Taller:
Documentación de Procedimientos
Hermosillo, Sonora, Mayo de 2005.
Ing. Arlette López Godínez
Lic. Erika Vega Ayala
Secretaría de la Contraloría General
Dirección General de Desarrollo Administrativo
Gobierno del Estado de Sonora
Contenido
I. Elementos de la Guía para la Elaboración de Manuales de
Procedimientos
II. Marco Teórico-Conceptual
III. Documentación de procedimientos
Taller para la Documentación de Procedimientos
I. Composición de la Guía para la Elaboración de Manuales de Procedimiento
I. Objetivos.
II. Base Normativa.
III. Conceptualización.
Planeación, Marco de Actuación, Procesos, Mejora Continua.
IV. Sistema Integral de Procesos
Construcción de la Red de Procesos. (Desagregar procesos)
V. Documentación de Procedimientos.
VI. Control de Documentos.
VII. Integración del Manual de Procedimientos.
Nuevos elementos de la Guía
Enfoque de Procesos:
En la descripción del procedimiento se establecen vínculos o interacciones con otros procedimientos.
Enfoque de Procesos:
En la descripción del procedimiento se establecen vínculos o interacciones con otros procedimientos.
El concepto de la APE como un Sistema Integrado de Clientes y Proveedores Internos. El concepto de la APE como un Sistema Integrado de Clientes y Proveedores Internos.
Autocontrol y Evaluación: • Definir aquellos indicadores que proporcionen información valiosa para la
toma de decisiones y la mejora continua de los procedimientos.
• Listas de verificación
Autocontrol y Evaluación: • Definir aquellos indicadores que proporcionen información valiosa para la
toma de decisiones y la mejora continua de los procedimientos.
• Listas de verificación
Control de Documentos: A través de la codificación de documentos favorece el establecimiento de un Sistema de Gestión de CalidadControl de Documentos: A través de la codificación de documentos favorece el establecimiento de un Sistema de Gestión de Calidad
Alineación al Plan Estatal de Desarrollo: Cada procedimiento deberá estar direccionado al Plan Estatal de Desarrollo, esto se ve reflejado en el formato para la elaboración del procedimiento.
Alineación al Plan Estatal de Desarrollo: Cada procedimiento deberá estar direccionado al Plan Estatal de Desarrollo, esto se ve reflejado en el formato para la elaboración del procedimiento.
Evidenciar las actividades realizadas por medio de registros.Evidenciar las actividades realizadas por medio de registros.
Mejora continua: A través de Verificaciones Internas y Reuniones de Trabajo Periódicas. Manual Dinámico.Mejora continua: A través de Verificaciones Internas y Reuniones de Trabajo Periódicas. Manual Dinámico.
Transparencia: Al documentar el quehacer de cada ente público de manera sencilla y con posibilidad de ser evaluado a través de los registros establecidos en cada procedimiento.
Transparencia: Al documentar el quehacer de cada ente público de manera sencilla y con posibilidad de ser evaluado a través de los registros establecidos en cada procedimiento.
Enfoque al cliente: Establecimiento de clientes externos.Enfoque al cliente: Establecimiento de clientes externos.
Nuevos elementos de la Guía
II. Marco Teórico-Conceptual
1. Planeación
2. Marco de actuación
3. Procesos
6. Mejora continua
La Planeación
Mientras mejor definidos estén los elementos de la planeación, se comprende más fácil como llevar a la práctica lo planeado.
Permite prepararse a las organizaciones a afrontar exitosamente factores del entorno dinámico.
Limitaciones de la Planeación
No exista la suficiente información que permita analizar las posibilidades internas y hacerlas congruentes con las externas.
Pronósticos equivocados.
Posible Resistencia Interna.
Tiempo para realizar el Proceso de Planeación.
Falta de compromiso de la Alta Dirección.
Estratégica
Misión Visión
Objetivos estratégicos
Procesos Proyectos Servicios
Producto/Servicio Entorno Marco
normativo
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
La Planeación
Se define como el instrumento ideal que permite
definir, con visión a largo plazo, el rumbo que
debe seguirse para alcanzar los objetivos
planteados. Considera las fuerzas y debilidades
de la Organización, así como las amenazas y
oportunidades del entorno que la rodea FODA.
Se define como el instrumento ideal que permite
definir, con visión a largo plazo, el rumbo que
debe seguirse para alcanzar los objetivos
planteados. Considera las fuerzas y debilidades
de la Organización, así como las amenazas y
oportunidades del entorno que la rodea FODA.
Táctica
Operativa
Parte de los lineamientos sugeridos por la
planeación estratégica y se refieren a las
cuestiones concernientes a cada una de las
principales funciones de la organización, se
traduce como la conversión e
interpretación de estrategias en planes
concretos en el nivel siguiente de la
organización.
Parte de los lineamientos sugeridos por la
planeación estratégica y se refieren a las
cuestiones concernientes a cada una de las
principales funciones de la organización, se
traduce como la conversión e
interpretación de estrategias en planes
concretos en el nivel siguiente de la
organización.
(Llevar a la práctica lo planeado)
Se refiere básicamente a la asignación
previa de las tareas específicas que deben
realizar las personas en cada una de sus
unidades de operaciones, este tipo de
planeación es más flexible que las
anteriores, ya que puede modificarse
fácilmente.
(Llevar a la práctica lo planeado)
Se refiere básicamente a la asignación
previa de las tareas específicas que deben
realizar las personas en cada una de sus
unidades de operaciones, este tipo de
planeación es más flexible que las
anteriores, ya que puede modificarse
fácilmente.
La Planeación
RED DE PROCESOS
PLAN ESTATAL DE DESARROLLO
PROGRAMAS DE MEDIANO PLAZO
PRESUPUESTO
PROGRAMAS OPERATIVOS
ANUALES
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
PLANEACIÓN TÁCTICA
PLANEACIÓN TÁCTICA
PLANEACIÓN OPERATIVA
PLANEACIÓN OPERATIVA
SISTEMA ESTATAL DE PLANEACIÓN DEMOCRÁTICA
Tipos de planeación y su aplicación en la A.P.E.
Regresar
Recursos que se proporcionen para cumplirlo.Recursos que se proporcionen para cumplirlo.
El método y la forma de concretar una actividad.El método y la forma de concretar una actividad.
Oportunidad y suficiencia de la info. para su ejecución.Oportunidad y suficiencia de la info. para su ejecución.
Evaluación de su cumplimiento = Mejora continuaEvaluación de su cumplimiento = Mejora continua
Disposiciones Jurídico
Administrativas
Instrumentos de apoyo
administrativo
Planes
Componentes del marco de actuación de los entes públicos.
Marco de actuación
CongruenciaCongruencia
Marco de Actuación
Regresar
Un proceso es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados, otorgándoles un valor agregado.
Procesos
ENTRADASENTRADASACTIVIDADES
PROCESOS
ACTIVIDADES
PROCESOSSALIDASSALIDAS
INSUMOS PRODUCTOS
Los procesos no consideran a las actividades de forma aislada, por el contrario se van estableciendo relaciones e integrando al proceso todas aquellas actividades que son necesarias para generar un producto.
Características de los Procesos
Son de carácter constante.
Procesos
Proveen productos (Salidas).
Buscan la satisfacción del Cliente (Interno o externo).
Los Administran las personas.
Todo proceso tiene un responsable o dueño.
Puede ser medido y mejorado.
Pueden cruzar vertical y horizontalmente la
organización.
