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Aclaraciones para la convocatoria:
OBSERVACIONES Y SOLICITUD DE ACLARACIÓN A LA METODOLOGIA Y CRITERIOS DE
SELECCIÓN DE AGENCIA EJECUTORA PARA LA ADMINISTRACION DE RECURSOS , EN EL
MARCO DE LA DECLARACION CONJUNTA DE INTENCION (DCI) , OPERADO POR EL “FONDO
COLOMBIA SOSTENIBLE” (FCS) , PARA LA IMPLEMENTACION DE PROGRAMAS DE
CONSERVACION Y MANEJO SOSTENIBLE DE BOSQUES COMUNITARIOS.
REMITENTE DE LA OBSERVACIÓN: Organización de Estados Iberoamericanos
1-El criterio de calificación: “EXPERIENCIA PREVIA EN ADMINISTRACION Y/O GERENCIA DE
PROGRAMAS O PROYECTOS EN TEMAS RELACIONADOS CON LA (S) LINEAS DE
INVERSIONES”, señala lo siguiente:
“Este criterio se calificará con base en el monto promedio anual de los últimos cuatro
años (2014-2017)) de recursos administrados provenientes de cooperación internacional y/o
banca multilateral en temas relacionados con la (s) línea (s) de inversión.
Se aplicará tres (3) puntos por la experiencia documentada en al menos un proyecto en cada
uno de estos temas, para un total de quince (15) puntos.” (Negrilla fuera de texto).
TEMAS PREVISTOS EN EL PORTAFOLIO Calificación por tema
Experiencia en formulación, ejecución y seguimiento de proyectos REDD +
3
Experiencias en temas de cambio en el uso del suelo
3
Experiencia en temas de MRV 3
Experiencia en encadenamientos productivos
3
Conocimiento probado de las metodologías de VCS y Gold Standard usadas en los proyectos de BIOREDD+
3
Como se observa, el primer párrafo no guarda concordancia con el segundo párrafo, por cuanto
establece un promedio anual de los últimos cuatro años y solicita la experiencia documentada de al
menos un proyecto de cada uno de los temas, de donde se colige que con demostrar una sola
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experiencia basta, sin entrar a promediar ninguno de los años mencionados inicialmente y de ahí se
toma el puntaje de tres puntos, por cada proyecto en cada uno de los temas demostrados, de acuerdo
a la tabla adjunta.
Por lo expuesto, se hace necesario aclarar que basta con demostrar una sola experiencia dentro del
rango de años 2014 a 2017.
De otra parte, en cuanto a los tres primeros temas y el quinto tema previstos en el portafolio
relacionados con REDD +, MRV y metodologías de VCS y Gold Estándar, es necesario observar que
la experiencia es muy cerrada.
Teniendo en cuenta que se trata de criterios de calificación que pueden generar confusión tanto a los
proponentes como al Comité evaluador consideramos pertinente proceder a los ajustes que
consideren pertinentes y así evitar que el Comité evaluador y los proponentes incurran en error.
Lo anterior, atendiendo los principios que rigen la contratación estatal en el sentido de que los pliegos
deben ser claros, precisos y razonables
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Respuesta MADS:
Sobre la especificidad en los temas REDD+, MRV y Metodologías y Estándares, precisamente se desea recalcar que la experiencia sobre estos temas es fundamental con el fin de lograr el adecuado y eficiente desarrollo de los componentes previstos bajo esta convocatoria.
