UNIVERSIDAD TCNICA DEL NORTE
FACULTAD DE INGENIERA EN CIENCIAS APLICADAS
CARRERA DE INGENIERA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES
TEMA
IMPLEMENTACIN Y PERSONALIZACIN DEL SISTEMA DE GESTIN
DOCUMENTAL ORFEO, PARA LA OPTIMIZACIN DE LOS PROCESOS DE
GESTIN DE TRMITES INSTITUCIONALES DE LA ESCUELA SUPERIOR
POLITCNICA ECOLGICA AMAZNICA.
APLICATIVO
SISTEMA DE GESTIN DE DOCUMENTOS PARA LA ESCUELA SUPERIOR
POLITCNICA ECOLGICA AMAZNICA
Autor:
Alexandra Amparo Cevallos Vallejos
Director:
MSc. Fernando Garrido Snchez
Ibarra Ecuador
2012
Sistema de Geston Documental
Alexandra Amparo Cevallos Vallejos ii
CERTIFICACIN
Certifico que la Tesis IMPLEMENTACIN Y PERSONALIZACIN DEL
SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL ORFEO, PARA LA OPTIMIZACIN
DE LOS PROCESOS DE GESTIN DE TRMITES INSTITUCIONALES DE
LA ESCUELA SUPERIOR POLITCNICA ECOLGICA AMAZNICA con
el aplicativo "SISTEMA DE GESTIN DE DOCUMENTOS PARA LA ESCUELA
SUPERIOR POLITCNICA ECOLGICA AMAZNICA ha sido realizada en su
totalidad por el (la) seor(ita): Alexandra Amparo Cevallos Vallejos portador(a) de la
cdula de identidad nmero: 1002671244.
MSc. Fernando Garrido Snchez
Director de la Tesis
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Alexandra Amparo Cevallos Vallejos iv
UNIVERSIDAD TCNICA DEL NORTE
CESIN DE DERECHOS DE AUTOR DEL
TRABAJO DE INVESTIGACIN
A FAVOR DE LA UNIVERSIDAD TCNICA DEL
NORTE
Yo, ALEXANDRA AMPARO CEVALLOS VALLEJOS, con cedula de identidad Nro.
1002671244, manifiesto mi voluntad de ceder a la Universidad Tcnica del Norte los
derechos patrimoniales consagrados en la ley de propiedad intelectual del Ecuador,
articulo 4, 5 y 6, en calidad de autor del trabajo de grado denominado:
IMPLEMENTACIN Y PERSONALIZACIN DEL SISTEMA DE GESTIN
DOCUMENTAL ORFEO, PARA LA OPTIMIZACIN DE LOS PROCESOS DE
GESTIN DE TRMITES INSTITUCIONALES DE LA ESCUELA SUPERIOR
POLITCNICA ECOLGICA AMAZNICA con el aplicativo "SISTEMA DE
GESTIN DE DOCUMENTOS PARA LA ESCUELA SUPERIOR
POLITCNICA ECOLGICA AMAZNICA, que ha sido desarrollada para optar
por el ttulo de Ingeniera en Sistemas Computacionales, quedando la Universidad
facultada para ejercer plenamente los derechos cedidos anteriormente.
En mi condicin de autor me reservo los derechos morales de la obra antes mencionada,
aclarando que el trabajo aqu descrito es de mi autora y que no ha sido previamente
presentado para ningn grado o calificacin profesional.
En concordancia suscribo este documento en el momento que hago entrega del trabajo
final en formato impreso y digital a la biblioteca de la Universidad Tcnica del Norte
..
Nombre: ALEXANDRA AMPARO CEVALLOS VALLEJOS
Cdula: 1002671244
Ibarra a los 11 das del mes de octubre del 2012
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UNIVERSIDAD TCNICA DEL NORTE
BIBLIOTECA UNIVERSITARIA
AUTORIZACIN DE USO Y PUBLICACIN A FAVOR
DE LA UNIVERSIDAD TCNICA DEL NORTE
1. IDENTIFICACIN DE LA OBRA
La UNIVERSIDAD TCNICA DEL NORTE dentro del proyecto Repositorio Digital
institucional determina la necesidad de disponer los textos completos de forma digital
con la finalidad de apoyar los procesos de investigacin, docencia y extensin de la
universidad.
Por medio del presente documento dejo sentada mi voluntad de participar en este
proyecto, para lo cual ponemos a disposicin la siguiente investigacin:
DATOS DE CONTACTO
CEDULA DE IDENTIDAD 1002671244
APELLIDOS Y NOMBRES ALEXANDRA AMPARO CEVALLOS
VALLEJOS
DIRECCIN CUENCA 1-165 Y URUGUAY
EMAIL [email protected]
TELFONO FIJO 062601637
TELFONO MVIL 0989316209
DATOS DE LA OBRA
TITULO IMPLEMENTACIN Y PERSONALIZACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL
ORFEO, PARA LA OPTIMIZACIN DE LOS
PROCESOS DE GESTIN DE TRMITES
INSTITUCIONALES DE LA ESCUELA SUPERIOR
POLITCNICA ECOLGICA AMAZNICA
AUTOR ALEXANDRA AMPARO CEVALLOS VALLEJOS
FECHA 11 DE OCTUBRE DEL 2012
PROGRAMA PREGRADO
TITULO POR EL QUE INGENIERA EN SISTEMAS
COMPUTACIONALES
DIRECTOR MSc. FERNANDO GARRIDO SNCHEZ
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2. AUTORIZACIN DE USO A FAVOR DE LA UNIVERSIDAD
Yo, ALEXANDRA AMPARO CEVALLOS VALLEJOS, con cedula de identidad Nro.
1002671244, en calidad de autor y titular de los derechos patrimoniales de la obra o
trabajo de grado descrito anteriormente, hago entrega del ejemplar respectivo en forma
digital y autorizo a la Universidad Tcnica del Norte, la publicacin de la obra en el
Repositorio Digital Institucional y el uso del archivo digital en la biblioteca de la
universidad con fines acadmicos, para ampliar la disponibilidad del material y como
apoyo a la educacin, investigacin y extensin, en concordancia con la Ley de
Educacin Superior Artculo143.
..
Nombre: ALEXANDRA AMPARO CEVALLOS VALLEJOS
Cdula: 1002671244
Ibarra a los 11 das del mes de octubre del 2012
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DEDICATORIA
Mi tesis la dedico con todo mi amor y cario.
A ti Dios que me diste la oportunidad de vivir y regalarme una familia maravillosa.
Con mucho cario principalmente a mis padres que me dieron la vida y han estado
conmigo en todo momento. Gracias por todo pap y mam por darme una carrera para
mi futuro y por creer en m, aunque hemos pasados momentos difciles siempre han
estado apoyndome y brindndome todo su amor, por todo esto les agradezco de todo
corazn el que estn a mi lado.
A mi familia en general, porque me han brindado su apoyo incondicional y por
permanecer siempre unidos a pesar de las adversidades.
Con mucho amor a Xavier por su perseverancia ya que para los dos este trabajo
significa ilusiones, sacrificios, desveladas, buenos y malos momentos, por iniciar y
compartir conmigo muchas cosas importantes de mi vida, sobre todo esta promesa,
gracias por tu cario y apoyo, y por ser mi mejor amigo, novio y mi gran compaero y
s que siempre ests ah.
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Alexandra Amparo Cevallos Vallejos viii
AGRADECIMIENTO
Agradezco a Dios por protegerme durante todo mi camino y darme fuerzas para superar
obstculos y dificultades a lo largo de toda mi vida.
A mis padres, que con su demostracin ejemplar me han enseado a no desfallecer ni
rendirme ante nada y siempre perseverar a travs de sus sabios consejos.
A mis hermanos, por su apoyo incondicional en especial a mi hermano Marcelo por ser
una gran persona y un ejemplo a seguir.
A Xavier, que ha estado a mi lado dndome cario, confianza y apoyo incondicional
para seguir adelante para cumplir otra etapa en mi vida.
A mis mejores amigas Lore y Moni porque con su apoyo moral lograron motivarme a
seguir adelante.
Al Ing. Fernando Garrido, Director de Tesis, por su valioso asesoramiento y gua para
la culminacin de la misma.
Gracias a todas las personas que ayudaron directa e indirectamente en la realizacin de
este proyecto.
