GUÍA PARA EL DESARROLLO DE APLICACIONES A TRAVÉS DE EJERCICIOS DE INNOVACIÓN ABIERTA
Dirección de Gobierno en línea@República de Colombia – Derechos Reservados
Bogotá DC, septiembre 01 de 2014
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TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN_____________________________________________________________3
2. OBJETIVOS_________________________________________________________________4
3. CONCEPTOS CLAVE__________________________________________________________5
4. DESCRIPCION GENERAL_____________________________________________________74.1 ETAPAS DEL PROCESO__________________________________________________________________74.2 MAPA DE ACTORES_____________________________________________________________________9
5. EJERCICIO DE INNOVACION PARA DESARROLLO DE APLICACIONES__________115.1 ANÁLISIS DE RETOS___________________________________________________________________115.2 MARATÓN DE DESARROLLO___________________________________________________________155.3 DESARROLLO_________________________________________________________________________255.4 DIFUSIÓN Y USO_______________________________________________________________________26
6. CRONOGRAMA_____________________________________________________________28
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1. INTRODUCCIÓN
En la búsqueda permanente por parte del gobierno y de las entidades públicas de proporcionar servicios directos que generen valor a los ciudadanos, de incrementar una cultura de innovación, de promover un gobierno abierto y de aprovechar cada una de las tecnologías que faciliten la relación del ciudadano con el estado, surge la necesidad de crear una guía para el desarrollo de aplicaciones a través de ejercicios de innovación abierta, que le permita a las entidades públicas generar canales en los que la ciudadanía, las comunidades de desarrollo, la academia y en general cualquier persona interesada, puedan participar y colaborar en la ideación de soluciones de diferentes problemáticas de los ciudadanos.
Con esta guía, se espera contribuir a la planeación y ejecución de acciones concretas enfocadas al desarrollo de aplicaciones en espacios de innovación abierta, para el aprovechamiento de la información pública dispuesta por las entidades y a su vez facilitar la colaboración de terceros en el mejoramiento de servicios de valor para la sociedad y el estado.
Bajo un esquema colaborativo, participativo y ágil para la generación de múltiples desarrollos en cortos intervalos de tiempo, los ejercicios de innovación se presentan como una oportunidad única para incentivar la ampliación de la oferta institucional, mejorar la calidad de los servicios del Gobierno y genera un valor agregado a la participación de la ciudadanía en la construcción de política pública. .
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2. OBJETIVOS
La presente guía tiene como objetivo ofrecer un documento simple y amigable para la planeación y desarrollo de aplicaciones a través de ejercicios de innovación abierta, que permite a las comunidades de desarrollo generar soluciones dirigidas a los ciudadanos resolviendo problemáticas presentadas en la oferta de servicios de las entidades del Estado.
Así, la guía mostrará de forma estructurada organizada y consecutiva, las actividades que debe realizar cualquier entidad, interesada en desarrollar este tipo de ejercicios para la generación de productos apropiados para sus usuarios y la entidad.
Este documento brinda un paso a paso para el análisis de necesidades, la generación de contenidos, y estrategias de organización interna y externa de la entidad, para que los espacios de innovación abierta para desarrolladores, tengan los resultados esperados para cada uno de los actores participantes. Adicionalmente, la guía presentará los aspectos detallados y recomendaciones generales, derivadas de la experiencia obtenida por la Dirección de Gobierno en línea del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, en la realización de estos ejercicios donde a través del uso de datos abiertos, las entidades se han visto beneficiadas con aplicaciones que brindan mejoras en la prestación de servicios dirigidos al ciudadano.
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3. CONCEPTOS CLAVE
¿Qué es un Gobierno Abierto?
Es un Gobierno basado en los principios de transparencia, colaboración y participación.
¿Cómo se logra tener un Gobierno Abierto?
Promoviendo la rendición de cuentas y facilitando el control social Estableciendo relaciones de cooperación con los ciudadanos y con todas las
organizaciones de la sociedad Generando mecanismos para captar las opiniones e ideas de los ciudadanos,
implicándolos en la identificación y solución de los problemas sociales y en la construcción colectiva de las políticas.
¿Qué es Innovación Abierta?
Es acceder al talento existente fuera de los límites de una organización para innovar. No solo los conocimientos o ideas de externos son tenidos en cuenta en un ejercicio de innovación abierta, sino también sus habilidades para desarrollar las posibles soluciones planteadas.
Una forma, que ha ganado mucha popularidad en distintos escenarios nacionales e internacionales debido a los buenos resultados logrados, son lo Maratones de Desarrollo o convocatorias abiertas donde se dan soluciones a necesidades concretas teniendo como insumo la información disponible.
¿Se puede hacer innovación abierta en el sector público?
Claro que sí, un componente fundamental es la voluntad de las entidades participantes en abrir espacios donde terceros den soluciones usando herramientas no tradicionales, para dar solución, a problemáticas sociales específicas y para contribuir al mejoramiento de los servicios del Estado. De esta forma, no solo se logra innovar en el sector público sino que se avanza hacia la generación de un Gobierno Abierto.
La base principal de un ejercicio de innovación abierta es el uso de la información de carácter público que generan las entidades del Estado esta es el insumo para la generación de servicios de valor agregado que beneficien a toda la comunidad.
