CURSO: AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L.
GIDE
CURSO:
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
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GIDE
¿Qué es una Auditoría?
CONCEPTOS INICIALES
Según Holmes "... La Auditoria es el examen de las
demostraciones y registros administrativos. El Auditor
observa la exactitud, integridad y autenticidad de tales
demostraciones, registros y documentos."
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¿Qué es una Auditoría?
CONCEPTOS INICIALES
“…La Auditoria es dinámica, la cual debe aplicarse
formalmente a toda empresa, independientemente de su
magnitud y objetivos; aun en empresas pequeñas, en
donde se llega a considerar inoperante, su aplicación
debe ser secuencial constatada para lograr eficiencia”.
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¿Qué es una Auditoría Administrativa?
CONCEPTOS INICIALES
“Es el examen metódico y sistemático que permite
evaluar en forma integral o parcial a una organización
con el propósito de evaluar el nivel de rendimiento o
desempeño de las diferentes áreas o niveles funcionales
de ésta. Así como su interrelación con el medio ambiente
(Entorno)”.
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AU
DIT
OR
ÍA A
DM
INIS
TR
AT
IVA
EMPRESA
PROCESO
A
PROCESO
B
PROCESO
C
RETROALIMENTACIÓN
APLICACIÓN
Auditoría Administrativa en Empresas que operan en base a función/proceso
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EMPRESA
PROCESO A
PROCESO B
PROCESO C
AUDITORÍA
ADMINISTRATIVA
APLICACIÓN
RETROALIMENTACIÓN
Auditoría Administrativa en Empresas que operan basadas en procesos
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Polígono de Tendencias
Cultura
Estrategia
Valores
Liderazgo Tecnología
Estructura
Rentabilidad
Capitalintelectual
Competenciascentrales
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GIDE
Según William Leonard La Evaluación puede definirse como “un
examen completo y constructivo de la estructura organizativa de
una empresa, institución o departamento gubernamental; o de
cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de
operación y empleo que dé a sus recursos (Talento) humanos y
materiales”.
CONCEPTOS INICIALES
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AUDITORÍA
Áreas a Revisar1.-Una o más funciones especificas.
2.- Departamento o Grupos de Departamentos.
3.- División o Grupo de Divisiones.
4.- Empresa como un todo. Proceso de
Evaluación
1.- Estudiar los elementos.
2.- Indagar problemas
3.- Hacer un diagnóstico detallado.
4.- Determinar finalidades y relaciones.
5.- Buscar deficiencias.
6.- Balance Analítico.
7.- Comprobar eficiencia .
8.- Determinar Alternativas.
9.- Precisar Soluciones.
10.- Aplicar el Método de Mejoramiento
Resumen:
Presentación
VigilanciaDiscusión Verbal de
Aspectos
Importantes
Informe Escrito
de Hallazgos y
Recomendaciones
Informe Final
CONCEPTOS INICIALES
Elementos a
Evaluar
1.- Visión y Misión.
2.- Objetivos y Planes.
3.- Estructura de la Organización.
4.- Políticas, Sistemas y Procedimientos.
5.- Normas de Ejecución
6.- Talento Humanos y Recursos Físicos
7.- Métodos de Control.
8.- Medición de Resultados.
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GIDE
Una Auditoría Administrativa es la
revisión analítica total o parcial de una
organización con el propósito de
conocer su nivel de desempeño y
perfilar oportunidades de mejora para
innovar valor y crear una ventaja
competitiva sustentable
CONCEPTOS INICIALES
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CONCEPTOS INICIALES
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ADMINISTRACIÓN
FASE I
Mecánica o
EstructuralOrganización
Planificación
FASE II
Dinámica o
Operativa
Dirección
Control
¿Qué se quiere hacer?
¿Qué se va a ser?
¿Cómo se va a hacer?
Ver que se haga
¿Cómo se ha realizado?
