REQUISICIONES
Requisiciones para pagos mayores a USD$2,500.00Requisiciones para TODOS los Certificados de Servicios Requisiciones para TODOS los viajes ( TA, F10, TERMINALES, TRANSPORTE)
Se elabora una requisición por parte del proyecto, el oficial aprueba, el proyecto da el budget check y posterior a estos pasos, Procurement elabora la PO y regresa la documentación para que Programas haga el Receipt (en todos los casos excepto viajes.)
Para continuar adelante en el proceso de pago es indispensable la entrega de los recibos/facturas ORIGINALES y la documentación de soporte.
Hacerlo bien la primera vez (“Right First Time”)
Los gastos se registran en el período en el que se producen y no en la fecha de aprobación y despacho de la PO o de desembolso de los fondos
RequisiciónRequisición
¿Qué es una requisición? Es una pre-orden para la compra de bienes, servicios y trabajos
Reportes y Monitoreo
Incoterms Fecha vencimiento Prepayment
Prepayment Offset vs. A/P Vocuher
A/P Aprobación de voucher
Catálogo Procurement UNDP VS. Non- UNDP
Puntualidad en Receipt
Incoterms Adjuntar
documentación de soporte
Receipt Accrual Process
Verificación física de recepción
Nuevos procedimientos de inventario se tratarán en otra sesión
Ciclo de vida del Proceso Ciclo de vida del Proceso de Compras – Cambios a las de Compras – Cambios a las IPSASIPSAS
Personas involucradas
El DMS (Document Management System) se utilizará como base de datos en línea de la documentación soporte relacionada con recibos de operaciones de compra.
Se requerirá subir la documentación soporte de los Recibos para todos los activos a capitalizar y para todas las compras de no activos (non-asset purchases) que superen un valor límite USD$5,000.00 y de activos mayores a USD$500.00.
Algunos ejemplos de documentación soporte incluyen conocimientos de embarque, notas de recepción de bienes, documentación de embarque, planillas de control de horas, facturas, recibos, etc.
Debido a este nuevo paso es necesario que se considere un día adicional al proceso de pago.
Hay dos catálogos disponibles: UNDP y Non-UNDP
La descripción de artículo y la codificación de las Cuentas GL se completarán automáticamente con base en la selección, no hay entradas de formato libre en estos campos.
El Catálogo de compras automáticamente establece el tratamiento de cuentas con base en el catálogo y la categoría seleccionada (por ejemplo, Activo fijo vs Gasto)
Necesidad de recibir con una PO (3-Way Match – PO, Receipt, & Voucher ó 2-Way Match – PO and Voucher únicamente) se determinará automáticamente con base en el artículo seleccionado del Catálogo de compras. Los usuarios ya no tendrán la opción de seleccionar si se requiere un recibo.
Catálogo de compras - Cambios clave
Activo del PNUD
Los Activos de PNUD se usan en más de un año fiscal, brindan beneficios económicos o de servicios futuros al PNUD, y son usados y controlados por PNUD. Estos artículos se capitalizan y deprecian usando el módulo de Gestión de activos.
No activo del PNUD
Los Activos que no pertenecen al PNUD son artículos comprados por el PNUD, pero que otro organismo de la ONU o gubernamental usará y controlará. Estos artículos se clasifican como gastos para PNUD. Los entregables se consideran Activos que no pertenecen al PNUD.
Observe que el mismo "artículo" puede caer en cualquier categoría (Activo del PNUD o Activo que no pertenece al PNUD), dependiendo de las circunstancias de la compra. Por ejemplo, un automóvil comprado por el PNUD para un proyecto de management se clasifica como un Activo del PNUD (capitalizado y depreciado). Un automóvil comprado por el PNUD para uso de otra agencia se considera un Activo que no pertenece al PNUD y se clasifica como un gasto de proyecto.
Catálogo de compras - Solicitud
Errores más comunes en la captura de requisiciones:
•Captura en dólares en lugar de pesos• No se coloca el número de ministración en la descripción• Errores en la COA• Número de cuenta no coincide con el catálogo de cuentas• No se selecciona la casilla de Send to Vendor y Show at Receipt• No revisar la COA en Review and Submitt• Captura en minúsculas y mayúsculas
EJEMPLO
MUCHAS GRACIAS
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