LISTA DE CHEQUEO DE ARCHIVOS HISTÓRICOS
Una guía rápida para los archivistas de A.A. localesEl propósito de esta lista de chequeo es el de apoyar los
trabajos de los archivistas y comités de archivos históricos
de A.A. locales responsables de coleccionar y mantener
archivos. La lista de chequeo se aplica a colecciones de
diferentes tamaños y diversos formatos (por ejemplo, el
papel, datos electrónicos o medios digitales), desde los que
sirven para generar interés local hasta una colección que se
mantiene en custodia para todos los A.A. del área. Estas
guías no pretenden ser exhaustivas; se las ofrecemos como
punto de partida para una exploración más amplia. Para
más información sobre cómo establecer y mantener
archivos locales, consulten el Libro de Trabajo de Archivos
Históricos y las Guías de Archivos Históricos, que entran
en mucho más detalle sobre la amplitud y alcance de los
trabajos archivísticos.
¿Qué son los archivos históricos?CreadosporIndividuosopororganizaciones,losarchivos
históricossoncoleccionesdedocumentos,papeles,fotos
yotrosmaterialesseleccionadosparasupreservación
permanente.Sonmaterialesúnicosevaluadosporsu
duraderovalorhistórico,informativo,legal,probatorio,fiscal
oadministrativo.Esimperativoguardarlosygestionarlos
cuidadosamente,yporesoessumamenteimportante
cuidarlosadecuadamente.
Engeneral,losdepositariosarchivísticoscompartenlos
mismosobjetivosfundamentales:
»Asegurarquelosregistroshistóricosseanidentificados,
coleccionados,organizados,preservadosyaccesibles
paralasinvestigaciones;y
»Facilitaruncontextoeinformaciónsobrelahistoriade
unaInstitución.
Para empezarElprimerpasoenlacreacióndeundepositarioesevaluarla
relevanciadelosmaterialesenlosarchivosparasuPolítica
deColecciónyMisión.ParaunmodelodeunaPolíticade
Colección,pónganseencontactoconlosArchivosHistóricos
delaOSG.Acontinuaciónaparecenalgunaspreguntasque
haceralevaluarsusmateriales:
¿CuálessonlaMisiónyObjetivodeldepositario
archivístico?
¿Coleccionanlosmaterialesquesirvenalárea,distrito
ointergrupolocal?
¿TienenunPolíticadeColección?
¿Quétiposdematerialesconsideranustedes
importantesparacoleccionar(actas,libros,
grabacionesdeaudio/video,datoselectrónicos,etc.)?
¿Tienenunapolíticareferentealacesiónyextracción
dematerialesdeldepositario?
¿Haymaterialesquepuedansermásadecuadospara
otroarchivolocaldeA.A.?
¿Cuántotienenpresupuestadoentotalpara
lasactividades(preservación,exposiciones,
almacenamiento,etc.)?
¿Tienenprevistounaexpansiónorenovacióndelos
archivosenunfuturopróximo?
Adquisición: Estableciendo el control legal, físico, e intelectualParasupervisareficazmentelaadministracióndecolecciones
archivísticasesnecesarioestablecerunsólidocontrollegal
eintelectual.Laadquisicióneselprocesodetransferirla
propiedadlegalyfísicadelosmaterialespormediode
algunosprocedimientosdocumentados,talcomolaescritura
dedonación.Parafinalizarunaadquisición,losarchivos
tienenqueestablecerlacustodiafísicadelosmaterialesy
asumircontrolfísicoeintelectualsobrelosmismos.Elcontrol
intelectualsimplementeserefierearecogeryregistrarlos
datosprincipalesdelosmateriales(catalogareinventariar).
Eselprimerpasoparaorganizarydescribirlosmaterialesque
hanaceptado.Acontinuaciónaparecenalgunaspreguntas
quehaceralahoradeadquirirmateriales:
¿Tienenunaformadefinidadedocumentarla
transferenciademateriales,como,porejemplo,una
escrituradedonación?
¿Cómovanaregistrarelrecibodelacolección(e.g.,
cartaconacusederecibo,registrodeadquisición)?
¿Cómovanatratarlosmaterialesqueyaformanparte
delacolecciónyfaltainformaciónclarareferenteala
adquisición?
