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“Sistema de Gestión Integral”
2
CONTEXTO DE LA
ORGANIZACIÓN
Dirección
Análisis FODA
Sistema de Gestión
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ISO9001:2015
4
Se ha documentado e implementado el procedimiento PAAARAC-02 análisis de
riesgos. Diferentes aspectos, tales como: instalaciones, procesos operativos y de
apoyo, personal, partes interesadas (socios comerciales) que pudieran ser una
amenaza para el sistema de gestión de calidad y seguridad.
La revisión del análisis de riesgos, está planificada de forma anual. Valoración de
los riesgos identificados y integración de nuevos riesgos en el caso aplicable, y el
adecuar o modificar su tratamiento. Sin embargo esto no limita, que en cualquier
momento podrá realizarse dicha revisión, cuando sea una necesidad de la
dirección, de algún resultado obtenido o una amenaza latente.
Basada en metodología conforme a la norma internacional ISO 31000 vigente, y la
metodología AMEF (análisis de modo y efecto de la falla) contemplada en la norma
ISO 31010.
ACCIONES PARA ABORDAR RIESGOS Y OPORTUNIDADES
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Atributo del Riesgo
Criterio Valor Descripción
Critico 10 Riesgo que al materializarse, provoca consecuencias de gran magnitud. Ejemplo: Imagen, limitación de la organización, grandes perdidas de negocio o economicas.
Alto 8
Riesgo que al materializarse, provoca consecuencias considerables, que no limitan a la organización, sin embargo reflejan el efecto en la misma. Ejemplo: Sanciones, queja de cliente, perdida de información entre otras.
Medio 6 Riesgo que al materializarse, provoca consecuencias tales como: Fallas tecnicas-retraso en tiempos, retrabajo, reparación de daños que generan gastos y/o menos utilidad a la organización.
Moderado 4 Riesgo que al materializarse, provoca conflictos internos, que bien no son percibidos por la organización. Tales como: cambios internos, infracciones a politicas, malas practicas entre otras.
Bajo 2 Riesgo que se encuentrab bajo control (acciones para evitar que se materialize) en la organización.
Atributo de Probabilidad
Criterio Valor Descripción
Alta 10 La falta de controles puede generar que el riesgo pueda
materializarse en cualquier momento
Media 8 Las circunstancias pueden generar el riesgo en un periodo largo
de tiempo (ejemplo de 3-6 meses)
Baja 4 Casi una certeza que el riesgo no puede materializarse (Control
actual eficaz)
Bajo Moderado Medio Alto Critico
Baja
Media
Alta
Color del
Riesgo
Riesgo que no representa una amenaza, sin embargo se requiere de la
supervision de los controles establecidos. (seguimiento de actividades
Riesgo el cual debe estarse monitoreando su tendendencia con el objetivo
de no permitir se incremente su valor. Puede requerir de algun control de
apoyo para asegurar su eficacia.Riesgo a considerar dar seguimiento, el cual si no se atiende puede
convertirse en critico
Riesgo prioritario, al cual hay que dar tratamiento. Del cual se carecen
controles.
Nivel de Riesgo = Atributo x Probabilidad
Descripción
Riesgo que no representa una amenaza, del cual se tienen controles
probados eficaces.
Matriz Evaluacion de Riesgos
Criterios de
Probabilidad
Criterios de Atributo
TABLA DE REFERENCIAS
ANALISIS DE RIESGOS
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AAA-32.00 Analisis de Riesgos
Fecha: 04 de Abril del 2017 Area/Proceso: Sistema de Gestión Integral Evaluación: Inicial
Identificación del Riesgo:
Analisis Evaluación Acciones de Tratamiento
Fe
ch
a Descripción Fuentes Consecuencias
Atrib
uto
P
ro
ba
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Co
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co
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Acción
Re
sp
on
sa
ble
Falla en la implementación del sistema de Gestión
1.- Desconocimiento de procedimientos. 2.-
Falta de concientización en trabajar con
enfoque a procesos
1.- No lograr la certificación de la asociación. 2.-
Posibles errores en la prestación del servicio. 8 8 No 64
1.- Establecer un plan de capacitación con temas de calidad y seguridad que
incluya la concientización del personal. 2.- Formar grupo de auditores internos
con personal de cada una de las areas.
Coordinadora de Calidad y
Seguridad. 10 de Abril del 2017
No brindar asesoria de forma oportuna 1- Falta de comunicación en area de campo. 1.- Inconformidad con el servicio (Queja). 8 8 No 64
1.- Solicitud de acceso remoto controlado para brindar respuestas oportunas.
