MANUAL DE TABLAS DE TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL
ENVIASEO E.S.P.
Fecha de aprobación: 26 de octubre de 2016
Fecha de Vigencia: 2016
Instancia de aprobación: Comité Interno de Archivo
Dependencia: Dirección Administrativa y Financiera
Versión del documento: primera
Responsables de su elaboración:
Sol Beatriz Molina Correa Directora Administrativa y Financiera
Leidiana Hernández Atehortua Auxiliar Administración Documental
ENVIASEO E.S.P MANUAL DE TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL
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CONTENIDO pág.
Presentación-------------------------------------------------------------------------------------------------------2
1. EJECUCION Y METODOLOGIA------------------------------------------------------------------------------------3
1.1. Etapa 1. Compilación de la información institucional-----------------------------------------------3
1.1.1 Análisis e interpretación de la información institucional--------------------------------------------5
1.2. Etapa 2. Diagnostico-----------------------------------------------------------------------------------------7
1.3. Etapa 3. Ejecución del plan de trabajo archivístico-------------------------------------------------8
2. EVOLUCION ADMINISTRATIVA DE ENVIASEO E.S.P.------------------------------------------------------9
2.1. Identificación del Fondo Acumulado Enviaseo---------------------------------------------------------9
2.2. Reconstrucción de la historia institucional--------------------------------------------------------------10
2.2.1. Evolución administrativa y organizacional de Enviaseo 1997-2009----------------------------11
3. DIAGNOSTICO INTEGRAL FONDO ACUMULADO ENVIASEO E.S.P.----------------------------------------22
3.1. Descripción de los depósitos--------------------------------------------------------------------------------22
3.2. Estado de la documentación---------------------------------------------------------------------------------23
3.3. Nivel de organización------------------------------------------------------------------------------------------24
3.4. Unidades de almacenamiento-------------------------------------------------------------------------------25
3.5. Instrumentos de recuperación de información-----------------------------------------------------------26
4. PLAN DE TRABAJO ARCHIVISTICO---------------------------------------------------------------------------------------26
5. DESCRIPCION DOCUMENTAL--------------------------------------------------------------------------------------------- 27
6. VALORACION DOCUMENTAL---------------------------------------------------------------------------------------------- 29
7. DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS-------------------------------------------------------------------------30
8. APLICACION DE LAS TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL---------------------------------------------- 32
ANEXOS
Anexo 1. Actos Administrativos
Anexo 2. Formato de diagnóstico Centro de Administración Documental Enviaseo.
Anexo 3. Identificación de la entidad a la que pertenece el archivo.
Anexo 4. Aspectos archivísticos Fondo Acumulado.
Anexo 5. Instructivo para el diligenciamiento del FUID para el Fondo Acumulado del Enviaseo.
Anexo 6. Criterios de Valoración Documental.
Anexo 7. Tablas de Valoración Documental por estructura organizacional.
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PRESENTACION Enviaseo Empresa Industrial y Comercial del Estado, del orden Municipal, creada mediante
acuerdo N° 025 de junio de 1996. Desde entonces y hasta el año 2009 cuando se aprobaron
y se adoptaron las Tablas de Retención Documental, los documentos recibos y producidos
por la Entidad hacen parte de su fondo acumulado, es decir del cúmulo de documentos
reunidos sin criterios archivísticos de organización según como lo define el Archivo General
de la Nación en su Manual de Organización de Fondos Acumulados.
Para el caso puntual de ENVIASEO E.S.P, se debe precisar que, aunque en algunos
momentos se han empleado criterios de organización e identificación de los documentos,
no se han seguido todos los lineamientos archivísticos, ni se han aplicado de manera
sistemática. Es por esto, que el Archivo Central de la Entidad, consciente de sus debilidades
en materia de organización y administración documental, decidió diseñar e implementar
las herramientas archivísticas que le permitan una adecuada organización, consulta y
conservación de sus documentos. Cumpliendo así con uno de los deberes fundamentales
en materia de administración documental, como lo es hacer que los fondos documentales
que se conservan sean accesibles a todas las categorías de usuarios, sean consultados
con agilidad y se conserven correctamente.
Por lo anterior ENVIASEO E.S.P deberá proceder a elaborar las Tablas de Valoración
Documental, cumpliendo así con lo promulgado por el Archivo General de la Nación a partir
de la Ley General de Archivos (594 de 2000), donde se establecen las reglas y principios
generales que regulan la función archivística en Colombia, y con el Acuerdo 02 de 2004
que establece los lineamientos básicos "que deben seguir las entidades del Estado en sus
diferentes niveles y las empresas privadas que cumplan funciones públicas, para la
organización de sus Fondos Acumulados y la elaboración y aplicación de las Tablas de
Valoración Documental".
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Es así como ENVIASEO E.S.P decide elaborar las Tablas de Valoración Documental,
actualizar las Tablas de Retención Documental y dar continuidad al programa de Gestión
Documental.
