MANUALDELSUBPROCESODERECEPCIÓNDEBIENESINMUEBLESCS-STAB-01-P01-02 Versión 1.0 25/03/2015
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MANUAL DEL SUBPROCESO DE RECEPCIÓN DE BIENES INMUEBLES
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Contenido1. INFORMACIÓN BÁSICA ................................................................................................................ 2
2. LINEAMIENTOS DEL SUBPROCESO .............................................................................................. 3
3. ROLES .......................................................................................................................................... 4
4. GLOSARIO DE TÉRMINOS ............................................................................................................ 5
5. DIAGRAMA DE FLUJO .................................................................................................................. 6
6. PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO DE RECEPCIÓN DE BIENES INMUEBLES............................. 7
6.1. PROPÓSITO .............................................................................................................................. 7
6.2. ALCANCE .................................................................................................................................. 7
6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ............................................................................................... 7
7. ANEXOS ..................................................................................................................................... 10
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1. INFORMACIÓNBÁSICA
Subproceso RECEPCIÓN DE BIENES INMUEBLES
Código del Subproceso CS‐STAB‐01‐P01‐02
Descripción
PROPÓSITO Coordinar la recepción de los bienes inmuebles que son transferidos a INMOBILIAR mediante leyes y/o decretos. DISPARADOR
Proceso de Regularización de Bienes Inmuebles
ENTRADAS
Expediente del bien inmueble.
ACTIVIDADES PRINCIPALES
Coordinar la recepción de bienes inmuebles con la Institución que hace la entrega.
Elaborar el cronograma para constatación física de bienes y coordinar su ejecución con la CGAF.
Realizar la verificación y constatación física de los bienes inmuebles.
PROCESO RELACIONADO
Regularización de Bienes Inmuebles
Administración de Bienes Inmuebles
Administración de Bienes Muebles
Productos/Servicios del Subproceso
Informe de levantamiento de información Acta de entrega‐recepción
Tipo de Subproceso Sustantivo
Responsables del Subproceso
Director Nacional de Administración de Bienes Inmuebles
Tipo del cliente Cliente Interno
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Marco Legal
Constitución de la República del Ecuador
Ley de Administración de Bienes
Estatuto de Régimen Jurídico Administrativo de la Función Ejecutiva
Reglamento General Sustitutivo de Bienes del Sector Público
Decreto Ejecutivo Nro. 798 – Funciones INMOBILIAR
Decreto Ejecutivo Nro. 906 – Transferencia de bienes del BCE
Decreto Ejecutivo Nro. 1033 – Transferencia de bienes del BCE
Decreto Ejecutivo Nro. 1249 – Transferencia de bienes del BCE
Decreto Ejecutivo Nro. 435 – Transferencia de Dominio de aquellos bienes que no son usados en sus funciones principales
Decreto Ejecutivo Nro. 38 – Transferencia de bienes del FLOPEC
Decreto Ejecutivo Nro. 50 – Transformar de Secretaría a Servicio
Decreto Ejecutivo Nro. 52 – Transferencia de bienes del BCE
Decreto Ejecutivo Nro. 1301 – Bienes Intestados
Decreto Ejecutivo Nro. 823 – Transferencia de bienes inmuebles FERIA DE DURAN
Decreto Ejecutivo Nro. 560 – Transferencia de bienes del BCE
RESOLUCIÓN‐INMOBILIAR‐DSI‐2014‐0006
2. LINEAMIENTOSDELSUBPROCESO
El subproceso para la Recepción de Bienes Inmuebles requiere considerar los siguientes
lineamientos:
No se coordinará la recepción de bienes inmuebles si no se cuenta con las escrituras a
favor de INMOBILIAR inscritas en el Registro de la Propiedad y la Ficha Catastral dentro del
Expediente del bien inmueble.
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En los casos específicos cuando por disposición de la Máxima Autoridad de INMOBILIAR se
requiera recibir un bien inmueble previa la obtención de escrituras, se gestionará la
suscripción de un convenio de uso entre la Entidad que hace la entrega e INMOBILIAR.
La recepción de los bienes inmuebles mediante la suscripción del acta entrega‐ recepción
es responsabilidad de la Coordinación General Administrativa Financiera a través de las
Direcciones Administrativa y Financiera conforme lo establece el Reglamento General
Sustitutivo de Bienes del Sector Público, no se procederá con la suscripción del Acta de
entrega‐recepción si se identifica inconsistencias en la información de cualquier índole.
