Análisis de los resultados de los últimos ejercicios de audi-toría
En esta etapa es importante consultar y analizar en los infor-mes de auditorias, aspectos relacionados con:
El alcance, es decir los procesos auditados en el examen anterior. Objetivos generales y específi-cos. Conclusiones, recomenda-ciones. Hallazgos trasladados, plan de mejoramiento presenta-do por la entidad, avance del plan - identificación, cumplimien-
to de metas. Lo anterior le per-mite al equipo obtener un cono-cimiento preliminar de las áreas cri8ticas de la entidad auditada y proyectar los posibles temas o procesos a auditar que se pre-sentarán en mesa de trabajo.
Análisis de los derechos de petición, quejas y denuncias.
La valoración de las implicacio-nes reales que estos pendientes puedan presentar para el ade-cuado funcionamiento de un proceso, son aspectos puntuales que aportan información relevan-te al momento de realizar la auditoría, determinando las ac-ciones necesarias para su debi-da atención.
Caracterización de la unidad
Para el mejor conocimiento de la dependencia a auditar, el equipo de auditores debe reali-zar un estudio y análisis de la información que reposa en el archivo permanente de la Audi-toría Interna, acerca de aspectos tales como:
· Naturaleza de sus operaciones
· Estructura organizacional
· Visión
· Misión
. Marco legal.
· Objetivos (Estratégicos si se requieren)
· Políticas generales
· Funciones
· Normativa aplicable
· Proyectos de inversión
· Recursos financieros (composición contable, presu-puestal y de contratación)
· Recursos humanos (estructura de cargos aprobada, ocupada, distribución y contratos de pres-tación de servicios y honorarios profesionales).
· Recursos físicos
Datos estadísticos y niveles de
eficiencia de los procesos.
Relaciones con el entorno
Conocer la realidad del contexto del sector, área, proyecto o programa auditar
Mapa de riesgo institucional.
Indicadores de gestión de la dependencia a auditar.
Análisis de la normativa aplica-ble comprende la consulta y estudio de las disposiciones legales vigentes, haciendo una descripción de las fuentes jurídi-cas aplicables a la dependencia, enfatizando las más relevantes como: Estatutos y normas de creación, Reglamentos externo e internos que la afectan, Manua-les de normas y procedimientos, y de control interno, normas de contratación, normas de presu-puesto, normas del Estado rela-cionadas con las actividades de la dependencia a auditar.
Esta actividad posibilita que el equipo auditor conozca el marco jurídico en el cual opera la de-pendencia a auditar y la estruc-tura funcional.
Una vez definida la organi-
zación lógica de los procedi-
mientos, se procede a deter-
minar las causas o motivos
que impiden el buen desarro-
llo y ejecución de los mis-
mos, que no son otra cosa
que los riesgos que se pue-
den presentar en el desarrollo
de estos y que afectan nega-
tivamente los resultados de
su gestión.
Conocidos los riesgos se
procede a su calificación en
dos sentidos; el primero, en
escala de 1 a 10, se califica
la relevancia o importancia
de la presencia del riesgo, y
segundo, se califica el grado
de ocurrencia o frecuencia
del riesgo en la respectiva
dependencia de acuerdo al
conocimiento de la misma.
Multiplicadas estas dos cali-
ficaciones, grado de ocurren-
cia o frecuencia por la rele-
vancia del riesgo, nos arroja
una calificación o pondera-
ción final por riesgo sobre
una escala de 100 puntos
donde se establece que a una
mayor calificación mayor es
el riesgo.
Este mapa, trabajado bajo
estos criterios, es una herra-
mienta idónea, adecuada y
objetiva para obtener un dia-
gnóstico de las dependencias
y determinar sus actividades
y procesos críticos o débiles.
