PROCEDIMIENTODEPLANEACIÓNDEAUDITORÍASPRO-JOP-01Rev.07
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Elaboró:JefaturaTécnica
Revisóyautorizó:DirecciónGeneral
PROCEDIMIENTO DE PLANEACIÓN DE AUDITORÍAS
PRO-JOP-01 Rev. 07
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CONTENIDO1. OBJETIVO 3
2. ALCANCE 3
3. RESPONSABILIDADES 3
4. DESARROLLO 4
5. REFERENCIAS 9
6. REGISTROS 9
7. CONTROLDECAMBIOS 9
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2.Alcance
3.Responsabilidades
Establecerloslineamientosparallevaacabolaprogramaciónyplaneacióndelasauditoríasdecertificación,renovación,mantenimiento,paralamodificacióndelalcance(ampliaciónoreducción)yauditoríasespeciales(connotificaciónacortoplazo).
Esteprocedimientoaplicaalosserviciosdeauditoriaenmateriadegestióndecalidad,medioambienteysegu-ridadysaludeneltrabajo/seguridadysaludocupacional.
JefaturadeOperaciones.Generarelprogramainicialdeauditoríaparaelciclocompletodecertificación;asícomoapoyarenlaconfeccióndelplanespecíficoparacadaunadelasauditoríasdesignaralequipoauditordeacuerdoasuscompetenciasenlasocasionesenlasquelosauditoresnocuentenconladisposicióndetiempoparadesarrollardichoplan,tomandoenconsideracióncomentariosy/oretroalimentacióndelequipoauditor,yelmodelodequesetratelasolicituddeservicios,asícomoconfirmarconapoyodelaAsistenciaOperativaelequipoauditorasignadoyelplandeauditoríaconelcliente.
Encasodeidentificaralgúncambioimportanteenlaorganizaciónclientedeberácompartirlainformaciónconlasáreascorrespondientesquesepuedanverinvolucradasparalasadecuacionescorrespondientes.
Responsablederealizarlosplanesdeauditoríaparalasauditoríasespeciales.
JefaturaTécnica.AseguraquetodoelpersonalinternoyexternoqueconformenlosequiposdeauditoresquerepresentanaNEMTRegisterS.A.deC.V.yelpersonaltécnicoadministrativoinvolucradoenlosprocesosdecertificación,cuentenconlacompetenciaparaatenderelmodelodequesetratelasolicituddeservicios.
JefaturadeComercialización.EncargadodepromocionarlosserviciosdeNEMTRegisterS.A.deC.V.ycoordinarelgrupodetrabajoasucargo,hayqueasegurarquesecuentaconunasolicituddeserviciosyqueéstaesrevi-sadapreviaasuaceptación,asímismoeselresponsabledeasegurarquesecuentaconunacuerdolegalmenteejecutableporpartedelorganismocertificadoryelcliente.Deberáproporcionartodalainformaciónqueaportedatosrelevantesparalaprogramaciónyplaneacióndeauditorías.
CoordinaciónTécnica.Encargadodedarresguardodelosexpedientesfinalesdondesecontienenlosregistrosdecadaetapadecertificacióndelosclientes.
EquipoAuditor.Unoomásauditoresqueposeenlacompetencianecesariaparallevaracaboauditoríasenoca-sionesconelapoyodeexpertostécnicos,siesnecesario.
AuditorLíder.RealizalosplanesdeauditoríadeEtapaIIydeseguimientoparalasauditoríasdecertificación,mantenimientoyrenovación.
1.Objetivo
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4.1Programación
Unavezquelasolicitudhasidorevisadayaprobadaasícomolacompetencianecesaria,laJefaturadeOpera-cionesexaminalaPropuestacontratoFO-JCO-02deserviciosestablecidoconelcliente,laSolicitudFO-JCO-01ylaRevisióndelasolicitudFO-JCO-03paradefinirsisetratadeunaauditoríadecertificación,renovación,se-guimientootransferencia,asícomosuperíododeevaluaciónjuntoconciertasparticularidadesderelevanciayelaboraelProgramadecertificaciónFO-JOP-06paraelciclocompletodecertificaciónsegúnlasnormasuotrosdocumentosnormativoselegidosyalmismotiemposolicitalasiguientedocumentación(encasodeaplicar):
• ManualdeGestión(siaplica);
• ProcedimientosestablecidosparaelSistemadeGestión(delquesetrate);
• Organigramadelcliente(encasodeserpartedeunaorganizaciónmayordeberáincluirlaestructuraorgani-zacionalalaqueperteneceydelimitarfuncionestantasactividades);
• Controldedocumentosinternosyexternos(siaplica);
• Listadeclientesyproveedoresimportantesparalaorganización;
• Listadodeposicionesynombrecompletodelosresponsablesentomardecisionesdeimpactoparalaorga-nizacióncliente;
• Evidenciasdelaejecucióndelaúltimaauditoríainterna;
• Evidenciasdelarealizacióndelaúltimarevisiónporladirección;
• LosobjetivosypolíticadelaorganizaciónparaelSistemadeGestión(delquesetrate);
• Estatusdesucumplimientolealy/oregulatorio;
• Quejasrecibidasenlosúltimostresmesespreviosalasolicituddelacertificación.
