RENDICIÓN DE CUENTAS RECURSOS 2021 MANUAL DE USUARIO SISTEMA DE
RENDICIÓN DE CUENTAS CAPÍTULO II: RENDICIÓN DE INGRESOS
FICOM
Versión 01
Fecha Emisión 03-08-2021
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ÍNDICE
1. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................... 2
2. ESTRUCTURA DE RENDICIÓN ....................................................................................................... 2
3. INGRESO AL SISTEMA Y SELECCIÓN DE LIBROS ........................................................................... 3
4. LIBRO DE FICOM .......................................................................................................................... 5
4.1. Etapa I – Descarga de Plantilla .................................................................................................. 6
• COMPLETAR PLANTILLA (ARCHIVO CSV) ........................................................................... 7
• ESTRUCTURA DEL ARCHIVO .............................................................................................. 7
4.2. Etapa II – Cargar Libro ............................................................................................................... 9
• VALIDACIÓN .................................................................................................................... 10
• VALIDACIONES NO EXITOSAS. ......................................................................................... 11
• VALIDACIONES EXITOSAS. ............................................................................................... 12
4.3. Etapa III – Ver Resultados ....................................................................................................... 15
4.4. Etapa IV – Cierre Rendición Libro ........................................................................................... 16
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1. INTRODUCCIÓN
En complemento con el Manual de Cuentas para la Rendición de Recursos 2021, se expone a
continuación el Capítulo V: Rendición de Ingresos FICOM, del Manual de Usuario del Sistema de
Rendición de Cuentas, para dar a conocer la funcionalidad y operatividad en materia de la
declaración de Ingresos por concepto de Financiamiento Compartido.
La rendición de ingresos FICOM, corresponde a una declaración anual por alumno de aquellas
mensualidades pagadas entre el 01 de enero y el 31 de diciembre del año 2021, y los intereses y/o
gastos de cobranza percibidos, en caso de que corresponda. Es importante destacar que el detalle
de estos ingresos puede contemplar mensualidades de periodos anteriores o adelantados, pero
cuyos pagos hayan sido realizados durante el periodo de rendición. En el caso de que existieran
pagos de mensualidades en el año calendario de periodos escolares muy anteriores y/o antiguas,
éstas deben ser rendidas en el libro de “Otros Ingresos”.
Cabe destacar que los montos declarados por concepto de Ingresos por Financiamiento Compartido
se verán reflejados automáticamente en las cuentas respectivas de la Subvención General. Es
importante verificar que los montos hayan sido correctamente sincronizados en el módulo
visualizador antes de realizar el cierre de esta fase.
Es importante señalar que, este Libro estará habilitado para todos aquellos establecimientos
educacionales de sostenedores regidos por el Título II del DFL. N° 2, de 1998 “De la Subvención a
Establecimientos Educacionales de Financiamiento Compartido y del Sistema de Becas”.
A continuación, se expone la forma de uso y funcionalidad del Libro de FICOM, del Sistema de
Rendición de Cuentas.
Se recomienda leer detenidamente el presente manual de usuario antes de iniciar el proceso de
rendición de cuentas asegurando una correcta, eficiente y oportuna declaración.
2. ESTRUCTURA DE RENDICIÓN
El proceso de rendición del libro de FICOM, se estructura de la siguiente manera:
i. Etapa I – Descargue Plantilla: en este apartado podrá encontrar el archivo en formato “.CSV”
correspondiente al proceso de Rendición de Cuentas (RC) seleccionado.
ii. Etapa II – Cargar Libro: en este apartado se realiza la carga de la declaración de ingresos
realizada por el sostenedor, según lo solicitado en el archivo dispuesto en la etapa anterior.
iii. Etapa III – Ver resultados: en este apartado se observará un resumen de la declaración
realizada por el sostenedor, donde se muestran los totales de los ingresos declarados.
iv. Etapa IV – Cierre Rendición Libro: esta sección presenta el resumen de ingresos rendidos
por el sostenedor. Esta etapa será activada en fechas distintas al inicio del proceso de
rendición de cuentas, con el propósito de que el sostenedor tenga la opción de revisar la
información declarada.
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A continuación, se describe paso a paso las acciones a desarrollar para llevar a cabo la carga de
ingresos en el libro de FICOM del sistema de rendición de cuentas.
3. INGRESO AL SISTEMA Y SELECCIÓN DE LIBROS
Ingrese al Portal de Transparencia Financiera en la dirección http://ptf.supereduc.cl.
Ilustración 01
Luego, en el menú lateral haga click en la imagen “Acceso a Sistema Rendición de Cuentas 2021”
Una vez seleccionado este ícono, el usuario ingresará al sistema web de Rendición de Cuentas de la
Superintendencia de Educación, el cual solicitará la autentificación del sostenedor, tal como se
aprecia en la siguiente ilustración.
