NOMBRE DEL SUBPROCESO: Educación Formal Código: CED-3-CAR-1
PROCESO AL QUE PERTENECE: Educación. Versión: 12
OBJETIVO: Ofrecer el servicio de educación formal en términos de calidad y oportunidad, conforme al Proyecto Educativo
Institucional PEI, propiciando el desarrollo integral a través de procesos pedagógicos innovadores enfatizados en lo social, artístico y cultural de acuerdo a las políticas organizacionales, la promesa de servicio y las normas de educación nacional vigente, para el logro de la satisfacción de la comunidad educativa.
ALCANCE: El servicio aplica a niños, niñas, adolescentes y jóvenes en condición de afiliados y no afiliados a CAJAMAG, dando
prioridad a las categorías A y B para los estudiantes nuevos que ingresan. El servicio cubre los niveles de Educación Preescolar (Jardín y Transición), Básica Primaria, Básica Secundaria y Media Académica. ENTRADAS Actividades RESULTADOS
Procesos con los cuales Interactúa Responsable del Proceso Documentación Generada Plan de Continuidad Requisitos Registros Recursos Medición/Seguimiento a Indicadores
A P V H
LIMITES
ENTRADAS:
INSUMOS PROCESO/PROVEEDOR REQUISITOS
Requisitos legales Aplicables Acciones jurídicas Vigentes.
Plan Operativo Direccionamiento estratégico
Vigente y debidamente aprobado.
Promesa de servicio de Educación Formal
Planificación del Servicio
Actualizada y debidamente aprobada antes de promocionar y planear el servicio. Acorde con los requisitos legales y normativos establecidos desde el PEI.
Resultados de medición de la satisfacción del Cliente.
Medición de la Satisfacción
Entregada a más tardar a principios del mes de febrero de cada año, con resultados claros y objetivos.
Protocolo del Servicio de Educación Formal
Planificación del Servicio Actualizada y debidamente aprobada antes de planificar el servicio.
Resolución Costos Educativos.
MEN. Secretaría de Educación Distrital.
Vigente y aprobada anualmente.
Informe de autoevaluación institucional del año anterior
Educación Formal
Que cumpla con los requisitos, condiciones y en el formato establecido por el Ministerio de Educación Nacional.
Plan General de Estudios Subproceso de Planificación del Servicio
Aprobado y vigente.
Resultados de las revisiones gerenciales de Educación Formal
Subproceso de Planeación Estratégica
Anualmente con la evaluación de los requisitos de la Norma NTC ISO 9001:2008.
Proyecto Educativo Institucional PEI
Subproceso Planificación del Servicio.
Aprobado y vigente.
Manual de Calidad Educación Formal
Subproceso de Gestión de Calidad
Aprobado y vigente.
ACTIVIDADES
CICLO (PHVA)
ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
P
P
1. DEFINIR Y APROBAR LAS POLÍTICAS DE EDUCACIÓN FORMAL PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO. Define e imparte los lineamientos para el control y regulación del servicio de Educación Formal. Vigila que el responsable del subproceso cumpla con las políticas establecidas. Ver Políticas del Subproceso de Educación Formal CED-3-DE-1.
Jefe de la División Administrativa
No Aplica
2. IDENTIFICAR Y ANALIZAR LOS REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS APLICABLES AL SERVICIO DE EDUCACIÓN FORMAL: Anualmente la Rectora del Colegio Santiago de Cali CAJAMAG en conjunto con la oficina de jurídica, identifica y actualizan los requisitos legales aplicables al servicio de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de Control de la legislación APO-5-01-PRO-1 viéndose evidenciado en el sub-módulo Matriz de requisitos legales del aplicativo Kawak. En el caso de presentarse un cambio en los
requisitos legales que afecten la planificación y
prestación del servicio, la Rectora debe diligenciar
el formato Planificación de cambios GER-4-01-FO-
1 y a su vez realizar la actualización de la matriz
en el Aplicativo Kawak. INTERACCIÓN CON EL
SUBPROCESO DE ACCIONES JURÍDICAS
APO-5-01.
Rectora
Submodulo Matriz de requisitos
legales/App Kawak.
3. IDENTIFICAR, ANALIZAR Y EVALUAR LOS RIESGOS y OPORTUNIDADES APLICABLES AL SUBPROCESO: Para el caso de los Riesgos que afectan negativamente, la Rectora del Colegio Santiago de Cali CAJAMAG con la ayuda del Administrador de operaciones de riesgo analizan los objetivos del proceso, los factores externos e internos, las necesidades y expectativas de las partes interesadas e identifican los riesgos que puedan interferir en el desempeño del proceso, y cuando sea necesario toman acciones para abordar estos riesgos de acuerdo a la metodología
Rectora/Administrador de
operaciones de riesgo/
Coordinador de Acciones de
mejora
Ver registros generados en el Subproceso de Gestión de riesgos, Planeación Estratégica y Gestión de Calidad.
P
establecida en el subproceso de Gestión de riesgos GER-3-02.
Para el caso de los Riesgos que afectan positivamente, la Rectora del Colegio Santiago de Cali CAJAMAG y el Coordinador de Acciones de mejora identifican las oportunidades según lo establecido en la caracterización de Planeación Estratégica GER-1-01-CAR-1, y cuando sean necesarios toman acciones para abordar estas oportunidades de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de mejoramiento continuo GER-4-01-PRO-3.INTERACCIÓN CON EL SUBPROCESO DE GESTIÓN DE RIESGOS GER-3-02, Y PLANEACIÓN ESTATRETAGICA GER-1-01, GESTION DE CALIDAD GER-4. 4. IDENTIFICAR LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS: La Rectora del Colegio Santiago de Cali CAJAMAG anualmente identifica las partes interesadas propias del servicio internas y externas, necesidades y expectativas en el sub-módulo de partes interesadas en el aplicativo de Kawak.
Nota: La identificación de las partes interesadas
puede variar de acuerdo a las necesidades y
cambios del entorno del servicio.
INTERACCIÓN SUBPROCESO DE GESTIÓN DE CALIDAD GER-4-01.
Rectora.
Ver aplicativo KAWAK/Modulo Contexto
de la Organización/Submodulo Gestión de
Partes Interesadas.
5. ELABORAR CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Y CELEBRACIONES ESPECIALES CED-03-FO-04: El Rector y el Coordinador Académico elaboran el cronograma de Actividades y celebraciones especiales CED-03-FO-04 teniendo en cuenta la Planeación académica y el diseño curricular. VER PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN ACADÉMICA CED-3-PRO-2, DISEÑO CURRICULAR CPS-1-PRO-5, INSCRIPCIÓN, ADMISIÓN Y
Rector, Coordinador Académico
Cronograma de Actividades y Celebraciones Especiales CED-03-FO-04
P
MATRICULA CED-3-PRO-4 y SEGUIMIENTO A EGRESADOS CED-3-PRO-1. Nota: La elaboración de este cronograma inicia en las primeras dos semanas de diciembre del año en curso y finaliza en las dos semanas del mes de enero del año siguiente antes de iniciar labores académicas con los estudiantes con el desarrollo curricular.