Esta herramienta se convier-
te en una base sólida para
planificar y seleccionar los
procedimientos que se deben
auditar a las gerencias y de-
más dependencias, con un
alto grado de certeza de estar
enfocando la auditoria de la
gestión fiscal a lo realmente
importante para que el resul-
tado de la actividad sea efi-
C O N O C I M I E N T O D E L A E N T I D A D E T A P A
P R E L I M I N A R
Para realizar la planifi-
cación de auditoría, el
Auditor interno y las o
los Jefe de departa-
mento, deberán:
· Tener en cuenta el
Plan anual de auditor-
ía.
· Asignar al auditor o
el equipo de auditores
que debe realizar el
proceso de auditoría.
· Designar un coordi-
nador o jefe de equipo
auditor.
C O N T E N I D O :
Etapa Preliminar 1
Conocimiento de la
entidad 1
Evaluar el riesgo
institucional 1
Definir el alcance de
la auditoría. 2
Definir los objetivos y
estrategias de la
auditoría.
4
Memorando de plani-
ficación 5
E V A L U A R E L R I E S G O I N S T I T U C I O N A L
P L A N I F I C A C I O N D E A U D I T O R I A
Auditoría Interna Página 1 Volumen 1, nº 1
La planificación de la audi-toría comporta el desarrollo de una estrategia global en
base al objetivo y alcance del encargo y la forma en que se espera que responda la orga-nización de la entidad.
ciente, eficaz y económico.
Este mapa diseñado por
procedimientos permite
evaluar los riesgos de ma-
nera general o específica,
facilitando la planificación
de auditorias.
Identificar los procesos
críticos Al determinar el
alcance el equipo auditor
debe utilizar su juicio pro-
fesional para concentrar sus
esfuerzos sobre aquellos
problemas o procedimien-
tos críticos que parecen
tener un impacto significa-
tivo dentro de las operacio-
nes. Al considerar los posi-
bles procedimientos críticos
el equipo auditor evalúa
aquellos en los cuales su
estudio inicial ha indicado
fallas o debilidades signifi-
cativas. Se debe priorizar
de acuerdo al mapa de ries-
gos, al presupuesto y al
tiempo con que se cuenta.
También se considera los
gastos comparativos y los
consecuentes ahorros po-
tenciales resultantes del
examen de un procedimien-
to considerado como críti-
co. El auditor no debe pre-
ocuparse por las áreas in-
significantes.
Como frecuentemente el
tiempo y los recursos dis-
ponibles no permiten el
examen de todos los proce-
dimientos considerados
como críticos el equipo
mente establecidos, el tipo
de auditoría que se va a
realizar y el criterio profe-
sional de los auditores.
mientos que han de eva-
luarse. Una vez evaluado
el riesgo institucional a
través del mapa de ries-
gos, el equipo auditor
debe determinar cuáles
riesgos van a ser audita-
dos, con fundamento en
la ponderación dada al
momento de calificar su
grado de ocurrencia y
relevancia, a las directri-
ces y parámetros inicial-
Objetivos generales de la
auditoría Los objetivos
generales podrán variar
para cada auditoría, pero-
siempre deben estar enfoca-
dos a lograr el objetivo
primordial de la Auditoría
Interna consagrado en el
artículo 40 de la Ley Orgá-
nica de la Contraloría Ge-
auditoría (el qué hacer).
La selección de los riesgos a
auditar tiene que ser discuti-
da y concertada en Mesa de
Trabajo, para lograr en base
a la consideración de todos
los elementos de juicio posi-
bles, que sea la más objetiva
y adecuada para realizar un
buen examen de auditoría.
La naturaleza de las ope-
raciones o actividades que
han de revisarse dependerá
de la naturaleza de los obje-
tivos y metas de la depen-
dencia y del análisis que se
haga de los componentes
importantes de las activida-
des bajo examen.
El conocimiento de la de-
pendencia y la evaluación
del riesgo institucional son
las herramientas que les
permitirán a los auditores
definir en este momento de
la planificación los procedi-
nos y financieros involucra-
dos, el producto o servicio
generado, el interés de los
usuarios directos del Institu-
to y las prioridades de la
Auditoría Interna.
