Dirección General de Contratación y Servicios
Imagen sustituible
Servicio de notificaciones y
comunicaciones
electrónicas
Versión 2.1
Julio de 2016
Dirección General de Contratación y Servicios
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Índice
1. INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................................ 3
1.1 OPERACIONES TELEMÁTICAS ........................................................................................................................... 4 1.1.1 Notificaciones telemáticas ....................................................................................................................... 4 1.1.2 Comunicaciones telemáticas .................................................................................................................... 5
2. REQUISITOS PREVIOS ................................................................................................................................. 7
2.1 BORRADO DE CACHÉS DE APLICACIONES JAVA Y ARCHIVOS TEMPORALES DE SU NAVEGADOR .......................... 9 2.1.1 Borrado de cachés de aplicaciones Java ................................................................................................. 9 2.1.2 Borrado de archivos temporales de su navegador ................................................................................. 11
3. ACCESO.......................................................................................................................................................... 14
4. SOFTWARE .................................................................................................................................................... 16
4.1 SERVICIO DE NOTIFICACIONES Y COMUNICACIONES ELECTRÓNICAS............................................................... 16 4.2 CLIENTE NOTIFICACIONES TELEMÁTICAS ...................................................................................................... 16 4.3 PLYCA-EMPRESAS ........................................................................................................................................ 18
5. NOTIFICACIÓN ADJUDICATARIO .......................................................................................................... 21
5.1 ACCESO A LA NOTIFICACIÓN .......................................................................................................................... 21 5.2 ABRIR Y EMITIR RESPUESTA A LA NOTIFICACIÓN ............................................................................................ 24 5.3 CONSULTAR RESPUESTA A LA NOTIFICACIÓN .................................................................................................. 28
6. ACREDITACIÓN VIABILIDAD TÉCNICA .............................................................................................. 29
6.1 ACCESO A LA ACREDITACIÓN DE LA VIABILIDAD TÉCNICA DEL PEDIDO ........................................................... 29 6.2 ABRIR Y EMITIR RESPUESTA A LA ACREDITACIÓN DE LA VIABILIDAD TÉCNICA DEL PEDIDO ............................. 33 6.3 CONSULTAR RESPUESTA A LA ACREDITACIÓN DE LA VIABILIDAD TÉCNICA DEL PEDIDO ................................... 42
7. FORMALIZACIÓN DEL CONTRATO ...................................................................................................... 45
7.1 ACCESO A LA FORMALIZACIÓN DEL CONTRATO .............................................................................................. 45 7.2 ABRIR Y EMITIR RESPUESTA A LA FORMALIZACIÓN DEL CONTRATO ................................................................ 49 7.3 CONSULTAR RESPUESTA A LA FORMALIZACIÓN DEL CONTRATO ...................................................................... 55
8. COPIA DEL CONTRATO FORMALIZADO ............................................................................................. 58
8.1 ACCESO A LA COPIA DEL CONTRATO FORMALIZADO ....................................................................................... 58 8.2 ABRIR LA COPIA AUTÉNTICA DEL CONTRATO FORMALIZADO .......................................................................... 63
9. TRÁMITE ANULACIÓN PEDIDO ............................................................................................................. 65
10. ANEXO 1 ......................................................................................................................................................... 66
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1. Introducción
Este documento constituye una guía para el usuario sobre las funcionalidades del servicio de notificaciones y
comunicaciones electrónicas que ofrece el Ayuntamiento de Madrid , así como un manual del software que las empresas utilizarán para gestionarlas (Cliente de Notificaciones Telemáticas y PLYCA-Empresas).
Como se puede comprobar en el gráfico anterior existen tres “entidades” que interactuan en este servicio:
1.- Administración
2.- Empresa
3.- Representantes de la empresa
Las operaciones telemáticas se inician desde la administración hacia las empresas, a través del “Servicio de Notificaciones y Comunicaciones Electrónicas” que constituye un portal web disponible en internet.
Las operaciones telemáticas pueden ser de 2 tipos:
- Notificaciones telemáticas. Se utiliza este tipo de operación telemática para la notificación de la
adjudicación al adjudicatario y para la notificación de la resolución de anulación de pedido.
- Comunicaciones telemáticas. Se utiliza este tipo de operación telemática para las siguientes
actividades:
o Acreditación de la viabilidad técnica del pedido.
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o Formalización del contrato con la Administración.
o Obtener una copia auténtica del contrato formalizado con la Administración.
o Toma de razón y conformidad con la propuesta de la resolución de la anulación de pedido.
Para la gestión de las Notificaciones telemáticas por parte de las empresas se requiere del sofware específico:
Cliente Notificaciones Telemáticas.
Para la gestión de las Comunicaciones telemáticas por parte de las empresas se requiere del sofware específico:
PLYCA-Empresas.
La empresa es quien recibe todas las operaciones telemáticas a través del “Servicio de Notificaciones y Comunicaciones Electrónicas” y son sus Representantes quienes acceden, operan y responden en todos los
casos a dichas operaciones.
1.1 Operaciones telemáticas
Tal y como se muestra en el gráfico anterior existen 2 tipos de operaciones telemáticas:
1.1.1 Notificaciones telemáticas
Las notificaciones telemáticas son un tipo de operación telemática en la cual el destinatario (en este caso la empresa y los representantes autorizados) recibe una notificación de adjudicación o de resolución
anulación de un contrato. En este tipo de operaciones se requiere la Aceptación de la notificación para poder
visualizar su contenido (documentos).
Visto de una forma gráfica, por ejemplo, su funcionamiento sería muy similar a la recepción a través de correo ordinario de una carta certificada. Hasta que el destinatario no acepte su recepción, no podrá abrir la
carta para visualizar el contenido.
A continuación se muestra una imagen como resumen del flujo de tareas que componen una
notificación telemática. Independientemente de que se trate de una notificación de adjudicación o de anulación el flujo indica es igualmente válido.
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(Número 1) - La administración adjudica un contrato a un empresa.
(Número 2) - Mediante medios telemáticos se emite una notificación de adjudicación a la empresa.
(Número 3) - Los representantes autorizados por la empresa reciben la notificación de forma telemática (en el
portal web que se encuentra en internet) y también en forma de aviso mediante correo electrónico. Al acceder a
la notificación se puede realizar 1 de las siguientes acciones:
(Número 4).- Aceptar la notificación. Requiere de la “firma” mediante el certificado digital del propio
representante de la empresa. (Número 5) -Una vez aceptada se muestra el contenido de la misma, así como los
documentos adjuntos.
(Número 6) - Rechazar la notificación. Requiere de la “firma” mediante el certificado digital del propio representane de la empresa. Ni antes ni una vez rechazada se podrá acceder a su contenido ni a los documentos
adjuntos.
(Número 7) - Expirar la notificación. Si trasncurridos 10 días naturales desde la recepción de la
notificación, el representante/la empresa no emite ninguna respuesta (aceptar o rechazar), la notificación se da por rechazada de forma automática. Ni antes ni una vez rechazada se podrá acceder a su contenido ni a los
documentos adjuntos.
(Número 8) – En todos los casos anteriores, sea cual sea el sentido de la respuesta, esta le llega a la
Administración.
