Presentaciones Profesionales.
José Onofre Montesa AndrésUniversidad Politécnica de
ValenciaEscuela Superior de Informática Aplicada
2003-2004
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¿Presentaciones?
• Vamos a ver de que forma tenemos que abordar a una presentación.– La preparación.
• Cómo obtener el material,• Conocer a los asistentes...
– La realización.• Que hacemos nosotros.• Que hacen los otros.• Que mostramos...
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Introducción
• En la mayoría de los trabajos el ser humano actúa de forma colectiva. – Las personas debemos comunicarnos de
forma efectiva.– El método más utilizado para comunicar
temas de forma detallada es la presentación.
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Visión General
• El tener claras las ideas no es suficiente
• Hay que enviar el mensaje del modo en que mejor lo acepte la audiencia.– Los asistentes no están siempre
interesados.– La retroalimentación es muy importante.
• No sólo transmitimos el mensaje de la idea, también nos transmitimos “Nosotros”
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Proyecto informático y presentaciones.
• A lo largo del proyecto informático tienen lugar muchas presentaciones.– Expresar y evaluar ideas.– Guiar las discusiones.– Inspirar al equipo.
• Son una forma de impresionar a la audiencia.– Somos los lideres y el resto de las
personas lo necesitan
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Empresa Cliente
Empresa de desarrollo
Equipo de desarrollo
Las presentaciones y el P.I.
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Visón Global del Tema
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Fases de una presentación.
• Fijar el Objetivo.• Preparar la presentación.
– Obtener la información.– Conocer a la audiencia.– Estructurar la información.
• Presentar ante el público.– El presentador.– Atraer la Atención de la audiencia.
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Fijar el Objetivo.
• Habitualmente el objetivo viene dado:– Pedro, la semana que
próxima viene el cliente del sistema “Gestión de Almacén”, serás el encargado de comentar la situación del proyecto.
– … Tengo que transmitir a los miembros del equipo las ideas del cliente sobre el nuevo sistema.
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¿Para que una presentación?
• ¿Para poder expresar mis ideas sobre el asunto…?
• ¿Para que los [clientes…] entiendan y recuerden el mensaje?
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Obtención de información y material base.
• Crearemos un archivo: “Papeles de trabajo”, con:– Información publicada.
• Investigación de escritorio.
– Información no publicada.• Experimentos.• Entrevistas.• Reuniones sobre el trabajo.• Debates….
– Cúmulo de información.
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Conocer a la audiencia.
• Objetivos, Necesidades, Interés.• Conocimiento de la materia.• Nivel cultural (jergas)• ¿Cuantos serán?
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Estructurar el mensaje.
– Apertura.– Introducción.– Cuerpo.– Sumario– Cierre
• Es muy útil el hacer un Storyboard.– Tiempos, duración...– Se ven redundancias.
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Apertura.
• Estamos en el mismo barco.• Entendemos y compartimos el
problema.• Objetivo:
– Obtener la atención.– Obtener su confianza.– Ser aceptados.
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Introducción.
• Interés en el tema.• Temas a tratar.• Porqué yo.• Visión global de la
exposición.
Veremos los
distintos aspectos...
He trabajado
en... Durante ...y
ahora...
Este asunto es de vital
importancia
De que va todo
esto,... Pues...
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Cuerpo.
• Puntos fundamentales, desarrollados.
• Utilizar Ejemplos.• Hacer Resúmenes
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Estructura el contenido
• Hay que estructurar la presentación para que se pueda seguir.– Argumentación secuencial.– Descomposición jerárquica.– Orientada al problema y su solución.– Piramidal.– Bocata substancioso.
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Argumentación secuencial.
• Serie de sentencias enlazadas que llevan a una conclusión.
• Exposición monótona donde un tema lleva al otro.
• Hacerlo bien es difícil.
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Descomposición jerárquica
• El tema se descompone en subtemas y así sucesivamente.
• Los libros... Capitulo, sección, párrafo.
• Se comenta la estructura en cada tema.
• 1. ~~~.• 1.1. ~~~.• 1.2. ~~~.• 2. ~~~.• 2.1. ~~~.• 2.2. ~~~.• ...
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Orientada al problema y su solución
• Se plantea un problema y la situación.• Se muestran varias líneas de solución.
– Ventajas e inconvenientes.
• Se resume soluciones, pros y contras.• Se opta por una solución o se inicia una
discusión.• Se suele presentar criterios.
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Piramidal
• Se muestra toda la información por oleadas.
• Como los periódicos o noticias TV.• Siempre toda la historia pero con más
detalle.– Aumenta la receptividad.– Fácil de ajustar al tiempo.
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Bocata substancioso
• Comienzo - Medio - Final• Comida: aperitivo, 1º, 2º, postre.• Introducción - Contenido - Conclusión.• Esto se hace con cada sección.
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Sumario
• Ser concisos.• Próximos pasos
a dar.• Revisar si han
quedado preguntas pendientes.
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Cierre
• Impactar, que la gente lo recuerde.
• Dar las gracias• Regresar a las
ideas iniciales y ver como ayudara esto.
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Medios a utilizar: Objetivo
• Reforzar el mensaje.
• Explicar cosas que son difíciles de explicar verbalmente.
