INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIN EDUCATIVA
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VENEZUELA, 2001
NIVEL: FORMACIN BSICA
INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIN EDUCATIVA
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NIVEL: FORMACIN BSICA
MODO: FORMACIN
Caracas, Abril 2001
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Direccin General de INCE Turismo
Coronel (Ej) Glenn Sherman Brathwaite
Gerencia de Formacin Profesional de INCE Turismo
Lic. Ada Rizzo Rizzo Unidad de Tecnologa Educativa
Lic. Mara Xiomara Garca Asesora Tcnica
Lic. Encarnacin Barreto Analista Integral
T.S.U. Luca Torrealba Analista Productor de Medios
Jos Gerardo Len Plaza Transcriptora
Isabel Lpez Especialistas en Contenido
Econ. Manuel Acosta Profesor Universidad Simn Bolvar Colaboradores en la Validacin
Lic. Luis Alvarado Jefe de la Divisin de Ceremonial Ministerio de Relaciones Exteriores Direccin General de Protocolo Lic. Vctor Mendoza Director General de Protocolo Asamblea Nacional Lic. Carlos A. Gmez Gerente General Plain Art. Coordinacin Tcnica Estructural
Divisin de Recursos para el Aprendizaje Coordinacin General
Gerencia General de Formacin Profesional Gerencia de Tecnologa Educativa Primera Edicin 2.001 Copyright INCE
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO
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CONTENIDO
- Qu es INCE TURISMO? - Presentacin - Introduccin - Objetivo - UNIDAD I EVENTOS ESPECIALES - Definicin del Trmino Eventos Especiales 13 - Origen Etimolgico del Trmino Ceremonial y Protocolo 15 - Naturaleza del Ceremonial 20 - Clasificacin del Ceremonial 24 - UNIDAD II CEREMONIAL Y PROTOCOLO - Ceremonial y Protocolo 31 - Metodologa para la realizacin de Ceremonias Acadmicas 32 - Cronologa para la Coordinacin de una Ceremonia 33 - Normas de Protocolo 39 - Tratamientos 46 - Criterios Protocolares 46 - Aplicaciones referidas a las normas del protocolo 50 - Precedencia Protocolar 53 - Presidencia Protocolar 58 - Sistema de Presidencia 59
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO
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- UNIDAD III Funciones Protocolares
- Funciones Protocolares 63 - Importancia del Uniforme en la Actividad Protocolar 71 - Perfil Profesional del Asistente de Protocolo 76 - UNIDAD IV Tcnicas Grupales Para Eventos - Dinmica de Grupos 79 - Tcnicas Grupales 80 - Importancia del Manejo de las Tcnicas Grupales 90 - UNIDAD V Recursos Operacionales - Recursos Didcticos y Operacionales para Eventos 91 - Recursos Didcticos y Medios Audiovisuales 95 - UNIDAD VI Montajes - Montajes 97 - Distribucin y Espacio para Mesas y Sillas 101 - UNIDAD VII Organizar Eventos - Eventos Especial 121 - Diferencia de los Eventos segn la Tcnica y Procedimiento utilizado 124 - Proceso Logstico en los Eventos 128 - Fases Operativas en la Organizacin de Eventos 146 - Fase Operativa de Pre-Eventos 148
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO
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- Fase Operativa de Eventos 152 - Fase Operativa de Post-Eventos 154 - Tcnicas de Redaccin de Informe 155 - Bibliografa 157
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ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO
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QU ES EL INCE TURISMO?
El Instituto de Capacitacin Turstica INCE TURISMO, es una Asociacin Civil sin fines de lucro, constituida mediante documento firmado el 23 de Septiembre de 1976, por la Corporacin de Turismo de Venezuela, CORPOTURISMO y el Instituto Nacional de Cooperacin Educativa, INCE; para la formacin, adiestramiento y especializacin de los Recursos Humanos que requiere el pas en las reas del Turismo y la Hotelera. Dicho documento fu debidamente protocolizado e insertado en el libro de registros correspondientes el 9 de Noviembre de 1976
QU HACEMOS?
El INCE TURISMO desarrolla programas de formacin, capacitacin,
adiestramiento y especializacin a travs de un Sistema de Formacin Profesional
al servicio de la Hotelera y el Turismo en Venezuela.
NUESTRA MISIN
Ejecutar en concordancia con el INCE RECTOR, bajo la tutela del Estado y la
participacin de Patronos y Trabajadores, las acciones necesarias para alcanzar
una formacin y capacitacin continua de la fuerza laboral, complementando la
educacin recibida en el sistema formal.
Ofrecer asesoramiento tcnico a empresas e instituciones pblicas y privadas
vinculadas a la Hotelera y al Turismo.
Promover la Actividad Turstica y la incorporacin de nuestros egresados al
mercado laboral.
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ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO
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PRESENTACIN
Apreciado participante: Este manual es el resultado del esfuerzo de un equipo que
ha trabajado arduamente con el fin de ayudarle a formarse en el oficio que ha
seleccionado.
El contenido se ajusta a un programa de estudio diseado segn los
requerimientos del oficio; pero desearamos que, adems, investigue en otras
fuentes para incrementar los conocimientos adquiridos.
Esperamos que aproveche al mximo la oportunidad que el INCE le brinda de
convertirse en un trabajador altamente capacitado, que responda ampliamente, a
las exigencias de su rea laboral y se constituya en un ejemplo a seguir en su
futuro desempeo.
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ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO
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INTRODUCCIN
En el mundo globalizado de hoy, la especializacin del trabajo y el desarrollo tecnolgico han conducido hacia la formacin de especialidades y de actividades que estn directamente relacionadas con la evolucin del conocimiento humano, de la ciencia, la tecnologa y por sobre todo de la obra intelectual y manual del hombre; dada la necesidad ilimitada de conocimiento y el creciente volumen de informacin que debe manejar, el hombre ha buscado caminos ptimos que le permitan recolectar y recibir informacin mejorando los niveles de contacto y relaciones personales. Es as como en la medicina, la educacin, la industria, el comercio, el turismo, la hospitalidad, etc., se desarrollan acontecimientos que son previamente planificados, organizados y coordinados de manera que se produzcan, en un tiempo y lugar determinados, con un mtodo para su desarrollo y control, que faciliten el intercambio tan valioso de informacin y contacto humano. Es por ello, que surge, de acuerdo con nuestra realidad mundial, continental y local un campo o rea de especializacin que se sustenta en tcnicas y tecnologas necesarias para lograr cumplir con la funcin que podramos denominar Produccin de Eventos. En el contexto literal sera ms bien la prestacin del servicio de Organizacin de Eventos Especiales dada su naturaleza, la cual es intangible y supeditada a las necesidades humanas crecientes e ilimitadas. Surge en consecuencia esta rea del conocimiento tcnico a la cual se ha dedicado poca investigacin y que se soporta en pilares de otras disciplinas como la psicologa, la oratoria, las relaciones pblicas, el ceremonial y protocolo, la etiqueta, el manejo de las tcnicas de grupos y de la alta tecnologa de medios audiovisuales. Organizar un evento requiere de un grado de especializacin y experiencia mnima que garantice el xito a futuro del acontecimiento de all su enorme valor y trascendencia para los distintos campos o reas de la produccin y de los servicios en el mundo.
El material instruccional que se presenta es el resultado de un proceso de actualizacin llevado a cabo con expertos del mercado laboral, conjuntamente con los tcnicos de la institucin; las ayudas del instructor en las tareas prcticas son fundamentales, a travs de ellas, cada participante podr utilizar las tcnicas y recursos necesarios a ser utilizados en eventos especiales.
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ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO
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OBJETIVO
Proporcionar a los participantes los conocimientos tericos prcticos para
organizar eventos de acuerdo a las fases metodolgicas que lo determinan, las
tcnicas y mtodos que lo sustentan, siguiendo el procedimiento establecido
cumpliendo con las normas de seguridad.
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ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO
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UNIDAD I
EVENTOS ESPECIALES
DDDEEEFFFIIINNNIIICCCIIINNN DDDEEELLL TTTEEERRRMMMIIINNNOOO EEEVVVEEENNNTTTOOOSSS EEESSSPPPEEECCCIIIAAALLLEEESSS
Se entiende por Eventos Especiales el conjunto de acontecimientos susceptibles
de ser planificados y ejecutados que se producen en distintas reas del quehacer
econmico, social, cultural o cientfico. Por tanto, eventos especiales es un trmino
genrico que agrupa eventos que pudieran tener naturalezas distintas: Poltica,
Cientfica, Religiosa, Ceremonial, Educativa, Econmica, Tecnolgica,
Recreacional, Otras.
Indistintamente del campo del conocimiento que trate y de la actividad social,
cultural o econmica que los genere se entender como Eventos especiales a ese
conjunto de propuestas que harn posible el logro de los objetivos trazados a fin
de satisfacer las crecientes e ilimitadas necesidades humanas.