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Maratones de Desarrollo: Innovación abierta en el sector público
Las Maratones de desarrollo diseñadas por la Dirección de Gobierno en línea del Ministerio TIC tienen como objetivo generar prototipos de aplicaciones, por medio de eventos participativos o de co-creación, donde se encuentran desarrolladores y diseñadores con un alto grado de creatividad, para generar propuestas de soluciones a las problemáticas sociales de forma colaborativa y en un corto espacio de tiempo.
Con estas aplicaciones los ciudadanos pueden realizar trámites, utilizar servicios del Estado y apoyar la solución de problemas de vivienda, salud, trabajo, educación, entre otras áreas
Los objetivos principales de los maratones de desarrollo establecidos en el marco de la presente guía, son los siguientes:
Desarrollar de un ecosistema de innovación abierta Involucrar y estimular a la ciudadanía y a terceros en el desarrollo de aplicaciones que den
solución a necesidades de la sociedad y entidades en la prestación de servicios. Estimular la generación y uso de los datos abiertos. Reconocer el talento de desarrolladores de aplicaciones Ampliar la oferta y mejorar la calidad de los trámites del gobierno a través de diferentes
dispositivos.
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4. DESCRIPCION GENERAL
¿Qué se debe tener en cuenta para la realización de un ejercicio de Innovación abierta para el desarrollo de aplicaciones?
1. El fin último del ejercicio de innovación abierta es la realización de aplicaciones a través de la información disponible para la mejora de los servicios de una entidad.
2. Los ejercicios de innovación abierta deben estar dentro de la planeación de la entidad, conocida y aprobada por los directivos.
3. La ejecución, seguimiento y sostenibilidad de las aplicaciones, así como la realización de los Maratones, requieren de una planeación previa que defina los recursos técnicos, humanos, presupuestales y de tiempo necesario para una adecuada ejecución, desarrollo y durabilidad.
4. Las aplicaciones producidas por desarrolladores en ejercicios de innovación abierta responden a diferentes necesidades, enfoques y temáticas de las entidades y su población objetivo.
5. Debe hacer seguimiento a cada una de las etapas establecidas, asegurando que las decisiones por adoptar y las actividades por realizar sean congruentes y coherentes con las necesidades de usuarios y de la Entidad realizadora.
¿Qué riesgos se pueden generar al realizarse un ejercicio de innovación abierta para el desarrollo de aplicaciones?
1. Las propuestas presentadas por los desarrolladores no cumplan las expectativas de la entidad.
2. Las propuestas presentadas no son viables en su implementación.3. A la Maratón de desarrollo no asista el número de desarrolladores esperados.
Esta guía permitirá reducir estos riesgos y dará orientaciones para lograr el éxito en un Ejercicio de Innovación Abierta
4.1 ETAPAS DEL PROCESO
Para iniciar un ejercicio de innovación abierta para el desarrollo de aplicaciones es necesario cumplir las siguientes cuatro etapas:
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Análisis de Retos El objetivo de esta etapa es identificar las problemáticas a solucionar mediante la maratón de desarrollo. Es esencial definir claramente lo que se busca solucionar mediante los retos, así como su alcance, los elementos fuera del alcance, las restricciones y las fuentes de datos.
TENGA EN CUENTA: Generar estrategias que permitan la participación ciudadana en la identificación, formulación y/o validación de retos, así como evaluar la viabilidad por parte de las entidades públicas responsables.
Maratón de desarrollo: Son espacios de ideación y producción de aplicaciones de software de modo colaborativo. Estos tipos de encuentros suelen tener una duración entre dos y tres días.
Las maratones de desarrollo se pueden separar en dos etapas:
Aspectos logísticos En esta etapa se debe planear y estructurar toda la logística necesaria para el desarrollo del evento. (Ver sección 5.2)
Espacio de Co-creación En este espacio se generan los prototipos de las aplicaciones. (Ver sección 5.2)
Desarrollo: Los equipos de trabajo ganadores, deberán culminar el desarrollo de la aplicación propuesta y generar la documentación pertinente para la aplicación.
Difusión y uso: El uso por parte de los ciudadanos de las aplicaciones desarrolladas en el marco de los ejercicios de innovación abierta, determina el éxito del ejercicio. Es fundamental la promoción y difusión permanente a usuarios de las ventajas de las aplicaciones.
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4.2 MAPA DE ACTORES
¿Qué equipo de trabajo se requiere para un Maraton de Desarrollo?
Para lograr la correcta ejecución de la maratón de desarrollo, se requiere de la conformación de un equipo de trabajo con actores que cumplen diferente roles.
Cada actor puede tener uno o varios roles según las características del proyecto y puede estar presente en distintas fases del ejercicio de innovación abierta.
A continuación se listan los actores que intervendrán en la maratón de desarrollo:
ACTOR ACTIVIDADGobierno en línea Asesorar a entidades
Entidad líder Coordinación general del proyecto
Entidades aliadas Apoyar técnica y misionalmente el proyecto
Entidades padrinas
(Entidad que se beneficia con la APP) Realizar la documentación y el seguimiento de la aplicación. Poner en producción y generar estrategias de difusión y uso.
Equipo de desarrollo Desarrollar y documentar la aplicación
Equipo técnicoValidar datos y realizar mentorías técnicas durante la maratón de desarrollo, apoyar a los desarrolladores durante el desarrollo de la aplicación.
