PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
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PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
CAJA DE COMPENSACION DE FENALCO - ANDI COMFENALCO CARTAGENA
2017-2019
Instancia de aprobación:
COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO
Dependencia:
SECRETARÍA GENERAL
OFICINA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Autor(es):
JENSSI MORALES CANOLES
COORDINADOR OFICINA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
JUAN JIMÉNEZ BERROCAL
AUXILIAR DE GESTIÓN DOCUMENTAL
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HISTÓRICO DE CAMBIOS:
VERSIÓN DESCRIPCIÓN
DEL CAMBIO SECCIÓN Nº FECHA REVISÓ APROBÓ
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CONTENIDO
pág.
1. INTRODUCCION 9
2. ALCANCE 10
3. PUBLICO AL CUAL VA DIRIGIDO 10
4. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD 11
4.1. NORMATIVOS 11
4.2. ECONOMICOS 12
4.3. ADMINISTRATIVOS 13
4.3.1 Integración 14
4.3.2 Metodología 14
4.3.2 Infraestructura 14
4.4. TECNOLOGICOS 14
4.5. GESTION DEL CAMBIO 15
5. LINEAMIENTO PARA LOS PROCESOS DE GESTION DOCUMENTAL 16
5.1. PLANEACION ESTRATEGICA DE LA GESTION DOCUMENTAL 16
5.1.1 Objetivo 16
5.1.2 Alcance 16
5.1.3 Descripción de Actividades 16
5.2. PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL 17
5.2.1. PLANEACION DOCUMENTAL 17
5.2.1.1 Definición 17
5.2.1.2 Alcance 17
5.2.1.3 Descripción de Actividades 17
5.2.1.4 Instrumentos Archivísticos 17
5.2.1.5 Programas Específicos con que se relaciona 17
5.2.1.6 Orientación del proceso 17
5.2.1.7 Aspectos a Fortalecer 19
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5.2.2. PRODUCCION DOCUMENTAL 20
5.2.2.1 Definiciones 20
5.2.2.2 Alcance 20
5.2.2.3 Descripción de Actividades 20
5.2.2.4 Programas Específicos con que se relaciona 20
5.2.2.5 Orientación del Proceso 20
5.2.2.6 Aspectos a Fortalecer 21
5.2.3. GESTIÓN Y TRÁMITE 22
5.2.3.1 Definiciones 22
5.2.3.2 Alcance 22
5.2.3.3 Descripción de actividades 22
5.2.3.4 Orientación del Proceso 22
5.2.3.5 Aspectos a Fortalecer 22
5.2.4. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL 23
5.2.4.1 Definiciones 23
5.2.4.2 Alcance 23
5.2.4.3 Descripción de actividades 23
5.2.4.4 Programa con el cual se relaciona 23
5.2.4.5 Orientación del proceso 23
5.2.4.6 Aspectos a Fortalecer 24
5.2.5. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 25
5.2.5.1 Definiciones 25
5.2.5.2 Alcance 25
5.2.5.3 Descripción de actividades 25
5.2.5.4 Programa con el cual se relaciona 25
5.2.5.5 Orientación del proceso 25
5.2.5.6 Aspectos a fortalecer 26
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5.2.6. DISPOSICION DE LOS DOCUMENTOS 27
5.2.6.1 Definiciones 27
5.2.6.2 Alcance 27
5.2.6.3 Descripción de actividades 27
5.2.6.4 Programa con el cual se relaciona 27
5.2.6.5 Orientación del proceso 27
5.2.6.6 Aspectos a Fortalecer 28
5.2.7. PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO 29
5.2.7.1 Definiciones 29
5.2.7.2 Alcance 29
5.2.7.3 Descripción de actividades 29
5.2.7.4 Programa con el cual se relaciona 29
5.2.7.5 Orientación del proceso 29
5.2.7.6 Aspectos a fortalecer 30
5.2.8. VALORACION DOCUMENTAL 31
5.2.8.1 Definiciones 31
5.2.8.2 Alcance 31
5.2.8.3 Descripción de actividades 31
5.2.8.4 Programa con el cual se relaciona 31
5.2.8.5 Orientación de Proceso 31
5.2.8.6 Aspectos a fortalecer 32
6. FASES DE IMPLEMENTACION DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 33
6.1. FASE DE ELABORACIÓN 33
6.2. FASE DE EJECUCIÓN Y PUESTA EN MARCHA 36
6.3. FASE DE SEGUIMIENTO 41
6.4. FASE DE MEJORA 41
7. PROGRAMAS ESPECIFICOS 42
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7.1. PROGRAMA DE NORMALIZACION DE FORMAS Y FORMULARIOS ELECTRÓNICOS 42
7.1.1 Propósitos 42
7.1.2 Objetivo del Programa 42
7.1.3 Alcance 42
7.1.4 Justificación 42
7.1.5 Actividades a realizar 42
7.1.6 Recursos 43
7.1.7 Responsables 43
7.1.8 Beneficios 43
7.2. PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES 44
7.2.1 Propósito 44
7.2.2 Objetivo del Programa 44
7.2.3 Alcance 44
7.2.4 Justificación 44
7.2.5 Metodología 45
7.2.6 Actividades a realizar 45
7.2.7 Recursos 45
7.2.8 Responsables 45
7.2.9 Beneficios 45
7.3. PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS 47
7.3.1 Propósito 47
7.3.2 Objetivo del Programa 47
7.3.3 Alcance 47
7.3.4 Justificación 47
7.3.5 Metodología 47
7.3.6 Actividades a realizar 47
7.3.7 Recursos 47
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7.3.8 Responsables 48
7.3.9 Beneficios 48
7.4. PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES 49
7.4.1 Propósito 49
7.4.2 Objetivo del Programa 49
7.4.3 Alcance 49
7.4.4 Justificación 49
7.4.5 Metodología 49
7.4.6 Actividades a realizar 49
7.4.7 Recursos 50
7.4.8 Responsables 50
7.4.9 Beneficios 50
7.5. PROGRAMA DE CAPACITACION ARCHIVISTICA 51
7.5.1 Propósito 51
7.5.2 Objetivo del Programa 51
7.5.3 Alcance 51
7.5.4 Justificación 51
7.5.5 Metodología 51
7.5.6 Actividades a realizar 52
7.5.7 Recursos 52
7.5.8 Responsables 52
7.5.9 Beneficios 52
7.6. PROGRAMA DE AUDITORIA Y CONTROL 53
7.6.1 Propósito 53
7.6.2 Objetivo del Programa 53
7.6.3 Alcance 53
7.6.4 Justificación 53
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7.6.5 Metodología 53
7.6.6 Actividades a realizar 53
7.6.7 Recursos 54
7.6.8 Responsables 54
7.6.9 Beneficios 54
7.7. PROGRAMA DE REPROGRAFIA 55
7.7.1 Propósito 55
7.7.2 Objetivo del Programa 55
7.7.3 Alcance 55
7.7.4 Justificación 55
7.7.5 Metodología 55
7.7.6 Actividades a realizar 55
7.7.7 Recursos 55
7.7.8 Responsables 56
7.7.9 Beneficios 56
8. ARMONIZACION DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL CON LOS PLANES Y
SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR FENALCO – ANDI
COMFENALCO CARTAGENA
57
9. ANEXOS 58
9.1 Diagnostico de la Gestión Documental 58
9.2. Mapa de Proceso de la Entidad 82
9.3 Presupuesto asignado al proceso de Gestión Documental 83
10 GLOSARIO 85
11 BIBLIOGRAFIA 95
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1. INTRODUCCION
El Programa de Gestión Documental PGD es el instrumento archivístico que contempla el conjunto de
actividades de carácter administrativo y técnico encaminadas a la identificación, gestión,
clasificación, organización, conservación y disposición final de la documentación producida y
recibida en las entidades. Su reglamentación y obligatoriedad para las entidades públicas se
encuentra enmarcadas en el artículo 21 del título V de la Ley 594 del 2000 por medio de la cual se
dictó la Ley General de Archivos cuyo objeto ha sido establecer las reglas y principios generales para
regular la función archivística del estado.
En respuesta a los requerimientos emitidos por la Superintendencia del Subsidio Familiar en su Circular
Externa No. 2017-00002 en donde solicita a sus sujetos vigilados el cumplimiento de la normatividad
archivística nacional, la Caja de Compensación de Fenalco Andi Comfenalco Cartagena a través de
este Programa de Gestión Documental establece las directrices para la asegurar la adecuada
producción, recepción, distribución, organización, conservación, recuperación y consulta oportuna
de sus documentos de archivo.
Cada uno de los lineamientos, directrices, procedimientos y/o plan de trabajo establecido en esta
primera versión del Programa de Gestión Documental de Comfenalco Cartagena tiene vigencia al
año 2021 de acorde a la Planeación Estratégica de la entidad, siendo su elaboración e
implementación establecida como un proyecto institucional desde el día 24 de Agosto de 2017, a
cargo de un equipo interdisciplinario y del Comité Interno de Archivo de la entidad quienes se
encargaran de dar cumplimiento a los compromisos establecidos y de su aprobación
respectivamente.
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2. ALCANCE
El Programa de Gestión Documental de Comfenalco Cartagena inicia con la realización del
diagnóstico o análisis de la situación actual en materia de gestión documental de la entidad para la
identificación de las debilidades, fortalezas y necesidades de los procesos archivísticos de la Caja de
Compensación, con lo que el equipo interdisciplinario y el Comité Interno de Archivo nombrado por
la Dirección General establece los lineamientos y planes de acción necesarios para la
implementación de buenas prácticas en la gestión de documentos producidos y recibidos en la
entidad.
El Programa de Gestión Documental no incluye la gestión de la documentación del Fondo de
Adaptación quienes se encargan de la custodia permanente de la documentación producida y
recibida en función de sus actividades.
3. PUBLICO AL CUAL VA DIRIGIDO
El Programa de Gestión Documental de la Caja de Compensación de Fenalco Andi Comfenalco
Cartagena está dirigido a la Alta Dirección, a las Jefaturas, Coordinaciones, y en general a todos los
funcionario y/ o dependencias de la entidad involucrados en su implementación.
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4. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD.
4.1. NORMATIVOS.
Para la adecuada implementación del Programa de Gestión Documental, la Caja de
Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena aplica el siguiente marco legal:
Ley 594 de Julio de 2000 del Archivo General de la Nación. Por medio de la cual se dicta la
Ley General de Archivo y se dictan otras disposiciones.
Ley 1712 de Marzo de 2014 del Congreso de Colombia. Por medio de la cual se crea la Ley de
Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras
disposiciones.
Ley 527 de Agosto de 1999 del Congreso de Colombia. Por medio de la cual se define y
reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas
digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.
Decreto 2609 de 2012 del Ministerio de Cultura. Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley
594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras
disposiciones en materia de Gestión Documental para las Entidades del Estado.
Decreto 2595 de 2012 del Ministerio del Trabajo. Por el cual se modifica la estructura de la
Superintendencia del Subsidio Familiar y se determinan las funciones de sus dependencias.
Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura. Por medio del cual se expide el Decreto Único
Reglamentario del Sector Cultura
Resolución 8934 de Febrero de 2014 del Ministerio de comercio, industria y turismo. Por la cual
se establecen las directrices en materia de Gestión Documental y organización de archivos
que deben cumplir los vigilados por la superintendencia de industria y comercio.
Acuerdo 05 de Marzo de 2015 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación. Por el
cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los
archivos de entidades públicas y privadas que cumplen función pública y se dictan otras
disposiciones
Acuerdo 011 de Mayo de 1996 del Archivo General de la Nación. Por el cual se establecen
criterios de conservación y organización de documentos.
Acuerdo 046 del 2000 del Archivo General de la Nación. Procedimiento para la eliminación de
documentos.
Acuerdo 047 del 2000 del Archivo General de la Nación. Por el cual se desarrolla el artículo 43
del capítulo V, “acceso a los documentos de archivo” del AGN del reglamento general de
archivo sobre “restricciones por razones de conservación”.
Acuerdo 049 del 2000 del Archivo General de la Nación. Por el cual se desarrolla el artículo del
capítulo 7 “conservación de documentos” del reglamento general de archivos sobre
“condiciones de edificios y locales destinados a archivos”.
Acuerdo 050 del 2000 del Archivo General de la Nación. Por el cual se desarrolla el artículo 64
del título VII “conservación de documentos” del Reglamento General de Archivos sobre
“prevención de deterioro de los documentos de archivo”.
Acuerdo 060 del 30 de octubre 2001 del Archivo General de la Nación. Por el cual se
establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades
públicas y privadas que cumplan funciones públicas.
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Acuerdo 039 del 2002 del Archivo General de la Nación. Por el cual se reglamenta el
procedimiento para elaboración y aplicación de las TRD en desarrollo del artículo 24 de la ley
594 del 2000.
Acuerdo 042 del 2002 del Archivo General de la Nación. Por el cual se establecen los criterios
de organización de los archivos de gestión de las entidades públicas y privadas que cumplan
funciones públicas, se regula el inventario documental.
Acuerdo 002 de enero del 2004 del Archivo General de la Nación. Por el cual se establecen los
lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados
Acuerdo 011 del 28 de agosto de 2008 del Archivo General de la Nación. Por el cual se delega
en el director del AGN, la función de aprobar las Tablas de Retención Documental y Tablas de
Valoración Documental.
Acuerdo 05 del 2013 del Archivo General de la Nación. Por el cual se establecen los criterios
básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades
públicas y privadas que cumplen funciones públicas.
Acuerdo 02 de 2014 del Archivo General de la Nación. Por medio del cual se establecen los
criterios básicos para la creación, conformación, organización, control y consulta de los
expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones.
Acuerdo 006 de 2014 del Archivo General de la Nación. Por el cual se establecen los criterios
generales para la formulación del plan de conservación documental y plan de preservación
digital a largo plazo, así como la responsabilidad que tienen las entidades sujetas al ámbito de
aplicación para su implementación y control.
Acuerdo 007 de 2014 del Archivo General de la Nación. Por medio del cual se establecen los
lineamientos para la reconstrucción del expediente y se dictan otras disposiciones.
Acuerdo 008 del 2014 del Archivo General de la Nación. Por el cual se establecen las
especificaciones técnicas y los requisitos para la presentación de depósitos, custodia,
organización, reprografía y conservación de documentos de archivos y demás procesos de la
función archivística en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus parágrafos 1 y3 de la ley 594 del
2000.
Acuerdo 003 del 2015 del Archivo General de la Nación. Por el cual se establecen
lineamientos generales para las entidades del estado en cuanto a la gestión de documentos
electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad con
lo establecido en el capítulo IV de la ley 1437 del 2011, se reglamenta el artículo 21 de la ley
594 del 2000 y el capítulo IV del decreto 2609 de 2012 (compilado en el decreto 1080 del
2015).
4.2. ECONOMICOS
La Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena, en cumplimiento del
Decreto 2609 de 2012 y la circular 2017 – 00002 emitida por la Superintendencia de Subsidio
Familiar, proyecta como propósito fundamental, el financiamiento para la implementación,
ejecución y cumplimiento de estrategias trazadas a corto, mediano y largo plazo en el Programa
de Gestión Documental, garantizando en los rubros presupuestales asignados para gastos de
inversión y funcionamiento del año 2018 los siguientes aspectos:
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Establecer anualmente los recursos necesarios para la operatividad, mantenimiento y
mejora del Programa de Gestión Documental.
Incluir en el plan de capacitación los recursos necesarios para el fortalecer y enriquecer el
conocimiento del personal que integra el área de Gestión Documental.
Destinar los recursos necesarios para la adquisición de mobiliarios, adecuación de espacios
y mejoramiento de los sistemas de información.
Garantizar la custodia y almacenamiento de las unidades de conservación a través de
terceros que cumplan los requisitos exigidos por la ley.
Asignar los recursos para continuar con el proceso de digitalización a través de un tercero
que cumpla con los aspectos técnicos que exige la ley.
4.3. ADMINISTRATIVOS
La implementación del Programa de Gestión Documental en la Caja de Compensación Familiar
Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena contempla los siguientes aspectos:
Recurso Humano
Construcción de un equipo de trabajo interdisciplinario que ejecute las diferentes fases de
implementación y las responsabilidades que se deriven de la elaboración, seguimiento y
actualización del Programa de Gestión Documental.