3. ROLES
Analista de Administración de Bienes Inmuebles.‐ Ejecuta las actividades para la administración
de bienes inmuebles, siendo el responsable por los bienes inmuebles temporales encomendados a
su cargo.
Coordinador General Administrativo Financiero.‐ Coordina, supervisa, diseña, planifica y norma
los procesos administrativos, financieros, de contratación pública y talento humano a fin de
garantizar un aporte efectivo para la ejecución de los procesos gobernantes, sustantivos y
desconcentrados.
Director Administrativo.‐ Gestiona, planifica, organiza, coordina y controla los recursos materiales
y servicios para satisfacer los requerimientos de las diferentes unidades y cumplimiento de los
objetivos institucionales. Dirige el proceso de Compras Públicas.
Director Financiero.‐ Administra, gestiona, suministra y controla los recursos financieros
requeridos para la ejecución de los planes, programas y proyectos en el cumplimiento de los
objetivos institucionales con eficiencia, eficacia, efectividad y calidad del gasto.
Director Nacional de Administración de Bienes Inmuebles.‐ Planifica y dirige los procesos para la
gestión técnica y administrativa que demandan los Bienes Inmuebles del Sector Público.
Director Nacional de Legalización de Bienes.‐ Dirige y supervisa acciones legales y trámites
pertinentes con la finalidad de efectivizar la dotación de infraestructura requerida por las
diferentes entidades del Sector Público.
Especialista de Administración de Bienes Inmuebles.‐ Supervisa y controla la gestión del
responsable de los bienes inmuebles asignados a INMOBILIAR.
Subdirector Técnico de Administración de Bienes.‐ Preside y dispone la gestión para la
elaboración y emisión de Modelo de Gestión, Informe o Dictamen, que permita la eficaz y eficiente
administración de un bien inmueble dentro del ámbito de acción de INMOBILIAR.
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4. GLOSARIODETÉRMINOS
Acta entrega ‐ recepción.‐ Documento que evidencia la entrega y recepción de: bienes inmuebles, bienes muebles, consultorías, contratación de obras, entre otros. Además de definir el responsable por el bien recibido.
BI.‐ Bien Inmueble.
CGAF.‐ Coordinación General Administrativa Financiera.
DNABI.‐ Dirección Nacional de Administración de Bienes Inmuebles.
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5. DIAGRAMADEFLUJO
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6. PROCEDIMIENTODELSUBPROCESODERECEPCIÓNDEBIENESINMUEBLES
6.1. PROPÓSITO
Definir las actividades necesarias para coordinar la recepción de los bienes inmuebles que son
transferidos a INMOBILIAR mediante leyes y/o decretos.
6.2. ALCANCE
Este subproceso abarca desde la recepción del Expediente del bien inmueble, hasta la entrega
de la copia del acta entrega‐recepción suscrita por las Direcciones Administrativa y Financiera.
6.3. DESCRIPCIÓNDEACTIVIDADES
ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN DOCUMENTO Y/O REGISTRO
Disponer gestión
Subdirector Técnico de
Administración de Bienes
Una vez recibido el memorando para la recepción de bienes inmuebles por parte del Director Nacional de Legalización de Bienes adjuntando el Expediente del bien inmueble, el Subdirector Técnico dispone la gestión al Director Nacional de Administración de Bienes Inmuebles. Si se identifica que el bien inmueble contiene bienes muebles el Subdirector Técnico dispone la gestión al Director Nacional de Administración de Bienes Muebles para la recepción de los mismos mediante el inicio del Proceso de Administración de Bienes Muebles.
Memorando Sumillado
Recibir y disponer gestión
Director Nacional de
Administración de Bienes Inmuebles
El Director recibe la disposición y coordina con el Especialista de Administración de Bienes Inmuebles las actividades a desarrollarse para la recepción del inmueble.
N/A
Coordinar recepción de
bienes
Especialista de Administración
de Bienes Inmuebles
El Especialista se pone en contacto con la Entidad que hará entrega del inmueble para preparar la información necesaria para coordinar la recepción del mismo. Posteriormente remite la información obtenida al Analista Técnico y solicita la elaboración del cronograma para elaborar la constatación física de bienes, tomando en cuenta que el cronograma será ejecutado en coordinación con la CGAF.
Acta de Reunión
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Elaborar cronograma para constatación física
de bienes
Analista de Administración
de Bienes Inmuebles
Con la información recibida el Analista elabora el cronograma para ejecutar la constatación física de bienes y lo remite al Especialista para su revisión.
Cronograma
Revisar y remitir el cronograma
Especialista de Administración
de Bienes Inmuebles
El Especialista revisa el cronograma y de no encontrar observaciones lo remite al Director para su revisión y aprobación.