Logístico Ejecutar todas las acciones logísticas para llevar a cabo el proyecto
Comunicaciones/Mercadeo Diseñar e implementar el plan de difusión
Empresas Apoyar el evento con mentorías, recursos logísticos, contraprestaciones a cambio de visibilidad en el evento
Ciudadano Usar la aplicación
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5. EJERCICIO DE INNOVACION PARA DESARROLLO DE APLICACIONES
El desarrollo de una aplicación mediante una maratón de desarrollo, contiene diferentes fases, proceso y pasos los cuales deben estar claramente identificados, la ilustración 1 se presenta las fases y actividades principales
Ilustración 1 - esquema general del desarrollo de una aplicación mediante una maratón de desarrollo
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5.1 ANÁLISIS DE RETOS
La fase de Análisis de retos tiene los siguientes componentes.
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a. Convocar: Definir la lista de actores que participarán en el proceso de innovación abierta.
Actividad Descripción Responsable Producto Fecha de cumplimento
Definir la lista de actores.
Definir la lista de actores que participarán en el proceso de generación de ideas y retos.
Entidad líder
Entidades aliadas
Entidades beneficiarias
Lista de actores que participarán en el proceso de análisis.
Se deberá contactar a representantes de alto nivel y con poder de toma de decisiones en las entidades, empresas de software, grupos de desarrollo, organizaciones civiles, etc., de tal manera que se pueda gestionar el compromiso de los mismos y la participación en el proceso.
Tres meses antes del evento
Enviar invitación a los actores definidos.
Enviar invitación a los actores definidos, realizar el seguimiento correspondiente para que participen activamente en la generación y alimentación de retos.
Entidad líder
Entidades aliadas
Entidades beneficiarias
Carta de manifestación de interés de los actores.
Tres meses antes del evento
b. Proponer: Permitir que los ciudadanos cuenten con un espacio en el que puedan especificar o proponer problemas o retos relacionados con la temática definida como eje del ejercicio.
Actividad Descripción Responsable Producto Fecha de cumplimento
Habilitar un espacio virtual
Habilitar un espacio virtual para la interacción de los usuarios que les permita generar propuestas de retos.
Entidad líder
Entidades aliadas
Sitio web para llevar a cabo el proceso de generación de retos por parte de la ciudadanía.
Desde tres meses hasta 2 meses antes del evento
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Convocar Proponer Identificar Discutir
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Entidades beneficiarias
Seguimiento de ideas
Facilitar la trazabilidad de las ideas desde que son propuestas hasta que son ejecutadas y puestas en marcha como aplicaciones.
Entidad líder
Entidades aliadas
Entidades beneficiarias
Proceso de gestión de ideas y retos implementado dentro de la plataforma web.
Desde tres meses hasta 2 meses antes del evento
promoción de la plataforma de generación de ideas
Promocionar el sitio en redes sociales y otros medios de comunicación, de tal forma que los ciudadanos puedan conocer la plataforma e ingresar a generar ideas y proponer problemáticas.
Entidad líder
Entidades aliadas
Entidades beneficiarias
Plataforma web implementada, con módulo de estadísticas.
Desde tres meses hasta 2 meses antes del evento
c. Identificar: Apoyar la identificación de aquellos problemas o necesidades más relevantes, teniendo como insumos la información que proporcionen las entidades aliadas y padrinas de retos.
Actividad Descripción Responsable Producto Duración
Identificación de retos
Definir las características del reto identificado, según las problemáticas a resolver. En esta etapa se identifican problemas, necesidades y fuentes de información.
Interactuar con las entidades aliadas y beneficiarias para identificar las necesidades de sus usuarios.
Entidad líder
Entidades aliadas
Entidades beneficiarias
Informe que contenga el estudio realizado con las entidades, sobre las necesidades y problemáticas identificados
Hasta un mes y medio antes del evento
d. Discutir: Participar y gestionar talleres de maduración de los problemas o ideas priorizados, lo cual se debe realizar en conjunto con los principales actores y usuarios identificados. De estos talleres se deberán generar retos de innovación los cuales deberán ser socializados con la ciudadanía.
Actividad Descripción Responsable Producto Fecha de cumplimento Tenga en cuenta
Identificar y convocar participantes
Identificar y convocar los participantes a los talleres de acuerdo a
Entidad líder
Entidades
Usuarios convocados a los talleres de acuerdo a las temáticas resultantes
Hasta un mes antes del evento
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para madurar retos
las temáticas de los retos que se pretenden madurar.
aliadas
Entidades beneficiarias
de la etapa de identificación.
Diseño de talleres de integración.
Diseñar los talleres de integración, estos pueden ser presenciales o virtuales, según lo definan las entidades participantes. Los presenciales se realizarán en las instalaciones de las entidades participantes. Los virtuales se apoyaran en las herramientas de la plataforma web, como blogs, foros, chat’s, video o teleconferencia, herramientas audiovisuales.
Entidad líder
Entidades aliadas
Entidades beneficiarias
Se sugiere que el taller se base en la metodología “Design Thinking”, el cual es un método práctico y formal para la solución de problemas y generación de soluciones.
Hasta un mes antes del evento
Difusión de loa talleres
Publicitar los talleres de integración para realizar la convocatoria (A través de las Universidades, sector Industria, entidades públicas, Unidades de Emprendimiento, etc.)
Entidad líder
Entidades aliadas
Entidades beneficiarias
Campaña de promoción de los talleres de innovación, con los actores definidos previamente.
Hasta un mes antes del evento
Priorizar
Realizar talleres de integración con las entidades padrinas de los retos que se van a madurar, en semanas consecutivas previas a la maratón de desarrollo.
