Proyecto de Sistemas de Información
Ing. Julio César Álvarez Reyes
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Sesión Nro. 2 – Contenidos
¿Qué es proyecto?. ¿Qué es administración de proyectos?. Factores críticos del éxito de un proyecto Relación con otras disciplinas de
administración.
¿Qué es proyecto?
Esfuerzo temporal comprometido para crear un producto o servicio único.
Una tarea única, no repetitiva con inicio y fin bien determinados, formalmente organizado y que congrega y emplea recursos, buscando resultados preestablecidos.
¿Características de un proyecto?
Ejecutado por personas. Restringido por recursos limitados. Planificados, ejecutados y controlados.
¿Ciclo de vida de un proyecto genérico?
Inicio TérminoTiempo
Fase Inicial Fase Final
Fases Intermedias(Una o más)
Nivel delCosto y
Recursos
¿Importancia de los proyectos?
Análisis Diseño
Programacióny Pruebas Instalación
Proceso(Mantiene el estado de las
cosas)N veces
Proyecto(Altera el estado de las
cosas)1 vez
¿Qué es administración de proyectos?
Es la aplicación del conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para atender los requisitos de un proyecto en particular.
¿Qué es administración de proyectos?
“Es la aplicación del conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para atender los requisitos de un proyecto en particular”
Conceptos Básicos
Grupos de Procesos (5)
Areas de Conocimiento (9)
Procesos de Gestión de Proyectos (39)
Grupos de Procesos
Serie de procesos realizados a lo largo del ciclo de vida del Proyecto o sus fases por los diferentes participantes, cubriendo:
1. Procesos de Inicio, 2. Procesos de Planeamiento, 3. Procesos de Ejecución, 4. Procesos de Control, y 5. Proceso de Cierre.
Fase deInicio
Nivel deActividad
Tiempo
Procesosde Inicio
Procesos dePlaneamiento
Procesos de Control
Procesos deEjecución
Procesos deCierre
Fase deTérmino
Superposición de Grupos de Procesos en una Faseo Proyecto
Areas de Conocimiento
Describen el conocimiento y práctica requerida para realizar los procesos de los componentes del Proyecto:
1. Integración del Proyecto, 2. Alcance del Proyecto, 3. Tiempo del Proyecto, 4. Costo del Proyecto, 5. Calidad del Proyecto, 6. Recurso humano del Proyecto, 7. Comunicaciones del Proyecto, 8. Riesgo del Proyecto, y 9. Abastecimiento del Proyecto
Procesos de la Gestión de Proyectos
1. Iniciación2. Desarrollo del Plan del Proyecto3. Planeamiento del Alcance4. Definición del Alcance5. Definición de Actividades6. Secuencia de Actividades7. Estimado de Duración de Actividades8. Desarrollo del Plan de Trabajo9. Planeamiento de Recursos10. Estimado del Costo11. Presupuesto del Costo12. Planeamiento de Calidad13. Planeamiento Organizacional14. Reclutamiento del Personal15. Planeamiento de Comunicaciones16. Planeamiento de Gestión del Riesgo17. Identificación del Riesgo18. Análisis Cuantitativo del Riesgo19. Análisis Cualitativo del Riesgo20. Planeamiento de Respuesta al Riesgo
21. Planeamiento del Abastecimiento22. Planeamiento de Solicitudes23. Ejecución del Plan del Proyecto24. Aseguramiento de Calidad25. Desarrollo del Equipo de Trabajo26. Distribución de Información27. Solicitudes28. Selección del Abastecedor29. Administración de Contratos30. Control de Cambio Integrado31. Verificación del Alcance32. Control de Cambio del Alcance33. Control del Plan de Trabajo34. Control del Costo35. Control de Calidad36. Reporte de Performance37. Monitoreo y Control del Riesgo38. Administración del Final del Proyecto39. Término del Contrato
InicioPlanea- miento
EjecuciónMonitoreo y Control
Cierre
Integración del Proyecto 2 23 30
Alcance del Proyecto 1 3, 4 31, 32
Tiempo del Proyecto 5, 6, 7, 8 33
Costo del Proyecto 9, 10, 11 34
Calidad del Proyecto 12 24 35
Recursos humanos del Proyecto
13, 14 25
Comunicaciones del Proyecto
15 26 36 38
Riesgo del Proyecto16, 17, 18,
19, 2037
Abastecimiento del Proyecto