2.-Mantener comunicación periodica con los coordinadores de las agencias
telefónica y electrónicamente. 3.- Comunicación constante con
el area de recepción para verificación de llamadas solicitando seguimiento.
Coordinadora de Calidad y
Seguridad. 12 de Abril del 2017
Realización de Visitas a destiempo
1.- Falta de administración de tiempos y tareas
del asesor 2.- Falta de comunicación con el
coordinador de la agencia aduanal.
1.- No cumplir con el objetivo de la atencion
oportuna. 2.- Puede generar quejas por mal
servicio 6 4 si 24 1.- Mantener y realizar la agenda de trabajo, conforme a la necesidad del Socio.
Coordinadora de Calidad y
Seguridad. 9 de Abril 2017
Auditorias Internas Ineficaces
1.- Falta de competencias de los auditores
asignados. 2.- No detección de hallazgos
importantes.
1.- Sistema de gestión ineficaz
2.-Incumplimiento de Política y Objetivos de la
organización. 8 8 No 64
1.-Formación de Competencias de Auditores Internos
2.- Evaluación del desempeño de los auditores internos.
Coordinadora de Calidad y
Seguridad. 10 de Agosto 2017
Acciones correctivas preventivas ineficaces
1.- Falta de difusión del procedimiento de
AC/AP 5.-Desconocimiento de analisis de causa
raiz
1.- El sistema no tendria enfoque hacia la mejora
continua 2.- Pueden
generarse incidencias repetitivas que afecten el
servicio al cliente.
8 8 No 64 1.- Integración del tema de accion correctiva preventiva al plan de capacitación. Coordinadora de Calidad y
Seguridad. 11 de Agosto 2017
Brindar un reporte de estatus erroneo
1.- Falta de información por parte de las
agencias que cuentan con asesores. 2.-No
contar con una fuente para confirmar estatus
1.- Socio Mal informado del estatus, lo que
puede generar una queja del desempeño del
asesor dedicado. 6 4 si 24
1.- Fortalecer alianza con ANACE para contar con información correcta y
apoyo en verificación del proceso de certificaciones de los socios agremiados.
Coordinadora de Calidad y
Seguridad. 15 de Mayo 2017
Conocimientos no adquiridos en capacitación
1.- Falta de interes por parte del personal 2.-
Falta de método para evaluar y detectar las
dudas.
1.- Implementación del sistema de gestión
ineficaz o parcial. 6 8 No 48
1.- Incluir evaluación al concluir curso de capacitación y retoma al personal que
no cubra el puntaje.
Coordinadora de Calidad y
Seguridad. 12-may-17
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FINANZAS 12 POR ATRIBUTO POR PROBABILIDAD RIESGOS IDENTIFICADOS 72
2 CRITICOS 2 ALTA
2 ALTO 4 MEDIA
4 MEDIOS 6 BAJA POR ATRIBUTO POR PROBABILIDAD
3 MODERADOS CRITICOS 17 ALTA 14
1 BAJOS ALTO 18 MEDIA 18
RECEPCION 10 4 CRITICOS 4 ALTA MEDIOS 21 BAJA 40
1 ALTO 0 MEDIA MODERADOS 14
4 MEDIOS 6 BAJA BAJOS 2
0 MODERADOS
1 BAJOS
JURIDICOS 10 0 CRITICOS 0 ALTA
3 ALTO 5 MEDIA
4 MEDIOS 5 BAJA
3 MODERADOS
0 BAJOS
CAPACITACION 5 0 CRITICOS 5 ALTA
2 ALTO 0 MEDIA
3 MEDIOS 0 BAJA
0 MODERADOS
0 BAJOS
SGI 9 0 CRITICOS 0 ALTA
4 ALTO 5 MEDIA
5 MEDIOS 4 BAJA
0 MODERADOS
0 BAJOS
PRESIDENCIA 10 3 CRITICOS 3 ALTA
0 ALTO 0 MEDIA
0 MEDIOS 7 BAJA
7 MODERADOS
0 BAJOS
SISTEMAS 16 8 CRITICOS 0 ALTA
6 ALTO 4 MEDIA
1 MEDIOS 12 BAJA
1 MODERADOS
0 BAJOS
-8 12 32 52 72
FINANZAS
RECEPCION
JURIDICOS
CAPACITACION
SGI
PRESIDENCIA
SISTEMAS
12
10
10
5
9
10
16
IDENTIFICACIÓN DE RIESGO POR AREAS
-8
2
12
22
32
42
52
62
72
17 18 21 14
2
IDENTIFICACION DE RIESGO POR ATRIBUTO
-8 12 32 52 72
ALTA
MEDIA
BAJA
14
18
40
IDENTIFICACION DE RIESGO POR PROBABILIDAD DE OCURRENCIA
8
Falla de
Internet/Sistema
Robo de Información
Accidentes Laborales Incendio Inseguridad
9
POLÍTICA DE CALIDAD Y
SEGURIDAD
El Personal y Socios Agremiados de la Asociación de
Agentes Aduanales de Reynosa, A.C., establecen un
Sistema de Gestión Integral, mediante una
cultura preventiva de riesgos, para fortalecer la
Seguridad en la Cadena de Suministros y brindar
Capacitación, Asesoría, Actualización, que promueva
Soluciones de Calidad y la Mejora Continua.