Entidad líder
Entidades aliadas
Entidades beneficiarias
Informe con la estructuración detallada de los retos tratados en los talleres de integración.
Hasta un mes antes del evento
Analizar
Analizar los resultados de los talleres realizados con las entidades.
Estructurar el análisis de acuerdo con la metodología "Design Thinking"
Entidad líder
Entidades aliadas
Entidades beneficiarias
Informe de análisis de los resultados de los talleres de integración con entidades y desarrolladores.
Hasta un mes antes del evento
Estructurar Estructurar la información detallada de los retos calificados como "viables" y que serán desarrollados en el
Entidad líder
Entidades aliadas
Entidades
Informe con la estructuración detallada de los retos tratados en los talleres de integración.
Hasta un mes antes del evento
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evento de innovación abierta. beneficiarias
Publicar
Publicar en la plataforma web espacio virtual los resultados de los talleres, para que sean accesibles por los diferentes interesados de los mismos.
Esto incluye hacer públicos, en la plataforma web, los retos que se tratarán durante la maratón de desarrollo con el fin de que los participantes puedan llevar a cabo la respectiva investigación, las evidencias de los talleres, las principales noticias y otros.
Entidad líder
Entidades aliadas
Entidades beneficiarias
Retos e información de soporte, como detalles de los web Services o datos abiertos, publicados en la plataforma virtual.
Hasta un mes antes del evento
Gobierno en línea maneja una plantilla para especificar los retos (anexo 1: Especificación del problema.docx)
Adicionar a los requerimientos las directivas de usabilidad y accesibilidad definidas en el manual de gobierno en línea vigente.
Seguimiento al alistamiento técnico de los retos
Una vez definido el reto y sus fuentes de información, se debe generar un seguimiento al alistamiento técnico del reto, de ese modo verificar la completitud de los insumos propuestos, revisión del conjunto de datos para cargue en el portal de datos abiertos, bases de datos, web services.
Entidad líder
Entidades beneficiarias
Datos expuestos. Hasta un mes antes del evento
Para cargar datos en el catálogo de datos abiertos del estado Colombiano: www.datos.gov.co es necesario caracterizar y definir el conjunto de datos a publicar, para ello debe usar el instrumento guía de datos abiertos (anexo 2: InstrumentosGuiaDatos_Abiertos__V2.0.xlsx)
Pruebas técnicas para el consumo de los servicios expuestos como insumos para los retos.
Después que la información este expuesta mediante algún tipo de tecnología, se deben generar pruebas de consumo de la información, de ese modo verificar que en la maratón no se tengan problemas para descargar los datos.En el caso que se trabaje con datos abiertos, se debe verificar que los datos estén en formato xml
Entidad líder
Entidades beneficiarias
Equipo técnico
Notificación a los interesados sobre las pruebas.
Tres semanas antes del evento
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y json Realización de reunión de inicio con todos los actores participantes en el evento
En esta reunión deben participar los múltiples actores que intervienen en la Maratón de desarrollo.
Todos los actores Acta de la reunión una semana antes
del evento
5.2 MARATÓN DE DESARROLLO
Como se señaló en el anterior capítulo la fase de Maratón de desarrollo se divide en dos aspectos:
ASPECTOS LOGÍSTICOS
a. Planear: Generar toda la planeación logística y técnica necesaria para llevar a cabo el evento de una manera satisfactoria
Actividad Descripción Responsable Evidencia / Entregable Fecha decumplimiento Tenga en cuenta
Definir fecha exacta del evento
Para iniciar con todos los procesos de solicitud de cotizaciones es necesario elegir la fecha en la que se llevara a cabo la maratón de desarrollo.
Entidad líder
Entidades aliadas
Empresas
Notificación sobre la definición
Hasta un mes y tres semanas antes del evento
Esta actividad debe ser concertada por los tomadores de decisión de los actores responsables
Definición del presupuesto de la maratón.
Para poder definir el alcance de la maratón de desarrollo es necesario definir en primera instancia el presupuesto que se tiene para el proyecto
Entidad líder
Entidades aliadas
Entidades beneficiarias
Logístico
Empresas
Hoja de cálculo con presupuesto
Hasta un mes y tres semanas antes del evento
Documento donde se
Se recomienda evaluar varias
Entidad líder Documento con el contenido de la actividad
Hasta un mes y tres semanas antes del
Los sitios evaluados deben tener óptimas
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Planear Convocar Preparar
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comparen los sitios disponibles para realizar el evento
opciones de sitios disponibles para realizar el evento y así poder elegir la mejor opción
Logístico evento
condiciones en cuanto a: capacidad, acceso, seguridad, conectividad, electricidad, ventilación, aseo, duchas.
Visitas técnicas a posibles lugares donde se realizará el evento.
Es necesario realizar una visita técnica a los posibles sitios donde se realizará el evento, con el fin de hacer una inspección del sitio, y generar una revisión de sus condiciones en cuanto a: capacidad, acceso, seguridad, conectividad, electricidad, ventilación, aseo, duchas.
Entidad líder
Logística Informe con sitios posibles
Hasta un mes y tres semanas antes del evento
Las visitas de los sitios son esenciales, ya que en fotos e imágenes no se aprecian todas las variables del sitios
Definir lugar del evento
Con base en la visita técnica y la comparación de los posibles sitios para realizar el evento, se debe elegir el espacio donde se llevará a cabo el evento.
