NOCIONES BÁSICAS DE:Planificación, Seguimiento, Evaluación y
Sistematización (PSES)
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Contenido
1. Cronología
2. Enfoques actuales
3. Los sistemas de PSES
4. Lecciones Aprendidas
5. Glosario de términos y conceptos
Cronología del SyE para el Desarrollo
Década de los setenta• S&E herramienta de gerencia y
planificación• S&E orientado a generar
información para mejorar planificación y toma de decisiones
• Predominan métodos cuantitativos
• USES: Recojo de Información para directivos
Década de los ochenta
• Surge la Evaluación Participativa, adaptando métodos de participación extractivos y consultivos son adoptados ampliamente.
• Sistemas de SyE a lo largo del ciclo del proyecto.
• Se perfeccionan herramientas de planificación.
Cronología del SyE para el Desarrollo
Década de los noventa• Cambia dirección de proyectos
hacia la ejecución con múltiples actores.
• Enfoque de demanda: actores participan en diseño. Se desarrollan SEPs para la toma democrática de decisiones empoderamiento, aprendizaje del actor.
• Transparencia y eficiencia en gestión
Democratización de la información
Inicios del 2000• Surgen nuevas formas de
SEPs: Vigilancia Ciudadana, Auditoría Social.
• Proyectos, programas y organizaciones, gestión compartida orientada al impacto y a resultados.
• Los enfoques de evaluación indican que los resultados deben construir aprendizajes.
• SyE y organizaciones de base
Enfoque de Demanda Incorporación de actores en diseño y planificación
Tendencia a descentralización
Asignación de responsabilidades y autonomía relativa a actores (Coejecución / Cogestión) para:
Ejecución de proyectos y gestión de recursos
Diálogo para negociación de intereses y perspectivas
Mayor complejidad en objetivos y escenarios para proyectos de desarrollo rural (multidimensionalidad)
Cambios en proyectos de desarrollo rural
Enfoques Actuales de SyE
Enfoques Actuales de SyE
DOS OBJETIVOS - DOS DIMENSIONES:
1. Informar sobre los avances y resultados en la reducción de la pobreza: IMPACTO
2. Fortalecimiento de capacidades: EMPODERAMIENTO generación, análisis y USO DE INFORMACION. Aprendizaje social
ENFOQUE PARTICIPATIVO Y EMPODERADOR
Empoderamientofortalecimiento
Del capital social local
Proyectos y organizacionesQue aprenden
Gestión participativa conMúltiples actores
que toman decisiones
Comunidades y organizacionesRurales influyen y negocian
en su entorno
Utilizan el método de acción-reflexión-Diálogo-concertación para generar
capacidad local
Enfoques Actuales de SyEGestión orientada a resultados e impacto
• Preocupaciones en impactos y sostenibilidad • Avance hacia los impactos (tendencias) en la
reducción de la pobreza.• La orientación del SyE hacia impacto implica
responder las siguientes preguntas: ¿de qué modo se está contribuyendo a reducir la
pobreza rural?; ¿se han incrementado los ingresos y activos de los
pobres, en qué medida?; y ¿se están desarrollando capacidades en los actores,
hombres y mujeres?
Enfoques Actuales de SyEDiferentes tipos de evaluación
Convocante
• Interna y continua: sistemas PSES como parte de la gestión; organizacional.
• Externa: independiente, a cargo de donantes o financiadores, opinión pública.
Tiempo
• Ciclo del proyecto: inicio, mitad y final.
ETAPA DEEJECUCIÓN
SEGUIMIENTO
Evaluación continua o de proceso
Evaluaciónintermedia
Eval.Final
SISTEMATIZACIÓN
ETAPA DEPLANEAMIENTO
ETAPA EVALUACIÓNFINAL
EVALUACIÓN
Eval.Impacto
PLANIFICACIÓN
EVAL
EX
ANTE
EVAL
EX
POST
Estudiode
base
LOS SISTEMAS DE PSES
Los Sistemas PSESObjetivos
• Contribuir a una mejor gestión • Desarrollar capacidades en los actores para mejorar la
toma de sus propias decisiones y negociaciones. • Mostrar resultados.• Generar conocimientos, lecciones sobre la práctica • Aprendizaje social e institucional.• Transparencia y rendición de cuentas.
• Debe responder a las necesidades de los actores y usuarios.
