Mejora Incremental de Proceso
Foco: Reducir CostosUNIÓN INDUSTRIAL DEL OESTEBuenos Aires, 14 septiembre 2009
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TEMARIO
Savia & Asociados
Foco
Teorías & Conceptos
Metodología DMAMC
Un Caso - Planeamiento
Mejora Incremental de Procesos
Desde 1992 brinda servicio de asesoramiento, consultoría e implementación de proyectos
Dirigida a la actividad productiva y de servicio Focalizada en la Gestión Empresarial Especializada en:
Gestión y Administración Estratégica Gestión de la Calidad Gestión Industrial Gestión y Administración de Costos Gestión y Desarrollo del Capital Humano
Integrada por Profesionales Independientes de probada trayectoria
SAVIA & Asociados
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Mejora Incremental de Procesos
• Cómo desarrollar y|o mejorar Procesos de forma Eficaz & Eficiente?
• Qué Herramientas resultan necesarias?• Cómo alinear los recursos de la Empresa con su Política,
Estrategia y Objetivos en su diseño e implementación?• Cuáles son los factores que inciden para “concretar” la
mejora• Qué medios resultan necesarios para alcanzar resultados
que nos acerquen a la META: Rentabilidad
Dar respuesta y compartir la experiencia de:
FOCO DEL SEMINARIO
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TEORÍA & CONCEPTOS
PROCESO DISEÑO &
MEJORA
Mejora Incremental de Procesos
PROCESOS
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Cuándo hablamos de Procesos de qué hablamos?
De todos aquellos que se llevan o
deberían llevarse a cabo en una
organización para cumplir con el fin último de esta:
Ser Rentable
No se limita, por lo tanto, solo al Proceso OperativoInvolucra a otros
• Planeamiento Comercial
• Planeamiento de la Producción
• Gestión de Compras
• Planeamiento Financiero
• TODOS interactúan para
• alcanza la M E T A
Mejora Incremental de Procesos
P O L Í T I C A S
PROCESOS
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ProducciónLogística
Almacén
DespachoPlto Operativo
Mnto de Planta Compras
Control Calidad
Aseguramiento de la Calidad
Administración & Finanzas
Desarrollo de Producto
Comercial
Proveedor
Terceros
Clientes
Los procesos No son Lineales Son un conjunto de Actividades;
simultáneas, que involucran a más de un área
Proceso es cuando deja de ser un documento y pasa a ser ACCIÓN
Un proceso que no se mide no esta bajo control
Existen Restricciones
Mejora Incremental de Procesos
Teoría de las Restricciones; hace foco en tres Indicadores
La velocidad de generar dinero
Inventarios; en todas su etapas
Gastos de Operación Visibles
Ocultos
Se apoya en el análisis de Cadena de Valor del Proceso Propósito
Establecer puntos de mayor costo
Establecer puntos con mayor cantidad de RESTRICCIONES Trabajar sobre ellos
DISEÑO | MEJORA DE PROCESO
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Ingreso – Costo Directo
Lo que puedo vender Y NO LO VENDO
Lo que gasto y no está en los Inventarios
Mejora Incremental de Procesos
Restricciones Físicas En el marco de la Mejora Continua; la Teoría de las Restricciones señala 5 pasos para
minimizar su impacto e incrementar el beneficio
Identificar la restricción Decidir como optimizarla Subordinar todo lo demás a esa decisión Elevar la restricción Si en algún paso anterior se rompe la restricción volver al primer paso
Restricciones Políticas | Paradigmas Lo que la experiencia nos muestra:
Política, Estrategia y Objetivos no siempre están claros, difundidos y comprendidos La mayoría de las personas son expertas conocedoras de sus problemas locales Saben como solucionarlos; pero esas soluciones normalmente entran en conflicto