• Croquisomapadelaubicacióngeográficadelossitiosaauditarytiemposaproximadosparasudesplaza-miento.
Paraencasodelastransferenciassedeberáingresaradicionallasiguienteinformación:
• Elinformedecierredesusnoconformidadesyevidenciadesuatención;
• Elinformedeúltimaauditoríarealizadaporelorganismocertificadorconquienseencuentrancertificados;
• Unacopiadelcertificadovigentealmomentodesolicitarlatransferencia.
4.Desarrollo
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4.2TiempodeAuditoría
4.3MuestreoMultisitio
4.4SistemasdeGestiónMúltiples
4.5Planificación
ElprogramacontemplalarealizacióndeunprocesodecertificacióndivididoendosetapasIyII,paraposterior-menterealizarauditoríasdeseguimientoalmenosunavezalañoexceptoenlosañosderenovacióndelacertifi-cación.Laprimerauditoriadeseguimientodeberárealizarsedespuésdelacertificacióninicialnodeberealizarsetranscurridosmásde12mesesdesdelafechaenquesetomóladecisiónsobrelacertificación.
AunqueeltiempodeauditoriaseestimaatravésdetablasreferidasenelIAFMD5yseconsideranvariosfac-toresquepuedenimpactaralincrementoy/oreduccióndeltiempototaldelejerciciosepuedeconsiderarunreajuste,almomentoderealizarelProgramadecertificaciónFO-JOP-06dadalarelevanciadelainformacióningresada,situaciónqueesnotificadaalaJefaturadeComercializaciónparaconfirmaresteajustealclienteytomarenconsideraciónlospertinentescomerciales.
ParaconfirmarelcalculodeltiempodeauditorialaJefaturaTécnicautilizalaherramientaparacalculartiempodeauditoria(Excel)lacualcuentaconlasmedidasnecesariasdeseguridadyevitarsuposibleedición.
RealizadoconbasealLineamientosparalaelaboracióndepropuestascomercialesMultisitiosLIN-JCO-01EbajoloestablecidoenelIAFMD1,laJefaturadeOperacionesalapardeldesarrollodelProgramadecertificaciónFO-JOP-06seestableceránlasubicacionesgeográficasaauditarencadaseguimientoasegurandoqueseauditelatotalidaddelalcancedecertificaciónduranteelciclocompleto,encadaseguimientoserealizaránlosajustespertinentessegúnlasnecesidadesdelaorganizacióncliente.
Enaquelloscasoscuandolaauditoriaserealiceconbaseamúltiplesnormasdesistemasdegestión,laJefaturadeOperacionesseaseguraquelaauditoríaseplanificaparaquelarevisióninsituseaadecuadaparaproporcio-narlaconfianzaenlacertificación.
4.5.1 EtapaI
LaJefaturadeOperacioneselaboraelPlandeauditoríaEtapaIFO-JOP-01,quetienecomoprincipalintenciónrevisarlainformacióndocumentadadelsistemadelclienteentreotros;especificandolosobjetivos,elalcance,lasfechas,eltiempoyduracióndelasactividadesdeauditoría,loscriteriosdeauditoríaydeterminadeacuerdoalosLineamientosdecalificaciónydesignacióndeauditoresLIN-JOP-01alequipoauditor,susfuncionesyres-ponsabilidades,paraqueunavezdesignados,seenvíealclientevíacorreoelectrónicoelProgramadeCertifica-ciónFO-JOP-06yelPlandeauditoriaEtapaIFO-JOP-01dondeselenotificaelequipoauditorasignado,encasodequeelclientenoestédeacuerdoconlaasignaciónoidentifiquealgúnriesgoalaimparcialidadsesolicitauncorreoelectrónicoconlajustificacióndelporquélapersonaasignadahasidorecusada.
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4.6AuditoríadeSeguimiento
Losplanesdeauditoriadeberánserenviadosalclienteporlomenosconcincodíasdeanticipaciónalejerciciodeauditoriasolicitandolaconfirmacióndelmismo.
