- Portar su gafete de identifica
2.- Estar puntualmente en el Sta
3.- Buscar información faltante e
4.- Informar amable y eficazmen
5.- Notificar inmediatamente a s
y que ponga en riesgo la buena
6.- Mantener limpio y en orden s
Condiciones de trabajo
La carga de trabajo es mínim
mostrar flexibilidad a los diferent
espacio.
Especificaciones del puesto
a) Requisitos
Experiencia: No necesaria.
Buena presentación.
b) Aptitudes y Habilidades. Facili
MANUAL PARA PLANEAR YEVENTOS DE
oción.
moción y demás Coordinadores.
ción.
d de información.
n el Stand de información.
te a los que acudan al Stand de informaci
u supervisor cualquier anomalía o detalle
imagen del evento.
área de trabajo.
a aunque de considerable importancia
es temperamentos y actitudes de los que
dad de palabra, trato amable y amplio cri
ORGANIZARREUNIONES
ón.
ue se presente
ya que debe
acudan a este
terio.
8/20/2019 Manual de Producción de Eventos
33/57
2.3.5. Coordinador
Resumen
Se encarga de planear y prdisposiciones de los ingresos de
mismos realiza las conciliacione
operaciones, llevadas a cabo e
y a las autoridades correspondi
es responsable del seguimiento
para el evento.
Deberes y responsabilidades
1.- Planear, organizar y controlar
2.- Elaborar y revisar las requisici
3.- Elaborar los estados fina
correspondientes.
4.- Analizar y verificar todos los e
5.- Solicitar la expedición de los
6.- Recoger los cheques expedi7.- Comprobar debidamente
financiera del evento.
8.- Solicitar la comprobación d
haya solicitado.
9.- Recabar y guardar las fichas
10.- Llevar a cabo las conciliaci
ya mencionado.
11.- Hacer reportes parciales
Coordinador General y a los Co
12.- Elaborar reporte financiero fi
MANUAL PARA PLANEAR YEVENTOS DE
e finanzas.
supuestar los gastos así como de darl evento. Analizar los estados de cuenta
bancarias necesarias, para reportar los r
n un periodo de tiempo determinado, a su
entes. Organiza las operaciones financier
de todos los ingresos y egresos a la cu
las actividades financieras del Evento.
nes financieras que los demás coordinad
cieros que sean necesarios dentro d
stados financieros, internos y externos.
heques del fondo resolvente.
os para hacer los pagos necesarios.l Coordinador General y al Comité Loc
los recursos monetarios que haya otorga
de depósito de los congresistas.
ones bancarias necesarias en base al est
e las actividades realizadas en esta c
rdinadores.
inal.
ORGANIZARREUNIONES
opinión en lasen base a los
sultados de las
jefe inmediato
s del Evento y
nta destinada
res le soliciten.
los periodos
al la situación
do a quien los
do de cuenta
oordinación al
8/20/2019 Manual de Producción de Eventos
34/57
Relaciones de trabajo
Reporta a: Coordinador Genera
Supervisa a: Su auxiliar.
Trabajo con: Coordinador Gene
Fuera de la organización: Institu
que genere algún tipo de movi
Autoridad
Tiene la autoridad de negar
debidamente justificada y respa
Criterios de desempeño
1.- Organiza, dirige y coordina la
2.- Revisa al100% los planes
Coordinaciones de cada área.
3.- Analiza todos los ingresos y e
4.- Realiza reportes quincenales
5.- Administra y organiza los rec
6.- Controle en conjunto con el
7.- Establezca un registro detalla
Condiciones de trabajo
Trabajar con poca presión ant
del evento su trabajo se torna a
Especificaciones del puesto
1.- Trato amable.
2.- Conocimientos de administra
3.- Capacidad para la toma de
4.- Manejo de computadora e i
MANUAL PARA PLANEAR YEVENTOS DE
l.
ral.
iones bancarias y toda aquella organizaci
iento financiero.
cualquier petición de dinero cuando
ldada por los documentos correspondient
s actividades financieras necesarias para
de trabajo relacionados con las fin
resos que se efectúen y lleve un control d
de los movimientos financieros.
rsos financieros del Evento.
oordinador General los recursos monetari
do y entendible de recursos financieros pa
s del evento. Aproximadamente 20 días
resurado, demandante y el nivel de presi
ción y finanzas.
decisiones.
presión.
