2.La organización como función administrativa
Es un conjunto de cargos cuyas reglas y normas de comportamiento, deben sujetarse a todos sus miembros y así, valerse el medio que permite a una empresa alcanzar determinados objetivos.
La organización como sistema
Proceso de la administración encargado de crear la estructura orgánica, establecer los niveles de autoridad y responsabilidad y la forma como se realizan las funciones administrativas, sus actividades, deberes, y atribuciones en correspondencia con los fines trazados
Se logra mediante políticas y normas
Un propósito Colectivo
Personas que realizan tareas
distintas aunque
relacionadas
La Cadena
de Mando
Características de la organización como sistema
Equilibrio /homeostasis
Manifestaciones de una organización formal deficiente
●Funciones mal distribuidas
●Objetivos sin lograr
●Aumento de conflictos
●Ineficiencia
●Subutilización de recursos
●Aumento de costos
●Baja producción social
Entropía
FUNCIONES ADMINISTRATIVAS
PLANIFICACIÓN CONTROLEVALUACIÓN
ORGANIZACIÓN EJECUCIÓN DIRECCIÓN
EL GERENTE
La organización como función administrativa U
n lu
gar
para
cad
a co
sa
Cad
a co
sa e
n su
lu
gar
●La organización es la segunda fase del proceso administrativo. A través de ella el sistema establece la división del trabajo y la estructura necesaria para su funcionamiento.●Define la distribución de funciones y actividades inherentes al plan. ●Articula los recursos y designa responsabilidades a los miembros del sistema.
NÚCLEO DE OPERACIONES
DIRECCIÓNINTERMEDIA
TEC
NO
ES
TRU
CTU
RA
ALTADIRECCIÓN
STA
FF DE
AP
OY
O
IDEOLOGÍA oCULTURA EMPRESARIAL
Fuente: readaptado de Mintzberg (1984)
PARTES DE LA ORGANIZACIÓN
NÚCLEO DE OPERACIONES (OPERARIOS)
• EJECUCIÓN tareas básicas: compras, producción y ventas
ALTA DIRECCIÓN (ÁPICE ESTRATÉGICO)
• Presidencia, dirección general, consejeros, staff dirección general, etc.
FUNCIONES
• Velar por la unidad de la organización• Relaciones con el entorno• Definición de la estrategia corporativa
MANDOS INTERMEDIOS (DIRECCIÓN INTERMEDIA)
• Directivos de división, departamento, sección, turno, etc.• Nexo unión del ápice estratégico y el núcleo de operaciones• Resultado de supervisión directa: ANGULO DE CONTROL
NIVELES ORGANIZATIVOS Y ÁNGULO DE CONTROLNIVEL
ORGANIZATIVO• Escalón jerárquico en una estructura organizativa
ÁNGULO DECONTROL
• Nº de subordinados que dependen de un superior
FUNCIONES
• Intervenir en la corriente de decisiones ( )• Relaciones fronterizas• Diseño de la estrategia de su unidad
ESTRUCTURAALTA
• Organización con tramos estrechos
NIV
ELES
JER
ÁRQ
UICO
S
• Organización con tramos amplios
NI V
EL
ES
JER
ÁR
QU
ICO
SESTRUCTURAPLANA
● est
able
cien
do
Prin
cipi
os
gene
rale
s
2.creando unSistemas de organización
3.presentando Instrumentos metodológicos
¿Cómo se logra crear laEstructura de una organización?
Principios generales
●Santibáñez (1998), define los principios como declaraciones, enunciados o preceptos que guían al dirigente.
●Se han reconocido principios que deben observarse al organizar una empresa o institución o en toda organización.
QUÉ NO DEBO OLVIDAR CUANDO
ORGANIZO UNAINSTITUCIÓN
Principios generales
1. Principio del Objetivo: De acuerdo con este principio, la organización debe establecer los fines permanentes o (teología) hacía los cuales se encamina la organización.
2. Principio de los canales de supervisión bien definida: Según este principio, en el organismo debe existir una serie de canales de supervisión que deben estar conectados por canales de comunicación. Toda unidad debe ser supervisada por otra de jerarquía mayor.