• Ejercer la representación y defensa de los intereses de los Asociados
Agentes Aduanales.
• Coadyuvar al cumplimiento de la Normatividad Aduanera, Fiscal y de la
Seguridad.
• Promover la actualización técnico del Agente Aduanal, a través de
conferencia, cursos, talleres y otros.
• Promover y defender la actividad del Agente Aduanal, proponiendo
soluciones que le permita al Agente Aduanal ser cada vez más eficientes y
eficaces en el servicio que prestan.
• Brindar un soporte de atención a nuestros socios comerciales,
estableciendo alianza hacia la seguridad en la cadena de suministros.
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OBJETIVOS
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Periódicamente los resultados obtenidos son evaluados por los líderes de
proceso, y revisados formalmente con la dirección al menos 1 vez al año. ,
de manera formal. Sin embargo son presentados mensualmente a la
dirección para conocimiento y toma de acciones, en caso de autorizar
recursos o adopción de nuevas medidas, en todo momento asignando lo
necesario para el desempeño del Sistema de Gestión Integral. Ver
OBJETIVOS AAARAC.
INDICADORES
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PROCESO
13
EJEMPLO DE FABRICACIÓN DE UNA SILLA
14
El mapa de procesos, que describe gráficamente los procesos que
forman parte del servicio. Desde los requisitos legales, acuerdos con
los socios comerciales previo a la prestación del servicio.
MAPA DE PROCESOS
MATERIALES/EQUIPO
OPERACIÓN Y JURIDICO
ENTRADAS
PERSONAS
MEDICION DEL PROCESO
SALIDAS
INFORMACION DOCUMENTADA
EQUIPO DE OFICINA PC, IMPRESORA, SOTWARE OFFICE.
SOLICITUD DE SERVICIO (VIA TELEFONICA, VIA CORREO)
ATENCION REALIZADA DOCUMENTO RESOLUCION DE CASO. ANALISIS Y CONTROL DE RIESGOS
IT-AAARAC-11 EMISION DE CIRCULARES. IT-AAARAC-12 ASESORIA LEGAL Y OPERATIVA IT-AAARAC-14 COORDINACION DE MEDIOS DE DEFENSA IT-AAARAC-15 ELABORACION DE ESCRITOS DE PRUEBAS Y ALEGATOS IT-AAARAC-17 ASESORIA Y GESTION PARA GAFETES OFICIALES
REPORTE DE ACTIVIDADES REALIZADAS (AS-033) % DE ATENCION EFECTIVA
ASESOR JURIDICO A ASESOR JURIDICO B DIRECTOR GENERAL
MATERIALES/EQUIPO
SISTEMAS
ENTRADAS
PERSONAS
MEDICION DEL PROCESO
SALIDAS
EQUIPO DE OFICINA PC, OFFICE, HERRAMIENTAS PARA MANTENIMIENTO PREVENTIVO.
SOLICITUD DE SERVICIO (VIA TELEFONICA, VIA CORREO)
ATENCION REALIZADA DOCUMENTO RESOLUCION DE CASO. ANALISIS Y CONTROL DE RIESGOS
IT-AAARAC-04 SOPORTE TECNICO SISTEMAS. IT-AAARAC-05 ELABORACION DE REPORTES- IT-AAARAC-08 EMISION DE AVISOS Y PUBLICACIONES IT-AAARAC-09 ATENCION A CLIENTES SISTEMAS PAAARAC-11 SEGURIDAD EN LOS SISTEMAS DE INFORMACION
REPORTE DE ACTIVIDADES REALIZADAS (BITACORA GESTION INTEGRAL) % DE ATENCION EFECTIVA
GERENTE DE SISTEMAS EJECUTIVOS DE SOPORTE TECNICO. DIRECTOR GENERAL
INFORMACION DOCUMENTADA
MATERIALES/EQUIPO
CAPACITACION
ENTRADAS
PERSONAS
MEDICION DEL PROCESO
SALIDAS
EQUIPO DE OFICINA PC, OFFICE.