1. EJECUCION METODOLOGICA Las Tablas de Valoración Documental (TVD) son definidas por el Archivo General de la Nación como un” listado de series o asuntos a los cuales se les asigna tanto el tiempo de permanencia en el Archivo Central, como su disposición final” Para la elaboración de las TVD para ENVIASEO E.S.P se adelantaron las siguientes etapas: 1.1. Etapa 1. Compilación de la información institucional Para la reconstrucción de la evolución administrativa del ENVIASEO E.S.P. se consultaron
los Actos administrativos (decretos, acuerdos, actas de junta directiva y resoluciones) como
fuentes primarias y documentos bibliográficos. Igualmente se consultó la documentación
administrativa generada por la entidad, como son las actas de gerencia, manuales de
funciones, informes y balances anuales.
A partir de la revisión y análisis de la información recolectada se logró establecer los
cambios estructurales, supresión y creación de cargos y funciones, y lugares de
funcionamiento de la Entidad. Identificándose nueve estructuras Organizacionales, las
cuales fueron diseñadas con base a los documentos que se lista a continuación:
1. Estructura Organizacional N°1
Acuerdo 025 del 5 de junio de 1996, por medio de la cual se crea la Empresa
Prestadora de Aseo de Carácter Industrial y Comercial del Estado del Orden
Municipal
Decreto Alcaldía Municipal de Envigado N°302 del 4 de diciembre de 1997
Acuerdo Junta Directiva N° 010 del 21 de diciembre de 1998
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2. Estructura Organizacional N°2
Acuerdo Junta Directiva N°009 del 19 de septiembre de 2001
Resolución de Gerencia N° 36 del 11 de octubre de 2001
3. Estructura Organizacional N°3
Acuerdo Junta Directiva N° 005 del 25 de febrero de 2002
Resolución de Gerencia N° 026 del 8 de julio de 2002
4. Estructura Organizacional N°4
Acuerdo Junta Directiva N° 08 del 25 de septiembre de 2003
Resolución de Gerencia N° 089 del 23 de octubre de 2003
5. Estructura Organizacional N°5
Acuerdo Junta Directiva N°02 del 22 de febrero de 2005
Resolución de Gerencia N° 058 del 13 de junio de 2005
6. Estructura Organizacional N°6
Acuerdo Junta Directiva N° 03 del 7 de junio de 2007
Resolución de Gerencia N° 062 del 21 de junio de 2007
7. estructura Organizacional N°7
Acuerdo Junta Directiva N°001 del 19 de febrero de 2009
Resolución de Gerencia N°17 del 6 de marzo de 2009
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Por cada una de las anteriores estructuras organizacionales se realizó una compilación de
los actos administrativos más relevantes durante ese periodo de su vigencia, el cual fueron
consultados en el Archivo Central e Histórico de Enviaseo E.S.P.
Se realizaron entrevistas a tres funcionarios de la entidad: Maria Elena Rojas Peláez
Gustavo Carmona Coordinadores Administrativos y Wilmar Cardona Rodriguez asesor de
Planeación. Estos nos dieron su testimonio a partir del tiempo laborado, información que
sirvió para soportar la reconstrucción de la historia institucional en estos periodos.
1.1.1. Análisis e Interpretación de la Información Institucional
Como se mencionó anteriormente, a partir de la información administrativa compilada se
identificaron 7 estructuras organizacionales, entre los años 1997 y 2009:
1. Estructura organizacional: 21 de diciembre de 1996 al 18 de diciembre de 1997
2. Estructura organizacional: 19 de diciembre de 1997 al 25 de febrero de 2002
3. Estructura organizacional: 26 de febrero de 2002 al 25 de septiembre de 2003
4. Estructura organizacional: 26 de septiembre de 2003 al 22 de febrero de 2005
5. Estructura organizacional: 23 de febrero de 2005 al 14 de septiembre de 2006
6. Estructura organizacional :15 de septiembre de 2006 al 7 de junio de 2007
7. Estructura organización: 8 de junio de 2007 al 19 de febrero de 2009.
Por cada una de las estructuras se elaboraron los siguientes documentos:
Cuadros Actos Administrativos: a partir de la consulta de los actos administrativos
relevantes para cada periodo se realizó la compilación de estos para cada ciclo de
vida institucional.
Estructura Organizacional y Codificación de la Estructura: con base a los actos
administrativos sobre creación y supresión de dependencias se establecieron los
organigramas para cada periodo, y con base a la jerarquización de las unidades
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administrativas se codifico las secciones y subsecciones, los cuales son coherentes
para cada estructura en el ciclo de vida institucional, es decir, la codificación es
independiente para cada estructura, por ejemplo la Gerencia es 100 y la segunda
es 200 y la tercera es 300 y así sucesivamente; estableciendo así la identificación
de los documentos producidos por las oficinas productoras a través del tiempo.
Cuadro de dependencias y funciones: teniendo en cuenta el manual de
funciones y los actos administrativos que legalizan la creación o supresión de
cargos, se realizó un cuadro donde se compilaron las funciones de las secciones y
Subsecciones en cada periodo; como se realizaron los organigramas por cada
cambio administrativo (creación o supresión de las unidades administrativas) se
pusieron las funciones de estos y se continuo colocando las funciones anteriores de
las unidades administrativas que seguían vigentes.