Entidad líder
Comunicaciones/Mercadeo
Hasta un mes y medio antes del evento
Definir del Plan de Difusión y de convocatoria.
En este plan se deben definir las piezas de comunicación impresas, digitales y merchandising y contenidos que se deben presentar
Entidad líder
Entidades aliadas
Entidades beneficiarias
Comunicaciones/Mercadeo
Documento donde se establezca el objetivo de la comunicación, público objetivo, mensajes, canales, hitos y cronograma de actividades, así como un plan de medios que soporte la difusión del proyecto.Las piezas comunicacionales que deberá incluir mínimo la estrategia creativa será: Nombre del evento Identidad gráfica del
evento Logotipo y Slogan Piezas para redes
sociales Avisos de prensa y
medios masivos (TV) Cuñas radiales Banners para portal
web del evento Pendones y folletos
del evento Afiches y backing de
prensa Mailing Certificado como
Hasta un mes y una semana antes del evento
Debe incluir diseños de piezas, camisetas, logos, mensajes.
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ganador/participante del evento tamaño 28x21.5 para ganadores del evento.
Escarapelas con porta escarapela para los participantes y para los técnicos (aprox. 160)
Pendones para la tarima (1), verticales (1) y laterales (2). Mínimo.
Valla de impresión en banner, backing fotográfico, videos de hackaton y de retos a evaluar en el evento.
Camisetas estampadas frontal-posterior en algodón (aprox. 250) para participantes, logística y técnicos de apoyo a participantes.
Alcance de los patrocinadores
Definir el alcance de los patrocinadores mediante comunicación por escrito.
Entidad líder
Entidades aliadas
Logística
Empresas
Acta con firma de los interesados
Hasta un mes antes del evento
Definir el plan de premios
Gestionar los incentivos para los eventos de innovación abierta. En lo posible se debe premiar a los tres primeros lugares de cada reto.
Se sugiere que se otorguen premios a los tres primeros lugares e cada reto.
Entidad líder
Entidades aliadas
Entidades beneficiarias
Empresas
Cartas de intención de los aportes que darán los aliados.
Cotizaciones y soportes de pago del servicio
Hasta un mes antes del evento
Gestionar los incentivos para los eventos de innovación abierta.
Definir los términos y condiciones
Los términos y condiciones son las reglas de juego antes, durante y después de la maratón de desarrollo.
Entidad líder
Entidades aliadas
Entidades beneficiarias
Documento con términos y condiciones
Hasta un mes antes del evento
Gobierno en línea ha elaborado un documento de términos y condiciones que puede servir de base para eventos similares. (anexo 4: Términos y condiciones.docx)
Definirla agenda del
La agenda definida debe ofrecer el minuto
Entidad líder Documento con el contenido de la actividad
Hasta un mes antes del evento
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ABIERTA
evento a minuto de la maratón de desarrollo
Entidades aliadas
Definir conferencista
La conferencia debe tener una duración máxima de 45 minutos y el conferencista debe ser de categoría Internacional
Entidad líder
Logística
Documento con opciones de conferencista y notificación de la confirmación de participación.
Hasta tres semanas antes del evento
Programación de talleres en el evento
Es importante contar con talleres que les aporte a los participantes del evento, con temáticas aplicables y relacionadas con el eje temático de la maratón de desarrollo
Entidad líder
Empresas
Documento con opciones de telleristas y notificación de la confirmación de participación
Hasta tres semanas antes del evento
Cotizar y definir el streaming del evento, si aplica
Definir si se requiere transmisión en directo vía streaming, o si se va a trasmitir unas secciones específicas como la apertura, premiación y cierre. En caso de
Logística Cotizaciones y soportes de pago del servicio
Hasta tres semanas antes del evento
Definir los criterios de evaluación
Se debe evaluar: Usabilidad, viabilidad, funcionalidad innovación e integración con redes sociales
Entidad líder
Entidades aliadas
Entidades beneficiarias
Documento con criterios de evaluación
Hasta un mes antes del evento
Definición de alimentación que se requiere comprar.
(Refrigerios, desayunos, almuerzos, comidas).Se debe solicitar al proveedor el menú que va a suministrar.
Entidad líder
Entidades aliadas
Cotizaciones y soportes de pago del servicio
Hasta tres semanas antes del evento
Participación de altos directivos
Confirmación de participación de altos directivos de la entidad
Comunicaciones/Mercadeo
Hasta un mes antes del evento
Definición de los jurados y mentores
Definición de los jurados y mentores por parte de las entidades
Entidad líder
Entidades beneficiarias
Tabla de Jurados asignados
Hasta una semana antes del evento
Libretos de apertura
Elaborar libretos del presentador para apertura y cierre del evento
Comunicaciones/Mercadeo Libretos Hasta 5 días antes del
evento
Contratar red eléctrica y red de datos
En lo posible se debe tener redundancia en la red de datos, con el fin de asegurar la conectividad a lo largo del evento.
Entidad líder
Entidades aliadas
Cotizaciones y soportes de pago del servicio
Hasta tres semanas antes del evento
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ABIERTA
b. Convocar: Ejecutar las actividades de promoción, divulgación y publicidad de las maratones de desarrollo, las cuales deben buscar difusión a nivel nacional, especialmente entre los diferentes grupos o clústeres de desarrolladores más reconocidos, comunidades de desarrollo y las empresas de desarrollo de software y de los diferentes sectores.
