Septiembre, 2013
Contraloría Interna del ICAMEX
Caso exitoso
Antecedentes
Derivado de los proyectos de investigación agropecuaria y hortoflorícola realizados por la Dirección de Investigación del ICAMEX a través de sus Jefes de Departamento y personal técnico, tanto en las instalaciones de los diferentes Centros de Investigación y Transferencia de Tecnología como en terrenos de productores cooperantes, se generan productos y subproductos.
Básicamente y sin demeritar el resto de los materiales, existe importante producción de semilla de maíz, haba, avena, triticale (tanto comercial como de progenitores), vegetales y frutas como fresa, aguacate, chile manzano, jitomate, aguacate, pimiento, flores de diversas variedades así como incremento natural de ovinos y bovinos.
Se desconocía el uso final de todo ello puesto que no se realizaba reporte alguno de cosechas ni al Director de Investigación ni a la Dirección de Administración y Finanzas, con la finalidad de que pudiera tenerse un control físico de existencias en los almacenes de los CITT’s por una parte y por otra, el reflejo contable en estados financieros.
Si bien año con año el Comité de Arrendamientos, Adquisiciones de Inmuebles y Enajenaciones autorizaba las tarifas de venta respectivas, no se conocían las cantidades totales de existencias.
Propuestas de la Contraloría Interna
Resultados
1.- Reportar existencias mensualmente a la Dirección de Administración y Finanzas.
2.- Generar un formato de reporte con la participación de los involucrados para enriquecerlo y elaborarlo de acuerdo a las necesidades.
3.- Fortalecer controles administrativos de almacenes para contar con un registro de existencias sistematizado, actualizado y registrado contablemente (Consideración del Comisario).
4.- Generar un Manual de Procedimientos.
1.- Mensualmente, los Encargados de CITT’s reportan los movimientos de sus existencias, justificando los mismos.
2.- La Jefe del Departamento de Adquisiciones y Servicios Generales alimenta el sistema establecido para este control.
3.- En trámite la inclusión en estados financieros y la autorización del Manual de Procedimientos.
REPORTE DE EXISTENCIAS DE PRODUCTOS Y SUBPRODUCTOS
CENTRO DE INVESTIGACIÓN Y TRANSFERENCIA DE TECNOLOGÍA: ____________________________________
PERIODO DE REPORTE:_____________________________________
FECHA DE REPORTE:_______________________________________
CLAVE PRODUCTOUNIDAD
DE MEDIDA
CLASIFICACION INVENTARIO INICIAL DEL PERIODO
ENTRADAS SALIDAS INVENTARIO FINAL DEL PERIODO
ST ST
ACLARACIONES:
ELABORO: VO. BO.
ENCARGADO DEL RANCHO DIRECTOR DE INVESTIGACIÓN
NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA
ST = STATUS: 1.-COMPRAS 4.-MERMA 7.-CONVENIO 10.-OTROS
2.-COSECHA 5.-VENTA 8.-DONACIÓN
3.-CONSUMO INTERNO 6.-NACIMIENTO 9.-MUERTE
Formato de reporte mensual