Proceso
Taller Recepción
Taller Recepción
DirecciónGeneral
DirecciónComercial
Servicio de Ventas
DirecciónTécnica
DirecciónFinanciera
Servicio Cliente
Taller Reparación
Taller Reparación
Bodega de Refacciones
Bodega de Refacciones
Entrega de Servicio
Facturación
Entrega de Servicio
Facturación
Procesos
Entrada D Salida D
Salida E
Salida FEntrada F
Entrada E
Salida C
Entrada C
Salida B
Salida A
Entrada B
Entrada A
PROCESO A
PROCESO B
PROCESO C PROCESO D
PROCESO E
Cliente
Interno
PROCESO FClient
e Intern
o
CLIENTE
EXTERNO
CLIENTE
EXTERNO
Frecuentemente el resultado de un proceso constituye
directamente el elemento de entrada del siguiente proceso o el fin
cuando se entrega un trámite o servicio al ciudadano.
Interacción de los Procesos
Procesos
Procesos de la alta dirección
Clasificación de los procesosClasificación de los procesos
Son los que le dan cumplimiento a la razón de ser de la organización.
Son los que aportan elementos de apoyo requeridos para que se puedan desempeñar los procesos de la alta dirección y los procesos operativos.
Procesos operativos
Procesos soporte
Procesos
Son los necesarios para cumplir con la misión y la visión de la organización.
Procesos
Bienes Cumplimiento normativo
Cliente/ Ciudadano
Procesos Soporte
Procesos Operativos
Procesos de la Alta Dirección
Salidas Entradas
Cliente/Ciudadano
Prestación del servicio. Venta del producto. Contratación de proveedores. Supervisión de obras. Entre otros.
Planeación. Gestión de recursos. Revisión de la Dirección. Análisis de fortalezas y
debilidades, oportunidades y amenazas.
Control. Entre otros.
Requisitos y Normas
Contabilidad. Mantenimiento Apoyo Jurídico Soporte Técnico. Entre otros.
Proyectos
Proyectos
Generalmente surgen de la necesidad de mejorar un proceso o para dar cumplimiento a una atribución que actualmente no se tiene cubierta dentro de la organización. Una vez que el proyecto se ha concluido, éste frecuentemente se convierte en una actividad institucional o bien se termina al obtener el producto final.
Por ejemplo, para la actividad institucional: Impulsar el deporte, un proyecto es la construcción de un gimnasio una vez que el gimnasio se concluya y entre en operación este se vuelve parte de la actividad institucional “Impulsar el Deporte”.
Los proyectos no son rutinarios. La mayor diferencia es que los proyectos, por definición, tienen una fecha de inicio y una de término. Hay un punto en el tiempo en el cual, las tareas no existen (antes del proyecto), de pronto existen (durante el proyecto) y una vez concluidas, desaparecen (después del proyecto).
Características
Proyectos
Que existe un alcance definido. Un presupuesto finito. Productos o resultados específicos (también llamados entregables) y recursos asignados. Produce bienes o servicios únicos.
Los proyectos pueden ser estratégicos o de inversión
Proyecto Estratégico: Conjunto de acciones orientadas a la innovación, el
mejoramiento y la ejecución de la eficiencia y calidad
en determinados servicios públicos, sustantivos o de
apoyo técnico y administrativo. Tienen un horizonte
temporal.
Proyecto de Inversión: Comprenden obras públicas o apoyos para el fomento de
las actividades productivas.
Enfoque basado en procesos
La aplicación de un sistema de
procesos dentro de la organización,
junto con la identificación e interacción
de estos procesos, así como su
gestión, puede denominarse como
“ENFOQUE BASADO EN PROCESOS”.
Importancia del enfoque de procesos
La necesidad de considerar los procesos en
términos que aporten valor.
La comprensión y el cumplimiento de los
requisitos.
La obtención de resultados del desempeño y
eficacia del proceso, y
La mejora continua de los procesos con base
en mediciones objetivas.
Enfoque basado en procesos
La Administración Pública Estatal busca otorgar un mejor
servicio a la ciudadanía, administrar de manera adecuada
sus recursos y en general mejorar la calidad de vida de la
misma.
Es necesario que el Gobierno gestione como procesos
sus actividades y los recursos que con ellas se
relacionan, además de establecer macroprocesos
globales para todos los entes públicos e interacciones
entre macroprocesos de dependencias y entidades así
como la definición de clientes internos y externos
(ciudadanos mayormente).
Enfoque basado en procesos
De no darse lo anterior, NO existe un enfoque de procesos
Ventajas del enfoque de procesos
Enfoque basado en procesos
Gestión de actividades
como Procesos
Ciclo dinámico de mejoramiento continuo
Calidad del producto
Atención a clientes
Disminución de tiempos
Reducción de costos
Regresar
CICLO DE MEJORA
CONTINUA
PP HH
AA VV
Mejora Continua
Planear Hacer Verificar Ajustar
Mejora Continua
Globalización de mercados.
Accesibilidad de un gran numero
de personas a sistemas de
información en tiempo real y a
costos bajos.
Fuerte convergencia de
estándares a nivel mundial.
Creciente y cada vez más
importante economía digital.
Surgimiento de fuertes bloques
de libre comercio, entre otros.
Factores Determinantes Acciones
Análisis y evaluación de la situación
existente para identificar áreas de mejora.
El establecimiento de objetivos para la
mejora
La búsqueda de posibles soluciones para
lograr los objetivos
La evaluación de dichas soluciones y su
selección
La implantación de la solución
seleccionada
La medición, verificación, análisis y
evaluación de los resultados de la
implementación para determinar que se
han alcanzado los objetivos
La formalización de los cambios
Mejora la calidad de nuestros productos y servicios.
Aumenta la satisfacción de los clientes.
Mejora la eficacia y eficiencia de los procesos.
Mejora la comunicación de los integrantes y clientes de la
organización.
Aprovechar al máximo la capacidad intelectual de todos
los integrantes de la organización.
Detección de no conformidades y establecer acciones
correctivas y preventivas.
Cumplimiento de la normatividad aplicable, entre otras.
Ventajas de la Mejora Continua
Mejora Continua
Regresar
El establecimiento del marco de actuación a través de una Red de
Procesos y la descripción de los procedimientos busca dar soporte a la
operación y orden a la información que se obtiene para saber: qué es lo
que cada ente público esta facultado y debe realizar (que áreas del
sistema debe cubrir); cómo va a cubrir esas áreas; cómo se concreta una
función con actividades y pasos; en qué forma el personal asume las
responsabilidades operativas; dónde están los puntos clave de control de
cada procedimiento para facilitar la supervisión, el control y la evaluación.
Red de Procesos
Marco de actuación
Red
de Procesos
Red de Procesos
La Red de Procesos es una herramienta de planeación operativa, que permite visualizar y establecer de manera estructurada la operación del Ente Público, a partir de la definición de sus procesos y proyectos.
Elementos de la Red de Procesos
Cómo: Macroprocesos, subprocesos, procedimientos y proyectos.
Quién Unidad Responsable y Puesto Responsable.
Qué se espera obtener Producto.
A quién va dirigido el producto
Cliente.
La medición de resultados Indicador.
La delimitación legal Facultad de un Ente Público para actuar en consecuencia.
La alineación Direccionamiento con el Plan Estatal de Desarrollo.
Desagregación de los procesos
MacroprocesosMacroprocesos
Procesos definidos con base en el cumplimiento de las facultades y planes del Ente Público. Estos deben otorgar un panorama general del quehacer del Organismo.