3. Principio del espacio de control: De acuerdo con este principio, se debe establecer el número de personas que deben depender de otra directamente. Se aconseja que el número de personas esté entre 7 y 8, tomando en cuenta: a) la naturaleza del trabajo. b) la capacidad del jefe. c) la preparación de los subordinados. d) el medio ambiente físico.
Principios generales
QUÉ NO DEBO OLVIDAR CUANDO
ORGANIZO UNAINSTITUCIÓN
4. Principio de equilibrio autoridad – responsabilidad: De acuerdo con este principio, la delegación de autoridad del ejecutivo al subordinado debe ser clara para el cumplimiento de una tarea bien definida, pero el jefe máximo debe conservar la responsabilidad total final por la autoridad delegada.
5. Principio de fijación de responsabilidades: Este principio establece que la responsabilidad por las acciones no puede ser mayor de la que implica la autoridad delegada, ni debería ser menor.
6. Principio de la selección y adiestramiento del personal: Se enuncia diciendo que el personal debe ser seleccionado debidamente y en forma previa, luego debe ser adiestrado, recibiendo entrenamiento.
7. Principio de especialización: establece que a medida que la empresa se amplia y diversifica, debe crear grupos, secciones, dependencias, etc. para que trabajen en una sola especialidad o área de actividades.
8. Principio de jerarquía o de escala jerárquica: establece que debe existir una cadena de relaciones directas de autoridad desde el directivo superior hasta el último subordinado y que esta debe funcionar claramente a través de toda la organización.
9. Principio de la unidad de mando: Afirma que el subordinado no debe recibir órdenes de más de un jefe sobre la misma materia.
Principios generales
QUÉ NO DEBO OLVIDAR CUANDO
ORGANIZO UNAINSTITUCIÓN
6. Principio de la selección y adiestramiento del personal:
2. Principio de los canales de supervisión
1. Principio del Objetivo
4. Principio de equilibrio autoridad – responsabilidad:
5. Principio de fijación de responsabilidades
3. Principio del espacio de control:
9. Principio de la unidad de mando
8. Principio de jerarquía o de escala jerárquica:
7. Principio de especialización:
QUÉ NO DEBO OLVIDAR CUANDO
ORGANIZO UNA
INSTITUCIÓN
Principios generales
2.Sistemas de organización
La organización, como función administrativa, define la distribución de funciones y actividades inherentes al plan.
Las funciones se definen como el conjunto de actividades afines, dirigidas a proporcionar a las unidades de una organización los recursos y servicios necesarios para hacer factible la operación institucional.
Para que se puedan cumplir todas estas funciones y obtener buenos resultados en la gestión, la organización debe encontrar sus propias condiciones, que le permitan construir una estructura organizativa que facilite la fluidez en el trabajo y una participación eficaz; se pueden establecer de acuerdo a las necesidades del municipio, posibilidades de obtención de recursos tanto humano como financiero, objetivos y metas primordiales a solucionar, Analizando los puntos de vistas débiles y fuertes de la organización.
●REPRESENTAN LAS DIFERENTES FORMAS DE PONER EN COORDINACIÓN SITEMÁTICA LOS DIFERENTES ELEMENTOS HUMANOS Y MATERIALES DE LA ORGANIZACIÓN
●OBEDECEN A LA NATURALEZA Y OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN.
●LOS PRINCIPALES SON:●SISTEMA FUNCIONAL
(HORIZONTAL)●SISTEMA LINEAL (VERTICAL)●SISTEMA circular●Sistema matricial.
2.Sistemas de organización
QUÉ NO DEBO OLVIDAR CUANDO
ORGANIZO UNA
INSTITUCIÓN
SISTEMA FUNCIONAL (HORIZONTAL)
Se diseña en forma piramidal de izquierda a derecha o viceversa, para dividir el trabajo y establecer especialización, desde el gerente hasta el obrero, para que cada hombre ejecute el menor de funciones posibles.
Fluye de arriba hacia abajo en forma piramidal. Es el diseño que más se utiliza para representar la estructura formal burocrática o tradicional. También es conocido como organigrama militar por ser el usado por tal órgano.
SISTEMA LINEAL (VERTICAL)
Se presenta la estructura organizacional en forma circular. Está basado en los principios de división de trabajo y las órdenes se pueden emanar de diferentes niveles de la organización.