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Ilustración 02
Luego, en la página principal, del menú, deberá seleccionar el botón “Procesos”, donde aparecerá
una línea de tiempo en la que se verán reflejados los distintos procesos que el sostenedor tiene
vigentes, tal como se muestra en la imagen:
Ilustración 03
Al ingresar se mostrará una línea de tiempo con el o los procesos en los que el usuario está
participando en el periodo. Para comenzar con su rendición de cuentas debe seleccionar el proceso
y luego ingresar al libro que desea declarar, tal como se muestra en las imágenes a continuación:
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Ilustración 04
Ilustración 05
El Sistema de Rendición de Cuentas contempla la declaración de 5 libros (incluyendo el libro FICOM
según corresponda al tipo de sostenedor). Ver detalle en cada uno de los Manuales publicados en
nuestra página ptf.supereduc.cl.
4. LIBRO DE FICOM
A continuación, se presenta el libro de FICOM, para ingresar a este, debe seleccionar haciendo clic
como se visualiza en la ilustración 06:
Ilustración 06
Una vez dentro del libro de FICOM, se presentarán las cuatro Etapas correspondientes a la
estructura de Rendición de Libros.
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4.1. Etapa I – Descarga de Plantilla
Donde se encuentra el archivo “.CSV” a completar con la información de los ingresos percibidos por
concepto de financiamiento compartido.
En esta etapa, para acceder al archivo de FICOM a utilizar para el proceso de rendición de cuentas
2021, el usuario debe presionar el botón “Descargar Plantilla”, tal como se visualiza en la ilustración
07. Con esta acción se realizará la descarga del archivo correspondiente
Ilustración 07
Ilustración 08
Esta plantilla que ha descargado contiene los campos específicos a ser completados para la
declaración de los ingresos percibidos por FICOM del sostenedor. Por tanto, no se pueden eliminar
ni agregar columnas al archivo y/o modificar los encabezados de cada columna, sólo se deben
completar los datos requeridos. A continuación, se describe la plantilla y la forma de ingresar la
información requerida, de acuerdo con lo establecido por la Superintendencia de Educación.
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COMPLETAR PLANTILLA (ARCHIVO CSV)
La plantilla descargada, corresponde a un archivo “.CSV” delimitada por comas [(*.CSV)], que se
puede abrir con cualquier hoja de cálculo (Ejemplo: Excel), y trabajar directamente sobre ese
archivo. El sostenedor deberá elaborar una plantilla “.CSV”, por cada uno de los establecimientos
educacionales que tiene a su cargo, es decir, por cada RBD. Cabe señalar que, para poder subir la
información a la plataforma, el archivo debe quedar guardado con la extensión “.CSV”, dado que el
sistema no permite la carga de otro tipo de archivos.
Consideraciones elementales:
• No deben existir espacios en blanco debido a que es un archivo de
texto y reconoce los espacios en blanco como datos. (Revisar
consideraciones de llenado Columna C: RUN alumno y Columna D: DV
alumno)
• El archivo debe contener sólo una hoja de trabajo (no permite más de
una).
• Cada ingreso que se declare debe ser registrado en una fila única del documento.
• Se deben completar todas las celdas presentadas para cada fila o ingreso.
ESTRUCTURA DEL ARCHIVO
El archivo está estructurado para que en cada fila se ingrese un registro correspondiente al pago
anual de cada estudiante, el que debe contener los datos requeridos en cada columna, las que se
explican a continuación.
Ilustración 9
Columna A: RBD
Se debe ingresar el número de RBD, sin dígito verificador, de acuerdo a lo siguiente:
• Para registrar ingresos asociados a un RBD: ingrese en esta columna el número de RBD al
que pertenece el alumno por el cual se percibieron los ingresos FICOM que se están
declarando.
Columna B: Posee RUN, SI=1 NO=2.
En esta columna se registra el número que corresponda para cada alumno, en caso de tener un RUN
se debe completar con un 1 y en caso contrario un 2.
Esta columna se incorpora para permitir al sostenedor la declaración de los ingresos percibidos por
los pagos de alumnos extranjeros que aún no cuentan con un RUN.
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Columna C: RUN alumno.
Rol Único Nacional del alumno por el cual se percibieron los ingresos FICOM que se están
declarando.
En caso de ser un extranjero sin RUN (código 2 en la columna B) este campo debe ir vacío.
Columna D: DV alumno.
Dígito Verificador del Rol Único Nacional del alumno por el cual se percibieron los ingresos FICOM
que se están declarando.
En caso de ser un extranjero sin RUN (código 2 en la columna B) tanto esta, como la columna RUN,
deben ir vacías.
