7/24/2019 Mi Primer Gran Evento
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Mi primerGRAN EVENTO
LIANDUARTE
www.lianduarte.com
Consejos,herramientasyguaprcticaparaquetu
primeroprximoeventoseaGRANDIOSO!
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P a r a N a c h o y V a l e n .
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CONTENIDO
4 I n t r o d u c c i n
5 I n f o g r a f a
6 P i e n s a e n u n a n e c e s i d a d
9 D e f i n e t u p b l i c o
1 1 B u s c a c m o h a c e r l o
1 4 C o m u n c a l o b i e n
1 7 C o n c l u s i n
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LograrunGRANeventonoestrelacionadoconel
tamaodelainversineconmica,lacantidaddeasistentes,contarconlosmejoresexpositoresen
sureaoellugarylainfrastructuraqueutilicemos.
DesarrollarunGRANeventotienequeverconhaber
dejadoenlosparticipanteslasensacindequetodo
fuecorrectamenteguionadoyorquestado,detal
maneraquealfinalizarelencuentro,salgan
satisfechos,preguntandocundoserelprximo.
Uneventonodeberadarprdidadedinero(amenos
quesucedaalgofueradelcontroldelaorganizacinodenuestrascapacidades).Uneventoconunacorrecta
planificacinestratgica,comomnimo,
deberisacarnosempatadosconlosgastosde
inversin.Recuerdaqueelquenoplanifica,
estplanificandoparaFALLAR!
Quierocompartirte,deunaformabreveyprctica,lo
queheaprendidoacercadecmollevaradelanteun
evento.Asseaelprimeroqueestsporemprender,o
luegodemuchasmalasexperiencias,deseoqueesto
ayudeaquetuprximoeventopuedaconvertirseentu
PRIMERGRANEVENTO.
INTRODUCCIN:
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Quetipodeexperienciasbuscanlaspersonasquequiero
atraerhaciamievento?Larespuestaaestapreguntaesla
claveparaconectarconnuestraaudiencia.
Lasgrandesideasprovienenderealizarunejerciciode
empataconnuestroprjimo.Puedodetenermeporunosinstantesycolocarmeensuszapatos?.
Estahabilidadparaconocereluniversoemocionaldeotra
personamepermitirveryanalizarcmoatender
concretamenteunproblemaonecesidad.
Losmomentosdemayorinspiracinllegarncuandonote
concentrestantoenloqueatiteinteresa,sinoenloqueundeterminadogrupodepersonasestnecesitando.
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Pensardequtratarycaleselobjetivodenuestro
evento,formanpartedelosprimerospasospara
emprenderesteviaje.Unamanerabastantefcilde
definirunobjetivoescolocarsiempreunverboantesdela
necesidad.Porej:digamosqueestamosenunlugaro
contextodondevemoslafaltademsicosobandas
musicales,quizasporquenosepuedeaccederauna
debidacapacitacin,osimplementeporquenosefomenta
estaramadelarte;entonceselejercicionosquedaraalgo
as:
Nuestroobjetivoesinspirarydesarrollarmsicosatravs
denuestroseventos.
Verbo
Inspirar
Necesidad
Msicos
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Enuncontextocomercial,elobjetivodenuestroeventoes
mejorarlosingresosporlaventadedeterminado
producto;entoncessera.
Verbo
Aumentr
Necesidad
T i p : R e a l i z a r u n b r a i n s t o r m i n g o l l v i a d e i d e a s c o n
e l e q u i p o y , e n l a p r i m e r a e t a p a , n o d e s e c h a r n a d a , p o r
m s i r r a c i o n a l q u e p a r e z c a ; d e s p e s l l e g a r e l t i e m p o
d e f i l t r a r l a s c o s a s .
Nuestroobjetivoquedamuyclaro,aumentarlasventas
dedichoproducto.
Ventas
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Debemosdefinirnuestropblicoobjetivoo"TARGET".
Estaspersonasvanasermspropensasaatendernuestra
propuestaytendrnmayorpredisposicinparaasistir.
Quinesasistiran?Encontrarelpblicoobjetivoesunatareamuyimportanteparaquenuestroeventoestbien
direccionadoyseaderelevanciaparasusparticipantes.
Buscarquinesespecficamenteestaraninteresadosen
loqueofrecemosnosayudaasaberadndedirigir
nuestrasaccionesdeMarketingyPublicidad.
Loimportanteenestosprimerospasosesdejartiempo
paralareflexinyvalidarsinuestroproyectopuede
respondercorrectamenteestapregunta.
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"Reflexionemos antes de elegir a nuestraaudiencia"
E l p b l i c o a l q u e n o s d i r i g i m o s p u e d e i d e n t i f i c a r s e
c o n n o s o t r o s ? . L a v i s i n y n u e s t r a s m e t a s d e b e r a n s e r
f a c i l m e n t e i n t e r p r e t a d a s p o r e s t e g r u p o d e g e n t e .
C u l e s e l n m e r o a p r o x i m a d o d e p e r s o n a s q u e
c o n f o r m a n e s e s e g m e n t o d e p b l i c o ?
P o d e m o s l l e g a r a l p b l i c o i n t e g r a n t e d e e s e
s e g m e n t o d e m a n e r a s e n c i l l a ?
P u e d e e s e g r u p o d e p e r s o n a s c o s t e a r u n
d e t e r m i n a d o g a s t o p a r a s o l v e n t a r e l e v e n t o ?
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Buscandolamejormaneradehacerlosinmorirenel
intento.
