PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN 1
FECHA DE APROBACIÓN: 06 03 15
VIGENCIA: 06 03 17
APROBADO POR COMITÉ DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO DE LA
AGENCIA NACIONAL DEL ESPECTRO – ANE
Elaborado por:
Karley Dalini Lamk Orozco – Profesional Especializado Grupo de Soporte Tecnológico y Sistemas ANE
Enrique Ballesteros – Siscorp de Colombia S.A.S
Outsourcing de Gestión Documental
2015
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Oscar Giovanni León Suárez Director José Guillermo Calderón Navarro Asesor Dirección General Agencia Nacional del Espectro – ANE Calle 93 No. 17-45 pisos 4, 5 y 6 Teléfono 6 000030 Fax 6 000090 www.ane.gov.co
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
CONTENIDO
I. ASPECTOS GENERALES
1. Introducción
2. Aspectos Generales de la entidad 2.1 Naturaleza Jurídica 2.2 Misión 2.3 Visión 2.4 Principios 2.5 Valores
2.5.1 Valores diferenciadores 2.5.2 Valores intrínsecos 2.6 Objetivo específico de la entidad 2.6.1 Objetivos estratégicos 2.7 Funciones 2.8 Mapa de Procesos 2.9 Estructura Orgánica 2.10 Normas Orgánicas 2.11 Glosario 3. Alcance
4. Púbico a quien va dirigido 5. Requerimientos
5.1 Normativos 5.1.1 Constitucionales 5.1.2 Leyes, decretos y acuerdos 5.2 Económicos 5.3 Administrativos 5.3.1 Coordinación de la Gestión Documental con otras áreas ANE: 5.3.2 Gestión del Talento Humano destinado a la gestión documental en la ANE. 5.3.3. Responsables del Programa de Gestión Documental – PGD en la ANE. 5.3.4 Plan de Capacitación – PGD de la ANE. 5.3.5 Instalaciones de Archivo 5.4 Tecnológicos
5.4.2 Software 5.4.2 Hardware II. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTION DOCUEMENTAL 1. Planeación 2. Gestión y trámite (distribución) 3. Producción y creación
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4. Organización 5. Transferencia 6. Disposición de documentos 7. Preservación a largo plazo 8. Valoración 9. Consulta III.FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PGD
1. A corto plazo (2015) 2. A mediano plazo (2016) 3. A largo plazo (2017) IV. PROGRAMAS ESPECÍFICOS 1. Programa de normalización de formas y formularios electrónicos. 2. Programa de documentos vitales o esenciales. 3. Programa de gestión de documentos electrónicos. 4. Programa de reprografía. 5. Programa de documentos especiales. 6. Plan Institucional de Capacitación. 7. Programa de auditoría y control. V. ARMONIZACIÓN CON EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y CONTROL DE
CALIDAD DE LA ANE
ANEXOS
1. Diagnóstico de Gestión Documental. 2. Cronograma de implementación del PGD.
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I. ASPECTOS GENERALES
1. INTRODUCCIÓN
Dando cumplimiento al artículo 21 de la ley 594 de 20001, ley general de archivos y al
decreto 2609 de 2012, la Agencia Nacional del Espectro diseña la primera versión del
Programa de Gestión Documental, entendido como el instrumento archivístico que abarca
la gestión de los documentos en todas sus fases o ciclos de vida: planeación, producción,
gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a
largo plazo y valoración; el cual requiere de varios instrumentos archivísticos tales como los
cuadros de clasificación documental, las tablas de retención documental, los inventarios
documentales, los sistemas de gestión documental, los manuales de procesos y
procedimientos; así como los manuales de organización, conservación y regulaciones
externas e internas que se refieran al adecuado manejo documental para su correcta
implementación.
El acelerado avance de las telecomunicaciones ha obligado al estado colombiano a definir
políticas públicas en el sector de las TIC, dictando directrices que generan calidad en el
servicio, protección del usuario, uso adecuado de la redes y del espectro radioeléctrico.
Todos estos cambios van de la mano con la modernización de la gestión documental al
interior de cada una de las entidades del orden nacional, departamental y municipal, en
atención a lo normado en la Ley 1712 de 2014, articulo 15, Ley de Transparencia y del
Derecho al acceso de la información pública nacional.
En observancia de los lineamientos para la elaboración del Programa de Gestión
Documental emitidos por el Archivo General de la Nación se elabora el PGD de la Agencia
Nacional del Espectro – ANE, en procura de disponer de la documentación para el acceso
a la información de sus servidores, ciudadanos y entidades públicas y privadas, permitiendo
así una gestión transparente y coadyuvando a la conservación de la memoria histórica
institucional.
2. ASPECTOS GENERALES DE LA ENTIDAD
2.1 NATURALEZA JURÍDICA
Unidad Administrativa Especial del orden nacional, con personería jurídica, autonomía
técnica, administrativa, financiera y patrimonio propio, adscrita al Ministerio de Tecnologías
de la Información y las Comunicaciones.
1 Ley 594 de 2000. [ en línea] Disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/leyes [en línea]. [Consulta 01-01-2015]
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2.2 MISIÓN
Realizar la planeación, atribución, vigilancia y control del Espectro Radioeléctrico en Colombia, así como brindar la asesoría técnica para la gestión eficiente del mismo y fomentar su conocimiento.
2.3 VISIÓN
En el 2018, la ANE será reconocida como una entidad especializada e innovadora para la
consecución de espectro en banda ancha, la aplicación de nuevas tecnologías para un
sistema moderno de gestión, vigilancia y control y la formación de la comunidad en temas
de espectro.
2.4 PRINCIPIOS
Los principios que rigen nuestra organización son:
Transparencia: Actuamos con rectitud, honestidad, comunicamos lo que hacemos y
facilitamos el acceso a la información. Hacemos uso adecuado y óptimo de los recursos.
Autocontrol: Controlamos nuestro trabajo, detectando desviaciones y efectuando
correctivos, lo que evidencia que el autocontrol es inherente a nuestras actuaciones,
decisiones y a las tareas de todos.
Calidad: Satisfacemos las necesidades y expectativas de nuestros clientes; promovemos
el mejoramiento continuo a través del trabajo basado en procesos y el cumplimiento de las
normas.
2.5 VALORES
2.5.1 VALORES DIFERENCIADORES
La ANE promueve en sus colaboradores los siguientes valores:
Liderazgo: Tenemos la capacidad de tomar la iniciativa, convocar, promover, incentivar,
inspirar, influir y motivar a los grupos involucrados en nuestras actividades, ejecutando los
proyectos de forma eficaz y eficiente, para así alcanzar los objetivos planteados.
Experticia: nuestros colaboradores conocen, entienden y tienen experiencia los temas de
competencia de la ANE, lo que contribuye a generar valor en el desarrollo de proyectos y
actividades continuas.
Innovación: Nos esforzamos por mantener una mentalidad crítica y abierta al cambio,
estando atentos a todo lo que ocurre a nuestro alrededor y dispuestos al cambio, con el fin
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de convertir las ideas y el conocimiento en procesos nuevos o mejorados para satisfacer a
nuestros clientes internos y externos de manera eficiente.
Compromiso y responsabilidad: Cada uno de los colaboradores de la ANE, cumple de
manera efectiva con sus obligaciones, poniendo su conocimiento, interés y energías en ello.
Actuamos en pos de alcanzar objetivos por encima de lo que se espera. Cada funcionario
siente como propios los objetivos y resultados esperados por la entidad.
2.5.2 VALORES INTRÍNSECOS
Honestidad: Trabajamos con la verdad y la justicia, somos auténticos en lo que hacemos,
demostrado a través de la actitud, comportamientos y decisiones de nuestro diario vivir.
Comunicación Efectiva: Somos claros y explícitos cuando entregamos información,
enfocamos el dialogo en doble dirección lo que nos permite validar la comprensión del
mensaje.
Integridad: Enfocamos nuestro trabajo en la ética, moralidad y rectitud; generamos
confianza en nuestras acciones diarias a través de la convicción y el ejemplo.
Equidad: Generamos igualdad en condiciones y oportunidades para nuestro personal,
promovemos la objetividad y justicia en el actuar, lo que nos consolida como una entidad
abierta a nuevas ideas y alternativas.
Coherencia: Actuamos de acuerdo con una línea personal que guía lo que pensamos,
hablamos y actuamos. Este valor nos hace ser personas de una sola pieza, actuando
siempre de acuerdo con nuestros principios.