6. APROBAR CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Y CELEBRACIONES ESPECIALES CED-3-FO-04: Aprueba el Cronograma de Actividades y Celebraciones Especiales en una vez finalizadas las dos primeras semanas de desarrollo curricular del año lectivo escolar teniendo en cuenta que cumple lo establecido en la Promesa del Servicio y Plan Operativo del año, caso contrario, será devuelto para corrección.
Jefe General de los Servicios Sociales
Cronograma de Actividades y Celebraciones Especiales CED-03-FO-04
7. SOCIALIZAR CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Y CELEBRACIONES ESPECIALES CED-3-FO-04 APROBADO: Una vez el Jefe General de los Servicios Sociales aprueba el cronograma el Rector o Coordinador Académico, socializa con el personal del colegio las actividades que fueron aprobadas. Esta actividad queda registrada en el formato Asistencia a Capacitación APO-2-02-FO-04.
Rector/Coordinador Académico
Asistencia a Capacitación APO-2-02-FO-04
8. SOLICITAR ACTUALIZACIÓN DE LA PÁGINA WEB DEL SERVICIO. Solicita la actualización de la página web con los servicios ofrecidos por el subproceso al Supervisor de Mercadeo. INTERACCIÓN CON EL SUBPROCESO DE COMUNICACIONES CCC-5.
Rector
S.I. Correo Electrónico
9. IDENTIFICAR LAS NECESIDADES Y RECURSOS REQUERIDOS PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO: El Rector con apoyo del Analista Administrativo Grado I de acuerdo al Protocolo y la Promesa de servicio de los programas de Educación Formal, analizan e identifican las necesidades y los recursos requeridos para la prestación
Rector/ Analista Administrativo Grado I
Ver registros Subproceso de Compras y Contratación APO-3-01-CAR-1
del servicio. INTERACCIÓN CON EL SUBPROCESO DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN APO-3-01, PLANIFICACIÓN DEL SERVICIO CPS-1 y PLANEACIÓN FINACIERA APO-1-01. VER Promesa de Educación Formal CPS-1-DE-39, Protocolo de Educación Formal CPS-1-DE-40. 10. REVISAR Y AJUSTAR EL P.E.I. CPS-1-DE-47 SEGÚN NECESIDADES DE LA INSTITUCIÓN: Se analizan los componentes del P.E.I. CPS-1-DE-47 para identificar si se requieren cambios o ajustes, teniendo en cuenta las normativas legales educativas. Estos ajustes son realizados por el Consejo Académico y son avalados por el Consejo Directivo, con la participación de representantes de la comunidad educativa y son consignados en Acta de Reunión Colegio Santiago de Cali CED-3-FO-15. Ver P.E.I CPS-1-DE-47. INTERACCIÓN CON EL SUBPROCESO DE PLANIFICACIÓN DEL SERVICIO CPS-1.
Rectora/Consejo Académico y Consejo Directivo
Acta de Reunión Colegio Santiago de Cali CED-3-FO-15
11. REVISAR Y AJUSTAR EL MANUAL DE CONVIVENCIA CED-3-MAN-1 CADA VEZ QUE SE REQUIERA, SEGÚN NECESIDADES IDENTIFICADAS: Se harán las correcciones y modificaciones pertinentes según la normatividad y demás lineamientos vigentes para aplicar normas claras de comportamiento y convivencia entre los miembros que conforman la comunidad educativa, los cuales serán aprobados por el Consejo Directivo y se actualizará y socializará el documento a través de la web, en el siguiente enlace: www.cajamag.com.co/colegio/documentos.php. Estos ajustes quedan consignados en el Acta de Reunión Colegio Santiago de Cali CED-3-FO-15. Ver Manual de Convivencia CED-3-MAN-1.
Comité de Convivencia Escolar de la Institución
Acta de Reunión Colegio Santiago de Cali CED-3-FO-15
12. DEFINIR EL PLAN GENERAL DE ESTUDIOS CED-3-DE-3: Documento que regula la labor docente institucional,
Rector/Coordinador Académico/ Consejo
No Aplica
Compuesto por: plan de estudio de primera infancia (preescolar), plan de estudio de básica primaria, plan de estudio de básica secundaria y plan de estudios de la Media Académica. VER Plan General de Estudio CED-3-DE-3, Procedimiento Diseño Curricular Educación Formal CED-3-PRO-4 y PEI CPS-1-DE-47. INTERACCIÓN SUBPROCESO DE PLANIFICACIÓN DEL SERVICIO CPS-1.
Directivo.
H
13. PUBLICAR LA RESOLUCION DE COSTOS EDUCATIVOS. Una vez emanada por la Secretaria de Educación Distrital, esta será publicada en cartelera y en la página web de la institución. INTERACCION CON EL SUBPROCESO DE COMUNICACIONES CCC-5.
Rector
D.E. Resolución de Costos Educativos.
14. REALIZAR LA INSCRIPCIÓN, ADMISIONES Y MATRICULA DE ESTUDIANTES: Esta actividad se realiza de acuerdo a los lineamientos establecidos en el Manual de Convivencia CED-3-MAN-1 y a lo definido en el Procedimiento de Inscripción, Admisión y Matrícula CED-3-PRO-3. Además, se elabora el directorio de alumnos Colegio Santiago de Cali Cajamag CED-3-FO-29 con todos los datos pertinentes de los alumnos nuevos y antiguos. Ver Manual de Convivencia CED-3-MAN-1, y procedimiento Inscripción, Admisión y Matrícula CED-3-PRO-3.
Rector/ Auxiliar Administrativo I.
Directorio de Alumnos Colegio Santiago de Cali Cajamag CED-3-FO-29
15. REALIZAR REUNIONES INFORMATIVAS: Dirigidas a padres de familias o acudientes para informar el desarrollo académico, convivencial y general del estudiante. Esta actividad se realiza a través de una circular, o en el formato Citación a Padres de Familia CED-3-FO-43, el cual es utilizado para realizar citaciones individuales a los padres, cuando se realiza reunión que implique la participación de la comunidad educativa, la citación se realizará a través de una circular la cual es entregada a cada estudiante y publican en las carteleras
Directivos Docentes/Docentes
Citación a Padres de Familia CED-3-FO-43/Circular P.I. Plantilla para la información de circulares Control Citas a
H
del colegio. La evidencia de estas reuniones queda plasmada en el formato de Control Citas a Padres de Familia CED-3-FO-21.
Padres de Familia CED-3-FO-21
16. EJECUTAR LAS CLASES SEGÚN EL PLAN DE AULA: Esta Actividad se realiza de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento de Gestión Académica. Ver Procedimiento de Gestión Académica CED-3-PRO-2.
Docentes
Ver registros Procedimiento de Gestión Académica CED-3-PRO-2
17. DESARROLLAR PROYECTOS TRANSVERSALES: Esta Actividad se realiza de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento de Gestión Académica y a los Proyectos Transversales Educación Formal. Ver Procedimiento de Gestión Académica CED-3-PRO-2 y Proyectos Transversales Educación Formal. INTERACCIÓN SUBPROCESO DE PLANIFICACIÓN DEL SERVICIO CPS-1.