Cuadro de clasificación documental general de series y subseries: es un
esquema que refleja la jerarquización y clasificación dada a la documentación
producida por la entidad; igualmente en este cuadro se estableció el volumen
documental para cada subsidie.
Formato Único de Inventario Documental: está separado por las unidades
administrativas de acuerdo a la estructura organizacional y sus respectivos
documentos generados por cada una de estas, aportando así una ubicación fácil
para la consulta.
Identificación de fondos y secciones por depósitos: en este formato se
especificó la documentación que se encuentran en diferentes depósitos,
identificando las unidades administrativas, fechas extremas y volumen documental,
en cada periodo de la estructura organizacional.
Tabla de Valoración Documental (TVD): Basados en los anteriores documentos
se elaboró para cada estructura organizacional la propuesta de TVD para
ENVIASEO E.S.P.; la cual tiene los siguientes campos:
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Entidad Productora: nombre de la entidad que produjo los documentos
Unidad Administrativa: nombre de la dependencia que produjo la
documentación en ejercicio de sus funciones.
Código: el primer número identifica la oficina productora, el segundo número
corresponde a la serie o asunto como aparece en el inventario documental.
Serie o asuntos: nombre de la serie o asunto como aparece en el inventario
documental.
Retención en el Archivo Central: tiempo en años que debe permanecer la
documentación en el archivo central.
Disposición Final: marcada con una equis (x) la opción correspondiente a la
disposición final de acuerdo a la valoración realizada (conservación total,
eliminación, microfilmación/ digitalización selección).
Procedimientos: es la explicación para el proceso aplicado en las anteriores
modalidades.
1.2. Etapa 2. Diagnóstico
Para determinar el nivel de organización documental, las condiciones de los
depósitos, el estado físico de los documentos, las unidades de almacenamiento y el
volumen documental perteneciente al fondo acumulado de ENVIASEO E.S.P., se
diligenciaron 5 formatos, los cuales establece el Archivo General de la Nación en el
Manual Pautas para Diagnóstico Integral de Archivos.
Identificación: el objetivo de este formato e conocer la ubicación del centro
de Administración Documental de Enviaseo E.S.P. en la empresa, el nivel,
tipo y sistema de archivo aplicado en la actualidad.
Ver Anexo 1. Formato de diagnóstico- Centro de Administrativo Documental
Enviaseo.
Identificación de la entidad a la que pertenece el archivo: con el
diligenciamiento de este formato se especifica la ubicación del CAD de
Enviaseo E.S.P., en la estructura organizacional de la entidad, y a que
unidad administrativa depende.
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Ver Anexo 2. Identificación de la entidad a la que pertenece el Archivo
aspectos archivísticos: este formato se diligencio para la documentación
perteneciente al Fondo Acumulado de Enviaseo E.S.P., donde se analiza el
nivel de organización e instrumentos de consulta y/o recuperación de la
información.
Ver Anexo 3. Aspectos archivísticos – Fondo Acumulado Enviaseo.
1.3. Etapa 3. Ejecución del pan de trabajo archivístico.
Para la elaboración de la propuesta de las Tablas de Valoración Documental para
Enviaseo E.S.P., se aplicaron las siguientes fases operativas:
Descripción Documental
Se realizó el registro de la documentación perteneciente al Fondo Acumulado de Enviaseo
E.S.P, empleando el Formato Único de Inventario Documental (FUID) Avalado por el
Archivo General de la Nación en el Acuerdo 038 de 2002, permitiendo la descripción de la
documentación bajo los siguientes aspectos: Numero de Orden, Código, Nombre de las
Series, Subseries o Asuntos, Fechas Extremas, Unidad de Conservación, Número de
Folios, Soporte, Frecuencia de Consulta, Notas.
Se inventario la documentación del fondo acumulado de Enviaseo E.S.P., producida entre
1997 y el 11 de diciembre de 2009, ya que a partir de la resolución de Gerencia N° 087 de
esta misma fecha se adoptaron y difundieron las Tablas de Retención Documental.
VALORACION
La valoración documental como lo establece el Manual de organización de fondos
acumulados” es un proceso técnico de análisis intelectual de la producción documental de
la institución”. Para realizar la valoración de la documentación perteneciente al fondo
acumulado de Enviaseo se tuvo en cuenta el inventario documental, instrumento que
suministro la información necesaria para establecer las series y asuntos de las oficinas
productoras, de acuerdo a la clasificación por fechas extremas para casa estructura
administrativa. El establecimiento de los tiempos de valoración documental, se determinó
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mediante el análisis de valores primarios, valores secundarios, prescripción legal
(normatividad interna y externa), contenido de los documentos en cumplimiento de
funciones administrativas y generadas en labores misionales, y el volumen documental
producido por cada serie.
2. EVOLUCIÓN ADMINISTRATIVA DE LA EMPRESA INDUSTRIAL Y COMERCIAL DEL ESTADO
DEL ORDEN MUNICIPAL ENVIASEO E.S.P.