Disciplina: Todos los colaboradores de la entidad hacen lo que se debe hacer, en el
momento indicado, cumpliendo siempre la palabra para lograr un objetivo. Desarrollan la
capacidad de ejercer control sobre sus deseos, carácter, emociones, lenguaje y actitudes,
para conseguir las metas que se trazado, convencidos del objetivo final.
Actitud de servicio: Todos los colaboradores realizan las tareas asignadas con disposición
e interés, valorando, aceptando y respetando las ideas propias y las de los demás. De esta
forma, servimos y atendemos a nuestros clientes internos y externos con amabilidad,
agilidad, escuchándolos y brindándoles información exacta para satisfacer sus necesidades
de forma eficaz.
2.6 OBJETIVO ESPECÍFICO DE LA ENTIDAD
Realizar la planeación atribución, vigilancia y control del Espectro Radioeléctrico en
Colombia, así como brindar la asesoría técnica para la gestión eficiente del mismo y
fomentar su conocimiento.
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2.6.1 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
Promover la disponibilidad del espectro necesario para la masificación de banda
ancha inalámbrica, buscando la ampliación de la cobertura y el mejoramiento de los
servicios por parte de los proveedores de redes y servicios.
Diseñar y proponer políticas, lineamientos y estrategias para el uso eficiente del
espectro en el mediano y largo plazo en pro del interés general.
Formar a la comunidad para incentivar el conocimiento y la investigación en temas
de espectro, directamente o a través de alianzas estratégicas.
Realizar la vigilancia y control buscando el uso eficiente del espectro, a través de un
sistema dinámico y moderno.
2.7 FUNCIONES
La Agencia Nacional del Espectro tendrá, entre otras, las siguientes funciones:
1. Asesorar al Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en el
diseño y formulación de políticas, planes y programas relacionados con el espectro
radioeléctrico.
2. Diseñar y formular políticas, planes y programas relacionados con la vigilancia y control
del Espectro, en concordancia con las políticas na¬cionales y sectoriales y las propuestas
por los organismos internacionales competentes, cuando sea del caso.
3. Estudiar y proponer, acorde con las tendencias del sector y las evoluciones tecnológicas,
esquemas óptimos de vigilancia y control del espectro radioeléctrico, incluyendo los
satelitales.
4. Ejercer la vigilancia y control del espectro radioeléctrico.
5. Realizar la gestión técnica del espectro radioeléctrico.
6. Investigar e identificar las nuevas tendencias nacionales e internacionales en cuanto a la
administración, vigilancia y control del espectro.
7. Estudiar y proponer los parámetros de valoración por el derecho al uso del espectro
radioeléctrico y la estructura de contraprestaciones.
8. Notificar ante los organismos internacionales las interferencias detectadas por señales
originadas en otros países, previa coordinación con el Ministerio de Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones.
9. Apoyar al Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en el
establecimiento de estrategias para la participación en las diversas conferencias y grupos
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de estudio especializados de la Unión Internacional de Telecomunicaciones y otros
organismos internacionales.
10. Adelantar las investigaciones a que haya lugar, por posibles infracciones al régimen del
espectro definido por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
así como imponer las sanciones.
11. Ordenar el cese de operaciones no autorizadas de redes, el decomiso provisional y
definitivo de equipos y demás bienes utilizados para el efecto, y disponer su destino con
arreglo a lo dispuesto en la ley, sin perjuicio de las competencias que tienen las autoridades
Militares y de Policía para el decomiso de equipos.
12. Actualizar, mantener y garantizar la seguridad y confiabilidad de la información que se
genere de los actos administrativos de su competencia.
13. Planear y atribuir el espectro radioeléctrico, el establecimiento y mantenimiento
actualizado del Cuadro Nacional de Atribución de Bandas de frecuencias (CNABF) y la
elaboración de los cuadros de características técnicas de la red (CCTR), para la asignación
de frecuencias.
14. Planear y atribuir el espectro radioeléctrico con sujeción a las políticas y lineamientos
que determine el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, para
lo cual establecerá y mantendrá actualizado el Cuadro Nacional de Atribución de Bandas
de Frecuencias (CNABF), con base en las necesidades del país, en el interés público, así
como en los planes técnicos de radiodifusión sonora que establezca el Ministerio de
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones,
15. Preparar y proponer al Ministerio de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones los Cuadros de Características Técnicas de la Red -CCTR, junto con los
estudios técnicos y documentos de soporte, con excepción de los planes técnicos de
radiodifusión sonora,
16. Formular y ejecutar programas de investigación, conocimiento y divulgación del
espectro radioeléctrico.
17. Establecer su plan estratégico en concordancia con el marco estratégico del sector,
fijado por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y dictar su
reglamento interno,
18. Las demás que por su naturaleza le sean asignadas o le correspondan por ley.
Parágrafo 1°. La atribución y asignación de frecuencias del espectro radioeléctrico seguirá
siendo potestad del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
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Parágrafo 2°. Para el ejercicio de las funciones de vigilancia y control, la Agencia Nacional
del Espectro podrá contar con Estaciones Monitoras fijas y móviles para la medición de
parámetros técnicos; la verificación de la ocupación del espectro radioeléctrico; y la
realización de visitas técnicas a efectos de establecer el uso indebido o clandestino del
espectro, en coordinación y con apoyo del Ministerio de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones.
2.8 MAPA DE PROCESOS
2.9 ESTRUCTURA ORGÁNICA
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2.10 NORMAS ORGÁNICAS
LEY 1341 de 2009 (Julio 30)
Por la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la
organización de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones – TIC, se crea la
Agencia Nacional de Espectro y se dictan otras disposiciones.
Decreto 93 de 2010 (Enero 19)
Por el cual se adopta la estructura de la Agencia Nacional del Espectro - ANE, y se dictan
otras disposiciones
Decreto 4169 de 2011 (Noviembre 3)
Por el cual se modifica la naturaleza jurídica de la Agencia Nacional del Espectro y se
reasignan funciones entre ella y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones.
Ley 1507 de 2012 (Enero 10)
Por la cual se establece la distribución de competencias entre las entidades del estado en
materia de televisión y se dictan otras disposiciones.
Decreto 2453 de 2013 (07 de Noviembre).
Por el cual se modifica el Decreto 2618 de 2012. Precisa el alcance y las funciones entre el
Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y la Agencia Nacional
del Espectro ANE.
2.11 GLOSARIO
Acceso a documentos de archivo. Derecho de los ciudadanos a consultar la información
que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley.
Administración. Todo departamento o Servicio gubernamental responsable del
cumplimiento de las obligaciones derivadas de la Constitución de la Unión Internacional de
Telecomunicaciones, del Convenio de la Unión Internacional de Telecomunicaciones y de
los Reglamentos Administrativos (CS 1002).
En el caso de Colombia, la administración le compete al Ministerio de Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones.
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Archivo público. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos
que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.
Autenticidad. Característica técnica para preservar la seguridad de la información que
busca asegurar su validez en tiempo, forma y distribución. Así mismo, garantiza el origen
de la información, validando el emisor para evitar suplantación de identificación.
Cadena de trámites. Asociación que se establece entre trámites -sectoriales e intra-
sectoriales- comunes y/o complementarios, en función de facilitar a los usuarios la
adquisición de derechos o el cumplimiento de obligaciones.
Correspondencia pública. Toda telecomunicación que deban aceptar para su transmisión
las oficinas y estaciones por el simple hecho de hallarse a disposición del público (CS).
Documento. Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.
Facsímil. Forma de telegrafía que permite la transmisión de imágenes fijas, con o sin
medios tonos, con miras a su reproducción en forma permanente.
Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.
Manual de Gestión Nacional del Espectro Radioeléctrico. Es un instrumento uniforme,
público y objetivo en el cual se definen además de las directrices generales, los aspectos
institucionales, jurídicos, técnicos y económicos, así como las normas y procedimientos
administrativos necesarios para ejecutar la intervención, gestión y control integral del
espectro radioeléctrico en todo el territorio nacional y para proyectar a corto, mediano y
largo plazo el uso racional y eficiente de este bien.
Programa de Gestión Documental: Conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos.
Radiotelegrama. Telegrama cuyo origen o destino es una estación móvil o una estación terrena móvil, transmitido, en todo o en parte de su recorrido, por las vías de radiocomunicación del Servicio Móvil o del Servicio Móvil por satélite.
Tabla de retención documental. Listado de series, con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo
vital de los documentos.