LasauditoríassedesarrollaráncomoestableceelProcedimientodeejecuciónyseguimientodeauditoríasPRO-JOP-02ylosinformesderivadosdecadaejercicioseestaránentregandoa10díashábilesposterioresalafechaderealizacióndeleventodeauditoríavíacorreoelectrónicounavezquehansidorevisadosporlaJefaturadeOperaciones.
4.5.2 EtapaII
UnavezconcluidalaauditoríadeEtapaIparaSistemasdeGestióndeCalidadsegeneraelPlandeauditoriadeEtapaIIFO-JOP-01A,paraloscasosdeSistemasdeGestiónAmbientalydeSeguridadySaludenelTrabajopri-merosedeberánatenderlasnoconformidadesencasodehabersidoidentificadasparaposteriormentegenerarelPlandeauditoriadeEtapaIIFO-JOP-01A.
ParalasauditoríadeEtapaII,seguimientosyrenovacioneselAuditorLíderjuntoconlosintegrantesdelequipoauditorasignadosiasíloestimanecesario,equipodefinidoporlaJefaturadeOperaciones;seránlosencargadosdedesarrollarelPlandeauditoríaFO-JOP-01AcorrespondientetomandoenconsideraciónlainformacióndelProgramadecertificaciónFO-JOP-06,losobjetivos,elalcance,lasfechas,eltiempoyduracióndelasactivida-desdeauditoría,loscriteriosdeauditoríayloscambiosdentrodelaorganizaciónclienteparadesempeñarunaauditoriaadecuada,laasignacióndelequipoauditor,unavezconcluidoelplandeauditoríacorrespondientelaJefaturadeOperacionesconapoyodelaAsistenciadeOperacioneshacellegarelplanalclienteysieselcasoenqueelProgramadecertificaciónFO-JOP-06fuemodificadoigualmentesehacellegarvíacorreoelectrónico.
Encasodequeelclientenoestédeacuerdoconlaasignaciónoidentifiquealgúnriesgoalaimparcialidadsesolicitauncorreoelectrónicoconlajustificacióndelporquélapersonaasignadahasidorecusada.
Nota1:ParalosSistemasdeGestióndeCalidadunapartedelaauditoriadeEtapaIsedeberárealizarinsituconelfindelograrlosobjetivosestablecidos,paralosSistemasdeGestiónAmbientalydeGestióndeSeguridadySaludenelTrabajo;asícomodeGestiónIntegral,sinexcepción,laauditoríadeEtapaIseejecutaráenlasinstalacionesdelcliente.Nota2:Enelplandeauditoriaseincluiráelnombredelosobservadoresqueseanasignadosporelorganismocertificador.
Losplanesdeauditoriadeberánserenviadosalclienteporlomenosconcincodíasdeanticipaciónalejerciciodeauditoriasolicitandolaconfirmacióndelmismo.
LasauditoríassedesarrollaráncomoestableceelProcedimientodeejecuciónyseguimientodeauditoríasPRO-JOP-02ylosinformesderivadosdecadaejercicioseestaránentregandoa10díashábilesposterioresalafechaderealizacióndeleventodeauditoríavíacorreoelectrónicounavezquehansidorevisadosporlaJefaturadeOperaciones.
LaJefaturadeOperacionesrevisaelprogramadeauditoríaparaelciclocompletodecertificacióndelosclien-tes;paraconstatarelperíododeevaluacióndelSistemadeGestióndelclienteseaelmásadecuado.Requiere
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4.7AuditoríadeRenovación(Recertificación)
asegurarquelasauditoríasdeseguimientoserealicenalmenosunavezalaño,siendolaprimerauditoriadeseguimientorealizadanomásde12mesestranscurridosdesdelafechaenquesetomóladecisiónsobrelacertificación.
LaJefaturadeOperacionesdesignaelequipoauditoryelAuditorLíder juntoconlos integrantesdelequipoauditorasignadosiasíloestimanecesario,desarrollanelPlandeauditoríaFO-JOP-01Acorrespondienteconsi-derando,losobjetivos,elalcance,lasfechas,eltiempoyduracióndelasactividadesdeauditoría,loscriteriosdeauditoría,losresultadosdeauditoríasprevias,tramitedequejas,eficaciadelsistemadegestión,progresodeactividadesplanificadasdirigidasalamejoracontinua,continuidaddelcontroloperacional,lautilizacióndelamarcasocualquierreferenciadelacertificación.
