Para dar comienzo a este trabajo escrito hemos decidido resaltar el significado de la
planeación que es el proceso metódico diseñado para obtener un objetivo, propósito o meta
determinada. En el sentido más universal, implica tener uno o varios objetivos a realizar junto
con las acciones requeridas para concluirse exitosamente. Otras definiciones, más precisas,
incluyen "La planificación es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro
deseado”, Va de lo más simple a lo complejo, dependiendo el medio a aplicarse. La acción
de planear en la gestión se refiere a planes y proyectos en sus diferentes ámbitos, niveles y
actitudes. Ahora definimos estrategia que se refiere un conjunto de acciones planificadas
sistemáticamente en el tiempo que se llevan a cabo para lograr un determinado fin o misión.
Bajo las anteriores definiciones contextualizar mejor las definiciones que se propone este
trabajo. La planeación estratégica es un instrumento que ayuda a incrementar las posibilidades
de éxito cuando se quiere alcanzar algo en situaciones de incertidumbre y/o de conflicto
(oposición inteligente).
Se basa en la administración por objetivos y responde prioritariamente la pregunta “Qué
hacer”. Situaciones como la creación o reestructuración de una empresa, la identificación, y
evaluación de programas y proyectos, la formulación de un plan de desarrollo, la conquista de
un mercado, el posicionamiento de un producto o servicio, la resolución de conflictos, son
ejemplos de casos de la Planeación Estratégica.
Es un proceso de cuatro etapas en las que se van definiendo uno a uno los siguientes
interrogantes:
QUÉ SE QUIERE LOGRAR
EN QUÉ SITUACIÓN SE ESTÁ
QUÉ SE PRETENDE HACER
QUÉ SE VA A HACER
La Planeación Estratégica se puede definir como un enfoque objetivo y sistemático para la
toma de decisiones en una organización. Es un intento por organizar información cualitativa
y cuantitativa que permita la toma de tales decisiones. Es un proceso y está basado en la
convicción de que una organización debe verificar en forma continua los hechos y las
tendencias internas y externas que afectan el logro de sus propósitos.
La Planeación es para algunos una actividad de diseño que se realiza antes de ejecutar
algo. Hoy se comprende más como un proceso permanente que pretende adelantarse a los
acontecimientos, para tomar oportunamente las decisiones más adecuadas.
Para nuestro ejercicio hemos decidido ejemplificar con una empresa nacional creada por
nuestra imaginación y lograr definir como seria nuestra planeación estratégica; se trata de una
comercializadora de productos de belleza “DISTRIBEL S.A.S.” En este caso tendremos
desde la gerencia:
QUÉ SE QUIERE LOGRAR
Visión:
Ser uno de los líderes en el mercado colombiano de la venta y distribución de productos de
belleza siendo reconocidos por nuestra calidad y servicios. Orientados siempre por enaltecer
la belleza de nuestra mujer Colombiana.
Misión:
Transmitir seguridad, confianza y autoestima a nuestros clientes con nuestros productos de
marcas reconocidas.
Valores:
Transparencia: Contamos con productos de alta calidad y reconocidos mundialmente.
Responsabilidad: Distribuimos y comercializamos productos que son amables con el
medio ambiente.
Diversidad: tenemos a disposición de nuestros clientes varias marcas tanto nacionales
como extranjeras.
JUSTIFICACIÓN
La cadena de producción y distribución de los productos de cosmética, perfumería y aseo
personal es una gran empleadora de mano de obra, tiene un importante potencial para la
innovación y generación de divisas para el país y numerosos atractivos para la inversión
nacional y extranjera, la cual ha tenido un crecimiento significativo en los últimos 7años tanto
en la producción como en el consumo. DISTRIBEL S.A.S ha querido hacer una propuesta
novedosa que busca la distribución de grandes marcas de belleza con la asesoría novedosa
para nuestros clientes en una sola red, también que genere bienestar y confianza a todos los
que estén con nuestra empresa asesorándolos en imagen y nuevas tendencias de los
componentes ambientales y la moda.
EN QUÉ SITUACIÓN ESTÁ DISTRIBEL S.A.S
Análisis externo de la empresa:
Es un mercado en constante crecimiento.
La competencia juega el papel importante ya que en el país se encuentran varias
marcas mundialmente reconocidas y los cuales tienen diversos canales de distribución
como por ejemplo: venta por catálogos, grandes superficies y puntos propios.