Docentes
Ver registros Procedimiento de Gestión Académica CED-3-PRO-2
18. EVALUACIÓN DE LAS ACTIVIDADES PLANIFICADAS. Es responsable de aplicar a una muestra de estudiantes, la encuesta para medir el nivel de satisfacción de la actividad ejecutada de acuerdo al Cronograma de Actividades y Celebraciones Especiales CED-03-FO-04. Esta se hace de manera virtual a través del siguiente link https://docs.google.com/forms/d/18LSssPtNkQOdZNCEk0Rxn0yEV2lo1CZ8EcQV7MTy1Ss/viewform?usp=send_form. Nota: Esta encuesta se realizará a las siguientes actividades institucionales: Conmemoración del día del idioma, Feria de la ciencia y la tecnología, Festival de la canción en inglés, Feria de emprendimiento y las artes.
Docentes
S.I. Encuesta de Satisfacción Evaluación de Actividades Colegio Santiago de Cali Cajamag
19. REALIZAR SEGUIMIENTO A LAS ACTIVIDADES ACADÉMICAS: Esta Actividad se realiza de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de Gestión
Coordinador Académico
Ver registros Procedimiento de Gestión
H
Académica. Ver Procedimiento de Gestión Académica CED-3-PRO-2.
Académica CED-3-PRO-2
20. REALIZAR ESTUDIO SOCIOECONÓMICO Y CULTURAL: Esta actividad se realiza en el mes de marzo con el fin de obtener la información de la situación socioeconómica y cultural de los padres de familia de los estudiantes nuevos de la institución. Esta actividad se registra en el formato Encuesta Socioeconómica CED-3-FO-45.
Psicólogo
Encuesta Socioeconómica CED-3-FO-45
21. ELABORAR LISTADO DE DOCENTES VIGENTES EN LA INSTITUCIÓN PARA REMITIR A LA NOTARIA. Realiza anualmente el listado de los docentes vigentes en el formato Protocolización CED-3-FO-20 para su trámite ante la Notaria en el primer semestre del año siguiente, recibiendo la copia de la escritura pública que genera la Notaria.
Rector
Protocolización CED-3-FO-20
22. PRESENTAR LOS INFORMES EVALUATIVOS Y DE SEGUIMIENTO ACORDADOS TENIENDO EN CUENTA EL SIEDES DEL COLEGIO: Esta Actividad se realiza de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de Gestión Académica. Ver Procedimiento de Gestión Académica CED-3-PRO-2.
Docentes.
Ver registros Procedimiento de Gestión Académica CED-3-PRO-2
23. APLICAR LINEAMIENTOS, NORMAS DEFINIDOS EN EL MANUAL DE CONVIVENCIA: Se aplicarán los lineamientos, condiciones y procesos normativos contemplados en el Manual de Convivencia Escolar cada vez que se presentan situaciones convivenciales. Ver ficha de seguimiento al debido proceso disciplinario - convivencial CED-3-FO-O7, Control de citas a padres de familia CED-3-FO-21, Manual de Convivencia CED-3-MAN-1, FORMATOS: REPORTE DE ESTUDIANTES CON BAJO DESEMPEÑO CONVIVENCIAL CED-3-FO-46, PERMISO
Coordinadora de convivencia Comité de Convivencia, Coordinadora Académica
Ficha de Seguimiento al Debido Proceso Disciplinario - Convivencial CED-3-FO-O7 Control de citas a padres de familia
H
A ESTUDIANTES CED-3-FO-58 Y RELACIÓN DE EXCUSAS, AUSENCIAS Y PERMISOS DE ESTUDIANTES CED-3-FO-69
CED-3-FO-21 Reporte de Estudiantes con Bajo Desempeño Convivencial CED-3-FO-46 Permiso a Estudiantes CED-3-FO-58 Relación de excusas, ausencias y permisos de estudiantes CED-3-FO-69
24. CONTROLAR LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO: La Rectora diligencia la lista de control del proceso CED-03-FO-16 para hacer seguimiento del servicio, antes, durante y después de su ejecución, y así llevar control y seguimiento de la ejecución de actividades según Promesa del Servicio CPS-1-DE-39. De esta actividad debe generarse un registro que evidencie el desarrollo del control y seguimiento de la gestión. El control de la entrada y salida de docentes al Colegio Santiago de Cali, se realiza por control biométrico.
Rectora
Control del Proceso CED-03-FO-16 Ver Reporte de control de entradas y salidas generado en el Dpto. de Sistemas
25. REALIZAR SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DEL PAGO DE PENSIONES, DE ACUERDO A LO ESTABLECIDO EN EL CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS EDUCATIVOS: El Analista Administrativa grado I solicita al coordinador de TI el reporte generado en el marceweb de pago de
Analista Administrativa Grado I
S.I: Reporte de pago de pensión Correo
H
pensiones y realiza cobro persuasivo a los padres de familia que se encuentran en mora correspondiente a 3 meses consecutivos. Si realizado el cobro persuasivo persiste la mora, se enviará a la oficina de cartera. INTEREACCIÓN SUBPRCESO DE CARTERA. APO 1-03.
Electrónico De pago de pensión a Cartera
26. EFECTUAR LA AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL: Al finalizar el año escolar se realiza la autoevaluación institucional siguiendo directrices de la guía 34 del MEN, con los distintos estamentos de la institución a través del siguiente link: https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSfnTnD5G0q31x9Ih4Y9q6qRNy0ffyP43PHjdVQslx97kmS3bA/viewform?usp=send_forma, a partir de los resultados de dicha evaluación y el diagnóstico general se diseña y el Plan de Mejoramiento institucional CED-03-FO-12 que será ejecutado para el año siguiente, en donde se proponen mejoras en los componentes directivos, académicos, administrativo y de gestión de la comunidad; a este se le realiza un seguimiento trimestral durante su vigencia, el cual queda plasmado en el formato Revisión del Cumplimiento de los Objetivos y Metas del Plan de Mejoramiento CED-3-FO-56
Rector Estamentos de la Institución/Padres de Familia
S.I. Autoevaluación Institucional Plan de Mejoramiento Institucional CED-03-FO-12 Revisión del cumplimiento de los objetivos y metas del plan de mejoramiento CED-3-FO-56
27. REALIZAR ACTO DE GRADUACIÓN: Una vez el alumno haya alcanzado objetivos de las etapas de formación académica y cumpla con todos los requisitos establecidos en el Manual de Convivencia obtiene el título que lo acredita como bachiller académico, de acuerdo con lo estipulado en el Procedimiento de Gestión Académica y Manual de Convivencia, dejando registrada la entrega en el formato Acta General de Grado CED-03-FO-17. Ver Procedimiento de Gestión Académica CED-3-PRO-2 y Manual de Convivencia CED-3-MAN-1. Nota: El Colegio Santiago de Cali Cajamag siguiendo la directriz establecida por el Ministerio de Educación Nacional en el decreto 1075 de
Rector. Coordinadora Académica
Acta General de Grado CED-03-FO-17
H
2015 artículo 2.3.3.3.5.1 efectuará graduación sólo para los estudiantes que culminan el último grado de media académica.