Definir los riesgos a audi-
tar
Esta etapa de la planifica-
ción es quizás una de las
funciones más importantes
del equipo de auditoría, ya
que define el rumbo de la
D E F I N I R E L A L C A N C E D E L A A U D I T O R I A
D E F I N I R L O S O B J E T I V O S Y E S T R A T E G I A S D E A U D I T O R I A
P á g i n a 2
E L A N A L I S I S D E L R I E S G O E S E L E L A N A L I S I S D E L R I E S G O E S E L E L A N A L I S I S D E L R I E S G O E S E L E L A N A L I S I S D E L R I E S G O E S E L
S U S T R A T O D E L P L A N D E A U D I T O R I AS U S T R A T O D E L P L A N D E A U D I T O R I AS U S T R A T O D E L P L A N D E A U D I T O R I AS U S T R A T O D E L P L A N D E A U D I T O R I A
A u d i t o r í a I n t e r n aA u d i t o r í a I n t e r n aA u d i t o r í a I n t e r n aA u d i t o r í a I n t e r n a
auditor tiene que asignar
prioridades que permitan
el examen profundo de
los mismos en las cuales
parece probable lograr
los máximos beneficios.
La focalización de la
auditoría se inicia enton-
ces con la determinación
de los riesgos a auditar,
los cuales dependen en
gran medida de la eva-
luación del riesgo institu-
cional, de los objetivos
de la dependencia, el
tamaño y la complejidad
de sus operaciones y los
recursos físicos, huma-
neral de la República y del
Sistema Nacional de Con-
trol Fiscal, Gaceta Oficial
N° 37.347 de fecha 17 de
diciembre de 2001. Una
vez identificados los proce-
dimientos críticos que serán
objeto de análisis dentro de
la auditoría, se deben esta-
blecer los objetivos, que no
es otra cosa que convertir el
proceso en objetivo. Es
decir, si el grupo de audito-
res decidió evaluar un de-
terminado procedimiento,
entonces ese será su objeti-
vo.
En el mapa de riesgos a cada proce-
dimiento se le han definido unos
puntos críticos.
De acuerdo a la ponderación y de-
más criterios utilizados el equipo
auditor selecciona los riesgos a au-
ditar. El objetivo específico será
entonces auditar el riesgo definido.
Establecer las actividades a des-
arrollar
A cada objetivo específico deberán
determinársele cuidadosamente las
actividades de auditoría a desarro-
llar. Es indispensable que las activi-
dades definidas sean las suficientes
y necesarias, pues de la ejecución
total de éstas depende el logro del
objetivo.
El equipo auditor debe tener presen-
te que una actividad mal desarrolla-
da o que no sea realizada puede
afectar la firmeza y certeza de los
hallazgos, de las observaciones y
conclusiones de auditoría. Así mis-
mo, se debe cuidar la veracidad y
contundencia de las evidencias reco-
lectadas para presentar un hallazgo
sólido.
Periodo para evaluar el ries-
go inherente y el sistema de
control interno.
Periodo para la realización de
las pruebas.
Periodo para elaborar el in-
forme.
Fecha de presentación del
informe preliminar para revi-
sión y aprobación.
El cronograma de actividades
es la herramienta cuya finali-
dad consiste en determinar
con mayor claridad el qué, el
Establecer los tiempos y el
cronogramas de actividades
para las etapas de ejecución
e informe.
Teniendo en cuenta la pro-
gramación del PAA, los
tiempos que se deben esta-
blecer son:
Fecha de iniciación de la
etapa de planificación.
Fecha de presentación del
memorando de planificación
Fecha de instalación de la
auditoría.
quién y el cuándo. Así mis-
mo, sirve para efectuar su
propio seguimiento en forma
periódica con el fin de verifi-
car el avance y cumplimiento
de cada una de las activida-
des programadas. El crono-
grama tiene tres momentos:
En la etapa de planificación,
al momento de ser aprobado.
Cronograma inicial.