IIImmmpppooorrrtttaaannnccciiiaaa dddeee lllooosss EEEvvveeennntttooosss EEEssspppeeeccciiiaaallleeesss eeennn eeelll MMMeeerrrcccaaadddooo
IIInnnttteeerrrnnnaaaccciiiooonnnaaalll yyy NNNaaaccciiiooonnnaaalll
Siguiendo la tendencia mundial de los ltimos aos, congresos, exposiciones,
ferias, simposios y otros eventos, se han convertido en una de las herramientas de
comunicacin, promocin y comercializacin ms empleadas por empresas en
nuestro pas. Los eventos pueden adoptar distintas formas y modalidades de
acuerdo con las finalidades previstas, la cantidad de participantes, el tipo de
actividades, los medios disponibles, los lugares y tiempos de realizacin y los
objetivos de comunicacin, creando nuevas opciones como, competencias
deportivas, inauguraciones, muestras, eventos culturales y presentaciones
artsticas entre otras. Resulta imprescindible integrar los eventos en un programa
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de comunicacin institucional con otras disciplinas vinculadas como relaciones
pblicas, publicidad, imagen empresarial, promocin y comercializacin. Quienes
estn en esta actividad saben que desde la concepcin hasta su ejecucin final,
nada puede quedar librado al azar o la improvisacin. Desde un desayuno de
prensa a un torneo deportivo se demanda una planificacin y conocimiento que
permita llevarlos a cabo con xito, integrando la eleccin del lugar, el programa de
actividades, la participacin de los expositores, los necesarios servicios de apoyo
(alimentacin, administracin, recepcin y seguridad), los soportes audiovisuales,
la documentacin, las prestaciones adicionales y difusin entre otras acciones.
Son sin duda ms complejos los eventos internacionales; la mayora de ellos
requiere un staff (equipo) permanente para su planificacin, gestin y una
programacin cuidadosa en la que se suman equipos especficamente
capacitados para esta nueva disciplina.
Todo tipo de empresa, grande o pequea, debe de manera permanente realizar
algn tipo de evento para sus comunicaciones institucionales, por lo que debe
recurrir a profesionales especializados en la materia. Las mismas empresas como
las organizaciones gubernamentales, no gubernamentales, polticas y sociales,
han comenzado a incorporar estos especialistas en su nmina de personal, para
desarrollar una poltica organizacional respecto a esta actividad.
Asimismo crece el nmero de empresas a nivel mundial e internacional que
ofrecen el servicio de organizacin de eventos, como otro tipo de firmas
comerciales relacionadas con el cathering o el alquiler de accesorios o salones,
suman a su oferta la planificacin e implementacin del evento en s mismo.
Es un nuevo campo muy globalizado de actividades profesionales y en plena
expansin que ofrece infinidad de posibilidades para quienes adquieran una slida
formacin y puedan desplegar su creatividad en la realizacin de eventos
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realmente imaginativos, de alcance internacional, continental, regional, nacional o
local.
EEElll OOOrrriiigggeeennn EEEtttiiimmmooolllgggiiicccooo dddeeelll TTTeeerrrmmmiiinnnooo CCCeeerrreeemmmooonnniiiaaalll yyy PPPrrroootttooocccooolllooo
Existe ms de una definicin acerca de qu es el ceremonial y protocolo. Para
algunos el protocolo es el cdigo de la cortesa internacional, para otros, en el
plano informal y cotidiano, son las normas de buena educacin que rigen la
convivencia humana de la sociedad y al igual que el ceremonial, son reflejo de la
cultura y desarrollo de los pueblos.
Adolfo de Urquiza, lo define, en su tratado sobre el ceremonial pblico, como "el
conjunto de frmulas en que se exterioriza la vida de relacin de los Estados", lo
establece como premisa que se fundamenta en el "principio jurdico de la igualdad
natural de los Estados, axioma del Derecho Internacional contemporneo."
Rubens de Melo, seala que protocolo y ceremonial son expresiones sinnimas y
su "finalidad principal no es slo organizar los actos pblicos, como ceremonias
oficiales, recepciones o banquetes, sino establecer normas para evitar el viejo y
siempre permanente problema de las precedencias.
Existe la tendencia a confundir los conceptos de Ceremonial y Protocolo y que
muchas veces se hable de ellos como si fueran sinnimos. Ello es un error. En
efecto, aunque ambos se encuentran estrechamente ligados entre s, no son
trminos equivalentes sino complementarios.
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PROTOCOLO
El Protocolo es un sistema o una institucin que ordena las reglas del Ceremonial
y controla su ejecucin. Es por lo tanto un rgano ejecutor del Ceremonial.
Contemplado en forma ms amplia, se podra definir el Protocolo como el conjunto
de normas o reglas impuestas por la costumbre, destinadas a reglamentar los
actos sociales.
A diferencia del Ceremonial, el Protocolo es aplicable a los actos sociales de todos
los hombres y mujeres, instituciones o sociedades y no solamente a aquellos
referentes a las autoridades de diferentes pases.
Existe tambin una definicin prctica que incide en el fondo mismo de las
relaciones entre los individuos. Esta definicin prctica indica que "el Protocolo es
un elemento de orden, creado para evitar y resolver las divergencias que surgen
constantemente del encuentro entre las vanidades humanas". Por tanto, es un
importante elemento de ayuda, en vez de ser un elemento de complicacin y
molestias, como generalmente se le considera. Precisamente cuando puede haber
o presentarse un problema, los conocimientos elementales de Protocolo acuden
en ayuda y posibilitan una solucin satisfactoria para todos.
Resulta muy lamentable que personas, instituciones o empresas pretendan hacer
o retribuir una invitacin a una o ms personas y por desconocimiento de un
mnimo de reglas protocolares, el invitado finalmente quede molesto o resentido
con los anfitriones, an cuando no lo manifieste.
Finalmente, cabe recordar que el Diccionario de la Real Academia Espaola
distingue entre protocolo y ceremonial lo siguiente:
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO
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Entre otras acepciones, define el protocolo como "regla ceremonial diplomtica o
palatina establecida por decreto o por costumbre".
En cuanto al ceremonial, palabra de origen latino (ceremonilis) indica tres
acepciones:
Perteneciente o relativo al uso de las ceremonias;
Serie o conjunto de formalidades para cualquier acto pblico o solemne;
Libro, cartel o tabla en que estn escritas las ceremonias que se deben
observar en ciertos actos pblicos.
Antes de continuar definiendo que es el Ceremonial, es menester saber primero
que se entiende por "ceremonia". Para ello, el Diccionario de la Lengua Espaola
establece:
Ceremonia:" (Del lat. ceremonia) f. Accin o acto exterior arreglado, por ley,
estatuto o costumbre, para dar culto a las cosas divinas, o reverencia y honor a las
profanas// de ceremonia. loc. adv. con que se denota que se hace una cosa con
todo el aparato y solemnidad que le corresponde//2. por ceremonia.//guardar
ceremonia. fr. observar compostura exterior y las formalidades acostumbradas..."
CEREMONIAL
En cuanto a Ceremonial, la definicin ms conocida es aquella que dice que el
Ceremonial es el conjunto de reglas y prcticas que se observan en las relaciones
entre los Jefes de Estado o entre stos y quienes los representan directamente.
Sin embargo, esta definicin, a pesar de referirse al aspecto ms significativo del
Ceremonial, es excluyente ya que parece alcanzar solamente a los Jefes de
Estado o a sus representantes directos. De all que algunos entendidos se vieran
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO
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en la necesidad de ampliar dicha definicin, sealando que "Ceremonial es el
conjunto de solemnidades, usos y costumbres que deben observarse tanto en la
actividad oficial de los Estados como en sus manifestaciones de relacin con otros
Estados".
Es el trmino Ceremonial siempre estar bien empleado para referirse a las
relaciones o actividades, tanto entre Estados como entre organizaciones y
particulares, o bien entre cualquiera de stos con los dems.
Prueba de lo anterior es que existe un Ceremonial de Estado, que atiende
fundamentalmente a todo lo relacionado con los Jefes de Estado; un Ceremonial
Diplomtico, que comprende lo relativo a los Agentes Diplomticos y a sus
Misiones; un Ceremonial de Cancillera, que se refiere a la redaccin de los
documentos diplomticos oficiales de cualquier naturaleza, como Cartas
Credenciales, Notas Diplomticas, etc.; un Ceremonial religioso o relativo a la
liturgia; un Ceremonial de carcter institucional tanto en organizaciones pblicas
como privadas; y, finalmente, porque no decirlo, uno civil, de hecho, en el marco
de las relaciones de amistad y de la familia.
En cuanto al trmino Protocolo, es definido como el conjunto de normas y reglas
del ceremonial (pblico, militar, litrgico o diplomtico) establecidas por decreto o
por costumbre, el cual determina el orden de precedencia, tratamiento y
equivalencia entre personalidades de diferentes jerarquas, rangos o categoras.
Algunas definiciones adicionales son:
Serie de escrituras ordenada, matrices y otros documentos que un notario o
escribano autoriza y custodia.
Acta relativa a un acuerdo, conferencia o congreso diplomtico.
Regla ceremonial diplomtica o palatina establecida por decreto o costumbre.
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Conjunto de normas y reglas del Ceremonial (Pblico, Militar o Litrgico)
establecidas por decreto o costumbre, las cuales determinan:
Orden de precedencia
Tratamientos
Equivalencias entre personalidades de diferentes jerarqua
Es el arte o la tcnica de la construccin de las ceremonias
Es la actividad humana que dispone, crea o modifica las formas en las cuales
debe llevarse a cabo la accin del Estado.
Es un medio, nunca un fin.
Protocolo es el conjunto de normas (estrictas y poco flexibles) establecidas para
ceremonias y formalidades de carcter oficial, diplomtica, militar, institucional o
social, que es necesario cumplir para obtener los objetivos propuestos y entablar
una relacin de amistad y respeto entre las partes. (Elvira Contreras, Etiqueta y
Protocolo , 1998).