¿Tienenincluidaenelformulariodeescriturade
donaciónlaopcióndeaceptardocumentoselectrónicos
odispositivosdealmacenamientoexterno?
¿Registraroninformaciónacercadelanaturaleza
(distintosformatos)delacolección?
Disposición y descripciónEnpalabrassencillas,disposiciónydescripciónserefierena
organizarylistarlosregistros.Ladisposiciónarchiveraesel
procesodeorganizaryadministrarlosregistrosdelosarchivos.
Alorganizaryarreglarlosregistrosomaterialesesimportante
mantenerelordenoriginal,yestablecerlaprocedencia.
Elprincipiodeprocedenciaestipulaquelosmaterialesde
archivossemantengansegúnsucreadoruorigen.Nose
debenmezclarmaterialesprovenientesdefuentesdistintas,
auncuandocompartanunsolotemaosujeto.Sepuede
organizarlascoleccionesendiferentesmaneras,desdela
muysencillahastalaaltamentecompleja,conformeconla
colecciónmisma.
Ladescripcióneselprocesodecapturarorecopilar
informaciónquesirveparaidentificarylocalizarlos
materiales,especialmenteparaaccesoporinvestigaciones.
Ladescripciónsueleserunprocesocomplejoqueincorpora
programas,herramientasysistemasestándares,porejemplo,
herramientasdebúsqueda,inventarios,listas,yotrossistemas
queenumeranloselementosydescribenlacolección.No
obstante,lainformacióndescriptivabásicaacercadela
colecciónsedeberegistrarpormediodeunabasededatos
queustedeselijan.Algunaspreguntasquehayqueteneren
mentealdescribirlacolección:
¿Sabenquiéncreólacolecciónyporqué?
¿Cuáleselintervalodefechas?
¿Cuáleselalcancedelacolección?
¿Cuálessonlosformatos(papel,electrónico)?
¿Enquécondiciónfísicaestá?
¿Cómoestáorganizadalacolección?
¿Quéeselvolumenotamaño(piescúbicos,pies
lineales,númerodecajas)delacolección?
¿Dóndeestáubicadaenlosarchivos?
¿Hayrestriccionesdeacceso?
Éstanoesunalistaexhaustiva.Paramásinformaciónacerca
dedescribirlacolecciónodecrearherramientasdebúsqueda
einventarios,pónganseencontactoconlosArchivos
HistóricosdelaOSG.
Instalaciones, equipo y seguridadLaexperienciaindicaquelosarchivoshistóricosdeA.A.
suelenestaralojadosenunespacioalquiladooenunasala
adyacenteaunaoficinacentral,intergrupouotraentidad
deA.A.
Seancualesseanellugaroeltamaño,esimportanteque
todoslosmiembrosdeA.A.tenganacceso.Essumamente
importantetambiénprocurarquelascoleccionesestén
adecuadamenteseguras.Acontinuaciónaparecenalgunas
preguntasquesedebenhacerparasabersisusinstalaciones
cumplenconlosrequisitosmínimosparalacondicióndel
edificioodelasala(interioryexterior)sihayloscontrolesde
seguridadadecuados:
¿Estáneledificiooelespacioenbuenacondición
engeneral?
Sihahabidoenelpasadoproblemasconelespacio
(porejemplo,fugas,inundaciones,falloseléctricos)
¿sehanremediadoestosproblemas?
¿Hayevidenciaderoedores,insectosomoho?
¿Tienensuficientesestanteríasparaalojarlos
materiales?(Losmaterialesnodebenestarencontacto
directoconelsuelonimuycercadelostechos.)
¿Hayunáreareservadaparalosinvestigadores?
¿Tienenporescritounplanparadesastres?
¿Sepuedenmantenerlatemperaturayhumedad
relativamenteestables(menosde70gradosFay
entre30y50porcientodehumedadrelativadurante
todoelaño)?
¿Hayunmecanismoapropiadoparalacirculación
delaire?
¿Quécantidaddeexposiciónalaluz(naturaly
artificial)recibenlascolecciones?