Actividad Descripción Responsable Evidencia / Entregable Fecha decumplimiento Tenga en cuenta
Envío de correo masivo de expectativa invitando a la Maratón de desarrollo.
Antes del lanzamiento del proyecto y de la apertura de la convocatoria, se sugiere que se haga un envío de correo masivo invitando a las comunidades de desarrollo a participar en la maratón de desarrollo
Logística Correos enviados Hasta un mes y una semana antes del evento
Convocar a los diferentes equipos o comunidades de desarrollo
Convocar a los diferentes equipos o comunidades de desarrollo para que participen en la maratón de desarrollo. Incluir los participantes a Universidades y otros grupos afines como comunidades de desarrollo o grupos de investigación
Entidad líder
Entidades aliadas
Comunicaciones/Mercadeo
Logística
Lista de desarrolladores, diseñadores, investigadores, colaboradores y participantes de Universidades.
Hasta un mes y una semana antes del evento
Es ideal que sean equipos conformados no solo por los desarrolladores sino también por diseñadores, investigadores y colaboradores.
Convocar a otros actores de los sectores económicos relacionados con la temática de cada uno de los eventos de innovación.
Invitar a mentores institucionales, fundaciones y organizaciones relacionadas a las temáticas, para realizar como mínimo una conferencia dentro del evento.
Entidad líder
Entidades aliadas
Logística
Empresas
Lista de los mentores, organizaciones y participantes de distintos sectores económicos relacionados con la temática del evento en la ciudad en la que el operador llevará a cabo el proyecto.
Conferencia de profundización sobre la temática del evento o de alguno de los retos, realizada por un experto en el mismo.
Hasta un mes y una semana antes del evento
Iniciar con la apertura de la convocatoria
Con el fin de generar un alto impacto mediático, se sugiere que se realice una apertura oficial del evento con altas personalidades de la
Entidad líder
Entidades aliadas
Entidades padrinas
Apertura de la convocatoria
Hasta un mes antes del evento
Una rueda de prensa es un espacio ideal para hacer este lanzamiento.Se deben invitar a todos los actores o a
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ABIERTA
entidad líder, entidades aliadas y demás interesados, es necesario invitar a los medios de comunicación a este espacio.
Equipo de desarrollo
Equipo técnicoLogístico
Comunicaciones/Mercadeo
Empresas
Ciudadano
representantes.
Implementar el Plan de Difusión y de convocatoria.
En este plan se deben imprimir las piezas de comunicación impresas, digitales y merchandising y contenidos definidos
Comunicaciones/Mercadeo
Logístico
Productos definidos en el plan de difusión y de convocatoria
Desde un mes antes del evento, hasta 0 días antes del evento
Enviar invitaciones
Envío de correo masivo y llamadas invitando a posibles participantes a la maratón de desarrollo.
Comunicaciones/Mercadeo Correos enviados
Desde un mes antes del evento, hasta 0 días antes del evento
Invitar a Universidades
Promoción del evento con representantes de universidades
Entidad líder
Comunicaciones/Mercadeo
Lista de asistencia con funcionarios de las universidades
Desde un mes antes del evento, hasta 0 días antes del evento
La actividad no solo consiste en pegar afiches en las universidades, es invitar directamente a decanos, coordinadores y docentes que puedan apoyar la difusión de la convocatoria.
Publicación de los retos
Publicación del detalle de los retos en la página del proyecto y apertura de inscripciones
Entidad líder
Comunicaciones/Mercadeo
Publicación Hasta un mes antes del evento
Publicación en las páginas web
Publicación de la maratón en las páginas web de las entidades que participan en el proyecto.
Entidad líder
Entidades aliadas
Entidades beneficiarias
Comunicaciones/Mercadeo
Publicación Hasta un mes antes del evento
Inscripción de participantes
Habilitar la inscripción de los participantes a la maratón de desarrollo a través de la plataforma web.
Entidad líder
Entidades aliadas
Entidades beneficiarias
Lista de participantes inscritos al evento de participación, a través de la plataforma web.
Hasta un mes antes del evento
Evaluar a los inscritos
Realizar una evaluación en línea dentro de la
Entidad líder
Entidades
Evaluación de los grupos de desarrolladores a través
Hasta una semana antes del evento
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ABIERTA
plataforma virtual que permita conocer cuales grupos de desarrolladores son los más capacitados para asistir a los eventos
aliadas
Entidades beneficiarias
de pruebas de conocimientos en desarrollo de software, según las necesidades de cada evento.
Seleccionar a los participantes
Seleccionar a los grupos de desarrolladores mejor calificados para cada evento
Entidad líder
Entidades aliadas
Entidades beneficiarias
Listado de los mejores grupos de desarrollo seleccionados para participar en la maratón de desarrollo.
Estadísticas de las calificaciones obtenidas por todos los grupos de desarrolladores inscritos
Hasta dos semana antes del evento
Confirmar asistencia
Confirmar la asistencia de las personas inscritas para la maratón de desarrollo mediante una estrategia de tele mercadeo y Mailing, de forma que se cuente con la mayor participación posible.
Entidad líder
Entidades aliadas
Entidades beneficiarias
Listado de inscritos confirmados con soporte por hora de llamada o correo de confirmación.
Hasta una semana antes del evento
Logística de transporte.
