Ministerio del Poder Popular para la Educación Superior
Universidad Bolivariana de VenezuelaPFG Informática parea la Gestión Social
Unidad Curricular: Proyecto III
Tutor : Laura EsquedaIntegrantes:Juan Contreras C.I 13.885.588Carlos Monterola C.I 12.801.483Edwing Acosta C.I 20.330.836
Sistema de Gestión de ExpedientesSGE
Descripción del ente Unidad de archivo Sistema actual Sistema propuesto Carta estructurada Pantallas del sistema Permisologia Recursos Recomendaciones Conclusiones
CONTENIDO
DESCRIPCION DEL ENTE
La Universidad Bolivariana de Venezuela constituida en 2003 bajo Decreto Presidencial Nº 2.517 de fecha 18 de julio del año en curso, es la primera universidad pública creada en la última década comenzó a impartir clases en septiembre de ese mismo año y es la punta del programa Misión Sucre, destinada a los sectores populares que tradicionalmente son excluidos de las instituciones de Educación Superior.
MISIÓN DE LA UNIVERSIDAD BOLIVARIANA DE VENEZUELA “Formación integral de quienes participan en sus procesos educativos como personas
dignas, profesionales competentes y probos, y ciudadanos con sentido de país capaces de contribuir con su desarrollo.
Proyección social vinculada al desarrollo socioeconómico, ambiental, cultural y educativo de las comunidades de las regiones del país.
Generación, sistematización y socialización de conocimientos en campos científicos, tecnológicos, sociales y humanísticos.
Revitalización en perspectiva histórica del pensamiento integracionista bolivariano, latinoamericano como eje fundamental de la cooperación nacional e internacional.
Contribuir a cambiar los modos de pensar e impulsar el tercer motor “Moral y Luces”. Formar no sólo profesionales competentes, sino ciudadanos que trabajen con sentido
de patria y humanidad.Contribuir a cambiar al Estado venezolano en la refundación del país.
La UBV será con – por – para –una comunidad plural.” Recuperado sitio web de la Universidad, http://www.ubv.edu.ve/
VISIÓN DE LA UNIVERSIDAD BOLIVARIANA DE VENEZUELA “Una comunidad universitaria, consolidada, orgánicamente vinculada a las
comunidades locales, a los Consejos Comunales, a las Regiones (estados) y al país. Una comunidad universitaria sustentada a valores éticos y políticos de la democracia
participativa y protagónica, inserta en el pensamiento robinsoniano y bolivariano y en la construcción del socialismo del siglo XXI.”
DESCRIPCION DEL ENTE
DESCRIPCION DEL ENTE
DESCRIPCION DEL ENTE
Unidad de Archivo Recibir de las distintas direcciones y demás dependencias
administrativas la documentación relacionada con los expedientes del personal.
Registrar la documentación que ingresa al Departamento en el libro de asientos de descripción documental.
Recibir la documentación producida por otras sedes pertenecientes a la Universidad Bolivariana de Venezuela.
Recibir y clasificar los currículos del personal elegible. Recibir, clasificar y archivar la documentación en los
expedientes del personal de la UBV. Rotular apellidos, nombres y cédula de identidad del
trabajador en las carpetas de los expedientes. Realizar la foliación de cada expediente del trabajador. Elaborar y ejecutar proyectos, planes y programas que
garanticen la aplicación adaptación y desarrollo del Archivo, basado en las normativa de uso del Archivo y el uso de nuevas tecnologías orientadas a maximizar el proceso de gestión en las diferentes Direcciones, Departamentos, entre otros.
Incorporar el uso de las tecnologías en red para el almacenamiento
Unidad de Archivo Esta es en la unidad donde nos vamos a centrar en el proyecto debido a que el diagnostico realizado nos arrojo que la problemática radica desde aquí ya que esta es una de las unidades más importantes de la Dirección de Talento Humano, y aun no se encuentra automatizada por lo cual genera fuerte retrasos de trabajos a los demás unidades de la Dirección
Sistema Actual Actualmente el archivo se lleva
manualmente llevando a un retardo ya que la solicitudes realizadas pueden tardarse , el expediente lo puede tener prestado a otra unidad y esto genera retrasos
Sistema Propuesto Lo que proponemos es la realización de un
sistema en el cual se pueda digitalizar dicho expediente y ser visualizado, se ahorraría tiempo y evitamos el desgaste físico del expediente
Se puede decir con total firmeza que todos los trabajadores se ven afectados de acuerdo a como hoy en día se llevan a cabo los procesos en el archivo, porque no existe la seguridad de que un archivo físico se pueda mantener con el tiempo, ineficiencia en los procesos de trabajos, entre otras cosas, siendo este un documento que lo manejan las manos del ser humano, por lo tanto, nace una propuesta de desarrollar un sistema de consulta y búsqueda de los mismos para la automatización de los trabajos, con ello se lograría que las consultas de expediente se realicen de una manera fácil, rápida, sencilla y dinámica
Sistema Propuesto
SGE
INICIO EXPEDIENTES UTILIDADES SALIDA
AGREGAR EXPEDIENTE
CAMBIAR CONTRASEÑA
ACCESO
Carta Estructurada
Pantallas del Sistema
Es la página inicial del sistema, en ella los usuarios ingresan a las opciones que correspondan según su perfil.
Pagina de inicio
En este observamos los módulos que tenemos en nuestro sistema
Modulo de inicio
En este módulo es posible agregar, editar y marcar o desmarcar, según sea corresponda.
Modulo agregar expediente
Modulo agregar expediente
Modulo agregar expediente
Modulo editar expediente
A través de este módulo es posible cambiar o restablecer la contraseña de los usuarios
Modulo de utilidades
Permisologias NIVEL 1 : Tiene absceso a todos los
módulos NIVEL 2: Puede agregar, editar y ver NIVEL 3: Solo puede ver
Permisologias
NOMBRE AGREGAR
EXPEDIENTEEDITAR
EXPEDIENTEVER
EXPEDIENTEINABILITAR
EXPEDIENTE UTILIDADES NIVELES
ADMINISTRADOR X X X X X 1
SECRETARIA X X X 2
OPERADOR 1 X 3
OPERADOR 2 X 3
Recursos
El recurso humano (4) personas las cuales estarán divididas de la siguiente forma :
Un administradorUna secretaria
Dos operadores Se va a necesitar de un scanner o una
fotocopiadora multifuncional
RecomendacionesSe recomienda la implementación inmediata del sistema para la mejora de la Unidad de Archivo, ya que es una de las unidades mas concurridas de Dirección de Talento Humano y seria de gran ayuda el sistema para dicha dirección
Conclusión Nosotros con este sistema vemos una gran mejora para la unidad de archivo ya que
ayudaría a minimizar el trabajo que en el se realiza actualmente, y a mejorar los tiempos de respuestas en los requerimientos que a el
le son asignados