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Tabla de valoración documental. Listado de asuntos o series documentales a los cuales
se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.
Telecomunicación. Toda transmisión, emisión o recepción de signos, señales, escritos, imágenes, sonidos o informaciones de cualquier naturaleza por hilo, radioelectricidad, medios ópticos u otros sistemas electromagnéticos (CS).
Telefonía. Forma de telecomunicación destinada principalmente al intercambio de información por medio de la palabra (CS 1017).
Telegrafía. Forma de telecomunicación en la cual las informaciones transmitidas están destinadas a ser registradas a la llegada en forma de documento gráfico; estas informaciones pueden representarse en ciertos casos de otra forma o almacenarse para una utilización ulterior (CS 1016).
Telegrama. Escrito destinado a ser transmitido por telegrafía, para su entrega al destinatario. Este término comprende también el radiotelegrama, salvo especificación en contrario (CS).
TIC. “Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (en adelante TIC), son el
conjunto de recursos, herramientas, equipos, programas informáticos, aplicaciones, redes
y medios, que permiten la compilación, procesamiento, almacenamiento, transmisión de
información como: voz, datos, texto, vídeo e imágenes"
Trámite en línea. Trámite que puede ser realizado por medios electrónicos a través del
portal de una entidad, ya sea de manera parcial, en alguno de sus pasos o etapas, o total,
hasta obtener completamente el resultado requerido.
Ventanilla Única Virtual. Sitio virtual desde el cual se gestiona de manera integrada la
realización de trámites que están en cabeza de una o varias entidades, proveyendo la
solución completa al interesado.
3. ALCANCE
El Programa de Gestión Documental para la Agencia Nacional de Espectro contiene las
diferentes actividades administrativas y tecnológicas que se deben cumplir, teniendo en
cuenta los procesos de la gestión documental, así como los tipos de información que se
producen y/o reciben por la entidad diariamente en el marco de sus funciones.
Por lo anterior, el PGD inicia desde la planeación hasta la valoración, es decir teniendo en
cuenta la producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de
documentos, preservación a largo plazo y valoración.
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Para poder desarrollar el Programa de Gestión Documental de la Agencia Nacional del
Espectro – ANE, es fundamental enmarcarlo dentro del Plan de Acción y el Plan Estratégico
Sectorial 2015-2019.
4. A QUIÉN VA DIRIGIDO
El Programa de Gestión Documental de la Agencia Nacional del Espectro – ANE, va dirigido
a usuarios externos e internos.
Los usuarios externos corresponden a proveedores de redes y servicios, interesados y
expertos en espectro, entidades relacionadas, instituciones académicas, entes de control y
ciudadanos en general.
Los usuarios internos son los funcionarios y contratistas de la entidad.
5. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD
5.1 REQUERIMIENTOS NORMATIVOS:
Se sustenta fundamentalmente en todas las normas constitucionales y de procedimiento
relacionadas con la gestión documental para la formulación, aprobación y aplicación del
PGD de la Agencia Nacional del Espectro.
5.1.1. Constitucionales
Art. 8 Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales
de la Nación.
Art. 15 Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen
nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a
conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en
bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
Art. 20 Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y
opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios
masivos de comunicación.
Art. 23 Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades
por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá
reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos
fundamentales.
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Art. 27 El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y
cátedra.
Art. 63 Los bienes de uso público, los parques naturales, las tierras comunales de grupos
étnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueológico de la Nación y los demás
bienes que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables.
Art. 70 El Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de todos los
colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la educación permanente y la
enseñanza científica, técnica, artística y profesional en todas las etapas del proceso de
creación de la identidad nacional. La cultura en sus diversas manifestaciones es
fundamento de la nacionalidad. El Estado reconoce la igualdad y dignidad de todas las que
conviven en el país. El Estado promoverá la investigación, la ciencia, el desarrollo y la
difusión de los valores culturales de la Nación.
Art. 71 La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. Los planes de
desarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura.
El Estado creará incentivos para personas e instituciones que desarrollen y fomenten la
ciencia y la tecnología y las demás manifestaciones culturales y ofrecerá estímulos
especiales a personas e instituciones que ejerzan estas actividades.
Art. 72 El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado. El patrimonio
arqueológico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional, pertenecen a
la Nación y son inalienables, inembargables e imprescriptibles. La ley establecerá los
mecanismos para readquirirlos cuando se encuentren en manos de particulares y
reglamentará los derechos especiales que pudieran tener los grupos étnicos asentados en
territorios de riqueza arqueológica.
Art. 74 Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los
casos que establezca la ley.
5.1.2 Leyes, decretos y acuerdos.
Ley 43 de 1913:
Provee a la conservación de ciertos documentos oficiales.
Ley 23 de 1982:
Sobre Derechos de Autor. (Artículo 2).
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Ley 57 de 1985:
Por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales. (Artículos 1, 12, 13,
14, 15, 16 al 27)
Ley 80 de 1989:
Crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones.
Ley 80 de 1993:
Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.
(Artículos 39 y 55).
Ley 190 de 1995:
Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración
Pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa. (Artículos
27 y 79).
Ley 489 de 1998:
Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del
orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio
de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución
Política y se dictan otras disposiciones. (Artículos 36 y 37).
Ley 527 de 1999:
Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del
comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación
y se dictan otras disposiciones. (Artículos 6, 8, 9, 10, 11, 12 y 13).
Ley 594 de 2000:
Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.
Ley 734 de 2002:
Por la cual se expide el Código Disciplinario Único. (Artículo 34 Núm. 1, 5 y 22 Artículo 35
Núm. 8, 13 y 21).
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Ley 951 de 2005:
Por la cual se crea el acta de informe de gestión
Ley 962 de 2005:
Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos
administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen
funciones públicas o prestan servicios públicos. (Art. 3 inciso 5, acceso a los registros y
archivos de la administración pública en los tiempos previstos por la constitución a las
Leyes), y art. 28
Ley 1150 de 2007:
Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley
80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos
Públicos. Se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993
y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos.
(Artículos 3 y 8).
Ley 1273 de 2009:
Por medio de la cual se modifica el Código Penal, se crea un nuevo bien jurídico tutelado -
denominado "de la protección de la información y de los datos"- y se preservan
integralmente los sistemas que utilicen las tecnologías de la información y las
comunicaciones, entre otras disposiciones.
Ley 1341 de 2009:
Por medio de la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad de la información
y la organización de las tecnologías de la información y las comunicaciones TIC, se crea la
Agencia Nacional del espectro y se dictan otras disposiciones, y en el decreto 093 de 2010,
Por el cual se adopta la estructura de la Agencia Nacional del Espectro –ANE y se dictan
otras disposiciones.
Ley 1507 de 2012:
Por la cual se establece la distribución de competencias entre las entidades del estado en
materia de televisión y se dictan otras disposiciones.
Ley 1581 de 2012:
Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
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Ley 1712 de 2014:
Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la
información pública nacional y se dictan otras disposiciones.
Decreto 93 de 2010
Por el cual se adopta la estructura de la Agencia Nacional del Espectro - ANE, y se dictan
otras disposiciones.
Decreto 4169 de 2011
Por el cual se modifica la naturaleza jurídica de la Agencia Nacional del Espectro y se
reasignan funciones entre ella y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones.
Decreto 2453 de 2013
Por el cual se modifica el Decreto 2618 de 2012. Precisa el alcance y las funciones entre el
Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y la Agencia Nacional
del Espectro ANE.
Decreto 2609 de 2012.
Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y
59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión
Documental para todas las Entidades del Estado.
Acuerdo 60 de 2001.
Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en
las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.
Acuerdo 05 de 2013.
Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción
de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se
dictan otras disposiciones.
Acuerdo 02 de 2014.
Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación,
organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras
disposiciones.
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Acuerdo 006 de 2014.
“Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de
Documentos” de la Ley 594 de 2000.
5.2. REQUERIMIENTOS ECONÓMICOS
“Económicos: Hacen relación al análisis de situaciones de tipo económico de la gestión de
documentos, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos
innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental.”
(Archivo General de la Nación. Sistema Nacional de Archivos. Guía para, Óp. Cit., p. 13)
La adopción de estrategias orientadas a una gestión documental eficiente a partir del uso
de las TIC´s y la construcción de indicadores como elementos de medición, monitoreo y
seguimiento, tendrán en cuenta algunos ejes para ser abordados, como los siguientes:
El impacto que tendrá dentro de la ANE, la estrategia de Cero Papel en la Administración
Pública.