Cronograma
Remitir cronograma
Director Nacional de
Administración de Bienes Inmuebles
El Director revisa el cronograma y de no encontrar observaciones lo aprueba y socializa con la CGAF, para su conocimiento y retroalimentación a fin de que este sea ajustado de acuerdo a la agenda de ambas unidades y pueda ejecutarse efectivamente. Adicionalmente se remitirá el Expediente del bien inmueble para la gestión de registros contables.
Memorando Cronograma Expediente del bien inmueble
Disponer gestión
Director Nacional de
Administración de Bienes Inmuebles
Una vez que el cronograma ha sido ajustado, el Director dispone la gestión al Especialista para ejecutar el mismo.
Cronograma
Coordinar ejecución del cronograma
Especialista de Administración
de Bienes Inmuebles
El Especialista designa al Analista responsable de ejecutar la constatación física de bienes conforme lo establecido en el cronograma.
N/A
Realizar verificación y constatación
física de bienes
Analista de Administración
de Bienes Inmuebles
El Analista realiza la constatación física de bienes en coordinación con las Direcciones Administrativa y Financiera, de ello deja constancia mediante la elaboración del Informe de levantamiento de información.
Informe de levantamiento
de información
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Recibir cronograma y
disponer gestión
Coordinador General
Administrativo Financiero
Una vez que el cronograma ha sido ajustado, el Coordinador dispone la gestión a los Directores Administrativo y Financiero para ejecutar el mismo.
N/A
Realizar verificación y constatación
física de bienes
Director Financiero
El Director o su delegado realiza la constatación física de bienes en coordinación con las Direcciones Administrativa y Nacional de Administración de Bienes Inmuebles, de ello deja constancia mediante la elaboración de un Informe. Si se llegara a dar el caso en el que el Expediente no contara con el registro contable el Director será el responsable de obtener por parte de la Entidad que hace la entrega del bien inmueble, el registro contable emitido por el e‐SIGEF de dicha Entidad.
Informe
Realizar verificación y constatación
física de bienes
Director Administrativo
El Director o su delegado realiza la constatación física de bienes en coordinación con las Direcciones Financiera y Nacional de Administración de Bienes Inmuebles, de ello deja constancia mediante la elaboración del Inventario.
Inventario
Suscribir Acta de entrega‐recepción
Director Administrativo
Una vez culminada la ejecución del cronograma el Director Administrativo oficializa la recepción del bien inmueble mediante la suscripción del Acta de entrega‐recepción con los involucrados.
Acta entrega‐recepción
Remitir copia del Acta de entrega‐recepción a la
DNABI
Director Administrativo
Una vez suscrita el Acta, el Director Administrativo remite la copia del Acta entrega‐recepción al Subdirector Técnico de Administración de Bienes Inmuebles
Memorando
Remitir el expediente para registro contable
Director Administrativo
Una vez suscrita el Acta, el Director Administrativo adjunta el original de la misma en el Expediente del bien inmueble y lo remite al Director Financiero para su gestión.
Memorando
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Realizar el registro contable del bien
inmueble
Director Financiero
Con el Expediente del bien inmueble el Director Financiero realiza los asientos contables del mismo en el Sistema Informático e‐SIGEF. Posteriormente devuelve el Expediente del bien inmueble al Director Administrativo
e‐SIGEF Memorando
Remitir el Expediente al
Archivo
Director Administrativo
El Director Administrativo prepara el Expediente y lo remite a la Dirección de Gestión Documental y Archivo para su custodia.
Memorando Expediente del Bien Inmueble
Proceso de Recepción,
entrega y archivo de documentación
institucional
Director de Gestión
Documental y Archivo
El requerimiento por parte de la Dirección Administrativa es el disparador del proceso, el producto del mismo es el Expediente del bien inmueble bajo custodia en el Archivo institucional.
N/A
7. ANEXOS
o Formato de Informe de levantamiento de información.
o Manual del Proceso de Regularización de Bienes Inmuebles.
o Manual del Proceso de Administración de Bienes Inmuebles.
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FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN
Acciones Nombre Cargo Firma Fecha
Elaborado Por:
Ing. Diana Ruiloba Analista de Procesos
Aprobado Por:
Eco. Vanessa Centeno
Director Nacional de Administración de Bienes
Inmuebles
Validado por:
Ing. Fabián Moscoso Subdirector Técnico de Administración de Bienes
CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS
Versión Descripción del Cambio Fecha de Actualización
1.0 Emisión Inicial 25/03/2015
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