2.1. Identificación del Fondo Acumulado ENVIASEO E.S.P.
Enviaseo Empresa Industrial y Comercial del Estado, del orden Municipal, creada mediante
acuerdo N° 025 de junio de 1996. Desde entonces y hasta el año 2009 cuando se aprobaron
y se adoptaron las Tablas de Retención Documental, la cuales fueron Aprobadas por el
Consejo Municipal de Archivos mediante Acuerdo N° 005 del 06 de octubre de 2009 y
adoptadas por la Entidad según Resolución de Gerencia N° 087 del 11 de diciembre de
2009. Con base en lo anterior archivísticamente el Fondo Acumulado del ENVIASEO E.S.P
se identifica de la siguiente manera:
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La fecha de adopción de las TRD por parte del ENVIASEO E.S.P, 11 de diciembre de 2009,
marca la línea de corte, a partir de la que se establece cuáles documentos del Fondo
Acumulado del ENVIASEO se deben organizar con la aplicación de las Tablas de
Valoración Documental y cuáles se deben organizar aplicando las Tablas de Retención
Documental.
2.2. Reconstrucción de la historia institucional
El objetivo principal de esta actividad es reconstruir el principio de procedencia de
Los documentos que conforma el fondo Acumulado de ENVIASEO E.S.P, como “base
fundamental de los procesos de organización” y cuyo “objetivo es restablecer el contexto
histórico de la institución productora lo que a su vez permitirá “reconducir los documentos
al orden originario que tuvieron en el momento de ser producidos”.
De esta manera se establece la forma cómo se llevó a cabo la producción documental, en
el marco de cada una de las estructuras organizacionales identificadas, con el fin de
adelantar procesos de clasificación más acertados y proponer criterios de valoración más
objetivos.
Siguiendo los parámetros establecidos por el Archivo General de la Nación en su
Manual de Organización de Fondos Acumulados, a partir de la reconstrucción de
La historia institucional se deben establecer datos relacionados con:
Fecha de creación
Estructuras organizacionales
Cambios en las estructuras organizacionales
Lugares de funcionamiento
Funciones y actividades
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Para el caso del diseño de las TVD de ENVIASEO E.S.P. los anteriores objetivos se
cumplen con la elaboración de los siguientes documentos, que acompañan cada una de las
siete estructuras organizacionales identificadas entre los años 1997 y 2009:
Cuadro de Actos Administrativos
Cuadro de Dependencias y Funciones
Estructura Organizacional
Adicionalmente, se presenta a continuación la redacción descriptiva de la evolución
Administrativa y organizacional de ENVIASAEO E.S.P entre los años 1997 y 2000
(Periodo en el que se inscribe la producción y/o recepción de los documentos que
Conforman su fondo acumulado), a partir de la información recopilada según el
procedimiento descrito en este Manual de TVD.
2.2.1. Evolución Administrativa y Organizacional de ENVIASEO E.S.P. 1997– 2000. La Empresa Industrial y Comercial de Estado ENVIASEO E.S.P, se creó mediante acuerdo
025 del 5 de junio de 1996 dada por el Concejo Municipal de Envigado como una entidad
financiera de carácter Municipal con patrimonio del Municipio de Envigado cuyo capital
inicial fue de $271.000.000 doscientos setenta y un millones fue creado con el objeto de la
prestación del servicio público domiciliario de aseo y/o actividades complementarias. En
cumplimiento de lo dispuesto por la ley 142 de 1994 y las Normas que lo modifiquen o
reglamentan.
Inicialmente Enviaseo E.S.P., quedo conformado de la siguiente manera una Junta directiva
presidida por el Alcalde del Municipio de Envigado o delegado quien lo representara, tres
miembros designados por el Acalde, un vocal de control con suplencia.
Al iniciar 1997 y con una estructura organizacional ya definida ENVIASEO E.S.P da inicio a sus actividades con tres oficinas de propiedad del Municipio de Envigado en el edificio Atardeceres. Para el cumplimiento de su objetivo misional Enviaseo analizo la manera de invertir su patrimonio e incrementarlo adquiere un terreno del Municipio de Envigado y construye su propia sede en el Barrio Primavera.
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Que una vez constituida la empresa Enviaseo E.S.P., es necesario contar con una
estructura orgánica administrativa que sierva de soporte institucional para su correcto
funcionamiento
Que la Gerencia de la empresa ha elaborado un estructura organizacional plana de tal
manera que los procesos sean más agiles y flexibles, se facilita la comunicación entre
diferentes niveles de la Organización, se fomente la interacción entre las diferentes áreas y
se permita estar más cerca al usuario.
La estructura organizacional con la que funcionó la institución entre diciembre de 1997 y diciembre del 1998 fue la siguiente:
Información extraída del Acuerdo N°003 del 03 de diciembre de 1997 almacenada en el Archivo Central de
Enviaseo E.S.P.
Al año siguiente en 1998 el desarrollo interno de la empresa ENVIASEO ESP era evidente,
ya que se habían aumentado las asignaciones al personal y se volvió una necesidad la
organización de la estructura administrativa de la empresa por tal motivo se aprobó según
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El Acuerdo N°012 del 21 de diciembre de 1998 crear unos cargos y se les define sus
funciones y sus requisitos mínimos.