SISTEMA CIRCULAR
Es aquel donde en la organización existen simultáneamente dos tipos de diseño. En este tipo de organizaciones se pueden formar equipos de trabajo determinados proyectos
SISTEMA MATRICIAL
www.auladeeconomia.com
ORGANIZACIÓN
●¿Qué entendemos por una organización formal y una organización informal?
●Organización formal. Es aquella que se establece de manera deliberada para alcanzar un objetivo específico. Se caracteriza por tener una estructura claramente definida y contar con políticas y reglamentos de acción claros y conocidos por sus miembros que la conforman.
●Organización informal. Se refiere a las relaciones sociales y se desarrollan espontáneamente entre los individuos libres y cuyas actividades no siguen reglamentos, ni estructuras específicas.
LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA DE FLUJOS
LA ORGANIZACIÓN…1. COMO SISTEMA DE AUTORIDAD FORMAL
Representación gráfica: ORGANIGRAMA• División del trabajo• Cadena de mando o jerarquía• Niveles de administración
MECANISMO DECOORDINACIÓN
SUPERVISIÓNDIRECTA
LA ORGANIZACIÓN…2. COMO SISTEMA DE FLUJOS REGULADOS
Empresa: RED ORDENADA DE FLUJOS
1. De trabajo de operaciones
2. De información y toma de decisiones
3. De información de staff (inteligencia)
MECANISMO DECOORDINACIÓN
NORMALI-ZACIÓN
LA ORGANIZACIÓN…3. COMO SISTEMA DE COMUNICACIÓN INFORMAL
LA ORGANIZACIÓN…4. COMO SISTEMA DE CONSTELACIONES DE TRABAJO
CENTROS DE PODER NO OFICIALES• Vías de comunicación informales• Relaciones personales y grupales
MECANISMO DECOORDINACIÓN
ADAPTACIÓNMUTUA
Fuente: readaptado de Mintzberg (1984)
GRUPOS DE TRABAJO• Relación horizontal• Formales e informales
Fuente: readaptado de Mintzberg (1984)
Grupos de trabajo informalesGrupos de trabajo formales
LA ORGANIZACIÓN…5. COMO SISTEMA DE PROCESOS DE DECISIÓN
CONJUNTO COORDINADO DE
DECISIONES
Fuente: readaptado de Mintzberg (1984)
1
2
3
4
5
6
78
9
Decisiones estratégicas
Decisiones tácticas
Decisiones operativas
EL FUNCIONAMIENTO DE UNA ORGANIZACIÓN
Fuente: readaptado de Mintzberg (1984)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
3. INSTRUMENTOSMETODOLÓGICOS
●PERMITEN ESTABLECER DE MANERA FORMAL (ESCRITA ) LA ESTRUTURA Y FUNCIONES DE LA ORGANIZACIÓN.●ORGANIGRAMAS ●MANUALES.
●ORGANIGRAMAS
●MANUALES.
ORGANIGRAMAS
●ES LA REPRESENTACIÓN GRÁFICA QUE MUESTRA CÓMO ESTAN RELACIONADAS LAS UNIDADES DE LA ESTRUCTURA DE UNA ORGANIZACIÓN.●DESCRIBE GRAFICAMENTE LA DIVISIÓN DEL TRABAJO, RESPONSABILIDAD, NIVELES DE AUTORIDAD, CANALES DE SUPERVISIÓN Y COMUNICACIÓN.
REGLAS DEL DISEÑO
Ventajas de los organigramas
●Muestran la posición de cada departamento en la estructura interna de una organización.●Señalan la interrelación o enlace que debe existir entre cada departamento, sección, etc., de la organización.●Facilitan los procedimientos con que trabaja la dirección, la organización y el control.●Dejan claramente definidas las líneas de mando y de responsabilidad dentro de la organización.●Muestran los organismos asesores y aquellos otros con los que se establecen las coordinaciones dentro de la organización.
www.auladeeconomia.com
ORGANIZACIÓNORGANIZACIÓNPresidente
Finanzas Recursos Humanos Marketing Producción
Producción 1
Producción 2
Obrero 1
Obrero 2
Los cuadros representan trabajos distintos
Los títulos muestran el trabajo
desempeñado
Las líneas representan la relación superior-subordinado
Los niveles de administración están indicados por el número de capas horizontales en la gráfica. Todas las personas o unidades están en el mismo rango y reportan a la misma persona están en un nivel.