Segn la Real Academia Espaola, el Protocolo proviene del Latn: Protocollum y
del griego Protokollao con el significado de primera hoja encolada o pegada. Le
da tres acepciones:
Ordenada serie de escrituras, matrices y otros documentos que un notario o
escribano autoriza y custodia con ciertas formalidades.
Acta o cuaderno de actas, relativas a un acuerdo, conferencia o congreso
diplomtico.
Por extensin regla ceremonial diplomtica o palatina establecida por decreto o
costumbre.
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO
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NNNAAATTTUUURRRAAALLLEEEZZZAAA DDDEEELLL CCCEEERRREEEMMMOOONNNIIIAAALLL
Proviene evidentemente de "ceremonia", cuya procedencia latina significa la forma
exterior y regular de un culto. Su origen es religioso y mstico. El trmino
ceremonial encuadra en un ambiente bien delimitado y de plena actualidad.
Al analizar el origen de la diplomacia surgen ineludiblemente, como parte integral
de ella, las reglas del ceremonial y protocolo. Las formalidades del ceremonial
pblico y del protocolo, son consubstanciales a la evolucin y principios de la
diplomacia, resultando ser, finalmente, un valioso e indispensable elemento
demostrativo en nuestros das de uno de los ms preciados principios bsicos del
Derecho, Internacional, moderno, tal es: La igualdad jurdica de los Estados.
El principio jurdico de la igualdad de los Estados, axioma del derecho
internacional contemporneo, es la slida base sobre la que se asienta el
Ceremonial Pblico, nombre con el que se designa al conjunto de frmula en que
se exterioriza la relacin de los Estados. Una de las caractersticas del ceremonial
es crear un cuadro y una atmsfera en la cual se estrechan las relaciones entre
los Estados y los hombres que la representan, de una manera armnica y racional.
En el Congreso de Viena, de 1815, con el propsito de evitar las sucesivas
disputas que se presentaban en relacin a la precedencia, se puso fin a las
diferencias de rango entre los Estados y se establecieron distintas categoras
diplomticas.
Posteriormente, en un sentido ms preciso y de carcter universal, las categoras
o jerarquas de los Agentes Diplomticos fueron definidas en la Convencin de
Viena sobre Relaciones Diplomticas. Estas forman parte de la Carta de Naciones
Unidas, siendo adoptadas de hecho y de derecho, tanto en el mbito bilateral
como multilateral del Concierto Internacional.
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO
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Como bien dice un distinguido Embajador del Servicio Exterior de Chile, profesor
de la Academia Diplomtica de Chile Andrs Bello, Don Mario Silva Concha, en un
artculo titulado "La Diplomacia y el Protocolo", publicado en la Revista Diplomacia
de dicha Academia, referente al ms delicado problema del protocolo, cual es el
de la precedencia, la mxima enseanza tica de todos los tiempos, ms all de la
actividad protocolar realizada en los palacios reales o en el de las Repblicas, se
encuentra en la Biblia.
En efecto, en el Evangelio segn San Lucas, se ubica el siguiente versculo. Dice
el Seor Jess: "Cuando seas invitado por alguno a bodas, no te sientes en el
primer puesto, no sea que otro ms distinguido que t este convidado por l,
y viniendo el que convido a ti y a l te diga: Cede a ste tu puesto y entonces
con vergenza, vayas a ocupar el ltimo lugar. Cuando seas invitado, ve y
sintate en el postrer lugar, para que cuando venga el que te invit, te diga:
Amigo, sube ms arriba. Entonces tendrs gran honor en presencia de todos
los comensales, porque el que se enaltece, ser humillado y el que se
humilla ser enaltecido". (Lucas 14, 7-11)
Este mensaje de humildad habido slo aceptado por quienes han llegado a la
excelsitud de la santidad, junto a algunos que teniendo odos han odo y lo
practican sin ostentacin alguna ni doble intencin. En el caso de la precedencia
protocolar de los Agentes Diplomticos y de las autoridades nacionales, sta
enseanza tiene doble validez por cuanto el lugar que han de ocupar no es por
mera simpata personal del anfitrin sino por la dignidad de la investidura de cada
cual ms all de la persona.
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO
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TTTeeerrrmmmiiinnnooolllooogggaaa UUUtttiiillliiizzzaaadddaaa eeennn eeelll CCCeeerrreeemmmooonnniiiaaalll yyy PPPrrroootttooocccooolllooo
- Urbanidad (Guevara Marisela): conjunto de pautas que aunque no escritas en
ninguna legislacin, regulan tcitamente las relaciones humanas. (Guevara,
1998).
- Urbanidad (Larousse): Cortesa, buenos modales, buena educacin.
- Urbanidad(Manuel Antonio Carreo): Conjunto de reglas que tenemos que
observar para comunicar dignidad, decoro y elegancia a nuestras acciones y
palabras, y para manifestar a los dems la benevolencia, atencin y respeto
que les son debidos. Es una emanacin de los deberes morales.
- Educacin (Larousse): Accin y efecto de educar. Instruccin, enseanza:
educacin primaria.//Conocimiento de las normas de cortesa: tener educacin.
- Educacin (Manuel Acosta): A los fines del ceremonial y protocolo se entiende
como el grado de conocimientos y aprendizajes que ha logrado desarrollar un
individuo y que le permite diferenciarse de manera determinante en los grupos
permitindole destacarse en cuanto al manejo de normas de cortesa, buenas
costumbres y atencin publica.
- Arte (Larousse): Virtud, poder, eficacia y habilidad para hacer bien una cosa:
trabajar con arte.//Conjunto de reglas de una profesin.// Obra humana que
expresa simblicamente, mediante diferentes materias, un aspecto de la
realidad entendida estticamente.// Conjunto de obras artsticas de un pas o
de una poca.
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO
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- Manera (Larousse): Modo particular de ser o de hacer algo.// Porte y modales
de una persona.
- Manera (Manuel A. Carreo): expresa que a travs de un atento estudio de las
reglas de la urbanidad y por el contacto con las personas cultas y bien
educadas, se llega a adquirir lo que especialmente se llama buenas maneras o
buenos modales, lo cual no es otra cosa que la decencia, moderacin y
oportunidad en nuestras acciones y palabras y aquella delicadeza y gallarda
que aparecen en todos nuestros movimientos exteriores, revelando la suavidad
de las costumbres y la cultura del entendimiento.
- Cortesa (Camille Le Carre): La demostracin de nuestra consideracin hacia
los dems.
- Cortesa (Louise de Vilmorin): Es el deseo de no ofender a nadie, de ser
agradable de forma natural. Las malas maneras son un atentado contra la
propia dignidad. Existen ciertas reglas de comportamiento en la vida y
seguirlas hace ms grata la convivencia.
- Cortesa (Manuel Acosta): consiste en la manera en que un individuo utiliza
todas las normas de tipo social que permiten agradar a otra logrando con ello
crear un clima de confianza, seguridad y por sobre todo de comunicacin.
- Normas sociales (Manuel Acosta): Son el conjunto de normas y reglas
establecidas por costumbres fundamentalmente que garantizan con su
aplicacin y observancia un buen comportamiento pblico.
- Etiqueta (Manuel A. Carreo): Es una parte esencial de la urbanidad, dse este
nombre al ceremonial de los usos, estilos y costumbres que se observan en las
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO
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reuniones de carcter elevado y serio y en aquellos actos cuya solemnidad
excluye absolutamente todos los grados de la familiaridad y la confianza.
- Etiqueta (Elvira Contreras): Abarca un conjunto de normas para hacer las
cosas correctamente y de manera fcil; es la expresin formal de los buenos
modales que son imprescindibles para que todos podamos vivir en sociedad.
CCClllaaasssiiifffiiicccaaaccciiinnn dddeeelll CCCeeerrreeemmmooonnniiiaaalll
Por una parte prevalece la tendencia caracterizar el ceremonial como expresin
de una mentalidad formal ms o menos superada o como algo que ocurre ms
por necesidad que por conviccin, habiendo la posibilidad de utilizarla al servicio
del Estado y de la Sociedad. El ceremonial expresa la necesidad de contacto y
relaciones de la vida presente (ceremonias, comidas, correspondencias,
recepciones, etc.) ya sean en formas tradicionales, caractersticas de tiempos
pasados o en forma todava vlida que se refiere a ambientes y circunstancias
particulares, tales como las visitas de los Jefes de Estado, la presentacin de
credenciales por parte de los representantes diplomticos y el desenvolvimiento
de todos los actos solemnes de importancia pblica que se refiere a las relaciones
entre los estados. En dichas ocasiones el Ceremonial asume aspectos
particulares fijados como protocolo apropiado y se desenvuelven bajo la direccin
de funcionarios adecuados.
El ceremonial deja as, bajo ciertos aspectos, un ambiente y esquemas reservados
y se pone al servicio de la relaciones pblicas a las cuales provee de un material
precioso de modelo y de enseanzas.
El Ceremonial en Venezuela se clasifica, segn la naturaleza de su constitucin,
que est representada en los poderes pblicos, de la siguiente manera:
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Ceremonial Pblico
Ceremonial Militar
Ceremonial Litrgico
Ceremonial Civil
A su vez el Ceremonial Pblico se clasifica en:
a .- El ceremonial extranjero o poltico
b.- El ceremonial diplomtico o de embajada
c.- El ceremonial de Cancillera y Protocolo
CCCEEERRREEEMMMOOONNNIIIAAALLL PPPBBBLLLIIICCCOOO OOO DDDEEE EEESSSTTTAAADDDOOO
Es aquel que representa un conjunto de frmulas en que se exterioriza la vida de
relacin de los estados, es decir, las relaciones entre los estados y los hombres
que lo representan. Es la expresin de una mentalidad normal.