con otras áreas Los conflictos devienen en la parálisis; en mantener el status quo. En naturalizar los problemas: LA EMPRESA ES ASÍ; esto NO SE PUEDE CAMBIAR
DISEÑO | MEJORA DE PROCESO
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DISEÑO | MEJORA DE PROCESO
• Los procesos son una CADENA, NO ESLABONES INDEPENDIENTES, en la que el eslabón más débil [Restricción] condiciona al conjunto.• Conjunto de actividades, desde el PROVEEDOR al CLIENTE• Análisis de la Cadena de Valor
• Modelo Drum [Restricción] – Buffer – Rope; alternativa que contempla Stocks intermedios para compensar el menor ritmo de producción de un recurso frente al conjunto• Esta opción morigera el incremento del Inventario de Productos Terminados• Esto implica la disponibilidad de recursos post buffer y menor valor aplicado
• Comunicación eficaz & eficiente [Rope]• Trabajo en equipo – mucho se dice, poco se hace• Sistemas on line• Sistemas de alerta• Plan y Programa de producción, con fijación de prioridades, a todas las áreas
Lineamientos
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DISEÑO | MEJORA DE PROCESO
• Parámetros de Gestión
• Indicador de Utilidad
• Indicador de Rentabilidad
• Parámetros de Operación [Operativa y no Operativa]
• Foco en los puntos de Restricción
• Desarrollar Tablero de Control Operativo asociado a la Meta
• Inventarios o buffer en la Cadena
• Su incremento impacta negativamente no solo en los resultados:
• Ocupa lugar
• Es un activo que no puede ser procesado en otro producto
• Compromete el Flujo de Caja y por ende la capacidad de compra
Qué monitorear
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MÉTODO DMAMC
CONCEPTO ENFOQUE ETAPAS RESULTADOS
Mejora Incremental de Procesos
MÉTODO DMAMC
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Dimensionar Medir Analizar Mejorar Controlar
• En un análisis sistémico del proceso• Comprende todas las áreas• Involucra y compromete al personal en el LOGRO DE OBJETIVOS DE MEJORA
En qué consiste?
• En los principios de 6 SIGMA• En la Mejora Continua
En qué se fundamenta?
1. Enfoque en el Cliente2. Dirección basada en
datos y hechos3. Los procesos están
donde está la acción4. Dirección proactiva5. Colaboración sin
barreras6. Busque la perfección
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NUESTRO ENFOQUE
PROCESO
PROCESO
Eficiencia & Eficacia Recursos Comprometidos REDUCCIÓN COSTOS
DMAMC
Definir
Medir
AnalizarMejorar
Controlar
Capital Humano
Definir
Medir
AnalizarMejorar
Controlar
Gestión del Cambio Rentabilidad Sustentable
PROPÓSITO DE CADA ETAPA
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Procesos
Procesos
ProcesosDMAMC
+Capital
Humano
Definir
Medir
AnalizarMejorar
Controlar
Gestión del Cambio Definir
Medir
Analizar
Mejorar
Controlar
• Establecer el alcance del proyecto• Identificar Jugadores Clave• Armar un Plan de trabajo detallado• Diseñar estrategias y rutinas de comunicación
• Relevar y Cuantificar el proceso• Diagnosticar la creencia de la Necesidad de Cambio• Revisar Perfil Actitudinal• Definir y medir Parámetros Clave
• Identificar “causas problema “• Verificar relación entre variables del
proceso y los Objetivos de Ahorro• Diseñar las ACCIONES DE MEJORA
• Determinar ACCIONES y validarlas• Implementar las MEJORAS
• Verificar y asegurar la permanencia de los resultados en el PROCESO y en EL GRUPO DE TRABAJO
• Talleres de Comunicación y Trabajo en equipo
• Traspaso de metodología para reuniones eficaces
• Couching para Mejorar el desempeño de los Jugadores ClaveRentabilidad Sustentable
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Dimensionar Medir Analizar Mejorar Controlar