¿Quiéntieneaccesoalascoleccionesycuáles
sonlosprocedimientosestablecidosparaquelos
miembrosdelcomitédearchivospuedanaccederalas
colecciones(papelydigital)?
¿Tieneeledificio/salacerradurasuotrasmedidasde
seguridad?
¿Hayalarmasdeincendioydetectoresdehumo
quefuncionan?
¿Hayextintoresdeincendiosenlainstalación?
Seguridad de registros electrónicosLosarchivosdigitalessuponenundesafíoespecialpara
elarchivista.Entrelosarchivosdigitalespuedenfigurar
documentos,fotos,películasygrabacionesenvideoyaudio.
LosArchivosHistóricosdelaOSGtienendirectricesreferentes
aladigitalizaciónquetratandelobásicoenrelacióncon
laplanificaciónyadministracióndecoleccionesdigitales.A
continuaciónapareceunalistadechequeoconpreguntas
básicasquehaceralconsiderarelmantenimientode
coleccioneselectrónicas:
¿Quiéntieneaccesoalsistemayporqué?
¿Conquéfrecuenciasecambianlascontraseñas?
¿Hayconstataciónderevisioneshechasalosregistros?
¿Hayrecursosparaelmantenimientoycuidadoalargo
plazodelosregistroselectrónicos?
¿Estánlosregistroselectrónicosenformatosfáciles
deexportar?
¿Tienenalgunosmediosqueseprevéquesequeden
obsoletosenunpróximofuturo?
¿Hacencopiasderespaldodesusregistrosenplan
regularyensoporteduradero?
¿Tieneunplandeacciónparacortesdefluido
repentinoopérdidadeconectividadconlared?
¿Hayuninventariodetodoslossistemaselectrónicos
dehardwareysoftware?
Conservación y almacenamientoLosarchivistasempleantécnicasparaprolongarlavida
útildelosmaterialesdearchivomejorandoelentornodel
almacenamientofísico.Entrelasmedidasdeconservaciónse
incluyenreemplazarlosmaterialesácidosdealmacenamiento
conmaterialesdecalidaddearchivo(porejemplo,sobres,
carpetasycajaslibresdeácido)quecontribuyenaestabilizar
yprotegerlosmaterialeshistóricosdeldeterioro.Sise
presentaelcasoenqueesnecesariotratarundocumento
oartefactoquímicamente,busqueconsejoprofesionalde
conservadorexperimentado.EsImperativotenerpresente
laprimeraregladeltrabajodelosarchivos:no haga daño.
Asegúresedequetodaacciónesreversible.Elmanejo
adecuadodelosmaterialesdearchivoscontribuiráa
conservarlos.Laconservaciónescarayconsumemucho
tiempo,ynosiempreesposiblelograrunóptimocontroldel
ambiente;porlotanto,hayqueestablecerprioridades.Se
debeidentificarlosmaterialesconunaduraderasignificación
paralacolección(esdecir.,artículosdevalorperdurable)o
querequieranatencióninmediata.Paramásinformación
acercadeconservarymanejarlosmaterialesdearchivos,
consultenlasdirectricesdeconservacióndelosArchivos
Históricos.Lasiguientelistadechequeonotratadetodas
lasnecesidadesdeconservaciónyalmacenamiento,peroles
ofreceunbuencomienzo:
¿Quétiposdeartículosseincluyenenlacolección?
Librosraros
Librosderecortes
Librosdetamañogrande
Librosdereferenciahistórica
Diarios
Documentos
Fotografías/negativos
Objetosenmarcados
Periódicos
Obrasdearte
Audio/visual
Otro
¿Estánalmacenadoslosdocumentosencantidades
limitadasencarpetasocajasdecalidaddearchivo?
¿Seestánutilizandosujetadoresocierresposiblemente
dañinos(porejemplo.,bandaselásticas,clipsde
metal)?¿Dónde?
¿Estánlosdocumentosplegadosarchivadosen
archiverosoencajas?¿Sepuedendesplegarsincausar
daño?
¿Cuáleslacondicióndelacolecciónengeneral?