LISTADO DE CURSOS DISPONIBLES REGISTRO DE CURSO
CAPACITACION REALIZADA BIBLIOTECA DE CURSOS REALIZADOS ANALISIS Y CONTROL DE RIESGOS
IT-AAARAC-06. CURSOS DE CAPACITACION
DIRECTOR GENERAL ASISTENTE DE PRESIDENCIA ENCARGADA DE CAPACITACION ENCARGADA DE FINANZAS EJECUTIVO DE SOPORTE TECNICO INTENDENCIA
INFORMACION DOCUMENTADA
EVALUACION DE CAPACITACION AAARAC
MATERIALES/EQUIPO
FINANZAS
ENTRADAS
PERSONAS
MEDICION DEL PROCESO
SALIDAS
INFORMACION DOCUMENTADA
EQUIPO DE OFICINA PC, OFFICE.
REQUISICION DE COMPRA. SOLICITUD DE INFORMACION (VIA TELEFONICA, VIA CORREO)
ENTREGA DE MATERIALES SOLICITADOS. REPORTE DE INFORMACION SOLICITADA.
IT-AAARAC-03 FINANZAS IT-AAARAC-18 COMPRAS PAAARAC-08 SELECCION, CONTRATACION Y BAJA DE PERSONAL
EVALUACION DE PROVEEDORES REPORTE FINANCIERO MENSUAL (PERDIDA-GANANCIA)
ENCARGADA DE FINANZAS DIRECTOR GENERAL COMISIONADO DE FINANZAS PRESIDENTE AAARAC
MATERIALES/EQUIPO
ASESORIA EN SISTEMAS DE GESTION
ENTRADAS
PERSONAS
MEDICION DEL PROCESO
SALIDAS
INFORMACION DOCUMENTADA
EQUIPO DE OFICINA PC, OFFICE.
SOLICITUD DE VISITA (CORREO, TELEFONICA Y REGISTRO EN AGENDA) IDENTIFICACION DE RIESGOS IDENTIFICACION TEMAS DE SEGURIDAD PLAN DE AUDITORIAS
ASESORIA EN SITIO O VIA REMOTA TRATAMIENTO DE RIESGOS TEMAS DE CAPACITACION REALIZADOS EJECUCION DE AUDITORIAS INTERNAS
IT-AAARAC-16 ASESORIA DEL SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD OLA-OEA PAAARAC-02 GESTION DE RIESGOS PAAARAC-09 COMPETENCIAS Y CAPACITACION DEL PERSONAL
PAAARAC-07 AUDITORIAS INTERNAS
REPORTE SEMESTRAL EN PROCESO DE CERTIFICACION) REPORTE DE AUDITORIAS INTERNAS
DIRECTOR GENERAL COMIPRESIDENTE AAARAC SUPERVISOR DEL SISTEMA INTEGRAL AUDITORES INTERNOS AAARAC
MATERIALES/EQUIPO
REQUISITOS Y ACUERDOS
ENTRADAS
PERSONAS
MEDICION DEL PROCESO
SALIDAS
INFORMACION DOCUMENTADA
EQUIPO DE OFICINA PC, OFFICE.