CCCeeerrreeemmmooonnniiiaaalll EEExxxtttrrraaannnjjjeeerrrooo ooo PPPooolllttt iiicccooo
Comprende todos los actos, celebraciones o instrumentos que se refieren a: Jefes
de Estado, Papa, Monarcas, cualquier cabeza visible de un pas.
Cortesa que se tributa a comunicaciones oficiales con motivo de advenimiento al
trono, elecciones presidenciales, exaltaciones al poder, nombramientos
diplomticos, etc.
CCCeeerrreeemmmooonnniiiaaalll DDDiiippplllooommmttt iiicccooo ooo dddeee EEEmmmbbbaaajjjaaadddaaa
Comprende todo lo relacionado a Poltica Exterior, Ceremonial de Embajadas.
Regula cunto atae a los honores y prerrogativas que le corresponden a los
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO
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Agentes Diplomticos en el ejercicio de sus funciones. Se considera la calidad y el
rango del Agente.
CCCeeerrreeemmmooonnniiiaaalll dddeee CCCaaannnccciii lll llleeerrraaa
Se refiere a todo lo vinculado con la poltica interior, regula las formalidades a
observar en relacin a notas, oficios, tratados y dems documentos oficiales
diplomticos. Es considerado como parte del Ceremonial Diplomtico. Adems
seala:
Los ttulos y calificativos correspondientes a los estados, a sus jefes y a sus
representantes.
La medida de los honores y el rango a que tienen derecho los diferentes
funcionarios pblicos.
Las frmulas de cortesa consagradas internacionalmente para un uso recproco.
CCCEEERRREEEMMMOOONNNIIIAAALLL MMMIIILLLIIITTTAAARRR
Comprende lo relacionado al conjunto de frmulas en que se exterioriza la vida de
relacin de las Fuerzas Armadas. Las relaciones entre las diferentes fuerzas
(Ejrcito, Armada, Aviacin, Guardia Nacional), instituciones y hombres. Regula el
conjunto de formalidades rigurosas de estricto cumplimiento militar.
El artculo 55 de la Ley Orgnica de las Fuerzas Armadas nacionales y el artculo
27 ordinal 14, regulan la aplicacin de Ceremonial y Protocolo Militar. El
Reglamento de Ceremonial y Protocolo Militar tiene por objeto establecer las
normas y procedimientos que las Fuerzas Armadas nacionales, en general, y sus
miembros, en particular, deben cumplir en las ceremonias militares, actos oficiales
y sociales.
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO
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El Ceremonial Militar se define como:
El conjunto de normas y procedimientos que se destinan a solemnizar los actos
del servicio, los de significacin histrica, aquellos de carcter oficial en lo que
tomen parte las F.F.A.A.N.N, demostrando su moral, disciplina y educacin. Esto
determina el orden de la autoridades militares.
CCCEEERRREEEMMMOOONNNIIIAAALLL RRREEELLLIIIGGGIIIOOOSSSOOO OOO LLLIIITTTRRRGGGIIICCCOOO
Tiene por objeto dar exacto cumplimiento a las reglas y procedimientos generales
que deben observarse en el desarrollo de actos y oficios religiosos de cualquier
naturaleza.
CCCEEERRREEEMMMOOONNNIIIAAALLL CCCIIIVVVIIILLL OOO PPPRRRIIIVVVAAADDDOOO
Es el conjunto de formalidades que exteriorizan la vida de relacin de los entes
privados en el contorno en donde se ubican, rigindose por normas y procesos de
observancia general.
IIImmmpppooorrrtttaaannnccciiiaaa dddeee lllaaa EEEtttiiiqqquuueeetttaaa eeennn eeelll CCCeeerrreeemmmooonnniiiaaalll
La Etiqueta, representa el ceremonial de los estilos, usos y costumbre que deben
observarse en todos los actos y ceremonias pblicas y solemnes, as como en las
manifestaciones externas de la vida social. Es la reglamentacin de ciertas
normas del ceremonial extranjero o poltico, con el que suele confundir y en el que
est implcitamente comprendida. Hoy por hoy, el concepto de sta ha variado
radicalmente hasta el punto de que en las propias monarquas tiende a aligerar la
aplicacin de sus prcticas, en consonancia con el espritu de la poca en que
vivimos.
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO
28
En las organizaciones democrticas, la etiqueta desempea un papel secundario.
Aunque existen y se reconocen algunas reglas universales, la etiqueta vara
segn las tradiciones y los uso del los Estados, pues es privativo de stos,
establecer pragmtica que rigen las normas de un ceremonial. La Etiqueta regula
la conducta personal de los individuos, es decir todas aquellas cosas que nadie
puede hacer por otro. La fuente generadora de las normas de etiqueta la
constituyen los sentimientos, tradiciones y costumbres de los pueblos, que son
especificados en tratados, manuales, etc.
La Etiqueta implica:
- Normas de comportamiento derivadas de la experiencia y el sentido comn.
- Un entorno o contexto apropiado: Fsico, rea en que se desenvuelve el
individuo y donde hay que considerar una distribucin adecuada. Cultural,
donde la cortesa es el comn denominador para las buenas relaciones, pero
sus formas de expresin varan de un lugar a otro. Entorno de las relaciones: el
buen trato entre las personas se rige por ciertas reglas basadas en el respeto
mutuo y el conocimiento de los derechos de cada quien.
- Actitud interior de querer hacer las cosas bien.
Muchos autores sealan que el trmino Protocolo Social, no es ms que una
analoga que se formula para identificar el conjunto de normas que rigen el
comportamiento de los individuos en actos de naturaleza civil, donde el estatus
social, la educacin y las buenas maneras son las variables que delimitan y
califican el acto o evento al cual se asiste. Pudiera entenderse segn la
interpretacin hecha por algunos autores, donde destaca la Dra. Isabelita
Gonzlez, que el Protocolo Social se refiere a las normas de comportamiento que
rigen las relaciones entre los individuos en todo acto cuya naturaleza sea social,
excluyendo otros escenarios militares, presidenciales o diplomticos.
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO
29
DDDIIIFFFEEERRREEENNNCCCIIIAAACCCIIIOOONNN EEENNNTTTRRREEE CCCEEERRREEEMMMOOONNNIIIAAALLL,,, PPPRRROOOTTTOOOCCCOOOLLLOOO YYY EEETTTIIIQQQUUUEEETTTAAA
Ceremonial Protocolo Etiqueta
- Conjunto de
formalidades que se
aplican durante el
desarrollo de todo acto
pblico y privado,
regidas por normas de
estricto cumplimiento.
- Reglas que determinan
el modus operandi de
actos solemnes que
hayan sido
previamente normados
por la respectiva
autoridad civil,
eclesistica, militar o
diplomtica.
- Conjunto de normas
establecidas para las
ceremonias y
formalidades de
carcter oficial o
social, de estricto
cumplimiento.
- Establece los criterios
de trato y precedencia
de una persona o
institucin con relacin
a sus similares
- Todo acto protocolario
incluye la etiqueta
- Varan segn las
circunstancias de cada
pas: cultura, religin,
etc.
- Slo se aplica en
ciertos momentos
- Conjunto de normas
para hacer las cosas
correctamente y de
manera fcil, expresin
formal de los buenos
modales.
- Regula la conducta
personal de los
individuos
- No siempre
comprende las reglas
protocolarias
- Tienen un carcter
ms universal
- Est presente en todos
los actos de la vida
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO
30
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO
31
UNIDAD II
CEREMONIAL Y PROTOCOLO
Todo acto o ceremonia sigue un procedimiento o formalidad el cual debe
cumplirse estrictamente. De all la naturaleza rgida del ceremonial, sujeto a
procedimiento que garantizan el desarrollo y cumplimiento de las mnimas normas
de protocolo y etiqueta.
En un acto o ceremonia participan distintos profesionales los cuales atienden
actividades acordes con el nivel y responsabilidad que le es asignada. Desde la
funcin de planificacin hasta el desarrollo de tareas de naturaleza operativa son
desarrolladas a los fines de garantizar el cumplimiento estricto de los actos y
ceremonias. El diseo de una ceremonia no es tarea de cualquier persona, sino
de un profesional con experticia y con dominio tcnico del rea. No obstante, cabe
resaltar que de lo que se trata en este apartado no es crear una ceremonia, sino
montar o ensamblar un acto o ceremonia que existe y que es aceptada por el ente
y los actores que en ella participan, es decir, de lo que se trata es de
operacionalizar un acto formal o ceremonial protocolar.
La importancia de este tema radica en que para ejecutar cualquier ceremonia o
acto formal el xito se garantiza siempre y cuando el profesional de protocolo
maneje a plenitud las formalidades, normas y el procedimiento que ha de seguirse
para lograr la majestuosidad e imagen que perdurar en el asistente, de lo
contrario la ceremonia ser recordada por su mala organizacin y falta de
elegancia.
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO
32
A los fines de abordar cualquier acto o ceremonia pblica o privada, militar o
religiosa debe tomarse en cuenta la metodologa que a continuacin se seala
(ver cuadro en la pgina 39):
MMMeeetttooodddooolllooogggaaa pppaaarrraaa lllaaa RRReeeaaallliiizzzaaaccciiinnn dddeee CCCeeerrreeemmmooonnniiiaaasss AAAcccaaadddmmmiiicccaaasss
Llevar a cabo una ceremonia acadmica implica la consideracin de las siguientes
variables:
FUENTE ORIGINARIA
Toda ceremonia tiene una fuente originaria por la cual existe y es aceptada en un
contexto geogrfico y cultural determinado. Es as como toda ceremonia tiene una
explicacin y se rige por un conjunto de normas y con un procedimiento que es de
necesario conocimiento por parte del que ensambla y operacionaliza la ceremonia.