Conforme a lo solicitado se procede a aclarar y ajustar el criterio, eliminando la referencia a los años en los que se puede acreditar la experiencia, según se presenta abajo:
Criterio Factor de ponderación Explicación
Experiencia
previa en
administración
y/o gerencia de
programas o
proyectos en
temas
relacionados con
la(s) línea(s) de
inversiones
PUNTAJE
MÁXIMO 15
- Experiencia en formulación, ejecución y seguimiento de proyectos REDD+ 0 Puntos: sin proyectos acreditables 1 Punto: 1 o más proyectos por un monto total agregado de al menos 1 millón de dólares 2 Puntos: 1 o más proyectos por un monto total agregado de entre 1 y 5 millones de dólares 3 Puntos: 1 o más proyectos por un monto total agregado de más de 5 millones de dólares
- Experiencia en temas de cambio en el uso del suelo 0 Puntos: sin proyectos acreditables 1 Punto: 1 o más proyectos por un monto total agregado de al menos 5 millón de dólares 2 Puntos: 1 o más proyectos por un monto total agregado de entre 5 y 10 millones de dólares 3 Puntos: 1 o más proyectos por un monto total agregado de más de 10 millones de dólares
Se elimina la referencia a los
años con los que se puede
acreditar la experiencia
Este criterio se calificará para
cada uno de los temas
previstos para la línea de
inversión con base en el
monto de recursos
administrados provenientes
de cooperación internacional
y/o banca multilateral.
Se aplicarán hasta tres puntos
por la experiencia
documentada para cada uno
de los siguientes temas:
- Experiencia en formulación, ejecución y seguimiento de proyectos REDD+
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Criterio Factor de ponderación Explicación
- Experiencia en temas de MRV 0 Puntos: sin proyectos acreditables 1 Punto: 1 o más proyectos por un monto total agregado de al menos 1 millón de dólares 2 Puntos: 1 o más proyectos por un monto total agregado de entre 1 y 5 millones de dólares 3 Puntos: 1 o más proyectos por un monto total agregado de más de 5 millones de dólares
- Experiencia en encadenamientos productivos 0 Puntos: sin proyectos acreditables 1 Punto: 1 o más proyectos por un monto total agregado de al menos 5 millón de dólares 2 Puntos: 1 o más proyectos por un monto total agregado de entre 5 y 10 millones de dólares 3 Puntos: 1 o más proyectos por un monto total agregado de más de 10 millones de dólares
- Conocimiento probado de las metodologías de VCS y Gold Standard usadas en los proyectos de BIOREDD+
0 Puntos: sin proyectos acreditables 1 Punto: 1 o más proyectos que incluyan estas metodologías por un monto total agregado de al menos 1 millón de dólares
- Experiencia en temas de cambio en el uso del suelo
- Experiencia en temas de MRV
- Experiencia en encadenamientos productivos
- Conocimiento probado de las metodologías de VCS y Gold Standard usadas en los proyectos de BIOREDD+
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Criterio Factor de ponderación Explicación
2 Puntos: 1 o más proyectos que incluyan estas metodologías por un monto total agregado de entre 1 y 5 millones de dólares 3 Puntos: 1 o más proyectos que incluyan estas metodologías por un monto total agregado de más de 5 millones de dólares
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REMITENTE DE LA OBSERVACIÓN: Fondo Acción
1. Solicitamos hacer pública la Comunicación No. CCO-150/2018 ID EZSHARE- 12023696998-31 de febrero 12 de 2018, ya que la misma es parte integral de los Términos de Condiciones.
Se adjunta la comunicación. La cual podrá ser descargada de la página web, una vez se publiquen los términos de referencia definitivos
2. En los antecedentes de los Términos de Condiciones se describe la Declaración Conjunta de Intención como “(…) una alianza enfocada en REDD+ para apoyar a Colombia a lograr reducciones significativas de GEI asociadas a la deforestación y degradación del bosque (…), posteriormente, se desarrollan las modalidades 1 y 2 de la Declaratoria Conjunta de Intención (DCI). Solicitamos aclarar ¿de qué modalidad provienen los recursos a ser asignados mediante la presente Convocatoria Pública?
La modalidad 2 no será operativa hasta finales de 2018/principios de 2019. Los recursos de la presente convocatoria provienen 1.1 Millones de USD de la Modalidad 1 de la Declaración Conjunta de Intención y el restante presupuesto de apoyos de los gobiernos de Suiza y Suecia.