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Alexandra Amparo Cevallos Vallejos ix
TABLA DE CONTENIDOS
CAPTULO I: INTRODUCCIN .................................................................................................................. 2
1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ............................................................................................. 2
1.2. OBJETIVOS................................................................................................................................. 3
1.2.1. OBJETIVO GENERAL ................................................................................................................ 3
1.2.2. OBJETIVOS ESPECFICOS ......................................................................................................... 3
1.3. ALCANCE ................................................................................................................................... 3
1.4. JUSTIFICACIN .......................................................................................................................... 5
1.5. IMPACTOS ................................................................................................................................. 6
1.5.1. SOCIAL .................................................................................................................................... 6
1.5.2. AMBIENTAL ............................................................................................................................. 6
1.5.3. ECONMICO ........................................................................................................................... 6
1.5.4. TECNOLGICO ........................................................................................................................ 6
1.6. DATOS GENERALES DEL PROYECTO ........................................................................................... 7
1.6.1. LA INSTITUCIN ...................................................................................................................... 7
1.6.2. MISIN.................................................................................................................................... 8
1.6.3. VISIN ..................................................................................................................................... 9
1.6.4. MATRIZ ................................................................................................................................... 9
1.6.5. EXTENSIONES .......................................................................................................................... 9
1.6.6. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA ESPEA ........................................................................ 10
1.6.7. ORGANIGRAMA DE LAS SEDES O EXTENSIONES .................................................................... 11
CAPTULO II: MARCO TERICO............................................................................................................. 12
2.1. DEFINICIONES .......................................................................................................................... 13
2.1.1. DOCUMENTO ........................................................................................................................ 13
2.1.2. ARCHIVO ............................................................................................................................... 13
2.1.3. GESTIN DOCUMENTAL ....................................................................................................... 13
2.2. OBJETIVOS DE LA GESTIN DOCUMENTAL .............................................................................. 14
2.3. ANTECEDENTES DE LA GESTIN DOCUMENTAL ....................................................................... 14
2.4. PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL ................................................................................. 14
2.5. PRINCIPIOS FUNDAMENTALES ................................................................................................ 15
2.6. CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS ..................................................................................... 15
2.7. FASES DEL SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL ..................................................................... 16
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2.7.1. LA ENCUESTA ........................................................................................................................ 16
2.7.2. ELEMENTOS PREGUNTA PARA REALIZAR UNA ENCUESTA .................................................... 16
2.7.3. EL INFORME DIAGNOSTICO .................................................................................................. 20
2.7.4. EL PROYECTO DE ORGANIZACIN ......................................................................................... 20
2.8. METODOLOGA ....................................................................................................................... 20
2.9. NORMATIVIDAD DE LOS SISTEMAS DE GESTIN DOCUMENTAL .............................................. 23
2.9.1. INSTRUCTIVO DE ORGANIZACIN BSICA Y GESTIN DE ARCHIVOS BSICA Y GESTIN DE
ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS .................................................................................................................... 23
2.10. AUDITORA DE INFORMACIN ................................................................................................ 27
2.10.1. INVESTIGACIN PRELIMINAR ............................................................................................... 28
2.10.2. ANLISIS DE LAS ACTIVIDADES DE LA ORGANIZACIN.......................................................... 28
2.10.3. IDENTIFICACIN DE LOS REQUISITOS QUE HA DE CUMPLIR LA ORGANIZACIN EN LA
GESTIN DE SUS DOCUMENTOS ................................................................................................................. 28
2.10.4. EVALUACIN DE LOS SISTEMAS EXISTENTES EN LA ORGANIZACIN EN MATERIA
DOCUMENTAL ............................................................................................................................................ 29
2.10.5. IDENTIFICACIN DE LAS ESTRATEGIAS PARA CUMPLIR LOS REQUISITOS ............................. 29
2.10.6. DISEO DE UN SISTEMA DE GESTIN DE DOCUMENTOS ...................................................... 29
2.10.7. FUENTES ............................................................................................................................... 29
2.10.8. AUDITORA ATENDIENDO A LA NORMA ISO 15489 INFORMACIN Y DOCUMENTACIN,
GESTIN DE DOCUMENTOS ........................................................................................................................ 30
2.11. MTODO DE RECOGIDA DE INFORMACIN ............................................................................. 31
2.12. INVESTIGACIN PRELIMINAR .................................................................................................. 32
2.12.1. FUENTES EXTERNAS .............................................................................................................. 32
2.12.2. FUENTES INTERNAS .............................................................................................................. 32
2.12.3. UN ESQUEMA CONCEPTUAL DE LA ORGANIZACIN ............................................................. 33
2.12.4. LOS FLUJOS DE TRABAJO DE LA ORGANIZACIN (WORKFLOW) ............................................................. 35
2.13. IDENTIFICACIN DE LOS REQUISITOS ...................................................................................... 36
2.14. LA ADAPTACIN O INTEGRACIN DE SOLUCIONES TECNOLGICAS. ....................................... 38
2.15. MODELADO DEL NEGOCIO ...................................................................................................... 40
CAPITULO III: MODELO DE GESTIN DOCUMENTAL ............................................................................. 43
3.1. RECOLECCIN DE INFORMACIN ............................................................................................ 43
3.1.1. ENCUESTAS ........................................................................................................................... 43
3.1.2. ETAPAS DE LA ENCUESTA ...................................................................................................... 43
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Alexandra Amparo Cevallos Vallejos xi
3.2. ANLISIS DE RESULTADOS ....................................................................................................... 43
3.2.1. PRODUCCIN DOCUMENTAL Y USO DE LA INFORMACIN .................................................. 44
3.3. DIAGNSTICO ....................................................................................................................... 113
3.3.1. PROPUESTA MODELO ......................................................................................................... 114
CAPITULO IV: SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL ESPEADOC ......................................................... 141
4.1. SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL ORFEO......................................................................... 141
4.1.1. QU ES ORFEO? ................................................................................................................. 141
4.1.2. VENTAJAS Y DESVENTAJAS .................................................................................................. 141
4.1.3. FUNCIONALIDADES DE ORFEO ............................................................................................ 142
4.1.4. REQUERIMIENTOS TCNICOS ............................................................................................. 144
4.2. IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL ESPEADOC ............................. 145
4.2.1. INTRODUCCIN ....................................................................................................................... 145
4.2.2. REQUERIMIENTOS .............................................................................................................. 145
4.2.3. INSTALACIN Y CONFIGURACIN DEL SERVIDOR ............................................................... 146
4.2.4. INSTALACIN Y CONFIGURACIN DEL SISTEMA DOCUMENTAL ......................................... 147
4.2.5. ESTRUCTURA Y FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA. ................................................................. 149
4.2.6. MDULOS Y FUNCIONALIDADES GENERALES. .................................................................... 151
CAPITULO V: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ......................................................................... 164
5.1. CONCLUSIONES ..................................................................................................................... 164
5.2. RECOMENDACIONES ............................................................................................................. 165
BIBLIOGRAFA .................................................................................................................................... 167
ANEXOS ............................................................................................................................................. 169
A.1. ANEXO I.- ANTEPROYECTO DE TESIS APROBADO .......................................................................................... 169
A.1. ANEXO II.- MODELO DE LA ENCUESTA APLICADA .......................................................................................... 169
A.2. ANEXO III.- INSTRUCTIVO DE ORGANIZACIN Y GESTIN DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS ............ 169
A.3. ANEXO IV.- MANUAL DE PROCEDIMIENTO ......................................................................................... 169
A.3. ANEXO V.- MANUAL DE USUARIO ...................................................................................................... 169
A.3. ANEXO VI.- MANUAL DE ADMINISTRADOR ........................................................................................ 169
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Alexandra Amparo Cevallos Vallejos xii
NDICE DE GRFICOS
Grfico 1. Resultado de la pregunta 1 ......................................................................................... 44
Grfico 2. Porcentaje de documentos que envan ....................................................................... 45
Grfico 3. Porcentaje de documentos que reciben ...................................................................... 46
Grfico 4. Porcentaje de la pregunta 3 ........................................................................................ 47
Grfico 5. Tipos de programas informticos que utilizan .......................................................... 48