Esta fuente generalmente lo constituye una ley, decreto, resolucin o los
antecedentes y costumbres que rigen la actuacin de una determinada ceremonia.
DESCRIPCIN
Consiste en presentar la caracterizacin de la ceremonia. Para ello se toma en
cuenta el objeto, los aspectos ms relevantes y su importancia.
MBITO / ALCANCE
Se refiere a la penetracin y cobertura que tiene la ceremonia, es decir, si tiene
alcance local, regional, nacional o internacional.
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO
33
ORGANISMOS INVOLUCRADOS
Se refiere a detallar todos aquellos organismos pblicos y privados que debern
estar presentes y a los cuales deber envirsele invitacin institucional.
CCCrrrooonnnooolllooogggaaa pppaaarrraaa lllaaa CCCoooooorrrdddiiinnnaaaccciiinnn dddeee uuunnnaaa CCCeeerrreeemmmooonnniiiaaa
Se refiere al desarrollo y control del proceso administrativo que debe iniciarse
desde el momento en que se decide realizar un acto o ceremonia determinada.
Ello implica:
PROCESO ADMINISTRATIVO
Trata de los procesos de informacin, promocin, logstica y de relaciones
pblicas involucrados en el montaje de una ceremonia. El ms importante de ellos
es el flujo de informacin el cual tiene por objeto informar y suministrar las
instrucciones adecuadas a los fines de contar con los servicios y apoyo logstico
necesarios para garantizar el xito en el desarrollo de la ceremonia.
DOCUMENTOS A EMITIR
Se refiere a toda comunicacin, invitacin, instrumento tcnico (vocativo, tarjetas
de identificacin, etc) y guin protocolar que debe producirse para el buen
desenvolvimiento del acto. Todos estos documentos formarn posteriormente un
expediente que registrar y documentar para el futuro el evento o ceremonia
tratado.
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO
34
PROCEDIMIENTO PARA LLEVAR A CABO EL CEREMONIAL
Se refiere al conjunto de formalidades y pasos que debern cumplirse
cronolgicamente segn lo establece la ley o la costumbre.
-
- Normas de protocolo
Trata del conjunto de reglas de ceremonial que regirn y que debern respetarse
para lograr con ello la solemnidad y elegancia del acto o ceremonia.
Instrumentos a utilizar
Se refiere a los instrumentos siguientes
Guin protocolar del acto o ceremonia
Tarjetas de identificacin de la sala
Vocativos
Decretos, resoluciones, providencias, etc.
Lista protocolar
Tarjetas de invitacin
Croquis o planos del lugar
Lista de personal de ceremonial y protocolo
- Orientacin logstica
Trata de las actividades de logstica (transporte, mobiliario, podium, sonido,
refrigerios, pancartas, etc) planificadas, con detalles de los responsables que
debern seguirse a los fines de garantizar el xito del evento.
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO
35
- Etiqueta
Se refiere a las pautas en el vestir que regirn el acto o ceremonia
tradicionalmente segn el evento del que se trate, se utiliza el siguiente vestuario.
TIPO DE TRAJE HOMBRE MUJER
Chaqu o Jaquette Chaqueta negra con
faldn largo
Pantaln sin vuelta, gris
oscuro, a rayas muy finas.
Camisa blanca con cuello
almidonado.
Corbata de seda gris, de
nudo corriente o plastrn.
Zapatos negros, lisos,
ligeramente en punta, con
cordones
Calcetines de seda negra,
hasta la pantorrilla.
El sombrero y el guante,
de rigor en algunos
lugares dejaron de
llevarse en climas clidos.
Para el da: traje corto de
dos piezas ,
preferiblemente con
mangas. Para la noche: si
as se exige, vestido largo
elegante.
Frac Chaqueta negra, corta
adelante, con faldn largo
y estrecho atrs.
Pantaln negro, con dos
hileras de galn negro por
Traje largo
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO
36
la parte posterior de las
perneras.
Camisa blanca con
pechera de piqu,
almidonada, con duro
cuello de pajarita.
Corbata de lazo, blanca
(pajarita)
Chaleco de piqu blanco,
con botones de ncar.
Zapatos. Estrictamente
deben ser de cuero
cortesano, aunque
tambin se pueden usar
de charol o piel (con
cordones)
Calcetines negros, de
seda hasta la pantorrilla.
Admite el uso de
condecoraciones, pero
slo cuando la invitacin
lo especifique.
Esmoquin o Smoking Chaqueta negra, sin
faldones, sencilla o
cruzada y con solapas de
seda.
Pantaln a juego, con un
galn negro por la parte
exterior.
Traje de cctel, corto o
largo.
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO
37
Camisa blanca con
pechera de piqu, lisa o
plisada.
Corbata de lazo negro, de
seda o corbatn negro y
cuero duro de pajarita
Chaleco si se utiliza suele
ser negro. Las alternativas
al chaleco es una banda
negra de seda (nunca se
usan juntos).
Zapatos negros lisos
Calcetines negros, de
seda hasta la pantorrilla.
No admite el uso de
condecoraciones. Slo un
botn en el ojal.
En ocasiones menos
protocolarias se usa un
traje oscuro, casual o
deportivo segn las
circunstancias.
Trajes de calle, claros en
la maana y oscuros en la
tarde, noche.
Trajes a dos piezas.
Uniformes de gala Fuerza Armada de Venezuela
Todas las ceremonias deben recibir un tratamiento tcnico como el anterior de
manera de cubrir todos los aspectos que garantizan la buena realizacin de las
mismas.
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO
38
METODOLOGIA PARA EL DISEO DE
UNA CEREMONIA ACADEMICA
ANALISIS DELA
CEREMONIA
CRONOLOGIAPARA LA
COORDINACION
CEREMONIAL A
REGIR
FUENTEORIGINARIA
DESCRIPCION
AMBITO/ALCANCE
ORGANISMOSINVOLUCRADOS
PROCESO
ADMINISTRATIVO
DOCUMENTOS A
EMITIR
PROCEDIMIENTO
NORMASPROTOCOLARES
INSTRUMENTOSPROTOCOLARES
ORIENTACIONLOGISTICA
ETIQUETA
Elaborado por Manuel Acosta. 1999.
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO
39
Normas de Protocolo
Constituyen el conjunto de reglas palatinas o de ceremonial que rigen el
comportamiento de los individuos en todo acto formal y solemne que es el
resultado de la costumbre, los usos y las leyes de un determinado lugar. Las
normas de protocolo se ven afectadas por la tipologa existente del ceremonial.
Las principales normas a considerar son las siguientes:
CEREMONIAL PBLICO
El lugar de honor es la derecha
La persona de mayor rango se coloca de pi o sentada a la derecha de la de
mayor jerarqua.
El puesto central de cualquier reunin y/o evento debe ser ocupado por la mxima
autoridad que asista al mismo (Persona de mayor nivel jerrquico).
El orden de ubicacin es alternativo a partir del centro.
Cuando son dos las autoridades que concurren al acto, aquella de mayor jerarqua
ocupar la derecha.
Si son tres personas
Si son cuatro
1. 2
.
2
.
1. 3
.
3 1. 2
.
4
.
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO
40
La colocacin de personas o delegaciones en un evento deber hacerse en orden
alfabtico del pas anfitrin. La nacin anfitriona cuando no asume la presidencia
de la reunin tomara el ltimo lugar.
Las delegaciones se ubican en sentido inverso a las agujas del reloj.
El puesto central, en todos los casos, corresponde al presidente del evento,
siempre y cuando no vaya el Presidente de la Repblica o un Ministro en su
nombre, quienes ocuparan dicho puesto.
Cuando asistan damas para efectos de precedencia, la categora de ellas es igual
a la de sus esposos. Al asignarles sus puestos se buscar que stos queden
alternados con los de los caballeros. Se evitar que los esposos queden uno a
continuacin del otro.
Cuando las personas deben colocarse o marchar en columna, la de mayor
categora va a la cabeza y los dems en su correspondiente orden.
Cuando la mxima autoridad presida un acto, no debe abandonarse el lugar hasta
tanto no lo haga dicha autoridad.
La bandera de Venezuela va a la derecha y en el medio, despus el resto de
banderas.
Cuando el nmero de banderas sea impar la de Venezuela ocupar el lugar
central.
Cuando sea par, ocupar el lugar derecho de las centrales, vista desde el edificio
donde ondee, es decir, la derecha de la presidencia o la izquierda del observador.
Si se coloca la bandera en el centro del saln, tras el presidium, deber estar
flanqueada a su derecha por la del Estado y a su izquierda por la de la ciudad
anfitriona (Municipio).
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO
41
En caso de ser solamente dos, la de Venezuela ocupa la derecha y la otra la
izquierda.
Si las banderas se colocan en el lateral derecho de la puerta de entrada de un
edificio, el puesto de honor es siempre el ms cercano a sta y ser ocupado por
la bandera de Venezuela, siguiendo el resto de aquellos pases que participan en
el evento.
Si se realiza una reunin de carcter internacional, tales como congresos,
simposios, etc., por un organismo, entidad o institucin venezolana y celebrada en
nuestro pas, se colocarn las banderas:
Por la antigedad de ingreso al mismo
Orden alfabtico del pas sede.