3. Los principales donantes y aportantes al desarrollo de proyectos REDD+ y de la Estrategia
Nacional REDD+ en Colombia han sido el Gobierno de los Estados Unidos (a través de USAID, operadores de USAID y del Departamento del Tesoro), el Banco Mundial y algunas Corporaciones Autónomas Regionales. En consecuencia, solicitamos incluir en la evaluación la experiencia en el manejo de fondos de estas fuentes en los numerales 1, 2 y 5 del sub capítulo “Evaluación de la calidad” del Capítulo 4 “Evaluación de las Propuestas”.
En los TdR Finales se incluirá un criterio asociado conforme a la recomendación
4. Los Términos de Condiciones consignan que “la canalización de los recursos de la Declaración Conjunta de intención (DCI) se realizará por medio de la Facilidad del Banco Interamericano de Desarrollo – BID- denominada “Fondo Colombia Sostenible”. Adicionalmente los Términos especifican que “Las Agencias Ejecutoras serán responsables por la adquisición de trabajos, servicios de consultoría y otros servicios de acuerdo con la “Políticas para la Adquisición de Bienes y Servicios Financiados por el BID” (GN-2349-9). Como todos los recursos de Noruega en la línea del POA del FCS denominada “Implementación de programas de conservación y manejo sostenible de bosques comunitarios” serían administrados por el BID/FCS y teniendo en cuenta que las Agencias Ejecutoras deben observar las políticas y procedimientos de la banca multilateral, y particularmente del BID, no existe relación de conexidad entre el criterio (Experiencia Especifica Mínima en administración de fondos de Noruega – Especialista
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financiero y contador-) y el objeto a contratar (administración de recursos operados por el Fondo Colombia Sostenible bajo las políticas de adquisición de bienes y servicios del BID). Solicitamos ajustar los criterios de evaluación relacionados con la Experiencia Especifica Mínima en administración de fondos de Noruega requerida para el Especialista Financiero y el Contador. En los TdR Finales se asociará el criterio en mención a experiencia con el BID, en lugar de con Noruega
5. ¿Las propuestas serán recibidas en cualquier momento, entre el 14 de marzo de 2018 y el 2 de abril de 2018 hasta las 11.00 AM? ¿O sólo podrán ser entregadas el día 2 de abril?
Las propuestas pueden ser remitidas en cualquier momento durante el periodo en mención. Sólo se evaluarán las recibidas hasta la fecha y hora límite, y en ningún caso se revisará su contenido antes del periodo de evaluación.
6. Aparentemente el tamaño del Comité de Evaluación variaría entre un mínimo de 3 y un máximo
de 5 personas. ¿Si el Comité está compuesto solamente por tres personas, podrá seleccionar la propuesta ganadora? Sí
7. En la tabla “Línea de inversión en el marco del sector elegible de desarrollo rural resiliente y bajo en emisiones de carbono” se encuentra la línea o componente denominado “Gerencia del Programa”. Posteriormente en los Términos se hace referencia a los Costos de los servicios requeridos, y se señala que se debe presentar una propuesta sobre este ítem. ¿En la elaboración de la propuesta de costos se debe tomar como techo el valor indicado en el componente “Gerencia” de la tabla? ¿O existe un rubro adicional a los U$3.348.400 para cubrir los costos de los servicios requeridos?
Los proponentes pueden o no usar los valores asociados al componente de Gerencia del
programa. El mismo es sólo indicativo. La propuesta financiera deberá basarse sobre el
valor tope de U$3.348.400, y con base en el mismo se descontarán los costos
administrativos que se acuerden entre las partes.
8. En la misma tabla “Línea de inversión en el marco del sector elegible de desarrollo rural resiliente y bajo en emisiones de carbono” aparentemente se establecen topes presupuestales para los componentes así como para los productos y actividades. No es claro en qué parámetros se basaron para establecer estos valores ni tampoco se entiende su utilidad. Sugerimos eliminar
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esta tabla y dejar como referente el monto total de la convocatoria, para que los proponentes tengan la libertad de plantear las actividades más pertinentes para los componentes de gobernanza forestal, proyectos productivos, MRV y gerencia. La tabla tiene un fin indicativo sobre la tipología de acciones que se deberán realizar y cómo se establecieron los requerimientos financieros. En los TdR Finales se retirarán los valores indicativos asociados a las actividades, pero no las actividades. El alcance de las mismas será definido por el MADS en acuerdo con las comunidades asociadas a los proyectos.