1.1.2 Comunicaciones telemáticas
Las comunicaciones telemáticas son un tipo de operación telemática en la cual el destinatario (en este
caso la empresa y los representantes autorizados) reciben un sobre electrónico cerrado con diversos contenidos en función del tipo de documentación que la Administración desea remitir al destinatario.
En este tipo de operaciones no se requiere de la aceptación de la comunicación por parte del destinatario antes
de acceder a los contenidos de los sobre electrónicos. En algunos casos (Acreditación de la viabilidad técnica y
Formalización del contrato, así como Toma de razón y aceptación de la propuesta de anulación de pedido) sí es obligatoria una respuesta por parte del destinatario para que el expediente administrativo pueda continuar. En
otros casos (Copia auténtica del contrato formalizado con la Administración) la comunicación se emite
meramente a título informativo para el destinatario.
A continuación se muestra una imagen como resumen del flujo de tareas que componen una comunicación telemática. Esta imagen sirve para todas las comunicaciones telemáticas que la Administración
puede realizar con la empresa, aunque centraremos el ejemplo en la “Formalización del Contrato”. Hay que
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tener en cuenta que en este caso (formalización del contrato) no será posible la modificación del documento para la formalización del contrato, estando únicamente disponible la opción de firmar el documento. Este
requisito es igualmente aplicable al documento Toma de razón y aceptación de la propuesta de anulación de
pedido.
(Número 1) – La administración emite una comunicación a una empresa para la formalización del contrato.
(Número 2) – Mediante medios telemáticos se envía el sobre electrónico que contiene el contrato para su
formalización.
(Número 3) – Los representantes autorizados por la empresa reciben la comunicación de forma telemática (en el portal web que se encuentra en internet) y también en forma de aviso mediante correo electrónico.
(Número 4) – Los representantes acceden a la comunicación y abren el sobre electrónico.
(Número 5) – Dentro del sobre electrónico se puede abrir una copia del documento contenido (contrato) y
realizar sobre él una de las siguientes acciones:
(Número 6) – Los representantes pueden visualizar el documento (contrato).
(Número 7) – Los representantes pueden realizar la firma del documento (contrato).
(Número 8) – Los representantes pueden guardar una copia en su equipo local del documento recibido
de la Administración. En el caso de la comunicación telemática para la formalización del contrato únicamente es posible su firma, no siendo posible la modificación del documento para la modificación del contrato.
(Número 9) – Se anexa el documento a devolver a la Administración (en el caso del contrato, será el documento
original remitido por la administración, junto con la firma del represetante/apoderado autorizado por la
empresa).
(Número 10) – Se introduce el documento (y las firmas si las hubiera) en un nuevo sobre electrónico para
devolver a la Administración.
(Número 11) – Se cierre y se firma el sobre electrónico que va a ser devuelto a la Administración.
(Número 12) – Se devuelve el sobre a la Administración.
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2. Requisitos Previos
Todos los equipos cliente (PC) que vayan a interactuar con el servicio de notificaciones y comunicaciones
electrónicas, así como con las aplicaciones necesarias para las comunicaciones vía telemática con el Ayuntamiento de Madrid, deberán cumplir con los siguientes requisitos técnicos:
- Disponer de un sistema operativo Windows XP, Windows Vista, Windows 7 o Windows 8 de 32 o 64
bits. Para comprobarlo, presione simultáneamente una de las teclas de Windows en su teclado junto con la tecla Pausa y localice la descripción de su sistema operativo.
- Disponer de un navegador con acceso a Internet. Los navegadores y versiones compatibles son:
o Internet Explorer; v8, v9, v10 y v11. Para revisar qué versión tiene instalada diríjase, en el
propio navegador, a la opción de Menú “Ayuda\Acerca de Internet Explorer” y podrá localizar el número de la versión.
o Mozilla Firefox; v16.0.x. Para revisar qué versión tiene instalada diríjase, en el propio
navegador, a la opción de Menú “Ayuda\Acerca de Firefox” y podrá localizar el número de la
versión.
o Google Chrome; v23.0.x. Para revisar qué versión tiene instalada diríjase, en el propio
navegador, a la opción de Menú “Información de Google Chrome” y podrá localizar el número
de la versión.
- Disponer de certificado electrónico X.509 reconocido de autenticación y firma. Este certificado le
permitirá el acceso a las notificaciones telemáticas que tenga a su disposición como representante de
la empresa, así como a la firma de la apertura/rechazo de las mismas. Igualmente, este certificado se
utilizará para la firma del contrato y el envío del mismo a la Administración. Para facilitar todas las gestiones se recomienda que el certificado digital ya esté instalado en su navegador y así evitar tener
que importarlo nuevamente. Para saber cómo verificar si el certificado está instalado en su navegador
o si necesita ayuda para importar el certificado, puede dirigirse a la siguiente URL y seguir las
indicaciones de la FNMT:
https://www.sede.fnmt.gob.es/preguntas-frecuentes/exp-imp-y-elim-de-certificados
- A continuación se indica un enlace a la página de la sede electrónica del ayuntamiento de Madrid
donde se indican los tipos de certificados admitidos. Enlace.
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- Tener una instalación de la máquina virtual de Java (32 bits) en su versión 1.8. Se recomienda la
última versión (1.8.0_91-b14) por tener todas las actualizaciones incluidas. Para su descarga, visite la
página https://www.java.com/es/download/. Se debe tener en cuenta que para realizar esta
instalación puede ser necesario tener permisos de Administración sobre la máquina. Para revisar si tiene instalada la máquina virtual de Java, y en tal caso su versión, tiene que dirigirse al Panel de
Control de su sistema a través de la opción de menú “Inicio\Configuración\Panel de Control”. Si no
encuentra esta opción, si no tiene permisos para abrirlo o si no tiene la versión correcta, consulte con
su administrador. En caso de poder abrirla, localice el icono “Java” y haga un doble clic con el ratón sobre el icono. Se abrirá una ventana similar a la siguiente:
Pulse en el botón “Acerca de” y le indicará la versión que tiene instalada en su equipo:
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- Se requiere de un espacio libre en el disco duro de alrededor de 100 Mb para la instalación del
software de cliente para la recepción y envío de notificaciones y otra documentación. Queda excluido
de este apartado el espacio necesario para el almacenamiento de dicha documentación que dependerá del número y tamaño de los documentos que se reciban y envíen. Si no tuviera espacio suficiente o no
supiera cómo verificarlo, contacte con su administrador.
- Aunque no es un requisito imprescindible, sí es conveniente disponer de una dirección de correo electrónico a la que se enviarán avisos sobre la llegada de nuevas notificaciones/comunicaciones
como representante de la empresa.
- Aunque no es un requisito imprescindible, sí es conveniente disponer del software ofimático adicional necesario para la gestión de la documentación. En este sentido se recomienda tener el
software para el tratamiento de documentos en PDF, así como alguna suite ofimática que permita la
edición de documentos de texto, hojas de cálculo, etc.
2.1 Borrado de cachés de aplicaciones Java y archivos temporales de su navegador
Previo a la instalación del software que viene a continuación (apartado 4.2. y apartado 4.3. de este manual de instalación) se recomienda realizar un borrado de las cachés de aplicaciones Java y los archivos temporales de
su navegador de Internet.