EQUIPO INTERDISCIPLINARIO
INTEGRANTE DEPENDENCIA
Ricardo Segovia Brit Director General
Diomedes Patiño Gutiérrez Secretario General
Carolina Maldonado Jefe de Planeación Estratégica
María Alejandra Frieri Jefe Oficina Jurídica
Gabriel Oviedo Coordinador de Desarrollo Organizacional
María Emma Hernández Coordinador de Riesgo y Seguridad
Jenssi Morales Canoles Coordinador de Gestión Documental
Anibal Luna Jefe de Tecnología
Donaldo Castro Jefe de Talento Humano
Augusto del Rio Jefe de Atención al Cliente
Elisa Camargo Jefe de Mercadeo y Ventas
4.3.1 Integración
La Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena considera
necesarios los siguientes aspectos para administrar convenientemente los recursos que hacen
parte de la gestión documental y que permiten armonizar el Programa de Gestión
Documental con los planes y sistemas de gestión de la organización:
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Incluir en su programa de capacitación, la actualización de conocimiento en temas
relacionados con la Gestión Documental, el tratamiento electrónico de los
documentos y el manejo de nuevas tecnologías.
La infraestructura física del área de Gestión Documental debe reunir las condiciones
locativas adecuadas para la recepción, almacenamiento y custodia de la
documentación. Debido a que no se cuenta con los espacios adecuados,
actualmente se cuenta con los servicios de almacenamiento y custodia que reúnen las
condiciones físicas necesarias para garantizar la conservación de los documentos de
archivo.
4.3.2 Metodología
La Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena establece el
levantamiento de información para la implementación del Programa de Gestión Documental
con la identificación de necesidades a través de:
Revisión de la normatividad archivística vigente
Diagnóstico integral de archivos
Autoevaluación de la función archivística
Resultados de Auditorías Internas de Calidad
Comportamiento de los indicadores del proceso
No conformidades, acciones de mejora y acciones preventivas del proceso
Evaluación del Modelo de Requisitos del Sistema de Gestión Documental Electrónico
de Archivo
4.3.2 Infraestructura
La implementación del Programa de Gestión Documental garantizará las condiciones mínimas
requeridas para la adecuada conservación y preservación de los documentos, como son:
Espacios físicos locativos con archivadores rodantes cumpliendo la normatividad
archivística vigente
Monitorear la existencia de riesgos biológicos a través de la evaluación de las
condiciones ambientales
4.4. TECNOLOGICOS
La Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena cuenta con una
empresa Outsourcing que articula las herramientas tecnológicas necesarias para los diferentes
procesos que se ejecutan en el área de Gestión Documental. En la actualidad se cuenta con las
siguientes especificaciones técnicas:
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De igual manera la Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena
proporciona la conectividad, el resguardo del servidor de digitalización y los equipos de cómputo
al personal directo de la organización, recursos tecnológicos necesarios para cumplir con las
actividades que se desarrollan en los diferentes procesos de Gestión Documental.
En el área de Gestión Documental de la Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi
Comfenalco Cartagena se cuenta con un software de gestión electrónica de documentos
ofrecido por la empresa Outsourcing, que permite gestionar la documentación de manera
integral, ágil y eficiente. El Outsourcing proporciona constante actualización y mejoramiento de
las herramientas tecnológicas de acuerdo las características técnicas de infraestructura
tecnológica con las que se cuenta y que están enfocadas al manejo y administración de
documentos electrónicos.
4.5. GESTION DEL CAMBIO La Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena garantizará en la
implementación del Programa de Gestión Documental, la adopción de medidas que se
consideren necesarias para fortalecer, mejorar y dar cumplimiento a la apropiación de todos los
procesos de Gestión Documental a través del acompañamiento, capacitación, sensibilización y
socialización de los diferentes procedimientos que se establecen y los nuevos parámetros a seguir
en temas relacionados con la función archivística.
5. LINEAMIENTO PARA LOS PROCESOS DE GESTION DOCUMENTAL
5.1. PLANEACION ESTRATEGICA DE LA GESTION DOCUMENTAL
5.1.1 Objetivo
Servidor de Producción
HP Proliant DL380e Gen 8
Almacenamiento 4 TB
Memoria RAM 32 GB
Servidor de Contingencia
Lenovo ThinkServer RD240 1046-19U 2 U
Almacenamiento 4 TB
Memoria RAM 24 GB
Procesadores
Servidor de Producción y Contingencia
Intel® Xeon® Processor E5-2407
10M Cache, 2.20 GHz, 6.40 GT/s Intel®
QPI
Sistema Operativo
WINDOWS SERVER 2012 R2
Motor De Bases De Datos
SQL SERVER 2012
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Definir la programación de actividades que aseguren el desarrollo e implementación de planes y
programas archivísticos que estén enfocados al mejoramiento continuo de la Gestión Documental
en la Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena, adoptando
mejores prácticas documentales y garantizando la disponibilidad de la documentación así como
el uso, manejo y tratamiento adecuado de la misma.
5.1.2 Alcance
Se inicia este procedimiento desde la formulación hasta la aprobación de los documentos
estratégicos aplicables a los proyectos, planes, programas y procedimientos que se pueden
articular al proceso de Gestión Documental a través de los sistemas de gestión con que cuenta la
Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena.
5.1.3 Descripción de Actividades
Producción y difusión del Programa de Gestión Documental de acuerdo a las
necesidades de la Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco
Cartagena.
Seguimiento a la ejecución del Programa de Gestión Documental revisando su
cumplimiento y actualizando los procedimientos acorde a las necesidades de Caja de
Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena.
Elaboración y divulgación de la Política de Gestión Documental en la Caja de
Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena.
Desarrollo de los programas específicos documentados en el Programa de Gestión
Documental.
Revisión periódica de los procedimientos de Gestión Documental para garantizar su
cumplimiento y actualizarlos acorde a las necesidades de la Caja de Compensación
Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena.
Diseño de indicadores necesarios para control y seguimiento del proceso de Gestión
Documental.
Registrar el Plan de Capacitación en Gestión Documental.
Evaluar el cumplimiento de los planes, proyectos y programas que involucren el
proceso Gestión Documental.
5.2. PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL
5.2.1. PLANEACION DOCUMENTAL
5.2.1.1 Definición
Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los
documentos de la organización, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal,
funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos,
análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental.
5.2.1.2 Alcance
PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
CÓDIGO: PGD-SEC-01-
V1
Fecha de emisión:
01/03/2018
Fecha de actualización: Página 17 de 93
DOCUMENTO CONTROLADO Este documento es propiedad intelectual de COMFENALCO Cartagena. Esta prohibida su reproducción total o parcial, comercialización o divulgación
sin previa autorización del propietario.
Se aplica este procedimiento para todos los documentos que se encuentran establecidos en
la Tabla de Retención Documental.
5.2.1.3 Descripción de Actividades
Para el desarrollo integral de este procedimiento se deben vincular a los sistemas de gestión
de la Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena las siguientes
acciones:
Cumplimiento de la ley de transparencia
Normalización de formas, formatos y formularios
Mecanismos de Autenticación y Controles de acceso a la información
Preservación de los documentos electrónicos
Categorías de la Información
Evaluación de Impactos Ambientales
Política General de Seguridad de la Información
5.2.1.4 Instrumentos Archivísticos
Actualmente la Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena
cuenta con los siguientes Instrumentos Archivísticos:
Tablas de Retención Documental
Mapa de Procesos
Funciones de las diferentes unidades de servicio
Programa de Gestión Documental
Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo
El Comité de Archivo debe garantizar el cumplimiento y actualización de estos instrumentos,
para facilitar el seguimiento, ejecución y evaluación del proceso de Gestión Documental.
5.2.1.5 Programas Específicos con que se relaciona
Programa Específico de normalización de formas y formularios electrónicos
Programa Específico de documentos vitales o esenciales
Programa Específico de gestión de documento electrónico
5.2.1.6 Orientación del proceso
ASPECTO /CRITERIO
ACTIVIDADES
TIPO DE
REQUISITOS
A L F T
Socializar la Tabla de Retención Documental y el
Cuadro de Clasificación Documental para
facilitar el trámite de los documentos en la Caja
de Compensación Familiar Fenalco – Andi
Comfenalco Cartagena
x
x
PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
CÓDIGO: PGD-SEC-01-
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Fecha de emisión:
01/03/2018
Fecha de actualización: Página 18 de 93
DOCUMENTO CONTROLADO Este documento es propiedad intelectual de COMFENALCO Cartagena. Esta prohibida su reproducción total o parcial, comercialización o divulgación
sin previa autorización del propietario.
ASPECTO /CRITERIO
ACTIVIDADES
TIPO DE
REQUISITOS
A L F T
Administración
Documental
Divulgar la Política de Gestión Documental en
todos los procesos que hacen parte de la Caja
de Compensación Familiar Fenalco – Andi
Comfenalco Cartagena
x
x
x
Reconocer el Programa de Gestión Documental
como un instrumento archivístico que se debe
incluir en la planificación estratégica de la Caja
de Compensación Familiar Fenalco – Andi
Comfenalco Cartagena
x
x
x
x
Elaborar, implementar y evaluar el Sistema
Integrado de Conservación
x
x
Revisar el cumplimiento del Modelo de Requisitos
para la Gestión de Documentos Electrónicos
(SGDEA)
x
x
x
Definir las transferencias documentales y
establecer el procedimiento acorde a los valores
primarios y secundarios de la documentación
(Tabla de Valoración Documental)
x
x
Elaborar las tablas de control de acceso como
herramienta fundamental para validar permisos y
restricciones de consulta
x
x
x
Instrucciones para
la creación y
diseño de
documentos
Definir como función del comité de archivo la
aprobación de diseño y creación de documentos
x
x
x
Verificar acorde a los registros identificados en los
procedimientos, el cumplimiento de estructura y
forma de los documentos
x
x
Sistema de Gestión
Documentar el proceso de digitalización acorde
a los recursos tecnológicos disponibles y las
necesidades de la organización
x
x
x
Establecer los parámetros de almacenamiento y
consulta de los documentos a través de los
PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
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Fecha de emisión:
01/03/2018
Fecha de actualización: Página 19 de 93
DOCUMENTO CONTROLADO Este documento es propiedad intelectual de COMFENALCO Cartagena. Esta prohibida su reproducción total o parcial, comercialización o divulgación
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ASPECTO /CRITERIO
ACTIVIDADES
TIPO DE
REQUISITOS
A L F T
de Documento
Electrónico de
Archivo
sistemas de información, cumpliendo el Modelo
de Requisitos de Gestión de Documento
Electrónicos de Archivo dispuesto por el Archivo
General de la Nación
x
x
x
x
Evaluar el Sistema de Gestión de Documentos
Electrónicos de Archivo revisando que cumpla
con las requisitos necesarios para su óptimo
funcionamiento
x
x
x
x
Mecanismos de
autenticación y
seguridad de la
información.
La Caja de Compensación Familiar Fenalco –
Andi Comfenalco Cartagena a través del
outsourcing realiza copias de seguridad de la
información, atendiendo al cumplimiento de los
estándares de seguridad de la información
x
x
x
Metadatos
Reconocer el uso de metadatos e identificar
cuáles serán de uso y permitirán etiquetar,
catalogar, procesar y clasificar la información de
la organización
x
x
x
5.2.1.7 Aspectos a Fortalecer
Los instrumentos archivísticos que se encuentran en estado de elaboración, actualización,
mejora o implementación son:
Tablas de Control de Acceso con asignaciones de derechos y restricciones de acceso
y seguridad aplicadas a los documentos
Tablas de Valoración Documental
Tablas de Retención Documental
Cuadros de Clasificación
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Fecha de actualización: Página 20 de 93
DOCUMENTO CONTROLADO Este documento es propiedad intelectual de COMFENALCO Cartagena. Esta prohibida su reproducción total o parcial, comercialización o divulgación
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5.2.2. PRODUCCION DOCUMENTAL
5.2.2.1 Definiciones
El Decreto 2609 de 2012 lo define como las actividades destinadas al estudio de los
documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área
competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados. Dicho de otra
forma, es la generación de documentos de las instituciones, en cumplimiento de sus funciones.
5.2.2.2 Alcance
Todos los documentos producidos por las unidades de servicio y aquellos que ingresan al
sistema de gestión documental de la Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi
Comfenalco Cartagena
5.2.2.3 Descripción de Actividades
Crear políticas de producción documental que permitan el diseño y creación de
documentos
Crear canales de atención a clientes externos acorde a los recursos tecnológicos con
los que se cuenta
Implantar una política de uso, administración y gestión de comunicaciones por medios
electrónicos
Archivar el contenido web
Actualizar el procedimiento de creación de formatos y formas acorde a los parámetros
establecidos por el proceso de Gestión Documental
5.2.2.4 Programas Específicos con que se relaciona
Programa Específico de Gestión de Documento Electrónico
5.2.2.5 Orientación del Proceso
ASPECTO /CRITERIO
ACTIVIDADES
TIPO DE
REQUISITOS
A L F T
Estructura de los
documentos
Crear instructivos que faciliten el diligenciamiento
de formas, formatos y formularios de la
organización
x
x
x
Mantener los formatos controlados de la
organización actualizados en la intranet,
otorgando acceso a usuarios permitidos, para su
uso y consulta
x
x
x
x
Controlar el uso indiscriminado de copias
documentales, impulsando la cultura de cero
papel
x
x
x
PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
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Fecha de emisión:
01/03/2018
Fecha de actualización: Página 21 de 93
DOCUMENTO CONTROLADO Este documento es propiedad intelectual de COMFENALCO Cartagena. Esta prohibida su reproducción total o parcial, comercialización o divulgación
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ASPECTO /CRITERIO
ACTIVIDADES
TIPO DE
REQUISITOS
A L F T
Forma de
producción o
ingreso
Implementar metadatos que permitan a las
unidades de servicio de la organización,
identificar la localización de los documentos en el
Sistema de Gestión Documental
x
x
Establecer revisiones periódicas de las versiones y
aprobaciones de los formatos que se encuentran
asociados a los procesos en el Sistema de Gestión
de la Calidad
x
x
x
Recursos
competentes para
el tramite
Evaluar que el procedimiento de radicación esté
acorde a los canales de atención establecidos
por la organización
x
x
x
Incluir en el procedimiento de digitalización las
actividades que desarrolla el outsourcing en los
Centros Integrales de Servicios (CIS)
x
x
x
Verificar que se cumplan los tiempos de respuesta
para la atención a requerimientos, quejas y
reclamos que se derivan de los servicios que
ofrece la organización
x
x
x
5.2.2.6 Aspectos a Fortalecer
Incluir política de manejo y tratamiento de datos personales a los documentos que
aplique
Actualizar formato para la elaboración y control de documentos
PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
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Fecha de emisión:
01/03/2018
Fecha de actualización: Página 22 de 93
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5.2.3. GESTIÓN Y TRÁMITE
5.2.3.1 Definiciones
Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite la
distribución, incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la
disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y
seguimiento a los trámites que suministra el documento hasta la resolución de los asuntos.
5.2.3.2 Alcance
Todas aquellas acciones que estén encaminadas a la atención al afiliado, así como los
procesos internos que se encuentren involucrados
5.2.3.3 Descripción de actividades
Evaluar periódicamente el acceso adecuado del cliente externo a los canales de
atención que ofrece la Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco
Cartagena
Mantener actualizado el contenido de la página Web
Verificar el trámite de las comunicaciones
5.2.3.4 Orientación del Proceso
ASPECTO / CRITERIO
ACTIVIDADES
TIPO DE
REQUISITOS
A L F T
Registro de Documentos
Estandarizar un mecanismo para la
entrega y recepción de documentos
entre los usuarios internos de la entidad
x x x
Acceso y Consulta Establecer tablas de control de acceso
para la consulta de los documentos x x x
Control y Seguimiento
Normalizar los asuntos de la entidad para
que sean más entendibles y accesible al
ciudadano
x x x
5.2.3.5 Aspectos a Fortalecer
Caracterizar los usuarios internos y externos de cada uno de los procedimientos,
trámites y servicios de la Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco
Cartagena.
Mejorar la prestación de servicio, el acceso a la información y la agilidad en los
trámites acorde a los resultados de la caracterización de usuarios.
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Fecha de actualización: Página 23 de 93
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sin previa autorización del propietario.
5.2.4. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
5.2.4.1 Definiciones
Conjunto de acciones técnicas orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los
documentos.
5.2.4.2 Alcance
Comprende los usuarios involucrados desde el archivo de gestión pasando por el
almacenamiento en el archivo central y la custodia por outsourcing.
