8 – 9 NOVIEMBRE 2015
Manual del Exhibidor
Tel. (787) 756-8019 (787) 632-9587 (939) 628-8662 Fax. (787) 758-3744 www.sanjuanbeautyshow.net [email protected]
Itinerario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Fechas Límites Servicios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Suplidores Autorizados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Equipo Básico del Booth. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Taquillas Exhibidores / Modelos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Regulaciones de Sonido. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Auspicios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Presentaciones en Salones Educativos y en Tarimas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Oferta de Hotel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Actividades Especiales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
I n d i c e
Itinerario
MONTAJE ESTRUCTURAS GRANDES
(Zona de carga /parte posterior Centro de Convenciones) ANTES DE MONTAR, FAVOR PASAR AL COUNTER DE REGISTRO (LOCALIZADO EN EL LOBBY)
PARA RECOGER SU PERMISO DE MONTAJE
Jueves 5 noviembre 8:00 a.m. - 8:00 p.m.*
*Se apagarán las luces a las 8:00 p.m.
*Exhibidores no deben llegar después de las 3:00 p.m.
Todo Booth debe estar completamente instalado el sábado 7 de noviembre a las 8:00 p. m.
MONTAJE
(Zona de carga / parte posterior Centro de Convenciones) ANTES DE MONTAR, FAVOR PASAR AL COUNTER DE REGISTRO (LOCALIZADO EN EL LOBBY)
PARA RECOGER SU PERMISO DE MONTAJE
Viernes 6 noviembre 8:00 a.m. - 8:00 p.m.*
Sábado 7 noviembre 8:00 a.m. - 8:00 p.m.*
*Se apagarán las luces a las 8:00 p.m.
*Exhibidores no deben llegar después de las 3:00 p.m.
Todo Booth debe estar completamente instalado el sábado 7 de noviembre a las 8:00 p.m.
HORA DE ENTRADA DE EXHIBIDORES
Domingo 8 noviembre 7:00 a.m. Con TAQUILLA exhibidor (entrada principal Hall B)
Lunes 9 noviembre 7:00 a.m. Con TAQUILLA exhibidor (entrada principal Hall B)
(Domingo y Lunes re-entrada de mercancía por la zona de carga con TAQUILLA de exhibidor)
DIAS Y HORAS DE SHOW
Domingo 8 noviembre 9:00 a.m. - 6:00 p.m
Lunes 9 noviembre 9:00 a.m. - 6:00 p.m.
DESMONTAJE
(zona de carga /parte posterior Centro de Convenciones)
Lunes 9 noviembre 6:00 p.m.
*Ningún Exhibidor podrá desmontar ni pasar carros de carga antes de las 6:00 p.m.
Según reglamento del Centro de Convenciones ningún menor de 18 años es permitido durante el montaje.
Para poder montar su booth debe tener lo siguiente 1. Contrato Firmado
2. Registro de Comerciante Temporero
3. Copia del Certificado de Compras Exentas (Modelo SC2916)
4. Seguro de Responsabilidad Pública con los endosos requeridos – se sugiere contenido
5. Saldo Total del Espacio
6. Cuadre de Taquillas
7. Permiso de Montaje
Fechas Límites Servicios
Al momento de efectuar su pago inicial
Copia del Certificado de Compras Exentas (Modelo SC 2916) Seguro Social Patronal
San Juan Beauty Show (787) 756-8019
7 agosto Información presentación en tarimas
San Juan Beauty Show (787) 756-8019
7 agosto Información para Educación San Juan Beauty Show (787) 756-8019
31 agosto 5:00pm / $129.00
Sheraton PR Hotel & Casino Sheraton PR Hotel & Casino (787) 993-3500
4 septiembre Concesión de Boletos Refiérase a página 6
San Juan Beauty Show (787) 756-8019
2 octubre Limpieza JV Cleaning Group (787) 975-3150
2 octubre Carga Marítima, Carga Aérea, Almacenaje
Magic Transport (787) 780-4020 ext. 235 David Huertas (787) 717-5703
16 octubre 5:00pm / $139.00
Sheraton PR Hotel & Casino Sheraton PR Hotel & Casino (787) 993-3500
2 octubre Pago Final Booth San Juan Beauty Show (787) 756-8019
2 octubre Rotulación Centro Conv. San Juan Beauty Show (787) 756-8019
2 octubre Registro Comerciante Temporero
San Juan Beauty Show (787) 756-8019 Al momento de efectuar su depósito inicial deberá presentar Copia del Certificado de Compras Exentas modelo SC 291, en unión a su número de Seguro Social Patronal. A partir del 6 de octubre de 2015 podrá solicitar su Registro de Comerciante Temporero. San Juan Beauty Show debe recibir el Registro Temporero en o antes del 16 de octubre de 2015. De no recibirlo en esta fecha SJBS procederá a solicitarlo, teniendo usted un costo de gestoría de $25.00.