El impacto que tendrá dentro de la ANE, la estrategia de Gobierno en Línea - GEL.
Construcción de indicadores que señalen el impacto generado por las medidas adoptadas
en la reducción de consumo de papel y la sustitución de procedimientos internos basados
en papel por procedimientos electrónicos. Igualmente, se tendrán en cuenta los
requerimientos económicos determinados por el monto de los bienes y servicios destinados
directamente por cada vigencia fiscal a la gestión documental de la ANE, el que a su vez,
deberá responder y apuntar al Plan de Acción Anual.
En el 2014 se destinó un presupuesto de 180 millones de pesos para los temas de Gestión
Documental, en el 2015 este valor asciende a 188 millones de pesos para desarrollar todas
las actividades programadas.
5.3. REQUERIMIENTOS ADMINISTRATIVOS:
“Administrativos: Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de la gestión de
documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de trámites y la eficiencia
de la administración.” (Archivo General de la Nación. Sistema Nacional de Archivos. Guía para, Óp.
Cit., p. 13)
Dentro de los ejes administrativos del PGD, se deberán tener en cuenta las siguientes
situaciones:
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
5.3.1 Coordinación de la Gestión Documental con otras áreas ANE: El Grupo de
Soporte Tecnológico y Sistemas de la Agencia Nacional del Espectro, será el responsable
de liderar y coordinar lo relacionado a los diferentes aspectos y componentes, demandando
de las diferentes dependencias la participación pertinente. Este requerimiento
administrativo, de trabajo con el concurso de las demás dependencias de la ANE, busca
hacer realidad y materializar, algunos de los principios del proceso de Gestión Documental,
definidos en el Artículo 5 del Decreto 2609 de 2012, como los siguientes:
k) Autoevaluación. Tanto el sistema de gestión documental como el programa
correspondiente serán evaluados regularmente por cada una de las dependencias de la
entidad.
l) Coordinación y acceso. Las áreas funcionales actuarán coordinadamente en torno al
acceso y manejo de la información que custodian para garantizar la no duplicidad de
acciones frente a los documentos de archivo y el cumplimiento de la misión de estos.
m) Cultura archivística. Los funcionarios que dirigen las áreas funcionales colaborarán en
la sensibilización del personal a su cargo, respecto a la importancia y valor de los archivos
de la institución.
n) Modernización. La dirección general de la ANE, junto con el Grupo de Soporte
Tecnológico y Sistemas propiciarán el fortalecimiento de la función archivística de la
entidad, a través de la aplicación de las más modernas prácticas de gestión documental al
interior de la entidad, apoyándose para ello en el uso de tecnologías de la información y las
comunicaciones.
5.3.2 Gestión del Talento Humano destinado a la gestión documental en la ANE. Este
requisito de tipo requerimiento administrativo, está enfocado en la gestión del talento
humano con destinación permanente y exclusiva a ejecutar funciones de gestión
documental. Responderá a lo planteado en el Artículo 16, de la Ley 594 de 2.000; y teniendo
en cuenta lo señalado el Artículo 4, del Decreto 2609 de 2012, será el Grupo de Soporte
Tecnológico y Sistemas, el responsable institucional de coordinar la gestión documental, el
cual deberá adelantar los procesos de selección pertinentes para contratar a la empresa
idónea encargada de brindar el servicio. Esta empresa deberá aportar un equipo de trabajo
con al menos los siguientes perfiles:
Un (1) Director del proyecto
Profesional en Bibliotecología o Ingeniería de Sistemas con especialización y
experiencia certificada como mínimo de 3 años en temas de Gestión documental y/o
Implementación de Sistemas de información. Adicionalmente, deberá certificar por
parte del Archivo General de la Nación, la asistencia y aprobación a mínimo tres (3)
cursos, dos de ellos relacionados con la elaboración e implementación de Tablas de
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Retención Documental y uno relacionado con el Programa de Gestión Documental;
además de mostrar experiencia en al menos tres (3) proyectos archivísticos
utilizando la normatividad expedida por el Archivo General de la Nación.
Un (1) Profesional en archivo
Profesional en bibliotecología, ingeniería de sistemas y/o afines, con experiencia
certificada de dos (2) años en la elaboración y aplicación de tablas de retención,
valoración documental y archivo; además de contar con conocimientos certificados
en el diseño e implementación de programas de gestión documental.
Dos (2) Auxiliares
Técnicos en archivo, bibliotecología, sistemas y/o afines con conocimientos y
experiencia mínima certificada de un año (1) en manejo de sistemas de gestión
documental y archivo.
Un (1) asistente técnico administrativo
Técnico o profesional con experiencia laboral certificada de mínimo dos años, en
labores que contemplen la atención y servicio al público (en forma personal o
telefónica) y manejo de correspondencia, con conocimientos de ofimática (Microsoft
Office).
Un (1) Suplente
Técnicos en archivo, bibliotecología, sistemas y/o afines con conocimientos y
experiencia mínima certificada de un año (1) en manejo de sistemas de gestión
documental y archivo que esté en la capacidad y tenga el conocimiento necesario
para suplir a alguno de los perfiles mencionados en caso de ausencia justificada.
5.3.3. Responsables del Programa de Gestión Documental – PGD en la ANE.
Requerimiento administrativo, orientado a definir el grupo especial que dentro de la ANE,
será responsable del Programa de Gestión Documental.
Funcionarios Grupo de Soporte Tecnológico y Sistemas: Profesionales en ciencias de la
información – Responsables de formular, publicar, capacitar, liderar la implementación y
seguimiento del PGD.
Personal externo: Personal de outsourcing que actuará en coordinación con los
funcionarios del Grupo de Soporte Tecnológico y Sistemas, en las labores de
implementación y seguimiento del PGD.
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
5.3.4 Plan de Capacitación – PGD de la ANE. Requerimiento administrativo, orientado a
definir y ejecutar dentro de la ANE en el marco de los planes anuales de capacitación los
recursos necesarios para capacitar en el alcance y desarrollo del PGD, a los diferentes
servidores de la entidad, orientado entre otros aspectos a ampliar y mejorar los
conocimientos de la gestión documental y la organización de los archivos, además,
formación en el área de la auditoría de información y manejo de procesos. Adicionalmente;
se deben tener en cuenta los siguientes tipos de capacitación en relación al manejo de la
herramienta:
Capacitaciones grupales por áreas cada vez que se modifica o actualiza el aplicativo de
Gestión Documental.
Acompañamiento personalizado por parte del equipo de trabajo encargado de brindar el
servicio cuando los usuarios lo requieren o ingresa personal nuevo a la entidad.
Este requerimiento de tipo administrativo, se contemplará de manera integral en el Plan
Institucional de Capacitación de que trata el punto IV.
5.3.5 Instalaciones de Archivo
Requerimientos orientados a que las instalaciones inmuebles propios o de terceros, que la
ANE, destine para depósito, almacenamiento y consulta de documentos, respondan a lo
solicitado en el Capítulo 7 “Conservación de Documentos”, del Acuerdo AGN No. 007 de
199430 de Reglamento General de Archivos, y a lo previsto en el Acuerdo 049 de 2000.
El contratista seleccionado por la entidad para brindar el servicio de Gestión Documental,
deberá proveer los siguientes suministros:
-Carpetas yute
-Carpetas 4 aletas blancas
-Cajas X300
-Sticker para marcar carpetas ref 60*30
-Ganchos legajadores
5.4. REQUERIMIENTOS TECNOLÓGICOS
Las líneas de acción del PGD estarán orientadas a incluir, verificar y validar que el
componente tecnológico permita una gestión documental eficiente dentro de la ANE,
teniendo en cuenta, los diversos tipos de información que se generan en variados medios
y formatos, y que está alojada en los diferentes sistemas de información de la ANE.
Así mismo se tienen en cuenta los siguientes aspectos:
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
5.4.1 SOFTWARE
Se debe contar con una herramienta informática que facilite y garantice la entrega oportuna
de la correspondencia de la entidad y que así mismo permita el seguimiento y control del
manejo de las comunicaciones enviadas y/o recibidas por la Agencia, siguiendo los
procedimientos definidos para el manejo de cada tipo de correspondencia en el Manual de
Correspondencia de la entidad y aquellos que se definan de común acuerdo con el
contratista.
