GESTION DOCUMENTAL II G4
TAREA CICLOVITAL DE LOS DOCUMENTOS Y PROGRAMAS DE GESTION
DOCUMENTAL
PRESENTADO A
LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ
POR
XIOMAR VALENCIA MOLINA
SOCORRO CASTILLO ORTIZ
LUIS ALBERTO TORRES MORALES
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
ARMENIA
2014
TAREA
1. ¿Qué es el ciclo vital de los documentos y cuáles son sus fases y etapas?
2. ¿Qué es una Unidad de correspondencia y cuál es su importancia en una
organización?
3. Explique en forma escrita y mediante imágenes o fotografías, cada uno de
los procesos de la Gestión Documental con su definición, normatividad y
actividades.
4. compare con el Decreto 2609 de 2012 y establezca que dice el mencionado
decreto sobre los procesos de la gestión Documental y realice las
respectivas observaciones al respecto.
5. Realice un resumen general de lo tratado en el Decreto 2609 de 2012.
6. Elabore un resumen sobre la circular 002 de marzo 06 de 2012.
7. identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de
los documentos y los procesos de la Gestión Documental que se
desarrollan en cada fase (Archivo de Gestión, Central e Histórico)
8. Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento y
explicar el paso a paso detallado de éste por sus diferentes etapas desde
su producción.
9. Identifique los valores que tienen los documentos en cada una de estas
fases o etapas.
10. Destaque los aspectos más importantes a tener en cuenta en los Acuerdos
03, 04, 05 de marzo 15 de 2013.
INTRODUCCIÓN
El presente trabajo tiene como objetivo identificar y explicar los distintos aspectos
que presenta la Gestión Documental, teniendo en cuenta desde su normatividad
hasta el paso del ciclo vital de los documentos. En este trabajo se tendrá en
cuenta los propuesto por el AGN –Archivo General de la Nación- y se apoyara de
imágenes, fotografías y de cualquier herramienta didáctica que haga más fácil la
comprensión del presente tema.
OBJETIVOS
- Identificar y explicar cada uno de los procesos de la Gestión Documental.
- Explicar las normatividades del AGN propuestas en el trabajo, a que se
refieren sobre la Gestión Documental y cuáles son las pautas que estas
determinan.
- Identificar y ejemplificar los pasos por los que pasa un documento desde su
etapa de producción hasta el final.
1. ¿Qué es el ciclo vital de los documentos y cuáles son sus fases y etapas?
Son las distintas etapas por las que el documento va pasando desde su creación,
selección hasta su eliminación o su conservación permanente. Esto se lleva en
base de criterios establecidos por cada entidad o valores adquirido en el
transcurso del tiempo, teniendo en cuenta los valores primarios y secundarios de
cada documento.
EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
LEY 394 de 2000 CONFORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS
ARCHIVO DE
GESTION
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
HITÓRICO
O
SE CLASIFICAN EN:
Nacimiento y
elaboración de
documentos, activos
Utilización y
mantenimiento
intermedios
intermedios
Conservación y
eliminación
inactivos
Valores Primarios Valores secundarios
Administrativo
Legal
Fiscal
Contable
Técnico
Histórico
Cultural
Investigativo
Científico
Etapas
Creación o recibo,
Distribución,
Archivo,
protección,
Localización uso,
Transferencia,
Disposición final
Fases
ARCHIVO DE GESTION
Es un archivo de oficina donde se reúnen todos los documentos en trámite, para
buscar soluciones, la cual es sometida a utilización y consulta administrativa por la
misma oficina u otras que lo solicitan.
Su función es facilitar el control y seguimiento de la documentación, la toma de
decisiones, normatividad archivística y consulta para la toma de decisiones
ARCHIVO CENTRAL
Documentos se agrupan y que son transferidos por los distinto unidades
administrativa de archivos documentales de gestión de identidades, Esta sigue
vigente, una vez terminado, son consultadas por la misma oficina o particulares.
