APRENDIZ:
NATALY PAREDES POTOSI
INSTRUCTORA:
YAMILE HIDALGO
Transferencias documentales
Transferencias documentales
según la T.R.D
Son los documentos que se encuentran en el archivo de gestión, pasan al central y de este al histórico.
permite• garantizar el acceso a la
información la acumulación de estos, facilita el control, guarda la información útil por un lapso de tiempo o definitivamente
Es el traslado de series y subseries documentales
Transferencias primarias Archivo central
su consulta no es tan frecuenten y el tiempo de permanencia será, según las T.R.D
• Transferencias del archivo central al histórico
HISTÓRICO
SECUNDARIAS
• Al transferir la documentación al archivo histórico se debe cotejar con el inventario para incorporarla al fondo documental correspondiente, señalándole la signatura topográfica.
La empresa u oficina transferente deberá arreglar la documentación.
• PREPARACION FISICA DE LA DOCUMENTACION
Debe efectuarse con extremo cuidado para evitar la mezcla indiscriminada de
documentos que pueda afectar la foliación y descripción correspondiente.
• Eliminación de material metálico
por agentes biológicos como hongos y/o insectos
• Identificación del material afectado por biodeterioro.
deberá numerarse consecutiva y cronológicamente al interior de la misma
• Revisión y
Foliación
Paquetes, Legajos, Tomos, Cajas, Carpetas y A-Z.
• Unidades de conservación y re almacenamiento.
• Para hacer la transferencia se debe hacer un
inventario
inventario
Cajas
• Elaboradas en cartón corrugado, recubierto en su cara interna por una película a base de parafina y ceras vegetales.
• Deben estar identificadas por :
CODIGO (de la entidad)_____________________________ FONDO _________________________________________ SECCION___________________________________________ SUBSECCION_______________________________________ NUMERO DE CARPETAS___________ CAJA N° __________ N° CONSECUTIVO _______________ N° CORRELATIVO _______________ FECHAS EXTREMAS DEL _________ AL __________
Carpetas
• Cartulina libre de acidez (neutra), o en su defecto, cartulina bond (blanca).
Amarre
Refuerza estructuralmente las unidades de conservación a transferir.
Embalaje.
• unidades de conservación a empacar en cada caja de transferencia deberá ser moderada para evitar el deterioro de la documentación
• se debe tener en cuenta que para hacer la transferencia hay que eliminar copias, tarjetas, circulares y memorandos informativos.
NOTA…
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