Verificar la Mejora: Análisis Técnico | EconómicoEstandarizar en caso afirmativoReplantear en caso NEGATIVO – Análisis de Causas Resultado
Validar la Mejora con todas lasa partes involucradas Resultado
Documentar Comunicar el cambio a todas las partes
Validar el Proyecto de Mejora Planteado Generar Hipótesis de Mejora Verificar si las Hipótesis superan las Restricciones Reenfocar y concentrar el Proyecto en caso negativo Herramientas
Diagrama de Proceso | AMFE – Análisis del Modo de Falla y sus Efectos Resultado
Proyecto de Mejora Identificar Líder de Proyecto |Conformar Grupo de Trabajo Establecer el Cronograma de Monitoreo de Avance
Implementar el Proyecto de Mejora validado Generar Lista de Mejoras Definir Plan de Acción c| Análisis de Retorno Seleccionar Mejoras conforme Matriz Esfuerzo - Impacto Evaluar RIESGOS PRUEBA PILOTO
Revisión del AMFE Establecer Acciones de contención Resultado
Implementar las acciones
RESULTADO DE CADA ETAPA
Identificar el Proceso Atender Requerimientos del Cliente: Externo | Interno Tener presente políticas y objetivos de la Dirección Personal en el que apalancaremos el CAMBIO
Entradas Cadena de Valor Restricciones detectadas o percibidas
Salidas Cuadro de Proyecto Requisitos acordados con el Cliente Mapa de Proceso Plan de Trabajo: Tareas & Responsables
De la PERCEPCIÓN a la OBJETIVIDAD Del Análisis Anárquico a la Sistematización De la NEGACIÓN DE LO OBVIO a VER EN LO OBVIO LA MEJORA Incorporar y HACER PARTICIPAR a los INVOLUCRADOS DIRECTOS
Método de Trabajo Plantear preguntas sobre el Diagrama de Proceso. Por qué? Revisar datos existentes Validar el sistema de medida Responder objetivamente las preguntas planteadas Cuantificar la situación de partida
Resultado Identificar claramente las Restricciones y el punto de Partida
TRABAJO EN EQUIPO
COMUNICACIÓN EFICAZ
LIDERAZGO
Mejora Incremental de Procesos
• Contempla el total de actividades que se realizan• Tiene por fundamento “ romper compartimentos” e integrar saberes • Sistematizar el análisis, captura y procesamiento de datos así como los
resultados en un Plan de Acción para la Mejora
Herramienta con enfoque integral sobre el proceso:
• Puntos críticos de la Cadena de Valor• Mejora Incremental de Procesos
• Diseño o Rediseño de Procesos • Análisis de fallas potenciales – AMFE
• Gestión por Procesos• Cambio de Cultura
Se aplica a Restricciones u Oportunidades de Mejora detectadas en:
MÉTODO DMAMC
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Mejora Incremental de Procesos
EN QUE SE FUNDAMENTA
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“no se ven ni cuantifican”, pero que“se reflejan en los Resultados”
Se estima que aproximadamente 20% de los Costos de una organización son consecuencia de ineficiencias que
Permite establecerCuál es el costo de la
ineficienciaCuánto perdemos por procesos no aceitados
Cuánto cuestan las “desinteligencias”
En la Mejora de Proceso focalizada en incrementar la velocidad de generar beneficios
Mejora Incremental de Procesos
MEJORA INCREMENTAL
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Medimos estos costos o las pérdidas que originan?Evaluamos si la venta cubre los sobrecostos que origina?
Percepción versus Información
Registramos el tiempo y/o de los recursos aplicados?
Busca los puntos de impacto de las Restricciones
Tiempos muertos por falta de insumos
Modificar Producción por Ventas no programadas
Órdenes de Producción
inadecuadas
Adecuar productos para entregar a un
cliente por otro
Mejora Incremental de Procesos
OPORTUNIDADES DE MEJORA
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Cómo encontrarlas?• Sistematizando el método de Análisis• Con datos que transformamos en información
Qué Herramientas aplicamos?