5.2.4.3 Descripción de actividades
Actualizar las Tablas de Retención Documental acorde a los registros documentados
en los procedimientos
Capacitar para la aplicación, validación y aprobación de Tablas de Retención
Documental
Publicar los instrumentos archivísticos y socializar su uso, acceso y consulta
5.2.4.4 Programa con el cual se relaciona
Programa específico de gestión de documentos electrónicos
5.2.4.5 Orientación del proceso
ASPECTO /CRITERIO
ACTIVIDADES
TIPO DE
REQUISITOS
A L F T
Clasificación
Vincular el trámite y el proceso que da origen a
los documentos de acuerdo a la elaboración del
Cuadro de Clasificación Documental y la
actualización de las Tablas de Retención
Documental
x
x
Parametrizar los metadatos a expedientes
digitales y vincularlos en el Sistema de Gestión
Documental Electrónico de Archivo
x
x
Ordenación
Socializar a los usuarios internos actividades
relacionadas con la ordenación documental,
enfatizando en el principio de orden de
procedencia y orden original.
x
x
Diseñar un índice electrónico integrado al Sistema
de Gestión Documental Electrónico de Archivo
x x x
Elaborar el Inventario Documental como
instrumento archivístico que permita integrar la
x
x
PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
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Fecha de emisión:
01/03/2018
Fecha de actualización: Página 24 de 93
DOCUMENTO CONTROLADO Este documento es propiedad intelectual de COMFENALCO Cartagena. Esta prohibida su reproducción total o parcial, comercialización o divulgación
sin previa autorización del propietario.
ASPECTO /CRITERIO
ACTIVIDADES
TIPO DE
REQUISITOS
A L F T
Descripción
descripción documental a la función archivística
de la Caja de Compensación Familiar Fenalco –
Andi Comfenalco Cartagena
Revisar la normalización de los formatos
relacionados con la digitalización y la rotulación
de las unidades de almacenamiento físico
x
x
x
5.2.4.6 Aspectos a Fortalecer
Diseñar el acceso y consulta para expedientes electrónicos garantizando el principio
de orden original y orden de procedencia
PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
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Fecha de emisión:
01/03/2018
Fecha de actualización: Página 25 de 93
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sin previa autorización del propietario.
5.2.5. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
5.2.5.1 Definiciones
Es el conjunto de operaciones técnicas adoptadas por la Caja de Compensación Familiar
Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena, para efectuar transferencia de los documentos
durante las diferentes fases de archivo.
5.2.5.2 Alcance
Comprende transferencias primarias y secundarias asociadas a las etapas en los archivos de
gestión y archivo central de la Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco
Cartagena
5.2.5.3 Descripción de actividades
Validar que tipo de documentos están asociados a cada tipo de transferencia
documental
Verificar que existan condiciones adecuadas para el almacenamiento de los
documentos en relación al embalaje y traslado
Diseñar procedimiento de transferencias documentales e incluir en el sistema integrado
de gestión
Incluir las transferencias documentales en el sistema de gestión documental
electrónico de archivo
5.2.5.4 Programa con el cual se relaciona
Programa específico de gestión de documentos electrónicos
5.2.5.5 Orientación del proceso
ASPECTO /CRITERIO
ACTIVIDADES
TIPO DE
REQUISITOS
A L F T
Preparación de las
transferencias
Elaborar cronograma de transferencias
documentales en soporte papel para los tipos
documentales que se encuentran en los archivos
de gestión.
x
x
x
Establecer la periodicidad de envío de unidades
de almacenamiento para custodia por parte del
outsourcing.
x
Validación de la
transferencia
Verificar el cumplimiento de las transferencias
documentales por parte de las unidades de
servicio, según los tiempos establecidos en las
Tablas de Retención Documental.
x
x
PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
CÓDIGO: PGD-SEC-01-
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Fecha de emisión:
01/03/2018
Fecha de actualización: Página 26 de 93
DOCUMENTO CONTROLADO Este documento es propiedad intelectual de COMFENALCO Cartagena. Esta prohibida su reproducción total o parcial, comercialización o divulgación
sin previa autorización del propietario.
ASPECTO /CRITERIO
ACTIVIDADES
TIPO DE
REQUISITOS
A L F T
Migración,
refreshing,
emulación o
conversión
Incorporar la migración y el refreshing a los
procedimientos de Gestión Documental acorde a
los recursos con que se cuenta y las necesidades
de la Organización.
x
x
Metadatos
Definir los metadatos necesarios para la
recuperación de documentos físicos y
electrónicos en el Sistema de Gestión
Documental Electrónico de Archivo
x
x
5.2.5.6 Aspectos a fortalecer
Diseñar instrucciones para transferencias documentales con otros soportes diferentes al
papel
Establecer lineamientos para la periodicidad y los métodos de migración, refreshing,
emulación o conversión
PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
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Fecha de emisión:
01/03/2018
Fecha de actualización: Página 27 de 93
DOCUMENTO CONTROLADO Este documento es propiedad intelectual de COMFENALCO Cartagena. Esta prohibida su reproducción total o parcial, comercialización o divulgación
sin previa autorización del propietario.
5.2.6. DISPOSICION DE LOS DOCUMENTOS
5.2.6.1 Definiciones
Selección de los documentos en cualquier etapa de archivo, con miras a su conservación
temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas
de retención documental o en las tablas de valoración documental.
5.2.6.2 Alcance
Comprende desde la selección de los documentos de acuerdo a su retención en la Tabla de
Retención Documental hasta la selección del método o técnica que aplica para la
disposición final.
5.2.6.3 Descripción de actividades
Seguimiento a la eliminación documental (Física y Digital) y a la disposición de los
residuos, así como a los soportes de aprobación del comité de archivo
Validar el uso de la selección documental aplicando técnicas de muestreo de
acuerdo a la retención indicada en las Tablas de Retención Documental
Publicar en el sitio web actas de documentos que soporten la eliminación documental
y el uso del material reciclado
5.2.6.4 Programa con el cual se relaciona
Programa específico de gestión de documentos electrónicos
5.2.6.5 Orientación del proceso
ASPECTO / CRITERIO
ACTIVIDADES
TIPO DE
REQUISITOS
A L F T
Directrices Generales
Concientizar el uso de la Tabla de
Retención Documental como instrumento
efectivo para las transferencias primarias y
secundarias de los documentos en
soporte papel
x
x
x
Vincular las Tablas de Retención
Documental al Sistema de Gestión
Documental Electrónico de Archivo
x x x
Conservación Total,
Selección y Microfilmación
y/o Digitalización
Verificar la disposición final de los
documentos según lo establecido en la
Tabla de Valoración Documental, la Tabla
de Retención Documental y las
modificaciones establecidas por las
unidades de servicio de la Organización
x
x
PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
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Fecha de emisión:
01/03/2018
Fecha de actualización: Página 28 de 93
DOCUMENTO CONTROLADO Este documento es propiedad intelectual de COMFENALCO Cartagena. Esta prohibida su reproducción total o parcial, comercialización o divulgación
sin previa autorización del propietario.
ASPECTO / CRITERIO
ACTIVIDADES
TIPO DE
REQUISITOS
A L F T
Eliminación
Establecer cronograma de eliminación
anual en cumplimiento de lo establecido
en las Tablas de Retención Documental
x x
5.2.6.6 Aspectos a Fortalecer
Automatizar a través del sistema de gestión documental un mecanismo que permita
determinar la disposición final de los documentos físicos y electrónicos
Elaborar el Plan de Preservación Digital a Largo Plazo
Evaluar el proceso de digitalización y analizar el cumplimiento de requisitos técnicos
PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
CÓDIGO: PGD-SEC-01-
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Fecha de emisión:
01/03/2018
Fecha de actualización: Página 29 de 93
DOCUMENTO CONTROLADO Este documento es propiedad intelectual de COMFENALCO Cartagena. Esta prohibida su reproducción total o parcial, comercialización o divulgación
sin previa autorización del propietario.
5.2.7. PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
5.2.7.1 Definiciones
Acciones definidas por la Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco
Cartagena, para garantizar la preservación en el tiempo de los documentos durante su
gestión, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.
5.2.7.2 Alcance
Inicia desde la elaboración y desarrollo del Plan de Conservación Documental hasta la
implementación del Plan de Preservación Digital a Largo Plazo
5.2.7.3 Descripción de actividades
Elaborar e implementar el Sistema Integrado de Conservación
Evaluar el cumplimiento del Sistema de Gestión Documental Electrónico de Archivo:
salvaguarda, integridad y preservación acorde a las Tablas de Retención Documental
Incluir el procedimiento de conversión o migración de documentos electrónicos en los
procesos de Gestión Documental
5.2.7.4 Programa con el cual se relaciona
Programa específico de Documentos Especiales o Vitales
Programa específico de Gestión de Documentos Electrónicos
5.2.7.5 Orientación del proceso
ASPECTO /CRITERIO
ACTIVIDADES
TIPO DE
REQUISITOS
A L F T
Sistema Integrado
de Conservación
Proyectar actividades a corto, mediano y largo
plazo acorde a las características físicas y
digitales de los documentos a través de la previa
formulación del diagnóstico integral de archivo
x
x
Garantizar un presupuesto que asegure recurso
humano, técnico y logístico para la ejecución de
las actividades
x x
Monitorear e inspeccionar el cumplimiento de las
instalaciones mínimas locativas, las condiciones
ambientales y los sistemas de almacenamiento
físico y digital
x
x
x
Seguridad de la
Información
Verificar que el Sistema de Gestión Documental
Electrónico cumple con: requerimientos exigidos
por las auditorias, trazabilidad de la información,
asignación de roles y perfiles de usuarios
x
x
x
PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
CÓDIGO: PGD-SEC-01-
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Fecha de emisión:
01/03/2018
Fecha de actualización: Página 30 de 93
DOCUMENTO CONTROLADO Este documento es propiedad intelectual de COMFENALCO Cartagena. Esta prohibida su reproducción total o parcial, comercialización o divulgación
sin previa autorización del propietario.
ASPECTO /CRITERIO
ACTIVIDADES
TIPO DE
REQUISITOS
A L F T
Verificar el cumplimiento de características
como: autenticidad, integridad, inalterabilidad,
acceso, disponibilidad, visualización y
conservación
x x
Requisitos para la
preservación y
conservación de
los documentos
electrónicos de
archivo
Evaluar y monitorear los posibles riesgos
relacionados con pérdida de la información.
Monitorear impactos ambientales.
Verificar la administración de las copias de
seguridad.
Establecer los criterios para la migración o
conversión de la información que integra el
Sistema de Gestión Documental Electrónica.
Garantizar el cumplimiento del Modelo de
Requisito de Un Sistema de Gestión Documental
Electrónico de Archivo.
x
x
x
Requisitos para las
técnicas de
preservación a
largo plazo
Requisitos para la
conversión o
migración
x
x
5.2.7.6 Aspectos a fortalecer
Armonizar el Sistema Integrado de Conservación con la Política de Gestión
Documental
PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
CÓDIGO: PGD-SEC-01-
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Fecha de emisión:
01/03/2018
Fecha de actualización: Página 31 de 93
DOCUMENTO CONTROLADO Este documento es propiedad intelectual de COMFENALCO Cartagena. Esta prohibida su reproducción total o parcial, comercialización o divulgación
sin previa autorización del propietario.
5.2.8. VALORACION DOCUMENTAL
5.2.8.1 Definiciones
Conjunto de operaciones técnicas que permiten establecer a través del análisis de la
documentación, los valores primarios y secundarios de los documentos, determinando su
importancia en las diferentes fases de archivo y fijando la disposición final acorde a su
permanencia.
5.2.8.2 Alcance
Este procedimiento es continuo y va desde la planeación documental hasta la aplicación de
la disposición final.
5.2.8.3 Descripción de actividades
Documentar procedimiento para la valoración de documentos e integrar a los
procesos de Gestión Documental en Sistema Integrado de Gestión de la Calidad
Diseño y elaboración de fichas de valoración documental
Establecer valores primarios y secundarios de acuerdo a las agrupaciones
documentales
Validar el contenido del catálogo de información reservada y clasificada con relación
a las Tablas de Valoración Documental
Verificar el esquema de publicación de la información de acuerdo a los estipulado en
la Ley de Transparencia
5.2.8.4 Programa con el cual se relaciona
Programa específico de gestión de documento electrónico
5.2.8.5 Orientación de Proceso
ASPECTO /
CRITERIO
ACTIVIDADES
TIPO DE
REQUISITOS
A L F T
Directrices
Generales
Determinar la importancia e impacto de la
documentación producida por las diferentes
unidades de servicio de la Caja de
Compensación Familiar Fenalco – Andi
Comfenalco Cartagena
x x
Analizar frecuencia de consultas y préstamo de
documentos con la finalidad tomar decisiones
relacionadas su conservación total
x x x
Analizar periódicamente el volumen de
documentos producidos para evitar duplicidad
en la producción documental
x x
PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
CÓDIGO: PGD-SEC-01-
V1
Fecha de emisión:
01/03/2018
Fecha de actualización: Página 32 de 93
DOCUMENTO CONTROLADO Este documento es propiedad intelectual de COMFENALCO Cartagena. Esta prohibida su reproducción total o parcial, comercialización o divulgación
sin previa autorización del propietario.
5.2.8.6 Aspectos a fortalecer
Garantizar la producción documental de acuerdo a lo establecido en los formatos de
creación de formas y formatos
Diseñar estadísticas para reconocer los niveles de consulta existente para las diferentes
series documentales
Utilizar los instrumentos archivísticos que garantizan la consulta de los documentos y
que permiten definir mayores criterios para la descripción documental y la asignación
de valores primarios y secundarios
PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
CÓDIGO: PGD-SEC-01-
V1
Fecha de emisión:
01/03/2018
Fecha de actualización: Página 33 de 93
DOCUMENTO CONTROLADO Este documento es propiedad intelectual de COMFENALCO Cartagena. Esta prohibida su reproducción total o parcial, comercialización o divulgación
sin previa autorización del propietario.
6. FASES DE IMPLEMENTACION DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
La Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena, a través del
Nombramiento de equipo de proyecto para la elaboracion del Programa de Gestión de
Documental, según Memorando N° DG-08-2017 del 16 de Agosto de 2017 y en cumplimiento de la
circular externa 00002-2017 emitida por la Superintendencia de Subsidio Familiar, tiene la
obligacion de implementar el Programa de Gestión Documental como estrategia articulada para
el fortalecimiento institucional, estipulando en su planeacion metas a corto, mediano y largo plazo
que permitan la participacion de las diferentes unidades de servicio, la asignacion de roles,
definición de responsabilidades y establecimiento de compromisos. Estas son las fases
establecidas por la Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena, para
la implementacion del Programa de Gestión Documental:
6.1. FASE DE ELABORACIÓN
Para esta fase de elaboracion del Programa de Gestión Documental en la Caja de
Comprensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena, se establecen lo siguientes
parametros:
Elaboracion: Integracion del Equipo Interdisciplinario nombrado a través de Memorando
N° DG-08-2017 del 16 de Agosto de 2017
Revisa : Jefe de Oficina de Planeación y Estrategia Corporativa, Coordinacion de
Desarrollo Organizacional y Coordinacion de Gestión Documental
Aprueba: Comité Interno de Archivo
Por otra parte se establece el siguiente cronograma como mecanismo de control y seguimiento a
las actividades planteadas durante en esta fase:
PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
CÓDIGO: PGD-SEC-01-
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Fecha de emisión:
01/03/2018
Fecha de actualización: Página 34 de 93
DOCUMENTO CONTROLADO Este documento es propiedad intelectual de COMFENALCO Cartagena. Esta prohibida su reproducción total o parcial, comercialización o divulgación sin previa autorización del propietario.
MES
TEMA SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE ENERO
S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4
I. Diagnóstico Integral de Archivo X X X
II. Diseño y elaboración de Caratula del PGD
X
III. Cuerpo y Contenido del PGD
Aspectos Generales
X
Introducción
X
Alcance
X
Marco estratégico del PGD
X
Política de Gestión Documental
X
Publico al cual va dirigido
X
IV. Requerimientos para el desarrollo del PGD
Normativos
X
Económicos
X
Administrativos
X
Tecnológicos
X X
Gestión del cambio
X X
V. Lineamientos para los procesos de Gestión Documental
Planeación Documental
X X
Producción Documental
X X
Gestión y Tramite
X X
Organización Documental
X X
Transferencias Documentales
X X
Disposición Final de los Documentos
X X
PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
CÓDIGO: PGD-SEC-01-
V1
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01/03/2018
Fecha de actualización: Página 35 de 93
DOCUMENTO CONTROLADO Este documento es propiedad intelectual de COMFENALCO Cartagena. Esta prohibida su reproducción total o parcial, comercialización o divulgación sin previa autorización del propietario.