TIPOS DE ORGANIGRAMAS
MANUALES
●ES UN DOCUMENTO QUE CONTIENE O INCLUYE DE FORMA SISTEMATIZADA LAS ACTIVIDADES A SER CUMPLIDAS POR LOS MIEMBROS DE LA ORGANIZACIÓN Y LAS FORMAS EN QUE LAS MISMAS DEBERAN SER RELIZADAS.●SUMINISTRA INFORMACIÓN PARA LA ACCIÓN.●SIRVE DE GUÍA PARA LA EJEJCUCIÓN DEL TRABAJO.●INSTRUYE SOBRE LOS OBJETIVOS, POLÍTICAS, FUNCIONES,AUTORIDAD,NORMAS,PROCEDIMIENTOS,ETEC, DE LA INSTITUCIÓN.
El manual de organización: es un instrumento que contiene detalles sobre la empresa o institución, tales como: Los objetivos de la empresa. Las diferencias entre las líneas de organización y las de la comunidad. La estructura de la organización y la base sobre la cual se diseñó dicha estructura. La relación entre la función de línea y la de asesoría. Los deberes y responsabilidades específicas del nivel operativo.
El manual de política: incluye en forma escrita las políticas de la empresa, que son la guía básica para la acción; así mismo, prescriben los límites generales dentro de los cuales deben realizarse las actividades. Una correcta formulación de las políticas, en un manual, permitirá: Agilizar el proceso decisorio. Establecer líneas o guías al personal directivo para que pueda obrar y adecuar las actividades a los objetivos de la institución. Facilitar la descentralización. Servir de base para una constante y efectiva revisión.
El manual de sistemas y procedimientos: es llamado, también manual de operación; es un manual de trámites y métodos de trabajo. Es quizás el manual más común en las organizaciones. A través de ellos se orienta y sistematiza la actividad operativa de la empresa o institución. El manual de procedimiento incluye la descripción de normas, la descripción de procedimientos, los flujogramas de los procesos, los formularios de registro y sus respectivos instructivos.
DEPARTAMENTALIZACIÓN
• Agrupación de puestos en unidades organizativas
• Facilita la coordinación DENTRO de las unidadesVENTAJA
• Dificulta la coordinación ENTRE unidadesINCONVENIENTE
CRITERIOS DE DEPARTAMENTALIZACIÓN
BÁSICOS • Se pueden aplicar en todos los niveles organizativos
1. DEPARTAMENTALIZACIÓN POR FUNCIONES
2. DEPARTAMENTALIZACIÓN POR MERCADOS
COMPLEMENTARIOS • Se aplican sólo en los niveles inferiores
3. DEPARTAMENTALIZACIÓN POR NÚMEROS
4. DEPARTAMENTALIZACIÓN POR TIEMPOS
5. DEPARTAMENTALIZACIÓN POR PROCESOS
DE
PA
RTA
ME
NT
O
DIRECTIVO
SUBORDINADO
SUBORDINADO
SUBORDINADO
1. DEPARTAMENTALIZACIÓN POR FUNCIONES
• Agrupación de los puestos en función del tipo de actividad
• Método de agrupación lógico• Estimula la especialización funcional• Facilita el desarrollo profesional de los especialistas• Facilita la capacitación del personal
VENTAJAS
• Problemas de coordinación entre las funciones• Formación de culturas departamentales• Difícil evaluar la contribución de cada función• Cuellos de botella (saturación de la dirección
general)
INCONVENIENTES
Luis Rodríguez
Director organización
Esteban López
Director producción
Matilde Sancho
Directora RR.HH.
