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Gestión Integral de PymesExportadoras - Módulo I 1
21 de Agosto 2012
© Marcela Mirabal M. Todos los derechos reservados. MMXII.
Marcela Mirabal M.Módulo I: Gestión Administrativa
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Gestión Integral de PymesExportadoras - Módulo I 2
Contenido
• La Planificación y la Programación• Gestión de Procesos y Documental• Gestión de Recursos Humanos• Administración Financiera• Gestión de Tecnología de Información• Responsabilidad social
1. Planificación y Programación
Por qué PlanificarLa Planificación Estratégica
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Gestión Integral de PymesExportadoras - Módulo I 3
PyMEs en R.D.
• 18,486 PyMEs1
• Aporte del 24.4% al PIB1
• Afectadas directamente por cambios en el entorno• Esto hace necesario un énfasis en lograr una mejor
gestión administrativa a través de la ejecución deacciones coherentes y planificadas
1Plan Estratégico de las PYMES de República Dominicana 2008-2013
Ventajas de la Planificación
Menos incertidumbre
Más eficiencia Los objetivos seentienden mejor
Se crean las bases para lagestión y el seguimiento
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Gestión Integral de PymesExportadoras - Módulo I 4
El Ciclo Básico de Planificación
PLANPlanificar
DOHacer
CHECKEvaluar
ACTActuar
Círculo de Planificación o PDCA de Edwards Deming
• “‘…¿podrías indicarme qué camino tengo quetomar desde aquí?’ El gato contestó: ‘Esodepende de a dónde quieras llegar’”. (LewisCarrol)
• El trabajo de la dirección no consiste en ver a lacompañía tal como está… sino en lo que sepuede convertir. (John W. Teets - Greyhound)
• Usted tiene que diseñar un plan. No puedesimplemente desear que las cosas mejoren.(John F. Welch, GE)
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Gestión Integral de PymesExportadoras - Módulo I 5
Pensando Estratégicamente:Las Tres Grandes Preguntas Estratégicas
1. ¿Dónde Estamos? ¿Cuál es Nuestra Situación?2. ¿Dónde queremos ir?
– ¿En qué negocios queremos estar y en qué posiciónen el mercado?
– ¿Qué necesidades y cuáles grupos de consumidoresqueremos satisfacer?
– ¿Qué resultados queremos lograr?
3. ¿Cómo llegaremos ahí?
Las 5 Tareas de laAdministración Estratégica
Definición delNegocio o
Misióny Desarrollo de
Una Visión
Establecimientode ObjetivosFinancieros yEstratégicos;
A corto y largoplazo
Formulaciónde una
Estrategia queLogre los
Objetivos deResultado
Perseguidos
Implantación yPuesta en
Práctica de laEstrategia
Evaluación delResultado,
Revisión de laSituación eInicio de los
AjustesCorrectivos
Revisar CuandoSea Necesario
Revisar CuandoSea Necesario
Mejorar /Cambiar
Cuando SeaNecesario
Mejorar /Cambiar
Cuando SeaNecesario
Regresar a lasTareas 1, 2, 3 y 4
Cuando SeaNecesario
Tarea 1 Tarea 2 Tarea 3 Tarea 4 Tarea 5
Quiénessomos/ a
dónde vamos
Qué haremospara lograrlo y
llegar ahí
Cómo loharemos
HacerloCómo lo estamos
haciendo, quéestá pasando
“Administración Estratégica: Textos y Casos”, Thompson, Strickland & Gamble
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Gestión Integral de PymesExportadoras - Módulo I 6
¿Qué es un Plan Estratégico?
Hacia dónde va el negocio:visión y misión
Cursos de acción para lograr losresultados esperados: estrategias
Blancos de desempeño a corto y largoplazos: objetivos estratégicos yfinancieros
¿Por qué tener un Plan Estratégico?• El proceso de análisis y planificación permite
– Conocer la situación del sector y de la competencia– Identificar mejor las necesidades de los clientes– Detectar necesidades de mejoras internas– Establecer el “destino del viaje” y fijar “el rumbo” de cada
etapa
– Delimitar las acciones a tomar por la empresa y prever lascorrecciones que puedan ser necesarias ante contingencias
“Guía para la Planificación en la PYME”, José Ml. Martí, Universidad de León, España
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Gestión Integral de PymesExportadoras - Módulo I 7
¿Qué es Estrategia?• La estrategia de una empresa consiste en el conjunto de
movimientos competitivos y enfoques de negociosmediante los cuales la gerencia trata de dirigir a laempresa.