28. REALIZAR LAS ACTIVIDADES RELACIONADAS CON EL SEGUIMIENTO A EGRESADOS: De acuerdo a lo establecido en el Procedimiento Seguimiento a Egresados CED-3-PRO-1. Ver Procedimiento de Seguimiento a Egresados CED-3-PRO-1.
Coordinador De Convivencia
Ver registros Procedimiento de Seguimiento a Egresados CED-3-PRO-1
29. REALIZAR SEGUIMIENTO A LAS PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS, SUGERENCIAS, FELICITACIONES Y DENUNCIAS MANIFESTADAS POR LA COMUNIDAD EDUCATIVA: Se pueden recibir mediante buzón de sugerencias, e-mail, llamada telefónica, carta o personalmente. INTERACCIÓN CON EL SUBPROCESO ATENCION A PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS, SUGERENCIAS, FELICITACIONES Y DENUNCIAS CED-3-PRO-1.
Rector
Ver registros Subproceso Atención a Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias, felicitaciones y denuncias CED-3-PRO-1
30. SOLICITAR MANTENIMIENTOS CORRECTIVOS A LA INFRAESTRUCTURA FÍSICA Y TECNOLÓGICA SEGÚN SE REQUIERA. INTERACCIÓN SUBPROCESO DE GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA APO-4-02 Y ADMINISTRICIÓN DE RECURSOS FÍSICOS APO-3-02.
Rector
Ver registros Subproceso de gestión de Infraestructura Tecnológica APO-4-02 Administración de Recursos Físicos APO-3-02
31. ELABORAR INFORME DE ESTADÍSTICAS MENSUAL: LA PRIMERA SEMANA DE CADA MES. INTERACCIÓN SUBPROCESO DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN GER-1-02.
Rector
Ver registros Subproceso Gestión de la Información GER-1-02
32. ENVIAR BASE DE DATOS: Anualmente Rector S.I. Correo
H
se debe enviar la base de datos de las personas atendidas al Supervisor de Atención al Cliente. INTERACCIÓN SUBPROCESO DE MEDICIÓN DE LA SATISFACCIÓN CSC-3.
Electrónico
33. GENERAR REPORTE DE PAGOS Y SEGUIMIENTOS: De acuerdo a lo establecido en el Procedimiento Inscripción, Admisión y Matrícula CED-3-PRO-3. VER Procedimiento Inscripción, Admisión y Matrícula CED-3-PRO-3.
Analista Administrativo Grado I
Ver registros Procedimiento Inscripción, Admisión y Matrícula CED-3-PRO-3
34. ALIMENTAR LOS INDICADORES: El Coordinador (a) Académico (a), El Coordinador de convivencia y El Analista Administrativo Grado I alimentan los indicadores de acuerdo al módulo INDICADORES del aplicativo KAWAK.
Coordinador Académico/ Analista Administrativo Grado I/ coordinador de convivencia
Módulo Indicadores Kawak
35. EVALUAR EL DESEMPEÑO DE LOS DOCENTES: Se realiza de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento Selección, Evaluación y Reevaluación de Proveedores. VER PROCEDIMIENTO SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES APO-3-01-PRO-4.
Rector
Ver registros Procedimiento Selección, Evaluación y Reevaluación de Proveedores APO-3-01-PRO-4
V
36. VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LA PROMESA DE SERVICIO. Rector
Control del Proceso CED-03-FO-16
37. VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL: PROYECTO EDUCATIVO INSTITUCIONAL (PEI) CPS-1-DE-47 PLAN GENERAL DE ESTUDIOS CPS-1-DE-66, PLAN DE AULA CED-3-FO-25 Y MANUAL DE CONVIVENCIA CED-3-MAN-1. Esto queda consignado en el Acta de Reunión Colegio Santiago de Cali CED-3-FO-15.
Rector
Acta de Reunión Colegio Santiago de Cali CED-3-FO-15
38. VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DEL CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Y Rector
Cronograma de
V
CELEBRACIONES ESPECIALES CED-03-FO-04.
Actividades y Celebraciones Especiales CED-03-FO-04
39. VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LAS POLÍTICAS OPERACIONALES DEL SERVICIO.
Rector
No Aplica
40. VERIFICAR QUE LA MATRIZ DE CRITICIDAD SE ENCUENTRA ACTUALIZADA DE ACUERDO A LOS PRODUCTOS Y SERVICIO DEL SUBPROCESO. VER PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES APO-3-01-PRO-4.
Rector
Ver registros del Procedimiento de selección, evaluación y reevaluación de proveedores apo-3-01-pro-4.
41. REALIZAR BACK UPS TENIENDO EN CUENTA LO ESTABLECIDO EN EL PROCEDIMIENTO DE BACK UPS APO-4-04-PRO-3. INTERACCIÓN CON EL SUBPROCESO DE GESTIÓN DE SERVICIOS DE TECNOLOGÍA APO-4-04.
Rector
No aplica.
42. VERIFICAR QUE SE CUMPLA CON EL REPORTE DE AUTOEVALUACIÓN PARA LA CLASIFICACIÓN DE COLEGIOS Y ASÍ MEDIR LA CALIDAD DEL SERVICIO A TRAVÉS DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL. Esta actividad es anual para la clasificación de los colegios y se hace a través de la página del Ministerio de Educación Nacional.
Rector
No aplica
43. EFECTUAR SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LOS RIESGOS IDENTIFICADOS Y VALORADOS EN EL SUBPROCESO, A TRAVÉS DEL MONITOREO DE LA MATRIZ DE RIESGOS ESTABLECIDA. INTERACCIÓN SUBPROCESO DE GESTION DE RIESGOS GER-3-02.
Rector
Ver registros Subproceso de Gestión de riesgos GER-3-02
V
44. ANALIZAR INDICADORES: Analizar los indicadores del subproceso en el módulo de indicadores aplicativo Kawak.
Rector
Módulo de indicadores aplicativo Kawak.
45. REALIZAR SEGUIMIENTO AL SUBPROCESO: El Jefe General de los Servicios Sociales realiza seguimiento a través del Plan Operativo, el cual es enviado por correo electrónico por el Rector (a). INTERACCION CON EL SUBPROCESO DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA GER-1-01. Nota: Este correo también se envía al Departamento de Gestión Calidad, Planeación y Estadística.
Jefe General de Servicios Sociales
S.I. Correo Electrónico
46. VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS APLICABLES AL SERVICIO DE EDUCACIÓN FORMAL: De acuerdo a lo establecido en subproceso de Acciones jurídicas la Rectora del Colegio Santiago de Cali CAJAMAG revisa que se esté cumplimiento los requisitos legales aplicables al servicio viéndose evidenciado mediante el Sub-módulo Matriz de los requisitos legales en el aplicativo Kawak.
Nota: La Rectora del Colegio Santiago de Cali
CAJAMAG realiza la medición del cumplimiento de
los requisitos legales a través del indicador del
cumplimiento de la promesa.
INTERACCIÓN CON EL SUBPROCESO DE
ACCIONES JURÍDICAS APO-5-01.
Rectora
Ver aplicativo KAWAK/Modulo Contexto de la Organización/Submodulo Matriz de Requisitos Legales.