Cuando tras un presidium se coloquen dos peanas a derecha e izquierda, que
formen cada una un bloque de honor, la bandera de Venezuela estar flanqueada
por las otras dos.
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO
42
De celebrarse un acto cuyas caractersticas tengan relacin con el tema de las
Comunidades Autnomas, las banderas que las representan se colocarn a
continuacin de la de Venezuela, precediendo las de fecha ms antigua.
La bandera se iza a media asta llevndola lentamente hasta el tope y luego se
baja hasta la posicin adecuada. Para arriarla se vuelve a izar rpidamente hasta
el tope y luego se baja lentamente.
Al acceder a un vehculo, quien accede en primer lugar es la autoridad de mayor
rango para ocupar el puesto de la derecha, en sentido de la marcha del vehculo.
Hacindolo a continuacin por el lado izquierdo, la autoridad de menor rango o
persona que lo acompae.
Cuando una autoridad recibe a otra de mayor rango o categora y le invita a subir
a su vehculo oficial, le ceder siempre el asiento de la derecha.
Al descender se proceder a la inversa, hacindolo en primer lugar la mayor
autoridad.
Al descender por una escalera, siendo varias autoridades con sus esposas, si no
hubiese espacio suficiente para hacerlo por parejas, lo harn primero los
caballeros y luego las damas, a las que esperarn y dejarn pasar delante, de no
hacerlo por parejas al bajar lo harn las damas primero.
CEREMONIAL DIPLOMTICO
Internacionalmente las normas que rigen el ceremonial diplomtico son las
siguientes:
Los idiomas francs e ingls se emplean en la redaccin de los tratados cuando
stos se celebran entre varios pases.
En caso de dos pases, se utiliza el idioma nacional de los signatarios.
La correspondencia diplomtica usa su propio idioma, acompaado de una
traduccin.
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO
43
Cuando el ttulo de la persona es permanente (General, Obispo, Duque, etc.) se
antepone ste al nombre.
Cuando el ttulo fuera transitorio (Embajador, Gobernador, Diputado, etc.) el
nombre se antepone al ttulo.
La precedencia de los agregados militares venezolanos estar en funcin de su
grado. Si son Generales o Almirantes, vendrn inmediatamente detrs del
funcionario diplomtico. Si son Coroneles o Capitanes de Navo irn despus del
Ministro Consejero o Consejero de la Embajada. Si son Tenientes Coroneles,
Mayores o equivalentes, despus del primer secretario. Si son Capitanes, despus
del segundo secretario.
El Nuncio Apostlico ser siempre el Decano del Cuerpo Diplomtico acreditado
ante el gobierno de Venezuela.
La precedencia de los jefes de misin ser la establecida por el orden cronolgico
de la entrega de credenciales.
El orden de precedencia dentro de cada misin diplomtica ser establecido por el
respectivo pas.
La precedencia entre las autoridades nacionales ser establecida por la Direccin
de Ceremonial y Acervo Histrico de la Nacin del Ministerio de Relaciones
Interiores.
CEREMONIAL MILITAR
Las normas que lo rigen son:
Cumplir a cabalidad el horario programado.
Los invitados deben llegar con la mayor puntualidad.
Nadie podr retirarse antes de que lo haga la mxima autoridad presente.
Cuando deba solicitarse permiso para comenzar o terminar el acto o para dar
parte, el oficial que comanda la unidad lo har directamente ante la autoridad
mxima presente.
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO
44
Todo oficial de la Fuerza Armada Nacional que sea destinado a un nuevo cargo,
ser dado a conocer ante el personal de la unidad que estar a su mando.
En la Marina, al embarcar en una lancha, subir en primer lugar la autoridad de
menor rango y luego la de mayor rango.
Si la embarcacin se dirige a un buque, atracar a estribor, es decir, al costado
derecho del mismo.
En las reuniones de las distintas fuerzas, a igualdad de grados y antigedad,
privar la antigedad de la fuerza.
La precedencia entre las autoridades militares ser la establecida en la lista
protocolar militar que elaborar la direccin general del Ministerio de la Defensa y
los Comandos de Fuerza.
En ceremonias militares con asistencia de representantes de los poderes pblicos,
la forma de colocacin ser:
El Presidente, en el centro.
A su derecha el Presidente del Congreso.
A su izquierda el Presidente de la CSJ.
Alternativamente el Presidente de la Cmara de Diputados, el Ministro de la
Defensa y la autoridad militar anfitriona.
Las dems autoridades militares, civiles y eclesisticas.
El cuerpo diplomtico ser ubicado en sector especial.
En las ceremonias militares donde no asisten los representantes de los poderes
pblicos, la mxima autoridad se ubicar en el lugar preferente, a su izquierda el
anfitrin, EXCEPTO, cuando lo sea el Ministro de la Defensa, en cuyo caso el
anfitrin se colocar a su derecha.
Cuando asistan damas, stas se colocarn detrs de sus respectivos esposos o
en lugar especial.
Ejemplos de Actos Y Ceremonias Militares.
Reconocimiento del Ministro de la Defensa.
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO
45
El acto se realizar en la Capital de la Repblica en el Parque de Honor de la
Escuela Militar, o donde lo ordena el Presidente de la Repblica.
Se invitar a las Altas Autoridades Civiles y Eclesisticas de la localidad.
Ser dado a conocer por el Comandante General de la respectiva fuerza o el
inspector de la misma.
Reconocimientos de los comandantes de unidades tcticas.
El acto se realizar en la sede que ocupe la unidad.
Deber asistir todo el personal de la unidad tctica.
Ser dado a conocer por el comandante de la unidad operativa correspondiente.
Izada y arriada de la Bandera.
La guardia rinde honores, precedidos por la banda marcial, de guerra o de
corneta, formada en lnea frente al lugar donde se encuentre el asta de la bandera.
El Comandante de la guardia mandar a presentar armas, se ejecutar el Himno
Nacional o la marcha regular, segn el caso, procedindose a izar la bandera. El
personal sin armas ejecutar el saludo.
Ejemplo de Programa Militar
Honores a la Bandera
Honores a la Autoridad que preside el acto.
Partes
Lectura del Decreto o Resolucin que notifica el nombramiento
Presentacin por la autoridad superior y reconocimiento por parte de los
subalternos. Durante este acto las tropas permanecern con las armas al hombro.
Revista de la Unidad por la Autoridad que da a conocer, a quien acompaarn los
Comandantes entrante y saliente.
Firma del acta.
Asociaciones.
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO
46
Desfile de las Unidades presentes ante la autoridad que preside.
Honores a la autoridad que preside.
Honores a la Bandera.
Tratamientos
Ttulo de cortesa con que se dirige una persona a otra en razn del cargo que
ocupa o de la consideracin recibida que ostenta.
Los tratamientos de las autoridades son de carcter honorfico, ya que se pierden
al cesar en sus cargos; algunos ejemplos se especifican a continuacin.
EXCELENTISIMO
EMBAJADORES
EMINENCIA CARDENALES
VUESTRA MAJESTAD REYES
ALTEZA REAL PRINCIPES
MAGNIFICO RECTORES
ILUSTRISIMO ALCALDE
CIUDADANO APLICACION COMUN
Criterios Protocolares
Los criterios protocolares conforman un conjunto de elementos que rigen un
determinado evento; a saber:
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO
47
ORDEN ALFABTICO
Consiste en el ordenamiento de los invitados a una ceremonia con rango,
categora o jerarqua determinada segn el alfabeto (ingls o espaol). Esta norma
se estableci como medio de evitar los conflictos de precedencia tanto en actos
protocolares como en la firma de actas, tratados o convenios.
EL AZAR
En el ordenamiento de autoridades con la misma equivalencia se da el caso que al
ser ubicadas segn otros criterios (alfabtico, alternado) queden colocada de
ltima. A solicitud de las partes interesadas, mediante este criterio, bajo
consentimiento expreso, se permite bajo el sorteo a la suerte, alterar el orden de
precedencia. Para Manuel Acosta Profesor de la Universidad Simn Bolvar, este
criterio no debe ser aplicado en Venezuela, por la discrecionalidad que trae
implcito.
LA PUNTUALIDAD
Las ceremonias deben realizarse a la hora pautada, De no estar a la hora todos
los integrantes del presidio se corre la precedencia y se elimina la silla
correspondiente. Una vez que comienza el acto nadie puede subir al presidio, a
menos que quien presida lo indique expresamente al Maestro de Ceremonia.
LA SUPERSTICIN
Se refiere al hecho que en algunos pases existen consideraciones especiales a
determinados nmeros o aspectos vinculados con la suerte o la desgracia, tal
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO
48
como el nmero trece (13) en EEUU; el cual no es considerado en el montaje de
las ceremonias.
LA ESTTICA
En la organizacin de un estrado o mesa de reunin puede darse el caso de que
las autoridades asistentes tengan la misma equivalencia, pero al ser ubicadas
segn determinados criterios (alternativo) stas queden homogneamente
distribuidas de un lado y del otro, por ejemplo caballeros. El criterio permite alterar
el orden de precedencia para favorecer la cobertura grfica o registro fotogrfico,
televisivo o flmico del evento.
EL CNYUGE HOMBRE
Al contrario de su mujer, el esposo con jerarqua no goza de los mismos privilegios
de precedencia que ella. Segn Isabelita Gonzlez, cuando a una mujer con
jerarqua se le invita a una recepcin con su marido, ella ocupar el lugar de honor
que le corresponde y el esposo ser colocado en sitio adecuado pero nunca por
encima de alguna persona que tenga jerarqua.