Grfico 6. Tiempos de gestin de los documentos ...................................................................... 49
Grfico 7. Control de los documentos al producirlos .................................................................. 50
Grfico 8. Control de los documentos en el trayecto a su destino final ...................................... 51
Grfico 9. Control de los documentos en su destino final ........................................................... 51
Grfico 10. Control de sus documentos ...................................................................................... 52
Grfico 11. Compartir informacin ............................................................................................. 53
Grfico 12. Envo de documentos a otras reas o entidades externas ......................................... 54
Grfico 13. Envo de documentos ............................................................................................... 55
Grfico 14. Mtodo de envo ...................................................................................................... 56
Grfico 15. Cundo enva un documento qu hace? ................................................................. 57
Grfico 16. Cundo recibe los documentos qu hace? .............................................................. 58
Grfico 17. Dificultades para recuperar documentos ................................................................. 59
Grfico 18. Renvo de documentos ............................................................................................. 60
Grfico 19. Dificultades para conseguir informacin ................................................................. 61
Grfico 20. Duplicidad de documentos ....................................................................................... 62
Grfico 21. Compartir informacin ............................................................................................. 63
Grfico 22. Sistematizacin de la documentacin ...................................................................... 64
Grfico 23. Mtodo para archivar .............................................................................................. 65
Grfico 24. Descripcin documental ........................................................................................... 66
Grfico 25. Formatos de uso comn ........................................................................................... 67
Grfico 26. Porcentajes tipos de documentos que envan .......................................................... 68
Grfico 27. Porcentajes tipos de documentos que recibe ........................................................... 69
Grfico 28. Existe manual para gestionar los documentos? ...................................................... 70
Grfico 29. Tipos de programas informticos que utilizan ........................................................ 71
Grfico 30. Tiempos de gestin de los documentos ................................................................... 72
Grfico 31. Control de los documentos al producirlos ................................................................ 73
Grfico 32. Control de los documentos en el trayecto a su destino final .................................... 74
Grfico 33. Control de los documentos en su destino final ......................................................... 74
Grfico 34. Control de sus documentos ...................................................................................... 75
Grfico 35. Compartir informacin ............................................................................................. 76
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Alexandra Amparo Cevallos Vallejos xiii
Grfico 36. Envo de documentos a otras reas o entidades externas ........................................ 77
Grfico 37. Envo de documentos .............................................................................................. 78
Grfico 38. Mtodo de envo ...................................................................................................... 79
Grfico 39. Cundo enva un documento qu hace? ................................................................. 80
Grfico 40. Cundo recibe los documentos qu hace? .............................................................. 81
Grfico 41. Dificultades para recuperar documentos ................................................................. 82
Grfico 42. Renvo de documentos ............................................................................................. 83
Grfico 43. Dificultades para conseguir informacin ................................................................. 84
Grfico 44. Duplicidad de documentos ...................................................................................... 85
Grfico 45. Compartir informacin ............................................................................................. 86
Grfico 46. Sistematizacin de la documentacin ..................................................................... 87
Grfico 47. Mtodo para archivar .............................................................................................. 88
Grfico 48. Descripcin documental ........................................................................................... 89
Grfico 49. Formatos de uso comn ........................................................................................... 90
Grfico 50. Porcentajes tipos de documentos que envan ........................................................... 91
Grfico 51 Porcentajes tipos de documentos que recibe ............................................................. 92
Grfico 52. Existe manual para gestionar los documentos? ...................................................... 93
Grfico 53. Tipos de programas informticos que utilizan ........................................................ 94
Grfico 54. Tiempos de gestin de los documentos .................................................................... 95
Grfico 55. Control de los documentos al producirlos ................................................................ 96
Grfico 56. Control de los documentos en el trayecto a su destino final .................................... 97
Grfico 57. Control de los documentos en su destino final ......................................................... 97
Grfico 58. Control de sus documentos ...................................................................................... 98
Grfico 59. Compartir informacin ............................................................................................. 99
Grfico 60. Envo de documentos a otras reas o entidades externas ....................................... 100
Grfico 61. Envo de documentos ............................................................................................. 101
Grfico 62. Mtodo de envo..................................................................................................... 102
Grfico 63.Cundo enva un documento qu hace? ................................................................ 103
Grfico 64.Cundo recibe los documentos qu hace? ............................................................. 104
Grfico 65. Dificultades para recuperar documentos ................................................................ 105
Grfico 66. Renvo de documentos ........................................................................................... 106
Grfico 67. Dificultades para conseguir informacin ............................................................... 107
Grfico 68. Duplicidad de documentos ..................................................................................... 108
Grfico 69. Compartir informacin ........................................................................................... 109
Grfico 70. Sistematizacin de la documentacin .................................................................... 110
Grfico 71. Mtodo para archivar ............................................................................................. 111
Grfico 72. Descripcin documental ......................................................................................... 112
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Alexandra Amparo Cevallos Vallejos xiv
Grfico 73. Diagrama de Flujo Produccin de Documentos .................................................. 114
Grfico 74. DFD Recepcin de documentos externos .............................................................. 116
Grfico 75. DFD Recepcin de documentos internos ............................................................... 118
Grfico 76. DFD Distribucin de Documentos Recibidos ........................................................ 120
Grfico 77. DFD Distribucin de Documentos Internos ........................................................... 122
Grfico 78. DFD Distribucin de Documentos Enviados ......................................................... 124
Grfico 79. DFD Trmite de Documentos ................................................................................ 126
Grfico 80. DFD Archivos de Gestin ...................................................................................... 128
Grfico 81. DFD Archivo Central ............................................................................................. 130
Grfico 82. DFD Archivo Histrico .......................................................................................... 132
Grfico 83. DFD Consulta de Documentos .............................................................................. 134
Grfico 84. DFD Conservacin de Documentos ....................................................................... 136
Grfico 85. DFD Disposicin Final de Documentos ................................................................ 138
NDICE DE IMGENES
Imagen 4.1.Creacin de la base de datos .................................................................................. 147
Imagen 4.2. Restauracin de Backup ........................................................................................ 148
Imagen 4.3. Ingreso al Sistema de Gestin Documental Espeadoc .......................................... 149
Imagen 4.4. Ingreso al Sistema ................................................................................................. 149
Imagen 4.5. Pantalla Principal ................................................................................................... 150
Imagen 4.6. Mdulo de Administracin .................................................................................... 151
Imagen 4.7. Administracin de Usuarios y Permisos ............................................................... 152
Imagen 4.8. Administracin de reas ....................................................................................... 152
Imagen 4.9. Administracin de Instituciones ............................................................................ 152
Imagen 4.10. Formato de la Numeracin de Documentos ........................................................ 153
Imagen 4.11. Pantalla Principal ................................................................................................. 153
Imagen 4.12. Creacin de Nuevo Documento .......................................................................... 154
Imagen 4.13. Nuevo Documento ............................................................................................... 154
Imagen 4.14. Bandejas .............................................................................................................. 154
Imagen 4.15. Mdulo En Elaboracin ................................................................................... 155
Imagen 4.16. Mdulo Recibidos ............................................................................................ 155
Imagen 4.17. Mdulo Eliminados ......................................................................................... 155
Imagen 4.18. Mdulo No Enviados ....................................................................................... 156
Imagen 4.19. Mdulo Enviados ............................................................................................. 156
Imagen 4.20. Mdulo Reasignados ....................................................................................... 157
Imagen 4.21. Mdulo Archivados ......................................................................................... 157
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Alexandra Amparo Cevallos Vallejos xv
Imagen 4.22. Mdulo Informados ......................................................................................... 157
Imagen 4.23. Registro de Documentos Externos ...................................................................... 157
Imagen 4.24. Registro de Documentos ..................................................................................... 158
Imagen 4.25. Imprimir Comprobantes ...................................................................................... 158
Imagen 4.26. Cargar Documentos Digitalizados....................................................................... 159
