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RREEDDAACCCCIINNYYPPRREESSEENNTTAACCIINNDDEE
IINNFFOORRMMEESS
Acc ion es real izadas en el marc o del Co nveni o su scr ito entre CEIM y la Cons ejera de Edu cacin y Em pleo. Co mun idad de Madri d
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Avda Llano Castellano, 13 - 1 Pl.28034 MadridTelf. 91 395 97 99Fax. 91 395 97 96
Avda Llano Castellano, 13 - 1 Pl.28034 MadridTelf. 91 395 97 99Fax. 91 395 97 [email protected]
www.hedima.esEdicin 2012
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REDACCIN YPRESENTACIN DE INFORMES
MDULO 1: LAS CLAVES DE UNA BUENA ESCRITURA DE NEGOCIOS
1. NORMAS PARA UNA CORRECTA COMUNICACIN .........................11
2. OBSTCULOS EN LA COMUNICACIN. RESOLUCIN DEPROBLEMAS COMUNICATIVOS.........................................................14
3. TCNICAS TILES EN LA COMUNICACIN EMPRESARIAL:PIRMIDE INVERTIDA, EL BOCADILLO, LAS 4 P...........................16
4. HBITOS EFICACES EN LA COMUNICACIN. LENGUAJE NOVERBAL ................................................................................................19
5. MODELOS DE DOCUMENTACIN ESCRITA: TEXTOSCOMERCIALES, TEXTOS DE COMUNICACIN INTERNA,TEXTOS PROTOCOLARIOS................................................................24
MDULO 2: CREAR UN BUEN INFORME
1. FIJACIN DE OBJETIVOS ...................................................................41
2. LA REDACCIN....................................................................................42
3. ESTRUCTURA DEL ESCRITO .............................................................51
4. TIPOS DE INFORMES..........................................................................53
4.1. Interno.............................................................................................53
4.2. Formal. El informe tcnico ..............................................................54
NDICE
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MDULO 3: EL PODER DEL LENGUAJE
1. CULTIVAR UN ESTILO.........................................................................61
2. EL USO DEL LENGUAJE......................................................................62
3. DIFERENCIAS ENTRE EL MENSAJE ORAL Y ESCRITO ...................64
4. ERRORES QUE DEBEN EVITARSE: FALTA DE CLARIDAD,DESORDEN EXPOSITIVO, CHARLATANERA................................66
5. ESTILO. CMO CONSEGUIR UN ESTILO CLARO, PRECISO,DIRECTO, PERSUASIVO Y POSITIVO................................................68
6. EL PROCESO DE COMUNICACIN INTERPERSONAL.....................70
7. ESCUCHA ACTIVA ...............................................................................71
8. EMPATA Y ASERTIVIDAD...................................................................74
MDULO 4: SER PERSUASIVO
1. TCNICAS DE PERSUASIN..............................................................83
2. ELECCIN DEL FORMATO .................................................................85
3. LA PRESENTACIN DE PROPUESTAS..............................................87
MDULO 5: INFLUENCIA DE LA PRESENTACIN
1. ESTRUCTURA DE LA PRESENTACIN..............................................95
2. EL ASPECTO DE LAS PGINAS .........................................................98
3. LOS GRFICOS .................................................................................100
4. PRESENTACIN GLOBAL.................................................................101
5. TCNICAS DE REVISIN ..................................................................104
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OBJETIVO GENERAL:
diferentes informes ad
auditorio transmitiendo
crear una impresin favorable de ace
Adquirir confianza y seguridad en la redaccin y la presentacin de
aptndose al contexto y caractersticas del
con eficacia las ideas y argumentos para
ptacin por parte del pblico.
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MMDDUULLOO11::
LLAASSCCLLAAVVEESSDDEEUUNNAABBUUEENNAAEESSCCRRIITTUURRAA
DDEENNEEGGOOCCIIOOSS
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LAS CLAVES DE UNA BUENA
ESCRITURA DE NEGOCIOS
1. NORMAS PARA UNA CORRECTA COMUNICACIN ........................11
2. OBSTCULOS EN LA COMUNICACIN. RESOLUCIN DE
PROBLEMAS COMUNICATIVOS ........................................................14
3. TCNICAS TILES EN LA COMUNICACIN EMPRESARIAL:
PIRMIDE INVERTIDA, EL BOCADILLO, LAS 4 P.........................16
4. HBITOS EFICACES EN LA COMUNICACIN. LENGUAJE NO
VERBAL ................................................................................................19
5. MODELOS DE DOCUMENTACIN ESCRITA: TEXTOS
COMERCIALES, TEXTOS DE COMUNICACIN INTERNA,
TEXTOS PROTOCOLARIOS................................................................24
CONTENIDOS
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MDULO 1: LAS CLAVES DE UNA BUENA ESCRITURA DE NEGOCIOS 11
1.NORMAS PARA UNA CORRECTA COMUNICACIN
Actualmente, numerosos ejecutivos se enfrentan a la necesidad de exponer sus ideas
o programas en pblico, pero muchos no estn preparados para ello y se encuentran
con dificultades a la hora de realizar este cometido. Equivocarnos, puede daar
nuestra imagen. Ante estas consideraciones, parece lgico plantearse
estructuralmente las posibilidades de mejorar en la comunicacin.
La comunicacin es muy importante en todos los niveles de nuestra vida. Las
personas somos, evidentemente, seres sociales. La comunicacin, el lenguaje, forma
parte de la esencia de lo que entendemos por ser humano. El proceso de
comunicacin humana es complejsimo. En este proceso interviene un emisor, que
cifra un mensaje segn un cdigo comn para los dos hablantes. Este cdigo recibe elnombre de lengua. El proceso se cierra cuando el receptor obtiene el mensaje del
emisor. El mensaje ha viajado a travs de un canal de comunicacin. Existe un
proceso de retroalimentacin o feedback, que permite al emisor comprobar que, en
efecto, el mensaje ha llegado al receptor.
Un buen comunicador, tiene que controlar las tcnicas y tener en cuenta algunos
aspectos que le van a facilitar atrapar al receptor causando una buena imagen y con
una transmisin perfecta del mensaje. Siempre se ha dicho que el buen comunicador
Es usted de los que piensa que
una imagen vale ms que mil
alabras?p
Entonces dgame: cuntas imgenes
necesitara para expresar la palabra
amor?
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MDULO 1: LAS CLAVES DE UNA BUENA ESCRITURA DE NEGOCIOS12
es aquel que sabe llegar al receptor, aunque en ocasiones nos encontramos con
barreras en ese proceso de comunicacin, que provocan que dicha comunicacin no
sea lo suficientemente efectiva.
A continuacin, vamos a sealar los elementos que permiten mejorar nuestra
comunicacin:
Tener un gran conocimiento del tema que vamos a tratar, porque esto
reforzar y favorecer la confianza en el receptor causando una buena
imagen. Suponga que usted acude a un concesionario a comprar un coche
y el comercial ante las diferentes preguntas que usted le plantea con
respecto al vehculo que se quiere comprar, no le sabe responder, duda o
directamente cambia de tema, comprara usted el coche? Lo ms seguro
es que no, porque la confianza es un factor muy importante y disminuye
cuando lo que decimos no viene respaldado con una buena exposicin.
Uso de documentos que avalan y refuerzan lo que nos transmite el emisor,
como pueden ser estadsticas, grficos, etc.
Transmitir las ideas de forma estructurada, para ello, debemos realizar un
esquema donde tenemos que indicar las partes fundamentales del
mensaje: la presentacin, el
cuerpo o asunto sobre el que
vamos a hablar y el cierre.
Con un buen esquema es
ms difcil que perdamos el
hilo del mensaje que
queremos transmitir a
nuestra audiencia.
El feedback, es un elemento
fundamental en todo proceso
de comunicacin. Tenemos que facilitar el intercambio de informacin entre
el emisor y el receptor a travs de preguntas, respuestas, etc. De este
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modo sabremos que la informacin que estamos transmitiendo ha sido
asimilada por el receptor.
En el caso de que la comunicacin sea verbal, debemos controlar el tiempo
para no eternizarnos y aburrir a la audiencia.
El tono, juega tambin un papel importante en los procesos de
comunicacin, debemos adecuarlo a aquello que estemos comunicando en
cada momento. Segn el tomo empleado, el mensaje podr ser interpretado
de manera favorable o no.
El ritmo y la velocidad con la que nos comuniquemos no debern ser
constantes ya que es sntoma de inexpresividad y podr provocar
aburrimiento.
Tambin debemos observar a nuestro receptor, porque a travs de sus
gestos y seales nos puede aportar informacin sobre cmo transcurre el
proceso de comunicacin, si se est aburriendo, si est entretenido e
interesado, etc.
Debemos pronunciar de manera correcta las palabras.
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El comunicador tiene que disponer de un amplio vocabulario ya que permite
expresar mejor una determinada idea al tener ms cantidad de recursos.
Es fundamental tener empata, de este modo adaptaremos el mensaje al
receptor.
Al expresarse tenemos que ser claros y coherentes con el mensaje que
tratamos de comunicar; no hay que irse por las ramas, si no que debemos
ser claros y concisos.
Comunicar es convencer, para ello adems de todo lo dicho anteriormente
debemos de controlar y manejar con soltura el lenguaje no verbal, como los
gestos, la mirada, etc.
Es fundamental saber escuchar y no interrumpir a los interlocutores.
Tenemos que evitar, en la medida de lo posible, cualquier perturbacin que
impida una correcta comunicacin como: ruidos, sonidos incmodos, calor
excesivo, etc.