Procesos definidos con base en el cumplimiento de las facultades y planes del Ente Público. Estos deben otorgar un panorama general del quehacer del Organismo.
SubprocesosSubprocesos
Estos se conforman por “grupos” de actividades que persiguen un fin semejante y cuya división se hace necesaria para llevar un control efectivo de las mismas.
Estos se conforman por “grupos” de actividades que persiguen un fin semejante y cuya división se hace necesaria para llevar un control efectivo de las mismas.
ProcedimientosProcedimientosConjunto de actividades especificas ordenadas secuencial y cronológicamente para realizar una función, dando cumplimiento a un objetivo específico y que se integra documentalmente.
Conjunto de actividades especificas ordenadas secuencial y cronológicamente para realizar una función, dando cumplimiento a un objetivo específico y que se integra documentalmente.
Los macroprocesos, subprocesos y procedimientos son procesos, pero toman diferentes nombres según su nivel de desagregación.
Los macroprocesos, subprocesos y procedimientos son procesos, pero toman diferentes nombres según su nivel de desagregación.
Funciona como herramienta para facilitar los procesos de planeación, auditoría, evaluación, y autocontrol.Los responsables del proceso tienen claro lo que se espera obtener a la conclusión del mismo.Permite visualizar la contribución de cada una de las unidades administrativas para la consecución de objetivos globales.Es el inicio para la reingeniería de procesos.Establece claramente la unidad responsable de cada proceso.Fomenta la transparenciaPermite la actualización y mejora en todo momento.Mejora las interrelaciones entre unidades administrativas y entre dependencias.
Beneficios de la Red de Procesos
Todos los elementos que conforman la red de procesos se presentan de
manera estructurada en un documento con los campos necesarios y
suficientes que permiten visualizar la operación del ente público.
Formato de la Red de Procesos
DIR. FACULTADNo.
MACROPROCESONo. SUBPROCESO TIPO PR. RESPONSABLE PRODUCTO INDICADOR
1 Alta
2 Normal
3 Baja
DIR. Direccionamiento con el Eje Rector, Objetivo del Plan Estatal de Desarrollo y Programa de Mediano Plazo.
PR. Prioridad.
CATALOGO DE FACULTADES
PRIORIDAD
No. PROCEDIMIENTO PRODUCTO CLIENTE INDICADOR No. PROYECTOS PRODUCTO INDICADOR
Formato de la Red de Procesos
Fecha de elaboración Hojas
No Macroprocesos No. de revisión Código de la Red
Clave de la Unidad Administrativa
Elaboró Revisó Validó:
3. Modernización de la
Función Pública
4. Control yEvaluación
Gubernamental
5. Administración de la Gestión Interna
6. Apoyo Jurídico
1. Planeación de la Gestión Interna
2. Vinculación
Transparencia
Combate a la Corrupción
Rendición de Cuentas
Mejora del
Desempeño
Macroprocesos de la SECOG
Participación
Lista Maestra de Subprocesos de la SECOG
3. Vinculación Gobiernos - Sociedad para la Transparencia y
Combate a la Corrupción.
Vinculación
4. Promoción del Desarrollo Administrativo.
5. Desarrollo e implementación de Gobierno Electrónico
6. Promoción de la Innovación y Calidad en la APE.
Modernización de la Función Pública
Planeación de la Gestión Interna
1. Gestión de los asuntos recibidos en la SECOG.
2. Administración del Sistema de Calidad.
Los subprocesos determinados deben de cubrir cada uno e los
Macroprocesos de la SECOG:
Control y Evaluación Gubernamental
7. Promover la actuación legal de la APE.
8. Procedimientos de Contrataciones Gubernamentales.
9. Servicios Electrónicos de contrataciones gubernamentales.
10. Atención y seguimiento de inconformidades.
11. Evaluación de la gestión de los entes públicos.
12. Evaluación del desempeño de los OCDA`s en las Entidades.
13.Impulsar la participación de la Ciudadanos en las Entidades.
14. Evaluar la aplicación de los Fondos al cuidado del Poder
Ejecutivo, en lo relativo a inversión en Infraestructura y
Desarrollo Social.
Administración de la Gestión Interna
15. Elaboración y administración del presupuesto.
16. Adquisiciones y servicios.
17. Recursos Humanos.
Lista Maestra de Subprocesos de la SECOG
Red de Procesos
La responsabilidad se determina a nivel de subproceso.
Generalmente se designa como responsable de subprocesos a
personal con nivel de Director General y hasta Jefe de
Departamento.
Responsable
Macroproceso 1
Subproceso 1
Subproceso 2
Subproceso 3
Responsable 1
Responsable 2
A P
HV
Macroproceso
Salida AEntrada A
Nombre del Subproceso
Responsable del proceso
PROCEDIMIENTOS
Entrada Salida
Documentación de Procedimientos
Documentación de Procedimientos
Para controlar los macroprocesos es necesario definirlos a través de
procedimientos los cuales se desprenden y dan cumplimiento al
subproceso. Dentro de estos se incluyen las acciones que permiten
ejercer el control del proceso y subproceso.
Macroproceso 1 Subproceso 1 Procedimiento 1
Procedimiento 2
Procedimiento 3
Procedimiento 4
RED DE PROCESOS
Impactan en la calidad del servicio.
Por su complejidad deban
documentarse.
Implican un riesgo económico.
Por Ley o Reglamento deban existir.
Impactan en la eficiencia y eficacia.
Están relacionados con la
competencia del personal.
Puedan provocar insatisfacción del
cliente.
Será de vital importancia documentar aquellos procedimientos que:
Estos procedimientos deben estar sujetos a revisión para que, una vez
implementados, se verifiquen constantemente para detectar fallas, áreas de
oportunidad, o se adapten a los nuevos requisitos, lo cual permitirá su
mejora continua.
Documentación de Procedimientos
La documentación de los procedimientos no debe ser un fin en sí mismo, sino que debe ser una actividad que aporte valor.
La documentación de los procedimientos no debe ser un fin en sí mismo, sino que debe ser una actividad que aporte valor.
Un procedimiento puede documentarse a través de distintos medios, ya sea papel o por medio electrónico.
Un procedimiento puede documentarse a través de distintos medios, ya sea papel o por medio electrónico.
Documentación de Procedimientos
Elaboración de Procedimientos
Descripción del procedimiento
<<Formato Elab. de procedimientos>>
Formatos e Instructivos
Diagrama de Flujo
<< cualquier otro anexo >>
Inventario
de Registros.
Verificación de
la Ejecución
del Procedimiento
Lista de
Verificación
de Procedimientos
Procedimiento: Seguimiento a peticiones Ciudadanas
Recepción de Peticiones
Ciudadanas
Revisión de Peticiones Ciudadanas
Análisis y trámite de las
Peticiones Ciudadanas
Recepción de Resolución
Análisis de Resolución
Captura y Notificación al
ciudadano denunciante
Captura en Sistema de Atención
Ciudadana
Elaboración del Prog. Anual de Auditorías Ext.
Inscripción de Despachos Externos
Clasificación de Despacho y
Entidades
Asignación de Despachos en
Entidades
Evaluación de Despachos Externos
Actualización de
Expedientes de Despachos
Procedimiento: Contratación de Despachos Externos
1. Descripción del Procedimiento
Determinar el nombre del procedimiento.Se debe procurar que al determinar el nombre del procedimiento se tome en
cuenta el alcance de las actividades que este incluye, usando como
referencia el esquema desarrollado anteriormente.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Seguimiento a peticiones Ciudadanas
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Descripción del Procedimiento
I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
El objetivo del procedimiento debe reflejar lo que se espera lograr con su
ejecución, no con su documentación.