ORGANIZARREUNIONES
ión u institución
esta no esté
s.
l Evento.
anzas de las
estos.
s.
ra el evento.
ntes del inicio
n aumenta.
8/20/2019 Manual de Producción de Eventos
35/57
3.4. Elaboración del pla
Cada persona que contraiga
invitada a elaborar un plan de t
con la finalidad de conocer f
tareas de la Coordinación.
Estos programas serán entregad
y revisarlos para ajustar lo que s
4.
E
4.1. Cotización de Equipo de
En base a este punto se trabaja
para la planeación y estructura
En el equipo de oficina se co
cómputo, equipo de comunica
4.2. Elaboración del pre
El presupuesto es una previsión
tiempo, por lo general un añ
empresas, los gobiernos, las org
evaluar la consecución de sus o
MANUAL PARA PLANEAR YEVENTOS DE
de trabajo de cada una de las coordi
la responsabilidad de una Coordinaci
rabajo para la Coordinación a la que servi
rmalmente la manera en que conducir
os al Comité Local, el cual tendrá la tarea
rá parte del plan de trabajo del Comité O
TRUCTURA FINANCIERA
ficina.
a la mayoría de la presente etapa, es dec
ión del evento, otros gastos pueden esper
ntempla principalmente: equipo de ofici
ión, hojas membretadas y tarjetas de pres
upuesto general.
de gastos e ingresos para un determina
. El presupuesto es un documento que
nizaciones privadas y las familias establec
bjetivos.
ORGANIZARREUNIONES
aciones.
n deberá ser
á, esto se hará
los trabajos y
de compilarlos
rganizador.
ir, es necesaria
ar.
na, equipo de
entación.
do periodo de
permite a las
r prioridades y
8/20/2019 Manual de Producción de Eventos
36/57
Para alcanzar estos fines puede
en cuyo caso el presupuesto pr
CON
Paqu
Caja
Saca
Plum
Gom
Caja
Regl
Marc
Tijera
Pritt
Ligas
Porta
Tóner
Prote
Caja
Cinta
Grap
MANUAL PARA PLANEAR YEVENTOS DE
ser necesario incurrir en déficit o, por el co
sentara un superávit.
EPTO DE GASTO Y PROVEEDOR
ete hojas blancas (500)
lápices
puntas plástico
correctora
blanca
clips
metal
adores
diskettes
ctor hojas
bolígrafo
s adhesivas
as
ORGANIZARREUNIONES
trario, ahorrar,
8/20/2019 Manual de Producción de Eventos
37/57
Diske
Post
Plan
Marc
Engr
Folde
Pape
PUBLI
Cart
Trípti
hojas
reco
Gafe
spots
pági
KITS
carp
Bolígr
play
CON
MANUAL PARA PLANEAR YEVENTOS DE
ttes 3/5
it
ador mensual
adores pizarrón
padora
r
l fax
CIDAD
les
os
membretadas
ocimientos
tes
de radio
a de internet
tas grabada
afos
ra impresa
FERENSISTA
ORGANIZARREUNIONES
8/20/2019 Manual de Producción de Eventos
38/57
Viáti
Hosp
Alim
Trans
EVEN
coct
comi
brindi
cena
Sonid
Luga
INSTA
UNLA
SERVI
Segu
regal
alime
GAFE
hosp
MANUAL PARA PLANEAR YEVENTOS DE
os
daje
ntación
orte
OS SOCIALES
l bienvenida (VELVET)
a (UNLA)
s independencia
clausura
o
es
LACIONES
CO DE APOYO
idad
o ponentes
ntación comité
TE
daje (2) con desayuno
ORGANIZARREUNIONES
8/20/2019 Manual de Producción de Eventos
39/57
El presupuesto general es un d
Permite también evaluar el ejer
lo mismo este debe ser claro,
necesario.
En esta etapa se calcula un c
exacto. Se tiene que cotizar ca
comi
trasp
PAQ
31-a
01-se
PAQ
31-a
01-se
PAQ
20 ins
15 ins
10 ins
MANUAL PARA PLANEAR YEVENTOS DE
cumento que sirve para llevar un control
icio del recurso de los diferentes rubros d
preciso y debe contener tantos conce
sto aproximado del evento, y se trata o
a uno de los rubros del evento.
as (3)
rte interior
ETE ESTUDIANTE
o
p
ETE PROFESIONISTA
o
p
ETE PROFESORES
cripciones = 2 profesores
cripciones = 1 profesor
cripciones= 10% descuento
ORGANIZARREUNIONES
sobre el gasto.
e inversión, por
tos como sea
tener el costo
8/20/2019 Manual de Producción de Eventos
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Esta información es de vital imp
revisar el proyecto cuidadosam
4.3. Determinación del p
Punto de partida en cuanto a
relaciona con el costo del even
tiene el evento.