Un buen mtodo para comunicarse consiste en actuar y hablar de manera
natural, esto facilitar la interrelacin con nuestro interlocutor.
2. OBSTCULOS EN LA COMUNICACIN. RESOLUCIN DE
PROBLEMAS COMUNICATIVOS
Nos encontramos con diferentes elementos que afectan a la comunicacin
perturbndola u obstaculizndola, estos pueden tener distintos orgenes: en el emisor,
en el receptor, en el mensaje, en el canal, etc. A continuacin, se muestra un resumen
de esas perturbaciones comunicativas que habitualmente solemos encontrar en el da
a da:
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Falta de retroalimentacin: en todo proceso de comunicacin debe darse la
retroalimentacin. Para ello, habr que dar a entender al receptor que
queremos ayudarlo, tambin tenemos que adaptarnos a su nivel cultural,seleccionar el mejor momento para establecer la comunicacin, no emitir
juicios de valor, saber preguntar, etc.
Que el emisor no se crea su propio mensaje: es necesario que el emisor
crea aquello que intenta comunicar a la audiencia, de no ser as se notar e
implicar que el mensaje pierda credibilidad.
Escasa fluidez verbal: el emisor debe tener un amplio conocimiento del
lenguaje, del vocabulario, de sus construcciones lingsticas, etc. Esto se
puede mejorar, entre otras cosas, mediante algo tan sencillo y barato como
la lectura.
Falta de concrecin: el mensaje que se quiera dar a conocer no deber
estar basado en ideas abstractas, sino en ideas concretas fundamentadas
en hechos reales y acompaadas con datos que lo avalen.
Nerviosismo: es bastante habitual que cuando una persona intenta
transmitir un mensaje ante varios receptores, los nervios aparezcan y lleven
al traste la comunicacin. Por eso es muy importante controlarlos, se puede
lograr mediante tcnicas de relajacin y con un riguroso ensayo de lo que
se quiere decir.
Falta de memoria: las personas que tienen una buena memoria tienenmejor capacidad para comunicarse, ya que adems de retener datos sobre
el tema que van a tratar, tambin almacenan la informacin que les llega de
su interlocutor, lo que evita que pierdan el hilo de la conversacin.
Falta de atencin: siempre debemos evitar cualquier tipo de obstculo en la
comunicacin que nos haga perder la atencin y que nos aleje de la
conversacin.
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MDULO 1: LAS CLAVES DE UNA BUENA ESCRITURA DE NEGOCIOS16
Falta de empata: tenemos que ponernos en el lugar de nuestro receptor,
aunque esto no quiere decir que haya que estar de acuerdo con todo lo que
dice, sino entender su postura y hacrselo saber.
No se domina el tema a exponer: Previo a toda comunicacin, deberamos
estudiar el tema sobre el que vamos a hablar, documentndonos y
estudiando las posibles preguntas que la audiencia podra realizar sobre
ese tema, para no caer en imprevistos. Desgraciadamente, este aspecto
suele saltrselo ms de un ponente.
Falta de escucha activa: tenemos que observar a nuestros interlocutores
para captar su comunicacin no verbal y de este modo poder dirigir
nuestros mensajes, segn las necesidades que vayamos observando en la
audiencia.
3. TCNICAS TILES EN LA COMUNICACIN EMPRESARIAL:
PIRMIDE INVERTIDA, EL BOCADILLO, LAS 4 P
Existen varias tcnicas tiles para poder desarrollar de modo eficaz la comunicacin
empresarial, entre ellas destacan:
La pirmide invertida: se trata de una
construccin que cautiva la atencin del
receptor. La tcnica se basa en dar
cabida al punto ms importante de la
noticia en la primera lnea, siempre que
se pueda y luego se va agregando
gradualmente lo menos importante. Es
una tcnica muy utilizada en el mbito
periodstico. Es en el lead o entradilla,
donde se debe dar cabida a las 6 w: qu (what), quin (who), cundo
(when), dnde (where), por qu (why), cmo (how). Esta forma de
TITULAR
LEAD
Qu?, quin?,cundo?, dnde?,cmo?, por qu?
CUERPO DE LANOTICIA
Desarrollo condetalles, etc.
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MDULO 1: LAS CLAVES DE UNA BUENA ESCRITURA DE NEGOCIOS 17
estructurar un relato trata de mantener la atencin del receptor de la
informacin dosificando los puntos de inters.
El bocadillo: esta tcnica se puede utilizar a la hora de realizar informes y
presentar proyectos y en procesos de negociacin. Consiste en presentar
un elemento desagradable o negativo entre dos elementos positivos.
Por ejemplo, en el caso de las negociaciones, una vez que el vendedor ya
ha argumentado sobre los beneficios que su producto va a proporcionar al
cliente y ste haya aceptado algunos, el vendedor presenta el precio, pero
debe hacerlo sin brusquedad, con toda naturalidad; al exponer el precio no
debe bajarse el tono de la voz o decirlo con timidez, ni mirar a otro lado,
etc.
En este caso, conviene presentar el precio entre dos beneficios, segn la
tcnica del bocadillo o del sndwich de la forma siguiente:
Las 4 P
o Presentar uno o varios beneficiosdel producto.
o Dar el precio sin vacilacin.
o Presentar la utilidad que esosbeneficios tienen para el cliente.
: los elementos que conforman las 4 P en los procesos de
comunicacin son: claridad, concisin, concrecin y correccin.
o Claridad:
- Comprender totalmente para comunicar con claridad.
- Sencillez del lxico: debemos adaptarnos al nivel cultural delinterlocutor. Evitar terminologa innecesaria que resulte pedante.
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- Hacer comprensibles las cantidades.
- Naturalidad.
- Evitar los eufemismos.
o Concisin: ser prolijo a veces puede distorsionar el mensaje y el
entendimiento entre emisor y receptor. Algunas recomendaciones:
- Estructurar el tiempo teniendo en cuenta las partes del discurso.
- Una A4, a doble espacio, contiene unos dos minutos de disertacin.
- Seleccionar ideas y palabras; esto requiere un tiempo de
preparacin. Es ms fcil enrollarse que ser breve.
o Concrecin:
- La brevedad es una cualidad de la concisin que afecta sobre todo
a las palabras, y la concrecin, tambin cualidad de la concisin,
afecta a los conceptos.
- Debemos eliminar el exceso de equipaje. Ser escuetos en las frases
y sin demasiados adornos.
- Alternar estas cuatro frmulas para hacer entender a la audiencia
una misma cosa:
Definicin negativa: se utilizan para aclarar los posibles
errores que el pblico puede haberse formado en torno a
una palabra.
Definicin positiva: es la aclaracin de un concepto diciendo
cuales son las caractersticas de esa palabra, ya sea un
objeto o una idea.
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Reafirmacin: repeticin de una idea mediante diferentes
formas de enlazar palabras.
Comparacin: consiste en dar un punto de referencia;
relacionando una idea con algo concreto.
- Carcter especfico: constituir la informacin mediante detalles.
- Usar tiempos psicolgicamente cercanos al presente.
- Es preferible el estilo verbal al nominal.
o Correccin: algunas recomendaciones para evitar los errores ms
frecuentes en la expresin son:
- Construir con el orden gramatical lgico.
- Emplear frases cortas: no abusar de la subordinacin.
- Repetir, reiterar, reanudar.
- Traducir jergas, tecnicismos y siglas.
- Crear imgenes grficas: por medio de comparaciones, refranes,
irona...
4. HBITOS EFICACES EN LA COMUNICACIN. LENGUAJE NO
VERBAL
El impacto de lo visual en una sociedad como la nuestra es algo muy importante. Es
lgico que lo que el comunicador proyecta visualmente tenga gran impacto. El
comunicador y el mensaje tienen que ser un producto global.
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MDULO 1: LAS CLAVES DE UNA BUENA ESCRITURA DE NEGOCIOS20
El comunicador es el factor ms importante de cualquier comunicacin. La
comunicacin empieza y acaba en el emisor, en el comunicador y es ste el mejor o
peor recurso audiovisual.
Debemos aportar coherencia a lo que
decimos, con lo que la gente ve.
Coherencia con el mensaje, la voz y
nuestro aspecto, porque nuestro
comportamiento no verbal, va a
determinar la impresin que causamos a
los dems y esa comunicacin no verbal,
va a revelar sentimientos y actitudes
reales, que a veces pueden entrar en
contradiccin con nuestros mensajes
verbales.
La primera impresin es siempre visual,
que es la ms fuerte y permanente. Hay
que cuidar mucho esa primera impresin
visual: mensajes visuales, apariencia,
vestimenta, etc. Hay que procurar
transmitir mucha confianza y entusiasmo.
La eficacia se conseguir si:
Nos adecuamos al entorno.
Se es un apoyo al mensaje, ya que lo que transmitamos va a servir de
ayuda al contenido con mayor expresin y un nfasis en la comunicacin.
Se despierta el inters de la audiencia durante toda la charla, evitando la
monotona y manteniendo la atencin.
Nos expresamos con moderacin, cualquier cosa llevada al extremo es
motivo de distraccin.
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Los elementos de la comunicacin no verbal son:
El contacto visual: el elemento ms expresivo son lo ojos, la mirada esmuy delatora. Todo lo que hagamos se va a reflejar en la mirada, la prdida
de contacto visual muestra nerviosismo. Hay que procurar mirar a toda la
audiencia durante toda la charla para que todos se sientan implicados, y no
centrar la mirada en una persona ms de 10 minutos (adems de la
incomodidad que podemos hacer sentir a esa persona). Cuanto mejor nos
preparemos la charla, menos habr que mirar los papeles y mayor contacto
visual se podr tener.