2.1.1 Borrado de cachés de aplicaciones Java
Para borrar las cachés de aplicaciones Java que tuviera en su sistema (en ningún caso esta actuación eliminará o
borrará ninguna aplicación instalada en su equipo) debe seguir los siguientes pasos:
1.- Diríjase al “Panel de Control” de su sistema a través de la opción de menú “Inicio\Configuración\Panel de
Control”. Si no encuentra esta opción o si no tiene permisos para abrirlo, consulte con su administrador. En caso
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de poder abrirla, localice el icono “Java” y haga un doble clic con el ratón sobre el icono. Se abrirá una ventana similar a la siguiente:
Pulse en el botón “Configuración...” que hay en la parte inferior y se abrirá una pantalla como la siguiente:
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Pulse en el botón “Sumprimir Archivos...” y se abrirá una pantalla como la siguiente:
Asegúrese de tener marcados los tres checks ofrecidos y pulse en el botón “Aceptar”. Tras unos instantes el
sistema cerrará esta ventana (es el indicativo de que ha concluido sus actuaciones) y ya puede pulsar en el botón “Aceptar” para salir de la pantalla. A continuación, pulse nuevamente “Aceptar” para cerrar la ventana.
2.1.2 Borrado de archivos temporales de su navegador
Para borrar los archivos temporales de su navegador (en el ejemplo, Internet Explorer) debe seguir los siguientes pasos:
1.- Abra su navegador y diríjase a la opción de menú “Herramientas\Opciones de Internet”. Se abrirá una
ventana similar a la siguiente:
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Seleccione el botón “Eliminar...” que hay en la parte central y aparecerá una ventana como la siguiente:
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Asegúrese de tener desmarcados los mismos checks que en la imagen anterior (Datos de formularios y Contraseñas) y pulse en el botón “Eliminar”.
Tras unos instantes, el sistema le devolverá a la ventana anterior (indicativo de que ha concluido sus
actuaciones) y mostrará un aviso indicando que ha terminado de eliminar el historial de exploración. Tras esto,
pulse en el botón “Aceptar” y cierre su navegador.
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3. Acceso
Para acceder al servicio de notificaciones y comunicaciones electrónicas debe dirigirse a la URL de la sede
electrónica del Ayuntamiento de Madrid:
https://sede.madrid.es
Una vez que se encuentre en la URL debe pulsar sobre la pestaña “EMPRESAS”.
Una vez que se encuentre en la pestaña “EMPRESAS”, en la parte inferior derecha debe pulsar en el enlace
“Notificaciones electrónicas de imprenta y artes gráficas”:
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En la nueva ventana, pulse sobre el botón “Tramitar en línea”.
Se abrirá la página del “Servicio de notificaciones y comunicaciones electrónicas”.
Desde esta URL podrá gestionar las notificaciones y comunicaciones para la formalización del contrato de la empresa, así como las opciones de ayuda, descarga del software necesario, acceso a soporte, etc.
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4. Software
4.1 Servicio de notificaciones y comunicaciones electrónicas
Se presenta en formato de página web y sólo requiere de la instalación del software ya mencionado en el
apartado 2 de este manual.
Su funcionamiento es similar a una bandeja de entrada donde cada representante de la empresa recibirá las
notificaciones de adjudicación y/o comunicaciones para la formalización del contrato a las que esté autorizado.
Además, en esta web, podrá encontrar un enlace a este documento de ayuda por si en algún momento necesita
consultarlo. También encontrará un enlace a la web de Soporte a las empresas. En esta web encontrará toda la información sobre el funcionamiento, así como un chat de soporte on-line.
En el apartado “Descarga de software” encontrará 2 enlaces a las 2 aplicaciones (se detallan en los 2 siguientes
apartados de este manual) que serán necesarias para la gestión de las notificaciones de adjudicación y
comunicaciones sobre el contrato.
4.2 Cliente Notificaciones Telemáticas
Software para el tratamiento específicamente de las notificaciones telemáticas a los adjudicatarios. Mediante
este software, los representantes autorizados a ello, podrán aceptar o rechazar una notificación telemática enviada a la empresa. Este software requiere de instalación y para ello debe realizar las siguientes acciones:
1.- Acceder a la URL del servicio de notificaciones y comunicaciones electrónicas indicada en el apartado 3 de
este manual.
2.- Pulsar sobre la opción “Descarga de Software” que se encuentra en la parte izquierda (en el menú de Herramientas). Aparecerá una ventana como la siguiente:
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3.- Pulsar con el ratón sobre el texto color azul cuya descripción es “Cliente notificaciones telemáticas”. Es
posible que su navegador le muestre una advertencia de seguridad. Pulse en Descargar o en Abrir (depende del
navegador).
4.- Inmediatamente se iniciará la ejecución de un autoinstalable que se encargará de instalar el software en su equipo y pasará por las siguientes pantallas de forma automática:
Puede mostrarse una advertencia de seguridad. En caso de que aparezca, seleccione la opción “Acepto los
riesgos y deseo ejecutar la aplicación.” que se muestra en la parte inferior izquierda, y posteriormente, pulse en
“Ejecutar”.
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5.- Una vez que el sisteme muestre la ventana anterior, la instalación ha concluido con éxito. En caso de ocurrir
cualquier error en la instalación o si no está seguro de que el software haya sido instalado en su equipo, por
favor, contacte con el equipo de soporte a través del acceso que podrá encontrar en el enlace “Soporte” del mismo menú “Herramientas” de la web del servicio de notificaciones y comunicaciones electrónicas.
4.3 PLYCA-Empresas
Software para el tratamiento específico de las comunicaciones relativas a la formalización del contrato, la acreditación de la viabilidad técnica, así como a la Toma de razón y aceptación de la propuesta de anulación de
pedido. Este software requiere de instalación y para ello debe realizar las siguientes acciones:
1.- Acceder a la URL del servicio de notificaciones y comunicaciones electrónicas indicada en el apartado 3 de
este manual.
2.- Pulsar sobre la opción “Descarga de Software” que se encuentra en la parte izquierda (en el menú de
Herramientas). Aparecerá una ventana como la siguiente:
3.- Pulsar con el ratón sobre el texto de color azul cuya descripción es “PLYCA-Empresas”.
4.- Inmediatamente arrancará un autoinstalable que se encargará de instalar el software en su equipo y pasará por las siguientes pantallas de forma automática:
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Puede mostrarse una advertencia de seguridad. En caso de que aparezca, seleccione la opción “Acepto los
riesgos y deseo ejecutar la aplicación.” que se muestra en la parte inferior izquierda, y posteriormente, pulse en
“Ejecutar”.
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5.- Tras esto, ya ha concluido la instalación del software y puede cerrar la aplicación pulsando sobre el aspa que
hay en la parte superior derecha.
6.- Comprobará que en su escritorio de trabajo el sistema ha dejado un acceso directo a la aplicación llamado
“Plyca-Empresas” en el que haciendo doble clic podrá volver a acceder en cualquier momento.
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5. Notificación Adjudicatario
Una vez que en la Administración se ha procedido a la firma de la notificación al adjudicatario el sistema
automáticamente generará la notificación telemática de la adjudicación a la empresa adjudicataria del contrato.