Su función es facilitar el cumplimiento de los principios de eficacia y eficiencia,
legalidad y transparencia de la administración
ARCHIVO HISTORICO es a aquel donde se transfiere la documentación del
archivo central o del archivo de gestión por la decisión del comité de archivo, debe
conservarse permanentemente dado el valor que se adquiere para la
investigación, la ciencia y la cultura.
Su función permite la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad,
proporciona un servicio eficaz y eficiente y es testimonio de la memoria colectiva
de una nación.
Primera fase: nacimiento y elaboración de documentos en los archivos de gestión
Segunda fase: Utilización y mantenimiento
Esta comprende el control, utilización y almacenamiento de los archivos centrales
VALORES PRIMARIO
Son documento que sirven en el momento en una institución y cuando se
encuentran en la dependencia originadora .Se subdivide en valor administrativo,
fiscal, jurídico, probatorio e informativos.
Entre los valores se distinguen:
Valor administrativo: Es una serie documental que están en plena vigencia
administrativa y responde a una necesidad
Legales los documentos se utilizan para probar y salvaguardar los derechos de
los gobiernos de las instituciones y de los individuos en general
Valor fiscal: el valor que presenta los documentos que tratan de entradas y
salidas y controles de los dineros que se manejan en una institución
Valor contable: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de
cuentas y de registros de los ingresos egresos y los movimientos económicos de
una entidad pública o privada
Valores técnicos: atributos de los documentos producidos por una institución en
virtud de su aspecto misional
VALORES SECUNDARIOS
Se refiere al documento que una vez cumplido su periodo vital adquiere el valor
acrecentado por el tiempo, sirve como fuente para la investigación histórica y la
acción de la cultura
Valor histórico: Admite conocer la situación social, económica, política y cultural
de una época o de una región
Valor cultural: Cualidad del documento que por su contenido, testimonia, entre
otras cosas , hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores modo de
vida o desarrollo económico, social político, religioso, estético propio de una
comunidad y útil para el conocimiento.
Valor científico: Son documentos textuales, manuscrito o impresos, gráficos,
audiovisuales y legibles por máquinas, sirven como testimonio y reflejan el
desarrollo de una cultura
Valor investigativa: Valoraciones que como resultado de la práctica hace la
sociedad sobre teoría y la aplicación de los resultado científicos
2. ¿Qué es una Unidad de correspondencia y cuál es su importancia en una
Organización?
Una unidad de correspondencia es la que gestiona de manera centralizada y
normalizada los servicios de acorde con la misión visión de programas
establecidos por el Archivo General de la Nación. Por la cual dirige y controla la
gestión del área.
Su importancia es que contribuye al desarrollo del programa de gestión
documental integrándose a los procesos que se llevan en los archivos de gestión
central e histórica.
Es necesario cumplir con algunas funciones como conocer algunas servicios que
prestan f uncionarios encargados de dar trámite a los diferentes asuntos
realizando la correcta distribución, poseer un sistema eficiente de radicación
control y seguimiento de las comunicaciones. El texto de las comunicaciones
escritas que se expiden debe ser revisado para que no tengan errores
gramaticales, ortográficos, sin borrones ni tachones.
También requiere de un personal debidamente capacitado para gestionar los
procesos, requiriendo de los medios necesarios, que permitan, recibir, enviar,
controlar y tramitar los documentos en forma eficiente tanto interna como externa,
Lo principal es tener excelentes relaciones humanas irradiando una expresión de
amabilidad.
3.
PRODUCIÓN DEL DOCUMENTO
RECEPCIÓN DEL DOCUMENTO
DISTRIBUCION DEL DOCUMENTO
Normativo
Ley 43 de 1993 sobre la
tinta indeleble para
documentos oficiales
Ley527 de 1999
Acuerdo AGN 060 de
2001.-
Decreto 2150 de 1995
Actividades
Comprende la creación y diseño
del documento, debe tener en
cuenta el formato, las firmas
autorizadas y el número de copias
que se van a producir
Normatividad
Artículo 15 Párrafo 3
La correspondencia es privada e
inviolable
Acuerdo AGN 060 2001.