El gesto: transmitimos una gran cantidad de cosas con los gestos, por
ejemplo, los mimos. Los gestos son casi todos inconscientes, son hbitos
adquiridos, manas. El gesto le da mayor significado al mensaje.
Enriquecemos el mensaje con los gestos. Le dan mayor nfasis al mensaje
y nos ayudan a mantener la atencin y a minimizar las barreras, se tiende a
que sean los mnimos. Pueden ser:
o Abiertos: por lo general de cintura para arriba y comienzan en los
hombros.
o Duracin: duran tambin ms que en una conversacin normal, son
ms lentos.
o Variedad y moderacin: no debemos abusar y hacerlos con variedad.
Los gestos no deben ser bruscos y se deben realizar con un carcter
relajado.
o nfasis: esos gestos son fundamentales cuando queremos poner
acento en algo.
Elementos con los que podemos realizar los gestos:
o Manos: no hay que moverlas en exceso, siempre con moderacin.
Debemos evitar permanecer con las manos detrs del cuerpo, en los
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bolsillos, en jarra, tampoco cruzarlos y tampoco debemos llevar las
manos a la cara.
o Cabeza: con ella afirmamos, negamos, Si la inclinamos implica
incertidumbre, por lo que la cabeza tiene que estar erguida.
o Las expresiones faciales: ratifican o niegan el significado de lo que se
quiere comunicar.
o La sonrisa: siempre hay que sonrer. La sonrisa en contagiosa, afecta al
comunicador y a su nimo y se proyecta en el resto de la audiencia.
La postura y el movimiento: normalmente o se habla de pie o inclinado.
o Nunca hay que pegarse ni a la mesa ni al respaldo, dejando un espacio
delante y otro detrs. Este espacio nos permitir: cuando queremos
enfatizar algo, irnos hacia delante, por ejemplo, o si nos echamos hacia
atrs, parecer que quisiramos abarcar al pblico.
o Debemos evitar cruzar y descruzar las piernas y el balanceo de los
pies.
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MDULO 1: LAS CLAVES DE UNA BUENA ESCRITURA DE NEGOCIOS 23
o No debemos frotar las manos, ni jugar con las cosas que hay encima de
la mesa, se puede hacer una vez pero no de continuo.
o Si estamos de pie, debemos estar relajados y naturales, erguidos.
o Al andar con decisin y firmeza, hay que mirar con sencillez.
o Dominar el miedo escnico.
o Nunca debemos tener los pies juntos totalmente ya que no se mantiene
el equilibrio; tenemos que separar levemente las piernas, para estar
ms seguros, hacer cambios con mayor facilidad y ayudarnos a
mantener el equilibrio.
o Si queremos enfatizar podemos dar un paso adelante. Cuanto ms
cercano nos sienta la audiencia ms fuerza tendr en mensaje y mejor
nos entender.
La presencia: es lo que el ponente proyecta, a travs de la indumentaria y
su propia persona, y que ejerce una gran influencia en la audiencia. Es ms
decisivo lo que se ve, que lo que se escucha. La indumentaria es el rango
ms concreto y ms visible y el que aporta ms impresiones, puede
incrementar o disminuir la credibilidad del emisor. Llevar ropa muy cmoda
y que estemos a gusto es importante. La forma de vestir debe estar de
acuerdo con el contexto y con el pblico, no
debemos distraer al pblico con lo que
llevamos, ya que el centro de atencin no
somos nosotros sino nuestro discurso. Por lo
que debemos evitar uas excesivamente largas
o llamativas, cuidado con el pelo, las joyas,
anillos, etc. La presencia es el porte, el saber
estar, es la posicin correcta del cuerpo y cmo
nos desenvolvemos evitando la tensin, la
rigidez, el nerviosismo y la excesiva formalidad.
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5. MODELOS DE DOCUMENTACIN ESCRITA: TEXTOS
COMERCIALES, TEXTOS DE COMUNICACIN INTERNA,TEXTOS PROTOCOLARIOS
Textos comerciales
Nunca leer el texto, porque perdemos el contacto visual.
Nunca memorizar el texto, quita expresividad a la charla.
Mantener el porte sereno y relajado.
Mantener el contacto visual.
Gestos moderados acompaando a la exposicin, nfasis.
Sonrer.
Romper las barreras, entre el emisor y la audiencia,
acercndonos.
Sorprender, no ser repetitivo y montono.
Mirar a la audiencia como amigos.
:
Poco a poco, la carta va cediendo su protagonismo a otros medios de comunicacin,
como el correo electrnico, la intranet, etc.; pero, a pesar de esto, la carta se sigue
utilizando en la mayora de las empresas para mantener sus relaciones comerciales
con su entorno.
Una carta es un documento que escribe una persona o
empresa para mantener relaciones con el entorno externo
de la misma. La carta representa la imagen de la empresa o
de la persona que la firma, pero adems, suministra
informacin de la empresa a los destinatarios ya que se aaden elementos como el
logotipo, la direccin, el nmero de telfono, el fax, etc. Tambin nos permite informar
o comunicar algo sobre algn hecho a travs del texto que se desarrolla en la misma.
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Para escribir una carta de forma correcta, tendremos que seguir algunas de las
siguientes normas:
Una carta de mbito empresarial nunca deber ir escrita a mano ya queesta caracterstica slo ser aplicada en el caso de las cartas personales.
Especial atencin a su presentacin, tiene que ser perfecta, ya que
representa la imagen de la empresa para la persona que la vaya a recibir.
Tendremos que utilizar un papel de calidad, sin arrugas ni manchas,
usando de manera correcta los mrgenes, el interlineado, la separacin
entre prrafos, el tipo de letra, una correcta redaccin y uso del lenguaje,
claridad a la hora de exponer los conceptos, y una correcta aplicacin de la
ortografa.
Es preferible utilizar papel blanco de buena calidad y a poder ser de tamao
DIN A4, ya que es el tamao estndar. Algunas empresas disponen de
papel personalizado con sus logotipos.
Se debe usar un tipo de letra correcta y a ser posible no utilizar ms de
una. Los tipos ms utilizados son: Times New Roman o Arial Helvtica.
Tenemos que evitar el uso de letras muy decorativas o informales. El
tamao de la letra no deber ser superior a 12 puntos.
En cuanto a los sobres, el ms utilizado es el sobre americano. Nos
encontramos con dos modalidades, con ventanilla lo que nos obliga a poner
la direccin del destinatario en la parte superior derecha de la carta para
que se vea por la misma, o sin ventanilla, en este caso debemos deimprimir la direccin en el sobre o bien aadir una etiqueta con dicha
direccin.
Las partes en las que se debe dividir una carta son las siguientes:
ENCABEZADO: es la parte que forma el comienzo del escrito, ste a su vez se divide
en:
Membrete: es el lugar que alberga los datos correspondientes al remitente(persona o entidad que enva la carta). Deber de aparecer el nombre o la
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empresa a la que se enva la carta, la direccin completa, el nmero de
telfono, fax, correo electrnico, pgina Web, etc. Suele ir acompaado por el
logotipo.
Destinatario: se indicarn los datos y la direccin de la persona fsica o jurdica
a quien se dirige la carta.
Fecha: se deber sealar el lugar y la fecha en la que se escribi la carta. El
da se indicar en nmero, el mes en letra y el ao completo en nmeros sin
colocar el punto de separacin de los millares, tampoco deber poner el punto
final. Por ejemplo:
- Madrid, 14 de abril de 2010.
- Madrid a 14 de abril de 2010.
Referencias: nos permite identificar la carta por medio de abreviaturas
compuestas de letras y nmeros, de modo que podemos indicar el asunto
sobre el que trata la carta, el nmero de expediente o la respuesta a una carta
determinada. Por ejemplo:
- S/Ref. (Sus referencias): permite al destinatario localizar el expediente
correspondiente a la carta.
- N/Ref. (Nuestras referencias): Identifica la carta o el expediente.
Asunto u objeto: expresa de modo breve el contenido de la carta.
Lnea de atencin: si queremos que la carta vaya dirigida a una persona
concreta, podemos usar una lnea de atencin como por ejemplo: A laatencin de, seguido del nombre de la persona a la que dirigimos el escrito.
- A la atencin del Sr. Ricardo Garca Mesa
- A la atencin del Director de Exportaciones.
Saludo: nos permite iniciar la carta de manera corts. Las palabras usadas
tienen que ser breves y dependern del grado de confianza que tengamos con
la persona a la que estamos escribiendo.
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Cuando se conoce a la persona podemos utilizar la siguiente frmula: Estimado
Sr. Garca; si se desconoce a la persona bastar con Estimado Sr.: Otras
frmulas pueden ser: Querido amigo: o Apreciado cliente:
CUERPO: en esta parte es donde se expondr el motivo de la carta. La exposicin
tiene que ser clara, sencilla y concisa. Es necesario tener la idea clara de lo que se
quiere comunicar, usar un leguaje sencillo, evitando expresiones formales o muy
redundantes.
El cuerpo de la carta se divide en:
Introduccin: es la parte inicial cuyo objetivo es captar la atencin del
destinatario.
Exposicin: parte central donde se detalla el motivo de la carta.
Conclusin: parte ltima de la carta donde se finaliza la misma.
Consejos generales a la hora de desarrollar el cuerpo de una carta:
Si la carta trata varios temas, estos debern ir tratados en diferentes prrafos
para no mezclarlos.
Se marcar un formato, con unos mrgenes entre 2,5 y 3 centmetros a ambos
lados; aunque la tendencia es alinear el texto a la izquierda con un sangrado
de entre 1 y 1,25 centmetros de la primera lnea de prrafo, debemos justificar
el texto, es decir, que el prrafo quede al principio y al final alineado sobre su
eje vertical.