A nivel general este tipo de negocios es muy abundante, principalmente en barrios de
estratos 2 y 3, por lo que son negocios familiares.
Las mujeres colombianas se destacan por su feminidad y vanidad.
Análisis interno de la empresa:
La empresa se encuentra ubicada en uno de los principales barrios de Bogotá, a su
alrededor se encuentran ubicadas varias peluquerías y centros de estética, lo cual le
permite vender sus productos a este tipo de negocios. Actualmente tiene dos bodegas.
Sus principales proveedores son empresas tales como: MAC, Naissant, Duvy Class,
Jolie de Vogue, Natura, Maxfactor, con reconocimiento mundial.
Cuenta con 50 empleados encargados de la logística, distribución, venta,
administración de la empresa.
Logística en la importación de nuestros productos, alianzas con intermediarios de
comercio agencia de aduana, agencia de carga transporte nacional.
Los principales clientes con los que cuenta la empresa son salas de belleza, centros de
estética, negocios familiares, mujeres entre un rango de edad de 17 a 60 años. .
QUE SE PRETENDE HACER
Objetivos:
Tener siempre actualizado el stock de productos para estar a la vanguardia de la moda.
Brindar un valor agregado en el 2016, con la implementación de talleres y cursos de
cosmetología.
Satisfacer a cabalidad las necesidades del cliente.
Integrar diversos ambientes, en un solo lugar, permitiendo a los clientes vivir
experiencias en nuestras tiendas que lo hagan regresar.
QUÉ SE VA A HACER
En esta etapa involucramos a la planeación táctica desde la departamentalización de la
empresa y la planeación operativa desde la labor especifica.
La planeación táctica, que consiste en formular planes a corto plazo que pongan de mérito
las operaciones actuales de las diversas partes de la organización.
El corto plazo se define como un período que se extiende sólo a un año o menos hacia el
futuro. Los administradores usan la planeación táctica para describir lo que las diversas partes
de la organización deben hacer para que la empresa tenga éxito en algún momento dentro de
un año o menos hacia el futuro y se organiza con la departamentalización que consiste en la
sectorización de los objetivos, actividades, procesos, personal y recursos de una organización,
a través de la aplicación de la división del trabajo, la especialización o la técnica.
Cada departamento designa un área, división o segmento distinto de una empresa sobre la
cual un administrador (sea director, gerente, jefe, etc.) tiene autoridad para el desempeño de
actividades específicas y tiene control y evaluación sobre las mismas. La primicia que debe
seguir la departamentalización es el principio de la homogeneidad (similitud). Existen varios
tipos de departamentalización esencialmente hemos escogido las siguientes:
La departamentalización funcional: La cual consiste en agrupar actividades y tareas en
relación a las funciones que se desarrollan en la empresa. La división del trabajo hace que la
organización se departamentalice de acuerdo con el criterio de similitud de funciones, en
actividades agrupadas e identificadas por la misma clasificación funcional, como por ejemplo
tenemos: producción, ventas y finanzas.
La departamentalización por productos: Es necesario agrupar las actividades de acuerdo
con el producto o servicio que ofrece la empresa. Deberán concentrar áreas en un mismo
departamento así sean diferentes. En las empresas no industriales se denomina
departamentalización por servicios.
La departamentalización territorial o registral o por ubicación geográfica: Esta requiere
diferenciación y agrupación de las actividades de acuerdo con la ubicación donde el trabajo
se desempeñara. En este caso, puede ser importante que las actividades en una determinada
área del territorio se agrupen y se asignen a un gerente.
La departamentalización por clientes: Esta involucra la diferenciación y la agrupación de
las actividades según el tipo de persona o personas para quienes se ejecuta el trabajo. Las
características que se deben tener en cuenta son: edad, sexo, nivel socioeconómico, tipo de
consumidor, etc.). Las actividades sobre esta base es para atender los requisitos de grupos de
clientes claramente definidos.
Existen cuatro principios que permiten ordenar la departamentalización:
Permite de mayor uso. El departamento que más se utiliza una actividad debe tenerla
bajo su jurisdicción.
Principio de mayor interés. El departamento que presente el mayor interés por una
actividad debe supervisarla, pues se hace proficiente en ella.
Principio de separación del control. Las actividades de control deben ser autónomas.
Principio de supresión de la competencia. Se debe eliminar la competencia entre
departamentos agrupando diversas actividades en un único departamento.