9. Con respecto a la Evaluación de Calidad:
a. ¿Cuáles son los factores de ponderación de cada criterio de calificación para la evaluación de la calidad de la propuesta?
A continuación, se describen los factores de ponderación. Los mismos serán incluidos en los Términos de Referencia Finales:
Criterio Factor de ponderación Explicación
Experiencia
general en
administración de
fondos de
cooperación
técnica no
reembolsable
PUNTAJE
MÁXIMO 30
(se retirarán los puntos extra por
manejo de recursos del BID)
30 puntos para quienes
demuestren manejo:
Mayor a un promedio anual de
USD 4 Millones
20 puntos para quienes
demuestren manejo:
Entre USD 3 millones y USD 4
millones promedio anual
Este criterio se calificará
con base en el monto
promedio anual
desembolsado a terceros
durante los últimos cuatro
años (2014-2017) de
recursos administrados
provenientes de
cooperación internacional
y/o banca multilateral,
medido éste como el
promedio de pagos
efectivos realizados a
terceros en USD efectuados
en cada año calendario.
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Criterio Factor de ponderación Explicación
15 puntos para quienes
demuestren manejo:
Entre USD 2 millones y USD 3
millones promedio anual
10 puntos para quienes
demuestren manejo:
Entre USD 1 millón y USD 2
millones promedio anual
5 puntos para quienes demuestren
manejo:
Menor a USD 1 millón promedio
anual
Como tasa de cambio se usa
1USD=3000COP
Experiencia previa
en administración
y/o gerencia de
programas o
proyectos en
temas
relacionados con
la(s) línea(s) de
inversiones
- Experiencia en formulación, ejecución y seguimiento de proyectos REDD+ 0 Puntos: sin proyectos acreditables 1 Punto: 1 o más proyectos por un monto total agregado de al menos 1 millón de dólares 2 Puntos: 1 o más proyectos por un monto total agregado de entre 1 y 5 millones de dólares
Se elimina la referencia a los
años con los que se puede
acreditar la experiencia
Este criterio se calificará
para cada uno de los temas
previstos para la línea de
inversión con base en el
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Criterio Factor de ponderación Explicación
PUNTAJE
MÁXIMO 15
3 Puntos: 1 o más proyectos por un monto total agregado de más de 5 millones de dólares
- Experiencia en temas de cambio en el uso del suelo 0 Puntos: sin proyectos acreditables 1 Punto: 1 o más proyectos por un monto total agregado de al menos 5 millón de dólares 2 Puntos: 1 o más proyectos por un monto total agregado de entre 5 y 10 millones de dólares 3 Puntos: 1 o más proyectos por un monto total agregado de más de 10 millones de dólares
- Experiencia en temas de MRV 0 Puntos: sin proyectos acreditables 1 Punto: 1 o más proyectos por un monto total agregado de al menos 1 millón de dólares 2 Puntos: 1 o más proyectos por un monto total agregado de entre 1 y 5 millones de dólares 3 Puntos: 1 o más proyectos por un monto total agregado de más de 5 millones de dólares
monto de recursos
administrados provenientes
de cooperación
internacional y/o banca
multilateral.