21, 22 27, 28, 29 39
Mapa de Procesos de Gestión de Proyectos por Grupos de Procesos y Areas de Conocimiento
Grupos de Procesos
Are
a d
e C
on
oc
imie
nto
(1) (21) (7) (8) (2)
(3)
(5)(5)
(4)(3)
(3)
(4)
(6)
(6)
Gestión deProyectos
Gestión de la Integracióndel Proyecto
Gestión del Alcancedel Proyecto
Gestión del Tiempo delProyecto
Gestión del Costo delProyecto
Gestión de la Calidad delProyecto
Gestión del RecursoHumano del Proyecto
Gestión de las Comunica-ciones del Proyecto
Gestión del Riesgo delProyecto
Gestión del Abasteci-miento del Proyecto
Gestión deProyectos
Gestión de la Integracióndel Proyecto
Gestión del Alcancedel Proyecto
Gestión del Tiempo delProyecto
Gestión del Costo delProyecto
Gestión de la Calidad delProyecto
Gestión del RecursoHumano del Proyecto
Gestión de las Comunica-ciones del Proyecto
Gestión del Riesgo delProyecto
Gestión del Abasteci-miento del Proyecto
Desarrollo del Plan del ProyectoEjecución del Plan del ProyectoControl de Cambio Integrado
IniciaciónPlaneamiento del AlcanceDefinición del AlcanceVerificación del AlcanceControl de Cambio del Alcance
Definición de ActividadesSecuencia de ActividadesEstimación de Duración de
ActividadesDesarrollo del Plan de TrabajoControl del Plan de Trabajo
Planeamiento de RecursosEstimado del CostoPresupuesto del CostoControl del Costo
Planeamiento de CalidadAseguramiento de CalidadControl de Calidad
Planeamiento OrganizacionalReclutamiento del PersonalDesarrollo del Equipo de Trabajo
Planeamiento de ComunicacionesDistribución de InformaciónReporte de PerformanceAdministración de la Finalización
del Proyecto
Planeamiento de Gestión del RiesgoIdentificación del RiesgoAnálisis Cuantitativo del RiesgoAnálisis Cualitativo del RiesgoPlaneamiento de Respuesta al
RiesgoMonitoreo y Control del Riesgo
Planeamiento del AbastecimientoPlaneamiento de SolicitudesSolicitudesSelección del AbastecedorAdministración de ContratosTérmino del Contrato
Procesos de Gestión de Proyectos (39) por Areas deConocimiento
Participantes del ProyectoSon personas y organizaciones que están activamente involucradas en el proyecto, o cuyos intereses pueden ser afectados positiva o negativamente como un resultado de la ejecución del proyecto o del completamiento del proyecto. Ellos también pueden ejercer influencia sobre el proyecto y sus resultados.
Cliente Gerente del Proyecto Organización
Ejecutante Miembros del Equipo de
Trabajo Patrocinador Otros
Factores Críticos del Éxito de un Proyecto
Factores Críticos del Éxito de un Proyecto
• Planeamiento• Objetivos • Plazos • Recursos • Reglas • Cambios • Riesgos • Personas
• Estimaciones• Control y
Revisión• Documentación
Resultados Productividad
Impacto del Objetivo en el Proyecto
Proyectos con Objetivos Claros
Proyectos con Objetivos Imprecisos
ImproductividadImproductividad
Gestión de Proyectos
Trabajo en Equipo
AnalistaUsuario
Líder
AnalistaTécnico
Proveedorde Servicios
Ejecutivo Dueño
UsuarioPrincipal
UsuarioFinal
Gerente delProyecto
IP x (P-1)
2=
Ciclo de VidaImplantación de Aplicaciones
CA
MB
IOS
/ C
AL
IDA
DC
AM
BIO
S /
CA
LID
AD ANUNCIO DEL
PROYECTO
PLANMACRO
PROPUESTA
PLANES DETALLADOS
INSTALACIÓN
ADAPTACIÓN
PRUEBAS
ACEPTACIÓN
REVISIÓN POST IMPLANTACIÓN
Planeamiento y EstimaciónES UN PROCESO DE CREACIÓN
DEPENDE DE LA PERCEPCIÓN Y DEL USO DE CONOCIMIENTOS
Percepción
Planeamiento y Estimación
Conocimiento
Control y Revisión
Control es identificar desvíos en relación a los objetivos y a los planes, y tomar las acciones adecuadas para corregirlos.
Revisión es un instrumento de control por el cual se identifican desvíos.
Documentación
La documentación es un medio para transferir conocimiento.
Tipos: Proyecto Producto o Servicio
Calidad
Es lograr la excelencia de los productos y servicios (entregables del proyecto) a un costo razonable
Es alcanzar o superar las expectativas del usuario o cliente.
Expectativas vs. Resultados.