Dicha notificación se pondrá a disposición de los representantes que hayan sido designados para que puedan
emitir su aceptación o rechazo a la misma. Además, se avisará mediante correo electrónico a los
representantes que hayan sido designados para recibirlo con un correo de contenido similar al siguiente:
5.1 Acceso a la notificación
De forma previa al acceso a las notificaciones debe asegurarse de tener importado su certificado digital en el
navegador y de que es completamente válido. En caso de que tenga cualquier duda sobre cómo comprobarlo o
bien cómo eliminarlo/importarlo, por favor, diríjase al apartado correspondiente, en función de la acción que se quiera realizar y del navegador que esté usando, en la página web de la FNMT:
https://www.sede.fnmt.gob.es/preguntas-frecuentes/exp-imp-y-elim-de-certificados
Una vez comprobado que su certificado está importado en el navegador, para acceder a la notificación debe seguir los siguientes pasos:
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1.- Acceder a la URL del servicio de notificaciones y comunicaciones electrónicas indicada en el apartado 3 de este manual.
2.- Pulsar en la enlace de la parte derecha que indica “Acceda a más información con su certificado digital”
3.- Su navegador (el ejemplo es sobre Internet Explorer) mostrará una ventana similar a la siguiente donde debe pulsar sobre la opción “Vaya a este sitio web”:
4.- En caso de tener varios certificados importados en su navegador, el sistema le solicitará que elija uno de
ellos. Pulse en Aceptar tras seleccionarlo.
5.- Tras realizarlo, aparecerá una ventana como la siguiente donde podrá comprobar sus datos en la parte
derecha respecto a su nombre/apellidos y la empresa a la que representa.
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6.- Para acceder a las notificaciones/comunicaciones para las que está autorizado, pulse en la opción “Mis comunicaciones” en el menú “Empresas” que hay en la parte izquierda de la página. En caso de no tener ninguna
notificación pendiente verá una ventana similar a la siguiente:
7.- En caso de tener alguna notificación en su “bandeja” verá una ventana similar a esta:
8.- La notificación se compone de varios campos:
8.1.- Estado -> Mediante un icono representativo se muestra el estado de la notificación. Más abajo se
encuentra la leyenda de los posibles estados en los que puede encontrarse una notificación. Puede darse el caso
de que se hubiera despachado cualquiera de las tareas disponibles en el portal y que aun así el estado muestre un icono que pueda inducir a pensar que está pendiente de ejecutar. En cualquier caso, el sistema no permitirá
que se produzca más de 1 respuesta por cada notificación independientemente del número de representantes
que reciban la misma.
8.2.- Expediente -> Indica el número del expediente administrativo.
8.3.- Asunto -> Indica el asunto de la notificación en este caso “Notificación contrato derivado”.
8.4.- Recibido -> Indica la fecha de la puesta a disposición de la notificación en el servicio de
notificaciones y comunicaciones electrónicas, independientemente de cuándo el representante de la empresa
acceda a este servicio y/o el contenido de la propia notificación.
8.5.- Quitar -> Inicialmente no muestra nada. Tras haber accedido a la notificación para su
aceptación/rechazo aparecerá un icono de “X”, el cual tras pulsarlo eliminará de su bandeja la notificación
independientemente de si se ha emitido una respuesta o no.
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9.- Para acceder a la notificación debe pulsar sobre el enlace del campo asunto. Es decir, debe pulsar con el ratón sobre el texto “Notificación contrato derivado” y su navegador le mostrará un aviso en la parte inferior
como el siguiente:
5.2 Abrir y emitir respuesta a la notificación
Para abrir y emitir una respuesta a la notificación, si así lo desea, puede seguir los siguientes pasos:
1.- Pulsar en el botón “Abrir” y automáticamente se abrirá el software que instaló en el apartado 4.2 de este manual. La aplicación mostrará una ventana similar a la siguiente:
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2.- Puede optar por alguna de las siguientes opciones:
2.1.- Aceptar -> Si desea aceptar la notificación. Tras su aceptación se enviará a la Administración su aceptación y podrá acceder al contenido de la misma.
2.2.- Rechazar -> Si desea rechazar la noticicación. Tras su rechazo se enviará a la Administración su
rechazo y no podrá acceder al contenido de la misma.
2.3.- Cerrar -> Si no desea emitir ninguna respuesta a la notificación. Recuerde que tiene un plazo de 10 días naturales desde la fecha de la puesta a disposición de la notificación para emitir una respuesta. En caso de
no emitir una respuesta trasncurrido ese periodo el sistema, tal y como establece el artículo 28 de la Ley
11/2007, estimará la notificación como rechazada y así lo comunicará a la Administración. No podrá acceder al
contenido de la misma.
3.- Tanto si elige la opción 2.1 como la 2.2 el sistema le solitará que seleccione el certificado digital con el cual se
firmará su elección con una pantalla similar a la siguiente. Pulsar en la “flecha” inferior derecha para continuar.
4.- Tras la selección del certificado digital y su aceptación el sistema puede mostrar la siguiente ventana con
una advertencia de seguridad. En caso de que aparezca, pulsar en el botón “Sí”.
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5.- Si ha decidido rechazar la notificación, el sistema se lo confirmará y no le mostrará ningún documento
asociado a la notificación.
Por el contrario, si ha decidido aceptar la notificación, el sistema le informará de la operación y le mostrará una
ventana similar a la siguiente:
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6.- Pulse en el botón “Cerrar” y observará en la pantalla los documentos relativos a la notificación aceptada.
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5.3 Consultar respuesta a la notificación
Si en cualquier otro momento necesita acceder a esta misma documentación, ésta estará disponible durante
10 días tras la puesta a disposición en el servicio de notificaciones y comunicaciones electrónicas. Se
considerará que todo lo expuesto anteriormente en relación a la notificación de adjudicación del contrato derivado (apartados 5 a 5.3) es aplicable para el caso en el que se proceda a la Notificación de anulación de
pedido. Para acceder a ella debe repetir los pasos del 1 al 9 del apartado 5.1. de este manual, en el que tras
pulsar sobre el Asunto “Notificación Contrato derivado” el sistema mostrará una ventana similar a la siguiente
donde podrá observar el detalle de los datos de la notificación, así como el contenido de la misma:
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6. Acreditación Viabilidad Técnica
En caso de que le empresa haya aceptado la notificación de la adjudicación y su respuesta haya llegado a la
Administración, se generará automáticamente una comunicación para que la empresa pueda acreditar la viabilidad técnica del pedido, expresando así mismo, su conformidad o disconformidad con el pedido. Ver flujo
según los puntos 1,2 y 3 del Anexo 1.