En cualquier instante, cuando
funciona como herramienta
para hacer el seguimiento.
Cronograma de seguimiento.
ser: diagnosticar sobre ...,
emitir una opinión respecto
de ..., dar un concepto so-
bre ..., emitir un pronuncia-
miento de ..., establecer si se
presenta o no determinada
situación.. etc.
El resultado podrá ser cuanti-
ficado de acuerdo al grado de
complejidad (tamaño, ubica-
ción, ejercicio a realizar, etc)
que en últimas determinará
el tamaño de la muestra a
tomar y el grado de confiabi-
lidad esperado.
Estimar los requerimientos
de recursos humanos, físi-
cos y financieros . Una vez
conocidos los objetivos per-
seguidos y las actividades a
desarrollar, se deben definir
los recursos requeridos para
ejecutar el trabajo. Estos
recursos pueden ser:
Humanos: en este punto se
confirma o modifica el grupo
de los auditores que desarro-
llarán las etapas de ejecución
e informe, al igual que el
coordinador de la auditoría.
Se definen los funcionarios
básicamente de acuerdo a las
actividades a desarrollar y a
Resultados esperados de la
auditoría. Los resultados
esperados de la auditoría
deben elaborarse de tal ma-
nera que al alcanzarlos se
esté cumpliendo los objeti-
vos propuestos. Deben ser
específicos, tangibles, alcan-
zables y satisfactorios.
Para cada objetivo general
definido debe existir cuando
menos un resultado espera-
do. Para plantear el resultado
podríamos preguntarnos
¿para qué quiero cumplir el
objetivo? ¿en la auditoría
cuál es el beneficio o utilidad
que me presta cumplir el
objetivo? La respuesta podría
D E F I N I R L O S O B J E T I V O S Y E S T R A T E G I A S D E L A A U D I T O R I A
P á g i n a 3 V o l u m e n 1 , n º 1
Objetivos específicos de la auditor-
ía Para cada objetivo general de-
berán establecerse objetivos especí-
ficos.
su perfil profesional. deben
ser los mismos funcionarios
que hicieron la planificación.
Físicos: se debe contemplar
todo lo requerido para la
ejecución; papelería, compu-
tadores, etc.
Financieros: se determinan
los recursos financieros ne-
cesarios para realizar la audi-
toría, en término de viáticos,
gastos de viaje y fotocopias.
Se debe tramitar la comuni-
cación referente a la desig-
nación de comisión, los
efectos administrativos de la
misma.
Al finalizar el proceso de
auditoría, cuando se efectúa
la evaluación final.
Cronograma final. En el cro-
nograma inicial se debe de-
terminar:
· Los objetivos específicos.
· Las actividades determina-
das para cada objetivo.
· Los responsables de cada
actividad.
· El tiempo programado para
su ejecución.
· Nombre y firma del coordi-
A u d i t o r í a I n t e r n aA u d i t o r í a I n t e r n aA u d i t o r í a I n t e r n aA u d i t o r í a I n t e r n a
nador y del funcionario que aprueba el cronograma.
· Fecha de elaboración.
En el cronograma de seguimiento se determina adicional-
mente el avance en dos
sentidos:
Respecto de la labor, es decir, el avance material de la acti-
vidad. Por ejemplo: se planeó auditar 200 hojas de vida; a
la fecha del seguimiento se han evaluado 70 hojas de vida.
Por lo tanto, el porcentaje de avance de la labor será del
35%.
Respecto del tiempo, se determina el tiempo de ejecución
utilizado para cada actividad y se analiza frente al tiempo
programado.
Este seguimiento debe realizarse en las mesas de trabajo
del equipo auditor y se justifica por ser la oportunidad para
tomar los correctivos necesarios, como por ejemplo: elimi-
nar, suspender, ampliar o adicionar una actividad; acortar o
prolongar su tiempo programado; adicionar, reducir o cam-
biar los auditores responsables.
En el cronograma final se plasma el resultado definitivo
del proceso de auditoría, el cual servirá para hacer la eva-
luación final del cumplimiento formal del mismo.