• Grupo de Trabajo• Técnicas de Trabajo en Equipo• Diagramas de Proceso• Cadena de Valor• Costeo por Actividad• Captura de datos on line• Sistemas informáticos de Gestión Industrial
Mejora Incremental de Procesos
CÓMO ALCANZAR LA META
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EL FOCO de la Mejora del Proceso es Incrementar la Velocidad de generar Dinero
LO QUE NO SE CONTROLA NO SE PUEDE COSTEAR
PERCEPCIÓN NO ES IGUAL A INFORMACIÓN
MEDIR SIN ACTUAR; ES UN GASTO MÁS
ACTUAR SIN MEDIR; ES UN IMPULSO QUE PUEDE, O NO, SER LA SOLUCIÓN
Mejora Incremental de Procesos
EN EL DISEÑO DE PROCESO
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Prod
ucció
n
Adm
inist
ració
n
Fina
nzas
Otra
s
Com
ercia
l
Diagnostico Por Área
Por Proceso
EstrategiaIndicadores Estratégicos
Acción de Mejora
Acción de Mejora
Plan Implementación
Identifica Acciones Criticidad
Plazo
M&C
Prod
ucció
n
Adm
inist
ració
n
Fina
nzas
Otra
s
Com
ercia
l
Vis
ión,
Mis
ión
& P
olíti
cas
Proceso Clave
Proceso Clave Diagnostico Por Área
Por Proceso
Indicadores Estratégicos
Acción de Mejora
Proveedores
Acción de Mejora
Plan de Acción
Identifica por Recomendación Criticidad
Plazo
Estrategia
Proceso Clave
Estrategia
Cliente
Objetivos Estratégicos
Objetivos Operativos
Debemos tener presente que:
Comprende a toda la organización
Qué resulta necesario contar con un método de análisis sustentado en información
confiable
Que permita detectar Oportunidades de Mejora que acoten o eliminen las RESTRICCIONES
tangibles e intangibles
Un Método sin Sistema
o un Sistema sin Método
N O CO N STITUY E N u na S O LUCIÓ NIN CR E M E N TA N E L P RO BL E M A
Mejora Incremental de Procesos
INTRODUCIR LAS MEJORAS
Factores que Conspiran
• Nosotros mismos• Falta de decisión• Falta de tiempo• Falta de creatividad• Siempre lo hicimos así• Esta empresa es
particular [una creencia de todos que daña a todos]
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Factores que Favorecen
• Decisión de Cambio• Agentes de Cambio• Definir Líder de
Proyecto• Dar apoyo al Líder• Designar un Equipo• Asignar tiempos• Asignar recursos
Mejora Incremental de Procesos
UN CASO
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PLANEAMIENTO
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OPORTUNIDADES DE MEJORA
VENTAS
COMPRAS
PRODUCCIÓNSTOCK MP
STOCK PT
DESPACHO
CALIDAD
CLIENTES
PROVEEDORES
PLANEAMIENTO
ADM & FNZ
Controles en exceso Programa de Control Demoras Operativas Personal calificado
Política Política
Especificaciones Plazos Cantidad Operación Calidad Proveedor alternativo
Cumplimiento Pagos Disponibilidad
Política
Forecast Lanzamiento de
Nuevos Productos Exportaciones
Requerimientos Promoción Plazos de Entrega Concentración de
Ventas en una fecha
Programa Producción Datos Proceso Lotes Económicos Recursos disponibles Mantenimiento
Política
Picking Pedidos Imprevistos Recursos saturados Espacio Movimientos
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IMPACTO EN EL COSTO
Paradigmas & Rentabilidad Lote Económico vs Costo de Oportunidad
Es verdad si TODO LO QUE HACEMOS LO VENDEMOSSi no es así: Almacenamos Materia Prima + valor agregado
Cuánto cuesta? Cuánto lugar ocupa? Cuánto impacta financieramente? Cuánto significa no contar con la Materia Prima que usamos?
Inventario vs Tiempo de EntregaCon un INVENTARIO GRANDE todos cumplimos NUESTRA PROMESA
DE ENTREGA Cuánto nos cuesta formarlo, mantenerlo, y VENDERLO? Comprometer plazos de entrega según ABC de clientes Cuánto nos cuesta financiarnos por lo que no vendemos y
ATESORAMOS en el ALMACÉN?
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IMPACTO EN EL COSTO
Planeamiento Financiero vs ProductivoFINANCIARNOS CON EL PROVEEDOR
Faltantes en producción Entregas fuera de Plazo; lista de ESPERA TODO SE PAGA, más tarde o más temprano
COMPRAR más de una vez Precio más caro Incremento del Costo en Control de Calidad Tiempo de espera en producción Costo de Trazabilidad
Mejora Incremental de Procesos
GRACIAS
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CIERRE&
PREGUNTAS
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