Se aplicarán hasta tres
puntos por la experiencia
documentada para cada
uno de los siguientes temas:
- Experiencia en formulación, ejecución y seguimiento de proyectos REDD+
- Experiencia en temas de cambio en el uso del suelo
- Experiencia en temas de MRV
- Experiencia en encadenamientos productivos
- Conocimiento probado de las metodologías de VCS y Gold Standard usadas en los proyectos de BIOREDD+
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Criterio Factor de ponderación Explicación
- Experiencia en encadenamientos productivos 0 Puntos: sin proyectos acreditables 1 Punto: 1 o más proyectos por un monto total agregado de al menos 5 millón de dólares 2 Puntos: 1 o más proyectos por un monto total agregado de entre 5 y 10 millones de dólares 3 Puntos: 1 o más proyectos por un monto total agregado de más de 10 millones de dólares
- Conocimiento probado de las metodologías de VCS y Gold Standard usadas en los proyectos de BIOREDD+
0 Puntos: sin proyectos acreditables 1 Punto: 1 o más proyectos que incluyan estas metodologías por un monto total agregado de al menos 1 millón de dólares 2 Puntos: 1 o más proyectos que incluyan estas metodologías por un monto total agregado de entre 1 y 5 millones de dólares 3 Puntos: 1 o más proyectos que incluyan estas metodologías por un monto
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Criterio Factor de ponderación Explicación
total agregado de más de 5 millones de dólares
Auditorías
externas previas
Ecuación de cálculo:
𝑃𝑟𝑜𝑚𝑒𝑑𝑖𝑜 𝑎𝑛𝑢𝑎𝑙
=𝐴1 + 𝐴2 + 𝐴3 + 𝐴4
4
Donde A1= Número de auditorías
favorables durante 2013
Donde A2= Número de auditorías
favorables durante 2014
Donde A3= Número de auditorías
favorables durante 2015
Donde A4= Número de auditorías
favorables durante 2016
0 puntos: resultado entre 0 y 0,9
2 puntos: resultados entre 1 y 1,9
4 puntos: resultados entre 2 y 3,9
5 puntos: resultado mayor a 4
Este criterio se calificará
con base en el número
promedio anual de los
últimos cuatro años (2013-
2016) de informes de
auditoría externa favorables
preparados para cumplir
obligaciones con
organismos internacionales
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Criterio Factor de ponderación Explicación
Metodología
/procedimientos
para la gestión de
los fondos,
considerando
Sistema de
Gestión y
Administración
Financiera y los
mecanismos de
gobernanza y
transparencia
a) Sistemas de Gestión, de
Administración Financiera y
Control Interno, incluyendo
manejo y administración de
riesgos fiduciarios, y gestión de
activos.
0 puntos: no cuenta con sistemas
de gestión, administración
financiera y control interno
10 puntos: cuenta con sistemas de
gestión, administración financiera
y control interno establecido hace
1 – 5 años
20 puntos: cuenta con sistemas de
gestión, administración financiera
y control interno establecido hace
más de 5 años
b) Organización y dotación de
personal (adicional al personal
clave)
Este criterio se calificará
con base en la propuesta
presentada por cada
proponente en relación con
los procedimientos
administrativos y
financieros que serán
empleados para la
administración de los
recursos y gestión de
activos, considerando el
cumplimiento de normas y
políticas de la banca
multilateral y de
cooperantes
internacionales, el empleo
de Sistemas de Gestión
Financiera, Técnica y
Administrativa y Auditoria
Interna debidamente
certificados y la propuesta
de mecanismos de
gobernanza y transparencia
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Criterio Factor de ponderación Explicación
Se otorga 1 punto extra por cada
persona adicional que se ofrezca
para apoyar el proceso, hasta un
máximo de 5 puntos extra.
c) Mecanismos de Gobernanza y
Transparencia
0 puntos: no cuenta con
mecanismos de Gobernanza y
Transparencia
10 puntos: cuenta con mecanismos
de Gobernanza y Transparencia
establecidos hace 1 – 5 años
20 puntos: cuenta con mecanismos
de Gobernanza y Transparencia
establecidos hace más de 5 años
Personal Clave
Director Proyecto:
Formación académica y
experiencia general (criterios
habilitantes)
Experiencia específica:
El número de puntos
asignados a cada uno de los
cargos o disciplinas
anteriores será establecido
considerando las hojas de
vida de los profesionales
que se indican en los TdR.
La ponderación se describe
en esta tabla.