La aplicación debe cumplir con los requisitos y exigencias de la ley 594 de 2000; las
generalidades y características descritas en los artículos 16 y 17 del Capítulo III “El Sistema
de Gestión Documental” contenido en el decreto 2609 de 2012 y las demás disposiciones
vigentes; además de contar con al menos las siguientes características:
1. Contar con acceso web multimodal y universal (Web based).
2. Debe ser entregada y adaptada a la imagen de la entidad y a las necesidades
específicas, funcionales y operativas de la misma.
3. Proveer el acceso a todos los funcionarios y terceros que la ANE solicite.
4. El sistema de información debe estar basado en arquitectura Web (webbased) o
modelo de tres capas, debe permitir conectarse con las bases de datos SQL Server. Debe
manejar estándares de comunicación e intercambio de información estándar como XML.
5. Debe ser completamente independiente de la plataforma de correo electrónico para
la operación y definición de los procesos.
6. Permitir la definición de diferentes tipos de usuarios con distintos niveles de acceso
y/o autorización.
7. Deberá contar con una interfaz gráfica amigable con el usuario final, fácil de usar.
8. En las consultas debe permitir la recuperación rápida y eficiente, por palabras clave
en los nombres de los documentos, nombres de las carpetas y dentro de la narrativa de los
documentos por sí mismos, mostrando las relaciones o vínculos con sus documentos
relacionados, garantizando así que se pueda acceder a la información, aunque se haya
catalogado erróneamente. También debe permitir búsquedas por radicados, fechas, tipo de
documento, asunto, estado, remitente, cédulas o Nit, etc. Los documentos electrónicos con
valor institucional, tales como e-mail institucionales que se reciben por buzones específicos
de áreas o procesos (Ej. [email protected], etc.) y fax, deben ser incluidos en la
base de datos como documento de radicación de correspondencia, en el caso del e-mail
sin impresión previa y sin ser escaneado.
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
9. El aplicativo debe permitir insertar en la base de datos información suministrada por
otros aplicativos (en formato digital: PDF, Word, Excel, etc.), como por ejemplo los
desprendibles de pago de la nómina.
10. Debe permitir el almacenamiento y custodia de imágenes en distintas versiones y
formatos.
11. Debe permitir escanear e indexar por lotes de documentos y hacer la distribución
electrónica del documento
12. Para garantizar la adecuada catalogación de los documentos en las carpetas
virtuales, debe contar con un mecanismo que permita direccionar electrónicamente a una
carpeta dada, un cierto y determinado tipo de documento o serie documental, por sus
características o contenido.
13. El aplicativo debe estar en capacidad de consultar el estado de una variable en una
base de datos SQL Server y con base en el resultado de la consulta, estar en capacidad de
generar un radicado en forma automática o de generar una comunicación de salida.
14. Deberá permitir enlazar o vincular para efectos de las consultas dos o más
documentos relacionados, por ejemplo una carta recibida y su correspondiente respuesta,
una factura y su respectivo comprobante de pago, etc.
15. Contar con una funcionalidad que permita definir e implementar procesos
automáticos de flujo por tipo de documento, que cuente con asignación de tareas a los
funcionarios, controlando los pasos, las acciones y las fechas de ejecución de cada una de
las tareas definidas en el proceso, generando las alarmas del caso.
16. Implementar los procesos para las PQR y para las solicitudes de asignación. Así
mismo debe contemplar la implementación de un máximo de 5 procesos documentales
adicionales.
17. Permitir la definición de árboles de decisión, prerrequisitos, procesos en serie,
procesos en paralelo, procesos anidados y subprocesos.
18. Realizar el enlace del Sistema de Gestión Documental con el aplicativo de
investigaciones y PQR de la entidad de acuerdo a las especificaciones técnicas definidas
por el proveedor de la misma, con el fin de que la PQR interpuesta por el usuario a través
de este módulo embebido en la Página Web de la entidad, reciba el mismo número de
radicado que tendrá al interior de la entidad y pueda consultar su estado cuando lo requiera.
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
19. Proveer escalamiento de tareas a superiores cuando se excedan los tiempos de
gestión.
20. Proveer mecanismos de autorización jerárquicos para el trámite de los documentos.
21. Deberá proveer mensajes de verificación de operaciones.
22. Suministrar un número único de radicado para cada tipo de correspondencia
(recibida, enviada, interna) y suministrar un sticker o impresión que contenga al menos la
siguiente información: número de radicado, fecha, hora, número de folios, remitente, área
encargada dentro de la ANE, funcionario responsable del trámite.
23. Permitir el cruce de un documento original con múltiples documentos de respuesta,
tanto interna como externa.
24. Proveer integración entre la imagen y el número único de radicado. El visor de las
imágenes debe permitir que el usuario visualice e imprima la página que desea sin recorrer
todo el documento.
25. Asociar el correo electrónico de cada usuario para recibo de notificaciones.
26. Contar con un módulo que permita generar en forma autónoma los reportes
definidos por la ANE. Estos reportes deben poderse exportar a Excel y/o Word.
27. Registro de préstamos y devoluciones de documentos físicos.
28. Prevenir, detectar y reaccionar a acciones no autorizadas de usuarios.
29. Proveer un manual de ayuda en línea.
30. Deberá permitir el control de formatos, múltiples versiones y revisión de documentos
para el cumplimiento de los requisitos de ISO 9001-2008
31. Disponer de un módulo que permita medir en períodos establecidos, el nivel de
satisfacción de los usuarios frente al servicio de Gestión Documental, la eficiencia y la
utilidad de la herramienta, reportando periódicamente los resultados.
5.4.2 HARDWARE La ANE requiere que sean provistos como mínimo los siguientes elementos de hardware
para la adecuada implementación y puesta en funcionamiento del sistema:
Dos (2) escáner, para radicación de correspondencia y para digitalizar los
documentos requeridos por la ANE (Características Mínimas)
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Velocidad de 80 páginas por minuto en color, blanco y negro.
Resolución de 300 dpi o superior.
Alimentación automática de documentos de mínimo 50 páginas.
Salida en formato TIFF, PDF, JPG, entre otros
Software de digitalización de documentos e imágenes
Manejo formatos de papel desde A7 hasta A0.
Dos (2) impresoras láser de red (Características mínimas)(1)(2)
Impresión en blanco y negro.
Velocidad de 50 páginas por minuto.
Manejo de diferentes tamaños de papel (sobres, carta, oficio, etc.)
Bandejas de Papel: Mínimo tres (3), cada una mínimo de cien (100) hojas
Memoria mínima: 256 MB
Velocidad del procesador: 533 MHz o superior
Tecnología de impresión láser.
Impresión automática a doble cara.
Resolución de impresión: 600 x 600 ppp
Bandeja de salida de mínimo seiscientas (600) hojas.
Facilidad de contabilizar de forma automatizada y periódica el número de
impresiones realizadas por usuario
Una Impresora de Labels (Características mínimas)
Impresión sobre papel del label o sticker.
Puerto Paralelo – USB
Tecnología de impresión láser
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Una Fotocopiadora (Características mínimas)(1)
Copias en blanco y negro
Velocidad de mínimo 45 páginas por minuto
Tiempo de precalentamiento de máximo13 segundos
Resolución de copiado mínimo de 600 x 600 ppp
Manejo de diferentes tamaños de papel (carta, oficio, etc.)
(1) Se permite el uso de máquinas multifuncionales mientras el proveedor garantice la
calidad del servicio.
(2) Una de las dos impresoras solicitadas debe imprimir a color.
II. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTION DOCUEMENTAL
El Programa de Gestión documental está definido como un instrumento archivístico que
formula y documenta a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo sistemático de los
procesos archivísticos, encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y
organización de la documentación producida y recibida por una entidad, desde su origen
hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
El decreto 2609 de 2012, determina los procesos de la gestión documental de la siguiente
manera:
1. PLANEACIÓN
Definición. Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración
de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal,
funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos,
análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental.
(COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 2609 de 2012).
La planeación de los documentos nace en cada una de las dependencias de la entidad de
acuerdo al desarrollo de sus funciones diarias. Para tal fin, cada dependencia debe decidir
si el documento es electrónico o físico, si debe ingresarse a un sistema, enviarse por correo
electrónico, guardarse en alguna unidad de memoria, archivarse en una unidad documental
o publicarse en la Página Web y/o Intranet de la entidad; además de analizar su relación y
gestión dentro de alguno de los diferentes procesos del mapa de procesos ANE. Al realizar
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
la planeación, se deben tener en cuenta la utilización de los formatos definidos y
actualizados por medio del Sistema de Calidad y las diferentes técnicas de producción del
documento.