47. REALIZAR SEGUIMIENTO A LAS PARTES INTERESADAS: Anualmente la Rectora del Colegio Santiago de Cali CAJAMAG realiza seguimiento a las partes interesadas y estrategias definidas desde su identificación de acuerdo a los parámetros establecidos en el sub-módulo de partes interesadas en el aplicativo de calidad.
Rectora
Ver aplicativo KAWAK/Modulo Contexto de la Organización/Submodulo Gestión de Partes Interesadas.
A
48. REALIZAR Y EJECUTAR ANUALMENTE EL PLAN DE
Directivos Docentes
Plan de Mejoramient
A
MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL, IDENTIFICANDO LAS NECESIDADES DE MEJORA EN CADA UNA DE LAS GESTIONES: DIRECTIVA, ACADÉMICA, ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Y DE LA COMUNIDAD.
o Institucional CED-3-FO-12
49. TOMAR ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS O DE MEJORA SEGÚN LOS RESULTADOS OBTENIDOS. VER PROCEDIMIENTO DE MEJORAMIENTO CONTINUO. Ver Procedimiento de Mejoramiento Continuo e INTERACCIÓN SUBPROCESO DE GESTIÓN DE CALIDAD GER-4-01.
Ver módulo Mejoramiento Continuo en Kawak
50. DAR TRATAMIENTO AL SERVICIO NO CONFORME: Cuando la prestación del servicio no cumple con las especificaciones de la promesa de servicio, se debe dar el tratamiento las salidas no conforme de acuerdo al “control de las salidas no conforme establecido en el protocolo de servicio de Educación Formal”, registrándolo además, en el Aplicativo Kawak en el Mód ulo de salidas No Conforme. Ver “procedimiento tratamiento y control de las salidas no conforme GER-4-01-PRO-5 y Protocolo del Servicio de Educación Formal CPS-1-DE-40. INTERACCIÓN CON EL SUBPROCESO DE GESTIÓN DE CALIDAD GER-4-01.
Rector, Analista administrativo Grado I, Coordinadora Académica y coordinador de Convivencia
Ver modulo salidas No Conforme en Kawak
RESULTADOS
PRODUCTO PROCESO /CLIENTE REQUISITOS
Cobertura del Servicio de educación formal en el Colegio Santiago de Cali.
Direccionamiento Estratégico
Presentarlo mensualmente en los formatos establecidos por la Caja y la Superintendencia del Subsidio Familiar.
Alumnos promovidos al siguiente grado que aprobaron las evaluaciones y alcanzaron los logros definidos.
Educación formal
Haber cumplido con los requisitos mínimos de aprobación, alcanzado los logros propuestos para cada área en cada grado y las evaluaciones exigidas, en grado undécimo, además de lo anterior,
se debe cumplir con los otros requisitos estipulados en el Manual de Convivencia para que puedan graduarse.
P.E.I actualizado para aprobación de la Secretaría de Educación.
Educación formal
Debidamente actualizado cuando sea necesario y avalado por el consejo directivo institucional.
Plan de mejoramiento institucional.
Educación formal Elaborado según estándares y requisitos establecidos por el Ministerio de Educación Nacional.
Costos Educativos Para el Año Siguiente.
Educación Formal. Elaborado según estándares y requisitos establecidos por el Ministerio de Educación Nacional.
LÍMITES Inicio: Definir el procedimiento de inscripción, admisiones y matriculas de estudiantes. Fin: Evaluar el desempeño de los docentes.
PROCESOS CON LOS CUALES INTERACTÚA
• Subproceso de Compras y Contratación. • Subproceso de Gestión de la Información. • Subproceso de Planeación Estratégica. • Subproceso de Gestión de Calidad. • Subproceso de Administración de recursos físicos.
• Subproceso de Gestión de infraestructura tecnológica. • Subproceso de Planificación del Servicio. • Subproceso de Planeación financiera. • Subproceso de Acciones Jurídicas. • Subproceso de Gestión de Riesgos.
• Subproceso atención a peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, Felicitaciones y Denuncias.
• Subproceso de Medición de la Satisfacción. • Subproceso de gestión documental. • Subproceso de gestión de servicios de tecnología. • Subproceso de Comunicaciones
RESPONSABLE DEL PROCESO.
Rector Colegio Santiago de Cali CAJAMAG.
DOCUMENTACIÓN GENERADA.
Políticas del Servicio Educación Formal Plan General de Estudio. Manual de convivencia. Procedimiento de Gestión Académica Procedimiento Diseño Curricular Procedimiento de Seguimiento a Egresados Procedimiento de Inscripción, Admisión y Matricula.
REGISTROS
IDENTIFICACIÓN RESPONSABLE MEDIO SITIO DE ARCHIVO
ACCESO TIEMPO DE
CONSERVACIÓN MÉTODO DE DESCARTE
CED-03-FO-04
Cronograma de
Actividades y Celebraciones
Especiales.
RECTOR/
Coordinador Académico
Físico y
digital
FISICO: oficina
RECTORIA/
ARCHIVADOR 1 GAVETA A
DIGITAL:
Oficina RECTORIA/ PC
RECTORA/USUA
RIO/CONTRASEÑA/ MIS
DOCUMENTOS/ CRONOGRAMA
Rector/Coordi
nador Académico
/Analista Administrativo
Grado I
Archivo de
Gestión: 1 año
Archivo Central:
N/A
Eliminar.
CED-03-FO-07 Ficha de
Seguimiento al
Debido Proceso Disciplinario -
Convivencial
Coordinador de
Convivencia Físico
Oficina de
Coordinación de
Convivencia/Archivador 6/Gaveta
B/Carpetas Organizadas por
Grados
Rector
/Coordinador de
Convivencia
Archivo de Gestión:
3 Años
Archivo Central:
N/A
Eliminar.
CED-03-FO-09
Control de
Asistencia Docentes
Coordinador de
Convivencia Físico
Oficina de
Coordinación de Convivencia/arch
ivador 6 Gaveta D
Rector Coordinador
Académico
Archivo de
Gestión: 1 año.
Archivo Central: N/A
Eliminar.
CED-03-FO-15 Actas de Reunión
Colegio Santiago
de Cali Cajamag:
Consejo
académico,
comisión de evaluación y
promoción.
Consejo de padres de familia, consejo
directivo, asociación de
padres de familia,
Acta de Gobierno
Escolar: consejo estudiantil.
Actas de Comité de
convivencia Escolar
Reunión de docentes
Reunión para
inducción y
reinducción para docentes y/o
estudiantes.
Auxiliar
Administrativo I.
Auxiliar
Administrativo I.
Docente del Área
de Sociales
Coordinador (a)
de Convivencia
Auxiliar
Administrativo I.
Auxiliar
Administrativo I.
Físico
Oficina
RECTORIA/ARCHIVADOR 1/
GAVETA A/
carpeta de actas
Oficina del Rector/Archivado
r 1/Gaveta A/Carpeta DE
ACTAS
Oficina Coordinación de
convivencia/ archivador 6/
Gaveta C/
carpeta comité de convivencia
Oficina
RECTORIA/ARCH
IVADOR 1/ GAVETA A/
Oficina
RECTORIA/ARCHIVADOR 1/
GAVETA A/
Oficina RECTORIA/ARCH
IVADOR 1/ GAVETA A/
Coordinador
Académico
Auxiliar Administrativo
I.