La documentación de los procedimientos tiene por objetivo establecer
lineamientos, bases metodologícas y criterios, para generar la consistencia
del proceso, pero la ejecución de cada procedimiento tiene su objetivo
especifico según la naturaleza del mismo.
Objetivo: Impulsar la transparencia y el combate a la corrupción en el Servicio Público.
Procedimiento: Seguimiento a peticiones Ciudadanas.
Ejemplo
Descripción del Procedimiento
Incorrecto:
Establecer los lineamientos para la realización de Auditorías Gubernamentales
(Objetivo de la documentación) igual para todos los procedimientos.
Correcto:
Conocer si los entes públicos cumplen con la normatividad aplicable en el
ejercicios de los recursos asignados.
(Objetivo de la operación del procedimiento).
Objetivo: Obtener un marco jurídico de actuación, <<en el campo de actuación de la SECOG>>, que sea congruente con la realidad social.
Procedimiento: Formulación de Proyectos de reforma o actualización de normas.
Ejemplo
Descripción del Procedimiento
II. APLICACIÓN ( ) General (X) Específica
Señalar y describir la aplicación del procedimiento en cuestión, es decir por quien es operado o ejecutado el procedimiento.
Es General:Cuando el procedimiento es operado por toda la Administración Estatal, como puede ser el caso de algunos procesos generados por el Ejecutivo del Estado, Secretaría de Gobierno, Secretaría de Hacienda y Secretaría de la Contraloría General.
Ejemplo: Elaboración del presupuesto.
Es Específico:Cuando el procedimiento es operado exclusivamente por un ente público y/o unidad administrativa debido a la naturaleza del mismo.
Descripción del Procedimiento
Ejemplo
Procedimiento de Aplicación Específica:
Contratación de Despachos Externos. (Secretaría de la Contraloría General <<Dir. Gral. de Auditoria Gubernamental>>)Verificación y Fiscalización de los Procedimientos de Licitaciones-Contrataciones Gubernamentales. (Secretaría de la Contraloría General <<Dir. Gral. de Licitaciones y Contratos>>)
Procedimiento de Aplicación General:
Elaboración del Programa Operativo Anual de Dependencias y Entidades de la APE. (Todas las Dependencias y Entidades)Elaboración del Manual de Procedimientos de las Unidades Administrativas de Dependencias y Entidades de la APE. (Secretaría de la Contraloría General)
Descripción del Procedimiento
III. ALCANCE
Describir el alcance del procedimiento en cuestión, es decir: ¿A que le aplica? ¿A quienes les aplica? ¿Hasta donde aplica? (personas, documentos, acciones, zona geográfica)
Procedimiento:
Verificación y Fiscalización de los Procedimientos de Licitaciones-Contrataciones Gubernamentales.
Alcance:
Aplica a todos los procedimientos de licitación de la APE.
Ejemplo:
Descripción del Procedimiento
Procedimiento:
Formulación de Proyectos de reforma o actualización de normas. (Dirección de Asuntos Jurídicos y Normatividad).
Alcance:
Abarca las normas que constituyen el Marco Jurídico de Actuación de la Contraloría.
Descripción del Procedimiento
Ejemplo:
III. DEFINICIONES
PED: Plan Estatal de Desarrollo
Se refiere a identificar las palabras utilizadas en el documento que pueden ser
desconocidas, conceptos especializados, palabras que se presten a
interpretaciones erróneas o que se abrevien para facilitar la lectura.
Descripción del Procedimiento
APE: Administración Pública Estatal.
PED: Plan Estatal de Desarrollo.
LOPES: Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora.
SECOG: Secretaría de la Contraloría General.
Dependencias: Las establecidas como tal en la LOPES.
Entidades: Las establecidas como tal en la LOPES.
Convocante: Dependencia, Entidad o Ayuntamiento, encargada de realizar los
procedimientos de licitación.
Licitante: Proveedor o Contratista participante en licitaciones.
SFP: Secretaría de la Función Pública.
COMPRANET: Sistema Electrónico de Contrataciones Gubernamentales.
LICITANET: Sistema informático para el control y seguimiento de licitaciones.
Ejemplo
Descripción del Procedimiento
IV. REFERENCIAS
Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora.Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y de los Municipios. Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de Sonora.Reglamento Interior de la Secretaría de la Contraloría General.Acuerdos de Coordinación con Municipios.Acuerdos de Coordinación con la Federación.Código de Procedimientos Civiles.06-05-02-04/04DRS-01-P01/REV.00.Tramitación de Determinación de Responsabilidades.
Son los elementos con los cuales el procedimiento tiene relación ó vínculo
pero no forman parte del mismo; tales como otros procedimientos, leyes,
reglamentos, manuales, guías, y cualquier otro elemento necesario para
desarrollar el procedimiento.
Procedimiento: Seguimiento a peticiones Ciudadanas.
Descripción del Procedimiento
Identificar las políticas del procedimiento que se describe, las cuales se
definen como criterios que guiarán una o varias de las actividades descritas,
que aunque no sean normas formalmente establecidas, deben seguirse para
obtener un resultado satisfactorio una vez concluido el procedimiento o
durante su ejecución.
Procedimiento: Seguimiento a Peticiones Ciudadanas
• Las peticiones serán atendidas bajo la más estricta confidencialidad, y no deberán divulgarse a personal ajeno a la Dirección de Quejas y Denuncias.
• En todos los casos se atenderá de manera amable y profesional.• Siempre se le explicará el tratamiento que se dará a su petición,
evitando crearle falsas expectativas respecto a las consecuencias de la misma..
Ejemplo:
VI. POLÍTICAS
Descripción del Procedimiento
Son los bienes (productos o servicios) que genera el Ente Público o cualquiera de sus unidades para satisfacer las necesidades de sus clientes externos o internos. Es el resultado de la realización de un Procedimiento.
La organización debe determinar para el producto:
Los requisitos especificados por el cliente.
Los requisitos no establecidos por el cliente, pero necesarios para el
uso del producto.
Los requisitos derivados de la normatividad aplicable.
Cualquier requisito adicional determinado por la organización.
VII. PRODUCTOS
Descripción del Procedimiento
Productos:1. Denuncia a la Dirección
General de Responsabilidades y Situación Patrimonial.
2. Informes al ciudadano.
Procedimiento: Seguimiento a peticiones Ciudadanas
Producto:• Contrato de Prestación de Servicios
Profesionales.
Procedimiento : Contratación de Despachos Externos.
Descripción del Procedimiento
Identificar los clientes internos y externos del procedimiento que se esta describiendo.
VIII. CLIENTES
Unidades Administrativas de la Administración Pública Estatal.
Clientes Internos: forman parte de la Administración Pública Estatal
Clientes Externos: se localizan en la Sociedad, por ejemplo, usuarios o beneficiarios de algún servicio, trámite, obra, etc. que brinda la Administración Pública Estatal.
Promover un profundo cambio de actitud entre los servidores públicos para pensar en el ciudadano como cliente.....PED
Descripción del Procedimiento
La organización debe obtener información que le
ayude a mejorar el producto y asegurarse que los
requisitos del cliente se determinan y se cumplen,
con el propósito de aumentar su satisfacción.
Para la Administración Pública Estatal el cliente
más importante es la Sociedad quien con el
transcurso del tiempo ha ido demandando una
mejor calidad en la gestión pública. Para lograr lo
anterior es necesario crear relaciones satisfactorias
entre los clientes internos.