23 octubre Seguro Insurance 4 Exhibitors www.insurance4exhibitors.com
Si usted tramita su seguro favor de incluir los siguientes endosos: 1.San Juan Beauty Show Calle Las Marías 873 Hyde Park, San Juan, PR 00927 2. SMG/11 LP, PRCDA,PR CONVENTION CENTER 100 Convention Center Boulevard San Juan, PR 00907 3.Supplier:___________________________________ Tipo de Seguro: General Liability Límite de Seguro: $1,000.000.00 (se sugiere contenido) Fecha de cubierta: 5 al 11 de noviembre 2015
23 octubre Orden de Comida y Bebida Centro de Convenciones (787) 641-7722 ext. 2188
23 octubre Aerial Rigging PSAV Presentation Services (787) 300-6937
23 octubre Audiovisual/Internet/Teléfono PSAV Presentation Services (787) 300-6937
5 noviembre Cuadre de Venta de Taquillas por Exhibidores
San Juan Beauty Show (787) 756-8019
MAYO
AGOSTO
SEPTIEMBRE
OCTUBRE
Suplidores Autorizados
Business Center Centro de Convenciones (787) 641-7722 ext. 2051 www.prconvention.com Comida y Bebida – Departamento de Ventas Giani Agostini – [email protected] 787-641-7722 ext. 6983 Beatriz Colón – [email protected] 787-641-7722 ext. 2188 Puerto Rico Convention Center / Managed by SMG 100 Convention Blvd. San Juan PR 00907 Carga Marítima, Carga Aérea, Almacenaje Magic Transport (787) 780-4020 ext. 235 David Huertas (787) 717-5703 [email protected] Internet, Network, Audiovisual, Telephone Lines, Aerial Rigging PSAV Presentation Services Tel. (787) 300-6737 Fax. (787) 300-6922 [email protected] [email protected] www.psav.com Limpieza JV Cleaning Group (787) 975-3150 [email protected] Seguridad De tener seguridad privada en su espacio que no sea la contratada por San Juan Beauty Show, tiene que entregar copia de la licencia y el endoso del seguro de la compañía de seguridad para permitirle entrada al Centro de Convenciones en o antes del viernes 23 de octubre de 2015 Seguro Insurance 4 Exhibitors www.insurance4exhibitors.com Servicios a Exhibidores
787-362-1300 (Cel.) 787-522-7300 (W) 787-522-7302 (fax) [email protected]
Equipo Básico Booth
Vence viernes 2 octubre _______________________________________________________________________________________ Espacio 10’ x 10’ incluye:
Cortina de fondo 8’ x 10’
Una mesa sin mantel*
Dos sillas*
Manual del Exhibidor
Seguridad General
Boletos Entrada* Tamaño del espacio: 10’ x 10’. Los espacios no podrán ser compartidos con otro exhibidor. Cualquier espacio en medida adicional al espacio subarrendado será pagado a $50.00 el pie cuadrado, no sin antes ver la disponibilidad del mismo. El Exhibidor nunca podrá formar espacio adicional en pasillos o accesos determinados por SJBS, so pena de cancelación inmediata del contrato y no devolución del dinero pagado. El exhibidor no podrá levantar paredes, techos, letreros, adornos, etc., de más de 8’ en el fondo y frente del booth, ni más de 3’ en los laterales. Por seguridad bajo ninguna circunstancia las bases de las estructuras de su espacio tocarán ni obstruirán los pasillos. El exhibidor no podrá utilizar los espacios de tránsito para exhibir, demostrar, y repartir sus mercancías o servicios en ningún momento ni bajo ninguna circunstancia. IMPORTANTE: Servicios eléctricos no están incluidos en el arrendamiento de su espacio, de usted requerir dicho servicio favor de contactar a Expo Design 787-362-1300 Cel. 787-522-7300 (W) 787-522-7302 (fax) [email protected] 1. Los espacios con acuerdos promocionales no incluyen ni mesas, ni sillas, ni boletos extras
de exhibidor y/o modelos. Ningún espacio incluye electricidad (ver contrato). 2. Las concesiones de boletos pueden ser enmendadas por arreglo especial entre las partes,
como productos de intercambio promocional o auspicios en o antes del viernes 4 de septiembre de 2015. No habrá boletos de cortesía.