• La estrategia es el “plan de acción” para:– Atraer y satisfacer a los clientes– Vigilar una posición de mercado– Realizar operaciones– Competir con éxito– Lograr las metas organizacionales
¿Por qué se requieren estrategias?
Para conformar demanera proactiva la formaen que una empresarealizará sus operaciones
Para moldear las acciones ydecisiones de los
empleados y gerentes enun plan de acción
coordinado y para toda laempresa
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Gestión Integral de PymesExportadoras - Módulo I 8
“Guía para la Planificación en la PYME”, José Ml. Martí, Universidad de León, España
Herramientas de Análisis Estratégico• La Planificación Estratégica se auxilia de numerosas
herramientas de análisis que facilitan lacomprensión de las características del entorno
• Algunas de las más utilizadas son:– Análisis de las Cinco Fuerzas de Porter– Identificación de Factores Críticos de Éxito– Análisis FODA
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Gestión Integral de PymesExportadoras - Módulo I 9
El Modelo de las Cinco FuerzasCompetitivas de Porter
SubstituteProducts(of firms in
other industries)
RivalryAmong
CompetingSellers
PotentialNew
Entrants
Suppliers ofKey Inputs Buyers
ProductosSustitutos
(de empresas enotras industrias)
RivalidadEntre
Competidores
PotencialesNuevos
Entrantes
Suplidores deInsumos Clave Compradores
“Estrategia Competitiva”, Michael Porter
Factores Críticos para el Éxito• Son los elementos competitivos que más afectan la
habilidad de todos los miembros del sector paraprosperar
– Elementos estratégicos específicos– Atributos de producto– Recursos– Competencias o capacidades– Capacidades competitivas
• Marcan la diferencia entre– Ganancia y pérdida– Éxito o fracaso competitivo
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Gestión Integral de PymesExportadoras - Módulo I 10
Análisis FODA• Para que la estrategia de una empresa sea bien
concebida, debe ajustarse a:– Las fortalezas y debilidades de recursos– Las mejores oportunidades del mercado y las amenazas
externas para su bienestar
• El Análisis FODA provee una visióngeneral rápida de la situación estratégica
• Es un “estado de situación estratégica”,que muestra los activos y los pasivosestratégicos
F D
O A
La ejecución competente de unaestrategia bien concebida es la mejorprueba de excelencia ejecutiva y una
receta probada para el éxitoorganizacional.
buena estrategia + buena ejecución =buena gerencia
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2. Gestión de Procesos yDocumental
Definición de ProcesoImportancia del Enfoque de ProcesoPolíticas, Procedimientos y Normas
¿Qué Es “Proceso”?Una o más tareas que añaden valor, al transformar unconjunto de entradas en un conjunto específico desalidas (bienes o servicios) para otra persona (cliente),por medio de una combinación de personas,herramientas, y métodos
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Gestión Integral de PymesExportadoras - Módulo I 12
¿Por qué Enfocarnos a Procesos?La visión o enfoque organizacional tradicional se dirigea cómo se hacía el trabajo en el pasado
– Enfoque jerárquico verticalpor cadena de mando
– Trabajo secuencial– Decisiones sólo se toman “arriba” y se mandan órdenes
hacia “abajo”– De “abajo” sólo se hace el trabajo y se manda
información hacia “arriba”
¿Por qué Enfocarnos a Procesos?• Las organizaciones han evolucionado…
– Personal más informado y mejor calificado– Las decisiones se toman continuamente, en el momento y
lugar de la acción y el servicio
• Hoy día se compite en base a procesos• El enfoque tradicional no toma en
cuenta a suplidores y clientes, ni tampoco lasrelaciones entre individuos dentro de un área o através de diferentes áreas
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Gestión Integral de PymesExportadoras - Módulo I 13
Consistencia en los Procesos• La variabilidad que se obtiene en los resultados
muchas veces tiene que ver con variación en– Materiales– Maquinarias– Métodos– Mano de Obra– Inspección…
• En otras palabras, variación en el Proceso
Consistencia en los Procesos• Si en un proceso todo es consistente, malo o bueno,
tendremos resultados consistentes, malos obuenos…
• Si el proceso es consistentemente bueno, losresultados serán consistentemente buenos…
• Por tanto, debe procurarse una mejoracontinua en procesos
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Gestión Integral de PymesExportadoras - Módulo I 14
Consistencia en los Procesos• El secreto radica en:
– Eliminar o reducir al mínimo la variación en todos losaspectos del proceso (control estadístico)
– Mantener esa baja variabilidad dentro de los límites deespecificaciones
– O sea, mantener el comportamiento estable,dentro de los límites especificados, paraproducir resultados de calidad
Políticas, Procedimientos y Normas• ¿Qué Hago? ¿Qué NO Hago? ¿Cuáles Son Las
Reglas Generales?