Ya que se obtuvo la función d
profundo de esta función. Los cr
• ¿El nivel socioeconómico
• ¿El evento es capaz de a
• ¿Dentro del costo total d
4.4. Determinación del p
Con el presupuesto y el número
equilibrio y el precio de venta.
Se tiene que dividir el costo total
4.5. Apertura de una cu
La apertura de la cuenta se
bancaria. Se recomienda estar
semana. Es importante determ
cheques.
MANUAL PARA PLANEAR YEVENTOS DE
rtancia para las autoridades del evento.
nte antes de la entrega.
recio de venta.
números. El precio de venta es importa
to, recuperación de la inversión y hasta la
e punto de equilibrio se recomienda rea
iterios para reflexionar son:
le permitirá cubrir el costo del evento?
traer el número de personas que se requier
l evento se incluyen conceptos realmente
unto de equilibrio.
de asistentes al evento se puede determi
de evento entre el número de personas a
nta maestra.
rá según los beneficios que ofrezca c
l pendiente del estado de cuenta al men
inar con el comité local quien firmará
ORGANIZARREUNIONES
e recomienda
nte ya que se
asistencia que
lizar un análisis
e?
necesarios?
ar el punto de
asistir.
da institución
os una vez a la
autorizará los
8/20/2019 Manual de Producción de Eventos
41/57
4.6. Funcionamiento del
Este se util iza para llevar a c
promocional, funciona de la sig
La cantidad del fondo revolven
cuales lo cambian y destinan di
Se reciben facturas a nombre d
las cuales una vez que se ha
entregar al departamento de
momento se puede solicitar un
El número de cheques que se
previas con el comité local. Es
recursos de la Asociación o C
empleo y comprobación del re
Algunos gastos en los que se inc
• Llevar a cabo el diseño d
• Adquisición de hojas me
en general.
•
Liberación de carta gara
• Liberación de recursos
ciudad.
MANUAL PARA PLANEAR YEVENTOS DE
fondo revolvente.
bo el trabajo de la etapa estructural
iente manera:
te se entrega en un cheque a quien el co
ho dinero a cubrir las necesidades de ese
e la Asociación o Corporativo que formar
complementado el monto antes señal
recursos financieros para ser revisados. A
uevo cheque.
podrán emitir en esta forma depende d
importante señalar que en este punto
rporativo, por lo cual es necesario ser cu
urso.
urrirá mediante el fondo revolvente son:
la imagen del evento.
mbretadas, sobres, tarjetas de presentaci
tía para la reservación del recinto
ara realizar entrevistas con conferencist
ORGANIZARREUNIONES
y parte de la
ité asigne, los
momento.
l comité local,
do se deben
partir de este
las reuniones
e trabaja con
idadosos en el
ón y papelería
s fuera de la
8/20/2019 Manual de Producción de Eventos
42/57
5
Objetivo: Dar a conocer detall
asistentes, tanto internacionales
5.1. Desarrollo de plan promo
Desarrollar adecuadamente es
promoción es la actividad de d
el consumidor para que adquimoderna requiere desarrollar un
ponerlo al alcance de los client
Para tener una buena comunic
publicidad que desarrollan an
ventas que diseñan programa
públicas que les creen una m
para que muestren amabilidad,
mayor parte de las compañías,
sino en cuanto deben gastar y
Una compañía moderna man
comunicación con sus consum
grupo retroalimenta a todo lo
compañía llamado estrategia
publicidad, promoción de vent
compañía para lograr sus objeti
MANUAL PARA PLANEAR YEVENTOS DE
. ETAPA PROMOCIONAL
s del evento en forma personal, para así
como nacionales.
ional.
te aspecto es crucial para el éxito de
r a conocer los detalles exactos, además
era un bien o un servicio. El uso de labuen evento (producto), fijarse un precio
s meta.
ción, a menudo las compañías contratan
uncios efectivos, especialistas en las pr
s de incentivos de ventas, y empresas
rca corporativa. También capacitan a s
buen servicio, y que sean muy persuasiv
la cuestión no está en si debe tener una
n qué forma.
ja un complejo sistema de comunicaci
idores y diversos públicos. En todo este
demás. El programa total de comunica
romocional está formado por la mezcla
as, relaciones públicas y ventas personal
os de mercadotecnia.