EL DESCANSO MATRIMONIAL
Este criterio que rige para la colocacin de parejas en una mesa de comida indica
que nunca debe sentarse la esposa junto al marido.
EL RESPETO A LA ESPOSA
Como resultado del criterio del descanso matrimonial, si al ordenar la mesa el
marido coincide con su esposa, sta mantiene su puesto y l lo cede bajando un
grado en la precedencia de la mesa siempre y cuando sea de su mismo rango o
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO
49
nivel y si el comensal que asciende en su lugar es tambin de su mismo rango o
nivel. De no ser posible el descenso del marido por el cargo, rango o
representacin que ostenta, la esposa desciende y l conserva su puesto en la
mesa.
LA CORTESA
En algunas ocasiones por razones de deferencia o cortesa se cede la
precedencia a determinado visitante o invitado el cual recibe tal actitud con agrado
y agradecimiento. No obstante en ceremonia estricta este criterio no debe ser
considerado.
LA CULTURA
En todo acto formal o ceremonial la cultura del invitado es una variable
determinante en la imagen que se forman los asistentes. En caso de no tener
informacin o desconocer de la manera o formalidad que rige un acto o ceremonia
es importante preguntar e informarse de tal situacin, de lo contrario deber
utilizar su capacidad de observacin para proceder a imitar las formalidades que
rigen dicha actividad.
LOS IMPREVISTOS
El proceso de planificacin funciona, no obstante hay que tener presente el
principio de Peter: lo que va a ocurrir ocurre aun cuando haya sido previsto. Esto
significa que no importa cuan organizada est la ceremonia cuando algo va a salir
mal saldr mal, pero se deber prever dicha situacin de manera de atenuar sus
efectos.
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO
50
LA ANTIGEDAD
Se refiere al criterio que seala que una persona tiene precedencia sobre otra
cuando es ms antigua en el cargo, rango o categora o cuando es creada una
institucin primero que otra, siempre y cuando tengan la misma importancia
jerrquica.
Aplicaciones Referidas a Las Normas de Protocolo
A continuacin se presenta una serie de situaciones ocurridas en la vida real, de
manera que sean analizadas y se infiera la respectiva norma protocolar a
considerar:
Inauguracin del Teatro Teresa Carreo
Programa
Bendicin de la Obra, por su eminencia el Cardenal Jos Al Lebrum, Arzobispo de
Caracas.
Honores al Presidente de la Repblica
Palabras del Dr. Antonio Lpez Acosta, presidente del C.S.B.
Reconocimiento de la Orquesta Sinfnica de Venezuela al Presidente de la
Repblica
Imposicin de Condecoraciones
Palabras del Dr... Presidente de la Repblica
Lectura y firma del Acta de Inauguracin
Concierto de la Orquesta Sinfnica de Venezuela
Brindis.
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO
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- Acto con motivo del Bicentenario del Natalicio del general en Jefe Jos Antonio
Pez. (13-06-90)
Programa
Honores al ciudadano Presidente de Repblica
Ofrendas Florales ante la estatua de Pez
Poder Ejecutivo-Himno nacional
Poder Legislativo
Poder Judicial
Autoridades eclesisticas
Concejo Municipal de Acarigua
Concejo Municipal de Araure
Fuerzas Armadas
Comisin Nacional y Regional para los actos del Bicentenario
Promociones de Oficiales de Las Fuerzas Armadas General en Jefe Jos Antonio
Pez,
Familiares del Prcer
Honores al ciudadano Presidente de la Repblica
- Acto de instalacin del III Seminario Latinoamericano sobre Anlisis y Previsin
de Demanda de Energa a largo plazo en los Sectores de Gran Consumo de
Energa. Horizonte 2000.
Programa
Apertura del acto
Palabras del ciudadano Rector de la U.S.B.
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO
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Palabras del Dr. Luis Castro Leiva, Presidente del Instituto Internacional de
Estudios Avanzados (IDEA)
Palabras del Dr. Luigi Boselli, Embajador de la Comunidad Europea para Amrica
Latina.
Palabras del Dr. Julio Cesar Gil, Ministro Encargado del Ministerio de Energa y
Minas
Clausura del Acto.
- Acto de imposicin de condecoraciones
Programa
Honores a la autoridad que preside el acto
Honores al Pabelln Nacional
Parte y solicitud de permiso para comenzar el acto
Lectura de mensajes
Lectura de Resolucin mediante la cual fue creada la Infantera de Marina
Lectura de Resoluciones
Imposicin de la Cinta Naval
Imposicin de la Barra insignia Honor al Mrito
Imposicin de la Insignia de la Infantera de Marina
Entrega de Placas de Reconocimiento
Demostracin de destrezas con Armas
Palabras del Comandante de la Infantera de Marina
Himno de la Infantera de Marina
Participacin de haber finalizado el acto
Honores al pabelln Nacional
Honores a la Autoridad que presidi el acto: Contra Almirante Edgar Escobar
Ochoa, Comandante de la Infantera de Marina.
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO
53
PRECEDENCIA PROTOCOLAR
PPPrrriiiooorrriiidddaaaddd ooo aaannnttteeelllaaaccciiinnn eeennn eeelll ooorrrdddeeennn pppaaarrraaa dddeeettteeerrrmmmiiinnnaaarrr lllaaa sssiiitttuuuaaaccciiinnn pppooosssiiiccciiiooonnnaaalll qqquuueee pppooorrr
cccaaattteeegggooorrraaa,,, cccaaarrrgggooo rrraaannngggooo,,, llleee eeesssttt rrreeessseeerrrvvvaaadddaaa aaa uuunnnaaa aaauuutttooorrriiidddaaaddd ooo pppeeerrrsssooonnnaaalll iiidddaaaddd qqquuueee
cccooonnncccuuurrrrrreee aaa uuunnn aaaccctttooo...
Fuentes Protocolares
En Venezuela, el poder pblico se distribuye entre el Poder Municipal, el poder
Estadal y el poder Nacional. El poder pblico nacional se divide en:
Ejecutivo
Legislativo
Judicial
Ciudadano
Electoral
La precedencia se establece tomando en cuenta la distribucin siguiente:
PODER EJECUTIVO
Presidente de la Repblica
Vicepresidente de la Repblica
PODER LEGISLATIVO
Presidente de la Asamblea Nacional
Primer Vicepresidente
Segundo Vicepresidente
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO
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PODER JUDICIAL
Presidente del Tribunal Supremo de Justicia
PODER CIUDADANO
El poder ciudadano se ejerce por el Consejo Moral Republicano integrado por:
El Fiscal General
El Contralor General de la Repblica
El Defensor o Defensora del Pueblo
Luego de los representantes del Consejo Moral debe aparecer el Procurador
General de la Repblica
PODER ELECTORAL
Presidente del Consejo Nacional Electoral
Su Eminencia el Cardenal (Arzobispo) de Caracas
Expresidentes de la Repblica
Expresidente de la Junta de Gobierno
Consejo de Ministros
Ministerio de Interior y Justicia
Ministerio de Relaciones exteriores
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO
55
Ministerio de Finanzas
Ministerio de la Defensa
Ministerio de la Produccin y Comercio
Ministerio de Educacin, Cultura y Deportes
Ministerio de Salud y Desarrollo Social
Ministerio del Trabajo
Ministerio de Infraestructura
Ministerio de Energa y Minas
Ministerio del Ambiente y de los Recursos Naturales
Ministerio de Planificacin y Desarrollo
Ministerio de Ciencia y Tecnologa
Ministerio de la Secretara de la Presidencia
Alcalda Mayor de Caracas
Alcalda del Municipio Libertador
Estado Vargas
Alcalda del Municipio Vargas
Estado Miranda
Alcalda del Municipio Sucre
Alcalda del Municipio Baruta
Alcalda del Municipio el Hatillo
Alcalda del Municipio Chacao
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO
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Alto Mando Militar
Inspector General de las Fuerzas Armadas
Jefe del Estado Mayor Conjunto
Comandante General del Ejercito
Comandante General de la Armada
Comandante General de la Aviacin
Comandante General de las Fuerzas Armadas de Cooperacin (Guardia Nacional)
Directores Ejecutivos
Oficina Central de Personal
Oficina Central de Estadstica e Informtica
Oficina Central de Presupuesto
Secretario del Consejo de Seguridad y Defensa (SECONASEDE)
Academias Nacionales
Academia Nacional de la Lengua
Academia Nacional de la Historia
Academia Nacional de Ciencias polticas y Sociales
Academia Nacional de Medicina
Academia Nacional de Ciencias Fsicas
Academia Nacional de Matemticas y Sociales
Academia Nacional de Ciencias Econmicas
Universidades
Universidad Central de Venezuela
Universidad de los Andes
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO
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Universidad del Zulia
Universidad de Carabobo
Universidad de Oriente
Universidad Centro Occidental Lisandro Alvarado
Universidad Simn Bolvar
Universidad Simn Rodrguez
Universidad Experimental del Tchira
Universidad Nacional Experimental de los Llanos Ezequiel Zamora
Universidad Nacional Experimental Francisco de Miranda
Universidad Nacional Experimental Rmulo Gallegos
Universidad Nacional Abierta
Universidad Nacional Experimental de Guayana
Universidad Nacional Experimental Rafael Mara Baralt
Universidad Pedaggica Experimental Libertador
Universidad Nacional Experimental Politcnica Antonio Jos de Sucre
Universidad Catlica Andrs Bello
Universidad Santa Mara
Universidad Metropolitana
Universidad Rafael Urdaneta
Universidad Nacional Tecnolgica del Centro
Universidad Catlica del Tchira
Universidad Sur del Lago Jess Mara Semprum
Universidad Jos Mara Vargas
Universidad Cecilio Acosta
Universidad Bicentenaria de Aragua
Universidad Nororiental Gran Mariscal de Ayacucho
Universidad Nueva Esparta
Universidad Fermn Toro
Universidad Yacamb
Universidad Rafael Belloso Chacn
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO
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Universidad del Valle del Momboy
Universidad Alejandro Humbolt
Universidad Jos Antonio Pez
Consejo de la Orden del Libertador
Arzobispado de Caracas
Presidente de la Sociedad Bolivariana
Prefecto del Municipio Libertador
Presidentes de Institutos Autnomos y Fundaciones del Estado
Directores Generales Sectoriales
Director General Sectorial de Ceremonial y Acervo Histrico de la Nacin
Director General Sectorial de Protocolo del Ministerio de Relaciones Exteriores
Director de Relaciones Pblicas del Ministerio de la Defensa
Secretario Privado del Presidente de la Repblica
Jefe de la Casa Militar
Presidente de la Confederacin de Trabajadores de Venezuela (CTV)
Presidente de la Federacin Venezolana de Cmaras y Asociaciones de Comercio
y Produccin (FEDECAMARAS)
PRESIDENCIA PROTOCOLAR
Se refiere concretamente al lugar donde se ubicarn las ms altas autoridades
que asisten a un evento o ceremonia, se le conoce como Presidium, mesa
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO
59
presidencial Presidencia del Evento. Esta distribucin est conformada por quien
la Preside y por un nmero de invitados o personalidades que no debe exceder de
los once (11) puestos, dado que pierde elegancia y majestuosidad.