Se recomienda utilizar un doble espacio entre los prrafos para facilitar lalectura de los mismos.
Si la carta contiene poco texto y queda en la parte superior e inferior de la
misma mucho espacio, se recomienda aumentar el interlineado hasta el 1,5.
Letra Times New Roman, con tamao 12, aunque la referencia podr ir con
tamao 10.
Si queremos destacar algo utilizaremos la negrita.
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Se deber evitar el uso de abreviaturas.
CIERRE: es la parte final de la carta, esta compuesto de:
Despedida: la frmula ms usada en esta parte de la carta deber ir en
consonancia con el encabezado. Por ejemplo:
- Atentamente o Cordialmente.
- Le envo un cordial saludo.
- Reciba un cordial saludo, o reciba un atento saludo.
- Estamos a su disposicin.
- Se despide atentamente.
- Un saludo.
- En espera de sus noticias.
Firma: la firma da autenticidad al escrito y lo valida jurdicamente. Deber estar
situada unas cuatro lneas por debajo de la frmula de la despedida. Tendr
que ir acompaada del nombre y la firma manuscrita (a veces va impresa),
situada por encima del nombre firmante. Si existen varias firmas el que tiene
mayor posicin jerrquica ir a la izquierda.
Anexos: indica los documentos que acompaan a la carta (facturas, pedidos,
etc.). Se deber indicar el nmero de pginas para que en caso de extravo
podamos cotejar los datos.
Postdata: recuerda un hecho importante, sta deber ser breve.
La persona firmante de la carta puede
delegar o autorizar la firma de la misma
a otra persona en su nombre, en ese
caso, se indicar tal circunstancia por
medio de abreviaturas: P.O. (por orden)o P.P. (por poder).
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MDULO 1: LAS CLAVES DE UNA BUENA ESCRITURA DE NEGOCIOS 29
El esquema de una carta comercial puede ser el siguiente:
LOGOTIPO DELA EMPRESA
MEMBRETE
REFERENCIASALUDOFECHA
DATOS DELDESTINATARIO
LNEA DE ATENCINSALUDO
CUERPO DE LA CARTA
DESPEDIDA
ANEXO
FIRMA
POSTDATA
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MDULO 1: LAS CLAVES DE UNA BUENA ESCRITURA DE NEGOCIOS30
Textos de comunicacin interna:
Dentro de la empresa es habitual realizar determinados comunicados para informar a
los empleados y los departamentos sobre algn tema o asunto. Por eso surge lanecesidad de establecer guas de comunicacin escrita que nos permitan realizar
dicho trabajo de manera correcta.
A continuacin, vamos a desarrollar el uso de algunos de los documentos ms
habituales de comunicacin interna que se suelen utilizar:
El acta: es un documento cuyo fin es dejar constancia de aquello que ha
sucedido, de los puntos que se han tratado y de los acuerdos a los que se
han llegado en reuniones o juntas.
Para lograr la mayor eficiencia posible en una reunin, es necesario que se
refleje en el acta los temas tratados y medidas tomadas en el caso de que
las haya. El acta refleja los resultados de la reunin.
Normalmente siempre
surge la duda de quin
es la persona que debe
levantar el acta. En las
reuniones del consejo de
administracin, no hay
dudas posibles, ya que
est establecido por la
Ley de Sociedades y los
estatutos de las
compaas.
En el caso de las reuniones informales, al carecer de estructura, lo normal
es que no exista acta.
Un tipo habitual de actas son aquellas en las que se reflejan los temas
hablados en la reunin, adems de la fecha, lugar y asistentes. En el casode reuniones formales, lo normal es que uno de los participantes acte
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MDULO 1: LAS CLAVES DE UNA BUENA ESCRITURA DE NEGOCIOS 31
como secretario, realizando el acta. Posteriormente, ser el auxiliar de ste
quien redacte el acta a partir de las notas de su jefe. El acta tiene que
enviarse a todos los asistentes a la reunin, en un plazo lo ms breveposible.
Este tipo de actas, no son tan importantes como las actas de un consejo,
pero no por ello tienen que ser poco representativas. A la hora de redactar
las actas, resulta muy importante la capacidad de sntesis, ya que si los
documentos son excesivamente largos y muy detallados, se corre el peligro
de que no resulte til.
Se muestra a continuacin un posible modelo de acta:
La ltima pgina del acta termina con la fecha del da de emisin del
documento y el nombre y firma del emisor del mismo, cumplimentados en la
parte inferior derecha.
ACTA No. ______En ______________ a las _______ del ___________________________ sereunieron en ___________________________________________ los seores_____________________________________________________________________ de ___________________________________ a fin de efectuar una______________________________________ con carcter de___________________________________ a fin de tratar y realizar la siguienteagenda: I) Lectura del acta anterior; II) Resultados de la ltima reunin; III)Seguimiento de acuerdos; IV) Varios; V) Sumario; VI) Agenda propuesta de laprxima reunin.
El consenso en relacin con los puntos anteriores son los siguientes:i)
No habiendo ms que tratar, se cierra la sesin a las ________________ horas delda _______ en el lugar __________________.
NOMBRE
FIRMA
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MDULO 1: LAS CLAVES DE UNA BUENA ESCRITURA DE NEGOCIOS32
La circular: el contenido de una carta circular de carcter interno es la de
comunicar cualquier noticia, informacin o evento de inters a un conjunto
de personas o departamentos de la empresa. La diferencia principal entreuna carta circular y un memorando est en que, por lo general, se imprime
una circular por destinatario, mientras que el memorando solo se imprime
uno para todos los destinatarios ya que por lo general se colocan en el
tabln de anuncios. Por lo general, el memorando comunica noticias
puntuales en el tiempo, mientras que la circular comunica noticias
permanentes en el tiempo.
Las caractersticas que debe reunir una circular son:
o Tiene que estar escrito en un lenguaje
sencillo sin usar trminos demasiado
tcnicos que dificulten su lectura y
comprensin.
o El texto ser breve, no extendindose
demasiado.
o Las ideas se expresarn de forma
clara y concisa.
El memorando: tambin conocido por memorndum (trmino latino que
significa algo que deber guardarse en la memoria). Este tipo de
documentos se caracterizan por su brevedad, precisin y claridad de
aquello que se pretende comunicar; no contiene saludo ni despedida y su
uso est destinado a comunicar determinados mensajes dentro de la
empresa: transmitir rdenes, comentar temas, hacer recomendaciones,
solicitar algo, etc.
Las partes en las que se divide un memorando son:
o Cabecera: refleja los datos del remitente (persona, departamento,
etc.), los datos del destinatario (a quien va dirigido), el asunto del
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memorando y la fecha. El memorando no lleva saludo como en el
caso de la carta.
o Cuerpo: en el que se expone el motivo del documento.
o Pie: se indican posibles anexos de documentos al memorando o
cualquier otro elemento de inters.
El informe: este punto se tratar con mayor detenimiento en el mdulo 2:
Crear un buen informe.
Textos protocolarios:
Un texto protocolario u oficial, es aquel cuya emisin es realizada por cualquier
rgano de la Administracin Pblica, pero tambin aquel documento que un
ciudadano o entidad enva a la administracin cuando existe un expediente
administrativo.
Instancias: este tipo de documentos nos ayudan a realizar una solicitud
ante un organismo pblico o ante una persona fsica que sea representativa
de este ltimo. Las partes en la que se divide son:
o Encabezamiento: en l deben figurar los datos de la persona que
firmar el documento, estos son: nombre, apellidos, DNI o NIF,
tambin hay que indicar el expediente administrativo al que se hace
referencia en el documento.
o Cuerpo del documento: es el texto principal en el que se exponen
los hechos por los cuales se realiza la correspondiente solicitud.
Tiene que ser breve y explicativo.
o Pie: se especificar una frase de cortesa, la fecha de expedicin del
documento, la firma y el pie de firma.
Tiene que usarse papel blanco, sin membrete, la exposicin de los hechosse iniciar con las palabras expone que, mientras que la peticin se inicia
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MDULO 1: LAS CLAVES DE UNA BUENA ESCRITURA DE NEGOCIOS34
con las palabras solicita, esta ltima se inicia en maysculas, y, de forma
clara y concisa, se indicar aquello que se desea solicitar. Para finalizar el
documento, en la parte inferior debemos indicar el tratamiento y cargo de lapersona a la que se dirige la instancia usando para ello las letras
maysculas. Veamos a continuacin un ejemplo:
El oficio: es un documento utilizado de manera habitual por parte de los
organismos oficiales y las administraciones pblicas con el objetivo de
comunicar algo a los ciudadanos, empresas u otros organismos, aunque
tambin se suelen usar para comunicar de manera solemne una
determinada informacin entre los propios departamentos de laAdministracin.
INSTANCIA
Marta Garca Romn, con domicilio en Segovia, calle Jos Zorrilla, n 12, piso 2y NIF 44567289-P
EXPONE:
QUE con fecha 10 de enero de 2010, present el proyecto de fin de carrera Lasenergas renovables y su impacto en la sociedad moderna, segn la normativade proyecto de la EUIT de Valladolid.
QUE a fecha de hoy, no se le ha notificado la fecha, lugar y hora en la cualdeber exponer su proyecto ante el tribunal examinador.
SOLICITA:
La notificacin de la fecha, lugar y hora exacta.
