ProcedimientoElaboración, Modificación yControl de Documentos y
Registros
Código : MC-P-CDR-001
Versión : 01
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PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN, MODIFICACION Y
CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
ELAB./MODIFICADO POR REVISADO POR APROBADO POR VIGENCIA
NOMBRE Cindy Caballero NOMBRE Renato Bravo NOMBRE Renato Bravo FECHA
CARGO Jefe de Proyectos CARGO Gerente General CARGO Gerente General
12/2015
FIRMA FIRMA FIRMA
FECHA 04/2014 FECHA 04/2014 FECHA 04/2014
1. OBJETIVO
Este documento es propiedad intelectual de MatrixConsulting. Se prohíbe su reproducción total o parcial sin la autorización expresa (escrita) de la Gerencia General o de un representante legal.
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Asegurar el adecuado manejo y disponibilidad de los documentos internos y externos
que conforman el Sistema de Gestión de la Calidad, garantizando su adecuación,
revisión, aprobación, actualización, legibilidad e identificación y prevención de
obsolescencia.
2. ALCANCE
Aplica a todos los documentos del SGC, incluyendo en los casos que aplique,
documentos de origen externo que se relacionen directamente con la prestación del
servicio.
3. RESPONSABLES
Es responsabilidad del representante de la gerencia para el SGC, definir, controlar y
hacer seguimiento a la documentación del Sistema.
4. DEFINICIONES
Documento: Recopilación de datos que arrojan un significado, impresas en papel,
medio magnético o sistematizado.
Proceso: Conjunto de actividades coordinadas y controladas, llevadas a cabo
para lograr un objetivo conforme con requisitos, incluyendo las limitaciones de
tiempo, costos y recursos.
SGC: Sistema de gestión de calidad.
Documento Interno: Información o datos que posee y elabora la empresa a
través de papel, disco magnético, óptico o electrónico y/o fotografías.
Documento Externo: Información o datos que poseen y elaboran organismos o
personas ajenas a la empresa a través de papel, disco magnético, óptico o
electrónico y/o fotografías. Este documento sirve de guía o apoyo para el
desarrollo de las actividades.
Documento obsoleto: Son aquellos documentos que ya no tienen vigencia
porque se han generado nuevas versiones mejoradas y que por lo tanto deben ser
claramente identificados como tal en el SGC.
Versión: Muestra el estado de los documentos en términos de actualidad.
5. FINALIDAD
Este documento es propiedad intelectual de MatrixConsulting. Se prohíbe su reproducción total o parcial sin la autorización expresa (escrita) de la Gerencia General o de un representante legal.
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El presente procedimiento, nos permite llevar un control de los documentos y
registros que posee la empresa, a su vez saber que lineamientos o directrices a
seguir para cada documento y registro que se pueda necesitar en determinados
procesos.
6. DESARROLLO:
N° Actividad Descripción de la Actividad
Control de Documentos
1. Elaboración de Documentos.
El representante de la Gerencia, administra todos los
documentos generados por la empresa Matrix, los cuales son
elaborados por cada responsable de la actividad que intervienen
en un proceso, de acuerdo al procedimiento de elaboración y
revisión de documentos y registros.
La elaboración consiste en la generación o desarrollo de
un documento borrador por las personas que intervienen
en un proceso, considerando cuatro etapas principales:
▪ Planeación
▪ Redacción
▪ Revisión
▪ Edición
Asegurarse que le documento cumpla los lineamientos en
el procedimiento de elaboración y revisión de
documentos y registros.
Asegurarse que el documento sea procesado en los
tiempos estipulados en el anexo 1.
El documento se somete a revisión, aprobación y/o
actualización.
Difusión del documento al personal involucrado.
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La revisión y aprobación de documentos consiste en:
Verifica el cumplimiento de los lineamientos en el
procedimiento de elaboración y revisión de documentos y
registros.
Verificar que estén descritas las prácticas reales de cada
actividad.
Cada documento lo aprueba la autoridad que corresponda.
Cada responsable de documento debe revisar y mantener
actualizada su documentación, así como hacerlo firmar
por las autoridades correspondientes en la portada del
mismo (elaboración, revisión y aprobación).
El representante de la gerencia debe revisar los documentos en
todas las áreas de la empresa.
Asegurarse de lo siguiente:
Estado de la versión vigente de los documentos.
Disponibilidad de los documentos en los puntos de uso
(versiones pertinentes y el centro de la documentación).
Documentos legibles y fácilmente identificables.
Se considera como documento aprobado todo aquel que
contenga las firmas correspondientes en la portada.
Cuando se use un documento externo en la operación el
responsable debe cumplir con lo siguiente:
Notificar al representante de la gerencia el nombre,
vigencia y usuarios del documento.
Actualizar los documentos a los usuarios.
Recolectar los documentos obsoletos y destruirlos sea el
caso, o mantenerlos como referencia.
2.
3.
4.
Revisión y Aprobación de documentos.
Revisión y actualización de los documentos.
Identificación de los documentos externos.
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5. Control de la distribución de documentos (internos y externos).
La distribución de los documentos se mantiene disponible en la
base de datos de la empresa para cualquier consulta, en formato
pdf. Verificar que los documentos contengan las versiones
actuales de los documentos originales.
En el caso de los documentos obsoletos, cuando sea el caso se
pasara a la destrucción, ya fueron modificados, en todo caso se
crea una carpeta especial con el nombre "DOCUMENTOS
OBSOLETOS".