Para nuestra empresa DISTRIBEL S.A.S. es fundamental la departamentalización por
funciones ya que tratamos de una empresa distribuidora y la departamentalización en nuestra
empresa para cumplir con nuestra visión y misión seria así:
AREA DE ADMINISTRACION
AREA DE
MARKETING
UNIDAD RESPONSABILIDAD
SOCIAL Y AMBIENTAL
UNIDAD DEPARTAMENTO CREATIVO
AREA FINANZAS Y CONTABILIDAD
UNIDAD AMBIENTE LABORAL BIENESTAR
UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS
ASISTENTE DE PRESIDENTE O GERENTE GENERAL
PRESIDENTE, GERENTE DE DISTRIBELS.A.S.
ASISTENCIA JURIDICA
UNIDAD DE SEGURIDAD Y TECNOLOGIA
UNIDAD DE CONTROL Y SEGUIMIENTO orientada a nuestra misión Transmitir seguridad, confianza y autoestima a nuestros clientes con nuestros productos de marcas reconocidas
UNIDAD DE DISTRIBUCION
AREA DE COMPRA
Estrategias tácticas por departamentos:
PRESIDENCIA O GERENCIA GENERAL. Velara por toda la organización administrando,
asignando y desarrollando progreso en todas las áreas, tendrá las herramientas necesarias para
la gestión control y evaluación de nuestra misión. Establece objetivos, políticas y planes
globales junto con los jefes de cada departamento. Contará con la Asistencia De Gerencia.
ASISTENCIA JURIDICA:
Estará atento en todo las regulaciones, permisos nuevas leyes, asesoría y conocimiento
total del campo de acción jurídicamente hablando.
Revisará todo contrato de la empresa con todos los actores, clientes, proveedores,
funciones, colaboradores, alianzas, etc. Para que no se presente nada ilícito o fuera de
la ley y para que tampoco despeñemos incumplimientos o compromisos fuera de
nuestra misión.
Aprobará junto a la presidencia funciones y compromisos de todas las áreas de la
empresa.
UNIDAD CREATIVA
La unidad de creativos será la mayor guía para escoger los proveedores, ya que evaluará
materiales e impactos en el mercado de la belleza y cosméticos.
Será la inspiración en nuevos productos, tendencias, moda y mercados.
la innovación es su constante nombre.
Vigilar la imagen corporativa para estar refrescándola ante los clientes y la competencia.
UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS:
Contratará el personal idóneo para suministrar a cada área.
Estará atenta a los requerimientos y sugerencias a nuestros colaboradores.
Hará requerimientos por la buena salud psicológica y física de nuestros colaboradores.
Tendrá como misión primordial la alegría, tranquilidad y desarrollo personal de nuestros
colaboradores apoyándose en la unidad de Ambiente Laboral Y Bienestar.
Buscará lo mejor para el colaborador, creando los valores de familia DISTRIBEL S.A.S.
Será la encargada de constatar permisos, incapacidades, licencias y otros, en la cual un
colaborador se deba ausentar.
Hará todo contrato de la empresa que involucre a los colaboradores, alianzas, etc. Para que
no se presente nada ilícito o fuera de la ley y para que tampoco los afecte de una manera
negativa, despeñemos incumplimientos o compromisos fuera de nuestra misión.
AREA DE ADMINISTRACION:
Brindar las herramientas adecuadas para la gestión de las demás áreas de Distribel. las
funciones administrativas armonizaran las demás áreas.
Velar por la seguridad de las operaciones de la distribución de los productos.
Velar por la imagen locativa de la compañía.
Tener en cuenta las tendencias actuales tanto en la protección del medio ambiente y la Eco
eficiencia guiada por la Unidad De Responsabilidad Social Y Ambiental
Estar prestos para colaborar a la unidad de creativos fundamental para la innovación y
nuevas tendencias de nuestros productos.
Sera responsable de la seguridad física y de la información de la compañía y sus
colaboradores guiada con la Unidad De Seguridad y Tecnología.
AREA DE COMPRAS:
Reunir y hacer seguimiento a los mejores proveedores de las mejores marcas que estén
enfocadas en nuestra misión.
Hacer alianzas estratégicas con los agentes de Logística (agentes de carga, aduana,
transporte) necesaria para la gestión de la cadena de suministros, nacionalización y
distribución de nuestros productos.
Alianza estratégica con los proveedores extranjeros.
Atento a los requerimientos de las demás áreas funcionales para la obtención de
herramientas que auxilien en la gestión de cada una.