2. PRODUCCIÓN Y CREACIÓN
Definición. Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción
o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que
actúa y los resultados esperados. (COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 2609 de 2012).
Una vez decidida la planeación del documento y teniendo como referente las funciones
propias de cada una de las dependencias, éste debe ser generado de acuerdo a los
procedimientos establecidos en cada uno de los procesos, determinando a qué tipo
documental pertenece, quien lo proyecta, quien lo firma, a quien va dirigido si es el caso,
cuantas copias se deben realizar del mismo, entre otros aspectos.
3. GESTIÓN Y TRÁMITE (DISTRIBUCIÓN)
Definición. Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite,
la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la
disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y
seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.
(COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 2609 de 2012).
Para que haya legitimidad en el documento producido es indispensable tener claridad sobre
el funcionario responsable de su elaboración, el funcionario que lo firma, así como la
dependencia a la que pertenece, identificar si es un documento de gestión, interno y/o
externo, e ingresarlo a la herramienta de gestión documental según sea el caso para que
siga el procedimiento establecido por la entidad; hacer el seguimiento respectivo y
finalmente determinar si el documento fue recibido por el destinatario.
Documentos internos:
La radicación de documentos internos a través de la ventanilla de Gestión Documental por
parte de los funcionarios, implica el diligenciamiento de la carpeta correspondiente a
radicados de entrada; en la cual se verifica el asunto, destino, folios y/o anexos para
digitalizar el documento completo y enviarlo a través del sistema al destinatario.
Documentos externos (Oficios de entrada):
La radicación de documentos externos de entrada, implica la verificación del asunto,
destino, folios y/o anexos para digitalizar el documento completo, asignarle un número de
radicado de entrada y enviarlo a través del sistema al destinatario.
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Las comunicaciones y documentos físicos son recibidos en la ventanilla única de radicación,
por su parte, los documentos virtuales se reciben por medio del correo electrónico
institucional [email protected] y/o a través del formulario de PQR de la Página Web
de la entidad.
Documentos externos (Oficios de salida):
La radicación de documentos externos de salida, implica la verificación del asunto, destino,
folios, anexos y firmas para digitalizar el documento completo, asignarle un número de
radicado de salida, asociarlo al radicado de entrada en el sistema y enviarlo al destinatario
por medio del servicio de correo postal contratado por la entidad o entregarlo a la persona
responsable de hacerlo llegar vía mail, según sea el caso.
Para lo anterior, ya sea correspondencia interna o externa; en el proceso de radicación se
asigna un número consecutivo a los documentos, dejando constancia de la fecha y hora de
recibo o de entrega, se imprime un sticker adhesivo de radicación el cual se pega en el
original y las copias así como en los anexos en CD.
Para la salida del documento, es importante que éste se encuentre debidamente firmado
por el funcionario responsable de la dependencia a la que pertenece.
4. ORGANIZACIÓN
Definición. Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de
gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlos
adecuadamente. (COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 2609 de 2012).
Además de ingresar el documento en la herramienta de gestión documental; se debe
asegurar que el documento producido se clasifique, es decir, se ubiqué en la serie y/o
subserie documental correspondiente, ordenarlo teniendo en cuenta el principio de orden
original. Así mismo, se debe identificar si la serie y/o subserie ya está creada o es necesario
crear una nueva. Estas actividades deben tenerse en cuenta tanto para los documentos
electrónicos como para los físicos, en lo referente a la organización de las diferentes
unidades documentales en la estantería.
5. TRANSFERENCIA
Definición. Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los
documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato
de generación, la migración, refreshing, emulación o conservación, los metadatos técnicos
de formato, los metadatos de preservación y metadatos descriptivos. (COLOMBIA.
MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 2609 de 2012).
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Esta fase se establece de acuerdo a lo estipulado en la Tabla de Retención Documental de
la Agencia, que es la herramienta que determina los tiempos de retención en el archivo de
gestión. Aquí es importante aclarar que el tiempo establecido se cuenta a partir de la
finalización del trámite.
Debe existir un cronograma de transferencias, de igual manera se debe diligenciar el
Formato Único de Inventario Documental FUID y firmar un Acta.
6. DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS
Definición. Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su
conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en
las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental. (COLOMBIA.
MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 2609 de 2012).
En este punto se debe aplicar lo indicado en los campos de tiempos de retención para la
fase de archivo central y se adoptará lo establecido en la Tabla de Retención Documental,
en lo referente a la disposición final, es decir conservación total, eliminación, selección o la
migración a otro soporte técnico.
7. PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
Definición. Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su
gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y
forma de registro o almacenamiento. (COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 2609 de
2012).
En este punto se deben establecer políticas y directrices encaminadas a la preservación de
la información producida por la Agencia, en concordancia con el cumplimiento de sus
funciones.
8. VALORACIÓN
Definición: Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los
documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con
el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su
destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva). (COLOMBIA. MINISTERIO DE
CULTURA. Decreto 2609 de 2012).
Para el correcto desarrollo de este proceso, es importante mantener actualizada la Tabla
de Retención Documental cuando ocurran cambios en las funciones, procesos y/o en la
estructura orgánico funcional de la entidad.
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
9. CONSULTA
Definición: Garantiza el derecho constitucional que tiene todo ciudadano colombiano,
entidad pública o privada de acceder a la información pública y de ser necesario obtener
copia de los documentos.
Para el cumplimiento de este propósito la Agencia Nacional del Espectro tiene a disposición
de los usuarios externos canales de contacto como los siguientes: formulario de PQR en
Página web, formulario de contacto en Página Web, formulario de consulta para los
investigados, servicio de chat, foros, redes sociales: Facebook, Twitter y Youtube, correo
electrónico de contacto, correo para notificaciones, línea telefónica, fax, ventanilla física; a
través de los cuales puede ejercer su derecho de consulta, solicitud de información o
interposición de una PQR; lo cual llega al aplicativo de Gestión Documental y surte el
proceso de gestión y trámite o distribución documental del punto 3.
Así mismo, la consulta de los documentos en los archivos de gestión por parte de los
funcionarios de ANE, se puede realizar de manera física y/o virtual; en la primera situación,
el usuario solicita el documento y debe diligenciar una planilla física de control de préstamos
de acuerdo a la tipología documental, firmando tanto en el momento que lo recibe como en
el momento de la devolución. En la consulta virtual, los funcionarios ingresan a la
herramienta tecnológica a través de la cual se gestiona el documento y pueden consultar
tanto por número de caso como por número de radicado.
III. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PGD
La implementación del Programa de Gestión Documental de la Agencia Nacional del
Espectro – ANE, se desarrollará a mediano plazo durante 2015-2017.
Se establece como meta para los primeros años, la aplicación en un 100% de la Tabla de
Retención Documental y con el fin de asegurar el cumplimiento del Programa de Gestión
Documental se desarrollarán de manera continua las siguientes actividades:
1. A corto plazo (2015):
- Asesorar a las diferentes dependencias para la aplicación de la Tabla de Retención
Documental.
- Mantener actualizados todos los inventarios documentales en cada una de las
dependencias de la entidad. Para ello utilizar el Formato Único de Inventario
Documental, teniendo en cuenta los documentos vitales o esenciales.
- Conformar el banco terminológico de series, subseries y tipos documentales.
- Implementar la aplicación de la tabla de retención documental.
- Elaborar un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos.
- Completar los flujos documentales existentes de acuerdo al mapa de procesos.
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
- Crear tablas de control de acceso para el establecimiento de categorías adecuadas
de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos.
- Actualizar las Tablas de Retención Documental.
2. A mediano plazo (2016):
- Sensibilizar a los funcionarios mediante jornadas de capacitación sobre los procesos
con miras a la disminución del consumo de papel.
- Crear el tesauro (diccionario) del espectro.
- Establecer un cronograma para jornadas de limpieza de las unidades de
conservación y del mobiliario de archivo.
- Sensibilizar a los servidores y contratistas en las buenas prácticas sobre
manipulación de documentos.
- Realizar jornadas de desinfección y revisión de las instalaciones eléctricas,
luminosidad y aireación.
- Establecer un cronograma de transferencias documentales.
- Organización de los archivos de gestión atendiendo lo estipulado en la Tabla de
Retención Documental.
- Diseñar el Plan Institucional de Archivos de la Entidad – PINAR.
3. A largo plazo (2017):
- Adelantar las transferencias documentales primarias de acuerdo a lo establecido
en la tabla de retención documental.