Artículo 3,5,8,10,11,12.
Decreto 2150 de 1995
Articulo 1,11,32
autenticidad, uso de sello
Actividades
Los documentos se verifican que
estén completos y sean
competencia de la entidad, para
efectos de su radicación, para
poder dar inicio a los trámites
Normatividad
Decreto 229 de 1995 servicios
postales y soluciones
reglamentarias
Decreto 2150 de 1995 Articulo
25 manejo para él envió de
correspondencia
Acuerdo 060 2001 : Articulo
centralización de los servicios
Actividad
Registros de control de cada
oficina, mediante formatos y su
distribución
Identificación de la sección
TRAMITE DEL DOCUMENTOS
ORGANIZACIÓN DEL DOCUMENTO
CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTO
Actividad
Identificar el trámite del
documento
Diligenciar el formato de control,
Periodo de vigencia
Derecho de turno, respuesta
Normatividad
Acuerdo AGN 042 de 2002
Acuerdo 015 de 2003
Circular AGN 07 de 2002
Acuerdo AGN 16 2002
Acuerdo AGN 037 2002
Decreto1382de1995
Actividad
Proceso de análisis de los
documentos
Permiten su identificación,
localización y recuperación
Cámara de comercio
Contratación del servicio de
archivo
Obligatorio T.R.D
Normatividad
Decreto 4124 de 2004
NTC 4095
AGN 042 de2002
Actividad
Reglamento del sistema Nacional
de Archivos
Normas Generales para la
descripción Archivística
Organización de series y
subseries
Normatividad
Ley 58 de 1992 reglamentación
trámite de peticiones
Constitución política
Articulo2395
Acuerdo AGN 060-2001,3,6,8
Decreto 1222 de 1999 Articulo
33
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
CONSULTA DE DOCUMENTOS
CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Normatividad
Articulo 20 constitución política
se garantiza a todas las
personas de expresar y difundir
Articulo 27 Libertad de
enseñanza, aprendizaje
investigación
Normatividad
Guías, inventarios, catálogos
permiten localizar controlar los
fondos documentales
Normatividad
Ley 57 de 1985 Ar.1,12,al27
Decreto 01 de 1984
Acuerdo AGN 56 2000
Normatividad
Acceso a los documentos públicos
Derecho de petición de información
Requisito de consulta
Normatividad
Código de comercio Artículo 48
y 60
Acuerdo AGN 007 de 1994
Ley 47 de 1920
Ley 14 de 1936 protección del
patrimonio cultural
Actividad
Prevención y atención de
desastres
Mantenimiento de instalaciones
Monitoreo de condiciones
ambientales, plaga, limpieza de
áreas
Defensa y conservación de los
bienes
DISPOSICIÓN FINAL
4.
El Decreto 2609 de 2012 realiza una nueva estructura sobre el tema de Gestión
Documental, teniendo en cuenta tanto los procesos archivísticos, como los
procesos archivísticos electrónicos, ya que a estos últimos se les realiza el mismo
tratamiento y procedimiento que a otros documentos en distinto formato
Dicha normatividad, se enfoca a que las entidades públicas realicen una adecuada
labor de gestión documental, normalizando procesos técnicos con los que
cumplirán el objetivo del PGD.
Con la determinación del Decreto 2609 de 2012, se suprimen algunos términos y
de igual manera se anexan nuevos conceptos y se amplía es espectro de la
Gestión Documental, como se puede ver en estos cuadros comparativos.
Actividad
Autorización del procedimiento
de microfilmación
Estatuto notarial
Micrografía de series.
Procedimiento de operación
Inventario de documento a
eliminar
Normatividad
Decreto 2527 de 1950
Decreto 960 1970
TNC 5238
Circular AGN 01 2004
DECRETO 2609 DE 2012 –COMPARACIÓN
ORGANIZACIÓN ANTES ORGANIZACIÓN DESPUÉS
5.