Descripción del Procedimiento
Requisitos de clientes internos
Clientes Internos
ORGANIZACIÓN / APE SOCIEDAD
Cliente Externo
PRODUCTOS Y SERVICIOS
INFORMACIÓN
SATISFACCIÓN
Descripción del Procedimiento
Gobernador del
Estado
Dependencias y
Entidades
Ciudadanía
Gobernador del
Estado
Dependencias y
Entidades
Ciudadanía
Recoge las expectativas y
necesidades de sus clientes y las
manifiesta a través del PED
Expresan necesidades, quejas,
peticiones, etc.Cumplen los
requisitos para satisfacer al cliente
Bienes y Servicios
Traduce necesidades y expectativas de la Ciudadanía en
requisitos del cliente
Clientes
Concebir a la Administración Pública como un sistema integrado
de clientes y proveedores internos.
Descripción del Procedimiento
Procedimiento: Atención y trámite de consultas jurídicas
1. El Titular del Ejecutivo del Estado2. El Secretario de la Contraloría3. Las Unidades Administrativas de la Dependencia
1. El denunciante2. Gobernador del Estado de Sonora3. Secretario de la Contraloría General.
Procedimiento: Tramitación de Determinación de Responsabilidades.
Descripción del Procedimiento
Ejemplo:
Establecer los indicadores, los cuales pueden definirse para el
procedimiento y para el producto relacionado. Los indicadores deben
expresar el grado de cumplimiento del producto obtenido o la capacidad del
procedimiento.
Es recomendable el establecimiento de indicadores compuestos, ya que
estos nos brindan información referenciada y por lo tanto con mayor valor.
Es de suma importancia analizar si los indicadores y productos establecidos
tienen relación directa con el objetivo del procedimiento ya que esto es
indispensable. Manual para la Construcción de Indicadores
VIII. INDICADORES
Descripción del Procedimiento
Indicadores
Procedimiento:
Desarrollo de los Servicios Electrónicos de la Administración Pública
Objetivo:
Que las dependencias o Entidades brinden sus trámites y servicios a la ciudadanía de manera electrónica. Relación
Número de solicitudes atendidas/Numero de solicitudes recibidas.
Número de solicitudes atendidas/Numero de solicitudes recibidas.
Capacidad del procedimiento.
Número de dependencias o Entidades que tiene servicios
electrónicos
Número de dependencias o Entidades que tiene servicios
electrónicos
Relacionado directamente con
objetivoNo da información
suficiente
Descripción del Procedimiento
Numero de dependencias o Entidades diagnosticadas “que cuentan”con trámites y servicios de manera electrónica/Número de dependencia y entidades diagnosticadas con necesidad de trámites y servicios de manera electrónica.
Numero de dependencias o Entidades diagnosticadas “que cuentan”con trámites y servicios de manera electrónica/Número de dependencia y entidades diagnosticadas con necesidad de trámites y servicios de manera electrónica.
Relacionado directamente con
objetivoDa información
suficiente
Número de errores reportados de los servicios implementados/Total de número de servicios
implementados.
Número de errores reportados de los servicios implementados/Total de número de servicios
implementados.
Información no muy útil
Tipo de errores reportados de los trámites y servicios implementados.
Tipo de errores reportados de los trámites y servicios implementados.
Información Útil
Descripción del Procedimiento
X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS
Se utilizan cuando los procedimientos requieren:
•Consistencia en la información.•Información de personas externas a la organización.•Información específica (campos del formato).
•Nombre del formato.•Nombre del Ente Público y Unidad Administrativa (esta última si se requiere).•Código del formato, en la esquina inferior derecha .•El contenido del formato es libre, según las necesidades requeridas.
Su presentación tiene como elementos comunes los siguientes:
Los formatos son una herramienta central para la ejecución de los procedimientos.
Descripción del Procedimiento
• Crear solo los formatos necesarios, cuidando que no entorpezcan la
ejecución del procedimiento. (ejemplo. formato para lista de asistencia).• Definir claramente el objetivo del formato.• Evitar la repetición de formatos similares.• El formato debe incluirse como anexo al final del procedimiento
documentado.• Destruir los formatos obsoletos, para evitar confusiones.
Nota: La ubicación y orden de estos 2 primeros puntos es a consideración del Ente Público, cuidando que su identificación sea fácil.
“Consideraciones para la elaboración de formatos”
Descripción del Procedimiento
06-10DRS-P02-F01/REV.00
Descripción del Procedimiento
El instructivo servirá para precisar la forma en que deberá llevarse a cabo una actividad del procedimiento con el fin de no desarrollar por completo un nuevo procedimiento.
Su presentación tiene como requisito su identificación, la cual incluye:
• Nombre del instructivo.• Código del instructivo, en la esquina inferior derecha.• El contenido del instructivo es libre, según las necesidades
requeridas.
Instructivo de Evaluación de las cartas compromiso.Instructivo para la evaluación del cumplimiento del POA.
Ejemplo:
El instructivo debe anexarse al procedimiento que corresponde
Descripción del Procedimiento
XI. ANEXOS06-07DDA-P01-G01/REV.00. Diagrama de flujo del Procedimiento de.......
Inventario de Registros del Procedimiento.
Verificación de la Ejecución del Procedimiento.
Identificar mediante su código y nombre el Diagrama de Flujo del Procedimiento, catálogos, dibujos, tablas, listas, organigramas y demás documentos que considere necesario anexar al procedimiento para su óptimo desarrollo.Los anexos mencionados en este apartado, deberán siempre anexarse a la descripción del procedimiento.
Descripción del Procedimiento
Identificar los participantes y definir su responsabilidad en la ejecución del procedimiento. La identificación se hará por nivel de responsabilidad, asegurándose que queden establecidos los límites de su actuación. No se deberá personalizar la información, es decir, no incluirá datos personales del responsable.
XII. RESPONSABILIDADES
Titular de la SECOG• Emitir lineamientos, políticas y estrategias de acuerdo a las facultades que le marcan
en la LOPES.
Titular de la Dirección General de Licitaciones y Contratos:• Autorizar Dictamen y tarjeta informativa• Coordinar y dirigir las políticas para el seguimiento de las licitaciones que realicen las
Dependencias y Entidades de la APE.• Elaborar modelos de convocatoria y bases de licitación
Titulares de los OCDA• Asistir a los actos de licitación• Enviar a la DGLC las actas de los actos de licitación• Capturar datos de licitación en LICITANET vía internet
Descripción del Procedimiento
XIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
Narración escrita en orden cronológico y secuencial de cada una de las
actividades.
Distinguir en el procedimiento las actividades sustantivas y detalladas
Descripción del Procedimiento
RESPONSABLE
Identificar el puesto responsable de realizar las actividades del
procedimiento.
El establecimiento de responsabilidades se realiza por actividad sustantiva, si
hubiese el caso, de que una actividad detallada que se desprendiera de la
sustantiva atendiera a una responsabilidad diferente tendrá que establecerse
la responsabilidad en particular para esa actividad.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES1.- Recepción de Peticiones Ciudadanas
1.1.- Recibe Petición Ciudadana, documentos anexos y registra en libro de correspondencia.
1.2.- Turna al Titular de la Dirección General.
2.- Revisión de Peticiones Ciudadanas
2.1.- Revisa contenido, genera instrucción y turna al Área de Quejas y Denuncias.
2.2.- Registra la petición ciudadana en base de datos.
3.- Captura en Sistema de Atención Ciudadana
3.1- Da de alta en SAC cuando la petición es contra Servidores Públicos y/o en Programas Federales.