Control de Registros
1. Identificación El representante de la gerencia identifica y controla los registros.
Los cambios o inclusión de nuevos registros pueden ser con base
en solicitudes de cambio, necesidad de modificación y/o nuevos
documentos o estructura documental de acuerdo sea la
necesidad de un proceso dado.
2. Almacenamiento
Los registros en medios electrónicos son contenidos en los
dispositivos y equipos que se requieran como son carpetas,
archiveros, disquetes, CD, disco duro, servidor y cualquier otro
dispositivo que se requiera, de acuerdo a la tecnología usada.
En el caso que se manejen registros en papel, se escanean y son
contenidos en dispositivos y equipos que se requieran, en
nuestro caso son en el disco duro de las computadoras que
posee la empresa.
3. Protección En el caso de MATRIX INVENTARIOS, la integridad de los registros
generados son responsabilidad del representante de la gerencia.
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4. Recuperación Todos los registros en papel e electrónicos son clasificados
físicamente por el generador(por nombre, fecha, tipo de
información u otra forma conveniente para el usuario) y
ubicados en sitios accesibles al personal que los requiera para
el desarrollo de su trabajo, permitiendo su fácil y oportuna
recuperación.
5. Retención El representante de la gerencia, analizara cada tipo de
registros y determinara el periodo que se guardaran,
considerando lo estipulado en los elementos regulatorios y
legales aplicables a la empresa; este tiempo de retención se
registra en cada procedimiento y en el procedimiento de
control de documentos y registros.
Cuando se requiera archivar en forma permanente un registro,
su tiempo de retención con un tiempo de periodo considerable,
actualizando el tiempo de retención cuando sea necesario.
6. Disposición El destino final, guarda permanente o eliminación de los
registros serán de acuerdo a su uso. Los registros pueden ser
eliminados por el responsable una vez se cumpla el tiempo de
retención.
7. Difusión En este caso el responsable de difundir los registros será el
representante de la gerencia, al personal involucrado en los
procesos. Los cambios se realizan no mayor a 5 días hábiles
posteriores a la publicación del mismo.
7. CONTROL DE REGISTROS.
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Correos electrónicos.
Llamadas telefónicas.
8. ANEXOS.
8.1. ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACION.
8.1.1. Caratula y contenido.
Nombre del Procedimiento Documento
Código : MC-X-XXX-YYY
Versión : X
Página : X de YY
ELAB./MODIFICADO POR REVISADO POR APROBADO POR VIGENCIA
NOMBRE
NOMBRE NOMBRE FECHA
CARGO CARGO CARGO
FIRMA FIRMA FIRMA
FECHA FECHA FECHA
8.1.2. Formato.
El formato estará a disposición de todos los usuarios, en plantilla Word, la que
contendrá automáticamente los siguientes atributos:
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1. Objetivo (para que trabajar con el procedimiento)
2. Alcance (donde, a que aplica el procedimiento)
3. Responsabilidades (principales responsables por cada proceso)
4. Definiciones.
5. Finalidad (muestra los lineamientos a seguir en determinado proceso)
6. Descripción de Actividades (detalle de los pasos a seguir por proceso)
7. Anexos.
8. Control de Registros.
9. Tabla de control de cambios.
10. Dependiendo del tipo de documento se agregaran otras entradas
Pie de página solo en la primera hoja.
Primeras letras del título del documento
ProcedimientoElaboración, Modificación yControl de Documentos y
Registros
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Versión : 01
Página : 8 de 9
Hoja: Tamaño A4 21 cm x 29.7 cm.
Escritura
Fuente: Verdana 10
Justificación: Perfecta.
Interlineado: 1.5
Márgenes:
Derecho: 2.5 cm
Izquierdo: 2.5 cm
Superior: 2.5 cm
Inferior: 2.5 cm
8.1.3. Codificación.
Los documentos implementados para la empresa deben estar codificados a un
criterio de clasificación entre tipo de documento y proceso al que pertenece.
Para efectos de la clasificación, el control y la fácil ubicación; la codificación de
los documentos se debe asignar de acuerdo a la siguiente tabla:
TIPO DE DOCUMENTO CODIGO
Manual M
Procedimientos P
Formatos F
Registros R
8.1.3.1. Consecutivo
Para el inicio de la codificación se usara las siglas del nombre de la empresa
MC, seguido por el tipo de documento, las primeras letras del título del
documento y un correlativo.
MC – P - CDR- 001
8.2. Versiones de los documentos.
La documentación sometida a todo proceso de elaboración y revisión y primera
aprobación final tendrá la numeración 01 y las siguientes seguirán el correlativo.
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Siglas del nombre de la empresa
Correlativo
Tipo de documento
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8.3. Tabla de tiempos estimados por la emisión de documentos.
8.4. Tabla de Control de Cambios.
Se deben conservar la última actualización en la tabla del documento y se debe
destacar con cursiva el texto del documento que fue cambiado con respecto a la
versión anterior. Se debe seguir la siguiente tabla para el control de cambio:
SECCIÓN VERSIÓN FECHA DE REVISIÓN
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
9. TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS.
El presente procedimiento es la versión 01, y aun no tiene cambios que realizar.
SECCIÓN VERSIÓN FECHA DE REVISIÓN
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
01 Elaboración del documento
------- FIN DEL DOCUMENTO -------
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ANEXO 1
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