Dicha comunicación se pondrá a disposición de los representantes que hayan sido designados para que puedan emitir su conformidad o disconformidad con la misma. Además, se avisará mediante correo electrónico a los
representantes que hayan sido designados para recibirlo con un correo de contenido similar al siguiente:
6.1 Acceso a la acreditación de la viabilidad técnica del
pedido
De forma previa al acceso a las comunicaciones en el servicio de notificaciones y comunicaciones electrónicas
debe asegurarse de tener importado su certificado digital en el navegador. En caso de que tenga cualquier duda
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sobre cómo comprobarlo o bien cómo eliminarlo/importarlo, por favor, diríjase al apartado correspondiente, en función de la acción que se quiera realizar y del navegador que esté usando, en la página web de la FNMT:
https://www.sede.fnmt.gob.es/preguntas-frecuentes/exp-imp-y-elim-de-certificados
Una vez comprobado que su certificado está importado en el navegador y es completamente válido, para acceder a la notificación debe seguir los siguientes pasos:
1.- Acceder a la URL del servicio de notificaciones y comunicaciones electrónicas indicada en el apartado 3 de
este manual.
2.- Pulsar en la enlace de la parte derecha que indica “Acceda a más información con su certificado digital”
3.- Su navegador (el ejemplo es sobre Internet Explorer) mostrará una ventana similar a la siguiente donde debe
pulsar sobre la opción “Vaya a este sitio web”:
4.- En caso de tener varios certificados importados en su navegador, el sistema le solicitará que elija uno de
ellos. Pulse en Aceptar tras seleccionarlo.
5.- Tras realizarlo, aparecerá una ventana como la siguiente donde podrá comprobar sus datos en la parte
derecha respecto a su nombre/apellidos y la empresa a la que representa.
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En caso de ser representante de más de una empresa, si pulsa sobre el nombre de su empresa, podrá seleccionar
la empresa sobre la que quiere consultar y/o gestionar sus notificaicones.
6.- Para acceder a las comunicaciones para las que está autorizado, pulse en la opción “Mis comunicaciones” en
el menú “Empresas” que hay en la parte izquierda de la página. En caso de no tener ninguna comunicación
pendiente verá una ventana similar a la siguiente:
7.- En caso de tener alguna comunicación para la acreditación de la viabilidad técnica del pedido en su “bandeja”
verá una ventana similar a esta:
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8.- La comunicación se compone de varios campos:
8.1.- Estado -> Mediante un icono representativo se muestra el estado de la comunicación. Más abajo
se encuentra la leyenda de los posibles estados en los que puede encontrarse una comunicación. Puede darse el
caso de que se hubiera despachado cualquiera de las tareas disponibles en el portal y que aun así el estado
muestre un icono que pueda inducir a pensar que está pendiente de ejecutar. En cualquier caso, el sistema no permitirá que se produzca más de 1 respuesta por cada comunicación independientemente del número de
representantes que reciban la misma.
8.2.- Expediente -> Indica el número del expediente para la Administración.
8.3.- Asunto -> Indica el asunto de la comunicación, en este caso “Acreditación Viabilidad Técnica”.
8.4.- Recibido -> Indica la fecha de la puesta a disposición de la comunicación.
8.5.- Quitar -> Inicialmente no muestra nada. Tras haber accedido por primera vez a la comunicación
ya aparecerá un icono de “X”, el cual tras pulsarlo eliminará de su bandeja la comunicación independientemente
de si se ha emitido una respuesta o no.
9.- Para acceder a la comunicación debe pulsar sobre el enlace del campo asunto. Es decir, debe hacer clic con el
ratón sobre el texto “Acreditación Viabilidad Técnica” y su navegador le mostrará una ventana como la
siguiente:
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6.2 Abrir y emitir respuesta a la acreditación de la viabilidad técnica del pedido
La acreditación para la viabilidad técnica del pedido estará disponible durante un plazo de 7 días en el servicio
de notificaciones y comunicaciones electrónicas para que los representantes que hayan sido autorizados puedan emitir su respuesta si así lo desean. Si transcurridos los 7 días la empresa no ha emitido una respuesta
la comunicación desaparecerá del servicio de notificaciones y comunicaciones electrónicas.
Si desea abrir y emitir una respuesta, puede hacerlo siguiendo estos pasos:
1.- Para emitir una respuesta a la comunicación, estando ya en el detalle de la comunicación mostrada en el último punto del apartado anterior, debe pulsar sobre el enlace del sobre electrónico. Es decir, debe pulsar con
el ratón sobre el texto “Sobre electrónico para la solicitud de Acreditación Viabilidad Técnica” y su navegador le
mostrará un aviso en la parte inferior como el siguiente:
2.- Pulsar en el botón “Abrir”.
3.- El sistema automáticamente abrirá el software PLYCA-Empresas instalado en el apartado 4.3. de este
manual. Ver flujo según el punto 4 del Anexo 1.
4.- Se iniciará la aplicación y mostrará una ventana como la siguiente:
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5.- Si no aparecen ya cumplimentados, debe rellenar los datos de su empresa (CIF y Razón Social). En posteriores ocasiones ya aparecerá relleno. Pulsar en la flecha inferior derecha para continuar. A continuación
se abre la siguiente ventana donde se definen varias zonas o apartados que contienen la siguiente información:
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Zona 1 Menú de la aplicación. Podrá seleccionar opciones como Abrir o Guardar sobres electrónicos, cambiar
el idioma de la aplicación o salir de la misma.
Zona 2 Progresión en las tareas a realizar (3) para responder a un sobre electrónico. El primer paso es
cumplimentar y/o firmar la documentación requerida, el segundo paso es la generación del sobre electrónico para devolver a la administración y el tercer paso es la presentación telemática del sobre electrónico.
Zona 3 Barra de progreso porcentual (0-100%) respecto a la cumplimentación y/o firma de los documentos
contenidos en el sobre electrónico.
Zona 4 Documento/s contenidos en el sobre. Podrá Firmar, Visualizar o Eliminar documentos recibidos, así como añadir nuevos documentos para remitir a la administración.
Zona 5 Leyenda sobre los documentos incluidos en el sobre electrónico.
Zona 6 Ruta temporal donde el sistema tiene almacenado el sobre electrónico.
Zona 7 Continuar a la siguiente pantalla para la cumplimentación del sobre electrónico.
6.- La linea que aparece en la zona 4, es un documento redactado por la Administración sobre la acreditación de
la viabilidad técnica del pedido. En esta situación se pueden realizar las siguientes acciones:
6.1.- Firmar documento (icono papel y lapiz) -> Abre el documento que le ha remitido la administración
para que indique su conformidad (o disconformidad) con el pedido.
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Una vez incluidos sus comentarios en el cuadro de observaciones del documento, guarde el documento
y cierre la aplicación ofimática con la que lo haya modificado.
Volverá a la pantalla indicada en el apartado anterior y debe volver a pulsar sobre este mismo icono de
firmar documento.
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En este caso, el sistema ya ha detectado sus comentarios en el documento y se iniciará el proceso de
firma del documento. Emite una firma electrónica con su certificado digital sobre el documento a devolver a la
Administración. Ver flujo según el punto 7 del Anexo 1. El sistema mostrará una ventana de selección de
certificado con el que realizar la firma:
Seleccione el certificado con el que desea firmar el documento, y pule en la parte inferior derecha sobre
el icono “Continuar”. El sistema inciará la firma del documento:
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Al finalizar la firma, se le mostrará el siguiente aviso:
6.2.- Visualizar documento (icono Lupa con símbolo “+”)-> Visualiza el documento seleccionado.