A la espera de sus noticias,
Segovia, 10 de febrero de 2010
Marta Garca Romn
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MDULO 1: LAS CLAVES DE UNA BUENA ESCRITURA DE NEGOCIOS 35
Las partes en las que se divide son:
o Encabezamiento: si usa el membrete, ste tiene que contener elnombre del organismo que emite el documento, la localidad donde
se sita y las referencias necesarias que permitan identificarlo,
como por ejemplo, las iniciales de la persona que dicta y escribe el
documento, el departamento, la seccin, el asunto del que se trata,
el nmero de expediente, la fecha o cualquier referencia necesaria.
o Cuerpo: se expone de forma clara, breve y concisa todo cuanto se
desea transmitir.
o Despedida: se suele usar la frmula lo que lo comunico para
esta parte del documento; seguidamente deber constar la localidad
y la fecha de expedicin del documento y la firma de la persona
remitente.
o Pie: debern consignarse los datos de la persona fsica, empresa o
entidad a quien se dirige el documento.
Ser tambin necesario que
el oficio disponga del sello de
la entidad emisora ya que
con l se garantiza el
carcter oficial del
documento.
El certificado: es un documento expedido por un organismo pblico en el
que se constata un determinado hecho o circunstancia dndose fe de ello.
Las partes en las que se divide son:
o Encabezado: en l se har constar el nombre de la entidad y
logotipo, que emite el certificado. Cuando se trate de una personafsica ir precedido del tratamiento y cargo que ostenta.
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o Cuerpo: en el cuerpo se expone el hecho que motiva o del que se
da fe en la expedicin del documento. El cuerpo se suele iniciar con
la palabra CERTIFICA y en el prrafo final se empieza con lafrmula Y PARA QUE AS CONSTE o Y PARA QUE CONSTE A
LOS EFECTOS OPORTUNOS, sealando el objetivo del
certificado a peticin de quien expide el mismo.
o Localidad y fecha con letra.
o Antefirma de la persona o entidad que figura en el encabezado, as
como el Visto Bueno (V. B.) de un cargo superior (en el caso de
que fuera necesario).
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CREAR UN BUEN INFORME
1. FIJACIN DE OBJETIVOS ..................................................................41
2. LA REDACCIN........................................................................................... 42
3. ESTRUCTURA DEL ESCRITO .............................................................51
4. TIPOS DE INFORMES ..........................................................................53
4.1. INTERNO........................................................................................53
4.2. FORMAL. EL INFORME TCNICO................................................54
CONTENIDOS
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1. FIJACIN DE OBJETIVOS
Para poder realizar un buen informe el primer paso es fijar el objetivo que se quiere
conseguir. Para ello, habr que pararse a pensar en las siguientes preguntas:
Por qu se necesita el objetivo?
Esta pregunta parece innecesaria para enfrentarnos a algunos tipos de informes como
puedan ser aquellos que obligatoria y peridicamente nos solicita un superior, informes
de produccin, de ventas, de gastos. etc.; pero al formularnos esta pregunta
podremos: Saber qu informacin hay que incluir y cul desechar: decidir qu
informacin hay que desechar o incluir, tambin evita que se pierda tiempo
en buscar informacin que despus resulte innecesaria para elaborar el
informe.
Adecuar mejor el informe a su destinatario: dependiendo de a quin vaya
destinado el informe y hacia quin nos dirijamos, sabremos qu informacin
necesitamos incluir y cul no.
Redactar el informe con mayor facilidad: es mucho ms sencillo estructurar
un informe si sabemos claramente qu se pretende con l. Si slo se tiene
una idea del objetivo, al ir avanzando en la elaboracin pueden darse
pasos intiles y tener que retroceder.
Cmo fi jar el objetivo?
Para fijar el objetivo antes hay que tener clara la idea general del informe. Como el
informe se realiza para que lo lean otras personas, habr que tener en cuenta la
destinatario, para ello es fundamental contestar a una serie de preguntas. Estas
preguntas son:
Quin es el destinatario del informe?
Para qu lo quiere?
Qu aspectos quiere conocer?
Qu sabe de este tema?
MDULO 2: CREAR UN BUEN INFORME 41
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Una vez aclaradas estas cuestiones, se estar preparado para explicar de una forma
clara y concisa cul es nuestro objetivo.
Cmo especificar el objetivo?
Los requisitos dependern de las respuestas a las cuestiones establecidas
anteriormente. Adems, para que el objetivo quede bien definido, habr que aadir
otros conceptos que consideremos necesarios y que concreten con mayor precisin el
objetivo.
Cmo acordar el objetivo?
Para asegurarse de que el objetivo que hemos concretado es correcto, lo ms
recomendable es presentrselo a quien haya solicitado el informe y cerciorarnos de
que se est de acuerdo en el objetivo. De esta forma se ahorra tiempo, ya que
evitamos una bsqueda de informacin que pudiese resultar innecesaria, adems del
tiempo empelado en la realizacin del informe.
2. LA REDACCIN
Tras habernos marcado el objetivo, tenemos que buscar informacin y organizarla.
Para ello, debemos desarrollar estas cinco etapas.
1. Precisar la informacin que queremos:
Para desarrollar este punto, lo ms sencillo es preguntar a la persona que ha solicitado
el informe: qu quiere? Aunque el objetivo marcado y elaborado anteriormente nos
debera servir para solucionar este primer apartado.
Aspectos que podemos incluir:
Descripcin de productos.
Comparacin con los productos de la competencia.
Ventajas ms destacadas para los clientes.
Apoyo a las ventas.
Informacin o folletos escritos. Informacin complementaria.
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REDACCIN Y PRESENTACIN DE INFORMESREDACCIN Y PRESENTACIN DE INFORMES
Estos aspectos debemos contrastarlos con el objetivo para saber si son o no
necesarios. Una vez hecho esto podemos empezar a desglosar los aspectos de cada
cuestin por ejemplo como descripcin de productos: caractersticas del producto,componentes, mtodo de elaboracin, etc.
Estas listas pueden hacerse al gusto de cada persona son anotaciones propias y para
ello no hay reglas.
2. Reunir el material
MDULO 2: CREAR UN BUEN INFORME 43
Estos aspectos debemos contrastarlos con el objetivo para saber si son o no
necesarios. Una vez hecho esto podemos empezar a desglosar los aspectos de cada
cuestin por ejemplo como descripcin de productos: caractersticas del producto,componentes, mtodo de elaboracin, etc.
Estas listas pueden hacerse al gusto de cada persona son anotaciones propias y para
ello no hay reglas.
2. Reunir el material:
Es el momento de decidir dnde buscar la informacin de cada uno de los apartados:
podemos buscar en copias de informes de otros departamentos, minutas de
reuniones, informacin de la competencia.
Tenemos tres posibles fuentes de informacin:
Material interno de la empresa: la
informacin la encontramos en nuestra
propia empresa, y podemos analizar:
o Publicidad.
o Boletines internos.
o Revistas internas.
o Informes habituales.
o Actas de reuniones.
o Informes y propuestas de otros
departamentos.
Material externo a la empresa: para recopilar este tipo de material,
podemos buscar en:
o Libros y manuales.
o Guas profesionales del sector.
o Estudios de mercado.
o Diarios, revistas y prensa especializada.
o Investigaciones tanto pblicas como privadas sobre el sector.
o
Folletos, catlogos, informes anuales y publicidad de lacompetencia.
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REDACCIN Y PRESENTACIN DE INFORMES
Relaciones con el entorno del sector: podemos encontrar informacin
tambin en:
o Clientes.o Expertos de la empresa o externos.
o Proveedores.
o Lderes de opinin.
o Internet.
o Blogs.
o Redes sociales.
3. Revisar y elegir la informacin:
Debemos juntar toda la informacin recopilada y leerla, de este modo sabremos todos
los datos que poseemos y de qu material disponemos.
4. Clasificar la informacin por grupos:
El siguiente paso es clasificar por grupos toda la informacin escogida. Podemos
organizar la informacin en los grupos de los apartados generales de la lista original
que realizamos cuando queramos saber qu informacin queramos reunir. En esta
etapa se ordena una serie de informaciones en grupos de cuestiones comunes.
5. Estructurar el informe:
Existen dos tipos de informes: informes de investigacin e informes que slo presentan
datos.
El informe de investigacin es en el que tenemos que examinar algn tema
especfico y comunicarlo en el informe.
En los informes que slo presentan datos podemos incluir: los memorandos,
los informes presupuestarios reguladores o actualizados, los informes de
gestin, etc.
Para escribir un informe de manera correcta, debemos utilizar un lenguaje apropiado,
no usar expresiones coloquiales ni trminos excesivamente complicados o tcnicos.
Es decir, debemos emplear una redaccin clara por lo que necesitamos poseer un
estilo general utilizando para el desarrollo del mismo, frases y palabras adecuadas.
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REDACCIN Y PRESENTACIN DE INFORMES
MDULO 2: CREAR UN BUEN INFORME 45
ESTILO GENERAL:
Teniendo siempre presente el informe no lo vamos a leer nosotros sino el destinatario,
procuraremos explicar muy bien todos los conceptos y con el lenguaje preciso.
Evitar expresiones rimbombantes:
Algunas personas suelen usar una serie de expresiones y oraciones al elaborar
un escrito que normalmente nunca usaran, como por ejemplo:
A pesar de que en un informe el lenguaje empleado no debe ser tan coloquial
como en la expresin oral habitual, no hace falta recurrir a expresiones ypalabras pomposas cuyo uso adems pueda ser incorrecto.