LaJefaturadeOperacionesconapoyodelaAsistenciaOperativaseaseguradeenviaralclientevíacorreoelec-trónicoelplandeauditoria,porlomenoscon5díasdeanticipación,solicitandolaconfirmacióndelmismo.
Nota2.EncasodeserunSistemadeGestiónmultisitioquecubralasmismasactividadesendiferentesubicacionessellevaráacaboconformealmuestreoconsiderandocomopartedelProgramadecertificaciónFO-JOP-06yseindicaránlossitiosenelplandeauditoria.
Encasodequeelclientenoestédeacuerdoconlaasignaciónoidentifiquealgúnriesgoalaimparcialidadsesolicitauncorreoelectrónicoconlajustificacióndelporquélapersonaasignadahasidorecusada.
LasauditoríassedesarrollaráncomoestableceelProcedimientodeejecuciónyseguimientodeauditoríasPRO-JOP-02ylosinformesderivadosdecadaejercicioseestaránentregandoa10díashábilesposterioresalafechaderealizacióndeleventodeauditoríavíacorreoelectrónicounavezquehansidorevisadosporlaJefaturadeOperaciones.
LaJefaturadeOperacionesrevisaelProgramadeauditoríaparaelciclocompletodecertificacióndelosclienteseidentificaaaquellosqueseencuentranenunafechadetresacuatromesespreviosaltérminodelavigenciadesucertificado,comunicaalaJefaturadeComercializacióndelarenovacióndelcontrato,acordealProcedi-mientodecomercializaciónygestióndesolicitudesPRO-JCO-01,asímismorecolectainformaciónrelevanteparadeterminarsisehangeneradocambiosenlaorganización,unavezquesecuentacontodoslosdatoslaJefaturadeComercializaciónentregaalaJefaturadeOperacioneslanotificacióndelcontratocelebradoeinformaciónadicionalparaposteriormenteiniciarconlaplaneacióndelasauditoríasalsistemadegestión.
LaJefaturadeOperacioneselaboraelProgramadecertificaciónFO-JOP-06paraelnuevociclodelsistemadegestióndelcliente,revisandolaPropuestacontratoFO-JCO-02deserviciosestablecidoconelcliente,laSolicitudFO-JCO-01ylaRevisióndelasolicitudFO-JCO-03,asícomolosinformesdelasauditoríaspreviasyconsiderareldesempeñodelsistemadegestióndelclientedecertificaciónmásreciente,siexistencambiosimportantesenelsistemadegestión,seráimportantellevaracabolospasosdefinidosparaunaauditoríadecertificación,incluyendolasEtapasIyII,sínohubieracambioqueimpactenimportantemente(eje.:cambiosenlalegisla-ciónreubicacióncompletadelaorganizaciónenotrasede,restructurainternacompleta,etc.),sellevanacabo
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4.8AuditoríasEspeciales
lospasosdefinidosparaunaauditoríadecertificación,sinincluirlaEtapaI,considerandolaconfirmacióndelaconformidadylaeficaciacontinuadelsistemadegestiónaevaluar,juntoconsupertinenciayaplicabilidadcontinuasparaelalcancedelacertificación,elcumplimientocontinuodetodoslosrequisitosdelanormadelsistemadegestiónpertinenteyotrodocumentonormativo.
UnavezconcluidoelProgramadecertificaciónFO-JOP-06,LaJefaturadeOperacionesdesignaelequipoauditoryelAuditorLíderjuntoconlosintegrantesdelequipoauditorasignadosiasíloestimanecesario,desarrollanelplandeauditoríacorrespondiente,tomandoenconsideraciónsisedesarrollaráunaauditoríadeEtapaIodirec-toalaauditoríaderenovación(comoseestableceenlaplaneaciónparalaauditoriaEtapaII),elequipoauditorseencargarádeverificarlaeficaciadelsistema,lavistadeloscambiosinternosyexternos,asícomosuperti-nenciayaplicabilidadcontinuasparaelalcancedelacertificación,elcompromisodemostradoparamantenerlaeficaciaylamejoracontinuaparareforzareldesempeñoglobal,ylaeficaciadelsistemadegestiónconrelaciónallogrodelosobjetivosyresultadosprevios.
LaJefaturadeOperacionesconapoyodelaAsistenciaOperativaseaseguradeenviaralclientevíacorreoelec-trónicoelplandeauditoria,porlomenoscon5díasdeanticipación,solicitandolaconfirmacióndelmismo.
Encasodequeelclientenoestédeacuerdoconlaasignaciónoidentifiquealgúnriesgoalaimparcialidadsesolicitauncorreoelectrónicoconlajustificacióndelporquélapersonaasignadahasidorecusada.