Docente del
Área de
Sociales
Rector(a)/
Coordinador (a) de
convivencia
Coordinador
(a)
Académico (a)
Rector
Coordinador
(a) Académico (a)
Archivo de
Gestión: 1 años.
Archivo Central:
N/A
Archivo de
Gestión: 1 años.
Archivo Central:
N/A
Archivo de Gestión: 1 años.
Archivo Central:
Eliminar.
Eliminar.
Eliminar.
Reunión de Padres de Familia.
Auxiliar
Administrativo I.
Rector
Coordinador (a)
Académico (a)
N/A
CED-03-FO-16 Control del Proceso
Rector Físico
Oficina de Rectoría/Archiva
dor 1/Gaveta A/Carpeta
Control del
Proceso
Rector /
Auxiliar Administrativo
I.
Archivo de
Gestión: 1 años.
Archivo Central: N/A
Eliminar.
Coevaluación
Docente – Coordinación
Académica
CED-3-FO-41
Coordinador
Académico Físico
Oficina del responsable/Arch
ivador 3/Gaveta B/Carpeta
registro
actividades académicas
Rector/Coordinador
Académico
Archivo de
Gestión: 1 años.
Archivo Central:
N/A
Eliminar.
Libros
Reglamentarios
- Libro Informe
Final del Proceso Formativo del
Estudiante por Año
Rector/ Auxiliar
Administrativo I.
Físico
Oficina de Coordinación
Académica/Folderama
3/Entrepaño 1 y
2
Rector/ Auxiliar
Administrativo
I.
Archivo de Gestión:
Permanente
Archivo Central:
N/A
N/A.
CED-3-FO-20
Protocolización Rector Físico
Oficina del
Rector/Carpeta /archivador 1
gaveta A/Carpeta
Protocolización
Rector/
Auxiliar Administrativo
I.
Archivo de Gestión:
Permanente
Archivo Central:
N/A
N/A
S.I. Autoevaluación Institucional
Rector Digital
Sala de Informática/PC
Profesor de
Informática/usuario/Contraseña
https://docs.google.com/forms/d/
1zNpucySVXzSR9
GK136MwV7p-u-AH9EKM5JZJJg1I
e3g/viewform
Rector (a)/
Coordinador (a) Académico
(a)/ Coordinador
(a) de
Convivencia
N/A N/A
S.I. Encuesta de
Satisfacción Evaluación de
Actividades Colegio Santiago de Cali
Cajamag
Rector Digital
Sala de Informática/PC
Profesor de
Informática/usuario/Contraseña
https://docs.google.com/forms/d/
Directivos
Docentes N/A N/A
18LSssPtNkQOdZNCEk0Rxn0yEV2l
o1CZ8EcQV7MTy
1Ss/viewform?usp=send_form
CED-3-FO-43
Citación a Padres de Familia/Circular
Directivos
Docentes/Docentes
Físico Entregable N/A N/A N/A
Relación de excusas, ausencias y permisos de estudiantes
Coordinador de
Convivencia Digital
Oficina Coord.
De Convivencia/ PC/ Usuario y
contraseña/ Carpeta Año
vigente/ carpeta
Relación de excusas, ausencias y permisos de estudiantes
Rector/Coordinador de
Convivencia/D
ocentes
Archivo de
gestión: 1 año
Archivo central:
N/A
Eliminar
CED-03-FO-12
Plan de Mejoramiento
Institucional
Rector Físico
Oficina del
responsable/Arch
ivador 1/Gaveta A/Carpeta
Comité de Calidad Año
Rector/ Auxiliar
Administrativo
I.
Archivo de gestión: 2 años
Archivo central: N/A
Eliminar
CED-3-FO-45
Encuesta Socioeconómica
Psicólogo Físico
Oficina de
Psicología/
Archivado Vertical/Gaveta
A/Carpeta Encuesta
Socioeconómica
organizadas por Grado/
Rector /Psicólogo
Archivo de Gestión: 2 Años
Archivo Central:
N/A
Eliminar.
CED-3-FO-46 Reporte Estudiante
con Bajo Desempeño
Convivencial
Coordinador de
Convivencia Físico
Coordinación de
Convivencia/Archivador 6/Gaveta
B/Organizados
en Carpetas por Grados
Coordinador
de Convivencia
Archivo de Gestión: 2 Años
Archivo Central:
N/A
Eliminar.
P.I. Plantilla para la comunicación
externa
Directivos
Docentes Físico
Oficina del
Rector/Archivador 1/Gaveta
B/Carpeta de
Circulares
Directivos Docentes/Rec
tor
Archivo de
gestión: 2 años
Archivo central:
N/A
Eliminar
CED-03-FO-17
Acta General de Grado
Rector/ Auxiliar
Administrativo I.
Físico
Oficina del responsable/Arch
ivador 1/Gaveta A/Carpeta Acta
de Grado Año
Rector/ Auxiliar
Administrativo I.
/Coordinador
Archivo de gestión:
Permanente
Archivo central:
N/A
Académico N/A
CED-3-FO-29 Directorio de
Alumnos Colegio
Santiago de Cali Cajamag
Auxiliar
Administrativo I.
Físico
Oficina del
responsable/Escritorio
Secretaria/Gaveta 3/Carpeta
directorio estudiantes/Orga
nizado por año
Personal del Colegio
Archivo de gestión: 1 año
Archivo central: N/A
Eliminar
CED-3-FO-51 Formato de
Resolución
Auxiliar Administrativo I.
Físico
Oficina del
Rector/Archivador 1/Gaveta A,
Carpetas Ordenadas
Alfabéticamente/
Carpeta Resolución
Rector (a)/
Auxiliar Administrativo
I.
Archivo de
Gestión: 1 año.
2 Años en Archivo Central
Eliminar.
CED-3-FO-58
Permiso a
Estudiantes
Coordinador de Convivencia
Físico
Oficina de
coordinación de Convivencia/
archivador
6/Gaveta C/ carpeta permisos
a estudiantes
Rector,
Coordinador de
Convivencia
Archivo de Gestión: 1 año
Archivo Central: N/A
Eliminar.
CED-3-FO-21
Control de citas a padres de familia
Coordinador
Académico Físico
Oficina del responsable/Arch
ivador/Carpeta
control de citas a padres de familia
organizada por cursos
Directivos
Docentes
Archivo de
gestión: 1 año
Archivo central:
N/A
Eliminar
S.I. Correo
Electrónico Rector Digital
Correo Electrónico del
Responsable
Rector
Archivo de
Gestión:
Permanente
Archivo central: N/A
N/A
Asistencia a Capacitación APO-
2-02-FO-04
Coordinado
Académico Físico
Oficina
Coordinación
Académica/Archivador 3/Gaveta B
Directivos
Docentes
Archivo de
gestión: 1 año
Archivo central: N/A
Eliminar
S.I Entrada y Salida de Personal
Rector Digital
Aplicación ZK Time/usurio y
Calve/Descargar reporte Entrada
y Salida de personal
Rector Base de Datos Base de Datos
SI. Submodulo Matriz de requisitos legales App Kawak
Rector Digital
Aplicativo KAWAK/Usuario y clave/Módulo
Rector Base de datos
Historial de Aplicativo Kawak
Contexto de la Organización/Su
bmódulo de Matriz de Requisitos
Legales/Subprocesos Educación
Formal
S.I: Reporte de control de entradas y salidas generado
en el Dpto. de Sistemas.