Valar por la transparencia de las operaciones en cada área
Crecimiento en otro eslabón del negocio, incorporando productos naturales
MARKETING o VENTAS:
Promover imagen de calidad para mantener clientes actuales y ganar otros. Ofrecer una
valiosa oferta de productos para los clientes.
Capacitar a los empleados en atención, servicio y asesoría al cliente.
Fidelizar a los clientes, manteniendo siempre la calidad en los productos y servicios,
teniendo un foco en la satisfacción de los clientes, esto implica escucharlos para
opciones que les sean atractivas y accesibles para su economía.
Asesorar a nuestros clientes en una forma que toque su sentimiento y le demuestre que
somos un apoyo y no solo un producto.
Crear nuevas estrategias innovadoras de comercialización involucrando la venta
personalizada, venta al mayor, líderes de zona, venta por catálogos y E-Commerce.
observación constante de la competencia y sus nuevos productos.
AREA DE FINANZAS Y CONTABILIDAD.
Análisis de ingresos y egresos permanente de todas las áreas.
Asignación de presupuestos y recursos económicos específicos para el funcionamiento
eficaz de las áreas.
Información contable, impuestos y todo requerimiento de las autoridades reguladoras y de
gobierno.
Inversiones que mantengan el capital económico en bancos inicial y hagan crecer la
empresas y a sus accionistas.
Los costos deben seguir la misma dirección de las ventas.
El área contable llevara los registros de los dineros y preparara los informes de gestionará
el cierre de ciclos.
UNIDAD CONTROL Y SEGUIMIENTO
Esta será responsable de todas las áreas funcionales de la empresa, retroalimentando,
midiendo y haciendo seguimientos y controles que lleven al cumplimiento de las metas
propuestas a corto plazo.
Llevará la responsabilidad de la información directa al presidente o gerente de
DISTRIBEL S.A.S. y a su vez recibirá la retroalimentación para hacer los ajustes
oportunos en cualquier área.
Velara por que se cumpla la misión y visión de la empresa.
Tomará decisiones con o contra mandos medios (jefes de departamentalización), solo si
justifica por un hecho o labor que valla en contravía sin justificación de nuestra misión.
Planeación Operativa - Los objetivos, premisas y estrategias de una empresa determinan la
Búsqueda y la selección del producto o servicio. Después de seleccionar el producto final se
determinan las especificaciones y se considera la posibilidad tecnológica de producirlo. El
diseño de un sistema de operaciones requiere de decisiones relacionadas con la ubicación de
las instalaciones, el proceso a utilizar, la cantidad a producir y la calidad del producto.
Estrategias:
Nuestras instalaciones son en el centro de la ciudad y en la capital así que deberá
generarse todo a la operación desde allí. Recibiendo las ordenes de comprasen los
distintos formatos de los asignados por el departamento de marketing.
Su distribución será coordinada junto a la empresa de logística por nuestro personal en
cada localidad inicialmente.
El departamento de compras velara por el buen estado de las mercancías en el momento
de recibirlas para asignársela a la unidad de distribución.
Otros aportes, Los sistemas de administración de las operaciones muestran los insumos, el
proceso de transformación, los productos y el sistema de retroalimentación.
Debe de desarrollar el elemento humano, los planes operativos son a corto plazo y se refieren
a cada una de las unidades en que se divide un área de actividad.
BIBLIOGRAFÍA Y WEBGRAFIA
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lorenzi, Skinner, Crosby.
Iniciación a la planeación y el control de la producción . Ed. Mc Graw Hill. Págs. 23
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creador+de+la+departamentalización+en+las+empresas
http://books.google.com.co/books?id=fFUfMBIkmcEC&printsec=frontcover&dq =
marketing&hl=es&sa=X&ei=XzMhU-PeEcqUkQe80ICYBA&sqi
PLANEACION ESTRATEGICA
PLANEACIÒN ESTRATEGICA, TACTICA Y OPERACIONAL DE LA EMPRESA DISTRIBEL S.A.S
NATALIA ANDREA RODAS CORRALES
JOHN EMERSON CAMACHO VANEGAS
UNIVERSIDAD COLEGIO MAYOR DE CUNDINAMARCA
FACULTAD DE ADMINISTRACIÒN DE EMPRESAS Y ECONOMÌA
ADMINISTRACIÒN DE EMPRESAS
BOGOTA D.C.
2014