MES
TEMA SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE ENERO
S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4
Preservación a Largo Plazo
X X
Valoración Documental
X X
VI. Fases de Implementación del PGD
VII. Programas Específicos
Programa de Normalización de formas y formatos
X
Programa de Documentos Vitales y Esenciales
X
Programa de Gestión de Documentos Electrónicos
X
Programa de Reprografía
X
Programa de Documentos Especiales
X X
Programa de Capacitación Archivística
X
Programa de Auditoria y Control
X X
VIII. Armonización con Sistema Integrado de Gestión de la Calidad
X
IX. Presentación del PGD al Comité Interno de Archivo
X
X. Presentación del PGD aprobado a los Jefes de dependencia involucrada
X
PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
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6.2. FASE DE EJECUCIÓN Y PUESTA EN MARCHA
Para esta fase se establece el siguiente cronograma de implementacion del PGD:
AÑO
ACTIVIDADES 2018 2019 2020 2021
En
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Ab
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No
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Dic
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bre
ELABORACION DE INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS
Elaboración de Cuadros de
Clasificación Documental X X X X X X X
Elaboración de Tablas de
Valoración Documental X X X X X X X
Elaboración de Tablas de
Control de Acceso X X X X X X X
Elaboración del Inventario
Documental X X X X X X X
ACTUALIZACION Y NORMALIZACION DE INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS
Actualizar y Normalizar Tablas
de Retención Documental X X X X X X X
Normalizar Inventario
Documental X X X X X X X
Normalizar Tablas de Valoración
Documental X X X X X X X
PROGRAMA DE CAPACITACION ARCHIVISTICA
Elaborar el Programa de
Capacitación Archivística X
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ACTIVIDADES 2018 2019 2020 2021
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Dic
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bre
Implementar el Programa de
Capacitación Archivística X X X X X
Realizar Seguimiento al
Programa de Capacitación
Archivística
X X
Mejorar el Programa de
Capacitación Archivística X X
ELABORACION E IMPLEMENTACION DE PROCEDIMIENTOS
Elaborar procedimiento de
Transferencias Documentales X X
Elaborar procedimiento de
Migración y Refreshing X X
Elaborar procedimiento para la
Disposición Final de
Documentos
X X
Elaborar procedimiento para el
Archivamiento Web X X
Implementar procedimiento
para las Transferencias
Documentales
X X
Implementar procedimiento de
Migración y Refreshing X X
Implementar procedimiento X X
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ACTIVIDADES 2018 2019 2020 2021
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Dic
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bre
para la Disposición Final de
Documentos
Implementar procedimiento
para el Archivamiento Web X X
Elaborar Instructivos para el
diligenciamiento de formas y
formatos
X X
ACTUALIZACION DE PROCEDIMIENTOS
Actualización del
Procedimiento de Digitalización
(descentralizada)
X X
Actualización para el
tratamiento de datos
personales
X X
ELABORACION E IMPLEMENTACION DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACION
Elaborar Plan de Conservación
Documental X X
Elaborar Plan de Preservación
Documental X X
Implementar Plan de
Conservación Documental X
Implementar Plan de
Preservación Documental X
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ACTIVIDADES 2018 2019 2020 2021
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PROGRAMA DE REPROGRAFIA
Elaborar el Programa de
Reprografía X X
Implementar el Programa de
Reprografía X
Realizar Seguimiento al
Programa de Reprografía X X
Mejorar el Programa de
Reprografía X
PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES
Elaborar el Programa de
Documentos Especiales X X
Implementar el Programa de
Documentos Especiales X
Realizar Seguimiento al
Programa de Documentos
Especiales
X X
Mejorar el Programa de
Documentos Especiales X
PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES
Elaborar el Programa de
Documentos Vitales o X X
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ACTIVIDADES 2018 2019 2020 2021
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Esenciales
Implementar el Programa de
Documentos Vitales o
Esenciales
X
Realizar seguimiento al
Programa de Documentos
Vitales o Esenciales
X X
Mejorar el Programa de
Documentos Vitales o
Esenciales
X
PROGRAMA DE AUDITORIA Y CONTROL
Elabora el Programa de
Auditoria y control X X
Implementar el Programa de
Auditoria y control X
Realizar Seguimiento al
Programa de Auditoria y control X X
Mejorar el Programa de
Auditoria y control X
DISEÑO E IMPLEMENTACION DEL SGDEA
Documentar el SGDEA X X X X X
Implementar el SGDEA X X X
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ACTIVIDADES 2018 2019 2020 2021
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PROGRAMA DE GESTIÓN PARA LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS
Elaborar el Programa de
Gestión de Documentos
Electrónicos
X X X
Implementar el Programa de
Gestión de Documentos
Electrónicos
X X
Realizar Seguimiento al
Programa de Gestión de
Documentos Electrónicos
X X X
Mejorar el Programa de Gestión
de Documentos Electrónicos X X
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6.3. FASE DE SEGUIMIENTO
Fase compuesta por la revisión, verificación, evaluación y control al cumplimiento de los objetivos
estratégicos trazados en el Programa de Gestión Documental.
6.4. FASE DE MEJORA
En esta fase se promueve el mantenimiento continuo y permanente de los procesos y actividades
de la Gestión Documental, logrando como resultado el desarrollo y aplicación de acciones
preventivas y correctivas a las no conformidades que nazcan del incumplimiento de los objetivos
trazados en el Programa de Gestión Documental y que se encuentran armonizados con el sistema
de gestión de la Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena.
REVISA
- Equipo Interdisciplinario
- Área de Gestion Documental
- Responsables de Área
VERIFICA
- Jefatura de Estrategía Corporativa
- Coordinación de Desarrollo Organizacional
- Coordinacion de Hardware y Redes
EVALUA Y CONTROLA
- Comite Interno de Archivo
- ICONTEC
PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
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7. PROGRAMAS ESPECIFICOS
La Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena a través de sus objetivos
estratégicos y la formulación del Programa de Gestión Documental, considera necesario la
implementación de los siguientes programas específicos para el desarrollo óptimo e integral de la
función archivística y de los procesos de Gestión Documental.
7.1. PROGRAMA DE NORMALIZACION DE FORMAS Y FORMULARIOS ELECTRÓNICOS
7.1.1 Propósitos
Normalizar la creación de documentos
Normalizar los asuntos institucionales y de servicio
Descripción de metadatos
7.1.2 Objetivo del Programa
Determinar los requisitos necesarios para el diseño e implementación de formas y formatos de la
Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco, permitiendo establecer la
normalización documental acorde al contexto de gestión de calidad y facilitando la
identificación, clasificación y descripción de los documentos producidos en la organización.
7.1.3 Alcance
Estandarización diplomática de los documentos de la organización, a través del diseño e
implementación de una herramienta sistematizada que permita crear formas y formatos de
acuerdo a ciertas características y atributos fijados a la tradición documental, la autenticidad y la
tipología de los documentos.
7.1.4 Justificación
La Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena con la finalidad de
estar a la vanguardia con las nuevas tendencias en cultura de Cero Papel a través del uso de la
tecnología y promoviendo la eficiencia administrativa, considera necesario el diseño e
implementación de una herramienta tecnológica que estipule el cumplimiento de los parámetros
y la normalización de los documentos producidos en la organización, orientando a un entorno
laboral homogéneo con relación al tratamiento y procesamiento de la documentación.
7.1.5 Actividades a realizar
Para la adecuada ejecución del programa de Normalización de formas y formularios electrónicos,
es indispensable determinar los siguientes parámetros en la elaboración del flujo de información:
Definir la herramienta tecnológica donde se origina la documentación
Establecer el tipo de soporte
Determinar puntos de acceso y formas de consulta
Especificar medios de conservación
Detallar Serie, Subserie y Tipo Documental acorde a la Tabla de Retención Documental
Fijar codificación del documento y tipo de proceso al cual está relacionado
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Como mecanismo de seguimiento y control a las actividades estipuladas en el Programa de
Normalización de Formas y Formularios Electrónicos de la Caja de Compensación Familiar Fenalco
– Andi Comfenalco Cartagena, se elabora cronograma de implementación de acuerdo con las
metas establecidas a corto, mediano y largo plazo en el Programa de Gestión Documental.
7.1.6 Recursos
Económicos, Administrativos y Tecnológicos.
7.1.7 Responsables
Oficina de Planeación y Estrategia Corporativa, Coordinación de Desarrollo Organizacional,
Coordinación de Gestión Documental y Unidades de Servicio.
7.1.8 Beneficios
Acceso, uso y consulta integral de los documentos producidos en la Caja de Compensación
Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena acorde a los requerimientos de gestión y tramite
generados por la prestación de servicios al afiliado.
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7.2. PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES
7.2.1 Propósito
El principal propósito del programa de documentos vitales o esenciales comprende la
identificación, protección, conservación y preservación de todos los documentos que genere la
Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena y que son de vital
importancia para la continuidad de la organización, apoyando a la restitución, defensa y o
deberes de las personas que componen este tipología documental.
7.2.2 Objetivo del Programa
Identificar la documentación que se encuentra en los fondos acumulados y fondos documentales
de la organización con la intención de aplicar metodologías adecuadas que den como resultado
la salvaguardia y preservación de los documentos, evitando la perdida, adulteración y/o
falsificación de los mismos.
7.2.3 Alcance
Documentación de los procesos que intervienen en los documentos desde la creación de
documentos hasta su disposición final, integrando los parámetros necesarios para definir los
documentos que deben perdurar debido a su contenido legal, cultural o histórico.
7.2.4 Justificación
La Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena cuenta con más de
50 años ofreciendo servicios destinados a mejorar el bienestar de sus afiliados. Con la buena
ejecución de proyectos y planes que mejoran la calidad del afiliado, la Caja de Compensación
Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena cuenta con grandes volúmenes de documentos
que son de carácter especial pues contienen información relacionada con la institución, el
desarrollo y avance de la región y el mejoramiento continuo de los servicios destinados a los
afiliados.
Actualmente la Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena posee un
fondo acumulado y un fondo documental que contiene diferentes series que en su momento a
través de la creación de bancos terminológicos tendrán un carácter especial y de vital
importancia para la historia institucional de la organización así como histórica de la ciudad de
Cartagena de Indias.
Por otra parte los documentos que ya cuentan con un proceso de digitalización, se encuentran
en servidores ofrecidos por un tercero y quien tiene la responsabilidad de resguardar, preservar y
custodiar esta información, permitiendo el acceso y uso de la misma.
Toda la documentación producida por la Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi
Comfenalco Cartagena y que se encuentra bajo el manejo del área de Gestión Documental esta
categorizada de la siguiente manera:
Documentos textuales
Documentos iconográficos o de imagen
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Para los documentos sonoros y audiovisuales, no existe un criterio de resguardo, conservación o
preservación, implicando esto el desconocimiento del manejo de estos soportes, trayendo como
consecuencia la perdida, deterioro y/o filtración de la información.
Es necesario que a través del Programa de Documentos Vitales o Esenciales, se logre identificar y
determinar los documentos que no están llegando al área de Gestión Documental, pero que
deben entrar en un plan de conservación, preservación y resguardo para futuras consultas que
permitan tomar decisiones por parte de la Dirección de acuerdo a los acontecimientos,
situaciones y el contexto en general.
7.2.5 Metodología
Para la adecuada ejecución del Programa de Documentos Vitales o Especiales, es necesario que
la Caja Compensación Comfenalco Cartagena realice un cronograma el que se estipulen las
responsabilidades, los compromisos y se mantenga un seguimiento estricto para el cumplimiento
de todas las actividades programadas.
7.2.6 Actividades a realizar
Las actividades específicas para el desarrollo del Programa de Documentos Vitales o Esenciales
son:
Realizar inventario de documentos especiales producidos o recibidos
Definir el tratamiento adecuado para los documentos considerados como especiales y/o
vitales de acuerdo al soporte documental en el que se encuentren
Definir los formatos determinados para el caso de los documentos sonoros, de imagen y/o
audiovisuales
Establecer las condiciones locativas mínimas requeridas para la conservación de formatos
de tipo audiovisual, sonoro o de imagen
Realizar seguimiento periódico a los parámetros establecidos para cada una de las
actividades que se desarrollan de acuerdo al cronograma
Incentivar al personal a través de continuas capacitaciones sobre la importancia de la
memoria institucional y su impacto en la ciudad de Cartagena de Indias
7.2.7 Recursos
Personal idóneo con conocimientos en Gestión Documental para la implementación, ejecución y
seguimiento de las actividades programadas así como recursos tecnológicos que faciliten el
desarrollo del Programa.
7.2.8 Responsables
Oficina de Planeación y Estrategia Corporativa, Coordinación de Desarrollo Organizacional,
Coordinación de Gestión Documental y Unidades de Servicio.
7.2.9 Beneficios
La implementación de este programa trae como resultado la definición de parámetros requeridos
para preservar la información que es considerada de vital importancia para la toma de
decisiones por parte de la organización y que posee rasgos históricos por el impacto social,
ambiental, cultural y económico que puede contener.
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7.3. PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
7.3.1 Propósito
El Programa de Gestión de Documentos Electrónicos está orientado a simplificar de manera
óptima e integral los procesos de Gestión Documental armonizando el recurso humano y los
recursos tecnológicos disponibles en la gestión y tramite de los servicios ofrecidos para los afiliados.
7.3.2 Objetivo del Programa
Implementar estrategias, mecanismos y herramientas tecnológicas que permitan controlar y tener
un seguimiento estricto de los diferentes flujos documentales que nacen de la atención a los
afiliados a través de los diferentes servicios ofrecidos en la Caja de Compensación Familiar
Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena
7.3.3 Alcance
Integra todas las unidades de servicio de la Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi
Comfenalco.
7.3.4 Justificación
La implementación del Programa de Gestión de Documentos Electrónicos en la Caja de
Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena, requiere para su ejecución un
diagnostico que permita establecer la situación actual de los procesos de Gestión Documental
con relación a los recursos tecnológicos disponibles y
7.3.5 Metodología
La implementación del Programa de Gestión de Documentos Electrónicos está sujeta a la
elaboración de un cronograma de actividades que permita validar el cumplimiento de las
condiciones tecnológicas necesarias para garantizar los principios de conservación y
preservación física y digital de la información.
7.3.6 Actividades a realizar
Las actividades determinantes para la adecuada implementación del Programa de Gestión de
Documento Electrónico, son:
Elaboración del Diagnóstico de Recursos Tecnológicos disponibles
Cumplimiento del Modelo de Requisitos del Sistema de Gestión de Documento Electrónico
acorde a las necesidades de la organización
Actualización de los procedimientos de la organización de acuerdo a los parámetros
establecidos en el Programa de Gestión de Documentos Electrónicos (Workflow)
7.3.7 Recursos
Para la ejecución del programa de Gestión de Documentos Electrónicos, es necesario contar con
un equipo interdisciplinario que colabore al desarrollo de cada una de las actividades a realizar.
De igual manera se debe considerar una asignación económica incluida en el presupuesto del
área de Gestión Documental como recursos para el adecuado desarrollo del programa en
aspectos físicos y tecnológicos de acuerdo a las necesidades de la organización.
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7.3.8 Responsables
Jefe Unidad de Planeación Estratégica, Coordinador de Gestión Documental y Coordinación de
Hardware y Software.
7.3.9 Beneficios
Adquirir efectividad en la atención al afiliado a través de la innovación tecnológica, abordando
la interoperabilidad de los documentos electrónicos de archivo con las plataformas tecnológicas
disponibles en la organización, asegurando y garantizando la gestión y trámite de cada una de
las unidades de servicio.
7.4. PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES
7.4.1 Propósito
Asegurar el adecuado tratamiento archivístico a los documentos especiales tales como:
documentos cartográficos, sonoros, fotográficos y audiovisuales que son producidos por las
diferentes unidades de servicio de la Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco
Cartagena como resultado de su gestión.
7.4.2 Objetivo del Programa
Establecer lineamientos y acciones que permitan identificar los documentos especiales generados
en la Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena y cuyas
características exige un tratamiento archivístico específico y no convencional con relación a los
documentos que se producen de manera habitual.
7.4.3 Alcance
Definir el procedimiento que asegure la producción, organización, conservación y preservación
de los documentos especiales producidos o recibidos por la Caja de Compensación Familiar
Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena y que contengan características relacionadas con su
valor primario y secundario, permitiendo definir la existencia o veracidad de diferentes hechos y
cuya cualidad esta atribuida a su importancia histórica, administrativa, legal, jurídica, probatoria
y/o informativa.
7.4.4 Justificación
La Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena a través de su
existencia ha desarrollado diferentes proyectos en los que se ha generado un alto volumen de
documentos especiales y que no han sido tratados archivísticamente de la manera adecuada.