EL PROCESO ADMINISTRATIVO
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ORGANIZACIÓN
Estructura organizacionalDivisión y distribución de funcionesCultura organizacionalRecursos humanosCambio organizacionalEstudios administrativosInstrumentos técnicos
PLANEACIÓN
VisiónMisiónObjetivosMetasEstrategias / tácticasProcesosPolíticasProcedimientosProgramasEnfoquesNivelesHorizontes
AdquisicionesAlmacenes e inventariosAsesoría externaAsesoría interna Coordinación Distribución del espacioExportaciones Globalización Importaciones Informática Investigación y desarrollo MarketingOperacionesProveedores ProyectosRecursos financieros y contabilidadServicio a clientes Servicios generalesSistemas
DIRECCIÓN
LiderazgoComunicaciónMotivaciónGrupos y equipos de trabajoManejo del estrés, el conflicto y la crisisTecnología de la informaciónToma de decisionesCreatividad e innovación
CONTROL
NaturalezaSistemasNivelesProcesoÁreas de aplicaciónHerramientasCalidad
ELEMENTOS ESPECÍFICOSPROCESO ADMINISTRATIVO
Áreas de aplicación
CONCEPTOS INICIALES
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Clasificación de la Auditorías
CONCEPTOS INICIALES
La Auditoría Externa es el examen crítico, sistemático y detallado
hecho por una persona o firma independiente de capacidad
profesional reconocidas, utilizando técnicas determinadas y con el
objeto de emitir una opinión independiente sobre la forma como
opera el sistema, el control interno del mismo y formular
sugerencias para su mejoramiento.
¿Porqué una Auditoría Externa? Cuando se tiene la intención de
publicar un producto con el fin de acompañar al mismo una
opinión independiente que le dé autenticidad y permita a los
usuarios de dicha información tomar decisiones confiando en las
declaraciones del Auditor.
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Clasificación de la Auditorías
CONCEPTOS INICIALES
La Auditoría Interna es el examen crítico, sistemático y detallado
de un sistema de información de una unidad económica, realizado
por un profesional con vínculos laborales con la misma, utilizando
técnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y formular
sugerencias para el mejoramiento de la Organización.
¿Porqué una Auditoría Interna? Las auditorías internas son
hechas por personal de la empresa para que redunden en una
operación más eficiente y eficaz . Un auditor interno debe parecer
imparcial e independiente, aunque no siempre sea posible, puesto
que no puede divorciarse completamente de la influencia de la alta
Gerencia.
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1.- Preparación de un Programa Auditoría Administrativa
METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA
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1.- Preparación de un Programa Auditoría Administrativa
METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA
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1.- Preparación de un Programa Auditoría Administrativa
METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA
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1.- Preparación de un Programa Auditoría Administrativa
METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA
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1.1.- Ejemplo de un Programa Auditoría Administrativa
METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA
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1.1.- Ejemplo de un Programa Auditoría Administrativa
METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA
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Las técnicas de Auditoría más utilizadas para reunir evidencia son:
1.- Preparación de un Programa Auditoría Administrativa
METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA
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Se denomina evidencia al conjunto de hechos comprobados,
suficientes, competentes, relevantes y pertinentes que sustentan las
conclusiones del auditor.
Suficiente: Basta para sustentar los hallazgos, conclusiones y
recomendaciones de los auditores.
Competente: En la medida que sea consistente, convincente,
confiable y validada por el Auditor.
Relevante: Cuando exista relación en su uso para demostrar o
refutar un hecho en forma lógica y patente.
Pertinente: Cuando exista congruencia entre las observaciones,
conclusiones y recomendaciones de la auditoría.
1.- Preparación de un Programa Auditoría Administrativa
METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA
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Los Papeles de Trabajo: Son el conjunto de Cédulas y Documentos
que contienen datos e información obtenida por el Auditor en su
revisión, en los cuales se describen las pruebas realizadas, los
procedimientos aplicados y los resultados con los que se sustentan
las observaciones, recomendaciones, acciones, opiniones y
conclusiones incluidas en el informe correspondiente.
Objetivo de los Papeles de Trabajo: Uniformar los criterios para la
elaboración, ordenamiento y consulta de las Cédulas de Trabajo y
la documentación soporte de las mismas, a fin de respaldar,
debidamente los trabajos desarrollados en cada revisión.
1.- Preparación de un Programa Auditoría Administrativa
METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA
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Cédulas de Auditoría: Son las hojas en las que constan los
procedimientos de auditoría efectuados durante la revisión, así
como los resultados obtenidos.
Documentación Soporte: Son los documentos generados por las
operaciones de las Unidades Administrativas auditadas, que se
anexan a las Cédulas de Trabajo como evidencia de los hechos
observados y/o análisis efectuado (facturas, resguardos, contratos,
etc.).