P L A N I F I C A C I O N D E A U D I T O R I A
El memorando de planificación le permite a la Gerencia de Audi-
toría Interna, a través del responsable de su aprobación, evaluar el
trabajo propuesto, juzgar si la revisión se realizará o no en forma
idónea y proponer los cambios que se consideren necesarios.
Este memorando es la guía del Auditor o equipo de auditores para llevar a cabo el examen a la dependencia a auditar y además es el soporte para evaluar luego el resultado de la misma.
· Carátula o portada ( un modelo)
· Contraportada
· Tabla de contenido
· Justificación del ejercicio de auditoría
· Alcance de Auditoría
Procedimientos críticos identificados
Riesgos a auditar definidos
· Objetivos y estrategias de auditorias
Procesos o procedimientos
Objetivos generales de la auditoría.
Objetivos específicos de la auditoría.
Resultados esperados de la auditoría.
Requerimientos de recursos humanos, físicos y financieros.
Tiempos de la auditoría establecidos
M E M O R A N D O D E P L A N I F I C A C I O N
ANEXOS:
· Conocimiento de la dependencia a auditar:
Naturaleza de la dependencia
Análisis de los resultados de los últimos ejercicios de auditoría
Análisis de los derechos de petición, quejas y de nuncias
· Evaluación del riesgo institucional.
. Cuestionario de evaluación de control interno.
· Programa de trabajo a desarrollar (Actividades)
. Requerimientos a solicitar a la dependencia a auditar.
· Cronograma de actividades.
Respecto de la justificación de la auditoría, es donde se plantean de manera concreta los argumentos que susten-tan la realización de la auditoría, el por qué se requiere ejecutar dicho trabajo. Entre otras razones se pueden mencionar: cumplimiento a la planificación del PAA, interés público, denuncias ciudadanas, ejercicio de se-guimiento. Así mismo, se debe establecer claramente aspectos tales como:
· Dependencia a auditar
· Periodo a auditar
· Tipo de auditoría y sistemas de control fiscal a utilizar
Preparación y presentación
La preparación del memorando de planificación está a cargo de todos los funcionarios que desarrollaron la etapa de planificación. Una vez elaborado, el coordinador o jefe de equipo lo presentará dentro del término previamente establecido al Jefe o jefa de Departamento para su revisión y tramite de su correspondiente aprobación.
Corrección y ajuste
El tiempo máximo para su primera revisión será de cinco (5) días hábiles. Si el memorando no es aprobado, dentro del mismo término será devuelto para las correcciones y ajustes pertinentes, dejando cla-ras dichas observaciones por escrito.
Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su devolución deberá ser corregido, ajustado y remitido al jefe o jefa de departamento nue-vamente.
Aprobación
La aprobación del memorando de planificación la dará, previa revi-sión, el Auditor Interno en mesa de trabajo, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo, con la participación del equipo auditor y el o la jefa del departamento.
En caso de corrección y ajuste, la aprobación la dará el o la Auditor Interno dentro de los tres (3) días hábiles siguientes previa corrección del mismo.
Comisionar el equipo de auditoría
Conjuntamente con la aprobación del memorando de planificación, se debe comisionar al grupo de auditores y designar su coordinador, a través de una resolución interna, diligenciando además los formatos establecidos por la Auditoría para asumir la comisión de auditoría.
En la asignación del equipo de trabajo se debe tener en cuenta la ex-periencia obtenida en situaciones similares, con el objeto de que el trabajo tenga la calidad esperada. Cada uno de los miembros del per-sonal comisionado debe conocer sus funciones y responsabilidades.
Los plazos se deben establecer de forma tal que la aprobación del memorando se realice por lo menos con quince (15) días hábiles de anticipación a la instalación de la auditoría.
A u d i t o r í a I n t e r n a P á g i n a 4
...y el cronogramas de actividades para las etapas de eje-
cución e informe. (Continuación)
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