6.3.- Borrar documento (icono papelera) -> Elimina el documento que la Admnistración le ha remitido
para la acreditación de la viabilidad técnica. Seleccione el registro en la pantalla y pulse la opción “Borrar”. La
aplicación mostrará un aviso para recordarle que va a eliminar el archivo que la Administración le ha remitido.
6.4.- Warning (Icono triángulo emergencia)-> Indica si aún está pendiente de cumplir algún
requerimiento del documento, como por ejemplo que esté firmado. Una vez haya desaparecido el Warning, el
sistema ya le dejará continuar.
Una vez haya concluido estas actuaciones, para devolver la respuesta a la Administración debe pulsar
en el botón “Siguiente”, Zona 7 indicada anteriormente, en la parte inferior derecha de su pantalla. Pulse en la
opción “Guardar” para avanzar automáticamente o bien la opción “Guardar como…” para guardar el sobre generado en una ubicación de su elección.
7.- El sistema mostrará la siguiente ventana para la generación del sobre electrónico a devolver a la
administración.
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8.- En la mitad inferior de la pantalla se mostrarán los certificados disponibles para la firma del sobre electrónico a devolver a la administración. Seleccione el certificado y pulse en el botón “Siguiente” en la parte
inferior derecha de su pantalla.
9.- La aplicación mostrará un aviso para confirmar si desea continuar con la genración del sobre electrónico. Pulse en Sí para continuar.
10.- Tras avanzar y generarse el sobre electrónico el sistema mostrará un pantalla como la siguiente:
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11.- En la zona media de la pantalla, seleccione el certificado para la presentación telemática del sobre en la
administración. En la zona inferior, puede modificar el asunto y las observaciones que considere. En el campo
“Observaciones” es conveniente introducir el resultado del estudio del pedido efectuado, si es conforme, si
precisa alguna aclaración o si no es posible su ejecución debido a razones técnicas. Pulse en la flecha inferior derecha para continuar.
12.- En la parte inferior de la pantalla, pulse en el botón “Continuar” y el sistema mostrará un aviso para
recordarle si desea revisar los datos.
Si ya los ha revisado, pulse en “Continuar”.
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14.- Tras el envío se le mostrará la siguiente pantalla.
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Pulsar en el botón “Descargar Justificante” para descargar el acuse de recibo generado en formato PDF que se
genera como Justificante de entrada del sobre electrónico en el servicio de notificaciones y comunicaciones
electrónicas.
6.3 Consultar respuesta a la acreditación de la viabilidad técnica del pedido
Si en cualquier otro momento necesita acceder a esta misma documentación recibida o bien a la que ha
remitido a la Administración, ésta estará disponible durante 7 días tras la puesta a disposición en el servicio de notificaciones y comunicaciones electrónicas. Para acceder a ella debe repetir los pasos del 1 al 9 del apartado
6.1. de este manual, en el que tras pulsar sobre el Asunto “Acreditación Viabilidad Técnica” el sistema mostrará
una ventana similar a la siguiente donde podrá observar el detalle de los datos de la comunicación, así como la
respuesta que envió a la Administración:
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Si pulsa sobre el enlace con el texto “Sobre electrónico para la solicitud de documentación” y sigue los pasos del
1 al 5 del apartado 6.2. de este manual y pulsa en el botón “Ver”, podrá volver a ver el documento remitido por la
Administración en su formato original.
Si, por el contrario, lo que desea revisar es la respuesta que ha emitido a la Administración, puede hacerlo
pulsando en el Expediente que se encuentra debajo del texto “Respuestas a la notificación”. Se abrirá una
ventana similar a la siguiente donde se encuentran 2 enlaces:
El enlace “Justificante de entrada en Portal” le presentará una copia en formato PDF del justificante generado el
enviar el sobre electrónico con su respuesta a la Administración.
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El enlace “Sobre electrónico” le presentará una copia del sobre electrónico que ha enviado como respuesta a la Administración. Este sobre contiene el documento y la firma seleccionadas para la acreditación de la viabilidad
técnica realizada a través del apartado 6.2. de este manual.
Para consultar el documento que se ha incluido en este sobre electrónico de respuesta, repita los pasos 1 a 5 del
apartado 6.2. de este manual y pulse en el botón “Ver” para poder visualizar el documento en cuestión. Además, si pulsa sobre el botón “Validar” podrá realizar la validación de la firma electrónica que realizó sobre el
documento.
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7. Formalización del Contrato
Por parte de la Administración se iniciará una nueva comunicación para la formalización del contrato entre la
empresa y la Administración. Ver flujo según los puntos 1,2 y 3 del Anexo 1.
Dicha comunicación se pondrá a disposición de los representantes que hayan sido designados para que puedan
formalizar el contrato mediante la emisión de su firma electrónica. Además, se avisará mediante correo
electrónico a los representantes que hayan sido designados para recibirlo con un correo de contenido similar al siguiente:
7.1 Acceso a la formalización del contrato
De forma previa al acceso a las comunicaciones en el servicio de notificaciones y comunicaciones electrónicas debe asegurarse de tener importado su certificado digital en el navegador. En caso de que tenga cualquier duda
sobre cómo comprobarlo o bien cómo eliminarlo/importarlo, por favor, diríjase al apartado correspondiente, en
función de la acción que se quiera realizar y del navegador que esté usando, en la página web de la FNMT:
https://www.sede.fnmt.gob.es/preguntas-frecuentes/exp-imp-y-elim-de-certificados
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Una vez comprobado que su certificado está importado en el navegador y es completamente válido, para
acceder a la comunicación debe seguir los siguientes pasos:
1.- Acceder a la URL del servicio de notificaciones y comunicaciones electrónicas indicada en el apartado 3 de
este manual.
2.- Pulsar en la enlace de la parte derecha que indica “Acceda a más información con su certificado digital”
3.- Su navegador (el ejemplo es sobre Internet Explorer) mostrará una ventana similar a la siguiente donde debe
pulsar sobre la opción “Vaya a este sitio web”:
4.- En caso de tener varios certificados importados en su navegador, el sistema le solicitará que elija uno de
ellos. Pulse en Aceptar tras seleccionarlo.
5.- Tras realizarlo, aparecerá una ventana como la siguiente donde podrá comprobar sus datos en la parte derecha respecto a su nombre/apellidos y la empresa a la que representa.
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Pulsando sobre el enlace “Preferencias”, podrá actualizar los datos de su dirección de correo electrónico ( a la
cual se le van a enviar los avisos cuando tenga alguna notificación o comunicación nueva por parte de la
Administración ), así como la empresa a la que representa. Habitualmente será sólo empresa una salvo que usted sea represente autorizado en más de una empresa. En tal caso, podrá seleccionar entre cada una de ellas
para visualizar las notificaciones y/o comunicaciones pendientes para la empresa seleccionada.
6.- Para acceder a las comunicaciones para las que está autorizado, pulse en la opción “Mis Expedientes” en el
menú “Empresas” que hay en la parte izquierda de la página. En caso de no tener ninguna comunicación pendiente verá una ventana similar a la siguiente:
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7.- En caso de tener alguna comunicación para la formalización del contrato en su “bandeja” verá una ventana similar a esta:
8.- La comunicación se compone de varios campos:
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8.1.- Estado -> Mediante un icono representativo se muestra el estado de la comunicación. Más abajo se encuentra la leyenda de los posibles estados en los que puede encontrarse una comunicación. Puede darse el
caso de que se hubiera despachado cualquiera de las tareas disponibles en el portal y que aun así el estado
muestre un icono que pueda inducir a pensar que está pendiente de ejecutar. En cualquier caso, el sistema no
permitirá que se produzca más de 1 respuesta por cada comunicación independientemente del número de representantes que reciban la misma.