1.- Preparación de un Programa Auditoría Administrativa
METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA
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Marcas de Auditoría: Son signos que al auditor anota en sus
cédulas para señalar o resaltar un hecho o prueba efectuada,
describiendo alcance de la misma y su significado.
1.- Preparación de un Programa Auditoría Administrativa
METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA
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1.- Preparación de un Programa Auditoría Administrativa
METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA
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1.- Preparación de un Programa Auditoría Administrativa
METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA
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Planificar:
Definir las metas, establecer las estrategias y elaborar
planes secundarios para coordinar las actividades.
3.1) PLANES Y OBJETIVOS:
Según Stoner:
“Planificar indica que los Administradores piensen con
antelación en sus metas y acciones, y que basan sus actos en
algún método, plan o lógica, y no en corazonadas”.
2.- Desarrollo de la AdministrativaMETODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA
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JERARQUÍA DE
OBJETIVOS
JERARQUÍA
ORGANIZACIONAL
ALINEACIÓN DE
OBJETIVOS DE NEGOCIO
Y DESEMPEÑO
1.
Propó-
sito socioe-
conómico
2. Misión
3. Objetivos generales de la
organización (a largo plazo, estratégicos)
4. Objetivos generales más específicos
(por ejemplo, en áreas claves de resultados)
Casa Matriz
Accionistas
Presidencia
Vicepresidencias
7. Objetivos individuales
• Desempeño•Objetivos de Desarrollo Personal
Nivel Supervisorio
y Operativo
5. Objetivos de Gerencia
6. Objetivos de departamentos
Gerencias
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2.- Desarrollo de la Auditoría Administrativa
3.1) PLANES Y OBJETIVOS:
Evidencia 1: Una de las mayores deficiencias en las empresas es
que la administración de las mismas no da pleno cumplimiento de
los principios de la organización.
Evidencia 2: Los planes pueden ser muy acertados, pero la
organización falla en cuanto a alcanzar sus objetivos debido a un
cambio radical en su campo de actividades.
Evidencia 3: No se determinaron eficientemente los programas a
largo plazo en función a los horizontes que tenga la empresa o no se
informa adecuadamente sobre los cambios de los planes y objetivos
a la organización por temor a posibles fugas de información.
METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA
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3.2) ESTRUCTURA ORGANIZATIVA:
2.- Desarrollo de la Auditoría Administrativa
Organizar:
Determinar lo que se debe hacer quién y como lo hará.
Según Stoner:
“Es el Proceso para comprender a dos más personas para
que trabajen juntas de manera estructurada con el propósito
de alcanzar una meta o una serie de metas específicas”.
METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA
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Definición:
Consiste en estudiar el Plan de la Empresa, su
departamentalización, la descripción de las funciones de
cada unidad organizativa y como producto el diseño y
elaboración del Organigrama.
3.2) ESTRUCTURA ORGANIZATIVA:
2.- Desarrollo de la Auditoría Administrativa
Definición de Organigramas:
Es un armazón, un esqueleto, una integración particular
especial y armónica de unidades estructurales de la
organización, las cuales mantienen una disposición de
interdependencia.
METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA
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GIDE
Organigrama:____________
Mes, Año
________________________
_______________
12
3
4
5 6
78
109
Organigrama:____________
Mes, Año
________________________
_______________
12
3
4
5 6
78
109
EstructuralUnidad Organizativa
Línea de Mando
Apoyo Externo
Unidad de ApoyoComités
Mesas de
Trabajo
Unidad EstratégicasNivel Jerárquico
Relación FuncionalDescentralización
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PRESIDENCIA
Gerencia General
Áreade Producción
Área de Finanzas
Área de RecursosOtros
Servicios.(Estudios
de mercado, etc
Tecnología deLa Información
ServiciosJurídicos
Auditoria,ContabilidadY Asesoramientofiscal
Existes una relación Reciproca, constituida por competencia
y cooperación. (INTERDEPENDENCIA)
Organigrama de Racimo
Organigrama1990-ACUAL ORGANIZACIONES DE REDES DINÁMICAS
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Caso Venezolano:DBACCESS
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2.- Desarrollo de la Auditoría Administrativa
Evidencia: En esta sección los casos más comunes de vigilancia son
los Niveles Gerenciales ya que no delegan la “Autoridad Suficiente”
a los individuos calificados para ello,
3.2) ESTRUCTURA ORGANIZATIVA:
METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA
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Definición de Políticas:
Según Stoner, Freeman y Gilbert: “Es un plan permanente que
establece lineamientos generales para la toma de decisiones”.