Identificarlosmaterialesquetienealtaprioridadpara
estabilizar.Atenciónalosiguiente:
Manchasdeagua
Moho
Superficiesuciaomugre
Dañocausadoporácido(porejemplo,
resquebrajamiento,deterioro,amarillamiento)
Dañodelaluz(porejemplo,decoloracióno
desteñido)
Efectosdemalmanejo(porejemplo,páginas
rasgadasopérdidas,lomodañado)
Otrosdaños
¿Estánlosmaterialesfirmementeapoyados?¿Están
abarrotadaslasestanterías,lascajas?
Estánlosmaterialesdegrantamañoalmacenados
planosoentubosneutrosoamortiguados?
Estánlasfotosynegativosalmacenadosalabrigo
delaluzyprotegidosdecondicionesambientales
extremas?¿Estánalmacenadosindividualmenteen
contenedoresdecalidaddearchivo?
¿Hansidolosrecortesfotocopiadosenpapel
permanente?Siguardanlosrecortesoriginales,¿están
almacenadosencontenedoresamortiguados?
¿Seincluyenenlacolecciónpelículasdenitrato?
¿Cuáleslacondiciónengeneraldelaspelículaso
materialesdeaudio?¿Hayevidenciadelsíndrome
devinagre(oloravinagre),deterioro;hayalguna
adherenciaopegajosidad?
¿Conquéfrecuenciasevaautilizarestacolección?
Servicios de referencia, normas de acceso y divulgaciónComoyasehaindicadoenlaintroducción,losarchivistas
identificanyconservanmaterialesdevalorduradero;pero,
deaunmásimportancia,losponenadisposicióndelos
interesadosenusarlos.Unodelospapelesdesempeñados
porelarchivistaesayudaralosinvestigadoresycontestar
asuspreguntas.Debidoaquelosmaterialesdereferencia
sonregistroshistóricosúnicosyquesuelenserinéditos,es
vitalformularnormasbienrazonadasreferentesacómose
puedenutilizar.Esdeigualimportanciayenérgicamente
sugeridoquetodoslosarchivistasycomitésdearchivos
históricosdeA.A.formulenprocedimientosypolíticasque
recalquenlanecesidaddeprotegerlaconfidencialidadde
lacorrespondenciayelanonimatodeloscorresponsales.
SepidealosinvestigadoresquetrabajanenlosArchivos
HistóricosdelaOSGquecumplanestrictamentelaTradición
deAnonimato—entreotrascosas,queescribanúnicamente
elnombredepilaylainicialdelapellidodelosmiembrosde
A.A.,vivosomuertos.Lassiguientespreguntaslesayudarán
aformularyredactarnormasyprocedimientosqueregulenel
usodelascoleccionesdelosarchivos:
¿Hanformuladounapolíticareferentealacceso?
¿Estánincluidasensusnormasinformaciónacercade
horasdeoperación,procedimientos,reglasreferentes
alusodelosarchivoseinformaciónsobrelas
fotocopias?
¿Estáincluidoensusnormasunenunciadoclaro
queestipulelaresponsabilidaddelinvestigadorde
determinarquiénesdueñodelosderechosdeautor
ydeobtenerpermisoparapublicarlosmateriales
protegidosporcopyright?
¿Tienenunespaciocómodoparausodelos
investigadoresenelsitio?¿Estáesteespacioala
vistaclaradeunmiembrodelcomitédearchivoso
miembrodelpersonalsupervisor?
¿Quiénesresponsabledesupervisarelusodelos
registroshistóricos?
¿Tomannotadelosdocumentosalosqueel
Investigadorhatenidoacceso?
¿Quéactividadesrealizanparadestacarlostrabajos
delcomitédearchivos?(Exhibiciones,presentaciones,
casasabiertas,publicaciones,nochesdecinema
yotrosejemplosacumuladosporlaexperiencia
compartidaseencuentranenelLibrodeTrabajo.)
¿Seexhibencopiasofacsímilescuandoseaposible?
Lasactividades¿apoyanyrefuerzanlamisiónde
susarchivos?
¿Otras preguntas?Para respuestas a preguntas específicas y listas de recursos adicionales, no duden en ponerse en contacto con los Archivos Históricos de la OSG en [email protected] o en (212) 870-3400. Más información de valor e interés está disponible en el sitio web de A.A. de la OSG: aa.org. XXM – 05/19 (XX) SF-221