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Medios a utilizar
• Transparencias• Copias y papeles• Videos• Música• Olores…• Objetos a dejar correr por la sala• Muestras
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Preparar las transparencias.
• Tamaño de las letras de 20 puntos en adelante.
• Los títulos pueden ir en mayúsculas
• El contenido en minúsculas.• Usar el color para impactar.• 6 líneas es una cantidad
razonable
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Probar el material
• Realizar una prueba ante una persona conocida.– El del espejo es un conocido– El vídeo es otra alternativa.
• Visitar la sala de exposición antes:– Acomodarse al lugar.– Conocer los interruptores….– Probar el material audiovisual.
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Hacer la presentación ante el Público.
• El local• El presentador:
– La indumentaria,– El lenguaje no verbal.– El kit de supervivencia.
• El auditorio– Hacer grupos visuales.– Ver que están cómodos...
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El local
• Tamaño.• Estructura del local.• Posición del orador.• Equipo de soporte.• Persona de mantenimiento.• Cerrar la puerta.• Luz encendida.
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La Comunicación Interpersonal
• “La habilidad para expresar una idea es casi igual de importante que la idea misma” Bernard Baruch
• Credibilidad y mensaje inconsciente:– Verbal: las palabras que se dicen; 7%– Vocal: entonación, resonancia 38%– Visual: lo que se ve: cara,cuerpo 55%
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Claves de la Comunicación Interpersonal
• Comunicación Visual• Postura y Movimiento• Gestos y Expresión de la cara• El Vestir y el Aspecto• Voz y Entonación• Lenguaje y Muletillas• Atraer la atención del que escucha• Humor• Ser uno mismo
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Comunicación Visual
• Mirar con sinceridad y sin titubear.
• Intimidad, Intimidación e Implicación• Cinco segundos para mayor
efectividad.• No disparar la mirada.• No parpadear lentamente.• Incidencia del ángulo de la mirada.
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Postura y Movimiento
• Pararse erguido, moverse suavemente y con naturalidad.
• Mantenerse erguido• Observa la parte inferior de tu
cuerpo• Utilizar la “posición preparada”.• Moverse.• Tener estilo propio.
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Gestos y Expresión de la cara• ¿Cómo te ven los demás?
• Relájate y actúa con naturalidad cuando hablas– Conoce tus hábitos– Los ademanes nerviosos– No puedes exagerar demasiado– Sonríe 1/3
• La percepción es la realidad en el ojo del que mira
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El Vestir y el Aspecto
• Los 5 primeros segundos…• los 5 primeros minutos -
50% del efecto• 90% se nos ve ropa• 10% restante pelo, cara,
manos son muy importantes.
• Se propio, consciente.
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El Vestir y el Aspecto
• Se propio– Valora la comodidad– Apropiado a las circunstancias
• Consciente.– Colores– Peinados
• ¿Por qué uso estos…?
• Es mayor de lo que pensamos• Dice lo que tu sientes de ti mismo
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Voz y Entonación
• Instrumento sonoro y resonante• Atrae la atención• Tu voz transmite energía• El tono y la calidad, el 80% por tel.• Variedad vocal.• Leer…
– genera monotonía.
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Lenguaje y Muletillas
• Pausas y muletillas• Muletilla: ah…, esto…, … (No usarlas)• Pausas: recurso dramático (4-5 segundos)
• lenguaje directo• Lo intentare lo haré• Intentare conseguir una respuesta..
• Vocabulario, jerga, • Cambia muletillas por pausas.
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Atraer la atención del que escucha
• Cuando el que escucha se ve aburrido… CREA REMOLINOS– Instante de interés total en la mente del
que escucha.– Ups…, invitación a participar, una
pregunta...
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Atraer la atención
• Mediante:– Estilo propio.– Interacción.– Contenido.
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Estilo propio.
• Drama.– Sorprender con afirmaciones.– Elemento emocional, alegría, enfado...– Enfocar hacia la acción al finalizar.
• Comunicación visual.• Movimiento: Cambio de lugar, avanzar.• Visuales: Variedad, Distintos tipos de
material, Participación del público...
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Interacción.
• Preguntas.– Retóricas, votación, voluntarios.
• Demostraciones.• Muestras
– Divertirse con el publico.– Regalar cosas a los voluntarios.– Creatividad... Pero con buen gusto.
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Contenido.
• Interés:– ¿En que beneficia?– Mi propio interés influye.
• Humor:– Comentarios cálidos.– Humanizar.– Reírse de uno mismo.
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Humor
• No cuentes chistes 100 -10- 1.• Si historias y anécdotas.• Humanizar es humor.
– Directo, abierto, amigable,…
• Muestra la personalidad.• Tu sonrisa es lo que los otros ven.• La gente aprende mejor con humor.
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Ser uno mismo
• A la gente le gusta encontrarse con una persona al otro lado.
• Todos somos diferentes, con nuestras debilidades y fortalezas.– Estudiar nuestras debilidades y abordar
la mejora.
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Bibliografía
• Decker, B., El arte de la comunicación, Editorial Granica.
• Blair, G., Starting to manage: the essential skills, IEEE, 1995.
• Buckler, P., Presentaciones eficaces, Díaz de Santos, 1998 (Vídeo)