3.3) POLÍTICAS, SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS:
2.- Desarrollo de la Auditoría Administrativa
Definición de Sistemas:
“Es un conjunto de Funciones dinámicamente relacionados
formando una actividad para alcanzar un objetivo operando
sobre datos, energía y/o materia para proveer información, el
cual puede estar integrado con y por otros sistemas”.
METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA
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Definición de Procedimientos:
Son secuencias de trámites que pueden establecerse para el
desenvolvimiento de las operaciones de la Empresa.
3.3) POLÍTICAS, SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS:
2.- Desarrollo de la Auditoría Administrativa
Definición de Manuales:
En esencia los manuales representan un medio de comunicar las
decisiones de la Alta gerencia, concernientes a organización,
políticas y procedimientos.
METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA
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Sección: Normas y Procedimientos
o Objetivo.
o Alcance (Unidades Organizativas / A quién va dirigido)
o Normas Específicas del procedimiento.
o Descripción de Acciones (Instrucciones).
o Diagramas de Flujo.
o Instructivo de Formularios y/o Pantallas de Sistemas.
o Formularios / Pantallas.
o Glosario de Términos Específicos
2.- Desarrollo de la Auditoría Administrativa
3.3) POLÍTICAS, SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS:
METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA
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PDCA: siglas (en Inglés) del ciclo DEMING,
Plan / Do / Check / Action
En Español: Planifique, Haga, Verifique, Actúe
P
1Estudiar el Proceso:• Que cambios son deseables?• Con qué datos se cuenta?
H
2 • Obtener respuestas al paso 1.• Efectuar el cambio o la prueba
V
3Observar efectos
A
4• Estudiar resultados• Revelar nuevo aprendizaje• Reiniciar la secuencia 1-2-3-4,Basándose en los nuevosConocimientos.
Modelo Mejoramiento de procesos
METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA
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2.- Desarrollo de la Auditoría Administrativa
Evidencia 1: Las políticas por muy buenas que sean, no surtirán
buenos efectos si no están apoyadas por sistemas y procedimientos
apropiados.
Evidencia 2: La Evaluación determinará las posibles diferencias e
irregularidades verificando acciones que son ejecutadas tal cual se
implementaron siempre con la idea de simplificar y/o automatizar
los procesos como medio para reducir los costos.
3.3) POLÍTICAS, SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS:
METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA
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3.4) El TALENTO HUMANO:
2.- Desarrollo de la Administrativa
Dirigir:
Conducir y motivar a todas las partes involucradas y
resolver conflictos.
Según Stoner:
“Es el proceso para dirigir e influir en las actividades de
los miembros de un grupo o una organización entera con
respecto a una tarea”.
METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA
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2.- Desarrollo de la Auditoría Administrativa
Evidencia 1: En toda empresa se hace necesario evaluar las
políticas y prácticas del personal para mantener una buena relación
Patrono-Trabajador a través de un sistema de clasificación de
méritos, servicios que le brindan la empresa cuidando que los
mismos sean eficaces.
En este sentido, la evaluación informará sobre la rotación interna y
externa de la empresa y causas de descontento, negligencias, etc.
3.4) TALENTO HUMANO:
METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA
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2.- Desarrollo de la Auditoría Administrativa
3.5) DISPOSICIÓN GENERAL Y RECURSOS FÍSICOS:
METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA
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Talento
METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA
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2.- Desarrollo de la Auditoría Administrativa
Evidencia: En este renglón son aplicados los Mantenimientos
Preventivos y Correctivos de la empresa para mantener en óptimo
funcionamiento los equipos, accesorios, herramientas, vehículos,
mobiliario, etc.
La Evaluación se encarga si los gastos de mantenimiento, los
presupuestos, las partidas contables y los inventarios son los
adecuados.
3.5) DISPOSICIÓN GENERAL Y RECURSOS FÍSICOS:
METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA
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3.5) OPERACIONES Y MÉTODOS DE CONTROL:
2.- Desarrollo de la Administrativa
Controlar:
Validar las actividades a fin de garantizar que se cumplan
de acuerdo a los planes.