El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado – AGN, se permite
publicar y poner a disposición de las diferentes entidades del Estado y de
ciudadanía el Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012, “Por el cual se
reglamenta el Titulo V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y
59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de
Gestión Documental para todas las entidades del Estado”.
1. PRODUCCION: Generación de documentos en una unidad
adminis trativa en cumpl imiento de sus funciones .
2. RECEPCION: conjuntos de operaciones de veri ficación y
control que una institución debe realizar para la admisión de
documentos remitidos por una persona natura l o jurídica .
3. DISTRIBUCION: Actividad de gestión documental cuya
finalidad es garantizar que los documentos lleguen a su lugar
de destino.
4. TRÁMITE: Es el curso que presenta un documento desde su
producción o recepción, hasta el cumplimiento de su función
adminis trativa .
5. ORGANIZACIÓN: Consiste en desarrol lar un conjunto de
acciones con las que se pretende clas i ficar y ordenar
documentos dentro de una entidad.
6. CONSULTA: Es un derecho con el cual los usuarios de una
entidad y de los ciudadanos a consultar información
contenida en documentos y archivos y obtener copias de los
mismos.
7. CONSERVACION: Método con el cual se pretende conservar
la durabi l idad de los documentos fís icos , que incluyen
controles efectivos de manera preventiva o di recta.
8. DISPOSICIÓN FINAL: Es la selección de documentos en
cualquiera de sus tres etapas con miras a su conservación y
preservación temporal, permanente o para su el iminación.
1. PLANEACIÓN: Conjunto de actividades que enmarcan la planeación,
generación y va loración de documentos en una entidad, teniendo en
cuenta el contexto administrativo, legal, funcional técnico. Teniendo en
cuenta la creación de documentos , formas y formularios .
2. PRODUCCIÓN: Actividades destinadas a l estudio de los documentos
de acuerdo a la forma de producción o ingreso, formato y estructura,
fina l idad y de los resultados esperados .
3. GESTION Y TRÁMITE: Se refiere a las actuaciones necesarias para el
regis tro o vinculación a un trámite, as í mismo a la descripción,
disponibilidad, recuperación y acceso para la consulta de documentos .
4. ORGANIZACIÓN: Son las operaciones técnicas que se rea l i zan para
declarar un documento en un programa de gestión documental ,
clas i ficándolo y ubicándolo adecuadamente.
5. TRANSFERENCIA: Son las medidas adoptadas por las empresas para
el traspaso de documentos en sus tres etapas o fases de archivo, en el
cual se tienen en cuenta diferentes aspectos como los formatos , la
forma de migración, la convers ión, etc.
6. DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS: Selección de documentos en
cualquiera de las tres etapas de archivo, para su preservación,
conservación temporal o permanente, o para su el iminación.
7. PRESEVACIÓN A LARGO PLAZO: Son los estándares apl icados a los
documentos para garantizar su preservación en el tiempo, sin tener en
cuenta su medio, forma u a lmacenamiento.
8. VALORACIÓN: Es un proceso permanente y continuo y con él se
busca determinar los va lores primarios y secundarios de los
documentos con el fin de establecer cuál será su permanencia en las
tres etapas de archivo por las que pasan.
Este Decreto es un avance para el país en lo referente a la gestión documental, y
permitirá a las entidades públicas que hacen parte del Sistema Nacional de
Archivos contar con un instrumento normativo moderno, acorde con las
necesidades del país, a partir de los cambios en aspectos normativos,
tecnológicos y de política pública, que han impactado los procesos de gestión
documental del estado.
El Decreto y las normas que posteriormente expida el AGN en esta materia
contribuirán a la eficiencia y la transparencia de la administración pública,
incorporando en su desarrollo los beneficios de los avances tecnológicos y la
aplicación de las TIC en este campo de la función archivística.