Imagen 4.27. Mdulo de Administracin .................................................................................. 159
Imagen 4.28. Administracin de Carpetas Virtuales ................................................................. 160
Imagen 4.29. Mdulo de Archivo Fsico ................................................................................... 160
Imagen 4.30. Otros .................................................................................................................... 161
Imagen 4.31. Mdulo de Bsqueda Avanzada de Documentos ................................................ 161
Imagen 4.32. Consulta de Carpetas Virtuales ........................................................................... 161
Imagen 4.33. Documentos por Imprimir ................................................................................... 162
Imagen 4.34. Mdulo de Reportes ............................................................................................ 162
NDICE DE TABLAS
Tabla 3.1. Resultados pregunta 1 a autoridades ......................................................................... 44
Tabla 3.2. Tipos de documentos que manejan a autoridades ...................................................... 45
Tabla 3.3. Respuestas a la pregunta 3 a autoridades ................................................................... 47
Tabla 3.4. Respuestas a la pregunta 4 a autoridades ................................................................... 48
Tabla 3.5. Respuestas a la pregunta 5 a autoridades ................................................................... 49
Tabla 3.6. Respuestas a la pregunta 6 a autoridades ................................................................... 50
Tabla 3.7. Respuestas a la pregunta 7 a autoridades ................................................................... 52
Tabla 3.8. Respuestas a la pregunta 8 a autoridades ................................................................... 53
Tabla 3. 9. Respuestas a la pregunta 9 a autoridades .................................................................. 54
Tabla 3.10. Respuestas a la pregunta 9 a autoridades ................................................................ 55
Tabla 3.11. Respuestas a la pregunta 9 a autoridades ................................................................. 56
Tabla 3.12. Respuestas a la pregunta 10 a autoridades ............................................................... 57
Tabla 3.13. Respuestas a la pregunta 11 a autoridades ............................................................... 59
Tabla 3.14 Respuestas a la pregunta 12 a autoridades ................................................................ 60
Tabla 3.15. Respuestas a la pregunta 13 a autoridades ............................................................... 61
Tabla 3.16. Respuestas a la pregunta 14 a autoridades ............................................................... 62
Tabla 3.17. Respuestas a la pregunta 15 a autoridades .............................................................. 63
Tabla 3.18. Respuestas a la pregunta 16 a autoridades .............................................................. 64
Tabla 3.19. Respuestas a la pregunta 17 a autoridades .............................................................. 65
Tabla 3.20. Respuestas a la pregunta 18 a autoridades .............................................................. 66
Sistema de Geston Documental
Alexandra Amparo Cevallos Vallejos xvi
Tabla 3.21. Respuestas a la pregunta 1 a jefes departamentales ................................................. 67
Tabla 3.22. Respuestas a la pregunta 2 a jefes departamentales ................................................. 68
Tabla 3.23 Respuestas a la pregunta 3 a jefes departamentales .................................................. 70
Tabla 3.24. Respuestas a la pregunta 4 a jefes departamentales ................................................. 71
Tabla 3.25. Respuestas a la pregunta 5 a jefes departamentales ................................................. 72
Tabla 3.26. Respuestas a la pregunta 6 a jefes departamentales ................................................. 73
Tabla 3.27. Respuestas a la pregunta 7 a jefes departamentales ................................................. 75
Tabla 3.28. Respuestas a la pregunta 8 a jefes departamentales ................................................. 76
Tabla 3.29. Respuestas a la pregunta 9 a jefes departamentales ................................................. 77
Tabla 3.30. Respuestas a la pregunta 9 a jefes departamentales ................................................. 78
Tabla 3. 31 Respuestas a la pregunta 9 a jefes departamentales ................................................. 79
Tabla 3.32. Respuestas a la pregunta 10 a jefes departamentales ............................................... 80
Tabla 3.33. Respuestas a la pregunta 11 a jefes departamentales ............................................... 82
Tabla 3.34. Respuestas a la pregunta 12 a jefes departamentales ............................................... 83
Tabla 3.35 Respuestas a la pregunta 13 a jefes departamentales ................................................ 84
Tabla 3.36 Respuestas a la pregunta 14 a jefes departamentales ................................................ 85
Tabla 3.37. Respuestas a la pregunta 15 a jefes departamentales ............................................... 86
Tabla 3.38 Respuestas a la pregunta 16 a jefes departamentales ................................................ 87
Tabla 3.39. Respuestas a la pregunta 17 a jefes departamentales ............................................... 88
Tabla 3.40 Respuestas a la pregunta 18 a jefes departamentales ................................................ 89
Tabla 3.41 Resultados pregunta 1 a personal administrativo ..................................................... 90
Tabla 3.42 Respuestas a la pregunta 2 a personal administrativo ............................................... 91
Tabla 3.43 Respuestas a la pregunta 3 a personal administrativo ............................................... 93
Tabla 3.44 Respuestas a la pregunta 4 a personal administrativo ............................................... 94
Tabla 3.45 Respuestas a la pregunta 5 a jefes departamentales .................................................. 95
Tabla 3.46 Respuestas a la pregunta 6 a personal administrativo ............................................... 96
Tabla 3.47 Respuestas a la pregunta 7 a personal administrativo ............................................... 98
Tabla 3.48 Respuestas a la pregunta 8 a personal administrativo ............................................... 99
Tabla 3.49 Respuestas a la pregunta 9 a personal administrativo ............................................. 100
Tabla 3.50 Respuestas a la pregunta 9 a personal administrativo ............................................. 101
Tabla 3.51 Respuestas a la pregunta 9 a personal administrativo ............................................. 102
Tabla 3.52 Respuestas a la pregunta 10 a personal administrativo ........................................... 103
Tabla 3.53 Respuestas a la pregunta 11 a personal administrativo ........................................... 105
Tabla 3.54 Respuestas a la pregunta 12 a personal administrativo ........................................... 106
Tabla 3.55 Respuestas a la pregunta 13 a personal administrativo ........................................... 107
Tabla 3.56 Respuestas a la pregunta 14 a personal administrativo ........................................... 108
Tabla 3.57 Respuestas a la pregunta 15 a personal administrativo ........................................... 109
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Tabla 3.58 Respuestas a la pregunta 16 a personal administrativo ........................................... 110
Tabla 3.59 Respuestas a la pregunta 17 a personal administrativo ........................................... 111
Tabla 3.60 Respuestas a la pregunta 18 a personal administrativo ........................................... 112
Sistema de Geston Documental
Alexandra Amparo Cevallos Vallejos xviii
RESUMEN EJECUTIVO
La gestin documental en una organizacin es fundamental para su correcto funcionamiento y
adecuado desarrollo. A medida que una organizacin crece, su volumen de documentos tambin
lo hace por ende conforme pasa el tiempo los documentos se acumulan, convirtindose en un
proceso tedioso el hecho de buscar un archivo antiguo o archivar uno nuevo.
Con el desarrollo de nuevas tecnologas aparecen las soluciones a muchos problemas de los
usuarios de acuerdo a sus requerimientos y los del entorno en el que se desarrolla. La
herramienta ORFEO propone una solucin eficiente para el manejo de la gestin documental en
cualquier organizacin, al ser software libre es una alternativa con costos bajos a comparacin
de un software propietario y es adaptable a los requerimientos propios de cada entidad.
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Alexandra Amparo Cevallos Vallejos xix
SUMMARY
The documentary management in an organization is a fundamental piece for its correct
operation and its adapted development. As one organization grows, its volume of documents
also does and this it is possible to be returned enormous conforms spends the time and the
documents are accumulated, besides being a tedious process looking for an old document or to
file one new one.
With the development of the new technologies also new solutions in agreement with the
requirements arrive from the present world. ORFEO sets out as an efficient solution for the
handling of the documentary management in the organization. This tool to the being Free
Software is an alternative with low costs to comparison of a privative Software and is adaptable
to the own requirements of each organization.
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Alexandra Amparo Cevallos Vallejos 2
CAPTULO I: INTRODUCCIN
Los Apresurados avances tecnolgicos obligan a que las empresas se actualicen
tecnolgicamente, en la Escuela Superior Politcnica Ecolgica Amaznica (ESPEA) existen
problemas en los procesos de los trmites institucionales lo que provoca un inadecuado manejo
y control de la informacin dando lugar a prdidas, duplicacin, acumulacin, retraso, y mayor
tiempo de bsqueda de los documentos, provocando malestar en el personal que labora en la
Institucin y ms an en los estudiantes quienes son la razn de ser de la Institucin. Al
implementar el sistema de gestin de documentos de los trmites institucionales en la ESPEA
permitir disminuir los costos, recursos y tiempos de bsqueda para brindar una atencin
inmediata a las peticiones tanto de la Matriz como de las Extensiones y Centros de Apoyo
Tutorial (CATs).
1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La ESPEA es una Institucin de Educacin Superior que est ubicada en toda la regin
Amaznica de nuestro pas, con el fin de formar profesionales en las diversas especialidades
ecolgico - empresariales y ecolgico-humansticas que contribuyan eficazmente al desarrollo
amaznico y nacional en las modalidades presencial, semi-presencial y a distancia. En la
ESPEA el manejo de los trmites institucionales actualmente presenta muchos inconvenientes
ya que la informacin se duplica o triplica tanto en la matriz (ubicada en la ciudad de Tena),
como en sus 10 extensiones y CATs. No se cuenta con un archivo organizado de toda la
documentacin por lo que sta se torna ms vulnerable a la prdida o confusin. La bsqueda de
cualquier documento es larga y tediosa entre tanta informacin almacenada ocasionando
desperdicio de tiempo y recursos, adems de no contar con ningn tipo de seguridad para el
respaldo de estos documentos.
Geogrficamente la matriz con las extensiones se encuentran muy distantes y el tiempo de
gestin de los trmites no tiene respuestas inmediatas, provocando la incomodidad y costos
altos tanto a la Institucin como a los estudiantes.
Siendo una Universidad Ecolgica y tomando en cuenta las polticas institucionales se debe
automatizar el manejo de dichos trmites para conseguir el ahorro en costos, recursos y
tiempos de bsqueda y brindar una atencin inmediata a las peticiones tanto de la matriz como
de las extensiones y CATs.
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Alexandra Amparo Cevallos Vallejos 3
1.2. OBJETIVOS
1.2.1. OBJETIVO GENERAL
Optimizar los procesos de gestin de trmites institucionales de la Escuela Politcnica
Ecolgica Amaznica, mediante la implementacin y personalizacin del sistema de gestin
documental ORFEO.
1.2.2. OBJETIVOS ESPECFICOS
Definir las prioridades y atencin del manejo de los trmites institucionales tanto en la
matriz como en las extensiones y centros de Apoyo Tutorial.
Sistematizar el proceso del manejo de los trmites institucionales para optimizar tiempos de
bsqueda y mejorar la atencin.
Examinar aspectos terico metodolgicos relacionados a Sistema de Gestin Documental
(SGD).
Implementar y personalizar el Sistema de Gestin Documental ORFEO, para mejorar el
proceso y seguridad de los trmites institucionales.