PRODUCTOS(1 er nivel)
ACTIVIDADES
EFECTOS(2do. Nivel)
IMPACTO(3er. Nivel)
HIPOTESIS
INSUMOSSEGUIMIENTO
EVALUACION
Lecciones Aprendidas
Sistemas de SyE
RESULTADOS SONDEOINSTITUCIONALIZACIÓN SYE 2004-2007
• USES conformadas con equipo técnico capacitado con al menos 3 años de experiencia.
• Desarrollan unas 29 actividades principalmente POA, informes, evaluaciones puntuales.
Sólo un 16% contrata servicios de consultoría externa.
• Muy pocas revisan el ML e indicadores (3%)
EJECUCIÓN PRESUPUESTAL ANUAL PROMEDIO DE LAS USEs
2002 2003 2004 2005 2006 2007(*)
% de Ejecución 47.00 58.00 40.00 79.94 83.99 57.87
47.00
58.00
40.00
79.9483.99
57.87
0.00
10.00
20.00
30.00
40.00
50.00
60.00
70.00
80.00
90.00
%
(*) A mayp 2007
(*) Cifras a mayo 2007.
30.5%
18.3%
9.8%
7.3%
7.3%
6.1%
4.9%
4.9%
4.9%
3.7%
1.2%
1.2%
0% 10% 20% 30% 40%
Documento específico
Informe del Proyecto
Mejor desempeño del SPSE&S
POA 2004 ó 2005
Indicadores y Metas
Términos de Referencia
Memoria Anual
Base de datos
Formatos registro info.
POA reprogramado
Página Web
Estratégia Ajustada
Uso de la Información Generada por el Sistema PSES 2005
0.0 10.0 20.0 30.0 40.0 50.0 60.0 70.0 80.0 90.0 100.0
Preparación de TDR
Automatización del Sistema
Intercambio de experiencias
Ejercicios de contraloría social
Formación de capacidades de seguimiento y evaluación en grupos beneficiarios del proyectos
Autoevaluaciones con grupos de beneficiarios
Estudios de Bases
Evaluación (de medio término, etc)
Revisión y ajuste de Marco Lógico
Ajuste de indicadores
Sistematización de experiencias
Informes de seguimiento
Actividades de Planificación (Diseño de proyecto, POA, etc)
Diseño de formatos o elaboración de los instrumentos de recopilación de información
0.0
17.0
0.0
6.0
0.0
0.0
7.0
10.0
3.0
3.0
7.0
14.0
24.0
14.0
7.1
7.1
14.3
14.3
14.3
28.6
42.9
50.0
71.4
71.4
78.6
100.0
100.0
100.0
Evaluación de Impacto (2007)
Lecciones AprendidasFactores De Éxito En Los Sistemas de Sye
1. Voluntad Política para gestionar el cambio
2. Claridad conceptual y operativa del proyecto e hipótesis de cambio.
3. Involucramiento y motivación de actores
4. Construcción de un lenguaje homogéneo
5. Diseño gradual con herramientas sencillas de adaptación permanente.
6. Articulación con sistemas organizacionales
Lecciones AprendidasFactores De Fracaso En Los Sistemas de Sye
1. DELEGACION DEL SISTEMA A LAS UNIDADES TECNICAS Y/O EXCESIVA TERCERIZACIÓN
2. PROCESOS IMPUESTOS Y DESARTICULADOS DE LA GESTION ORGANIZACIONAL
3. AUSENCIA DE MECANISMOS DE INSTITUCIONALIZACION, USO Y COMUNICACION.
4. BAJA PARTICIPACION Y DESCONEXION CON USUARIOS
5. IMPOSICION DE INDICADORES OBLIGATORIOS
(1) MARCO OPERACIONAL DEL PSES• RECURSOS HUMANOS: personal técnico entrenado y con experiencia• RECURSOS DISPONIBLES: equipos y suministros.• ASIGNACION Y NIVEL PRESUPUESTAL• INCORPORACIÓN DEL PSES EN LOS SISTEMAS INSTITUCIONALES: descripción de
puestos, toma de decisiones, mecanismos y pautas de operación y reporte.