Carmen Rubio
Directora comercial
Manuel Sánchez
Director financiero
Osvaldo Giménez
Director I+D+i
Rosa García
Dirección general
Ramiro Castro
Sección confección
Pedro Ibáñez
Sección etiquetado
Fernando Pérez
Sección inspección
• Creación de unidades estratégicas de negocio (UEN):• Poseen sus propios objetivos• Operan en un entorno propio• Elaboran sus propios planes estratégicos
2. DEPARTAMENTALIZACIÓN EN BASE AL MERCADO
GRUPO EMPRESARIALEstrategia corporativa
Organización del grupo
UNIDAD DE NEGOCIOEstrategia de negocio
Organización del negocio
ÁREA FUNCIONALEstrategia funcional
Organización de función
D. producción
D. finanzas
D. RR.HH.
D. marketing
D. zona A
D. zona B
Eduardo Sánchez
D. división alimentación
Matilde Sancho
D. división cuidado hogar y personal
Esteban López
D. división helados y congelados
Rosa García
Dirección general
Luis Rodríguez
Marketing corporativo
Carmen Rubio
RR.HH.
Manuel Sánchez
Compras
Osvaldo Giménez
Financiero y control de gestión
Antonio Pérez
Asuntos jurídicos
Rosa Lafuerza
Administración y sistemas
• Propio de empresas grandes y diversificadas• Cada departamento es responsable de una línea de productos
2.1. DEPARTAMENTALIZACIÓN POR PRODUCTOS
• Se concentra la atención en líneas de productos• Rápida respuesta a los mercados de productos• Mejor conocimiento de la aportación de cada línea• Propicia la innovación dentro de cada unidad
VENTAJAS
• Propio de empresas grandes y diversificadas territorialmente• Cada departamento es responsable de una zona geográfica
2.2. DEPARTAMENT. POR ÁREAS GEOGRÁFICAS
VENTAJAS
• Se concentra la atención en los mercados geográficos• Rápida respuesta a los mercados geográficos• Mejor conocimiento de la aportación de cada zona• Propicia la innovación dentro de cada unidad
• La alta dirección pierde control sobre las filialesPRINCIPALINCONVENIENTE
• La alta dirección pierde control sobre las filialesPRINCIPALINCONVENIENTE
VENTAJAS
• Se concentra la atención en tipos diferentes de clientes• Rápida respuesta a los mercados de clientes• Mejor conocimiento de aportación de cada tipo de cliente• Propicia la innovación dentro de cada unidad
• Propio de empresas grandes y diversificadas• Cada departamento es responsable de un tipo de cliente
2.3. DEPARTAMENTALIZACIÓN POR TIPO DE CLIENTE
3. DEPARTAMENT. EN BASE A NÚMEROS SIMPLES
• Agrupación de puestos en función del número de individuos• Niveles bajos de la organización (baja preparación)• Agricultura y construcción
4. DEPARTAMENTALIZACIÓN POR TIEMPO
• Agrupación puestos por turnos• Niveles bajos de la organización• Hospitales, policía, altos hornos, tiendas de 24 horas, hoteles, etc.
• Extender la jornada laboralPRINCIPALVENTAJA
• La alta dirección pierde control sobre las filialesPRINCIPALINCONVENIENTE
5. DEPARTAMENT. POR PROCESOS O EQUIPOS
• Suele afectar al área de producción• Asignar fases del proceso a departamentos
• Especialización tecnológica y humanaVENTAJA
• Problemas de coordinaciónINCONVENIENTE
www.auladeeconomia.com
● La jerarquía divide a la organización en niveles de autoridad, asignando a los jefes o superiores una autoridad específica sobre los niveles inferiores, y en donde se establece el tipo de autoridad de éstos.
● Es el proceso por el cual los Gerentes distribuyen la autoridad a sus subalternos y se asignan responsabilidades nuevas o adicionales.
Delegación de autoridad
S TA F F
P R O D U C TO A
P R O D U C C IO N
S E C R E TA R IA
V E N TA S
D E S P A C H O C O N TA B IL ID A D
A D M IN IS TR A C IO N
G E R E N TE G E N E R A L
www.auladeeconomia.com
Delegación de autoridad
●Se da por cuatro aspectos:●A. El que delega asigna objetivos a ellos.●B. El que delega concede autoridad.●C. La aceptación es una responsabilidad.●D. El que delega hace que el otro sea
responsable de los resultados.
www.auladeeconomia.com
Proceso de Delegar
Diferencia de autoridad versus podernEl Poder es la habilidad para influir en las personas, grupos, esencial para el logro y realización de los objetivos individuales, organizacionales y sociales.nLa autoridad es el derecho conferido por el puesto para dar órdenes.