ORGANIZARREUNIONES
poder atraer a
un evento. La
de influir sobre
ercadotecniaatractivo y así
a empresas de
omociones de
de relaciones
us vendedores
s. Pero para la
comunicación,
ón para tener
proceso cada
ciones de una
especifica de
s que utiliza la
8/20/2019 Manual de Producción de Eventos
43/57
Las cuatro herramientas prom
Publicidad: cualquier forma p
general de ideas, bienes o servi
Promoción de ventas: incentivo
producto o servicio.
Relaciones públicas: la creaci
compañía. La creación de una
rumores, historias o acontecimie
Ventas personales: presentació
posibles con la finalidad de reali
El mercado interno y local son
muchos gastos (ejemplo aloja
congresistas en general la asiste
de abarcar por medio de prop
mercado, además es necesari
dicho evento en cuanto asisten
La propaganda escrita que
separadores. Esta propagandauno o varios de estos aspecto
además de la información d
objetivo general que se persigu
Se aconseja poner suficiente pr
afluencia o circulación de perso
• Instalaciones nacionales
• Depende del gremio e
gobierno, gimnasios, igles
MANUAL PARA PLANEAR YEVENTOS DE
ocionales:
gada de presentación y promoción no
ios por uno o varios patrocinadores bien d
de corto plazo para alentar las compras
n de buenas relaciones con diversas
buena imagen del evento, y el manejo
ntos negativos.
oral en una conversación con uno o má
zar una venta.
dignos de consideración, ya que estos
iento y comidas) es por esto que se l
ncia a los eventos nacionales. Este merca
ganda escrita y venta personal dada la
considerarlo como una pieza para log
ia se refiere.
e recomienda utilizar es; carteles, trípt
está dispuesta al presupuesto asignado,s pueden ser que no se utilicen. En est
l evento a realizarse es importante ha
con el evento.
paganda en lugares estratégicos donde s
nas por mencionar algunos:
e la asociación o corporativo.
n: consultorios, hospitales, escuelas, de
ias, etc.
ORGANIZARREUNIONES
personal sino
efinidos.
o ventas de un
ersonas de la
esmentido de
s compradores
no incurren en
s facilita a los
do es más fácil
ercanía a este
rar el éxito de
icos, postales,
s por ello quepropaganda,
er énfasis del
e tenga mayor
endencias de
8/20/2019 Manual de Producción de Eventos
44/57
Sin embargo, las ventas perso
contacto directo con los client
habilidades del vendedor, por n
• Citas establecidas.
• Presentación del evento
etc.
5.2.
Tácticas para la pro
Maratón- promocional tiene co
que todas las coordinaciones dEvento. Este puede darse ya pr
maratón pueden plantarse ciert
5.3.
Promoción externa.
Consiste en dar a conocer el
correcta de la promoción exterde estas deben de tener visualiz
La duración de la promoción
gastos de alojamiento y comida
puedan percibir por no estar de
La papelería debe de jugar un
deberá estar en función de los e
Los integrantes de la promocióacompañado o no, según la
coordinador de relaciones pú
oficina de congresos y convenci
MANUAL PARA PLANEAR YEVENTOS DE
ales son muy importantes ya que su ve
s potenciales y es mucho más fácil motiv
umerar algunos eventos serían:
y del destino sede en asambleas, reunion
oción interna.
o objetivo primordial reforzar la promoció
l comité organizador se enfoque hacia laóxima la fecha al Evento (dos semanas a
as promociones especiales para asistir al e
evento fuera de la ciudad sede. Para
a es necesario establecer rutas de promoadas las ciudades donde exista un merca
xterna tiene que variar de 1 a 3 días ya
puede resultar mayores los gastos que los i
idamente planeada con nuestro mercad
apel clave en esta promoción, la cantida
ventos de promoción que se pretenden h
n, deberán ser el coordinador del áreaimportancia del evento del coordinador
licas; en algunos casos de algún repres
iones del destino.