3. La fecha límite para pagar su espacio es el 2 de octubre de 2015. 4. Para poder realizar su montaje no debe existir balance pendiente en su cuenta. 5. Espacios con descuentos promocionales o algún tipo de descuento no incluyen mesas ni sillas. 6. Ningún Exhibidor podrá desmontar ni pasar carros de carga antes de las 6:00 p.m. 7. Según reglamento del Centro de Convenciones ningún menor de 18 años es permitido durante
el montaje. 8. Para poder montar su booth debe tener lo siguiente
1. Contrato Firmado 2. Registro de Comerciante Temporero 3. Copia del Certificado de Compras Exentas (Modelo SC2916) 4. Seguro de Responsabilidad Pública con los endosos requeridos – se sugiere contenido 5. Saldo Total del Espacio 6. Cuadre de Taquillas 7. Permiso de Montaje
POLITICA DE OTORGACION DE BOLETOS
POLITICA DE OTORGACION DE BOLETOS
SE ENTREGARÁN A LOS EXHIBIDORES LOS SIGUIENTES BOLETOS DE EXHIBIDOR
CON LA CANTIDAD DE BOLETOS PERMITIDA PARA “STAFF” ADICIONAL
Booths Boletos Boletos de exhibidor para Staff adicional a $15.00 c/u
1 5 10 Boletos permitidos adicionales para los dos días
2 8 10 Boletos permitidos adicionales para los dos días
3 a 5 12 10 Boletos permitidos adicionales para los dos días
6 a 10 18 10 Boletos permitidos adicionales para los dos días
11 a 18 25 10 Boletos permitidos adicionales para los dos días
19 ó más 30 10 Boletos permitidos adicionales para los dos días
1. Nunca deberá usar los Boletos de exhibidores para el público
o invitados, solamente se usarán para el personal que trabajará en su espacio.
2. Los boletos serán asignados y cada EXHIBIDOR tendrá la cantidad
correspondiente a su booth.
. 3. Los boletos se entregarán en el Área de Registro en el Centro de Convenciones.
4. De necesitar boletos para “staff” adicional, los mismos tendrán un costo
de quince dólares ($15.00) c/u
5. La asignación de taquillas de exhibidores será de acuerdo a la cantidad
de espacios arrendados.
6. No se aceptarán listas de modelos, el costo de taquillas de exhibidores
adicionales será de un máximo de 10 boletos para los dos días a $15.00 c/u.
Boletos adicionales serán a precio regular de entrada al show.
SI PIERDE LOS BOLETOS TENDRA QUE OBTENER LOS MISMOS
A $15.00 DOLARES C/U
Regulaciones de Sonido
No se permitirá sistema de sonido en el área de exhibición y venta, excepto en el espacio educativo.
Se denominará espacio educativo aquel que tenga un artista de estilismo contratado, con una tarima
demostrando técnicas y formas en cabello, uñas, maquillaje, estética. Bajo ningún concepto se aceptará
música en el área de exhibición y venta. El sonido permitido micrófonos y el volumen será regulado por
personal de seguridad de San Juan Beauty Show, Inc. a menos de cinco (5) decibeles. No se permitirá
sonido mayor de esta escala que interrumpa los trabajos de los exhibidores adyacentes. El espacio
educativo deberá someter información del artista y evidencia de contratación para permitirle utilizar
sistema de sonido adecuado. EL EXHIBIDOR deberá informar a su compañía de sonido, las regulaciones
existentes. SAN JUAN BEAUTY SHOW, INC., se reserva el derecho de suspender el sistema de sonido por
violación a cualquiera de estos acuerdos.