Con base en las inscripciones se debe analizar la viabilidad de contratar medios de transporte para que desarrolladores de otras regiones se puedan desplazar a la ciudad del evento.Posteriormente se debe realizar una confirmación telefónica de los inscritos, con el fin de dimensionar el tamaño del bus a contratar
Logístico Cotizaciones y soportes de pago del servicio
Hasta una semana antes del evento
c. Preparar: Es necesario que antes de la maratón de desarrollo se generen una serie de actividades que permitan realizar una puesta a punto de la logística del evento:
Actividad Descripción Responsable Tenga en cuenta
Realización de pruebas funcionales de la plataforma de evaluación.
Se debe ofrecer una plataforma de evaluación en línea para que los jurados puedan evaluar las aplicaciones propuestas y elegir las soluciones que más se sujeten a lo esperado.
Entidad líder
Transporte Coordinación de salidas y llegadas de los transportes de las diferentes ciudades al
Logístico
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ABIERTA
lugar del eventoCoordinación logística Coordinación de logística con el operador o
personal contratado para la ejecución exitosa de la maraton (montaje, equipos técnicos, refrigerios, transporte, etc).
Verificación del espacio donde se realizará la maratón: revisión de audiovisuales, prueba de sonido, video beam, aseo, instalación eléctrica, instalación de red, conectividad, zonas de actividades
Entidad líder
Logística
ESPACIO DE CO-CREACIÓN
Los componentes de este espacio están dirigidos a la parte misional del evento
d. Ejecutar: Desarrollar las maratones de desarrollo de acuerdo a los retos identificados, garantizando la inclusión de todos los actores y de los diferentes sectores económicos relacionados con el mismo.
Actividad Responsable Tenga en cuenta Desarrollo de la agenda de la maratón Entidad líder Actividad antes de iniciar el evento
Registro de participantes para el ingreso a la maratón, registro de equipos y stickers.Entrega de elementos de identificación y camiseta a los participantes
Logístico Actividad antes de iniciar el evento
Ajustar libretos del presentador para apertura de la maratón Comunicaciones/Mercadeo
Actividad antes de iniciar el evento
Acompañamiento para la ubicación de los participantes
Logístico Actividad antes de iniciar el evento
Grabar y probar el buen funcionamiento de las presentaciones y videos que se van a presentar en un solo equipo
Logístico Actividad antes de iniciar el evento
Pruebas de sonido y de equipos adicionales que se requieran
Logístico Actividad antes de iniciar el evento
Realizar la apertura oficial de la maratón Entidad líder
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Ejecutar Evaluar Elegir
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ABIERTA
Presentación de los retos por parte de las entidades publicas Entidades beneficiarias
Balancear a los equipos de trabajo entre los retos de la maratón, de modo tal que se garantice que no se tengan retos desiertos.
Logístico
Realizar talleres de análisis de cada reto dirigidos por las entidades beneficiarias, en los que se brinde un contexto completo a los equipos de desarrollo inscritos
Entidades beneficiarias
Desarrollo de la conferencia Logístico
Realizar mentorías a los equiposRealizar las mentorías técnicas y funcionales a los equipos de trabajo durante la realización del evento
Entidades aliadas
Entidades beneficiarias
Ajustar libretos del presentador para el cierre del evento
Comunicaciones/Mercadeo
Realizar el armado de las carpas Logístico
Entrevista a los participantes del evento Comunicaciones
Capacitar los jurados en el manejo de la plataforma de evaluación y criterios de evaluación.
Entidad líder
Tomar fotografías del evento Comunicaciones/Mercadeo
e. Evaluar: Ejecutar el modelo de evaluación de aplicaciones desarrolladas dentro de la maratón de desarrollo, que permita elegir las aplicaciones ganadoras de cada reto.
Actividad Responsable Realizar una jornada de capacitación previa a la evaluación con los jurados, con el fin de explicarles la metodología que se llevará a cabo para evaluar las aplicaciones.
Entidad líder
Realizar la evaluación en línea y elección de las aplicaciones por reto.
Entidad líder
Entidades aliadas
Entidades beneficiarias
EmpresasGenerar la tabla de puntuación final con los ganadores
Técnico
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ABIERTA
f. Elegir: Escoger la mejor propuesta de acuerdo con el modelo de evaluación propuesto, para cada una de las problemáticas o ideas planteadas en el evento.
Actividad Responsable Realizar entrega de premios y firma de soporte de entrega
Entidad líder
Entidades aliadas
Entidades beneficiarias
Empresas Registro de participantes para el ingreso a la maratón, registro de equipos y stickers.Entrega de elementos de identificación y camiseta a los participantes
Logístico
Realizar informe consolidado con información sobre los ganadores de la maratón Comunicaciones/Mercadeo
Publicar los resultados de las evaluaciones de las aplicaciones
Comunicaciones
Brindar incentivos durante la realización de la maratón de desarrollo, en las que se premie:Avances en los desarrollos.Dinamización del evento en redes sociales
Comunicaciones
Publicar resultados de la evaluación Comunicaciones/Mercadeo
5.3 DESARROLLO
La fase de desarrollo tiene los siguientes componentes:
a. Discutir: Generar espacios con los equipos ganadores para definir el alcance, los ajustes y elementos fuera del alcance de la aplicación, que permitan mejorar la calidad, viabilidad y uso de las aplicaciones.
Actividad Responsable ProductoFecha de
cumplimento
Tenga en cuenta
Realizar reunión inicial con desarrolladores y entidades para definir alcance final de la aplicación y cronograma que permita definir responsabilidades.