Esta norma enfatiza en la responsabilidad de las entidades públicas, en la
adecuada gestión de los documentos públicos, físicos y electrónicos y en la
obligación de elaborar el Programa de Gestión Documental y la normalización de
los Procesos Técnicos para cumplir los objetivos del PGD y brinda los
lineamientos para la Gestión Documental Electrónica en las Entidades el Estado.
El Decreto 2609 de 2012 en relación con la Gestión Documental trata este tema a
los largo de sus 5 capítulos y 38 artículos, en este caso se mostrara a manera de
ejemplo dos decretos por cada capítulos en los que están depositados aspectos
sobre la Gestión de Documentos.
Como es el caso del Capítulo I, Artículo I: Gestión de Documentos, en que se
establece que lo propuesto en este decreto se debe aplicar a todas la entidades
territoriales creadas por la Ley en los niveles: nacional, departamental, municipal y
distrital; y a las entidades privadas que cumplen funciones públicas y a todos los
organismos regulados por la Ley 594 de 2000.
- En su artículo 3 determina la Responsabilidad de la gestión de documentos,
ya que es responsabilidad de los servidores y empleados públicos al igual
que los contratistas de las entidades públicas aplicar las normas
establecidas por el AGN y por otras entidades públicas.
- Que se deben determinar unos principios del proceso de gestión
documental con los cuales se regirá la administración pública, entre ellos se
encuentra: planeación, eficiencia, economía, control y seguimiento,
oportunidad, transparencia, disponibilidad, agrupación, vínculos
archivísticos, protección del medio ambiente, autoevaluación, coordinación
y acceso, cultura archivística, modernización, interoperabilidad, orientación
al ciudadano, neutralidad tecnológica, protección de la información y los
datos. Esto lo dispone el Artículo 5.
Capitulo 2 se habla sobre el programa de Gestión Documental.
- Artículo 10: Trata sobre la obligatoriedad del programa de gestión
documental, en el cual se dice que toda del estado debe presentar este tipo
de programa a corto, mediano y largo plazo como parte del PEI y del Plan
de Acción Anual.
- Artículo 11: En este capítulo, se habla sobre la aprobación de un PGD, la
cual debe ser dictada por el Comité de Desarrollo Administrativo el cual se
conforma en cada una de las entidades del orden nacional o comité interno
de archivo en las entidades territoriales. Estas entidades pueden presentar
observaciones cuando los programas de Gestión de Documentos no
cumplas con lo establecido en este Decreto o con lo que determina el AGN.
Capitulo 3 Sobre el Sistema de Gestión Documental.
- Artículo 17: en el que los sistemas de gestión de documentos responden a
determinadas características para el buen funcionamiento del documento,
la entidad, las dependencias y los funcionarios. Estos son: Conformidad,
interoperabilidad, seguridad, metadescripción, adición de contenidos,
diseño y funcionamiento, gestión distribuida, disponibilidad y acceso,
neutralidad tecnológica.
- Artículo 20: Sobre la integridad de la información de los sistemas de
gestión de documentos. Con el cual se establece que los documentos
presente una misma estructura entre sí para su fácil accesibilidad,
agrupación y evidencia de las actuaciones de la entidad.
Capitulo 4 Sobre la Gestión de Documentos Electrónicos.
- Artículo 22: Trata sobre los aspectos que se deben tener en cuenta para la
adecuada gestión de los documentos de archivo: Es responsabilidad de las
entidades públicas cumplir con los elementos esenciales tales como:
autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y
conservación, que garanticen que los documentos electrónicos mantienen
su valor de evidencia a lo largo del ciclo de vida, incluyendo los expedientes
mixtos (híbridos), digitales y electrónicos.
- Artículo 23: Características del documento electrónico de archivo.
Los documentos electrónicos dependen de su estructura lógica más que de
la física. Los documentos generados y gestionados a través de sistemas
electrónicos deben tener las siguientes características: Contenido estable,
forma documental fija, vínculo archivístico, equivalente funcional.