1.3. ALCANCE
Con la sistematizacin de los procesos de los trmites institucionales, el talento humano que
labora en la ESPEA tendr acceso desde cualquier parte y en menor tiempo a la informacin
que necesita, ya que el Sistema se desarrollar e implementar para la intranet de la Institucin y
para la Web y as eliminar las barreras de la distancia.
Los mdulos que tendr el sistema son:
Radicacin: Captura la informacin bsica de los documentos recibidos, enviados entre
departamentos y generados por la empresa, donde se les asigna el nmero de radicado que
lo identificara el documento a lo largo de su trmite.
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Digitalizacin: Tambin posee un mdulo de digitalizacin que genera imgenes de los
documentos fsicos en formato multi tiff.
Recepcin de PQRS Va WEB: El sistema recibe y tramita de forma automtica con esta
aplicacin las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias de todos los usuarios que las
tramiten va intranet o web, para que posteriormente se registren en el Sistema de Gestin
Documental.
Consultas/Bsquedas: los usuarios podrn acceder a la informacin realizando la
consulta/Bsqueda de los documentos utilizando mecanismos de filtrados de informacin.
Estadsticas/Reportes: Permiten llevar un control del trmite ya que genera reportes de
rendimiento de los procesos, permitiendo ejercer puntos de control en donde se encuentren
estadsticas ms reales por ejemplo en el digitalizado o radicado.
Tablas de retencin documental: Esta herramienta permite realizar el cargue, ajuste y
administracin de las Tablas de Retencin Documental, realizando una aplicacin dinmica
con el administrador y los usuarios del sistema, con enfoque de procesos.
Mdulo de Archivo y Prstamo de Documentos: Es el mdulo que permite controlar
prestamos de documentos fsico desde la solicitud hasta su devolucin para lo cual se
generan registros con toda la informacin correspondiente a este tem, tambin permite
clasificar el documento fsico teniendo en cuenta los datos que solicita la persona como
ubicacin y conformacin del expediente
Expedientes virtuales: El mdulo de Expedientes virtuales que permite a los usuarios
observar en lnea las imgenes de los documentos que reposan en el archivo fsico
cumpliendo con el principio de orden y procedencia, es decir que se conservan en el orden
en que suceden los hechos. Con esta funcionalidad se logra que la unidad documental o
expediente virtual se conserva en el mismo orden del expediente fsico, se logra la
aplicacin dinmica de las Tablas de Retencin Documental, haciendo partcipe a los
productores de documentos dentro del proceso documental. Este desarrollo ha facilitado el
seguimiento a las diferentes series documentales, entre ellas las series contratos,
investigaciones, Silencios Administrativos, entre otras.
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Seguridades: Este mdulo permite administrar las seguridades en cuanto a la aplicacin y
roles de usuarios.
Correspondencia: Automatiza el proceso de envo de documentos por correo (Por
desarrollar).
Anexos: Permite la asociacin de documentos complementarios a los documentos
principales. Un documento principal tiene asociado un tipo documental, metadatos y
posiblemente un flujo de trabajo genrico o un proceso especfico, un anexo no tiene
ninguna de estas propiedades (Por desarrollar).
Carpetas Virtuales: Permite la creacin y administracin de carpetas genricas (por
empresa o departamento) y carpetas personalizadas de usuario.
Departamentos y Roles: Permite la creacin y administracin de departamentos en la
empresa y de roles dentro de estos departamentos.
1.4. JUSTIFICACIN
La ESPEA est ubicada en toda la regin amaznica con su matriz en la ciudad de Tena, 9
extensiones en la modalidad presencial y ms de veinte CATs en la modalidad distancia, los
cuales se encuentran geogrficamente distantes. La gestin y organizacin de los trmites
institucionales complica el momento del envo de dichos documentos ocasionando muchas
veces la prdida, duplicacin, acumulacin, retraso, y mayor tiempo de respuesta, provocando
malestar en el personal que solicita y realiza el trmite.
Al implementar un sistema de gestin de documentos de los trmites institucionales en la
ESPEA se tendr los siguientes beneficios:
Establecer un vnculo compartido entre la persona que solicita el trmite y quien lo ejecuta.
Evitar la duplicacin de tareas as como los tiempos de bsqueda de informacin interna.
Incrementar la calidad de servicio y la productividad.
Ahorro de costos de transaccin y de prdidas de archivos.
Aumenta la eficiencia en el manejo de los documentos.
Proteger la informacin de los trmites institucionales.
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1.5. IMPACTOS
1.5.1. SOCIAL
La adecuada implementacin de un sistema de Gestin Documental, reduce la prdida generada
por la traspapelacin de documentos, lo cual permite ahorro en tiempo y dinero a la hora de
buscar un dato especfico siendo mucho ms fcil, productiva y rpida la recuperacin de la
informacin evitando as el malestar causado al personal que labora en la institucin y al
estudiantado.
1.5.2. AMBIENTAL
El hecho de iniciar el proceso de implementacin de un sistema de gestin documental obliga a
la institucin a manejar sus trmites sin la necesidad de utilizar papel, contribuyendo a la
conservacin del medio ambiente y proteccin del ecosistema.
1.5.3. ECONMICO
El disponer de un sistema de gestin de documentos reduce acertadamente los costos de la
entidad, ya que se hace frente a problemas como es la duplicacin innecesaria de los
documentos, los costos de personal, el mantenimiento, el cuidado, el espacio de
almacenamiento, los implementos de oficina (carpetas, sellos, papel, tintas, etc.) y la tecnologa
de registro y recuperacin contribuyen al alto costo de la informacin.
1.5.4. TECNOLGICO
Obliga al personal que maneje el sistema a estar capacitado y al da con los adelantos
tecnolgicos.
El hecho de manejar un sistema de gestin documental permitir automatizar los procesos que
se deben seguir por cada trmite.
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1.6. DATOS GENERALES DEL PROYECTO
1.6.1. LA INSTITUCIN
En el mes de enero de 1986 el Ing. Washington Estrada y el Eco. Armando Estrada invitados
por el grupo Global participan en el desarrollo del proyecto para realizar el Diagnstico Global
y Sectorial de la Provincia de Pastaza, lo cual les permite clarificar de mejor manera la realidad
amaznica in situ, lo cual les permiti comprobar que las caractersticas de la regin eran y son
muy diferentes a las de la costa y sierra del pas. Se vio entonces la necesidad de preparar
tcnicos in situ y comenzar con investigaciones bsicas debido al crecimiento poblacional en
ciudades como Lago Agrio (actual Nueva Loja), Tena, Puyo, Macas y Zamora y por lo mismo
el aumento de la demanda de todo tipo de productos. De esta manera nace la inquietud de crear
un Centro de Educacin Superior que responda al desarrollo sustentable de la Regin con
carreras propias del medio y evitar la introduccin de profesionales portadores de tecnologa
nociva al ambiente, propias de los aos 80 y 90 en detrimento del conocimiento ancestral de las
comunidades con muchas prcticas, especialmente conservacionistas que se deban rescatar.
En la ciudad de Quito y aprovechando una movilizacin de las universidades al Palacio de
Gobierno reclamando las rentas no entregadas, se propone al Ing. Gabriel Galarza la suscripcin
del Convenio, quien manifiesta que la Amazona merece una Universidad y que estaba seguro
de que estos propsitos triunfaran. Adems compromete su apoyo para conseguir la aprobacin
del H. Consejo Universitario de su Universidad para que no exista problema en la ejecucin del
Acuerdo. De esta manera se hizo realidad los Estudios Superiores para la Amazona.
En estos trminos se protocoliz el convenio en la ciudad de Tena, mediante Escritura Pblica,
para conocimiento de toda la ciudadana. Con el aval de la Universidad Estatal de Bolvar, se
promocionan las carreras diseadas y que eran parte del Proyecto de Creacin de la Universidad
y se llaman a inscripciones en la ciudad de Tena.
El 30 de Septiembre de 1997, se publica en el Registro Oficial Nro. 163 la Ley 23, mediante la
cual se crea la ESCUELA SUPERIOR POLITCNICA ECOLGICA AMAZNICA. El 2 de
Febrero de 1998, todos los Diputados de la Regin Amaznica firman un oficio dirigido al Dr.
Mario Jaramillo, Ministro de Educacin, solicitndole emita un Acuerdo mediante el cual se
autorice a la Politcnica ocupar todos los locales de los Colegios Fiscales de la Amazona, para
que all se dicten las clases. El 2 de Abril de 1998 se expide el Acuerdo Ministerial Nro. 1754.
firmado por el Dr. Mario Jaramillo Paredes y se encarga de la ejecucin del mismo a los seores
Directores Provinciales de Educacin de las diferentes provincias amaznicas.