Entidades beneficiarias
Equipo de desarrollo
Acta de reuniónPlan de reuniones con los ganadores de los eventosCronograma de desarrollo de la
Hasta una semana después del evento
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Discutir Seguir Entregar
Publicar
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ABIERTA
aplicación.Describir las funcionalidades de la aplicación propuestas durante el evento, las cuales conformarán las historias de usuario
Entidades beneficiarias
Equipo de desarrollo
Documento de historias de usuario
Hasta una semana después del evento
Validar los requerimientos de usabilidad y accesibilidad definidas en el manual de gobierno en línea vigente.
Generar el plan de trabajo para el cumplimiento del alcance y cambios acordados para garantizar la usabilidad de las aplicaciones o ideas de negocio ganadoras.
Entidades beneficiarias
Equipo de desarrollo
Plan de trabajo con cronograma de entregas
Hasta una semana después del evento
b. Seguir: Realizar la supervisión y seguimiento al avance en el plan de trabajo definido con los equipos ganadores.
Actividad Responsable Fecha de cumplimento ProductoContinuación en la construcción de la aplicación Equipo de desarrollo
Hasta 2 meses y tres semanas después del evento.
Versión de la aplicación
Generación de la documentación técnica de la aplicación
Entidades beneficiarias
Equipo de desarrollo
Hasta 2 meses y tres semanas después del evento.
Documento técnico
Desarrollo de pruebas por parte de los desarrolladores Equipo de desarrollo
Hasta 2 meses después del evento.
Informe de pruebas
Desarrollo de pruebas de la aplicación por parte de la entidad.
Entidades beneficiarias
Equipo de desarrollo
Hasta 2 meses y una semana después del evento.
Informe de pruebas
Corrección de incidencias por parte de los desarrolladores, si aplica
Equipo de desarrolloHasta 2 meses y medio después del evento.
Versión de la aplicación
Verificación de la corrección de incidencias por parte de la entidad.
Entidades beneficiarias Hasta 2 meses y tres semanas después del evento.
Informe de pruebas
Entrega de la aplicación a la entidad
Entidades beneficiarias
Equipo de desarrollo
Hasta 3 meses después del evento.
Acta de entrega
Puesta en producción de la aplicación por parte de la entidad.
Entidades beneficiarias Después de 3 meses después del evento.
Aplicación puesta en producción
c. Entregar: Gestionar la entrega de las aplicaciones a las entidades nacionales o territoriales involucradas con la problemática de cada reto.
Actividad Responsable ProductoEntrega de la aplicación a la entidad Entidades beneficiarias
Equipo de desarrollo
Acta de entrega
Puesta en producción de la aplicación por parte de la entidad.
Entidades beneficiarias Aplicación puesta en producción
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ABIERTA
d. Publicar: Acompañar a las entidades en la carga de las aplicaciones en los tiendas de aplicaciones según los sistemas operativos para los que sean desarrolladas, para que los usuarios y ciudadanos puedan descargarlas y usarlas
Actividad Responsable ProductoGestionar la apertura de las cuentas de desarrollo de las tiendas de aplicaciones Entidades beneficiarias Apertura de cuenta en las tiendas de
aplicaciones.Cargar la aplicaciones en las tiendas de aplicaciones
Entidades beneficiarias
Equipo de desarrollo
Aplicación cargada
5.4 DIFUSIÓN Y USO
La fase de difusión y uso no tiene componentes internos pero debe cumplir con las siguientes actividades
Actividad Descripción Responsable Evidencia / EntregableFecha de
cumplimiento
Tenga en cuenta
Proponer las métricas que permitan conocer la efectividad de los ejercicios de innovación abierta.
Se deben tener métricas que permitan una evaluación cuantitativa del impacto que tienen las aplicaciones.
Entidad líder
Entidades aliadas
Entidades beneficiarias
Desarrollar y documentar una metodología de evaluación del impacto y adopción de los ejercicios de innovación, se sugieren las siguientes métricas:
*Número de aplicaciones desarrolladas; *Número de asistentes a eventos; *Tasas de volumen de negocios;*Creación de casos de éxito *Amplitud de ecosistema creado (por ejemplo, el número y la calidad de las partes interesadas escalabilidad o la calidad de aplicaciones producidas; *Retorno social de la comunidad (por ejemplo, el análisis de costes y beneficios);
Presentar los resultados de apropiación de las aplicaciones
Presentar en el espacio virtual los resultados de la adopción de las aplicaciones y el éxito de las ideas de negocio.
Entidad líder
Entidades aliadas
Entidades beneficiarias
Resultados publicados en el sitio web.
Diseñar el Plan de En este plan se Entidad líder Documento con el contenido de Al realizar la Las aplicaciones
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ABIERTA
Difusión de las aplicaciones desarrolladas
deben definir cómo se realizará la difusión de los aplicativos desarrollados
Entidades aliadas
Entidades beneficiarias
Comunicaciones/Mercadeo
la actividadentrega de la aplicación a la entidad
generalmente responde a las necesidades de un sector específico de ciudadanos
Implementar el Plan de Difusión de las aplicaciones desarrolladas
Implementación de plan de difusión
Entidad líder
Entidades aliadas
Entidades beneficiariasComunicaciones/Mercadeo
Productos definidos en el plan de difusión
Al finalizar la planeación de la estrategia de difusión
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ABIERTA
6. CRONOGRAMA
El tiempo estimado para cada una de las actividades por fase que se espera para el desarrollo de la metodología es el siguiente:
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