Utilizar correctamente el yo y el usted:
Si en el lenguaje oral nos referirnos a nosotros mismos como yo; y nos
referirnos a otra persona como usted, esto mismo debemos hacerlo en
nuestro informe ya que es ms fcil de comprender y resulta mucho ms
amable.
o A tal f in , con objeto de en vez de para.
o
En referencia a, en vez de sobre.o En los momentos presentes, en vez de
ahora.
o En la eventualidad de, en vez de si .
o Cerciorarse, en vez de confirmar.
o Chequear, visaren vez de comprobar.
o Consecuentemente, en vez de as que.
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Evitar el lenguaje sexista:
El uso de ciertos trminos cargados con
connotaciones negativas puede pasarinadvertido ya que son de uso comn y no nos
percatamos de su verdadero significado. Sin
embargo es necesario evitarlos para que
vayan cayendo en desuso. Para evitar este
tipo de lenguaje, se puede:
o Usar trminos genricos, siempre que existan, ya que incluyen a ambos
gneros, como persona en lugar de hombre o mujer, docente en
lugar de profesor/a, etc.
o Usar formas impersonales para evitar decir l o ella.
o Alternar los ejemplos masculinos y femeninos, en la medida de lo
posible.
Usar ejemplos y analogas:
Cuando redactamos un informe tenemos que explicar todos los aspectos,
ya que quien lo vaya a leer no puede preguntarnos por lo que no entienda.
Debido a esta peculiaridad, en algunas ocasiones podemos cometer el error
de omitir ciertos datos o ejemplos que para nosotros resultan obvios, pero
no para el otro. Para reforzar el significado preciso de lo que queremos
decir, es til emplear ejemplos y analogas. Las analogas ayudan a explicar
ideas complicadas estableciendo una comparacin. Por ejemplo: es
como..., se asemeja a
FRASES
:
Debemos de utilizar frases y prrafos cortos. Uno de los problemas semnticos ms
frecuentes de cualquier texto es la extensin que pueda llegar a tener una oracin o
un prrafo, cuando se concatenan varias subordinadas:
Frases: cuanto ms extensas, son ms difciles de leer. Tampoco se tratade escribir todas las frases muy cortas, estilo telegrama, porque transmiten
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REDACCIN Y PRESENTACIN DE INFORMES
monotona. En general, las oraciones estn formadas por unas veinte
palabras y no deben sobrepasar las treinta y cinco.
Prrafos: los prrafos ayudan a estructurar el texto, hacindolo menos
denso. Cada idea debera comenzar en un prrafo distinto. El prrafo
tambin debe tener una extensin limitada. Algunos autores emplean un
pequeo truco, teniendo como referencia el ancho de un folio DIN A4,
escriben prrafos que sean ms anchos que largos.
No debemos utilizarjergas : las jergas son los lenguajes que se utilizan
para campos especficos. Su uso debe quedar reducido a los informes
tcnicos. Las jergas no tiene porqu ser conocidas por los destinatarios del
escrito, por lo que hay que evitarlas. nicamente deberan emplearse si se
est seguro de que la persona que va a leer el informe conoce esos
trminos.
No usarclichs: son expresiones que estn tan usadas que ya no se les
presta atencin. Como por ejemplo:
o Responder a las necesidades de los clientes.
o Una amplia gama de productos y servicios.
o Productos de alta calidad.
Palabras: algunas indicaciones generales para el uso de las palabras son:
o Debe de conocerse el significado de todas las palabras que
incluimos en el informe.
o Usar preferentemente verbos en voz activa, mejor que en pasiva:
para que se identifique mejor el sujeto que realiza la accin, no que
la accin afecte al sujeto.
o Usar nombres concretos antes que los abstractos: los nombres
concretos proporcionan una representacin mental que facilita la
comprensin. Se recomienda sustituir unos por otros siempre que
se pueda.
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REDACCIN Y PRESENTACIN DE INFORMES
MDULO 2: CREAR UN BUEN INFORME48
o No usar palabras altisonantes o terminologa jurdica: en ocasiones
usamos palabras que se encuentran fuera de lugar y de las que
podemos prescindir, como pueden ser; antao, incoar, otros...
o No utilizar las palabras neutras o de significado ambiguo: debemos
evitar por ejemplo, algunos verbos que puedan tener un significado
ms concreto sobre lo que queremos expresar; como cambiar por
mejorar o empeorar.
o Evitar las aliteraciones: es una figura retrica que consiste en la
repeticin de los mismos sonidos (fonemas), en una misma frase o
verso para producir un efecto de musicalidad y sonoridad. No tiene
cabida en un texto formal.
o Evitar las redundancias: palabras innecesarias ya que duplican el
significado de otro trmino, por ejemplo: ambos dos, periodo de
tiempo, etc.
VOCABULARIO: hay una regla muy sencilla para asegurarnos de que la palabra que
vamos a utilizar es la correcta: consultar el diccionario o un manual de estilo. Nos
sorprendera comprobar la cantidad de trminos de uso cotidiano que son mal
empleados, especialmente en los medios de comunicacin.
ORTOGRAFA: los errores ortogrficos causan muy mala impresin, por lo que
debemos consultar el diccionario en aquellas palabras en las que tengamos dudas de
cmo se escriben. No debemos confiar ciegamente en los correctores ortogrficos del
ordenador, ya que algunas faltas de ortografa se corrigen automticamente
cambiando el significado de lo que queramos decir, y otras faltas ni siquiera las
reconozca.
Escribir con un estilo claro se fundamenta en un lenguaje correcto, esto significa:
tener un perfecto conocimiento del vocabulario, la ortografa, la puntuacin, las
abreviaturas y las reglas gramaticales del castellano, en este caso.
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REDACCIN Y PRESENTACIN DE INFORMES
MDULO 2: CREAR UN BUEN INFORME 49
PUNTUACIN: generalmente, no utilizamos bien los signos de puntuacin o
desconocemos el uso de algunos. A continuacin presentamos un pequeo repaso:
Los dos puntos (:) indican una pausa similar a la del punto. Se escribe
minscula detrs de los dos puntos (excepto en citas textuales, ejemplos,
etc.) Sus usos ms frecuentes son:
Cerrar o anunciar una enumeracin:
o Tiene en casa todo tipo de animales: perros, gatos, canarios, tortugas,
etc.
o El 3, el 35, el 23 y el 17: son los autobuses que pasan por aqu.
Antes de citas textuales:
o Fernando me dijo muy claramente: Deja las cajas a la izquierda.
Unir oraciones con una relacin causa-efecto, una explicacin o conclusin.
o Viene en transporte pblico: llegar tarde.
Despus de frmulas de saludo en cartas.
o Estimados vecinos:
Con motivo de las fiestas patronales
Antes de exponer un ejemplo, para separarlo del resto de oracin.
o Las esdrjulas siempre llevan tilde. Por ejemplo: rpido, sbado,
rboles.
(,) indica una pausa breve y entonacin ascendente o suspendida. Se
Para separar los miembros de una enumeracin, ya sean palabras u
oraciones.
o Pedro, Juan, Esther y Marcos no vienen a la inauguracin.
o Recibe clases de piano, chino, ingls y yoga.
Para separar el nombre de una persona, ser o cosa personificada a quien se
invoca.o Marta, no te olvides de comprar el peridico.
La comautiliza:
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MDULO 2: CREAR UN BUEN INFORME50
o Por qu tengo un novio tan tonto, Dios mo!
Para separar el nombre propio del apodo:o Ayer me encontr con Antonio, el Orejas.
Para separar decimales:
o Cuesta 3,65 euros.
En los incisos: aclaraciones o aposiciones, oraciones intercaladas, adverbios y
locuciones adverbiales o conjuntivas, el autor de una obra o cita, etc.
o El IPC subi en Junio, segn el ministro de Economa, un 0,3%
o El prximo jueves, da de la Constitucin, no hay clase.
o Patricia, animada por sus compaeros, se present como voluntaria.
o Generalmente, el aparcamiento es escaso en el centro de la ciudad.
En el encabezamiento de cartas o escritos:
o Fuente del Berro, 14 de abril de 1997.
Por elisin del verbo (al ser el mismo):
o Sara traer la bebida; Flix, los postres.
El punto y coma (;) es un signo intermedio, ya que indica una pausa mayor
que la coma y menor que el punto. Su entonacin es descendente. Los usos
principales son:
Separar elementos en oraciones en los que ya hay comas:
o
Manuel, el amigo de Violeta; Sal, el de Antonio; Ana, mi prima, y yocompartiremos mesa en la boda.
En oraciones yuxtapuestas.
Delante de conectores como: no obstante, sin embargo, por lo tanto, aunque
o Est lloviendo; por lo tanto, se suspende la excursin.
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se usan para poner entre ellos la explicacin de dos palabras, como
los parntesis. Si no estamos seguros de si lo podemos usar o no, es mejor no
hacerlo ya que su utilizacin a veces resulta confusa.
Los signos de entonacin, exclamacin (!) e interrogacin (?), son dobles
y, en castellano, deben colocarse obligatoriamente al comienzo y al final del
enunciado correspondiente.
Letras maysculas: las letras maysculas dificultan la lectura, por lo que
solamente hay que utilizar este tipo de letras cuando sea obligatorio. (Como
por ejemplo en los nombres propios o en el comienzo de las oraciones, etc.)
ABREVIATURAS: no debe abusarse de las abreviaturas, puede dar la impresin de
que lo hemos hecho para ahorrarnos escribir la palabra entera. Otro problema es queel destinatario no conozca el significado de la abreviatura. Para asegurarnos que quien
lea el informe va a saber a qu nos referimos, debemos escribir la expresin entera
una vez seguido de su abreviatura o siglas entre parntesis. Posteriormente, ya puede
usarse nicamente la abreviatura.
Es aceptable el uso de abreviaturas para palabras oficiales ya que se hacen ms
fciles a la hora de leer.