Con el desarrollo del Programa de Documentos Especiales, se busca crear una metodología
archivística destinada a garantizar de manera adecuada la conservación de todos estos
documentos, cuyo valor es importante para la historia institucional y que apoyan a la
investigación cultural, social y económica de la ciudad de Cartagena de Indias durante y
después de la ejecución de estos proyectos.
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7.4.5 Metodología
Documentar las actividades que se desarrollarán y permitirán la ejecución del presente programa,
iniciando con la creación de un inventario de documentos especiales generados por cada una
de las unidades de servicio y finalizando con la adecuada conservación y preservación de estos
documentos, cumpliendo con los parámetros establecidos para dicho proceso y acorde a las
unidades de almacenamiento con las que cuenta la Caja de Compensación Familiar Fenalco –
Andi Comfenalco Cartagena.
7.4.6 Actividades a realizar
La Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena con la finalidad de
dar cumplimiento al Programa de Documentos Especial, ha definido las siguientes actividades:
Realizar un diagnóstico de los documentos producidos por las diferentes unidades de
servicio de la Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena e
identificar de acuerdo a sus características cuales componen el listado de Documentos
Especiales
Documentar el procedimiento que establezca los lineamientos y características de los
formatos y formas para la entrega de Documentos Especiales por parte de las unidades de
servicio de la Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena
Planificar la implementación del programa de acuerdo a los recursos con los que se
cuenta y las necesidades de la empresa.
Concientizar a las unidades de servicio de la Caja de Compensación Familiar Fenalco –
Andi Comfenalco Cartagena sobre el manejo adecuado de los documentos especiales
acorde a los parámetros establecidos según las técnicas archivísticas aplicables.
7.4.7 Recursos
Se debe contar con personal capacitado y competente con relación al tema del manejo de
documentos especiales y un rubro dentro del presupuesto anual del área de Gestión Documental
para asegurar la adecuada conservación de estos documentos, considerando todos los soportes
y formatos en los que se deben preservar de manera adecuada.
7.4.8 Responsables
Jefe de Planeación Estratégica, Coordinadores de Unidades de Servicio, Coordinación de Gestión
Documental y Coordinación de Hardware y Software.
7.4.9 Beneficios
Garantizar la adecuada conservación y preservación de los documentos especiales generados
en la Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena, asegurando su
acceso y consulta de acuerdo a los permisos establecidos para cada unidad de servicio.
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7.5. PROGRAMA DE CAPACITACION ARCHIVISTICA
7.5.1 Propósito
Con la finalidad de dar cumplimiento al Art. 14 del Decreto 2609 de 2012, la Caja de
Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena incluirá en el Programa de
Capacitación Anual actividades de formación archivística que permitan fortalecer las
competencias y habilidades del personal del área de Gestión Documental en temas relacionados
con administración, organización y conservación de archivos, así como el desarrollo de acciones
de sensibilización del personal en general de acuerdo al cargo, ocupación y competencia.
7.5.2 Objetivo del Programa
Reforzar las competencias en temas de archivística y sensibilizar a todos los trabajadores de la
Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena con los nuevos
lineamientos, políticas y estrategias que nacen del diseño e implementación del Programa de
Gestión Documental.
7.5.3 Alcance
El área de Gestión Documental con el apoyo colaborativo de Talento Humano desarrollaran
actividades de capacitación y sensibilización de todo el personal de la Caja de Compensación
Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena en temas relacionados con la implementación
del Programa de Gestión Documental; por otra parte, las capacitaciones que recibirá el área de
Gestión Documental, estarán orientadas a la administración, organización y conservación de
archivos, de acuerdo a las responsabilidades y funciones de cada miembro.
7.5.4 Justificación
Con la finalidad de dar cumplimiento a la Circular Externa 2017-00002, emitida por la
Superintendencia de Subsidio Familiar, la Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi
Comfenalco Cartagena ha desarrollado el Programa de Gestión Documental como estrategia
para el fortalecimiento de todos los procesos, procedimientos y actividades que se derivan de la
función archivística y de la Gestión Documental.
Para la implementación del Programa de Gestión Documental se debe contar con el apoyo,
participación y concientización de todos los trabajadores de la Caja de Compensación Familiar
Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena en materia de Gestión Documental, propiciando las
buenas prácticas archivísticas.
7.5.5 Metodología
Diseño del cronograma de capacitaciones por parte del área de Gestión Documental
con destino a los trabajadores la Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi
Comfenalco Cartagena.
Inclusión de temas relacionados con administración, organización y conservación de
archivos en el Programa de Capacitación de la Caja de Compensación Familiar Fenalco –
Andi Comfenalco Cartagena, para los miembros del área de Gestión Documental.
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7.5.6 Actividades a realizar
Para cumplir con lo establecido en el Programa de Gestión Documental y acorde a las
necesidades exigidas por el programa de capacitación archivística, la Caja de Compensación
Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena ha definido las siguientes actividades.
Explicar al personal de la Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco
Cartagena a través de un no coma cuento semestral, las políticas, estrategias, procesos y
procedimientos que hacen parte de la Gestión Documental.
Apoyar la formación archivística para el personal del área de Gestión Documental,
fomentando prácticas avanzadas en el manejo y tratamiento de la información.
Revisar las necesidades de capacitación en temas de función archivística para todo el
personal de la Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena,
Incentivar la concientización y sensibilización de las nuevas políticas de Gestión
Documental de la Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco
Cartagena
Actualizar el Programa de Capacitación Archivística anualmente acorde a las nuevas
políticas, tendencias y actividades de la organización.
7.5.7 Recursos
Para el desarrollo del Programa de Capacitación Archivística, la Caja de Compensación Familiar
Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena considera necesario: recurso humano motivado y
competente para desarrollar las capacitaciones internas, recursos tecnológicos acorde a las
necesidades derivadas de cada una de las capacitaciones del personal en general, un rubro
presupuestal para capacitar a miembros del área de Gestión Documental en temas relacionados
con administración, organización y conservación documental.
7.5.8 Responsables
Secretaría General, Jefe de Planeación Estratégica, Jefe de Talento Humano, Coordinación de
Gestión Documental.
7.5.9 Beneficios
Funcionamiento efectivo de los procesos de Gestión Documental con relación a la gestión y
trámite de las diferentes unidades de servicio, apoyo de las unidades de servicio en la
implementación del Programa de Gestión Documental, adaptabilidad del personal a los cambios
generados por la implementación del Programa de Gestión Documental y mejoras de los
procesos de cada unidad de servicio con relación al manejo, tratamiento y conservación de los
documentos producidos.
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7.6. PROGRAMA DE AUDITORIA Y CONTROL
7.6.1 Propósito
Integrar el Programa de Gestión Documental a las auditorías internas de calidad, realizando
seguimiento y control a cada uno de los procesos establecidos en el área de Gestión Documental
con relación a las demás unidades de servicio.
7.6.2 Objetivo del Programa
Verificar el cumplimiento del Programa de Gestión Documental, garantizando su implementación
y las respectivas acciones de mejoramiento para contribuir a la optimización de los procesos.
7.6.3 Alcance
Todas las unidades de servicio de la Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco
Cartagena.
7.6.4 Justificación
La Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena en cumplimiento de
los procedimientos y políticas establecidas en el marco de las auditorías internas de calidad,
establece el Programa de Gestión Documental como recurso necesario para el cumplimiento de
la Circular Externa 2017-00002 emitida por la Superintendencia de Subsidio Familiar.
La planificación de las auditorias relacionadas con Gestión Documental estará sujeta a la
verificación del cumplimiento de la implementación del Programa de Gestión Documental,
acorde a lo establecido en el cronograma y a cada uno de los procesos específicos.
De acuerdo a los criterios establecidos por la auditoria, el Programa de Gestión Documental debe
contener oportunidades de mejora de acuerdo a los hallazgos encontrados para asegurar y
garantizar la no reincidencia de los mismos.
El área de Planeación Estratégica está a cargo de las auditorias de la Caja de Compensación
Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena y debe velar por la planificación e
implementación del Programa de Gestión Documental con la intención de recomendar los
ajustes necesarios.
7.6.5 Metodología
Elaboración de un cronograma para establecer la auditoria al Programa de Gestión Documental,
partiendo del cronograma diseñado para la implementación del mismo.
7.6.6 Actividades a realizar
La Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena determina las
siguientes actividades como requisito para contribuir al Programa de Auditoria y Control:}
Vincular el Programa de Gestión Documental como política obligatoria para las auditorias
de calidad de la Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena
Establecer el alcance y la aplicabilidad de la Política de Gestión Documental en la
organización.
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Diseñar autoevaluación para el seguimiento y control de los procesos que se derivan de la
Gestión Documental de la Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco
Cartagena.
Identificar las oportunidades de mejora para cada uno de los procesos establecidos en
Programa de Gestión Documental, acorde a las auditorías realizadas en periodos
anteriores.
Asegurar los procesos archivísticos de la organización incorporando temas de Gestión
Documental en la programación de auditorías generales.
7.6.7 Recursos
Se debe disponer de recurso humano competente en temas relacionados con Gestión
Documental para la planeación de las auditorías, acorde a las actividades establecidas en el
Programa de Auditoria y Control incluidas en el Programa de Gestión Documental.
Por otra parte se debe contar con la disponibilidad de recurso tecnológico para la recolección de
información generada por la auditoria y que permita tener un historial y/o antecedente de las
oportunidades de mejora encontradas para cada proceso auditado.
7.6.8 Responsables
Oficina de Planeación Estratégica
7.6.9 Beneficios
Mejora continua para cada uno de los procesos, optimizando los procedimientos establecidos y
satisfaciendo las expectativas de gestión de la Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi
Comfenalco Cartagena.
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7.7. PROGRAMA DE REPROGRAFIA
7.7.1 Propósito
Utilizar los recursos tecnológicos con los que se cuenta en la organización, para preservar los
documentos generados por cada una de las unidades de servicio, evitando los riesgos a los que
puede estar expuesta la documentación física.
7.7.2 Objetivo del Programa
Simplificar la conservación y preservación de la información generada en la Caja de
Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena en cada una de las unidades de
servicio, utilizando los recursos tecnológicos con los que se cuenta y facilitando el acceso, uso y
consulta de la información a través de la eficiencia administrativa.
7.7.3 Alcance
Todas las unidades de servicio de la Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco
Cartagena
7.7.4 Justificación
En el año 2008, la Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena
implementa el proceso de digitalización como proyecto de innovación tecnológica, orientado a
mejorar los procesos de acceso y consulta de la información. Con la creación del área de Gestión
Documental cada unidad de servicio expone sus inquietudes y es a través de esta área donde se
le brinda solución a la gestión y tramite que se genera por cada servicio ofrecido.
Una vez se adquiere la madurez del proyecto de digitalización, a mediados del año 2010 se
orientan algunos procesos al desarrollo de flujos de trabajo, sincronizando actividades
colaborativas, cooperativas y de coordinación al cumplimiento de diferente tareas establecidas
acorde a la gestión que genera cada unidad de servicio.
Con el Programa de Reprografía se han obtenido mejores tiempos de respuesta para gestionar y
tramitar los diferentes servicios que ofrece la Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi
Comfenalco Cartagena.
7.7.5 Metodología
Presentar a la alta dirección diferentes propuestas y/o proyectos que conlleven al mejoramiento
oportuno e integral del proceso de digitalización, acorde a las necesidades y requerimientos de la
Caja de Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena.
7.7.6 Actividades a realizar
Documentar el proceso de digitalización acorde a las necesidades de la Caja de
Compensación Familiar Fenalco – Andi Comfenalco Cartagena
Evaluar el proceso de digitalización verificando el cumplimiento de las condiciones
tecnológicas mínimas y necesarias para la adecuada conservación y preservación de la
información digital.
7.7.7 Recursos
Humano, económico y tecnológico.
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7.7.8 Responsables
Secretaria General, Oficina de Planeación Estratégica, Coordinación de Hardware y software,
Coordinación de Gestión Documental.
7.7.9 Beneficios
Impactar positivamente en la atención al afiliado asegurando y garantizando mejores
tiempos de respuesta para cada servicio ofrecido.
Mejorar la gestión y trámite de las unidades de servicio a través del acceso, consulta y
validación de la información generada.
8. ARMONIZACION DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL CON LOS PLANES Y SISTEMAS
DE GESTIÓN DE LA CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR FENALCO – ANDI COMFENALCO
CARTAGENA
8.1 Armonización con el Sistema de Gestión de la Calidad
Los documentos juegan un papel muy importante en los sistemas de gestión de la calidad ya que
sirven como base, fundamento, o soporte de dichos sistemas. La relación entre el Programa de
Gestión Documental y el Sistema de Gestión de la Calidad de la Caja de Compensación de
Fenalco Andi Comfenalco Cartagena se centra principalmente en la implementación de
acciones encaminadas a la planeación, producción, y gestión y tramite de los documentos en la
entidad. Entre algunas de las acciones que serán implementadas acorde a los compromisos
definidos para cada uno de los procesos documentales de la entidad se encuentran:
• Cumplir con los requisitos administrativos, legales, normativos, y tecnológicos relacionados con
la gestión documental.
• Controlar los registros y documentos vinculados a las Tablas de Retención Documental como
evidencia de la gestión y tramite de los requerimientos, procesos, y/o procedimientos de la
entidad.
• Estandarizar los procesos asociados a la planeación, procesamiento, administración,
conservación y preservación documental, a través de su ciclo de vida, en el corto, mediano y
largo plazo.
• Implementar procedimientos archivísticos y tecnológicos que garanticen la autenticidad,
integridad, disponibilidad, conservación y recuperación de los documentos.
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9. ANEXOS
9.1. Diagnóstico de la Gestión Documental
1. DATOS GENERALES
Carácter de la entidad Privada
Nombre de la entidad
Caja de Compensación de Fenalco Andi
Comfenalco Cartagena
Nit 8904800237
Departamento Bolívar
Ciudad/Municipio Cartagena
Categoría (Municipios)
Fecha de creación de la entidad (Acto
legal)
Número total de Dependencias 72
Dirección Zaragocilla Diagonal 30 No.50-187
Teléfono – PBX (+57 5) 6723800
Fax
Nombre del Representante Legal Diomedes Patiño Gutiérrez
Correo Electrónico Institucional
Dependencia a la que pertenece el
Archivo
Secretaria General
Denominación de la Unidad de Archivo Oficina de Gestión Documental
Funcionario Responsable del Archivo Jenssi Morales Canoles
Correo electrónico (Institucional) [email protected]
Cargo Coordinador
Tiempo en el Cargo 3 años
Fecha de Diligenciamiento 12/05/2017
1.1. Personal de Archivo
Cantidad Perfil Denominación del cargo
Carrera
Administrativa
4 Técnico o Tecnólogo Auxiliar Administrativo
1 Profesional Analista de Gestión Documental
1 Profesional Coordinador Gestión Documental
Contratistas 12 Técnico Auxiliar de Archivo
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1.2. Instancias Archivísticas (Reglamento General de Archivos, Ley 594 de 2000 y
Decreto 4124 de 2004).
Instancia Actos Administrativo expedido para su
creación (Incluya copia)
Comité de Archivo
Acta de Comité de Archivo No. 001
Consejo Departamental de Archivos (si aplica)
Consejo Municipal o Distrital de Archivos (si aplica)
Comité Evaluador de Documentos (si aplica)
Archivo General (Departamentos y Municipios)
Archivo Sectorial (únicamente en el caso de entidades
cabeza de sector)
1.3. Comité de Archivo
INTEGRANTE DEL COMITÉ
Secretario General o Subdirector Administrativo o Secretario de Gobierno X
Jefe de la Oficina Jurídica o su delegado X
Jefe de la Oficina de Planeación o su delegado X
Jefe de la Unidad Administrativa u Operativa del Archivo o Archivo Central X
RECURSOS HUMANOS
CONTROL INTERNO
1.3.1. ¿Cuenta el Comité de Archivo con un reglamento y funciones definidas? Si :__ , No :_X_
(Incluya una copia en caso afirmativo)
1.3.2. ¿Existe un cronograma de actividades del Comité? Si :__ , No :_X_ (Incluya una copia
en caso afirmativo)
1.4. Capacitación del Personal (Capacitación en materia archivística en los dos últimos
años al personal de archivo)
Tema
Entidad /
Instructor
Intensidad
Horaria Lugar Fecha
No.
asistentes
Elaboración de
Instrumentos
Archivísticos para una
óptima gestión
documental.
PRACTICA 16 Horas
Cr 44 # 74-85, Hotel
Atrium Plaza, ,
Barranquilla
Atlántico.