A continuación se presenta la estructura organizacional adoptada según Acuerdo N°012 del
21 de diciembre de 1998.
Fuente Acuerdo Junta Directiva, N°012 del 21 de diciembre de 1998 almacenada en el archivo central de Enviaseo E.S.P.
La estructura organizacional de ENVIASEO durante los tres años siguientes no tuvo
cambios notables y se mantuvo casi inalterable cuando al finalizar el año 2001.
Se realizaron algunos cambios que respondieron a nuevas necesidades que afronto
ENVIASEO. Fue así como se crearon dentro de la estructura administrativa los cargos
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Coordinador de Costos y Presupuestos adscrito al Área Financiera y Contable y el de
recepcionista adscrito a Gerencia. Como se muestra en la siguiente estructura
organizacional.
Fuente: Acuerdo Junta Directiva N°009 del 19 de septiembre del 2001 Por otro lado y con respecto al crecimiento económico de ENVIASEO E.S.P., es pertinente
anotar que dada la proyección que plantean los nuevos mercados y las necesidades de
modernización en la estructura técnica y administrativa, requiere fortalecer y crear nuevos
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cargos que permitan un desarrollo sostenible de la empresa. Y solo hasta este momento se
realizan modificaciones estructurales de gran repercusión en la organización orgánico-
funcional de la entidad, como se ven la siguiente estructura organizacional:
Fuente: Acuerdo Junta Directiva, 005del 25 de febrero de 2002 Por Medio de la Cual se hace una Reestructuración Administrativa.
Estos años fueron el punto de partida de una serie de transformaciones institucionales que
involucraron cambios significativos en la estructura organizacional, fue así acorde a las
exigencias y a la implementación del sistema de gestión de calidad en Enviase ESP fue
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Necesario diseñar una estructura basada en procesos y no funcional, que favoreciera la
aplicación de procesos según las estrategias, facilitando el flujo de información, que estaría
enfocada al cliente.
Que fomente la agilidad y flexibilidad para la toma de decisiones y que privilegiará al trabajo
por proyectos los cuales se estructuran entre sí para dar curso a la operación de la empresa
estos son: Planeación, Desarrollo del Negocio, Gestión Comercial, Gestión de la Operación,
Gestión Financiera y Gestión Humana.
Creándose una nueva planta de cargos como se ve en la siguiente estructura organizacional. Fuente: Acuerdo de Junta Directiva 08 del 25 de septiembre de 2003
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Otro cambio que debe resaltarse en la composición orgánica de ENVIASEO ESP fue la
creación en 2005 de comunicaciones una nueva oficina vinculada a la gerencia con el fin
de fortalecer el proceso de comunicación interna y externa del a empresa, por medio de la
implementación de planes estratégicos de comunicaciones y el fortalecimiento de diferentes
procesos informativos, que permitirían cumplir con nuestra Misión, Visión y Política de
Calidad.
En este nuevo acto administrativo se estableció que esta estructura debía contar con cargos
dirigidos al cumplimiento de sus metas y objetivos, de manera que procure y permita el
correcto desempeño de las actividades y funciones para las cuales fue concebida. Que
actualmente ENVIASEO ESP posee una infraestructura tecnológica y equipos de sistemas,
dotados con las actualizaciones y programas que se requieren para facilitar y desempeñar
con mayor eficacia y rapidez, las labores propias de la prestación del servicio que nos
ocupa.
Que para la empresa era una obligación ineludible contar con un plan en sistemas de
información, pues de ello dependía el correcto funcionamiento de las labore tanto
administrativas como operativas. Siendo así se crea el cargo de Analista en Sistemas de
información como lo muestra el organigrama.
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Fuente: Acurdo Junta Directiva, N°02 del 22 de febrero de 2005.
En el 2006 ENVIASEO ESP crea el cargo de analista de facturación y recaudo debido a
que en agosto del 2005 se da inicio al proceso e implementación de un software de
facturación con su correspondiente licencia, que permitiría a la empresa llevar un registro
de información relacionada con terceros (clientes y usuarios); información general de
ubicación de las personas: tasas y tarifas; así como servicios facturables que serían
configurados de acuerdo a las necesidades de la empresa, tales como grandes
generadores, disposición final, servicios de aseo lotes, servicios especiales , servicio de
aseo residencial y comercial , tura hospitalaria, barrido y limpieza de escombros entre otros.
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Para el año 2007 la organización administrativa fue actualizada con el Acuerdo N° 03 del 7
junio de 2007 modificando el Acuerdo N° 08 del 2003, mediante el cual se adoptó y aprobó
la planta de personal de ENVIASEO ESP, suprimiendo los siguientes cargos y plazas:
Suprimir el cargo de Asistente Administrativa que dependía de la Gerencia
Suprimir el cargo de Asesor Comercial que dependía de la Dirección Comercial, quedando
una sola plaza.
Así mismo se crean los siguientes cargos:
Se crea el cargo de asistente de compras y suministros, el cual dependerá de la Dirección
Administrativa y Financiera, para un total de un funcionario para el mencionado cargo.