ORGANIZARREUNIONES
ntaja es tener
arlos dadas las
es de consejo,
n y consiste en
promoción delntes). En dicho
ento.
la realización
ión, cada unao potencial.
que dados los
ingresos que se
objetivo.
d de papelería
cer.
de promoción,general y del
entante de la
8/20/2019 Manual de Producción de Eventos
45/57
Para que sea efectiva, el pres
dejando de lado un buena pr
intervención también proyecta l
El número de participantes qu
deberá oscilar entre 5 y 9 perso
escrita (carteles, trípticos, o cu
personal con los tomadores
significativos para el evento.
Ahora bien, la página web hoy
por la que debemos de tene
recomendable contratar un dis
mantenimiento que esta req
institucionales, siendo important
La página web del Evento debe
1-
Nombre del Evento.2- Patrocinadores.
3- Contador de personas qu
4-
Lugar y fecha del Evento.
5-
Programa académico y s
6- Contactos con el comité
7-
Información de hoteles y
8- Costo del Evento.
9- Número de cuenta banc
10-
Promociones.
5.4.
Gestión de recursos
El Coordinador General o el Co
los requerimientos que se utilizar
entrega, para realizar la debi
autoridades.
MANUAL PARA PLANEAR YEVENTOS DE
ntador deberá dominar la información
esentación y facilidad de palabra, reco
a imagen de la asociación o corporativo.
se recomienda para efectuar eventos
as. Reiterando que es importante entreg
lquier otra forma de publicidad escrita)
de decisiones que representen grupos
por hoy es un medio de gran atracción de
rla actualizada con información veraz
eñador especial de web para que la dis
uiera, manejar igualmente con el d
uno de contacto.
de contener por lo menos la siguiente info
e visiten la pagina.
ocial.
organizador .
restaurantes de la ciudad .
ria.
materiales.
ordinador de Promoción deberán de reali
n para la promoción así como las fechas
a y oportuna gestión de estos requerimi
ORGANIZARREUNIONES
el evento, no
dando que su
e promoción
r la publicidad
y hacer venta
de personas
clientes, razón
oportuna, es
eñe y le de el
minio correos
rmación.
ar una lista de
de utilización y
ientos ante las
8/20/2019 Manual de Producción de Eventos
46/57
Requerimientos:
• Selección del persona
• Vehículos oficiales de
ambas etapas así co
• La liberación de oficio
• Liberación de recur
promocional.
• Gestión de apoyos c
de promoción.
Objetivo: Haciendo uso de las h
del evento así como la estructur
mismo y contemplar los aspe
esperados en su ejecución.
Duración: Lo que dure el evento
Actividades a realizar: En la ej
trabajo más fuerte e importante
6.1. Formulación de inventari
La visión de los organizadores
que para la etapa operativa s
pantallas y equipo de audio sila impresión de gafetes y r
ponentes, kit de primeros auxilio
MANUAL PARA PLANEAR YEVENTOS DE
l para la promoción.
la institución para la realización de promo
o la liberación de recursos por concepto
s de presentación.
os para llevar a cabo la producció
n la oficina de congresos y convenciones
. ETAPA OPERATIVA
erramientas de planeación y previsión dis
a organizacional sobre la cual descansara
tos financieros correspondientes y logra
, considerado Pre y Post Evento.
cución del evento es donde encontrare
ya que es cuando se realiza lo planeado.
s.
ebe seguir una secuencia y guía; el tipo
necesita es: equipo de computo, impres
o los tuviera el recinto sede, papelería o s conocimientos, radios de comunicació
, equipo como apoyo a ponencias, etc.
ORGANIZARREUNIONES
ión externa en
e viáticos.
de material
para las visitas
ñar el formato
la logística del
los resultados
os el nivel de
de inventarios
oras, cañones,
uministros paran, regalos de
8/20/2019 Manual de Producción de Eventos
47/57
A continuación una propuesta
a) Las herramientas utilizad
importancia, así como l
responsable, es recome
actividades, como por ej
b)
Se debe realizar una lista
el que hace falta.
• Es preferible hace
área de logística.
•
La lista supuesta s
determinante.
•
Por lo menos en
resultado un alma
evitar mermas y
operaciones previ
•
5dias antes del ev
• La persona encar
comité organizad
para ser resuelto e
•
Un día antes del
recomendable lo
6.2.
Asignación, seguimi
Para la organización de tiempo
de tablas es recomendado. Exis
una idea amplia y clara de los
además de los tiempos que con
Se puede hacer uso desde una
hecha en una hoja de cálculo.