11 y 12
de Mayo
de 2015
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1.5. Proyectos Archivísticos en la Entidad
1.5.1. ¿Cuenta la Unidad de Archivo o Archivo General con un rubro presupuestal asignado?
Si: _X_, No: __. Valor: $ 566,291,250.00
1.5.2. ¿Tiene la entidad, un proyecto archivístico, que garantice la adecuada organización y
conservación de sus archivos? Si: _X_, No: __ (en caso negativo pasar al numeral 1.5.8) En caso
afirmativo, diligencie el siguiente cuadro, el tipo de proyecto archivístico que desarrollan
actualmente.
Clase de Proyecto Marque (X)
Creación, adecuación o implementación del Archivo General Territorial
o Sectorial o de espacios para archivo e infraestructura
Capacitación de personal en material archivística y de conservación
Conservación y Restauración del acervo X
Organización de fondos acumulados X
Microfilmación y Digitalización X
Otros:
X
Valor asignado al proyecto para la vigencia actual $ 566,291,250.00
Breve descripción del objeto puntual del proyecto:
1. Digitalización de documentos y archivos.
2. Custodia y administración de archivos físicos.
1.5.3. ¿Está el proyecto archivístico inscrito en el Plan de Ordenamiento Territorial?
Si: __, No: _X_
1.5.4. ¿Cuenta con personal propio o contratistas idóneos para su ejecución?
Si: __, No: _X_
Especifique (describa el perfil del personal (técnicos, restauradores, archivistas, etc.)):
Auxiliares Administrativos
1.5.5. ¿Se han asignado recursos del proyecto para la adquisición de tecnologías?
Si: _X_, No: __
En caso afirmativo, especifique en que han consistido las adquisiciones en cuanto a:
Software (Bases de datos, sistemas de información, software base, etc.)
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1. Una (1) Licencia DocuWare PROFESSIONAL Server.
2. Doce (12) Licencia Docuware Client.
Hardware (Equipos, Servidores)
1. Cinco (5) equipos de cómputo para control del proceso de digitalización.
2. Escáneres para la digitalización de la documentación entregada.
1.5.6. Relacione en la siguiente tabla los contratos que en materia de archivos haya
ejecutado la entidad en los últimos 5 años:
No. Objeto Contratista Valor Plazo
ejecución
011-2001
Almacenamiento y
administración de archivos
físicos e inactivos modalidad
Outsourcing
Microcolsa
Storage &
Security
$ 37,752,750 12 meses
0013-2008 Digitalización de documentos y
archivos
Microcolsa
Grupo Digitex
S.A.S.
$ 528,538,500 24 meses
114-99
Mantenimiento de Hardware y
Software para la administración
archivo electrónico con
respaldo en el almacenamiento
disco óptico
Microcolsa
Grupo Digitex
S.A.S.
$ 4356 USD 24 meses
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2. GESTION DOCUMENTAL
2.1. Requisitos Básicos
2.1.1. Reglamento Interno de Archivo y Correspondencia.
¿Cuenta la entidad con un reglamento Interno de Archivo y Correspondencia, basado en el
Reglamento General de Archivos y demás normas complementarias? Si: __, No: _X_ (Adjunte
copia del Acto Administrativo de adopción del Reglamento)
En caso afirmativo, ¿contempla los siguientes aspectos?
a. Fase de formación del archivo. Si: __, No: __
b. Definición del grupo o unidad responsable del tema de archivo y correspondencia al interior
de la entidad. Si: __, No: __
c. Ámbito de aplicación. Si: __, No: __
d. Control sobre la entrada y salida de comunicaciones oficiales. Si: __, No: __
e. Acceso a los documentos. Si: __, No: __
f. Producción documental y competencia de firmas. Si: __, No: __
g. Procedimiento de modificación de Tablas de Retención Documental. Si: __, No: __
h. Organización de archivos de gestión. Si: __, No: __
i. Diligenciamiento del inventario único documental. Si: __, No: __
j. Conservación de documentos. Si: __, No: __
k. Organización del Archivo Central. Si: __, No: __
l. Prohibiciones. Si: __, No: __
2.2. Procesos y/o procedimientos de Gestión Documental:
2.2.1. Cuenta la Entidad con un PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL IMPEMENTADO?
Si: __, No: _X_. En caso que sea afirmativa su respuesta, indique si se implementó software alguno
y las principales funcionalidades:
2.2.2. Enuncie cuales son los procesos archivísticos que incluye. Incluya copia de los mismos.
2.2.3. Producción Documental (Generación de documentos en la institución en cumplimiento
de sus funciones – Reglamento General de Archivos)
2.2.4. ¿Cuenta la Entidad con formatos para uso general de la Entidad regulados?
Si: _X_, No: __. En caso afirmativo, ¿Han sido regulados por que unidad o proceso?
R/. Lo formatos de la entidad se encuentran regulados por la unidad de Estrategia Corporativa
2.2.5. ¿Existen formatos establecidos para los documentos digitales? Si: __, No: _X_
2.2.6. ¿Cuenta la Entidad con procedimientos establecidos para el manejo y la conservación
de documentos electrónicos enviados y recibidos a través de correo electrónico? Si: _, No: _X_
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2.2.7. Unidad de Correspondencia y Archivo (Acuerdo 060 de 2001)
2.2.7.1. ¿Cuenta la Entidad con Unidad(es) de Correspondencia y Archivo? Si: _, No: _X_
(Incluir acto administrativo de creación). Denominación:
2.2.7.2. ¿Cuenta la Unidad con Ventanilla Única (Decreto 2150 de 1995 Articulo 32)?
Si: __, No: _X_.
2.2.7.3. ¿Cuentan con software alguno para la recepción y radicación de
documentos? Si: _X_, No: __. ¿Cuál?: Cloud for Customer C4C
2.2.7.4. ¿Se le hace seguimiento a las comunicaciones recibidas, para que respondan a
tiempo? Si: _X_, No: __. Responsable: Al recibir las comunicaciones son asignadas
inmediatamente a un responsables en el sistema de radicación y a través de este mismo se
le hace seguimiento a los tiempo de atención asignados para sus respuestas.
2.2.7.5.
Radicación de documentos SI NO Explique como
¿Se asigna número
consecutivo a los
documentos?
X
Consecutivo generado
automáticamente por el aplicativo de
radicación
¿Cuentan con planillas de
radicación y control?
(Adjunte copia)
X
¿Se realiza verificación y
confrontación de folios,
copias, anexos?
X
¿Se conforma el consecutivo
de comunicaciones
oficiales?
X
2.2.7.6. Incluya dos fotografías del lugar donde se está centralizando los procesos de
recepción, tramite y envió de correspondencia y de la Ventanilla Única.
R/. Los procesos de recepción y trámite de correspondencia no se encuentran centralizados,
y la Ventanilla Única aún no se encuentra implementada en la entidad.
Fotografía No. 1 Fotografía No. 2
2.2.7.7. Regionales y sedes
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Si la Entidad tiene regionales, ¿cuentan con unidades de correspondencia en cada
una de ellas? Si: _X_, No: __. En caso afirmativo, especifique el número total:
¿Se centralizan las comunicaciones en una sola sede? Si: _X_, No: __
2.2.8. Distribución de Documentos (Actividades tendientes a garantizar que los documentos
lleguen a su destinatario)
Respondan si se llevan o no a cabo las siguientes actividades:
2.2.8.1 Distribución de Documentos Externos e Internos (Articulo 5,acuerdo 060 de 2001) SI NO
Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo con la competencia X
Enrutamiento de documentos a dependencia competente (Adjuntar una copia de
planilla de entrega) X
Registro de control de entrega de documentos recibidos X
2.2.8.2 Distribución de Documentos Enviados SI NO
Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo
electrónico, tramite en line, pagina web, otros: X
¿Controla la unidad de correspondencia que las firmas de documentos oficiales
correspondan a las autorizadas en los manuales de procedimientos?
Control y firma de guías y planillas de entrega X
Registro de control de envió de documentos X
2.2.9 Tramite de Documentos (Curso del documento desde su producción o recepción
hasta el cumplimiento de su función administrativa)
SI NO
¿Existe un control de entrega de los documentos a las dependencias? X
¿Se hace un seguimiento a las solicitudes pendientes? En caso afirmativo indique con
cuál de las siguientes herramientas X
Planillas de control (Adjuntar Formato)
Aplicativos (Adjuntar impresión de pantalla) X
¿Las respuestas son remitidas a la ventanilla única o directamente al solicitante? X
¿Dispone la entidad de servicios de alerta para hacer seguimiento a los tiempos de
respuesta de las comunicaciones recibidas? X
¿Cuentan las comunicaciones oficiales enviadas y recibidas por correo electrónico
con una reglamentación para su utilización y las unidades de correspondencia tienen
control de los mismos, garantizando el seguimiento?
X
¿Se hacen copias de seguridad de la información contenida en los correos
electrónicos de la entidad? X
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2.2.10 Organización de los Documentos (Conjunto de acciones orientadas a la clasificación,
ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los
procesos archivísticos)
2.2.10.1 Clasificación Documental
2.2.10.1.1 Tablas de Retención Documental:
¿Cuenta la entidad con manual de funciones por dependencias? Si: __, No: _X_.
(Incluya copia del acto administrativo mediante el cual se aprobó o actualizo)
SI NO Observaciones
¿Elaboro la entidad sus Tablas de Retención
Documental? X
¿Fueron avaladas por el Comité de Archivo de la
Entidad? (Anexar copia) X
¿Fueron aprobadas por la instancia correspondiente?
(Anexar acta de aprobación o acto administrativo) X
¿Una vez aprobadas por la instancia competente,
expidió el representante legal de la entidad el acto
administrativo ordenando su adopción y aplicación
en la entidad?
X
Desde la aprobación de las TRD, ¿la entidad ha sido
reestructurada? X
En caso afirmativo, ¿fueron actualizadas las TRD y
presentadas ante el Comité de Archivo para su
aprobación? X
Las TRD fueron
actualizadas pero no
fueron presentadas al
Comité de Archivo
¿La unidad de Archivo ha realizado jornadas de
capacitación a todos los servidores de la entidad
para la aplicación de las TRD?
X
¿Se han elaborado instrumentos que refuercen y
normalicen la organización de los documentos y
archivos de gestión y la preparación de las
transferencias documentales? (Adjúntelos)
X
¿A la fecha esta él 100% de la entidad aplicando sus
respectivas TRD en los archivos de gestión? X
¿Ha realizado la unidad de archivo visitas de
verificación a la aplicación de TRD en las
dependencias?
X
¿Se han identificado series documentales que no se
manejen en papel sino en medios magnéticos u otros
soportes?
X
En caso afirmativo, ¿se organizan teniendo en cuenta
las TRD? X
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Si tiene TRD aprobadas mencione las series documentales de conservación total
Series Documentales
Nombre Nombre Nombre
ACTAS DE DIRECCION CUPOCREDITO HOJAS DE VIDA
LINEAS DE CREDITO NOMINA CONVENIO
ADMINISIONES Y
REGISTRO
CEL CARTERA
Mencione los tiempos de retención y la disposición final que se han asignado a las
siguientes series (en el caso de series que no estén incluidas en su TRD, simplemente omítalas)
Series Tiempos de Retención
Disposición Final Gestión Central
Contratos 1 año Indefinido Conservación Total
Historias Laborales 1 mes Indefinido Conservación Total
Nominas 1 mes Indefinido Conservación Total
Historias Clínicas (si aplica) Indefinido Conservación Total
2.2.10.2 Ordenación Documental
SI NO
Conformación y apertura de expedientes X
En la entidad se manejan sistema(s) de ordenación X
Ordinal (consecutiva, progresivamente. Ej. Cuenta interna No.
0966,0967, etc.) X
Cronológico
Toponímico (o alfabeto geográfico)
Foliación X
¿Cuenta la entidad con instructivos de foliación? X
¿La foliación se realiza en lápiz de mina negra? (en caso negativo, especifique con
que se hace en esta misma casilla):
Sello de Radicación
X
¿Se utilizan números con el suplemento A, B, C, o bis? X
¿Se escribe el numero en el borde superior derecho? (en caso negativo, especifique
en donde se hace en esta misma casilla) X
¿La foliación se hace teniendo en cuenta el sentido del texto? (si es vertical u
horizontal) X
¿La foliación se realiza desde el momento en que se ingresan los documentos? X
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2.2.10.3 Descripción Documental
SI NO
¿Cuenta la entidad con instrumentos de recuperación? (inventario, catálogos,
fichas o índices, entre otros) base de datos en servidor PC X
¿Dispone la entidad de una herramienta informática para la descripción de archivos
administrativos? X
¿Qué software se utiliza?
Docuware Client
2.2.10.3.1. Inventario Único Documental (Acuerdo 042 de 2002, artículo séptimo)
¿Se diligencia en los archivos de gestión, central e histórico él Inventario Único
Documental? (responda sí o no en cada casilla)
GESTION CENTRAL HISTORICO
NO SI SI
¿Se utiliza el formato establecido por el AGN mediante Acuerdo 042 de 2002 (FUID),
con todos los campos contemplados? Si: __, No: __. (Adjunte una copia del formato utilizado)
2.2.11 Consulta de Documentos (Acceso a un documento o grupos de documentos con el fin
de conocer la información que contiene)
SI NO
¿Dentro del Reglamento Interno de Archivo se encuentra la forma de realizar
consultas de documentos? X
¿Existen controles al préstamo de documentos? ¿Cuáles?
Procedimiento de Consulta y Préstamo de Documento
Formato para solicitud de consulta y préstamo de documento
Formato “Testigo de Documento Afuera”
X
2.2.12 Archivos de Gestión
Aspecto Generales SI NO
¿La organización del 100% de los archivos de gestión se basa en las TRD? X
¿Los tipos documentales se ordenan aplicando el PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL? X
¿Los expedientes están foliados en el 100% de los ARCHIVOS DE GESTION? X
¿Los documentos de apoyo están debidamente identificados y separados de los
archivos de gestión, en el 100 de las dependencias? X
¿Cuenta con documentos electrónicos en su archivo de gestión? X
X
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En caso afirmativo, ¿se organizan conforme a las TRD? X
¿Se elaboran inventarios documentales? X
¿Están actualizados los inventarios de cada dependencia? X
¿Se realizan transferencias primarias, siguiendo un plan de transferencias? X
¿Conoce el volumen documental aproximado del 100% de los archivos de gestión?
En caso positivo indíquelo: X
¿Los funcionarios al ser trasferidos a otras dependencias o al retirarse entregan la
documentación a su cargo con inventario? X
Incluya aquí fotografías de cuatro (4) archivos de gestión, y mencione el nombre de la
dependencia a la que corresponden. Nota: no es opcional él envió del registro fotográfico.
Fotografía No. 1 Fotografía No. 2
Fotografía No. 3 Fotografía No. 4
2.2.12.1 Organización de Historias Laborales
¿Están organizadas con base en las TRD de la dependencia? Si: __, No: _X_.
¿Se tomó en cuenta la Circular 04 de 2003 para la organización? Si: __, No: _X_.
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¿Están ordenados los documentos cronológicamente? Si: __, No: _X_.
¿Están foliados todos los expedientes? Si: __, No: _X_.
¿Cuenta cada historia laboral con hoja de control? Si: __, No: _X_.
¿Cuentan con un Inventario Documental actualizado de las historias laborales?
Si: __, No: _X_.
¿Disponen de alguna herramienta informática para su descripción y control?
Si: _X_, No: __.
Adjunte dos fotografías de historias laborales de personal activo, donde se aprecie el espacio
destinado a las historias, las unidades de conservación, foliación, hoja de control, etc.
Fotografía No. 1 Fotografía No. 2
2.2.13 Organización de Contratos
SI NO
¿Se organizan conforme lo establece la TRD de la Unidad de Contratación o quien
haga sus veces? X
¿Está la serie de Contratos centralizada en una dependencia? X
¿Durante el proceso de conformación del expediente se utiliza una lista de chequeo
o fin de verificar que se incluyan todos los soportes correspondientes? X
¿Están ordenados los documentos cronológicamente? X
¿Cuentan con hojas de control (nota: no es obligatorio) X
¿Están foliados todos los expedientes? X
¿Cuentan con un inventario único documental de la serie actualizado? X
2.2.14 Numeración de Actos Administrativos
¿Conoce el responsable de la numeración de los actos administrativos, el Acuerdo 060 de
2001, Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en
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las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, emitido por el AGN? Si: __,
No: _X_.
¿Es la numeración de los actos administrativos consecutiva con números completos?
Si: _X_, No: __.
¿En qué momento se asigna la numeración de los actos administrativos, antes o después de
ser firmados por el representante legal o su delegado? Explique:
2.2.15 Transferencias Documentales Primarias
¿En este momento se realizan transferencias de los archivos al Archivo Central? Si: __, No: _X_.