Rector
Digital
Aplicativo Lectr de Huellas de
Entradas y Salidas/Reporte
de control de entradas y
salidas generado en el Dpto. de
Sistemas.
Profesional
Universitario de Sistemas
Base de datos
Historial de Aplicativo Lector
de Huellas de Entradas y
Salidas
S.I Aplicativo KAWAK/Modulo Contexto de la
Organización/Submodulo Gestión de Partes Interesadas
Rector
Digital
Aplicativo KAWAK/Usuario y clave/Módulo Contexto de la
Organización/Submódulo de
Gestión Partes Interesadas
Legales/Subprocesos Educación
Formal
Rector
Base de datos Historial de
Aplicativo Kawak
Revisión del cumplimiento de los objetivos y
metas del plan de mejoramiento CED-3-FO-56
Rector
Físico
Oficina del
Rector/Archivado
r 1/Gaveta A, Carpetas
Ordenadas Alfabéticamente/
Carpeta Comité
de Calidad Año
Rector /
Auxiliar
Administrativo I.
Archivo de
gestión:21 año
Archivo central:
N/A
Eliminar
S.I: Módulo de Salidas No
Conforme en Kawak
Rector
Digital
Aplicativo KAWAK/Usuario y clave/Salida No Conforme/Subpr
ocesos Educación
Formal
Rector
Base de datos Historial de
Aplicativo Kawak
PLAN DE CONTINUIDAD No Aplica.
REQUISITOS
Cliente: Promesa de Servicio. Legales: Ver Matriz de requisitos legales en el Módulo de Contexto de la Organización del Aplicativo Kawak. Organización: Código del Buen Gobierno. Código de Ética. ISO 9001: 2015 Requisitos Generales: • Numerales 4.1, 4.2, 4.4, 4.3, 7.5 • (5.1) 5.1.1, 5.3, 7.4, 6.1, 7.1 • Numerales 9.1, 8.6, 8.7, 9.1.3, 10.
• Capítulo 9. Requisitos Específicos: • Numeral 8.5
RECURSOS Docentes con el perfil y competencias requeridas. Software: Dossier paquete Office. Marce Web y Eduktic. Hardware (computadores, impresoras, escáner, videobeams, grabadoras, cámaras, filmadoras). Financieros: (Asignación de recursos económicos definidos en el presupuesto aprobado). Físicos: (infraestructura de salones, baños, pupitres, equipos de oficina área administrativa, papelería, productos de higiene).
MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO DE INDICADORES
Indicador Objetivo Meta Fórmula Frecuencia
Tiempo
Limite diligencia
miento
Unidad de Medida
Responsable
ID 11 Cobertura de
Cumplir con el
De acuerdo
(Cobertura ejecutada/
Anual Diez días hábiles
Unidad Rector
estudiantes matriculados.
porcentaje de
cobertura establecido
en el plan
operativo garantizand
o el acceso al servicio
educativo.
a lo estableci
do en la Planeaci
ón
estratégica
Cobertura proyectada)*1
00.
Nota: La
cobertura se establece por
grado escolar y por
categoría.
después de culminado
el año lectivo.
ID 12 Porcentaje de
Estudiantes
que aprobaron el año.
Medir el
porcentaje de alumnos
que
aprobaron en el año
escolar.
De acuerdo
a lo estableci
do en la
Planeación
estratégica
Nº Total de Estudiantes
promovidos/Total de
Estudiantes
Activos
NOTA: Estudiantes
activos=Estudiantes
matriculados-
Estudiantes desertados (en
el mismo año de medición)
Anual
Diez días hábiles
después de culminado
el año
lectivo.
(%) Asistente administrativo
ID 102
Deserción Escolar
NOTA: Se
considera
deserción escolar, a los
estudiantes que desertan
durante el año
lectivo más estudiantes
que no renuevan
matricula en el
año siguiente, exceptuando
los estudiantes de grado 11.
Medir el
porcentaje de Alumnos
deserción
en el año escolar
De
acuerdo
a lo estableci
do en la Planeaci
ón estratégi
ca
(No. De
estudiantes desertados/Tot
al estudiantes
matriculado) *100
Anual
Diez días
hábiles después de
culminado el año
lectivo.
(%) Asistente
administrativo
ID 13
Cumplimiento
de la promesa de servicio
educación Formal
Desarrollar
eficazmente todas las
acciones que hacen
parte de la
Promesa de
De
acuerdo a lo
establecido en la
Planeaci
ón
(N° de ítems
que cumplen en la ejecución
de la prestación del
servicio por
nivel) /(Total
Trimestral
Diez días
hábiles después de
culminado cada
trimestre.
(%) Rector
servicio, dando
cumplimiento a los
lineamiento
s establecido
s en el Proyecto
Educativo Instituciona
l PEI.
estratégica
de ítems definidos en la
ejecución del control de
proceso)*100
ID 321
Calidad Académica
nivel
Pre escolar
Medir el nivel de
desempeño académico
de los
estudiantes del nivel
preescolar.
De
acuerdo
a lo estableci
do en la Planeaci
ón estratégi
ca
Porcentaje por periodo de
estudiantes
con valoración Superior en
todas las dimensiones
y/o áreas para los grados de
nivel pre
escolar
Cuatrimestral
/ Anual
Diez días hábiles
después de
culminado el periodo.
% Coordinador
Académico
ID 319 Calidad
Académica Primaria,
Secundaria, y Media
Académica.
Medir el
nivel de
desempeño académico
de los estudiantes
de Primaria,
Secundaria,
y media académica.
De
acuerdo a lo
establecido en la
Planeación
Estratégi
ca
Promedio Calificaciones
de todas las asignaturas
por periodo de
los niveles Primaria,
Secundaria, y Media
Académica.
Cuatrimestral
/Anual
Diez días
hábiles
después de culminado
el periodo. Número
Coordinador
Académico
ID 301 Puntaje Global
de las pruebas
Saber 11
Medir el
nivel de desempeño
académico de
undécimo
grado.
Nota: Se emplea la
metodología
establecida
en la resolución
503 de 2014
De
acuerdo a lo
establecido Plan
Estratégico
Sumatoria
Puntaje Global / Total de
Estudiantes
Anual
Diez días
hábiles después de
culminado el año
lectivo.