SAN JUAN BEAUTY SHOW REGULARA EL SISTEMA DE SONIDO “ACEPTABLE”
EN LOS BOOTH Y TOMARA LA ACCION PARA REDUCIR O SUSPENDER
EL MISMO DE SER NECESARIO. (VER CONTRATO)
PROCEDIMIENTO
PRIMERA ADVERTENCIA: VERBAL
SEGUNDA ADVERTENCIA: ESCRITA
TERCERA ADVERTENCIA: DESCONECTAR SISTEMA POR EL RESTO
DEL DIA
El exhibidor instalará las bocinas
mirando hacia adentro del booth
Auspicios Auspicios Precio
Regular
Oferta hasta
10 julio Cantidad / Tamaño
Guía Informativa portada logo $1,700.00 $1,200.00 logo
Guía Informativa página 1 $1,015.00 $ 900.00 7 wide X 9 high
Guía Informativa 1 página $800.00 $550.00 7 wide X 9 high
Guía Informativa ½ página $600.00 $415.00 7 wide X 4.5 high
Guía Informativa ¼ página $350.00 $175.00 7 wide X 2.25 high
Cupones de Descuento $125.00 $75.00 2.34 wide X 4.5 high
Guía Informativa contraportada logo $1,400.00 $900.00 logo
Guia Informativa añadir .25 bleed alrededor
Banner información SJBS (incluye logo de su compañía) $ 400.00 $ 325.00 (25) 3’ x 5’
Billboards un mes exclusividad $1,000.00 $ 900.00 10’ x 20’
Billboards un mes compartido con otros $ 650.00 $ 500.00 10’ x 20’ Flyers $1.000.00 $ 800.00 (2,500) logo
Posters $3,700.00 ----------------- (5,000) logo 17” x 22”
Periódico $1,500.00 $1,000.00 (1) logo full color
Radio $ 800.00 ----------------- (40) 15 seg.
Taquillas $1,000.00 $ 800.00 logo y dirección
Rotulación dentro Centro Convenciones pregunte por oferta de auspicios
Reunión Escuelas pregunte por oferta de auspicios
Conferencia de Prensa pregunte por oferta de auspicios
Red Carpet pregunte por oferta de auspicios
Latin American Awards pregunte por oferta de auspicios
Competencias pregunte por oferta de auspicios
Web Banner size: 1,034 W x 200 H – pixels Web Baner size: 300 W x 300 H – pixels $400.00 un mes $300.00 un mes
$350.00 mensual con contrato de 3 meses $250.00 mensual con contrato de 3 meses
$300.00 mensual con contrato de 6 meses $200.00 mensual con contrato de 6 meses
Web Banner size: 300 W x 138 H
$250.00 un mes
$200.00 mensual con contrato de 3 meses
$150.00 mensual con contrato de 6 meses
Digital format, PDF, TIFF, PSD, JPG, Word Format Text Email: [email protected]
Autorización de Pago
Compañía ________________________________________________ Núm.Booth___________________________ Teléfonos ________________________________________________ Fax__________________________________ Número Cheque _______________ Visa______ Master Card______ Total$________________________________ Número Tarjeta: ____________________________________________ Fecha Expiración:_______________________ Pago Total $_____________________________________________________________________________________ Depósito___________________________________________________ Balance______________________________
Firma_____________________________________________________Fecha________________________________
Presentaciones en Salones Educativos y Tarima Fecha Límite para información viernes 7 agosto
Clase, Seminario, Charla que ofrecerá su Compañía en San Juan Beauty Show 2015
NOMBRE CLASE Y EDUCADORES DOMINGO / LUNES HORA
Presentación en Tarima, que ofrecerá su Compañía en San Juan Beauty Show 2015
NOMBRE PRESENTACION Y EDUCADORES DOMINGO / LUNES HORA
Seminarios que ofrecerá su Compañía durante el 2015-2016
NOMBRE SEMINARIO LUGAR FECHA
HOTEL
Sheraton Puerto Rico at Convention Center Hotel & Casino
200 Convention Boulevard San Juan, PR 00907
Teléfono (787) 993-3500
$129.00 + Tax por noche doble/sencilla Reservaciones en o antes del LUNES 31 de AGOSTO de 2015 antes de las 5:00 p.m.
$139.00 + Tax por noche doble/sencilla Reservaciones desde el lunes 1ro. de sept. hasta el VIERNES 16 de OCTUBRE de 2015 antes de las 5:00 p.m.
Después de esta fecha a precios y disponibilidad del hotel
ACTIVIDADES ESPECIALES
REUNION DE ESCUELAS Miércoles 2 septiembre 2015 / 10:00 a.m.
Centro de Convenciones de Puerto Rico
CONFERENCIA DE PRENSA Miércoles 28 octubre 2015 / 10:00 a.m. Centro de Convenciones de Puerto Rico
RED CARPET Domingo 8 noviembre 2015 / 4:00 p.m. Centro de Convenciones de Puerto Rico
LATIN AMERICAN AWARDS Domingo 8 noviembre 2015 / 6:00 p.m. Centro de Convenciones de Puerto Rico
Auspicio de Actividades Especiales [email protected] (787) 756-8019