En caso negativo, explique el motivo:
¿Tiene la oficina responsable del Archivo Central un cronograma anual de transferencias
según la TRD? Si: __, No: _X_. (adjuntar cronograma de la presente vigencia con comprobantes
de recepción de las diferentes oficinas)
¿Se ajustan las dependencias al cronograma anual de transferencias? Si: __, No: _X_.
El proceso de preparación de la documentación para las transferencias, ¿está a cargo del
Archivo Central o de las oficinas que entregan?
R/. El proceso de preparación de la documentación para las transferencias se encuentra a cargo
del Archivo Central.
¿Se realizan o no los siguientes procesos?
SI NO
Eliminación material metálico (ganchos, clips, grapas, etc.) X
Cambio de papel químico (fax, etc.) por copias X
Foliación X
Re-almacenamiento X
Diligenciamiento del Inventario Único Documental X
Depuración de copias y Eliminación de las mismas con levantamiento de Acta X
2.2.16 Archivo Central
SI NO
¿El Archivo Central recibe de las dependencias, las transferencias documentales
primarias en las unidades de almacenamiento (carpeta y cajas) adoptadas por la
entidad y conforme con lo establecido en el Reglamento Interno de Archivos?
X
¿Se realiza el cotejo con el Inventario Único Documental? X
¿Se aplica la TRD en la organización del Archivo Central? X
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Volumetría del Archivo Central
TOTAL
Metros lineales
Número total de
expedientes
Inventario Actualizado
SI NO
2.2.16.1 Eliminación
¿Se realizan los siguientes procesos para la eliminación de documentos? SI NO
Diligenciamiento del Inventario Único Documental X
Diligenciamiento del Acta de Eliminación X
Destrucción física de los documentos X
2.2.16.1.1 ¿La destrucción física se realiza por?
SI NO
Picado de papel X
Reciclaje X
Otras: X
2.2.17 Transferencias Documentales Secundarias
¿Se han realizado transferencias secundarias desde el Archivo Central de la entidad al archivo
histórico, o en el caso de Gobernaciones o Alcaldías desde entidades descentralizadas al
Archivo Central? Si: __, No: _X_.
En caso afirmativo, ¿Cuántas transferencias se han realizado?
2.2.18 Transferencias Documentales Secundarias
¿Ha recibido transferencias secundarias de otras entidades? Si: __, No: _X_.
En el siguiente cuadro, incluya el nombre de las entidades de las cuales haya recibido
transferencias secundarias (únicamente documentación histórica)
Transferencias Documentales Secundarias
Entidad Año
NINGUNA 0
En el siguiente cuadro, incluya el nombre de las entidades de las cuales haya recibido
transferencias por liquidación, fusión o privatización.
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Liquidación Fusión
Entidad Año Entidad Año
NINGUNA 0 NINGUNA 0
En caso de haber recibido documentación de otra entidad por otros motivos inclúyalos aquí:
¿Se entregó la documentación organizada como lo estipula el Acuerdo 41 de 2002?
Si: __, No: _X_.
2.2.19 Microfilmación y/o Digitalización
¿Ha adelantado procesos de microfilmación y/o digitalización en la entidad?
Si: _X_, No: __.
¿Ha establecido la entidad a través del Comité de Archivo, las directrices para digitalizar o
microfilmar la documentación? Si: __, No: _X_. Indique cuales son:
R/. Para el proceso de digitalización de la entidad se establecieron los siguientes procedimientos:
P-SEC-02 Control de Calidad y P-SEC-05 Prestación de Servicios de Digitalización.
Responda si dentro del proceso de disposición final de documentos se tienen previstas las
siguientes acciones correspondientes a la microfilmación y digitalización:
SI NO
Previa aprobación y aplicación de las Tablas de Retención Documental X
Previa aprobación y aplicación de las Tablas de Valoración Documental X
Metodología y plan de trabajo X
Definición de calidad, según la fase del ciclo vital en el cual se requiere (en el caso
de la digitalización) X
Control de calidad durante todo el proceso X
Se ajustan los proceso técnicos de reprografía a las normas técnicas de calidad
(NTC 3723, 4080,5174 y 5238) X
¿Después del proceso de microfilmación o digitalización, es eliminado el documento
original? X
Si respondió afirmativamente la pregunta anterior, explique los criterios para realizar esta acción:
¿En qué formato se genera el proceso de digitalización?: TIFF, PDF.
2.2.20 Fondos Acumulados
2.2.20.1. Organización del fondo documenta acumulado
¿Tiene la entidad Fondos Acumulados? Si: _X_, No: __.
En caso afirmativo, incluya la cantidad de metros lineales aproximada (solo incluya aquellos
que no han sido intervenidos):
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R/. 563 metros lineales
Incluya dos fotografías de los mismos.
Fotografía No. 1 Fotografía No. 2
¿Ha realizado la entidad procesos de organización de fondos acumulados durante los
pasados 5 años? Si: _X_, No: __.
Año Metro lineales Organizados
2015 No se determinó en su momento la cantidad
de metros lineales que fueron organizados.
Indique el valor total de la organización de dicho fondo:
R/. El proceso de organización no abarco toda la documentación almacenada en el fondo
acumulado y fue ejecutada por el personal encargado del Archivo Central, no generando
gastos adicionales a la entidad más allá del presupuesto asignado al proceso de digitalización
que se lleva a cabo en la misma.
En caso de haber realizado un proyecto de organización de sus fondos acumulados, incluya 2
fotografías de dicho proceso y enumere las actividades realizadas.
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Fotografía No. 1 Fotografía No. 2
Explique si el mismo incluyo las siguientes fases:
1. Diagnóstico: Establecimiento del nivel de organización documental. Si: __, No: _X_.
2. Reconstrucción de la Historia Institucional. Si: __, No: _X_.
3. Plan de Trabajo Archivístico Integral. Si: __, No: _X_.
4. Organización Documental y procesos técnicos. Si: __, No: _X_.
SI NO
Identificación, clasificación, depuración y ordenación X
Inventario X
Valoración X
Selección Documental X
Si posee aun fondos acumulados, ¿se ha evaluado la necesidad de hacer un proceso de
organización a corto plazo? Si: __, No: _X_. (en caso negativo pase al ítem 4.2.5).
¿Tienen actualmente algún proyecto para la organización de estos fondos? Si: __, No: _X_. (En
caso afirmativo, adjunte copia del mismo)
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2.2.20.2. Tablas de Valoración Documental
¿Cuenta la entidad con TVD aprobadas por la instancia competente? Si: __, No: _X_. Acto:
¿Elaboro la entidad sus TVD o se contrató un tercero?
¿Se aplicaron? Si: __, No: _X_.
Explique cómo se realizó la organización, si no elaboraron:
R/. Se organizaron de acuerdo a los tipos documentales establecidos en la Tabla de Retención
Documental y según criterios de proporcionados por el área generadora de los documentos.
2.2.21 Archivo Histórico
SI NO
¿Se han realizado transferencias secundarias? X
¿Recibe las transferencias secundarias previamente revisadas y cotejadas con su
respectivo inventario? X
¿Existen instrumentos de consulta?(especifique cuales)
Software de consulta de documentos digitalizados (Microcolsa
Consulta Internet)
X
¿Cuáles son los documentos (o conjunto de documentos) de interés cultural que posee en su
archivo? (indique asuntos y fechas):
R/. No existen documentos de interés cultural en los archivos de la entidad.
Volumetría del archivo histórico
TOTAL
Metros lineales
Número aproximado
de expedientes
Inventario Actualizado
SI NO
Cantidad No Estimada Expedientes sin
contabilizar X
Transferencias de Documentación Histórica a otras entidades.
Si la entidad ha realizado transferencias secundarias a otra entidad, diligencie la siguiente tabla.
Entidad Año
Ninguna 0
Pérdida de Documentación. Indique si en algún momento de la historia de la entidad, ha
sufrido perdida de documentación e indique las causas.
Causas Fecha Observaciones
Atentados terroristas N/A No se han presentado perdida de documentos
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Asonadas / Manifestaciones N/A No se han presentado perdida de documentos
Fenómenos naturales N/A No se han presentado perdida de documentos
Otros N/A No se han presentado perdida de documentos
(Si incluyo en la tabla anterior el registro de algún suceso, favor incluir fotografías que soporten
la información)
Actualmente, ¿tiene la entidad archivos en riesgo de desaparición? Si: __, No: _X_.
En caso afirmativo, especifique el tipo de documentos y las causas de riesgo:
Fotografía No. 1 Fotografía No. 2
2.2.22 Protocolos Notariales:
¿Custodia la entidad en su acervo documental, protocolos notariales que en años anteriores
hayan sido transferidos por las Notarías del Círculo respectivo? Si: __, No: _X_.
En caso afirmativo, indique las fechas extremas de los protocolos y haga una breve
descripción del estado de conservación:
Incluya fotografías de los protocolos notariales que custodia.
Fotografía No. 1 Fotografía No. 2
3. OTROS SOPORTES
¿Cuenta la entidad con material fotográfico, de audio o video en sus archivos de gestión,
central o histórico? Si: _X_, No: __, en caso positivo, enumere los soportes, cantidades, fechas
extremas y estado de conservación.
R/. La entidad cuenta con material fotográfico, de audio, y video que aún no ha sido vinculado
al Archivo Central ni inventariados, de las cuales se desconocen las fechas extremas.
Fotografía No. 1 Fotografía No. 2
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4. CONSERVACION
4.1. Depósitos de Archivos
Condiciones Constructivas y Locativas
Época de construcción de la edificación: Indefinida
Numero de depósitos: 2
Localización del depósito en el edificio y Nivel en el que se encuentra: 1
Condiciones Generales SI NO Observaciones
Ubicación
a. El deposito se encuentra en un terreno:
Estable geológicamente X
Sin riesgos de humedad subterránea X
Libre de problemas de inundación X
b. Está situado a zonas cercanas a:
Industrias contaminantes X
Posible objetivos bélicos X
Estaciones de servicios X
Aspectos estructurales
¿La resistencia de las placas y pisos están
dimensionadas para soportar una carga mínima de
800 Kg/m2 o 1250 Kg/m2, si se utiliza estantería
rodante?
X
¿Posee pisos en materiales no porosos de fácil
limpieza? X
¿Los muros presentan fisuras, grietas o manchas de
humedad? X
¿Existen problemas de goteras por mala
impermeabilización u otros problemas relacionados
con los techos?
X
¿Tienen ventanas en los depósitos de archivo? En
caso afirmativo, describa de que tipo. X
Ventanas de vidrio fijo con
marcos de madera y barrotes
de hierro.
¿Las ventanas tienen filtros U.V.? X
¿Impiden el acceso de insectos, aves y roedores? X
¿Se hace control y mantenimiento a las instalaciones
eléctricas e hidráulicas? X
Condiciones Ambientales
¿Alguna vez se han hecho mediciones de las
condiciones ambientales de los depósitos? En caso
afirmativo incluya los resultados
X
¿Cuenta el archivo con un sistema de medición de
condiciones ambientales? X
¿Tiene el depósito ventilación natural? Explique cómo
se da X
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En caso negativo, ¿Cuenta con ventiladores u otros
sistemas que permitan el intercambio del aire y la
aireación del archivo?
X
Si existen ventiladores o aire acondicionado, ¿se
apaga durante las horas en que no hay personal?
No existen ventiladores en los
depósitos de archivos.
¿Con que tipo de iluminación cuenta el depósito de
archivo?
Lámparas de tubo
fluorescente
¿Cuentan las lámparas con filtros U.V.? X
Distribución
¿El deposito está separado de
las zonas de trabajo archivístico? X
las áreas de consulta? X
almacén u otras oficina? X
Estantería y mobiliario
Indique de cuales tipos de estantería poseen
Fija (2.20 metros de alto) X
En caso de ser fija, ¿está asegurada al piso y a los
muros? X
Rodante
Industrial
Materiales
Metal X
Madera
Otro:
¿Está en buen estado? Explique
R/. La estantería se encuentra firme, no presenta desgaste por corrosión, ni sobrecarga que
pueda disminuir su tiempo útil.
¿Se utiliza el cerramiento superior de la estantería
como lugar de almacenamiento? X
¿La distancia entre el techo y el cerramiento superior
es de un (1) metro? En caso negativo, indique la
distancia.
X 40 cm
¿La distancia entre el piso y la balda inferior es mayor
a 10 cm? X
¿Cuentan con planotecas para almacenamiento de
obras de gran formato? X
Distribución de las estantería
¿La distancia entre los muros y la estantería es mínimo
de 20 cm? X
¿La distancia entre un estante y otro es mínimo de 70
cm? X
¿Tiene la estantería un sistema de identificación visual
de la documentación acorde a la signatura X
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tipográfica?
4.2. Unidades de Almacenamiento
Archivos de Gestión
(Identifique las unidades de almacenamiento que actualmente se utilizan)
Marque con una “X” los que correspondan
Cajas AZ X
Carpetas de Yute Carátulas y ganchos legajador X
Carpetas de Propalcote Argollados y anillados X
Tomos empastados X Sobres protectores plásticos
Paquetes (bolsas plásticas o expediente
amarrado) X
Otros:
Archivo Central y Archivo Histórico
(Identifique las unidades de almacenamiento que actualmente se utilizan)
Marque con una “X” los que correspondan
Cajas
Archivo Histórico X AZ X
X-100 Carátulas y ganchos legajador X
X-200 X Argollados y anillados X
X-300 X Sobres protectores plásticos
Otros: Otros:
Carpetas de Yute
Carpetas de Propalcote (especifique número
de aletas: )
4.3. Sistemas de Prevención y Atención de Emergencias
SI NO Cantidad
¿Cuenta el depósito de archivo con extintores? X 3
Tipo
Agua
CO2
Solkaflam
Multipropósito X 3
¿Tiene sistema de alarma contra incendio? X
¿Cuentan con sistema de seguridad contra robos? (Celaduría, Circuito
Cerrado de Video o Televisión, otros). Especifique:
R/. Se cuenta con celaduría realizada por empresa de vigilancia que
custodia la empresa
X
¿Cuentan con sistemas de detección de fuego? X
¿Cuenta el depósito con señalización para la ubicación tanto de X
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equipos de atención de desastres como rutas de salida?
4.4. Limpieza de Áreas y Documentos
SI NO
¿Se realiza la limpieza de las instalaciones del depósito de archivo? X
¿Con que periodicidad?
Semanal
Mensual
Otros:
R/. Trimestral X
¿Tiene sistema de alarma contra incendio? X
¿Se realiza la limpieza de la estantería? X
¿Con que periodicidad?
Semanal
Mensual
Otros:
R/. Trimestral X
Describa como se hace la limpieza:
R/. Se descargan las cajas que reposan en la estantería y se procede a realizar la limpieza
utilizando un paño semihumedo para retirar el polvo acumulado, luego se seca la
superficie con un paño seco y se colocan nuevamente las cajas en su lugar.
¿Se realiza la limpieza de la documentación? X
¿Con que periodicidad?
Semanal
Mensual
Otros:
Describa como se hace la limpieza:
R/. No se hace limpieza de los documentos
¿El personal que manipula la documentación utiliza elementos de seguridad
industrial, como guantes, tapabocas, gorros, batas, etc.?
X
¿Se realiza en el depósito de archivo programas de control de plagas? X
Desinfección
Desinsectación X
Desratización X
Si la respuesta es afirmativa, enuncie la periodicidad con la que se realiza, el método y
elementos con los que lo hacen:
R/. Semestralmente
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4.5. Incluya fotografías del Archivo Central y los diferentes depósitos de archivo que
posean.
(En caso de que la entidad haya realizado obras de mejoramiento en los archivos, sírvase incluir
fotografías que ilustren el antes y después)
5. ENTIDADES DESCENTRALIZADAS Y ENTIDADES PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES PUBLICAS DEL
ORDEN TERRITORIAL
5.1. Las alcaldías y gobernaciones deberán complementar la información solicitada en el
siguiente cuadro. Puede incluir las casillas que requiera
Entidad Descentralizada Privada Información de
Contacto Representante Legal
5.2. Solo para Gobernaciones y Alcaldías
5.2.1. ¿Cuenta su territorio con Archivo Histórico? Si: __, No: __.
5.2.2. En caso positivo diligencie los siguientes datos. (Incluir aquellos archivos históricos
custodiados por Academias de Historia, entre otros)
Nombre Representante Legal Información de Contacto Apoyo del departamento
o municipio
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9.2 Mapa de Proceso de la Entidad
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9.3 Presupuesto asignado al proceso de Gestión Documental
PRESPUESTO GESTIÓN DOCUMENTAL AÑO 2017
Detalle de Proyección por Cuentas/Pospre/ Valor
CeCo SEGMENTO
CÓD.