Según Stoner:
“Es el proceso para asegurar que las actividades reales se
ajustan a las actividades planificadas”.
METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA
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TÉCNICAS DE CONTROL
¿Ha sido
Alcanzado el
estándar?
Es aceptable
la variación?
¿Es aceptable
El Estándar?
Planificación
Proceso de Control
Objetivos Estándares
si
no
no
no
No hacer
nadaa
No hacer
nada
si a
Identificar
La causa
de variación
si b
Comparar
Desempeño
Real / estándar
Revisar
El Estándar
AcciónCorregir
El
Desempeñob
Medir
Desempeño
Reala
a
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2.- Desarrollo de la Auditoría Administrativa
Evidencia 1: Consiste en comparar el desempeño planificado en
cualquiera de las áreas de la empresa (Objetivos, Normas,
Procedimientos, Costos, etc).
La evaluación persigue en éste aspecto verificar si los controles son
los suficientemente estricto, el control deficiente puede ser por
procedimientos mal aplicados o fallas en la supervisión de los
mismos.
3.5) OPERACIONES Y MÉTODOS DE CONTROL:
METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA
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3.- Presentación del Informe
El Informe de Auditoría es el producto final del trabajo del Auditor,
en el cual presenta sus observaciones, conclusiones y
recomendaciones.
Por esta razón el informe de Auditoría tiene dos (2) funciones
básicas:
METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA
• Comunica los resultados de la Auditoría realizada.
• Persuade a la Gerencia para adoptar determinadas acciones y,
cuando es necesario llama su atención, respecto de algunos
problemas que podrían afectar adversamente sus actividades y
operaciones.
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3.- Presentación del Informe
METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA
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3.- Presentación del Informe
El borrador del Informe de Auditoría, debe ser redactado por el Jefe
del equipo de Auditoría y revisado por el supervisor asignado para
su aprobación y posterior envío a la entidad auditada.
METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA
Los comentarios de la entidad representan las opiniones por escrito
efectuadas por los funcionarios o empleados a cargo de las
actividades objeto de la auditoría.
CONSIDERACIONES FINALES:
El trabajo de la Auditoría Administrativa no sería de utilidad, si no
se lograran concretar y materializar las recomendaciones incluidas
en el informe.
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3.- Presentación del Informe
METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA
CONSIDERACIONES FINALES:
El acto de implementación de recomendaciones
debe ser dirigido por la alta dirección de la
entidad auditada, con el apoyo de un consultor
externo, si fuera el caso, a fin de establecer
mecanismos de evaluación continua, metódica y
detallada del aludido proceso.
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ESTUDIO DE CASOS
IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DE LA CALIDAD COMO
HERRAMIENTA PARA LA SISTEMATIZACIÓN DE LOS
PROCESOS EN EL DEPARTAMENTO DE TURISMO DE UNA
AGENCIA DE VIAJES
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SISTEMA DE
GESTIÓN DE LA CALIDAD
REQUISITOS
1- Requisitos de la Norma ISO 9000: 2008
MEDICIÓN,
ANÁLISIS Y
MEJORA
AUDITORÍA
INTERNA
1.- Planificar un Programa de
Auditoría (importancia de los
procesos)
SEGUIMIENTO
Y MEDICIÓN
DE LOS PROCESOS
MEJORA
CONTINUA
1.- Seguimiento y medición del
Producto.
1.-Acción Preventiva ( previene la causa)
2.-Acción Correctiva (eliminan la causa)
f) Infraestructura (Espacio físico y equipos)a) Requisitos de la documentación (política de calidad)
b) Manual de la Calidad (Procedimientos documentados)
c) Control de los documentos (revisar y actualizar)
d) Gestión de los Recursos
(aumentar satisfación de los Clientes)
e) Recursos Humanos ( Formación del Personal)
i) Propiedad del Cliente (Proteger los bienes)
g) Ambiente de Trabajo ( confort)
h) Procesos relacionados con el Cliente
(retroalimentación)
1- Planificar e Implementar procesos
2- Seguimiento y medición
2.- Control de producto no
conforme (no conformidad)
Describir cuales son los procesos que se realizan en el Departamento de Turismo de una Agencia de Viajes
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IMPLANTACIÓN DEL ENFOQUE BASADO EN PROCESOS
PASOS DEL ENFOQUE
BASADO EN PROCESOS
Defina el propósito
de la organización¿QUÉ HACER?