Ejemplo
Actividades Sustantivas y Detalladas
Descripción del Procedimiento
Las actividades sustantivas se resaltarán por medio de la utilización de
negritas para su fácil identificación.
La descripción de las actividades sustantivas se hace en forma de
sustantivo: elaboración, descripción, registro, etc. y la descripción de las
actividades detalladas se iniciará con un verbo conjugado en tercera
persona del singular y tiempo presente: inicia, elabora, presenta, revisa,
almacena, archiva, consulta, turna, etc.
Cuando sea necesario, entre cada actividad se puede anotar una
leyenda (condicionante) con el fin de darle la secuencia requerida a su
descripción, por ejemplo:
A) Cuando se presenta alguna toma de decisiones: “si se
autoriza”, “si está correcto”, “una vez llevada a cabo la revisión”
B) Cuando se establecen plazos: “en la fecha establecida”,
“posteriormente”, “una vez cumplido el plazo”, entre otras.
Al terminar un procedimiento se anotará la frase “Fin del Procedimiento”.
Descripción del Procedimiento
REGISTROS
Los registros son elementos probatorios de la realización de una
actividad, evidencian la actividad realizada.
Pueden ser tan variados en su forma y tipo (memorandum, circular,
oficio, informe, gráfica, tabla, base de datos), como en su soporte
material (papel, disco duro internos y externos, disquete, DVD, cintas de
video y audio, discos compactos, etc.)
Pueden utilizarse para documentar la trazabilidad del procedimiento (su
ruta).
No todo registro requiere un formato, ya que como se menciono
anteriormente, estos pueden ser muy variados.
Descripción del Procedimiento
XIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
1.- Recepción de Peticiones Ciudadanas
Recepcionista1.1.- Recibe Petición Ciudadana, documentos anexos y
registra en libro de correspondencia.
•Petición ciudadana con razón de recibo.•Registro en libro de
correspondencia.
1.2.- Turna al Titular de la Dirección General.
2.- Revisión de Peticiones Ciudadanas
Director General2.1.- Revisa contenido, genera instrucción y turna al Área
de Quejas y Denuncias.
Recepcionista2.2.- Registra la petición ciudadana en Base de Datos de
Peticiones, asignádole un número de petición.
• Número de petición en base de datos de peticiones.
3.- Captura en Sistema de Atención Ciudadana
Jefe de Departamento y/o
Coordinador Técnico
3.1- Da de alta en SAC cuando la petición es contra Servidores Públicos y/o en Base de Datos de Programas Federales.
• Bases de Datos del SAC ó
• Base de Datos de Programas Federales.
SAC: Sistema de Atención Ciudadana.
Descripción del Procedimiento
Ente Público (1)06
Direccionamiento al PED (2)05-01-35
Hoja No. X de X.
Macroproceso (3) 04
Subproceso (4)01
Fecha de elaboración (5)09/02/05
Unidad Administrativa (6)06DLC
Procedimiento (7) P01
No. de Revisión (8) 00
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Verificación y Fiscalización de los Procedimientos de Licitaciones-
Contrataciones Gubernamentales.
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 06-05-01-35-04/06DLC-01-P01/REV.00
Encabezado del formato “Elaboración de procedimientos”
(1) Enunciar en este campo preferentemente la clave programática ó presupuestal asignada al Ente Público al cual pertenece el procedimiento descrito.
(2) Indicar el número de eje rector, objetivo del PED y PMP del cual se origina el procedimiento descrito.
(3) Indicar el número de Macroproceso del cual se origina el procedimiento descrito, este número fue asignado a cada uno de los macroprocesos determinados en la etapa de diseño de la construcción de la Red de Procesos.
Ente Público (1)06
Direccionamiento al PED (2)05-01-35
Hoja No. X de X.
Macroproceso (3) 04
Subproceso (4)01
Fecha de elaboración (5)09/02/05
Unidad Administrativa (6)06DLC
Procedimiento (7) P01
No. de Revisión (8) 00
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Verificación y Fiscalización de los Procedimientos de Licitaciones-
Contrataciones Gubernamentales.
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 06-05-01-35-04/06DLC-01-P01/REV.00
Encabezado del formato “Elaboración de procedimientos”
(4) Indicar el número de subproceso del cual se origina el procedimiento descrito, este número se obtiene de la Red de procesos.
(5) Indicar la fecha de elaboración del procedimiento
Ente Público (1)06
Direccionamiento al PED (2)05-01-35
Hoja No. X de X.
Macroproceso (3) 04
Subproceso (4)01
Fecha de elaboración (5)09/02/05
Unidad Administrativa (6)06DLC
Procedimiento (7) P01
No. de Revisión (8) 00
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Verificación y Fiscalización de los Procedimientos de Licitaciones-
Contrataciones Gubernamentales.
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 06-05-01-35-04/06DLC-01-P01/REV.00
Encabezado del formato “Elaboración de procedimientos”
(6) En su caso indicar la clave programática ó presupuestal proporcionada de la Unidad Administrativa seguida de las siglas de la Unidad Administrativa a la cual pertenece el procedimiento, las cuales se establecerán según el apartado de Control de Documentos de la guía.
Ente Público (1)06
Direccionamiento al PED (2)05-01-35
Hoja No. X de X.
Macroproceso (3) 04
Subproceso (4)01
Fecha de elaboración (5)09/02/05
Unidad Administrativa (6)06DLC
Procedimiento (7) P01
No. de Revisión (8) 00
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Verificación y Fiscalización de los Procedimientos de Licitaciones-
Contrataciones Gubernamentales.
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 06-05-01-35-04/06DLC-01-P01/REV.00
Encabezado del formato “Elaboración de procedimientos”
(7) Indicar, antecedido de la letra “P”, el número de procedimiento que se describe en el formato, este número se obtiene de la Red de procesos.
(8) Indicar el No. de revisión del procedimiento:La primera vez que se elabora y aprueba el documento es considerada como la revisión 00 y a parir de esta fecha cada modificación adquirirá un nuevo número de revisión: 01, 02, etc. La fecha de elaboración cambiará con cada revisión.
Elaboró: Revisó: Aprobó:
Nombre yPuesto de quien
elabora
Nombre yPuesto del Titular de
la Unidad Administrativa
Nombre y Puesto del Titular del
Ente Público
.
El formato “Elaboración de Procedimientos” contendrá al final del mismo el
nombre, puesto y firma de quien elabora, revisa y aprueba el procedimiento.
Pie del formato “Elaboración de Procedimientos”
Elaboración de Diagramas de Flujo
Los diagramas de flujo junto con la descripción del procedimiento nos
permitirán analizar su operatividad, de lo cual pueden derivarse acciones de
simplificación de los mismos, que conlleven al mejoramiento del quehacer
público. Es la representación gráfica de los procedimientos.
La elaboración de estos diagramas es de gran utilidad, sobre todo en
procedimientos relacionados a la prestación directa de servicios al público,
dado que nos permite obtener información para análisis posteriores sobre la
efectividad con que se desarrollan los mismos.
SÍMBOLO SIGNIFICADO APLICACIÓN
TerminalIndica el inicio o terminación del procedimiento.
Operación Representa el espacio para describir una actividad del procedimiento.
Decisión o alternativa
Indica un punto del procedimiento o donde se toma una decisión entre dos opciones (SÍ o NO).
Documento Representa cualquier tipo de documento que se utilice o se genere en el procedimiento. El documento podrá tener copias.
Archivo Representa un archivo común y corriente de oficina donde se guarda un documento en forma temporal o permanente.