Columna E: Annio mensualidad percibida.
Año calendario de escolaridad para el cual se percibieron los ingresos FICOM que se están
declarando.
NOTA: Sólo podrá ingresar como dato el año 2021, 2020 y 2022.
Tal como se mencionó en el inicio de este manual, en el caso de que se declaren pagos de
mensualidades en el año calendario de periodos escolares muy anteriores y/o antiguas, éstas deben
ser rendidas en el libro de “Otros Ingresos”.
Columna F: Monto total mensualidad.
Sumatoria de las mensualidades que se están declarando como ingreso FICOM para el alumno y año
indicados.
Columna G: Monto total intereses y/o gastos de cobranza.
Sumatoria de los intereses generados por las mensualidades que se están declarando como ingreso
FICOM para el alumno y año indicado.
En caso de no haber generado intereses se debe declarar el valor “0”.
Columna H: Cantidad de mensualidades.
Número de mensualidades que generaron el ingreso por concepto FICOM que se está declarando,
el cual tiene un máximo de 12.
Columna I: Tipo de Documento.
Tipo de documento que respalda los ingresos que se están declarando. Los documentos permitidos
deben ser ingresados con sus códigos detallados a continuación:
N° TIPO DE DOCUMENTO CÓDIGO
1 BOLETA EXENTA BOLE
2 BOLETA EXENTA ELECTRÓNICA BOLEX
3 OTRO DOCUMENTO EXENTO ODE
Tabla 01
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4.2. Etapa II – Cargar Libro
El usuario luego de completar las plantillas con los datos de sus ingresos percibidos por FICOM, debe
cargarlas al sistema, por cada uno de los RBD que tenga.
Para esto, en la “Etapa II – Cargar Libro”, se debe hacer clic en la lista desplegable “Seleccione
Establecimiento”, donde aparecerá una lista con todos los RDB asociados al sostenedor. Aquí tendrá
que seleccionar uno de ellos, el que debe coincidir con el RBD en el archivo a cargar. Luego, haga
clic en el botón “Seleccione un CSV”, y en la ventana emergente, tendrá que seleccionar el archivo
correspondiente al establecimiento elegido.
El archivo a cargar debe tener terminación “.CSV”, para que la plataforma pueda leer la información
declarada por el sostenedor, de lo contrario el sistema indicará error en el formato de archivo.
Ilustración 10
Una vez seleccionado el archivo, el usuario debe hacer clic en el botón “subir archivo” y presionar
el botón “Refrescar”. Esta acción, se deberá repetir, para todos los “.CSV” que desee cargar.
Aparecerá el mensaje: “Procesando archivo” y se mostrará en el historial de plantillas subidas,
donde se verá el RBD, nombre de archivo, fecha de carga, estado y el acceso al reporte de errores
y/o la opción de eliminar el registro, según corresponda.
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Ilustración 11
VALIDACIÓN
Al subir el archivo “.CSV”, la plataforma verificará la información de la plantilla y realizará tres
validaciones, las que se especifican a continuación:
1) Validación inmediata, verifica que el archivo subido tenga el formato “.CSV”.
2) Validación “online”, que tiene por objetivo verificar el formato de la plantilla, en cuanto a la
cantidad de columnas, y su contenido, en relación con la existencia de datos numéricos
donde corresponde y la detección de celdas vacías. El resultado de esta validación se
entrega en el sistema y se debe acceder al reporte de errores para revisar los detalles, en
caso que en caso de que el archivo los presente.
3) Validación “offline”, en donde se verifica la integridad y consistencia de la totalidad de los
datos entregados en el archivo comprobando el set de reglas de negocio, es decir, que se
cumplas las instrucciones y restricciones de llenado de la plantilla. El resultado de esta
validación se entrega en el sistema y se debe acceder al reporte de errores para revisar los
detalles, en caso de que el archivo los presente.
Según el resultado de las validaciones o las acciones del sostenedor, los estados que pueden
visualizar en el historial de libros subidos son:
Su archivo presenta errores en los datos ingresados. Favor revise que los formatos sean
adecuados, corrija y vuelva a subir el archivo.
Error(es) en validación online: el archivo presenta inconsistencias, los errores son
identificados e informados al sostenedor a través de la plataforma web, y detallados en el
reporte de errores.
En espera de validación offline: el archivo pasó la primera validación, subió al sistema y está
a la espera de la validación offline.
Error(es) de validación offline: el archivo presenta inconsistencias, es decir, hay
instrucciones y restricciones de llenado de plantilla con errores, los que son identificados e
informados al sostenedor a través del reporte de errores.
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Archivo eliminado: el archivo fue eliminado por el usuario y no será considerado por el
sistema en la rendición del libro.