- Adelantar los procesos de eliminación documental, de acuerdo a lo establecido en
la tabla de retención documental.
- Implementación del Plan Institucional de Archivos –PINAR.
IV. PROGRAMAS ESPECÍFICOS
1. Programa de normalización de formas y formularios electrónicos.
Se adelantará con el apoyo del Grupo de Gestión Tecnológica y Sistemas de la Agencia
Nacional del Espectro para determinar qué documentos se diligencian y gestionan sin que
exista la necesidad de imprimir y/o digitalizar.
Contempla un desarrollo tecnológico, definido en una solución automatizada para la gestión
de la información y las comunicaciones; con infraestructura de software y hardware, para la
adopción del modelo de gestión documental aplicado al ciclo vital de los documentos.
Actualmente la entidad dispone de tres formularios para los usuarios externos: Formulario
de PQR, formulario de contacto y formulario de consulta del curso de las investigaciones
que se realizan a través de la Subdirección de Vigilancia y Control.
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
2. Programa de documentos vitales o esenciales.
Este programa está orientado a identificar en conjunto con las dependencias de ANE, los
documentos vitales y esenciales para la agencia, con el propósito de salvaguardarlos ante
eventos naturales (terremotos, inundaciones) y ante eventos provocados (terrorismo) con
el preservar la información.
Se diligencia por cada una de las dependencias el inventario de aquellos documentos que
se consideren vitales o esenciales para el cumplimiento de la función, se hace en el FUID.
3. Programa de gestión de documentos electrónicos
Este programa se concibe teniendo en cuenta las políticas de cero papel y gobierno en
línea. Se debe diseñar un procedimiento para la conformación de expedientes electrónicos
que contribuyen a la simplificación de trámites y/o procedimientos administrativos.
Es necesario continuar digitalizando los expedientes de los vigilados, pues con esto se logra
además de la conservación de la información, la disminución del riesgo de pérdida de
documentos y la facilidad de consulta a través de la página web de ANE por parte de los
investigados.
Aunque actualmente la entidad digitaliza contratos, historias laborales y expedientes; se
debe elaborar a corto plazo un modelo de requisitos para la gestión de documentos
electrónicos que incluya entre otros, elementos de Autenticidad, Integridad, Inalterabilidad,
Fiabilidad, Disponibilidad y Conservación, los cuales garantizan que los documentos
electrónicos mantienen su valor de evidencia a lo largo del ciclo de vida de expedientes
mixtos (híbridos), digitales y electrónicos. El programa debe apoyarse en el uso de
tecnologías tipo de Sistemas Gestión de Documentos Electrónicos de Archivos – SGDEA,
que incluyan el manejo de formas y formularios electrónicos. Se deberán tener en cuenta
los estándares de la Ley 1437 de 2011 y los desarrollos y los ajustes a nivel de Acuerdos
AGN, Guías AGN MinTic, Normas Técnicas Colombianas, Normas ISO, la Estrategia de
Gobierno en Línea –GEL.
Se tendrá en cuenta lo atinente a las políticas y lineamientos que desarrolle el Sistema
Nacional de Archivos Electrónicos - SINAE, en concordancia con el Sistema Nacional de
Archivos.
4. Programa de reprografía
El programa de reprografía de la ANE debe incluir los sistemas de fotocopiado, impresión
y digitalización de documentos que forman parte del acervo documental de la entidad.
Estará determinado por la conservación y preservación de las series misionales y de valor
histórico que genera la ANE.
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Atendiendo a lo anterior, se formularán estrategias para la reproducción de documentos en
lo relacionado con fotocopias, estas se harán cuando sea estrictamente necesario, con el
fin de preservar los documentos originales en perfecto estado de conservación.
En lo relacionado con la impresión, se tendrá en cuenta la recomendación dada en el
Acuerdo 060 de 2002, Archivo General de la Nación las políticas de cero papel de la entidad.
5. Programa de documentos especiales (gráficos, sonoros, audiovisuales,
orales)
El Programa de documentos especiales (gráficos, sonoros, audiovisuales, orales, de
comunidades indígenas o afrodescendientes, etc.), de la ANE, estará orientado a definir
estándares de los documentos en diversos formatos que ha generado a lo largo de su
historia y viene generando actualmente, con el fin de garantizar la conservación y
preservación de sus contenidos. Para esto es necesario tener en cuenta que en los 5 años
de la entidad sólo se han generado documentos audiovisuales (fotografías y videos) y que
es necesario actualizar las tablas de retención documental al respecto.
6. Plan Institucional de Capacitación
Consiste en orientar la formación en gestión documental a todos y cada uno de los
servidores de ANE para que se actualice y/o perfeccione su conocimiento, adquiera las
habilidades y destrezas en la aplicación de la tabla de retención documental, así como
lograr la interpretación del programa de gestión documental, con el fin de asumir los
cambios en la entidad.
En cada jornada de capacitación se tratará cualquiera de las siguientes líneas temáticas:
Aplicación de la tabla de retención documental, actualización de la tabla de retención
documental, conservación documental, administración de las comunicaciones oficiales,
atención al usuario, transferencias documentales, conformación de expedientes
electrónicos, entre otros.
Estas temáticas deben ir incluidas y detalladas en el PIC de la entidad definido en cada
vigencia.
7. Programa auditoría y control
El Programa de auditoría y control de la ANE en materia de gestión documental, está
orientado a que el Grupo de Gestión Tecnológica y Sistemas en trabajo coordinado con la
empresa que brinde el servicio de gestión documental; capacite, mida y evalúe
periódicamente la consecución de las metas y objetivos del PGD. De igual forma, la Oficina
de Control Interno realiza auditorías por vigencia en este tema, las cuáles se organizan a
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
través del Programa Anual de Seguimientos, Asesoría y Auditorias Internas que se publica
al principio de cada año en la Página Web.
V. ARMONIZACIÓN CON EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y CONTROL DE
CALIDAD DE LA ANE
Esta parte del PGD, está orientada a cumplir con lo preceptuado en las siguientes Normas:
Decreto 2609 de 2012, Artículo 15. Armonización con otros sistemas administrativos
y de gestión. El Programa de Gestión Documental (PGD) debe armonizarse con los otros
sistemas administrativos y de gestión establecidos por el gobierno nacional o los que se
establezcan en el futuro.
Teniendo en cuenta las recomendaciones del DAFP en el documento “Armonización
Modelo Estándar de Control Interno MECI:1000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad
NTCGP:1000:2004 para las Entidades Públicas; al interior de la ANE el Sistema Integrado
de Gestión y Control de Calidad armoniza; complementa y hace operativos los requisitos
del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) y los elementos de control del Modelo Estándar
de Control Interno (MECI); con el fin de garantizar eficiencia, eficacia, transparencia y
efectividad en la Gestión de la entidad y optimizar sus recursos y procesos, por lo que sólo
se hará la armonización del PGD con el Sistema Integrado de Gestión y Control de Calidad.
Las actividades desagregadas en cada una de los siete Programas Específicos señalados
en el Numeral IV y en el ANEXO del Decreto 2609 de 2012, estarán orientados al
Macroproceso de Apoyo, Proceso “Administración de la Información” del mapa de procesos
de la entidad, publicado en el numeral 2.8 del literal “ASPECTOS GENERALES DE LA
ENTIDAD” y las modificaciones a que haya lugar, se reflejarán en los documentos del
referido proceso.
.
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
ANEXOS
1. DIAGNÓSTICO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
1.1 Instalaciones físicas:
-Ventilación del lugar donde se encuentra el archivo: El archivo cuenta con circulación
de aire a través de basculantes instalados en las ventanas.
-Iluminación: Se cuenta con luz natural (Solar) y artificial a través de luminarias iltelux
1x4 c r senv esp 12c 2t554
-Seguridad: El archivo y la oficina de gestión documental cuentan con un sistema de
agente limpio NOVEC de detención, alarma y extinción contra incendios.
-Tipo de piso: Porcelanato trafico 3.
-Metros lineales del lugar
Archivo: 12.48 Mt2 – Altura 2.70 Mts
Oficina Gestión documental: 13.95 Mt2 – Altura 2.70 Mts
-Temperatura promedio: 18 Grados C.
-Calidad y material de los estantes: El archivo consta de 5 trenes y 20 cuerpos de
estanterías.
Marcos: Fabricados en lámina de acero H.R calibre 12 calidad estructural, frente
columna 55 mm.