La organización debería identificar sus
clientes y otras partes interesadas, así
como sus requisitos, necesidades y
expectativas para definir los resultados
previstos por la organización.
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IMPLANTACIÓN DEL ENFOQUE BASADO EN PROCESOS
PASOS DEL ENFOQUE
BASADO EN PROCESOS
Defina las políticas y
objetivos de la
organización ¿QUÉ HACER?
Basándose en el análisis de los
requisitos, necesidades y expectativas,
establezca las políticas y objetivos de
la organización.
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ENFOQUE DE SISTEMAS PARA LA GESTIÓN
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IMPLANTACIÓN DEL ENFOQUE BASADO EN PROCESOS
PASOS DEL ENFOQUE
BASADO EN PROCESOS
Determine los
procesos
en la organización ¿QUÉ HACER?
Determine los procesos necesarios
para alcanzar los resultados previstos.
Estos procesos incluyen gestión,
recursos, realización y medición y
mejora.
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ENFOQUE DE SISTEMAS PARA LA GESTIÓN
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REGISTRO DE PROVEEDORES:
IMPLANTACIÓN DEL ENFOQUE BASADO EN PROCESOS
Número de Registro de Proveedor:
Razón Social de la Empresa:
Nombre de la Empresa:
(Razón Comercial)
Objeto de la Compañía:
REGISTRO DE PROVEEDORES
Favor llenar con la información las líneas dispuestas para cada dato requerido. Todos y cada uno de los campos son obligatorios
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REGISTRO DE PROVEEDORES:
IMPLANTACIÓN DEL ENFOQUE BASADO EN PROCESOS
Actividad Económica:
Dirección Fiscal:
(como aparece en el comprobante del RIF)
Dirección Comercial:
Número de Teléfono:
Número de Fax:
Correo Electrónico:
CURSO: AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
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REGISTRO DE PROVEEDORES:
IMPLANTACIÓN DEL ENFOQUE BASADO EN PROCESOS
RIF / NIT
Representante Legal de la Compañía:
Persona Contacto y Teléfono:
Número de Cuenta Bancaria:
(número de cuenta de 20 dígitos)
Sucursales de la Compañía:
Nota: toda la información de la planilla es requerida para la apertura del proveedor en el sistema. Los datos bancarios son
solicitados en caso para poder efectuar los pagos mediante transferencias bancarias.
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REGISTRO DE PROVEEDORES:
IMPLANTACIÓN DEL ENFOQUE BASADO EN PROCESOS
DOCUMENTOS REQUERIDOS
Favor enviar copias legiblesDocumentos Constitutivos y Estatutos Sociales *
Comprobante de RIF /NIT (con dirección fiscal) *
Cédula de Identidad del Representante Legal de la Empresa *
Carta Bancaria o comprobante con detalle de número de cuenta de 20 dígitos *
Última Declaración del ISLR *
Solvencias del INCE, IVSS e Impuestos Municipales
Estados Financieros preferiblemente auditados
Lista de Empresas principales a las cuales prestan servicios
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IMPLANTACIÓN DEL ENFOQUE BASADO EN PROCESOS
PASOS DEL ENFOQUE
BASADO EN PROCESOS
Defina los dueños
del proceso ¿QUÉ HACER?
Asigne la responsabilidad y autoridad
para cada proceso.
Establecer un “equipo de gestión del
proceso” que tenga una visión general
de todos los procesos, y que incluya a
representantes de cada uno de los
procesos que interactúan.
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Roles Responsabilidades Estimado de Horas Hombre
Pronosticador de Ventas
Obtener el pronóstico de ventas mensual, revisar con el Gerente de Ventas y generar un reporte a ser entregado al área de compras
24 horas
Comprador Revisar los requerimientos del área de ventas, obtener los presupuestos, realizar la compra
72 horas
Almacenista Ingresar los productos al almacén de acuerdo a la orden de compra e informar al área de Ventas del ingreso de los productos al almacén
3 horas
Roles Cargos Unidad de Adscripción
Pronosticador de Ventas
Coordinador de Procesos
Gerencia de Ventas / VP Ventas
Comprador Asesor de Compras
Gerencia de Compras / VP Administración
Almacenista Almacenista Gerencia de Almacén / VP Administración
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IMPLANTACIÓN DEL ENFOQUE BASADO EN PROCESOS
PASOS DEL ENFOQUE
BASADO EN PROCESOS
Defina la
documentación
Del proceso
¿QUÉ HACER?