Costo de la Calidad
Costo de Calidad = P + E + D
(P) = Prevención (Actividades requeridas para prevenir defectos en el diseño y desarrollo de un producto o servicio -Metodologías, Estándares, Herramientas, Planeamiento, etc)
(E) = Evaluación (Revisiones, inspecciones, pruebas y otras evaluaciones usadas para determinar si los productos y/o servicios atienden los requerimientos)
(D) = Defecto (Consecuencias de productos/servicios que no atienden los requerimientos - Correcciones, Reprocesos, Rediseños, Sobretiempo, etc)
Duración6 meses
Ahorro20 m/p $ 60 k
PREVENCION 2 m/p 8 m/p
EVALUACION 5 m/p 10 m/p
DEFECTO 41 m/p 10 m/p
PROYECTO TRADICIONAL PROYECTO MEJORADO
50
40
30
20
10
0
$ 144 k
$ 84 k
Costo de Calidad en Meses / Persona
Grupos de Procesos
Procesos de Inicio: Autorización del Proyecto o FaseProcesos de Planeamiento: Definición y refinamiento de los objetivos y seleccionar la mejor alternativa. Procesos de Ejecución: Coordinación de personas y otros recursos para ejecutar el plan. Procesos de Control: Aseguramiento de cumplimiento de objetivos por monitoreo y medición del progreso para identificar desviaciones del plan y tomar acciones correctivas. Proceso de Cierre: Formalización de la aceptación del proyecto o fase para asegurar un término ordenado.
Integración del Proyecto
La gestión de la Integración del Proyecto, define los procesos para asegurar que los múltiples elementos del proyecto sean coordinados apropiadamente
Cubre desarrollo del plan del proyecto, ejecución del plan del proyecto, y control integrado de los cambios
Alcance del Proyecto
La gestión del Alcance del Proyecto, describe los procesos para asegurar que se ha incluido todo el trabajo requerido para completar el proyecto con éxito
Cubre iniciación, planeamiento del alcance, definición del alcance, verificación del alcance, y control de cambio del alcance
Tiempo del Proyecto
La gestión del Tiempo del Proyecto, describe los procesos para asegurar el completamiento del proyecto a tiempo
Cubre definición de actividades, secuencia de actividades, estimación de la duración de actividades, desarrollo del cronograma, y control del cronograma
Costo del Proyecto
La gestión del Costo del Proyecto, describe los procesos para asegurar el completamiento del proyecto dentro del presupuesto aprobado
Cubre planeamiento del recurso, estimado del costo, presupuesto del costo, y control del costo
Calidad del Proyecto
La gestión de la Calidad del Proyecto, describe los procesos para satisfacer las necesidades por las cuales fue concebido el proyecto
Cubre planeamiento de la calidad, aseguramiento de la calidad y control de la calidad
Recurso Humano del Proyecto
La gestión del Recurso Humano del Proyecto, describe los procesos para hacer más efectivo el uso de la gente involucrada en el proyecto
Cubre planeamiento organizacional, reclutamiento del personal y desarrollo del equipo de trabajo
Comunicaciones del Proyecto
La gestión de las Comunicaciones del Proyecto, describe los procesos para la generación oportuna y apropiada, colección, diseminación, almacenamiento, y última disposición de la información del proyecto
Cubre planeamiento de comunicaciones, distribución de información, eficiencia del reportaje y cierre administrativo del proyecto
Riesgo del Proyecto
La gestión del Riesgo del Proyecto, describe los procesos relacionados con la identificación, análisis y respuesta al riesgo del proyecto
Cubre planeamiento de la administración del riesgo, identificación del riesgo, análisis cualitativo del riesgo, análisis cuantitativo del riesgo, planeamiento de respuesta al riesgo, y monitoreo y control del riesgo
Abastecimiento del Proyecto
La gestión del Abastecimiento del Proyecto, describe los procesos para adquirir bienes y servicios del exterior de la Organización Ejecutante del proyecto
Cubre planeamiento del abastecimiento, planeamiento de la solicitud, la solicitud, selección de la fuente proveedora, administración de contratos, y liquidación del contrato
Participantes del Proyecto Gerente del Proyecto: Persona responsable de la gestión
del proyecto Cliente: Persona u organización que usará el producto del
proyecto. Pueden haber múltiples niveles de clientes Organización Ejecutante: Empresa cuyos empleados están
más directamente involucrados en la ejecución del trabajo requerido por el proyecto
Miembros del Equipo de Trabajo: Grupo de personas que realizan el trabajo del proyecto
Patrocinador: Persona o grupo, interno o externo, de la Organización Ejecutante que proporciona los recursos financieros, en dinero o en especie, para el proyecto
Otros: Persona o grupo, interno o externo, que dependiendo el tamaño o complejidad del proyecto, complementan para asegurar el cumplimiento de los objetivos del proyecto
Objetivos del Proyecto Características
Meta: ¿El qué? ¿Dónde?. Indicadores: ¿Cuánto? ¿Cuándo? Restricciones: ¿Cómo? ¿Por cuánto?
Ejemplo: “Efectuar los pagos a proveedores en forma
mecanizada, del 95% del total de las facturas a partir del 01 de Enero del 2,006, reduciendo al 50% los actuales recursos humanos”
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