(2) EXISTENCIA Y CALIDAD DE LOS PRODUCTOS• Subsistema de Planificación: Visión, Marco lógico, POA• Subsistema de Seguimiento: Reportes periódicos, • Subsistema de Evaluación: estudios de base, estudios temáticos y de caso o según ciclo.• Subsistema de Sistematización: sistematizaciones/estudios de caso.• Sistema automatizado y usando aplicaciones visuales como mapas temáticos, herramientas
web 2.0
(3) USO Y COMUNICACIÓN DE RESULTADOS • Uso para la gestión y toma de decisiones• Uso de los productos para/generación de conocimiento propio por actores• Espacios para la retroalimentación: mixtos, locales, del proyecto (horizontal y vertical).• Retroalimentación de conocimiento para diferentes actores y mejora de la ejecución.
Lecciones AprendidasDimensiones De Un Sistema De PSES
Lecciones Aprendidas
I. MARCO OPERACIONAL
1. RECURSOS HUMANOS: Personal técnico entrenado y con experiencia
2. RECURSOS DISPONIBLES: Equipos y suministros.
3. ASIGNACION Y NIVEL PRESUPUESTAL
4. INCORPORACIÓN DEL PSES EN LOS SISTEMAS INSTITUCIONALES: Descripción de puestos, toma de decisiones, mecanismos y pautas de operación y reporte.
Lecciones Aprendidas
II. EXISTENCIA Y CALIDAD DE LOS PRODUCTOS
1. Subsistema de Planificación: Visión, Marco lógico, POA
2. Subsistema de Seguimiento: Reportes periódicos,
3. Subsistema de Evaluación: estudios de base, estudios temáticos y de caso o según ciclo.
4. Subsistema de Sistematización: sistematizaciones/estudios de caso.
5. Sistema automatizado y usando aplicaciones visuales como mapas temáticos, herramientas web 2.0
Lecciones Aprendidas
III. USO Y COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
1. Uso para la gestión y toma de decisiones
2. Uso de los productos para/generación de conocimiento propio por actores
3. Espacios para la retroalimentación: mixtos, locales, del proyecto (horizontal y vertical).
4. Retroalimentación de conocimiento para diferentes actores y mejora de la ejecución.
0.010.020.030.040.050.060.070.080.090.0
% % %
Marco Operacional
Calidad y Utilidad de los
Productos
Uso y Comunicación de Resultados
35.7
85.7
50.0
64.3
14.3
50.0
0.0 0.0 0.0
Avanzado
Medio
Inicial
Nivel De Institucionalización Según Dimensiones
GLOSARIO
Términos y Conceptos
Proceso para establecer los objetivos, resultados, acciones de un proyecto y los recursos necesarios (financieros, técnicos, organizacionales).
Oportunidad para establecer consensos sobre el mandato, dirección, prioridades y estrategias.
Producto es el Plan Operativo Anual que se elabora en forma participativa con los actores (taller de planeamiento y evaluación anual).
Planificación
Revisión sistemática o análisis continuo orientado a determinar si las actividades, la inversión de recursos y los productos, se realizan y se obtienen de acuerdo a lo programado.
Objeto de seguimiento: Planes Operativos Anuales (POAs) y cronogramas de trabajo.
Producto: reportes de seguimiento; bases de datos; informes periódicos sobre avance en metas.
Características
Actividad interna - continua
Insumo para evaluaciones y sistematizaciones
Seguimiento
Conjunto de actividades organizadas para determinar la medida en que el proyecto alcanza sus objetivos.
Genera enseñanzas; proceso de aprendizaje que involucra a los diferentes actores (grupos de interés).
Orientada hacia el aprendizaje y mejora de la efectividad; se elaboran lecciones aprendidas
Características
Interna y externa
Participativa – no participativa
Cualitativa y cuantitativa
Evaluación
Proceso de reflexión crítica aplicado a una experiencia práctica (actores analizan su práctica).
Proceso constructor de conocimiento (a partir de la experiencia - teoría y práctica)
Se basa en la idea de organizar, ordenar, interpretar, reflexionar: APRENDER dar sentido a intervenciones, a conocimientos que estaban dispersos o poco explícitos.
Proceso participativo realizado por los propios actores que intervienen en la experiencia -- fortalecimiento de capacidades y conocimientos.
Sistematización
Busca el aprendizaje del actor y su empoderamiento.
Son desarrolladas por todos los actores.
Los actores participan en la gestión: procesos de recopilación, análisis de la información; y en la toma de decisiones que conciernen a la ejecución.
Implica gestión basada en el trabajo en equipo y liderazgo compartido.
Los resultados deben construir aprendizajes para las personas y grupos, y no solamente juicios y opiniones individuales, lo cual es un nuevo paradigma.
Seguimiento y Evaluación Participativos (SEP)