Guardando datos del archivo exitoso: el archivo aprobó las validaciones offline, y el sistema
se encuentra registrando la información declarada en la base de datos.
Cargado exitosamente: la información declarada ha sido registrada exitosamente en la base
de datos.
Carga del archivo cancelada por tiempo de espera.
Ilustración 12
VALIDACIONES NO EXITOSAS.
En el caso de que un archivo “.CSV” subido por el sostenedor presente errores en alguna de las
pruebas de validación, el sistema proveerá al usuario un reporte en el que se presenta cada error
que se detectó en el archivo. En dicho reporte, se establecen los siguientes campos:
Tipo: señala en qué etapa de las validaciones se encontró el error.
Regla: indica la regla de validación que el archivo no cumplió.
Ubicación: señala la fila y la columna donde se detectó el error.
Ayuda: corresponde a la propuesta de corrección de la falta hallada por el sistema.
Ilustración 13
En estos casos, el archivo puede quedar con el estado “Error(es) en Validación Online” o “Error(es)
en Validación Offline”, dependiendo en qué validación se encontró la falta, tal como se presenta a
continuación.
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Ilustración 14
VALIDACIONES EXITOSAS.
Una vez que el archivo haya “cargado exitosamente”, el sostenedor puede hacer clic en el botón
“reporte”, donde aparecerá un resumen con la información relacionada con las validaciones que
realiza el sistema sobre los archivos cargados por el sostenedor, tal como se presenta a
continuación.
Ilustración 15
Ilustración 16
Para efectos de facilitar la búsqueda de los archivos cargados en esta sección, el sistema presenta
filtros que permiten identificar el archivo que se requiera. Lo anterior permite la búsqueda ágil de
archivos cuando se presenta una cantidad significativa de ellos cargados.
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Los filtros de búsqueda pueden ser por RBD o por Estado de validación, al hacer clic en ellos se
despliega el detalle de RBDs o de tipo de validación según corresponda:
Filtro RBD:
Ilustración 17
Filtro Estado de Validación:
Ilustración 18
Una vez efectuados los filtros, éstos pueden ser desactivados presionando el botón “Limpiar Filtros”.
Lo anterior desplegará la totalidad de los archivos cargados en el sistema.
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Ilustración 19
Esta etapa también presenta funcionalidades de actualización de carga de archivo presionando el
botón “Refrescar”, como así también la funcionalidad de descarga del reporte de validación de carga
de archivo:
Ilustración 20
Una vez que todas las plantillas a declarar se encuentran en estado “Cargado Exitosamente”, debe
presionar el botón continuar para pasar al siguiente paso.
Ilustración 21
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4.3. Etapa III – Ver Resultados
Ilustración 22
En esta etapa se puede visualizar el resultado de las cargas exitosas, con la siguiente información
general:
• Nombre Archivo: corresponde al nombre con que el sostenedor identificó la plantilla.
• Cantidad Registros: corresponde a la cantidad de registros (filas) que contiene la plantilla.
• Cantidad de Mensualidades: corresponde a la sumatoria de las mensualidades percibidas
declaradas en el archivo.
• Monto Total Mensualidades: corresponde al monto total de mensualidades percibidas
declaradas en el archivo.
• Monto Total Intereses y/o Gastos Cobranza: corresponde al monto total de intereses y/o
gastos de cobranza percibidos y declarados en el archivo.
• Descargar: permitirá realizar la descarga del archivo “.CSV”.
También se puede visualizar un detalle por archivo cargado, haciendo clic en el nombre del archivo.
Los datos a visualizar son:
• RBD.
• Posee RUN, SI=1 NO=2.
• RUN Alumno.
• DV Alumno.
• Año Mensualidad Percibida.
• Monto Total mensualidad.
• Monto total interés y/o gastos de cobranza.
• Cantidad de mensualidades.
• Tipo Documento.
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Ilustración 23
4.4. Etapa IV – Cierre Rendición Libro
En este apartado, el sostenedor deberá realizar el cierre del libro, con lo que se indica al sistema
que no se agregarán más archivos.
Es responsabilidad del sostenedor, que antes de proceder con esta etapa, se corrobore que han sido
declarados todos los ingresos correspondientes al libro FICOM. Cabe señalar, que esta etapa no
genera ningún certificado de cierre, pero es indispensable finalizarla, para consolidar la información
en el módulo de cierre y en el visualizador.
En este apartado, el botón “Cerrar Rendición Libro”, se activará con posterioridad, próximo al
término del plazo del proceso de rendición de cuentas, lo que será informado oportunamente.
Ilustración 24
Una vez cerrado el libro existirá la opción “Reaperturar Rendición Libro”, que permitirá continuar
agregando archivos al libro de compras en el segundo paso “Cargar Libro”.
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