Puntos ( 0-
500)
Coordinador
Académico
ID 227
Continuidad en la Formación
de los egresados
Medir el
impacto de
los egresados
en su continuidad
académica
De acuerdo
a lo
establecido en la
Planeación
estratégica
(Egresados que
continuaron su formación
académica/
Total de egresados de
la muestra) *100 Nota:
exceptuando el año en que se
toma la
muestra)
Anual
Diez días hábiles
después de culminado
el año
lectivo. (%)
Asistente Administrativo
ID 322 Cumplimiento
de planes de aulas de Pre
Escolar por asignatura,
niveles de
educación y dimensiones
Medir el cumplimien
to de los temas
programados en los
planes de
Aula de pre escolar
De acuerdo
a lo estableci
do en la Planeaci
ón
estratégica
(No. De Ejes
Temáticos que
cumplen en el Plan de Aula
de Pre Escolar por dimensión
y/o Área por periodo/ No.
de Ejes
Temáticos Programados
en el Plan de Aula) *100
cuatrimestral Diez días
hábiles
después de culminado
el periodo.
(%) Coordinador Académico
ID 320
Cumplimientocon los planes
de aulas de primaria por
asignatura,
niveles de educación
Medir el cumplimien
to de los temas
programad
os en los planes de
Aula de básica
primaria.
De
acuerdo a lo
establecido en la
Planeaci
ón estratégi
ca
(No. De Ejes
Temáticos que cumplen en el
Plan de Aula de básica
primaria por
Asignatura por periodo/No. de
Ejes Temáticos Programados
en el Plan de
Aula) *100
cuatrimestral Diez días
hábiles después de
culminado el periodo.
(%) Coordinador
Académico
ID 323 Cumplimiento
con los planes
de aulas de Secundaria por
asignatura, niveles de
educación
Medir el
cumplimiento de los
temas
programados en los
planes de Aula de
básica
Secundaria
De acuerdo
a lo estableci
do en la Planeaci
ón
estratégica
(No. De Ejes
Temáticos que
cumplen en el Plan de Aula
de básica Secundaria por
Asignatura por periodo / No.
de Ejes
Temáticos Programados
en el Plan de Aula) *100
cuatrimestral Diez días
hábiles
después de culminado
el periodo.
(%) Coordinador Académico
ID 324
Cumplimiento
Medir el
cumplimien
De
acuerdo
(No. De Ejes
Temáticos que
cuatrimestral Diez días
hábiles (%)
Coordinador
Académico
con los planes de aulas de la
Media académica por
asignatura,
niveles de educación
to de los temas
programados en los
planes de
Aula de la Media
académica
a lo estableci
do en la Planeaci
ón
estratégica
cumplen en el Plan de Aula
de básica Media por
Asignatura por
periodo/ No. de Ejes
Temáticos Programados
en el Plan de Aula) *100
después de culminado
el periodo.
ID 242
Satisfacción de
los estudiantes frente a los
docentes
Medir el grado de
satisfacción
de los estudiantes
frente a los docentes
De
acuerdo a lo
estableci
do en la Planeaci
ón estratégi
ca
(Porcentaje de
docente
calificados con la escala
valorativa siempre/Total
de docentes)
*100
Anual
Diez días
hábiles después de
culminado
el año lectivo.
(%) Coordinador
Académico
ID 282 Cumplimiento
del Cronograma
de Actividades
y Celebraciones
Especiales
Ofrecer el
servicio de educación
formal en términos de
oportunidad
De acuerdo
a lo estableci
do en el
plan estratégi
co
(Actividades
Ejecutadas del Cronograma
/Actividades
Programadas)*100
Semestral
Diez días hábiles
después de culminado
el semestre. (%) Rector
ID 285
Estudiantes reportados con
bajo desempeño
convivencial
Realizar
seguimient
o al proceso
formativo integral de
los
estudiantes especialme
nte a lo que concierne
con su
disciplina y convivencia
escolar.
De acuerdo
a lo estableci
do en el plan
estratégi
co
(Estudiantes Reportados
Bajo Desempeño
Convivencial/Total
Estudiantes
Colegio)*100
Trimestral
Diez días
hábiles
después de culminado
el trimestre.
%
Coordinador
de Convivencia
Cumplimiento de los ingresos
Cumplir con
la meta de
los ingresos del servicio
de Educación
Formal.
80 -100%
(ingresos
ejecutados/ingresos
proyectados)*100
Trimestral
Diez días
hábiles
después de culminado
el trimestre.
% Rectora
Tabla de Control de Cambios
Versión Cambio Fecha
2
Al alcance del subproceso se le suprimió el rango de edad de los alumnos “de 4 a
14 años”, se le adicionó “(Próximo año hasta octavo grado)”. A las entradas del subproceso se le adicionaron dos, que son: El plan operativo y
el informe de autoevaluación institucional del año anterior. A manera general, las actividades del ciclo PHVA se le ajustaron cambios a la
columna de los responsables dándole un enfoque más específico, indicando en cada actividad la responsabilidad que tiene cada funcionario en función del
subproceso.
En el planear del subproceso se incluyó lo siguiente: La 1ra actividad se incluyó una nueva actividad “Definir las políticas operacionales del servicio”. En la 2da
actividad se incluyo la actividad “Programar fechas de inscripción, admisión, selección y matrículas”.
En el planear del subproceso, a la actividad Nº 12 “Planear seguimiento y control
del servicio” se le adicionó lo siguiente: se lleva Control y seguimiento de cumplimiento de aspectos legales y administrativos, Contrataciones, compras de
materiales e insumos, acondicionamiento de la infraestructura. De esta actividad se deja registro mediante el diligenciamiento del “Control del servicio Educación
Formal CED-03-FO-16” En el hacer del subproceso se ajustó lo siguiente: en la 1ra actividad “Recibir
listado de alumnos matriculados” se cambio la responsabilidad, asignándola a la
secretaria del colegio. En la 3ra actividad del hacer “Definir los entes de control de la institución” se
cambió la columna de responsable por: Rectora y docente de ciencias sociales asignado.
La actividad Nº 7 del hacer es nueva “Realizar plan de mejoramiento aplicado a
alumnos” La actividad Nº 9 del hacer “Controlar la prestación del servicio”, se ajustó la
columna del responsable, asignándola a la Rectora del Colegio. La actividad Nº 10 del hacer “Efectuar la autoevaluación institucional”, se ajustó
la columna de responsable definiendo lo siguiente: La Rectora es responsable de
la gestión general del servicio, la Coordinadora Académica es responsable de la gestión académica y Docentes responsables del desarrollo curricular.
La actividad Nº 11 del hacer es nueva “Mantener actualizado el registro SIMAT (Sistema de Matrícula Nacional” y está a cargo de la secretaria del colegio.
A la actividad Nº 13 del hacer “Realizar ceremonia de graduación” se le adicionó lo siguiente: dejando registrada la entrega del acta de grado y diploma en el
formato Entrega de Diplomas CED-03-FO-17.
En el verificar del subproceso, a cada actividad se le asignó su responsable para que el subproceso mantenga un enfoque específico de responsabilidades.
La actividad Nº 7 del verificar se adicionó “Efectuar seguimiento y control de los riesgos identificados y valorados en el subproceso, a través del monitoreo de la
matriz de riesgos establecida.
En las salidas ó resultados del subproceso se adicionó lo siguiente: P.E.I actualizado para aprobación de la Secretaría de Educación y Plan de
mejoramiento institucional. En la tabla de registros del subproceso, se codificaron todos los registros para
llevar control y seguimiento de los mismos y ajustarlos al sistema de gestión de la calidad.
Noviembre
08 de 2011.
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