Capitulo 5 Articulación con otros Organismos y Entidades del Estado.
- Artículo 35: Trata sobre responsabilidad de las Superintendencias y los
Ministerios en sus respectivos sectores, establecer normas para la
formulación, implementación y evaluación del Programa de Gestión
Documental de las entidades privadas bajo su inspección y vigilancia, de
conformidad con lo establecido en el presente decreto, la Ley General de
Archivos y demás normas reglamentarias.
- Artículo 37: Inspección y vigilancia. El Archivo General de la Nación
Jorge Palacios Preciado, cuando así lo considere, realizará inspección
sobre la implementación y funcionamiento de los programas de gestión
documental de las diferentes entidades públicas, privadas que cumplen
funciones públicas y en los archivos que tengan documentos declarados
Bienes de Interés Cultural -BIC-, o sean de interés público.
6.
Teniendo en cuenta lo que determina la Ley 594 de 2000 o Ley General de
Archivos, la Circular 002 de 06 de marzo trata sobre los aspectos tecnológicos que
se añaden a la Gestión Documental, con precisión en lo referente con el sistema
Orfeo o de otros Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos (SGDEA).
Establece 5 puntos con recomendaciones para las entidades interesadas en
implementar sistemas de gestión documental incluyendo el Orfeo, asegurando que
dichos sistemas cumplan con lo que dicta el AGN, como ejemplo, lo que dicta la
circular 004 de COINFO de 2010, esto es, que se asegure la gestión de
documentos en el ciclo vital por el que debe pasar, que existan estándares de
seguridad, preservación e interoperabilidad de los sistemas existentes o de los
que vayan emergiendo.
7. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos y los procesos de la
Gestión Documental los archivos se clasifican en:
-Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a
continua utilización y consulta administrativa (activo) por las oficinas productoras u
otras que las soliciten. En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del
Programa de Gestión Documental:
-Archivo Central: donde se agrupan documentos transferidos por las diferentes
oficinas productoras (archivos de gestión) de la correspondiente institución, en
esta fase la consulta no es muy frecuente (semiactivo) pero sigue teniendo
vigencia y son objeto de consulta por las oficinas y particulares en general. En
esta fase se desarrollan los siguientes procesos en el Programa de gestión
Documental:
Organización
Consulta
Conservación
Disposición Final
-Archivo Histórico: se transfieren desde el archivo control los documentos de
archivo de conservación permanente, para la investigación, cultura (evidencial,
testimonial, informativo; su consulta es inactiva, tiene valoración secundaria.
Organización
Consulta
Conservación
Disposición Final
8. Ejemplo de documento de Socorro Castillo Ortiz
Documento contable Orden de compra
Primer Paso
La reproducción del documento
El documento que se creo fue una orden de compra, formato que tiene, su fecha,
precio el nombre de la persona que lo compro y detalladamente los artículos, con
quien lo elaboró y la autorización de quien lo recibió, todo debe estar bien
diligenciado para darle tramite, es realizado por la secretaria de la compañía.
Segundo paso
Recepción del documento
Se recibió por la recepcionista y verifico que estuviera completo, coloca su sello y
firma de recibido con su fecha actual, traído por un mensajero. Según en el
acuerdo 060 de 2001 para dar inicio a los trámites correspondiente
Tercer paso
Distribución de documentos
Documento interno se identifica la dependencia y se en ruta para sus competentes
entregando el registro de control en este caso a contabilidad,
Cuarto paso
Tramite de documento
Se reglamenta con la ley 58 de 1982 y con el Código contencioso administrativo
Decreto o1 de 1984 aquí es donde se va a identificar el documento con su código
respectivo, esta orden de compra es enviada por correo electrónico, se establece
tiempo máximo para el tramite oportuno de la comunicación
Sexto paso
Organización de los documentos
Ya establecida la serie se ubica físicamente el documento en el orden que se
acordó Acuerdo AGN 037 y 039 2002., permite su localización y recuperación de
la gestión consulta investigativa ya que esta permite una rápida identificación
Séptimo paso
Descripción del Documento
Es un documento Contable de orden de compra que fue elaborado y enviado para
su respectiva compra y fue devuelto a la entidad donde se le ha signo una serie y
fue organizado para su consulta.