• ¿Cómo lo Hago?
• ¿Qué Condiciones Debe Cumplir Lo Que Hago?¿Cómo las Estoy Cumpliendo?
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Gestión Integral de PymesExportadoras - Módulo I 15
Las Políticas y Procedimientos Ayudan ala Implementación de la Estrategia
• Proveen una guía clara sobre comportamientosesperados
• Ayudan a alinear las acciones internas con laestrategia, canalizando esfuerzos en el camino
• Aseguran consistencia en el desempeño deactividades en unidades geográficamente distantes
• Sirven como una base poderosa para crear ajusteentre la cultura y la estrategia
3. Gestión Humana
El Recurso Humano en las PyMEsLa importancia de la Gestión HumanaLa estructura organizacional
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Gestión Integral de PymesExportadoras - Módulo I 16
El Recurso Humano• En los procesos que realiza una empresa, quienes
más le aportan al producto son quienes laboran allí,quienes tienen contacto con el cliente y con elproducto mismo
• Para generar valor en el negocio, hay que darle valoral recurso humano
• Un equipo de trabajo bien conformado, conuna buena estructura organizacional ybien motivado, lleva a buenos resultados
El Recurso Humano en las PyMEs• ¿Hay gestión de los recursos humanos?• ¿Existe una planificación y reflexión acerca de la
importancia estratégica que tienen las personas y lainversión en formación y desarrollo?
• ¿Cómo incide el conflicto generacional o de formaciónde los individuos que integran la empresa?
• ¿Saben las PyMEs qué necesitan?¿Cuáles son susnecesidades de formación?
“PYMES y Gestión de los Recursos Humanos”, Roxana Jofre
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Gestión Integral de PymesExportadoras - Módulo I 17
El Recurso Humano en las PyMEs• ¿Aprecian el valor agregado de la gestión de los
recursos humanos como parte del alineamientoestratégico del negocio?
• ¿Como hacen las PyMEs que tienen una cantidad depersonal limitado para capacitarlo sin dejar de hacerlas tareas? ¿Cómo capacitar con pocos recursos?
“PYMES y Gestión de los Recursos Humanos”, Roxana Jofre
Importancia de la Gestión Humana• Una adecuada gestión de los recursos humanos
puede brindar innumerables beneficios:– Contribuye a la contratación de talentos– Facilita el desarrollo y la formación del personal– Mejora el desempeño– Ayuda a mejorar las comunicaciones internas– Imprime coherencia en recompensas y reconocimiento al
desempeño de las personas– Facilita la asignación de tareas y responsabilidades
¡Contribuye a la consecución de las metas!
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Gestión Integral de PymesExportadoras - Módulo I 18
Estructura Organizacional• La estructura de una organización debe amoldarse a
la estrategia que ésta persigue• Una estructura organizacional adecuada a la
estrategia facilita la implementación y provee lasbases para la obtención de resultados exitosos
• La forma en la que se estructura el trabajo es unmedio para conseguir un fin — ¡no un fin en símismo!