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Con este antecedente, los Diputados Amaznicos solicitan al Ing. Washington Estrada la
apertura de sedes en todas las principales ciudades de la Regin, a finales de 1998 se concreta
en Puyo, con la apertura de una Sede, bajo la responsabilidad del Eco. Armando Estrada Avils
y en 1999 se abren en Nueva Loja bajo la responsabilidad del Ing. Wilson Vivero, en la ciudad
de el Coca, bajo la responsabilidad del Ing. Ivn Segarra y la Sra. Francisca Estrada, en Tena
queda bajo la responsabilidad del Ing. Washington Estrada, en Baos, bajo la administracin del
Sr. Jorge Estrada A., en Macas, Administrada por la Sra. Cecilia Estrada, en Zamora con la
administracin del Dr. Eduardo Hernndez Ramos y en Suca bajo la administracin del Sr.
Julio Estrada A.
En la actualidad la ESPEA, contina la construccin de sus edificios propios en la Amazona,
mientras ampla su oferta acadmica para beneficio de la juventud estudiosa del Oriente
Ecuatoriano, caminando siempre Por la Senda de la Excelencia Acadmica.
La ESPEA es una Institucin de Educacin Superior que est ubicada en toda la regin
Amaznica de nuestro pas, con el fin de formar profesionales en las diversas especialidades
ecolgico - empresariales y ecolgico-humansticas que contribuyan eficazmente al desarrollo
amaznico y nacional en las modalidades presencial, semi-presencial y a distancia, tanto en la
matriz (ubicada en la ciudad de Tena), como en las extensiones y CATs.
1.6.2. MISIN
Es cometido de la ESPEA:
La formacin de lderes profesionales cultos y proactivos con conciencia ambiental,
mentalidad empresarial, espritu innovador y talento creador en la toma de decisiones
regionales y nacionales
La generacin de nuevos conocimientos que promuevan el bienestar de los habitantes y el
ecodesarrollo del trpico hmedo y la regin amaznica en particular.
La reingeniera y diseminacin de los valores y conocimientos ancestrales vinculados a las
culturas amaznicas y otras relacionadas.
Sistema de Geston Documental
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1.6.3. VISIN
Ser una Universidad Politcnica modelo y lder con cobertura regional y proyeccin
internacional ubicada entre las mejores del trpico hmedo americano, reconocida como
promotora del ecodesarrollo amaznico y generadora de avanzados conocimientos sobre
agricultura, recursos naturales, ecoturismo, naturologa, humanismo, econegocios y gestin
ambiental para la superacin de las deficiencias anacrnicas del capitalismo consumista,
transitando por la senda de la excelencia acadmica.
1.6.4. MATRIZ
La sede matriz se halla en la ciudad tradicional de Tena capital de la provincia de Napo,
histricamente matriz de la Regin Amaznica Ecuatoriana.
1.6.5. EXTENSIONES
La ESPEA actualmente cuenta con las siguientes extensiones aprobadas y legalizadas:
Nueva Loja
Puerto Orellana
Macas
Zamora
Puyo
Shushufindi
Yanzatza
Suca
Tumbaco
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Alexandra Amparo Cevallos Vallejos 10
1.6.6. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA ESPEA
Consejo Politcnico
Rector
Vicerrector
Planeamiento Integral
Auditora Interna
Departamento de Bienestar Estudiantil
Departamento de Construcciones y Mantenimiento
Direccin Financiera y de Personal
Secretara General Procuradura
Cancillera
Secretara Ejecutiva de Evaluacin y Difusin de Tecnologas
Consejo Acadmico General
Oficina de Documentacin Estudiantil
Direccin de Postgrado y Educacin Continua
Gabinete de Directores de Sede Extensin o Filial
Instituto de Licenciaturas a Distancia
Decano Facultad de CC. Administrativas y Ambientales
Decano Facultad de Ecologa Humana
Divisin CC. Agropecuarias
Divisin CC. De la Informacin y
Sistemas
Divisin CC. Tursticas
Divisin CC. Administrativas
Divisin Ingenieras Alternativas
Divisin CC. de la Educacin
Divisin CC. de la Salud
Divisin CC. Jurdicas
Divisin CC. de la Comunicacin
Divisin Licenciaturas Alternativas
Carreras Tipo 1
Carreras Tipo 3
Carreras Tipo 2
Carreras Tipo 4
Carreras Tipo 5
Carreras Tipo 6
Carreras Tipo 7
Carreras Tipo 8
Carreras Tipo 9
Carreras Tipo 10
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1.6.7. ORGANIGRAMA DE LAS SEDES O EXTENSIONES
Consejo Consultivo
Director
Inspector
Secretara
Consejera y Guardiana
Jardinera y Ornamentacin
Biblioteca
Recaudacin
Laboratorio
Servicios
Centros
Comunitario
Mantenimiento
Estudiantes
Generales
Hebario y Vivero
Zoocriadero
Consultorios Gratuitos
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Alexandra Amparo Cevallos Vallejos 13
CAPTULO II: MARCO TERICO
Con relacin al marco terico se va a definir la Gestin Documental, en trminos de procesos
durante el ciclo vital del documento, su metodologa, procesos, actividades, flujos de
informacin, formatos establecidos y aplicables.
2.1. DEFINICIONES
2.1.1. DOCUMENTO
Un documento es la prueba o testimonio material de un hecho o acto que una persona fsica o
jurdica, una institucin, asociacin, etc., que puede ser de carcter pblico o privado, realizan
como consecuencia del ejercicio de sus actividades y funciones y que podr ser plasmado en
una unidad de informacin que observe cualquier soporte, papel, cinta, disco magntico,
pelcula y fotografa, con el objeto de preservarlo en el tiempo en caso de necesitarlo para
presentarlo como prueba, recuerdo o legado a alguien.
2.1.2. ARCHIVO
Archivo es uno o ms conjuntos de documentos sea cual sea su fecha, su forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o institucin pblica o privada en el
transcurso de su gestin, conservados, respetando aquel orden para servir como testimonio o
informacin para la persona o Institucin que los produce, para los ciudadanos o para servir de
fuente de historia.
2.1.3. GESTIN DOCUMENTAL
La ISO (Organizacin Internacional para la Estandarizacin) define Gestin Documental como
Disciplina encargada del control eficiente y sistemtico de la creacin, recepcin,
mantenimiento, uso y eliminacin de records, incluyendo el proceso de captura y
mantenimiento de las evidencias e informaciones acerca de actividades de negocio y
transacciones en la forma de records.
As mismo el Consejo Internacional de Archivos define Gestin Documental como rea de
gestin administrativa general relativa a conseguir economa y eficacia en la creacin,
mantenimiento, uso y disposicin de los documentos (Peis & Ruiz Rodrquez, 2010). En
Sistema de Gestin Documental
Alexandra Amparo Cevallos Vallejos 14
resumen Gestin Documental significa planeacin, control, direccin, organizacin,
entrenamiento, organizacin, promocin y otras actividades de gerencia que involucran la
creacin documental, su mantenimiento, uso y disposicin en orden de archivar adecuada y
apropiadamente la documentacin basndose en las polticas y reglamentacin gubernamental.
2.2. OBJETIVOS DE LA GESTIN DOCUMENTAL
Controlar la cantidad y la calidad de los documentos producidos en virtud de sus funciones.
Establecer y mantener mecanismos de control con respecto a la creacin de documentos en
orden de prevenir creaciones innecesarias
Simplificar actividades, sistemas, y procesos de creacin documental de su uso y
mantenimiento.
Preservar y disponer de la informacin en acuerdo con los estatutos gubernamentales.
Controlar los documentos desde su inicial creacin hasta su final disposicin.
2.3. ANTECEDENTES DE LA GESTIN DOCUMENTAL
Despus de la segunda guerra mundial a mediados del Siglo XX, de los profesionales
norteamericanos nace el concepto records management que se denominar modelo
norteamericano primario de gestin de documentos. Incluye 3 fases, fase de creacin,
mantenimiento/uso, y la fase de disposicin/conservacin. El modelo americano tenia como
objetivo principal la eliminacin de grandes masas documentales para incidir en el factor
econmico. Paralelamente se desarrollaron a nivel mundial varios modelos de Gestin
Documental tales como el de Quebec: (Gestion des documents administrafifs), en Francia:
(Prarchivage), el Reino Unido: (Registry), en. Alemania: (Registratur) y Australia: (Records
continuum). A lo largo de su desarrollo la Gestin Documental ha sido apoyada por dos
entidades internacionales: la Organizacin de las Naciones Unidas para la Educacin, la Ciencia
y la Cultura (UNESCO) y el Consejo Internacional de Archivos (CIA).
2.4. PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL
La Gestin Documental se da como resultado del sustrato conceptual de la disciplina de la
documentacin que aunque no es algo nuevo (por que se ha desarrollado desde hace mas de
1000 aos de antigedad) ha venido evolucionando en el ltimo siglo ante un crecimiento
exponencial de la informacin, desarrollando nuevas tcnicas para permitir el acceso a grandes
masas de informacin.