3.LA ESTRUCTURA DEL ESCRITO
Las partes en las que se divide un informe son:
Portada
Guiones:
Ojo: el signo de apertura, () y (), no debe suprimirse por imitacin de
otras lenguas, como en ingls, en las que nicamente se coloca cierre
el signo de cierre, (!) y (?).
: deber contener el ttulo del informe o designacin con la que se
indica el contenido del mismo, su fecha de elaboracin, el departamento,
empresa o autor que se ha encargado de elaborar el mismo, la empresa o
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departamento que solicita el informe, su fecha de emisin y la de elaboracin
del mismo.
Introduccin: en ella se indica el objeto o motivo del informe, tambin se
debern indicar las fuentes consultadas para la localizacin de la informacin
(en el caso de que as sea).
ndice: organiza el contenido del informe indicando los nmeros que ocupan
los distintos apartados y subapartados en los que se divide el mismo,
permitiendo realizar una bsqueda rpida del contenido.
Cuerpo: es la parte ms importante de un informe ya que contiene la redaccin
del mismo en sus distintos apartados que son sealados en el ndice. En l se
exponen los hechos del informe de manera ordenada, detallando el tema o
asunto tratado y aportando datos y hechos que avalen el contenido del informe.
Conclusiones o recomendaciones: debemos repasar los datos expuestos en
el cuerpo del documento, de este modo podremos extraer una serie de
conclusiones o recomendaciones que debern anotarse.
Apreciaciones: se indicar dependiendo el destinatario del informe. En l se
podrn realizar distintas valoraciones acerca del mismo, as como futuras
proyecciones.
Anexos: se pueden incorporar datos, documentos, grficos, planos, etc., a los
que se hagan mencin en el informe, stos permiten apoyar las tesis o datosque se exponen en el mismo.
Contraportada: es la ltima pgina con la que se finaliza un informe.
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4. TIPOS DE INFORMES
4.1. Interno
Los informes internos se caracterizan por estar destinados exclusivamente a circular
en el interior de la empresa que los realiza en cuanto que pueden contener resultados
positivos o negativos o datos confidenciales, por lo cual no pueden darse a conocer al
exterior. Entran en esta categora los informes con caractersticas jurdicas,
institucionales, sindicales, etc., o documentos de trabajo.
Se caracterizan por ser desarrollados porque un miembro jerrquico superior nos los
ha demandado. Es solicitado, por lo general, a una persona o departamento con
conocimientos sobre el tema que se
le pide, para que la persona que
demanda el informe disponga de
una informacin til y a ser posible
en un breve espacio de tiempo. Se
establece, por tanto, una primera
caracterstica como es el hecho deque los informes internos estn
presentes en toda entidad de
carcter pblico o privado.
Los informes internos la mayora de
las veces son documentos
generados con gran rapidez, con
una circulacin limitada y con nuladocumentacin paralela que recoja
la peticin y trmites de creacin.
Es decir, se trata de un tipo concreto de documentos que no suelen trascender no ya
slo al mbito externo sino que en muchas ocasiones, ni siquiera oficinas de la misma
entidad o institucin tienen constancia de su existencia.
En definitiva, el informe interno es con mucha frecuencia un vehculo de comunicacin
en un canal restringido y limitado entre el que solicita el documento y el emisor delmismo. Lo ms habitual es que no se deje constancia de su existencia ni de su
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elaboracin, puesto que en la mayora de los casos su utilidad es nicamente la de
poner al corriente de un hecho al responsable que solicita el informe.
Todo lo anterior no es excusa alguna para descuidar la redaccin de este tipo de
documentos. La ortografa, expresin, estilo, etc. deben ser correctos.
4.2. Formal. El informe tcnico
Los informes tcnicos se suelen elaborar para conocer y especificar las caractersticas
tcnicas de un determinado producto o servicio.
Muestran determinados productos explicando los aspectos tcnicos que afectan a los
mismos, por ejemplo, un informe tcnico de una determinada mquina o de un
determinado proceso de fabricacin.
El informe tcnico puede definirse como la exposicin por escrito de las circunstancias
observadas en el reconocimiento de precios, edificaciones, documentos, etc., o el
examen de la cuestin que se considera, con explicaciones tcnicas y econmicas. Es
una exposicin de datos o hechos dirigidos a alguien, sobre una cuestin o asunto
sobre lo que conviene hacer del mismo. La temtica es muy variada.
Por la naturaleza del informe tcnico es fundamental que la estructura del texto se
expositiva, sencilla y lgica. Tratar el tema sobre el que verse con la mayor concisin y
claridad. Como en el caso de cualquier otro informe, al elaborarlo se tendr en cuenta
al destinatario (otro tcnico, un juzgado, personas sin conocimientos tcnicos,), para
hacerlo comprensible fcilmente.
Podemos encontrar distintos tipos de informes tcnicos en funcin de sus objetivos
pueden ser:
Dictmenes y peritaciones: son valoraciones, consideraciones, juicios, ideas,
circunstancias y conclusiones del tcnico utilizando y aplicando sus
conocimientos. Suelen elaborarse al solicitar un tribunal de justicia las
opiniones y juicios de expertos en determinada materia para facilitar la toma
de decisiones en el mbito judicial.
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Inspecciones o reconocimientos: el tcnico habr de describir las
circunstancias apreciadas en el objeto de la inspeccin o reconocimiento.
Arbitrajes: se trata de la emisin de una opinin debidamente razonada sobre
una cuestin en la que no existe acuerdo, siendo este texto de gran utilidad
para toma una decisin final.
Expedientes: se generan en el mbito administrativo para obtener algn
permiso, autorizacin o ayuda econmica.
Ensayos y anlisis: realizados para el anlisis de suelos, geolgicos, de
materiales, etc.
Por ltimo, un informe tcnico incluye estos documentos:
Memoria y anexos a la memoria.
Planos y esquemas.
Estudio econmico.
Un informe tcnico debe dar respuesta los siguientes
aspectos:
Identificacin del problema.
Causas de dicho problema. Propuesta de soluciones.
Recomendacin de actuaciones.
Valoracin econmica de las actuaciones.
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1. CULTIVAR UN ESTILO ........................................................................61
2. EL USO DEL LENGUAJE.....................................................................62
3. DIFERENCIAS ENTRE EL MENSAJE ORAL Y ESCRITO ..................64
4. ERRORES QUE DEBEN EVITARSE: FALTA DE CLARIDAD,
DESORDEN EXPOSITIVO, CHARLATANERA ...............................66
5. ESTILO. CMO CONSEGUIR UN ESTILO CLARO, PRECISO,
DIRECTO, PERSUASIVO Y POSITIVO ................................................68
6. EL PROCESO DE COMUNICACIN INTERPERSONAL ....................70
7. ESCUCHA ACTIVA ...............................................................................71
8. EMPATA Y ASERTIVIDAD ..................................................................74
CONTENIDOS
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1. CULTIVAR UN ESTILO
El estilo es el conjunto de caractersticas o cualidad que diferencian y distinguen una
forma de escribir de otra. Mientras que la redaccin y la gramtica son instrumentos
que sirven para lograr la mejor manera de expresar una idea, el estilo indica el modo
personal que cada uno tiene de hacerlo.
El estilo, por otra parte, exige la delimitacin previa del tema a desarrollar. As, el
responsable de redactar los informes debe responder previamente a cada una de
estas preguntas:
Las respuestas nos llevarn a la delimitacin de dos situaciones: el canal mediante el
cual se transmitir la informacin y el destinatario al cual se transmite esa informacin:
si es individual o colectivo, qu nivel cultural posee, intelectual o poco instruido,
alfabetizado o semi-alfabetizado, etc.
El estilo personal puede depender de muchos factores:
Segn el carcter del autor: tiene mucho que ver con el estado de nimo, el
contexto y las situaciones que rodean al autor.
Qu se quiere
expresar?
Cmo se
expresa?
Para qu se
expresa?
A quin se
expresa?
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Segn la visin del mundo que tiene el autor: esto hace que existan textos
sumamente imaginativos, serios, cientficos, cmicos, etc. Este estilo nos
transmite de primera mano cmo el autor ve la realidad.
Segn la forma de expresin: el tipo de lenguaje que emplee denota entre
otras cosas el estado de nimo tiene el autor, qu situaciones ha vivido e
incluso hasta cmo es su personalidad.
Cada persona tiene un estilo propio. Para dar forma al estilo existen los denominados
manuales de estilo, cuya utilizacin es fundamental en el mbito periodstico, editorial,
empresarial y publicitario. Con la ayuda de estos manuales y en la medida en que se
practica la escritura siguiendo las reglas gramaticales y ortogrficas, el estilo va
perfilndose y mejorando.
2. EL USO DEL LENGUAJE
El resultado de cualquier un acto comunicativo ser ms eficaz si se hace un buen usodel lenguaje. Los mtodos para aumentar las posibilidades de que el mensaje se
comprenda son muy diversos.
Como ya se ha indicado con anterioridad, el lenguaje empleado en la emisin de un
mensaje debe ser fcil de comprender, ms aun en la expresin oral en la que no
existe la posibilidad de releer un texto si algo no se ha entendido. El lenguaje tambin
debe ser interesante y atractivo, debe "encajar" con el orador y adaptarse a las
necesidades de la situacin y el estilo requeridos por el tema que se quiere comunicar.