4. Administración Financiera
El rol de la información en la Administración FinancieraImportancia de la Administración y Planificación Financiera
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Gestión Integral de PymesExportadoras - Módulo I 19
El Rol de la Información
• El contexto actual obliga a ser mucho másprofesionales en el manejo de los negocios
• Aunque el sentido común es un aspecto importante,una gestión administrativa efectiva requiere decontar con buena información
• Una buena información financiera confiable yactualizada puede ser la diferencia entre una buena yuna mala decisión
El Rol de la Información
• La información financiera básica debe incluir:– Cuánto , cuándo y en qué se gasta– Cuáles gastos implican desembolso y cuáles no– Cuánto ingresa y por qué concepto– Cuáles son las ganancias– Capital de inversión necesario
• La contabilidad es la base para el análisis de lasituación del negocio así como para el cálculo deimpuestos para su presentación y pago
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Gestión Integral de PymesExportadoras - Módulo I 20
Gestión Financiera Efectiva
• La responsabilidad de conocer la situación financierade la empresa es enteramente de quien la dirige
• Conocer la situación financiera incluye saber:– Los activos, pasivos y capital que tiene la empresa– La clasificación y composición de cada uno de éstos– La fuente de los principales ingresos de la empresa– Utilidad o pérdida que arroja cada ejercicio
Gestión Financiera Efectiva
• Un aspecto esencial para una buena administraciónfinanciera es saber interpretar el balance general, locual nos permite– Calcular el capital de trabajo con el que se cuenta:
• Es recomendable contar con 2-3 meses sin considerar ingresos
– Determinar cuándo debería comprarse alguna maquinariao equipo
– En sentido general, tomar decisiones oportunas ycoherentes
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Gestión Integral de PymesExportadoras - Módulo I 21
5. Gestión de Tecnología deInformación
Sistemas de Información en la EmpresaLa TI y la Competitividad
Tipos de Sistemas de Información deNegocios
• Desde una perspectiva del usuario al que sirven– Sistemas de Procesamiento de Transacciones
– Sistemas de Apoyo Gerencial
• Desde una perspectiva funcional– Sistemas de Ventas y Mercadeo
– Sistemas de Manufactura y Producción
– Sistemas Financieros y Contables
– Sistemas de Recursos Humanos
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Gestión Integral de PymesExportadoras - Módulo I 22
Sistemas de Información de Negocios –Perspectiva del Usuario
• Sistemas de Procesamiento de Transacciones(TPS)– Automatizan tareas operativas– Registran data y hacen operaciones básicas– Son intensivos en entrada y salida de información
• Sistemas de Apoyo Gerencial– Generan información para apoyo a los mandos medios
y la alta administración en la toma de decisiones
Sistemas de Información de Negocios –Perspectiva Funcional
OzLos SI de Ventas y Mercadeo ayudan a enfocar
compradores potenciales y a servir clientes
Sistemasde VentasyMercadeo
Investigación de Mercados Mercado Meta
Automatización dela fuerza de ventas
Otros Sistemas de Mercadeo yVentas
Sistema deInformación
deMercadeo
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Gestión Integral de PymesExportadoras - Módulo I 23
Sistemas de Información de Negocios –Perspectiva Funcional
Sistemas deManufacturayProducción
Los SI de manufactura y producción ayudan a reducirtiempos de ciclo y costo de mantenimiento de inventario. Oz
Planificación derequerimiento de materiales
Planificación de recursos demanufactura
Sistemas de Ejecución de Manufactura
Otros Sistemas deInformación deManufactura yControl de Inventario
Sistema deInformación deManufactura y
Control deInventario
Sistemas de Información de Negocios –Perspectiva Funcional
SistemasFinancieros
Los SI financieros ayudan a administrar el efectivo y losportafolios de inversión. Oz
Sistema deInformaciónFinanciera
Presupuestos y Pronósticos
Manejo deefectivo
Análisis deinversiones
Otros Sistemas de Información Financiera
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Gestión Integral de PymesExportadoras - Módulo I 24
Sistemas de Información de Negocios –Perspectiva Funcional
SistemasContables
Los SI de contabilidad incluyen característicasque reflejan el desempeño actualizado de laorganización en términos financieros. Oz
Contabilidad de Costo
Informaciónde ventas delSPT
Otras Funciones Contables
ReportesFinancieros
CXP y CXC
Sistemade
Información Contable
Sistemas de Información de Negocios –Perspectiva Funcional
SistemasdeRecursosHumanos
Los SI de Recursos Humanos ayudan a losgerentes a optimizar la asignación de empleados yproveer servicios de nómina, beneficios y otros.