8.2.- Expediente -> Indica el número del expediente para la Administración y entre paréntesis el
nombre de la empresa adjudicataria.
8.3.- Asunto -> Indica el asunto de la comunicación, en este caso “Formalización contrato derivado”.
8.4.- Recibido -> Indica la fecha de la puesta a disposición de la comunicación.
8.5.- Quitar -> Inicialmente no muestra nada. Tras haber accedido por primera vez a la comunicación
ya aparecerá un icono de “X”, el cual tras pulsarlo eliminará de su bandeja la comunicación independientemente
de si se ha emitido una respuesta o no.
9.- Para acceder a la comunicación debe pulsar sobre el enlace del campo asunto. Es decir, debe hacer clic con el
ratón sobre el texto “Formalización contrato derivado” y su navegador le mostrará una ventana como la
siguiente:
7.2 Abrir y emitir respuesta a la formalización del contrato
La formalización del contrato estará disponible durante un plazo de 5 días en el servicio de notificaciones y comunicaciones electrónicas para que los representantes que hayan sido autorizados puedan emitir su
respuesta si así lo desean. Si transcurridos los 5 días la empresa no ha emitido una respuesta se notificará a la
Administración y la comunicación desaparecerá del servicio de notificaciones y comunicaciones electrónicas.
Si desea abrir y emitir una respuesta, puede hacerlo siguiendo estos pasos:
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1.- Para emitir una respuesta a la comunicación, estando ya en el detalle de la comunicación mostrada en el último punto del apartado anterior, debe pulsar sobre el enlace del sobre electrónico. Es decir, debe pulsar con
el ratón sobre el texto “Sobre electrónico para la solicitud de Contrato Compras” y su navegador le mostrará un
aviso en la parte inferior como el siguiente:
2.- Pulsar en el botón “Abrir”.
3.- El sistema automáticamente abrirá el software PLYCA-Empresas instalado en el apartado 4.3. de este manual. Ver flujo según el punto 4 del Anexo 1.
4.- Se iniciará la aplicación de PLYCA-Empresas.
5.- Se mostrará una ventana como la siguiente:
6.- Esta ventana contiene varias zonas de datos ya definidas en el apartado 6.2 de este manual.
7.- La linea que aparece en la zona central es un documento redactado por la Administración para la formalización del contrato. En esta situación se pueden realizar las siguientes acciones:
7.1.- Firmar documento (icono papel y lapiz) -> Emite una firma electrónica con su certificado digital
sobre el documento a devolver a la Administración. Ver flujo según el punto 7 del Anexo 1. El sistema mostrará
un aviso como el siguiente:
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Seleccione el certificado con el que desea firmar el documento, y pule en la parte inferior derecha sobre
el icono “Continuar”. El sistema inciará la firma del documento:
Al finalizar la firma, se le mostrará el siguiente aviso:
7.2.- Ver documento (icono lupa +) -> Si pulsa en el botón “Ver” (Ver flujo según el punto 6 del Anexo 1) se ejecutará su herramienta ofimática (habitualmente Word) para poder visualizar el contenido del documento.
El documento es de tipo PDF y no es posible su edición para garantizar que el contrato es el original recibido de
la Administración.
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7.3.- Borrar documento (icono papelera) -> Elimina el documento que la Admnistración le ha remitido para la formalización del contrato. Seleccione el registro en la pantalla y pulse la opción “Borrar”. La aplicación
mostrará un aviso para recordarle que va a eliminar el archivo que la Administración le ha remitido.
7.4.- Warning (Icono triángulo emergencia)-> Indica si aún está pendiente de cumplir algún
requerimiento del documento, como por ejemplo que esté firmado. Una vez haya desaparecido el Warning, el
sistema ya le dejará continuar.
Una vez haya concluido estas actuaciones, para devolver la respuesta a la Administración debe pulsar en el
botón “Siguiente” en la parte inferior derecha de su pantalla. El sistema mostrará la siguiente ventana para la
generación del sobre electrónico a devolver a la administración.
8.- En la mitad inferior de la pantalla se mostrarán los certificados disponibles para la firma del sobre
electrónico a devolver a la administración. Seleccione el certificado y pulse en el botón “Siguiente” en la parte inferior derecha de su pantalla.
9.- La aplicación mostrará el siguiente aviso si no ha guardado los cambios en el sobre electrónico. La opción
“Continuar” le permitirá avanzar hacia el envío del sobre a la adminstración. La opción “Guardar y continuar”, le ofrecerá adicionalmente y de forma previa al envío del sobre electrónico, la oportunidad de guardar el sobre
electrónico en la ubicación que desee.
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10.- Tras avanzar y generarse el sobre electrónico el sistema mostrará un pantalla como la siguiente:
11.- En la zona media de la pantalla, seleccione el certificado para la presentación telemática del sobre en la
administración. En la zona inferior, puede modificar el asunto y las observaciones que considere.
12.- En la parte inferior de la pantalla, pulse en el botón “Continuar” y el sistema mostrará un aviso para
recordarle si desea revisar los datos.
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Si ya los ha revisado, pulse en “Continuar”.
14.- Tras el envío se le mostrará la siguiente pantalla.
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Pulsar en el botón “Descargar Justificante” para descargar el acuse de recibo generado en formato PDF que se genera como Justificante de entrada del sobre electrónico en el servicio de notificaciones y comunicaciones
electrónicas.
7.3 Consultar respuesta a la formalización del contrato
Si en cualquier otro momento necesita acceder a esta misma documentación recibida o bien a la que ha remitido a la Administración, ésta estará disponible durante 5 días tras la puesta a disposición en el servicio de
notificaciones y comunicaciones electrónicas. Para acceder a ella debe repetir los pasos del 1 al 9 del apartado
7.1. de este manual, en el que tras pulsar sobre el Asunto “Formalización contrato derivado” el sistema
mostrará una ventana similar a la siguiente donde podrá observar el detalle de los datos de la comunicación, así como la respuesta que envió a la Administración:
Dirección General de Contratación y Servicios
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Si pulsa sobre el enlace con el texto “Sobre electrónico para la solicitud de Contrato Compras” y sigue los pasos
del 1 al 6 del apartado 7.2. de este manual y pulsa sobre el botón “Ver”, podrá volver a ver el documento
remitido por la Administración en su formato original.
Si, por el contrario, lo que desea revisar es la respuesta que ha emitido a la Administración, puede hacerlo
pulsando sobre el número de expediente administrativo o bien sobre el asunto “Firma Contrato” que se
encuentra debajo del texto “Respuestas a la notificación”. Se abrirá una ventana similar a la siguiente donde se
encuentran 2 enlaces:
Dirección General de Contratación y Servicios
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El enlace “Justificante de entrada en Portal” le presentará una copia en formato PDF del justificante generado el
enviar el sobre electrónico con su respuesta a la Administración.