Conector interpágina
Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.
Conector de página:
Representa un enlace o conexión de una página a otra
Dirección de Flujo, o Línea de Unión
Conecta los símbolos señalando el orden en que se deben realizar las distintas operaciones.
SIMBOLOGÍA UTILIZADA DE LA AMERICAN NATIONAL STANDARD INSTITUTE (ANSI )
ENTE PÚBLICO: <<clave>> Hoja X de X
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Fecha de elaboración: dd/mm/aa
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: <<calve>> CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
INICIO FIN
Código del diagrama
Formato del Diagrama de Flujo
Formato Inventario de Registros
Este formato predeterminado, es de aplicación general y sirve para relacionar
los registros generados en los procedimientos documentados, además de
señalar el tipo de resguardo (papel, electrónico, fotografía, cintas de
audio/video, microfilm, otro), su destino, el responsable del resguardo del
registro, tiempo y ubicación de resguardo.
A continuación se presenta el formato a utilizar para este efecto:
Formato Inventario de Registros
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTONombre del ente público
Nombre de la Unidad Administrativa
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: <<Del Procedimiento del cual se desprenden los registros>>
Hoja X de X
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO :<<Del Procedimiento del cual se desprenden los registros>>
Fecha de elaboración:dd/mm/aa
No. RegistroTipo de
Resguardo*Responsable/
PuestoTiempo de resguardo
Ubicación del resguardo
1
2
3
*Papel, electrónico, fotografía, cintas de audio/video, microfilm, otro. 06-SIP-P01-F03/REV.00
Lista de Verificación de ProcedimientosLISTA DE VERIFICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del Ente PúblicoNombre de la unidad administrativa
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Hoja 1 de 2
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:dd/mm/aa
No. REACTIVOS SI NO N/A
1¿El procedimiento está descrito en el formato (06-SIP-P01-F02/REV.00) “Elaboración de procedimientos”?
2 ¿Se registró el nombre del procedimiento en el formato?
3¿El objetivo refleja lo que se espera lograr con la ejecución del procedimiento?
4¿Se definió la aplicación del procedimiento, es decir por quien es ejecutado?
06-SIP-P01-F05/REV.00
La lista de verificación deberá tener el 100% de los reactivos positivos, esta será llenada por el
responsable de la elaboración del procedimiento y validada con la antefirma en el extremo inferior
derecho de la primera hoja del Titular de la Unidad Administrativa a la cual pertenece el procedimiento.
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTONombre del ente público
Nombre de la unidad administrativa
Verificación de la ejecución del procedimiento
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Hoja 1 de 2
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:dd/mm/aa
No.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SI NO
1Se realizó el diagnostico de necesidades de capacitación por unidad
administrativa
2 Se elaboró el programa de capacitación
3 Se realizó el comparativo de los expositores según el tema a tratar
4 Se tomó la asistencia de los participantes
5 Se otorgó la cédula de evaluación del expositor a los participantes.
06-SIP-P01-F04/REV.00
Lista de Verificación de Procedimientos
Lista de Verificación de Procedimientos
Verificación de la Ejecución del Procedimiento
Verificación de la Ejecución del Procedimiento
Verificaciones
CONTROL DE CONTROL DE DOCUMENTOSDOCUMENTOS
Codificación de Procedimientos
##- EE- MM-NN-JJ/UUXXX- SS- PYY, donde:
LETRAS O
SIMBOLOS
SIGNIFICADO
## Es la clave proporcionada para la Identificación de la Dependencia o
Entidad.
EE Indica el número del Eje Rector del Plan Estatal de Desarrollo .
MM Es el número de objetivo del PED del que se desprende el procedimiento.
NN Es el número de Programa de Mediano Plazo al cual atiende el
procedimiento en cuestión.
JJ Es el número de macroproceso del ente público del que se desprende el
procedimiento, el cual se toma de la red de procesos.
UU Es la clave proporcionada para la Identificación de la Unidad Administrativa.
XXX Son 3 letras asignadas para la identificación de la Unidad Administrativa o área de trabajo responsable del documento.
Codificación de Procedimientos
LETRAS O
SIMBOLOS
SIGNIFICADO
SS Indica el Subproceso al que corresponde.
P Indica que se trata de un Procedimiento.
YY Es el número consecutivo asignado al procedimiento.
Codificación de la Red de Procesos
LETRAS O
SIMBOLOS
SIGNIFICADO
## Es la clave presupuestal o programática para la Identificación de la Dependencia o Entidad. Ejemplo: Secretaría de la Contraloría General, 06.
RP Red de Procesos.
UU Es la clave presupuestal ó progrmática para la Identificación de la Unidad Administrativa. Ejemplo: Dirección General de Desarrollo Administrativo, 07.
XXX Son las 3 letras asignadas para la identificación de la Unidad Administrativa responsable del documento.
##-RP-UUXXX, donde:
Codificación de Formatos
LETRAS O
SIMBOLOS
SIGNIFICADO
## Es la clave presupuestal ó programática para la Identificación de la
Dependencia o Entidad.
UU Es la clave proporcionada por el SIIAF para la Identificación de la Unidad Administrativa.
XXX Son 3 letras asignadas para la identificación de la Unidad Administrativa o área de trabajo responsable del documento.
P Indica que se trata de un Procedimiento.
YY Es el número consecutivo asignado al procedimiento del cual se derivó el formato.
F Indica que se trata de un Formato.
ZZ Es el número consecutivo asignado al formato.
##-UUXXX-PYY-FZZ, donde:
Codificación de Instructivos
##-UUXXX-PYY-IZZ donde:
LETRAS O
SIMBOLOS
SIGNIFICADO
## Es la clave presupuestal ó programática para la Identificación de la
Dependencia o Entidad.
UU Es la clave proporcionada por el SIIAF para la Identificación de la Unidad Administrativa.
XXX Son 3 letras asignadas para la identificación de la Unidad Administrativa o área de trabajo responsable del documento.
P Indica que se trata de un Procedimiento.
YY Es el número consecutivo asignado al procedimiento del cual se derivó el formato.
I Indica que se trata de un Instructivo.
ZZ Es el número consecutivo asignado al Instructivo.
Codificación de Anexos
##-UUXXX-PYY-AZZ donde:
LETRAS O
SIMBOLOS
SIGNIFICADO
## Es la clave presupuestal ó programática para la Identificación de la
Dependencia o Entidad.
UU Es la clave proporcionada por el SIIAF para la Identificación de la Unidad Administrativa.
XXX Son 3 letras asignadas para la identificación de la Unidad Administrativa o área de trabajo responsable del documento.
P Indica que se trata de un Procedimiento.
YY Es el número consecutivo asignado al procedimiento del cual se derivó el formato.
A indica que se trata de un anexo, y toma letra según tipo (C, B, G, T, etc.)
ZZ Es el número consecutivo asignado al Anexo.
Codificación de Anexos
Nomenclatura según tipo:
C = Catálogo.
B = Dibujo.
G = Diagramas.
T = Tablas.
L = Listas.
O = Organigramas.
Para asignar los códigos a las Unidades Administrativas, áreas responsables y puestos se utilizarán 3 letras, como se muestra en el siguiente ejemplo:
Secretaría de la Contraloría General SCGDirección General de Desarrollo Administrativo DDADirector General de Licitaciones y Contratos DLCDirector General de Auditoría Gubernamental DAG
Deberá cuidarse que los códigos que se establezcan no coincidan entre un unidad administrativa y otra.
Consideraciones Generales para la Codificación de Documentos
La numeración de subprocesos se llevará a cabo por unidad administrativa.