Estructura
Si el Presidium es unipersonal, la mesa tiende a ser impar y se observa su
distribucin como sigue:
8 6 4 2 1 3 5 7 9
Si es bipersonal, la mesa debe ser dividida definiendo el centro conformado por
dos personas y a partir de all se distribuye el resto de las personalidades en orden
alternativo.
7 5 3 1 2 4 6 8
Sistemas de Presidencia
Para la ubicacin de las personalidades existen dos sistemas clsicos que son de
uso comn: el sistema anglosajn y el sistema francs.
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO
60
El sistema anglosajn toma como referencia la puerta de entrada de los invitados,
la presidencia se coloca en la punta de la mesa (extremo) mirando hacia la puerta
de entrada de los invitados. En el caso de existir dos presidencias, el invitado debe
mirar hacia la puerta de entrada y el anfitrin hacia la puerta de entrada del
servicio.
En el sistema Francs La presidencia se coloca en el centro de la mesa mirando a
las ventanas, de espalda a la pared. De haber dos presidencias, la segunda se
sita enfrente de la primera, de espalda a las ventanas y mirando a la puerta de
ingreso del servicio. Cuando el saln tiene las ventanas en un extremo o no tiene
ventanas, el punto de referencia que define la presidencia es la entrada del
servicio.
Invitados Servicios
Ventana Ventana
Entrada de
Servicios
Entrada
Invitados
Presidencia
invitado
Presidencia
anfitrin
Presidencia
invitado
Presidencia
anfitrin
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO
61
PROCEDIMIENTO PARA LA APLICACIN DE LA PRESIDENCIA
A los fines de aplicar correctamente el criterio de la Presidencia se debe seguir el
siguiente procedimiento:
Determinar si la Presidencia es unipersonal o bipersonal
Si es bipersonal determinar el tipo de sistema anglosajn o francs. Actualmente
se utiliza el francs por las enormes ventajas de comunicacin que ofrece entre el
invitado y el anfitrin.
Se determina el nmero de integrantes que formarn la mesa presidencial
Se elabora croquis de ubicacin, tomando en cuenta la entrada y ventanas del
lugar
Se elabora la tarjeta de invitacin con el croquis correspondiente.
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO
62
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO
63
UNIDAD III
FUNCIONES PROTOCOLARES
Son funciones que Desempean los distintos Profesionales encargados del
Ceremonial y Protocolo en un Evento; ellos son:
Jefe de Protocolo
El Jefe de protocolo es el profesional encargado de planificar, organizar, coordinar
y supervisar el desarrollo de una determinada ceremonia. Es quien tiene la mayor
responsabilidad tcnica y logstica de una ceremonia o evento formal concreto.
Las principales funciones del Jefe de Protocolo son:
Determinar las formalidades de una ceremonia
Elaborar el guin protocolar
Determinar los requerimientos documentales y tcnicos que requiere una
ceremonia
Elaborar la lista de requerimientos logsticos a considerar
Determinan los entes participantes en la ceremonia
Determinan el orden de precedencia
Coordinar las acciones pertinentes con otras instituciones de apoyo a la
Ceremonia
Coordinador de Protocolo
Es el responsable de llevar a cabo el conjunto de formalidades previamente
planificadas y que sustentan una determinada ceremonia. Asimismo, controla el
respeto y seguimiento de la precedencia, coordina el personal de apoyo
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO
64
protocolar, atiende a los invitados especiales y supervisa de manera directa todos
los servicios de apoyo logstico y protocolar a ofrecer en una ceremonia.
Sus principales funciones son:
Supervisar al personal de protocolo que se desempea en un evento
Determinar las pautas de actuacin y la distribucin de trabajo del personal de
apoyo protocolar.
Supervisar la ptima ubicacin y existencia de los recursos tcnicos y logsticos a
utilizar en una ceremonia.
Reportar al Jefe de protocolo sobre cualquier dificultad o inconveniente surgido
antes, durante y despus de la ceremonia.
Controlar los vocativos, tarjetas de identificacin, listas protocolares, tarjetas de
invitacin, manejo de medios de comunicacin, entre otras actividades.
AAAsssiiisssttteeennnttteee dddeee PPPrrroootttooocccooolllooo
Es el responsable de asistir al Coordinador de Protocolo en las distintas
actividades y operaciones que deben cumplirse para garantizar el xito de una
ceremonia. En este sentido sus funciones son:
Asistir en materia de atencin a los invitados y al pblico
Es responsable del suministro y distribucin de cualesquiera de los materiales e
informacin que se maneje en la ceremonia o evento.
Colabora en la supervisin de la logstica del evento
Revisa la funcionalidad de los medios y equipos a utilizar
Coordina reas concretas de trabajo tales como: refrigerios, transporte, medios
audiovisuales, secretara, etc.
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO
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AAAuuuxxxiiillliiiaaarrr dddeee PPPrrroootttooocccooolllooo
Es el responsable de ejecutar las tareas especficas que le son asignadas,
referidas a la atencin de los distintos pblicos y al apoyo logstico y tcnico de la
ceremonia o evento. Se refiere concretamente a:
Ordenamiento del Presidium
Vestimiento de las mesas
Arreglo de las mesas y lugares protocolares
Fijacin de etiqueta de identificacin
Verificar y supervisar colocacin de alfombras
Colocacin de banderas y dems smbolos
Verificacin de sonido y colocacin de bandas musicales
Colocacin de bordones del rea en cuestin
Traslado de los libros de actas y decretos
Verificacin de colocacin de los medios de comunicacin social
Atencin de distintos pblicos
Suministro de material informativo
Ubicacin de personalidades
Colocacin de agua y vasos
Colaboracin con las personalidades asistentes
Control de invitaciones
Control del vocativo
Control de las brigadas de servicios
Etc.
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO
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OOOfffiiiccciiiaaallleeesss dddeee SSSaaalllaaa
Este profesional se encarga del apoyo logstico interno de las reas donde se
desarrolla un evento en particular. Es responsable del manejo de los medios
audiovisuales, distribucin de documentacin, suministro de agua y otros insumos.
No debe utilizarse el trmino Edecn para designar a este profesional dado que
dichas tareas son exclusivas de un oficial (militar) con formacin acadmica que
ejerce funciones de seguridad y atencin especial a determinadas personalidades
que por su rango o cargo as lo ameritan.
TTTaaarrreeeaaasss dddeee AAApppoooyyyooo PPPrrroootttooocccooolllaaarrr AAAsssiiigggnnnaaadddaaasss aaalll AAAsssiiisssttteeennnttteee dddeee PPPrrroootttooocccooolllooo
Las actividades se definen de acuerdo al tamao del evento. Es decir que las
actividades y tareas del Asistente de Protocolo se intensifican o minimizan en
funcin al volumen de personas a manejar.
En este sentido se tienen las siguientes actividades de referencia:
TCNICOS
Atencin de expositores, ponentes, o invitados especiales
Explicacin de la mecnica del evento
Control de los requerimientos tcnicos referidos a los participantes
Manejo de lista de equipos
Manejo de equipos y sistemas computarizados
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO
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SECRETARA
Registro de participantes
Suministro de material de apoyo
Entrega de distintivos
Suministro de informacin al participante
Atencin al pblico
Control de certificados
DE LOGSTICA
Distribucin de documentos
Manejo de computadoras
Manejo de fotocopiadoras
Manejo de equipos de cocina y grabacin
Manejo de equipos de oficina
Control de medios audiovisuales
Suministro de jarras, agua y vasos
Suministro de marcadores, rotafolios, lpices, etc.
Reservacin de servicios varios
Adecuacin de espacios fsicos y supervisin de la limpieza
Organizacin del transporte
Control de puntos de seguridad y vigilancia
RELACIONES PBLICAS Y CEREMONIAL
Reservac
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