Vigas: Fabricadas en lámina H.R calibre 12 calidad estructural, fabricadas en una
sola pieza. Alto de la viga 60 mm.
Tendidos: Tendidos en lámina galvanizada calibre 22.
Terminado: Pintura en polvo electrostática horneable, Marcos color Azul y Vigas
color Amarillo, con garantía de 100 horas como mínimo en cámara salina
1.2 Equipos para brindar el servicio:
- 1 servidor dell poweredge 2850 (rack) 7b2dm81 - 3 cpu lenovo - 3 teclados lonovo - 3 mouses lenovo - 3 monitores lenovo
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- 2 impresoras de stickers tsc ta200 - 1 impresora hp deskjet 3050 - 1 fotocopiadora ricoh aficio mp5000
1.3 Consumo mensual en el 2014 de suministros:
- 200 carpetas yute - 200 ganchos legajadores - 3 cajas X300 - 27 resmas tamaño carta - 5 resmas tamaño oficio
1.4 Aplicativo de Gestión Documental
Actualmente, al entidad cuenta con una herramienta BPM que permite gestionar los
procesos operativos de la empresa, así mismo, facilita la creación y manejo de todos los
documentos, permite la búsqueda avanzada e histórica de los mismos y da trámite interno
y/o externo de toda la correspondencia.
*Flujo de correspondencia entrante: interna y extrema
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*Flujo de correspondencia externa
1.5 Servicios y personal
Actualmente se cuenta con 4 personas encargadas de brindar el servicio de Gestión
Documental, cada una de ellas cumpliendo con los perfiles requeridos por la entidad en los
procesos de licitación y/o selección. Los servicios prestados son los siguientes:
-Radicación
-Fotocopiado
-Impresión
-Digitalización
-Fax – Recepción de llamadas externas.
-Foliación en algunos casos.
-Respuesta a las solicitudes de información presentadas por los funcionarios de la entidad
ya sea vía correo electrónico, chat, teléfono o personalmente.
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-Recorridos y entrega de documentos: se realizan más de 5 recorridos diarios para la
entrega de correspondencia, lo cual se registra en una carpeta con firma de funcionario que
recibe el documento. Cuando los documentos son de vital importancia como las tutelas,
deben ser entregadas lo antes posible.
1.6 Horarios de atención.
El servicio se brinda de 7 a.m. a 7 p.m. de lunes a viernes para los funcionarios de la entidad, y de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. de lunes a viernes, para los usuarios externos.
1.7 Conformación del archivo.
El archivo de la entidad se encuentra actualmente organizado por dependencias, así:
-Dirección general: Los documentos están archivados por asunto, año y letra (Existen 30
archivos de gestión).
-Subdirección de Vigilancia y Control:
*Expedientes, los cuales se encuentran debidamente foliados, encarpetados y marcados,
su organización se realiza por número consecutivo Ej 1, 2, 1501, 1502, etc. (Existen 1800
archivos de gestión).
*Actas; se encuentran archivadas en AZ por número consecutivo (Existen 77 AZ de
gestión).
*Carpetas varias: se encuentran archivadas debidamente foliadas y etiquetadas, su archivo
se realiza por orden alfabético. (Existen 20 carpetas de gestión).
-Subdirección de Gestión y Planeación:
Los documentos están archivados por asunto, año y orden alfabético. (Existen 65 archivos
de gestión).
-Subdirección de soporte institucional:
*Contratos: archivados por año y por número; debidamente foliados y encarpetados. (510
archivos de gestión).
*Historias laborales de funcionarios activos: archivadas por orden alfabético, debidamente
foliadas y encarpetadas.
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*Historias laborales de ex funcionarios: archivadas por orden alfabético, debidamente
foliadas y encarpetadas.
*Carpetas varias: archivadas debidamente foliadas y marcadas, su archivo se realiza por
orden alfabético.
*Archivos financieros: Documento que se archivan foliados y encarpetados, se encuentran
por año, por asunto y en orden alfabético o consecutivo numérico (300 archivos de gestión).
-Control interno: Documentos que se archivan foliados y encarpetados, se encuentran por
año, por asunto y en orden alfabético (50 archivos de gestión).
-Archivos históricos ANE: Desde su creación en el 2010 hasta la fecha, existen cerca de
20000 radicados de correspondencia interna (oficios internos y externos), los cuales están
organizados por consecutivo de menor a mayor y archivados en cajas X300. Cada uno de
ellos se encuentra digitalizado.
-Organización documental: se realiza cronológicamente, dentro de las carpetas va del
documento más antiguo al más reciente, en carpetas de yute y con ganchos legajadores.
Cada carpeta tendrá un máximo de 200 folios, si el número de folios excede, se abrirá otra
carpeta la cual se identifica con el nombre de la carpeta (asunto) y No.2 de 2.
1.8 Planillas de control
El grupo de gestión documental maneja las siguientes planillas de control:
*Planilla de correspondencia (entrega documentos de entrada): esta planilla muestra
los documentos que han ingresado a la entidad como correspondencia de entrada, los
cuáles son digitalizados y posteriormente entregados a la persona encargada de cada área
para que esta lo distribuya según sea el caso. Existe correspondencia que no se entrega y
debe ser archivada por orden consecutivo. Los campos que componen la planilla son los
siguientes: número de radicado, fecha, remitente, destinatario, folios y firma de la persona
que recibe.
*Planilla de préstamos de expedientes: permite llevar un control de los préstamos de
expedientes que se realizan a los funcionarios de la Subdirección de Vigilancia y Control,
quienes son las únicas personas autorizadas para el retiro de los mismos. Los campos que
componen la planilla son los siguientes: abogado, número de expediente, fecha de retiro
firma de retiro, fecha de regreso del documento y firma de regreso.
*Planilla de préstamos de contratos: permite llevar un control de los préstamos que se
realizan a los funcionarios del grupo de contratación, quienes son las únicas personas
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autorizadas para el retiro de los contratos. Esta planilla de préstamo muestra el número de
carpeta, fecha de retiro, firma de retiro, fecha de regreso del documento y firma de regreso.
*Planillas de préstamos de historias laborales: permite llevar un control de préstamos
de historias laborales a los funcionarios de recursos humanos, quienes son los únicos
autorizados para el retiro de las mismas. Esta planilla de préstamo muestra el número de
carpeta, fecha de retiro, firma de retiro, fecha de regreso del documento y firma de regreso.
1.9 Inventarios y backup
El inventario del archivo físico se realiza en formato Excel por dependencia, año, nombre y
número de folios, además se realiza un backup de entrega de correspondencia, de
radicados de entrada (interna- externa) y radicados de salida, lo cual permite llevar un
control de lo que ingresa o sale de la entidad. De igual forma, se realiza un backup
automático de manera semanal al servidor que contiene las imágenes y registros
correspondientes a la información que se gestiona en el marco de las funciones diarias de
la ANE.
1.10 Cuidado y conservación de los documentos
Siendo la entidad tan nueva, todos los documentos se encuentran en perfecto estado y
están archivados ya sea en carpetas de yute, carpetas blancas de 4 aletas (para las
historias laborales), az y/o cajas X300; las cuales permiten protegerlos ante cualquier daño
o amenaza ambiental.
2. CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN DEL PGD: La entidad incluirá para cada vigencia el cronograma de implementación
respectivo en el Plan de Acción Anual. A continuación se aprecia el cronograma correspondiente a las acciones de corto plazo
(vigencia 2015).
Versión: 1
1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 5
1
Asesorar a las diferentes
dependencias para la
aplicación de la Tabla de
Retención Documental.
2
Mantener actualizados todos
los inventarios documentales
en cada una de las
dependencias de la entidad.
Para ello utilizar el Formato
Único de Inventario
Documental, teniendo en
cuenta los documentos
vitales o esenciales.
3
Conformar el banco
terminológico de series,
subseries y tipos
documentales.
4
Implementar la aplicación de
la tabla de retención
documental.
5
Elaborar un modelo de
requisitos para la gestión de
documentos electrónicos.
6
Completar los flujos
documentales existentes de
acuerdo al mapa de
procesos.
7
Crear tablas de control de
acceso para el
establecimiento de
categorías adecuadas de
derechos y restricciones de
acceso y seguridad
aplicables a los documentos.
8
Actualizar las Tablas de
Retención Documental.
Junio Agosto
No. Actividades
DiciembreAbril Mayo SeptiembreJulio
IMPLEMENTACIÓN PGD- ANE DURANTE EL AÑO 2015
Octubre Noviembre
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