LasauditoríassedesarrollaráncomoestableceelProcedimientodeejecuciónyseguimientodeauditoríasPRO-JOP-02ylosinformesderivadosdecadaejercicioseestaránentregandoa10díashábilesposterioresalafechaderealizacióndeleventodeauditoríavíacorreoelectrónicounavezquehansidorevisadosporlaJefaturadeOperaciones.
4.8.1 Ampliacióndelalcance
YasealaJefaturadeOperacionesolaJefaturadeComercializaciónquerecibanunasolicituddeampliacióndelalcancedeunacertificaciónotorgada,deberásernotificadaatodaslaspartesinvolucradasparaquesereviselasolicitudydeterminarcualquieractividaddeauditoríanecesariaparadecidirsiseotorgaonolaampliación,dichaauditoríasepuededesarrollarenconjuntoconunaauditoriadeseguimientoocomouneventoadicionalalestablecidoenelprogramadecertificaciónsinsustituiraalgúnseguimientoorenovacióndelacertificación.
4.8.2 Auditoríasconnotificaciónacortoplazo
EnelcasodequerecibaelresponsabledelaJefaturadeOperacionesvíalaJefaturaTécnica,laComisióndeCertificaciónuotromedioacordeconelProcedimientodeatenciónaquejasyapelacionesPRO-JTC-01,algunaquejarelativaaunclientecertificadoyquesehayatomadoladecisiónderealizaralgunavisitaparainvestigaryverificarlacorrectaaplicacióndelsistemadegestión,obienenrespuestaacambios,ocomoseguimientodeclientesconlacertificaciónsuspendida,aloqueseprocedeaplaneardichavisita,elequipoauditorasignadoporlaJefaturadeOperacioneselaboraelplandeauditoriadondesedescribenlascondicionesenlasqueselle-varáacaboestáauditoría.Selenotificaalclienteprimerovíatelefónicaestableciendolafechadevisitayposte-
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5.Referencias
6.Registros
7.ControldeCambios
riormenteseenvíaplandeauditoríamedianteelcorreoelectrónico,seprocedecomoloindicaelProcedimientodeejecucióndeauditoríasPRO-JOP-02.
Nota.Sedebeponeruncuidadoespecialenladesignacióndelequipoauditor,debidoalaimposibilidad,porpartedelaorganizaciónauditadadeformularunaobjeciónsobrelosmiembrosdelequipoauditor.
Losinformesderivadosdecadaejercicioseestaránentregandoa10díashábilesposterioresalafechaderealizacióndeleventodeauditoríavíacorreoelectrónicounavezquehansidorevisadosporlaJefaturadeOperaciones.
• LIN-JOP-01“Lineamientosdecalificaciónydesignacióndeauditores”
• LIN-JCO-01E“LineamientosparalaelaboracióndepropuestascomercialesMultisitios”
• PRO-JCO-01“Procedimientodecomercializaciónygestióndesolicitudes”
• PRO-JTC-01“Procedimientodeatenciónaquejasyapelaciones”
• PRO-JOP-02“Procedimientodeejecuciónyseguimientodeauditorías”
• FO-JCO-01“Solicituddeservicios”
• FO-JCO-02“Propuestacontrato”
• FO-JCO-03“Revisióndelasolicitudydelapropuestacontrato”
• FO-JOP-06ProgramadeCertificación
• FO-JOP-01“PlandeauditoríaEtapaI”
• FO-JOP-01A“PlandeauditoríaEtapaII,seguimientosyrenovaciones”
Revisión DescripciónDelCambio Página Fecha01 NuevoDesarrollo NA Mar-201402
SeadicionolareferenciadelformatoparaDesignaciónyAceptacióndeAuditor/ExpertoTécnico”
4y6
Ago-2014
SeadicionolareferenciadelformatoparalaConfirmacióndeAlcance 5 Ago-2014
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Revisión DescripciónDelCambio Página Fecha 03
Semodificaensutotalidadeldocumentoelnombredelospuestosdelosresponsables
Portada2-6
Ago-2015
04
DocumentopasadePRO-DO-01aPRO-JOP-01ysehacenadecuacionesparadarcumplimientoalanormaISO/IEC17021-1,ISO9001:2015eISO14001:2015
Semodificatodoeldocu-mento
Abr-2016
05 SeincluyenreferenciasdelanormaOHSAS 03y06 Feb-2017
06 SeincluyenreferenciasdelanormaISO45001ycambiodeimagen Todoeldocumento May-2019
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