MANUAL PARA PLANEAR YEVENTOS DE
ara tener control de los inventarios:
s para la parte operativa de un event
son las tablas de control, según las n
dable hacer uso de hojas de cálculo y
mplo: la Grafica de Gantt.
del material que se utilizara, detallando el
esta lista 10 días antes del evento direct
hace por prioridades ya que el factor e
días se debe tener el 90% de la lista,
cén para tener control sobre lo que se
por consecuencia desajustes en el
s al evento.
nto la lista deberá estar a su 100%.
ada de logística deberá estar en contac
r para cualquier anomalía e imprevisto q
su brevedad posible.
evento se deberá trasladar al lugar d
ás temprano posible.
ento y fechas límites de las tareas.
s y movimientos, como se comento anteri
ten varios modelos como el de Gantt que
vances que se van dando una vez que r
sumirán estas tareas y de las fechas límites.
cartulina con fechas hasta una impresió
ORGANIZARREUNIONES
son de gran
cesidades del
supervisión de
que se tiene y
amente por el
conómico será
dando como
a solicitado y
programa de
to con todo el
ue se presente
l evento y es
rmente, el uso
permite darnos
alizamos estos
de una tabla
8/20/2019 Manual de Producción de Eventos
48/57
6.3. Reuniones generale
El recurso humano es de vital im
lo tanto la comunicación intern
generarse a través de mails, telé
Algunos puntos que se deben to
• Objetivo.
•
Fecha.
• Lugar.
• Orden del día.
•
Duración Estimada.• Seguimiento a Acuerdos
• Nuevos planteamientos.
•
Tabla de control de avan
• Conclusiones.
6.4. Registro.
Momento crucial de inicio de
obtener su gafete y kit de bienv
En muchas ocasiones es conv
base de datos que pueden
desigualdades de datos y est
comprobaciones.
Lo ideal es determinar según el
conveniente, invitando al uso d
El objetivo es tiempo de espe
base de datos confiable, aún si
MANUAL PARA PLANEAR YEVENTOS DE
.
portancia para llevar a cabo los objetivos
es vital para su cumplimiento. Tal comun
fono o reuniones.
mar en cuenta al convocar a una reunión
nteriores.
ces futuros.
n evento, donde los asistentes se debe
nida.
niente realizar simples hojas de cálculo
solucionar problemas aunque aun así
o genera anomalías y problemas en el
número de personas cual es el método
tecnología que para este parte se cuent
a mínimos, atención personalizada y co
la cultura de pre-registro de los asistentes.
ORGANIZARREUNIONES
de trabajo, por
icación puede
son:
de registrar y
ara crear una
se presentan
momento de
e registro más
.
formación de
8/20/2019 Manual de Producción de Eventos
49/57
6.5. Centro de Control.
Para eventos de magnitud es re
pueda ubicar y solicitar informa
tener acceso a internet con pos
mando y control de recursos
denomina usualmente “Centro
El contar con un centro de c
organizadores, conferencistas,
indirectamente en la realización
El Centro de Control deberá
siguientes requisitos mínimos:
1. Un responsable con dos
el área de computación.
2. Mobiliario suficiente de
estos deben ser: escritori
trabajando, propias de
asistencia que se tenga
eventos de menos de
maquinas aunque es co
lugar con buena ilumina
Dada la naturaleza del Centro
lugar amplio y con accesos rel
de superficie plana para una m
Se puede acompañar de pequ
MANUAL PARA PLANEAR YEVENTOS DE
comendable tener un espacio de referenc
ción sobre el programa del evento, igual
ibilidad de impresión y escaneo, a su vez d
anto humanos como materiales. A este
e Control”.
ntrol de este tipo es de gran apoyo y
congresistas y demás personas involucr
de los trabajos.
ontener para operar adecuada y orden
uxiliares. Estas personas deberán tener co
cuerdo al trabajo que se tenga contem
s sólidos y en buen estado para soportar
l comité o personales; el número dep
contemplada, recomendándose cinco
00 pax. Las sillas respectivas serán por
nveniente tener 10 más de reserva. El sal
ión, natural y ventilado.
de Control se llega a la conclusión de q
tivamente grandes así también se recom
jor visión y control.
ñas salas de trabajo y de los servicios de c
ORGANIZARREUNIONES
ia en donde se
que se pueda
e un centro de
espacio se le
yuda para los
das directa o
adamente, los
nocimientos en
lado generar,
computadoras
enderá de l
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