El propósito principal de la
documentación es permitir la
operación coherente y estable de los
procesos.
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Término y definiciones:
Calidad:
Grado en que un conjunto de características inherentes cumple
con los requisitos.
Requisitos:
Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita o
obligatoria.
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Término y definiciones:
Trazabilidad:
Es la capacidad para seguir la historia, la aplicación o localización
de todo aquello que está bajo consideración.
No Conformidad:
Incumplimiento de un requisito.
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Término y definiciones:
Acción Preventiva:
Acción tomada con anticipación para eliminar la causa de una no
conformidad.
Acción Correctiva:
Acción tomada para prevenir que algo vuelva a producirse.
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Término y definiciones:
Hallazgos de las Auditorías:
Resultado de la evaluación de la evidencia de la auditoría,
recopilada frente a los criterios establecidos.
Control de Cambio:
En caso de haber algún cambio por parte del cliente en un servicio
ya confirmado. Ejemplo: En caso que la transferencia haya sido
realizada, se comienza el proceso de reembolso o nota de crédito
al Proveedor.
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IMPLANTACIÓN DEL ENFOQUE BASADO EN PROCESOS
PASOS DEL ENFOQUE
BASADO EN PROCESOS
Defina los requisitos
y seguimiento de
medición ¿QUÉ HACER?
Identifique los criterios de
seguimiento y medición para el
control y desempeño del proceso.
Especial atención en: Tasas de fallas
y frecuencia de incidentes.
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Documentación de Procesos
IMPLANTACIÓN DEL ENFOQUE BASADO EN PROCESOS
DOCUMENTO PARA DEFINICIÓN DE PROCESO
Proyecto: Nombre Proceso: Nombre Fecha de última actualización:
Autores: Nombre Apellido – Unidad de Adscripción
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Documentación de Procesos
IMPLANTACIÓN DEL ENFOQUE BASADO EN PROCESOS
Aprobaciones:
Nombre: Cargo: Firma: Fecha:
El documento deberá ser aprobado por el responsable del proceso y por un representante de las áreas que intervienen en el mismo.
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Documentación de Procesos
IMPLANTACIÓN DEL ENFOQUE BASADO EN PROCESOS
1. OBJETIVO DEL PROCESO
Describa brevemente el objetivo o la razón de ser del proceso. El objetivo debe indicar de forma resumida la misión y finalidad del proceso.
2. ALCANCE
Describa el ámbito funcional que abarca el proceso. Es recomendable definir el alcance mencionando:
a. Ámbito territorial b. Líneas de negocio c. Áreas de la Organización d. Productos o servicios a los que afecta el proceso e. Tipos de clientes f. Cualquier otro criterio que permita delimitar el proceso
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Documentación de Procesos
IMPLANTACIÓN DEL ENFOQUE BASADO EN PROCESOS
1. DEFINICIONES
Indique y defina los términos propios del proceso o aquellos relacionados con el mismo.
2. REGLAS DEL NEGOCIO
Especifique las Reglas de Negocio o Políticas Generales, que regulan el proceso para que se desarrolle efectivamente.
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Documentación de Procesos
IMPLANTACIÓN DEL ENFOQUE BASADO EN PROCESOS
1. ENTRADAS Y SALIDAS
Especifique las Entradas (inputs) y las Salidas (outputs) del Proceso, tales como: Información, Formatos, Reportes, Recursos, Materiales y Procesos, entre otros.
2. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
Describa la secuencia del proceso, mencionando las actividades a realizar, dando respuestas a las siguientes inquietudes: ¿Qué se hace?, ¿Cómo lo hace?, ¿En dónde lo hace?, ¿Quién lo hace? y ¿Por qué lo hace?