En la comunicacin oral, las expresiones empleadas deben poderse comprender
inmediatamente ya que los oyentes no siempre tienen la oportunidad de preguntar las
palabras o expresiones que desconozcan. La comunicacin oral tiene una apariencia
menos estricta y definitiva que la escrita, por lo que comnmente el lenguaje hablado
se toma de forma ms informal que el escrito y se permiten pequeos errores e
inexactitudes impensables en el caso de los mensajes escritos. A pesar de esta
relativa libertad, el lenguaje hablado tambin debe cumplir las normas lingsticas.
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Debe utilizarse un lenguaje claro, fcil de comprender, interpretar y traducir. Para
mejorar la claridad pueden seguirse algunas indicaciones:
Utilizar frases cortas y precisas.
Utilizar conectores: porque, por lo tanto, si, cuando
No empezar con una frase subordinada.
Darnos tiempo para pensar las respuestas.
Evite utilizar expresiones abstractas.
Evite el uso de frases compuestas.
Utilizar expresiones menos formales que en el lenguaje escrito.
Como ocurre con el lenguaje escrito, el lenguaje hablado debe cumplir con ciertos
requisitos estilsticos.
En situaciones oficiales y presentaciones, el orador debe utilizar un lenguaje an ms
cuidado. Una presentacin en pblico requiere un lenguaje formal y un estilo correcto,
ya que el uso de un lenguaje excesivamente informal puede molestar al auditorio.
El lenguaje de una presentacin debe ser
educado y respetar al oyente. El uso
tradicional corts de un idioma ocupa un
lugar relevante en las situacione
internacionales. El lenguaje corts ayuda a
crear respeto, proximidad, compaerismo y
afecto. A pesar de que la formalidad en la
expresin oral suele percibirse como algodistante, y el estilo relajado y de igual a igual
como algo positivo; esa formalidad en el
lenguaje es obligatoria. Jams debemos
olvidar las expresiones de cortesa, dar las
gracias, disculparse y todo tipo de
consideraciones sociales cuando sean
necesarias.
s
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3. DIFERENCIAS ENTRE EL MENSAJE ORAL Y ESCRITO
Resulta imposible saber cuando empez el ser humano a comunicarse mediante el
lenguaje oral. Datar los orgenes del lenguaje escrito parece ms sencillo. Los
primeros sistemas de escritura de los que se tiene constancia se encontraron en
Medio Oriente, y son aproximadamente de hace cinco mil aos.
El lenguaje en su forma oral y escrita ha sido el medio que nos ha permitido compartir
informacin y conocimientos de una generacin a otra, y a los individuos y grupos
entre s.
A travs de las palabras podemos formular y comunicar ideas complejas; entender y
representar el mundo. Es a travs del lenguaje que construimos diversos tipos de
relaciones y nos hacemos conscientes sobre la mente y los pensamientos mismos.
Segn el medio o canal que utilicemos para comunicarnos, existirn dos variedades de
mensaje: oral y escrito. Lo que comunicamos por escrito perdura mientras que el oral
es fugaz. Estas dos formas de lenguaje, oral y escrito, son paralelas entre s. Ambas
son capaces de lograr la comunicacin y tienen la misma gramtica subyacente.
Lo que diferenciar el lenguaje oral del escrito sern las circunstancias de uso.
Utilizamos la lengua oral sobre todo para la comunicacin inmediata cara a cara, y la
lengua escrita para comunicarnos a travs del tiempo y del espacio.
La lengua oral y la escrita estn ntimamente relacionadas; por ejemplo, las
habilidades propias de la escritura son transmitidas y adquiridas oralmente, a losescolares se les ensea a leer y escribir mediante el habla.
Algunas diferencias entre el lenguaje oral y el escrito seran:
El canal: la lengua escrita comunica a travs de la vista y la oral a travs del
odo.
La comunicacin oral es, por lo general, espontnea e inmediata. El emisor
elabora y emite su mensaje de manera casi simultnea a la recepcin; la
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comunicacin escrita, por el contrario, permite al emisor revisar, corregir o
replantear su mensaje antes de que llegue al receptor.
La comunicacin oral es efmera, no slo por las peculiaridades del sonido,
sino porque la memoria es incapaz de recordar todo lo hablado. La
comunicacin escrita perdura al permanecer en soportes que trascienden el
tiempo.
Adecuacin: la lengua oral evidencia la procedencia geogrfica, social y
generacional. Al escribir se tiende a eliminar las variantes lingsticas
regionales y a utilizar el registro estndar de la lengua.
Coherencia:en el discurso oral hay una seleccin menos rigurosa de temas, se
producen digresiones, cambios de tema, repeticiones, etctera. Las estructuras
que jerarquizan la informacin oral carecen de formatos estrictos, son abiertas.
El discurso escrito necesita de la seleccin y organizacin de la informacin,
utilizando slo aquella que se considera relevante, se evitan las digresiones y
redundancias.
Cohesin: en los textos
orales, gran parte de los
elementos que dan sentido al
discurso pertenecen a
cdigos no verbales como la
entonacin, velocidad del
habla, pausas, gestos,etctera. En los textos
escritos son los elementos
lingsticos y grficos los que
construyen el significado y
dan sentido al discurso.
Lxico: el lenguaje oral permite el uso de palabras con funcin de comodn:
muletillas, onomatopeyas, frases hechas, refranes y repeticiones. El lenguajeescrito exige mayor precisin lxica y conceptual y se caracteriza por eliminar
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los elementos lingsticos sin contenido semntico especfico como las
muletillas, repeticiones mediante el uso de sinnimos y utilizar vocablos en su
acepcin semntica ms formal y precisa, entre otras cosas.
4. ERRORES QUE DEBEN EVITARSE: FALTA DE CLARIDAD,
DESORDEN EXPOSITIVO, CHARLATANERA
El xito de los informes depende de la habilidad para comunicar las ideas claramente
a travs de la escritura. Utilizando un enfoque organizado y tomando el tiemponecesario para crear un informe claro y coherente, se ahorrar tiempo a los lectores,
se asegurar de que su contenido sea entendido y se lograr el propsito perseguido
con el documento.
Un informe constituye un texto expositivo ya que su objetivo es informar y aportar
conocimientos sobre un tema. Es decir, su intencin es didctica: hacer entender una
idea o un concepto, o ampliar los conocimientos del receptor. Para ello el texto debe
tener una forma ordenada, clara y objetiva, en el que domine la funcin referencial.
El emisor debe tener un conocimiento determinado sobre el tema, una idea global de
lo que quiere explicar y transmitir al receptor.
Los elementos del texto se relacionan siguiendo un razonamiento ordenado segn el
tema. La seleccin de la informacin que hace el emisor debe partir de unconocimiento global del tema y tener en cuenta los conocimientos que se presupone
Recuerda: en la funcin referencial el acto de comunicacin se centra
en el contexto, es decir, en el tema o asunto del que se est haciendo
referencia. Se utilizan oraciones declarativas o enunciativas. Por
ejemplo:
El pulpo es un molusco cefalpodo de ocho brazos.
En esa acera no se puede aparcar. Ayer llovi en lava.
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que tiene el receptor. La exposicin tiene que ser clara y ordenada para as hacer que
el desarrollo del tema est equilibrado con la informacin que se ha dado y la que se
va aadiendo.
La estructura bsica de una exposicin sigue estas tres partes:
Por ltimo, cuando tengamos que realizar un informe, escribir textos comerciales,
cartas etc. debemos de huir en todo caso de la charlatanera. Aunque una de las
acepciones de charlatanera es la locuacidad, algo que en s mismo resultara positivo;
este trmino tiene otras connotaciones negativas.
Introduccin: en la que se plantea el tema, se puede entrar
directamente en l o nicamente definirlo. En textos que sean
largos pueden incluirse tiempo y espacio, la bibliografa y los
objetivos de la exposicin.
Desarrollo: se aborda el tema incorporando poco a poco los subtemas y los
ejemplos. Estos ltimos son muy importantes en la exposicin, porque adems de
apoyar la explicacin y ayudan a la comprensin.
Conclusin: se cierra el texto llegando a la tesis que se ha expresado
al principio, valorando la informacin que se ha expuesto.
Como define la RAE, un charlatn es:1. Que habla mucho y sin sustancia.
2. Hablador indiscreto.
3. Embaucador.
4. Persona que se dedica a la venta ambulante
y anuncia a voces su mercanca.
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Como puede observarse, las tres primeras acepciones son contrarias al efecto que
queremos conseguir con nuestro informe. Pues no se pretende que el receptor de
mensaje piense que hablamos sin conocer el tema o que tratamos de engaarle paraconseguir algo que no queda claro.
5. ESTILO. CMO CONSEGUIR UN ESTILO CLARO, PRECISO,
DIRECTO, PERSUASIVO Y POSITIVO
El estilo es lo que diferencia el habla de una persona y, como ya hemos dicho, esteestilo puede pulirse. La estilstica es la ciencia que realiza una investigacin crtica y
analtica de las principales cualidades que ha de reunir el buen estilo y el anlisis
cientfico de los principales defectos que han de evitarse o vicios del mal estilo.
Las cualidades primordiales del buen estilo son claridad, concisin y sencillez:
Para conseguir un estilo claro, preciso, etc. se procurar escribir naturalmente, pero
sin caer en la imprecisin y desorden del lenguaje hablado. Quien habla ha de contar
Claridad. Un estilo es
claro cuando la idea que
recoge el mensaje escrito
penetra sin esfuerzo en
la mente del lector.
Concisin. Brevedad y economaen el modo de expresar un
concepto con exactitud. Cada
palabra o expresin que utilicemos
deben estar cargadas de sentido.
Sencillez y naturalidad. Sencillez y naturalidad es huir de
lo enrevesado, de lo artificioso, de lo complicado, de lobarroco. Sencillez se traduce en el uso de c