Octavo paso
Consulta del documento
Se consulta el documento por que el pedido ya llega a la empresa y debe ser
revisado para verificar si llego completo el pedido. La condición para el acceso
está en el Decreto 01 de 1984 y la disponibilidad de la información Acuerdo AGN
47 de 2000
Noveno paso
Conservación del documento
Las medidas preventivas para garantizar la integridad física del documento
Acuerdo AGN 007 1994 para las condiciones ambientales y código del comercio
Artículo 48 y 60 para la prevención de desastres
Decimo paso
Disposición final
Cuando el documento ha perdido su valor administrativo, primario y secundario sin
perjuicio de conservación se incinera según lo dispuesto en la Tabla de retención
Documental o Tabla de valoración Documental
-Ejemplo de documento de Luis Alberto Torres Morales:
El documento que se creo fue una circular, es un documento de carácter
administrativo, formato que tiene, su fecha, el nombre de la persona que lo emite,
su destinatario y quien lo elaboró y la autorización de quien lo recibió, todo debe
estar bien diligenciado para darle tramite, es realizado por la secretaria de la
compañía.
9. Los valores que tienen los documentos en cada una de estas etapas o fases
son:
PRIMERA ETAPA SEGUNDA ETAPA TERCERA ETAPA
Creación de
documento y trámite.
Vigencia y plazo
precaucional.
Conservación
permanente
Archivo de Gestión Archivo Central
Archivo Histórico
Documentos activos
con consulta frecuente
Documentos
semiactivos y con consulta esporádica
Consulta especifica de
historiadores e
investigadores
Por medio de las tablas de retención se establecen los tiempos de los
documentos en cada etapa.
1 a 5 años 6 a 20 años Permanente por periodos
largos de tiempo (siglos)
Valor Primario Valor Secundario Valor Secundario
10. Los aspectos más importantes de los acuerdos 03,04 y 05 de 15 de marzo de
2014:
El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado informa que se
expidieron los siguientes Acuerdos:
Acuerdo 03 del 15 de marzo de 2013
“Por medio del cual se reglamenta parcialmente el Decreto 2578 de 2012, se
adopta y reglamenta el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de
la Nación y se dictan otras disposiciones”.
Acuerdo 04 del 15 de marzo de 2013
“Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se
modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación,
aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas
de Valoración Documental”.
Acuerdo 05 del 15 de marzo de 2013
“Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y
descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen
funciones públicas y se dictan otras disposiciones”.
CONCLUSIONES
-Los documentos tienen un ciclo de vida pasando por diferentes etapas desde su
nacimiento o producción hasta su eliminación o conservación total como
patrimonio cultural.
-Acorde con el ciclo de vida de los documentos, la normatividad vigente, y los
demás requerimientos de la empresa se pueden diseñar y elaborar los Programas
de Gestión documental que resuelvan las necesidades de las diferentes entidades.
- La gestión documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para
administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la
recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los
documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la
conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de
racionalización y economía.
BIBLIOGRAFIA Y CYBERGRAFIA
Normatividad
- http://www.archivogeneral.gov.co/
- http://www.slideshare.net/WilsonDMartinezV/ciclo-vital-de-los-documentos
Imagenes
- www.google.com.co
Ciclo vital del documento
- http://organizacionarchivosena.wikispaces.com/+Ciclo+Vital+De+Los+Docu
mentos
- Definiciones de la documentación
- http://www.procuraduria.gov.co/portal/media/file/modulo_calidad/mapa_proc
eso//282_INS-GD-AS-
008_Instructivo_aplicaci%C3%B3n_de_TRD_y_TVD_transferencias_y_eLI
%20(MA).pdf
- http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=8258