Se crea el cargo de Asistente de Atención al Cliente, el cual dependerá de la Dirección
comercial.
Se crea el cargo de analista de planeación, el cual dependerá de la Dirección de Planeación
y Desarrollo,
Se modifica el cargo de Asistente de Recepcion pasando de la Dirección de Gestión
Humana a la Dirección Administrativa y Financiera.
ORGANIGRAMA 2007
Fuente: Acuerdo 03 de 7 de junio de 2007
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Para el año 2008 no se presentaron cambios en la estructura organizacional, sin embargo
el cumplimiento del objetivo misional de ENVISEO ESP, constantemente demandaba la
creación de dependencias que cumpliera con las funciones propias de la institución, fue así
como el 19 de febrero del 2009, la Junta Directiva dispuso la creación de nuevas áreas y
crear nuevos cargos.
Ya que el proceso de facturación y cartera en esa época habría demostrado dificultades en
su optima ejecución y control, además de generar dificultades a la hora de calcular las
tarifas por tener un solo funcionario con conocimiento en el tema, y que este funcionario
desempeña labores de control interno, y esta función no era compatible con el rol de control
interno.
Por todo lo expuesto se hace necesario modificar la planta de personal de la empresa y
ajustarla a las actuales necesidades y requerimientos de la misma como se describe en
este organigrama.
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Fuente: Acuerdo N°1 de febrero 19 de 2009 “por medio de la cual se hace una Reestructuración Administrativa.
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3. DIAGNÓSTICO INTEGRAL FONDO ACUMULADO ENVIASEO E.S.P.
Las unidades documentales que pertenecen al fondo acumulado de Enviaseo E.S.P., se
encuentran en el Centro de Archivo y Correspondencia y una Bodega de Enviaseo.
A partir de esta información recolectada y del diligenciamiento de los 5 formatos
anteriormente descritos, se identificó:
3.1. Descripción de los depósitos
Centro Administración Documental (CAD) Archivo Central
En el Centro de Administración Documental de Enviaseo E.S.P., fue denominado así por
mediante Acta de comité 001-2011.En esta unidad administrativa se custodia 83,41 metros
lineales, información correspondiente al Fondo Acumulado.
INSTALACIONES CAD
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El CAD dispone de una bodega en el sótano de la entidad, donde se almacenan 14 metros
lineales de documentación correspondiente a libros de Comprobantes Contables y de
nómina de los años 1997 a 2005.
Instalaciones Bodega Enviaseo E.S.P.
las instalaciones donde se conserva la documentacion del Fondo Acumulado dentro de la
sede de Enviaseo E.S.P., estan ubicadas en el segundo piso y en el sotano del edificio, los
cuales estan dotados de archivadores metalicos para disponer libros y carpetas como se
puede observar en los registros fotograficos.
El CAD posee buena ventilacion,un extintor y un termohigometro el cual es utilizado para
realizar el control de la temperatura y la humedad, se efectura limpieza diaria y se realiza
mantenimiento preventivo y fumigacion cada dos meses y cada mes se realiza limpieza a
los archivadores.
3.2. Estado de la documentacion
El estado de la documentacion del Fondo Acumulado de Enviseo, en los diferentes
depostios de almacenamiento posee aspectos similares,donde se observa un nivel
aceptable de conservación, no se encontraron agentes contaminantes biologicos por
hongos y/o insectos.
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En algunos documentos se observo el deterioro fisico debido a la manipulacion y
almacenamiento inadecuado, lo que conlleva a que los documentos presenten rasgaduras
y roturas; unos de los casos frecuentos fueron los dobleces que se le hicieron a estos,
ocacionando el quiebre y perdida de la informacion, este caso se pudo observar en varios
libros empastados de comprobantes contables almacendos en la bodega de Enviaseo
E.S.P.
Otro aspecto fueron los agentes químicos, es decir la oxidación de las tintas que fragmenta
el papel y el compuesto del mismo y camio en la coloracion del papel por alteraciones
cromáticas, causadas por los cambios de temperatura, luz y humedad.
La oxidacion en el papel se hace evidente por el uso de ganchos de cosedora, clips de
mariposa grande y legajadores metalicos ocacionando daño en los documentos debido al
uso de estos materiales.
3.3. Nivel de organización
En su mayoria, la documentacion perteneciente al Fondo Acumulado de Enviaseo se
encontro clasificada por asuntos, es decir por agrupaciones de documentos como:
correspondencia , contratos, actas de liquidacion entre otros. Con estas agrupaciones de
documentos de asuntos similares estan conformadas unidades documentales ordenadas
de forma cronologica descendente.
La documentacion que está dispuesta en unidades de almacenamiento (carpetas) son
nombradas según el asunto general, con el nombre de la empresa o municipio ejemplo son
las comunicaciones con entidades bancarias , entidades del municipio e informes de
presupuesto.
Estos criterios de organización aplicados en este fondo documental dificultan la
recuperacion de los documentos debido a la desintegracion de unidades documentales
complejas.