Sistema de Gestin Documental
Alexandra Amparo Cevallos Vallejos 15
Estas tcnicas a su vez han desarrollado herramientas y aplicaciones mas estructuradas para
manejar estos volmenes de informacin partiendo de una planificacin predefinida orientada a
soportar las actividades de creacin, control, accesibilidad y valoracin de la documentacin
institucional.
2.5. PRINCIPIOS FUNDAMENTALES
Antes del surgimiento de estos principios los archivos eran organizados de distintas formas:
por temas, criterios ideolgicos; solan utilizarse, tambin, sistemas ajenos a la naturaleza de los
documentos de archivo, por ejemplo: Dewey (que es privativo de libros, revistas, etc.)
En 1814, el archivista e historiador francs Natalis de Wailly enuncia la nocin de fondo de
archivo, consistente en mantener reunidos los documentos provenientes de un mismo
organismo, persona, familia, etc.; surge, de este modo, el principio de procedencia o de respeto
a los fondos.
Sin embargo, el respeto a los fondos no garantizaba an que las agrupaciones documentales
existentes a su interior (secciones, series, expedientes) no pudieran ser mezcladas entre ellas
mismas; se reglamentaban las relaciones entre los fondos, ms no las que pudieran suceder en
sus niveles documentales inferiores.
Por tal razn, en 1881 H. Von Seybel enunci un nuevo principio: el de orden original
(Acevedo Gutirrez, 2004). El principio de orden original establece que no se debe alterar la
organizacin dada al fondo por la unidad productora, cualquiera que sea dicha organizacin.
Ya mucho despus el principio de respeto a la estructura nace estableciendo que la clasificacin
interna de un fondo debe responder a la organizacin y competencias de la unidad productora.
2.6. CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS
El ciclo de vida de los documentos establece que el documento como organismo vivo, se crea o
recibe, se establece su forma fsica (papel, electrnico, magntico, fotogrfico etc.) y el
contenido informativo. Los documentos despus se utilizan y mantienen. Se indizan, revisan,
rearchivan, reorganizan y cumplen con su tiempo de funcin su edad aumenta gradualmente con
sus valores.
Sistema de Gestin Documental
Alexandra Amparo Cevallos Vallejos 16
La formacin de archivos segn el ciclo de vital de los documentos se desarrolla as:
a) Archivo de Gestin.- En el archivo de gestin el documento se crea en cumplimiento de
sus funciones, se clasifica, ordena y genera los expedientes. La informacin esta en uso
permanente.
b) Archivo Central.- En el Archivo Central los documentos permanecen despus de haber
cumplido su produccin y su trmite. El documento pasa por una valoracin, seleccin y
eliminacin. Los documentos deben cumplir con los valores primarios, administrativo,
fiscal, legal, tcnico o contable, y aqu es donde las Tablas de Retencin Documental
cumplen su funcin y el documento debe quedarse en el Archivo Central para su consulta
por el tiempo que las TRD lo indiquen.
c) Archivo Histrico.- Para que el documento pase al Archivo Histrico debe cumplir con los
valores secundarios cientfico, cultural e histrico, porque debido a su importancia
testimonial e informativa se deben conservar permanentemente.
2.7. FASES DEL SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL
2.7.1. LA ENCUESTA
Es una tcnica cuantitativa que utiliza procedimientos estandarizados de pregunta para medir las
caractersticas de la realidad documental de la empresa permitiendo la acumulacin de datos que
con una adecuada evaluacin darn como resultado un diagnstico adecuado a su situacin
actual. La encuesta es importante por que permite conocer a fondo la misin, visin, funcin y
estructura de la institucin.
Los siguientes son los procedimientos para realizar una encuesta: disear un formulario,
presentar la encuesta ante personal en funcin, ejecutar la encuesta y tabular los resultados.
2.7.2. ELEMENTOS PREGUNTA PARA REALIZAR UNA ENCUESTA
Segn (Archivo General de la Nacin-Colombia, 2005), para conceptualizar un Programa De
Gestin Documental en una entidad se deben considerar las siguientes preguntas:
Sistema de Gestin Documental
Alexandra Amparo Cevallos Vallejos 17
a) Produccin de documentos
Qu documentos produce la dependencia? (TRD y apoyo)
Qu se tiene en cuenta para elaborar dichos documentos? (directrices)
Qu tipo de soportes documentales utiliza y en qu casos? (papel, digital)
Cmo se elaboran los documentos? cul es el paso a paso? (Formato, copias, firmas,
uso papel reciclado).
Cmo se reciben y envan los documentos? (Por correo tradicional, correo electrnico,
fax, otro.).
Cmo se elaboran los documentos internos?
b) Recepcin de documentos internos
Qu tipo de documentos recibe de otras dependencias y por qu razn?
Cmo recibe estos documentos (procedimiento, verificacin, controles)?
Qu se hace cuando el documento no es de su competencia?
Si el documento est incompleto que se hace?
Corresponde a las series documentales?
Existe algn control para seguimiento y entrega de los documentos internos?
c) Distribucin de documentos recibidos
Cmo se reciben los documentos externos? (Por Unidad de Correspondencia,
directamente, o por otra dependencia).
Qu hace cuando el documento no es competencia de la dependencia?
d) Distribucin de documentos enviados
Quin y cmo enva los documentos a otra entidad?
Aplica la directriz para el envo de documentos fuera de la entidad?
La unidad de correspondencia le ha devuelto documentos por alguna razn?
La dependencia informa a la unidad de correspondencia sobre el medio de distribucin
para el envo de documentos?
Cmo sabe la dependencia que el documento fue enviado?
Cmo sabe la dependencia que el documento no lleg a su destino?
Sistema de Gestin Documental
Alexandra Amparo Cevallos Vallejos 18
e) Trmite de documentos
Cundo en la dependencia se reciben documentos de otras dependencias y de la unidad
de correspondencia es porque se requiere dar trmite? (sin respuesta, visto bueno,
chequeo), dar respuesta? , otro, cul? , qu se hace en cada caso?, s la solicitud no es
clara que se hace?, cul es el procedimiento que se sigue para proyectar la respuesta a
una solicitud?
S la respuesta es para una dependencia de la misma institucin, que se hace? cuales
son los controles?
S la respuesta est dirigida a una entidad externa a la propia institucin, que se hace y
cules son los controles?
f) Organizacin de archivo de gestin
Cmo se hace la apertura de carpetas y en que momento?
Sabe usted si existe TRD en la institucin?
Cmo ubica los documentos dentro de las carpetas? (orden original)
Realiza la foliacin?
Cundo culmina el trmite?
Cundo hace la transferencia?
Cmo ordena las series documentales?
Cules sistemas de ordenacin utiliza?
Elabora inventarios documentales?, en qu casos?
Transferencia documental
Realiza transferencias documentales?, en qu fecha?
Aplica el procedimiento para hacer la transferencia?
Existen series para eliminar en el archivo de gestin?
Cmo hace la eliminacin?
g) Organizacin de archivo central
Cmo recibe las transferencias? (caja, carpetas rotuladas)
Si no estn bien elaboradas que se hace?
Cmo se hace el cotejo
Cmo fue organizada?
Qu sistema de ordenacin utiliza?
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Qu procesos archivos se realizan en el archivo de gestin?
La recuperacin es fcil?
Qu instrumentos de consulta utilizan?
Aplica la disposicin final expresada en la TRD?
Realiza transferencias secundarias?, cada cunto tiempo?
Identifica y aplica procedimientos para eliminacin, conservacin total, seleccin y
microfilmacin?
h) Organizacin de archivo histrico:
Cmo se reciben las transferencias secundarias en la entidad?
Sino est bien elaborada qu se hace?
Cmo se realiza el cotejo?
Qu procesos archivsticos se realizan en sta fase?
Quin elabora los instrumentos de consulta?
i) Consulta de documentos
Quines consultan el Archivo de Gestin y por qu?
Cmo localiza la informacin en el Archivo de Gestin?
Registra el prstamo de documentos?. Cmo lo hace?
Qu mecanismo de control utiliza (devolucin)?
j) Conservacin de documentos
Cmo se expresan las necesidades de la dependencia en materia de unidades de
conservacin y almacenamiento?
Ha realizado un diagnstico de sus necesidades?
Cuenta con espacios suficientes para el almacenamiento de documentos?
Existe sealizacin adecuada de las reas del Archivo Central e Histrico?
Cuenta con equipo y mobiliario para organizar el Archivo de Gestin, Central e
Histrico?
Adems de soportes en papel de tamao carta u oficio, se utilizan o reciben otros tipos
de formatos o soportes?
Cmo almacena este tipo de documentos?
Qu medidas de conservacin preventiva conoce y aplica?
Conserva informacin en medios magnticos y digitales?, cmo los conserva?
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k) Disposicin final
Ha aplicado la TRD en lo relacionado con la disposicin final?