Parapoderrealizarcorrectamentetuevento,necesitarsTIEMPOyDINERO.Presupuestarnuestrotiempoestanto
omsimportantequepresupuestareldinero.
Necesitaremosplanificar,hacerunalistadetareasque
deberncumplirseenundeterminadotiempoy
deberemospresupuestarabsolutamentetodo.
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H a y u n p r o v e r b i o e n l a B i b l i a q u e d i c e :
" L o s p l a n e s b i e n p e n s a d o s : P u r a g a n a n c i a !
L o s p l a n e s a p r e s u r a d o s : P u r o f r a c a s o ! "
Debesactuardemaneraintencionalenestaetapadetu
proyecto;nodejesnadaalazarpensandoquenadielo
notar.UnGraneventosediferenciadelosdemsporque
sepudoapartartiempoclavedecalidad.Esteeseltiempo
queapartamosparaverelpasoapasodetodaslasreas.Si
debesimprovisar,queseaporeventualidadesynoporque
tefaltplanificacin.
Planifica:
Prov. 21:5
Prioriza:
Evalacualessonlastareasmsimportantesyllvalasal
topedelalista.Puedeserquefcilmenteteencuentres
ocupadoperononecesariamenteestssiendoefectivo
contutiempoyesfuerzo.
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Encargaaotraspersonas,segnsushabilidades,lastareas
quepuedanrealizarsinquedebasestarahi.Estoaceleraellogrodeobjetivosyfomentalaconfianzaentuequipo.No
tododebepasarporti;siesasi,correselriesgodecansarte
oqueelproyectonofuncioneporquenotieneslas
competenciasparahacerlotodosolo.Notepreocupes,
nadiepuedelograralgograndesolo.Aprendeelartede
trabajarconlosdemasydisfruta.
Delega:
Elpresupuestoesloquenosayudayasisteenelclculodeloscostosasociadosanuestroevento;nosubestimesesta
magnficaherramientaparaevitarquetueventose
conviertaenelultimoquequierasorganizar.
Elabora tu presupuesto:
Siemprendemosundeterminadotipodeaccinyno
evaluamos,nosperdemosungrancaudaldeinformacin
necesariaparaaprenderdenuestroserroresodescubrir
nuestraformuladelxito.Segnalgunosautores,elcontrolconstadetrespasos:Establecerestndares,medir
eldesempenoconesosestndaresycorregirlas
variacionesdelosestandaresylaplanificacin.Loqueno
semide,nosirve.
Evala y controla:
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Lograruneventorequieredeunainversininteligente
paraconseguirelmayornmerodeasistentesdenuestro
pblicoobjetivo.Comolodijealcomienzo,ungranevento
notienequesernecesariamentemasivoparaentrarenla
categoriadeGRANevento;seguramentehabrsasistidoa
algunosdondelagentesobrabaperoloquefaltabaneran
ideasylaorganizacindecidiausentarseeseda.No
obstante,elatraeraunaaudienciamultitudinarianos
abrelaspuertasasignificativosrecursosytieneelbeneficiodedarnosposicionamientoyunabuena
oportunidaddeseguirdesarrollandoymejoradonuestra
propuestadevalor.
Acontinuacintecompartirunaguadepreguntasmuy
usadaparaestoscasos,lasqueteayudarnalahorade
querercomunicartueventodeunamaneracorrecta.
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"Gua de preguntas"
Q u e ?
C m o s e l l a m a e l e v e n t o , y q u c o n t e n i d o s
e n c o n t r a r a n l o s p a r t i c i p a n t e s ?
Q u i n e s ?
A q u i n e s v a m o s a i n v i t a r c o m o e x p o n e n t e s o
p r o t a g o n i s t a s ?
C u n d o ?
E n q u e f e c h a o t e m p o r a d a s e d e s a r r o l l a r a ?
P o r q u ?
L a t e m t i c a d e n u e s t r o e v e n t o l o g r a r c o n v e n c e r a
n u e s t r a a u d i e n c i a ?
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Notienesentidoquetodoestmuybienorganizado,todo
muybonito,peroaleventonolleganadie.Debemos
aprenderausarherramientasquepuedandarnotoriedad
yposicionamientoanuestroproyecto.Unavezqueconocemosalpblicoquedeseamosqueasistaysabemos
dndeencontrarlo,debemosponernosmuyagudoscon
lasaccionesquetomaremos.Simevoyagastartodoel
dineroconelquecuentoenunacampanadepublicidad
portelevision,porejemplo,deberapensarantessi
realmentemipublicoestaahi.Esoseriacomoandar
matandomoscasacaonazos.
Enlaactualidadexistenvariasformasdecomunicarydar
aconocertuevento.Lasopcionesquepuedenayudarnosa
elaborarunabuenacampaahoyendasonmuyamplias.
Almargendelosmediostradicionales,contamosconlas
RedesSociales,Blog,PginaWeb,EmailMarketing,como
paramencionaralgunas.Nuncadejesdeinvertirenla
calidaddetuevento,noolvidesqueganarunabuena
reputacionesunelementounicoyquetediferenciadelresto.Ciertamentelapromocionbocaabocasiguesiendo
lamaspotenteherramientadedifusion.
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Trabajareneldiseo
creativodeuneventoesalgomaravilloso.
Poderorganizarun
encuentroquedeje
unaexperiencia,una
ensenanzaoun
mensaje,essinduda
unagran
responsabilidadque
debemostomaren
cuentaseriamente.No
nospreocupemostantoporsimplemente
amontonargente.
Sitenemosalgo
relevantequedecira
travesdenuestro
evento,ellosvendran.
CONCLUSIN:
Copyright LIAN DUARTE
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