Las unidades documentales simples las cuales estan compuestas por un solo tipo
documental como: Los Acuerdos de Junta Directiva , Las Resoluciones de Gerencia, las
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Actas de Junta Directiva, las Actas de Comité de Gerencia se encuentran encarpetadas
ordenadas por años en cosecutivo.
Las historias laborales del personal de Enviaseo se encuentran organizadas como lo
establece la Circular 04 de 2003, promulgada por el Archivo General de la Nacion, es decir
cada expediente se encuentra ordenado atendiendo la secuencia propia de su produccion,
estan ubicados en unidades de conservacion (carpetas).
3.4. Unidades de almacenamiento
Las unidades de almacenamiento que se utilizan para la conservacion de los documentos
del Fondo Acumulado son: carpetas de cartulina , carpetas de yute, libros empastados y
argollados ubicados en cajas de 19x40x26 y dispuestos en estanterias metalicas.
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En la siguiente tabla se presenta la cantidad de unidades de almacenamiento del Fondo
Acumulado en el archivo central y bodega del sótano de Enviaseo:
MEDICIÓN
*19 CM
CAJAS
TOTAL
CARPETAS
TOTAL
LIBROS
TOTAL
MTR
CD´S
TOTAL
MEDICIÓN
DEL FONDO
MTR
TOTAL
EXPEDIENTES
8.341 2.135 697 115 83,41 2.832
3.5. Instrumentos de recuperación de información
La información almacenada en los depósitos antes descritos cuenta con inventarios
generales, que sirven como herramienta para la recuperación de la información,
permitiendo la localización y consulta de los documentos en cada uno de ellos.
3. PLAN DE TRABAJO ARCHIVÍSTICO
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Recurso humano con formación y/o experiencia en el área de archivos :
Un (1) Coordinador de Proyecto
Un (1) líder Competente
Dos (2) auxiliares
Espacio
Para la ejecución de las activadas tendientes a la descripción de los documentos
que conforman del Fondo Acumulado de Enviaseo E.S.P. y la elaboración de la
propuesta de Tablas de Valoración Documental, se dispuso una locación en el
segundo piso del edificio de Enviaseo.
Recurso tecnológico:
Dos (2) equipos de cómputo.
Mobiliario:
Dos (2) puestos de trabajo, dotados con escritorio y silla
Dotación personal:
Para la seguridad del personal vinculado al proyecto, se dotaron con guantes,
tapabocas y delantales.
5. DESCRIPCION DOCUMENTAL
La descripción documental es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de
sus agrupaciones, que permite su identificación, localización y recuperación, para la gestión
o la investigación, para realizar esta actividad se diligencio en el formato único de inventario
documental FUID establecido por el Archivo General de la Nación en el Acuerdo 038 de
2002, la documentación producida y recibida ente el 18 de enero de 1998 al 11 de diciembre
de 2009 perteneciente al fondo acumulado.
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Para facilitar la recuperación de la información inventariada se adiciono los campos y se
amplió la Columba “series, subsereis y asuntos”:
Bodega: en este campo se registraron los depósitos donde se custodia la
documentación del fondo acumulado de Enviaseo, los cuales son las bodegas
situadas en el sótano de Enviaseo.
Series, subseries y asuntos: se divide en tres columnas en el campo: nombre de
las series, subseries o asuntos, para facilitar la clasificación en el inventario.
Para normalizar el diligenciamiento del FUID se modificó el instructivo, que el Archivo
General de la Nación presenta en el Acuerdo 038 de 2002, ajustándolo a las necesidades
propias del proyecto.
A medida que se fueron conociendo las características de la documentación, se ajustaron
los parámetros para la descripción en el FUID. A partir del análisis de las unidades
documentales y los tipos documentales contenidos en cada una de ellas. De igual modo,
se identificó posibles criterios de ordenación y/o clasificación presentes en estas, que
permitiera inventariar la documentación más eficientemente.
Conformación de series y subseries
Durante el proceso de descripción en el FUID se realizó una identificación de la
documentación, para asignar una denominación correcta de series y subseries; para
algunas unidades documentales se conformó una serie y subseries especiales, tales como:
Correspondencia: para las unidades documentales producidas antes del 30 de
octubre del 2001.
Comunicaciones: después de la aprobación del Acuerdo 060 de 2001 promulgado
por el Archivo General de la Nación, donde se establece las pautas para la
administración de comunicaciones, la documentación del Fondo Acumulado de
Enviaseo en el FUID cambia de denominación: Correspondencia por
comunicaciones oficiales.
Pólizas: son documentos que se plasma un seguro en el cual se establecen las
obligaciones y derechos tanto de la aseguradora como del asegurado, en la
descripción de las unidades documentales pertenecientes de Enviaseo, se
identificaron pólizas para vehículos, de responsabilidad civil y manejo global.