Sistema deAdministración
de RRHH
Otros Sistemasde
Administraciónde RRHH
Entrenamiento
Reclutamiento y Promoción
Evaluación
Adm. deRegistros deEmpleados
Adm. de Compensacióny Beneficios
Oz
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Gestión Integral de PymesExportadoras - Módulo I 25
TI y Competitividad• Hoy día, hay una estrecha relación entre los Sistemas
y Tecnología de Información (STI) y la capacidadcompetitiva de une empresa
• Los STI han servido como factor acelerador de lacreciente competencia entre empresas
• La rápida difusión de las mejores prácticaslleva a las empresas a estar en constantebúsqueda de factores diferenciadores
6. Responsabilidad Social
Responsabilidad Social en las PyMEsAlgunas Ideas para Implementación
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Gestión Integral de PymesExportadoras - Módulo I 26
La Empresa Socialmente Responsable
• Una empresa socialmente responsable buscaconstantemente optimizar las interrelaciones de losterceros involucrados con la empresa: accionistas,clientes, empleados, proveedores, comunidad ygobierno
• Su cultura empresarial está basada en principios dehonestidad, transparencia y servicio
La Empresa Socialmente Responsable
• La empresa socialmente responsable fundamenta suaccionar en cuatro ámbitos básicos de laresponsabilidad social:– Calidad de vida en la empresa– Vinculación e impacto con la comunidad (próxima y global)– Cuidado y prevención del medio ambiente– Ética empresarial
“Y tu empresa, ¿es socialmente responsable?”, Jesús Lechuga, IDEAS PARA PYMES
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Gestión Integral de PymesExportadoras - Módulo I 27
La Empresa Socialmente Responsable
“Guía de RSC para las PYMES”, Isabel Roser Hernández
Algunas Ideas para la PyME ESRÁmbito Qué hacer
Calidad de vida en laempresa
• Mantener el entorno y las condiciones de trabajo segurasy saludables
• Facilitar la conciliación de la vida laboral y familiar• Dar seguridad en el empleo, pago digno y oportunidades
de progreso• Suministrar información transparente a los accionistas
Vinculación e impactocon la comunidad
• Donaciones a organizaciones sociales, de cooperación,culturales, deportivas, etc.
• Voluntariado con grupos de la comunidad local paratransferir know-how
• Dar preferencia a proveedores locales
“Guía de RSC para las PYMES”, Isabel Roser Hernández
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Gestión Integral de PymesExportadoras - Módulo I 28
Algunas Ideas para la PyME ESRÁmbito Qué hacer
Cuidado y prevencióndel medio ambiente
• Conocer y cumplir las normas medioambientalesaplicables
• Minimizar los residuos y emisiones dañinas• Gestionar el consumo de recursos (agua, energía, etc.)• Reciclar residuos y productos en la medida de lo posible
Ética empresarial • Cumplir con las obligaciones fiscales y tributarias• Conocer las cuestiones más relevantes relacionadas con la
administración pública• Constituir relaciones de mutuo beneficio con proveedores• Fundar o formar parte de asociaciones que fomenten la
ESR en PyMEs
“Guía de RSC para las PYMES”, Isabel Roser Hernández
En Resumen…• Una gestión administrativa efectiva requiere de que
todas las áreas de una empresa se gestionen demanera efectiva
• Se trata de lograr que todas las piezas encajen y secomplementen unas a otras
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Gestión Integral de PymesExportadoras - Módulo I 29
Algunas Fuentes Consultadas• “Administración Estratégica: Textos y Casos”Thompson, Strickland & Gamble.Irwin/McGraw-Hill• “Guía para la Planificación en la PYME”José Manuel Martí RamosUniversidad de León, Españawww.chandoo.org• “PYMES y Gestión de los Recursos Humanos”Roxana JofreSer Humano y Trabajohttp://www.sht.com.ar/archivo/temas/pymes_rrhh.htm• “PYMES y Recursos Humanos”Carlos Mora VanegasIdeas para Pymes.comwww.ideasparapymes.com• “Administración Financiera en mi Pequeña Empresa”http://secretospyme.blogspot.com/2011/03/administracion-financiera-en-mi-pequena.html
Algunas Fuentes Consultadas• “Bases de Administración Financiera para PYMES”Raúl Díaz CobarrubiasUniverso PYMEwww.universopyme.com.mx• “El ABC de la Administración Financiera de Tu PYME: Activos, Pasivos y Capital Contable”• “El ABC de la Administración Financiera de Tu PYME: El Balance General”Daniel FríasIdeas para Pymes.comwww.ideasparapymes.com• “Y Tu Empresa, ¿es Socialmente Responsable?”Jesús LechugaIdeas para Pymes.comwww.ideasparapymes.com• “Guía de la Responsabilidad Social Corporativa para las PYMES”Isabel Roser HernándezFundación El Monte• “Responsabilidad Social Empresarial de las PYMES”Folleto basado en el estudio “CSR and Competitiveness European SMEs’ Good Practice”.
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