REQUISITOS DEL SERVICIO SOLICITUD DE ATENCION (VIA TELEFONICA, ELECTONICA)
ATENCION REALIZADA (AAA-35) CIRCULARES, ESCRITOS CONTROL DE EXPEDIENTES
IT-AAARAC-01.00 ATENCION PRESENCIAL Y TELEFONICA IT-AAARAC-02 ASISTENTE DE PRESIDENCIA PAAARAC-05 SELECCION DE SOCIOS COMERCIALES PAAARAC-06 PLANES DE CONTINGENCIAS AAARAC PAAARAC-08 SELECCION, CONTRATACION Y BAJA DE PERSONAL IT-AAARAC-07 MANEJO Y CONTROL DE EXPEDIENTES
REPORTE DE ACTIVIDADES REALIZADAS (% ATENCION EFECTIVA) SATISFACCION AL CLIENTE
DIRECTOR GENERAL PRESIDENTE AAARAC ASISTENTE DE PRESIDENCIA SOCIOS A Y B
MATERIALES/EQUIPO
SERVICIOS ADICIONALES
ENTRADAS
PERSONAS
MEDICION DEL PROCESO
SALIDAS
INFORMACION DOCUMENTADA
EQUIPO DE OFICINA PC, OFFICE. MONTACARGAS (PUNTO DE INSPECCION)
REQUISITOS DEL SERVICIO SOLICITUD DE ATENCION (VIA TELEFONICA, ELECTONICA)
ATENCION REALIZADA 1.-VENTA DE CANDADOS, CERTIFICADOS 2.-INSPECCION REALIZADA 3.-PERSONAL EVALUADO
IT-AAARAC-10. VENTA DE SELLOS FISCALES IT-AAARAC-19. GESTION DE CERTIFICADOS VEHICULARES IT-AAARAC-20.PUNTO DE INSPECCION IT-AAARAC-21 CENTRO EVALUADOR
INDICADOR CERTIFICADOS, CANDADOS INDICADOR PUNTO DE INSPECCION INDICADOR CENTRO EVALUADOR EVALUACION Y REEVALUACION DE PROVEEDORES
DIRECTOR GENERAL ASISTENTE DE PRESIDENCIA PERSONAL ASIGNADO (RECEPCIONISTA, ASESOR JURIDICO A, EJECUTIVO DE SOPORTE)
1.-VENTA DE CANDADOS Y CERTIFICADOS 2.-PUNTO DE INSPECCION 3.-CENTRO EVALUADOR
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CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME
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INFORMACIÓN DOCUMENTADA
Para asegurar una correcta y eficaz implementación y desarrollo del
Sistema de Gestión Integral, se mantienen documentados
procedimientos, instructivos de trabajo, formatos diseñados así como
toda la información necesaria utilizada como apoyo para el desarrollo de
los procesos. Resguardando la información requerida para dar
cumplimiento legal de retención de los 5 años.
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•Evitar dejar olvidada información sensible, en el área de impresoras y/o copiadoras.
•Si existe documentos que no vaya a utilizar, deberá asegurarse de destruirlo antes de ser
depositado en la basura.
•Evitar reciclar hojas que cuenten con documentación sensible. (en su caso de hacerlo,
asegurarse de eliminar la información sensible, evitando su visibilidad a lectura para persona
ajena al área).
•Queda prohibido hacer uso de la información de AAARAC para fines personales o de negocio.
Cualquier uso deberá ser aprobación de la Dirección y Presidencia.
•Queda prohibido compartir información interna (actividad que no forme parte de su trabajo) con
personal ajeno, en caso de así requerirlo deberá solicitar autorización previa de la Dirección.
•Queda prohibido que personas externas a tengan ingreso a la información sensible de
AAARAC (Salvo que cuente con la autorización del Gerente de Sistemas y de la Dirección)
Información electrónica
•Verificar previo al envío de documentos sensibles, el destinatario correspondiente
•Cuando se trate de envío de información a grupos, deberá realizarlo de forma oculta
protegiendo la información de los socios comerciales (Clientes/Proveedores/Socios).
•En caso de algún error al envío de información sensible, deberá comunicarse al área de
Calidad para solicitar soporte en el seguimiento a tratamiento correspondiente para reparación
de daño.
•Para envío de materiales de trabajo (memorias, cursos etc). a los socios comerciales, se
deberá realizar en formato PDF, con las medidas de seguridad aplicadas. Los documentos
editables tales como ejemplos de documentos para apoyar a los socios, este podrá ser enviado
en su formato original.
POLÍTICAS PARA EL MANEJO DE INFORMACIÓN SENSIBLE
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26
Cuando las metas trazadas son alcanzadas, o por necesidades del
proceso, o de la Organización, se adoptan cambios hacia la mejora
continúa. Cada propuesta de cambio hacia la mejora continua, es
documentada en el formato AAA-35 PROPUESTA DE MEJORA y
presentado a la dirección quien evalúa el contexto interno y externo, el
costo beneficio, analiza los riesgos y oportunidades, si estos impactan en
las partes interesadas. Si la viabilidad es positiva se establecen la
adopción de acciones y verificaciones de seguimiento. Esto documentado
en el procedimiento PAAARAC-20 MEJORA DEL SISTEMA DE GESTION
INTEGRAL.
27
MEJORA CONTINUA
28
Dudas o Preguntas
29
Por su Atención
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