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Volumen de las unidades documentales
Debido a que la documentación del Fondo Acumulado de Enviaseo E.S.P., no cuenta con
foliación, se estableció medir el volumen documental en centímetros lineales, esta medición
permitió la conversión de centímetros lineales a folios aplicando la NTC 5029, para la
medición de archivos de la siguiente manera:
Q= # cm lineales *PM
100
Q= Cantidad de Folios
# Cm Lineales= 0.28 centímetros Lineales
PFM= Promedio de Folios por Metro Lineal de acuerdo a la tabla de equivalencia del Anexo
B de la NTC 5029
Ejemplo:
Q= 0.28*9000 =25.20 folios
100
Donde:
0.28 centímetros lineales es la medida en folios de un registro en el FUID
9000 = cifra tomada de la tabla de equivalencias del Anexo B teniendo en cuenta el gramaje
75 del papel y el tipo de la unidad de conservación (carpeta)
100 =centímetros
6. VALORACION DOCUMENTAL
A partir de las funciones de cada unidad administrativa se establecieron los documentos
producidos por cada una de ellas; con base al cuadro de clasificación documental general
(elaborado paralelamente con el inventario documental) se ubicaron las series y asuntos en
el formato de las Tablas de Valoración Documental.
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Para la valoración documental se consultó la normatividad colombiana para establecer los
tiempos de conservación de los documentos, con esta investigación se pudo corroborar que
desde el año 1989 se regula los procesos documentales, y en anterior a esta no existen
actos administrativos que la normalicen; teniendo en cuenta lo anterior se realizó un cuadro
general donde se recopila la normatividad colombiana de acuerdo a las series
documentales producidas por las unidades administrativas de Enviaseo, estableciendo el
tiempo de conservación para cada una de ellas . Ver anexo criterios de valoración.
Las series y/o asuntos se valoraron mediante el análisis de la documentación, identificado
valores primarios (administrativos, jurídicos, legales, fiscales, contables y técnicos) valores
secundarios (históricos y culturales) y los documentos enfocados al cumplimiento de la
misión institucional y de acuerdo a la compilación de la normatividad colombiana,
igualmente, igualmente se tuvo en cuenta el volumen documental existente durante cada
estructura organizacional; con los anteriores criterios se estableció la retención de la
documentación en el archivo central y su disposición final.
7. DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS
La disposición final debe entenderse como el proceso mediante el cual se seleccionan los
documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal,
permanente, o su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Valoración
Documental.
En el caso de los documentos producidos o recibidos por Enviaseo entre los años 1998 y
2009, que hacen parte del fondo acumulado, la disposición final se realizara conforme a lo
consignado en las TVD, en la columna denominada como procedimiento, donde se
señalaron los procedimientos (Conservación Total, selección, Eliminación) a ejecutar en el
caso particular de cada serie y/o subserie documental analizada en el marco de cada una
de las estructuras organizacionales identificadas.
Según el Archivo General de la Nación los procedimientos para la disposición final de los
documentos se pueden definir de la siguiente manera.
Conservación total
Se aplica a todos los documentos que tienen valor permanente, es decir los que por
disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura,
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Procedimientos y políticas de la Entidad, constituyéndose en testimonio de su actividad y
por lo tanto son soporte para la construcción de la memoria institucional. Del mismo modo
estos documentos se convierten en patrimonio documental de la sociedad, en tanto el
objeto misional de Enviaseo involucra los intereses colectivos de los envigadeños.
Selección
La selección documental se realiza en el archivo central, con el fin de escoger una
muestra de documentos de carácter representativo, para su conservación
permanente en el archivo histórico. Para adelantar la selección debe aplicarse el
método señalado para dada serie y/o subserie documental, como aparece
especificado en la columna “procedimiento” de las TVD.
Eliminación
Se aplica a aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y
secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes .para
adelantar esta actividad se debe de tener en cuenta:
Aplicar lo estipulado en la columna “procedimiento” de las TVD en cuanto al
cumplimiento de los tiempos de retención en los archivo de gestión y central
Elaborar el acta de eliminación documental, donde se consigne la
descripción de los documentos a eliminar y el método a emplear.
Obtener el aval del Comité Interno de Archivo de la Entidad.
Digitalización
Enviaseo ha determinado que aquellos documentos de conservación total y los
resultantes del proceso de selección documental serán digitalizados, como medida
para garantizar su conservación y preservación, así como para asegurar el acceso
y consulta de la información en ellos contenida. La digitalización se refiere a la
técnica que permite la reproducción de información que se encuentra de manera
analógica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en otra que solo puede ser
leída o interpretada por computador. Para adelantar este procedimiento se debe:
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Determinar la metodología y el plan de trabajo para adelantar el proceso de
digitalización
Realizar control de calidad permanente del proceso de digitalización para
evitar el deterioro de los documentos mientras se digitalizan y para que se
obtengan imágenes de calidad que permitan la adecuada consulta de la
información.
8. APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL
La aplicación de las tablas de valoración documental se realizará después de obtener su
aprobación por parte del Comité Interno de Archivo y de ser convalidadas por parte del
Consejo Departamental de Archivos mediante acto administrativo. Esta actividad tiene pro
principal objeto garantizar que se cumpla con los tiempos de retención de los documentos
en cada uno de los archivos (central, gestión e histórico) y con los procedimientos, que se
determinaron en las TVD de cada una de las áreas administrativas identificadas.
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