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Criterio Factor de ponderación Explicación
0 puntos: no cumple
2 puntos: mínimo 5 proyectos en el
tema especificado
4 puntos: entre 6 y 10 proyectos en
el tema especificado
6 puntos: más de 10 proyectos en
el tema especificado
Especialista Financiero:
Formación académica y
experiencia general (criterios
habilitantes)
Experiencia específica:
0 puntos: no cumple
2.5 puntos: mínimo 3 proyectos en
el tema especificado
5 puntos: más de 3 proyectos en el
tema especificado
Contador:
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Criterio Factor de ponderación Explicación
Formación académica y
experiencia general (criterios
habilitantes)
Experiencia específica:
0 puntos: no cumple
2.5 puntos: mínimo 3 proyectos en
el tema especificado
4 puntos: más de 3 proyectos en el
tema especificado
b. Experiencia general en administración de fondos: Asumimos que se trata de
desembolsos realizados por la entidad (Agencia Ejecutora) a terceros en los cuatro últimos años. Dado que los desembolsos a terceros y pagos se hacen en pesos, ¿qué tasas de cambio se deben usar para el cálculo de cada año? Efectivamente son recursos destinados a terceros. Usar una tasa de cambio de 3000 COP por cada USD.
c. Experiencia general en administración de fondos: El numeral 4.1 “Evaluación de la calidad” incluye una tabla de criterios y puntajes que otorga 30 puntos a la experiencia general en administración de fondos de cooperación técnica no reembolsable. No obstante, en el cuadro de los rangos relativos a montos de recursos administrados se señala un puntaje máximo de 26 puntos ya que reserva 4 puntos (13%) por “experiencia especifica documentada en manejo de fondos de al menos 1 millón de dólares provenientes del BID”.
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Solicitamos mantener el máximo de 30 puntos de manera general sobre la experiencia descrita en el numeral 1 dado que la asignación de 4 puntos de manera diferencial altera el máximo puntaje asignado a este criterio. Sugerimos que criterios como “experiencia especifica documentada en manejo de fondos de al menos 1 millón de dólares provenientes del BID” sean usados por ejemplo como factor de desempate y no como criterio diferencial de calificación.
En los TdR Finales se retirará este factor extra.
d. Experiencia previa en administración de programas en temas relacionados: El método de calificación no es claro. ¿hace referencia al tiempo de ejecución, monto de ejecución, cubrimiento (territorio, beneficiarios, componentes a los que se refiere la convocatoria) alcanzado con la ejecución? ¿Si se documenta experiencia en al menos un proyecto en cualquier tema, esto se califica con 3 puntos, independientemente del monto promedio anual administrado en ese tema? Es decir, ¿existen rangos de calificación para este criterio (como existe para el criterio de experiencia general), cuáles son? Referirse a la respuesta 9.a. con relación a los factores de ponderación
e. Auditoria externas: Cuál es la ecuación para asignar el puntaje relativo a Auditorías Externas? ¿Se refiere al promedio simple para el periodo, es decir, (número total de auditorías dividido por 4)? ¿En consecuencia, si el promedio de los 4 años es superior a 4, se obtendría la calificación máxima?
Referirse a la respuesta 9.a. con relación a los factores de ponderación
f. Auditoria externas: Se solicita evidencia de los últimos cuatro años. Dado que las
auditorias de proyectos y programas de un año específico (por ejemplo las del 2017) se llevan a cabo en el primer semestre del año siguiente (2018), es muy probable que no haya resultados de auditorías de recursos ejecutados en el 2017. ¿Esperan ver información sobre auditorias de recursos ejecutados hasta el 2016? Teniendo en cuenta la observación, se ajustará el periodo de referencia para que se incluyen cuatro años hasta 2016 inclusive. Quedando el periodo entre 2013,2014,2015 y 2016.
g. Personal clave: En las posiciones de Especialista Financiero y Contador se solicita experiencia específica en administración de fondos de Noruega en por lo menos uno de tres proyectos. De nuevo, como se aplicarán las normas del BID para la ejecución, no es
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relevante la experiencia en administración de fondos de Noruega (así como tampoco sería relevante solicitar experiencia en la aplicación de la normativa del sistema de compra pública colombiana en tanto los recursos de la DCI no entran a formar parte del presupuesto del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible). Solicitamos modificar esta exigencia.
El requisito será cambiado por experiencia en el manejo de fondos del BID
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