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Documentación de Procesos
IMPLANTACIÓN DEL ENFOQUE BASADO EN PROCESOS
Actividad Responsable Recursos
1 Sistema o Aplicación que está involucrada en la actividad.
2
3
1. PERIODICIDAD Y DURACIÓN DEL PROCESO
Indique la periodicidad y duración del proceso. Por ejemplo: Se ejecuta mensualmente, el último día hábil de cada mes y posee una duración total de 12 horas.
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Documentación de Procesos
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1. ROLES, CARGOS Y RESPONSABILIDADES
Especifique las Roles y Responsabilidades dentro del proceso, así como la asociación de Roles a los Cargos. Por ejemplo:
Roles Responsabilidades Estimado de Horas Hombre
Pronosticador de Ventas
Obtener el pronóstico de ventas mensual, revisar con el Gerente de Ventas y generar un reporte a ser entregado al área de compras
24 horas
Comprador Revisar los requerimientos del área de ventas, obtener los presupuestos, realizar la compra
72 horas
Almacenista Ingresar los productos al almacén de acuerdo a la orden de compra e informar al área de Ventas del ingreso de los productos al almacén
3 horas
Roles Cargos Unidad de Adscripción
Pronosticador de Ventas
Coordinador de Procesos
Gerencia de Ventas / VP Ventas
Comprador Asesor de Compras
Gerencia de Compras / VP Administración
Almacenista Almacenista Gerencia de Almacén / VP Administración
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Documentación de Procesos
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1. ACTIVIDADES DE CONTROL
Especifique las Actividades de Control, entendiéndose a éstas como toda tarea que contribuya a la disminución de riesgos y errores dentro del proceso, tales como: Verificaciones y Aprobaciones, Controles de Acceso en Sistemas y Conciliaciones, entre otros.
Actividad Periodicidad Responsable Tipo de Control
Autom Manual
Autom Manual
2. SISTEMAS DE APOYO
Mencione los sistemas de información involucrados en el proceso, así como herramientas o aplicaciones de apoyo.
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Documentación de Procesos
IMPLANTACIÓN DEL ENFOQUE BASADO EN PROCESOS
1. IMPACTO FUNCIONAL
Indique los impactos de mayor relevancia en el proceso
Cambios Sustanciales Impacto Áreas Impactadas
Alto Medio Bajo
Alto Medio Bajo
Alto Medio Bajo
Alto Medio Bajo
Alto Medio Bajo
Alto Medio Bajo
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Documentación de Procesos
IMPLANTACIÓN DEL ENFOQUE BASADO EN PROCESOS
1. IMPACTO EN SISTEMAS DE APOYO
Mencione y detalle los cambios requeridos en los Sistemas de Apoyo, considerando los siguientes aspectos, dependiendo de su aplicabilidad al proceso: 11. l
11.1. Configuraciones o Nuevos Parámetros en los Sistemas
11.2. Conversión de Archivos o Carga de Datos
11.3. Interfaces Requeridas
11.4. Reportes generados y/o requeridos dentro del nuevo proceso
11.5. Deficiencias funcionales (GAP o Brechas). Mencione y explique las deficiencias funcionales que no serán cubiertas por los sistemas de apoyo en el nuevo proceso definido. Así como las acciones sugeridas para cubrir dichas deficiencias.
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Documentación de Procesos
IMPLANTACIÓN DEL ENFOQUE BASADO EN PROCESOS
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Matriz de Responsabilidades:
LEYENDA: Responsabilidad directa XX
Responsabilidad indirecta X
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Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L.
GIDE
Mensaje del Dr. Deming para los Gerentes.
Dejar de juzgar los resultados y comenzar
a concentrarse en el mejoramiento de los
los procedimientos que causaron dichos
resultados.
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Enrique Benjamín Franklin:
“El gran reto acerca de crear el futuro no espredecirlo. La meta es tratar de imaginar un futuroque sea verosímil: el futuro que podemos crear.Para ese efecto, las nuevas herramientas deestrategia tienen que echar raíces porqueno se puede crear el futuro utilizando las viejasherramientas de estrategia.
El esfuerzo que realiza para crear un punto de vistasobre el futuro y una estrategia para manejar elcambio, representa la capacidad de desarrollarun sentido profundo de discontinuidades paracrear una jerarquía de imaginación”.
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Mensaje del Dr. Deming para los Gerentes.
Dejar de juzgar los resultados y comenzar
a concentrarse en el mejoramiento de los
los procedimientos que causaron dichos
resultados.
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