S TA F F
P R O D U C TO A
P R O D U C C IO N
S E C R E TA R IA
V E N TA S
D E S P A C H O C O N TA B IL ID A D
A D M IN IS TR A C IO N
G E R E N TE G E N E R A L
www.auladeeconomia.com
Centralización y descentralización
• En algunas organizaciones la toma de decisiones está altamente centralizada, los problemas fluyen hacia arriba y un ejecutivo de alto nivel decide qué acción tomar.
• En otros casos la toma de decisiones está descentralizada; la autoridad se dispersa hacia abajo dentro de la jerarquía.
www.auladeeconomia.com
Centralización y descentralización
●Podemos señalar que el grado de centralización o descentralización varia de acuerdo al tipo de empresa y en ocasiones en una misma organización existen departamentos con diferentes grados de centralización.
www.auladeeconomia.com
Pirámide jerárquica y toma de decisiones
Nivel operativo
Nivel táctico
Nivel estratégico
DescentralizaciónCentralización
PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN* ESPECIALIZACIÓN.
“CUANTO MÁS SE DIVIDE EL TRABAJO, DEDICANDO A CADA EMPLEADO A CADA ACTIVIDAD MÁS LIMITADA Y CONCRETA, SE OBTIENE MAYOR EFICIENCIA, PRECISIÓN Y DESTRÉZA.”
* UNIDAD DE MANDO.
“PARA CADA FUNCIÓN DEBE EXISTIR UN SOLO MANDO.”
* EQUILIBRIO DE AUTORIDAD – RESPONSABILIDAD.
“DEBE PRECISARSE EL GRADO DE RESPONSABILIDAD QUE CORRESPONDE AL JEFE DE CADA NIVEL JERÁRQUICO, ESTABLECIÉNDOSE AL MISMO TIEMPO LA AUTORIDAD CORRESPONDIENTE A AQUELLA.”
PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN
EQUILIBRIO DE DIRECCIÓN – CONTROL.
“A CADA GRADO DE DELEGACIÓN DEBE CORRESPONDER EL ESTABLECIMIENTO DE LOS CONTROLES ADECUADOS PARA ASEGURAR LA UNIDAD DE MANDO.”
* DEFINICIÓN DE PUESTOS.
“DEBEN DEFINIRSE POR ESCRITO LAS ACTIVIDADES Y RESPONSABILIDADES QUE CORRESPONDEN A CADA PUESTO, ENTENDIENDO POR ESTE LA UNIDAD DE TRABAJO IMPERSONAL ESPECÍFICO.”
PASOS ESENCIALES EN EL PROCESO DE ORGANIZAR
1.PLANTEARSE EL OBJETIVO, OBJETIVOS, MISIÓN Y VISIÓN DE LA ORGANIZACIÓN.2.IDENTIFICAR LAS FUNCIONES, ACTIVIDADES, Y TAREAS PARA ALCANZAR LOS OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN.3.DESCRIPCIÓN DE TAREAS Y PROCEDIMIENTOS EN DIFERENTES CARGOS.4.PREPARAR EL ORGANIGRAMA QUE MEJOR SE Exprese LOS ASPECTOS ANTES MENCIONADOS.5.PREPARAR EL MANUAL DE CARGOS Y PROCEDIMIENTOS. SELECCIONAR EL PERSONAL IDONEO PARA LOS CARGOS6.IDENTIFICAR Y CUANTIFICAR LOS RECURSOS MATERIALES NECESARIOS PARA LA EJECUCIÓN DE LAS TAREAS.7.CONSEGUIR Y ACONDICIONAR EL ÁREA FÍSICA PARA EL FNCIONAMIENTOS DE LA ORGANIZACIÓN.
PRESIDENTE
SECRETERIA
MONITORES
ABOGADO
COORDINACIÓNCOOPERATIVA
Coordinación Técnica
y de Planificación
COORDINACIÓN DE DEPORTE INICIACIÓN Y DESARROLLO
Coordinación Administrativa
COORDINACIÓNACTIVIDAD FÍSICA
RECREATIVA Y PARA LA SALUD
COORDINACIÓN DE CONVENIOS
E INTERINSTITUCIONAL
Top Related