La numeración de los procedimientos se llevará a cabo por unidad
administrativa,
Los formatos, instructivos y anexos se enumeraran por procedimiento.
Los códigos se escribirán con arial negrita número 10, en la esquina
superior derecha del documento.
Lista Maestra
La Lista Maestra concentra el total de Documentos elaborados por el Ente
Público (Red de Procesos, Procedimientos, Formatos, Instructivos y
Anexos) agrupados por tipo de documento, así como su respectiva
codificación, fecha y número de revisión.
LISTA MAESTRANombre del ente público Fecha: dd/mm/aa
Hojas: X de XCÓDIGO Y NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA<<07DDA Dirección General de Desarrollo Administrativo>>
CÓDIGONOMBRE DEL DOCUMENTO
No. DE REVISIÓNFECHA DE ELABORACIÓN
(dd/mm/aa)
06-SIP-P02-F01/REV.00
Revisiones de los documentos
Todos los códigos antes descritos irán seguidos de su número de
revisión, la cual indica el número de veces que el documento ha sido
modificado, producto de una mejora. A la elaboración del documento por
primera vez se le atribuye la revisión 00.
06-05-01-35-04/06DLC-01-P01/REV.00
Revisión 00.Primera elaboración del
documento.
Aprobación y emisión de los documentos
Revisión
Titular de la Unidad Administrativa
Titular del Ente Público
Aprobación
Lista de verificación
de la Red de Procesos
Lista de verificación
de la Red de Procesos
Lista de Verificación
de Procedimientos
Lista de Verificación
de Procedimientos
MANUAL DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOSPROCEDIMIENTOS
Están obligados a elaborar y mantener actualizado el manual de Procedimientos todas las dependencias, así como cada una de sus unidades administrativas y órganos desconcentrados; los organismos públicos descentralizados, los fondos y fideicomisos, empresas de participación estatal mayoritaria que así lo marque su ordenamiento de creación.
El Manual de Procedimientos debe cumplir con los siguientes requisitos de presentación y contenido:
Integración del Manual de Procedimientos
Fecha de elaboración
Manualde Procedimientos
Dirección General de Desarrollo Administrativo
GOBIERNO DEL ESTADO DE SONORA
SECRETARIADE LA CONTRALORÍA GENERAL
Manual de ProcedimientosDirección General de
Desarrollo Administrativo
Manual de ProcedimientosDirección General de
Desarrollo Administrativo
Portada o carátula del Manual de Procedimientos
Asimismo se incluye la anteportada, la cual muestra las firmas de
elaboración, presentación y aprobación.
Manual de ProcedimientosDirección General de
Desarrollo Administrativo
Manual de ProcedimientosDirección General de
Desarrollo Administrativo
Elaboró *
Puesto del Titular
Presentó**
Puesto del Titular
Aprobó ***
Puesto del Titular
Índice
Índice
I. Introducción
II. Objetivo del Manual
III. Red de ProcesosIV. Lista MaestraV. Presentación de los procedimientos• Descripción del Procedimiento• Inventario de registros • Formatos e Instructivos• Diagrama de Flujo• Verificación de la Ejecución del
Procedimiento.
Índice
I. Introducción
II. Objetivo del Manual
III. Red de ProcesosIV. Lista MaestraV. Presentación de los procedimientos• Descripción del Procedimiento• Inventario de registros • Formatos e Instructivos• Diagrama de Flujo• Verificación de la Ejecución del
Procedimiento.
Para cada uno de los
procedimientos determinados
En este punto se contempla la presentación del documento, su objetivo, así
como su utilidad, pudiéndose incluir un mensaje alusivo por parte de la
Unidad Administrativa en donde se elaboró el Manual.
Ejemplo:
Introducción
Introducción
El presente Manual de Procesos tiene como objetivo servir de instrumento de apoyo en el funcionamiento y mejora institucional, al compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones realizadas por la Dirección General de Desarrollo Administrativo, cuidando que estas atiendan a la misión del Gobierno Estatal.
Contempla la red de procesos de la unidad administrativa, la lista maestra de documentos, así como los procedimientos desarrollados con el propósito de promover el desarrollo administrativo de dependencias y entidades de la Administración Estatal.
Cabe señalar que este documento deberá actualizarse en la medida que se presenten modificaciones en su contenido, en la normatividad establecida, en la estructura orgánica de la unidad, o en algún otro aspecto que influya en la operatividad del mismo.
Introducción
El presente Manual de Procesos tiene como objetivo servir de instrumento de apoyo en el funcionamiento y mejora institucional, al compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones realizadas por la Dirección General de Desarrollo Administrativo, cuidando que estas atiendan a la misión del Gobierno Estatal.
Contempla la red de procesos de la unidad administrativa, la lista maestra de documentos, así como los procedimientos desarrollados con el propósito de promover el desarrollo administrativo de dependencias y entidades de la Administración Estatal.
Cabe señalar que este documento deberá actualizarse en la medida que se presenten modificaciones en su contenido, en la normatividad establecida, en la estructura orgánica de la unidad, o en algún otro aspecto que influya en la operatividad del mismo.
Deberá remitirse a la Secretaría de la Contraloría General para obtener la
aprobación correspondiente, misma que está sujeta a la revisión previa del
documento. Si como resultado de esa revisión resultaran observaciones, se
harán del conocimiento del Ente Público, mediante el comunicado emitido por
la Secretaría de la Contraloría General para que sean atendidas.
Aprobación del Manual de Procedimientos
En este punto se contempla el propósito y utilidad de contar con un
documento como el Manual de Procedimientos en la Dependencia o Entidad.
Objetivo del Manual
Difusión del Manual de Procedimientos
Constituya una plataforma de trabajo actualizada y
mejorable.
Al interior
Poner a disposición del público, en cumplimiento de lo establecido Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de Sonora (Art. 14)
Al exterior
Por consiguiente, cada Ente Público, deberá actualizar sus respectivos
documentos en la medida que se presenten modificaciones relevantes en sus
contenidos.
Para asegurar la revisión, actualización y la mejora continua del quehacer
institucional, el Ente Público deberá implementar :
Mejora
Verificaciones Internas
Reuniones de trabajo periódicas
Verificaciones internas de sus procedimientos a intervalos planificados (se opera
de acuerdo a lo documentado).
La Planificación de las auditorías dependerá de la importancia de los
procedimientos a auditar, así como de los resultados de auditorías anteriores.
Los verificadores podrán ser los Servidores Públicos del mismo Ente Público, sin
embargo estos no podrán auditar su propio trabajo (procedimientos).
Así mismo los responsables de realizar las verificaciones internas deberán informar
al responsable de la Unidad Administrativa los resultados obtenidos.
El Titular de la Unidad Administrativa y Áreas de Trabajo, serán los responsables
de que en caso de que se detecten inconformidades con los procedimientos
documentados, se tomen las medidas correctivas y/o preventivas necesarias e
inmediatas.
Verificaciones Internas
Las Unidades Administrativas y Áreas de Trabajo al interior de éstas,
deberán reunirse periódicamente para dar seguimiento a los resultados de las
verificaciones internas y para la creación, actualización y eliminación de
documentos. Queda incluido en estas reuniones, la revisión periódica de la
Red de Procesos del Ente Público para asegurar su Mejora Continua.
Reuniones de trabajo periódicas
Dirección General de Desarrollo Administrativo
www.cgeson.gob.mx
Hermosillo, Son; Mayo de 2005.
Secretaría de la Contraloría General
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