El enlace “Sobre electrónico” le presentará una copia del sobre electrónico que ha enviado como respuesta a la
Administración. Este sobre contiene el documento (contrato) y la firma realizada para la formalización del contrato a través del apartado 7.2. de este manual.
Para consultar el documento que se ha incluido en este sobre electrónico de respuesta, repita los pasos 1 a 6 del
apartado 7.2. de este manual y pulse en el botón “Ver” para poder visualizar el documento en cuestión. Además,
si pulsa sobre el botón “Validar” podrá realizar la validación de la firma electrónica que realizó sobre el documento.
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8. Copia del contrato formalizado
Tras la firma del contrato por parte de la Administración se iniciará una nueva comunicación para enviar a la
empresa una copia del contrato firmado tanto por la empresa como por la Administración. Ver flujo según los puntos 1,2 y 3 del Anexo 1.
Dicha comunicación pondrá a disposición de los representantes que hayan sido designados una copia auténtica
en formato PDF del contrato. Este documento además contiene las 2 firmas digitales (empresa y Administración). Además, se avisará mediante correo electrónico a los representantes que hayan sido
designados para recibirlo con un correo de contenido similar al siguiente:
8.1 Acceso a la copia del contrato formalizado
De forma previa al acceso a las comunicaciones en el servicio de notificaciones y comunicaciones electrónicas
debe asegurarse de tener importado su certificado digital en el navegador y de que éste sea completamente
válido. En caso de que tenga cualquier duda sobre cómo comprobarlo o bien cómo eliminarlo/importarlo, por
favor, diríjase al apartado correspondiente, en función de la acción que se quiera realizar y del navegador que esté usando, en la página web de la FNMT:
Dirección General de Contratación y Servicios
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http://www.cert.fnmt.es/index.php?cha=cit&o=faq
Una vez comprobado que su certificado está importado en el navegador, para acceder a la comunicación debe
seguir los siguientes pasos:
1.- Acceder a la URL del servicio de notificaciones y comunicaciones electrónicas indicada en el apartado 3 de este manual.
2.- Pulsar en la enlace de la parte derecha que indica “Acceda a más información con su certificado digital”
3.- Su navegador (el ejemplo es sobre Internet Explorer) mostrará una ventana similar a la siguiente donde debe pulsar sobre la opción “Vaya a este sitio web”:
4.- En caso de tener varios certificados importados en su navegador, el sistema le solicitará que elija uno de
ellos. Pulse en Aceptar tras seleccionarlo.
5.- Tras realizarlo, aparecerá una ventana como la siguiente donde podrá comprobar sus datos en la parte
derecha respecto a su nombre/apellidos y la empresa a la que representa.
Dirección General de Contratación y Servicios
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Pulsando sobre el enlace “Preferencias”, podrá actualizar los datos de su dirección de correo electrónico ( a la
cual se le van a enviar los avisos cuando tenga alguna notificación o comunicación nueva por parte de la Administración ), así como la empresa a la que representa. Habitualmente será sólo empresa una salvo que
usted sea represente autorizado en más de una empresa. En tal caso, podrá seleccionar entre cada una de ellas
para visualizar las notificaciones y/o comunicaciones pendientes para la empresa seleccionada.
Dirección General de Contratación y Servicios
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6.- Para acceder a las comunicaciones para las que está autorizado, pulse en la opción “Mis Expedientes” en el menú “Empresas” que hay en la parte izquierda de la página. En caso de no tener ninguna comunicación
pendiente verá una ventana similar a la siguiente:
7.- En caso de tener alguna comunicación sobre la copia auténtica del contrato formalizado en su “bandeja”
verá una ventana similar a esta:
Dirección General de Contratación y Servicios
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8.- La comunicación se compone de varios campos:
8.1.- Estado -> Mediante un icono representativo se muestra el estado de la comunicación. Más abajo
se encuentra la leyenda de los posibles estados en los que puede encontrarse una comunicación. Puede darse el
caso de que se hubiera despachado cualquiera de las tareas disponibles en el portal y que aun así el estado muestre un icono que pueda inducir a pensar que está pendiente de ejecutar. En cualquier caso, el sistema no
permitirá que se produzca más de 1 respuesta por cada comunicación independientemente del número de
representantes que reciban la misma.
8.2.- Expediente -> Indica el número del expediente para la Administración y entre paréntesis el nombre de la empresa adjudicataria.
8.3.- Asunto -> Indica el asunto de la comunicación, en este caso “Copia Auténtica Contrato Firmado”.
8.4.- Recibido -> Indica la fecha de la puesta a disposición de la comunicación.
8.5.- Quitar -> Inicialmente no muestra nada. Tras haber accedido por primera vez a la comunicación ya aparecerá un icono de “X”, el cual tras pulsarlo eliminará de su bandeja la comunicación independientemente
de si se ha emitido una respuesta o no.
9.- Para acceder a la comunicación debe pulsar sobre el enlace del campo asunto. Es decir, debe hacer clic con el
ratón sobre el texto “Copia Auténtica Contrato Firmado” y su navegador le mostrará una ventana como la siguiente:
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8.2 Abrir la copia auténtica del contrato formalizado
La copia auténtica del contrato formalizado estará disponible durante un plazo de 60 días en el servicio de
notificaciones y comunicaciones electrónicas para que los representantes que hayan sido autorizados puedan acceder a su consulta o a la descarga del archivo en formato PDF si así lo desean. Transcurridos los 60 días la
comunicación desaparecerá del servicio de notificaciones y comunicaciones electrónicas.
Si desea abrir la copia auténtica del contrato formalizado, puede hacerlo siguiendo estos pasos:
1.- Estando ya en el detalle de la comunicación mostrada en el último punto del apartado anterior, debe pulsar sobre el enlace del documento. Es decir, debe pulsar con el ratón sobre el texto “Contrato Compras_CA” y su
navegador le mostrará un aviso en la parte inferior como el siguiente:
2.- Pulsar en el botón “Abrir” y el sistema automáticamente abrirá el software que tenga instalado para la
lectura de documentos en formato PDF. Ver flujo según el punto 4 del Anexo 1. Se abrirá una nueva venta que mostrará el documento. En la parte inferior se pueden visualizar las firmas correspondientes a la empresa y a la
Administración.
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Dirección General de Contratación y Servicios
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9. Trámite Anulación Pedido
Excepcionalmente y en aquellos supuestos en los que sea preciso será necesario instar a la anulación de un
pedido.
Dentro de la tramitación de la anulación de pedido se requerirá la realización las actuaciones que tendrán como
resultado los siguientes tipos de comunicaciones telemáticas:
1. Toma de razón y aceptación de la propuesta de anulación del pedido.
2. Notificación de la anulación del pedido.
En lo referente al tipo 1 (Toma de razón y acuse de recibo de la propuesta de anulación del pedido) su
funcionamiento, desde el punto de vista de las actuaciones requeridas por parte de la empresa será
prácticamente igual al especificado en el apartado Formalización del Contrato.
En lo referente al tipo 2 (Notificación de la anulación del pedido) su funcionamiento será prácticamente igual al
especificado en el apartado Notificación Adjudicatario.
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10. Anexo 1