Cuantas series y cuantos metros lineales transfiere anualmente?
En su TRD est prevista la microfilmacin de alguna serie? o En qu fase se realiza?
En su TRD est prevista la digitalizacin? o En qu fase se realiza?
2.7.3. EL INFORME DIAGNOSTICO
Despus de analizar las encuestas se establece la situacin actual y real de la documentacin de
la institucin.
Como siguiente paso se procede a elaborar un informe donde se identifiquen y sealan los
puntos que revelen los aspectos relacionados con la produccin documental, su naturaleza, su
valoracin de acuerdo a la legislacin, su estructura y condiciones de conservacin y gestin.
2.7.4. EL PROYECTO DE ORGANIZACIN
Partiendo del diagnstico documental, se procede a proponer un plan proyecto que refleje las
disposiciones generales, los procesos y actividades para desarrollar las polticas de
conformacin de documentos, gestin administrativa, transferencias, tablas de retencin
documental, prestacin de servicios y difusin de los documentos y la poltica de conservacin
y prevencin documental.
2.8. METODOLOGA
Como modelo metodolgico para el anlisis y diseo de la Gestin Documental de la ESPEA,
se tendr en cuenta la etapa de desarrollo del sistema actual, lo estipulado por la norma y el
sistema propuesto.
El modelo consta de tres fases:
a) Recoleccin de Informacin:
La informacin a recolectar es de carcter primario porque es informacin que se toma
directamente de la fuente de informacin involucrada en el proceso Resolucin Administrativa
No. CNA-001-2005 (Consejo Nacional de Archivos) enmarca la gestin de documentos dentro
del concepto de Archivo Total, comprendiendo procesos tales como la produccin, recepcin,
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distribucin, consulta, organizacin, recuperacin y disposicin final de los documentos.
Procesos que deben reflejarse en las Tablas de Retencin Documental que identifica la ESPEA
de acuerdo con sus funciones y procedimientos identificando los documentos que produce y/o
recibe y que de acuerdo con sus valores primarios o secundarios debe conservar.
En sta fase se recoger la informacin sobre la historia institucional de la ESPEA, desde su
creacin hasta la actualidad; se identificar y compilar lo existente en cuanto a las
disposiciones legales y actos administrativos que han regulado las funciones, la normatividad
tanto interna como externa que afecta el desarrollo de las actividades propias de la institucin, el
organigrama y todos aquellos datos que sean representativos para el conocimiento amplio y
profundo de la ESPEA.
Se determinar si existe o no una TRD que permita evaluar el sistema de Gestin Documental
en sus diferentes etapas.
Una vez se revise y estudie lo anterior, se entrevistar a los funcionarios generadores de
documentos en cada uno de los Departamentos segn la estructura orgnica de la ESPEA.
Con base en lo anterior se podr conocer la estructura y caractersticas internas y externas de la
documentacin, su trmite, las normas que sustentan su origen, los criterios iniciales de
valoracin y retencin en cada una de tres fases archivsticas (Gestin, Central o Histrico).
b) Anlisis de la Informacin
Se analizar, evaluar e interpretar la informacin recolectada a nivel institucional para
identificar, conformar, definir y ordenar los procesos documentales de la ESPEA. Para ello,
verificaremos el cumplimiento de las siguientes condiciones:
Centralizacin de la recepcin y envo de los documentos.
Definicin de procedimientos de distribucin de documentos internos y externos.
Crear el Comit de Archivo respectivo el cual deber tener definido su reglamento y
funciones.
Disponer de un reglamento de archivos para la entidad
Existencia de la coordinacin de la funcin archivstica dentro de la estructura
administrativa de la entidad.
Elaboracin del modelo
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c) Elaboracin del Modelo
Desde la perspectiva del instructivo de organizacin bsica y gestin de archivos
administrativos define Gestin Documental como: El inicio de la Gestin Institucional que
establece los procedimientos de Entrada, Proceso, Salida y Retroalimentacin de la
Informacin.
Para efectos de la conceptualizacin del Programa de Gestin Documental de la ESPEA, se
determinan los siguientes procesos que estarn interrelacionados entre s y se desarrollarn en
las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de
Gestin, Archivo Central y Archivo Histrico):
Teniendo en cuenta el concepto anterior se proceder a trabajar en el modelo as:
Produccin de Documentos.- La produccin de documentos es la generacin de
documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.
Recepcin de Documentos.- Conjunto de operaciones de verificacin y control que una
institucin debe realizar para la admisin de los documentos que son remitidos por una
persona natural o jurdica.
Distribucin de Documentos.- La distribucin de documentos son las actividades
tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.
Trmite de Documentos.- El trmite de documentos es el curso del documento desde su
produccin o recepcin hasta el cumplimiento de su funcin administrativa.
Organizacin de Documentos.- La organizacin documental es el conjunto de acciones
orientadas a la clasificacin, ordenacin y descripcin de los documentos de una institucin,
como parte integral de los procesos archivsticos.
Consulta de Documentos.- La consulta documental es el acceso a un documento o grupo
de documentos con el fin de conocer la informacin que contienen.
Conservacin de Documentos.- La conservacin documental es el conjunto de medidas
preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad fsica y funcional de los
documentos de archivo, sin alterar su contenido.
Disposicin Final de los Documentos.- La disposicin final es la seleccin de los
documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservacin temporal,
permanente, o a su eliminacin conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retencin
Documental y/o Tablas de Valoracin Documental.
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2.9. NORMATIVIDAD DE LOS SISTEMAS DE GESTIN DOCUMENTAL
2.9.1. INSTRUCTIVO DE ORGANIZACIN BSICA Y GESTIN DE
ARCHIVOS BSICA Y GESTIN DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS
a) Base Legal:
Resolucin No. CNA-001-2005 del 7 de julio del 2005, expedida por el Consejo Nacional de
Archivos y publicada en el Registro Oficial No. 67 del 25 de los mismos mes y ao, mediante la
cual se aprueba el Instructivo de Organizacin Bsica y Gestin de Archivos Administrativos.
b) Objetivo:
Establecer los procedimientos que permitan la organizacin, conservacin, difusin y acceso a
la informacin que genera la Institucin, siguiendo los parmetros y lineamientos archivsticos
emanados por el Sistema Nacional de Archivos. (SINAR).
El presente Instructivo se establece para documentos fsicos y magnticos.
c) mbito de Aplicacin:
El mbito de aplicacin del presente Instructivo, ser la ESPEA Matriz y sus extensiones en
Nueva Loja, Puerto Orellana, Macas, Zamora, Puyo, Shushufindi, Yanzatza, Suca y Tumbaco.
d) Gestin Documental:
La gestin documental es la accin que da inicio a la gestin institucional, establecindose el
procedimiento de entrada, trmite, salida y retroalimentacin de la documentacin tanto fsica
como magntica, entendindose dicho procedimiento en la relacin de la ESPEA, con las
entidades y ms usuarios internos y externos, a travs de las reas/unidades en base a sus
funciones establecidas.
De igual forma se concibe como el conjunto de actividades administrativas y tcnicas,
tendientes a la administracin documental producida y recibida por los usuarios, desde su origen
hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.
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e) CATEGORAS DE ARCHIVOS
Los archivos se clasifican dentro de las siguientes categoras:
Archivos de Gestin (de Oficina).- Son los archivos de: El Rectorado, Los
Vicerrectorados, las direcciones, departamentos, unidades, secciones, oficinas de la ESPEA,
encargados de reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y
facilitar la documentacin producida por cada una de ellas. Esta documentacin es la que se
encuentra en gestin. La organizacin de los archivos deber ceirse al principio de origen
de la unidad y de sus funciones; su permanencia en estos archivos ser de un ao calendario
al que decurre, luego de lo cual se transferir al Archivo General, para su custodia y
conservacin.
Archivo Intermedio (o Archivo General).- Son los documentos que ya no se encuentran
activos o en uso en las diversas unidades administrativas o acadmicas de la ESPEA y que
por la informacin contenida en stos, son objeto de consulta ocasional. El Archivo
General, es el responsable de integrar, resguardar, custodiar y conservar la documentacin.
Archivo Histrico.- Se transfieren desde el archivo intermedio o Archivo General y
constituyen aquellos documentos con valores de conservacin permanente como:
educativos, culturales, socioeconmicos, cientficos e histricos, que son parte del
Patrimonio de la Nacin.
f) Vigencia Administrativa de la Documentacin
La vigencia administrativa-legal de la documentacin, es el perodo en que un documento tiene
utilidad, para que a travs de l, se ordene, testifique, o informe. El valor fundamental de los
documentos durante su vigencia, es servir para la toma de decisiones en los trmites corrientes
de la oficina, y para la defensa de derechos. El plazo de vigencia es diferente, segn cada tipo
documental.
g) Registro de Transferencia Documental y Tabla de Plazos de Conservacin (tdtpc):
La unidad administrativa o aca
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