CUENTA
MAYOR
POSPRE NOMBRE CUENTA MAYOR PPTO. 2017
19122 9100
5135500000
5135 TRANSPORTE, FLETES Y
ACARREOS $ 15,050
19122 9100 5135200000
5135 PROCESAMIENTO ELECTR $ 287,750,886
19122 9100 5145
5145 MANTENIMIENTOS $ 1,346,441
19122 9100 5160280000
5160 DEPRECIACIÒN $ 138,984
19122 9100 5160240000
5160 DEPRECIACIÒN $ 168,023
19122 9100 5195600000
5195 CASINO Y RESTAURANTE $ 515,773
19122 9100 5105060100
5105060100 SUELDO BASICO $ 86,560,757
19122 9100 5105150000
5105150000 HORAS EXTRAS Y RECAR $ 3,009,240
19122 9100 5105270000
5105270000 AUXILIO DE TRANSPORT $ 4,974,509
19122 9100 5105300000 5105300000 CESANTIAS $ 9,589,071
19122 9100 5105330000 5105330000 INTERESES SOBRE CESA $ 1,193,486
19122 9100 5105360000 5105360000 PRIMA DE SERVICIOS $ 9,659,020
19122 9100 5105390000 5105390000 VACACIONES $ 5,861,628
19122 9100 5105420100
5105420100 PRIMA DE VACACIONES $ 4,686,258
19122 9100 5105420200
5105420200 PRIMA DE ANTIGUEDAD $ 594,490
19122 9100 5105450100
5105450100 AUXILIO DE LENTE $ 1,483,709
19122 9100 5105450400
5105450400 AUXILIO DE MATERNIDAD $ 296,741
19122 9100 5105450800
5105450800 TARJETA DAVIVIENDA $ 244,037
19122 9100 5105451100
5105451100 AUXILIO EDUCATIVO - CEC $ 1,302,148
19122 9100
5105451200
5105451200 APORTES A FONDO DE
AHORROS EMPLEADOS $ 254,050
19122 9100 5105480100
5105480100 BONIFICACION EXTRALEGAL $ 5,628,028
19122 9100
5105680000
5105680000 APORTES A ADMINIST. DE
RIESGOS PROF. ARP $ 550,266
19122 9100
5105690000
5105690000 APORTES A ENTIDADES
ADMINIST. DE SALUD EPS $ 9,828,428
19122 9100
5105700000
5105700000 AP. A FDOS. DE PENSIONES Y/O
CESANTIAS $ 13,885,209
19122 9100
5105720000
5105720000 APORTES CAJAS DE
COMPENSACION FAMILIAR $ 4,482,078
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19122 9100 5105750000
5105750000 APORTES ICBF $ 3,360,994
19122 9100 5105780000
5105780000 APORTES SENA $ 2,241,308
19122 9100
5115700001
5115700001 IVA DESCONTABLE MAYOR
VALOR GASTO $ 5,743,067
19122 9100 5115700100
5115700100 IVA DESCONTABLE - ADMON $ 40,760,554
19122 9100 5115953000
5115953000 IMPUESTO AL CONSUMO $ 35,991
Total presupuesto asignado año 2017: $ 506,160,224.
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10.GLOSARIO
1. Acceso: Derecho, oportunidad, medio de encontrar, usar o recuperar información.
2. Acceso a documentos de archivo: Derecho de los ciudadanos a consultar la información que
conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley.
3. Acervo documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor
sustantivo, histórico o cultural.
4. Administración de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la
planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del
talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.
5. Almacenamiento de documentos: Acción de guardar sistemáticamente documentos de
archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas.
6. Archivista: Profesional del nivel superior, graduado en archivística.
7. Archivística: Disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicos de los archivos.
8. Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso
de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a
la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
9. También se puede entender como la institución que ésta al servicio de la gestión
administrativa, la información, la investigación y la cultura.
10. Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los
archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su
trámite y cuando su consulta es constante.
11. Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite,
sometida a continua utilización y consulta administrativa.
12. Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados
archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un
proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.
13. Archivo histórico: A él se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de
conservación permanente.
14. Archivo total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su
ciclo vital.
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15. Autenticidad: Característica técnica para preservar la seguridad de la información que busca
asegurar su validez en tiempo, forma distribución. Así mismo, garantiza el origen de la
información, validando el emisor para evitar suplantación de identidades.
16. Captura de los documentos de archivo: Los documentos elaborados o recibidos en el curso de
la actividad, se convierten en documentos de archivo cuando se guarda, esto es “se capturan”
en el SGDEA. En esta captura se “clasifican”, es decir, se le asignan códigos que hacen
referencia a la clase a la que pertenecen, lo que permite que el sistema los gestione.
17. Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su
almacenamiento y preservación.
18. Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su
producción o recepción, hasta su disposición final.
19. Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se
identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánica
funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).
20. Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades
productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder al sistema
de clasificación documental establecido en la entidad.
21. Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las
funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.
22. Conservación digital: Se refiere generalmente al proceso de establecer y desarrollar a largo
plazo, repositorios digitales de referencia actual y futura. Consiste en la selección, la preservación,
mantenimiento, recolección y archivo de los objetos digitales.
23. Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas
para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.
24. Conservación preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y medidas de orden
técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los
documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad.
25. Consulta de documentos: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de
conocer la información que contienen.
26. Conservación documental: Conjunto de medidas de conservación preventiva y conservación
– restauración, adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos
análogos de archivo.
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27. Conservación preventiva: Conjunto de políticas, estrategias y medidas de orden técnico y
administrativo con un enfoque global e integral, dirigidas a reducir el nivel de riesgo, evitar o
minimizar el deterioro de los bienes y, en lo posible, las intervenciones de conservación –
restauración. Comprende actividades de gestión para fomentar una protección planificada del
patrimonio documental.
28. Conservación: Proceso de transformación de un documento digital hacia otro objeto digital
desde un formato o versión de un formato hacia otro.
29. Conservación – restauración: Acciones que se realizan de manera directa sobre los bienes
documentales, orientadas a asegurar su conservación a través de la estabilización de la materia.
Incluye acciones urgentes en bienes cuya integridad material física y/o química se encuentra en
riesgo inminente de deterioro y/o pérdida, como resultado de los daños producidos por agentes
internos y externos, sean estas acciones provisionales de protección para detener o prevenir
daños mayores, así como acciones periódicas y planificadas dirigidas a mantener los bienes en
condiciones óptimas.
30. Contenido estable: Contenido que tiene variabilidad vinculada, y por tanto ese contenido
solamente puede tener cambios o permanecer fijo obedeciendo a un conjunto de reglas fijas
preestablecidas.
31. Copia: Reproducción exacta de un documento.
32. Copia de seguridad: Copia de un documento realizada para conservar la información
contenida en el original en caso de pérdida o destrucción del mismo.
33. Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las
entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las
instituciones.
34. Cuadro de clasificación: Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación
producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y
subseries documentales.
35. Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o
una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los
mismos, cualquiera que sea su titularidad.
36. Depósito de archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y
la conservación de los documentos de archivo.
37. Depuración: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se
retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación.
38. Descripción documental: Fase del proceso de organización documental que consiste en el
análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los
instrumentos de descripción y de consulta.
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39. Descriptor: Término normalizado que define el contenido de un documento y se utiliza como
elemento de entrada para la búsqueda sistemática de información.
40. Deterioro: Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o mecánicas de un
material, causada por envejecimiento natural u otros factores.
41. Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra
guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y
otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.
42. Diplomática documental: Disciplina que estudia las características internas y externas de los
documentos conforme a las reglas formales que rigen su elaboración, con el objeto de
evidenciar la evolución de los tipos documentales y determinar su valor como fuentes para la
historia.
43. Disponibilidad: Característica de seguridad de la información, que garantiza que los usuarios
autorizados tengan acceso a la misma y a los recursos relacionados, toda vez que lo requieran
asegurando su conservación durante el tiempo exigido por la ley.
44. Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier
etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de
valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o
reproducción.
45. Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen
a su destinatario.
46. Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.
47. Documento activo: Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.
48. Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o
instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el
cumplimiento de sus funciones.
49. Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública
o privada en razón de sus actividades o funciones.
50. Documento esencial: Documento necesario para el funcionamiento de un organismo y que,
por su contenido informativo y testimonial, garantiza el conocimiento de las funciones y
actividades del mismo, aun después de su desaparición, por lo cual posibilita la reconstrucción
de la historia institucional.
51. Documento electrónico: Es la información generada, enviada, recibida, almacenada y
comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares. Documento cuyo soporte material es
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algún tipo de dispositivo electrónico y en el que el contenido está codificado mediante algún
tipo de código digital que puede ser leído o reproducido mediante el auxilio de detectores de
magnetización.
52. Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada, recibida,
almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante
su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones,
que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, histórico, técnico o cultural y debe ser
tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.
53. Documento digital: Información representada por medio de valores numéricos diferenciados –
discretos o discontinuo-, por lo general valores numéricos binarios (bits), de acuerdo con un
código o convención preestablecidos.
54. Documento histórico: Documento único que por su significado jurídico o autográfico o por sus
rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la soberanía nacional, las
relaciones internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en
parte del patrimonio histórico.
55. Documento inactivo: Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus valores
primarios.
56. Documento misional: Documento producido o recibido por una institución en razón de su
objeto social.
57. Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características
que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
58. Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su
cargo o con su intervención.
59. Eliminación de documentos: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas
de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus
valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.
60. Emulación: La reproducción del comportamiento y resultados de programas y equipos de
cómputo obsoletos por medio el desarrollo de nuevos programas y equipos que permiten la
ejecución de aquellos en computadores actuales. En informática es sinónimo de encapsulado,
estrategia de preservación o envoltura.
61. Esquemas de publicación: Se refiere a la forma (cuadro, sinopsis, etc.) como los sujetos
obligados publican en la página web o medios de divulgación, la información mínima
obligatoria.
62. Estampado cronológico: Mensaje de datos que vincula a otro mensaje de datos con un
momento o periodo de tiempo concreto, el cual permite establecer con un prueba que estos
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datos existían en este momento o periodo de tiempo y que no sufrieron ninguna modificación a
partir del momento en que se realizó el estampado.
63. Expediente documental: Unidad documental compleja formada por un conjunto de
documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución
de un mismo asunto. Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una
unidad archivística.
64. Fiabilidad: Entendida como la capacidad de un documento para “servir de prueba
fidedigna” aspecto que hace referencia a la autoridad y veracidad de los documentos como
prueba.
65. Firma electrónica: Metadatos tales como códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves
criptográficas privadas. Que permiten identificar a una persona, en relación con un mensaje de
datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado, respecto de los fines para los que
se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo
pertinente.
66. Foliar: Acción de numerar hojas.
67. Folio: Hoja.
68. Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera.
69. Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.
70. Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica
en desarrollo de sus funciones o actividades.
71. Forma documental: Cualidad de un documento de archivo que asegura que su contenido
permanece completo e inalterado.
72. Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.
73. Índice electrónico: Relación de los documentos electrónicos que conforman un expediente
electrónico o serie documental, debidamente ordenada conforme la metodología
reglamentada para tal fin.
74. Integridad: Característica técnica de seguridad de la información con la cual se salvaguarda
la exactitud y totalidad de la información y los métodos de procesamiento asociados a la misma.
75. Interoperabilidad: La capacidad que tiene programas y/o sistemas para comunicarse y
trabajar conjuntamente con otros sin ajustes o cambios especiales.
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Fecha de actualización: Página 89 de 93
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76. Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe de manera
exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.
77. Microfilmación: Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas
imágenes en película de alta resolución.
78. Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecer
secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.
79. Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la
descripción de los documentos de una institución.
80. Patrimonio documental: de documentos conservados por su valor histórico o cultural.
81. Plan Institucional de Archivos – PINAR: Es un instrumento de la alta dirección, que permite
planear, hacer seguimiento y articular con los planes estratégicos, la función archivística de
acuerdo con las necesidades, debilidades, riesgos y oportunidades de cada entidad.
82. Preservación digital: Es el conjunto de principios, políticas, estrategias y acciones específicas
que tienen como fin asegurar la estabilidad física y tecnológica de los datos, la permanencia y el
acceso de la información de los documentos digitales y proteger el contenido intelectual de los
mismos por el tiempo que se considere necesario.
83. Preservación a largo plazo: Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos
durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su
forma y medio de registro o almacenamiento. La preservación a largo plazo aplica al
documento electrónico de archivo con su medio correspondiente en cualquier etapa de su ciclo
vital.
84. Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el
cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los
trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades
documentales.
85. Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el
cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no
deben mezclarse con los de otras.
86. Producción documental: Generación de documentos hecha por las instituciones en
cumplimiento de sus funciones.
87. Programa de Gestión Documental – PGD: Es un instrumento archivístico que formula y
documenta a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos,
encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por una entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de
facilitar su utilización y conservación.
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01/03/2018
Fecha de actualización: Página 90 de 93
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88. Radicación o registro de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las
entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas,
dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su
trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se
empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.
89. Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una
institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona
natural o jurídica.
90. Recuperación de documentos: Acción y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de
consulta, los documentos requeridos.
91. Registro de Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades
ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las
comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: Nombre de la persona y /
o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s),
Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de
respuesta (Si lo amerita), entre otros. En la SFC el registro de comunicaciones oficiales es la
radicación.
92. Reprografía: Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la
digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel.
93. Retención documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión
o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.
94. Sección: En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos.
95. Selección documental: Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración
documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos
de carácter representativo para su conservación permanente. Úsense también “depuración” y
“expurgo”.
96. Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes,
entre otros.
97. Signatura topográfica: Identificación convencional que señala la ubicación de una unidad de
conservación en el depósito y mobiliario de un archivo.
98. Sistema integrado de conservación: Es el conjunto de planes, programas, estrategias, procesos
y procedimientos de conservación documental y preservación digital, bajo el concepto de
archivo total, acorde con la política de gestión documental y demás sistemas organizacionales,
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tendientes a asegurar el adecuado mantenimiento de cualquier tipo de información,
independientemente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, conservando
atributos tales como unidad, integridad, autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y
accesibilidad, desde el momento de su producción y/o recepción, durante su gestión, hasta su
disposición final, es decir en cualquier etapa de su ciclo vital.
99. Subseries: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas
de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.
100. Tabla de retención documental TRD: Instrumento archivístico que contiene un listado de series,
con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia
en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
101. Tabla de valoración documental TVD: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se
asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.
102. Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con
diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla,
describirla y asignarle categoría diplomática.
103. Trámite de documentos: Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el
cumplimiento de su función administrativa.
104. Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de
éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental
vigentes.
105. Unidad administrativa: Unidad técnico-operativa de una institución.
106. Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que
garantice su preservación e identificación.
107. Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros
o tomos.
108. Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización
documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja,
cuando la constituyen varios, formando un expediente.
109. Valor administrativo: Cualidad que para la administración posee un documento como
testimonio de sus procedimientos y actividades.
110. Valor científico: Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la
creación de conocimiento en cualquier área del saber.
PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
CÓDIGO: PGD-SEC-01-
V1
Fecha de emisión:
01/03/2018
Fecha de actualización: Página 92 de 93
DOCUMENTO CONTROLADO Este documento es propiedad intelectual de COMFENALCO Cartagena. Esta prohibida su reproducción total o parcial, comercialización o divulgación
sin previa autorización del propietario.
111. Valor contable: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y
de registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad pública o
privada.
112. Valor cultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas,
hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o desarrollos
económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para el
conocimiento de su identidad.
113. Valor fiscal: Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pública.
114. Valor histórico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse
permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de la
memoria de una comunidad.
115. Valor jurídico o legal: Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados por
el derecho común y que sirven de testimonio ante la ley.
116. Valor permanente o secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su
importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo.
117. Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o
se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales, legales y/o contables.
118. Valor técnico: Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud
de su aspecto misional.
119. Valoración documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y
secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases
del ciclo vital.
PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
CÓDIGO: PGD-SEC-01-
V1
Fecha de emisión:
01/03/2018
Fecha de actualización: Página 93 de 93
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sin previa autorización del propietario.
11. BIBLIOGRAFIA
Archivo General de la Nación. Manual de Implementación de un Programa de Gestión
Documental – PGD. Bogotá D.C.: 2014.
Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Guía Nº 6. Cero Papel en la
Administración Pública. Sistemas de Gestión